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LA AUDITORIA DE PERSONAL

Definicin. Propsito e importancia. Alcance.

Tcnicas. Dificultades. Responsables. El infor-
me. El subprograma. Resumen.

S e corre el riesgo de perder gran parte del esfuerzo que se realiza en

el desarrollo de todas las dems funciones de la Administracin de
Personal, si stas no fuesen analizadas y evaluadas sistemticamente.
Por su importancia y complejidad, la gestin de personal requiere ser
revisada para buscar su continuo mejoramiento. Lo contrario es supo-
ner que en la Administracin de Personal todo sale bien y no es necesa-
rio esforzarse para buscar su perfeccionamiento, mediante el anlisis de
hechos y opiniones vlidamente recabados.

Es saludable practicar revisiones peridicas para controlar la calidad de

los programas de personal. An en las empresas donde se administra la
fuerza laboral sin la estructura organizativa que suministran los progra-
mas de personal, es necesario admitir que siempre se puede mejorar lo
que se est haciendo para beneficio de los trabajadores y de la organiza-
cin.
i
La mayora de las organizaciones medianas y grandes realizan auditoras
i administrativas y financieras, pero slo un pequeo porcentaje de ellas
i evala la gestin de personal. Indiscutiblemente se requiere ms que una
auditora administrativa y financiera, para detectar el estado de salud
i de una organizacin. La auditora de personal es una forma de control y
como tal debera ser parte integral de toda auditoria administrativa.

