GRUPO QUINTO B Sociedad Auditora

Grupo Quinto B Sociedad Auditora

Certificacin de Sistemas de Gestin

Informe de Auditora de

Certificacin

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GRUPO QUINTO B Sociedad Auditora

Diciembre 2016

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 Informacin de la Empresa
Nombre de la Empresa ESTUDIO CONTABLE AREQUIPA SAC

Direccin Avenida Jess 314, 4to Piso (tienda de bateras) Arequipa.

N de Telfono 959 534 044 N Fax

Pgina Web http://www.estudiocontablearequipa.com/

N Contrato 001-4154
Informacin del Contacto
959 534
Nombre del Contacto Estudio Contable Arequipa N de Telfono
044
Direccin e-mail info@estudiocontablearequipa.com
Informacin de la Auditora
Normas auditadas ISO 9001:2015

Alcance

Cdigo SQC PEC - SC 36(84.59)

Sitios Auditados
Certificaci Recertificaci
Tipo de Auditora X Seguimiento
n n
Distribucin Informe Auditoria

GRUPO QUINTO B SOCIEDAD AUDITORA

GRUPO QUINTO B CERTIFICACION

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 Resumen de la Auditora

Objetivos de la auditora

Los objetivos de esta auditora son:

a) Verificar que el sistema de gestin de la organizacin cumple con los requisitos de las normas
auditadas.

b) Verificar que la organizacin efectivamente ha realizado las actividades planificadas para el

perodo.

c) Los resultados de las auditoras internas de calidad se presentan con el propsito de identificar
las situaciones frecuentes y recurrentes que afectan la conformidad, el cumplimiento de los
requisitos y sus controles, para que a partir de ellos los dueos de procesos formulen acciones
de mejora preventivas y correctivas que permitan superarlas de manera eficiente y eficaz, en
aras del mejoramiento continuo, principio fundamental del Sistema de Gestin de Calidad.

Los criterios de la auditora fueron los procesos, los documentos asociados a cada proceso, las
normas legales, y las relacionadas ISO 9001-2015, la norma tcnica NTCGP 1000-2009 y el
modelo estndar de control interno MECI, riesgos, indicadores y planes de mejoramiento.

Resumen Auditoria

La auditora se llev a cabo los das 28, 29 y 31 de diciembre de 2016, bajo los estndares de la(s)
Norma(s)

ISO 9001:2015

ISO 14001:2004

OHSAS 18001:2007

NCh 2728:2003

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El alcance del sistema, est dado respecto de los procesos de la entidad contable asociados al Sistema
de Gestin de la Calidad, entendindose dentro de estos: Planificar, Gestionar la disponibilidad
presupuestaria, Gestionar Postulacin, Gestionar Seleccin, Monitorear la Inversin, Controlar fsica y
financieramente la inversin y Fiscalizar y monitorear la calidad de la inversin determinndose la
secuencia e interacciones entre estos, as como los criterios y mtodos necesarios para asegurar que
tanto la operacin como el control de los procesos identificados, sea eficaz y asegure la disponibilidad
de recursos e informacin necesarios para su operacin y seguimiento.

De este modo, en el Sistema de Gestin de Calidad se han definido herramientas que permiten realizar
el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos, implementando las acciones necesarias
para alcanzar los resultados planificados y garantizar as la mejora continua de los mismos

Reunin de Inicio

La reunin inicial se desarroll en la Gerencia General en ella se trataron los temas definidos en el
protocolo de Grupo Quinto B Sociedad Auditora, entre otros el objetivo y alcance de la auditora,
metodologa de trabajo, confidencialidad, canales post-venta, clasificacin de los hallazgos, y su
tratamiento como temas relevantes. Se confirm el plan de auditora enviado con anticipacin.

Desarrollo de la Auditora

El equipo auditor ha llevado a cabo un proceso de auditora basado en una muestra de los procesos
de la Organizacin. Las fuentes de informacin revisadas incluyeron procedimientos, registros y
entrevistas con el personal responsable de los diferentes procesos auditados, debido a lo anterior, se
deja constancia que puede haber desviaciones que durante la auditora no fueron detectadas, lo cual
no exime a la organizacin de su responsabilidad en la verificacin permanente del cumplimiento y
una constante atencin a las exigencias de la normativa y la legislacin aplicable al sistema de
gestin.

