GOBIERNO REGIONAL JUNIN

DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE JUNN

DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Ao de la consolidacin del Mar de Grau

DIRECTIVA N001-2016/GRJ-DREJ-DGI.

LINEAMIENTOS PARA LA GESTIN DE TRMITE

DOCUMENTARIO

SEDE DE LA DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE JUNN Y

UNIDADES DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL.

Direccin de Gestin Institucional

Huancayo, junio del 2016.

GOBIERNO REGIONAL JUNIN
DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE JUNN
DIRECCIN DE GESTIN INSTITUCIONAL

Directiva N 001-2016/GRJ-DREJ-DG. RDR N01955/2016. Pgina 1

 Ao de la consolidacin del Mar de Grau

DIRECTIVA N001-2016/GRJ-DREJ-DGI
LINEAMIENTOS PARA LA GESTIN DE TRMITE DOCUMENTARIO:
SEDE DE LA DIRECCIN REGIONAL DE EDUCACIN DE JUNN Y
UNIDADES DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL

I. FINALIDAD
Organizar el sistema de trmite documentario de la sede de la
Direccin Regional de Educacin de Junn y las sedes de las Unidades
de Gestin Educativa Local y brindar al ciudadano informacin actual,
veraz y de forma oportuna.

II. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para la recepcin, registro,
derivacin y atencin de la documentacin ingresada a la Direccin
Regional de Educacin y Unidades de Gestin Educativa Local del
mbito regional para su correcto seguimiento; as como la atencin al
ciudadano que los rganos intermedios deben brindar.

III. BASE LEGAL :

Constitucin Poltica del Estado

Ley N 28044, Ley General de Educacin
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin
Pblica.
Ley 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de archivos
D.L. N 276, Ley de la Carrera Administrativa y Remuneraciones
del Sector Pblico.
Decreto Supremo N 008-92-JUS Reglamento de la Ley N 25323
Decreto Supremo N 043-2003-PCM, que aprueba el Texto nico
Ordenado de la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a
la Informacin Pblica.
Decreto Supremo N 072-2003- PCM, que aprueba el
Reglamento del Texto nico Ordenado de la Ley N 27806, y su
modificatoria.
Directiva N 001-2016/GRJ-DREJ-DG. RDR N01955/2016. Pgina 2
 Decreto Supremo N 011-2012-ED, que aprueba el Reglamento
de la Ley General de Educacin.
D.S. N 005-90-PCM, Reglamento del D.L. N 276.
Decreto Supremo N 004-2013-PCM se aprueba la Poltica
Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica al 2021
Resolucin Ministerial N 125-2013-PCM, que aprueba el Plan de
Implementacin de la Poltica Nacional de Modernizacin de la
Gestin Pblica 2013 -2016; y la Resolucin Ministerial N 048-
2013-PCM, que aprueba el Plan Nacional de Simplificacin
Administrativa 2013 -2016

IV. ALCANCE
La presente Directiva ser de cumplimiento obligatorio para las sedes
de:
Direccin Regional de Educacin de Junn.
Unidades de Gestin Educativa Local de:
1. Huancayo.
2. Concepcin.
3. Jauja.
4. Chupaca.
5. Tarma.
6. Yauli.
7. Junn.
8. Chanchamayo
.
9. Pichanaki.
10. Satipo.
11. Pangoa.
12. Ro Tambo.
13. Ro Ene-Mantaro.

