COMO FAZER UMA BOA

GESTO DE VIAGENS
CORPORATIVAS
Introduo...............................................................................................................................................................3

A importncia de uma boa gesto de viagem.........................................................................................................5

A garantia da produtividade nas viagens...............................................................................................................10

A reduo de custos...............................................................................................................................................14

A poltica de viagens corporativas.........................................................................................................................17

Os prs das empresas de viagens corporativas....................................................................................................19

Concluso...............................................................................................................................................................21

Sobre a Copastur....................................................................................................................................................23
INTRODUO
 INTRODUO
4

J
parou para pensar que as viagens
corporativas constituem excelentes
oportunidades de fazer com que
qualquer empresa obtenha melhores
resultados? Afinal de contas, tais
deslocamentos frequentemente ajudam
na ampliao da clientela, na capacitao
dos colaboradores e na realizao de
promissoras parcerias! Mas ser que seu
negcio tem feito uma boa gesto de
suas viagens corporativas? Pois o que
voc vai descobrir agora!

Confira neste e-book como fazer uma boa

gesto de viagens corporativas para que
sua empresa obtenha timos ganhos com
os prximos deslocamentos de negcio, ao
mesmo tempo em que proporciona servios
da melhor qualidade aos viajantes! Pronto?
Ento boa leitura!
A IMPORTNCIA
DE UMA BOA
GESTO DE
VIAGEM

6
P
ara muitas empresas, as viagens
corporativas so uma realidade
extremamente presente. E, de fato,
esses deslocamentos podem ser muito teis
para qualquer instituio, tendo em vista que
permitem que novas parcerias e promissores
acordos comerciais sejam firmados, favorecendo
a ampliao do alcance de mercado do negcio
e proporcionando a oportunidade de aumentar
significativamente seus ndices de lucratividade.
Alm do mais, viagens corporativas
tambm permitem que a empresa atue no
aprimoramento do seu capital humano,
medida que os deslocamentos podem servir
para que os funcionrios da instituio
participem de cursos, treinamentos, workshops
e outros eventos que, direta ou indiretamente,
podem agregar valor organizao e a seu
quadro de colaboradores.
Porm, embora extremamente teis, as viagens
corporativas tambm so responsveis por uma
parcela considervel das despesas de muitas
A IMPORTNCIA DE UMA BOA GESTO DE VIAGEM
empresas. E ainda preciso lembrar que os
deslocamentos so realizados por funcionrios
que, antes de mais nada, so pessoas que tm
suas prprias necessidades e carregam anseios
especficos em relao s viagens que se
propem a fazer.
Por essa e outras, imprescindvel gerenciar
adequadamente as viagens corporativas de qualquer
instituio, j que essa gesto cuidadosa permite
que as empresas alcancem seus objetivos com as
viagens de negcios, respeitando as limitaes
de oramento e logstica, ao mesmo tempo em
que garantem aos colaboradores viajantes certos
padres de segurana, conforto e comodidade
durante os deslocamentos.
Na prtica, uma boa gesto de viagens
corporativas tem muito com o que se preocupar
a fim de permitir que os deslocamentos dentro
e fora do territrio nacional aconteam de
maneira satisfatria. Que tal conhecer alguns
exemplos dos aspectos mais importantes
relativos a uma competente gesto de viagens?
 A IMPORTNCIA DE UMA BOA GESTO DE VIAGEM
7

Fique de olho:

CLAREZA NA DEFINIO E NA
DIVULGAO DE OBJETIVOS

Para que uma viagem corporativa ocorra sem

imprevistos ou surpresas desagradveis e para
que os objetivos da empresa sejam no s
atingidos, mas at superados, preciso que
haja muita clareza na definio dos objetivos.
primordial que todos os funcionrios envolvidos
na realizao das viagens de negcio assim como
os demais colaboradores da empresa saibam,
afinal, quais so as reais metas da organizao
e o que ela espera que o deslocamento
proporcione.

Independentemente de ser apenas um, uma

dupla, trs ou mais funcionrios viajando em
nome da empresa para realizar uma reunio
com um potencial novo cliente, todos precisam
conhecer exatamente os propsitos da empresa
com essa investida, que resultados deseja
alcanar e quais so as peculiaridades da viagem.

