Proyecto:

PROGRAMA INTEGRAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS

COMPETENCIAS Y CAPACIDADES PROFESIONALES DE LOS SERVIDORES
PBLICOS DEL CONTROL FISCAL MEDIANTE LA FORMACIN, LA
ASISTENCIA TCNICA Y OTRAS ACTIVIDADES DE DESARROLLO

Gua Metodolgica:

METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN, EVALUACIN,

CUANTIFICACIN Y CERTIFICACIN DE LOS BENEFICIOS DEL
CONTROL FISCAL

Documento elaborado por:

Auditora Delegada para la Vigilancia de la Gestin Fiscal

Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico

Con el apoyo tcnico de:

Doctor GUILLERMO ERNESTO TUTA ALARCN

JAIME RAL ARDILA BARRERA

Auditor General de la Repblica

Direccin del Proyecto:

FREDY CSPEDES VILLA
Director Oficina de Estudios Especiales y Apoyo Tcnico

Bogot D.C., Diciembre de 2010

PROCEDIMIENTO DE REPORTE, VALIDACIN Y CERTIFICACIN DE
LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL PRESENTADOS POR LAS
CONTRALORAS A LA AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA.1

I. A MANERA DE INTRODUCCIN Y ANTECEDENTES

Desde hace cerca de diez aos, -ante la presencia de nuevos modelos de organizacin
del trabajo y de la medicin de los resultados del mismo-, se ha reactivado el debate en
Colombia frente al tema de la medicin de la gestin y los resultados del control fiscal
realizado por las contraloras territoriales y la Contralora General de la Repblica.

En ese debate se han abierto espacio aquellas ideas que incluyen en dicha medicin -
no solamente la efectividad del proceso de responsabilidad fiscal y del resarcimiento
por el dao producido al patrimonio pblico- sino otras variables de medicin de efectos
e impactos que involucran a todos los dems procesos misionales de los organismos
de control fiscal.

En efecto, tradicionalmente se les midi a las contraloras por el nmero de procesos

de responsabilidad fiscal abiertos, cantidad de procesos terminados, procesos con fallo
de responsabilidad fiscal, procesos archivados, fallos sin responsabilidad, recaudos
efectuados y otros varios tipos de resultados, que siempre devinieron poco efectivos
frente a la gravedad y volumen de los daos producidos.

En los estudios ms recientes que ha realizado la Auditora General de la Repblica al

respecto, se ha sealado lo siguiente:

Se han identificado una serie de deficiencias que impiden la eficiencia y eficacia del control fiscal
territorial. Entre ellas se encuentra que gran parte de los procesos que se adelantan no culminan con
decisiones de responsabilidad fiscal. Igualmente es alarmante el nmero de prescripciones que en el ao
2009 ascendi a 712 procesos por cuanta de $221.592 millones. El total de expedientes prescritos
durante los ltimos cinco aos es de 3.732 por cuanta de $2,9 billones. Por su parte, las caducidades

1
Documento elaborado con el apoyo tcnico del doctor Ernesto Tuta Alarcn, consultor externo, en desarrollo del
contrato de prestacin de servicios 039 de 2010.

3
fueron 157 en el ao 2009 por cuanta de $16.112 millones. Durante los ltimos cinco aos se caducaron
2
624 procesos por cuanta de $522.394 millones .

Pero es que el modelo de control fiscal aplicado en nuestro pas entr en crisis, no
solamente por ese bajsimo nivel de efectividad de los procesos fiscales, sino tambin
por la falta de oportunidad, escasa eficiencia, baja eficacia y muy precaria efectividad
de todas las actividades misionales de los organismos que tienen a su cargo esa
funcin pblica.

En desarrollo de sus propsitos de contribuir al mejoramiento del control fiscal en

Colombia, la Auditora General de la Repblica ha propiciado distintas foros y
actividades, como el realizado el 12 de mayo de 2010, en el cual se identificaron los
principales problemas y las posibles soluciones a los mismos, que van desde reformas
constitucionales y legales, hasta mecanismos de reforma y decisiones propias de las
mismas autoridades de control.

Respecto del proceso de responsabilidad fiscal, el Auditor General solicit la inclusin

en el proyecto de ley que adoptar el nuevo Estatuto Anticorrupcin y el Gobierno
accedi a incluir varios artculos que crean y reglamentan el procedimiento verbal con
el objeto de dar celeridad a los procesos cuya cuanta sea inferior a ciento cincuenta
(150) salarios mnimos mensuales vigentes, cuando se determine que estn dados
todos los elementos para proferir imputacin y si existe flagrancia en la generacin del
dao. El objeto fundamental de esta medida es reducir los trminos y eliminar trmites
innecesarios en estos eventos. Adicionalmente, se consagra un proceso verbal de
nica instancia cuando, la cuanta del presunto dao sea inferior a la suma de quince
(15) salarios mnimos. As mismo, se facilitan los mecanismos de notificacin en todos
los procesos.

Vale decir, que la Auditora General viene adoptando o impulsando medidas para
corregir las disfuncionalidades evidenciadas en los procesos de responsabilidad fiscal,
lo que indudablemente mejorar los indicadores de resultado de las contraloras.

La medicin de resultados e impactos del control fiscal en los dems procesos

misionales

Respecto de la forma de medicin del trabajo de las contraloras, independientemente

de los resultados del proceso de responsabilidad fiscal, lo que se ha evidenciado en
recientes estudios es la necesidad de imprimirle mayor nfasis al control fiscal posterior
inmediato y al control fiscal preventivo3, en desarrollo de las actividades misionales
micro, macro y participacin ciudadana del control fiscal. Y con fundamento en esos
controles, oportunos y efectivos, generar los indicadores de producto y de resultado
2
Foro-Panel Reformar el Control Fiscal Territorial: Necesidad Inaplazable para optimizar las finanzas pblicas. 12
de Mayo de 2010. Revista Auditemas 23.
3
Control Fiscal Territorial. Validacin de un modelo de mejoramiento de la gestin y resultados de las contraloras
territoriales en Colombia. Ernesto Tuta Alarcn, et all, Editorial Universidad del Rosario, 2010.

4
esperados, y una metodologa para su clculo. Con relacin a este tema, las siguientes
fueron algunas de las conclusiones del foro mencionado en prrafos anteriores:
1.12. Elaborar o ajustar metodologas para medir los efectos e impactos del control fiscal en los
vigilados, que cuantifiquen los mejoramientos (Beneficios del control fiscal) logrados en la administracin
de los recursos y prestacin de servicios al ciudadano, gracias a la labor misional de las contraloras en
sus procesos macro, micro y participacin ciudadana. El Auditor Gmez Lee y el comentarista Ernesto
Tuta Alarcn recomendaron medir a los auditores gubernamentales no solamente por el nmero de
actuaciones de control realizadas, sino -en especial- por los efectos de esas actuaciones en los
organismos vigilados que conduzcan al mejoramiento de su gestin y de los servicios a la poblacin
objetivo de sus programas y proyectos.

1.13. Elaborar metodologa para certificar los beneficios reportados por las contraloras a la Auditora
4
General.

El objeto del presente documento es presentar una propuesta para identificar, validar y
certificar los beneficios del control fiscal, reportados por las 63 contraloras del pas a la
Auditora General de la Repblica.

