UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

PROGRAMA DE PRCTICAS ESTUDIANTILES
EN LA COMUNIDAD - PROPEC -
PRCTICA PROFESIONAL DE CONTADURA PBLICA Y AUDITORA

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE LA DIRECCIN

DEPARTAMENTAL DE EDUCACIN DE CHIMALTENANGO, DESDE
EL PUNTO DE VISTA DE AUDITORA OPERACIONAL

INFORME GERENCIAL

Guatemala, noviembre de 2016

 INFORME GERENCIAL

REVISADO Y APROBADO POR:

____________________________
Lic. Vctor Mariano lvarez Chvez
DOCENTE SUPERVISOR
 INFORME GERENCIAL

Lic. Vctor Mariano lvarez Chvez

DOCENTE SUPERVISOR

ELABORADO POR:

COORDINADOR DEL EQUIPO DE TRABAJO NO. CARN

Eswin Alejandro Elas Carreto 200913197

INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO

Zoila Waleska Escobar Gmez 200818200
Analy Arleth Herrera 200912483
Amilcar Encarnacin Matul Coronado 200912696
Mayra Judith Boror Chaicoj 200912721
Darwin Josu Socop Alarcn 200912810
Endy Fabiola Ajtn Garca 200912950
Edn Adolfo Concoha Guamuch 200913592
Arely Estela Sebastin Sontay 200913747
Lexer Daniel Gmez Moscoso 200913970
Teresa Miriam Elisa Caxaj Girn 200914016
Edvin Ricardo Lemus Paz 200914175
Oliver Alexander Hernndez Chinchilla 200914394
Edgar Samuel vila 200914519
Sandra Elizabeth Moreno Leiva 200914838
Hellen Suzeth Arriaga Castillo 200920230
Diego Orlando Palencia Morales 200920372
Joselyn Andrea Marisol Archila Ortz 200920483
Liz Jacqueline Reyes Rodas 200920699
Ral Ivn Morales Chajn 200920734
INTEGRANTES No. CARN
Heidy Carina Ordoez Chvez 200920973
Azucena Guadalupe Gmez Arrecis 201010726
Brenda Elizabeth Bermudez lvarez 201011535
Giovanni Alexander Chvez Jurez 201012004
Jorge Luis Escobar Martnez 201012155
Lilian Amparo Lpez Ramrez 201012263
Cindy Marleny Garca Ramos 201012267
Vernica Marina Gonzlez Marroqun 201012306
Magdalena Gomari Alvarado Hernndez 201012391
Francisco Miguel ngel Sols Reyes 201012403
Sergio No Lemus Garca 201012551
Carmen Sucena Beteta Estrada 201012554
Jhony Emanuel Mazariegos Daz 201012555
Esteban Isa Garca Lucas 201012654
Oscar Ignacio Camey Rompich 201012798
Claudia Mara Agosto 201012865
Linda Elizabeth Fuentes Mndez 201012937
Ral Alexander Saquic Chuc 201012940
Mynor Emilio Garca Rosales 201012961
Herbert Estuardo De Len Cano 201013031
Breidy Luisa Mara Guzmn Lpez 201013278
Andrea Judith Arvalo 201022053
Luis Moiss Prez Hernndez 201022067
ngel Francisco Oxlaj Boche 201022088
Elisa Liseth Ramos Corado 201022122
Joseline Nathalie Villalobos Morn 201022364
Rolando Adolfo Mndez Pinto 201110632
Josu Angel Alexander Herrera Paredes 201110659
 CARTA A LA GERENCIA

Guatemala, 26 noviembre de 2016

Licenciado
Ral Snchez lvarez
Director Departamental de Educacin de Chimaltenango
Presente.

Licenciado Snchez lvarez:

Hemos concluido la evaluacin del Control Interno de la Direccin Departamental de

Educacin de Chimaltenango, compuesto por el Departamento Administrativo-
Financiero, Secciones Administrativa, Recursos Humanos, Financiera y las unidades
siguientes: Adquisiciones, Almacn, Servicios Generales, Reclutamiento y Seleccin de
Personal, Gestin y Desarrollo de Personal, Desarrollo Magisterial, Jurado
Departamental de Oposicin, Junta Calificadora de Personal, Informtica, Asesora
Jurdica, Atencin al Pblico, Anlisis Documental, Registro y Seguimiento
Presupuestario, Operaciones de Caja, e Inventario; por el perodo comprendido del 1 de
enero al 30 de junio de 2016.

Como resultado de nuestra revisin, detectamos ciertos aspectos relacionados con la

estructura de Control Interno, conforme Normas Internacionales de Auditora y Normas
de Auditora Gubernamental; que pueden afectar la eficiencia, eficacia y economicidad
de las operaciones.

