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Guide de Gestion Financiere [Financial Management Guide]

Uder Antoine with the assistance of Thomas Bois and Associates

August 2004

This report was made possible through support provided by the US Agency for International Development,
under the terms of Contract Number 521-C-00-00-00023-00. The opinions expressed herein are those of
the author(s) and do not necessarily reflect the views of the US Agency for International Development.

Haiti Health Systems 2004 (HS-2004)


Management Sciences for Health
165 Allandale Road
Boston, MA 02130
Telephone: (617) 524-7799
www.msh.org
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

GUIDE DE GESTION FINANCIERE


Elabor lintention des institutions
partenaires du projet HS-2004

AOUT 2004

Haiti Health Systems 2004 (HS-2004) is supported by the US


Agency for International Development under Contract
Agreement Number 521-C-00-00-00023-00

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

GUIDE DE GESTION FINANCIERE

Ce Manuel a t dvelopp dans le cadre des activits dassistance technique du projet HS-2004. Il est du
domaine public et peut tre utilis, adapt ou reproduit sans autorisation pralable.

Toutefois toute reproduction devra reconnatre les droits du projet MSH/HS-2004

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

PREFACE
Pour supporter la fourniture du Paquet de Services Prioritaires Intgr (PSPI), le projet HS-
2004, gr par le Management Sciences For Health (MSH), a dvelopp un Paquet Minimum de
Gestion (PMG) dont les principales composantes sont: la Logistique des Intrants Essentiels
Subventionns (LIES), le Dveloppement des Ressources Humaines (DRH), le Systme
dinformation pour la Gestion (SIG), la Gestion Financire et Comptable (GFC).

Llaboration de ce Guide de gestion financire qui sinscrit dans le cadre des efforts visant la
mise en place effective de ce PMG dans toutes les institutions du rseau HS-2004 prend en
compte les besoins identifis au cours de latelier de formation en Gestion Financire organise
par le projet HS 2004 Kaliko en Mai 2003 et les trouvailles du SDMA (Service Delivery
Management and Assessment). En effet, au cours de cette valuation, lune des faiblesses les
plus frquentes a t labsence de manuel de procdures comptables dans la plupart des
institutions du rseau. Mme quand certaines procdures comptables sont appliques au niveau
des institutions, elles ne sont pas toujours documentes.

Le projet a donc mis ce Guide la disposition des institutions dans le but de les aider
renforcer leurs structures de gestion financire et comptable. Les responsables des institutions
sont invits adapter les procdures dcrites dans ce Guide en tenant compte des spcificits de
leur institution, des ressources humaines et matrielles disponibles. Les tches peuvent tre
rparties entre plusieurs personnes mais la direction de linstitution doit veiller au contrle
interne dont la sparation des tches incompatibles constitue un lment fondamental.

Nous vous recommandons daccorder une attention toute particulire laudit dont lobjectif
nest pas de pnaliser linstitution mais dvaluer son systme de gestion financire et comptable
en vue de proposer des mesures de redressement pour son renforcement. Laudit permet aussi de
dterminer la performance dune institution en matire de gestion financire; linstitution peut
prparer laudit externe et anticiper les rsultats de mme que les recommandations qui en
dcouleront en mettant en place un systme efficace de supervision continue.

Nous adressons nos vifs remerciements Uder Antoine, Directeur Financier de MSH/Hait, la
Firme Thomas, Bois et Associs qui ont particip llaboration de ce Guide et la Firme
Communication Plus qui a rvis en dtail la version prliminaire de ce Guide. Nous voulons
remercier galement Elsie Lauredent, Conseillre en Communication de MSH/Haiti,
Dr.Florence Guillaume, Directeur Technique de MSH/Haiti et Annick Charles, Analyste
Financier lUSAID/Haiti qui ont particip la rvision de ce Guide. Finalement, nous
adressons nos remerciements de nombreuses institutions partenaires qui ont contribu ce
Guide par leurs ides, commentaires et suggestions, nous voulons citer : la Firme PAGS et
Associs, SADA, CDS, CBP, FOSREF, GHESKIO, MARCH, INHSAC, PSI et OBCG.

Paul Auxila
Chef de Mission
Projet HS 2004

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

TABLE DES MATIERES

PREFACE............................................................................................................................................................3

TABLE DES MATIERES ..................................................................................................................................5

LISTE DES SPECIMENS ..................................................................................................................................8

INTRODUCTION...............................................................................................................................................9

2. BUDGETISATION ET PLAN DE FINANCEMENT ...............................................................................10

2.1 PRE-REQUIS ET PARAMETRES .........................................................................................................................10


2.2 FORMAT DE BUDGET ......................................................................................................................................12
2.2.1 Un budget consolid ...............................................................................................................................12
2.2.2 Un budget ventil par centre de cot.......................................................................................................12
2.2.3 Un budget dtaill pour un centre de cot ou point de prestation des services .......................................13
2.3 UTILISATION DES LIGNES BUDGETAIRES ........................................................................................................15
2.4 PLAN DE FINANCEMENT .................................................................................................................................20
2.5 CONTROLE BUDGETAIRE PAR PROJET .............................................................................................................20
2.6 CONTROLE JOURNALIER .................................................................................................................................21
2.7 CONTROLE MENSUEL CUMULATIF ..................................................................................................................21
2.8 CONDITIONS DELIGIBILITE DES DEPENSES .....................................................................................................22
2.9 REAMENAGEMENT ET DEPASSEMENT BUDGETAIRES ......................................................................................23
2.10 LOGICIEL COMPTABLE ET CONTROLE BUDGETAIRE ......................................................................................23
3. SYSTEME COMPTABLE ET CONTROLE INTERNE..........................................................................24

3.1 SYSTEME COMPTABLE ....................................................................................................................................24


3.1.1 Comptabilit manuelle : livres comptables .............................................................................................24
3.1.2 Comptabilit informatise .......................................................................................................................25
3.1.3 Charte des comptes..................................................................................................................................25
4. CONTROLE INTERNE...............................................................................................................................27

5. PROCEDURES COMPTABLES / GESTION DE LENCAISSE............................................................28


5.1 COMPTES DE BANQUE ....................................................................................................................................28
5.1.1 Compte Gourdes et Compte USD ...........................................................................................................28
5.1.2 Taux de change et justificatifs.................................................................................................................28
5.1.3 Recettes provenant des activits / utilisation...........................................................................................29
5.1.4 Produits dintrts ...................................................................................................................................30
5.1.5 Dpts bancaires .....................................................................................................................................30
5.1.6 Utilisation des chquiers .........................................................................................................................30
5.1.7 Conciliation mensuelle............................................................................................................................33
5.2 CAISSE ............................................................................................................................................................34
5.3 PETITE CAISSE ................................................................................................................................................35
5.3.1 Enregistrement de la transaction et pices justificatives .........................................................................36
5.3.2 Rapport de petite caisse et renflouement.................................................................................................37
5.4 ENCAISSEMENT ..............................................................................................................................................40
5.4.1 Fonds virs directement dans le compte bancaire ...................................................................................40

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

5.4.2 Financement sous forme de chque.........................................................................................................40


6. REQUISITION/COMMANDE....................................................................................................................43

6.1 PRINCIPES DACHAT DE BIENS ........................................................................................................................43


6.2 CRITERES DE QUALIFICATION DES DEPENSES .................................................................................................43
6.3 DOSSIERS DACHATS ......................................................................................................................................44
6.4 ACHAT DE SERVICES ......................................................................................................................................44
7. DECAISSEMENT PAR CHEQUE .............................................................................................................46

7.1 OBJECTIFS ......................................................................................................................................................46


7.2 APPROBATION / AUTORISATION .....................................................................................................................46
7.3 EMISSION DE CHEQUE ....................................................................................................................................46
7.4 LIVRAISON DE CHEQUE ..................................................................................................................................48
REMARQUES...................................................................................................................................................48

8. POLITIQUE DE VOYAGE ET DE TRANSPORT...................................................................................50

8.1 RAPPORT DE VOYAGE.....................................................................................................................................51


8.2 FRAIS DE TRANSPORT ET DE DEPLACEMENT ...................................................................................................51
9. REGULARISATION / CORRECTION .....................................................................................................55

10. DOSSIER DU PERSONNEL ET TRAITEMENT DE LA PAYE..........................................................55

10.1 DOSSIER DU PERSONNEL ..............................................................................................................................55


10.2 TRAITEMENT DE LA PAYE ............................................................................................................................58
10.3 PIECES JUSTIFICATIVES ................................................................................................................................59
10.4 PAYE EXECUTEE PAR UNE INSTITUTION BANCAIRE .......................................................................................59
10.5 LES DEDUCTIONS SUR SALAIRES ..................................................................................................................59
11. PIECES JUSTIFICATIVES ET CLASSEMENT DES DOSSIERS ......................................................61

11.1 PIECES JUSTIFICATIVES ................................................................................................................................61


11.2 COMMENT SUPPORTER ADEQUATEMENT LES DEPENSES ?.............................................................................61
11.3 JUSTIFICATION DES TRANSACTIONS INTERFONDS .........................................................................................62
11.4 REUS INTERNES ..........................................................................................................................................62
11.5 CLASSEMENT DES DOSSIERS .........................................................................................................................62
12. PASSATION DES MARCHES..................................................................................................................64

13. GESTION DES IMMOBILISATIONS.....................................................................................................65

13.1 CONTROLE ET SUIVI .....................................................................................................................................66


13.2 END-USE MONITORING ................................................................................................................................67
14. RAPPORTS FINANCIERS .......................................................................................................................68

14.1 REVISION DES RAPPORTS ..............................................................................................................................68


14.2 CORRECTION DES RAPPORTS ........................................................................................................................68
15. AUDIT FINANCIER ET SUIVI................................................................................................................71

16. CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS .......................................................................................83

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

17.GESTION FINANCIERE ET ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE...............................................98

18. LES QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES .......................................................................................98

GLOSSAIRE ...................................................................................................................................................103

BIBLIOGRAPHIE ..........................................................................................................................................107

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

LISTE DES SPECIMENS

SPECIMEN 1 : Budget consolid. ...............................................................................................................................12


SPECIMEN 2 : Budget ventil par centre de cot.......................................................................................................13
SPECIMEN 3 : Budget dtaill par centre de cot :Salaireset Bnfices sociaux......................................................14
SPECIMEN 4 : Budget dtaill par centre de cot : consultant..................................................................................15
SPECIMEN 5 : Budget dtaill par centre de cot : sous-contrat. .............................................................................16
SPECIMEN 6 : Budget dtaill par centre de cot : voyage et transport. ..................................................................17
SPECIMEN 7 : Budget dtaill par centre de cot : autres cots directs. ..................................................................18
SPECIMEN 8 : Budget dtaill par centre de cot : formation. .................................................................................19
SPECIMEN 9 : Budget dtaill par centre de cot :CCC et Mobilisation Communautaire. ......................................20
SPECIMEN 10 : Contrle journalier. .........................................................................................................................21
SPECIMEN 11 : Contrle mensuel cumulatif. ............................................................................................................22
SPECIMEN 12 : Charte des comptes. .........................................................................................................................26
SPECIMEN 13 : Tableau de comparaison des taux. ...................................................................................................29
SPECIMEN 14 : Journal combin...............................................................................................................................32
SPECIMEN 15 : Etat de rapprochement bancaire......................................................................................................33
SPECIMEN 16 : Journal de caisse..............................................................................................................................35
SPECIMEN 17 : Fiche de petite caisse. .....................................................................................................................36
SPECIMEN 18 : Rapport de petite caisse. ..................................................................................................................39
SPECIMEN 19 : Bordereau dencaissement. ..............................................................................................................42
SPECIMEN 20 : Rquisition / Commande. .................................................................................................................45
SPECIMEN 21 : Bordereau de dcaissement..............................................................................................................49
SPECIMEN 22 : Demande davance de voyage..........................................................................................................52
SPECIMEN 23: Frais de voyage et dplacements ......................................................................................................53
SPECIMEN 24: Remboursement des Dpenses ..........................................................................................................54
SPECIMEN 25 : Rgularisation / Correction. ............................................................................................................57
SPECIMEN 26 : Feuille de paye. ................................................................................................................................58
SPECIMEN 27 : Registre des immobilisations............................................................................................................67
SPECIMEN 28 : Etat des recettes et dbourss. .........................................................................................................69
SPECIMEN 29 : Voucher ............................................................................................................................................70
SPECIMEN 30 : Guide de Rvision Financire. .........................................................................................................73
SPECIMEN 31 : Format de Plan dAction ou de Redressement .................................................................................97

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

INTRODUCTION
Le prsent Guide de gestion financire sadresse aux institutions qui ralisent des interventions
dans le cadre de projets financs par des organisations internationales. Les diffrentes sections et
sous-sections du Guide sont agences de manire offrir lutilisateur la possibilit de planifier
et dorganiser les oprations, en partant de la configuration de la structure administrative, jusqu
la production des rapports financiers et statistiques, en passant par la mise en place et le
fonctionnement des systmes comptable et de contrle interne. Le Guide se rfre aux normes et
standards accepts par de nombreuses organisations partenaires en matire de gestion de fonds,
de mme quaux principes comptables gnralement reconnus. Le Guide propose des procdures
prcises mais, dans certains cas, il se contente dindiquer les lments-cls de rfrence pour
llaboration dune procdure.

Lobjectif premier du Guide de gestion financire est de mettre la disposition des institutions
un cadre rfrentiel et les diffrentes tapes devant leur permettre dexprimer autant leurs
prvisions financires en regard dun projet que les rsultats financiers dcoulant de
lexcution de ce projet.

Le second objectif du Guide de gestion financire est dinfluencer lors de lexcution dun
projet le mode de fonctionnement des institutions, dans le sens dtre capable, tout moment,
daccueillir laudit externe des oprations et des rapports financiers relatifs aux projets.

Finalement, lobjectif du Guide est de mettre la disposition des institutions une rfrence
pratique devant leur permettre :

1) dvaluer lefficience et lefficacit des systmes en place


2) de sinspirer des outils et des procdures proposes pour amliorer leurs
systmes de planification et de gestion financire et comptable

Aussi, le Guide de gestion financire tient compte des exigences minimales des principales
agences de financement en matire daudit financier, tout en favorisant lapplication ventuelle
des Normes Internationales de Vrification.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

2. BUDGETISATION ET PLAN DE FINANCEMENT

2.1 Pr-requis et paramtres


La gestion dun projet commence par ltablissement de son budget; ce dernier tant le schma
synoptique des cots et du financement du projet pour une priode donne normalement un,
deux ou trois ans. Le budget reprsente ainsi le plan montaire du projet et reflte les
activits prvues. Il doit tre labor de faon participative. Un grand soin doit tre apport son
laboration, et les lments qui suivent doivent tre pris en compte :

1) Ltablissement du budget dun projet rclame, comme pralable, la dfinition des


rsultats attendus et lidentification des moyens mettre en uvre, dans le temps, pour
les atteindre : ressources humaines et matrielles. En un mot, le budget doit permettre
linstitution dexcuter son plan technique au cours dune priode dfinie. Dans les
organisations non gouvernementales, les institutions regroupent les dpenses prvues par
projet, par programme et par centre de cots. Un centre de cot reprsente le plus petit
secteur dactivit o lon accumule des cots . Par exemple, chaque point de prestation
de services peut tre considr comme un centre de cot.

2) Les centres de cot et les rubriques quils regroupent, doivent tre en conformit avec la
charte comptable de linstitution. Toute nouvelle rubrique introduite par le projet au
niveau des produits et des charges doit faire lobjet dun ajout la charte des comptes
de linstitution, tout en vitant, autant que possible, un gonflement inutile de celle-ci. De
mme, lorsque linstitution est responsable de lexcution de plusieurs projets, elle doit
sappliquer conserver le mme plan de cots, en conformit avec sa charte; ce qui
permet de regrouper les budgets de diffrents projets et de les valuer ensemble.

3) Les prvisions par centres de cot doivent tre bases sur des paramtres et des calculs
prcis, qui peuvent tre valids par le bailleur ou lauditeur ventuel. Ainsi, il savre
indispensable que linstitution prsente son budget accompagn de notes explicatives.
Ces paramtres et les cots unitaires qui les accompagnent varient forcment dune
rubrique budgtaire lautre et doivent figurer sur le document. Les paramtres courants
sont les suivants :

Unit : cest la base utilise pour le calcul des cots budgts. Par exemple:

Mois : pour calculer les salaires, les achats de fournitures de bureau, etc.

Jour : en vue de calculer les honoraires des consultants, etc.

Billets : pour calculer les montants de per diem, billets davion.

Gallon : en vue de dterminer la consommation de carburant.

Heure de fonctionnement : pour calculer les cots dentretien de certains


quipements, tels que gnratrices, photocopieuses, climatiseurs, etc.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Kilomtre : pour tablir les cots dentretien des vhicules.

Nombre dunits : reprsente le total dunits ncessaires pour la ralisation de


lactivit planifie et pour le calcul des montants budgts.

Cot unitaire : cot associ lunit.

Cot total : reprsente le cot unitaire multipli par le nombre dunits.

4) Les prvisions touchant lentretien gnral des vhicules, la consommation de carburant


et de lubrifiant dpendent de lexprience du responsable de logistique, du type de
vhicule, du nombre dannes dutilisation et du kilomtrage approximatif li au
droulement des activits du projet. Il en est de mme des prvisions touchant les
quipements nergtiques et de climatisation.

5) Les frais de dplacement doivent tre en relation directe avec les activits planifies en
dehors du sige social de linstitution. Ces dplacements sont obligatoirement
programms pour la priode couverte par le budget. Les prvisions doivent tenir compte
du nombre de dplacements, des diffrents points de chute, du nombre de personnes
impliques chaque dplacement, des per diem en cause, des cots ventuels de location
de salle et de restauration.

6) Les prvisions dacquisition de mobilier, dquipement et de matriel roulant doivent tre


documentes et feront lobjet dune justification technique. Linstitution doit dvelopper
et communiquer les spcifications de ces mobiliers, matriels et quipements aux
bailleurs.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

2.2 Format de budget

La prsentation des prvisions budgtaires doit inclure :

2.2.1 Un budget consolid qui totalise les budgets prpars pour chaque centre de cot et par
rubrique budgtaire ;

BUDGET CONSOLIDE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er Janvier 2004 au 31 Dcembre 2004

BUDGET
Rubrique Budgtaire Gdes

1.- Salaires & Benefices 2,180,142.79

2.- Consultant 50,000.00

3.- Sous-contract 7,500.00

4.- Voyage & Transport 200,235.00

5.- Autres Couts Directs 274,830.00

Sous-Total 2,712,707.79

6.- Formation 71,850.00

7.- Communication (BCC) 59,400.00

Sous-Total 131,250.00

Total 2,843,957.79

SPECIMEN 1 : Budget consolid.

2.2.2 Un budget ventil par centre de cot qui prsente les montants budgts pour chaque
centre de cot et par rubrique budgtaire ;

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

BUDGET VENTILE PAR CENTRES DE COUTS (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Gdes
Centre de Centre de Centre de Centre de
Rubrique Budgtaire Cout XXX Cout #2 Cout #3 Cout #4 Total %

1.- Salaires & Bnfices 2,180,142.79 0.00 0.00 0.00 2,180,142.79 76.66%

2.- Consultant 50,000.00 0.00 0.00 0.00 50,000.00 1.76%

3.- Sous-contract 7,500.00 0.00 0.00 0.00 7,500.00 0.26%

4.- Voyage & Transport 200,235.00 0.00 0.00 0.00 200,235.00 7.04%

5.- Autres Couts Directs 274,830.00 0.00 0.00 0.00 274,830.00 9.66%

Sous-Total 2,712,707.79 0.00 0.00 0.00 2,712,707.79 95.38%

6.- Formation 71,850.00 0.00 0.00 0.00 71,850.00 2.53%

7.- Communication (BCC) 59,400.00 0.00 0.00 0.00 59,400.00 2.09%

Sous-Total 131,250.00 0.00 0.00 0.00 131,250.00 4.62%

Total 2,843,957.79 0.00 0.00 0.00 2,843,957.79

SPECIMEN 2 : Budget ventil par centre de cot.