Directiva N 001-2016/GRJ-DREJ-DG. RDR N01955/2016. Pgina 3

V. GLOSARIO DE TRMINOS:
5.1. Administrado.- Persona natural y/o jurdica, cualquiera sea
su clasificacin o situacin, que participe en el procedimiento
administrativo como titular de derechos o intereses legtimos,
sean estos individuales o colectivos.
5.2. Aplicativo Informtico de trmite documentario.-
Software empleado como herramienta para el registro y
seguimiento de la documentacin.
5.3. Derecho de peticin.-Derecho constitucionalmente
reconocido a todas las personas para formular solicitudes ante
entidades pblicas o privadas y a obtener de ellas respuesta en
los trminos perentoriamente establecidos.
5.4. Documento.-Todas las expresiones en lenguaje natural o
convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso
los soportes informticos.
5.5. Estado del trmite.-Situacin en la que se encuentra el
documento o expediente ingresado en la DREJ o UGEL.
5.6. Expediente.- Conjunto de documentos relacionados a un
mismo asunto que se tramitan en cualquiera de las unidades
orgnicas y generan una respuesta de la DREJ o UGEL.
5.7. Foliacin.- Accin de numerar en estricto orden cronolgico
cada una de las pginas (folios) del documento o expediente
recibido que contenga informacin, no debiendo foliarse las hojas
en blanco, ni las copias de documentos ya foliados.
5.8. FUT (Formato nico de Trmite).- Es el documento donde el
ciudadano registra informacin personal y del trmite que
solicita. Es de distribucin gratuita.
5.9. Hoja de Ruta.- Documento que consigna la informacin del
trmite administrativo que permite el seguimiento del mismo
hasta su finalizacin.
5.10. Mesa de Partes.- Para efectos de la presente directiva,
mesa de partes, comprende el rea fsica de recepcin
documental.
5.11. Sistema de Trmite Documentario.- Conjunto de normas,
procesos y tcnicas que regulan y gestionan la recepcin,
registro, derivacin y atencin de documentacin, as como el
control y seguimiento de los documentos presentados,
transferidos o generados en la DREJ o UGEL y su respectivo
archivamiento.
5.12. Responsable de trmite documentario.- servidor de la
DREJ o UGEL encargado de velar y gestionar por el correcto
funcionamiento del sistema de trmite documentario. Tiene como
obligacin recibir, revisar, registrar y derivar los documentos y/o
expedientes ingresados por Mesa de Partes.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

Los documentos o expedientes debern ingresar nicamente por
Mesa de Partes. En ningn caso se considerar vlido el ingreso de
documentos y/o expedientes por parte de los administrados a
travs de otras Direcciones, Oficinas, y/o reas de la DREJ y
UGEL, bajo responsabilidad.
Las Secretaras de las Direcciones y Oficinas de la DREJ y reas de
las UGEL sern los responsables de recibir y derivar la
documentacin, el que ser el encargado del correcto
cumplimiento de lo dispuesto en esta directiva. Sin perjuicio de
ello, todo servidor est obligado a realizar el registro de la
informacin de la documentacin recibida hasta la etapa que le
corresponde atender o hasta la atencin final del documento.
Las reas, Secretara General responsable del trmite
documentario, emitir un reporte informtico de forma semanal de
todos los documentos recibidos o cuando sea requerido por la
Direccin de la DREJ y/o UGEL o el rgano de Control Institucional
segn corresponda.

