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AFD Gesto e Consultoria Administrativa

TEMA: Qualidades Profissionais.

FUNES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

As funes do Secretariado, so essencialmente 3:

Funes de Ligao
Funes Tcnico-Administrativas
Funes Psicolgicas

CONHECIMENTOS REQUERIDOS

Para o desempenho destas funes so requeridos os seguintes conhecimentos:

Cientficos
Tcnicos
Psicolgicos

CIENTFICOS:

"A lngua como meio de expresso oral e escrita um instrumento fundamental


para o trabalho e principalmente para as relaes com o mundo exterior".

No Secretariado no tem que estar necessariamente intelectuais, mas devem


estar pessoas inteligentes.

Devem possuir:
Uma razovel cultura geral;
Imaginao;
Capacidade de concentrao;
Ordem e mtodo;
Capacidade de ligar os assuntos entre si e fazer uma sntese;
Saber falar e escrever correctamente a sua lngua e lnguas
estrangeiras, principalmente as mais utilizadas no mundo comercial:
Ingls e o Francs;
Conhecimento de:
Dactilografia e Estenografia.
Relaes Pblicas e Humanas, Psicologia.
Documentao Comercial e Oficial.
Ordem Jurdica, Contabilstica e de Informtica.
Organizao de empresas, administrativas e de trabalho.
Conhecimento de diversas tarefas de escritrio dentro da empresa;

TCNICOS:

"A execuo tcnica est intimamente relacionada com a sua preparao cientfica".

O Secretariado desempenha na empresa uma funo tcnica, pois muitas das suas
tarefas so puramente administrativas.

Entre as funes tcnicas destacam-se as seguintes:

Libertar a direco de todas as tarefas secundrias;


Preparar-lhe o trabalho dentro do possvel;
Memorizao das questes em curso no sector da direco;
Assegurar todas as relaes internas e externas da empresa;
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Chamar a si a quase totalidade do trabalho executivo;
Receber e expedir o correio;
Classificar, ordenar e arquivar: a correspondncia, os documentos, os mapas,
os grficos, as revistas;
Fazer e receber chamadas telefnicas;
Marcar reunies e entrevistas;
Dactilografar, estenografar e policopiar: Cartas, Notas Circulares, Actas,
Documentos e Relatrios, etc.
Receber os visitantes;
Actualizar as agendas;
Organizar Dossiers;
Preparar Viagens;
Elaborar Relatrios, etc.

PSICOLGICOS:
A par dos conhecimentos cientficos e tcnicos, o Profissional de
Secretariado tem um papel muito importante na medida em que o ponto de
ligao de toda uma rede de ligaes Humanas, uma das suas funes a de
receber os visitantes de modo a que facilita as entrevistas, as prolongue e,
por vezes, as evita.

O seu constante contacto com pessoas a base de toda a sua actividade. Por isso,
mesmo os elementos de Secretariado tm que ter conhecimentos de ordem Psicolgica.

O Profissional de Secretariado dever ter:

Bom humor, amizade, calor humano;


Pacincia para poder resolver os problemas delicados e de grande
importncia para a empresa;
Saber manter o esprito de equipa;
Prontido e claridade de reflexos nas suas relaes;
Diplomacia e cortesia;
Auto confiana;
Modstia.

As funes psicolgicas so cada vez mais necessrias e importantes pelos contactos


tanto com as pessoas da empresa como as do exterior.

Assim, para o bom desempenho das suas funes o Profissional de Secretariado deve
possuir e desenvolver uma srie de qualidades pessoais.
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TEMA: Qualidades Pessoais.

QUALIDADES PESSOAIS DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Etimologicamente a palavra Secretria significa aquele que guarda segredo. Ento


o Profissional de Secretariado dever ser e demonstrar que discreto.

DISCRIO: a primeira qualidade que lhe exigida e que consiste num silncio absoluto de
todos os assuntos relacionados com a empresa, j que est em permanente contacto com
assuntos importantes e confidenciais da mesma.
No deve fornecer informaes sobre que assunto for respeitante com a empresa. Nunca deve
dar ou emprestar documentos que esto em sua responsabilidade a quem quer que seja, sem
autorizao do seu Chefe.
O seu lema deve ser ver, ouvir e calar.