La auditora de personal suministra informacin confiable a todos los

directivos responsables de la conduccin de la compaa, retroalimen-
 JOS CASTILLO APONTE
tando el sistema 'de la Administracin de la fuerza laboral e impidiendo
que se pierda el control de los programas de personal:
Mientras la evaluacin del desempeo mide los niveles del producto fi-
nal del sistema de a Administracin de Personal, que es el desempeo
laboral, la auditora: de personal suministra informacin sobre los resul-
tados especficos obtenidos mediante la ejecucin celos programas de
personal. Es .decir, ja auditora nos ofrece la oportunidad de conocer las
desviaciones entre Jos resultados obtenidos y los objetivos planeados, al
mismo tiempo quei, apunta hacia las causas del posible desfase (proble-
ma) al detectar el cumplimiento de las polticas, normas, procedimientos
y presupuestos. ;' ; -"
DEFINICIN
La auditora de personal es el conjunto de actividades planeadas y
realizadas sistemticamente para verificar, analizar, evaluar y mejorar
las funciones de personal.
Se trata entonces de un sistema de control de calidad de toda la gestin
de personal junto con las sugerencias para su perfeccionamiento.
PROPSITO E IMPORTANCIA
DE LA AUDITORA DE PERSONAL
La misin fundamental de la auditora de personal es alcanzar la
excelencia de la Administracin de Personal, mediante la identificacin
de sus aspectos fuertes y dbiles.
Si la empresa desarrolla la gestin de personal con la ayuda de progra-
mas, la auditora s'e realiza con el propsito de verificar si los mismos se
estn aplicando correctamente y si los resultad9S alcanzados son con-
gruentes con los objetivos establecidos. Si no estn aplicando los progra-
mas o estos no estn dando los resultados esperados, los auditores deter-
minan las causas de las desviaciones y dificultades. Para esto, analizan
las polticas, procedimientos, normas y presupuestos diseados para al-
canzar los objetivos propuestos, sugiriendo los cambios que deban ha-
cerse para mejorar la eficiencia del sistema de Administracin de Perso-
nal. Es decir, la auditora de personal no slo muestra los problemas sino
sus posibles causas y soluciones.
ADMINISTRACIN DE PERSONAL
La auditora de personal es entonces importante por cuanto permite de;
cubrir los problemas de personal y sus causas; como consecuencia mej<
ra la eficiencia de la administracin de la fuerza laboral. Adems hac
notorios los aportes de la Administracin de Personal a los objetivos si
periores de la empresa.
ALCANCE DE LA AUDITORA DE PERSONA!
i
La auditora de personal cubre todas las funciones del proceso d
Administracin de Personal y est dirigida tanto al departamento d
personal como a las dems divisiones de la empresa que tienen bajo s
responsabilidad la conduccin de la fuerza laboral.
Existen dos enfoques de la auditora de personal: el enfoque coyuntur;
que justifica el-esfuerzo, de revisin y evaluacin de la gestin de persc
nal slo cuando surgen problemas graves en la empresa; segn esta fo:
ma de ver las cosas, la auditora se hace espordicamente y en reacci
a las crisis que aparece en la compaa. Esto ocurre generalmente e
organizaciones que administran el personal sin objetivos, polticas, prc
cedimientos y normas adecuadamente establecidas.
El otro enfoque es sistemtico y planeado, segn el cual la auditoria s
realiza peridicamente para revisar y evaluar los programas existente;
Aunque aqu la revisin se hace sobre hechos cumplidos, esta auditor
tiene alcances prospectivos en la medida que suministra informacin v
lida para la elaboracin de los programas futuros, anticipando as 1
solucin de los problemas de personal.
De acuerdo con la definicin adoptada en este captulo, slo se consid
ra auditora de personal a la actividad planeada y sistemtica de evalu
cin de la gestin de personal. En este orden de ideas, el control perrra
nente que debe hacer el departamento de personal para verificar el dse
rrollo del programa de personal, no se considera auditora.
En el mejor de los casos, la auditora de personal acta sobre los objet
vos, polticas, procedimientos, normas y presupuestos establecidos par
administrar el personal. Indaga sobre las desviaciones entre los resulte
dos obtenidos y los objetivos planeados en los programas. Examina la
polticas, procedimientos y normas, haciendo notar las reas en las cue
les no existen o no han sido comunicadas a toda la organizacin; analiz
crticamente las bases tericas en las cuales se sustentan estos elemente
de los programas de personal.
 346 JOS CASTILLO APONTE
1 ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Sin desconocer la amplitud de la auditora financiera, los presupuestos
de personal son revisados en esta fttncin.
Para evaluar los resultados alcanzados en la gestin de personal, la
auditora debe basarse en datos estadsticos tales como:
Rotacin de los trabajadores ,!. ; administrados, son tiles para recoger opiniones confiables de
Accidentalidad : trabajadores.
Quejas " ;': "'":
Tiempo y costo de entrenamiento.
' Ausentismo "'-'
Utilizacin y costo de los beneficios laborales
Movilidad interna del personal (ascensos y traslados)
Sanciones disciplinarias
Evaluacin del desempe de los trabajadores
Cuando no se tienen objetivos prefijados que sirvan de criterio de medi-
cin de la eficiencia de la direccion.de personal, es necesario apelar a
estndares basados en experiencias de otras organizaciones, corriendo
el riesgo de no responder a la filosofa, propsito y dems caractersticas
propias de cada empresa.
TCNICAS DE LA AUDITORA DE PERSONAL
La auditora de personal utiliza el mtodo comparativo, consisten-
te en confrontar los resultados obtenidos en la gestin de personal con
los objetivos planteados o con estndares pre-establecidos, en caso de no
existir programas de personal.
