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CONTROLO DO PRODUTO NÃO CONFORME, NÃO CONFORMIDADES, ACÇÕES CORRECTIVAS E ACÇÕES PREVENTIVAS

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ÍNDICE

1. LISTA DE ACTUALIZAÇÕES

3

2. OBJECTIVOS

3

 

3. ÂMBITO

3

4. REFERÊNCIAS E DOCUMENTOS ASSOCIADOS

3

4.1. REFERÊNCIAS

3

4.2. DOCUMENTOS ASSOCIADOS

3

5.

DEFINIÇÕES E SIGLAS

4

5.1. DEFINIÇÕES

4

 

5.2. SIGLAS

4

6.

MODO OPERATÓRIO

4

6.1.CONTROLO DO PRODUTO/MATERIAL NÃO CONFORME

4

6.2.

DESTINO DO PNC

6

6.3.

TRATAMENTO DAS NC’S

6

6.4

NCS RESULTANTES DAS RECLAMAÇÕES DAS PARTES INTERESSADAS

7

6.5

ACÇÕES CORRECTIVAS

8

6.5

ACÇÕES PREVENTIVAS

8

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1. LISTA DE ACTUALIZAÇÕES

VERSÃO

DATA

ALTERAÇÕES EFECTUADAS

0

17/10/2016

Criação do documento

2. OBJECTIVOS

Estabelecer e manter uma metodologia a utilizar na identificação, verificação, análise, tratamento,

controlo e prevenção das não conformidades que permita:

Analisar e decidir quanto ao produto/material e serviço não conforme relativamente aos requisitos estabelecidos;

Desencadear acções que visem a identificação e correção de não conformidades nos serviços prestados e produtos adquiridos;

Assegurar que o produto não conforme é impedido de ser utilizado.

3. ÂMBITO

Este procedimento é aplicável a não conformidade detetadas na recepção, utilização de produtos,

materiais, e nos serviços desempenhados pela Maputogal de forma a reduzir os perigos, riscos e impactos ambientais nos colaboradores e todas as partes envolvidas.

4. REFERÊNCIAS E DOCUMENTOS ASSOCIADOS

4.1.

REFERÊNCIAS

ISO 9001 Sistemas de Gestão da Qualidade;

ISO 14001 Sistemas de Gestão Ambiental;

ISO 31001 Gestão do risco;

OHSAS 18001 Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde do Trabalho.

4.2.

DOCUMENTOS ASSOCIADOS

MD37 - Controlo dos fornecimentos não conformes;

MD31 - Mapa de Controlo das Reclamações/Falhas;

MD35 - Ficha de Não Conformidade;

MD36 - Plano de Acções Correctivas, Preventivas e de Melhoria.

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5. DEFINIÇÕES E SIGLAS

5.1.

DEFINIÇÕES

Acções Corretivas Ação para eliminar a causa de uma não conformidade identificada ou outra situação indesejável.

Acções Preventivas Atividades planeadas, dirigidas à revenir a ocorrência de não conformidades potenciais.

Materiais: Produtos e /ou consumíveis utilizados nos serviços.

Não Conformidade é um não atendimento a um requisito.

Processo: conjunto de recursos e de actividades inter-relacionados que transformam elementos de entrada em elementos de saída.

Produto Não Conforme: produto que não satisfaz um ou mais requisitos especificados.

5.2.

SIGLAS

FNC Ficha de Não Conformidade

NC Não Conformidades

PNC Produto Não Conforme

SE Secretária Executiva

GSIG Gestor do Sistema Integrado de Gestão

DT Diretor Técnico

DG Diretor Geral

QAS Qualidade, Ambiente e Segurança.

6. MODO OPERATÓRIO

6.1.CONTROLO DO PRODUTO/MATERIAL NÃO CONFORME Todo material/produto/ferramenta/equipamento adquirido pela Maputogal é submetido à inspeção

antes da sua utilização ou armazenagem.

Os aspectos a ser controlados na inspecção constam os seguintes:

Quantidade solicitada vs quantidade fornecida, com base nas guias e contagem física;

Qualidade (rótulo/etiqueta visível e compreensível, aspecto físico da embalagem e prazo de validade se aplicável, manuais e certificados de conformidade se aplicável);

Condições do material/produto na recepção;

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Fichas de informação de segurança caso trate-se de material ou substancias perigosos ou outros aplicáveis.

