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Mdulo de Documentos

Mdulo de Costos

Mdulo de Compras

Mdulo de Ingeniera y Comisionado

MDULO DE DOCUMENTOS
EL MDULO DE CONTROL DE DOCUMENTACIN DE PROJECTOOLS RESUELVE LOS PROBLEMAS DE
CONTROL DE REVISIONES, MANEJO DE COMUNICACIN Y REPORTES CON UN SISTEMA EN LINEA.

MANEJO DE DOCUMENTACIN FUNCION BENEFICIO

El mdulo de control de documentacin de Controles fciles de Determina los flujos de trabajo,
ProjecTools combina el manejo de documentos configurar previene errores en los datos y
evita duplicacin de tareas
de ingeniera, su distribucin y revisin en un
solo lugar y con una interfaz fcil de usar. El Crea, distribuye y monitorea los
proceso en lnea de revisin y emisin de Seguimiento y emisin paquetes de documentacin para
documentos asegura que el cliente recibir un revisin y aprobacin interna y
externa.
producto verificado por estrictos controles de
calidad. La poderosa herramienta de reportes le Monitorea el avance real y calcula
agrega transparencia al proceso y determina Hitos de progreso el valor ganado para los hitos del
responsabilidades que eliminan costosos proyecto
embotellamientos.
Reporte de actividades Identifica las interrupciones del
incompletas flujo de trabajo y agrega visibilidad
y responsabilidad
MANEJO DE CORRESPONDENCIA
El mdulo de control de documentacin maneja Importar y exportar por Reduce dramticamente el tiempo
grupos de manejo de documentos
a su vez la correspondencia oficial del proyecto.
El sistema captura y archiva memos, emails,
cartas, etc. ayudndole a alcanzar un estndar Permite ubicar con facilidad,
administrar y monitorear
ms alto de transparencia y responsabilidad. Registros de informacin
tcnica y de proveedores documentos reduciendo los gastos
fijos. Mejora la colaboracin y
organiza la comunicacin.
INTERFASE DEL MDULO
Comentarios e indicaciones Simplifica el proceso de revisin y
La interfase del mdulo de control de en documentos en lnea comentado de documentos
documentacin funciona en base a reglas
establecidas por el proyecto y se integra con los Provee acceso a la ltima revisin
Matriz de distribucin de un documento de acuerdo al rol
sistemas de los subcontratistas, proveedores y del usuario
clientes siguiendo esas reglas.

PAGINA DE INICIO
El mdulo de manejo de correspondencia de ProjecTools nos provee la
La pgina de inicio de ProjecTools permite al
herramienta ms segura para comunicarnos con proveedores y clientes de
usuario realizar tareas, elegir vistas, descargar, una forma responsable.
comentar y emitir elementos, as como generar Carol Jones, MODEC
histogramas de control de costos.

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MDULO DE COSTOS
OPTIMIZA EL CONTOL DE FLUJO DE FONDOS, DISMINUYE RIESGOS Y PRODUCE REPORTES CON
CONTENIDO DE ALTO VALOR INTEGRANDO INFORMACIN CLAVE Y COMUNICACIN ENTRE SISTEMAS
EN TIEMPO REAL Y CON ACCESO GLOBAL AL PROGRAMA DESDE CUALQUIER LUGAR.

CONTROL DE COSTOS FUNCION BENEFICIO

Define la Estructura de Desglose de Trabajo, EDT Control obligatorio del Protege el presupuesto base
(WBS por sus siglas en ingles), desarrolla el presupuesto durante todo el proyecto

presupuesto y controla los cambios Definir la Estructura de Produce reportes veraces y

