Ebook en PDF Modelo de Gestion Por Procesos

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MAPA DE PROCESOS
Versin: 1.0
MODELO DE GESTIN POR Pgina: 2
PROCESOS
Pg.
PRESENTACIN
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. MARCO LEGAL
4. RESPONSABILIDADES
5. DEFINICIONES
6. CONDICIONES GENERALES
7. PROCEDIMIENTO
8. FLUJOGRAMA
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
10. HISTORIAL DE CAMBIOS
Elabor: Juan Carlos Beltrn Moreno- Revis: Claudia Snchez Fula - Profesional No resolucin adopcin:
Jimmy Ricardo Munvar Rico, Especializado
Contratistas MECI:CALIDAD Aprob: Ana Delia Abril Fernndez, Secretaria de
jucabe6081@hotmail.com Planeacin y Ord. Territorial -
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PRESENTACIN
Para el Modelo Estndar de Control Interno establecido en la norma MECI

1000:2005; as como para el Sistema de Gestin de la Calidad bajo las normas
NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008, la implementacin de un Modelo de Gestin
por Procesos constituye un componente estructural, dado que a partir de l se
puede identificar todo lo hace en la organizacin y las diferentes interrelaciones
que surgen dentro de la dinmica administrativa y gerencial; para ejercer controles
ms eficaces por una parte y por otra: satisfacer de una mejor manera las
necesidades y expectativas de los clientes haciendo bien las cosas en cada uno
de los componentes de la cadena de valor.
El modelo de operacin por procesos en el marco del Modelo Estndar de Control

Interno esta taxativamente incorporado como un componente del modelo y para el
Sistema de Gestin de la Calidad es uno de sus principios, denominado enfoque
basado en procesos.
La Alcalda Municipal de Soacha debe migrar su modelo de gestin y

administracin actual enfocado en funciones a un modelo de gestin por procesos
para ponerse a tono con las nuevas filosofas administrativas; que como ya se dijo
son el sustento de los paradigmas de la gerencia moderna.
En el presente documento se define este modelo; que ms que una serie de

postulados, representa en la prctica una mejor manera de hacer las cosas y de
conseguir mejores resultados en trminos de eficacia, eficiencia y efectividad.
El modelo de igual manera representa un referente para la formulacin e

implementacin de estrategias orientadas al fortalecimiento de la capacidad
administrativa y el fortalecimiento institucional en la Alcalda del Municipio de
Soacha.
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PROCESOS
1. OBJETIVO
Describir el Mapa de Procesos de la Administracin Municipal de Soacha de una
forma clara y completa que garantice la comprensin de los servidores pblicos y
dems partes interesadas.
2. ALCANCE
El mapa de procesos aplica para todas las dependencias de la Administracin
Municipal y comprende la descripcin del Modelo de Gestin por Procesos en el
marco del Sistema Integrado por el Modelo Estndar de Control Interno MECI
1000:2005 y la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP
1000:2009.
3. MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la

Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control

Interno para el Estado Colombiano
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Alta Direccin: La alta Direccin, representada por el Alcalde Municipal, los
Jefes de Oficina y Secretarios deben liderar la ejecucin de los procesos que les
corresponde y hacer cumplir los subprocesos, procedimientos y mtodos de
trabajo que se definan en el despliegue de procesos.
4.2. Secretara de Planeacin y Ordenamiento Territorial: Es la dependencia

encargada de liderar el establecimiento de los procesos, subprocesos,
procedimientos y mtodos de trabajo que se deben desarrollar en la
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administracin municipal; asi como los formatos y dems documentos

relacionados.
4.3 Oficina de Control Interno: Le compete velar porque se cumplan los

procesos, subprocesos, procedimientos y mtodos de trabajo; y se apliquen los
formatos y dems documentos relacionados, conforme se defina en el despliegue
de procesos y en la pirmide documental.
4.4 Servidores Pblicos (Funcionarios y Contratistas): Es su responsabilidad

incorporar a la prctica los procesos, subprocesos, procedimientos y mtodos de
trabajo que se definan en el despliegue de procesos; as como aplicar y utilizar los
formatos y dems documentos relacionados en la pirmide documental.
5. DEFINICIONES
5.1. Accin Correctiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no

conformidad (incumplimiento de un requisito: ISO 9000:2005) detectada u
otra situacin indeseable; que para el caso particular de este manual este
afectando negativamente el resultado del indicador.
NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad.