Revisin por la Direccin

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Se pudo evidenciar que las revisiones por la direccin se han desarrollado de acuerdo a lo
planificado, efectundose la ltima de ellas el 27 de diciembre de 2016, oportunidad en que se
revisaron los temas solicitados en el respectivo requisito normativo.

Poltica, Objetivos y Programas

La Poltica establecida por la Organizacin ha sido dada a conocer a todo el personal por medio de su
publicacin en las diferentes dependencias. En relacin a los Objetivos, estos se encuentran
establecidos y dados a conocer en los niveles relevantes de la Organizacin.

La Poltica y los Objetivos han sido analizados en la Revisin Gerencial. Del anlisis de cumplimiento
de los Objetivos y programas de gestin, se puede establecer que la Organizacin presenta una
mejora sustancial en el desempeo de los procesos monitoreados.

Documentacin

La Organizacin ha desarrollado un manual de gestin, en el cual se describen los diferentes

procesos, la interaccin entre ellos y la referencia a los principales documentos y registros. Tambin
se han establecido los procedimientos obligatorios solicitados por los requisitos normativos.

El Manual de Gestin de Calidad auditado corresponde a la versin dos del Estudio Contable Arequipa.

La Organizacin posee un sistema documental en fsico y parte de ello en electrnico, teniendo todo
el personal acceso a ellos. Por otra parte, la documentacin posee todas las restricciones necesarias
para evitar la utilizacin de documentos obsoletos. En los casos particulares que el personal no tiene
acceso a la documentacin electrnica, la Organizacin proporciona las copias fsicas
correspondientes.

Auditoras Internas

Se ha definido un programa anual de auditoras internas, el cual abarca todos los procesos de la
Organizacin. Se evidencia que la ltima auditora interna fue realizada los das 20 al 25 de diciembre
de 2016, y en ella se detectaron 15 no conformidades, 23 observaciones y 12 oportunidades de
mejora, como se pudo establecer en el correspondiente informe de auditora.
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Pgina 7
 Acciones Correctivas/preventivas

La Organizacin ha tomado las acciones necesarias derivadas de: reclamos de clientes, incidentes,
hallazgos de auditoras internas y de no conformidades internas surgidas del monitoreo de los
procesos. Sin embargo, existe debilidad en determinar las acciones correctivas.

Se pudo evidenciar que la Organizacin ha implementado las acciones necesarias para solucionar las
no conformidades detectadas, pero estas no se han cerrado y/o no se ha establecido la eficacia de
las mismas.

Percepcin del Cliente

La Organizacin ha planificado el seguimiento y medicin de la percepcin del cliente mediante la

cuantificacin de las quejas y/o reclamos recibidos, contacto directo, durante la realizacin de los
servicios.

Requisitos Reglamentarios y Legales

Se verific el cumplimiento con los requisitos reglamentarios y legales aplicables al servicio de

acuerdo al alcance de la certificacin. Dentro de los requisitos aplicables cabe destacar la norma ISO
9001: 2015.

Procesos Principales

Los principales procesos de la organizacin corresponden a procesos estratgicos: Gestin de

Recursos Humanos, Gestin de la Infraestructura, gestin de la Calidad. Procesos Operativos:
Capacitacin de los clientes, Planificacin de la prestacin de servicios, Servicios de gestin
tributaria, asesoramiento y contabilidad. Procesos de soporte: Mantenimiento de la infraestructura,
Administracin, Formacin, Documentacin y Calidad. En ellos se pudo evidenciar que son
ejecutados de acuerdo a lo establecido.

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 Uso de la marca Quinto B Sociedad Auditora (Logo)

Se pudo verificar que la Organizacin no utiliza para fines promocinales la marca Quinto B Sociedad
Auditora.