II. CONCEPTUALIZACIN DEL TEMA DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

La Contralora General de la Repblica define as los propsitos del reporte de

Beneficios:

El reporte de beneficios del control fiscal, es una forma de medir el impacto del proceso
auditor que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR) dentro de la
administracin del Estado. La CGR deber cuantificar el valor agregado generado por el
ejercicio del control fiscal y al mismo tiempo informar a la comunidad cuales son los
beneficios que la CGR, genera como resultado de su gestin (los beneficios se encuentran
publicados en la pgina web de la CGR). 5

La Contralora General de la Repblica elabor y ha venido ajustando peridicamente

un procedimiento para medir los beneficios en trminos de ahorros y recuperaciones
logrados por los organismos vigilados como consecuencia de los pronunciamientos del
rgano fiscalizador. Sus dos ltimas versiones se encuentran insertas en la Gua de
Auditora Gubernamental Colombiana Audite 3.0 y Audite 4.0, esta ltima disponible
en la pgina web de la CGR. 6

Esta metodologa, desde el ao 2003 se adapt y adopt en varias contraloras, entre

ellas en las de Bogot, Cali, Manizales, Caldas. Y, recientemente, en desarrollo del
proyecto de Fortalecimiento del Control Fiscal Territorial Modelo de Contralora Tipo
de la Universidad del Rosario con el apoyo de la Agencia de Cooperacin Tcnica

4
Revista Sindresis de la Auditora General de la Repblica, nmero 13, pginas 118 a 123, Octubre de 2010.
5
Audite, versin 4.0, disponible en www.contraloriagen.gov.co
6
Por favor, ver Anexo 1, en donde se evidencian los distintos procedimientos o metodologas existentes

5
Alemana, se volvi a ese procedimiento y se adapt para y con el apoyo de las
contraloras de Valledupar y Norte de Santander.

Segn la versin 4.0 del Audite, a partir del proceso auditor y de las acciones
emprendidas por el Sujeto de Control en los planes de mejoramiento, el Equipo Auditor
deber identificar los beneficios teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Que los beneficios surjan a partir de los hallazgos formulados por la CGR en los informes de
cada auditora terminada, las mesas de trabajo de las auditoras en curso o del seguimiento
de los planes de mejoramiento.
Que exista nexo de causalidad entre el hallazgo y la accin planteada por el Sujeto de
Control.
Que el Equipo Auditor reconozca la importancia y utilidad de la observacin y la accin
tomada por el Sujeto de Control.
Que la accin de mejora se encuentre aceptada y ejecutada por el Sujeto de Control.
Que sea cuantificable.
Que sea real.
Slo si el beneficio se genera por una accin que elimina la causa de un hallazgo con
connotacin fiscal, este deber ser reportado a la Contralora Delegada de Investigaciones,
Juicios Fiscales y Jurisdiccin Coactiva y su consolidacin como beneficio estar sujeto al
fallo de la investigacin.

Algunos de los hallazgos que pueden generar beneficios son:

Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales y financieros

Prdida de ingresos potenciales
Mayores costos
Incumplimiento de disposiciones generales
Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados)
Gastos indebidos
Informes o registros poco tiles, poco significativos o inexactos
Control inadecuado de recursos o actividades
Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las actividades

Es preciso decir, que la esencia, la columna vertebral y los principios bsicos del
procedimiento elaborado y aplicado por la Contralora General de la Repblica se
mantienen en todas las versiones y adaptaciones adelantadas por los otros organismos
de control, con algunas variaciones, entre las que se destacan las propuestas del
modelo de Contralora Tipo, que se resumen a continuacin:

6
La conceptualizacin de beneficios desde el modelo de Contralora Tipo7

Todas las versiones existentes de metodologas o procedimientos para identificar,

reportar, cuantificar, validar, aprobar y publicar los beneficios del control fiscal, parten
de aquellos beneficios propiciados en los sujetos vigilados, gracias a las actuaciones
del control fiscal en su proceso auditor.

Mientras tanto, el procedimiento que propone el modelo de Contralora Tipo, inserto en

el libro citado Control Fiscal Territorial. Validacin de un modelo de mejoramiento de la
gestin y los resultados de las contraloras territoriales, orienta la actividad en este
aspecto de los resultados del control fiscal hacia la identificacin, validacin y evidencia
plena de los efectos e impactos propiciados por todos los procesos misionales, no
solamente de la labor de auditora. Y es que el control fiscal hoy tiende cada vez ms a
poner sus nfasis en observar y evaluar al sujeto de control macro, es decir, la gestin
fiscal global en la entidad territorial, que tambin es objeto de mejoramiento. Pero a su
vez, tambin se ha ampliado la experiencia del control social a los recursos pblicos, la
participacin ciudadana en el control a los gobernantes, que igualmente tiene como
propsito el mejoramiento de la funcin pblica.

Significa que todos los procesos misionales de las contraloras deben medirse, no
solamente en trminos de la gestin realizada sino, principalmente, por los resultados y
efectos de la labor integral del control fiscal micro y macro, responsabilidad fiscal,
participacin ciudadana.

Control a polticas pblicas y medicin de sus beneficios a la sociedad

El concepto de gestin fiscal incorpora la planeacin como un elemento propio de esa

gestin. Las polticas pblicas para atender las problemticas sociales como pobreza,
salud, educacin, saneamiento bsico, infraestructura, empleo, medio ambiente, desde
su formulacin y presupuestacin, hasta su ejecucin, evaluacin e impactos finales
forman parte del concepto de gestin fiscal. Involucran recursos pblicos en los planes
de desarrollo y presupuestos y, por tanto, deben ser examinadas por las contraloras,
como tambin son objeto de control fiscal los resultados e impactos de las polticas de
ingresos relacionadas con la tributacin en la entidad territorial, el endeudamiento, las
transferencias recibidas. Significa que la gestin y resultados del control fiscal macro
deben ser objeto de medicin, especialmente en lo que se refiere a los mejoramientos
o cambios positivos que propicien los pronunciamientos del Contralor en la gestin de
alcaldes y gobernadores, en sus prioridades y decisiones; en el conocimiento y puesta
en marcha de mejores prcticas y formas eficientes de gestin pblica en
departamentos, municipios, regiones y tambin en el control poltico, porque fortalece
el debate tcnico en temas como la evaluacin de los planes, programas y proyectos
en sus aspectos sociales, econmicos, ambientales, sanitarios y sus respectivos

7
Texto elaborado a partir de la conferencia de Ernesto Tuta Alarcn en el foro del 12 de mayo de 2010.

7
impactos, as como el mejoramiento de las fuentes de informacin, entre muchos otros
efectos positivos de la evaluacin macro del control fiscal.

Construccin participativa de la medicin de impactos del control

Medir los beneficios del control fiscal es tal vez ms complicado que medir las metas y
aciertos de los vigilados. Las contraloras prestan el servicio pblico de control a los
recursos pblicos; sus productos consisten en informes, pronunciamientos,
advertencias, hallazgos, fallos con o sin responsabilidad fiscal. Y tambin rinden
cuentas de su gestin. Pero hasta hoy, las contraloras no rinden cuenta ni se les mide
por los efectos que de esa gestin espera la sociedad. Cuantificar los beneficios o
impactos positivos, entendidos como los mejoramientos logrados, no solamente vistos
como ahorros y recuperaciones de dinero, alcanzados por una determinada
poblacin objetivo del control fiscal y gracias a los distintos pronunciamientos de ste,
requiere de un esfuerzo conceptual propio, de un ejercicio acadmico y de una
elaboracin participativa de los mismos organismos de control fiscal.

Dice la teora que, los proyectos exitosos son aquellos que satisfacen necesidades de
determinada poblacin objetivo, en trminos de calidad, oportunidad, cantidad, costo,
cronograma y pertinencia de sus productos. Si trasladamos ese postulado a las
contraloras, cuando vayamos a abordar cualquier actividad misional del control fiscal,
entonces tendremos que prepararla de tal forma que desde la misma planeacin la
enfoquemos como un proyecto que va a resultar exitoso. Para ello, tendramos que
enfocar el objetivo de nuestras actuaciones a las necesidades que tiene la sociedad
frente al control fiscal para cada caso en particular.

La sociedad espera que el control fiscal sea econmico, eficiente, eficaz, equitativo,
pero sobre todo oportuno y efectivo; que los efectos de sus actuaciones y
pronunciamientos propicien impactos positivos en los vigilados.

