GUA PARA LA PREPARACIN DEL INFORME

SEMESTRAL DE PROGRESO DE LOS PROYECTOS

FOMIN

Gua de referencia, Noviembre del 2003

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CONTENIDO
I. Informacin General del Proyecto ........................................................................................... 4
II. Resumen Ejecutivo ........................................................................................................................ 5
III. Estado Actual y Perspectivas de los Objetivos y los Componentes. ....................... 6
A. Progreso en la Ejecucin de la Operacin. ....................................................................... 6
1. Componentes. ......................................................................................................................... 6
2. Supuestos.................................................................................................................................. 6
B. Logro de los Objetivos de Desarrollo. ................................................................................ 7
1. Perspectivas............................................................................................................................. 7
2. Indicadores Clave. ................................................................................................................. 8
3. Supuestos.................................................................................................................................. 8
IV. Ejecucin del Programa: Avances, Logros y Problemas ............................................ 9
1. Evaluacin de Medio Trmino y Final. .............................................................................. 9
2. Reformulaciones. .................................................................................................................... 10
3. Cumplimiento de Requisitos Financieros. .................................................................... 10
4. Clusulas Contractuales. ...................................................................................................... 13
5. Adquisiciones. .......................................................................................................................... 13
6. Aspectos Administrativos. ................................................................................................... 13
7. Mantenimiento......................................................................................................................... 13
8. Aspectos Ambientales ........................................................................................................... 14
IV. Lecciones aprendidas ............................................................................................................ 14
V. Plan de Accin para Solventar Problemas ......................................................................... 14

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GENERALIDADES
En el siguiente documento podr encontrar un modelo para la presentacin del
informe semestral de su proyecto, este modelo no debe restringir la inclusin de
informacin que cada ejecutor considere relevante o importante para la
presentacin del avance, slo servir como una gua.

Para los puntos I, II y III se incluyen tablas que pueden servir de apoyo para
consolidar la informacin de avance, en ellas se especifica en color rojo los datos
que deben ser llenados por cada ejecutor.

Del mismo modo, para los puntos IV y V se sugiere el uso de algunas tablas o
formatos para la presentacin de informacin, sin embargo, para algunos incisos
dentro de estos mismos puntos se deja a libre consideracin la forma de la
presentacin de dicha informacin.

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I. INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO

N. del proyecto Ingresar dato

Nombre de la Agencia Ejecutora Ingresar dato

Fecha de la firma del convenio Ingresar dato

Monto aprobado de la cooperacin
tcnica en dlares
Ingresar dato

Fecha del informe Ingresar dato

Periodo del informe Ingresar dato
Nombre del responsable Ingresar dato

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II. RESUMEN EJECUTIVO

En esta seccin se debe incluir una breve descripcin del proyecto que permita
poner en cotexto al lector. Algunas de las generalidades que se podran incluir son
las siguientes:

a) Objetivos principales
b) Sector objetivo
c) Herramientas ofrecidas
d) Beneficios ofrecidos por el proyecto

Por otro lado, se debe incluir una tabla resumen que especifique el nombre de cada
uno de los componentes del proyecto y sus respectivos objetivos.

Componente
Incluir los componentes principales del
proyecto tal y como aparece en el
convenio firmado con el BID
Nombre componente 1
Nombre componente 2
Objetivo
Especificar el objetivo que se espera
cubrir con el desarrollo de cada uno de
los componentes
Objetivo del componente 1
Objetivo del componente 2

As mismo se debe incluir un resumen de las actividades desarrolladas durante el

semestre y los resultados obtenidos con cada una de las actividades.

Resumen de los resultados obtenidos en el perido MES al MES AO

Componente Actividades desarrolladas Descripcin de la actividades

Nombre del Nombre de la actividad Descripcin de la actividad
componente desarrollada Resultados obtenidos con el
desarrollo de la actividad

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III. ESTADO ACTUAL Y PERSPECTIVAS DE LOS OBJETIVOS Y LOS

COMPONENTES.

