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DES PROJETS
Financement FIDA
Cette publication a t faite grce a un DON (PRCG II) du Fonds International pour le
Dveloppement Agricole (FIDA). Son contenu ne reflte pas ncessairement lopinion du
FIDA.
FRAO/WARF - 2014
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Sommaire
I. COMPTABILITE GENERALE...................................................................................................8
1.1. Application de larticle 2 du SYSCOA / OHADA ...................................................... 8
1.2. Utilisation du compte Charges Immobilises................................................................... 8
1.3. Production de tous les tats prvus par le droit comptable, y compris le compte de
rsultat................................................................................................................................................ 9
1.4. Comptabilisation des DRF : Ecritures recommandes .................................................. 10
II. COMPTABILITE ANALYTIQUE .......................................................................................... 13
2.1. Cadre analytique des projets ............................................................................................ 13
2.2. Quelques astuces pour la comptabilit analytique dun projet ................................... 14
III. GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................ 15
3.1. Elaboration des budgets annuels ..................................................................................... 15
3.2. Suivi budgtaire .................................................................................................................. 15
3.3. Les niveaux dapprciation de lexcution budgtaire ................................................. 16
IV. Quelques astuces pour lutilisation des logiciels de gestion .............................................. 17
V. Faux amis comptables franais / anglais .............................................................................. 18
5.1. Exemples comments ......................................................................................................... 18
5.2. Autres exemples ................................................................................................................. 18
VI. Gestion des taux de change .................................................................................................... 19
6.1. Rgle gnrale ..................................................................................................................... 19
6.2. Exemple de calcul de taux de cession moyen pondr ................................................. 20
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LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS
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PREAMBULE
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INTRODUCTION
Nota : une traduction en anglais nest pas effectue du fait que lespace vis est francophone.
Un aide-mmoire destin au personnel anglophone devra tenir compte des normes comptables
correspondantes.
- Le bilan (la situation patrimoniale) du projet comprend-il les ralisations faites au profit
des populations ou celles-ci doivent-elles figurer dans le bilan des entits
rcipiendaires ?
Beaucoup de cas de figures sont adopts dans les manuels de procdures, dans la
tenue de la comptabilit, voire dans lapprciation des comptes par les auditeurs,
avec comme argument la spcificit des projets. Cependant, si lon applique le droit
comptable SYSCOA-OHADA, il n y a pas dcritures ou de rgles comptables
spcifiques pour les Projets : toutes les critures comptables doivent tre conformes
au SYSCOA- OHADA. Ce sont les oprations des projets qui ont leur spcificit et il
sagit de voir comment les enregistrer dans le respect des normes. Il appartient aux
autorits comptentes en la matire, de dfinir des normes spcifiques pour ce
secteur. En ltat actuel de la lgislation, que ce soit le SYSCOA avant le nouveau
rglement de lUEMOA N 05/CM/UEMOA en date du 28 juin 2013 ou aprs ce
nouveau rglement, les critures prconises dans cet aide-mmoire sappliquent. En
effet, le nouveau rglement permet aux projets dopter pour le rgime gnral et de
produire les tats financiers usuels : bilan, compte de rsultat et tableau des flux de
trsorerie.
Par ailleurs, pratiquement tous les acteurs (bailleurs de fonds, Etat, personnel des
projets...) sont daccord sur la ncessit de produire des rapports financiers sous-
tendus par des donnes issues de la comptabilit. En dautres termes, la confection de
rapports financiers sous tableur en retraitant les donnes comptables est de plus en
plus proscrite.
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Il faut mettre en place un systme de gestion intgr pour assurer avec toute la
fiabilit requise, le lien entre la comptabilit gnrale SYSCOA-OHADA et la
comptabilit analytique qui pouse les paramtres dfinis dans les accords signs
avec les bailleurs. Les tableaux spcifiques correspondant lutilisation des fonds des
bailleurs peuvent tre ainsi labors partir de donnes issues de ce systme intgr :
comptabilit gnrale, comptabilit analytique et budgtaire, reporting financier. La
comptabilit analytique recommande ici est un systme simple de ventilation ou
daffectation analytique de chaque dpense sur un code analytique :
- Par bailleur
- Par catgorie de dpenses
- Par composante, sous-composante et par activit
- Par zone gographique ou selon tout autre critre souhait, selon les
possibilits techniques existantes au sein du projet.
Nous avons galement not dans certains projets des difficults grer les taux de
change, dans les cas o le compte spcial / compte dsign est en devises, avec un ou
plusieurs comptes doprations tenus en monnaie locale. Un exemple simple
dutilisation des taux moyens pondrs de cession interne entre le compte devises et
le/les comptes doprations est fourni dans cet aide mmoire.