La planeacin del mejoramiento de la realidad que se vigila

Dice la metodologa de Contralora Tipo, que para propiciar impactos positivos desde
los procesos misionales del control fiscal se deben tener en cuenta los siguientes
pasos:

Primero, la contribucin al mejoramiento de los vigilados se planifica desde el plan

estratgico del control fiscal.

Segundo, todos los procesos misionales, micro, macro, responsabilidad fiscal y

participacin ciudadana ejecutan su labor a partir de unas lneas de base sobre las
cuales se construyen los mejoramientos esperados al interior de cada proceso y hacia
afuera, en los sujetos vigilados, como propsito de cada actuacin de control fiscal.

8
Tercero, los resultados de las actuaciones de los procesos misionales son objeto de
evaluacin y medicin para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y
metas propios y de los efectos e impactos producidos en los vigilados.

Cuarto, sobre la base de las evaluaciones y mediciones, ajustar a tiempo el rumbo en

cada proceso de control y pronunciarse frente a los resultados de los vigilados.

Desde la planeacin estratgica del control fiscal se debe disponer de una visin
transformadora de largo plazo para incidir en el mejoramiento de la gestin pblica que
se vigila, as como de informacin suficiente para crear las lneas de base sobre las
cuales construir las proyecciones de los mejoramientos, beneficios e impactos positivos
esperados de la labor fiscalizadora en la entidad territorial.

Y una vez evaluados los avances de las polticas, programas y proyectos propiciar la
elaboracin, por parte de la administracin territorial correspondiente, de planes de
mejoramiento que conduzcan a adoptar medidas preventivas y correctivas sobre
actividades y procesos en curso, que deben responder a los compromisos misionales
de los sujetos de control macro y micro sobre su poblacin objetivo.

La metodologa de Contralora Tipo hace nfasis en la necesidad de propiciar planes

de mejoramiento macro de cada municipio o de cada departamento, segn sea el caso,
por ejemplo para el mediano y largo plazo en temas ambientales o de transparencia o
de indicadores de pobreza o de desempeo fiscal, que incluyan acciones correctivas y
preventivas frente a las disfuncionalidades evidenciadas por el organismo de control
fiscal en aquellas actividades, propsitos y metas que son del resorte misional y
estratgicas que se han propuesto los gobernantes, para mejorar y atender las
necesidades de la ciudadana, a travs de sus planes de desarrollo o indicativos.

Los planes de mejoramiento no se deben limitar a acciones preventivas o correctivas

en temas estrictamente administrativos y de control interno sino, especialmente, de los
compromisos misionales de los vigilados, en armona con los propsitos del control de
resultados que se realiza para establecer en qu medida los sujetos de la vigilancia
logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la
administracin en un perodo determinado (artculo 13 Ley 42 de 1993).

En consecuencia, para el logro de los propsitos de mejoramiento es preciso: (i)

Disponer de lneas de base sobre las cuales se van a proyectar las propuestas de
mejoramiento en la entidad territorial. (ii) Proyectar los mejoramientos que se propone
impulsar la Contralora en el nivel macro del control a partir de la evaluacin de las
polticas, programas y dems elementos agregados de la gestin global en municipios
y departamentos. (iii) Proyectar los mejoramientos esperados en el nivel micro del
control fiscal a partir de la aplicacin del control fiscal posterior inmediato y del control
preventivo, segn sea el caso a las actividades, operaciones y procesos ejecutados en
los municipios y comunicar los correspondientes pronunciamientos y/o advertencias a
la administracin de tal manera que se suscriban y apliquen tambin de manera

9
inmediata y oportuna las acciones de mejoramiento pertinentes. La metodologa
propone tambin construir en todas las contraloras captulos dentro del PGA para el
control fiscal inmediato y los equipos especializados para su operacionalizacin.

Algunos variables e indicadores para medir el mejoramiento

Los productos finales e intermedios del control fiscal (hallazgos, advertencias,

pronunciamientos, informes, fallos) son instrumentos para contribuir al mejoramiento de
la gestin de los vigilados y, por ello, desde la comunicacin de cualquiera de los
mismos se procura generar acciones de mejoramiento de manera oportuna. La
metodologa incluye la formulacin participativa de:

(i) Indicadores de ahorros de recursos pblicos para redireccionarlos - con sus consecuentes
impactos econmicos y sociales- por ejemplo, hacia el aumento en oferta y calidad de
servicios esenciales en el municipio.

(ii) Indicadores de recuperaciones, no solo de dineros, sino tambin de otras expresiones de

los recursos pblicos como cuencas hidrogrficas, rondas de ros, bienes de uso pblico,
usos del suelo.

(iii) Indicadores de cambio -de una apropiacin indebida- a una apropiacin y destino legal de
los recursos, como es el caso de los dineros con destino a la conservacin y proteccin del
patrimonio cultural, o a la atencin a desplazados, entre otros.

(iv) Indicadores que midan el efecto social en generacin de confianza y legitimidad al evitar, -
por ejemplo-, el pago de cobros indebidos gracias a las acciones del control fiscal, con
cobros de predial amparados en actualizaciones catastrales irregulares o de valorizaciones
inconsistentes o de pagos no debidos por tarifas de servicios pblicos.

Pero es ms: las contraloras deben propender por el mejoramiento global, macro, de
la gestin de los departamentos y municipios, en los aspectos administrativos, fiscales
y de los servicios a cargo de las entidades territoriales vigiladas. En tal sentido, tambin
deben construirse participativamente:
(v) Indicadores que midan: el impacto de la adopcin o de ajustes a una poltica pblica en la
jurisdiccin de la contralora territorial, derivada de las actuaciones y pronunciamientos de
sta. O de ajustes a programas y proyectos contenidos en el plan de desarrollo, a favor de
la poblacin objetivo de los mismos. Reubicaciones por riesgos, mejoramiento de la
movilidad y otros beneficios derivados de la actuacin de la Contralora y poblacin
beneficiada de todos los anteriores.

(vi) Indicadores de mejoramiento del ranking de desempeo municipal, de la situacin fiscal de

cada municipio o departamento, que publica Planeacin Nacional. De los indicadores de
Transparencia Municipal y Departamental (por ejemplo, incidir en el mejoramiento del rango
de muy alto a mediano o bajo nivel de riesgo de corrupcin); y de avances en los Objetivos
de Desarrollo del Milenio (por ejemplo disminucin de los indicadores de pobreza y pobreza
extrema). Todo lo anterior, insistimos como producto de las actuaciones del control fiscal
macro de las contraloras y su incidencia en el corto, mediano y largo plazo.

10
 Todos los anteriores indicadores se debern tener en cuenta en las metodologas o
procedimientos para identificar, reportar y cuantificar los beneficios del control fiscal.8

III. PROCEDIMIENTOS PARA IDENTIFICAR, CUANTIFICAR, VALIDAR Y REPORTAR

BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL Y SU CERTIFICACIN POR PARTE DE LA
AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

Sea lo primero aclarar que, -cuando hablamos de beneficios del control fiscal, entendidos
como la cuantificacin de los mejoramientos propiciados en sus vigilados por los
organismos habilitados constitucionalmente para ejercer la vigilancia fiscal, -es preciso
identificar previamente dos niveles de la evaluacin y de los resultados, a saber:

Un primer nivel, que se refiere a la certificacin9 que debe expedir la Auditora General
de la Repblica sobre los beneficios reportados por cada uno de sus sujetos de control, las
contraloras, logrados gracias a su labor de control en las distintas entidades pblicas que
vigilan. (Procedimiento I. Certificacin de los beneficios producidos por las actuaciones de
las contraloras). La informacin para la certificacin debe provenir de la cuenta rendida
anualmente por cada contralora a la AGR. Al respecto, este procedimiento incluye el
formato de reporte que deben diligenciar las contraloras en su rendicin de cuentas, a
travs del SIREL. (Formato BCF 01).

