~ directivas SEGUNDA EDICION Berta E. Madrigal Torres _Director Higher Education: Miguel Angel Toledo Castellanos Director editorial: Ricardo Alejandro del Bosque Alayoén Editor sponsor: Jess Mares Chacén Coordinadora editorial: Marcela I. Rocha Martinez Editor de desarrollo: Edmundo Carlos Zifiga Gutiérrez Supervisor de produccién: Zeferino Garcia Garcia HABILIDADES DIRECTIVAS Segunda edicion Prohibida la reproduccion total o parcial de esta obra, por cualquier medio, sin la autorizaci6n escrita del editor. a Educacion DERECHOS RESERVADOS © 2009, 2002 respecto a la segunda edicién por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc. Prolongacion Paseo de la Reforma 1015, Torre A, Piso 17, Col. Desarrollo Santa Fe, Delegacién Alvaro Obregon, C.P. 01376, México, D. F. Miembro de la Camara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Num. 736 ISBN 13: 978-970-10-6875-5 ISBN 10: 970-10-6875-0 Edicién anterior (ISBN: 970-10-3822-3) 2345678901 08765432109 Impreso en México Printed in Mexico Impreso por Litografica Ingramex Printed by Litografica Ingramex The McGraw-Hill companiesCapitulo 5 Martin Luther King Administracion del tiempo Berta Ermila Madrigal Torres El que no es capaz de administrar el tiem, no es capaz de administrar nada. PETER DRUCKER tg gran linea divisoria ente el éxito y el fracaso se -encierra en tres palabras: "no tuve tiempo”. . PALABRAS DE UN HOMBRE SABIO Activista estadounidense. Nacié en 1929 y murié en 1968. Su activismo fue en protesta por la segregacién racial. La no violencia fue la estrategia principal de resistencia, aunque participé en marchas donde la policia actué de manera violenta y en las que fue arrestado varias veces. En 1964 le fue otorgado el Premio Nobel de la Paz. Administré su lucha para obtener mejores resultados, pues consideraba que no se podian cambiar las cosas de la noche a la majiana. Los frutos de su esfuerzo se vieron coronados varios afios después de su muerte, durante los cuales distintos estados de la Unién Americana fueron eliminando de manera paulatina las practicas de segregacién racial. Objetivo del capitulo Que el alumno adquiera habilidades que le permitan aprender a administrar su tiempo y el de su equipo de trabajo, Administracién del tiempo La administracién es un proceso muy particular que consiste en actividades de previsién, planeacién, orga- nizacion, ejecucion, direccién y control desempefiadas para determinar y alcanzar los objetivos sefialados| En este proceso intervienen seres humanos y otros recur- sos; técnicas, materiales y el tiempo. “j Tiempo eslo que me hace falta!” “jEs queno me al- canza el tiempo!” Es tipico escuchar estas expresiones en boca de directivos de alto nivel. Cabe preguntarse: {Saben administrar su tiempo? ,Administran sus activi- dades en el tiempo adecuado? {Qué tan eficientes son? Tiempo Para los griegos de la época clasica el tiempo era un dios: Cronos. La Enciclopedia ilustrada Cumbre lo defi- ne como la “relacién que se establece entre dos o mas fendédmenos, sucesos, cuerpos u objetos”. Mauro Rodri- guez (1999) explica que para el ser humano el tiempo “es la vida que se procesa y se construye, se despliega y hacia el final se repliega”.— 78 Capitulo 5 | Administracion del tiempo — 5 _ka importancia del tiempo estriba en seis caracteristicas Igualitario. Todos, pobres y ricos, tenemos la misma oportunidad de disfrutar el tiem- po. Inelastico. No podemos recortar 0 ampliar el tiempo. El dia tiene 24 horas. Indispensable. Para desarrollar cualquier actividad necesitamos tiempo. Insustituible. El tiempo no se puede reponer. Inexorable. El tiempo transcurre, suceda lo que suceda. . Invaluable. E\ tiempo no tiene precio. Administracién del tiempo Es el arte de hacer que el tiempo sirva para beneficio de las personas y de las sociedades, ya que el tiempo no existe en si, Mauro Rodriguez (1 999) afirma que la administracién del tiempo es la administracién de si mismo, el manejo adecuado de los recursos de todo orden, pues no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida. . La administracién del tiempo es una forma de ser y de administrar la vida. Manejo del tiempo Uno de los elementos que tradicionalmente equilibra el balance entre trabajo, estudio y familia es el factor tiempo. Este elemento hace que nuestra vida se divida en un sistema de ejes, con cuatro tipos de relaciones: Importante-urgente (crisis, problemas, proyectos contra reloj). No importante-urgente (reuniones, llamadas, interrupciones innecesarias). Importante-no urgente (planeaci6n, relajacion necesaria, previsidn). No