O produto não conforme pode ser detectado no acto da inspecção, aquando da recepção do mesmo ou na sua utilização. Ficam nomeados como responsáveis pela recepção dos produtos a SE e/ou Gestor de compras.

Após a deteção de material/produto não conforme, o material deve ser devolvido ao fornecedor para posterior substituição. Porém, podem acontecer duas situações:

a) O material/produto NC pode colocar em causa o desempenho normal dos trabalhos quer em termos de qualidade do serviço, quer dos prazos de execução. Nestes casos, o responsável do armazém ou a gestora de compras, preenche o Modelo 35 - Ficha de Não Conformidade (FNC), tira uma cópia e envia ao fornecedor para que este analise a situação e proceda a substituição o mais breve possível. Seguidamente preenche o Modelo 37 - tabela de controlo dos fornecimentos não conformes.

b) Não colocar em causa o normal funcionamento dos trabalhos em termos de prazo e qualidade. Nestas situações, o responsável pela recepção e gestora de compras verificam os materiais/produtos e analisam o nível de impacto nos trabalhos da não conformidade detectada. Se for constatada que a NC não compromete os trabalhos, o responsável regista a situação no Modelo 37 - tabela de controlo dos fornecimentos não conformes e é analisado internamente com o DG se o mesmo é devolvido ao fornecedor numa análise custo/ benefício.

c) Trimestralmente o Modelo 37 - tabela de controlo dos fornecimentos não conformes é

analisada pela direção geral no sentido de avaliar a necessidade da implementação de medidas de controlo ou a substituição do fornecedor. Todos os produtos NC’s são segregados e identificados por uma etiqueta:

Qualquer material/produto/ferramenta/equipamento que ostente esta etiqueta não deverá ser utilizado pois pode afectar na qualidade dos serviços e ao mesmo tempo a segurança e saúde dos utilizadores e/ou colaboradores que pretendam utilizar este material/produto/ferramenta ou equipamento.

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6.2. DESTINO DO PNC

O material/produto/equipamento ou ferramenta NC permanecerá separado dos restantes produtos,

aguardando pela decisão do fornecedor ou do DG da Maputogal para seu destino.

A aprovação e consequente libertação do material/produto, pode ocorrer após o fecho da não

conformidade.

Relativamente ao destino do PNC, a responsabilidade por uma decisão desta natureza cabe a Direção Geral, podendo ser tomada uma das seguintes decisões:

Aceitar condicionalmente: quando um produto é utilizado, embora não satisfaça alguns aspectos dos requisitos predefinidos. A responsabilidade por uma decisão desta natureza cabe a Direção Geral. Neste caso, garante-se que a aprovação é concedida dentro de determinadas condições que ficam devidamente registadas e que, se as não conformidades poderem afectar o cliente, solicita-se a sua aprovação. Escolher o produto: quando num lote existir o risco de mistura de produtos conformes com os não conformes, é feita uma escolha do produto (quando for economicamente viável). Os produtos aceites seguem os processos normais, enquanto os não conformes são tratados de acordo com o ponto seguinte. Confirmação da Não conformidade (NC): nestes casos, é escolhido o destino mais viável para o

produto:

Adaptar: quando se podem dar outras aplicações ao produto, sem que esse facto implique riscos de utilização ou insatisfação para o cliente;

Devolver: quando as não conformidades são da responsabilidade da entidade que o forneceu e não existe interesse ou possibilidade de recuperação interna;

Sucata: quando as não conformidades são de responsabilidade interna e não existe interesse ou possibilidade de recuperação;

Retocar/Reparar: sempre que seja possível, economicamente viável e não diminua a aptidão ao uso ou a segurança do produto. Nestes casos, os produtos antes de serem reintroduzidos no processo são inspecionados pelos sectores envolvidos.

6.3.

TRATAMENTO DAS NCs

A origem das NC’s é diversa, contemplando:

Auditorias Internas e externas;

Fornecedores;

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Prestação de serviços;

Reclamação de Partes Interessadas;

Programa de Gestão;

Entre outras.

