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Déclaration des Pratiques d’Archivage Guide méthodologique Juin 2013 Version 1 1

Déclaration des Pratiques d’Archivage

Guide méthodologique

Juin 2013 Version 1
Juin 2013
Version 1
Ce suivantes : document a été élaboré avec la collaboration des  dans le cadre

Ce

suivantes :

document

a

été

élaboré

avec

la

collaboration

des

dans le cadre du groupe projet restreint :

personnes

Marie-Noëlle BILLEBOT

Chef de projet Hôpital 2012, ANAP

Vincent MAUGIS

Gestionnaire de connaissances, ANAP

Audrey SPITERI

Juriste, ANAP

Antoine MEISSONNIER

Adjoint au Chef du Bureau de la gestion, de la sélection et de la collecte, Service Interministériel des Archives de France

Nathalie BERRIAU

Coordonnatrice, GIP Ascodocpsy

Blandine MAURIER

Membre de commission archives hospitalières du GIP Ascodocpsy, Responsable Archives, CH Saint Jean de Dieu - GIP Ascodocpsy

Jean-Marc RIETSCH

Président, FEDISA

Sophie ALEXANDROU

Consultante, Colombus Consulting

dans le cadre du groupe projet élargi :

Eléonore ALQUIER

Responsable de la mission des archives de France auprès des Ministères sociaux

Martine AUTRAN

Directeur du Systèmes d’Information, CH de Gonesse - Présidente du Collège des DSIO de CH

Anne-Marie BAILLOUX

Responsable archives, CHU de Tours - Membre de l’Association des Archivistes Français

Amandine CLERC

Archiviste du département des archives de l’AP-HP, responsable du service collecte et relations avec les établissements et le Siège

Sylvie COIFFARD

Directeur Organisation et Systèmes d’Information, Groupe Medi-partenaires - Représentante de la FHP

Dr Olivier CORNIOU

Directeur du Département d’ Information Médicale et responsable Archives Médicales Centre Chirurgical Marie Lannelongue

Dominique DENOUS

Responsable des Services Généraux, ANAP

Michèle DUBREUIL

Chef de projet Institut Gustave Roussy (Unicancer)

Isabelle GIBAUD

Co-présidente IHE France Syndicat Interhospitalier de Bretagne

Patrice GUERIN

Conservateur des archives de l’AP-HP

Alexis GRZES

Directeur Système d’Information et

  Organisation, CHRU de Lille - Collège des DSI de CHU Béatrice HIVERT-NISET Responsable Archives
 

Organisation, CHRU de Lille - Collège des DSI de CHU

Béatrice HIVERT-NISET

Responsable Archives - CH de Gonesse

Dr François IHUEL

Médecin DIM Institut Hospitalier Franco- Britannique

Marie-Laure KERVEGANT

Responsable Archives, CH Bretagne Atlantique - Membre Association des Archivistes Français

Gilles LATOURNERIE

Responsable Archives, CHU de Nantes - Représentant Association des Archivistes Français

Aurélie LEROY-FRANGEUL

Responsable Archives, CHU de Rennes Membre Association des Archivistes Français

Alain PERCHEC

DSI CH de Meaux Membre du Collège des DSIO de CH Ile-de-France

Dr Christine RIOU

Médecin DIM CHU de Rennes

Pascale SAUVAGE

Responsable du Bureau Programmation et Qualité - ASIP Santé

SOMMAIRE 1. Objet du document 5 2. Etablir une Déclaration des Pratiques d’Archivage 6 3.

SOMMAIRE

1. Objet du document

5

2. Etablir une Déclaration des Pratiques d’Archivage

6

3. Identifier les personnes en charge de l’élaboration de la Déclaration des

Pratiques d’Archivage

7

4. Construire la Déclaration des Pratiques d’Archivage

8

5. Faire vivre la Déclaration des Pratiques d’Archivage et l’actualiser

9

6. Annexe 1 : Plan documenté

10

a) Objet du document

10

b) Périmètre / Champs d’application

10

c) Infrastructures d’archivage mises en place

11

d) Principes de sécurité mis en place

11

e) Fonctions principales couvertes par la Déclaration des Pratiques d’Archivage

 

12

7. Annexe

2 : Glossaire

17

8. Annexe 3 : Liste des sigles

20

1. Objet du document Ce document est consécutif à la définition de la Politique d’Archivage.

1. Objet du document

Ce document est consécutif à la définition de la Politique d’Archivage. Il a pour objet de décrire les modalités de réalisation de la Déclaration des Pratiques d’Archivage.

