CONTAS A RECEBER

1. REGISTRO DE VENDAS - O registro das vendas realizadas contendo especificaes como:

produto, quantidade e condies de pagamento indispensvel, pois impacta diretamente em
outros processos da empresa, como por exemplo: estoque e financeiro. Sendo assim, quando
uma venda for efetivada imprescindvel que todas essas informaes sejam imputadas no
registro, assim possvel alimentar o financeiro da empresa e gerar uma movimentao de
sada de produtos no estoque.
Veja o passo a passo para realizar um registro efetivo das vendas realizadas:
1 Passo: Registro de todas as especificaes da venda: data, cliente, tipo de produto,
quantidade, valor unitrio e valor total, descontos, forma de pagamento ( vista, a prazo,
parcelado) e os dados para entrega. A data muito importante, pois a referncia para o clculo
dos vencimentos e possveis juros de recebimentos em atraso.
2 Passo: Realizar o lanamento no financeiro de acordo com o que foi negociado com o cliente:
preciso alimentar as contas a receber da empresa informando a datas dos vencimentos, os
valores, o cliente e a forma de recebimento (carto, boleto, cheque pr-datado, promissrias
etc.).
3 Passo: Fazer a baixa dos produtos no estoque, assim possvel manter a integridade nas
informaes quanto ao inventrio da empresa e dar incio ao processo de distribuio ou
expedio.

2. REGISTRO DE ORAMENTO DE VENDAS - O oramento de vendas consiste na solicitao de

informaes quanto s necessidades dos clientes referentes aos produtos ou servios.
O registro do oramento o simples fato de documentar as solicitaes feitas pelos clientes,
para levantar informaes importantes para a tomada de decises.
Para registrar os oramentos de vendas solicitados, preciso informar os seguintes dados:

Nmero identificador do oramento;

Cliente e todos os seus dados correspondentes (CNPJ, endereo etc.);

Itens de venda solicitados e suas descries;

Quantidade de cada item;

Valor de cada item e total; forma de pagamento;

Desconto / bonificaes;

Vendedor, Frete e Impostos. (caso houver)

Duas informaes importantes a serem identificadas so:

Quanto a empresa est sendo procurada para cotaes

Quantidade de oramentos convertidos em vendas.

Alm disso, a empresa deve tambm identificar as causas dos oramentos perdidos para tomar
aes corretivas e fazer anlises de mercado e pblico-alvo. possvel uma anlise com
relao s variveis que podem influenciar nas decises de compra dos clientes, tais como
preo, prazo etc.

3. CONTROLE DE CONTAS A RECEBER - necessrio que todas as receitas da empresa sejam

registradas para que seja possvel uma gesto financeira efetiva.
Receitas de Vendas - Quando a empresa utiliza um sistema de gesto integrado, ao lanar e
faturar uma nota de venda, automaticamente o sistema gera uma conta a receber no
financeiro, eliminando o retrabalho e diminuindo a probabilidade de erros.
Dentre os benefcios do registro destas receitas esto: a facilidade na identificao de ttulos,
agilidade na relao entre comercial e financeiro, controle de limite de crdito e a preveno de
desvios financeiros.
Alm disso, uma informao importante para a manuteno do histrico de pagamento dos
clientes, controle da inadimplncia e gerao de fluxo de caixa.
O no registro e vinculao das contas a receber com as vendas faz com que as informaes
para tomada de deciso fiquem limitadas ao financeiro, dificultando a extrao de informaes
em mbito comercial, como, por exemplo, um relatrio de valores de vendas por regio, tipo de
vendas por perodo, etc.
Outras Receitas - Outra forma de registrar as contas a receber da empresa atravs do
lanamento direto no financeiro: todas as contas da empresa que no tem origem nas
movimentaes comerciais como, por exemplo, os rendimentos de aplicaes financeiras,
receitas de aluguis, etc.
Estes lanamentos podem ser realizados considerando os valores reais ou provises. Para
registrar uma conta a receber, observe os pontos abaixo:

Nota fiscal de origem

cliente

nmero do ttulo (identificador)

data de emisso do ttulo

tipo do ttulo (boleto, cheque, promissria etc.)