Un segundo nivel, que se refiere a los beneficios obtenidos por la funcin de control que
ejerce la Auditora General sobre las 63 contraloras del pas. (Procedimiento II. Reporte
de beneficios propiciados por las actuaciones de la Auditora General en las contraloras).
La informacin para determinar estos beneficios proviene de los sistemas de seguimiento
a las actuaciones de control de la AGR a las contraloras, como los planes de
mejoramiento, monitoreo a las advertencias u otros pronunciamientos similares de control
preventivo, y a los distintos informes, hallazgos y pronunciamientos comunicados a los
sujetos de control y a los compromisos de las contraloras con su organismo de vigilancia y
control.

El presente documento se refiere nicamente al Procedimiento de reporte de beneficios

por parte de las contraloras a la Auditora General y el respectivo proceso de certificacin
por parte de sta.

8
Hasta aqu, parte de la conceptualizacin de beneficios, segn la metodologa de Contralora Tipo.
9
Decreto 272 de 2000, artculo 17 numeral 7 Certificar la gestin y los resultados de las entidades sometidas a su
vigilancia.

11
PROCEDIMIENTOS Y REPORTES DE BENEFICIOS DE LAS CONTRALORAS

Existen varios mtodos y formas en que, -al respecto de la identificacin, cuantificacin,

aprobacin, registro y publicacin- tienen las contraloras General de la Repblica y
algunas territoriales, sobre los cambios positivos o beneficios en la gestin y resultados de
sus vigilados, propiciados por los distintos pronunciamientos del control fiscal.

El tema de los Beneficios del Control Fiscal est incluido en el libro 6 Ejecucin de
Actividades Posteriores a la Auditora de la Gua de Auditora Gubernamental con
Enfoque Integral - AUDITE 4.0, adoptada mediante Resolucin 6099 del 2 de diciembre de
2009, expedida por el Contralor General de la Repblica.

En el Artculo Tercero de la citada Resolucin se determina que la Gua de Auditoria

Gubernamental con Enfoque Integral - Audite 4.0, adoptada por la presente resolucin es
de obligatoria aplicacin por parte de los funcionarios de la Contralora General de la
Repblica en el ejercicio de los procesos de auditora, a partir del Plan General de
Auditora PGA 2010

A su vez el Artculo Octavo estableci que, Con el propsito de mantener un modelo de

sostenibilidad dinmico y a fin de que la herramienta evolucione en tiempo real, las
modificaciones y actualizaciones del Audite 4.0 se entienden adoptadas y oficializadas
mediante la expedici6n del "Boletn de Actualizacin" y su publicacin en el Portal
lnstitucional y la Intranet de la Contralora General de la Repblica.

Cabe sealar que, por ser este un procedimiento interno de obligatorio cumplimiento en la
Contralora General de la Repblica, segn lo ordena el artculo tercero de la Resolucin
6099 de 2009 arriba citado, se convierte en Deber ser para la CGR y en Criterio de
Auditora para la Auditora General de la Repblica, que deber ser incluido y tratado
como referente normativo en los respectivos planes y programas de auditora sobre ese
particular.

La Contralora de Bogot, a su vez, desde el ao 2001 inici la aplicacin de la

cuantificacin de beneficios del control fiscal, adaptando y adoptando el procedimiento de
la Contralora General. La ltima versin fue aprobada mediante la resolucin 29 de
200910, que se convierte tambin en criterio de auditora, para la Auditora General de la
Repblica.

Por otra parte, de la verificacin realizada aleatoriamente a algunas pginas web de las
contraloras territoriales y los informes de gestin all publicados, no se pudo evidenciar la
existencia de tales procedimientos, por ejemplo, en las contraloras departamentales de
Antioquia, Boyac y Cundinamarca, que son los organismos de control fiscal
departamental ms grandes, puesto que cada una tiene ms de cien municipios bajo su
vigilancia. Es decir, estaran desaprovechando una herramienta que les permitira mostrar

10
Disponible en www.contraloriabogota.gov.co/Normatividad/2009/RR 029 Proceso Micro/

12
los resultados medibles del control fiscal y los efectos e impactos de sus actuaciones. No
obstante esta apreciacin, no significa que tales contraloras no dispongan de un
procedimiento al respecto. En efecto, para la rendicin de la cuenta que present el
Auditor General el da 17 de agosto, doce (12) contraloras remitieron informacin sobre
Beneficios del Control Fiscal, a saber: Boyac, Valle del Cauca, Villavicencio, Meta,
Atlntico, Cauca, Magdalena, Huila, Popayn, Casanare, Sucre, y Soacha.

As mismo, se pudo evidenciar que, contraloras como las de Manizales, Caldas y Cali
utilizan los procedimientos adaptados de la gua Audite 3.0, mientras que las contraloras
de Norte de Santander y Valledupar, que sirven como piloto en este aspecto dentro del
modelo de Contralora Tipo que auspiciaron la Universidad del Rosario y la Agencia de
Cooperacin Tcnica Alemana GTZ, han elaborado sus propias metodologas, a partir de
las existentes en la General y en la de Bogot, pero ampliando la conceptualizacin de
beneficios y extendiendo su origen ms all del proceso auditor, a los procesos macro y de
participacin ciudadana.

Respecto de esta ltima Metodologa, con fecha agosto 3 de 2010 el Director del Proyecto
de Fortalecimiento del Control Fiscal Territorial Modelo Contralora Tipo- remiti al seor
Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestin Fiscal la referida Metodologa, con la
autorizacin respectiva para su utilizacin, sealando que para los fines pretendidos por
la AGR, a partir de la citacin de la fuente de la metodologa, se pueden hacer todos los
cambios, ajustes y mejoras que se estimen pertinentes.

13
METODOLOGA PARA LA IDENTIFICACIN, EVALUACIN Y
CERTIFICACIN DE LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL11
JUSTIFICACIN

El articulo 17, numeral 7 del Decreto Nacional 272 de 2000 estableci como una de las
funciones del Auditor General de la Repblica, Certificar la gestin y los resultados de
las entidades sometidas a su vigilancia. Al respecto, los artculos 12 y 13 de la ley 42
de 1993, definen de la siguiente manera los sistemas de control de gestin y de
resultados:

Artculo 12. El control de gestin es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la

administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos
administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la

11
Elaborada a partir de todas las metodologas existentes y de los criterios propios de la Auditora General

14
identificacin de la distribucin del excedente que stas producen, as como de los
beneficiarios de su actividad.

Artculo 13. El control de resultados es el examen que se realiza para establecer en qu

medida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y
proyectos adoptados por la administracin, en un perodo determinado.

Como parte de dicho examen de gestin y resultados, se ha establecido la

metodologa para determinar los beneficios del control fiscal:

El reporte de beneficios del control fiscal, es una forma de medir el impacto del proceso
auditor que desarrolla la Contralora General de la Repblica (CGR) dentro de la
administracin del Estado. La CGR deber cuantificar el valor agregado generado por el
ejercicio del control fiscal y al mismo tiempo informar a la comunidad cuales son los beneficios
que la CGR, genera como resultado de su gestin. 12

La sociedad espera que el control fiscal sea eficiente, eficaz, oportuno y efectivo, que
genere efectos y propicie impactos positivos en los sujetos vigilados. De tal manera
que el objetivo principal del control fiscal es contribuir al mejoramiento de la gestin
fiscal que se vigila y el consecuente mejoramiento de la calidad de vida de los
ciudadanos a quienes va dirigida la gestin de la administracin y el control a la misma.

Los distintos productos y pronunciamientos del control fiscal son instrumentos para
contribuir al mejoramiento de los vigilados. Desde la planeacin estratgica del control
sobre las actividades, operaciones o procesos ejecutados por los vigilados, se procuran
y proyectan acciones que propicien la mejora de la gestin pblica. Igual ocurre con la
funcin de advertencia y dems informes y pronunciamientos. A las Contraloras las
reconocen los ciudadanos fundamentalmente por los resultados de su gestin, por la
efectividad de su trabajo.