La Déclaration des Pratiques d’Archivage est constituée d’un document principal et d’annexes techniques. Les annexes peuvent être confidentielles pour des raisons de sécurité.

Fondamentaux de l’archivage 1/ Définition du document Est appelé document toute information portée sur un support quelles que soient sa forme ou ses caractéristiques et constituant une unité. Un document peut être structuré, semi structuré ou non structuré. Sa conservation peut être à court, moyen ou long terme et doit être sécurisée.

2/ Définition des archives (article L 211-1 du Code du Patrimoine) Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.

En France, cette notion d’archives englobe deux concepts :

- le document en cours de production ;

- le document figé et finalisé.

Les établissements publics ou privés chargés d’une mission de service public produisent des archives publiques et sont en conséquence soumis à des obligations spécifiques en matière de gestion des systèmes d’information et de gestion des archives publiques (livre II du Code du Patrimoine). Les établissements privés peuvent s’appuyer sur une partie de ces obligations comme des recommandations à mettre en œuvre.

3/ Définition de l’archivage L’archivage consiste à conserver des documents sur support papier ou électronique dans le but de pouvoir les interroger, en permettre l’accès aux personnes autorisées à le faire et les restituer sur le temps long afin de garantir des droits ou à des fins de recherche. L’archivage vise donc à évaluer et sélectionner les documents utiles à ces fins et à lutter contre tout facteur de dégradation de l’information et notamment, dans le contexte numérique, l’obsolescence rapide des formats de représentation des données, des solutions de lecture de ces formats (logiciels) ainsi que des supports.

4/ Définition du cadre de référence technique de l’archivage électronique en santé

Les pratiques d’archivage s’appuient sur le Cadre d’Interopérabilité des Systèmes d’Information de Santé et sur la Politique Générale de Sécurité des Systèmes d’Information des SI. Le CI-SIS spécifie les standards (le plus souvent internationaux) à utiliser en adéquation avec IHE (Integrating the Healthcare Enterprise). Les établissements publics ou chargés d’une mission de service public doivent en outre respecter le référentiel général de sécurité (RGS) et le référentiel général d’interopérabilité (RGI, qui prescrit l’usage du standard d’échange des données pour l’archivage).

2. Etablir une Déclaration des Pratiques d’Archivage Si les pratiques d’archivage des documents * 1

2. Etablir une Déclaration des Pratiques d’Archivage

Si les pratiques d’archivage des documents* 1 papier dans l’établissement sont déjà formalisées, il convient de les intégrer ou de les mentionner dans la Déclaration des Pratiques d’Archivage. Sinon, l’établissement doit les élaborer dans le cadre de la Déclaration des Pratiques d’Archivage.

1 1 Les termes suivis d’un astérisque sont définis dans le glossaire page 17.

3. Identifier les personnes en charge de l’élaboration de la Déclaration des Pratiques d’Archivage Il

3. Identifier les personnes en charge de l’élaboration de la Déclaration des Pratiques d’Archivage

Il est recommandé que la Déclaration des Pratiques d’Archivage soit sous la responsabilité du chef de projet nommé par l’Autorité d’archivage. Il s’appuie sur les acteurs techniques identifiés dans la Politique d’Archivage. Ces acteurs (ou leurs représentants) peuvent être :

Représentant de la Direction des Systèmes d’Information,

Responsable de la politique de sécurité des SI,

Responsable du service des archives,

Responsable du Département d’Information Médicale,

Responsable du département qualité et gestion des risques.