importante-no urgente (cosas triviales, algunas llamadas, ocio, relajamiento excesivo). Lo ideal es que se trabaje la relacion importante-no urgente. En ésta se pueden conse-~ guir mas elementos que ayuden a equilibrar nuestras vidas, pero en la practica hacemos que el tiempo la transforme en urgente, y entonces comienzan los problemas. Para lograr mantener esta relacion con sus caracteristicas originales, el individuo debe conectarse con la misién que tenga, revisar sus roles, actuaciones o papeles que desempe- fia; ser lo suficientemente abierto para modificar las metas, organizarse a plazos mas largos y ejecutar cada accion con integridad, lo que significa cumplir sus compromisos y estar en una constante evaluacion. Con el fin de enfocar los temas de la urgencia y la importancia con mayor efectividad, analizaremos a continuacion la tabla 5.1, Matriz de administracién del tiempo, que clasifi- ca nuestras actividades en cuatro cuadrantes. El cuadrante I representa lo que es urgente; se atiende a un cliente furioso, nos encon- tramos en una fecha tope, reparamos una maquina arruinada, nos sometemos a cirugia cardiaca o ayudamos a un nifio que Ilora por haberse lastimado. —. Administracién del tiempo 79 TABLA 5.1 INourgente Crisis. Problemas. Plazos que vencen. Trivialidades. Trabajo s6lo por ocuparse. Algunas llamadas y correos. Actividades de escape. Correo irrelevante. Television excesiva. Relajacién excesiva. Fuente: (Adaptada). Stephen Covey, Merril A. Roger, Merril, Rebecca R., Primero, es lo primero, Paidés, México, 1996. El cuadrante II incluye actividades que son importantes pero no urgentes. Es el cuadrante de la calidad, en el que planificamos a largo plazo, anticipamos y prevemos problemas, otorgamos poder a los demas, ampliamos nuestra mente e incrementamos nuestras habili- dades mediante la lectura y el continuo desarrollo profesional. En este cuadrante visualiza- mos el modo de ayudar a nuestros hijos en sus problemas, nos preparamos para reuniones y presentaciones importantes o invertimos tiempo en las relaciones al escuchar de manera atenta y sincera. Al incrementar el tiempo que pasamos en este cuadrante, nutrimos y am- pliamos el cuadrante I. El cuadrante III es casi un fantasma del cuadrante-I. Incluye las cosas que son urgentes pero no importantes. Es el cuadrante del engafio. El ruido de la urgencia crea una importan- cia ficticia. Sin embargo, las actividades reales, cuando son importantes, s6lo son para el préjimo. Muchas Ilamadas telefénicas, reuniones y visitas inesperadas se encuentran en esta categoria. En realidad, pasamos mucho tiempo en el cuadrante III para satisfacer las prioridades y expectativas de los demas. El cuadrante IV incluye las actividades que no son urgentes ni importantes. Es el cuadrante de la pérdida de tiempo. Por supuesto, no debemos permanecer alli todo el tiempo. Pero luego de sufrir los ajetreos y contrariedades que deparan los cuadrantes I y II, a menudo— 80 Capitulo 5 | Administracin del tiempo i i cay Fisica nos escapamos al cuadrante IV para sobrevivir. El cuadrante IV no representa supervivencia sino deterioro. Lo principal en la administraci6n del tiempo Lo primero son las cosas que el lector considera de mas valor hacer, pues lo mueven en Ja direccién correcta y le ayudan a conseguir el propésito expresado en los estatutos de su mision y vision. Identificar sus roles o papeles Debe crear sinergia entre los roles que le toca desempefiar. Debido a que nuestros roles naturales surgen de nuestra misién y que cada rol es una responsabilidad, podemos afirmar que todo rol contiene cuatro necesidades: fisicas (requiere 0 crea recursos), espirituales (conoce la mision y los principios), sociales (implica la relacion con los demds) y mental (exige aprendizaje). Las habilidades del directivo radican en lograr el equilibrio en las cua- tro areas, como se muestra en la figura 5.1. Seleccionar las metas del cuadrante Il en cada rol Le recomendamos fijar metas alcanzables a largo y mediano plazos. El término contexto nos recuerda que el liderazgo personal no consiste tan sélo en una vista a largo alcance, sino en una comprension de amplio alcance. Asimismo, conviene llevar una lista de quizds y, finalmente, establecer metas semanales. Aqui pondremos en practica cuatro habilidades humanas para administrar el tiempo adecuadamente. _Espiritual Fuego interior Mental Fuente: (Adaptada). Stephen Covey, Merril A. Roger, Merril, Rebecca R. Primero, es lo primero, Paidés, México, 1996. Equilibrio y sinergia entre las cuatro necesidades. _... Loprincipal ena administracién