PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE SUB- CONTRATOS Rev. 2 Estrumta Cédigo: A-C-02P Elaborado por: LCM Pagina 1 de 6 Revisado por: PABLO OCHOA Fecha de Aprobacién: 2016-09-06 Aprobado por: ALINA VARGAS 1. OBJETIVO: Establecer procedimiento para el manejo administrativo de los subcontratistas. 2. ALCANCE: Definir parémetros y conductos de legalizacién para trabajos a realizar por subcontratistas. 3. RESPONSABILIDADE: Coordinador del Contrato: Tramitar y administfar eon el Area Juridica el subcontrato, Bajo esta calidad estan los Coordinadores y'residentes de Obra, Gerentes, Ingenieros de Disefio, Jefes de Planta.y\cialauier directivo que requiera subcontratar. Vicepresidente de Proyectos/ Gerente?de Produccién: validar y aprobar los contratos y los diferentesy documentos. que se generen de su administracién. Abogado: Validar documentacién del contratista y tramitar el contrato. Tesoreria: Realizarc! pago del-anticipo, previo chequeo de cumplimiento de los para pago, 4. DEFINICIONES: Forma de Pago: Forma en que se le va a cancelar el valor del contrato: % anticipo, % avance, % retencién en garantia. (Siempre debera tener retencién en garantia de! 10% del valor contrato). Condiciones de Pago: Pago a 15, 30 6 45 dias contra presentacién de factura y acta de avance de obra firmada por él/Coordinador del contrat Viel Subeontratistal Bajo ninguna condicién se acepta pago de contado.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE SUB- CONTRATOS Rev. 2 Estrumta Cédigo: A-C-02P Elaborado por: LCM Pagina 2 de 6 Revisado por: PABLO OCHOA Fecha de Aprobacién: 2016-09-06 Aprobado por: ALINA VARGAS FIC: Fondo de la industria de la construccién. (Las empresas que tengan como objeto social construir, deben pagar FIC). Ver instructivo A2-C-02P. Manejo FIC. CLASES DE CONTRATOS: comanoa isos SusCRISIR, | pou “fe = ae ALQUILER onoenoesenvco | Ae) sNA | cel ona | SA BA | LO jieho || auquiten 0eeauPo + oPExano | CONTA PO rp ia| wa A A MANO DE OBRA (Fabricacién y/o | CONTRATO SERVICO DE! Montaje) | ano Deora ee SA: Nay SA | | NANO DEOBRA+EGUPOS | CONTRATO DE INsuMOS constaucd® | 23% sal SA SA 5A EQUIPOS + INSUMOS. ‘eonstrugciayS” Sw say SA | SB | BB 5. ANEXOS Acta de avance de Obra(F-358) Registro y evaluacién de'proveedores y contratistas (F-39 A). 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENT' 6.1. Documentos y requisitos del contrato El Coordinador del contrato debe solicitar al subcontratista la siguiente informacion: + Fotocopia de la cédula de ciudadania del RL — dimensiones: 150%. + Camara de Comercio, con expedicién no mayor a 30 dias. * Copia del RUT.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE SUB- CONTRATOS Rev. 2 Estrumicta Cédigo: A-C-02P Elaborado por: LCM Pagina 3 de 6 Revisado por: PABLO OCHOA Fecha de Aprobacién: 2016-09-06 Aprobado por: ALINA VARGAS. * Minimo tres (3) certificaciones de clientes donde haya desarrollado o ejecutado obras o actividades iguales o similares al objeto contractual requerido. + Certificacién Bancaria * Cotizacién del contratista con consecutivo y fecha, que indique cantidades, precio unitario 0 global, condiciones y forma de pago, plazo para la ejecucién de la obra y/o cronograma de entregas parciales. * Centro de Operacién y centro de costo. * Condiciones para la entrega del material (lugat\de entrega, gastos de fletes y descargue). * % Desperdicio de materia prima o insumos:cllando se le suministre. + Responsabilidad sobre los materiales entregados. * Anticipo: Se manejara maximo el 20% delvalor-del cOntrato antes de IVA, para aquellos subcontratos que incluyan como nifnimo mano de obra y equipos * Demas condiciones que del ¢ontrato cof el cliente se requieran solicitar al subcontratista. (garantias,(‘formasx;de pago, condiciones de la obra, SISOMA, etc) + Cumplimiento de los requisitos'¢stabléctdos en el F-39 A, Nota: El Area Juridica validaré con Contabilidad si el contratista es responsable de IVA sobre las ventas, para que de esta misma manera se expida el contrato. 6.2, Revisién y legalizacién de! contrato por parte del érea juridica: Los documentos anteriormente mencionados, se deberan enviar al Area Juridica para revisién y aprobacién del mismo. El area juridica no tramitara ningun contrato que no tenga el F-39A (registro y evaluacién inicial de proveedores y contratistas) Luego de coordinar por correo electrénico las condiciones del contrato, el Area Juridica dara el Vo.Bo. al contrato y enviard al contratista en PDF para firma del mismo.