Nuestros comentarios y recomendaciones no van dirigidos a ningn funcionario o

empleado en particular, ya que tienen el propsito de ayudar a mejorar la actual
estructura operacional de la Direccin Departamental de Educacin.
Adjunto srvase encontrar diecisis (16) hallazgos con sus recomendaciones, para su
conocimiento y evaluacin.

Atentamente,

Grupo cinco
Prctica Profesional de Contadura Pblica y Auditora
Programa de Prcticas Estudiantiles en la comunidad -PROPEC-
Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
 RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DETECTADOS EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y

FINANCIERO-CONTABLES

UNIDAD DE ADQUISICIONES

Hallazgo 1

Falta de control en el acceso a SICOINWEB

Condicin:

Al realizar la evaluacin de la Unidad de Adquisiciones, se obtuvo informacin,

que debido a la acumulacin de trabajo, se ven en la necesidad de solicitar
apoyo al personal de otras unidades, compartiendo los usuarios asignados de
acceso a SICOINWEB; colocando en riesgo la seguridad de la informacin.

Criterio:

Incumplimiento de lo descrito en la Resolucin Nmero 112010, Normas para

el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Toda persona individual o jurdica, pblica o privada que sea usuaria del
sistema, en cualquiera de los perfiles que requiera contrasea; es responsable
por el uso e informacin que publique con su clave de acceso, en consecuencia,
responder penal, civil y administrativa por los daos y perjuicios que causare
con ocasin del uso indebido de su contrasea en el Sistema.
 2

Causa:

Incumplimiento de la normativa vigente, relacionada con el uso y administracin

del acceso de usuarios a SICOINWEB.

Efecto:

Riesgo severo de prdida de informacin, manipulacin de datos y falta de

control de la informacin que ingresan los usuarios no autorizados, que accesan
con la contrasea de otros, a SICOINWEB.

Recomendacin:

Que el Director Departamental gire instrucciones al Encargado de la Unidad de

Adquisiciones, para que solicite por escrito al Departamento de Contabilidad y
Normatividad del Ministerio de Educacin, se asignen permisos de acceso a los
usuarios que colaboran en la digitalizacin de informacin y se registre en la
bitcora interna, las operaciones que lleven a cabo en SICOINWEB, y evitar
consecuencias penales, civiles y administrativas.
 3

UNIDAD DE ALMACN

Hallazgo 2

No se realiza cada mes, la toma fsica de inventario en la Unidad de

Almacn

Condicin:

Segn la evaluacin de Control Interno, no se realizan tomas fsicas de

inventario, de forma mensual y sorpresiva; no pudiendo verificar posibles
diferencias entre los registros en krdex y la existencia fsica; adems de no
identificar si las existencias que componen el inventario en el almacn, se
encuentre en buenas condiciones.

Criterio:

Segn el Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio de Educacin,

Procedimiento de Almacn ALM-PRO-01. Seccin C.4. Elaboracin de
inventarios fsicos. Realiza mensualmente un inventario fsico y de forma
sorpresiva durante el periodo fiscal, para verificar el control del producto contra
las tarjetas krdex y con ello asegurar que los registros se encuentren
actualizados".

Causa:

Incumplimiento de las atribuciones del Encargado del Almacn, al no cumplir con

la obligacin de realizar la toma fsica mensual de inventario, para la verificacin
de los materiales y suministros existentes.
 4

Efecto:

Informacin imprecisa sobre las existencias en el Almacn, al no cotejar

mensualmente las mismas contra los saldos en las tarjetas krdex; lo que puede
generar riesgo de error, prdida, robo u obsolescencia.

Recomendacin:

Que el Jefe Administrativo Financiero gire instrucciones al Jefe de Seccin

Administrativa para que supervise y monitore las actividades que realiza el
Encargado de Almacn, relacionadas con el procedimiento de toma fsica de
inventario, solicitndole informes sobre el resultado de la toma fsica del
inventario mensual.

Hallazgo 3

Espacio insuficiente para el resguardo de materiales y suministros

Condicin:

Al realizar la evaluacin de las instalaciones que ocupa el rea de Almacn, se

observ que no cuenta con el espacio apropiado para el resguardo de los
materiales y suministros en existencia.

Criterio:
Segn el Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio de Educacin de
Guatemala. C.1.1 Recepcin de expediente, por compra de materiales y
suministros. 6. Resguardo de productos en Almacn. Los productos deben
resguardarse, en la bodega que se haya designado por cada Direccin
 5

Departamental del Ministerio de Educacin, para su custodia hasta la solicitud y

despacho de los productos a los solicitantes.

