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INSTRUCTIVO PARA ESTUDIANTES

SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA GESTIN ACADMICA


SIGA
INTRODUCCIN

Este manual de usuario est orientado a dar a conocer cinco nuevas funcionabilidades que tienen los
estudiantes de Unicomfacauca en su cuenta en el Sistema de Informacin de Gestin Acadmica SIGA.
Tras el ingreso al SIGA podrn acceder a la verificacin del Paz y salvo, presentar QRSF (buzn de
quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones), descargar su recibo de pago, realizar su pre-matricula
acadmica y deber hacer verificacin de sus datos personales.

Este documento est organizado de la siguiente manera:

Bienvenida
Mdulo paz y salvo acadmico
Mdulo recibo de pago
Mdulo PRE Matricula acadmica
Autocontrol de datos bsicos personales para estudiantes.

Bienvenida
Figura 1. rea de bienvenida usuario estudiante.

Iconos

1- Mdulo paz y salvo acadmico.

2- Mdulo QRSF (quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones).

3- Mdulo recibo de pago.

4- Mdulo PRE Matricula acadmica.

5- Autocontrol de datos bsicos personales para estudiantes.

1- Mdulo Paz y Salvo Acadmico


El paz y salvo es un requisito con el que deben cumplir los estudiantes para poder ser matriculados en el
siguiente semestre, para poder graduarse y para poder realizar la cancelacin de la matrcula.

Los estudiantes al ingresar a su cuenta de usuario, podrn ver cules son las novedades que tiene
registradas por cada una de las dependencias configuradas para el respectivo periodo acadmico en lo
concerniente a la generacin del Paz y Salvo.

En el formulario de Bienvenido al sistema>>Paz y Salvo le llevar al Paz y Salvo Acadmico del estudiante
(Figura 2 y 3). Veamos los elementos que lo conforman:

Figura 2. Interfaz de bienvenida sesin del estudiante - Opcin para verificar el paz y salvo.
Figura 3. Estado actual del Paz y Salvo Acadmico del estudiante.

En su parte superior esta el nombre del estudiante y el programa al que actualmente est matriculado
financiera y acadmicamente. A continuacin se presentan las diferentes Unidades Organizacionales y el
Funcionario encargado.

Las novedades que fueron reportadas por los funcionarios de las diferentes dependencias, estn
enmarcadas con color rojo; por lo cuales deber acercarse al respectivo funcionario para que le informe
cual es la novedad registrada. As mismo siempre estar presenta las novedades de las dependencias de
Registro y Control Acadmico por concepto del No reporte de Notas, y las de Crdito y Cartera, que
corresponden a Mora Financiera (concepto de pago).

2- Mdulo recibo de pago


El estudiante podr acceder al recibo de matrcula desde su sesin de usuario una vez se haya realizado el
proceso de apertura del programa para el siguiente periodo acadmico (accin habilitada desde el sistema
segn calendario acadmico dispuesto para la institucin).
Si el estudiante tiene alguna novedad en el momento de liquidar la matricula, como lo es cambio de estrato o
algn descuento adicional, tendr que acercarse a la oficina de Cartera con los soportes fsicos que
evidencien la solicitud para que el funcionario encargado haga efectivo el cambio.

En el formulario de Bienvenido al sistema>>Recibo le llevar a las a la vista para la generacin del recibo de
pago del estudiante (Figura 9).

Figura 9. Interfaz de bienvenida sesin del estudiante - Opcin para generar el recibo de pago.

En siguiente ventana tendr la informacin del estudiante y se desplegara una lista en la cual los estudiantes
deben seleccionar el programa acadmico. Tras la seleccin se debe dar clic en el botn Recibos que se
encuentra en la parte superior derecha de la ventana (Figura 10), con estos pasos se ver en pantalla el
recibo de pago. Finalmente se da clic en el icono que aparece en la parte superior derecha o con clic derecho
imprimir (Figura 11).
Figura 10. Vista de seleccin del programa del estudiante y opcin para generar de recibo de pago.

Figura 11. Vista del recibo de pago generado por el sistema y las opciones para imprimirlo.

3- Mdulo PRE Matricula acadmica


sta nueva funcionalidad permite a los estudiantes realizar su matrcula acadmica desde su cuenta en el
sistema en modalidad de pre-matrcula para su posterior aprobacin por parte del director de programa.
Teniendo en cuenta las fechas programadas en el calendario acadmico, el sistema dar apertura y cierre a
sta funcionabilidad para que el estudiante matricule acadmicamente las materias que desee cursar en el
periodo vigente. Pasadas las fechas programadas, no se le permitir al estudiante acceder a esta
funcionalidad.

En el formulario de Bienvenido al sistema>>Mat. acadmica le llevar a las pre-matrcula acadmica del


estudiante (Figura 12).

Figura 12. Interfaz de bienvenida sesin del estudiante Opcin para realizar la pre-matricula.

Al ingresar a la zona de pre-matricula encontraran una lista en la cual se despliega el programa y se visualiza
el periodo para el que se realizar la pre-matrcula; inicialmente seleccionamos el botn Nuevo en la barra de
herramientas que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla (Figura 13).
Figura 13. Inicio de la creacin de pre-matricula.