NOTA 2 La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que
la accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
NOTA 3 Existe diferencia entre correccin y accin correctiva.
5.2. Accin Preventiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situacin potencialmente no deseable; que para
el caso particular de este manual este afectando negativamente el resultado
del indicador.
NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial.

NOTA 2 La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la accin
correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.
5.3. Accin de Mejora. Accin que incrementa la capacidad administrativa y el

desempeo organizacional y que no acta sobre problemas reales o
potenciales, ni sobre sus causas.
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5.6. Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o

servicio. (NTCGP 1000:2009)
Nota. Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003,
el trmino cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
5.7. Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

NOTA 1 Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
NOTA 2 Una correccin puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificacin.
5.8. Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
5.9. Partes Interesadas: Persona o grupo que tenga un inters en el

desempeo o xito de una organizacin, Ej: el Concejo Municipal, la
Personera, los Entes de Control Nacional y Departamental, y Entes
Descentralizados, Proveedores, Banqueros, entre otros.
5.10. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactan las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
5.11 Satisfaccin del cliente: Percepcin del cliente sobre el grado en que se
han cumplido sus requisitos.
NOTA 1 Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja
satisfaccin del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una
elevada satisfaccin del cliente.
NOTA 2 Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con l mismo y
stos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada
satisfaccin de su parte.
5.12. Servicio Pblico: Misin de inters general que se confa a entidades

fundamentalmente estatales
5.13. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que

interactan.
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5.14. Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y

controlar una organizacin con respecto a la calidad.
5.15. Sugerencia: Es una propuesta, insinuacin o consejo que formula un

usuario o institucin para el mejoramiento de los servicios y cumplimiento
de los objetivos de la administracin municipal.
5.16 Usuario: Persona, organizacin o entidad destinataria de algn servicio.
6. CONDICIONES GENERALES
.
6.1. TRANSFORMACIN DE LA ADMINISTRACIN: DEL MODELO

FUNCIONAL AL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS
La Alcalda del Municipio de Soacha debe producir una transformacin en su estilo

de gestin para pasar del enfoque funcional el cual predomina en su modelo
actual, al modelo de gestin por procesos que es la base del Modelo Estndar de
Control Interno MECI 1000:2005 y del Sistema de Gestin de la Calidad basado
en la norma NTCGP 1000:2005.
De acuerdo al libro Gestin por procesos de Luis Fernando Agudelo Tobn y

Jorge Escobar Bolivar1,la organizacin funcional aplicada en gran forma por
Henry Ford a principios del siglo pasado y complementada a partir de all por
muchos autores y todas las organizaciones, creo una serie de conflictos entre
departamentos o reas funcionales debido al inters de cada uno de ellos de ser
el mejor o por diferenciarse en la organizacin. Los intereses de poder
incrementaron la retencin de informacin que presumiblemente acenta ese
poder. Adems, se distanciaron los niveles jerrquicos responsables de la toma
de decisiones y los ejecutores que se encuentran de cara al cliente atendiendo los
momentos de verdad. Todo esto hace que los intereses de los clientes, que
requieren del trabajo de diferentes reas, sean lentos y difciles de lograr.
1
Luis Fernando Agudelo Tobn y Jorge Escobar Bolvar. Gestin por Procesos. ISBN 978-958-9383-72-8 .
Cuarta Edicin: Octubre de 2007. Pg. 54 y 55.
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Igualmente los poderes de inters de la alta direccin generan procesos

redundantes en las diferentes reas funcionales . Se dificulta visualizar la totalidad
de procesos para tomar acciones correctivas porque la retroalimentacin se hace
muy lenta. La relacin cliente proveedor interno genera incumplimiento de
requisitos y por tanto, mucho reproceso.
Las exigencias del cliente de hoy requieren un modelo de organizacin diferente