2.2.3 Un budget dtaill pour un centre de cot ou point de prestation des services, qui
montre les dtails des montants budgtiss pour ce centre de cot et par ligne budgtaire;

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

BUDGET DETAILLE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Nom du Centre de Cout :CENTRE DE SANTE XXXX Gdes
Salaire # de # de
Noms de l'Employe Titre Unit Mensuel personnel Cout Unitaire Mois % HS-2004 Total

1.- Salaires

Personnel Administratif
Directeur mois 30,000.00 1 30,000.00 12 25% 90,000.00
Comptable mois 7,500.00 1 7,500.00 12 75% 67,500.00
Gerant Stock mois 2,000.00 1 2,000.00 12 70% 16,800.00
Comptable mois 5,000.00 1 5,000.00 12 95% 57,000.00
0.00
Sous-Total 231,300.00
Personnel de Soutien
1.- Supp. Administratif 0.00
Gardien mois 1,000.00 1 1,000.00 12 70% 9,026.00
Menagere mois 1,096.00 1 1,096.00 12 70% 9,206.40
Chauffeur mois 4,500.00 1 4,500.00 12 70% 37,800.00
Archiviste mois 2,257.00 1 2,257.00 12 70% 27,084.00
Archiviste mois 2,300.00 1 2,300.00 12 70% 27,084.00
Archiviste mois 3,000.00 1 3,000.00 12 70% 25,200.00
Sous-Total 135,400.40
Personnel Technique
1.- Medecin 0.00
Medecin mois 45,000.00 1 45,000.00 12 90% 486,000.00
mois 12 0.00
0.00
2.- Infirmiere 0.00
infirmiere Hyginiste mois 12,500.00 1 12,500.00 12 100% 150,000.00
infirmiere mois 10,000.00 1 10,000.00 12 100% 120,000.00
0.00
3.-Auxiliaire 0.00
Auxiliaire mois 4,000.00 1 4,000.00 12 100% 48,000.00
Auxiliaire mois 3,500.00 1 3,500.00 12 100% 42,000.00
Auxiliaire mois 4,000.00 1 4,000.00 12 100% 48,000.00
4.- Technicien
VCT Technicien mois 7,500.00 1 7,500.00 12 100% 90,000.00
Sous-Total 984,000.00
Personnel Communautaire
1.- Agents de sante 0.00
Promoteurs mois 900.00 14 12,600.00 12 100% 285,000.00
Promoteurs/Vacc mois 850.00 5 4,250.00 12 100% 132,000.00
Promoteurs/Sup mois 1,100.00 3 3,300.00 12 100% 79,200.00
Coordonateur Terrain Coordonateur terrain mois 3,500.00 1 3,500.00 12 100% 42,000.00
0.00
Sous-Total 538,200.00
Benefits
ONA 113,334.02 1 100% 113,334.02
BONI 157,408.37 1 100% 157,408.37
Assurance Mdicale 20,500.00 1 100% 20,500.00
Sous-Total 291,242.39

Total 2,180,142.79

SPECIMEN 3 : Budget dtaill par centre de cot :Salaireset Bnfices sociaux.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

2.3 Utilisation des lignes budgtaires

Salaires et bnfices sociaux

a) Les salaires du personnel doivent tre prsents en tenant compte de la catgorisation


suivante :
Personnel administratif (par exemple : directeur administratif et financier, archiviste,
comptable, secrtaires, chauffeurs, etc.)
Personnel technique (par exemple : directeur mdical, mdecin, infirmire hyginiste,
technicien de laboratoire, infirmires, auxiliaires, etc.)
Personnel communautaire (par exemple : agents de sant, collaborateurs, etc.)
Personnel de soutien (par exemple : gardien, mnagres, etc.)

b) Les bnfices sociaux incluent gnralement lONA (support par linstitution), le boni et
des frais dassurance mdicale prive. Linstitution est tenue de ngocier le contrat
dassurance mdicale avec une compagnie prive reconnue.

Consultant

Le contrat de consultation doit tre ngoci par linstitution. Une note justificative doit tre
produite. Le type daccord tre dvelopp avec chaque consultant ainsi que les termes de
rfrence doivent tre communiqus avec la proposition de budget ou gards dans les dossiers
lors de la finalisation des accords. Ces documents seront requis lors des audits ou des rvisions
financires.

BUDGET DETAILLE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte :1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Nom du Centre de Cout :CENTRE DE SANTE XXXX Gdes
Unit Cout Unitaire # d'units Cout Total % HS-2004 Total HS-2004
2.- Consultant
Mise en place systme d'valuation jours 2,500.00 20 50,000.00 100% 50,000.00
de la performance 0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00

Total 50,000.00

SPECIMEN 4 : Budget dtaill par centre de cot : consultant.

15
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Sous-contrat

Les sous-contrats prvus doivent tre ngocis par linstitution. Une note justificative, les types
de contrats tre dvelopps ainsi que les termes de rfrence doivent accompagner la
proposition de budget.

BUDGET DETAILLE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX Gdes
Unit Cout Unitaire # d'units Cout Total % HS-2004 Total HS-2004
3.- Sous-Contrat
Evaluation de la Qualit des services jours 1,500.00 5 7,500.00 100% 7,500.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00

Total 7,500.00

SPECIMEN 5 : Budget dtaill par centre de cot : sous-contrat.

Voyage et transport

Cette ligne budgtaire doit tre accompagne de notes explicatives qui fournissent les dtails
affrents la base de calcul utilise et la justification technique qui permet daboutir aux
montants budgts.

16
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

BUDGET DETAILLE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX Gdes
Unit Cout Unitaire # d'units Cout Total % HS-2004 Total HS-2004
4.- Voyage et Transport

Per Diem Local Jour 150.00 552 82,800.00 100% 82,800.00

Ticket d'avion Local Voyage 1,500.00 5 7,500.00 90% 6,750.00

Rparation & Entretien


Vhicule Mois 1,500.00 6 9,000.00 100% 9,000.00
Motocyclette Mois 500.00 12 6,000.00 25% 1,500.00
Carburant
Vhicule Gaz Gallon 105.00 500 52,500.00 100% 52,500.00
Vhicule Gazoil Gallon 70.00 250 17,500.00 100% 17,500.00
Motocyclette Gallon 105.00 100 10,500.00 100% 10,500.00
Assurance & Enregist.
Vhicule Vhicule 1,500.00 1 1,500.00 75% 1,125.00
Motocyclette Motocycl. 800.00 4 3,200.00 80% 2,560.00
Pneu
Vhicule Pneu 3,440.00 4 13,760.00 100% 13,760.00
Motocyclette Pneu 2,240.00 2 4,480.00 50% 2,240.00
Autres ( specifier)
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00

Total 200,235.00

SPECIMEN 6 : Budget dtaill par centre de cot : voyage et transport.

Autres cots directs

Cette rubrique budgtaire doit tre supporte par des notes explicatives qui fournissent des
dtails sur la base de calcul utilise et la justification technique qui ont permis de calculer les
montants budgts.

17
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

BUDGET DETAILLE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX Gdes
Unit Cout Unitaire # d'units Cout Total % HS-2004 Total HS-2004
5.- Autres Couts Directs

Loyer du Bureau Mois 7,500.00 12 90,000.00 80% 72,000.00


Gnratrice
Diesel Gallon 70.00 1200 84,000.00 60% 50,400.00
Entretien & Rparation Mois 5,000.00 12 60,000.00 35% 21,000.00
Utilitaires
Eau Mois 700.00 12 8,400.00 100% 8,400.00
Electricit Mois 1,000.00 12 12,000.00 100% 12,000.00
Communication
Tlphone Mois 660.00 12 7,920.00 75% 5,940.00
Service Courier Mois 550.00 12 6,600.00 100% 6,600.00

Impression & Reprod. Mois 1,500.00 12 18,000.00 100% 18,000.00


Entretien & Rparation
Ordinateur Mois 1,500.00 12 18,000.00 60% 10,800.00
Photocopieuse Mois 750.00 12 9,000.00 95% 8,550.00
Batiment Mois 2,500.00 12 30,000.00 75% 22,500.00

Fournitures de bureau Mois 1,000.00 12 12,000.00 100% 12,000.00

Fournitures Mdicales Mois 2,000.00 12 24,000.00 100% 24,000.00


Autres ( spcifier)
Scurit Mois 0.00 0.00
Frais d'abonnement Mois 220.00 12 2,640.00 100% 2,640.00
0.00 0.00

Total 274,830.00

SPECIMEN 7 : Budget dtaill par centre de cot : autres cots directs.

Formation

Linstitution doit prsenter le budget dtaill en tenant compte du plan de formation. Le total de
ce budget est report comme une rubrique budgtaire dans le budget consolid. Ce budget de
formation doit inclure les montants prvus par type de formation, selon les rubriques dcrites
dans le format de budget (honoraires des formateurs, matriels de formation, frais de transport,
location de salle, frais de restauration, etc.)

18
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

BUDGET DETAILLE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX Gdes
Unit Cout Unitaire # d'units Cout Total % HS-2004 Total HS-2004
6.- Formation

Type de formation : Vaccination


Honoraires formateurs moniteur/jour 1,500.00 6 9,000.00 100% 9,000.00
Matriel de formation participants 150.00 23 3,450.00 100% 3,450.00
Frais de transport participants 50.00 69 3,450.00 100% 3,450.00
Location salle de formation Jour 400.00 3 1,200.00 100% 1,200.00
Per Diem 0.00 0.00
Lunch et pause caf participants 200.00 115 23,000.00 100% 23,000.00
Frais d'impression participants 25.00 23 575.00 100% 575.00
0.00 0.00
0.00 0.00
Sous-Total 40,675.00

Type de formation : Maladies Diarrheiques


Honoraires formateurs moniteurs/jour 1,500.00 6 9,000.00 100% 9,000.00
Matriel de formation participants 150.00 23 3,450.00 100% 3,450.00
Frais de transport participants 50.00 69 3,450.00 100% 3,450.00
Location salle de formation jour 300.00 3 900.00 100% 900.00
Per Diem 0.00 0.00
Lunch et pause caf participants 200.00 69 13,800.00 100% 13,800.00
Frais d'impression participants 25.00 23 575.00 100% 575.00
0.00 0.00
0.00 0.00
Sous-Total 31,175.00

Total 71,850.00

SPECIMEN 8 : Budget dtaill par centre de cot : formation.

Communication pour le Changement de Comportement (CCC) et Mobilisation Communautaire

Linstitution doit prsenter le budget dtaill en tenant compte du plan CCC de la priode
couverte par le budget. Ce budget doit inclure les montants prvus par type dactivit
(formation/recyclage, activits communautaires, mobilisation communautaire, activits
mdiatiques, etc.). Le total de ce budget est report comme une rubrique budgtaire dans le
budget consolid.

19
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

BUDGET DETAILLE (exemple)


[Nom de l'Institution]
[Nom et numro du projet]
Periode Couverte : 1er janvier 2004 au 31 dcembre 2004
Nom du Centre de Cout : CENTRE DE SANTE XXXX
Gourdes
6.- Communication (BCC) Unit Cout Unitaire # d'units Cout Total % HS-2004 Total HS-2004

Formation Clubs de Mres Jour/Part 25 100 2,500 100% 2,500.00


Clubs de Pres Jour/Part 25 100 2,500 100% 2,500.00
Comits de Sant Jour/Part 25 100 2,500 100% 2,500.00
Groupes de Jeunes Jour/Part 25 100 2,500 100% 2,500.00
COSAM Jour/Part 25 100 2,500 100% 2,500.00
Clubs de Clients Jour/Part 25 100 2,500 100% 2,500.00

Activits Communautaires Rencontres avec les Leaders Jour/Part 25 80 2,000 100% 2,000.00
Runions dans les coles Jour/Form 200 12 2,400 100% 2,400.00
0 100% 0.00
Mobilisation Com. Journe Mondiale TB et SIDA Journe 12,500 2 25,000 100% 25,000.00
Sensibilisation Fte Patronale Journe 15,000 1 15,000 100% 15,000.00

Activits Mdiatiques Radio Program Month 5000 5 25,000 100% 25,000.00

Total 59,400.00

SPECIMEN 9 : Budget dtaill par centre de cot :CCC et Mobilisation Communautaire.

2.4 Plan de financement


Le plan de financement indique comment les dpenses prvues seront finances : fonds propres
de linstitution, recettes internes, subvention du Trsor public, financement de partenaires
externes. Selon les ententes convenues avec le bailleur de fonds, le budget global peut tre
ventil par anne, et le financement correspondant une anne, tal par trimestre ou par
semestre et par bailleur. Le budget est gnralement exprim en monnaie locale.

Dans le cas des projets co-financs, le budget global doit montrer, par rubrique ou par bloc de
rubriques, le bailleur qui pourvoie au financement, en tenant compte des prescriptions
spcifiques des co-financiers.

2.5 Contrle budgtaire par projet

Le budget prpar par linstitution partenaire, et approuv par la Direction et ses bailleurs, est et
demeure le document de rfrence pour lutilisation des fonds. Il importe donc de sassurer que
chaque dpense est prvue dans le budget et que le poste budgtaire en question dispose de
suffisamment de fonds. Pour juger de la disponibilit des fonds, un contrle au minimum
mensuel du budget est indispensable. Cependant, il est possible deffectuer un contrle
journalier des postes du budget, au fur et mesure de lexcution des obligations du projet, par
lutilisation dun tableur lectronique ; avec un contrle mensuel cumulatif sur lexercice.

20
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

2.6 Contrle journalier


[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
CONTROLE JOURNALIER
Priode couverte : ______________________________

Semaine du ..au ..

Rubriques Rel Budget Solde du budget

Jr1 Jr2 Jr3 Jr4 Jr5 Total


(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7 = 2 6) (8) (9)

RECETTES
Subvention (7 8)
---------------- ------ ------- -------- --------- -------- ----------- ------------ -------------
DEBOURSES

Salaires et Bn. (8 7)
Consultants
Sous-contrats
.
Total dbourss ------ ------ -------- -------- -------- ---------- ------------ --------------
Excdent
(dficit) de
la priode ==== ==== ==== ===== ===== ===== = ======== =========

SPECIMEN 10 : Contrle journalier.

2.7 Contrle mensuel cumulatif


En fin de mois, les totaux hebdomadaires sont cumuls par rubrique et reports sur le tableau
Contrle mensuel cumulatif , qui montre ltat dexcution du budget de mois en mois, avec
le solde des fonds impartis au projet.

21
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
CONTROLE MENSUEL CUMULATIF

Priode couverte : ______________________________

Rubriques Rel Budget Solde du budget

Janv. Fv. Mars Av. . Total


(1) (2) (3) (4) (5) (14 = 2 13) (15) (16)

Encaisse dbut
de priode.. ------ -------- ---------- --------- ------- - --------------

Recettes

Subvention (14-15)
---------------- ------ ------- -------- --------- -------- ----------- ------------ -------------
Total
Disponible.. -------- --------- ---------- ------------ --------------

DEBOURSES

Salaires et bn. (15-14)


Consultants
Sous-contrats
.
.
Total dbourss ------ ------ -------- -------- -------- ---------- ------------ --------------

Encaisse fin
de priode ==== ==== ==== ===== ===== ===== =

Excdent
(Dficit)
budgtaire. ========== ===========

SPECIMEN 11 : Contrle mensuel cumulatif.

2.8 Conditions dligibilit des dpenses

Les dpenses imputables au budget doivent remplir trois conditions qui sont galement prises en
compte lors de leur valuation par lauditeur externe :

22
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

a) les dpenses doivent tre admissibles, c'est--dire ncessaires aux activits du projet
ou de linstitution ; conformes aux politiques et procdures de linstitution ; approuves
par le bailleur et par la direction.

b) les dpenses doivent tre affectables, c'est--dire engages spcifiquement pour le


projet ou linstitution, et en accord avec le budget approuv et lentente signe avec le
bailleur.

c) les dpenses doivent tre raisonnables, c'est--dire tre ngocies et engages en


bon pre de famille , sans excder ce quil en coterait une personne prudente, dans les
mmes circonstances.

2.9 Ramnagement et dpassement budgtaires

Le contrat ngoci avec le bailleur indique, le plus souvent, les modalits de ramnagements
budgtaires, ou les conditions acceptables pour les dpassements de budget dans une rubrique.
Dans certains cas, et pour permettre une certaine flexibilit dans la ralisation dun projet, un
pourcentage de dpassement admissible pour des postes biens identifis du budget est prcis ;
condition cependant que des conomies correspondantes soient ralises sur les autres postes de
cots et que le plafond budgtaire total ne soit pas dpass. Quant aux ramnagements et
dpassements de budget, lautorisation du bailleur est, le plus souvent, exigible et doit faire
lobjet dune justification technique.

2.10 Logiciel comptable et contrle budgtaire

En gnral, les logiciels comptables permettent la saisie du budget et la production de rapports


financiers priodiques et de fin dexercice, sur base comparative ; en autant que les rubriques du
budget soient en harmonie avec la charte des comptes. Par ailleurs, la plupart des logiciels
comptables divisent, automatiquement, le montant du budget de la rubrique et le rpartissent aux
priodes de lexercice. Linstitution doit tenir compte de ltalement du budget dans le temps, de
mme que du mode et du rythme dallocation des tranches de subventions (plan de financement),
et ainsi, utiliser les possibilits du logiciel en consquence.

Le suivi du budget directement partir du logiciel comptable est adquat lorsque la saisie des
donnes issues des oprations est quotidienne, ou tout le moins hebdomadaire. Dans ces cas,
lutilisation de tableur nest pas ncessaire, comme pour les journaux de banque. Le logiciel
comptable permet alors le contrle du budget et celui des comptes de banque, les deux lments
du systme dont le suivi des soldes doit tre rigoureux et permanent.

23
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

3. SYSTEME COMPTABLE ET CONTROLE INTERNE

3.1 Systme comptable

Pour la gestion des fonds, linstitution doit disposer dun systme comptable adquat, permettant
le traitement et la saisie des oprations, et qui puisse aussi reflter via les rapports financiers
des faits rels et comprhensibles pour des tiers, sans explication supplmentaire. La
comptabilit est donc llment central dune bonne gestion financire, et les rapports financiers
doivent vhiculer des informations correctes et probantes. Aussi, convient-il de rappeler les
quelques principes comptables suivants, en plus de ceux gnralement reconnus :

a) Chaque projet doit avoir sa comptabilit de manire distincte. Certains bailleurs exigent
louverture dun compte de banque spcial. Les deux questions suivantes dfinissent la
comptabilit par projet : Dou vient largent ? Comment a-t-il t dpens ?
b) La charte des comptes doit correspondre gnralement la structure du budget ;
c) Tous les comptes de banque et de caisse doivent tre intgrs la comptabilit ;
d) Chaque criture doit sappuyer sur une pice justificative ;
e) Les libells comptables doivent reflter lopration commerciale ;
f) Les critures de contre-passation doivent faire rfrence au justificatif-source ;
g) Des dcomptes mensuels doivent tre tablis ;
h) La comptabilisation doit tre, idalement, quotidienne ; tout le moins hebdomadaire ;
autrement, la tenue de journaux de banque* est exigible.