4. Construire la Déclaration des Pratiques d’Archivage La Déclaration des Pratiques d’Archivage est un document

4. Construire la Déclaration des Pratiques d’Archivage

La Déclaration des Pratiques d’Archivage est un document susceptible d’évoluer fréquemment, qui comporte des données pouvant être sensibles et à diffusion restreinte.

Afin d’en faciliter l’administration, il est conseillé de construire le document avec une partie principale et des annexes :

La partie principale comprend les éléments génériques, stables et non sensibles,

Les annexes sont réservées aux éléments susceptibles d’évoluer régulièrement (architecture technique, procédures) ou d’être confidentiels et à diffusion restreinte.

L’administration de la Déclaration des Pratiques d’Archivage est sensiblement différente suivant que l’archivage est internalisé ou externalisé.

En cas d’externalisation de l’archivage chez un tiers-archiveur*, il appartient à celui-ci de maintenir en état la Déclaration des Pratiques d’Archivage relative à son périmètre suivant les préconisations de la Politique d’Archivage. L’établissement réduit le périmètre de sa propre Déclaration des Pratiques aux actions qu’il assure et fait référence à la Déclaration des Pratiques du tiers-archiveur. Il contrôle la prestation du tiers-archiveur au regard d’une obligation de résultats, définie contractuellement suivant les objectifs de la Politique d’Archivage de l’établissement et la législation en vigueur, assortie au besoin d’un droit de regard.

5. Faire vivre la Déclaration des Pratiques d’Archivage et l’actualiser La Déclar ation des Pratiques

5. Faire vivre la Déclaration des Pratiques d’Archivage et l’actualiser

La Déclaration des Pratiques d’Archivage doit être mise à jour au fur et à mesure des évolutions techniques et réglementaires. La Déclaration des Pratiques d’Archivage est présentée aux instances suivant la même périodicité que la Politique d’Archivage.

6. Annexe 1 : Plan documenté a) Objet du document b) Périmètre / Champs d’application

6. Annexe 1 : Plan documenté

a) Objet du document

b) Périmètre / Champs d’application

Le périmètre concerne tout document archivé, mentionné dans la Politique d’Archivage.

L’archivage peut être internalisé ou externalisé.

Dans le cadre de l’externalisation de l’archivage, ce document fait référence à la Déclaration des Pratiques d’Archivage du tiers-archiveur.

Elle s’applique à toute personne intervenant dans la procédure d’archivage.

Dans le cas d’une Politique d’Archivage appliquée au Dossier Patient, les périmètres respectifs de la Politique d’Archivage et de la Déclaration des Pratiques d’Archivage sont les suivants :

Processus d’archivage du Dossier Patient c) Infrastructures d’archivage mises en place Décrire de manière
Processus d’archivage du Dossier Patient c) Infrastructures d’archivage mises en place Décrire de manière

Processus d’archivage du Dossier Patient

c) Infrastructures d’archivage mises en place

Décrire de manière synthétique les environnements techniques et physiques dédiés à l’archivage.

d) Principes de sécurité mis en place

Les politiques de sécurité physique et informatique de l’établissement doivent être révisées afin d’intégrer les particularités liées à l’archivage.

L’attention doit être en particulier portée sur les notions d’intégrité* (à garantir sur de longues durées), de traçabilité des documents et de conservation sécurisée (réplication ou

duplication sur sites distants). Les principes de sécurité issus de la norme ISO 27 001

duplication sur sites distants).

Les principes de sécurité issus de la norme ISO 27001 s’appuient sur :

La politique de sécurité de l’établissement,

L’organisation de la sécurité de l’information,

La responsabilisation des acteurs :

o

Gestion des biens/actifs,

o

Sécurité au niveau des ressources humaines,

o

Sécurité physique et environnementale,

o

Gestion opérationnelle et de communication,

o

Contrôles d’accès.

La maîtrise des accès :

o

Contrôle du régime d’habilitation,

o

Identification et authentification des acteurs de santé,

o

Identification et authentification des patients,

o

Acquisition, développement et maintenance des systèmes d’information,

o

Gestion des remontées d’incidents en matière sécuritaire,

o

Gestion de la continuité d’activité,

o

Conformité.