Causa:

El rea de bodega es insuficiente para el almacenaje de materiales y

suministros, por lo que se ven obligados a utilizar las reas de acceso a las
oficinas, pasillos, gradas, etc., impidiendo el libre trnsito de entrada y salida a
las unidades de la Direccin Departamental.

Efecto:

Deterioro de los materiales que se encuentren fuera del rea de Almacn,

problemas de localizacin, incremento del tiempo de respuesta a solicitudes de
abastecimiento y falta de control de los materiales y suministros, debido al
inadecuado almacenamiento.

Recomendacin:

El Jefe Administrativo Financiero debe instruir al Jefe de la Seccin

Administrativa, para que supervise de manera efectiva el Plan de Compras;
ajustando los pedidos de acuerdo al espacio fsico con que cuenta la Direccin
Departamental, programando se adquieran cantidades mximas y mnimas
propiadas, para evitar existencias excesivas que se tengan que almacenar en
espacios que no corresponden al rea de bodega.
 6

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES

Hallazgo 4

Falta de control de ingreso y salida de personas y vehculos a las

instalaciones

Condicin:

Al realizar la evaluacin de Control Interno, se detect el libre ingreso y salida al

edificio, de personas y vehculos ajenos a la institucin, debido a que la persona
encargada de dicho control, no permanece en su lugar de trabajo, lo cual
genera riesgo de prdida por sustraccin de bienes propiedad de la institucin,
ingreso de armas, personas en estado de embriaguez o en otras condiciones de
potencial peligro, para las personas e instalaciones.

Criterio:

Segn el Manual de Funciones, Organizacin y Puestos de la Direccin

Departamental de Educacin, Cdigo DES-MAN-07A. Identificacin del Puesto
del Guardin. Funciones Principales. Inciso 4. Controlar y llevar registro del
acceso de personas y vehculos a las instalaciones de la Direccin
Departamental de Educacin.

Segn Acuerdo Nmero 09-03 de la Contralora General de Cuentas. Normas

Generales de Control Interno, Norma 2. Aplicables a los Sistemas de
Administracin General, Inciso 2.2. Asignacin de funciones y
responsabilidades, Prrafo 3. Para cada puesto de trabajo deben establecerse
en forma clara y por escrito, las funciones y responsabilidades, de tal manera
 7

que cada persona que desempee un puesto, conozca el rol que le corresponde
dentro de la organizacin interna, Prrafo 5. Supervisin. Se establecern los
distintos niveles de supervisin, como una herramienta gerencial para el
seguimiento y control de las operaciones, que permitan identificar riesgos y
tomar decisiones para administrarlos y aumentar la eficiencia y calidad de los
procesos. Inciso 2.4. Autorizacin y Registro de Operaciones, Prrafo 1. Los
procedimientos de registro, autorizacin y custodia son aplicables a todos los
niveles de la organizacin, independientemente de que las operaciones sean
financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor pblico
cuente con la definicin de su campo de competencia y el soporte necesario
para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.

Causa:

Incumplimiento de funciones, debido a que el Guardin no controla y lleva el

registro del acceso de personas y vehculos a las instalaciones de la Direccin
Departamental de Educacin.

Efecto:

Riesgo de prdida de bienes, ingreso de armas, ingreso de personas en estado

de embriaguez, daos a las instalaciones y personas.

Recomendacin:

Que el Director instruya al Coordinador de Servicios Generales, para que

supervise que el Guardin controle y lleve el registro de acceso de personas y
 8

vehculos en un libro u hojas movibles, anotando el nombre del visitante, nmero

del documento de identificacin personal y Seccin o Unidad a la que se dirige.

SECCIN DE RECURSOS HUMANOS

Hallazgo 5

Inexistencia de un plan de induccin y capacitacin para el personal activo

y de nuevo ingreso

Condicin:

No existe un Plan de Induccin y Capacitacin para el personal activo y de

nuevo ingreso, pueda realizar las funciones asignadas al puesto, de una manera
eficiente.

Criterio:

Segn Acuerdo Gubernativo Nmero 165-96, Creacin de las Direcciones

Departamentales de Educacin. Artculo 2. FUNCIONES: Corresponde a las
Direcciones Departamentales de Educacin las siguientes funciones: -
Programar y ejecutar acciones de capacitacin del personal docente y de otro
bajo su jurisdiccin; - Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y
modalidades educativas que funcionan en su jurisdiccin, buscando la
ampliacin de la cobertura educativa, el mejoramiento de la calidad de la
educacin y la eficiencia administrativa.

