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La socit NEW PLAST S.A.R.L.

est une entreprise familiale qui connat


actuellement quelques anomalies lies principalement aux stocks. Le directeur
gnral de la socit NEW PLAST S.A.R.L. , M. Ahmed CHOUKRI, vous demande
de mener une mission daudit.
Il vient de recevoir le rapport de son commissaire aux comptes qui met des
rserves sur le cycle valeurs dexploitation . Il existe, en effet, un grand nombre
de livraisons non-conformes aux commandesclients et de retours de marchandises.
M. CHOUKRI, qui jusqu prsent ntait pas au courant de ces problmes,
souhaiterait rtablir la situation le plus rapidement possible. Il dsire connatre en
dtail les forces et les faiblesses des procdures de contrle interne au niveau du
processus : entres en stock stockage sorties de stocks.

I. Description gnrale de la socit


1.1. Fiche signaltique
Raison sociale

NEW PLAST

Forme juridique

S.A.R.L.

Capital social

1.000.000 DHS

Date de cration

Juin 1997

Activit

Distribution de produits base


de plastique moul

Effectif

44

Sige social

Casablanca

1.2. Activit de lentreprise


Au cours du premier entretien que vous avez eu avec M. CHOUKRI, il vous est
expos ce qui suit :
La socit NEW PLAST S.A.R.L. a pour unique activit le ngoce de
produits trs divers base de plastique moul (1500 rfrences darticles),
destins aux petites, moyennes et grandes surfaces commerciales, ainsi quaux
grossistes (ou semi-grossistes).
La socit NEW PLAST S.A.R.L. dtenue en majorit par M. CHOUKRI et
sa famille, est trs dynamique. Le chiffre daffaires na cess de crotre depuis la
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cration jusqu lanne 2004. M. CHOUKRI pense diversifier encore plus les
gammes de produits. Cependant, depuis 2004, son chiffre daffaires sest stabilis
6 millions de dirhams.
Elle distribue aux petites, moyennes et grandes surfaces des jouets, des
ustensiles de cuisine, des articles de sport, etc. La socit achte ces produits au
Maroc ou ltranger. Ils sont revendus par la suite sur tout le territoire marocain.
Pour ce qui concerne les jouets, ils sont fortement demands durant deux
mois de lanne ( loccasion de la fte de Achoura). Ce qui pose des problmes de
rupture de stock pour la socit.

1.3. Moyens de la socit


Moyens humains
La socit est dote dun personnel qualifi. Elle emploie 44 personnes dont
14 personnes comme personnel dadministration. Le reste (30 personnes) se
rpartit entre les chauffeurs/conducteurs, les manutentionnaires/magasiniers, les
reprsentants commerciaux, etc.
Moyens matriels
Le sige social et lintgralit des trois magasins se trouvent Casablanca.
Les magasins servent essentiellement exposer et vendre les marchandises de la
socit ; chaque magasin tant consacr un groupe darticles prcis.
Sagissant du lieu de stockage, il nen existe quun seul : un immense
entrept Casablanca (surface : 3000 m2). Lentrept et les trois magasins se
juxtaposent de faon rduire les charges de manutention. Lentrept est dot
dune entre pour la rception des marchandises et une sortie conduisant aux trois
magasins.
En outre, la socit dispose de 2 camionnettes pour les livraisons rapides. Il
est noter que les clients se chargent le plus souvent des livraisons.

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1.4. Organigramme de la socit


Lorganigramme simplifi de la socit est le suivant :

La socit NEW PLAST S.A.R.L. ne dispose pas de procdures crites. De


ce fait, vous avez interview les diffrents chefs de service et obtenu les
renseignements prsents ci-aprs (description narrative).