del tiempo 81 im Autoconocimiento. Nos da la evaluacion exacta de nuestra capacidad y el saldo de nues- tra cuenta de integridad personal. Capacidad para crear integridad. = Conciencia. Sincroniza la mision y los principios respondiendo a las preguntas jqué?, {por qué? y jc6mo? a Voluntad independiente. Permite realizar elecciones para trascender los antecedentes, el guion y las circunstancias. us Imaginacién creativa. Visualizamos, concebimos las posibilidades existentes mas alla de la experiencia directa. Crear un marco de toma de decisiones para la semana Aqui se vincula: m Laurgencia con la importancia a largo plazo. = Las necesidades percibidas con las necesidades fundamentales. m Las tareas y actividades de la direccion. La perspectiva de la semana que urge planificar o renovacion (en un periodo para re- crear y reflexionar) semanal y diariamente. A esto se le llama renovacion equilibrada. Se necesita ver también el todo en todas las partes para apreciar el contenido en su justa di- mension dentro del contexto. Ejercer la integridad en el momento de la eleccién Es la prueba del caracter y las facultades. Algunos de los factores que influyen en el mo- mento de elegir son: La urgencia (lo inmediato). El espejo social (lo agradable y popular). Nuestras expectativas. Las expectativas de los demas. Los valores profundos (lo que a la larga creemos importante). Los valores operacionales (lo que a corto plazo deseamos). Nuestro guidn. Nuestro conocimiento. Nuestra conciencia. Nuestras necesidades fundamentales. Nuestros deseos. Sin embargo, a final de cuentas, la elecci6n deberé estar centrada en nuestros principios; por ello debemos preguntar con intencién, escuchar sin excusas y actuar con valentia. Evaluar Permite cerrar el circulo. Nos otorga el poder para convertir nuestras semanas en una espi- ral ascendente de aprendizaje y vida. Algunas preguntas que ayudan a evaluar son: {QuéPo m1 82 Capitulo 5 | Administracion del tiempo ———--------_---~ ei metas alcancé? {Qué me capacité para lograrlas? {Qué desafios enfrenté? {Como los supe- ré? (Fue el logro de esas metas el mejor empleo de mi tiempo? {Me impidié concentrarme en estas metas ver las inesperadas oportunidades para el mejor uso de mi tiempo? {Hizo el alcance de estas metas algiin aporte a mi cuenta de integridad personal? Como conse- cuencia de mi eleccion, gempleé mi tiempo mejor de lo que habia planeado?, entre otras * preguntas que le permitiran realizar la autoevaluacién de como administra su tiempo y con. ello su vida. Enfoques sobre administracion del tiempo Existen pocos textos sobre administracién del tiempo. En la tabla 5.2 se presenta un resu- men de los principales enfoques planteados por los tedricos de esta disciplina. En dicha tabla se explica en forma mas detallada el enfoque de habilidades y potenciacién. Los enfoques sobre administracién del tiempo tienen algun valor; todos representan una contribucién importante. Pero si el paradigma basico de un enfoque es defectuoso o incompleto, su aplicacién, por efectiva que sea, no brindara resultados ptimos. El hecho de que aun esforzandonos en la aplicacién de alguno de estos enfoques no lograremos mejorar los resultados de modo significativo indica que hay un problema con el paradigma basico. Cada persona, al igual que el directivo, es diferente; adopte el modelo que se ajuste a sus necesidades. Enfoque organicese (orden) Este enfoque sostiene que la mayoria de los problemas concernientes a la administracion del tiempo se deben al caos, a la falta de orden en nuestra vida. A menudo no podemos’ hallar lo que deseamos en el momento en que lo deseamos. En la mayoria de los casos la solucién que se propone son los sistemas: sistema de archivo, sistema de bandeja de entra- da-bandeja de salida, sistema de recordatorios, sistema de base de datos. Habitualmente el rasgo central de estos sistemas es la organizacion en cuatro ambitos: = —Organizacién de las cosas: ordenar todo, desde el espacio de la oficina hasta el espacio de la cocina. : = Organizacién de Jas tareas: establecer el orden y la secuencia de los asuntos pendientes. = Organizacién de las personas: especificar lo que usted puede hacer y lo que los demas pue- den hacer, delegar, crear sistemas de seguimiento para mantenerse al tanto de lo que esta sucediendo. Tiempos y movimientos: analice el proceso y flujo de sus funciones (gcual primero y por qué?). Este enfoque no slo es pertinente para los individuos sino también para las organi- zaciones. Cuando una empresa se encuentra en dificultades, es el momento propicio para