que en vez de administrar verticalmente, hacia arriba y haca abajo, lo haga hacia
los lados: es el modelo de Organizacin Horizontal, donde se trata de minimizar
los esquemas funcionales y las fronteras existentes entre los departamentos; el
objetivo es la satisfaccin con eficacia de las necesidades y expectativas del
cliente, y esto se logra solo mediante la conformacin de equipos
multidisciplinarios cuyo inters ms particular es el logro en el cumplimiento de los
objetivos de los procesos que conforman la empresa.
En el siguiente cuadro se presentan algunas diferencias de enfoque entre una

organizacin funcional o tradicional y una organizacin por procesos u horizontal
segn Michel Hammer, uno de los grandes expertos en procesos:
Empresa Tradicional Por Procesos
Eje Central Funcin ( Tarea) Proceso
Unidad de Trabajo Departamentos Equipos de Trabajo
Descripcin de Tareas Limitada ( slo lo que a m me Amplia, todos ayudamos a hacer.

corresponde)
Manual de Competencias
Manual de Funciones
Mediciones Puntuales, locales De resultado, globales

Incentivo Individual Incentivo Grupal
Enfocado Al Jefe Al cliente
Remuneracin Basada en la actividad Basada en resultados
Papel del Gerente Supervisor Instructor
Figura Clave Ejecutivo Funcional Dueo del Proceso
Cultura Conflictiva Participativa

Buscar culpable Ayudar a hacer.
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6.2. REQUERIMIENTOS DEL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS
La implementacin del modelo de gestin por procesos, no se reduce tan slo a la

tarea de consolidar el mapa de procesos; sino que trae inmerso una serie de
requerimientos entre los cuales se encuentran:
Organizar en torno de los procesos centrales la funcionalidad interrelacionada,

no de tareas o funciones.
Instalar titulares o gerentes de los procesos que asumirn la responsabilidad

del proceso central en su totalidad.
Hacer de los equipos, no de las personas, la piedra angular del diseo y

desempeo de la organizacin.
Disminuir la jerarqua mediante la eliminacin del trabajo que no tiene valor

agregado y confiriendo a los integrantes de los equipos, que no
necesariamente tienen que ser altos ejecutivos, la autoridad para tomar
decisiones directamente relacionadas con sus actividades dentro de la cadena
de valor.
Integrar clientes y proveedores
Institucionalizacin del mtodo
Facultar a la gente dndole las herramientas, conocimientos, motivacin y

autoridad para tomas las decisiones que resulten esenciales para el
desempeo del equipo.
Aplicar la tecnologa de la informacin (TI) y capacitar a las personas para

resolver problemas y trabajar de manera productiva en reas con funcionalidad
interrelacionada dentro de la nueva organizacin.
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Promover la adquisicin de mltiples habilidades, la capacidad de pensar

creativamente y responder con flexibilidad a los nuevos desafos que surgen en
el trabajo que realizan los equipos.
Ensear a las personas capacitadas fundamentalmente en funciones o

departamentos especficos a trabajar en colaboracin con los dems.
Establecer mediciones de los objetivos de desempeo al final del proceso ( que

estn motivados por la propuesta de valor), as como la satisfaccin tanto de
los clientes, como de los trabajadores y la contribucin financiera.
Cultivar una cultura corporativa de apertura, cooperacin y colaboracin; una

cultura que centre la atencin en el mejoramiento continuo del desempeo y
valore la delegacin de autoridad en los trabajadores, as como su
responsabilidad y bienestar.
6.3. BENEFICIOS Y RETOS DE LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE

GESTIN POR PROCESOS
La implementacin del modelo de gestin por procesos; as como reporta

beneficios a la Alcalda Municipal de Soacha, tambin tiene retos que tienen que
ser asumidos por la Alta Direccin, si se aspira que la metodologa sea aplicada
con el mayor rigor y sea realmente eficaz dentro de la aspiracin de implementar
el sistema integrado MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009.
Entre los mltiples beneficios que se obtendrn a partir de la implementacin del

modelo de gestin por procesos, se identifican los siguientes:
La gestin en la organizacin se desarrollar de una manera ms controlada y

ms segura.
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PROCESOS
Los servidores pblicos trabajarn de manera ms coordinada y se obtendrn

mayores logros.
Cada uno de los miembros de la organizacin tendr ms clara su contribucin

dentro de la cadena de valor de la Alcalda.
Las Secretarias y Oficinas identificarn con claridad cules son los procesos de
los cuales son dueas y cual su papel en aquellos de naturaleza transversal.
La Alcalda tendr una visin sistemtica de los asuntos de su competencia y

en esa medida la gestin se desarrollar bajo estndares y se obtendrn
mayores niveles de eficacia, eficiencia y efectividad.
La estructura organizacional se podr distribuir de manera ms especializada y

equitativa para que en la ejecucin de los diferentes procesos se obtengan los
resultados que se esperan.
Se podr identificar la cadena de valor y eso permitir la toma de decisiones

estratgicas frente a los retos que supone el Municipio de Soacha.
Se romper el esquema de islas funcionales y de esta manera se generar

conciencia sobre la importancia de la horizontalidad: recibiendo insumos de
calidad y entregando productos y servicios que satisfagan las necesidades y
expectativas de los clientes.
Ser ms fcil incorporar tecnologas de informacin (TI) para realizar

trazabilidad a la misma, para la minera de datos, estadstica y la toma de
decisiones basada en hechos.
Acceder a los beneficios de la implementacin del modelo, supone unos retos que
la Alcalda deber superar y que conllevan consigo una profunda transformacin
de la arquitectura organizacional y de la cultura en los servidores pblicos. Entre
los principales, se citan los siguientes:
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PROCESOS
El organigrama deber ser sometido a un proceso de mejora continua en el

cual se articule el mapa de procesos con las diferentes dependencias y las
competencias de cada unas de ellas; buscando la especializacin y la
horizontalidad.
Se deben abandonar los nichos de poder y empezar a pensar en resultados

comunes a la organizacin.
6.4 LA IMPORTANCIA DEL CICLO DEMING (PHVA)
La implementacin de la metodologa de gestin por procesos; como ya se

anunci, es la base estructural del Modelo Estndar de Control Interno MECI
1000:2005 y del Sistema de Gestin de la Calidad bajo la norma NTCGP
1000:2009. El ciclo Deming o la metodologa PHVA ( planificar, hacer, verificar y
actuar) es por su parte un elemento estructural de la Metodologa de Gestin por
procesos.
El ciclo Deming o metodologa PHVA es una de las principales herramientas para

la mejora continua y para la gestin de las organizaciones. El ciclo consiste de
una secuencia lgica de cuatro etapas que se deben llevar a cabo
consecutivamente. Estas etapas son2:
Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para entregar

resultados de acuerdo con los requisitos de los clientes y las polticas de la
organizacin.
Hacer: Implementar los procesos;
Verificar: Hacer seguimiento y medir los procesos y el producto contra las

polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, y reportar los resultados;
2
Tomado del documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 de Diciembre de 2003. Documentos de soporte e
introduccin a la ISO 9000: Gua sobre el concepto y uso del enfoque basado en procesos para los sistemas
de gestin.
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PROCESOS
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los

procesos.
El mejoramiento continuo es una incesante bsqueda de problemas y sus

soluciones. Por lo cual debemos considerar el concepto fundamental del ciclo:
nunca termina. El ciclo Deming o PHVA entonces, es una metodologa dinmica
que en la Alcaldia Municipal de Soacha debe desplegar dentro de cada proceso
de la organizacin y sus interacciones.
7. MAPA DE PROCESOS
7.1. TIPOS DE PROCESOS
Para el mapa de procesos3 y procesos de la Alcalda Municipal de Soacha, se

identificaron los siguientes tipos de procesos4:
3
Dada la complejidad de los asuntos que se manejan en la Alcaldia Municipal se evidencia la presencia de
procesos que en sntesis corresponde a un conjunto de procesos. Los Procesos pueden estar conformados por
subprocesos y/o procedimientos.
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PROCESOS
7.1.1. PROCESOS ESTRATGICOS
Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de

objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de
recursos necesarios y revisiones por la direccin.
Los procesos identificados en la Alcalda Municipal de Soacha, que corresponden

a esta categora, son:
Direccionamiento Estratgico
Gestin de la Comunicacin
Gestin Cooperacin Nacional e Internacional
Gestin Fiscal
7.1.2. PROCESOS MISIONALES O DE REALIZACIN DEL PRODUCTO O