MATURIDADE EMOCIONAL: deve em qualquer momento sentir e actuar sem perder o equilbrio.
No deve em situaes crticas perder o controlo dos nervos.
O auto-domnio o elemento principal da autoridade e dignidade natural.

COOPERAO: saber cooperar com o seu superior, com os colegas e pblico em geral, criando
um clima agradvel e salutar a sua volta para que na empresa reine a amizade e a cordialidade.

DEDICAO: o Profissional de Secretariado como qualquer outro trabalhador, deve dedicar-se


ao seu trabalho, de modo torn-lo mais eficiente e mais correcto. Esta qualidade est ligada
actualizao profissional.

SENSIBILIDADE PARA DIAGNOSTICAR SITUAES: a qualidade que lhe d a possibilidade


de tomar uma atitude certa, para correctamente livrar o seu Superior de situaes embaraosas,
procurando que ele no seja importunado quando necessita de estar concentrado no seu trabalho.
Esta tarefa exige: perspiccia, inteligncia e aguda sensibilidade.

AMABILIDADE: consiste numa maneira de ser, pela qual nos tornamos agradveis ou prestamos
um servio (atitude ou aco). Deve ser equilibrada para no se tornar incomodativa.

DELICADEZA: estando em contacto permanente com pessoas da empresa ou de fora, deve ser
delicado e simptico, pois uma maneira de captar a simpatia de todos. No entanto, o seu
excesso pode transformar-se em servilismo, assim como a sua falta se transforma em mau humor
que resulta da m educao (excesso ou falta).

INICIATIVA: qualidade muito necessria para pensar de forma criadora, buscando maneiras de
organizar e melhorar o seu trabalho para o tornar mais fcil e eficaz.
As melhores bases para ter esprito de iniciativa so: a confiana em si prprio, o interesse, a
vontade de orientar a aco para um aperfeioamento contnuo .

ORDEM E MTODO: permite a coordenao de servios de forma rpida e eficiente e ainda a


localizao de documentos ou outras indicaes que sejam pedidas com urgncia.

HONESTIDADE: qualidade elementar para o tornar digno de confiana no s do seu Chefe,


como tambm dos Colegas. Esta qualidade implica: dignidade, seriedade, lealdade, verdade,
responsabilidade em todos os seus trabalhos e atitudes.

PONTUALIDADE E ASSIDUIDADE: a pontualidade consiste em ser capaz de cumprir todas as


tarefas no tempo exacto, tendo capacidade de resposta para todos os trabalhos, alm de chegar
tarde e nem sair cedo.
Tambm no deve faltar ao trabalho sem motivos graves, devendo dar conhecimento ao seu
Chefe quando isso acontecer.
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DINMICO: o Profissional de Secretariado deve ser activo. Para isso necessita de: raciocnio
rpido, iniciativa, ateno, bom senso. Ser dinmico no significa agitao, pois a agitao leva
a trabalhar muito mas sem rendimento. O dinamismo do Profissional de Secretariado representa a
sua capacidade de trabalho.

OPORTUNO: significa perceber com exactido a atitude a tomar no momento certo. Se o


Profissional de Secretariado no sabe ser oportuno como um autmato sem capacidade de
raciocnio e discernimento.

INTELIGNCIA: a capacidade que cada ser humano tem de se adaptar a novas situaes,
capacidade esta que lhe d ou permite: prever, construir, utilizar smbolos, raciocinar,
relacionar factos, inverter, portanto tudo o que prprio do Homem. Influenciam a inteligncia
dois factores importantes: Hereditariedade e o Meio Ambiente.
uma das qualidades mais apreciadas em qualquer profisso, porque hoje com a evoluo
contnua da Cincia e da Tcnica, necessrio uma adaptao contnua ao progresso, o
que exige um grande esforo cerebral.

Hoje as empresas, procuram determinar a capacidade do candidato para se adaptar a novas


situaes e tecnologias, utilizando testes de inteligncia para se certificarem das suas aptides:

Aptides Tcnicas: diz respeito a eficincia de determinados servios;


Aptides Conceptual: permite determinar o desenvolvimento da capacidade
criadora da imaginao;
Aptido das Relaes Humanas: que permite determinar o tipo de relaes que
se vai estabelecer.