Segn Acuerdo 09-2003, del Jefe de la Contralora General de Cuentas.

Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Norma 3.5. Capacitacin
 9

y Desarrollo. La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de

promover programas de capacitacin continua para desarrollar las capacidades
y aptitudes de su personal.

Toda unidad administrativa es responsable de la capacitacin institucional de su

personal, debe disear el programa anual de capacitacin, de acuerdo a sus
necesidades, considerando el Plan de Capacitacin Continua, elaborado por los
rganos rectores del Sistema Integrado.

Causa:

Incumplimiento de la Norma, al no programar y ejecutar acciones de

capacitacin para el personal docente y de otro bajo su jurisdiccin, que ayude
al mejoramiento de la calidad de la educacin y la eficiencia administrativa.

Efecto:

El personal de nuevo ingreso no recibe induccin de las funciones del puesto

para el que va a ser contratado y el personal activo no recibe una capacitacin
continua sobre las funciones que lleva a cabo, pudiendo provocar que se
cometan errores en la ejecucin de las mismas.

Recomendacin:

Que el Director Departamental de instrucciones a la Jefe de la Seccin de

Recursos Humanos, para que se elabore un Plan Anual de Induccin y
Capacitacin, dirigido al personal existente y de nuevo ingreso de la Direccin
Departamental, y as mejorar la eficiencia en el desarrollo del trabajo que
realizan los colaboradores.
 10

UNIDAD JUNTA CALIFICADORA DE PERSONAL

Hallazgo 6

Falta de un plan de emergencia y contingencia para la prevencin de

desastres naturales o provocados

Condicin:

No cuentan con un Plan de Emergencia y Contingencia, equipo y sealizacin,

para la prevencin de desastres en la Direccin Departamental de Educacin.

Criterio:

Decreto 109-96, Ley de la Coordinadora Nacional para la Reduccin de

Desastres. Artculo 86. La Secretara Ejecutiva y/o el Consejo Cientfico,
solicitar la colaboracin de instituciones gremiales, profesionales, acadmicas,
ciudadanas y del sector privado, para la elaboracin de propuestas sobre
normas para la reduccin de desastres, que sern presentadas al Consejo
Nacional para su aprobacin. Dichas normas debern contemplar al menos los
siguientes aspectos: a) Salidas de emergencia; b) Rutas de evacuacin; c)
Proteccin contra incendios; d) Sistemas de combate de incendios incluyendo
extintores, rociadores, tomas de agua, mangueras y alarmas contra incendios; e)
Sistemas de iluminacin de emergencia; f) Transporte, manejo, almacenamiento
y uso de materiales peligrosos y/o explosivos; g) Sealizacin de salidas de
emergencia, rutas de evacuacin y equipos de seguridad; h) Nmero mximo de
ocupantes; i) Otros que se consideren necesarios; y j) Las Coordinadoras
Regionales, Departamentales, Municipales y Locales, dentro del mbito de su
 11

competencia, debern implementar e impulsar la aplicacin de las normas

mnimas de seguridad en edificios de uso pblico.

El Acuerdo Gubernativo Nmero 229-2014 y sus reformas, Reglamento de Salud

y Seguridad Ocupacional. Artculo 130, indica "En proximidad a los puestos de
trabajo con mayor riesgo de incendio, colocado en sitios visibles y accesibles
fcilmente, se dispondr de extintores porttiles o mviles, de espuma fsica o
qumica".

Causa:

Incumplimiento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reduccin de

Desastres, por falta de presupuesto y Contencin del Gasto Publico.

Efecto:

Provoca que en caso de algn desastre natural o provocado, no se cuente con

equipo, herramientas y capacidad necesarios, para controlar, reducir o prevenir
desastres, evitando prdidas humanas y materiales.

Recomendacin:

Que el Director Departamental instruya al Jefe de la Seccin de Recursos

Humanos, para que coordine la implementacin de una brigada institucional que
participe en la prevencin y reduccin de desastres; debiendo tambin instruir al
Jefe Financiero para que incluya en el presupuesto del prximo ao, una partida
presupuestaria para la adquisicin del equipo necesario.
 12

Hallazgo 7

Falta de ventilacin apropiada

Condicin:

La carencia de una adecuada ventilacin en la Unidad Junta Calificadora de

Personal, induce que el aire no se pueda renovar constantemente; lo que
ocasiona incomodidad y daos a la salud de los colaboradores que trabajan en
dicha Unidad.