VII. DISPOSICIONES ESPECFICAS

7.1 Atencin en Mesa de Partes:
 El personal de Mesa de Partes orienta al administrado en la
presentacin de sus solicitudes y formularios. No obstante, la
DREJ o UGEL podr de acuerdo a sus recursos, asignar a un
personal que se encargue exclusivamente de brindar
orientacin a los ciudadanos.
La DREJ y UGEL deber contar con paneles informativos o
murales donde se consigne informacin respecto a los trmites
ms recurrentes, Texto nico de Procedimientos
Administrativos TUPA- u otros; sin perjuicio de los medios
informticos (pgina web, redes sociales, etc.) que pueda
utilizar para optimizar su atencin.
La atencin al pblico se realizar en no menor de ocho (8)
horas diarias consecutivas. Artculo 138, Ley N 27444 ;
debiendo hacer de conocimiento al pblico el horario de
atencin.
El horario de atencin es continuado para brindar sus
servicios a todos los asuntos de su competencia, sin
fraccionarlo para atender algunos en determinados
das u horas, ni afectar su desarrollo por razones
personales. Horario de atencin: Artculo N 138 Ley
N 27444.
7.2 Recepcin de documentos
Los administrados que deseen ingresar alguna solicitud para el
inicio de un trmite en la DREJ o UGEL, debern emplear el
Formulario nico de Trmite (FUT).
La recepcin implica la verificacin y conformidad del ingreso
de los documentos y/o expedientes presentados. Se encuentra
a cargo del responsable de Trmite Documentario.
Al momento de recibir los documentos el personal de Mesa de
Partes o responsable de Trmite Documentario verificar el
cumplimiento de los siguientes requisitos formales: Nombre,
domicilio, documento de identidad, correo electrnico (en los
casos que el administrado desee ser notificado va este medio),
lugar y fecha del documento. Asimismo, deber acompaar el
escrito incluyendo la expresin concreta del pedido, los
requisitos y anexos requeridos de acuerdo al trmite, al MAPRO
y/o TUPA vigente.
Obligaciones de Unidades de recepcin: Artculo N
124, Ley N 27444.
124.1. Las unidades de recepcin documental
orientan al administrado en la presentacin de sus
solicitudes y formularios, quedando obligadas a
recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los
procedimientos, sin que en ningn caso pueda
calificar, negar o diferir su admisin.
7.2.1 Observaciones a la documentacin presentada
Mesa de Partes de la DREJ o UGEL recibir, sin excepcin
alguna y con las consideraciones antes mencionadas y
las previstas por ley, todo documento externo presentado
en trmite documentario.
Sin embargo, tal como lo estipula el artculo 125 de la
Ley 27444, en un solo acto y por nica vez, al momento
de su presentacin, el personal podr realizar las
observaciones por incumplimiento de requisitos que no
puedan ser salvados de oficio, invitando al administrado
a subsanarlas dentro de un plazo mximo de dos (2) das
hbiles. Transcurrido el plazo sin que ocurra la
subsanacin, Mesa de Partes de la DREJ o UGEL
considerar como no presentada esta solicitud o FUT.
Para dejar constancia de las observaciones realizadas al
documento presentado la DREJ o UGEL har uso de un
sello de subsanacin documental donde deber
consignarse expresamente la relacin de los documentos
faltantes, la firma de la persona que recibe el documento,
y la firma del administrado o persona que presenta el
documento, as como el otorgamiento del plazo de dos
(2) das hbiles al administrado para la subsanacin de
las observaciones advertidas.
Mientras est pendiente la subsanacin, son aplicables
las reglas establecidas en el inciso 125.3 del artculo 125
de la Ley N 27444 que a la letra dice:
a. No procede el cmputo de plazos para que
opere el silencio administrativo ni para la
presentacin de la solicitud o el recurso.
b. No procede la aprobacin automtica del
procedimiento administrativo, de ser el caso.
c. La unidad no cursa la solicitud o el formulario a
la dependencia competente para sus
actuaciones en el procedimiento.
Transcurrido el plazo sin que ocurra la
subsanacin, la entidad considera como no
presentada la solicitud o formulario y la devuelve
con sus recaudos cuando el interesado se
apersone a reclamarlas, reembolsndole el monto
de los derechos de tramitacin que hubiese
abonado.
Subsanacin documental: Artculo N 126,
Ley N 27444.
126.1. Ingresado el escrito o formulada la
subsanacin debidamente, se considera recibido a
partir del documento inicial, salvo que el
procedimiento confiera prioridad registral o se
trate de un procedimiento trilateral, en cuyo caso
la presentacin opera a partir de la subsanacin.
126.2. Si el administrado subsanara
oportunamente las omisiones o defectos indicados
por la entidad, y el escrito o formulario fuera
 objetado nuevamente debido a presuntos nuevos
defectos o a omisiones existentes desde el escrito
inicial, el solicitante puede, alternativa o
complementariamente, presentar queja ante el
superior, o corregir sus documentos conforme a las
nuevas indicaciones del funcionario.
7.2.2 Foliacin:
Es obligatorio que los administrados presenten los
documentos foliados incluyendo los anexos. El personal de
Mesa de Partes deber asegurarse de recibir el documento
debidamente foliado.
La foliacin de los documentos es obligatoria, se numera
en estricto orden cronolgico cada una de las pginas,
siendo la foliacin en forma correlativa, segn se vayan
integrando, es en nmeros arbigos, se efectuar sobre la
parte superior derecha de cada hoja con nmeros
correlativos. No se foliarn las hojas totalmente en blanco,
que no contengan informacin, as como el reverso de las
hojas foliadas.
En el caso de los expedientes, los documentos que se irn
sumando a raz de su trmite sern insertados al final del
expediente, siguiendo la foliacin en forma correlativa.
7.3Registro de documentos y/o expedientes
El Registro de documentos y/o expedientes consiste en
consignar la informacin pertinente de la documentacin a
travs de un soporte informtico o aplicativo informtico de
trmite de uso obligatorio existente.
El responsable de mesa de partes deber registrar lo siguiente:
a) Nmero de expediente
b) Fecha de registro
c) Datos (Nombre/razn social; DNI/RUC)
d) Sumilla de documento o asunto
e) Folios
f) Fecha de derivacin
 g) rea a la que se deriva el documento
h) Estado del documento
i) Tipo de documento (de acuerdo a lo sealado en el punto
7.4 de la presente Directiva)
La base de datos que contiene el registro de los documentos de
trmite documentario deber ser permanentemente actualizada
bajo responsabilidad.
Adicionalmente cada rea de la DREJ o UGEL deber actualizar
la informacin registrada en el soporte informtico.

