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Gestion de projet - NFA 018 2009-2010

Planification et suivi de projet avec


MS Project

Manuel dutilisation
Gestion de projet - NFA 018 2009-2010

1. Crer un nouveau planning


Un modle de planning est disposition de lquipe projet afin dhomogniser les prsentations, le
calendrier et ventuellement les identifiants des ressources.

1.1 Enregistrer le nouveau planning


Enregistrer le planning avec Fichier/Enregistrer sous (Type de fichier = projet ). MSProject rajoute
lextension .MPP .

Le diagramme qui saffiche par dfaut louverture dun planning est le diagramme de Gantt.
L'affichage Diagramme de Gantt prsente des informations concernant les tches du projet, la fois sous
la forme de texte et de graphique barres.

La partie gauche de cet affichage est constitue de colonnes dans lesquelles il est possible de saisir et
modifier des noms de tche, des dures, des dates de dbut et de fin.

Sur la partie droite de cet affichage, les barres du Gantt sont utilises pour prsenter sous forme
graphique les dures de tche, leurs dates de dbut et de fin sur une chelle de temps, ainsi que les liaisons
entre tches et les ressources affectes.

1.2 Dater le planning


Mettre jour la date de dbut du projet avec Projet/Informations sur le projet.
Modifier lentte et le pied de page avec Fichier/Mise en page (nom du planning, responsable de la
mise jour, rfrence, date).
A chaque modification du planning, la date doit tre modifie dans le pied de page.

1.3 Ajuster lchelle de temps


Par dfaut dans le modle propos, le dcoupage principal se fait en mois et le dcoupage secondaire en
semaines.
Il est possible de modifier ce paramtre : Format/Echelle de temps.
On peut galement utiliser le zoom de la barre d'outils pour augmenter ou diminuer l'chelle.
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2. Construire le planning

2.1 Recommandations sur la dmarche de construction du planning


Essentiellement, les principales difficults quon pourra rencontrer lors du suivi proviennent du fait que
lon positionne en dur des dates de dbut ou de fin de tche : lorsquon planifie ainsi, MSProject
positionne des contraintes sur les tches (sans le signaler explicitement) qui ensuite provoquent des
effets de bord pas toujours attendus.
On va donc essayer de planifier en sappuyant au maximum sur les dures des tches et les liens entre
les tches.

Ds lors, les tapes suivre dans lordre (dtailles ci-aprs) essaient de rpondre cet objectif :
o Entrer les noms des tches
o Identifier les tches rcapitulatives
o Affecter les ressources aux tches (cette action peut se faire galement au fur et mesure
de
o lentre des tches).
o Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons (cette action peut se faire
galement
o au fur et mesure de lentre des tches)
o Lier les tches entre elles (logique de droulement du projet)
o Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux tches (dates de
dbut ou
o de fin)
o Faire vrifier le planning par les intervenants concerns

2. 2 Entrer les noms des tches


Pour entrer une tche dans le Gantt double-cliquer sur la ligne de la tche ou menu Projet/Informations
sur la tche ou bouton droit de la souris.

2.3 Identifier les tches rcapitulatives


Si le nombre de tches auquel on parvient est trop lev, cela nuit la clart de la lecture du planning : il
est recommand dinsrer des tches rcapitulatives qui englobent des tches subordonnes.

Une tche rcapitulative est reprsente par une ligne noire borne par des "pointes" sur le Gantt. Les
tches rcapitulatives apparaissent en gras et les tches subordonnes sont en retrait sous ces dernires.

La dure, les dates de dbut et fin dune tche rcapitulative sont calcules automatiquement en fonction
des lments prciss dans les tches subordonnes.
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Pour positionner des tches rcapitulatives ou subordonnes, utiliser les flches du bandeau :
( Hausser et Abaisser )

Par exemple :
o slectionner des tches qui seront subordonnes puis cliquer sur la flche Abaisser : la tche
immdiatement au dessus devient leur tche rcapitulative,
o se positionner sur une tche existante ou insrer une ligne, puis cliquer sur la flche Hausser :
o la tche devient rcapitulative pour toutes celles situes en dessous.

On peut masquer les tches abaisses (cliquer sur le signe devant les tches rcapitulatives) et ne
garder que les tches rcapitulatives, ce qui est une faon de prsenter une version de synthse du
planning.

2.4 Affecter les ressources aux tches


Pour chaque tche, il sagit didentifier la ou les personnes (ou lquipe) auxquelles va tre confie la
ralisation de la tche.