Resultados de la Auditora

El resultado de esta auditoria se resume en el siguiente cuadro:

No
Acciones de Conformidade
PROCESOS Mejora s
GESTIN DE RRHH 4
GESTIONDE INFRAESTRUCTURA 1
GESTION DE LA CALIDAD 2
PRESTACIN DE SERVICIOS DE
5
ASESORAMIENTO, CONTABLE Y TRIBUTARIO
CAPACITACIN A LOS CLIENTES 0
PLANIFICACIN DE PRESTACIN DE
SERVICIOS 1
MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA 0
ADMINISTRACIN 0
FORMACIN 0
DOCUMENTACIN 2
CALIDAD 3
TOTAL 18 0

Las observaciones detectadas, se recomienda tratar mediante el procedimiento de acciones preventivas,

con la finalidad de evitar que stas se conviertan en No Conformidades reales en una prxima auditora.

De acuerdo a los resultados del proceso de auditora, se procede a recomendar la Certificacin bajo
los requisitos de la norma ISO 9001:2015.

Fortalezas y Debilidades

A continuacin se presentan las fortalezas y debilidades detectadas por el equipo auditor:

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Fortalezas:

Alto compromiso de la Direccin y del personal auditado.

Sistema documental ordenado y adecuado al tamao de la organizacin.

Estructura de los distintos niveles (1-2-3) para abordar las Revisiones por la direccin.

Infraestructura

Disposicin positiva para atender el proceso de auditora.

Debilidades:

Acciones correctivas

De acuerdo a los hallazgos del presente reporte

Reunin de Cierre

La reunin de cierre de la auditora se desarroll en ECA. En ella se sigui el protocolo establecido por
Quinto B Sociedad Auditora. Los temas tratados fueron: agradecimientos, resultados de la auditora,
plazos para el cierre de no conformidades, plazos para el envo del certificado, fortalezas y debilidades
observadas por el equipo auditor.

AUDITORA INTERNA DE CALIDAD-2016

CONSOLIDADO HALLAZGOS POR CLASIFICACIN DE PROCESO
ASPECTO
NO
CLASIFICACIN DE PROCESOS FORTALEZAS OBSERVACIN POR
CONFORMIDAD
MEJORAR
PROCESOS ESTRATGICOS 8 5 7

PROCESOS OPERATIVOS MISIONALES 9 4 6

PROCESOS DE SOPORTE 18 1 5
TOTAL HALLAZGOS 35 0 10 18

Detalle Hallazgos de la auditoria

No Conformidades

Sin hallazgos la muestra

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 Observaciones

Codificacin: 01/FLS

Area: GESTIN DE RRHH

Requisito(s) Normativo(s): ISO 9001:2015 & 8.5.2

Descripcin: Se recomienda tener en cuenta los riesgos y los controles al interior de los procesos con el
fin de poder cumplir con los objetivos planteados.

Codificacin: 02/FLS

Area: GESTION DE CALIDAD

Descripcin: Se recomienda a los lderes de los procesos, mejorar la metodologa de planeacin y

comunicacin al interior de sus dependencias, con el fin de no presentar debilidades en la gestin en
cada una de las actividades programadas, y de esta manera obtener mejores resultados en sus
procesos.

Codificacin: 03/FLS

Area: GESTION DE INFRAESTRUCTURA

Requisito(s) Normativo(s): ISO 9001:2015 & 7.5.4

Descripcin Se recomienda tener en cuenta los riesgos y los controles al interior de local.

Oportunidades de Mejora

Codificacin: 04/FLS

Area: Prestacin del servicio contable tributario

Descripcin: Indicar en reporte de auditora interna la regin en que fue evidenciado el hallazgo y el
proceso asociado (como regla general), para mayor claridad.

Codificacin: 05/FLS

Area: Prestacin del servicio asesoramiento

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Descripcin: Se recomienda procurar mayor compromiso con los planes de mejoramiento suscritos,
velando por el cumplimiento de las acciones correctivas en las fechas previstas, y que en caso de
presentarse dificultades en su ejecucin.