II. Description des procdures dentres en stock


2.1. Dtection du besoin et passation de commandes
Les magasiniers assurent le suivi des stocks laide de fiches de stock
tablis par ordinateur pour chaque rfrence. Un stock de scurit est dtermin
pour chaque rfrence et selon la priode considre (notamment pour les articles
demands de faon saisonnire).
Il est noter que la socit adopte la mthode de rapprovisionnement par
date variable et quantit fixe. Cependant, pour les articles de consommation
saisonnire, elle opte pour le rapprovisionnement libre (date variable ; quantit
variable).
En consultant lentrept, si lun des magasiniers dtecte une insuffisance de
stock (cas o le stock actuel est gal au stock de scurit), il informe le service
achats en tablissant une demande dapprovisionnement (DA) signe par le chef du
service magasinentrept (M. IBRAHIMI) et envoy au service achats.
Aprs la passation de la commande, le service achats tablit des bons de
commande prnumrots et auto-reproduits en quatre exemplaires :
lexemplaire n1 pour le fournisseur ;
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lexemplaire n2 pour le service achats ;


lexemplaire n3 pour le chef du service magasinentrept ;
lexemplaire n4 pour le service comptabilit (Mme NAJI).

2.2. Rceptions des articles commands


Le service rception se situe lentre de lentrept. Cette entre est
rserve seulement pour la rception. Lorsque les camions livrent la marchandise,
le rceptionnaire, M. AMINE, contrle les marchandises reues en rapprochant le
bon de livraison (BL) du fournisseur et la quantit rellement reue. Ensuite, il
signe le BL, garde un exemplaire et en remet un deuxime au livreur.
Le rceptionnaire cre alors un bon de rception (BR), bon interne la
socit qui est tabli en quatre exemplaires :
le premier est envoy au service achats qui mettra jour le bon de
commande correspondant compte tenu des quantits reues ;
le deuxime accompagne la marchandise reue pour son stockage
dans lendroit concern au niveau de lentrept (selon le type des
articles) ;
le troisime est conserv par M. AMINE sans classement particulier ;
le quatrime est adress Mme NAJI (service comptabilit).

2.3. Entres en stock


Les pices reues sont directement entres en stock (entrept). Ces entres
se font chaque aprs-midi sauf dans le cas o il y aurait rupture de stock et
ncessit de transfrer directement les pices de laire de rception au magasin :
aucune procdure de mise jour des stocks nest prvue dans ce cas.
Le magasinier qui soccupe des entres physiques en stock (manutention)
met jour les fiches de stock la fin de chaque journe. Les pices dfectueuses
ne sont identifies que lors de lentre en magasin.

2.4. Enregistrement des factures fournisseurs


Les factures provenant des fournisseurs sont transmises Mme NAJI (service
comptabilit). Celle-ci classe les factures par ordre darrive et par fournisseur,
puis recherche le bon de rception et le bon de commande correspondants.
Elle effectue alors la vrification de la facture (par rapport au BR et au BC)
ainsi que sa comptabilisation et appose un cachet avec la date de vrification et la
signature sur la ligne Bon payer . Ds lors, les factures sont classes par date
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dchance en attente du rglement qui sera effectu par chque ou par virement
bancaire.

III. Description des procdures de stockage


Durant la priode de stockage, les articles sont laisss sur palettes (pices
volumineuses) ou rangs dans les casiers (petites pices). Les fiches de stock
sont mises jour, par les magasiniers, aprs chaque mouvement de stock. Ces
derniers les magasiniers constituent une seule quipe qui opre la fois au
niveau de lentrept et au niveau du magasin.
Par ailleurs, la socit met en place les mesures ncessaires de scurit afin
dassurer la protection des articles stocks (notamment contre lincendie). Dans ce
sens, afin de limiter laccs lentrept, il existe une affiche portant lexpression :
Accs rserv au personnel du service magasinentrept .
De plus, un inventaire physique est effectu trois fois par an sous la
supervision du chef du service magasinentrept (M. IBRAHIMI). Ce dernier rpartit
lensemble du personnel du service magasinentrept en 3 quipes, chacun se
charge dune zone de lentrept.
Toute quipe est organise de faon ce que chaque magasinier soit
responsable dun certain nombre darticles. Chacun fait le comptage des articles
concerns (par rfrence) et remplit le nombre dans des Feuilles de Comptage .
Un membre de chaque quipe est charg de rassembler le contenu de ces
feuilles dans un Registre dInventaire Physique (RIP) qui fera lobjet dune
approbation du chef du service magasinentrept (signature).
A la fin de linventaire physique, le chef du service magasinentrept
compare les donnes du RIP avec celles des fiches de stock. Dans certains cas,
on remarque des diffrences entre le rsultat de linventaire physique et les
enregistrements effectus (fiches de stock). Ces fiches se trouvent, dans ce cas,
mises jour en tenant compte des stocks existants rellement.
Lors de ces inventaires, les magasiniers dtectent parfois lexistence de
pices dfectueuses invendables, les mentionnent dans les Feuilles de Comptes
et les reproduisent dans le RIP. Ces pices font lobjet dune autorisation de
destruction par le directeur gnral en signant un Ordre de destruction tabli
par le chef du service magasinentrept. La destruction est effectue par les
magasiniers eux-mmes. Le chef du service magasinentrept met jour le RIP
en tenant compte des articles dtruits.