Origine des ressources

Pour favoriser une identification commune des ressources au sein dun projet, deux options sont possibles.

Utilisation du modle de planning

On dfinit dans le modle de planning du projet une liste des ressources potentiellement utilisables
(structures du projet ainsi que la liste des personnes de lquipe projet).

Chaque fois quun planning est cr avec ce modle, une liste de ressources initiale est cre. Par contre si
une nouvelle ressource est ajoute au modle (nouvel arriv), elle nest pas reporte dans tous les
plannings crs prcdemment avec ce modle.

Utilisation du Partage de ressources

Si on veut faire des plannings consolids et pouvoir partager les mmes ressources entre plusieurs
plannings (avec report des mises jour de ressources), il faut utiliser la fonctionnalit de Partage des
ressources :
Ouvrir le fichier MSProject dans lequel se trouvent les ressources que lon souhaite partager.
Ce fichier peut tre unique pour une quipe projet et tre exclusivement consacr la liste des
ressources (non utilis pour une planification).
Se positionner dans le fichier qui souhaite importer les ressources.
Outils/Partage des ressources/Partager des ressources
Cocher la case Utiliser les ressources et slectionner le fichier des ressources.
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Cocher la case Le groupe est prioritaire pour que en cas de conflit le fichier des ressources
soit prioritaire (option coche par dfaut).

Affectation des ressources aux tches

Lensemble des ressources disponibles peut tre visualis en affichant le tableau des ressources avec
Affichage/Tableau des ressources.

Cet affichage prsente, sous forme de feuille de calcul, des informations concernant chaque ressource du
projet : le nom (cest en fait le pseudonyme de la personne, par exemple FVI , pour des raisons de
simplification la saisie et laffichage) et le nom complet.

Pour affecter une ou plusieurs ressources une tche, afficher les Informations sur la tche , onglet
Ressources .
Entrer une ressource par ligne :
- soit en saisissant le pseudonyme de la ressource dans la zone Nom de la ressource ,
- soit en choisissant la ressource dans la liste daide : pour cela se positionner sur la zone Nom
de la ressource et afficher la liste daide droulante (icne flche droite de la zone).

Pour une planification simplifie, on nindique pas de pourcentage daffectation aux tches (zone
units).
Il est possible dajouter des ressources soit directement lors de laffectation dune ressource une tche (le
tableau des ressources est mis jour mais la nouvelle ressource apparat la fin de la liste daide et non
par ordre alphabtique), soit dans le tableau des ressources (tout en ayant un numro dordre incrment,
ce tableau est class par ordre alphabtique).

Il est recommand daffecter galement une ressource pour les tches rcapitulatives : on prcise ainsi le
responsable de la macro tche ou de ltape.

2.5 Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons
Pour simplifier le processus de planification et son suivi, on ne gre pas le planning avec des charges mais
avec des dures : c'est--dire quon va estimer une dure de ralisation partir du travail raliser pour la
tche et des ressources que lon y a affectes.

La dure choisie doit tre la fois raliste et raisonnable (une tche doit avoir une dure infrieure 4
semaines pour pouvoir matriser son avancement rel, dans lidal entre 5 et 10 jours).

Donner des dlais trop courts entrane l'impossibilit de les respecter, tandis que des chances trop
souples ne permettent pas l'optimisation du projet : il est en effet probable que les tches durent alors le
temps prvu et que les dures ne soient pas revues.

Par dfaut, la dure s'affiche en jours, mais il est possible de la modifier (Outils/Options/Prvisions).
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Noter aussi que MS Project calcule la dure en jours ouvrs : 1 semaine comprend 5 jours ouvrs, 1 mois
20 jours ouvrs en moyenne et 1 anne 10,5 mois ouvrs, soit 210 jours ouvrs.

Par dfaut dans le modle propos, le calendrier standard MSProject est utilis : aucun jour fri nest
positionn : en tenir compte dans lestimation des dures.
Ne pas modifier le calendrier du projet (menu outils/modifier le temps de travail) car si le planning est
consolid avec dautres plannings, le calcul des dates dans le planning consolid pourrait alors tre
diffrent du planning dorigine.