La presente metodologa establece los procedimientos de reporte de los beneficios de

la gestin misional de las contraloras General de la Repblica, departamentales,
distritales y municipales a la Auditora General de la Repblica y de evaluacin y
certificacin de dichos beneficios por parte de sta ltima.

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades, criterios y mtodos para reportar, evaluar y certificar los
beneficios del control fiscal y sus impactos econmicos y sociales, resultado de los
procesos micro, macro y participacin ciudadana de las contraloras, por parte de la
Auditora General de la Repblica.

2. ALCANCE:

12
Audite, versin 4.0, disponible en www.contraloriagen.gov.co

15
Inicia con el reporte de beneficios de cualquier actuacin de Control Fiscal y termina
con la expedicin de la Certificacin y la publicacin del boletn de beneficios de control
fiscal en Colombia, en la pgina WEB de la Auditora General y otros medios de
informacin.

3. BASE LEGAL:

Constitucin Poltica de Colombia

Ley 42 de 1993 por la cual se organiza el Sistema de Control Fiscal, Financiero y
los organismos que lo ejercen., artculos 12, 13,
Decreto Nacional 272 de 2000, artculo 17, numeral 7
Resoluciones de las contraloras, por las cuales se adoptan procedimientos para
identificar, reportar, cuantificar, aprobar y publicar beneficios del control fiscal

4. DEFINICIONES:

BENEFICIO: Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la

comunidad generado por una actuacin de la Contralora, que puede derivarse del
proceso auditor, de los estudios macroeconmicos comunicados, o de advertencias,
pronunciamientos o acciones del control fiscal participativo.

Estos beneficios consisten en ahorros, recuperaciones, compensaciones, mitigaciones

y otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen en
el mejoramiento de la gestin pblica, en aras de mejorar la calidad de vida de la
comunidad.

Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser medibles o
cuantificables. Sin embargo, cuando la medicin no sea posible, se deber
documentar, describir y demostrar claramente el beneficio social, mejoramiento o
impacto obtenido, indicando el nmero aproximado de poblacin beneficiada.

Cuando el beneficio se derive de la funcin de Advertencia, debe estar sustentado en

un estudio previo, en el cual se identifiquen y sealen claramente los riesgos que
hubieren podido afectar el patrimonio pblico y, una vez aceptados por parte del sujeto
de control los argumentos de la advertencia, comprobar la realizacin de las acciones
preventivas o correctivas correspondientes y sus resultados, en trminos de beneficios.

En cada caso, deber describirse y demostrarse plenamente la forma en que el riesgo

patrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperacin, la compensacin o la mitigacin
efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestin pblica y prestacin del

16
servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. Todo lo anterior, con sus
correspondientes soportes.

Existen otro tipo de actuaciones del control fiscal que benefician e impactan
positivamente a los ciudadanos cuando, por ejemplo, se impiden cobros indebidos por
parte de la administracin. En este caso, la contralora contribuye a generar en el
ciudadano confianza frente al control fiscal e igualmente confianza y legitimidad frente
a las instituciones vigiladas.

Los beneficios se clasifican en:

BENEFICIOS DIRECTOS: Recuperaciones y ahorros de recursos,

compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos plenamente soportados,
evidentes, cuantificables y/o cualificables.

BENEFICIOS INDIRECTOS: Son acciones que no generan ahorros,

recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y otros mejoramientos por s
mismas, pero indirectamente, apoyan actividades que s lo hacen. Ejemplos:

a. Pronunciamientos o actuaciones de control que traen como consecuencia la

generacin de una poltica pblica inexistente o ajustes a las que estn vigentes,
en beneficio de determinada poblacin objetivo.
b. Pronunciamientos o actuaciones del control fiscal que generen un mejoramiento
en el apoyo tcnico al control poltico.
c. Ajustes a los planes, programas o proyectos y/o presupuestos de la entidad
territorial o cualquiera de sus entidades en beneficio de determinada poblacin
objetivo.
d. Supresin de cobros ilegales a los contribuyentes.
e. Ajustes contables (Incremento de activos, de patrimonio; disminucin en pasivos,
entre otros).
f. Pronunciamientos efectivos frente a alianzas estratgicas. Cuantificables slo
con base en el aumento de valor de las empresas y la mejora del servicio en
cobertura y calidad
g. Programas de capacitacin o actualizacin que mejoren la gestin pblica.
h. Mejoramiento en procesos de planeacin, medicin y control de actividades.

BENEFICIO AMBIENTAL: Mejora de las condiciones que una accin puede generar
en los recursos naturales y el medio ambiente, que surge como consecuencia de la
observacin o actuacin de la Contralora.

ACCIN CORRECTIVA: Actividad(es) efectivamente realizada(s) por el sujeto de

control que subsana(n), o corrige(n) las causas del hallazgo, advertencia,
pronunciamiento u observacin efectuada por la Contralora, en alguna de sus
actuaciones macro, micro o participacin ciudadana.

17
ACCIN PREVENTIVA: Accin adoptada por el sujeto de control, que efectivamente
elimina las causas de hallazgos fiscales potenciales para prevenir su ocurrencia, como
resultado de advertencias u otros pronunciamientos de control, por parte de la
Contralora.

ADVERTENCIA: Pronunciamiento de carcter preventivo, comunicado al sujeto de

control por parte de la Contralora, cuando est en riesgo el patrimonio pblico.

AHORRO: Erogacin dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al
atender una advertencia o notificacin de hallazgo por parte del organismo de control
fiscal.
Ejemplos:

Supresin o modificacin de actividades, procesos o dependencias. Estos

beneficios pueden ser medidos calculando los recursos ahorrados.
Modificacin de las condiciones de algunos compromisos u obligaciones onerosas o
inequitativas para la Entidad hacindolas menos gravosas.

COMPENSACION: Accin correctiva adelantada por un sujeto de control o un

particular ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la
Contralora, que genere como resultado el resarcimiento por el dao causado al
patrimonio ambiental. Consiste en igualar en opuesto sentido el efecto negativo
causado.

MITIGACION: Accin correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular

ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la Contralora, que
genere como resultado la mitigacin o disminucin de los efectos negativos del dao
causado al patrimonio ambiental.

IMPACTO: Cambio (positivo o negativo), generado - a partir de una lnea de base - por
una poltica, programa o proyecto, sobre la poblacin a la cual va dirigida la accin.

IMPACTO DEL CONTROL FISCAL SOCIAL: Mejora que, gracias al ejercicio del
control fiscal participativo y como resultado de una intervencin de la administracin,
experimenta una comunidad respecto a una situacin problemtica deficitaria
precedente.

LNEA DE BASE: Es el valor del indicador del problema social identificado que se va a
solucionar o a mitigar con la intervencin del sujeto de control a travs de sus planes,
programas y proyectos. Las contraloras evalan la consistencia de las lneas de base
para medir su propia contribucin al mejoramiento de la gestin pblica desde su labor
de control fiscal.

18
RECUPERACION: Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de
control en cuanto a la recuperacin de activos o eliminacin de pasivos inexistentes,
reincorporacin de bienes o derechos por devolucin, reintegro, cancelacin, supresin
o reduccin de obligaciones. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin
erogacin de fondos, e incluye las recuperaciones de cuencas, acequias y humedales,
rondas, espacio pblico, usos del suelo, poblacin beneficiada de todos los anteriores,
gracias a los pronunciamientos del organismo de control. En aquellos casos en los que
no sea posible la cuantificacin de los beneficios, por lo menos debern explicarse en
cuadro anexo las evidencias fcticas de los mismos y el nmero aproximado de
poblacin beneficiada.