* Les journaux de banque configurs sur tableur offrent un bon niveau de fiabilit de
linformation, tout en favorisant un gain de temps apprciable.

Au chapitre Procdures comptables , le Guide prsente un dveloppement dtaill des


diffrents points importants qui sont la base dune comptabilit ordonne et fiable.

3.1.1 Comptabilit manuelle : livres comptables

Linstitution qui maintient une comptabilit tenue manuellement utilise gnralement les livres
suivants :

- un journal combin banque/recettes/dbourss par compte de banque, ou global, qui


enregistre toutes les oprations journalires, mois par mois, dans lordre chronologique des
vnements. Cependant, il est recommand de tenir un journal combin spar pour les
recettes internes.

- un grand-livre regroupant les rubriques de la charte des comptes, par projet ou par centre de
cot, et recueillant les affectations par rubrique du journal combin ;

- des auxiliaires Avances sur salaires , Avances pour voyage , Charges payes
davance , Fournisseurs , etc. deviennent ncessaires, selon limportance des transactions
ces niveaux ;

24
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

- un journal gnral o lon enregistre les critures de rgularisation.

Le spcimen 14 dcrit le modle minimum propos par le Guide.

3.1.2 Comptabilit informatise

Il existe plusieurs logiciels comptables qui offrent une capacit de saisie et de traitement
apprciable. Linstitution peut, en cas de doute, consulter un comptable professionnel ou une
firme comptable pour le choix du logiciel adapt sa situation. Ce logiciel doit rpondre aux
exigences minimales suivantes :

1. Offrir une capacit suffisante dabsorption de donnes sur trois (3) ans ;
2. Etre exploit 70% (au moins) de ses capacits par linstitution ;
3. Disposer de cls adquates de scurit pour la protection des donnes ;
4. Permettre, le cas chant, le traitement par projet, selon diffrentes sources de financement ;
5. Refuser toute modification ou correction directe des donnes aprs posting ;
6. Permettre lintgration du budget et lanalyse des carts par rubrique.

Rappel : Lenregistrement des donnes comptables sur tableur ne satisfait pas, 100%,
aux principes dune comptabilit ordonne.

3.1.3 Charte des comptes

Le Guide propose ici, un exemple de charte des comptes qui peut tre adapt par linstitution,
selon ses besoins et sa ralit. Ce plan respecte les rubriques dj prsentes dans la section
budgtisation , en les dfinissant par un code comptable 2 segments : le premier segment de
4 digits identifie le compte comptable ; le deuxime segment 3 digits dsigne le centre de cot
(XXXX XXX).

25
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
CHARTE DES COMPTES
Code Rubrique Code Rubrique
Comptes de bilan Comptes d'exploitation
Actif court terme Produits d'exploitation
1010-xxx Banque - Gourdes 5110-xxx Subventions
1020-xxx Banque Dollars 5310-xxx Revenus des activits
1080-xxx Caisse 5410-xxx Revenus d'intrts
1090-xxx Petite caisse 5450-xxx Gains sur change
5900-xxx Autres produits
1110-xxx Comptes recevoir
1120-xxx Avances sur salaire Charges d'exploitation
1190-xxx Autres dbiteurs 6110-xxx Salaires & Boni
6120-xxx Bnfices marginaux
1200-xxx Stock Fournitures 6130-xxx Assur.-part employeur
6210-xxx Consultants
Actif long terme 6280-xxx Sous-contrats
2010-xxx Immeuble 6300-xxx Voyage & transport
2020-xxx Mobilier & agencement 6310-xxx Per diem
2030-xxx Equipement 6320-xxx Billets d'avion
2040-xxx Matriel roulant 6330-xxx Entretien & rparations
6340-xxx Carburant & lubrifiant
2910-xxx Am.cum.Immeuble 6350-xxx Pneus & tubes
2920-xxx Am.cum.Mob.& agenc. 6390-xxx Assur. Immatriculation
2930-xxx Am.cum.Equipement 6400-xxx Autres cots directs
2940-xxx Am.cum.Matriel roul. 6401-xxx Loyer du bureau
6402-xxx Entret. & rp.immeuble
Passif 6403-xxx Entret. & rp.gnrat.
3110-xxx Fournisseurs 6404-xxx Gasoil gnratrice
3210-xxx ISR payer 6405-xxx Entret. & rp.quipem.
3220-xxx ONA payer 6406-xxx Tlephone & fax
3230-xxx CFDGCT payer 6407-xxx Poste & messagerie
3900-xxx Autres crditeurs 6408-xxx Eau & lectricit
6409-xxx Transp.local & manut.
4900-xxx Solde du fonds 6410-xxx Fournitures de bureau
6411-xxx Fournitures mdicales
6415-xxx Frais de banque
6500-xxx Formation
6510-xxx Honoraires formateurs
6520-xxx Per diem
6530-xxx Frais de transport
6540-xxx Matriel de formation
6550-xxx Location de salle
6560-xxx Restauration
6570-xxx Impression & reproduction
6600-xxx Communication (CCC)
6610-xxx Activits .communautaires
6620-xxx Mobil communautaire
6630-xxx Activits mdiatiques
SPECIMEN 12 : Charte des comptes.

26
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

4. CONTROLE INTERNE

La Direction de linstitution est responsable de la mise en place des lignes directrices et des
mcanismes de contrle devant faciliter la ralisation des objectifs dfinis ; assurer au mieux la
conduite ordonne et efficace des activits et oprations ; assurer la fiabilit et lexactitude des
donnes et de linformation financire ; et enfin garantir la scurit des ressources matrielles et
financires.

Les lignes directrices et les mcanismes de contrle sont vhiculs travers les rglements
internes et les procdures administratives et comptables pour :

- Dfinir la philosophie et le style de gestion ;


- tablir le rle du conseil dadministration et de ses comits ;
- Camper la structure organisationnelle ;
- Dfinir les mthodes dattribution des pouvoirs et responsabilits ;
- Fixer les modalits dautorisation des oprations et activits ;
- Veiller la sparation des tches ;
- Recueillir, enregistrer, traiter et prsenter linformation financire ;
- Augmenter la fiabilit des donnes ;
- Concevoir et utiliser les registres et documents appropris ;
- Scuriser les systmes et donnes informatiss ;
- Surveiller laccs aux actifs et aux registres, de mme que leur utilisation.

Dans le chapitre qui suit, le Guide rappelle et suggre les procdures comptables courantes et les
spcimens de formulaires chargs de documenter les diffrentes phases des oprations
financires, de leur mise excution jusqu leur codification et leur enregistrement comptable et
finalement la production des rapports financiers.

27
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

5. PROCEDURES COMPTABLES / GESTION DE LENCAISSE

5.1 Comptes de banque

5.1.1 Compte Gourdes et Compte USD

Le versement des subventions, en tout ou en partie, est gnralement ordonnanc par voie
bancaire. Selon les exigences des bailleurs et la taille du projet, il est recommand aux
institutions de maintenir un compte de banque spcifique pour chaque projet. Cependant,
lorsque le financement parvient linstitution en dollars US, il est courant et propos, pour
linstitution, davoir un compte dans cette monnaie ; celui-ci alimentant, au fur et mesure des
besoins, un compte en monnaie locale, pour satisfaire le fonctionnement des activits du projet.

5.1.2 Taux de change et justificatifs

Linstitution doit pouvoir produire sans exception les justificatifs de change originaux pour
documenter les oprations de transfert du compte US au compte Gourdes. En gnral, les
banques et les bureaux de change mettent automatiquement et remettent au client une fiche
officielle rsumant la transaction. Ce document indique les informations suivantes :

la date de la transaction ;
le montant en devises ;
le cours ;
le montant dfinitif en monnaie locale ;
les taxes ventuelles ;
le cachet et la signature de lemploy.

Le Guide suggre lapplication de ces procdures afin de documenter la vente de devises aux
institutions financires reconnues.

Les demandes de cotation de taux de change dollars-gourdes sont achemines par fax ou par
courrier au moins trois institutions financires reconnues en ayant soin de prciser lheure
limite de soumission.

Les propositions des institutions contactes devront tre reues sous pli cachet (non par fax
ou par email) au local de linstitution, avant lheure fixe sur la demande de cotation.

Les propositions reues seront enregistres la rception de linstitution dans le dossier des
correspondances et achemines la Direction Financire.

A une runion convoque par la Direction Financire, les offres seront ouvertes en prsence
dau moins un autre membre de la Direction de linstitution.

28
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Un tableau comparatif, indiquant loffre gagnante, est prpar par la Direction Financire. Il
est sign par ceux qui ont particip louverture des plis.

La Direction Financire est responsable daviser linstitution financire gagnante.

Loriginal du tableau comparatif ainsi que les offres reues sont classes la Direction
Financire. Une copie du tableau comparatif est classe avec le chque libell en dollars US.

Nom de l'Institution
[Nom et numro du projet]
Tableau de Comparaison des Taux
Date: 23 juin 2004

Taux offerts / Heure de Rception

Banque A Banque B Banque C Banque D Banque E

Montant: XXXXXXX

Institution gagnante: ______________________

Approuv par:

Nom / Titre: Nom / Titre:


Date: Date:

SPECIMEN 13 : Tableau de comparaison des taux.

5.1.3 Recettes provenant des activits / Utilisation


Les recettes qui dcoulent de services facturs par linstitution doivent tre rigoureusement
encaisses, enregistres et documentes. Le Guide suggre limpression, chez limprimeur, de
blocs de formulaires Requte de services pr-numrots en srie et en trois copies auto-
carbones. Loriginal et la copie 2 sont remis au patient. La copie 3 reste dans le carnet qui est
remis directement ladministration. Les recettes sont dposes dans un compte de banque
distinct sur une base hebdomadaire. La liste des services et les cots respectifs doit tre affiche
au niveau de tous les centres de cot.

Ainsi, le patient se prsente la caisse et paie les services requis ; le caissier lui remet la copie
originale tampe PAYE , avec laquelle le patient accde aux services. Le caissier conserve la
copie 2 quil remet en fin de journe, avec la fiche de contrle de caisse et les recettes de la
journe, ladministration. Lutilisation de ces recettes, comme pour les autres dpenses, doit
tre adquatement supporte et autorise par la Direction de linstitution.

29
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

5.1.4 Produits dintrts


Si les comptes de banque du projet produisent des intrts, ceux-ci doivent tre enregistrs dans
un compte de produit ou de passif libell ce titre. Lutilisation de ces rentres supplmentaires
est gnralement stipule dans les contrats ngocis par linstitution avec les diffrents bailleurs
de fonds.

5.1.5 Dpts bancaires


Lorsque les subventions parviennent linstitution autrement que sous forme de transfert direct
dans le compte de banque, i.e. par chque, ladministration doit immdiatement procder au
dpt dans le compte de banque concern. Il en est de mme pour les retours sur chques mis.
Dans ces cas, linstitution documente lopration laide de la fiche de dpt tampe par la
banque, et les formulaires Bordereau dencaissement ou Rgularisation/Correction , selon
le cas (voir les procdures Encaissement et Rgularisation/Correction .

Restriction : Le personnel comptable charg du traitement et de la saisie des donnes peut normalement prparer les
documents relatifs au dpt, mais doit tre exclu de lopration elle-mme ou de sa supervision.

5.1.6 Utilisation des chquiers


Les rgles mises dans ce chapitre sont lies la procdure de dcaissement qui couvre les
paiements par chque, des obligations diverses dcoulant des activits de linstitution ou du
projet que cette dernire excute. Compte tenu du nombre relativement lev de chques
mettre mensuellement ; compte tenu galement du fait que le chque frapp au nom de
linstitution la reprsente auprs des tiers, il importe de prciser le mode dutilisation des
chquiers, afin dassurer une bonne tenue de ces documents (chquiers et chques) et la
protection des fonds de linstitution.

Avant lutilisation de tout chquier 1 Vrifier la pr numrotation en srie des souches et


des chques du chquier en entier

2 Confection dun sceau frapp au numro du compte


de banque de linstitution dans les cas ou le numro
du compte nest pas inscrit sur les chques, par la
banque elle-mme.

Ce sceau doit tre gard en lieu sr et utilis seulement lors de


lmission de chques.

Lors de lmission de chques 1 Enregistrement dans le journal de banque


des transactions faisant lobjet de paiement par
Chque, selon lordre chronologique de leur
numrotation.

N.B.- Les numros chronologiques des chques du chquier doivent


correspondre en permanence ceux du journal de banque, au fur et
mesure de lmission des chques.

30
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

2 Vrification de lexactitude du solde du compte au


journal de banque et impression des dernires
transactions enregistres.

3 Rdaction des chques.

4 Vrification et approbation de la dpense. Ces


fonctions doivent tre remplies autant que possible
par des personnes distinctes qui doivent sassurer de
lutilisation correcte des codes comptables et des
codes dactivit.

5 Signature des chques par les personnes autorises

Lors de lannulation de chques 1 Dans le chquier :

1.1 Oblitration du chque (grand trait diagonal


la rgle sur le chque) avec la mention
ANNUL en majuscules, au-dessus du trait,
ou en utilisant un sceau ANNUL .

1.2 Mention ANNUL sur la souche du chque.

1.3 Plier le chque et le brocher la souche, de


telle sorte que les deux numros dordre
(souche et chque) soient visibles.

2 Dans le journal de banque :

2.1 Mention ANNUL sur la ligne du journal


correspondant au numro de chque annul.

2.2 Mention 0.00 dans la colonne Crdit du


journal.

Le spcimen 14 illustre un journal de banque combin qui permet, dans le mme temps, de
suivre lvolution du solde de banque et daffecter immdiatement la dpense effectue, au fur et
mesure de lmission des chques. Ainsi, mensuellement, les rubriques affectes prsentent des
totaux disponibles pour la production des rapports financiers.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
JOURNAL COMBINE

Total
Date Ck # Bnficiaires Description dpenses Dpt Balance Salaires Transp. Autres CD Equip./Mat. Format. IEC

Solde de dpart 0.00


0.00 0.00
1 0.00 0.00
2 0.00 0.00
3 0.00 0.00
4 0.00 0.00
5 0.00 0.00
6 0.00 0.00
7 0.00 0.00
8 0.00 0.00
9 0.00 0.00
10 0.00 0.00
11 0.00 0.00
12 0.00 0.00
13 0.00 0.00
14 0.00 0.00
15 0.00 0.00
16 0.00 0.00
17 0.00 0.00
18 0.00 0.00
19 0.00 0.00
20 0.00 0.00
21 0.00 0.00
22 0.00 0.00
23 0.00 0.00
24 0.00 0.00
25 0.00 0.00
26 0.00 0.00
27 0.00 0.00
28 0.00 0.00
29 0.00 0.00
30 0.00 0.00
31 0.00 0.00
0.00 0.00
Total 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

SPECIMEN 14 : Journal combin.

32
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

5.1.7 Conciliation mensuelle

A la fin de chaque mois, il sagit pour la comptabilit ds rception du relev mensuel des
oprations de linstitution, expdi par la banque de rapprocher les soldes aux livres et en
banque :
aux fins de validation des transactions du mois ;
pour la mise jour des livres de linstitution en regard des frais de banque ;
pour lidentification des chques mis non encore pays par la banque ;
pour les ventuelles corrections signaler la banque ou apporter dans les livres de
linstitution.

Ltat de rconciliation bancaire, encore appel tat de rapprochement bancaire , doit tre
sign par la comptabilit et vis par ladministration de linstitution. Il doit tre class dans le
dossier mensuel de banque.

Cet tat comptable est un outil efficace de contrle de lencaisse. Aussi faut-il quil soit
correctement prpar sur une base rgulire.

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
Nom et numro du compte de banque
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Au

LIVRES BANQUE
Solde non ajust en fin Solde non ajust en fin
de mois (journ. de banque) xxxxx,xx de mois (relev) xxxxx,xx

Plus : Plus:
. Crdit non enregistr xxx,xx . Dpt en circulation xxx,xx
. Erreur aux livres en . Erreur de la banque en
dfaveur de la banque xxx,xx xxx,xx dfaveur de linstitution xxx,xx xxx,xx

xxxxx,xx xxxxx,xx

Moins : Moins:
. Frais de banque xxx,xx . Chques en circulation :
. Erreur aux livres en NoDate.. xxx.xx
faveur de la banque xxx,xx (xxx,xx) NoDate.. xxx.xx
NoDate.. xxx.xx
NoDate.. xxx.xx
xxx,xx
. Erreur de la banque en
faveur de linstitution xxx,xx (xxx,xx)

Solde concili xxxxx,xx Solde concili xxxxx,xx

SPECIMEN 15 : Etat de rapprochement bancaire.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

N.B. : Le traitement suivant doit tre accord aux chques qui sont toujours en circulation aprs
la fermeture dun contrat :

1) Linstitution doit contacter les bnficiaires des chques qui sont en circulation depuis plus
de six mois et les remplacer par de nouveaux chques. Car les factures non rgles
constituent toujours une dette de linstitution envers les fournisseurs.

2) Dans le cas o il ne serait pas possible de contacter les bnficiaires, les fonds doivent tre
retourns au bailleur car les dpenses affrentes aux chques en circulation ont dj t
rembourses sur la base des rapports financiers soumis antrieurement par linstitution.

5.2 Caisse

Dans le cadre de lexcution dun projet ou dun programme, certaines situations peuvent exiger
des dcaissements cash pour le droulement des activits. Et lorsque linstitution gre
plusieurs projets dans ces situations, elle doit tenir une caisse spare et un journal de caisse*
pour chaque projet, et cette caisse doit tre intgre la comptabilit du projet. Les entres et les
sorties de caisse doivent tre consignes immdiatement, au fur et mesure des transactions,
dans le journal de caisse.

* Les journaux de caisse configurs sur tableur offrent un bon niveau de fiabilit de linformation, tout en
favorisant un gain de temps apprciable.

Restriction : Pour les fins de contrle interne, la personne responsable de la gestion de la caisse doit tre
hirarchiquement indpendante de la comptabilit.

Des procs-verbaux mensuels de caisse doivent tre tablis sur la base dun formulaire normalis,
mme si on ne constate aucune diffrence entre le montant rel et le solde aux livres. Les
timbres et les bons dessence sont considrs comme des fonds en espces. Ce dcompte
mensuel doit tre confirm par signature sur le formulaire et dans le journal de caisse.

Linstitution doit veiller maintenir un solde de caisse maximal aussi faible que possible, et
sanctionn par crit. Ce montant sera fonction de la proximit de services bancaires et des
longues attentes ventuelles. En rgle gnrale, le solde maximal ne devrait pas excder le
double des dpenses hebdomadaires moyennes. Les procdures doivent prciser lobligation de
rembourser en cas de diffrence en moins.

Le responsable de la caisse doit faire la caisse sur une base journalire et la documenter par
sa signature dans le journal de caisse. Au moins une fois par mois ou par trimestre,
ladministration du projet doit effectuer un contrle-surprise de la caisse, et le documenter par sa
signature dans le journal de caisse.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Les fonds dtenus en espces au sein de linstitution doivent tre conservs dans une cassette en
acier qui sera dpose dans un coffre-fort, en dehors des heures de bureau. Il est indispensable
que linstitution identifie la personne qui est en possession de la cl usuelle et de la cl de
scurit .

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
JOURNAL DE CAISSE
(en Gourdes)

Date Bnficiaire Nature transaction Rf Dt Ct Solde


___ __________ ______________________ ______ ______ ______ _______

SPECIMEN 16 : Journal de caisse.