Lo anterior significa que una actividad bsica de auditora es la obten-
cin de hechos y opiniones que representen los logros alcanzados por la
administracin de la fuerza laboral, durante un perodo determinado.
Para recoger estos hechos y opiniones sobre los cuales realizan su traba-
jo, los auditores utilizan diferentes tcnicas, cada una de las cuales ofre-
ce una visin parcial. Esto implica que para obtener una visin global y
clara de lo que ocurre en el rea de personal es necesario utilizar una
combinacin de estos instrumentos de recoleccin de informacin.
Las tcnicas que ofrecen mayor confiabilidad en la recoleccin de infor-
macin vlida para la funcin auditora son:
J
Revisin documental. Consiste en el examen de la informacir
crita existente sobre personal. Incluye los registros estadstico:
los diferentes indicadores de la gestin de personal y que fut
mencionados anteriormente.
Encuestas. Realizadas por medio de cuestionarios bien disead
Entrevistas. Sirven para detectar aspectos ocultos y para verif
hechos y opiniones, a travs de la narracin de las personas. Pe
tiempo necesario para utilizar estas entrevistas, solo es convenit
realizarlas a personas claves en la empresa.
Observacin directa. Es un mtodo til para complementar, c
frontar y verificar los hechos y opiniones recabados mediante
otros instrumentos de recoleccin de informacin. Por lo dem
dante de tiempo, la observacin directa de procedimientos y r
mas de personal puede hacerse por muestreo.
DIFICULTADES EN LA AUDITORA
DE PERSONAL
No es coincidencial que la auditora de personal sea una de
funciones menos.ejecutadas en las empresas. Es que existen diversos o
tculos para su realizacin.
Las dificultades que enfrentan los auditores de personal se pueden ag
par en dos categoras:
Institucionales, consistentes en la poca comprensin y valorac
de esta funcin, por parte de los directivos empresariales. La cre<
cia segn la cual la gestin de personal es una actividad abstracfc
casi misteriosa, cuyos resultados no pueden ser medidos y confn
tados, niega la conveniencia de la auditora de personal.
Operativas. La tarea de los auditores se hace difcil si las funcio
que se requieren inspeccionar no han sido previamente progran
das y si no existen registros completos y confiables sobre la gest
de personal. La disponibilidad del computador ha facilitado la re
348 Jos CASTILLO APONTE
' leccin y procesamiento de datos tiles paira auditar el sistema de la
gestin de personal. i-
RESPONSABLES DE LA AUDITORIA
DE PERSONAL
En las? fases avanzadas de la funcin de Auditora de Personal sta
llega a ser auto-auditoria, es decir realizada conjuntamente por el encar-
gado de la- Administracin de Personal y por, los ejecutivos de lnea de la
organizacin. Estos directivos conformados en un comit coordinado por
el director de personal y con la ayuda de un subprograma diseado para
la funcin, pueden realizar el anlisis y evaluacin de las actividades de
personal. " >; ;
Sin embargo, en los primeros intentos por establecer la auditora de Per-
sonal en una empresa es conveniente que el comit ad-hoc, mencionado
anteriormente, se apoye en un especialista externo. Este revisor externo
debe hacer su propia auditoria y presentar el informe respectivo al comi-
t. La presencia de este consultor suministra una visin ms objetiva y
renovadora, sobre la base de nuevas teoras y prcticas de Personal.
EL INFORME DE LA AUDITORIA
DE PERSONAL
Toda la labor de los auditores se concreta en un informe que cons-
tituye el instrumento de retroalimentacin para el proceso de la Admi-
nistracin de Personal.
Al concjuir su misin, los auditores elaboran un informe con sus hallaz-
gos, conclusiones y recomendaciones.
El informe de auditora de personal contiene, como mnimo, la siguiente
informacin sobre el rea de personal:
Desviaciones de los resultados con respecto a los objetivos propues-
tos para cada uno de los programas de personal.
Fallas en la aplicacin de las polticas, normas, procedimientos y
presupuestos.
ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Grado de adecuacin de las polticas, normas, procedimientos y pi
supuestos, en relacin con los resultados alcanzados.
Problemas existentes y sus posibles causas. Estos problemas pued
consistir en las desviaciones de los objetivos o en nuevas situacin
indeseables que enfrenta la organizacin.
Conclusiones sobre los aspectos fuertes y dbiles de la gestin <
personal. *
Recomendaciones en trminos de nuevos objetivos, polticas, nc
mas, procedimientos y presupuestos.
Dificultades y limitaciones encontradas en la actividad de auditor)
El informe de auditora de personal debe ser conocido por todos los re
ponsables del mejoramiento de la gestin de personal de la empresa:
departamento de personal, los directivos de lnea y la alta gerencia.
EL SUBPROGRAMA DE LA AUDITORA
DE PERSONAL
Hemos visto cmo el anlisis y evaluacin de las dems funcin*
de la Administracin de Personal se facilitan cuando existen los respe
tivos programas. Est claro tambin que la funcin de auditora, en
misma requiere de la estructura organizativa que le brinda el program
para orientar su implementacin. Veamos con algn detalle los comp<
nentes de un subprograma de auditora de personal:
Objetivos. Todo el esfuerzo de inspeccin del rea de personal
puede justificar mediante la bsqueda de resultados como la ident
ficacin de los principales problemas con sus posibles causas y ]
proposicin de nuevos procedimientos, polticas y normas para h<
cer ms eficiente la gestin de personal.
Polticas. El apoyo que requiere la funcin de la auditora, por pai
te de la alta gerencia, debe concretarse en polticas claramente dis<
nadas en este sentido.
Normas. La normatividad de la auditora de personal debe incluir asur
 350 JOS CASTILLO APONTE ADMINISTRACIN DE PERSONAL

