TEMA 2 Conceptos fundamentales

2.1 El concepto de Archivstica

2.2 Las ciencias auxiliares de la Archivstica.
2.3. El concepto, funciones y etapas del archivo.
2.4. El concepto, caracteres y valores del documento.

1. EL CONCEPTO DE ARCHIVSTICA
DEFINICIN DE ARCHIVSTICA
Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica elaborado por el Consejo
Internacional de Archivos (C.I.A.), se define como :
El estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los archivos.
CAMPOS DE ACCIN

La teora archivstica: que comprende su propia historia, su objeto o

mbito de actuacin y su metodologa, para la consecucin de sus
fines.
La prctica archivstica: compuesta por las tcnicas y procedimientos
empleados para la conservacin activa de los documentos y para la
difusin de la informacin.
LA ARCHIVSTICA: UNA CIENCIA EMERGENTE

Objeto: los documentos, los archivos y su organizacin.

Fin: gestionar los documentos/la informacin y hacerlos recuperables
para su uso.
Mtodo: los procedimientos archivsticos.

CONCLUYENDO. UNA DEFINICIN DE ARCHIVSTICA

Ciencia emergente cuyo objeto son los documentos y los archivos, cuya
finalidad es almacenar informacin y hacerla recuperable para su uso, y
cuyo mtodo se articula en torno a las normas archivsticas.
DIVISIONES DE LA ARCHIVSTICA I

rea especfica: compuesta por conocimientos elaborados

fundamentalmente como resultado de su evolucin y, sobre todo,
extrados de su prctica y fijados en forma de normas y de buenas
prcticas de general aceptacin.
rea aplicada o auxiliar: integrada por conocimientos de otras
ciencias que intervienen en la actividad de la nuestra, o que ofrecen
elementos que la Archivstica instrumentaliza en beneficio de su
propio desarrollo.
DIVISIONES DE LA ARCHIVSTICA II
rea especfica:

1
 1. La teora archivstica
2. La produccin e interpretacin de los documentos
3. La gestin de los documentosDIVISIONES DE LA ARCHIVSTICA III
rea aplicada o auxiliar:
4. La administracin
5. El Derecho
6. Las tecnologas de la informacin y las comunicaciones
7. La Historia
8. La Lingstica
LOS PARADIGMAS DE LA ARCHIVSTICA I
1. El principio de procedencia (Respect des fonds)
Enunciado en 1841 por Natalis de Wailly
Concepto de fondo: reunir los documentos por fondos, es decir,
reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un
establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos
fondos con sujecin a un orden determinado... Los documentos que
apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una
familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de
ese cuerpo, de esa familia...
LOS PARADIGMAS DE LA ARCHIVSTICA II
2. Principio de respeto al orden original o Principio del orden original
(Registraturprinzip)
Enunciado por H. von Seybel a finales del siglo XIX.
Indica el necesario respeto al que se ha dado en origen a los
documentos.
LOS PARADIGMAS DE LA ARCHIVSTICA III
3. El ciclo de vida de los documentos (Records life cycle)
Enunciado por Philip C. Brooks en 1940.
En esencia viene a sealar que el documento tiene una vida similar a
la de un organismo biolgico, el cual nace (fase de creacin), vive
(fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).
LOS PARADIGMAS DE LA ARCHIVSTICA IV
4. Concepto de la continuidad de los documentos (Records continuum
concept)
Enunciado por Frank Upward en 1996 y 1997
En esencia viene a decir que no existen etapas separadas en la vida
de los documentos, como enfatiza el ciclo de vida, sino que es una
continuidad y, en consecuencia, la gestin de los documentos debe
ser contemplada como un proceso continuado.
DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVSTICA Y BIBLIOTECONOMA I
Estn determinadas por:

Origen de los materiales

Conocimientos tericos,
Procedimientos de trabajo,

2
 Los centros
Contraposicin nociones de fondo y coleccin
Valor probatorio

2. LAS CIENCIAS AUXILIARES DE LA ARCHIVSTICA

1. La Paleografa
2. La Diplomtica
3. La Cronologa
4. La Historia
5. El Derecho
6. Las TIC
7. La Lingstica
8. La Administracin
3. CONCEPTO, FUNCIONES Y ETAPAS DEL ARCHIVO
DEFINICIN DE ARCHIVO I.
Ley de Patrimonio Histrico Espaol, 1985:
Conjuntos orgnicos de documentos, o la reunin de varios de ellos,
reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de
sus actividades, al servicio de su utilizacin para la investigacin, la cultura,
la informacin y la gestin administrativa.
Asimismo se entienden tambin por archivos las instituciones culturales
donde se renen, ordenan y difunden para los fines anteriormente
mencionados dichos conjuntos orgnicos.
DEFINICIN DE ARCHIVO IIi.
Diccionario de Archivstica :
Sistema corporativo de gestin que contribuye de manera efectiva
mediante una metodologa propia a la definicin de los procesos de
produccin administrativa, garantizando la correcta creacin de los
documentos, su tratamiento, conservacin, acceso y comunicacin
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS I
1. La gestin del ciclo de vida integral de los documentos.
2. Participar en la gestin de procesos, para asegurar que se introducen
los requisitos archivsticos que posibiliten su gestin, conservacin y
acceso a lo largo del tiempo.
3. La organizacin de los documentos.
4. La elaboracin de planes de prevencin y recuperacin de
emergencias y desastres.
5. 5.La descripcin y clasificacin de los documentos.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS II
6. La prestacin de los servicios de consulta y copia.
7. La conservacin de los documentos valorados y seleccionados como
constitutivos del Patrimonio Histrico.
8. Asegurar la eliminacin adecuada de los documentos que carezcan
de valor para el futuro.

3
 9. El desarrollo de polticas de difusin, educacin y edicin de dicho
patrimonio.
10.El asesoramiento a las organizaciones y a los ciudadanos en materia
archivstica.

EL ARCHIVO AL SERVICIO DE:

a. La entidad que lo crea. Eficacia, eficiencia, calidad.
b. La responsabilidad pblica. Acceso de los ciudadanos a los
documentos.
c. La investigacin y la accin cultural.
LAS ETAPAS DEL ARCHIVO
1. Archivo de gestin.
2. Archivo intermedio.
3. Archivo histrico.
ELEMENTOS DE UN SISTEMA.

4. CONCEPTO, CARACTERES Y VALORES DEL DOCUMENTO

CONCEPTO DE DOCUMENTO I
Elementos diferenciadores:

El carcter seriado
La gnesis
La exclusividad
La interrelacin
La informacin

CONCEPTO DE DOCUMENTO II
Elementos diferenciadores:

Autenticidad
Fiabilidad
Integridad
Manejabilidad

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS.

CARACTERES EXTERNOS
o Clase
o Tipo
o Formato
o Cantidad

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 o Forma

CARACTERES INTERNOS
o Entidad productora
o Orgenes funcionales
o Fecha y lugar de produccin
o Contenido sustantivo

VALORES DEL DOCUMENTO.

Valor primario:
o Gestin/Administrativo.
o Jurdico-legal/Probatorio.
Valor secundario:
o Histrico/Cultural.
o Informativo/Referencial.