5.3 Petite caisse

Pour rpondre certaines dpenses courantes de fonctionnement, impliquant des montants


relativement peu importants qui ne ncessitent pas lmission de chque, linstitution peut
constituer un fonds de caisse montant fixe qui respecte les paramtres suivants :

* le montant fix par la Direction ne peut tre augment ou diminu sans une
dcision de cette instance ;

* la Direction fixe le montant maximum par transaction, admissible pour paiement


via la petite caisse ;

* la personne responsable de la gestion de la petite caisse doit tre hirarchiquement


indpendante de la comptabilit ;

Les fonds de la petite caisse, de mme que les pices justificatives et les fiches de caisse, doivent
tre gards dans une petite boite mtallique munie de cl.

35
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Fiche de caisse

Chaque sollicitation de la petite caisse commande lmission dune fiche de caisse qui indique la
date de la transaction, le numro de la fiche, la nature de la transaction, le montant remis, la
signature dapprobation ou dautorisation, la signature de la personne qui reoit largent.

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
FICHE DE PETITE CAISSE

No fiche..

Date.

Montant remis.Gdes
Montant dboursGdes
Montant retourn.Gdes

Description de la transaction
..
..
________________ _____________
Approuv par Reu par

Affectation comptable Code Montant

--------- -----------
--------- -----------

Total ======

SPECIMEN 17 : Fiche de petite caisse.

5.3.1 Enregistrement de la transaction et pices justificatives


Le responsable de la petite caisse obtient de la personne ayant effectu la transaction les pices
justificatives y relatives et, le cas chant, le solde du montant remis, puis procde de la manire
suivante :

- complte la fiche de caisse, pour les rubriques montant dbours et montant


retourn ;

- inscrit sur les pices justificatives le mme numro dordre port sur la fiche de caisse ;

- vrifie la validit de la pice justificative (facture, reu de caisse) et les calculs qui y
sont ports, en cochant chaque montant ;

Ne pas oublier de multiplier par 5 les montants exprims selon lancienne quivalence dollar
hatien et inscrire lquivalent gourdes au milieu de la facture en lentourant.

36
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

- colle sparment, sur une mme feuille 8 x 11, la fiche de caisse et les pices
justificatives y relatives qui sont conserves dans la cassette.

Contrle de la petite caisse

Contrle 1, par le responsable de la petite caisse aprs chaque transaction :

Montant remis MOINS (-) montant dbours = TOTAL des pices justificatives de la
transaction

Contrle 2, par le responsable de la petite caisse, ou lors de tout contrle-surprise par


ladministration :

Somme des montants de la rubrique montant dbours de toutes les fiches de


caisse date PLUS (+) le cash disponible dans le coffre = montant fixe du fonds
de caisse.

Contrle 3, par la Comptabilit lors de la vrification du rapport (voir section suivante) :

validation de la correspondance entre le solde du rapport et le montant en


coffreLe total de la colonne sortie du rapport, correspond au total des pices
justificativesle chque de renflouement doit correspondre au total de la colonne
sortie du rapportle montant du chque de renflouement PLUS (+) le solde en
coffre = montant fixe du fonds de caisse.

5.3.2 Rapport de petite caisse et renflouement

Lorsque le montant du fonds de caisse atteint un niveau plancher dtermin avec


ladministration, le responsable de la petite caisse :

- classifie les fiches de caisse selon leur anciennet et y annexe les pices justificatives
(No de fiche et date de transaction) ;

- complte le formulaire Rapport de petite caisse (voir format ci-aprs), en y


reportant, une une, les informations enregistres sur les fiches de caisse ;

- sassure que le solde dtermin dans le rapport correspond bien au montant disponible
dans le coffre ;

- relie ensemble (broche) le rapport et lensemble des pices justificatives ;

- signe le rapport et le transmet la comptabilit, via ladministration, pour vrification


et autorisation de renflouement.

37
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

A ce stade, sapplique la procdure de dcaissement par chque, en vigueur (Rf. : page 43


46 du Guide).

Il est recommand de procder un dcompte physique surprise de la petite caisse. Cette


activit doit tre ralise par une personne indpendante et doit tre documente. Le rapport
doit tre sign par la personne qui a ralis le dcompte et par celle qui gre la petite caisse.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
RAPPORT DE PETITE CAISSE

(En gourdes)
Pour la priode allant de .. au..

Date Libell Code Entres Sorties Solde


Solde de dpart 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
________ ________________________________ _______ 0.00
0.00

TOTAL

Sommaire
Code Montants
___________
________________________________ ___________
Prpar par ___________
Date.. ___________
___________
___________
________________________________ ___________
Vrifi par ___________
Date. ___________
___________
___________
___________
___________

TOTAL 0.00

SPECIMEN 18 : Rapport de petite caisse.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

5.4 Encaissement

Les subventions parviennent gnralement linstitution sous forme de chque libell son nom
ou par transfert direct dans le compte bancaire quelle dsigne. Dans les deux cas, le bordereau
dencaissement (spcimen 18) doit tre complt selon le cheminement suivant :

5.4.1 Fonds virs directement dans le compte bancaire

Linstitution peut tre informe par crit dun virement de fonds effectu son nom, dans le
compte bancaire quelle a communiqu. Dans lattente de recevoir loriginal de la fiche de
dpt, ladministration de linstitution transmet une copie de lavis de transfert la comptabilit
qui :

- obtient de la banque confirmation (tlphonique ou documente) du crdit son compte ;

- complte un bordereau dencaissement en indiquant les mentions VIREMENT et


N/A , respectivement dans les colonnes Banque tire et No de chque ;

- procde la codification comptable de la transaction sur le bordereau dencaissement ;

- enregistre dans le journal de banque du compte concern la date et le montant du virement,


pour la mise jour du solde ;

- classe ensemble lavis de transfert et le bordereau dencaissement dans le dossier mensuel


des rentres de fonds du projet.

5.4.2 Financement sous forme de chque

Ds rception du chque, le service de rception de linstitution enregistre linformation et


achemine copie de la correspondance et le chque la comptabilit qui :

- complte un bordereau dencaissement prcisant la date, la provenance, le nom de la


banque sur laquelle est tir le chque, le montant du chque ;

- complte une fiche de dpt de la banque avec laquelle linstitution ralise des
transactions et transmet le bordereau dencaissement, le chque et la fiche de dpt
ladministration pour suivi.

Ladministration de linstitution effectue le dpt, transmet un reu dencaissement au bailleur et


retourne le bordereau dencaissement et copie de la fiche de dpt tampe par la banque la
comptabilit qui :

- procde la codification comptable de la transaction sur le bordereau dencaissement ;

- effectue la mise jour du solde dans le journal de banque laide de la copie de la fiche de
dpt ;

40
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

- classe ensemble le bordereau dencaissement et la fiche de dpt dans le dossier mensuel des
rentres de fonds du projet.

41
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
BORDEREAU DENCAISSEMENT
No

Montant
Date Source No Chque/Transfert Gdes Usd

.. .
.. .
.. .
.. .
.. .
.. .

TOTAL

DEPOTS No Compte Gdes Usd

. .. ..
. .. ..
. .. ..
REMARQUES . .. ..

TOTAL

AFFECTATIONS
No Code DT CT

. .. ..
. .. ..
. .. ..
. .. ..
. .. ..

TOTAL
________________________
Enregistr par
Date..

SPECIMEN 19 : Bordereau dencaissement.

42
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

6. REQUISITION/COMMANDE

Tous les besoins en biens ou en services ncessaires au fonctionnement rgulier des activits du
projet doivent tre exprims sur le formulaire Rquisition/Commande .

Lorsquil sagit dachat de biens, trois pro formas sont sollicits par crit des fournisseurs et
accompagnent le formulaire, pour approbation et autorisation de ladministration. Linstitution
doit prciser, dans ses procdures, les niveaux dachat partir desquels 2 ou 3 pro formas sont
exigs ; et partir de quel niveau doit senclencher le processus dappel doffres. De plus, une
note de slection prcise les critres (prix, qualit des produits offerts, garantie offerte, dlai de
livraison, service aprs-vente, exprience sur le march, etc.) qui ont conduit la slection du
fournisseur. Ce Guide suggre que ces fonctions soient remplies autant que possible par des
personnes distinctes : approbation des achats, excution des achats, rception et/ou distribution
des biens achets.

6.1 Principes dachat de biens

Les principes dachat de biens sont les suivants :

1) Dans les demandes formelles ou informelles faites aux fournisseurs, les spcifications des
fournitures, marchandises ou quipements doivent tre claires et compltes et nexclure
volontairement aucun fournisseur admissible. La mme information doit tre
communique tous les fournisseurs concerns par la demande de proposition.
2) Toute transaction doit tre mene de manire transparente et comptitive en incluant un
nombre raisonnable de fournisseurs potentiels. Ce, tenant compte de la taille et de la
nature de lachat.

6.2 Critres de qualification des dpenses

Pour que le cot dacquisition dun bien puisse tre accept, trois conditions doivent tre
satisfaites :

a) Le bien doit tre admissible : contribuer clairement la ralisation des activits et latteinte
des objectifs dun projet.

b) Le cot doit tre raisonnable : le cot dun achat de biens est considr comme raisonnable
si, dans sa nature et dans son montant, il nexcde pas ce qui serait encouru par une personne
raisonnable soumise aux mmes conditions qui prvalaient au moment de lachat.

c) Le cot doit tre imputable : cest--dire quil doit tre couvert par une rubrique budgtaire
approprie, suffisamment approvisionne.

Il est de la responsabilit de la Direction de linstitution de sassurer que les cots soient


admissibles, raisonnables et imputables.

43
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

6.3 Dossiers dachats

En gnral, les documents ci-dessous doivent tre classs dans un dossier dachat :

Copie originale de la rquisition


Demandes de cotations transmises aux fournisseurs
Tableau de comparaison des prix et note de slection
Compte rendu des runions
Approbations ncessaires
Copie de la rquisition mise au nom du fournisseur slectionn
Copie de la facture du fournisseur
Copie de la fiche de rception prpare par ladministration

6.4 Achat de services

Dans les cas dachat de services, un contrat ou accord doit tre dment sign entre le
professionnel contractant et ladministration de linstitution. Des termes de rfrence doivent
tre dvelopps et font partie intgrante du contrat.

Le contrat sign doit toujours tre accompagn du formulaire Rquisition/Commande ;


lutilisation de ce dernier est requise pour toute acquisition de biens ou de services payables par
chque.

Le formulaire Rquisition/Commande aussitt approuv et autoris, devient


automatiquement, pour la comptabilit, un ordre dmission de chque (voir procdure de
dcaissement par chque).

Restriction : Le formulaire Rquisition/Commande nest pas requis pour lexcution de la paye, les avances pour
voyage, le renflouement de la petite caisse et les virements de compte compte.

44
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
REQUISITION / COMMANDE
No

Date .. Requrant..

Service

Fournisseur...Tl./Fax

Q DESCRIPTION C.U. MONTANT

TOTAL

____________________________ ____________________________
Prpar par Vrifi par

____________________________
Approuv par

SPECIMEN 20 : Rquisition / Commande.

45
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

7. DECAISSEMENT PAR CHEQUE

Le niveau de dpense qui commande automatiquement lmission dun chque doit tre en
cohrence avec les paramtres tablis pour lacceptation des dbourss via petite caisse.

7.1 Objectifs

Le rglement des obligations de linstitution par chque permet, dune part, dviter la
manipulation de fonds importants lors des paiements ; dautre part, de sassurer que chaque
transaction payer par chque soit rgulirement approuve et autorise ; et enfin, de sassurer
que chaque chque mis par linstitution soit couvert par un compte bancaire dment
approvisionn.

7.2 Approbation / Autorisation

Les membres de ladministration de linstitution ou du projet, autoriss signer les chques,


doivent tre les seuls habilits approuver et autoriser les transactions pour acquisition de
biens ou de services payables par chque.

Restrictions 1 Les employs responsables respectivement de la gestion de la caisse et de la petite caisse, doivent
tre exclus de lapplication de cette procdure.

2 Un chque ne doit tre mis partir dun compte de banque dont le solde atteint le niveau-
plancher dtermin que de concert entre ladministration de linstitution et la comptabilit.

7.3 Emission de chque

Dans chaque cas de paiement effectuer, la comptabilit :

1) sassure de la prsence des documents suivants :

Dans le cas dacquisition de biens


. le formulaire Rquisition/Commande dment approuv et autoris ;
. le pro forma, sil y a lieu, mis par le fournisseur ou
. la facture mise par le fournisseur.

Dans le cas dacquisition de services


. le formulaire Rquisition/Commande dment approuv et autoris ;
. le contrat de service (ou une copie), dment sign par les concerns.

Dans le cas davance ou de remboursement de frais de voyage


. le Formulaire de voyage complt et sign, approuv et autoris.

46
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Dans le cas de renflouement de la petite caisse

. le rapport complet de petite caisse (voir procdure), sign par la personne responsable,
vrifi par la comptabilit et vis par ladministration.

2) vrifie, sur chaque document, les calculs effectus, en les cochant ligne par ligne ;

3) remplit un bordereau de dcaissement, en indiquant toutes les informations requises ;

4) runit (broche) le bordereau de dcaissement et les pices justificatives dj vrifies ;

5) enregistre les informations dans le journal de banque informatis du compte bancaire


concern par la transaction ;

6) sassure de la justesse des oprations et du solde aprs enregistrement des donnes ;

7) inscrit sur le bordereau de dcaissement, dans lespace rserv cette fin, le numro de
chque correspondant la transaction, suivant lordre chronologique indiqu par
lordinateur ;

8) imprime une copie de la page indiquant la dernire transaction enregistre et le solde


jour du compte de banque ;

9) rdige le chque en fonction du numro attribu et mentionn sur le bordereau de


dcaissement, en indiquant, sur la souche du chquier, la date, le montant du chque, le
nom du bnficiaire et une brve description de la nature de la transaction.

Chques abms : se rfrer la procdure Gestion de lencaisse , section Comptes de banque , sous-section
Utilisation des chquiers , relative lannulation des chques.

10) signe, aprs dernire vrification, le bordereau de dcaissement (espace prpar par ), y
joint le chque rdig et transmet lensemble du dossier ladministration ou la Direction
du projet pour autorisation et suivi.

Points de vrification rapide par ladministration ou la coordination :

a) rquisition : signatures requises


b) bordereau de dcaissement : signatures requises
c) chaque document : chaque montant coch (incluant totaux)
: chaque document initial (gnralement en bas, gauche)
d) comparer : montant du chque, montant port sur le /bordereau, montant
de la facture ou du pro forma
e) comparer sur le chque : montant en chiffres et montant en lettres
f) relire ultimement : raison indique sur le bordereau

47
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

7.4 Livraison de chque

Lors de la livraison du chque, la comptabilit (ou linstance administrative responsable de cette


opration) :

- obtient la signature du bnficiaire du chque sur le bordereau de dcaissement, dans


lespace rserv cette fin, et/ou reoit un reu sign par le bnficiaire du chque ; dans
les deux cas, le bnficiaire doit galement signer la facture (ou le contrat, sil sagit de
lachat de services), avec mention du mot ACQUITTE et la date de remise du chque ;

- inscrit ( la plume) le numro du chque, sur reu, facture ou contrat, et remet le chque
son bnficiaire.

N.B.- Linstitution doit se doter dun sceau PAYE et systmatiquement tamper tous les documents du dossier
de paiement, aussitt le chque remis.

A ce stade, commence le traitement comptable du dossier. La comptabilit :

- sassure que toutes les pices justificatives figurent au dossier ;

- procde la codification comptable de la transaction, sur le bordereau de dcaissement ;

- procde la saisie des critures et classe le dossier, selon la classification en vigueur.

Remarques

1. Ladministration de linstitution, ou la coordination du projet, peut consacrer un ou deux


jours de la semaine pour la prparation des chques.

2. Lordre des documents dun dossier de paiement doit tre toujours le mme :

a) bordereau de dcaissement
b) reu sign par le bnficiaire du chque (facultatif, si bordereau de dcaissement est
dj sign)
c) facture, contrat acquitt. Sil sagit dun dcaissement partir des fonds dun projet, il
faudra porter la mention PAYE par X
d) pro forma, le cas chant
e) rquisition approuve et autorise.

48
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
BORDEREAU DE DECAISSEMENT
No

Banque : Compte No (cochez) GDES______


USD ______
Bnficiaire..

No
Date Description Chque Montant

________________________ __________________ _________________________


Prpar par Vrifi par Approuv par

________________________________
Reu par
Date

AFFECTATIONS REMARQUES
Code comptable Montant
DT CT

__________ .
__________ .
__________ .
__________ .
__________ .
__________________ _________________ ____________________
TOTAL Enregistr par
============== ================ Date.

SPECIMEN 21 : Bordereau de dcaissement

49
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

8. POLITIQUE DE VOYAGE ET DE TRANSPORT

Linstitution consent des avances pour voyage dans tous les cas o le personnel et les consultants
doivent se dplacer en dehors du territoire normal de travail, pour les besoins programmatiques
de linstitution ou dun projet. Ces avances de voyage doivent tre autorises et peuvent prendre
les deux formes suivantes :

Per diem Allocation fixe couvrant les frais dhtel et de nourriture, et pour laquelle
est requise seulement une preuve que le voyage a t effectu (facture
acquitte de lhtel ou de la pension, rapport dactivit);

Linstitution doit tablir sa politique concernant les frais de voyage et fixer le niveau des per
diem maximaux ne pas dpasser par les voyageurs, compte tenu des tarifs hteliers et des cots
de restauration en vigueur dans les diffrentes rgions visiter ; compte tenu galement des
ventuels accommodements en la matire, arrts avec le bailleur.

Un nouveau barme de per diem est publi selon la tendance du march, et les montants varient
dpendamment de la localit.

Si les repas sont fournis (comme dans le cas des sminaires, confrences) ou inclus dans les frais
dhtel, le montant du per diem doit tre ajust en consquence.

En fixant le barme de per diem, linstitution doit prciser laire gographique partir duquel le
voyageur a droit au paiement du per diem.

Rappel des points qui mritent dtre prciss dans la politique :

. niveau dautorisation pour les dplacements : lavance de per diem ne doit pas dpasser en
gnral 75 % du montant total prvu (nourriture + frais dhtel)

. conditions pour lobtention dune avance de voyage : but du voyage et obtention de


lautorisation ncessaire.

. pices justificatives requises lors dun dplacement sans hbergement: pas de pice car les
frais de nourriture ne sont pas sujets justification.

. pices justificatives requises lors dun dplacement avec hbergement (voir rubrique Rapport
de voyage)

. heures de dpart et de retour partir desquelles respectivement les frais de dner et de souper
sont couverts.

. conditions dutilisation du vhicule personnel : remboursable selon le cot du kilomtrage


fix par ladministration.

50
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

8.1 Rapport de voyage

Un rapport de voyage doit tre produit par le concern, accompagn dun rapport dactivits et
des pices justificatives requises (fiche dhtel, souches des billets davion et les pices
justificatives des autres dpenses encourues, lexception de la nourriture) dans les huit jours
suivant la date de retour de voyage; les sections D et E du formulaire de voyage sont alors
compltes, autorises et signes conjointement avec la comptabilit. Cette dernire procde
alors au rglement final du dossier.

8.2 Frais de transport et de dplacement

Ces frais sont verss gnralement aux voyageurs sur une base forfaitaire pour des dplacements
en dehors du lieu de travail. Linstitution doit fixer le montant maximum permis. Et chaque
voyageur doit accuser rception dans un registre tenu cet effet. Il est recommand dutiliser un
tableau contenant au moins les colonnes suivantes: noms des bnficiaires, montant, signatures,
date de rception, etc.