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Dans tous les cas, la fin de lopration dinventaire, le RIP est envoy
par le chef du service magasinentrept au directeur gnral pour tre cachet.

IV. Description des procdures de sortie des stocks


4.1. Rception des commandes-clients
Les commandes des clients sont recueillies par les reprsentants. Les bons
de commande sont numrots et tablis en trois exemplaires : un exemplaire pour
le client et deux exemplaires pour le service ventes.
Le service ventes saisit les bons de commande sur ordinateur de faon
mettre une tiquette autocollante mentionnant le nom, le numro et ladresse du
client.
Le service ventes vrifie aussi, via les magasiniers, que les articles
commands sont bien en stock et dcide les rapprovisionnements lorsque le seuil
des stocks minimum fix est atteint. Le service ventes transmet ensuite deux
exemplaires des bons de commandes et ltiquette autocollante au chef du service
magasinentrept.

4.2. Sortie physique des stocks


M. IBRAHIMI, chef du service magasinentrept, reoit chaque matin les bons
de commande et fait prparer les sorties de stocks. Les diffrents articles
commands par un client X sont alors sortis du stock et rangs dans une bote
(emballage) destine ce client, sur laquelle a t fixe ltiquette autocollante
mentionnant les rfrences du destinataire.
Les botes circulent entre les magasiniers avec leur bon de commande.
Chaque magasinier, qui est charg de la sortie dun certain nombre darticles, lit le
bon de commande, range dans la bote les articles commands pour lesquels il est
responsable et coche les articles correspondants sur le bon de commande.
A la fin de la prparation de la commande, la bote est referme et un
exemplaire du bon de commande est laiss sur la bote. M. IBRAHIMI vrifie que
tous les lments du bon de commande sont cochs. Les botes passent ensuite au
magasin pour tre livres aux clients. Il se peut que certains clients accdent
lentrept pour voir de plus prs la prparation de leurs commandes.
Le bon de commande coch est remis au service ventes qui, par la validation
des bons de commande, dite les bons de livraison qui seront envoys au chef du
service magasinentrept. Ce dernier garde le deuxime exemplaire du bon de
commande pour archivage.
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4.3. Livraison
Les bons de commande reus le matin au magasin sont traits dans la
matine. Les marchandises sont expdies dans laprs-midi. Les botes sont
charges par les magasiniers dans les camions de livraison.
Les livraisons sont assures par des transporteurs indpendants. Ceux-ci
livrent les colis et remettent un des deux exemplaires du bon de livraison au client.
Ils rendent parfois le deuxime exemplaire, sign par le client, la socit NEW
PLAST (service magasinentrept).
A chaque fin de journe, le chef du service magasinentrept envoie au
service ventes le listing des bons de livraison et le listing des bons de commande
pour facturation.

4.4. Retours des marchandises


Suite des rclamations tlphoniques ou crites, le service ventes reoit
les marchandises retournes par les clients. Ces retours, qui arrivent frquemment,
sont dposs par le service ventes dans un endroit spcifique au niveau du magasin.
Le service ventes, la fin de chaque mois :
procde linventaire de ces stocks reus ;
tablit les bons de rceptionretour (BRR) ;
met les avoirs quil envoie aux clients ;
remet les marchandises au chef du service magasinentrept.
Etant donn le grand nombre de rclamations, le service ventes a un
important retard dans lmission des avoirs et nest plus en mesure de contrler le
bien-fond des rclamations des clients.
Aprs vrification de leur tat, le chef du service magasinentrept ordonne
aux magasiniers le reclassement des marchandises retournes dans lentrept, avec
une mise jour des fiches de stock (enregistrement dune entre). Si les
marchandises retournes ne peuvent pas faire lobjet dune revente, une
procdure de destruction de ces articles est dclenche.

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