Detalle Procesos o Areas Auditadas Audito FLS (A1)

rea / Proceso: GESTION DE LA CALIDAD

Participantes:

Gerente General

Gerente Contable

Gerencia Legal

Gerencia Tributaria

Requisitos Auditados:

Procedimientos:

Revisin de la direccin

Procedimiento auditora interna,

Procedimiento acciones correctivas y preventivas,

Procedimiento de elaboracin y control de documentos,

Procedimiento producto no conforme, Muestra/ Documento: Manual de Calidad

Orden de servicio n052 del manual de estructura trabajadores del SGC (incluida al al
representan te de la direccin)

Programa auditora 2014

Plan de auditora ejecutada

Informe de auditora Resultados: 2 Observaciones y 1 Oportunidad de Mejora

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rea / Proceso: Procesos de gestin de infraestructura

Participantes:

Encargada Secretaria

Encargado Gerente General

Requisitos Auditados:

Procedimientos:

Diagrama de procesos.

Procedimiento producto no conforme, del Muestra/ Documento:

Gestin de la inversin:

Ordinario n0034 de (control documental intranet)

rea / Proceso: Administracin

Participantes:

Gerencia General

Requisitos Auditados:

Procedimientos:

Manual de procedimiento de fecha.

Muestra/ Documento:

SGC

Poltica de RRHH

E-mail .. respuesta necesidades de capacitacin

Resultados: Conforme, sin hallazgos la muestra.

Nota auditor: Seguimiento en prxima vigilancia efectividad de capacitaciones

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Detalle Hallazgos de la auditoria Auditor

No Conformidades

Sin hallazgos la muestra

Observaciones

Codificacin: 01/PRV

Area: Recursos Humanos

Requisito(s) Normativo(s): ISO 9001:2015 & 6.2

Descripcin:

Se observa lo siguiente:

- Manual de calidad punto 6.2 Recursos Humanos, no establece el tratamiento para profesionales
a honorarios, los cuales cuentan con Convenio donde se identifican las competencias del cargo
y no perfil de cargo.

- Para carpeta de trabajadores Jorge Vera se encuentra perfil de cargo desactualizado, de

acuerdo a su cargo desempeado desde ao 2010 (Jefe departamento planes y programas),
adems al solicitar nuevo perfil este no cuenta con campo de experiencia.

Oportunidades de Mejora

Codificacin: 01/PRV

Area: Compras

Descripcin: Se podra considerar una oportunidad de mejora establecer frecuencia para la evaluacin y
reevaluacin de proveedores.

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Reunin de Inicio

La reunin inicial se desarroll en las diferentes dependencias de la organizacin y en los distintos

sitios, en estas reuniones participaron las personas ms abajo sealadas y en estas reuniones se
trataron los temas definidos en el protocolo, entre otros el objetivo y alcance de la auditora,
metodologa de trabajo, clasificacin de los hallazgos y su tratamiento como temas relevantes. Se
confirm el plan de auditora enviado con anticipacin

Ciudad/Local: Trabajan 9 trabajadores

Reunin de Cierre

Detalle Hallazgos de la auditoria

No Conformidades

Sin hallazgos la muestra

Observaciones

Codificacin: 01/RSA

Area: Procesos

Requisito(s) Normativo(s): 5.4.1

Descripcin: No se evidencia seguimiento de los 3 Objetivos de calidad Programa concursable de

espacios pblicos, establecidos en el manual de calidad, pgina 6, punto 1.2 y la forma de imput que
entregan al nivel central respecto del logro de stos.

Nota: Se informa que el seguimiento de los objetivos son llevados a nivel central.

Oportunidades de Mejora

Codificacin: 01/ RSA

Area: Procesos Programa de Espacios

Descripcin: Se sugiere evaluar la factibilidad de identificar en el procedimiento Espacios Pblicos, Rev.

04 del 26.10.12, especficamente a quien corresponde ciertas actividades, vale decir al Ejecutantes
Encargado/a Programa Espacios Pblico del nivel central o de la Regin.