tos tales como: las fechas en las cuales se realiza la auditora, quines
sern los responsables de realizarla, que cobertura tendr, etc.
Con respecto a la frecuencia de este tipo de auditaje, es conveniente tener
en cuenta que aunque los .objetivos de personal no son alcanzables en el
corto plazo, la revisin de la tendencia de los resultados deber hacerse en
perodos relativamente cortos, cmo por ejemplo cada seis meses.
una descripcin subjetiva de la situacin de la Administracin de Pe
nal; es necesario que se dirija a verificar y evaluar los objetivos, poltii
normas, procedimientos y presupuestos de personal; identificar los p
blemas y dificultades que se presentan, junto con las causas y pos
soluciones. Sin embargo, la auditora no puede tener un carc
fiscalizador sino de apoyo, mediante el destacamento tanto de los asp
tos positivos como negativos de la gestin de la fuerza laboral.

Procedimientos. La integracin cronolgica de las diferentes etapas La auditora de personal requiere datos confiables que *permitan: a)
con sus respectivos responsables, facilita la aplicacin de la auditora. terminar el grado de cumplimiento de los objetivos del programa de p
A manera de ejemplo de procedimiento para la realizacin de la sonal; b) adecuar las polticas, normas, procedimientos y presupuesl
auditora, se presenta el siguiente cuadro: Esto hace necesaria la existencia de registros de personal tcnicame
elaborados.
Actividad Responsable Piazo
Elaboracin del plan de auditora Director de personal Un mes antes de iniciarse la auditora Las tcnicas utilizadas para recolectar la informacin de auditora,
pender de la naturaleza de los objetivos a evaluar. Por ejemplo si
Conformacin del comit auditor Gerencia general Quince das antes de la iniciacin
objetivo del programa de personal es mejorar el clima organizacional,
Determinacin de fuentes de Comit auditor Cinco das antes de iniciarse tendr que aplicar una encuesta de opinin a los integrantes de la e
informacin presa.
Recoleccin de informacin Comit auditor Quince das
Comparacin de resultados con Comit auditor Cinco das La auditora evala no slo el funcionamiento del departamento de p
los objetivos estndares sonal sino todo el desempeo de los directivos de lnea, en lo referent
la direccin de personal.
Anlisis de las desviaciones y Comit auditor Cinco das
problemas
Se puede afirmar que la administracin moderna y eficiente de la fuei
Elaboracin del informe de auditoria Comit auditor Cinco das
laboral requiere de un sistema de control de la calidad de las funcior
de personal.
Presupuesto. Los costos ms significativos de la actividad de auditoria
Desafortunadamente slo algunas organizaciones avanzadas realiz
son el tiempo de los directivos que conforman el comit correspon-
esta auditora; en muchas empresas medianas solo presentan formas p
diente y los posibles honorarios del asesor externo, cuando ste sea
marias de control de la gestin de personal. En la mayora de las emp:
requerido.
sas pequeas no se realizan acciones para verificar resultados y corre]
errores en el rea de personal.