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE SUB- CONTRATOS Rev. 2 Estrumta Cédigo: A-C-02P Elaborado por: LCM Pagina 4 de 6 Revisado por: PABLO OCHOA Fecha de Aprobacién: 2016-09-06 Aprobado por: ALINA VARGAS El Coordinador del contrato deberd solicitar al subcontratista que envié los siguientes documentos impresos para firma y sello del Representante Legal de Estrumetal en este Orden: Documentos Original | Copia Cuenta de Cobro por concepto de anticipo 1 1 Contrato con firma original del contratista ~ 2 Polizas originales firmadas y con recibo de pago. 1 1 Camara de Comercio, con expedicion no mayora 30diasy 1 Copia del RUT. { Certificacién Bancaria oF | Formato F-39 A diligenciado con los soportes apli¢ables. yea NA Nota 1: Es responsabilidad del/atea juridica (cuStodiar los documentos originales que queden en su poder. Nota 2: El Coordinadorydel~contrato“debe encargarse de devolver al contratista el otro ejemplar del’cohtrato firmado. 6.3, Requisitos para pago de anticipo: Los siguientes documentos *deberan ser entregados por el Coordinador del contrato al Area Tesorefia’para el pago del anticipo’ Documentos Original Copia Cuenta de Cobro por concepto de anticipo [oa Pélizas originales firmadas y con recibo de pago Copia del RUT. Certificacién Bancaria. Contrato debidamente firmadoPROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE SUB- CONTRATOS Rev. 2 Estrumicta Cédigo: A-C-02P Elaborado por: LCM Pagina 5 de 6 Revisado por: PABLO OCHOA Fecha de Aprobacién: 2016-09-06 Aprobado por: ALINA VARGAS. 6.4, Requisitos indispensables para pago de avance de obra: * Acta de avance de obra (F-358), firmada por el Coordinador del contrato, subcontratista y el Sisoma que se encuentre en obra. #))Factura firmada por el Vicepresidente de Proyectos y/o Gerente de Produccién. Eh asencia_del_ Viceprésidente de Proyectos, queda autorizado el Director de proyectos Inmobiliarios para firmar estos documentos. * En la factura debera citar como concepto dea factura el objeto del contrato, el ntimero consecutive del contrat, @indicar el municipio en donde se realice la obra. * En el acta de avance de obra y en Ja-factura\deberd citar el valor a amortizar de anticipo y el valor a retener por Gatantiade Obra * Soporte de la liquidacién y Pago déhFIC ménsual»(Ver instructivo A2-C- 02P. Manejo FIC.) El documento valido para génétar é! acta’ deavance de obra es el F-358 Pago de Seguridad social cOrrespondiente, al periodo de ejecucién del avance de obra 5. Pago de devottuctén de retencién en garantia: * Cuenta de Cobra por concepto'de devolucién de retencién en garantia * Copia del acta de ehtrega deobra firmada por las partes. + Péliza de estabilidad o calidad, segun exija el contrato para su liquidaci6n. + Paz y salvo del FIC. (Ver instructivo A2-C-02P. Manejo FIC.) + Demés requisitos solicitados en el contrato. 6.6. Coordinacién y administracion de! subcontratista: Toda la coordinacién del proyecto en su parte técnica y administracién, con relacion a sus obligaciones, vencimiento del contrato, prorrogas, otrosi, es responsabilidad de los Coordinadores del contrato. Por tanto sera su responsabilidad informar al area juridica de los cambios o documentos que se deban generar en relacién a la ejecucién del contrato, Para ejecucién de obras adicionales, se requiere tramitar un Otrosi al contrato inicial.PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACION DE SUB- CONTRATOS Rev. 2 Estrumta Cédigo: A-C-02P Elaborado por: LCM Pagina 6 de 6 Revisado por: PABLO OCHOA Fecha de Aprobacién: 2016-09-06 Aprobado por: ALINA VARGAS. Para efectos de cortes de avance de obra, liquidacién y entrega de obra, todos los documentos deberan llegar con el Vo.Bo del VP de proyectos y/o Gerente de Produccién dependiendo del area involucrada En ausencia del Vicepresidente de Proyectos, queda autorizado el Director de proyectos Inmobiliarios para firmar estos documentos. 7. CAMBIOS EFECTUADOS Se adicionan las responsabilidades del Jéfe%SISOMA y Coordinador ambiental. Se adiciona el Formato F-39A, el cual debe set solicitadéypor el coordinador del contrato al subcontratista como soporte\aplicable. Se adicionan los requisitos SISOMA,a lagdiferentes.clases de contratos. Se adiciona Acta de avance,de obra fitmada\por responsable del area SISOMA como requisito para pago de avancede obra. Habilita al director de proyéctos"inmobiliarios.para firmar documentos. Se incluye documento A2-G-02P Manejo FIC: 8. PERSONAS ALAS QUE DEBE LLEGAR. Vicepresidentes Gerentes Directores Coordinadores de obra Residentes de Obra Administrativos de Obra Auditoria de Procesos y Costos Auxiliar contable y tesoreria Jefe SISOMA, Coordinador Ambiental.