ESPRITO DE ADAPTAO: a capacidade de se integrar no seu ambiente de trabalho e de se


colocar em sintonia com as pessoas com quem se vai relacionar mais de perto:

Superior: procurar dar-se bem com ele. Sintonizar o seu trabalho com o dele, para
obter maior eficcia e rendimento. Preparar o trabalho com cuidado e simplific-lo
quanto possvel. Evitar a desordem e confuso;
Colegas: facilitar-lhes o trabalho. Ajud-los quando necessrio. Interessar-se
pelos seus trabalhos. No apresentar ares de superioridade nem modos autoritrios.
Colaboradores da empresa: criar um clima de simpatia no local de trabalho.
Compreender os outros e respeitar a sua personalidade. Dispensar toda a ateno
aos visitantes, dando um tratamento humano a cada caso.

Como meios para uma melhor adaptao, deve conhecer bem a empresa e sua organizao nos
aspectos: material e humanos.

Com capacidade de adaptao ser mais fcil aceitar com seriedade tudo o que lhe exigido.

MEMRIA: faculdade que nos permite aprender reter para mais tarde recordar. Uma boa
memria absolutamente necessria a um Profissional de Secretariado mas uma memria
inteligente capaz de fazer seleco. No deve no entanto confiar demasiado nela, porque pode
falhar.
Para isso, deve utilizar os auxiliares de memria blocos de bolso, agenda, calendrio ou outros,
onde anotar os seus compromissos e os do seu Chefe.
As anotaes devem ser bem organizadas para serem encontradas rapidamente.

AUXILIARES DE MEMRIA E PLANEAMENTO DE TAREFAS

Ao Secretariado exigido que se responsabiliza pelo desempenho do seu trabalho e


pela organizao do seu tempo.
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Devidas as mltiplas tarefas que tem de desempenhar, fundamental que seja capaz
de planear criteriosamente o tempo de que dispe.

Sempre que possvel deve hierarquizar o trabalho, tendo como base os factores:
urgncia e importncia. Com esta finalidade existem as folhas de tarefas e os planings onde se
registam os trabalhos a executar.

O Secretariado tem necessidade de planear o trabalho quotidiano e tambm ser til


que consiga programar tarefas semanais ou at mensais.

AGENDA

A agenda definida como caderno de anotar dia dia, hora hora, aquilo que se
tem de fazer .

Existem vrios formatos de agenda, cabendo ao Secretariado escolher o formato mais


apropriado as suas necessidades.

A agenda um instrumento de trabalho muito importante na vida profissional do


Secretariado, sendo mesmo o seu melhor auxiliar de memria.

Os compromissos apontados na agenda devem ser cumpridos sendo necessrio que


ela esteja ao alcance da vista do Secretariado. Na agenda tudo se pode anotar: reunies,
entrevistas, prazos de entrega, elaborao de documentos, visitas, etc.

O Profissional de Secretariado organiza e anota hora hora o dia de trabalho da


Chefia, no devendo no entanto sobrecarregar a agenda de modo a que tudo decorra sem
atropelos.

Sendo tambm o Profissional de Secretariado a memria da Chefia deve manter a


agenda actualizada e estabelecer concorrncia entre a sua e a do Chefe, de modo a que todos os
assuntos sejam acompanhados com a mxima ateno e pontualidade. Todos os dias antes de
deixar o escritrio o Secretariado deve lembrar a Chefia os compromissos agendados para o dia
seguinte, relembrando-os no incio da manh.

As agendas devem ser guardadas no fim de cada ano e nunca destrudas, pois elas
podem ajudar a reconstruir alga de importante.
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MARCAO DE TRABALHOS DIRIOS A EXECUTAR

Que Fazer Hoje __________________

Dia _____/_____/______

ESPECIAL ATENO:

APRESENTAO PESSOAL: Sendo a presena do Profissional de Secretariado um elemento


importante e um ponto de apoio nas relaes no meio de equipas humanas que desempenham os
servios da empresa e no mundo exterior, dever tratar cuidadosamente do asseio da sua
pessoa, e da sua apresentao dever vestir-se com bom gosto mas sem exagerar,
apresentando-se simples mas natural.