Criterio:

Segn Acuerdo Gubernativo Nmero 229-2014, Reglamento de Salud y

Seguridad Ocupacional. Artculo 169. Todos los locales de trabajo deben contar
con un sistema de ventilacin que asegure la renovacin del aire, considerando
la naturaleza del proceso de trabajo. Artculo 170. La renovacin del aire puede
hacerse mediante ventilacin natural o artificial, debiendo tomarse en cuenta las
consideraciones siguientes: nmero de trabajadores, naturaleza del proceso de
trabajo, velocidad y entrada del aire, humedad del ambiente, y bienestar trmico
de los trabajadores.

Causa:

Incumplimiento del Acuerdo Gubernativo vigente, relacionado con la Salud y

Seguridad Ocupacional, al no contar con una adecuada ventilacin en la Unidad
Junta Calificadora de Personal.
 13

Efecto:

Produce incomodidad a los colaboradores que trabajan en la Unidad Junta

Calificadora de Personal, deterioro de la salud y falta de eficiencia y eficacia en
el cumplimiento de las funciones asignadas.

Recomendacin:

Que el Director Departamental instruya al Jefe de la Unidad Junta Calificadora

de Personal, para que solicite al Jefe de la Seccin Financiera se incluya en el
presupuesto del prximo ao, la compra de equipo apropiado, para obtener una
mejor ventilacin en el rea de trabajo.

UNIDAD INFORMTICA

Hallazgo 8

Falta de induccin al personal

Condicin:

Al realizar la evaluacin de Control Interno a la Unidad de Informtica, se

estableci que el personal que labora en la Unidad, no cuenta con los
conocimientos suficientes sobre el Sistema de Consulta y Registro de
Informacin, que se utiliza en la Direccin Departamental de Educacin.
 14

Criterio:

Segn Acuerdo 09-2003, del Jefe de la Contralora General de Cuentas,

Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Norma 3.5. Capacitacin
y Desarrollo. La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de
promover programas de capacitacin continua para desarrollar las capacidades
y aptitudes de su personal.

Toda unidad administrativa es responsable de la capacitacin institucional de su

personal, debe disear el programa anual de capacitacin, de acuerdo a sus
necesidades, considerando el Plan de Capacitacin Continua, elaborado por los
rganos rectores del Sistema Integrado.

Causa:

La falta de capacitacin continua al personal de la Unidad de Informtica, sobre

el Sistema de Consulta y Registro de Informacin implementados por el
Ministerio de Educacin, provoca que el personal de la Unidad, no cuente con
los conocimientos suficientes para asesorar al resto del personal, en el uso del
sistema en mencin.

Efecto:

El uso inadecuado del Sistema de Consulta y Registro de Informacin puede

generar errores en la digitacin y en la generacin de reportes, por parte de los
usuarios de las distintas unidades de la Direccin Departamental de Educacin.
 15

Recomendacin:

Que el Director Departamental de Educacin solicite a la Direccin de

Informtica, que incluya dentro de la programacin, capacitaciones para el
personal de la Unidad de Informtica, en el uso correcto del Sistema de Consulta
y Registro de Informacin, con el propsito que adquieran el conocimiento
necesario, para brindar la asesora adecuada en el uso del sistema, a los
usuarios de la Direccin Departamental de Educacin.

Hallazgo 9

Monitores y unidades de alimentacin ininterrumpida de energa elctrica

(UPS) en mal estado

Condicin:

Durante la evaluacin de Control Interno llevada a cabo a la Unidad de

Informtica, se detect que existen monitores y UPS en estado deficiente de
funcionamiento, mismos que an se encuentran en uso como tomacorrientes
mltiples, en las diferentes unidades de la Direccin Departamental de
Educacin.

Criterio:

Oficio Circular Nmero 03-2016 del Ministerio de Finanzas Pblicas, Normas de

Eficiencia, Calidad y Contencin del Gasto Pblico para el Ejercicio Fiscal 2016,
Seccin B. Normas sobre la Programacin y Reprogramacin de Cuotas
Financieras y Calendario de Recepcin de Solicitudes de Cuota Financiera a ser
Sometidas a Consideracin del Comit de Programacin de la Ejecucin
 16

Presupuestaria COPEP, Inciso 1. Toda solicitud de cuota financiera de pago

se analizar bajo el principio de escasez relativa, en virtud del cual el proceso de
aprobacin de dichas cuotas se entiende como un problema de eleccin en un
entorno de necesidades que superan a los recursos disponibles para atenderlas.
9.2 y 9.3, Las mximas autoridades de las instituciones pblicas, debern hacer
uso racional y priorizado de los recursos pblicos que les son puestos a
disposicin. Dichas autoridades velarn por la calidad del gasto pblico y
garantizarn que la contratacin del recurso humano, contratos de obra y
servicios administrativos, estn orientados al cumplimiento de los servicios
pblicos que deban prestar en el marco de sus competencias.

