Autor:

Felipe Nez, PMP

1felipe.nunez@gmail.com

EL AMOR EN LA
ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS

A hora que se acerca el 14 de febrero, el tema del amor y la amistad se convierte en una moda. No
es de ms mencionar que este concepto es parte esencial en la naturaleza humana y nadie se salva de ello.
Es por eso, que reflexionando un poco sobre el tema me vino a la mente la idea de combinar el amor con los
proyectos. Y no me refiero a la parte de "Amo mi profesin" o "mi amor por los proyectos", eso es algo ya
conocido.

Cuando se habla de la administracin de proyectos, normalmente nos viene a la mente la parte profesional
o laboral que nos envuelve. Pocas veces pensamos en como aplicar estos conceptos en nuestra vida perso-
nal o en eventos fuera de un negocio. Sin embargo, los conceptos bsicos son utilizados en muchas ocasio-
nes durante nuestra vida, ya sea al organizar una comida, una fiesta o un viaje. Si bien es cierto que no ha-
cemos toda una revolucin en nuestras vidas para seguir paso a paso lo que la biblia de Administracin de
Proyectos (PMBoK) nos dice, si utilizamos algunas de sus ideas.

Pensando en ello, hoy analizaremos uno de los eventos mas importantes de la expresin del amor y un muy
buen ejemplo de la aplicacin de Administracin de Proyectos: Una Boda. Para aquellos que tienen la dicha
de estar casados, lo mas seguro es que ha sido uno de los momentos mas importantes en su vida, y al mis-
mo tiempo, uno de los mas complicados ya que es una mezcla de sentimientos y de negocio. O no es cierto
que al planear una boda tenemos que cumplir con las expectativas de los novios (stakeholders) al mismo
tiempo que ajustarnos al presupuesto asignado (sponsors) en un tiempo determinado (Schedule)?

Felipe Nez, PMP

Como todo proyecto, los planes de una boda inician cuando se realiza la propuesta de
matrimonio. Nuestro Project Charter contiene la informacin inicial definida por los no-
vios: Nombre del novio, nombre de la novia, fecha de la boda y normalmente incluye
algunos detalles como la decisin de si habr celebracin religiosa, el lugar de la recep-
cin y algunos de los deseos principales de los novios y el presupuesto inicial. La formalizacin del Project
chrter se da cuando se comunica oficialmente el compromiso ante la familia.

El siguiente paso es identificar a los stakeholders: paps, hermanos, familia, amigos. En este punto en es-
pecial es cuando se identifican las necesidades o requerimientos de los principales involucrados: Quin no
ha escuchado la frase Quiero que te cases donde me cas yo! o deberas de invitar a tu to que no haz
visto en 20 aos!?. Este es el momento adecuado para identificar los principales stakeholders y planificar la
estrategia a seguir con ellos.

El siguiente paso en la planeacin es la creacin del Project plan. El Project plan es la base de nuestro pro-
yecto y donde se definir la estrategia a seguir, el plan de comunicacin, mtodos de control de presupuesto
y requerimientos.

H ablando de los requerimientos.. Este es el momento en el que

vamos a documentar las necesidades y expectativas de los novios, as
como de los principales stakeholders como son los papas, abuelos y
hermanos. Este momento es muchas veces uno de los mas conflictivos
de nuestro proyecto ya que a veces los deseos y necesidades de la no-
via no son los mismos que los del novio, o de los paps, o de los abue-
los, etc. Ahora es que usaremos la estrategia definida anteriormente pa-
ra minimizar los riesgos que representan estos posibles conflictos.

Algunos de los requerimientos que podemos anotar en este momento son: El templo, el lugar de la recep-
cin, el tipo de comida, la msica, las invitaciones, decoracin, fotografa, etc.

Una vez que hemos definido los requerimientos principales, es momento de aadir a nuestro plan mas deta-
lles del evento. Para ello es muy til realizar el desglose de actividades para el mismo. Ello nos guiar a
determinar a detalle las acciones a realizar antes y durante nuestro evento. Una vez que se han identificado
las actividades a realizar, se asignarn responsables adems de organizarse en una secuencia lgica que
nos lleve a armar el cronograma del proyecto.