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I. COMPTABILITE GENERALE
Il faut rappeler que les entits but non lucratif sont soumises au SYSCOA-OHADA
en vigueur depuis 1998 et 2002 respectivement, dont larticle 2 stipule :
Sont astreintes la mise en place dune comptabilit dite gnrale les
entreprises soumises aux dispositions du Droit commercial, les entreprises
publiques, parapubliques, dconomie mixtes, les coopratives et, plus
gnralement les entits produisant des biens et des services marchands ou non
marchands, dans la mesure o elles exercent, dans un but lucratif ou non, des
activits conomiques titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes
rptitifs, lexception de celles soumises aux rgles de la comptabilit
publique .
Nous pensons que cette raison nest pas valable et que le besoin de suivre les
dpenses cumules dun projet peut tre satisfait dune autre manire. En effet, les
systmes dinformation de gestion qui taient gnralement disponibles jusqu la fin
des annes 90 au niveau de nos zones francophones ne permettaient pas davoir le
cumul des dpenses dun projet au fil des ans. Cest travers le bilan comptable, qui
dans ce cas se confondrait avec le bilan financier, que linformation tait recherche.
Les comptes de charges devant tre solds chaque anne, seul le fait de porter ces
charges au bilan par le biais du compte charges immobilises pouvait permettre de
suivre le cumul.
Mais, avec lavnement des logiciels adapts aux proccupations spcifiques des
projets, cette information est valablement disponible travers les fonctionnalits
appeles Cumul Projet ou Historique Projet ou autre appellation, selon les
logiciels.
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Nous pensons galement que les pratiquants de cette mthode ont t influencs par
la classification budgtaire des activits du projet, lintrieur des composantes et
sous composantes, entre les deux catgories suivantes :
- Investissements et
- Dpenses Courantes (ou Fonctionnement)
A noter que certains comptables enregistrent directement les charges du projet dans
des comptes +de Charges Immobilises, sans passer par le dbit dun compte de
Charges ni par lcriture de Transfert de Charges, ce qui est contraire aux normes.
Selon le SYSCOA OHADA avant le nouveau rglement, les projets, comme toutes
les entits vises par le droit comptable, doivent produire un compte de rsultat,
comme lment des tats financiers requis. Le nouveau rglement leur donne la
possibilit dopter pour la production des tats financiers selon le systme de droit
commun.
Par contre, il est souvent tabli, quil nest pas pertinent pour un projet financ
100% par une subvention (surtout les projets) de prsenter un rsultat excdentaire
ou dficitaire. La subvention doit tre constate hauteur des charges et le restant
ventuel enregistr comme dette vis--vis du bailleur de fonds utiliser comme
ressource pour financer les dpenses de lanne suivante. Ainsi, le compte de rsultat
peut tre prsent, mais avec un solde nul.
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Les dpenses de fournitures de bureau, carburant, transport, honoraires, salaires, etc.
doivent tre enregistrs dans les comptes de charges correspondants dfinis par le
SYSCOA-OHADA. Limputation analytique permettra de porter la dpense au
niveau de la composante, sous composante, activit concerne, de mme que la zone
gographique et dautres paramtres que le projet veut suivre.
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Dbit : 631..Frais bancaires (le cas chant)
Dbit : 521..Banque
Crdit : 4582
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un virement de 60 millions de Francs CFA et considrera les 40 millions comme
recouvrement partiel de lavance initiale. Les critures suivantes seront passes :
A lenvoi de la DRF:
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II. COMPTABILITE ANALYTIQUE
- Saisir ensuite le plan analytique comme une partie des paramtres suivre, au
niveau du logiciel de gestion, en cas de gestion informatise de la comptabilit
et du suivi budgtaire.
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2.2. Quelques astuces pour la comptabilit analytique dun
projet
A FAIRE A EVITER
Il ne faut pas inclure dans le plan analytique des
Utiliser la comptabilit analytique comptes qui sont dj pris en charge au niveau de la
pour dtailler la comptabilit comptabilit gnrale. Par exemple, le compte Frais
gnrale bancaires existe dj en comptabilit gnrale, il nest
pas ncessaire de le remettre dans le plan analytique.
Il en est de mme pour le compte Envoi de DRF . Le
compte Transport de plis existe en comptabilit
gnrale et le libell de lopration suffit pour indiquer
Envoi de DRF la lecture du Grand livre des comptes.
Il faut bannir la pratique EXTRA Il ne faut pas tenir la comptabilit gnrale sur logiciel
COMPTABLE et tenir la comptable et reprendre la comptabilit analytique sur
comptabilit analytique en lien avec tableur.
la comptabilit gnrale, en
respectant le principe comptable de
la partie double
Il faut utiliser pleinement tous les Faible application du manuel des procdures en
outils inclus dans les manuels de matire dimputation analytique: souvent, toutes les
procdures des Projets. En effet, cases prvues ne sont pas remplies au moment de
tous les Projets disposent de ltablissement de la demande dachat ou de la
manuels avec par exemple des signature du chque de paiement (ou par caisse). Le
formulaires de demande dachat comptable se retrouve ainsi avec un dficit
(ou expression des besoins) et de dinformations analytiques valides par le ou les
paiement bien labores responsables techniques concerns.