8
Esse panorama ajudar a fazer com que
todos os colaboradores da empresa
se mantenham comprometidos com
a viso e a misso da instituio, o
que automaticamente torna quaisquer
objetivos mais acessveis.
LINHAMENTO DE AES
A contratempos e possveis prejuzos.
POLTICA DE VIAGENS
Por ora, importante que voc saiba
que os procedimentos e os fluxos
institucionais devem manter total
alinhamento com a poltica de viagens
estabelecida pela organizao. Essa
estratgia padroniza aes e faz com
que a empresa aja de acordo com as
diretrizes previstas para a realizao
dos deslocamentos, evitando assim a
ocorrncia de abusos ou interpretaes
equivocadas.
A IMPORTNCIA DE UMA BOA GESTO DE VIAGEM
PLANEJAMENTO DOS
DETALHES COM A DEVIDA
ANTECEDNCIA
Uma boa gesto de viagens corporativas
deve se antecipar a qualquer
problema ou imprevisto, minimizando
Por isso, planejar tais deslocamentos
com uma considervel antecedncia
fundamental.
Pense bem: quando o cronograma de
viagens da empresa definido com
uma boa margem de tempo at que os
deslocamentos efetivamente aconteam,
fica mais simples lidar com eventuais
cancelamentos, remanejamentos e
quaisquer outras mudanas de planos.
Isso, por sua vez, ajuda a empresa a
controlar melhor seus gastos, evitando
desperdcios e demais prejuzos de
ordem prtica.

9
INIMIZAO DE CUSTOS
M
SEM PERDER QUALIDADE
Toda instituio tem como um de seus principais
objetivos obter resultados excepcionais com
o menor investimento possvel, certo? Pois
o mesmo vale quando se trata de viagens
corporativas. Mas o detalhe que as despesas
com deslocamentos so apenas uma das
inmeras variveis a serem observadas durante
os processos de gesto de viagens corporativas.
E mais que a capacidade de gerar savings, a
empresa precisa se manter atenta em relao aos
servios proporcionados a quem viajar em prol dos
interesses da instituio. E por mais que uma viagem
corporativa no precise, de modo algum, garantir
luxo aos colaboradores viajantes, alguns padres
de qualidade precisam ser assegurados para que
os funcionrios se desloquem e se hospedem em
segurana, tendo seu bem-estar garantido ao longo
de todo o trajeto.
A IMPORTNCIA DE UMA BOA GESTO DE VIAGEM
ATENO S NECESSIDADES
DOS VIAJANTES PARA O
DESLOCAMENTO
Dentro das possibilidades, dever da gesto de
viagens corporativas atender s necessidades
dos viajantes durante os deslocamentos no que
se refere a acomodaes, transporte areo ou
terrestre e outros servios bsicos, facilitando
o cumprimento da misso no que for possvel.
Desde que no gere prejuzos aos interesses
da empresa, interessante observar certas
solicitaes dos colaboradores, aumentando
assim o nvel de satisfao durante a viagem
e otimizando os resultados alcanados pelo
funcionrio.
 A GARANTIA DA
PRODUTIVIDADE
NAS VIAGENS
 A GARANTIA DA PRODUTIVIDADE NAS VIAGENS
11

A
verdade que viagens corporativas
podem representar eventos bastante
complexos e at um pouco desgastantes
desde seu planejamento at sua efetiva
realizao. Isso sem contar que ainda podem
interferir de maneira significativa no ritmo de
produtividade dos colaboradores submetidos
ao deslocamento. Dessa forma, essencial
que os gestores sejam capazes de fazer com
que a viagem seja otimizada e se torne o mais
confortvel e prtica possvel. Assim no haver
repercusso negativa junto aos funcionrios.
Anote agora algumas providncias que podem
garantir ainda mais produtividade durante as
viagens corporativas:

PLANEJAMENTO ANTECIPADO
E ORGANIZADO

No custa repetir: quanto mais cedo a empresa

comear a trabalhar no planejamento de suas
viagens corporativas, mais tranquilas e proveitosas
elas sero. Afinal, assim ser possvel obter
melhores condies junto a fornecedores e