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Detalle Procesos o Areas Auditadas

rea / Proceso:

Participantes:

Requisitos Auditados:

Procedimientos:

Muestra/ Documento:

Mapa de procesos entidad

Mapa de procesos Subsecretara (presenta la relacin de producto-procesos, considerando los

productos estratgicos definidos en el formulario A1 vigente (2012)

Mapa de proceso de negocios del Programa

Secuencia de los procesos para desarrollar el Productos de los procesos del Programa concursable de
espacios pblicos (producto, caractersticas, clientes, medios de verificacin)

Resultados: 02 Oportunidades de Mejora

rea / Proceso: Gestin de recursos humanos

Participantes: rea Laboral

Requisitos Auditados:

Procedimientos:

Constitucin y trabajadores

Ejecucin y seguimiento del plan y programa de trabajo

Muestra/ Documento:

Recursos Humanos:

Aprueba plan anual de capacitacin

Formulario entrevista deteccin de necesidades de capacitacin

Plan de capacitacin

Formulario entrevista deteccin de necesidades de capacitacin jefaturas, ao 2012 (nombre curso o

actividad, seleccin, cantidad de participantes, perfil de los trabajadores, observaciones)
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Digital; Red de capacitacin

Informe de asistencia y evaluacin,

DETALLE DE LOS PROCESO O REAS AUDITADAS

rea / Proceso: Gestin de Inventarios

Participantes:

rea Contable

Requisitos Auditados: Los indicados en el informe

Procedimientos:

Procedimiento de ingreso de personal

Procedimiento de compras
Procedimiento de higiene y seguridad
Procedimiento de capacitacin.
Muestra/ Documento: Poltica de gestin de calidad.
Resultados: 03 Observaciones

Modificaciones al Sistema de Gestin

Si en forma posterior a la ejecucin de esta auditoria la organizacin implementa cambios a su sistema

de gestin, tales como: Nombre o Razn Social, Direccin, Alcance (incluye aumento o disminucin de
sitios), Contacto u otro, debe comunicar estos cambios en forma inmediata su Ejecutivo Comercial o al
rea de Coordinacin de Bureau Veritas Certification.

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 Resumen de Hallazgos de la Auditoria
Fecha Auditoria Inicial desde: hasta:
Fecha Auditoria Principal desde: hasta:
Nmero de SF02s detectadas en Auditoria Inicial: Mayor: 00 Menor: 04
Nmero de SF02s detectadas en Auditoria Principal: Mayor: 00 Menor: 00
Es necesaria una visita de Follow Up Si No X Fecha visita de Follow Up No Aplica
Observaciones visita de Follow Up

No Aplica

Recomendacin Auditor Lder

Procede / Mantiene
Todas las NCRs resueltas Si X No Si X No
Certificacin

Firma Auditor Lder:

Auditora realizada bajo las siguientes normas:

1) ISO 9001:2015 3)
2) 4)
Auditor Lder (1): Auditores (2,3,4)

Alcance Sistema de Gestin

(Declaracin del alcance debe ser verificado e indicado en el espacio a continuacin)

Acreditaciones INN
Nmero de Certificados 1

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 INFORME RESUMEN DE AUDITORIA ISO 9001:2015
Auditor: Procesos / Actividades / reas
A B C D E F G H I J T
Exclusiones O
7.3 Diseo y Desarrollo T
7.5.2. Validacin de los Procesos de la Produccin y de A
la Prestacin de Servicios
L
Fecha: 6 7 7 8 8 6-7-8
Perodo (AM / PM) AM AM-PM AM PM AM PM AM-PM
4.1 Requisitos generales X X X X X X X
4.2 Requisitos de la documentacin X X X X X X X
5.1 Compromiso de la Direccin X X
5.2 Enfoque al cliente X X
5.3 Poltica de Calidad X X
5.4 Planificacin X X
5.5 Responsabilidad autoridad y comunicacin X X X X X X X
5.6 Revisin por la Direccin X X X
6.1 Provisin de Recursos X X
6.2 Recursos Humanos X X X
6.3 Infraestructura X X X
6.4 Ambiente de Trabajo X X X
7.1 Planificacin Realizacin del Producto X X X
7.2 Procesos relacionados con el Cliente X X X
7.3 Diseo y Desarrollo - - - - - - -
7.4 Compras X X X
Control de la Produccin y de la Prestacin del
7.5.1 X X X
Servicio
7.5.2 Validacin de los Procesos - - - - - -
7.5.3 Identificacin y Trazabilidad X X X
7.5.4 Propiedad del Cliente X X
7.5.5 Preservacin del Producto X X
7.6 Control Equipos de Seguimiento y Medicin
8.1 General X X
8.2.1 Satisfaccin del Cliente X X
8.2.2 Auditora Interna X X
8.2.3 Seguimiento y medicin de los Procesos X X
8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto X X
8.3 Control del Producto No Conforme X X
8.4 Anlisis de Datos X X
8.5.1 Mejora Continua X X
8.5.2 Accin Correctiva X X
8.5.3 Accin Preventiva X X
Uso del Logo
X= Revisado NC= No Conforme MN: Menor MY: Mayor