Il n’y a pas d’exigence supérieure aux politiques de sécurité des établissements sur les critères de disponibilité et de confidentialité.

e) Fonctions principales couvertes par la Déclaration des Pratiques d’Archivage

Les fonctions décrites ici sont données à titre indicatif.

Les fonctions à détailler doivent répondre aux exigences telles qu’exprimées dans la Politique d’Archivage. Il est donc nécessaire de les décrire en prenant en compte l’infrastructure existante et les exigences de sécurité définies dans la Politique d’Archivage ainsi que les niveaux de service attendus.

Elles détaillent les solutions techniques nécessaires à la mise en place des processus d’archivage détaillés dans le guide méthodologique de la Politique d’Archivage.

En cas d’externalisation de l’archivage, les niveaux de services attendus seront intégrés et précisés dans la convention de service mise en place.

Les grandes fonctions de l’archivage sont les suivantes :

Préparation des documents à verser,

Versement*,

Stockage,

Sécurité et contrôle des accès

 Gestion des métadonnées*,  Interrogation et communication des documents d’archives ,  Jo urnalisation

Gestion des métadonnées*,

Interrogation et communication des documents d’archives,

Journalisation d’événements,

Administration.

Préparation des documents à verser

Vérifier que les documents à préparer sont ceux attendus,

Compléter/vérifier les métadonnées des documents,

Mettre en forme suivant le format de conditionnement attendu (pour les données numériques respect du XDM-XDS/SEDA*).

Versement

Les différentes sous-fonctions du versement sont les suivantes :

Réceptionner les documents versés,

Vérifier que les documents transmis ont bien été réceptionnés dans leur intégralité et sans altération (calcul d’empreinte* le cas échéant),

Contrôler que les documents versés sont conformes et respectent bien le protocole XDM-XDS/SEDA, et mettre en œuvre un traitement des non-conformités,

Réaliser des échanges entre le SAE* et le service versant qui attestent de la prise en charge des documents (émission d’un bordereau de versement, validation, accusé de réception sous forme de messages XML standardisés comme proposés par les formats XDS/XDM et le SEDA),

Coordonner les mises à jour côté stockage et métadonnées de gestion (application d’une DUA* par exemple).

Stockage

Cette étape consiste à garantir la pérennité* et l’intégrité de l’ensemble des documents conservés. Elle se décompose suivant les sous-fonctions listées ci-après :

Réceptionner les contenus des documents et les transférer physiquement vers le volume de stockage le mieux adapté en fonction des conditions d’archivage requises (durée de conservation, niveau de sécurité,…),

Envoyer un accusé de réception,

Conserver de manière sécurisée les documents (réplication des données sur des sites distants, attention portée au support et aux caractéristiques des salles de serveurs (sécurité incendie, inondation, modes d'accès physiques, climatisation, présence d'onduleurs, de groupes électrogènes )

Traiter la destruction des documents d’archives. Cette sous-fonction est décomposée en plusieurs étapes :

o

Elaboration d’une liste de documents à supprimer,

o

Validation par l’administrateur et les Archives Départementales,

o

Suppression effective des documents.

 G arantir l’intégrité de l’ensemble des documents d’archives en vérifiant cette intégrité plus ou

Garantir l’intégrité de l’ensemble des documents d’archives en vérifiant cette intégrité plus ou moins régulièrement en fonction du niveau de sécurité requis,

Gérer la surveillance des supports et les migrations* requises en conséquence par le système. Ces migrations interviennent soit de façon planifiée soit pour corriger des erreurs détectées sur tel ou tel support,

Gérer les identifications et validations de formats à l'entrée du système, gérer les conversions de format,

de

Préparer

les

documents

diffusés

suite

à

une

sollicitation

du

processus

communication,

Fournir les statistiques concernant l’exploitation relative aux capacités utilisées par rapport aux différents supports et espaces de stockage, ainsi que l’état des supports de communication des documents d’archives, compléments aux statistiques de consultation.