Causa:

Falta de asignacin presupuestaria a la Direccin Departamental de Educacin

para compra de equipos de cmputo, debido a la Contencin del Gasto Pblico;
no se han podido sustituir los monitores y UPS que se encuentra en estado
deficiente de funcionamiento, en las distintas unidades de la Direccin
Departamental de Educacin.

Efecto:

El personal que trabaja en las distintas unidades de la Direccin Departamental

de Educacin, no cuentan con el equipo adecuado para llevar a cabo sus
funciones de una manera eficiente, corrindose el riesgo de poder llegar a tener
prdida de informacin.
 17

Recomendacin:

Que el Director Departamental, solicite al Jefe de la Unidad de Informtica, un

reporte de los monitores y UPS en mal estado de funcionamiento, para cuando
se levante la Contencin del Gasto Publico; el Jefe de la Unidad Financiera
pueda incluir en el Anteproyecto de Presupuesto, una partida presupuestaria
para adquirir nuevos monitores y UPS.

UNIDAD DE ASESORA JURDICA

Hallazgo 10

Falta de un Asistente Jurdico

Condicin:

Al realizar la evaluacin de Control Interno en la Unidad de Asesora Jurdica, se

estableci que existe acumulacin de expedientes de casos sin resolver, debido
a que solo una persona lleva cabo las funciones que debieran estar asignadas a
dos personas, segn lo indica el Manual de Funciones, Organizacin y Puestos.

Criterio:

Acuerdo Ministerial Nmero 1265-2011, Manual de Funciones, Organizacin y

Puestos. Cdigo DES-MAN-07A. Numeral cuatro. Pgina 27. Descripcin del
Puesto de Asistente Jurdico. Revela que se debe contar con un Asistente de
Asesora Jurdica por ser una Direccin Departamental clasificada tipo B.
 18

Segn Oficio Circular Nmero 03-2016, 9.2 y 9.3, Las mximas autoridades de
las instituciones pblicas, debern hacer uso racional y priorizado de los
recursos pblicos que le son puestos a disposicin. Dichas autoridades velarn
por la calidad del gasto pblico y garantizarn que la contratacin del recurso
humano, contratos de obra y servicios administrativos, estn orientados al
cumplimiento de los servicios pblicos que deban prestar en el marco de sus
competencias.

Causa:

Incumplimiento del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos, e

instrucciones de la Contencin del Gasto Pblico, no se pudo incluir en el
Presupuesto 2016, la contratacin de un Asistente para la Unidad de Asesora
Jurdica.

Efecto:

Sobrecarga de trabajo para el Asesor Jurdico y acumulacin de expedientes de

casos jurdicos sin resolver.

Recomendacin:

Que el Director gire instrucciones al Asesor Jurdico, para que solicite al Jefe de
la Seccin Financiera, incluya en el Anteproyecto del Presupuesto del prximo
ao, los recursos necesarios para la contratacin de un Asistente de Asesora
Jurdica. Esperando que para esa fecha el Estado cuente con los fondos
suficientes y se hubiera levantado la Contencin del Gasto Pblico.
 19

UNIDAD DE ANLISIS DOCUMENTAL

Hallazgo 11

Falta de un Asistente en la Unidad Anlisis Documental

Condicin:

Al momento de realizar la evaluacin de Control Interno, se detect que no se

cuenta con personal suficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas
a la Unidad de Anlisis Documental, esto provoca atraso en el archivo y custodia
de los CUR, debido a que solo cuentan con una persona para realizar las
atribuciones asignadas a dos personas.

Criterio:

Segn Oficio Circular Nmero 03-2016, 9.2 y 9.3, Las mximas autoridades de
las instituciones pblicas, debern hacer uso racional y priorizado de los
recursos pblicos que les son puestos a disposicin. Dichas autoridades velarn
por la calidad del Gasto Pblico y garantizarn que la contratacin del recurso
humano, contratos de obra y servicios administrativos, estn orientados al
cumplimiento de los servicios pblicos que deban prestar en el marco de sus
competencias.

Segn el Acuerdo Gubernativo Nmero 165-96. Creacin de las Direcciones

Departamentales de Educacin. Artculo 5. Organizacin. Las Direcciones
Departamentales de Educacin se organizarn con las unidades tcnicas y con
los recursos humanos necesarios para dar cumplimiento a las funciones
asignadas. Para el efecto, en un plazo no mayor de tres meses a partir de la
 20

vigencia del presente Acuerdo, El Despacho Ministerial de Educacin definir,

con base en estudios tcnicos, la estructura organizativa de las Direcciones
Departamentales de Educacin, emitiendo el Acuerdo Ministerial respectivo y
ordenando la programacin y asignacin de los recursos financieros que sean
necesarios.