51
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Nom de linstitution
Demande davance de voyage
Nom et numro de projet :

Nom et prnom de lemploy : ____________________ Date de la demande :_____________

Poste :________________________
Destination :______________
_____

But du voyage_____________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Date de dpart:______________________ _ Date de retour :_______________________

Moyens de transport : Vhicule : 9 Avion : 9 Autres : 9


N.B : Il demeure entendu que les avances pour les frais de voyage doivent tre justifies en
remplissant le formulaire de dpenses d e voyage dans un dlai ne dpassant pas sept (X)
jours partir de la date de retour de voyage . Pass ce dlai, les avances non justifies
seront dduites du salaire de l =employ o u de toute autre demande de remboursement.
Les montants non dpenss de l =avance seront retourns avec le rapport de voyage.

Signature de l =employ :_______________________

Approuv par : _________________ _____________

FORMAT DE CALCUL
Zone gographique _________________________

Repas : Jour Gdes............ x Nbres de Jrs......... x 75% = Gdes/US ________________


Htel : Jour Gdes x Nbres de Nuits x 75% = Gdes/US ________________
Autres : ( spcifier)

TOTAL ===============

SPECIMEN 22 : Demande davance de voyage

52
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Nom de l'nstitution : Rapport de voyage et de dplacements


VOYAGEUR:
But du Voyage:
Taux de change utilis

Date Heure Itinraire Repas et frais LOGEMENT


Montant Imputable au Programme
mm/jj (24:00) Departs/Arrivs Jours Taux max Total Nom de l'hotel Nuits Taux Chambre Total Taux de change US$ Total Taux Max Allou G/$ ou Projet #

Total repas et frais:G / $ Total Logement : G / $

VOYAGEUR : "Je certifie que ce voucher est conforme et correct ADMINISTRATEURS(S)PROGRAMME/PROJET(S) : "J'ai revu les COMPTABILITE : "Aprs vrification,
et que le montant n'a pas encore t rembours. dpenses imputes ce voucher et je certifie qu'elles sont correctes la balance due ou rembourser est de:
Toutes les factures d'htel y sont attaches". et raisonnables."
Per Diem Gdes = Repas et frais plus Logement
+ Dpenses Gdes = Rfrence Formulaire de remboursement des dpenses SIGNATURE : Gdes / $
- Avance Gdes CK #
Total O.K.: Gdes REVISE PAR :

SIGNATURE: DATE: DATE :


SPECIMEN 23: Frais de voyage et dplacements

53
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Nom de l'institution Rapport de remboursement des dpenses


VOYAGEUR :
Dtail des Dpenses
Taux de change utilis : 1

Rserv la Comptabilit
DEPENSES Entretien
Date Imputable au Programme Monnaie Taux rparation Achat de Fax Fournitures de Poste Autres Autres
mm/jj Description de la dpense ou Projet # Ref: Etrangre de change US vhicule carburant Tlphone bureau Shipping A spcifier A spcifier

Total des dpenses : Gdes =

ADMINISTRATEURS(S)PROGRAMME/PROJET(S) : "J'ai revu les


VOYAGEUR : "Je certifie que ce voucher est conforme et correct dpenses imputes ce voucher et je certifie qu'elles sont correctes COMPTABILITE : "Aprs vrification,
et que le montant n'a pas encore t rembours. et raisonnables pour le Projet." la balance due ou rembourser est de:
Toutes les factures d'Htel sont attaches".

+ Dpenses G SIGNATURE : Gdes / $


- Avance G
Total O.K.: G CK# REVISE PAR :

SIGNATURE : DATE : DATE :

SPECIMEN 24: Remboursement des Dpenses

54
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

9. REGULARISATION / CORRECTION

La procdure Rgularisation/Correction sapplique particulirement en fin de priode (fin de


mois et fin dexercice), pour lenregistrement comptable dcritures correctives celles dj
consignes, et pour lenregistrement de transactions connues de linstitution seulement en fin de
mois (ex. : frais de banque, frais dintrts). Cette procdure est aussi applicable pour le
traitement des retours sur avances ou des retours sur transaction dj effectus.

Les critures de rgularisation ou de correction doivent tre consignes par la comptabilit sur le
formulaire Rgularisation/Correction ; chaque criture doit tre numrote suivant un ordre
chronologique, avec une brve explication sur son fondement et toutes les rfrences ncessaires
permettant de retracer la transaction source ; le visa de ladministration de linstitution, ou de la
direction du projet, doit tre obtenu avant lenregistrement comptable.

Les formulaires Rgularisation/Correction peuvent tre classs par mois et regroups dans un
dossier spcifique pour lexercice.

10. DOSSIER DU PERSONNEL ET TRAITEMENT DE LA PAYE

10.1 Dossier du personnel

Linstitution partenaire ou la coordination du projet doit ouvrir et tenir jour un dossier pour
chaque employ et chaque consultant margeant aux diffrents projets. Ce dossier doit recueillir
les documents et informations suivantes :

* curriculum vitae (CV) de lemploy ou du consultant


* contrat de travail sign avec linstitution ou le projet
* description des tches de lemploy
* Formulaires de demande de cong
* fiches dvaluation de lemploy
* correspondance administrative (lettres de promotion, de transfert, de blme, etc.).

Le contrat de travail des employs rguliers doit tre dun format standard. Ce contrat doit tre
trs prcis sur les points qui suivent :

. fonction et description des tches


. statut de lengagement (stage, probation)
. dure de lengagement
. salaire brut mensuel
. dductions mensuelles prvues par les lois fiscales
. autres conditions gnrales et particulires.

De mme, le contrat de travail doit mentionner les avantages sociaux auxquels lemploy a droit,
tels que :

. lassurance-sant
. lONA
55
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

. lOFATMA
. le plan de pension
. le cong annuel
. le cong de maladie
. le cong de maternit.

Le contrat de travail concernant les consultants doit aussi tre dun format standard et prvoir, au
minimum, les points suivants :

. description des services professionnels et des rsultats attendus


. dure de lengagement
. dates dchance pour la remise dfinitive des travaux
. honoraires et modalits de paiement
. Supervision technique
. dductions mensuelles prvues par les lois fiscales ou
. clause rendant le consultant responsable du versement des redevances fiscales
. autres conditions gnrales et particulires.

56
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
REGULARISATION / CORRECTION
No..

Mois. Anne.

Explications/Rfrences Code Comptable DT CT

____________________________ ________________________________
Visa (Adm,/Coord.) Enregistr par
Date..

SPECIMEN 25 : Rgularisation / Correction.

57
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

10.2 Traitement de la paye

La paye est gnralement excute sur une base mensuelle ; certaines organisations instituent un
payroll bimensuel. Quel que soit le mode de versement utilis pour les salaires, linstitution
doit prparer une feuille de paye, base sur lanalyse des feuilles de prsence des employs.
Celles-ci doivent tre contrles et signes rgulirement (base bimensuelle ou mensuelle) par
les superviseurs des employs de linstitution, et achemines la comptabilit pour la
prparation de la feuille de paye.

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
FEUILLE DE PAYE

Priode allant du .. au

Dductions
Nom et Total
prnoms Fonction Sal. brut IRI ONA CFDGCT Autres dduc. Sal. net

_________________________ ________________________
Prpar par Visa Adm. ou Coordin.

Date Date..

SPECIMEN 26 : Feuille de paye.

58
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

10.3 Pices justificatives

La comptabilit conserve les feuilles de temps ou une copie de celles-ci, au titre de justificatif de
paye. De plus, le dossier doit inclure les reus de paye signs par les employs. Enfin, les
employs ou autres tiers qui retirent le chque de paye dun employ, doivent tre munis dun
mandat en bonne et due forme sign par ce dernier et vers au dossier.

10.4 Paye excute par une institution bancaire

Plusieurs banques vendent aux organisations les services dexcution de la paye. Ce service
prsente lavantage dpargner linstitution lmission priodique et massive de chques, dune
part ; dautre part, dviter aux employs un dplacement priodique le plus souvent aux heures
de travail pour convertir leur chque de paye ; enfin, dassurer en toute scurit et sans
dplacement de fonds une opration priodique denvergure relative.

Lexcution de la paye par une banque nexempte pas linstitution de la prparation de la feuille
de paye priodique qui doit tre conserve comme document probant ainsi que la fiche de crdit
retourne par la banque. Celle-ci donne le service partir de la liste des employs et des salaires
nets respectifs que lui transmet linstitution partenaire. A ce niveau, il est indispensable davoir
un accord crit avec la banque et de documenter le processus douverture des comptes de banque
de chaque employ.

En rsum, lexcution de la paye par une banque doit tre supporte par les documents
suivants :

Feuille de paie approuve par la Direction


Ordre de virement sign par la Direction
Notes de crdit transmises par la banque pour tous les employs.

10.5 Les dductions sur salaires

Conformment aux rglements fiscaux en vigueur, linstitution est assujettie au paiement des
taxes suivantes lEtat Haitien: il sagit particulirement de lIRI (Impt sur le Revenu
Individuel) et du CFGDCT (Contribution au Fonds de Gestion et de Dveloppement des
Collectivits Territoriales). Ces taxes doivent tre prleves la source sur le salaire brut de tous
les employs et verses mensuellement la Direction Gnrale des Impts au plus tard le 15 de
chaque mois pour le mois prcdent.

De plus, linstitution doit verser galement des cotisations lONA qui sont calculs de la
manire suivante:

a) Sur les salaires ne dpassant pas Gdes 200.00 : 2% verser par le salari et 2% verser
par le patron
b) Sur les salaires variant de Gdes 201.00 500.00 : 3% verser par le salari et 3%
verser par le patron
c) Sur les salaires variant de Gdes 501.00 Gdes 1000.00 : 4% verser par le salari et 4%
par le patron

59
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

d) Sur les salaires suprieurs Gdes 1000.00 Gdes : 6% verser par la salari, 6% par le
patron.

A partir de lexemple ci-dessus, nous pouvons constater que pour lemploy qui gagne un salaire
brut de Gdes 35,000.00 par mois, les dductions totaliseront Gdes 8,533.33 :

Salaire mensuel : 35,000.00 Gdes


Salaire Annuel : 420,000.00 Gdes

Tableau du Bareme de l'Impot sur le Revenu


1.00 20,000.00 20,000.00 0.00% 20,000.00 0.00
*** 100,000.00 80,000.00 10.00% 400,000.00 8,000.00
*** 250,000.00 150,000.00 15.00% 320,000.00 22,500.00
*** 750,000.00 500,000.00 25.00% 170,000.00 42,500.00
750,000.00 30.00% -330,000.00 0.00
Total Annuel 73,000.00
Total Mensuel 6,083.33

IRI 6,083.33
ONA 2,100.00
CFGDCT 350.00
Total Dductions 8,533.33

Autre exemple: le salaire brut est de Gdes 75,000.00 par mois

Salaire mensuel : 75,000.00 Gdes


Salaire Annuel : 900,000.00 Gdes

Tableau du Bareme de l'Impot sur le Revenu


1.00 20,000.00 20,000.00 0.00% 20,000.00 0.00
*** 100,000.00 80,000.00 10.00% 880,000.00 8,000.00
*** 250,000.00 150,000.00 15.00% 800,000.00 22,500.00
*** 750,000.00 500,000.00 25.00% 650,000.00 125,000.00
750,000.00 30.00% 150,000.00 45,000.00
Total Annuel 200,500.00
Total Mensuel 16,708.33

IRI 16,708.33
ONA 4,500.00
CFGDCT 750.00
Total Dductions 21,958.33

60
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

11. PIECES JUSTIFICATIVES ET CLASSEMENT DES DOSSIERS

11.1 Pices justificatives

Dans les sections et sous-sections antrieures, le Guide a dj fait mention des pices
justificatives spcifiques chaque type de transaction (voir les sections : Gestion de
lencaisse, Encaissement, Dcaissement par chque, Gestion de petite caisse, Frais de voyage,
Payroll).

Cette sous-section veut rappeler linstitution partenaire et la coordination des projets le soin
apporter la collecte et la validation des pices justificatives servant de support aux
transactions ; et plus loin, leur classement.

Par principe, les pices justificatives comptabiliser doivent tre sauf exception des
documents originaux. Lexception, ici, touche les justificatifs relis la comptabilisation des
recettes ; en effet, loriginal de la pice est remis au destinataire de la facture, comme preuve de
paiement. Les pices justificatives originales permettent lauditeur externe de mieux juger de
leur plausibilit. Ce jugement se base, en gnral, sur les points suivants :

- nom, adresse, tlphone, fax de linterlocuteur (fournisseur, contractuel)


- nom de linstitution partenaire ou nom et numro du projet
- date de la transaction et date darrive du document
- dsignation de lobjet ou du service achet
- quantit, prix unitaire et prix total du bien
- cot du service achet et modalits de paiement
- justificatif de paiement (reu, copie du chque)
- kilomtrage et numro dimmatriculation (vhicule de linstitution ou du projet)
- signature, tampe PAY (pour annulation de la Pj)
- autres renseignements relatifs aux justificatifs**.

Les pices justificatives doivent normalement tre conserves par linstitution, celles-ci
constituant les lments probants de linformation comptable produite par le systme en place.
Cest un argument faire valoir lorsque le bailleur de fonds demande que les pices originales
lui soient achemines; lautre argument tant que lauditeur externe sattend toujours travailler
avec des documents originaux ; autrement, il annonce une rserve avant mme de dbuter sa
mission.

Si les documents originaux doivent malgr tout tre expdis au bailleur, linstitution doit mettre
un soin particulier lors de la photocopie des pices : les copies doivent tre lisibles, intgrales et
organises. Linstitution peut galement inclure une note sur la localisation des originaux.

** Les renseignements relatifs aux justificatifs doivent tre inscrits sur le justificatif lui-mme et non sur son support.

11.2 Comment supporter adquatement les dpenses ?

Dpendant de leur nature, ces dpenses sont supportes par les pices justificatives suivantes :

61
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

1) Contrle des prsences: une liste signe par les participants doit supporter les dpenses
encourues lors des ateliers, sminaires et runions
2) Dpenses de restauration : un accord sign entre linstitution et le fournisseur de services doit
supporter gnralement cette dpense. Si linstitution finance directement cette activit, des
pices justificatives fiables (document probant de source externe) doivent supporter ces
dpenses.
3) Frais de formateurs: cette dpense doit tre supporte par un accord sign entre linstitution
et le formateur. Cet accord doit inclure, entre autres, des termes de rfrence bien dfinis.
4) Distribution de primes/cadeaux : cette activit doit tre supporte par un tableau contenant au
moins les colonnes suivantes : date, noms des bnficiaires, description de larticle,
justification. Ce tableau doit tre approuv par la Direction de linstitution.
5) Achats de matriels et de fournitures : cette dpense doit tre supporte par des factures
mises par un fournisseur reconnu (source probante externe).

11.3 Justification des transactions interfonds

Dans le cas o une dpense est supporte par plusieurs projets/bailleurs, le Guide suggre
linstitution de :

1) Classer loriginal des pices justificatives dans le dossier du bailleur qui a support
directement le pourcentage le plus lev de la dpense. Les informations suivantes doivent
figurer sur la facture : noms de chaque projet, numros des chques mis, noms des banques,
montant support par chaque bailleur.
2) Annexer les copies des pices justificatives dans les dossiers des autres bailleurs qui ont
support lautre partie de la dpense, en ayant soin denregistrer sur la rquisition de chques
ou sur la copie de la facture les informations suivantes: nom du projet/bailleur o se trouvent
classs les originaux, le numro du chque y affrent.

11.4 Reus internes


Il est courant que linstitution doive recourir des reus internes pour documenter certaines
transactions, notamment dans les rgions loignes o il peut tre difficile dobtenir des factures
en bonne et due forme des fournisseurs. Dans ces cas, len-tte de linstitution doit tre tampe
sur les reus, et ces derniers doivent tre pr-numrots en srie. De plus, sur les reus doivent
figurer les informations suivantes : description de la transaction, la date, le montant et la
signature du bnficiaire. Pour donner force probante ces documents, lensemble de ces reus
doit tre soumis, selon le cas, la fin de chaque mois ou de chaque trimestre, lapprciation de
la Direction de linstitution qui les entrine par une rsolution en bonne et due forme. Le Guide
recommande de ne pas utiliser de reus internes lorsque la transaction dpasse Gdes 1,500.00

11.5 Classement des dossiers


Le mode de classement des dossiers comptables doit normalement obir, dune part, aux
exigences internes de gestion et de suivi des oprations ; dautre part, la proccupation de
rendre facile et rapide lauditeur externe laccs linformation probante, lors de sa mission de
vrification.

Le Guide dcrit ci-aprs, les deux modes les plus courants de classement, avec leurs avantages et
leurs inconvnients. Quel que soit le mode de classement utilis, linstitution partenaire ou la

62
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

coordination du projet doit le conserver suffisamment longtemps pour garantir la continuit et la


cohrence de lensemble du systme.

1. Classement mensuel, en fonction des rubriques du budget, et consquemment de la charte


des comptes.

Description Mensuellement, un dossier Banque recueille les documents bancaires


(fiches de dpt, relevs, dbit mmo, crdit mmo, fiches de conversion
de change) ; un dossier Encaissements runit les bordereaux
dencaissement et leurs annexes respectives : copie de chque de
subvention, avis de transferts, copies de reus de dons et autres
recettes); un dossier Dcaissement regroupe, par rubrique, les Pj
lies aux paiements par chque et cash.

Avantages . facilite les rfrences lors du suivi budgtaire


. rend plus rapide le reprage des Pj, d au classement par thme

Inconvnients . complique les liens entre les paiements effectus et les Pj


. ralentit le travail daudit.

2. Classement mensuel en fonction de la chronologie des transactions.

Description Mensuellement, un dossier Banque recueille les documents bancaires


(fiches de dpt, relevs, dbit mmo, crdit mmo, fiches de conversion
de change) ; un dossier Encaissements regroupe les bordereaux
dencaissement et leurs annexes respectives : copie de chque de
subvention, avis de transferts, copies de reus de dons et autres
recettes); un dossier Dcaissement runit les bordereaux de
dcaissement dans lordre chronologique des chques mis et, forcment
des dates.

Avantages . favorise globalement le travail daudit interne et externe


. facilite le lien entre les paiements effectus et les justificatifs

Inconvnients . ralentit les rfrences lors du suivi budgtaire


. rend difficile les recherches par thme ou par dossier.

N.B.- Il est frquent de fusionner les dossiers mensuels Banque et Encaissements .

63
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

12. PASSATION DES MARCHES

Linstitution doit prciser, dans ses procdures administratives, sa politique dachat de biens et
de services.

Par biens , on entend ici lacquisition de fournitures, de matriel et dquipements dont le


cot unitaire est de 500 $ US au moins et dont la dure de vie utile est de plus de deux ans.

Par services , on entend ltude, la conception et llaboration de documents techniques ou


administratifs; le dveloppement et la mise en uvre dactivits dassistance technique et de
formation.

Dune manire gnrale, ces politiques sont conues pour faire jouer la concurrence et obtenir les
meilleurs prix possibles pour la meilleure qualit possible. Prire de consulter les pages 41 et 42
pour de plus amples renseignements sur les procdures dachat. Les lments courants de ces
politiques sont les suivants :

* code de conduite pour le personnel affect (ou li de prs ou de loin)


lapprovisionnement

* formulaire utilis pour les rquisitions

* formulaire danalyse des soumissions et de choix du soumissionnaire

* critres et autres lments servant lvaluation des offres

* format de procs-verbal dadjudication

* montant partir duquel il est requis trois pro forma

* montant partir duquel il est requis la procdure dappel doffres public.