Sempre que seja detectada uma Não Conformidade, a mesma deve ser registada na Ficha de Não Conformidade MD35 para que seja analisada, avaliada e tratada.

Contudo e de forma a não haver quebra de produtividade, podem actuar-se da seguinte forma:

a) Resolver imediatamente de modo que não ponha em causa o funcionamento normal da actividade, quando a mesma for imediatamente controlável;

b) Parar o trabalho e emitir a ficha de Não Conformidade, podendo o trabalho retomado após sua resolução. Em ambos caso, a NC será resolvida sempre que possível na presença do responsável da equipa e/ou sob seu conhecimento. Os registos de Não Conformidades são analisados mensalmente pela GSIG.

c) Descrição da NC - quem identifica a NC descreve o que viu; Acção Imediata quem identificou a NC descreve o que fez de imediato; Causa da NC a quem foi aplicada a NC descreve porque é que ocorreu; Acção Correctiva ou Correcção a quem foi aplicada a NC descreve o que é que vai fazer para que a causa da NC seja eliminada; Acção preventiva o que é que se pode fazer para evitar que ocorram NC.

6.4 NCs RESULTANTES DAS RECLAMAÇÕES DAS PARTES INTERESSADAS As reclamações das partes interessadas são encaminhadas para o DG e DT para análise da situação de forma a poder analisar a responsabilidade da empresa. As reclamações são registadas no Mapa de Controlo das Reclamações/Falhas MD31. Caso se conclua que a Maputogal tem responsabilidade na reclamação apresentada, é definida a correcção bem como definidas as causas mais prováveis, sendo definido o prazo de finalização e responsáveis pela execução da mesma. Depois, o DG ou representante da empresa entra em contacto através de correio eletrónico, carta, ou telefonicamente, com as partes interessadas informando-as das acções tomadas. Este contacto também é realizado para as situações em que as reclamações não são aceites e, neste caso, as partes interessadas são informadas das razões que levaram a essa decisão.

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6.5 ACÇÕES CORRECTIVAS

As acções correctivas são tomadas a partir da análise dos seguintes registos:

Relatórios/Fichas de Não Conformidades;

Relatórios de Auditorias Internas;

Avaliação de risco e de impacte ambiental;

Assessorias de segurança;

Reclamação de Partes Interessadas.

As acções correctivas são tomadas tendo como objetivo evitar a sua recorrência. Quando uma Não Conformidade é detectada, é registada na Ficha de Não Conformidade MD35. Caso seja decidido lançar uma acção correctiva, e após análise da informação disponibilizada na ficha por parte do Responsável, são detetados os eventuais problemas, isto é, as situações que se destacam pela sua frequência ou pela sua gravidade do efeito sobre o Sistema Integrado de Gestão ou sobre as partes interessadas. Nestes problemas são indicadas as suas causas reais para serem definidas acções correctivas para as eliminar ou minimizar. Após a implementação das acções, a GSIG realiza o seguimento da execução de forma a verificar a eficácia da mesma. No caso do resultado obtido não ter sido eficaz, o processo é reiniciado. Quando a acção estiver concluída, a mesma será considerada encerrada.

6.5 ACÇÕES PREVENTIVAS

As acções de carácter preventivo são desencadeadas após análise de dados do Sistema Integrado de Gestão que indiciem anomalias potenciais ou tendência para atingir insatisfação nas partes interessadas. Os registos no Sistema Integrado de Gestão, as suas revisões e o seu normal funcionamento permitem a identificação de situações potencialmente geradoras de não conformidades por parte dos

Responsáveis dos Processos. Após a identificação, são definidas as causas da sua origem. Com base neste estudo, é tomada a decisão de avançar ou não com acções preventivas e, no caso afirmativo, são definidos os responsáveis pelas acções e é aberta a Ficha de Não Conformidade MD35 onde são registados todos os dados relativos e necessários a determinar à acção a implementar com o objectivo de eliminar a(s) causa(s) potenciais identificada(s). Os resultados são acompanhados e registados pela GSIG. Quando a acção estiver concluída, a mesma será considerada encerrada.