Causa:

La falta de presupuesto por Contencin del Gasto Pblico, provoca que no se

pueda contratar el Asistente de la Unidad de Anlisis Documental.

Efecto:

No se realiza la verificacin y revisin adecuada de los documentos que

contienen los expedientes y acumulacin de trabajo; lo que provoca falta de
eficiencia en las funciones que lleva a cabo la Unidad de Anlisis Documental.

Recomendacin:

Que el Coordinador de la Unidad de Anlisis Documental solicite al Jefe de la

Seccin Financiera, incluya en el Anteproyecto de Presupuesto del prximo ao,
los recursos para la contratacin de un Asistente de la Unidad.
 21

UNIDAD DE OPERACIONES DE CAJA

Hallazgo 12

Falta resguardo de la documentacin

Condicin:

Segn la evaluacin de Control Interno, se estableci que en la Unidad de

Operaciones de Caja, no existe un archivo adecuado para el resguardo y
salvaguarda de los expedientes, ya que los mismos se encuentran distribuidos
en varios los lugares y en cajas de plstico.

Criterio:

El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas,

Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Inciso 1.11. Es
responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir, con
base en las regulaciones legales respectivas, las polticas administrativas para
que en todas las unidades administrativas de la organizacin, creen y
mantengan archivos ordenados en forma lgica, definiendo su contenido, de
manera que sea fcil localizar la informacin. La documentacin de respaldo de
las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deber estar
archivada en las unidades establecidas por los rganos rectores, siguiendo un
orden lgico, de fcil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendicin de
cuentas. Para su adecuada conservacin, deben adoptarse medidas de
salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, mantenindolos por el
tiempo establecido en las leyes especficas; independientemente del medio de
informacin que se trate, es decir, por medios manuales o electrnicos.
 22

Causa:

Falta de espacio para la adecuada conservacin y resguardo de los expedientes

que se generan en la Unidad de Operaciones de Caja.

Efecto:

Riesgo de prdida, robo o extravi de los expedientes que recibe y genera la

Unidad de Operaciones de Caja.

Recomendacin:

Que el Director Departamental gire instrucciones al Jefe de la Unidad de

Operaciones de Caja, para que implemente medidas para el resguardo de la
documentacin del rea, evitar extravos o prdidas, que puedan generar
complicaciones y contingencias. As mismo realice las gestiones ante la Unidad
de Informtica, para que se implementen archivos digitales.

UNIDAD DE INVENTARIOS

Hallazgo 13

Falta de elaboracin de informes mensuales de altas y bajas de activos

Condicin:

Al momento de realizar la evaluacin del Control Interno y Pruebas de

cumplimiento a los distintos procesos, se detect que la Unidad de Inventarios
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de la Direccin Departamental, no realiza informes mensuales de altas y bajas

de los activos en mal estado u obsoleto.

Criterio:

Segn el Manual de Funciones, Organizacin y Puestos de la Direccin

Departamental de Educacin, establece que se debe elaborar informes
mensuales de altas y bajas que se originen en los inventarios, para su
presentacin a la Seccin Financiera.

Causa:

Incumplimiento del Manual de Funciones, Organizacin y Puestos, debido al

desconocimiento del procedimiento, por parte del Coordinador de la Unidad de
Inventarios; relacionado con la obligacin de presentar al Jefe de la Seccin
Financiera, un informe mensual de altas y bajas del libro de inventario.

Efecto:

La informacin que rinde el Coordinador de Inventarios al Jefe de la Seccin

Financiera est desactualizada, debido a que slo lo hace una vez al ao y no
de forma mensual.

Recomendacin:

Que el Jefe de la Seccin Financiera gire instrucciones al Encargado de la

Unidad de Inventarios, para que realice el informe mensual de altas y bajas de
inventario, trasladando el mismo a la Jefatura Financiera, como lo estable el
Manual de Funciones, Organizacin y Puestos.
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Hallazgo 14

Falta de contratacin de Asistente Administrativo

Condicin:

Se detect que la plaza de Asistente Administrativo se encuentra vacante,

debido a la falta de seguimiento del proceso de reclutamiento y por la
Contencin del Gasto Pblico para el presente ao.

