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Antes de comear

A ISO 9001 mudou!


A ISO 9001 tem nova verso, a NP EN ISO 9001:2015
aprovada em setembro e homologada em 2015-10-13. As
empresas que j so certificadas segundo a verso de 2008
tero 03 anos para fazer a transio para a nova verso.

Mas isso todos j sabem, certo?

Por se tratar da norma mais difundida e aplicada no mundo,


todas as etapas da reviso foram acompanhadas bem de
perto e por isso j existem diversos artigos e materiais
publicados contendo textos, explicaes, aes de
formao, etc., sobre a ISO 9001:2015 e por isso que o
nosso objetivo, neste guia, no falar sobre a norma, afinal
voc j sabe o que mudou!

Voc ganha com essa mudana!


A nossa inteno falar sobre o seu sistema de gesto, sobre
o que deve ser feito na sua empresa com esta nova
publicao e o mais importante: a nossa inteno mostrar
como essa transio pode ser um benefcio para a sua
empresa!
Digo isto porque, antes da publicao dessa norma, voc
tinha preocupaes distintas na sua empresa e tinha que
pensar em vrias frentes de trabalho: preocupava-se com o
marketing para aumentar as vendas e monitorizar os
concorrentes, com a estratgia para conseguir novos
clientes, com a liderana para a gesto de pessoas e
tambm com o sistema de gesto para a certificao da
sua empresa, certo?
Olhe s a quantidade de recursos que tinha que utilizar para
conseguir resultados na sua empresa. muita coisa, no ?
Mas a grande novidade e o grande benefcio que, com
esta nova verso da ISO 9001, o seu Sistema de Gesto da
Qualidade proporcionar-lhe- todas as informaes de
forma muito mais clara, simples e, com isso, a quantidade de
recursos empregues ser muito melhor.

Sabendo que em tempos de crise qualquer recurso


bem investido faz uma enorme diferena,
fundamental que aproveite todos esses recursos da
nova verso para potencializar ao mximo tudo o
que essa norma lhe pode proporcionar.
Ento, venha connosco para entender como pode
aproveitar ao mximo este momento!
Adaptao dos Processos
Se a sua empresa j certificada, provavelmente passou
pelas seguintes etapas para a implementao da ISO 9001:

Identificao dos Mapeamento Formao


Processos do SGQ dos Processos Inicial

Estabelecimento
Criao dos Elaborao dos
da Poltica, Metas Procedimentos
Procedimentos
e Objetivos da Obrigatrios Operacionais
Qualidade

Formao Auditoria Interna Certificao


Sistema de documentos x Criao de
um sistema documentado
Com pequenas diferenas entre uma e outra etapa, esse era
basicamente o fluxo de implementao de um sistema de
gesto. O problema que ao olhar para esse fluxo o que
percebemos que o grande enfoque do Sistema de Gesto
da Qualidade at esse momento era a criao de um
sistema de documentos e no a criao de um sistema
documentado focado nos resultados da empresa. de tal
forma real essa afirmao, que uma das grandes
preocupaes dos gestores ao falar sobre a ISO 9001 era
que esse sistema iria burocratizar a sua empresa, tamanha
era a importncia que todos davam aos documentos.

Qual a grande mudana?


Ento, o primeiro grande presente que a sua empresa
recebe com esta reviso da ISO 9001 que deixa de estar
focalizada na documentao. A importncia agora
com o resultado a ser apresentado pela empresa: entregar
produtos e servios conformes e gerar uma base slida
para o desenvolvimento sustentvel da empresa.
Como?
Para ajudar nesse objetivo, nesta norma o conceito
explcito mas no requerida uma abordagem formal de
gesto do risco, o que faz com que a empresa determine os
fatores que podem causar desvios nos seus processos e no
seu sistema de gesto da qualidade em relao aos
resultados planeados.
Agora, s com estas poucas informaes, para si, gestor de
uma empresa ou de um processo; este no era o seu grande
sonho? Ter um sistema que possibilitasse atingir os resultados
planeados e que ainda indicasse o que poder dar errado
no meio do caminho!!

Como adaptar os meus processos?


A primeira boa notcia que, como grande parte dos
requisitos crticos so novos, o esforo de adaptao
ser pequeno. O maior esforo ser na mudana da
mentalidade e comportamento de todos os envolvidos,
principalmente da direo da empresa.

O primeiro passo na transio / implementao da ISO


9001:2015 entender a empresa, o seu negcio e o contexto
em que a empresa est inserida, definindo as seguintes
questes: quem a empresa, quais so os seus clientes, o
que os clientes esperam da empresa, quais sos os seus
objetivos, onde quer chegar e em quanto tempo, em que
valores se pautam para chegar a esses objetivos e quem so
as partes interessadas nesses resultados e que o podem
ajuda, encurtando esse caminho?

Ento, se essas perguntas j esto bem claras para si, pode


passar para a segunda etapa, que a anlise do ambiente
do seu negcio. Qual o impacto que pode ter no seu
resultado? o que chamamos de mentalidade de risco. E
este um assunto interessante, pois desde o incio da reviso
da norma, que temos recebido, aqui na Templum, uma
grande quantidade de dvidas sobre esse tema e que foi um
dos assuntos mais discutidos durante o processo de transio.
A reflexo que sempre tentamos gerar ao responder a essas
questes, foi a de que a ordem das preocupaes estava
invertida, pois todos queriam analisar, identificar e tratar os
riscos sem saber o que queriam evitar na verdade, isto
porque no sabiam o propsito das suas organizaes.

timo, entendemos a organizao, o seu propsito, o seu


contexto e sabemos o que pode influenciar nesse resultado.
Agora chegou o momento de entender o fluxo de
informaes e interaes dos processos da empresa. Repare
que na verso 2008 essa era a primeira etapa da
implementao de um sistema de gesto, mas agora vendo
por essa tica, realmente estava incompleto e era por isso
que no conseguamos extrair todo o potencial de um
sistema de gesto da qualidade, que agora fica mais claro e
fcil.