Amor es Organizar una boda sin terminar odiando la administracin de proyectos

Felipe Nez, PMP

U na vez que definimos las actividades a realizar es momento de revisar los costos y el presupuesto que
tenemos. Como en todo proyecto, tenemos costos fijos y costos variables. Los costos fijos van rela-
cionados a los gastos que se deben de realizar sin importar la cantidad de invitados e inclusive si hay o no
recepcin. Los costos variables son aquellos que tendremos dependiendo de los asistentes y lo se desee
ofrecer.

Junto con los costos podemos agregar las expectativas de la calidad de nuestro evento. Estos dos factores
(costo y calidad) tienen una relacin directa en el xito o fracaso de nuestro proyecto. Por lo mismo, debe-
mos de manejar cuidadosamente en donde se realizarn los gastos mas fuertes y el resultado que estos da-
rn. Sin embargo recuerden que no siempre algo positivo compensar algo negativo. En cuestin de even-
tos como de proyectos, tenemos que balancear nuestras variables para evitar extremos que hagan mas visi-
bles lo positivo o lo negativo.

Podemos considerar que este es el momento crtico tanto de un

proyecto como de una planeacin de una boda. Debemos regre-
sar a la base del plan y analizar los requerimientos, gustos y ne-
cesidades del proyecto en general y de los stakeholders. Es por
ello que es tan importante entender las necesidades de los
stakeholders y definir la estrategia a llevar con ellos y, de ser ne-
cesario, hacer los cambios necesarios segn nuestras posibilida-
des.

En cualquier proyecto un mal anlisis de requerimientos, una incorrecta planeacin financiera o un desequili-
brio en la calidad de los entregables hacen que un proyecto no de los resultados deseados, o inclusive que
el proyecto termine antes de tiempo, provocando la cancelacin del mismo.

El amor cuesta caro. Pero es mas caro no estar enamorado

Habiendo salteado la parte mas complicada en la planeacin de la boda, lo que sigue es planear las adquisi-
ciones e identificar los riesgos. Cuando nos referimos a las adquisiciones, es empezar a buscar proveedo-
res que nos van a suministrar de lo que necesitamos; banquete, vestido de novia, invitaciones, bebidas, etc.

La otra actividad que mencionamos es la identificacin de riesgos. Quin no se ha encontrado con que el
templo deseado no est disponible? o que el banquetero tiene un evento mas llamativo y decide no darnos
el servicio? Es muy sano en cualquier proyecto identificar cuales son los riesgos a los que podemos enfren-
tarnos y plantear respuestas en caso de que el riesgo se vuelva una realidad. En este momento la evalua-
cin de alternativas y las acciones preventivas son de mucha ayuda.

Felipe Nez, PMP

E n este momento ya hemos definido los objetivos, entregables, determinamos presupuesto, planeamos
compras e identificamos riesgos. Lo que sigue es empezar a ejecutar nuestro proyecto, asignar recursos,
llamar proveedores y hacer que las cosas sucedan. Todo debe de estar listo para el magnfico da de la bo-
da.

En las bodas como en muchos otros eventos, podemos dividir la ejecucin de las actividades en dos partes:
previo al da del evento y el da de la boda. Muchas de las actividades que vamos a realizar antes de la bo-
da se mezclarn con la planeacin del mismo. Esto nos dar la oportunidad de ir mejorando los entregables
conforme pasa el tiempo. Pero cuidado! Cuando tenemos la oportunidad de realizar cambios es muy posible
que empecemos a tener problemas por las decisiones que tomemos. Es por ello que debemos tener muy
clara la forma en que vamos a manejar los cambios y el manejo de prioridades.

El da de la boda ser cuando se realice la ejecucin de todo lo que se ha planeado. Para ello debemos mo-
nitorear que lo planeado se lleve a cabo correctamente y, de ser necesario, realizar ajustes o llevar a cabo
las acciones correctivas definidas en nuestro anlisis de riesgo. Como en todo proyecto, siempre es saluda-
ble tener la ayuda de un tercero para la ejecucin y validacin de los entregables. Sobre todo por que nor-
malmente los novios son quienes estn liderando el proyecto y estarn muy ocupados en su boda.

Al final, tanto los novios tendrn la boda de sus sueos, la familia y dems invitados disfrutarn de la felici-
dad que representan una boda planeada correctamente utilizando las bases de la administracin de proyec-
tos.

Es cuando podemos decir que el amor y la administracin de proyectos

tuvieron un final feliz, o no?

Al menos, hasta que llegue el momento de planear el bautizo.

El amor cuesta caro. Pero es mas caro no estar enamorado

Felipe Nez, PMP