12
providenciar todos os servios necessrios
concretizao do deslocamento, o que envolve
desde a compra das passagens areas, assim
como a locao de carros, a reserva de hotis, a
contratao de intrpretes, dentre outros detalhes.
Alm do mais, essa antecipao ainda far com
que atrasos, cancelamentos e outros imprevistos
sejam evitados, consequentemente preservando os
viajantes de passarem por momentos de estresse
desnecessrios. J pensou se um cancelamento
de trecho abala negativamente os funcionrios
em deslocamento, prejudicando todo o restante
da viagem?
BEM-ESTAR DOS
COLABORADORES VIAJANTES
Viagens a negcio costumam ser cansativas e,
algumas vezes, bastante estressantes. Por esse
motivo, necessrio que a gesto de viagens
corporativas se preocupe em oferecer condies
mnimas de segurana, comodidade e conforto
aos funcionrios em deslocamento.
A GARANTIA DA PRODUTIVIDADE NAS VIAGENS
Com isso em mente, procure evitar que os
colaboradores precisem se deslocar no mesmo
dia em que tero que participar de algum
compromisso relevante, por exemplo. As
reunies, palestras ou apresentaes podem
ser prejudicadas pelo cansao ps-viagem.
Assegure-se, portanto, de que os dias da ida
e da volta tenham uma agenda leve, pois o
tempo gasto em trnsito j causa cansao e
esgotamento mental suficientes. Alm do mais,
o traslado at os aeroportos devem acontecer
prevendo tempo suficiente para que o viajante
embarque com calma. Esse cuidado evitar
pequenos momentos de tenso que, quando
acumulados, podem gerar muita irritao.
TREINAMENTO EM PROL
DO RELAXAMENTO
Se j difcil se manter completamente
relaxado durante qualquer tipo de viagem,
imagine no caso das corporativas! Mas existem
alguns artifcios bem simples que podem
tornar o deslocamento mais descontrado e,
 A GARANTIA DA PRODUTIVIDADE NAS VIAGENS
13

consequentemente, menos cansativo.

Tente conscientizar seus funcionrios
para que viajem com a menor quantidade
de bagagem possvel, j que viajar com
esse tipo de leveza tambm torna o Instrua os funcionrios para que,
deslocamento mais simples. enquanto esperam pelo voo, tirem
proveito das comodidades oferecidas
Certifique-se de que os viajantes seguem pelos aeroportos. Ler um bom livro,
as normas de bagagens permitidas e ouvir msica ou assistir a um filme
proibidas para viagens em territrio nacional enquanto esperam (s vezes por horas)
e internacional. Alm disso, se no houver pode ajudar muito os funcionrios a
restries por parte da empresa, alerte-os passarem por esses intervalos sem tanto
para que se vistam confortavelmente, ainda sofrimento.
que com trajes formais, pois isso pode ajudar
no relaxamento. Sapatos macios e roupas
adequadas ao clima do local: tudo isso pode
auxiliar bastante no bem-estar.
A REDUO
DE CUSTOS
 A REDUO DE CUSTOS
15

E
mbora extremamente relevantes
para os negcios de qualquer
empresa, as viagens corporativas
costumam estar entre as maiores
despesas das instituies. Portanto,
reduzir custos medida urgente para
a organizao que quer manter sua
sade financeira em dia. E existem boas
estratgias para diminuir o tamanho
dos investimentos necessrios para que
uma viagem seja colocada em prtica!
Confira:

SEGUIR AS DIRETRIZES
DA POLTICA DE VIAGENS

A poltica de viagens o guia supremo

dos deslocamentos realizados em nome
da empresa. Nesse documento se
encontram presentes todas as regras
definidoras dos processos envolvidos nas
viagens, determinando a quais categorias
de servio cada colaborador tem direito,
como funcionam os procedimentos de