A solidariedade a base do bom gosto. A sua presena fsica depende da sua


sade fsica e moral.

O bom humor, a confiana em si prprio, a voz agradvel, a harmonia do corpo e


da boca, so condies que um Profissional de Secretariado deve ter em conta quando cuida da
sua aparncia pessoal.
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TEMA: Noes de Psicologia.

PSICOLOGIA NA EMPRESA

Psicologia a cincia que estuda os fenmenos da mente e as suas leis.


A psicologia permite conhecer a pessoa interiormente a partir do estudo de suas
atitudes e comportamentos exteriores.

Ela da mxima importncia para o relacionamento humano, pois o Homem um


ser Social e s em sociedade se pode realizar e levar a cabo os seus projectos.

A hereditariedade e o meio, exercem uma grande influncia na personalidade do


indivduo no seu comportamento e atitudes tanto positivas como negativas.
Cada Homem ser nico e a sua personalidade nunca inteiramente semelhante
do outro indivduo.

Depois de muita investigao baseada no comportamento do indivduo e suas


reaces, a humanidade classificada do ponto de vista Psicolgico, em 5 principais tipos de
temperamentos: Nervoso, Sanguneo, Sentimental, Colrico, Aptico.

CARACTERSTICAS PRINCIPAIS DOS TEMPERAMENTOS

TEMPERAMENTO NERVOSO

Super activo, sensvel, leal e fiel.


Agitado, instvel, emotivo tomando atitudes violentas e duras, impulsivo, autoritrio, hesitante,
anrquico. Possui complexo de inferioridade e de insegurana.

ATITUDES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Reagir com calma tanto exterior como interior, falando pouco. Exige-se um perfeito auto-
domnio. Tem aplicao aqui a maturidade emocional.

TEMPERAMENTO SANGUNEO

Dotado de esprito prtico, educado, socivel, geralmente optimista, decidido, corajoso.


Superficialmente egosta, impulsivo.

ATITUDES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Actuar com inteligncia, rapidez, deciso e contnua adaptao, porque ele cria sempre novas
situaes.

TEMPERAMENTO SENTIMENTAL

Sensvel, inteligente, honesto, leal, coerente consigo prprio, aprecia a simplicidade.


Introvertido, melanclico, conservador, pessimista, tmido, descontente consigo prprio,
tendncia para o isolamento e individualismo.

ATITUDES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Com calma, eficiente sem se agitar, porque ele detesta barulhos. Evitar importun-lo nos
momentos de reflexo e concentrao nos seus trabalhos.
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TEMPERAMENTO COLRICO

Generoso, cordial, cheio de vitalidade, optimista, tem geralmente bom humor, de fcil
reconciliao.
Pode ter acesso de clera, mas desaparecem como surgiram.

ATITUDES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Ser calmo, eficiente, modesto, meticuloso, optimista, inteligente, activo e entusiasta.

TEMPERAMENTO APTICO

Pertencem a este tipo as pessoas de gnero tranquilo. So trabalhadoras mas sem habilidade
e sentido prtico.
solitrio, melanclico, fechado, de difcil reconciliao. A sua caracterstica principal a sua
calma aparente.

ATITUDES DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

Ter uma actuao pronta e rotineira, mas sempre eficiente.

Trabalhando o Profissional de Secretariado em estreita colaborao com o seu


Chefe, deve procurar descobrir qual o seu tipo de temperamento para poder tomar as atitudes
certas no seu relacionamento.

No s em relao ao seu Superior, mas a todas as pessoas com quem contacta


mais de perto, o Profissional de Secretariado deve aplicar estes princpios, aprendendo a
conhecer o outro de maneira a sua personalidade e individualidade.
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TEMA: Trabalhos Dirios.

ATRIBUIES DIRIAS DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO

So vrias as atribuies dirias de um Profissional de Secretariado e por isso, dever


ser feito um plano de trabalho, organizado de forma a realiz-lo o mais eficientemente possvel,
criando hbito que evitem desperdcios de tempo.