PRESTACIN DEL SERVICIO
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad
en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.
En la Alcalda Municipal de Soacha, los procesos misionales fueron agrupados en

cinco (5) bloques de la siguiente manera:
7.1.2.1. PROCESOS ASOCIADOS A LA GESTIN DEL DESARROLLO SOCIAL
En este bloque se encuentran los procesos orientados al desarrollo social,

entendidos como el conjunto de factores salud, educacin, recreacin,
solidaridad, confianza, tejido social - que contribuyen al desarrollo pleno de los
ciudadanos, de acuerdo con sus capacidades y vocaciones.
En la Alcalda Municipal de Soacha se identificaron los siguientes procesos

asociados a la Gestin de Desarrollo Social:
4
Tomados de la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009
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PROCESOS
Salud
Educacin
Cultura
Inclusin Social
Desarrollo Econmico
Vivienda
Servicios Pblicos
Recreacin y Deporte
7.1.2.2. PROCESOS ASOCIADOS A LA GESTIN INTEGRAL DEL

TERRITORIO
Se integraron a este bloque los procesos asociados a la gestin sostenible del

territorio. Esta gestin incluye aspectos tcnicos, sociales, ambientales,
econmicos y polticos. La gestin integral del territorio incluye los procesos
relacionados con:
Infraestructura y Ordenamiento Territorial

La gestin de la movilidad
La gestin ambiental relativa a la preservacin de una sostenibilidad del
entorno natural,
La gestin de los recursos naturales en cuanto a la disponibilidad o carencia
por lo que respecta a la extraccin, manipulacin y conservacin de materias
primas, estrategias de explotacin y de comercializacin.
En la Alcalda del Municipio de Soacha se identificaron los siguientes procesos

asociados a la Gestin Integral del Territorio:
Espacio Fsico y Urbanismo

Gestin de Infraestructura
Movilidad
Valorizacin
Medio Ambiente
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7.1.2.3. PROCESOS ASOCIADOS A LA SEGURIDAD, JUSTICIA Y

CONVIVENCIA CIUDADANA
Los procesos asociados a la seguridad, justicia y convivencia ciudadana son

aquellos orientados a la proteccin del ciudadano, promocin de derechos y la
garanta de ejercer las libertades pblicas, con el objeto de fortalecer y garantizar
a todos los habitantes del municipio su seguridad, convivencia y la igualdad dentro
de un marco jurdico democrtico y participativo.
En este bloque se identificaron en la Alcalda Municipal de Soacha, los siguientes
procesos:
Seguridad y Convivencia Ciudadana

Prevencin y Atencin de Emergencias
Apoyo a la Justicia
7.1.2.4. PROCESO DE ATENCIN AL CIUDADANO
El proceso de atencin al ciudadano est asociado al trmite de peticiones,

quejas, reclamos o sugerencias presentados por los ciudadanos en relacin con
los servicios de competencia de la Alcalda Municipal.
7.1.3. PROCESOS DE APOYO
Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son
necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y
mejora.
Se identificaron en la Alcalda Municipal de Soacha los siguientes procesos:

Gestin de Talento Humano
Gestin Financiera
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PROCESOS
Gestin de Contratacin
Gestin Administrativa
Gestin de la Informacin
Gestin Jurdica
Gestin del Desarrollo Organizacional
7.1.4. PROCESOS DE EVALUACIN
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a

realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones
correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de
apoyo y los misionales.
Se identificaron en la Alcalda Municipal de Soacha, los siguientes procesos:
Gestin de la Evaluacin y el Mejoramiento ( Control Interno de Gestin)