Criterio:

Segn Acuerdo Ministerial Nmero 2072-2009 Reglamento Interno de Trabajo

del Ministerio de Educacin. Artculo 5. Para iniciar el proceso de reclutamiento,
el jefe superior de la Dependencia, deber llenar el formulario de Requisicin de
Personal Administrativo, debidamente firmado y dirigido al Departamento de
Reclutamiento y Seleccin de la Direccin de Recursos Humanos.

Previamente a iniciar el proceso, el Departamento de Reclutamiento y Seleccin

verificar que el nmero de partida y el puesto este bajo el status de vacante, no
se iniciar ningn proceso, si la partida est suspendida, ocupada o en algn
otro status que no sea el de vacante.

Causa:

Falta de seguimiento al proceso de contratacin para el puesto de Asistente

Administrativo y por la instruccin de la Contencin del Gasto Pblico por parte
del Ministerio de Finanzas Pblicas.
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Efecto:

Las funciones del puesto de Asistente Administrativo, son cubiertas por otras
personas, provocando sobrecarga de trabajo en otros puestos y falta de
eficiencia en el desarrollo de las actividades.

Recomendacin:

Que el Jefe de Seccin Administrativa, solicite al Jefe de la Seccin de Recursos

Humanos, gire instrucciones para que se realice el proceso de reclutamiento y
seleccin, para que se cubra la plaza vacante de Asistente Administrativo y as
evitar la sobrecarga de trabajo en otros puestos.

Hallazgo 15

Falta de Fondo de Caja Chica

Condicin:

Al llevar a cabo la evaluacin de Control Interno, se detect que no existe un

Fondo de Caja Chica para efectuar gastos menores, provocando contratiempos
en la ejecucin de algunas actividades que requieren de la disponibilidad
inmediata de efectivo.

Criterio:

Segn el Manual de Procedimientos para la Ejecucin Presupuestaria FIN-

PRO-01-2013, Seccin C1. El Fondo de Caja Chica, est constituido por una
disponibilidad de fondos, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los
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requerimientos, su uso est destinado exclusivamente para realizar gastos

urgentes y de menor cuanta, los cuales no han sido considerados para las
emisiones de las rdenes de compra, por su reducido monto; sin embargo, estos
gastos son imputados dentro del presupuesto de ingresos y egresos aprobado
para el Ejercicio Fiscal correspondiente.

Causa:

Falta de trmite por parte de las autoridades, relacionado con la creacin del
Fondo de Caja Chica para gastos de menor cuanta o urgentes.

Efecto:

No se pueden realizar gastos urgentes de menor cuanta, ocasionando

inconvenientes en la ejecucin de algunas actividades en donde se requiere
disponibilidad inmediata de efectivo.

Recomendacin:

Que el Jefe de la Seccin Administrativa gestione ante la Unidad de Tesorera,

la creacin de un Fondo de Caja Chica, delegando a una persona responsable
de su administracin y custodia, que se encargue a su vez de realizar la solicitud
de reembolso en la medida que se vaya utilizando.
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Hallazgo 16

Rechazo de expedientes de compra

Condicin:

Se determin la existencia de rechazos de expedientes de compra, debido a

errores reiterativos en documentacin de soporte, por no contar con el personal
capacitado para realizar esta tarea en la Unidad de Adquisiciones y tambin
debido a que no se realiza una supervisin adecuada a esta actividad, por parte
del Jefe de la Seccin Administrativa.

Criterio:

Segn las Normas Generales de Control Interno Gubernamental 1.6. Es

responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, establecer e
implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con
los sistemas administrativos y financieros.

En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los

distintos tipos de Control Interno que se refiere a: Control Interno Administrativo
y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y
posterior.

Segn el Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas.

El Control Interno Institucional, Artculo 2. Inciso f) Control Interno Previo: son los
procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de
que sus actos causen efectos, verificando el cumplimiento de las normas que lo
regulan y los hechos que lo respaldan, y asegurando su conveniencia y
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oportunidad en funcin de los fines y programas de la institucin; y el que ser

ejecutado por el personal responsable del trmite normal de las operaciones.

Causa:

Incumplimiento de las Normas Generales de Control Interno, al no efectuar

adecuadamente la supervisin de los procedimientos y requisitos establecidos
para la adquisicin de bienes y suministros.

Efecto:

El proceso se vuelve largo y engorroso, provocando falta de eficiencia y posibles

contingencias debido a procedimientos mal aplicados.

Recomendacin:

Que el Director Departamental gire instrucciones al Jefe de la Seccin

Administrativa, que se capacite y supervise adecuadamente al personal de la
Unidad de Adquisiciones para que lleven a cabo de una mejor manera el
proceso de adquisicin.