A. Progreso en la Ejecucin de la Operacin.

1. Componentes.

Para cada uno de los componentes del Marco Lgico, analizar el

estado de avance (en trminos de cantidad, calidad y tiempo) de
los indicadores claves de desempeo considerados. Indicar si se
prev que los componentes sern completados en la fecha prevista
o si hay retrasos con relacin a metas intermedias, indicando la
razn de los retrasos y las acciones que se tomarn para subsanar
los mismos. Debern sealarse las actividades realizadas para
cada componente, tales como cursos de capacitacin o talleres
realizados, materiales elaborados, etc.

INDICAR SI SE
ESTADO DE
PREV
AVANCE
COMPONEN RESULTADO TERMINAR A
ID ACTIVIDAD (CALIDAD,
TE ESPERADO TIEMPO Y
CANTIDAD,
ACCIONES
TIEMPO)
CORRECTIVAS

Especificar si
la actividad
Progreso de la
fue
actividad
completada, si
Cul es el est en
Ej: 50% 25
objetivo que se progreso y
Especificar la pymes
tiene para cundo
Nmero de actividad del encuestadas
contemplado se estima
componente componente.
Nombre del para la terminar.
Detalle del
componente actividad.
Componen- Ej: Anlisis de avance
Especificar
te 1 requerimientos alcanzado
Ej: Aplicacin cules sern
de las pymes hasta el
de encuesta a las actividades
momento.
50 pymes que se
Incluir las
desarrollarn
razones de los
para terminar
retrasos.
las actividades
pendientes.

2. Supuestos.

Para cada uno de los componentes del Marco Lgico, analizar la

probabilidad de cumplimiento de los supuestos claves
relacionados con su implementacin. Sealar, si existen, los

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eventos principales que han impactado positiva o negativamente

en el cumplimiento de los supuestos.

EVENTOS
PROBABILIDAD QUE HAN
ACTIVIDAD DE IMPACTADO
ID COMPONENTE SUPUESTO
CUMPLIMIENTO AL
SUPUESTO.
Indicar si existen
eventos que
hayan impactado
Incluir
positiva o
eventos o
negativamente
Indicar el supuesto actividades
en el
que se tiene para la especficas
cumplimento de
actividad que hayan
los supuestos
Nmero de beneficiado o
Especificar
componente Ej: Las PYMES afectado el
Nombre del la actividad Ej: Hay que
estn dispuestas cumplimiento
componente del dedicar gran
Componen- a proporcionar del supuesto
componente cantidad de
te 1 informacin para
recursos para
la determinacin Ej: Eventos
obtener los
de los de difusin,
requerimientos
requerimientos entrevistas,
de las pymes
encuestas,
visitas, etc
PROBABILIDAD
CUMPLIMIENTO
100%

B. Logro de los Objetivos de Desarrollo.

1. Perspectivas.

Describir el grado y la probabilidad de logro del Objetivo de

Desarrollo (Propsito) establecido en el Marco Lgico como
resultado o impacto especfico de la ejecucin de cada uno de los
componentes. Utilizar objetivos intermedios y cualquier otra
informacin disponible que permita establecer el progreso para
alcanzar el objetivo de desarrollo. Si se establece ms de un
objetivo (por ejemplo objetivos especficos) analizar
separadamente el logro alcanzado para cada uno de ellos. Destacar
ampliamente comentarios respecto a las perspectivas de
sostenibilidad del programa.

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2. Indicadores Clave.

Analizar el estado de cumplimiento de cada uno de los indicadores

clave de desempeo considerados en el Marco Lgico para los
Objetivos de Desarrollo. Indicar, para cada uno de ellos, el
progreso alcanzado a la fecha en trminos de cantidad, calidad y
tiempo y la probabilidad de alcanzarlos en el futuro.

La siguiente tabla incluye los aspectos requeridos para dar cumplimiento a los
puntos 1 y 2, haciendo el desglose para cada uno de los componentes del
proyecto.

Estado de cumplimiento de indicadores de desempeo para el logro del

propsito del proyecto.