reorganizar, reestructurar, movilizar y actuar todos juntos. Ventajas. La organizacion ahorra tiempo y puede alcanzar una mayor eficiencia. Se: economiza esfuerzo. La organizacién aporta claridad mental y orden. | — nnn ENfOques sobre administracion del tiempo 83 Desventajas. El peligro consiste en que Ja organizaci6n se convierte a menudo en un fin en si misma en lugar de ser un medio al servicio de fines importantes. A veces se dedica mucho tiempo a organizar, mismo que podria ser aprovechado para producir. Mucha gente que se ocupa en organizar cree que esta consiguiendo que las cosas se hagan, cuando en realidad es posible que esté retrasando una tarea importante. Un exceso de organizacion ya no es una ventaja sino una desventaja. Si incurrimos en tal practica podemos llegar a preocuparnos por minucias, a ser sobreestructurados, inflexibles y mecanicos. Esto puede sucederle tanto a una empresa como a un individuo. Enfoque 101 (habilidades) Este enfoque se basa en el paradigma segin el cual administrar el tiempo es una habilidad (como hacer calculos 0 manejar un procesador de palabras). Para desempefiarnos,con efec- tividad en el mundo actual tenemos que dominar ciertas habilidades basicas, por ejemplo: Usar un planificador o una agenda de citas. Confeccionar listas de asuntos pendientes. Fijarnos metas. Delegar. Organizar. Priorizar. La teoria sostiene que estas habilidades basicas representan una forma de alfabetiza- cion social necesaria para la supervivencia. La falta de habilidad para planificar, fijar metas o delegar puede tener un efecto perjudicial en una organizacion. Como parte de sus pro- gramas de desarrollo de recursos humanos, muchas empresas organizan cursos y recurren -a cintas grabadas y folletos para ensefiar las habilidades basicas a sus empleados. Ventajas. Se logran algunas mejoras, sobre todo en lo que se refiere a las habilidades Jaborales valoradas por la empresa. Desventajas. Como primer problema debemos mencionar la profundidad y la calidad de la capacitacion. ;Qué paradigmas fundamentales se ensefian? (Estan relacionados con los principios correctos? {Difunden supuestos inexactos sobre la naturaleza de la vida y Ja efectividad? Mas que de la habilidad o la técnica, la calidad individual o empresarial depende de que tanto el caracter como la conducta estén en armonia con los principios correctos. Gran parte de la ensefianza que se imparte en la actualidad sobre administracién del tiempo es una mezcla de técnicas y habilidades para ahorrar tiempo, apoyada en principios como la organizacién y la priorizacién. Pero pocas veces se capacita a la gente para aplicar estos principios adecuadamente. Las habilidades por si solas no son la solucién. En la tabla 5.2 se resumen algunos enfoques sobre administracién del tiempo, con el objetivo de que el lector vea lo que aporta cada enfoque, asi como sus ventajas y desven- tajas.— 84 Capitulo 5| Administracién del tiempo... ee | _ Enfoques sobre administracién del tiempo ‘ Mastin s Se convierte en un fin mas que Ahorrar tiempo. No se desperdician esfuerzos. en un medio para alcanzar fines : Permite aumentar la productividad. importantes, Fomenta la ilusién de la productividad. No ayuda a lograr lo importante. Orden: compromiso y concentracién. Clarifica los valores. Crea la falsa expectativa de que el Crea un plan secuencial para el logro de logro de las metas se traduciré las metas. necesariamente en calidad de vida. Produce un desequilibrio en la vida a causa de la concentracién exclusiva del tiempo y la energfa. Es poco flexible. Subordina todo al logro independiente. elinstrumento. ~ Restrictivo y antinatural omenta el hacer __ ser humano, rc ‘Los enemigos del tiempo 85 (ian Enfos Desarrolla habilidades que facilitan el cumplimiento de los objetivos. Mejora el desempefio. ~ Administracién del tiempo: Crea la ilusién de que la efectividad habilidades. depende de la habilidad. No hay uniformidad en la ensefianza, ~ en lo que respecta a su calidad y a su orientacién hacia el norte verdadero. Por lo general se concentra sélo en las habilidades que se consideran valiosas para la empresa. Restablecimiento: autoconciencia. Ayuda a identificar la naturaleza y el __ Origen de los habitos disfuncionales Es incompleto: !a autoconciencia por sf relativos a la administracion del sola no crea calidad de vida. tiempo. < 3 : Se centra en un aspecto muy limitado. Se centra en el pasado y no en el futuro. No ofrece una solucién unificada. Fuente: (Adaptada). Stephen Covey, Merril A. Roger, Merril, Rebecca R., Primero, es lo primero, Paidés, México, 1996.