administrativos y de contrato que se producen Desglose de Trabajo, EDT compatibles
durante el proyecto. Ejecute el plan de
presupuesto desde el inicio hasta la culminacin Integracin de Compras,
Un punto nico de ingreso de
datos financieros y de
del proyecto con un proceso controlado por el Finanzas y Planeamiento planeamiento previene prdida de
sistema. Usted tiene a disposicin herramientas tiempo y elimina errores
para controlar cada elemento en la Estructura de
Desglose de Trabajo, EDT. Controle sus costos, Otros EDT (Estructura de Provee diferentes mapeos del EDT
Desglose de Trabajo) para distintos usos
las horas gastadas y las proyecciones de
facturacin. Genere reportes para predecir y Seguro acceso global y en tiempo
analizar el flujo de fondos. Modelo SaaS real a data de control de proyectos
y reportes
Puede replicar formatos de control de
proyectos existentes para configurar nuevos Extensa biblioteca de Mantiene visibilidad financiera y
proyectos rpida y fcilmente. reportes confiabilidad

Medicin y control de Clculo exacto de variaciones y

rendimientos Valor Ganado
INTERFASE FINANCIERA
La integracin de los sistemas contables Mantiene proyecciones confiables,
aumenta la visibilidad de las
existentes en la empresa con el mdulo de Proyecciones de presupuesto
ofertas de los proveedores, estado
Costos ProjecTools produce informacin y cambios
financiera precisa y reportes en un entorno
seguro, eliminando duplicacin de trabajos y
evitando costosos errores de entrada de datos. PLANEAMIENTO PAGINA DE INICIO
La interfaz financiera emite las rdenes de
compra y requisiciones de cambios Integra el cronograma que La pgina de inicio de
directamente. Compila la informacin de las utiliza la compaa con ProjecTools permite al
compras, los pagos comprometidos y los pagos ProjecTools para una usuario realizar tareas,
efectuados de y al sistema contable de la verdadera colaboracin y elegir vistas, descargar,
compaa; no es necesario el uso de hojas de produccin de reportes de comentar y emitir
clculo. avance de proyecto. elementos, as como
generar histogramas de
En Wison Floating Systems nos dimos cuenta enseguida que ProjecTools sera un gran socio acompaando control de costos.
nuestro crecimiento y haciendo posible el manejo de nuestro sistema global de informacin.
Bryan Foushee, Wison Floating Systems

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MDULO DE COMPRAS
ES UN NICO SISTEMA CENTRALIZADO QUE PUEDE TRABAJAR CON MLTIPLES DIVISAS Y QUE LE
PROVEE DE HERRAMIENTAS INTUITIVAS EN LINEA PARA MANEJAR PAQUETES DE COMPRA DESDE LA
REQUISION DE INGENIERIA HASTA LA EMISION DE LA ORDEN DE COMPRA.

CONFIGURACIN FUNCION BENEFICIO

Define y crea rplicas de modelos y plantillas
de compra ahorrando tiempo y dinero. En
las Plantillas de Compras se define el flujo de
trabajo incluyendo proveedores aprobados,
cartas modelo, trminos y condiciones,
texto para rdenes de compra y solicitud de
cambio, etc.
Personalice la configuracin del mdulo de
compras por comprador, locacin, proyecto
y departamento contable.
Mejora la eficiencia estableciendo un
Paquetes estandarizados proceso de compras coherente y
ahorra tiempo significativamente
Facilita la obtencin de servicios en
Cronograma de planeamiento tiempo y asegura los tiempos de
entrega
Crea, distribuye y monitorea paquetes
Seguimiento y aprobaciones de compra para revisin y aprobacin
en lnea