Sécurité et contrôle des accès

Cette fonction essentielle est destinée à assurer la confidentialité des données ainsi que la sécurité de fonctionnement du SAE afin d’éviter toute opération non autorisée. On distingue ainsi deux grands types de contrôles :

Contrôle des droits d’accès au SAE (authentification des utilisateurs et paramétrages liés)

Contrôle des droits d’accès aux documents d’archives et à leurs métadonnées

La mise en œuvre de cette fonction se fait dans le respect strict des éléments de sécurité tels que prévus par la PSSI.

Gestion des métadonnées

La finalité de cette fonction est d’assurer la gestion des documents conservés par le système. Cette gestion doit permettre l’enrichissement et/ou l’ajout de métadonnées destinées à décrire les archives par rapport à leur contexte, leur contenu, leur structure et leur évolution au cours du temps.

La fonction gestion des métadonnées descriptives est en général gérée au travers d’une base de données et se décompose en deux sous-fonctions :

Maintenir le lien entre les données d’indexation et la localisation des données sur les espaces de stockage,

Mettre à jour les métadonnées et au besoin en enregistrer de nouvelles suite à un versement ou à une opération de migration / conversion.

Interrogation et communication des documents d’archives

Cette fonction permet à l'utilisateur, qu’il s’agisse d’un service de soin, d’un patient ou d’un chercheur, de retrouver dans un premier temps une information et dans un deuxième temps d’obtenir la restitution du document archivé. Les sous-fonctions correspondantes sont les suivantes :

Vérifier les autorisations d’accès des utilisateurs, leur habilitation,

Vérifier la communicabilité des documents d’archives,

 Exécuter les requêtes destinées à rechercher les éléments réclamés par l’utilisateur et assurer le

Exécuter les requêtes destinées à rechercher les éléments réclamés par l’utilisateur et assurer le lien avec le stockage afin d’obtenir les contenus d’information désirés,

Contrôler l’intégrité de l’information obtenue en retour,

Mettre en forme les données, résultat de la recherche, avant leur communication,

Communiquer les informations diffusées aux utilisateurs.

Journalisation

L’objectif de cette fonction est d’assurer la conservation et la séquentialité des événements du SAE, elle gère deux grands types d’événements :

Les événements systèmes directement liés à l’exploitation (technique) du SAE

Les événements correspondant au cycle de vie des objets archivés

Ces derniers sont conservés dans les mêmes conditions de sécurité et de pérennité que les objets archivés auxquels ils se rapportent.

Administration

L’objectif de cette fonction est d’assurer l’exploitation d'ensemble du service des archives tant au niveau des utilisateurs qu’à celui de son fonctionnement interne. Les principales sous-fonctions à prendre en considération, classées par thèmes, sont les suivantes :

Exploitation :

o

Gérer la configuration du matériel et du SAE consistant à en assurer la maîtrise technique destinée à surveiller en permanence son fonctionnement global,

o

Contrôler l’exploitation du SAE, son fonctionnement et ses performances en fonction de l’utilisation qui en est faite. Par ailleurs dès qu’une anomalie, quelle qu’elle soit est détectée, une alerte est automatiquement générée et transmise pour information et traitement.

Sécurité :

o

Assurer la protection de l’ensemble des documents gérés par le SAE en particulier en matière de confidentialité,

Permettre la restauration totale ou partielle des documents suite à un sinistre.

o

Conformité :

o

Élaborer et maintenir des standards et règles applicables au SAE comme les normes ou formats applicables, l’ensemble des procédures à suivre pour les opérations de versement, de migration ou de conversion pour le stockage afin d’éviter l’obsolescence du SAE,

Gérer les protocoles de versement en définissant les modalités d’échange et de transfert.

o

Évolutivité :

o Poursuivre le développement de stratégies et de standards de pérennisation afin d’anticiper au mieux d’une part les changements à venir concernant l’évolution des exigences et d’autre part les changements technologiques

nécessitant des migrations et autres conversions.  Réversibilité : o Cette fonction assure la possibilité

nécessitant des migrations et autres conversions.