pedido que gerou a venda (se for uma receita originada de vendas)

valor

data do vencimento

desconto / bonificaes (se houver)

parcelas

valor dos impostos

vendedor

Natureza da receita (classificao) * Utilizar este campo para identificar o que gerou essa
receita.
Com a realizao de todos os lanamentos financeiros no sistema, necessrio realizar um
controle de todas as contas a receber.
O registro correto dos recebveis permite o controle dos de acordo com o tipo de ttulo, tais
como: boletas, duplicatas, promissrias, cheques pr-datados, etc.
Este controle permite a obteno de informaes para tomada de decises sobre recebimentos
previstos, buscando garantir o cumprimento dos compromissos assumidos pelos clientes com a
empresa. Tambm evita que a empresa considere como pago quem no pagou ou gere
cobrana para quem j pagou.
O responsvel pelas Contas a Receber da empresa dever consultar diariamente o sistema ou
planilha de controle, para conhecer os ttulos pendentes vencendo no dia e registrar a baixa de
acordo com os recebimentos.

4. BAIXA DE TTULOS A RECEBER - Ao realizar uma venda, ser registrado um ttulo a receber,
o qual deve estar vinculado com o respectivo documento (NF) de origem, seja esse recebimento
negociado em uma ou mais parcelas.

Alm de contas a receber originadas das vendas, a empresa tambm pode ter outras receitas,
tais como rendimento de aplicaes, aluguis, prmios, etc.
A liquidao do ttulo da venda vista acontece quando a empresa executa a baixa do ttulo no
instante em que se procede a venda, finalizando ali, o direito de recebimento. J o ttulo de
venda a prazo, gera um direito de recebimento, que deve ser controlado pelo financeiro,
podendo exigir um trabalho de cobrana, caso o cliente no pague no prazo previsto.
O registro dessas informaes so importantes para a manuteno do histrico de pagamento
dos clientes e para o devido controle de saldos de caixa e bancos. Caso a empresa no separe
esses dois tipos de recebimento ( vista e a prazo), corre o risco de considerar como pago quem
no pagou ou gerar cobrana para quem j pagou, resultando em desgastes na relao com o
cliente e expondo a empresa a sanes judiciais previstas, conforme trata a Lei n 8.078 (de 11
de setembro de 1990), em seu Art. 42 (pargrafo nico), a qual fala que o consumidor cobrado
em quantia indevida tem direito a receber valor igual ao dobro do que pagou em excesso.
Desta forma, logo que o cliente efetivar o pagamento do compromisso assumido necessrio
registrar o recebimento, ou seja, realizar a baixa, controlando todas as informaes relativas a
esta obrigao.
As etapas do processo acontecem da seguinte forma:
1 Passo Localizar o ttulo a ser baixado - Localizar no controle interno da empresa o ttulo a
receber que corresponde ao recebimento a ser quitado.
2 Passo Conferir os dados do ttulo - Aps localizao do ttulo, necessrio confirmar se
os dados esto de acordo com o recebimento. Verificar:

Data de pagamento;

Valores;

Descontos, multas ou juros (se houver);

Impostos;

Cliente;

Banco e conta ou o caixa que ser vinculado ao recebimento efetuado;

Forma de pagamento: boleto, dbito em conta, cheque pr-datado, promissria, carto etc.
Quando o pagamento parcial, ou seja, o valor pago no integral, necessrio informar o
valor exato da quitao e baixar somente o valor do ttulo que corresponde a parcela paga, pois
ainda restaro valores a pagar em aberto (exceto quando se tratar de pagamento antecipado,
com desconto proporcional).

3 Passo Registrar a baixa - Aps a confirmao de que os dados esto corretos, basta
registrar a baixa do pagamento efetuado. Caso esse procedimento de baixa no seja realizado,
a empresa corre o risco de descontrole do saldo de contas e do fluxo de caixa e de realizar
cobranas indevidas.
Obs.: caso a empresa utilize um sistema integrado de gesto (ERP), o sistema far a vinculao
automtica dos valores recebidos, no momento da baixa, conta de destino (caixa ou banco),
registrando automaticamente naquela conta o recebimento do valor X, na data Y, referente ao
ttulo nmero Z.