Gestin del Control Disciplinario Interno
7.2. DESAGREGACIN DE LOS PROCESOS DE ACUERDO AL ALCANCE
Dependiendo del alcance, los procesos se pueden desagregar en seis niveles:

Macroprocesos, Procesos, Subprocesos, Procedimientos, Tareas y Mtodos de
Trabajo:
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PROCESOS
MACROPROCESO
PROCESOS
SUBPROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
FORMATOS/ MTODOS DE TRABAJO
7.3. DOCUMENTACIN
La documentacin es importante porque conserva el conocimiento de la
organizacin y permite asegurar que no se cambie o se pierda. Por otra parte
permite estandarizar lo que se hace y que se cumpla con las normas legales
vigentes que regulan los procesos.
Para la elaboracin de los documentos y la jerarquizacin de los mismos se

tendrn en cuenta las directrices para la documentacin del Sistema de Gestin
de la Calidad, establecidos en la Gua Tcnica Colombiana GTC-ISO/TR 10013.
La pirmide de la documentacin que se desarrollar en la Alcalda Municipal de
Soacha, para efectos del Sistema Integrado MECI: CALIDAD, ser el siguiente:
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PROCESOS
MANUAL DE
CALIDAD
MACROPROCESOS,
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DEL
S. INTEGRADO
INSTRUCCIONES D E
TRABAJO Y OTROS
DOCUMENTOS PARA EL
S. INTEGRADO
Nota: Los formatos pueden estar presentes en los diferentes niveles de la organizacin.
7.4. MAPA DE PROCESOS O PROCESOS
Conforme a los procesos identificados en el numeral 7.1. del presente documento,

el siguiente es el mapa de procesos de la Alcalda Municipal de Soacha:
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PROCESOS
MAPA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS
GESTIN
DIRECCIONAMIENTO GESTIN DE LA COOPERACIN
ESTRATGICO GESTIN FISCAL
COMUNICACIN NACIONAL E
INTERNACIONAL
PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES
GESTIN INTEGRAL SEGURIDAD, JUSTICIA Y PARTICIPACIN Y

GESTIN DEL DESARROLLO
DEL TERRITORIO CONVIVENCIA CIUDADANA PROMOCIN SOCIAL
SOCIAL
SALUD SEGURIDAD Y CONVIVENCIA PARTICIPACIN

EDUCACIN ESP.FISICO Y URBANISMO
CIUDADANA COMUNITARIA
CULTURA
NECESIDADES Y INCLUSIN SOCIAL GEST. INFRAESTRUCTURA PREVENCIN Y ATENCIN
EXPECTATIVAS DE EMERGENCIAS
DESARROLLO ECONMICO PROMOCIN SOCIAL AL
DE LA VIVIENDA MOVILIDAD
CONTROL DE LA GESTIN
COMUNIDAD (Y SERVICIOS PBLICOS
OTRAS PARTES RECREACIN Y DEPORTE MEDIO AMBIENTE APOYO A LA JUSTICIA
INTERESADAS)
ATENCIN AL CIUDADANO ( PQRYS Y EVALUACIN PERCEPCIN SERVICIO)
PROCESOS DE APOYO
GESTIN DE GESTIN DEL

GESTIN GESTIN GESTIN GESTIN GESTIN
TALENTO DESARROLLO
FINANCIERA CONTRATACIN ADMINISTRATIVA INFORMACIN JURIDICA
HUMANO ORGANIZACIONAL
PROCESOS DE EVALUACIN
GESTIN DE LA EVALUACIN Y EL
GESTIN DEL CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
MEJORAMIENTO
7.5. CODIFICACIN
Para efectos de organizacin y para los Sistemas de Informacin de la Alcalda

Municipal de Soacha, se adoptar el siguiente sistema de codificacin, basado en
un esquema numrico para facilitar las bsquedas en las bases de datos:
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PROCESOS
NIVEL: Se utilizar un digito de la siguiente manera:

1: Para informacin que corresponde al nivel central de la administracin.
2: Para informacin que corresponda a una entidad descentralizada.
TIPO DE MACROPROCESO O PROCESO: Corresponde al segundo dgito de la

codificacin y servir para identificar el tipo de macroproceso o proceso. Se
utilizarn asi:
1: Para procesos Estratgicos
2: Para procesos Misionales
3: Procesos de Apoyo
4: Procesos de Revisin o Evaluacin
IDENTIFICACIN DE MACROPROCESO: Corresponde al tercer digito del

cdigo, asi:
0: Cuando la informacin no est asociada a un macroproceso especfico dentro
del mapa de procesos y procesos.
1 a 9: Nmero consecutivo del macroproceso de acuerdo al mapa de procesos o
procesos identificado.
IDENTIFICACIN DEL PROCESO: Corresponde al cuarto digito del cdigo, as:

1 a 9: Nmero consecutivo del proceso de acuerdo al mapa de procesos
identificado.
IDENTIFICACIN SUBPROCESO: Corresponde al quinto dgito del cdigo, as:

1 a 9: Nmero consecutivo de acuerdo al consecutivo de subprocesos identificado.
IDENTIFICACIN PROCEDIMIENTO: Corresponde al sexto y sptimo dgito del

cdigo.
Cdigo:
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PROCESOS
01 a 99: Nmero consecutivo del procedimiento identificado.
IDENTIFICACIN FORMATO, GUAS O MTODOS DE TRABAJO: Para la

identificacin de formatos y guas o mtodos de trabajo se proceder con el octavo
dgito del cdigo:
1. Para formatos de papelera

2. Para guas y documentacin de mtodos de trabajo
NMERO DEL FORMATO, GUA O MTODO DE TRABAJO
Para codificar las guas y mtodos de trabajo se utilizar el noveno y dcimo digito
del cdigo; asi:
01 a 99. Para identificar el nmero de formato, gua o mtodo de trabajo asociado.
SIGNIFICADO NUMRICO Y ALFANUMRICO DEL CDIGO:
CDIGO
SIGNIFICADO
1 11 1 1 01 1 01
Nivel
Tipo de Proceso
No consecutivo macroproceso
No consecutivo proceso
No consecutivo subproceso
No conscutivo procedimiento
Digito para identificar si es formato, guia o mtodo de trabajo
No consecutivo del formato, gua o mtodo de trabajo
Cdigo:
MAPA DE PROCESOS
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PROCESOS
7.6. CARACTERIZACIN DE LOS PROCESOS Y PROCESOS
La caracterizacin de los procesos y procesos, corresponde a una descripcin

detallada de cada uno de ellos. Fundamentalmente la caracterizacin sirve para
identificar las interrelaciones que existen entre ellos; de otra parte para conocer
aspectos como el objetivo del proceso, quien lo lidera, el cdigo y la versin,
proveedores, entradas, salidas, clientes requisitos, variables a medir para controlar
el proceso, requisitos normativos documentos y registros asociados.
El siguiente es el formato de caracterizacin que se utilizar en la Alcalda

Municipal de Soacha:
Cdigo:
PROCESO: Fecha de aprobacin:
Versin:
Objetivo del proceso:
Responsable:
Alcance:
PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA CLIENTE
VARIABLES A MEDIR PARA CONTROLAR EL PROCESO DOCUM ENTOS Y REGISTROS

REQUISITOS
Docum e ntos Registros

LEGALES:
DE LA ORGANIZACIN:
DE LAS NORMAS DE GESTIN APLICABLES:
Cdigo:
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PROCESOS
7.7 FORMATO DESPLIEGUES DE PROCESOS
Para consolidar y sistematizar el despliegue de los procesos en la Alcalda

Municipal, se utilizar el siguiente formato:
FECHA ELABORACIN:
FORMATO DE DESPLIEGUE DE LOS PROCESOS
Macroproceso
1.NOMBRE: Proceso
Cdigo
2.OBJETIVO:
3. ALCANCE:
4. PROCESOS ASOCIADOS 5. SUBPROCESOS 6. PROCEDIMIENTOS
7. ELABOR: 8. REVIS: 9. APROB
Nombres y Apellidos Nombres y Nombres y

Apellidos Apellidos
Cargo Cargo Cargo
Cdigo:
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PROCESOS
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001: 2008.