DESCRIBIR EL GRADO Y PROBABILIDAD DE

LOGRO DEL PROPSITO COMO RESULTADO DE
LA EJECUCIN DE CADA UNO DE LOS
ID COMPONENTE
INDICADOR COMPONENTES.
CMO CONTRIBUYE CADA COMPONENTE AL
LOGRO DEL PROPSITO?

Especificar los
indicadores que se
medirn en el
desarrollo de cada Indicar cmo los resultados obtenidos y los
Nmero de
componente. que se pretenden obtener(A nivel componente)
componente
Nombre del impactan al cumplimiento del objetivo de cada
componente Estos estn componente y al desarrollo del proyecto.
Componen-
relacionados
te 1
directamente con las
actividades a
desarrollar para cada
componente

La informacin de estos tres campos, corresponde La informacin de este campo se va

a la que se estableci en el marco lgico al inicio actualizando de acuerdo con los avances
del proyecto que se van teniendo cada semestre

3. Supuestos.

Analizar cada uno de los supuestos claves relacionados con el

alcance del Objetivo de Desarrollo de la operacin. Describir el
progreso alcanzado a la fecha del informe y comentar si ser
cumplido. Indicar en forma resumida los principales eventos que
estn impactando favorable o negativamente en el cumplimiento
de estos supuestos.

[8]
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Estado de cumplimiento de supuestos relacionados con el logro del propsito

del proyecto.

PRINCIPALES EVENTOS QUE HAN

PROGRESO ALCANZADO A LA FECHA
SUPUESTO CLAVE IMPACTADO EL CUMPLIMIENTO
(CALIDAD, CANTIDAD, TIEMPO)
DEL SUPUESTO.

Especificar qu supuesto Indicar qu avances se han tenido

se va analizar. hasta la fecha con respecto al
Hacer referencia de aquellas
supuesto planteado.
actividades o venetos que han
Ej: Las PYMES estn ayudado a cumplir el supuesto
dispuestas a Ej: Las pymes han accedido a
proporcionar informacin sobre
proporcionar Ej: Realizacin de eventos de
sus principales necesidades
informacin para la difusin del poryecto,
tecnlogicas.
determinacin de los entervistas, encuestas, etc
Se ha logrado encuestar a 25
requerimientos pymes

PROGRESO ALCANZADO A LA PROBABILIDAD DE

TIEMPO ALCANCE
INDICADOR CLAVE FECHA (CALIDAD, CANTIDAD, ALCANZARLO
INDICADOR
TIEMPO)
Especificar
Tiempo en das o meses en
indicador 1 Indicar el progreso
el que se espera cumplir
alcanzado hasta la fecha del
con el indicador.
Ej: 200 PYMES reporte 100% de
recibiendo los probabilidad
Ej: Al trmino de los 21
beneficios del Ej: 50 pymes beneficiadas
meses de ejecucin del
proyecto con el proyecto
proyecto.
Especificar
indicador 2

Ej: Las pymes
aumentan ventas
del 5 al 10%

IV. EJECUCIN DEL PROGRAMA: AVANCES, LOGROS Y PROBLEMAS

Para los siguientes incisisos se proponen algunos formatos, algunos de ellos se dejan
a libre llenado de los ejecutores.

1. Evaluacin de Medio Trmino y Final.

Indicar si se prev efectuar Evaluacin de Medio Trmino y el avance en

la preparacin de la misma. En el caso de que alguna ya haya sido
realizada, indicar los resultados de esta evaluacin y las medidas que se
han considerando a fin de implementar las recomendaciones generadas.

[9]
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Respecto a la evaluacin final, indicar el status que guarda la preparacin

de documentos para el proceso de seleccin, indicando fechas probables
de presentacin de documentos as como la fecha ptima para el inicio de
la evaluacin.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

2. Reformulaciones.

Indicar si la operacin fue materia de reformulaciones o de

reestructuraciones con fecha posterior a la aprobacin de la operacin.
Las transferencias significativas de recursos entre categoras de
inversin tambin deben ser comentadas.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

3. Cumplimiento de Requisitos Financieros.

Presentar un cuadro que muestre los desembolsos acumulados al cierre

del semestre anterior, los del presente semestre, y al cierre acumulado
del mismo, por categoras de inversin y por fuente de fondos, sealando
las desviaciones o retrasos en la programacin de desembolsos, sus
causas y las acciones a tomar para solventar las mismas.