7.4Clasificacin
Efectuado el registro del documento, se procede a su
clasificacin, determinando la direccin oficina, rea o a la que
debe ser remitido el documento/expediente.
Al momento de realizar la clasificacin, el encargado de mesa de
partes deber tener en cuenta si se trata de:
a) Documento informativo.- est relacionado a toda la
documentacin que tenga como nico fin el dar a conocer una
informacin y no implique el inicio de algn trmite por parte
de los servidores de la DREJ o UGEL.
b) Solicitud.- Pedido que realiza el administrado a la DREJ o
UGEL, implica que la DREJ o UGEL emita algn tipo de
respuesta.
Asimismo, se deber tener especial atencin cuando se trate
de los procedimientos indicados a continuacin, con el fin de
derivar el documento a la brevedad posible:
c) Recursos administrativos: Reconsideracin, Apelacin y
Revisin.
d) Procedimientos con Silencio Administrativo Positivo.
e) Solicitud de acceso a la informacin pblica.- Aquel
pedido para acceder a aquella informacin que ha sido
 creada, obtenida, que posee o que se encuentre bajo el
control de la DREJ o UGEL. La norma establece un plazo de 7
das hbiles para su contestacin.
f) Queja por defecto de tramitacin: Es toda manifestacin
de disconformidad efectuada por el usuario, sobre defectos de
tramitacin de sus peticiones presentadas, las cuales se
encuentran reguladas por el artculo 158 de la Ley 27444. La
norma da un plazo de 3 das hbiles para su contestacin.
7.5 Derivacin
La derivacin de la documentacin deber realizarse el
mismo da de su recepcin y registro.
El responsable de Trmite Documentario, derivar fsicamente a
la Direccin, Oficina o rea correspondiente, el expediente
ingresado y registrado, para su atencin en el da de recibido el
documento, de acuerdo a lo establecido. Artculo N 132 de la
Ley N 27444, numeral 1, para recepcin y derivacin de un
escrito a la unidad competente: dentro del mismo da de su
presentacin.
Los documentos debern ser distribuidos con la hoja de ruta
de envo general. La cual deber ser colocada en la parte
delantera de cada expediente. Las oficinas o reas de la DREJ o
UGEL, debern obligatoriamente, registrar en la hoja de ruta,
el tipo de documento, el nmero de documento, fecha y oficina
a la que se deriv, a fin de hacer un control y seguimiento
actualizado.
Todos los responsables de recepcin y derivacin designados de
cada rea, debern reportar al responsable de trmite
documentario, todos los documentos o expedientes derivados,
atendidos o entregados directamente a los administrados en el
da, bajo responsabilidad.
El responsable de trmite documentario, deber actualizar el
registro con esta informacin al finalizar el da.
7.6 Notificacin
La DREJ o UGEL est obligada a notificar de oficio al
administrado y de acuerdo a lo establecido en el Artculo 18 de
la Ley 27444.