TAREFAS QUE SE REALIZAM COM MAIS FREQUNCIA

Registar diariamente os trabalhos a executar pelas equipas;


Atender e fazer chamadas telefnicas;
Regist-la em formulrio prprio;
Tratar a correspondncia; relacionar, abrir, datar, ler, classificar,
registar, preparar, responder as cartas que no exijam interveno da
gesto;
Preparar reunies marcando o dia, a hora e o local e fazendo
posteriormente o seu registo em acta;
Preparar viagens;
Providenciar a documentao;
Manter arquivados recortes de revistas e jornais que tenham interesse;
Manter em dia a agenda de obrigaes peridicas;
Transmitir ordens;
Arquivar documentos;
Transferir documentao para o Arquivo Inactivo;
Elaborar relatrios;
Decidir quanto as prioridades para o dia Seguinte;

Estas so apenas algumas das tarefas que diariamente so atribudas a um


Profissional de Secretariado.

MTODOS DE TRABALHO

Para bem executar todas as suas tarefas o profissional de secretariado deve criar
mtodos de trabalho que implica algumas normas:

1- Pontualidade e manuteno do posto de trabalho, devendo todo o equipamento


funcionar perfeitamente;
2- Nunca confundir trabalho com agitao;
3- Deve saber dominar o trabalho sem se tornar seu escravo;
4- Administrar bem o tempo;
5- Trabalhar com inteligncia;
6- Avaliar a importncia do trabalho em funo da sua produtividade, procurando
reduzir o tempo e a energia;

Trabalho x Im portncia
Pr odutividade
Tempo x Energia

7- Ao confiar um trabalho a um colaborador deve:


a) Dar-lhe instrues claras e precisa do trabalho;
b) Incutir-lhe confiana;
8- Elaborar uma lista de tarefas dirias controlando cuidadosamente a sua
execuo sem qualquer negligncia;
9- Sempre que se apresenta um problema mais difcil de resolver deve:
a) Defini-lo;
b) Recolher documentao necessria solicitando sugestes e conselhos
que o possam esclarecer;
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c) Elaborar todas as solues possveis reflectindo e pensando qual a melhor
adoptar;
d) Decidir, tomando as medidas necessrias, aplicando ou fazendo aplicar a
sua execuo;

Utilizando estas normas, o trabalho ficar facilitado.

TEMA: Cuidados com o Ambiente e Instrumentos de Trabalho.

CUIDADOS COM O AMBIENTE

Ainda no desempenho das suas funes tcnicas no Secretariado, o profissional


dever cuidar do seu ambiente de trabalho e o do seu Chefe, assim como saber dispor, utilizar e
conservar os materiais e equipamentos que habitualmente utiliza.

Diariamente antes de comear o seu trabalho deve olhar atenta e minuciosamente o


ambiente do seu local de trabalho e tambm do seu Chefe.

Deve verificar, se as secretrias esto em ordem e limpas, e se os instrumentos de


trabalhos esto no seu lugar e prontos a serem utilizados.

Quanto aos instrumentos de trabalhos deve providenciar para que existam: lpis
afiados, blocos de notas, borracha, esferogrficas, etc.

Na sua mesa de trabalho deve haver uma ordem minuciosa constante e infalvel.

DISPOSIO DO MATERIAL E EQUIPAMENTOS

A mesa deve ser colocada de maneira que a luz incida do lado esquerdo.
Os ficheiros devero ser colocados atrs dela, para poderem ser consultados com
facilidade.
As mquinas de escrever e calculadora, direita em mesa rolante se possvel.

O telefone do lado esquerdo para que possa ser atendido com a mo esquerda e
simultaneamente tirar apontamentos com a direita.

Sobre a mesa de trabalho, deve haver cestos ou outros recipientes destinados a


colocar documentos e correspondncia; um bloco para apontamentos; um recipiente contento
lpis, canetas, etc., um memorando e outros objectos dos quais se faa uso constantemente.

Na gaveta superior do lado direito, coloca-se papel para escrever, qumico, envelopes,
etc.

Noutra gaveta, coloca-se a lista telefnica, dicionrio, pronturio, etc. Outra deve ser
reservada para guardar artigos pequenos de que precisamos muitas vezes.