[10]
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Reporte de desembolsos correspondiente al perodo XXXX

Proyecto: XXXX

Cifras expresadas en dlares

CIERRE SEMESTRE ANTERIOR SEMESTRE JUL- DIC 07 ACUMULADO

FUENTE DE FINANCIAMIENTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO FUENTE DE FINANCIAMIENTO
APORTE APORTE APORTE
CATEGORA DE INVERSION FOMIN TOTAL FOMIN TOTAL FOMIN TOTAL
LOCAL LOCAL LOCAL
(A) (C) (D) (F) (G) (I)
(B) (E) (H)
Total aportes Total aportes Gastos Gastos
al cierre al cierre efectuados efectuados Suma de suma de
suma de A+B Suma D+E Suma de B+E
Nombre del semestre semestre con fondos con aporte A+D G+H
Componente I componente 1 anterior anterior Fomin local
Total aportes Total aportes Gastos Gastos
al cierre al cierre efectuados efectuados Suma de suma de
suma de A+B Suma D+E Suma de B+E
Nombre del semestre semestre con fondos con aporte A+D G+H
Componente II componente 2 anterior anterior Fomin local
Total aportes Total aportes Gastos Gastos
al cierre al cierre efectuados efectuados Suma de suma de
suma de A+B Suma D+E Suma de B+E
Nombre del semestre semestre con fondos con aporte A+D G+H
Componente III componente 3 anterior anterior Fomin local
Total aportes Total aportes Gastos Gastos
al cierre al cierre efectuados efectuados Suma de suma de
suma de A+B Suma D+E Suma de B+E
Nombre del semestre semestre con fondos con aporte A+D G+H
Componente IV componente 4 anterior anterior Fomin local
Total aportes Total aportes Gastos Gastos
al cierre al cierre efectuados efectuados Suma de suma de
suma de A+B Suma D+E Suma de B+E
Nombre del semestre semestre con fondos con aporte A+D G+H
Administracin componente 5 anterior anterior Fomin local
Total aportes Total aportes Gastos Gastos
al cierre al cierre efectuados efectuados Suma de suma de
suma de A+B Suma D+E Suma de B+E
Nombre del semestre semestre con fondos con aporte A+D G+H
Evaluacin del proyecto componente 6 anterior anterior Fomin local
Total aportes Total aportes Gastos Gastos
al cierre al cierre efectuados efectuados Suma de suma de
suma de A+B Suma D+E Suma de B+E
Nombre del semestre semestre con fondos con aporte A+D G+H
Auditora componente 7 anterior anterior Fomin local
TOTAL Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total Suma total

[11]
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Comentar sobre la disponibilidad de recursos de contrapartida local,

cumplimiento del pari-passu a la fecha y sobre atrasos en la
programacin de desembolsos, si los hubiera.

TOTAL GASTOS
TOTAL
% DE A LA FECHA DE % DE
PRESUPUESTO
PARTICIPACIN CORTE DEL PARTICIPACIN
DEL PROYECTO
REPORTE
Ingresar el
Ingresar Aporte total de gastos Gastos con
cantidad que contribucin / hechos en el aportes de la
Contribucin
aportar la Total periodo con contribucin /
contribucin presupuesto aportes de la Total gastos
contribucin
Ingresar el
Ingresar total de gastos Gastos con
cantidad que Aporte local / hechos en el aportes de la
Aporte local aportar la Total periodo con agencia
agencia presupuesto aportes de la ejecutora /
ejecutora agencia Total gastos
ejecutora
Suma de los
Suma de los
dos aportes
TOTAL 100% gastos 100%
(Total
(Total gastos)
presupuesto)

Comentar, si procede, sobre la presentacin oportuna o no de los estados

financieros auditados y sobre las acciones que se estn desarrollando en
caso de que existiesen demoras. Adems, comentar sobre las actividades
que se estn realizando a fin de resolver las observaciones efectuadas
por los auditores externos, internos y visitas contables-financieras
efectuadas por el Banco.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

Presentar la conciliacin del Fondo Rotatorio y analizar el

comportamiento en cuanto a su antigedad, as como explicar el origen
de las diferencias existentes y el plan de accin para corregirlas.