Sistema de requerimiento de Promueve la comunicacin y la

MANEJO DE REQUISICIONES
Genera y monitorea Requisiciones para
Presupuesto (RFQ) siguiendo el flujo de
trabajo establecido, por EDT (Estructura de
Desglose de Trabajo), listado de
requerimientos del proveedor (SDRL), fechas
del cronograma, aprobaciones, documentos
tcnicos y comerciales, actualizacin de
revisiones, reportes de estado, etc.
ProjecTools correlaciona informacin desde
y con diferentes unidades de negocios de la
empresa o externos para facilitar el proceso
de compras.
Seleccione rpida y fcilmente los
proveedores aprobados para un RFQ de la
lista de proveedores organizadas por
calificacin, regin geogrfica, pas, cdigo
de material y fabricante con unos pocos clics
del mouse. Puede tambin importar
trminos y condiciones estndar, tems
estndar y un estimado de precios.
respuestas
Recepcin de ofertas en lnea
Sistema centralizado
Seguimiento de paquetes de
compra en lnea para revisin y
aprobacin usando la
herramienta rpida de
ProjecTools.
Los proveedores presentan sus
ofertas en la pgina web del
sistema. Facilita las respuestas
a los proveedores simplificando
las comparativas y la
evaluacin de cada proveedor.
resolucin de problemas durante el
proceso de compra
Simplifica el proceso de recepcin de
ofertas, evaluacin y otorgacin de
rdenes de compra
Permite visibilidad de cada tarea del
proceso de compras y aumenta la
responsabilidad
Todo en una simple pantalla.
Rpida transicin desde la
RFQ a la Orden de Compra,
verificando requerimientos,
confirmando fechas de
entrega y seguimiento del
cronograma, as como los
trminos de garanta y
cronogramas de pagos.

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RDEN DE COMPRA
Otorga rdenes de compra y hace el
seguimiento electrnicamente hasta
que es recibida por el proveedor.
Emite el requerimiento, aprueba y
maneja las solicitudes de cambio. El
sistema integrado de ProjecTools
actualiza la informacin de las rdenes
de compra y manejo de cambios en las
reas relacionadas dentro del sistema,
evitando la duplicacin de entradas.
MANEJO DE PROVEEDORES
Mantiene una base de datos
actualizada de proveedores para su
calificacin y maneja el registro
histrico de proveedores poco
utilizados (HUB, Historically
Underutilized Businesses). Este
mtodo fue creado para disponer de
un proceso justo para todos los
proveedores, an aquellos que forman
parte de Pymes o que estn
geogrficamente desfavorecidos, etc.
Agregar nuevos proveedores es fcil y
rpido.
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MANEJO DE MATERIALES Los jefes de obra actualizan las
fechas requeridas para los
Integracin con el mdulo de
equipos y esa informacin llega
compras significa que todas las
directamente a los encargados
rdenes de compra y cambios se
de despacho. La comunicacin
encuentran disponibles para los
interconectada entre los
responsables del rea de
proveedores, subcontratistas y
materiales en cualquier parte del
miembros del proyecto facilita
mundo. El acceso inmediato a
una colaboracin efectiva entre
informacin clave facilita la
los participantes del proyecto al
coordinacin y el seguimiento de
mismo tiempo que establece
expedicin, despacho y
responsabilidades que protegen
recepcin.
el costo final del proyecto.
Los encargados de expedicin
desarrollan estrategias de
logstica disponiendo datos en SUPERVISIN DE CALIDAD
tiempo real. Disponen de
En el mdulo de compras usted
herramientas para fechas,
puede crear su plan de
asignaciones y registro de
supervisin de calidad y manejar
correspondencia con
los parmetros de presupuesto
proveedores. De esa forma
por proyecto u rdenes de
pueden monitorear atrasos y
compra. Personalice el plan de
reportes de calidad a la vez que
inspecciones y asignar tareas a
documentan autorizacin de
inspectores de la empresa o
despacho y necesidades de
externos. Ingrese al sistema los
almacenamiento.
reportes de visitas al sitio con
El sistema fcil de usar de fotos subidas directamente
ProjecTools conecta la data de desde el campo para informar
recepcin, inspecciones in situ, inmediatamente del estado y
faltantes, sobrantes y reportes de avance de la fabricacin.
daos y lo reporta a los
responsables del rea.
MDULO DE INGENIERIA Y COMISIONADO
EL MDULO DE INGENIERA Y COMISIONADO FACILITA EL PLANEAMIENTO, LA EJECUCIN Y EL
MONITOREO DE INGENIERA COMPLEJA, COMPRAS Y LAS TAREAS DE CONSTRUCCIN. EL SISTEMA DE
MANEJO DE COMISIONAMIENTO (CMS, EN INGLES) TIENE TODAS LAS FUNCIONES PARA REPORTAR
AVANCE EN TIEMPO REAL.