Matriser les imputations Par exemple, il faut viter la tendance imputer les
analytiques pour veiller ce que la dpenses de fournitures de bureau et de carburant la
catgorie Fonctionnement et la catgorie Fonctionnement, alors que ces dpenses
composante Gestion et Coordination peuvent concerner des Ateliers de Formation de
soient imputes uniquement pour bnficiaires du projet, qui relvent dune composante
les cots qui y sont relatifs technique.
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III. GESTION BUDGETAIRE
Par exemple, le RAF doit veiller ce quil ny ait pas de dpassement non autoris au
pralable sur la catgorie Fonctionnement
- les actions retenues par lquipe technique en vue datteindre les objectifs
du projet, telles que dfinies ci-dessus,
- laccord de financement,
- le reliquat pour chaque catgorie de dpenses,
- ainsi que les conditions de modification budgtaire convenues avec le
bailleur.
Il doit ainsi analyser les actions retenues en fonction des ressources disponibles et
appuyer la Coordination / Direction pour affiner la stratgie dintervention en tenant
compte des ressources disponibles par catgorie et des moyens convenus de
modification budgtaire ou de mobilisation de ressources complmentaires.
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Ainsi, en aval, aprs excution de lactivit et paiement des factures correspondantes,
les services comptables et financiers doivent organiser un retour dinformations vers
le Directeur, les Responsables de Composantes, le RSE et tous les techniciens du
projet. Une revue des grands livres analytiques par ces derniers leur permettra de
valider les dpenses affrentes leurs activits (listes des dpenses qui ont t
imputes sur leurs composantes et catgories de dpenses).
Les totaux intermdiaires de ces grands livres analytiques sont ensuite ports sur les
tats dexcution budgtaire, qui doivent tre aussi fournis lapprciation de
chaque responsable, pour ce qui le concerne.
La plupart des bailleurs de fonds des projets fournissent des modles de tableau
dexcution budgtaire ou de reporting financier. Nous nallons pas reproduire ici
ces modles qui sont disponibles sur les sites web ou fournis avec les conventions ou
accords de financement signs. Grce une comptabilit analytico-budgtaire
approprie, tous les tats demands par les bailleurs de fonds peuvent tre
renseigns.
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IV. Quelques astuces pour lutilisation des logiciels de gestion
Quel que soit le logiciel utilis, il y a des rgles de base respecter par le SAF, pour
son utilisation :
A FAIRE A EVITER
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V. Faux amis comptables franais / anglais
Il arrive que la communication financire soit biaise par les faux amis comptables ou
financiers en anglais ou en franais.
Trois exemples nous permettent dillustrer des cas vcus de quiproquo ; le tableau
qui suit donne galement quelques cas qui peuvent tre source de confusion.
- Opinions daudit : En franais, lopinion la plus favorable est celle qui dit que
les comptes sont certifis sans rserve.
En anglais cette opinion est dite unqualified et celle avec rserves est dite
qualified .
FRANAIS ANGLAIS
Balance Trial balance
Bilan Balance sheet
Solde, reliquat Balance
Mobilier Furniture
Fournitures Supplies
Amortissement Depreciation
Comptabilit analytique Cost accounting
Dpenses relles Actual expenditures
Etat dexcution budgtaire Budget vs. Actual
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Dpenses actuelles Current expenditures
Trimestre/ Trimestriellement Quarter / Quarterly
Documents, manuels (de formation) (Training) Materials
Matriel Equipment
Significatif / Seuil dimportance Material / Materiality
significative
Charge (au sens comptable du terme) Expense
Dpense(s) Expenditure (s)
Opinion daudit sans rserves Unqualified audit opinion
Opinion daudit avec rserves Qualified audit opinion
Dispositions en matire de gestion Financial Arrangements
financire
Immobilisations Financires Investments
(terme comptable : poste du bilan) (terme comptable : poste du bilan)
Flux de trsorerie Cash flow
NOTA : Le mot cash flow est utilis en
franais pour dsigner la marge brute
dautofinancement.
Mais il ne faut pas traduire le mot anglais
cash flow par marge brute
dautofinancement.
Dans les cas o le compte spcial / compte dsign est en devises, avec un ou
plusieurs comptes doprations tenus en monnaie locale, le projet utilise le taux de
cession du compte devises vers un compte en monnaie locale pour valoriser en
devises les dpenses effectues en monnaie locale. Cela permettra dlaborer ltat
de reconstitution du compte spcial / dsign sans cart par rapport au change.
Un exemple simple dutilisation des taux moyens pondrs de cession interne entre
le compte devises et le/les comptes doprations est fourni ci-dessous.
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Deux mthodes sont possibles pour calculer le taux de cession applicable pour une
priode:
TRMP = Total fonds reus en devises / Total fonds reus en monnaie locale.
Taux moyen pondr utiliser pour la DRF concernant les dpenses du mois daot : 6 674 ,57
Taux moyen pondr utiliser pour la DRF concernant les dpenses du mois de septembre : 6
678,54
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