Ao criar toda essa estrutura organizacional, a empresa deve


demonstrar quem so os responsveis e os gestores que
devem levar esse projeto por diante, afinal, um sistema com
tamanha responsabilidade na empresa precisa ser gerido
por pessoas que conseguem ter autonomia e
comprometimento com tal resultado. No h como delegar
essa responsabilidade pois o resultado da empresa que
est em jogo! muito srio, no acham? Por isso, somente
aps a definio do contexto da organizao e de
definirmos os responsveis, determinaremos as metas a serem
atingidas e criaremos um plano de ao para l chegar.

Perceba que at agora no estamos a


alterar nada do seu sistema de gesto atual,
apenas a criar uma nova mentalidade de
pensamento na sua empresa e a mudar o
enfoque do atual sistema. At agora tudo
novo e por isso que reafirmo o esforo na
adaptao, pequeno!.
Estando prontas todas essas etapas, teremos que identificar
quais os recursos que precisamos para fazer isso acontecer.
Opa! Aqui j h muitas coisas no seu sistema, afinal, com
certeza que voc j monitoriza as infraestruturas, o ambiente
de trabalho, as manutenes e as melhorias, correto?

Mas, ao falarmos de recursos de apoio, voc sabe quais so


os conhecimentos essenciais para que cada processo
acontea? Voc controla a propriedade intelectual da sua
empresa? J refletiu de como que sistematiza os
conhecimentos obtidos pela experincia adquirida pelos
seus colaboradores no seu dia-a-dia? Voc sabe quais so
as pessoas fundamentais para o sucesso do seu negcio?
Voc sabe quais so as informaes necessrias para que
no exista retrabalho? Voc monitoriza o fluxo de
informaes e conhece todas as entradas de comunicao
com todos?

.
Acredito que muitos desses tpicos
no so alvo de ateno na sua
empresa, ento na adaptao, no vai
precisar de alterar as prticas j
existentes nos recursos, mas apenas
criar mtodos para o controlo desses
recursos que estavam esquecidos at
este momento, ou ento que at nos
preocupavam, mas no sabamos como
ter controlo sobre eles.
Somente depois de tudo isto que podemos dar ateno
aos procedimentos operacionais da nossa empresa e
seguimos com o fluxo que j temos com a verso 2008.
Revisaremos todas as prticas j implementadas e
verificaremos se esto coerentes com o objetivo que foi
estabelecido no incio da transio.

Ser que realmente os nossos procedimentos


operacionais esto coerentes com a misso da
empresa?
Essa a pergunta que deve ser feita a todo momento deste
novo ciclo do seu sistema de gesto, afinal a misso da
empresa que manda, sempre!
Auditoria Interna
Auditoria uma avaliao ou exame imparcial das prticas
e resultados de uma organizao relacionados com os
requisitos de uma srie de padres e/ou objetivos
mensurveis.

A auditoria ento, serve para:

Determinar onde nos encontramos em relao aos


requisitos de: uma norma, ao prprio sistema de gesto e
s partes interessadas;
Determinar a adequao e eficcia do sistema de gesto;
Identificar oportunidade para melhorarmos a eficcia e
eficincia dos nossos processos;
Identificar as oportunidades de melhorias.
O auditor interno deve ser uma pessoa competente para
executar as auditorias, ou seja; deve ter escolaridade,
experincia e conhecimentos necessrios para atender aos
resultados pretendidos nessa atividade.
Para essa atividade so utilizados documentos de trabalho
que podem incluir: listas de verificao, planos de
amostragem de auditoria, informaes documentadas,
evidncias de suporte, constataes de auditorias anteriores
e registos de reunies.
Ajustes

De posse do relatrio da auditoria interna, o momento de


realizar todos os ajustes necessrios e apontadas durante
essa atividade. um momento muito importante a fim de
garantir a eficcia do SEU sistema de gesto.
Para as no conformidades encontradas, dever abrir os
respetivos relatrios de ao corretiva, tomar aes para
controlar as no conformidades encontradas, lidar com as
consequncias, Identificar a verdadeira causa raiz (RCA,
Root Cause Analysis), das falhas (no conformidades) e
tomar providncias para evitar a sua recorrncia.
Para as melhorias encontradas, dever considerar os
resultados das anlises e implementar as aes consideradas
necessrias.
Essas aes garantem o processo de melhoria contnua da
empresa, uma vez que elevam o nvel do seu sistema de
gesto.
Transio
Ao implementar as 4 etapas anteriores, a sua empresa estar
apta para chamar o organismo de certificao e solicitar a
auditoria de transio para a ISO 9001:2015.
As auditorias de transio tm o objetivo de transferir a
certificao j existente na verso atual para a verso
atualizada.

Quer comear agora?


Aproveite. grtis!

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Adaptao de: Carlos Vale | 03/2016