Incluye adems, la identificacin de derechos que las entidades no ejercen, tales como
la acreditacin de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicacin de multas, cobro de
intereses moratorios, recuperacin coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de este
tipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados o
el dinero proveniente de los derechos ejercidos.

CONTROL MACRO

Estudia el comportamiento de la economa en su conjunto. Evala, en el nivel agregado

del municipio, distrito, departamento o Nacin -segn el caso- el comportamiento de las
finanzas, el grado de cumplimiento de las polticas, planes, programas, proyectos y los
objetivos globales para la correspondiente entidad territorial o a nivel nacional,
expresados por el respectivo gobierno. A nivel nacional, determina el resultado fiscal de
la Nacin y analiza la consistencia de la poltica fiscal con las dems polticas
macroeconmicas.

El control fiscal macro evala tambin el impacto de las polticas econmicas sobre el
crecimiento econmico, la distribucin del ingreso, el bienestar general y la posicin
fiscal del sector pblico.

CONTROL MICRO

Es el control fiscal realizado individualmente a las entidades pblicas y particulares que

manejan recursos pblicos, mediante los distintos sistemas y procedimientos de la
auditora gubernamental con enfoque integral.

5. CRITERIOS PARA CERTIFICAR BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

Para calificar y certificar la existencia de beneficios derivados de las actuaciones del

control fiscal de las contraloras, la Auditora General de la Repblica tendr en cuenta
los siguientes criterios orientadores:

19
 Que exista un procedimiento formal para identificar, validar, cuantificar, aprobar y
reportar beneficios del control fiscal, que se constituya en deber ser o condicin de
cada contralora y en criterio de auditora para la Auditora General de la Repblica.
Que exista una relacin directa entre la observacin de la contralora, la accin de
mejora realizada por el sujeto de control y el beneficio.
Que se trate de acciones derivadas del control fiscal micro, macro o participativo,
debidamente evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:
a. Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de
observaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuadas por la
Contralora, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el sujeto
de control.
b. Cuando el beneficio se derive de la funcin de Advertencia, debe estar
sustentado en un estudio previo, en el cual se hayan identificado y sealado
claramente los riesgos que hubieren podido afectar el patrimonio pblico y, -una vez
aceptados por parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia-,
comprobar la realizacin de las acciones preventivas o correctivas correspondientes
y sus resultados, en trminos de beneficios.
c. En cada caso particular, deber describirse y demostrarse plenamente la
efectividad de las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo
patrimonial fue prevenido. O el ahorro, la recuperacin, la compensacin o la
mitigacin efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestin pblica y
prestacin del servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. O los ajustes a
las polticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a determinada poblacin.
Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.
Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en los planes de
mejoramiento micro o macro, segn el caso, para lo cual se definir como beneficio
el resultado de aquellas acciones correctivas o preventivas que efectivamente
hayan superado en la prctica las causas que originaron el hallazgo, advertencia,
pronunciamiento u observacin de la contralora.
Que el Comit Tcnico o Directivo o quien haga sus veces en la respectiva
contralora, evale que la accin tomada por el sujeto de control corresponda a la
observacin comunicada y valore el clculo del beneficio econmico respectivo.
Que sea cuantificable. De no ser posible la cuantificacin, deber explicarse
claramente y describirse brevemente en qu consiste el beneficio, demostrar su
efecto e impacto social u organizacional positivo y la poblacin beneficiada.

6. REPORTE DE BENEFICIOS

El Formato BCF 01 RESUMEN AGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL, que

har parte del reporte de la cuenta anual de cada contralora en el SIREL, deber estar
acompaado de la relacin detallada de los beneficios, que consigne como mnimo, la
siguiente informacin:

1. Nombre del sujeto de control en el que se determina el beneficio.

20
2. Descripcin clara del hecho o situacin irregular detectada, que dio origen al
beneficio, incluyendo fecha de ocurrencia.
3. El tipo de documento en el que se comunic el hecho o situacin irregular detectada,
a saber: Informe de Auditora (IA), Control de Advertencia (CA), Comunicacin de
Hallazgo (CH), Plan de Mejoramiento (PM), Indagacin Preliminar (IP),
Pronunciamiento (P), Informe Ambiental (IAM), Informe de Deuda Publica (IDP),
Informe de control macro (ICM), Otro (sealar) y la fecha en que la Contralora lo dio a
conocer al sujeto de control.
4. Accin Correctiva o Preventiva adoptada, es decir, la solucin dada por el sujeto de
control para subsanar la causa que gener la observacin de la Contralora y la fecha
en que se materializ realmente la accin.
5. Valor del ahorro, recuperacin, compensacin o mitigacin, de acuerdo con los
conceptos dados en el numeral 4 de este procedimiento.
6. Evidencia del beneficio: en orden cronolgico se debern relacionar las evidencias
acreditadas o soportes, que permitan verificar la accin adelantada por el sujeto de
control. Ejemplo: oficios, consignaciones, comprobantes de contabilidad, de egreso, de
ingreso, contratos, actas, entre otros.
7. Nmero y fecha de la mesa de trabajo en que el (los) funcionario (s) comisionado (s)
ratifica(n) el beneficio. Para el caso de dependencias que no utilizan el mecanismo de
mesas de trabajo, se levanta acta donde se realiza el estudio preliminar en conjunto
con el directivo responsable correspondiente.
8. Nmero de acta y la fecha del Comit o de la instancia superior que aprueba
finalmente el beneficio, previo a su reporte a la Auditora General.

7. SOPORTES: Documentos idneos, que evidencian de manera objetiva:

Hechos o situaciones irregulares detectadas y comunicadas por la Contralora.

La relacin de causalidad entre el pronunciamiento de la Contralora, la accin
emprendida por el sujeto de control y el correspondiente beneficio obtenido.

Se consideran soportes los oficios de los sujetos de control, consignaciones,

comprobantes de contabilidad, de egreso, de ingreso, contratos, registros flmicos,
fotogrficos, entrevistas, encuestas, correspondencias, actas de visita de inspeccin
fsica, peritajes tcnicos, pruebas de laboratorios, fallos judiciales, sentencias, entre
otros. Se debe sealar claramente la referencia de los papeles de trabajo que permitan
su oportuna y fcil localizacin.

8. REGISTROS:

Oficio Rendicin de cuenta

Acta de Mesa de Trabajo de AGR
Acta de Validacin
Certificacin expedida por la AGR
Boletn de Beneficios de Control Fiscal publicado en la Web de la AGR

21
9. FORMATOS DE REPORTE:

Anexo 1: Resumen Agregado de Beneficios del Control fiscal - Formato BCF O1

Anexo 2: Listado desagregado de Beneficios del Control Fiscal Formato BCF O2

RESUMEN AGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE VIGENCIA FISCAL 2010

Formato BCF 01

BENEFICIOS PROVENIENTES DE LAS ACTUACIONES DE: VALOR BENEFICIOS

1. PROCESO MACRO $

2. PROCESO MICRO $

3. PROCESO DE PARTICIPACIN CIUDANA (CONTROL SOCIAL $

FISCAL)

TOTAL BENEFICIOS ANUALES (ejemplo) $ 3.784.250.000

TOTAL PRESUPUESTO ANUAL DE LA CONTRALORA (ejemplo) $1.600.000.000

RELACIN PRESUPUESTO/ BENEFICIOS ANUALES 2.3

Formato: BCF 01

Los reportes 1, 2 y 3 debern estar acompaados por una relacin (Formato BCF 02) que detalle cada
beneficio, indicando: origen del beneficio (advertencia, hallazgo, pronunciamiento, otro); breve descripcin
del hecho que gener el pronunciamiento de la Contralora; accin correctiva o preventiva, debidamente
soportada; cuantificacin del beneficio. De no ser posible su cuantificacin, deber describirse brevemente en
qu consiste el beneficio, demostrar su efecto e impacto positivo y la poblacin beneficiada.