Réversibilité :

o Cette fonction assure la possibilité de récupérer des archives à partir du SAE, étant entendu que seront restitués non seulement les documents d’archives mais également les événements correspondants enregistrés dans les journaux à l’intérieur du SAE.

7. Annexe 2 : Glossaire Terme Définition Archives Ensemble des documents quels que soient leur

7. Annexe 2 : Glossaire

Terme

Définition

Archives

Ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (Code du Patrimoine, livre II, art. L 211-1).

Archives

Documents nécessaires à la gestion des affaires en cours et, comme tels, utilisés fréquemment par les services qui les ont produits.

courantes

Archives

Documents conservés à des fins de preuve même s’ils ne sont plus utilisés au quotidien.

intermédiaires

Archives

Documents conservés au-delà de leur Durée d’utilité Administrative, en raison de leur valeur patrimoniale (historique, statistique, scientifique) ou de leur intérêt public permanent.

définitives

Authenticité

Qualité d'un document ou d'une donnée dont l'origine, la réalité et l'auteur sont certifiés et incontestables. Dans le monde numérique, la signature électronique* est le procédé permettant de garantir cette qualité (Définition DISIC).

Commission

Commission créée par la loi du 17 juillet 1978 dans le but d’assurer l’accès des citoyens aux documents administratifs. Cette loi reconnaît à toute personne le droit d'obtenir communication des documents administratifs détenus dans le cadre de sa mission de service public par une administration, quel que soient leur forme ou leur support.

d’Accès

aux

Documents

Administratifs

(CADA)

Document

Toute information portée sur un support quelles que soient sa forme ou ses caractéristiques et constituant une unité.

Document

non

Document sans structure formelle, qui n’est au mieux exploitable que par un humain.

structuré

Document semi- structuré

Document dont l’interprétation est partiellement possible par un traitement informatique. Une partie du contenu n’est au mieux exploitable que par l’humain (texte, image, son, etc.), alors qu’une autre partie peut être comprise par un système informatique.

Document

Document dont l’interprétation complète est possible par un système informatique. Les informations sont agencées de façon structurée, par exemple :

structuré

au moyen de balises, ou dans des bases de données, champs des bases de données, qui offrent des possibilités de codes et requêtes automatisées des langages informatiques.

Durée

d’Utilité

Durée de conservation d’un document nécessaire à la gestion des dossiers actifs des affaires en cours et utile à des fins juridiques. Les DUA de chaque document ainsi que leur sort final sont rappelés dans les référentiels et les tableaux de gestion.

Administrative

(DUA)

Empreinte Résultat d’une fonction de hachage appliquée sur une suite de caractères numériques de longueur

Empreinte

Résultat d’une fonction de hachage appliquée sur une suite de caractères numériques de longueur quelconque (par exemple un document numérique) visant à réduire celle-ci en une donnée de longueur fixe représentative de cette suite de caractères. L’empreinte est l’un des éléments permettant de vérifier l’intégrité physique d’un document, d’un flux, d’un lot, d’une transmission,… Cette empreinte est unique pour chaque suite de caractères numériques traitée.

Gestion Electronique des Documents

Outil informatique permettant d'organiser et de gérer des documents ou données électroniques au sein d'un organisme (Définition DISIC).

Horodatage

Technique permettant d’associer à un document une date certaine en référence à un système de temps donné et reconnu ; cette date peut être la date à laquelle un document est émis ou la date à laquelle un document fait l’objet d’une opération de gestion (Définition DISIC).

Intégrité

Qualité d'un document ou d'une donnée qui n'a pas été altéré. Dans le monde numérique, un document ou une donnée est réputé intègre si son empreinte à un temps t+1 est identique à l'empreinte prise à un temps t.

Intelligibilité

Caractère de ce qui peut être compris aisément. L’intelligibilité ne doit pas être confondue avec la lisibilité qui est le caractère de ce qui peut être lu sans garantie de bonne compréhension.