Encontrarn entonces las opciones para crear su horario Figura 14. En la zona izquierda visualizarn el
programa al que pertenecen y el paso a seguir es la seleccin del semestre, en la siguiente lista solo
aparecern las materias asignadas al semestre que se eligi en el paso anterior.

A continuacin se debe elegir la jornada en que se desea ver la materia y el sistema automticamente listara
en el campo Horario los respectivos horarios dispuestos desde direccin de programa para la materia.
Finalmente damos guardar y en la zona derecha se listara la asignatura en el horario seleccionado (Figura 15
y 16).

Figura 14. Zona para la creacin o seleccin de los horarios (pre-matricula)


Figura 15 Registro de la pre- matrcula de una materia.

Figura 16. Vista de los horarios de las materias seleccionadas o pre-matriculadas.

Restricciones
El sistema presenta las siguientes condiciones:
Pre-requisito: Al intentar pre-matricular una materia que dependa de haber cursado y aprobado a
satisfaccin otra saldr una alerta que le indicara que no se puede seleccionar porque es
prerrequisito.

Ejemplo: Si se intenta pre-matricular clculo II y no haz cursado o aproado clculo I saldr la alerta
de pre-requisito.
En el texto de la alerta se especfica cual es la materia de pre-requisito (Figura 17)

Figura 17. Alerta de restriccin de Pre-requisito.

Materias Perdidas: Al ingresar el sistema establecer o informar que se deben matricular las
materias perdidas. Los estudiantes debern matricular las materias que estn en estado reprobado
como requisito para el semestre que inicia.
Adiciones: El sistema evaluar el nmero de crditos que la Universidad define como lmite de
matrcula, adems se debe tener en cuenta la cantidad de crditos que se pueden ver en el
semestre, ya que si el lmites es superado, los crditos que queden por fuera de ste se deben
matricular como adiciones lo que implica el pago individual de cada crdito (Figura 18 y 19). Para lo
anterior se debe hacer presencia ante el director del programa para que sea l quien de visto bueno
a las materias adicionales y posteriormente remita al estudiante a la dependencia de crdito y cartera
para la generacin del recibo de pago de los crditos, ya con el pago realizado el recibo debe ser
presentado al director de programa para que sean validadas en la matricula las adiciones.
Figura 18. Alerta excede el nmero de crditos permitido por la Universidad.

Figura 19. Pre-matrcula de una materia en modo adicin.

NOTA: En el rea de bienvenida encontrarn el semforo en el cual se indican las materias de cada
semestre y se resaltan los estados en que se encuentran. El color blanco indica que no se ha
cursado, el verde que se ha cursado y aprobado, el rojo que la materia no fue aprobada y amarillo
indica las materias que se estn cursando (Figura 20).
Ante cualquier novedad frente a las matriculas, la cantidad de materias, las adiciones o restricciones
que el sistema permita continuar con la pre-matrcula, los estudiantes debern acercarse a la
direccin de su programa par que el proceso sea hecho directamente por el funcionario de la
institucin.

Figura 20. Semforo del estudiante.

Cuando el estudiante termine de seleccionar las materias de su pre-matrcula debe dar clic en el botn
cancelar y en la alerta nuevamente cancelar (Figura 21), entonces regresar al listado de su matrcula.
Figura 21. Salida de la zona de asignacin de materias a la pre-matrcula.

En la lista se deben tener en cuenta que una vez realizado el proceso de seleccin de la matricula se listaran
las materias y quedarn en estado de Pre-Matricula identificado con el icono , es solo en ese estado en el
cual los estudiantes podrn hacer cambios en su pre-matrcula. Para hacer los cambios se debe seleccionar
el CheckBox que aparece junto a cada tem de la lista de materias y utilizando los botones de eliminar o
editar (Figura 22).

Si en la columna estado aparece el icono , eso indicar que el director de programa ya aprob esa
materia, por lo cual el estudiante no podr hacer cambios (edicin o eliminacin), en caso de querer o
necesitar un cambio en la matricula se debe dirigir directamente a la institucin para hacer la solicitud
directamente con el director de programa (Figura 23).
Figura 22. Estado de la pre-matricula. Opciones hbiles en esta de pre-matricula.

Figura 23. Vista de la matricula con esta do aprobado desde direccin de programa.

4- Autocontrol de datos bsicos personales para estudiantes


El mdulo de autocontrol, se implement para que los Estudiantes de Unicomfacauca al menos una vez cada
periodo acadmico actualicen sus datos bsicos; cuando ingresen a su respectiva sesin de usuario.

Mensaje de actualizacin de datos bsicos para los usuarios del SIGA.

Como se enuncio en el prrafo anterior, cada vez que se habilite un periodo acadmico, se mostrar un
mensaje de actualizacin de datos bsicos personales. Al dar clic en el botn Aceptar, o al cerrar el mensaje,
el sistema le desplegar el formulario de datos bsicos. (Figura 24).

NOTA: En el formulario de datos bsicos hay datos que no pueden ser modificados por el usuario. Para
aquellos casos en que exista la no conformidad, pngase en contacto con el administrador del SIGA (figura
25). As mismo se, recomienda cambiar la contrasea de ingreso para usuario logueado (Figura 26).

Figura 24. Mensaje de actualizacin de datos en la interfaz bienvenida de estudiantes


Figura 25. Formulario para la actualizacin de datos para estudiantes.
Figura 26. Mensaje de actualizacin de datos en la interfaz bienvenida a funcionarios

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