En el ejemplo del formato anterior, la relacin final costo /beneficio en el 2009 fue de 2.3, lo que significa que
por cada peso que el departamento (o municipio) invirti en la Contralora, sta le produjo beneficios por 2.3
veces ms de lo invertido en ella.

LISTADO DESAGREGADO DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

22
CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE CUENTA ANUAL VIGENCIA 2010

N de ORIGEN DEL DESCRIPCIN ACCIN CUANTA OBSERVACIONES

Orden BENEFICIO Y CORRECTIVA O CERTIFICADA
ENTIDAD PREVENTIVA
1
2
3
4
5
6
7
Formato BCF 02

10. PROCEDIMIENTOS EN LA AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

Con la informacin reportada en la cuenta, correspondiente a los beneficios del control

fiscal, la Auditora General de la Repblica aplica sus procedimientos internos, a partir
de las directrices del Plan General de Auditoras, el Manual del Proceso Auditor y
dems disposiciones sobre el particular.

A continuacin, una descripcin general del Procedimiento de Evaluacin y

Certificacin de Beneficios, desde la recepcin de la cuenta, su revisin inicial, la
elaboracin y aprobacin del memorando de planeacin, la inclusin del examen de
beneficios como una lnea de auditora, las pruebas de campo, los informes preliminar
y definitivo, la evaluacin, aprobacin y certificacin de beneficios de las contralora, la
consolidacin de un informe evaluativo de todo el pas y su publicacin. De igual
manera, el procedimiento incluye un proyecto de programa de auditora a los beneficios
reportados, as como el formato denominado CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DEL
CONTROL FISCAL, con su respectivo anexo que contiene el detalle de los beneficios
aprobados.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL: CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DE

CONTRALORAS

OBSERVACIONES Y
N RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
DOCUMENTOS
Elaboran participativamente el
PGA, con sus respectivos
El PGA incluir
Alta Direccin de la cronogramas y lineamientos,
lineamientos para la
Auditora General, segn directrices de Manual del
1 PAD Aprobado evaluacin y
incluidas Gerencias Proceso Auditor MPA, numeral
certificacin de
Seccionales 4 y el procedimiento
beneficios
establecido. El Comit de
Coordinacin Institucional

23
 OBSERVACIONES Y
N RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
DOCUMENTOS
aprueba el PGA.

Segn el numeral 5.1

RECEPCIN DE LA CUENTA
Y REVISIN DE LA CUENTA,
del MPA, el Gerente y/o
Director, distribuyen los grupos
de revisin y asignan un
coordinador para cada cuenta. En la revisin de
Realizan mesa de trabajo para Acta de mesa cuentas debern
13 coordinar y ejecutar la revisin de trabajo, comprobar el reporte
Gerente Seccional ,
14 de la rendicin de la cuenta, Papeles de de beneficios, segn
Director Control Fiscal
2 que contiene el reporte de trabajo resolucin de
Auditores, Coordinador
beneficios. Informe de rendicin de cuentas y
de la auditora
revisin de la existencia de los
Revisan la conformacin en lo cuenta listados que detallan y
relativo al reporte de beneficios soportan el reporte
y realizan los cruces de
informacin y los
requerimientos a que haya
lugar.

Elaboran y aprueban informe de

revisin de cuentas
El Memorando de
Planeacin incluye el
examen de los
Elaboran Memorando de beneficios, propsito,
Planeacin, segn alcance, objetivos,
procedimientos establecidos, estrategia, recursos y
Profesionales equipo de Memorando de
3 que incluyen la lnea de presupuesto de
Auditora Planeacin
auditora para el exmen, tiempo para las
validacin y precertificacin de diferentes etapas de
los beneficios reportados dicha evaluacin y
para preparar la
precertificacin de
beneficios
15
Gerente Seccional , Cumplen las actividades Memorando de El Gerente respectivo
4 16
Director Control Fiscal indicadas en el numeral 5.2.5 Planeacin y/o el Director de

13
Segn el artculo 13, numeral 14 del Decreto 272 de 2000, los objetivos de las gerencias seccionales son dirigir,
orientar, coordinar lo relacionado con el trabajo tcnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo,
para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestin fiscal encomendada. As mismo, el
artculo 32 del citado Decreto los faculta para todo lo relacionado con la direccin, coordinacin y ejecucin de la
revisin de cuentas y dems tareas correlacionadas.
14
Segn precisas funciones, definidas en el artculo 24 del Decreto 272 de 2000.
15
Segn el artculo 13, numeral 14 del Decreto 272 de 2000, los objetivos de las gerencias seccionales son dirigir,
orientar, coordinar lo relacionado con el trabajo tcnico y administrativo de los funcionarios o grupos a su cargo,
para el eficiente y eficaz desarrollo de las funciones de vigilancia de la gestin fiscal encomendada. As mismo, el

24
 OBSERVACIONES Y
N RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
DOCUMENTOS
Auditores, Coordinador Procedimiento, del Manual del Aprobado Control Fiscal en cada
de la auditora Proceso Auditor, relativo a Oficio de caso comprobarn la
elaboracin, aprobacin, y Instalacin inclusin del tema de
dems actividades de la Etapa beneficios, teniendo
de Planeacin de la Auditora. en cuenta las
Aprueban el Memorando de disposiciones del
Planeacin, lo cargan al mdulo presente
PGA del SIA Misional y envan procedimiento.
oficio de la instalacin de la
auditora

Dan cumplimiento al numeral

5.3 ETAPA DE EJECUCIN O
TRABAJO DE CAMPO del MPA y
Los reglamentos
al Procedimiento establecido en el internos de la
Gerente Seccional y/o
subnumeral 5.3.2. contralora al
Director de Control
Papeles de respecto, constituyen
5 Fiscal, Coordinador y Realizan las actividades de
trabajo criterios de auditora
Profesionales del equipo auditora en la respectiva
para la Auditora
de auditora Contralora, solicitan la
General y el Deber
informacin necesaria que
ser para la contralora
soporte los reportes y aplican la
auditora para evaluar
beneficios,
Comprueban en la fuente de la Los auditores
respectiva Contralora: dedicarn especial
inters a los
El hecho o situacin resultados obtenidos
irregular comunicada por la en el diligenciamiento
Contralora a su sujeto de de los soportes de la
control advertencia fiscal,
La accin correctiva o cuando de all se
preventiva adoptada por el deriven beneficios,
6 Profesionales del equipo Papeles de
Sujeto de Control con el objeto de
de Auditora trabajo
El clculo de la registrar y publicar los
cuantificacin realizada resultados e impactos
Tipo de beneficio y/o del control preventivo.
impacto logrado De igual manera, los
provenientes del
Elaboran papeles de trabajo y ejercicio del control
preparan informe de validacin fiscal social o de
de beneficios para mesa de participacin
trabajo del equipo de Auditora. ciudadana

Coordinador y equipo de Exponen los resultados de las Acta de mesa

7 Auditora en mesa de comprobaciones y la de trabajo
trabajo consistencia de los reportes,
con los requisitos y criterios

artculo 32 del citado Decreto los faculta para todo lo relacionado con la direccin, coordinacin y ejecucin de la
revisin de cuentas y dems tareas correlacionadas.
16
Segn precisas funciones, definidas en el artculo 24 del Decreto 272 de 2000.

25
 OBSERVACIONES Y
N RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
DOCUMENTOS
para determinar beneficios.

Inician ETAPA DE INFORME DE

Gerente Seccional AUDITORA del numeral 5.4 del
8 Director de Control Fiscal MPA y cumplen los
Equipo de Auditora procedimientos all
establecidos.