Lanalyse de loffre et le processus de slection doivent tre documentes. Le procs-verbal


dattribution doit tre joint la facture dachat, avec rfrence au lieu o sont classes toutes les
pices du dossier.

Enfin, lorsquun accord prvoit des dispositions particulires en matire de passation des
marchs, celles-ci doivent tre appliques en lieu et place de la politique interne de linstitution.

64
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

13. GESTION DES IMMOBILISATIONS

Les actifs immobiliss acquis dans le cadre de lexcution des projets doivent tre traits selon
les principes comptables gnralement reconnus. Avec ces principes, le Guide fait rappel des
points suivants :

1 Au cot dacquisition du bien en capital, doivent sajouter les frais sur achat ; cest--
dire, emballage, fret, ddouanement, manutention, etc.

2 Au fur et mesure de leur acquisition, les immobilisations doivent tre :


- classifies en fonction des catgories prvues dans la charte des comptes ;
- identifies par un numro de code ou numro dinventaire (ce numro identifie
souvent la classe de lactif, son numro dordre et sa localisation) ;
- inscrites dans un registre des immobilisations par classe, en les dcrivant chacun avec
suffisamment de prcision pour quelles soient facilement identifiables (voir
spcimen 26, exemple de registre des immobilisations) ;
- enregistres selon les principes comptables (codification et saisie).

3 Les diffrentes classes dimmobilisations sont gnralement les suivantes (Le Guide les
prsente avec les lments importants qui devraient figurer dans leur description
respective) :

Terrain : inclut le cot dacquisition de toute portion de terre, libre de construction ; on y


inclut galement les cots assums pour prparer le terrain lusage auquel on le destine.
Elments descriptifs : dimension (longueur x largeur) ou surface (m2), localisation (selon document
notari), autre caractristique, date dacquisition, cot dacquisition

Immeuble : comprend le cot de construction, le cot dacquisition des btiments, de


mme que les cots de restauration afin de les adapter lusage auquel on les destine.
Elments descriptifs : nature de la construction (bton, bois, mixte), nombre dtages, surface totale
(m2), type de toiture, type de fenestration, autre caractristique, localisation, date dacquisition, cot
dacquisition

Mobilier et agencement : mobilier inclut : bureau, table, armoire, classeur, fauteuil,


chaise, banc, lit ; agencement sentend de tout ce qui est fix provisoirement au btiment
soit : tagres, stores verticaux, rideaux, comptoirs, tapis.
Elments descriptifs : nom, type de matriaux (bois prcisez type : cdre, pin, chne, mtal,
mixte, plastique, tissus), dimension (longueur x largeur bureau, table), (largeur x hauteur
classeur mtallique, armoire), nombre de tiroirs (bureau, classeur...), nombre dtages (tagres,
armoires), accoudoirs (fauteuil, chaise), date dacquisition, quantit, cot unitaire, cot total,
localisation

Equipement : cette classe dactif peut tre ventile en sous-catgorie, dpendant du


nombre et de limportance financire des biens ; quipement nergtique (gnratrice,
inverter, panneaux solaires) ; quipement de climatisation (climatiseur, ventilateur de
plafond, ventilateur sur pied) ; quipement informatique (ordinateur, imprimante,
scanner) ; quipement de communication (systme tlphonique, systme de radio
communication, tlphones portables, fax) ; quipement de bureau (photocopieuse,
calculatrice, guillotine, tlvision, vido, DVD, rfrigrateur).
Elments descriptifs : nom, marque, modle, numro de srie, couleur, date dacquisition, quantit,
cot unitaire, cot total, localisation
65
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Matriel roulant : englobe les vhicules de toutes catgories, incluant bicyclette, moto,
brouette, etc.
Elments descriptifs : nom, marque, anne, type (sedan, 4x4, pick-up, camion), modle, couleur,
numro moteur, numro de srie ou de fabrique, cylindr, puissance, immatriculation, date
dacquisition, quantit, cot unitaire, cot total, affectation

4 Les actifs enregistrs doivent chacun tre supports par les pices justificatives dorigine
(document notari, facture, reu de paiement, fiche de transfert, etc.), auxquelles on peut
facilement et rapidement se rfrer.

5 Linventaire physique des immobilisations doit tre ralis au moins une fois par priode
comptable, gnralement en fin dexercice, pour lexactitude de linformation financire.

6 Tout ajustement comptable rsultant de linventaire physique doit tre autoris par
ladministration de linstitution, et rgulirement document pour fins de contrle.

7 Ladministration de linstitution partenaire doit mettre en uvre des procdures prcises


dcrivant :
- les modalits dutilisation des actifs par le personnel, en dehors des locaux
- les modalits de disposition des actifs (vente, don, radiation)

8 Les actifs doivent tre amortis en fin dexercice, par lapplication des taux prvus par
type dactif, par les lois fiscales hatiennes ; ce, dans le but de tenir compte de leur
dprciation et montrer, au bilan, une valeur comptable plus raliste. Les charges
damortissement sont, en gnral, exclues des accords de projet et des budgets ;
lexercice vaut surtout pour linstitution partenaire, qui a une meilleure valuation des
dlais et des cots ventuels de remplacement de ces actifs.

13.1 Contrle et suivi

Ladministration de linstitution doit se rappeler que :

Lors de la ralisation de linventaire physique, le numro de srie constitue une bonne


rfrence
Le registre des immobilisations doit tre actualis dans les cas suivants : acquisition,
transfert, mise au rancart, perte de matriels et dquipements documente, matriels et
quipements donns en rparation,
Il savre indispensable de concilier le registre des immobilisations avec les registres
comptables lors de la ralisation de linventaire physique
Les biens reus des bailleurs doivent tre utiliss le plus tt que possible, sinon ils peuvent
tre rclams suite un audit
Les biens acquis sur le march international doivent tre enregistrs dans le registre des
immobilisations
Les biens doivent tre identifis avec lemblme du bailleur ; par exemple, lUSAID.

66
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

13.2 End-Use monitoring

Au cours de cette activit de supervision, linstitution doit :

1) sassurer de lexistence physique des matriels et des quipements, dun plan dentretien, de
leur utilisation et leur localisation
2) raliser un diagnostic du systme dinventaire existant.

Au cours de cette phase, il est recommand daccorder une attention particulire aux numros de
srie car des matriels et des quipements ayant les mmes spcifications peuvent tre reus de
diffrents bailleurs.

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
Classe dactif : _____________________________________

Date Description Code Q. Cot Cot total Bailleur Localisation Etat/condition


Unitaire

SPECIMEN 27 : Registre des immobilisations.

67
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

14. RAPPORTS FINANCIERS

Les rgles et principes comptables dcrits dans les sections prcdentes permettent linstitution
partenaire ou la coordination du projet de produire, mensuellement, un rapport financier
rsumant lutilisation des fonds au cours dune priode bien dfinie. Ce rapport doit contenir, au
minimum, les informations suivantes :

* un tat des recettes et dbourss prsentant le solde disponible en dbut de priode ; les
fonds reus au cours de la priode ; le total des montants dcaisss et le solde disponible
la fin de la priode (spcimen 27) ;

* un registre des chques mis durant la priode ;

* une facture de demande de remboursement des dpenses par ligne budgtaire, certifie
par une personne autorise (spcimen 28) ;

* le registre de paye ;

* ltat de rapprochement bancaire accompagn de ltat de banque.

14.1 Rvision des rapports

Le rapport financier est transmis au bailleur, accompagn du rapport technique y affrent, selon
une priodicit dfinie dans le contrat sign entre linstitution et le bailleur. Ce rapport doit tre
sign par la direction de linstitution. Avant sa transmission au bailleur, cette direction doit
sassurer de vrifier les points suivants :

Rapprocher le solde concili au solde aux livres et documenter toute diffrence


Rapprocher le registre des chques au total des dpenses figurant dans le rapport
Sassurer que le solde de fonds du dbut de la priode correspond celui de la fin du mois
antrieur
Sassurer du report correct des dpenses du mois antrieur
Sassurer quil ny a pas de dpassement budgtaire
Sassurer que le rapport prsente le dernier budget approuv ou amend

La documentation de support aux rapports financiers mensuels doit tre impeccablement


organise, classe et disponible en tout temps, pour consultation et rfrence, par les personnes
autorises par linstitution partenaire et les auditeurs.

14.2 Correction des rapports

Une correction doit tre adquatement supporte. Par exemple, les chques annuls ou reclasss,
figurant dans un rapport dj soumis, affectent les postes de dpenses figurant dans le rapport en
cours.

68
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

[Nom de l'institution]
[Nom et numro de projet]
ETAT DES RECETTES ET DEBOURSES

Pour la priode termine le __________

A.- Etat des fonds avancs

1.- Balance dbut de la priode 10,000.00

2.- Montant reu au cours de la priode 50,000.00

3.- Montant disponible pour le mois (1+2) 60,000.00

4.- Dpenses effectues au cours du mois 15,000.00

5.- Montant disponible la fin du mois (3-4) 45,000.00

SPECIMEN 28 : Etat des recettes et dbourss.

69
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Voucher
[Nom de linstitution]
To
Subcontract No. : 521-023-00XX
Project Director :
Completion Date : 31 Dcembre 2003
Budget Amount : 0.00
Total Obligated Amount : 0.00
Advanced Amount : 0.00
Statement No. : 1
Expense Date : Avril 2003

Grant Total Expenses Expenses Total Expenses Budget


Line Item Budget Prior Period This Period To Date Balance
1.- Salaires et bnfices sociaux 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
2.- Consultant 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
3.- Sous-contract 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
4.- Voyage et transport 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
5.- Autres cots directs 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
6.- Formation 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
7.- BCC 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
8.- Equipements et matriels 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
9.- Cots indirects 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Total 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Each request for reimbursement shall also include a certification signed by an authorized representative
of the subcontract as follows:

The undersigned hereby certifies :


(a) That payment of the sum claimed under the cited subcontract is proper and due and that appropriate
refund to Management sciences for Health will be made promptly upon request by MSH in the event of non
Performance in whole or in part, under the subcontract or for any breach of the terms of the sub agreement;

(b) That information in the fiscal report is correct and such detail supporting information as the Recipient
may require will be furnished at the subcontractor's Home Office or Base Office promptly to MSH on
request and that all requirements called for by subcontract to the date of this certification have been met

By--------------------------------------------------

Title------------------------------------------------

Date----------------------------------------------

SPECIMEN 29 : Voucher

70
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

15. AUDIT FINANCIER ET SUIVI

Les clauses de laccord de projet prvoient, trs souvent, les termes de rfrence devant servir de
base laudit financier annuel du projet. Linstitution doit se prparer laudit annuel ds le
dbut de la priode comptable ou ds le dmarrage des projets, dans le cours normal dexcution
des activits. Le choix de lauditeur se fait gnralement en collaboration avec les bailleurs de
fonds.

De manire gnrale, la mission daudit a pour but de permettre au vrificateur externe


dexprimer une opinion sur la fidlit avec laquelle les rapports financiers prsentent, tous
gards importants, les encaissements et les dcaissements de la priode, ainsi que lvolution de
la situation financire du projet, selon les principes comptables gnralement reconnus en la
matire ; il sagit galement pour lauditeur dvaluer le systme de contrle interne mis en place
pour garantir la scurit des oprations et des biens, de mme que lexactitude et la fiabilit de
linformation financire ; enfin, valuer le respect, par linstitution partenaire, des termes de
laccord de projet sign avec les bailleurs.

Aussi, les documents suivants doivent tre immdiatement accessibles lauditeur :

Acte constitutif et rglements internes de linstitution partenaire


Accord de projet sign avec les bailleurs
Budget du projet approuv par les bailleurs
Procdures administratives et comptables de linstitution
Rapports de dpenses produits par linstitution pour la priode sous audit
Etats financiers (balance de vrification, tat des rsultats, etc.) produits par
linstitution pour la priode audite
Composantes du solde de fonds
Documents bancaires (relevs, fiches de dpt, dbit/crdit mmo)
Journaux de banque et conciliations mensuelles des soldes
Livres comptables ou fichiers permanents du logiciel comptable utilis
Pices justificatives (encaissements * dcaissements) de la priode
Feuille de paye mensuelle et documents annexes
Dossier du personnel margeant au projet
Inventaire jour des actifs immobiliss.

Linstitution doit veiller ce que la mission daudit soit accueillie et installe de telle sorte
favoriser un droulement rapide des travaux : salle suffisamment grande pour accommoder
lquipe et toute la documentation relative la priode audite ; salle labri des activits
quotidiennes de linstitution ; disponibilit du personnel comptable et autre personnel
dencadrement de linstitution.

Les recommandations ventuelles formules par lauditeur externe dans son rapport constituent
le point de dpart de linstitution, en vue de sa prparation la prochaine mission daudit. Ces
recommandations doivent tre mises en application dans les dlais prvus par les bailleurs. La
direction de linstitution doit simpliquer toutes les tapes de la planification et de la ralisation
de laudit. Elle doit obligatoirement participer lExit Conference au cours de laquelle
lauditeur partage avec la direction de linstitution les rsultats prliminaires de lAudit. Cette

71
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

rencontre permet dapporter des clarifications aux questions qui pourraient faire lobjet de
recommandations inclure dans le rapport final daudit.

Ds la rception du rapport daudit et en fonction des trouvailles y relatives, linstitution doit


laborer un plan daction, avec chancier, identifiant les personnes responsables, les tapes et
les moyens de mise en uvre des recommandations de lauditeur externe.

Afin de permettre linstitution de bien planifier et de prparer laudit, le protocole de


vrification prpar par le projet HS2004 avec lassistance technique de la firme PAGS est
annex ce Guide (spcimen 30). Un modle de rapport de rvision financire et de plan
daction y est aussi annex (spcimen 31)

72
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

HS-2004

GUIDE DE REVISION FINANCIERE

Mai 2000

labor par MSH avec lassistance technique de la Firme


Pierre-Andr Guillaume et Associ (PAGS)

SPECIMEN 30 : Guide de Rvision Financire.

73
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Organisation ___________________________
Adresse ___________________________
Tlphone ___________________________
Personne responsable ___________________________

1. Lorganisation a-t-elle tabli des procdures crites dcrivant :


Lenregistrement des transactions
La charte des comptes
Lautorisation et lapprobation ncessaire pour les oprations financires
Procdures dachat
Politique de voyage et transport
Maintien des archives

Commentaires :

2. Qui excute les tches suivantes :

A) La rception des fonds


Lapprobation des dpenses
La prparation des chques
La signature des chques
La tenue des registres et livres comptables
La prparation des conciliations bancaires
La rvision des conciliations bancaires
La prparation des rapports financiers HS-2004
La rvision des rapports financiers

B) Nombre demploys au service de la comptabilit


Quelles sont leurs qualifications (comptences et exprience pertinente)

Commentaires :

74
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

3. Dans la mesure du possible, les tches ci-dessus numres sont-elles spares de manire
ce quaucun employ nexerce un contrle absolu sur une transaction financire dans son
ensemble ? Au cas o les tches seraient excutes par une seule personne, la direction a-t-
elle mis en place des procdures de faon exercer un contrle efficace sur le travail de cet
employ ?

Commentaires :

4. Le systme comptable de lorganisation est-il manuel ou informatis ? Sil est informatis,


quel type de logiciel comptable utilise-t-on ?

Commentaires :

5. Quels sont les journaux utiliss par lorganisation pour lenregistrement de ses transactions ?

Date des dernires transactions

a) Grand Livre Gnral O/N ___________________________

b) Journal de caisse O/N ___________________________

c) Journal des dbourss O/N ___________________________

d) Journal de banque O/N ___________________________

e) Livre de petite caisse O/N ___________________________

f) Registre de paie O/N ___________________________

g) Registre des Immobilisations O/N ___________________________

Commentaires :

75
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

6. Le systme comptable est-il dot dune capacit lui permettant de :


sparer les revenus et les dpenses par source de fonds ?
de dterminer les recettes internes par source de fonds ?

Commentaires :

7. Ou sont gards les documents et registres comptables ?

Commentaires :

8. Comment les transactions sont-elles enregistres ?

Commentaires :

9. A partir de quels registres comptables les rapports financiers transmis MSH sont-ils
prpars ?

Commentaires :

10. Les informations financires refltes aux rapports soumis MSH sont-elles conformes
celles des documents et registres comptables ?

Commentaires :

76
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

11. Lorganisation met-elle une lettre de travail ou un contrat de travail pour chaque employ ?

Commentaires :

12. L organisation maintient-elle des feuilles de temps ou des feuilles de prsence qui font
mention en dtail du nombre dheures de travail de chaque employ ?
Ce systme permet-il lorganisation de dterminer le pourcentage deffort fourni par
employ et par projet pour les employs ne travaillant pas 100 % de leur temps sur un seul
projet ?

Commentaires :

13. Lorganisation exerce-t-elle un contrle adquat sur les jours de cong octroys chaque
employ : cong annuel, cong de maladie, etc. ?

Commentaires :

14. Dterminez si les avantages sociaux (boni, assurance, etc.) et les taxes sur salaires ont t
calculs et comptabiliss correctement.

Commentaires :

15. Lorganisation est-elle en rgle avec la DGI ? Si non expliquez pourquoi.

Commentaires :

77
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

16. Lorganisation effectue-t-elle un contrle budgtaire ? Si oui, comment le fait-elle et quelle


frquence ?

Commentaires :

17. Rapprochez les salaires prvus (budget) aux salaires pays (livres) et dterminez les carts,
sil y a lieu

Commentaires :

18. Lorganisation gnre-t-elle des recettes internes ? Si oui, examinez la procdure mise en
place pour les contrler et dterminez si elles sont utilises conformment au contrat.

Commentaires :

19. A quelle frquence les recettes (internes et externes) sont-elles dposes en banque ?

Commentaires :

20. Examinez les dpenses de lorganisation (100 %) et dterminez si elles sont autorises,
alloues, raisonnables et supportes par une documentation adquate.

Commentaires :

78
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

21. Combien de signatures faut-il pour valider un chque ? Les dpenses sont-elles rgles par
chque ?

Commentaires :

22. Lorganisation met-elle des chques lordre de cash ? Si oui, dans quelles circonstances ?

Commentaires:

23. Les chques sont-ils prnumrots ?

Commentaires :

24. Le signataire du chque examine-t-il les pices justificatives (voucher, facture, etc.)
pralablement la signature du chque ? Les pices justificatives sont-elles scelles pour
annulation.

Commentaires :

25. Dcrivez brivement les procdures dachat et de paiement et dterminez si elles ont t
mises en application.

Commentaires :

26. Quel est le montant allou la petite caisse ? Qui assure sa tenue ? Quelles sont les
dpenses effectues partir de la petite caisse ? Pour quel montant ? Sont-elles supportes
par une documentation adquate ?
79
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Commentaires :

27. Lorganisation effectue-t-elle des dcomptes de la petite caisse ? Si oui, quelle frquence et
comment ?

Commentaires :

28. En dehors de la petite caisse, quelles autres dpenses effectue-t-on en espces ? Quels
documents ou pices justificatives obtient-on et comment ces transactions sont-elles
enregistres dans les registres comptables ?

Commentaires :

29. Lorganisation est-elle dote dun systme de contrle sur les avances de manire sassurer
quelles soient bien expliques et documentes ? Comment la diffrence entre le montant
avanc et le montant effectivement pay est-elle rgle ? Comment se fait la
comptabilisation des avances ?