Norma Tcnica NTCGP 1000:2009
Norma Tcnica GTC-ISO/TR 10013 de 2002.
Gua de diseo e implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
10. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versin Descripcin

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Para el Modelo Estndar de Control Interno establecido en la norma MECI

El modelo de operacin por procesos en el marco del Modelo Estndar de Control

La Alcalda Municipal de Soacha debe migrar su modelo de gestin y

En el presente documento se define este modelo; que ms que una serie de

El modelo de igual manera representa un referente para la formulacin e

Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la

Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control

4.2. Secretara de Planeacin y Ordenamiento Territorial: Es la dependencia

administracin municipal; asi como los formatos y dems documentos

4.3 Oficina de Control Interno: Le compete velar porque se cumplan los

4.4 Servidores Pblicos (Funcionarios y Contratistas): Es su responsabilidad

5.1. Accin Correctiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no

NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad.

5.2. Accin Preventiva. Accin tomada para eliminar la causa de una no

NOTA 1 Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial.

5.3. Accin de Mejora. Accin que incrementa la capacidad administrativa y el

5.6. Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o

5.7. Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.

5.8. Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.

5.9. Partes Interesadas: Persona o grupo que tenga un inters en el

5.10. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

5.12. Servicio Pblico: Misin de inters general que se confa a entidades

5.13. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que

5.14. Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de gestin para dirigir y

5.15. Sugerencia: Es una propuesta, insinuacin o consejo que formula un

5.16 Usuario: Persona, organizacin o entidad destinataria de algn servicio.

6.1. TRANSFORMACIN DE LA ADMINISTRACIN: DEL MODELO

La Alcalda del Municipio de Soacha debe producir una transformacin en su estilo

De acuerdo al libro Gestin por procesos de Luis Fernando Agudelo Tobn y

Igualmente los poderes de inters de la alta direccin generan procesos

Las exigencias del cliente de hoy requieren un modelo de organizacin diferente

En el siguiente cuadro se presentan algunas diferencias de enfoque entre una

Empresa Tradicional Por Procesos

Eje Central Funcin ( Tarea) Proceso

Unidad de Trabajo Departamentos Equipos de Trabajo

Descripcin de Tareas Limitada ( slo lo que a m me Amplia, todos ayudamos a hacer.

Mediciones Puntuales, locales De resultado, globales

Enfocado Al Jefe Al cliente

Remuneracin Basada en la actividad Basada en resultados

Papel del Gerente Supervisor Instructor

Figura Clave Ejecutivo Funcional Dueo del Proceso

Cultura Conflictiva Participativa

6.2. REQUERIMIENTOS DEL MODELO DE GESTIN POR PROCESOS

La implementacin del modelo de gestin por procesos, no se reduce tan slo a la

Organizar en torno de los procesos centrales la funcionalidad interrelacionada,

Instalar titulares o gerentes de los procesos que asumirn la responsabilidad

Hacer de los equipos, no de las personas, la piedra angular del diseo y

Disminuir la jerarqua mediante la eliminacin del trabajo que no tiene valor

Integrar clientes y proveedores

Institucionalizacin del mtodo

Facultar a la gente dndole las herramientas, conocimientos, motivacin y

Aplicar la tecnologa de la informacin (TI) y capacitar a las personas para

Promover la adquisicin de mltiples habilidades, la capacidad de pensar

Ensear a las personas capacitadas fundamentalmente en funciones o

Establecer mediciones de los objetivos de desempeo al final del proceso ( que

Cultivar una cultura corporativa de apertura, cooperacin y colaboracin; una

6.3. BENEFICIOS Y RETOS DE LA IMPLEMENTACIN DEL MODELO DE

La implementacin del modelo de gestin por procesos; as como reporta

Entre los mltiples beneficios que se obtendrn a partir de la implementacin del

La gestin en la organizacin se desarrollar de una manera ms controlada y

Los servidores pblicos trabajarn de manera ms coordinada y se obtendrn

Cada uno de los miembros de la organizacin tendr ms clara su contribucin