Nota: hacer uso del reporte suministrado por el BID para el reporte del
fondo rotatorio.

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Presentar el plan de desembolsos por componente para el prximo

semestre.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

4. Clusulas Contractuales.

Analizar el estado de cumplimiento de clusulas y artculos contractuales

en el perodo. Indicar las acciones que se han previsto para superar las
situaciones de incumplimiento y las perspectivas de cumplimiento de las
clusulas de futuro vencimiento.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

5. Adquisiciones.

Presentar un listado de los contratos firmados en el semestre a la fecha

del informe, los que se encuentran en negociacin y los futuros a
concursarse. El listado debe prepararse considerando en su caso: tipo de
concurso (internacional/local), nmero y nombre del concurso, nombre
del consultor, estado de aprobacin, monto del contrato, fecha de inicio y
terminacin de la consultora y componente al que pertenece.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

6. Aspectos Administrativos.

Indicar las acciones importantes que se han implementado o se piensan

implementar en el campo de la Administracin de la Operacin, tales
como: reorganizaciones, mejoramiento de sistemas y mtodos de trabajo,
reforzamiento institucional de la Unidad Ejecutora, reclutamiento de
personal, creacin de unidades especiales, etc.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

7. Mantenimiento.

Si procede, comentar sobre el estado de los equipos adquiridos con

recursos del Banco y sobre el plan de mantenimiento en ejecucin.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

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8. Aspectos Ambientales

Para aquellas operaciones clasificadas como de Impacto Ambiental

Significativo, describir las acciones desarrolladas a fin de minimizar este
impacto de acuerdo a lo convenido con el Banco.

Nota: hacer reporte libre que incluya los aspectos solicitados

IV. LECCIONES APRENDIDAS

Describir las lecciones aprendidas o buenas prcticas derivadas del

proyecto que pudieran ser beneficiosas en las etapas de preparacin,
anlisis, diseo, ejecucin u organizacin de nuevas operaciones a ser
financiadas por el Banco.

ACTIVIDAD ACTIVIDAD ESPECIFICA LECCIN APRENDIDA

Enlistar cules fueron las
lecciones aprendidas con el
Especificar la actividad
desarrollo de la actividad,
especifica con cada una
Incluir la actividad general qu se puede considerar de
de las etapas
desarrollada beneficio para el proyecto
comprendidas para su
y para el desarrollo de
desarrollo
actividades o proyectos
futuros.

V. PLAN DE ACCIN PARA SOLVENTAR PROBLEMAS

Sealar las dificultades ms importantes que afectan la normal

ejecucin de la operacin, la implementacin de los componentes,
el cumplimiento de los supuestos y el alcance del objetivo de
desarrollo.

Para cada problema sealado, indicar la accin requerida para

remediar la situacin. Para cada accin proponer al responsable, la
fecha lmite en que la accin debe ser implementada y los
mecanismos de seguimiento de estas acciones.

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Problemas y plan de accin para solucionarlos

Problema Impacto Accin a tomar

Indicar cul fue el Especificar cmo el problema presentado Enlistar las acciones que se
problema que se durante el transcurso del semestre, cmo consideren podran ayudar para
present durante el impacta con el desarrollo del proyecto. que el problema o la situacin
avance semestral. detectada pueda ser superada, y en
su caso no se vuelva a presentar.
Ej: Se requiere
invertir ms
recursos en cuanto
consultora para la
sensibilizacin de
las pymes.

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