Commentaires :

30. Prpare-t-on des conciliations bancaires pour chaque compte bancaire ? A quelle frquence ?
Examinez les dernires conciliations et notez leur date de prparation. Par qui sont-elles
prpares ? Par qui sont-elles rvises ? Rapprochez les soldes reflts par les conciliations
aux soldes aux livres.
80
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Commentaires :

31. Dcrivez brivement les procdures dachat dquipements, de mobilier ou de matriel et


dterminez si elles ont t mises en application.

Commentaires :

32. Lorganisation exerce-t-elle un contrle adquat sur ses matriel, mobilier et quipements ?
Maintient-elle un registre des immobilisations? Si oui, ce registre est-il jour ? Notez la
date de la dernire mise jour de ce registre. Les articles sont-ils codifis ? A quelle
frquence sont raliss les inventaires ?

Commentaires :

33. Sur une base dchantillonnage, examinez et dcrivez la condition physique des
quipements et matriel tels : vhicules, photocopieuses, fax, inverter, gnratrice,
quipement mdical, quipement informatique, etc.

Commentaires :

34. Lorganisation a-t-elle mis en place un plan dentretien pour les quipements et matriel sus-
cits ?

Commentaires :

81
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

35. Lorganisation effectue-t-elle des transactions inter-fonds ? Si oui, comment sont-elles


enregistres ?

Commentaires :

36. Lorganisation a-t-elle un compte productif dintrts ? Si non, pourquoi ? Si oui, quelle est
date le montant des revenus dintrt gnr par ce compte ?

Commentaires :

82
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

16. CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

Prpar par ________________ __________________


Nom et titre Date

Rvis par_________________ __________________


Nom et titre Date

83
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

HS 2004
(Modle de rapport)

Rvision Financire
Du
Centre de Sant XXX
Pour la priode de Juillet dcembre 2003

Ralise par la firme


Pierre-Andr Guillaume et Associ (PAGS)
Janvier 2004

84
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Organisation Centre de Sant XXX

Adresse Rue du centre


Hati

Tlphones 223 0000

Personne responsable Philippe Barthelemy


(Directeur Gnral)
Personne contacte Sherard Prosper (Comptable)

Date 2 janvier 2004

1. Lorganisation a - t - elle tabli des procdures crites, dcrivant :


lenregistrement des transactions
la charte des comptes
lautorisation et lapprobation ncessaires pour les oprations financires
les procdures dachat
la politique de voyage et de transport
le maintien des archives

Commentaires :
Lorganisation a tabli des procdures crites pour les points ci-dessus mentionns.

2. a) Combien demploys y-a-t-il au service de la comptabilit ?


b) Quelles sont leurs principales responsabilits ?
Quelles sont leurs qualifications (comptence et exprience pertinente) ?

Commentaires :
a) Il y a un seul employ au service de la comptabilit, il sagit de Ms. Sherardyne
Prosper, le comptable.

b) Responsabilits :
- Prparation du payroll
- Prparation des chques
- Tenue des registres comptables
- Prparation des conciliations de banque
- Prparation des rapports

c) Qualifications:
- Ecole xxxxxxxxxxxx / Option Comptabilit : 1992-1993
85
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

- Sminaire sur la Gestion Administrative


et Comptable AOPS : du 16 au 18 septembre 1992
- Comptable / Centre de Sant XX : Mai 1992 nos jours
3. Qui excute les tches suivantes :
La rception des fonds : Le directeur
Lapprobation des dpenses : Le directeur
La prparation des chques : Le comptable
La signature des chques : Le directeur et le comptable
La tenue des registres et livres comptables : Le comptable
La prparation des conciliations bancaires : Le comptable
La rvision des conciliations bancaires : Le directeur
La prparation des rapports financiers HS-2004 : Le comptable
La rvision des rapports financiers : Le directeur

Commentaires :
Ces informations nous sont fournies par le comptable

4. Dans la mesure du possible, les tches ci-dessus numres sont-elles spares de


manire ce quaucun individu nexerce un contrle absolu sur une transaction
financire dans son ensemble ? Au cas o les tches seraient excutes par un seul
individu, la direction a-t-elle mis en place des procdures de faon exercer un
contrle efficace sur le travail de cet individu ?

Commentaires :
Aucun individu nexerce un contrle absolu sur une transaction financire dans son
ensemble.

5. Le systme comptable de lorganisation est-il manuel ou informatis ? Sil est


informatis, quel type de logiciel comptable utilise-t-on ?

Commentaires:
Le systme comptable de lorganisation est manuel, mais les rapports sont prpars
partir dexcel.

6. Quels sont les journaux utiliss par lorganisation pour lenregistrement de ses
transactions ?

Date des dernires transactions

a) Grand Livre Gnral O 30 septembre 2003

b) Journal de caisse N

86
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

c) Journal des dbourss N

d) Journal de banque N

e) Livre de petite caisse N

f) Registre de paie N

g) Registre des Immobilisations O 18 novembre 2002

h) Journal combin O 30 septembre 2003

Commentaires :
Les livres sont jour.

7. Le systme comptable est-il dot dune capacit lui permettant de :


- sparer les revenus et les dpenses par source de fonds ?
- de dterminer les recettes internes par source de fonds ?

Commentaires :
Le systme comptable permet de sparer les revenus et les dpenses par source de
fonds. Il en est de mme pour les recettes internes.

8. O sont gards les documents et registres comptables ?

Commentaires :
Les registres comptables sont gards la comptabilit. Ils sont placs dans un classeur
mtallique muni de clef.

9. Comment les transactions sont-elles enregistres ?

Commentaires :
Les transactions sont enregistres suivant la mthode de la comptabilit de caisse.

10. A partir de quels registres comptables les rapports financiers HS 2004 sont-ils
prpars?

Commentaires :
Les rapports financiers expdis HS-2004 sont prpars partir du journal combin et
du grand livre gnral.

87
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

11. Les informations financires refltes aux rapports HS 2004 sont-elles


conformes celles des documents et registres comptables ?

Commentaires :
Les informations financires refltes aux rapports financiers envoys HS-2004 ne sont
pas toutes conformes celles des documents et registres comptables. Les anomalies
suivantes ont t constates :
- Le solde de la fin du mois de janvier ne correspond pas celui du dbut du mois de
fvrier 2003 de ltat des fonds avancs.
- Une diffrence de Gdes 340.45 est retrace entre le montant des revenus confirms et
le montant des revenus retracs aux livres de linstitution.

12. Lorganisation met-elle une lettre de travail ou un contrat de travail pour


chaque employ ?
Commentaires :
Lorganisation dtient un contrat de travail pour ses employs. Cependant, pour la
priode rvise, beaucoup danomalies y sont retraces.
Les contrats de travail de certains employs ne sont pas retracs
- Des employs nont pas sign leur contrat
- Des contrats ne sont pas signs par la direction.

13. Lorganisation maintient-elle des feuilles de temps ou des feuilles de prsence


qui font mention en dtail du nombre dheures de travail de chaque employ ?

Commentaires :
Lorganisation maintient des feuilles de prsence journalire o les heures dentre et
celles de sortie de chaque employ sont inscrites. Cependant, les heures dentre et
celles de sortie ne sont pas indiques pour certains employs, et pour dautres, les
feuilles de prsence ne sont pas signes.

14. Lorganisation exerce-t-elle un contrle adquat sur les jours de cong octroys
chaque employ : (Cong annuel, cong de maladie. etc.) ?

Commentaires :
Lorganisation exerce un contrle adquat sur les jours de cong octroys chaque
employ. Un formulaire de demande de cong se trouve la disposition de tout
employ dsireux de prendre un cong. Pour tre effectif, le cong doit tre approuv
par la direction.

15. Dterminez si les avantages sociaux (boni, assurance etc.) et les taxes sur salaires
ont t calculs et comptabiliss correctement.

Commentaires :
88
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Le boni sera calcul et pay en dcembre 2003.


Les taxes sur salaires sont calcules et comptabilises correctement pour toute la
priode rvise.

16. a) Lorganisation est-elle en rgle avec la DGI ? Si non expliquez pourquoi ?


b) Lorganisation est-elle en rgle avec lONA ? Si non expliquez pourquoi ?

Commentaires :
a) Lorganisation est en rgle avec la DGI.
b) Il en est de mme pour lONA.

17. Lorganisation effectue-t-elle un contrle budgtaire ? Si oui, comment le fait-elle et


quelle frquence ?

Commentaires :
Selon le comptable, lorganisation effectue mensuellement un contrle budgtaire, en
rapprochant les dpenses cumules au budget.

18. Rapprochez les salaires prvus (budget) aux salaires pays (livres) et dterminez les
carts sil y a lieu.

Commentaires :
Les salaires prvus sont conformes aux salaires pays. Aucun cart n'a t constat.

19. Lorganisation gnre-t-elle des recettes internes ? Si oui, Examinez la procdure


mise en place pour les contrler et dterminez si elles sont utilises conformment
au contrat.

Commentaires :
Lorganisation gnre des recettes partir des consultations, de la pharmacie, de son
programme de nutrition et de planning.
La procdure mise en place pour les contrler est la suivante :
- Un reu est tabli en double copie pour chaque type de service.
- Lune des copies est remise au patient et lautre est garde au bloc de reus.
- En fin de journe, le montant collect est remis au comptable avec les pices
justificatives pour contrle.
La procdure mise en place pour les contrler nest pas tout fait adquate, vu que les
reus prpars pour lencaissement des recettes internes sont numrots manuellement.
Les documents concernant les dpenses effectues partir des recettes internes ne nous
ont pas t soumis pour vrification. De plus, linstitution na pas prpar et expdi
HS-2004 le rapport trimestriel des recettes internes comme stipul larticle H.7 du
contrat.

89
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Les recettes internes collectes sont comptabilises pour la priode de janvier mars
2003. Elles nont pas t comptabilises pour la priode davril juin 2003.
Le total des recettes pour la priode de janvier mars 2003 slve Gdes 40,000.00.

20. A quelle frquence les recettes (internes et externes) sont-elles dposes en banque ?

Commentaires :
Aucun document nous permettant de justifier que les recettes internes sont dposes ne
nous a t soumis. Les recettes externes sont dposes ds la rception du chque.

21. a) Examinez les dpenses de lorganisation (100%) et dterminez si elles sont


autorises, alloues, raisonnables et supportes par une documentation adquate.
b) Examinez les dpenses de restauration sil y en a et dterminez si elles sont
autorises, alloues et supportes par une documentation adquate tels : budget,
feuille de prsence des participants, rapports dactivits etc.
c) Le classement de la documentation est-il adquat ?
d) Les pices justificatives sont-elles scelles aprs paiement pour annulation ?

Commentaires :
Les dpenses de lorganisation sont examines 100%.
a) Elles sont autorises, alloues, raisonnables, mais elles ne sont pas toutes supportes
adquatement. (Voir liste des dpenses rcusables en annexe)
b) Il ny a pas eu de dpenses de restauration.
c) Le classement de la documentation est adquat.
d) Les pices justificatives sont scelles aprs paiement pour annulation.

22. Combien de signatures faut-il pour valider un chque ? Les dpenses sont-elles
rgles par chque ?

Commentaires :
Il faut deux (2) signatures pour valider un chque : celle du Directeur et celle du
Comptable.

23. Lorganisation utilise-t-elle un compte bancaire productif dintrts ? Si non,


pourquoi ? Si oui, quelle est la date, le montant des revenus dintrts gnrs par
compte. ?

Commentaires :
Lorganisation nutilise pas de compte bancaire productif dintrts. Son compte se
trouve la BUH qui ne donne pas dintrts sur les comptes courants.

90
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

24. Lorganisation met-elle des chques lordre de cash? Si oui, dans quelle
circonstance ?

Commentaires :
L'organisation nmet pas de chque lordre de cash.

25. Les chques sont-ils pr-numrots?

Commentaires :
Les chques sont pr-numrots.

26. Le signataire du chque examine-t-il les pices justificatives (voucher, Facture etc.)
pralablement la signature du chque ? Les pices justificatives sont-elles scelles
pour annulation.

Commentaires :
En principe, le signataire du chque examine les pices justificatives la signature du
chque. Les pices justificatives sont scelles aprs paiement pour annulation.

27. Dcrivez brivement les procdures dachat et de paiement et dterminez si elles ont
t mises en application.

Commentaires :
Les procdures dachat et de paiement sont les suivantes :
1. Prparation dune rquisition
2. Obtention de 3 proformas pour les dpenses suprieures Gdes 1,000
3. Choix du fournisseur en fonction du meilleur prix
4. Prparation du chque lordre du fournisseur
5. Annulation de la facture en y inscrivant la mention pay
6. Signature du chque par le directeur aprs analyse
7. Livraison du chque et classement des pices justificatives

Les procdures de paiement sont respectes. Cependant, nous ne pouvons pas nous
prononcer sur la mise en application des procdures dachat, vu quaucun achat na t
effectu au cours de la priode rvise.

28. Quel est le montant allou la petite caisse ? Qui assure sa tenue ? Quelles sont les
dpenses effectues partir de la petite caisse ? Pour quel montant ? Sont-elles
supportes par une documentation adquate ?

Commentaires : Le montant allou la petite caisse est de Gdes 500.00. Sa tenue est
assure par la Pharmacienne. Des dpenses ne dpassant pas Gdes 250.00 y sont
effectues. Elles sont adquatement supportes.

91
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

29. Lorganisation effectue-t-elle des dcomptes de la petite caisse ? Si oui, quelle


frquence et comment ?

Commentaires:
Lorganisation neffectue pas de dcompte-surprise de la petite caisse.

30. En dehors de la petite caisse, quelles autres dpenses effectue-t-on en espces ?


Quels documents ou pices justificatives obtient-on et comment ces transactions
sont-elles enregistres dans les registres comptables?
Commentaires :
En dehors de la petite caisse, lorganisation neffectue pas de dpenses en espces.

31. Lorganisation est-elle dote dun systme de contrle sur les avances de manire
sassurer quelles soient bien expliques et documentes ? Comment la diffrence
entre le montant avanc et le montant effectivement pay est-elle rgle ?
Comment se fait la comptabilisation des avances ?

Commentaires :
L'organisation ne fait pas d'avance.

32. Prpare-t-on des conciliations bancaires pour chaque compte bancaire ? A quelle
frquence? Examinez les dernires conciliations et notez leur date de Prparation.
Par qui sont-elles prpares? Par qui sont-elles rvises ? Rapprochez les soldes
refltes par les conciliations aux soldes aux livres.

Commentaires :
Aucune conciliation bancaire nest prpare pour la priode rvise. Le comptable de
linstitution nous a fait comprendre quil a eu des difficults prparer les conciliations
bancaires. Aussi, une assistance technique lui a-t-il t donne en ce sens. Nous avons
prpar avec lui les conciliations bancaires des mois de juillet dcembre 2003.

33. Dcrivez brivement les procdures dachat dquipements, de mobiliers ou de


matriels et dterminez si elles ont t mises en application.

Commentaires :
Lorganisation na fait aucun achat dquipements sur les fonds du projet. Cependant,
elle a reu certains matriels et quipements de HS-2004.

34. Lorganisation exerce-t-elle un contrle adquat sur ses : matriels, mobiliers et


quipements ?. Maintient-elle un registre des immobilisations? Si oui, ce registre
est-il jour ? Notez la date de la dernire mise jour de ce registre. Les articles
sont-ils codifis ? A quelle frquence sont raliss les inventaires ?

92
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Commentaires : Le contrle exerc par lorganisation sur ses matriels, mobiliers et


quipements nest pas tout fait adquat. Lorganisation maintient un registre
dimmobilisations dont la dernire mise jour date du 18 novembre 2002. Les articles
sont codifis. Cependant, la lampe col de cygne nest pas retrace et aucun inventaire
nest ralis.
Certains matriels tels, les batteries, linverter et les tabourets sont gards au dpt. Les
mgaphones nont pas t vrifis, car ils ont t transfrs aux Points de Prestation de
Service (PPS).

35. Sur une base dchantillonnage, examinez et dcrivez la condition physique des
quipements et matriel tels : vhicule, photocopieuses, Fax, inverter, gnratrice,
quipement mdical, quipement informatique etc.

Commentaires :
Les matriels et quipements vrifis sont en bonne condition physique.

36. Vrifier si tous les matriels et quipements reus de HS-2004 portent le sticker
USAID .

Commentaires :
Tous les matriels et quipements reus de HS-2004 portent le sticker USAID .

37. Lorganisation a-t-elle mis en place un plan dentretien pour les quipements et
matriels sus-cits.

Commentaires :
Aucun plan dentretien nest tabli pour les matriels sus-cits.

38. Lorganisation effectue-t-elle des transactions inter-fonds ? Si oui, comment sont-


elles enregistres ?.

Commentaires :
Lorganisation neffectue pas de transactions inter-fonds.

39. Lisez les termes du contrat de lorganisation avec HS 2004 et dterminez sils ont t
respects.

Commentaires :
Les termes du contrat de lorganisation avec HS-2004 ne sont pas tout fait respects.
Les rapports financiers suivants ne sont pas soumis dans le dlai imparti :
- janvier 2003 19 mars 2003
- fvrier 2003 19 mars 2003
Les rapports trimestriels des recettes internes ne sont pas prpars et soumis HS-2004
comme indiqu larticle H.7 du contrat.

93
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS :
Nous avons effectu la rvision de la totalit des transactions du Centre de Sant
XXX pour la priode allant de juillet dcembre 2003. Nous sommes davis que, en
gnral, linstitution a la capacit de grer les fonds qui lui sont allous par HS-2004.
Cependant, nous avons pu faire les observations suivantes :

Observations:
1. Les informations financires refltes aux rapports ne sont pas toutes conformes
celles des documents et registres comptables. (Voir commentaire 11)
2. Les contrats de travail ne sont pas jour. (Voir commentaire 12)
3. Certains employs ne signent pas rgulirement les feuilles de prsence et dautres
ne mentionnent pas les heures dentre et celles de sortie.
4. Les reus utiliss pour collecter les recettes internes ne sont pas numros pr-
imprims.
5. Les documents couvrant les dpenses effectues partir des recettes internes ne
nous ont pas t soumis pour vrification.
6. Certaines des dpenses effectues ntant pas adquatement supportes, Gdes
6,250.00 sont rcusables.
7. Lorganisation neffectue pas de dcompte-surprise de la petite caisse.
8. Les conciliations bancaires pour la priode rvise ne sont pas prpares (voir
commentaire 32).
9. Lorganisation ne ralise pas dinventaire. De plus, les batteries, linverter et les
tabourets sont gards en stock. La lampe col de cygne nest pas retrace.
10. Les termes du contrat entre lorganisation avec HS-2004 ne sont pas tout fait
respects. (Voir commentaire 39)
11. Les recommandations 1, 4, 6, 7, 8, 9 11, 12, 13, 14 et 15 de la prcdente vrification
ne sont pas suivies.

Recommandations:

Voici nos recommandations:


1. Sassurer que les informations financires refltes aux rapports soient conformes
celles des registres comptables. Corriger les anomalies observes.
2. Mettre jour les contrats de travail des employs.
3. Veiller ce que les feuilles de prsence soient signes par tous les employs et
sassurer que les heures dentre et celles de sortie soient mentionnes.