SISTEMA DE TERMINACIN FUNCION BENEFICIO

El sistema de terminacin provee un sistema de Se beneficia de la experiencia
Requisiciones de ingeniera tcnica permitiendo a los
manejo de comisionado (CMS, Commissioning
ingenieros iniciar requisiciones
Management System) para terminacin
mecnica, pre comisionado, comisionado y
transferencia. Completa los registros de pruebas Definir formatos de TAGs
Previene errores y duplicaciones
en el numerado de TAGs
(ITR) existentes en forma automtica o crea
nuevos formularios usando la herramienta de
ProjecTools Smart Form Technology. De esta Refuerza el uso obligatorio de las
forma se reduce considerablemente el tiempo Flujos de trabajo reglas de la empresa para
personalizados
de configuracin basado en reglas de asignacin completar ITRs, certificados,
informes, etc.
automtica, manteniendo el equipo de trabajo
enfocado en las tareas de terminacin.
Completar los formularios ITR con
Formularios ITR inteligentes
Emite ITRs y monitorea el progreso por informacin de los equipos
contratista, sistema/subsistema, fase, disciplina,
etc. Registra el progreso automticamente y Permite acceso rpido y fcil para
carga los formularios por paquetes. Hace Registro de Listados de la creacin, bsqueda y
Pendientes
mandatorio la aplicacin de las reglas para evitar actualizacin en lnea de los
Listados de Pendientes
la emisin de certificados de terminacin que
tengan tems sin completar. Evaluacin rpida del progreso de
Reportes de Progreso
ProjecTools genera reportes de progreso en compras y comisionado

tiempo real e identifica cuellos de botella antes

de que estos afecten el cronograma del Importe por paquetes y Reduce el tiempo de entrada de
actualizacin datos y elimina errores
proyecto.

Acceso global al Sistema de

MANEJO DE EQUIPOS Modelo SaaS
manejo de comisionado (CMS)

Define, monitorea y maneja maquinaria,

equipos, listados de cables por sistema, ITRs y certificados estndar
subsistema, ubicacin, funciones y ms. Biblioteca global
promueve la eficiencia y la
integridad de la informacin a lo
Monitorea condiciones de operacin y permite
largo de todos los proyectos
un acceso rpido y fcil a la documentacin.

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Permite crear casos especiales con peso y carga LISTADO DE PENDIENTES
elctrica para identificar problemas antes que
El sistema mantiene un listado completo y actualizado
estos ocurran. Monitorea los factores crticos de
de listado de pendientes de construccin y asigna tems
los equipos con parmetros de seguridad y
para terminacin y comisionado.
riesgo.
Puede importar listados de pendientes y asignarlos a los
Colabora electrnicamente con el mdulo de
TAG/Registro de Pruebas (ITR), sistemas, locaciones y
compras para conformar paquetes de ofertas (bid
ms. Pone en espera los ITR de los tems pendientes
packages) completos con documentos tcnicos,
crticos.
listados de requerimientos de los proveedores,
tems con TAG y ms.
PAGINA DE INICIO
El flujo de trabajo en el mdulo de Ingeniera
y Comisionado de ProjecTools organiza el La pgina de inicio de ProjecTools provee acceso directo
trabajo de una manera inteligente, ahorrando al mdulo de Ingeniera y Comisionado, permitiendo ver
una significativa prdida de tiempo. y descargar documentos.
Jennifer E. Roberts, GPS

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Consultora y Software

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