16
reembolso e tambm como se dar
a prestao de contas depois
do deslocamento.
Quando a poltica de viagens
corporativas seguida estritamente,
a empresa economiza por priorizar
apenas o que fundamental, no
dando margens a abusos ou luxos
desnecessrios. Alm disso, por
dinamizar os fluxos de solicitao,
aprovao e realizao de qualquer
deslocamento, essa poltica evita que
compras e reservas de servios sejam
feitas de ltima hora, o que pode
aumentar ainda mais os savings.
NEGOCIAR COM
FORNECEDORES
Uma das mais relevantes misses da
boa gesto de viagens corporativas
conseguir negociar com os fornecedores.
A REDUO DE CUSTOS
O objetivo dessa ao buscar preos
mais baixos, excelentes servios e boas
condies de pagamento. Empresas
que costumam comprar sempre com os
mesmos fornecedores podem aproveitar
a oportunidade para pedir vantagens
simplesmente por conta da fidelizao,
por exemplo.
APOSTAR EM
SELF-BOOKING E
SELF-TICKETING
Conferir mais autonomia aos viajantes
na hora de realizar a reserva e a
emisso de bilhetes de servios de
hospedagem e transporte areo pode
conferir maior economia e agilidade s
viagens corporativas, alm de ser uma
eficiente maneira de reduzir custos.
Use as facilidades da tecnologia a favor
das contas da sua empresa com o self-
booking e o self-ticketing!
 A POLTICA
DE VIAGENS
CORPORATIVAS
 A POLTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS
18

N
esse contexto, possvel dizer que a poltica
de viagens corporativas um dos elementos
mais importantes. durante a estruturao
dessa poltica que a empresa tem a oportunidade
de estabelecer as diretrizes que, ao longo do
tempo, definiro detalhes bem especficos sobre
os deslocamentos realizados por conta e a favor da
organizao. Assim, na poltica de viagens devem estar
presentes todos os aspectos relevantes que podem
manter relao com categorias e limitaes para
reserva de hospedagem, compra de passagens areas,
gastos com alimentao, regras para adiantamentos e
reembolsos, alm de diversas outras questes.

Quanto mais detalhada for a poltica de viagens, maiores

sero as chances de que ela contemple mincias
pertinentes aprovao, realizao e prestao de
contas de uma viagem completa, permitindo que a empresa
controle melhor seu prprio oramento sem prejudicar a
qualidade dos servios oferecidos aos viajantes.
 OS PRS DAS
EMPRESAS
DE VIAGENS
CORPORATIVAS
 OS PRS DAS EMPRESAS DE VIAGENS CORPORATIVAS
20

Como voc pde ver, h muito trabalho

envolvido por trs de uma eficiente
gesto de viagens corporativas.
E, dependendo do volume de
deslocamentos da instituio, muitas
vezes o melhor caminho confiar em
uma empresa especializada em viagens
corporativas. Afinal de contas, por ser
expert no assunto, essa prestadora
de servio poder fazer com que
o oramento da sua empresa seja
otimizado ao mximo.

Alm disso, a parceria com uma

empresa especializada alivia bastante as
responsabilidades do gestor, que para
de usar seu tempo cotando preos ou
realizando tarefas mais burocrticas e
pode se preocupar em planejar aes que
melhorem tanto as condies de viagem
para os colaboradores viajantes quanto
a qualidade dos resultados conquistados
pela empresa.
CONCLUSO
 CONCLUSO
22

U
ma boa gesto
de viagens
corporativas
envolve muito trabalho
rduo e comprometimento
para alcanar seu
objetivo: garantir que
os deslocamentos da
empresa sejam realizados
com o menor oramento
disponvel e obtendo
os melhores resultados
possveis. Nesse contexto,
contar com a parceria
de uma empresa de
gesto de viagens pode
ser fundamental para
promover uma reduo
de custos e impactar
positivamente as
viagens realizadas pelos
colaboradores.
 SOBRE SUA EMPRESA

A Copastur, uma das maiores empresas de gesto de viagens

corporativas do Brasil, alia qualidade, comodidade e inovao
para que sua empresa encontre as melhores solues em
viagens de negcios. Seus servios trazem a facilidade de que
voc precisa para gerir os deslocamentos de seus colaboradores
mantendo o devido controle de custos para que sua empresa
seja cada dia mais competitiva!