94
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

4. Utiliser des blocs de reus numros pr-imprims pour collecter les recettes
internes.
5. Veiller ce les documents supportant les dpenses effectues partir des recettes
internes soient soumis pour vrification.
6. Faire le suivi avec HS-2004 des dpenses rcusables.
7. Prparer un rapport chaque dcompte-surprise de la petite caisse.
8. Veiller ce que les conciliations bancaires soient rgulirement prpares.
9. Raliser rgulirement linventaire des matriels et quipements. Veiller ce que
ceux qui sont gards au dpt soient mis en service ou retourns HS-2004 pour
une gestion efficace des ressources disponibles. Faire le suivi avec HS-2004 pour la
lampe col de cygne non retrace.
10. Veiller ce que tous les termes du contrat entre lorganisation avec HS-2004 soient
respects.
11. Faire le suivi des recommandations 1, 4, 6, 7, 8, 9 11, 12, 13, 14 et 15 de la prcdente
vrification.

Prpar par : ________________


Comptable Vrificateur Date

Rvis par : _______________


Administrateur-Comptable Date

Rvis par : _______________


Directeur excutif Date

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

CENTRE DE SANTE XXX


Format de Plan dAction ou de Redressement
Rvision Financire
Priode : juillet dcembre 2003

Recommandations Actions Responsables Dlai dexcution


Rapprocher les registres Comptable Fvrier 2004
Sassurer que les informations comptables aux rapports continu
financires refltes aux rapports financiers avant leur
soient conformes celles des transmission au bailleur
registres comptables. Corriger
les anomalies observes.
Mettre jour les contrats Directeur Immdiat
Mettre jour les contrats de identifis conformment
travail des employs. aux recommandations de
laudit
Veiller ce que les feuilles de Assigner cette Directeur Mars 2004
prsence soient signes par tous responsabilit
les employs et sassurer que les linfirmire hyginiste qui
heures dentre et celles de sortie en fera le suivi rgulier
soient mentionnes.
Utiliser des blocs de reus Administrateur Immdiat
Utiliser des blocs de reus pr numrots pour la
numros pr-imprims pour collecte des recettes
collecter les recettes internes. internes
Sassurer de la Comptable Mars 2004
Veiller ce les documents disponibilit des
supportant les dpenses documents supportant
effectues partir des recettes lutilisation des recettes
internes soient soumis pour internes
vrification.
Faire le suivi avec HS-2004 des Collecter et transmettre les Comptable Immdiat
dpenses rcusables pices justificatives des
dpenses rcusables la
firme PAGS
Raliser et documenter la Comptable Continu
Prparer un rapport chaque dcompte-surprise de la
dcompte-surprise de la petite petite caisse
caisse.
Effectuer les conciliations Directeur Au plus tard le 15
Veiller ce que les conciliations bancaires ds rception des de chaque mois
bancaires soient rgulirement tats de banque pour le mois
prpares prcdent
- Mettre jour le registre Administrateur Mars 2004
Raliser rgulirement dinventaire ds la
linventaire des matriels et rception des matriels et
quipements. Veiller ce que quipements reus

96
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

ceux qui sont gards au dpt


soient mis en service ou - Raliser linventaire de
retourns HS-2004 pour une tous les matriels et
gestion efficace des ressources quipements distribus
disponibles. Faire le suivi avec particulirement au cours
des visites de supervision.
HS-2004 pour la lampe col de
cygne non retrace.
Veiller ce que tous les termes Veiller au respect continu Directeur Immdiat
du contrat entre lorganisation des clauses du contrat
avec HS-2004 soient respects.
Organiser une rencontre de Directeur Avril 2004
Faire le suivi des suivi avec le comptable
recommandations 1, 4, 6, 7, 8, 9 afin dvaluer le degr
11, 12, 13, 14 et 15 de la dapplication des
prcdente vrification. recommandations issues
des rapports de rvision
financire prcdents

SPECIMEN 31 : Format de Plan dAction ou de Redressement

97
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

17. GESTION FINANCIERE ET ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE

Dans ce chapitre, le Guide de gestion financire veut insister finalement sur la scurit de
mise, quant lutilisation de ce puissant outil, dsormais indispensable, quest lordinateur,
considrant sa vitesse et ses capacits de calcul et danalyse. Il sagit notamment de la scurit
lie aux donnes financires et aux moyens utiliss pour les produire et les conserver, soit via
logiciel comptable, soit sur tableur lectronique. Cette proccupation vaut autant pour les
ordinateurs utilisateur unique que pour ceux installs en rseau, et va au-del de lutilisation
normale des mots de passe au dmarrage de la machine ou daccs au logiciel. La destruction
volontaire ou accidentelle dun fichier peut faire perdre beaucoup dargent et de temps
linstitution. Il est donc prioritaire de disposer, en dehors de linstitution, dun lieu de
conservation des copies des logiciels et des fichiers qui, avec la documentation et les formulaires
en blanc, doivent permettre la poursuite du traitement des oprations avec le moins deffets
ngatifs possibles. Il existe plusieurs protocoles de sauvegarde des donnes (journalire,
hebdomadaire, mensuelle), et diffrents supports (lecteur ZIP, lecteur/graveur CD, disquette
rgulire, disquette grande capacit, logiciel de compression de fichiers, CD) favorisant le
stockage scuritaire des donnes. Linstitution ne doit pas hsiter consulter un professionnel de
linformatique pour ladoption dun protocole et des supports adapts sa situation propre.

98
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

18. LES QUESTIONS LES PLUS FREQUENTES SOULEVEES PAR LES


INSTITUTIONS PARTENAIRES

1) Est-ce obligatoire douvrir un compte de banque distinct pour tout nouveau contrat ?

A moins que ce ne soit spcifi dans le contrat, linstitution peut se servir du compte de
banque quelle utilise dj pour la gestion des fonds du projet.

2) Quelles sont les responsabilits contractuelles dune institution partenaire qui a sign
un Purchase Order vis--vis du projet HS-2004 ?

Linstitution a pour obligation de fournir les rsultats dcrits dans le P.O. Ce type de contrat
nexige pas la soumission de pices justificatives au projet mais les paiements sont
conditionns latteinte des rsultats attendus.

3) Que faire lorsquil nest pas possible deffectuer des dpts sur une base journalire
particulirement dans des endroits o il ny pas une banque proche de linstitution ?

Le projet encourage linstitution effectuer les dpts sur une base hebdomadaire et les
supporter adquatement (fiches de dpts, notes explicatives).

4) Les dpenses supportes par des reus sans en-tte sont-elles admissibles ?

Ces dpenses sont admissibles jusqu concurrence de 1,500.00 Gdes par transaction.
Linstitution doit viter le plus que possible deffectuer des achats sur le march informel qui
ne peut pas dlivrer des reus en bonne et due forme. Certaines dpenses supportes par des
reus sans en-tte pourraient tre analyses au cas par cas et en tenant compte de la
localisation de linstitution.

5) Comme pour les activits techniques, linstitution doit-elle laborer et mettre en place
un plan de supervision pour sa Direction Financire ?

Certainement. Ce plan de supervision devra mettre laccent sur lencadrement et la


formation continue.

6) Les directions Technique et Finance sont-elles des entits indpendantes au sein


dune institution ?

Linstitution est un tout cohrent. En ce sens, ces deux entits doivent travailler en troite
collaboration car une mauvaise communication entre les deux peut avoir un impact ngatif
sur les rsultats globaux de linstitution. A titre dexemple : les dpenses effectues au cours
dun mois ne seront pas rembourses par le projet si le rapport technique na pas encore t
reu.

7) Le paiement des salaires en dollars amricains est-il admissible ?

99
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Sans lapprobation du bailleur et notification, dans le contrat, les salaires ne peuvent tre
pays en dollars au personnel de linstitution. De plus, linstitution doit viter de payer des
salaires indexs (au taux du jour) son personnel. Cette politique doit tre galement
approuve par le bailleur.

8) Comment supporter adquatement une augmentation de salaires ?

Toute augmentation de salaires doit tre approuve par la direction de linstitution et


documente. Une copie de la note dapprobation doit tre classe dans le dossier de
lemploy qui en a bnfici.

9) Est-ce possible dmettre un contrat pour un employ mme sil intervient sur
diffrents projets ?

Un contrat doit tre mis pour tout employ financ par le projet HS-2004. Il doit spcifier
entre autres le salaire brut annuel ou mensuel de lemploy ainsi que le niveau deffort sur
chaque projet.

10) Que doit-on faire si linstitution na pas pu obtenir les trois cotations sollicites des
fournisseurs lors du processus dachat de biens ?

Une note crite doit supporter la slection du fournisseur. Les critres de slection doivent
tre prciss dans le tableau de comparaison de prix. Toutefois, le processus de sollicitation
des cotations doit tre document.

11) Quel barme utiliser pour le remboursement des frais de voyage ?

Linstitution doit utiliser le barme en vigueur pour le remboursement des frais de voyage
effectus en monnaie locale. Ce barme est mis jour priodiquement. Les frais de voyage
en dollars US sont par contre rembourss en regard des montants de per diem prvus par les
rglements fdraux.

12) Quelle est la mthode de paiement adopter lorsquune facture est libelle en dollars
US et en monnaie locale ?

Si linstitution effectue des dpenses partir dun budget en monnaie locale, le taux de
change doit tre prcis autant que possible sur la facture afin de justifier le mode de
paiement adopt. Si le budget de linstitution est en dollars US, le mode de paiement se fera
en tenant compte du rapport cots / avantages.

13) Le programme de rvision financire mis en place par le projet a-t-il pour objectif de
pnaliser une institution ?

Cette activit sinsre dans le cadre du plan dassistance dvelopp par le projet afin daider
les institutions renforcer leurs structures de gestion financire et comptable. A partir des
faiblesses identifies, un plan dassistance technique est mis en place par le projet qui
envisage des interventions afin daider linstitution corriger les faiblesses.

100
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

14) Quel est le champ dapplication de la procdure relative lannulation des factures
aprs paiement ?

Il est fait obligation linstitution dannuler les factures aprs paiement en y apposant le
sceau annul et en ajoutant les informations suivantes, particulirement lorsque la dpense
est supporte par plusieurs bailleurs : numro du chque par bailleur, identification du
bailleur, montant support par chaque bailleur, etc.

15) Dans le cadre du contrat ngoci avec le Projet HS-2004, il est fait obligation
linstitution douvrir un compte pour la gestion des fonds du projet. Qui aura
supporter les frais douverture et de gestion de ce compte ?

Linstitution supportera ces frais partir de la rubrique budgtaire Autres cots directs .

16) Les provisions sur boni sont-elles autorises ?

Les provisions sur boni ne sont pas autorises dans le cadre dun contrat de
type Remboursement de cots . Linstitution doit solliciter les fonds ncessaires pour le
paiement du boni au plus tard la fin du mois de novembre. Il est conseill dinclure le
montant du boni ncessaire dans la facture de demande de remboursement.

17) Une demande damendement rsultant dun dpassement budgtaire est-elle


acceptable par le projet?

En gnral, ceci est viter. Cette demande doit tre particulirement accompagne dune
justification technique. Et le projet donnera suite au cas par cas.

18) Lemploy en priode probatoire est-il assujetti au paiement des taxes sur salaires ?

Certainement. Linterprtation du code fiscal nous permet de conclure que tout revenu gagn,
en priode probatoire ou pas, est un revenu imposable.

19) Comment enregistrer le chque figurant dans le rapport du mois prcdent et qui a t
annul au cours du mois subsquent ?

La dpense relative au chque annul doit tre dduite des dpenses de la priode au cours
de laquelle le chque a t annul. Elle affectera la rubrique budgtaire laquelle se
rapporte ce type de dpense.

20) Qui est responsable du suivi des erreurs identifies dans un compte de banque ?

Linstitution est responsable dassurer le suivi des erreurs bancaires identifies suite une
conciliation de banque. Il est conseill de documenter toute communication avec la banque.

21) Comment enregistrer le remboursement des dpenses rcuses dans les livres de
linstitution ?

101
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Si le contrat auquel se rapporte les dpenses rcuses est dj ferm, linstitution supportera
le remboursement des dpenses rcuses partir de ses fonds propres. Les fonds disponibles
sur le contrat en cours ne peuvent tre utiliss.

22) Quel traitement accorder aux chques en circulation la fermeture du contrat y


relatif ?

Ces chques reprsentent des fonds rembourser au bailleur sils ne sont pas pays par la
banque leurs bnficiaires.

23) Existe-il un dlai pour le tirage dun chque la banque ?

En gnral, la banque peut ne pas procder au paiement dun chque six mois aprs sa date
dmission.

24) Peut-on procder la correction dun rapport de dpenses dj soumis et rembours


par le projet HS-2004 ?

Non. Toute correction doit tre enregistre dans le prochain rapport de dpenses.

25) Le solde de fonds de fin du mois prcdent peut-il tre diffrent de celui du dbut du
mois suivant ?

Le solde de fonds du dbut dun mois doit tre gal celui de la fin du mois prcdent. Tout
ajustement se fera au cours du mois pour lequel le rapport na pas encore t soumis.

26) Les factures des fournisseurs doivent-elles tre mises au nom des employs ou de
linstitution ?

Toutes les factures doivent tre mises au nom de linstitution, lexception des
demandes de remboursement qui doivent tre supportes par des notes explicatives.

102
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

GLOSSAIRE

Cette section prsente certains termes cls et dfinitions dont le sens prte souvent
confusion. Cette liste nest pas exhaustive et peut tre complte par linstitution.

Analyse des cots Etude des cots des ressources ncessaires (telles que le personnel,
les fournitures et lquipement) pour raliser un projet, un
programme, un service ou une autre activit.

Audit financier Examen priodique formel des comptes et documents financiers


dune organisation ou dun programme, gnralement dans le but
de vrifier si les fonds ont t utiliss comme ils devraient ltre et
conformment aux normes et pratiques de gestion financire.

Autosuffisance Niveau de dveloppement organisationnel atteint lorsquune


organisation est capable de fonctionner indpendamment de
lassistance extrieure (des bailleurs de fonds). Les organisations
autosuffisantes sont capables de mobiliser toutes sortes de
ressources pour viter de dpendre dune source de crdit unique et
davoir la capacit de gestion et de leadership pour adapter leurs
programmes un environnement en volution.

Bilan Etat financier rsumant les valeurs en actif et passif et les rserves
dune organisation un moment prcis.

Bon de commande Document qui matrialise une commande, en dfinit les conditions
et engage lacheteur vis--vis du fournisseur.

Bon de rception Document manant du service de la rception, sur lequel figure la


description des marchandises reues.

Budget Plan daction exprim en chiffres.

Centre de cot La plus petite unit dactivit ou le plus petit domaine de


responsabilit pour lequel on accumule des cots.

Chques en circulation Se dit dun chque que le bnficiaire na pas encore touch et que
lon ne portera au dbit du compte sur lequel il a t tir quaprs
son traitement par la chambre de compensation.

Comptabilit de caisse Mthode qui consiste ne comptabiliser les produits et les charges
quau moment ou les oprations en cause donnent lieu des
rentres ou des sorties de fonds.

Comptabilit dexercice Mthode qui consiste tenir compte, dans la dtermination du


bnfice dune entreprise, des produits et des charges dcoulant

103
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

des oprations dun exercice lorsque les produits sont gagns et les
charges engages, sans considration du moment o les oprations
sont rgles par un encaissement ou un dcaissement ou de toute
autre faon.

Compte client Compte de tiers dans lequel on inscrit les sommes recouvrer dun
tiers.

Compte fournisseur Compte de tiers dans lequel on inscrit les sommes payer un
tiers.

Conciliation bancaire Etat comptable faisant ressortir les diffrences entre le solde du
compte de banque et le solde du compte Banque dans les livres de
lentreprise.

Contrle budgtaire Consiste en la comparaison des donnes chiffres dtermines en


fin de contrat avec les donnes chiffres prvisionnelles.

Contrle interne Organisation structurelle de lentreprise dfinie par ses cadres


suprieurs et agencement des systmes tablis en vue dassurer,
dans toute la mesure du possible, une gestion saine et efficace des
affaires, la prservation du patrimoine, la fiabilit des registres
comptables et la publication en temps opportun de linformation
financire.

Cot-efficacit Mthode permettant de mesurer lefficience dun programme en


comparant le cot limpact, sur la base dun indicateur tel que le
taux dutilisation des contraceptifs. Une tude cot-efficacit a
pour but didentifier les stratgies de programme et les modes
oprationnels susceptibles dassurer le maximum dimpact au
moindre cot.

Cots dexploitation (Egalement appels dpenses de fonctionnement ou cots


rcurrents). Ce sont des dpenses ordinaires pour le
fonctionnement des programmes et la fourniture des services, qui
sont encourues chaque anne.

Cots directs Cots associs directement un service ou une catgorie de


services spcifiques ; par exemple, les frais de personnel lis la
prestation dun service.

Cots indirects Cots oprationnels dune organisation qui sont partags par plus
dun service, dune catgorie de services ou dun dpartement (tels
la maintenance des btiments et les dpenses utilitaires).

Cot standard Cot soigneusement dtermin, qui devrait tre atteint. Sexprime
habituellement lunit.

104
GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Cot unitaire Cot total divis par un dnominateur appropri, comme les heures
de main-duvre, les heures-machines ou les units de produit.

Cots variables Cots qui varient proportionnellement au nombre de personnes


servies ou la quantit de services offerts ; par exemple, la
quantit de mdicaments, de contraceptifs et de fournitures
cliniques utilises pour la prestation des services.

Cots fixes Cots qui ne varient pas proportionnellement au nombre de


personnes servies ou la quantit de services offerts ; par
exemple, les dpenses du sige central, les assurances, les loyers,
les salaires et lamortissement de lquipement.

Inventaire physique Opration consistant dterminer une date prcise (le plus
souvent la fin dun exercice) la situation relle, en quantit et en
valeur, des articles stocks ou existants.

Pice justificative Document constatant lexistence dune opration qui a donn lieu
une criture comptable.

Plan comptable Liste codifie de comptes classs selon leur nature et selon les
diffrentes fonctions de lentreprise, tablie en vue de permettre
une meilleure interprtation de linformation financire.

Registres comptables Livres, pices justificatives et toute autre documentation


comptable.

Revenus Argent touch par le biais des ventes de mdicaments, de


contraceptifs, etc., de services et dhonoraires.

Salaire brut Revenu gagn par un salari avant les retenues salariales.

Salaire net Somme dargent reue effectivement par un salari aprs dduction
des retenues salariales.

Supervision Ensemble des activits qui visent sassurer que le personnel


accomplit ses taches avec efficacit et devient plus comptent
dans sa fonction.

Systme comptable Rseau de communication structur qui donne les renseignements


ncessaires pour planifier, contrler, prendre des dcisions et
valuer. Les systmes comptables sont jugs par la manire dont
ils aident promouvoir les buts de lentreprise et pousser le
personnel atteindre ces buts.

Temps direct de services Temps que chaque personne alloue la prestation directe des
services.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

Vrification interne Mthodes et mesures coordonnes au sein dune entreprise et


conues pour : a) promouvoir le rendement, b) encourager le
personnel considrer les objectifs et les politiques de
ladministration comme les siens, c) vrifier lexactitude et la
validit des donnes de lentreprise et d) prserver les actifs.

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GUIDE DE GESTION FINANCIERE Projet HS 2004

BIBLIOGRAPHIE

MSH: Utiliser les outils danalyse des cots et des revenus Le Management volume VII #
2, 1998

K. Larson, M. Zin, M. Nelson, M. Lgar, G. Perron : Initiation la comptabilit


financire, IRWIN, 5me Edition

Charles T. HORNGREN : Comptabilit analytique de gestion, 3me dition, Editions HRW


Lte Montral

MSH / HS 2004 : Le rapport sur la formation en gestion financire organise par le projet
HS 2004 KALIKO, Mai 2003

MSH : A la recherche dun vocabulaire commun - Glossaire des termes de Gestion


Management de la Planification Familiale, Volume IV, numro 3, 1995

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