Pour entrer une dure :


- soit se positionner dans la zone Dure de la ligne dune tche,
- soit dans les Informations sur la tche , onglet Gnral ,
- soit directement sur la partie graphique du Gantt : en positionnant la souris sur la barre de la
tche (curseur en forme de flche vers la droite) et en ajustant la taille de la barre (vers la droite
ou la gauche).
Toute tche dont la dure est gale zro est un jalon, cest--dire un point de rfrence qui marque un
vnement principal dans un projet (runion, livraison, dcision) et qui est utilis pour suivre s on
avancement.

Un jalon est reprsent par un losange sur le diagramme de Gantt.

Pour positionner un jalon :


- soit mettre la dure de la tche 0 jour,
- soit cocher la case jalon dans les Informations sur la tche , onglet Confirm .

2.6 Associer les tches

Pour montrer la logique de droulement du planning, il est prfrable que chaque tche soit lie une
autre, par exemple la tche 2 ne peut dbuter que lorsque la tche 1 est termine.

De plus, il est recommand de lier les tches entre elles pour favoriser le suivi ultrieur de lavancement :
en effet, si une tche prend du retard, ce retard va se rpercuter sur toutes les tches lies suivantes ; dans
le cas o aucune autre tche nest lie, on mesurerait moins bien limpact que ce retard pourrait avoir sur
lensemble du projet.

Pour lier une tche une ou plusieurs tches, afficher les Informations sur la tche , onglet
Prdcesseurs.
Entrer une tche par ligne :
- soit en saisissant le numro de la tche dans la zone N ,
- soit en choisissant la tche dans la liste daide pour cela se positionner sur la zone Nom de la
tche et afficher la liste daide droulante (icne flche droite de la zone).
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On peut aussi slectionner deux tches et cliquer sur licne Lier les tches de la barre doutils.

Les tches peuvent tre disposes :


- les unes la suite des autres (type Fin/Dbut), option par dfaut,
- dbuter en parallle (type Dbut/Dbut)
- ou se terminent en mme temps (type Fin/Fin).

Pour choisir le type de lien, se positionner dans la zone Type et choisir dans la liste daide (mais il est
prfrable de privilgier le lien par dfaut Fin/Dbut). On peut aussi dterminer du retard ou de l'avance
entre les tches.

Pour lier une tche une prcdente avec du retard, il existe 2 possibilits (choisir en fonction de la
logique relle de droulement des tches) :
- soit une liaison Dbut/Dbut avec du retard : solution prfrer car si la premire tche prend
du retard, le dbut de la seconde nest pas dcal pour autant,
- soit une liaison Fin/Dbut avec de l'avance (retard ngatif) : attention, si la premire tche
prend du retard (sa dure augmente), le dbut de la tche 2 se dcale d'autant.

Ne pas abuser de ce type de liaison car il peut pnaliser le suivi futur du planning.

Si on insre une tche entre deux tches dj lies, MSProject rompt automatiquement la liaison existante
et en cre deux nouvelles entre la tche insre, la prcdente et la suivante.
Eviter de lier entre elles les tches rcapitulatives : cela risque d'entraner des conflits ensuite entre les
tches.

2.7 Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes des
dates aux tches

Aprs avoir indiqu les liens entre les tches, les tches se dcalent dans le temps et on obtient un
calendrier. Jusquici, on na pas modifi explicitement les champs date de dbut et date de fin des
tches : MSProject les a calcules automatiquement en fonction des dures et des liens entre tches.

A ce moment l, il est gnralement ncessaire de retravailler sur lestimation de la dure des tches (ne
pas oublier de tenir compte des ressources qui sont affectes) ou bien de positionner des dates ou des
contraintes de date sur les tches. Attention cette tape de la planification, qui conditionne beaucoup le
suivi ultrieur du planning.

Pour entrer une date de dbut ou de fin dune tche :


soit se positionner dans la zone Dbut ou Fin de la ligne dune tche,
soit dans les Informations sur la tche , onglet Gnral .

Si on saisit une date de dbut, MSProject met une contrainte Dbut au plus tt le .
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Si on saisit une date de fin, MSProject met une contrainte Fin au plus tt le .

Pour connatre et modifier les contraintes de date sur une tche, afficher les Informations sur la tche .
Par dfaut, la contrainte positionne est Ds que possible . Essayer de la conserver.

Si une contrainte a t positionne prcdemment, mais na pas lieu dtre, positionner le type de
contrainte Ds que possible (et si besoin, la date de la contrainte vide ou NC ).

Les contraintes Doit commencer le et Doit finir le fixent des dates inamovibles et bloquent les
futurs dcalages du planning. A utiliser donc lorsquune date est imprative.