Journal

des

Enregistrement des actions humaines ou techniques intervenant dans le système d'information (Définition DISIC).

événements

Métadonnée

Ensemble des données caractérisant d'un point de vue technique, structurel et contextuel un document ou une donnée et fournissant l'information indispensable à sa gestion, son accessibilité et son exploitation.

Migration

Opération consistant à changer le format, le support ou le système utilisé pour représenter, stocker ou gérer des documents ou données en vue de leur pérennisation (Définition DISIC).

Pérennité

Etat inaltéré pendant une durée définie par des exigences locales, législatives et réglementaires ; fait d’être durable dans le temps.

Sauvegarde

Opération technique destinée à assurer, par une copie de sécurité, la continuité de l'exploitation d'un système informatique en cas d'incident (Définition DISIC).

Signature

Mécanisme qui permet l’identification de l’auteur d’un document électronique et la garantie de son intégrité par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier. Donnée ajoutée à une donnée ou à un ensemble de données et garantissant l’origine de cette ou ces données, c’est-à-dire certifiant l’authenticité de l’émetteur.

électronique

Standard Modélisation des différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre

Standard

Modélisation des différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de documents ou données, s'accompagnant d'une modélisation de la description des données qui seront échangées lors de ces transactions. Le standard propose des schémas XML pour la mise en œuvre de ces transactions fixant la forme des messages échangés ainsi que la forme de la description des données échangées.

d’échange

de

données

pour

l’archivage

(SEDA)

Système

 

d’Archivage

Ensemble d'infrastructures matérielles et logicielles permettant de conserver et de restituer des documents ou données électroniques sur le long terme en garantissant leur intégrité et leur lisibilité.

Electronique

(SAE)

Tableau

de

Etat des documents produits ou reçus par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage des archives définitives. Le tableau de gestion fixe pour chaque type de documents la durée d’utilité administrative (DUA), le cas échéant, les délais de versement au service d’archive compétent pour les recevoir, le sort final à réserver à ces documents à l’issue de la DUA et les modalités de tri à lui appliquer (Association des Archivistes Français, Abrégé d’archivistique).

gestion

Tiers-Archiveur

Personne physique ou morale qui se charge pour le compte de tiers d'assurer et de garantir la conservation et l'intégrité de documents.

Versement

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe au service des archives.

8. Annexe 3 : Liste des sigles AAF : Association des Archivistes Français AD :

8. Annexe 3 : Liste des sigles

AAF : Association des Archivistes Français AD : Archives Départementales ANAP : Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico- sociaux ASIP : Agence des Systèmes d’Information Partagés de Santé CADA : Commission d’Accès aux Documents Administratifs CDA : Clinical Document Architecture Format CI_SIS : Cadre d’Interopérabilité des Systèmes d’Information de Santé CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés CNOM : Conseil National de l’Ordre des Médecins CRUQPC : Commission des Relations avec les Usagers et de la Qualité de la Prise en Charge Médicale DIM : Département de l’Information Médicale DISIC : Délégation Interministérielle des Systèmes d’Information DMP : Dossier Médical Personnel DP : Dossier Patient DPA : Déclaration des Pratiques d’Archivage DPI : Dossier Patient Informatisé DSI : Directeur des Systèmes d’Information DSIO : Directeur des Systèmes d’Information et de l’Organisation DUA : Durée d’Utilité Administrative ES : Etablissement de Santé GED : Gestion Electronique de Documents HAS : Haute Autorité de Santé HN : Programme Hôpital Numérique

IHE-IT: Integrating the Healthcare Enterprise (IHE) - IT

OAIS : Open Archivage Information System (Système ouvert d’Archivage d’Information) RGI : Référentiel Général d’Interopérabilité RGS : Référentiel Général de Sécurité PGSSI : Politique Générale de Sécurité des Système d’Information PSSI : Politique de Sécurité des Systèmes d’Information SAE : Système d’archivage électronique SEDA : Standard d’Echange de Données pour l’Archivage SI : Système d’Information SIAF : Service interministériel des Archives de France SIH : Système d’Information Hospitalier