La DREJ o UGEL deber tomar las medidas correspondientes

para dar aviso a los administrados de la emisin de las
notificaciones derivadas de los trmites realizados. Los medios a
emplearse podrn ser: correos electrnicos, llamada telefnica,
difusin radial, publicacin en paneles de la DREJ o UGEL, etc.
Todo ello, con el objetivo de cumplir con la notificacin de los
actos de forma oportuna.

La DREJ o UGEL queda dispensada de notificar si el administrado

tomara conocimiento del acto respectivo mediante su acceso
directo y espontneo al expediente, recabando su copia,
dejando constancia de esta situacin en el expediente.

VIII RESPONSABILIDADES:
8.1 El responsable de Trmite Documentario est encargado de la
operatividad y actualizacin del soporte o aplicativo
informtico empleado en el trmite denominado (SISGEDO u
otro existente en la DREJ o UGEL), as como de velar por su
uso correcto.
8.2 Los encargados de la recepcin y derivacin documental en
cada uno de las reas, oficinas o direcciones de la DREJ o
UGEL, as como los servidores a cargo de las etapas del
trmite, sern responsables de mantener actualizado el
soporte o aplicativo informtico con informacin actual y veraz.
8.3 Es responsabilidad del personal que se encuentra en Mesa de
Partes brindar informacin a los administrados respecto del
estado del trmite de los documentos o expedientes
presentados.
 8.4 El procedimiento y derivacin de cada tipo de trmite debe
realizarse en el marco del MAPRO y /o TUPA vigente bajo
responsabilidad del servidor.
8.4 El incumplimiento de la presente Directiva significar la
aplicacin de las sanciones establecidas en la legislacin
vigente, dependiendo del Rgimen laboral al que pertenezca el
servidor y al tipo y gravedad de la falta con copia al legajo
personal. En el caso de personal contratado, se aplicar las
sanciones y penalidades establecidas en el contrato.

IX . DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
PRIMERA: Lo dispuesto en la presente directiva, ser aplicado
nicamente para los documentos que se ingresen desde
su entrada en vigencia. Los documentos ingresados con
fecha anterior podrn adecuarse a la misma.
SEGUNDA: El cmputo de los plazos se efecta a partir del
mismo da de recibida la documentacin por Mesa de
Partes, de conformidad con lo establecido en la Ley del
Procedimiento Administrativo General.
TERCERA: Para los casos de renuncia, retiro, rotacin o
desplazamiento del servidor, es necesario contar con el
reporte situacional de los expedientes a su cargo,
brindado por el responsable de trmite documentario.
Este reporte forma parte de la entrega de cargos que
debe realizarse.
CUARTA: Para el ptimo cumplimiento de esta directiva se
asignar al responsable de trmite documentario,
recursos informticos consistentes en una computadora e
impresora, mnimamente.
QUINTA: Las acciones no previstas sern resueltas de acuerdo a
la normatividad legal vidente.
 Huancayo, 23 de junio del 2016.

CPC EDISON S. PREZ VILCAHUAMN.

DIRECTOR DE GESTIN
INSTITUCIONAL
DIRECCIN REGIONAL DE
EDUCACIN DE JUNN

WAM/DREJ
ESPV/DGI.
LAMG/DSA-I
LBO/ESP RAC-II
Hyo. 24/junio/2016.

Forma parte de la presente Directiva:

ANEXO 1: Formulario nico de Trmite - FUT

ANEXO 2: Hoja de ruta.
ANEXO 3: Ficha de Registro de Ingreso y atencin de Expedientes.
ANEXO 1
ANEXO 2
ANEXO 3
Flujograma integral de la Gestin de Trmite Documentario