Lorsquune date de fin est incontournable pour une srie de tches, il est prfrable de positionner un jalon
avec une contrainte Doit finir le et de lier la dernire tche aboutissant ce jalon.

2.8. Faire vrifier le planning par les intervenants concerns


Chaque intervenant dans le projet, affect une ou plusieurs tches, doit vrifier quil pourra
effectivement tenir les dlais de ralisation de ses tches, en fonction de son temps de prsence et de
ses ventuelles autres activits.

Pour cela, chacun peut visualiser les tches qui lui sont affectes (ne pas oublier de visualiser galement
celles qui lui sont affectes dans le cadre dune quipe : groupe de travail, comit).
Si des ajustements sont utiles, les demander la personne responsable de la tenue du planning.

Pour afficher les tches affectes une ou plusieurs ressources, deux cas peuvent se prsenter :

Sil sagit de visualiser les tches dune seule ressource, se positionner sur le Gantt :
Projet/Filtr pour : Utilisant les ressources
Slectionner la ressource.

Sil sagit de visualiser les tches qui concernent plusieurs ressources, par exemple FVI et Equipe
projet , se positionner sur le Gantt et crer un filtre spcifique. Par exemple :
Projet/Filtr pour : Plus de filtres
Cliquer sur le bouton <Crer> (case Tches coche)
Donner un nom au filtre : filtre -fvi
Remplir le premier critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition = contient
exactement , Valeur(s) = FVI
Sur la deuxime ligne, mettre un OU dans la colonne de droite ET/OU (si cette colonne a
disparu du tableau, la faire rapparatre grce aux flches de dplacement)
Remplir le second critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition = contient exactement ,
Valeur(s) = Equipe projet
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3. Suivre lavancement du planning

3.1 Tenue jour du planning


Une fois le planning construit et vrifi par les intervenants, il est possible denregistrer cette planification
initiale afin de pouvoir ensuite visualiser les dcalages.

Pour enregistrer une planification initiale :


- Outils/Suivi/Enregistrer la planification initiale
- cliquer sur OK.

Pour effectuer lavancement du planning :


- en fonction de ltat davancement des tches en cours, augmenter ou diminuer leur dure,
- ajouter des tches,
- revoir des affectations de ressources,
- etc.

Pour observer les dcalages ventuels qui peuvent survenir entre ce qui a t prvu initialement et ce qui
est effectivement ralis (si on a enregistr la planification initiale) : Affichage/GanttSuivi, penser
ajuster lchelle de temps de cet affichage si besoin est.

3.2 Gestion des versions successives du planning


MSProject Standard noffre pas de possibilit de gestion de version automatise (il faudrait mettre en
uvre un serveur Microsoft Project).

Si on utilise des plannings consolids, les noms de fichier ne doivent pas changer. Pour chaque planning,
on gre donc un seul fichier (qui doit toujours garder le mme nom) et on fait voluer la date dans le pied
de page.

Si on gre un planning de manire indpendante, on peut intgrer la date de dernire mise jour
galement dans le nom du fichier (en plus du pied de page).

Les modifications apportes au planning doivent donc tre signales par le responsable du planning aux
intervenants concerns, par mail par exemple. Il est galement possible de commenter les tches, grce
longlet Remarques des Informations sur la tche .

Dans ce cas, la premire colonne du Gantt (i) Indicateur le signale : Une remarque est attache la tche,
la ressource ou l'affectation.
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4. Quelques menus utiles

Edition / Copier limage

 Copier laffichage dans un format image : gif.


 Si vous avez cliqu sur pour affichage ou pour l'impression , basculez dans le programme dans
lequel vous voulez coller les informations Microsoft Project, puis collez l'image en utilisant la commande
Coller du programme.

Fichier/Enregistrer sous

Pour exporter le planning sous un format autre que MSProject par exemple sous un format page Web ou
Excel :
Slectionner Type de fichier = Page Web ou Classeur Microsoft Excel
Cliquer sur le bouton <Enregistrer>, <Suivant>
Cocher Utiliser le mappage existant
Slectionner Mappage DSI
Cliquer sur le bouton <Terminer>

Fichier/Imprimer

Pour exporter le planning sous un format PDF, choisir Acrobat Distiller comme imprimante.
Positionner les dates de lchelle de temps, puis <Ok>. Ceci ncessite davoir Acrobat Distiller install sur
son poste.