Elabora y consolida el informe

preliminar, en el que se incluyen
9 Profesional de Auditora
los resultados de la lnea de
auditora a los beneficios
reportados
Validan el informe preliminar,
que incluye resultados sobre
Mesa de trabajo Gerente
beneficios evaluados,
Seccional y/o Director Acta de Mesa
10 determinan su consistencia y
Control Fiscal de Trabajo
aprueban su comunicacin a la
Equipo de Auditora
Contralora respectiva, para la
contradiccin.
Una vez superada la etapa de
la audiencia de contradiccin,
Gerente Seccional y/o estudian los informes definitivos
Acta de Mesa
11 Director de Control Fiscal que contienen el anlisis de
de Trabajo
en Mesa de trabajo con beneficios y aprueban la
coordinadores elaboracin de las
certificaciones respectivas.
Diligencia el respectivo formato
de certificacin -por cada Formato de
contralora- del reporte de Certificacin
12 Coordinador beneficios del control fiscal. Lo Diligenciado y
remite al Gerente Seccional y/o memorando de
Director Control Fiscal, segn el remisin
caso, para que lo suscriba.
Estudia, aprueba y suscribe el Certificado de
Gerente Seccional y/o
13 formato de Certificado de Beneficios del
Director Control Fiscal
Beneficios del control fiscal. control fiscal
Compila un informe sobre los
certificados de Beneficios
Informe
autorizados en la Seccional o en
Gerente Seccional y/o Consolidado y
14 el nivel central, segn el caso y
Director de Control Fiscal Memorando
lo remite a la Auditoria Delegada
remisorio
para la Vigilancia de la Gestin
Fiscal.
Recibe, verifica y certifica por
cada contralora, los beneficios Informe
aprobados. consolidado de
15 Auditor Delegado
Consolida un informe de todo el todas las
pas para el Auditor General, con seccionales
anlisis evaluativo.

26
 OBSERVACIONES Y
N RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
DOCUMENTOS
Ordena publicacin del Boletn
Consolidado de beneficios con
anlisis evaluativo, en la pgina
web y el SIREL
Gestiona publicacin de
Oficina de Prensa beneficios del control fiscal en
16 Publicaciones
diversos medios de
comunicacin

27
 CERTIFICACIN DE BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

El suscrito Auditor Delegado para la Vigilancia de la gestin fiscal, en

cumplimiento de lo establecido en el artculo 17, numeral 7 del Decreto Nacional
272 de 2010,

CONSIDERANDO:

1. Que la Contralora Departamental de xxxx report dentro de la cuenta

anual correspondiente a la vigencia fiscal de 2010 la suma de $3.784.
250.000 (Tres mil setecientos ochenta y cuatro millones doscientos
cincuenta mil pesos) como beneficios del control fiscal, segn sus propios
clculos y estudios valorativos.

2. Que la Auditora General de la Repblica, en su funcin de control fiscal y

evaluativa, examin el reporte, sus soportes y dems documentos que
obran en la respectiva carpeta de cada caso evaluado.

3. Que, como resultado del examen practicado,

CERTIFICA

1. Que la Contralora Departamental de xxxx para la vigencia fiscal de 2009

efectivamente logr y demostr beneficios del control fiscal en sus sujetos
vigilados en cuanta de $3.000.000.000 (Tres mil millones de pesos),
segn el detalle contenido en el cuadro adjunto a esta Certificacin.
2. Que del examen practicado no se evidenciaron suficientes soportes

28
 argumentativos y documentales para certificar la suma de $784.250.000

___________________________________________________________
AUDITOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA DE LA GESTIN FISCAL

___________________________________________________
GERENTE SECCIONAL O DIRECTOR DE CONTROL FISCAL

29
 ANEXO A LA CERTIFICACIN DE BENEFICIOS
CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE CALDAS CUENTA ANUAL VIGENCIA 2009

N de ORIGEN DEL DESCRIPCIN ACCIN CUANTA OBSERVACIONES*

Orden BENEFICIO Y CORRECTIVA O CERTIFICADA
ENTIDAD PREVENTIVA

* En la columna observaciones se describe la razn y el valor de la no aprobacin de

determinados beneficios reportados

30
 PROGRAMA DE AUDITORA A LOS BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL

AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

ENTIDAD AUDITADA: : CONTRALORA DEPARTAMENTAL DE xxxx

PGA VIGENCIA: 2010

AUDITOR :
GERENTE SECCIONAL:
COORDINADOR:
LINEA AUDITORA:
FECHA DE ELABORACIN:
FECHA DE REVISIN:
PPPPPPPPPPPPPPPPPPPP
RRRRRRRRRRRRRRRRRRRR
SSSSSSSSSSSSSSSSSSS
BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL.
DICIEMBRE de 2010
DICIEMBRE DE 2010

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA
RESPONSO
NSABLE
No. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS REF. P/T T. E. T. R.
PROCEDIMI
ENTO
1 Verifique la existencia de un procedimiento debidamente
formalizado para la identificacin, validacin,
cuantificacin, aprobacin, registro y reporte de ETA
Beneficios del control fiscal.
2 Examine el reporte de Beneficios en la cuenta, segn ETA
disposiciones al respecto.

31
3 Prepare los papeles de trabajo y la visita para confirmar
el reporte y sus soportes.
4 Solicite las carpetas con los documentos soportes de los
Beneficios reportados.
5 Analice la informacin correspondiente a cada caso
reportado, y confrntela con las disposiciones internas
sobre identificacin, validacin, cuantificacin,
aprobacin y registro de Beneficios.
6 Realice seguimiento a los hechos reportados por la
contralora como generadores de beneficios de control
fiscal, resultantes de auditorias, planes de
mejoramiento, advertencias, audiencias pblicas y
pronunciamientos. Cercirese de la existencia,
consistencia y veracidad de tales pronunciamientos.

Compruebe la realizacin efectiva de la accin

correctiva o preventiva; que se haya superado la causa
que gener el pronunciamiento de la Contralora, la
fecha y los soportes que lo demuestran. Referencie
estos hechos en los papales de trabajo

Revise la consistencia del clculo de la cuantificacin

realizada

Evale y compruebe el beneficio y/o impacto logrado

.
7 Constate que los beneficios efectivamente hayan
surgido a partir de los hallazgos formulados por la
contralora, o por los pronunciamientos macro, o
advertencias, informes, quejas, pronunciamientos o
denuncias ciudadanas. O por seguimiento de los
planes de mejoramiento. Lo anterior, para generar
lneas de base en la Auditora General sobre los
resultados de mayor impacto del control fiscal

8 Establezca que:
Cuando el beneficio se derive de la funcin de
Advertencia, est sustentado en un estudio previo,
en el cual se hayan identificado y sealado
claramente los riesgos que hubieren podido afectar
el patrimonio pblico y, -una vez aceptados por parte
del sujeto de control los argumentos de la
advertencia-, comprobar la realizacin de las
acciones preventivas o correctivas correspondientes
y sus resultados, en trminos de beneficios.

32
 9

Compruebe:
Que exista nexo de causalidad entre el hallazgo o
pronunciamiento de la Contralora, la accin
correctiva o preventiva realizada por el Sujeto de
Control y el beneficio obtenido.

Que el Equipo Auditor de la Contralora o la instancia

correspondiente haya reconocido la importancia y
utilidad de la observacin y la accin adoptada por el
Sujeto de Control.

Que la accin de mejora se encuentre aceptada y

ejecutada por el Sujeto de Control.

Que sea cuantificable.

Que sea real.

.
Verifique que, cuando el beneficio no haya sido
cuantificado, est debidamente respaldado por los
soportes y evidencias que demuestren un efectivo
beneficio social y la poblacin beneficiada
10 Diligencie los formatos de pre certificacin
REF. P/T = Referenciacin de los papeles de trabajo que utilizan en el desarrollo de cada procedimiento
T. E. = Tiempo Estimado por el Auditor para el desarrollo de los procedimientos (horas, das, semanas)
T. R. = Tiempo Real que utiliz el auditor en el desarrollo de cada procedimiento (horas, das, semanas)
FIRMAS

_______________________ ___________________________
AUDITOR COORDINADOR

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