RESUMEN
AUTOEVALUACIN
La auditora de personal es un instrumento de diagnstico de los
problemas del rea de personal y en general del estado de salud de las 1. Cul es el propsito e importancia de la funcin de auditora
relaciones laborales de la compaa. personal?

El propsito de esta funcin es mejorar permanentemente la eficiencia 2. Cules son las fuentes y las tcnicas de recoleccin de la inforrr
de la gestin de personal. Para esto, la auditora debe ser algo ms que cin, requeridas para la realizacin de la auditora de personal?
 AGUSTINOS
RECOS.STOS
352 JOS CASTILLO APONTE ADMINISTRACIN DE PERSONAL DEPARTAMENTO
BIFIIulOTECA

3. Cules son las dificultades ms notorias en la realizacin de la Distribucin de las quejas por nivel en que fueron resueltas:
auditora de personal y que sugiere usted para superarlas?
Supervisin: 38
4. Cmo se realiza la funcin de la auditora en la empresa que mejor Gerencia media: 105
conoce usted? , Gerencia general: 143
Tribunales: 35
5. Proponga un subprograma para la funcin de auditora de perso-
nal en la empresa mejor conocida por usted. Cuando el departamento de relaciones industriales clasific las qu<
encontr los siguientes resultados: *
6. Est usted de acuerdo con la siguiente afirmacin? por qu?: La
auditora de personal permite actualizarlas polticas, normas, pro- Tema del reclamo Cantidad
cedimientos y presupuestos de personal, pero requiere el estableci-
miento previo de los programas de personal Sanciones por retardos o ausencias 145
Diferencias por pago del tiempo extra 96
Sanciones disciplinarlas 51
CASOS Asignacin de turnos 39
Agresiones verbales entre trabajadores 22
CONTROL DE PERSONAL
Proponga un subprograrna para el manejo de los conflictos en Emp
Caso No. 1. Emparedados voladores dados Voladores.

La empresa Emparedados Voladores S.A. suministra comidas prepara-

das para diversas lneas areas. Su sede principal est ubicada en los
alrededores del aeropuerto El Dorado. La mayora de los 236 trabajado-
res pertenecen al sindicato de base de la empresa, el cual los ha represen-
tado desde hace 5 anos.
Durante los ltimos aos el departamento de relaciones industriales ha
observado que la cantidad de quejas presentadas por los trabajadores ha
aumentado anualmente en un 15%, en promedio. El tiempo que pierden
los representantes del sindicato, los trabajadores y los directivos, por los
trmites de los reclamos, est afectando la productividad de la empresa.
El gerente general ha estado preocupado por el hecho de que los costos
crecientes de la empresa y su baja productividad podran provocar la
prdida de varios contratos con las principales lneas areas.
Caso No. 2. Los mantenidos alzados
La empresa Siase Cachivaches S.A. ofrece a sus trabajadores el serv
de almuerzos en un casino ubicado en el centro de sus instalaciones p
cipales. Este servicio se presta entre las 11:30 y las 13:30 horas, tenie
como norma que cada seccin de la compaa dispone de 30 mini
para su respectivo almuerzo.
El horario de trabajo establecido es de 7:30 a 16:30 de lunes a viernes
tarjeta de asistencia la debe marcar el personal nicamente al inici.
terminar la jornada laboral.
Tanto el horario como el tiempo para almorzar, fueron acordados co
sindicato de la empresa.

El departamento de relaciones industriales estudi todas las quejas du-
rante el ao pasado y proporcion los siguientes datos:
Total quejas presentadas: 321
El gerente de fabricacin llam al supervisor de la seccin de mant
miento, seor Pedro Pulgarn, a su oficina para hacerle notar que el ]
sonal de esa seccin se estaba tomando 45 minutos en promedio f
almorzar y que se corra el riesgo de que este comportamiento fuera i
tado por el resto de trabajadores de la planta, con graves repercusic