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 REVISIN DEL PERODO DE CERTIFICACIN

Cdigos : 37 (85,59) Cantidad de Personas: 9

Alcance:

Exclusiones (ISO 9001): 7.3 7.5.2

Direccin:

Otros:

Desempeo durante el perodo de CERTIFICACION

Actividad Auditor N NC Mayores Menores Requisitos
Inicial/ Principal 4.2.4 8.2.2 -5.6
4/0 0/0 4/0
Fecha: 5.6.3 / 0

1 Vigilancia
Fecha:
2 Vigilancia
Fecha:
3 Vigilancia
Fecha:
4 Vigilancia
Fecha:
5 Vigilancia
Fecha:
Especial/Follow-up
/ Upgrade
Fecha:
Estado Sistema de Gestin (Conclusin del Ciclo en ltima auditora de seguimiento):

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 SF17 SURVEILLANCE PLAN ISO 9001: 2015
COMPAIA (and site if applicable)
REF: FECHA:

SURVEILLANCE
DEPARTMENTO / ACTIVIDAD / PROCESO
1 2 3 4 5(2)
Documentacin de Calidad (Manual, Procedimientos) * * * * *
Control Documentos (Proceso) * * *
Revisin por la Direccin (Actividad) * * * * *
Satisfaccin Cliente (Actividad) * * *
Auditorias Internas (Actividad) * * * * *
Mejora Continua (Actividad) * * * * *
Objetivos, Planificacin y Control de Cambios (Actividad) * * * * *
Procesos de
Gestin de Recurso: Gestin de personas y Gestin de
Recursos Fsicos y Servicios (RRHH y Compras) - Nivel
central & Seremi -

Use del Logo * * * *

N de Das Auditor 6 6
N de SITIOS 6 6
Para multi sitios, la Casa Matriz debe ser visitada en (tems Marcados *= Elementos Obligatorios a ser
Nota Especial:
cada auditoria de vigilancia. auditados)

Comentarios:
Periodos de Vigilancias 1 & 2 preparado por: - VERIFICAR EVALUACIN DE LA EFICACIA DE LAS
NOMBRE: ACTIVIDADES DE CAPACITACIN EJECUTADAS 2012.
-VERIFICAR PLANTEAMIENTO DE ACCIONES
FECHA: CORRECTIVAS (PUES SE VERIFICA LA EFICACIA DE LA
IMPLEMENTACIN DE LA ACCIN INMEDIATA)
-VERIFICAR PERCEPCIN DEL CLIENTE
Periodos de Vigilancias 4 & 5 preparado por:
NOMBRE: Comentarios:
FECHA:

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 Plan Auditoria 1 Vigilancia
ISO 9001:2015

Auditor Lder Por definir (A1) Referencia BV

Auditor(es) Empresa: Estudio Contable Arequipa

Fecha Auditoria : 27 de diciembre de 2016

Alcance:

Exclusiones:

Contacto: e-mail: Telfono

Direccin(es)

Horario Proceso/Departamento/Funcin Horario Proceso/Departamento/Funcin

Da 1 (A1) NIVEL CENTRAL
09:00 Reunin de Inicio
09:30 Alta direccin
10:30 Representante de la direccin
Procesos de Direccin, Seguimiento
12:00
y Mejora
13:00 Almuerzo
Procesos de (Encargado del
14:00
procesos)
Gestin de Recurso: Gestin de
personas y Gestin de recursos
15:30
fsicos y Servicios (RRHH y
Compras)
16:30 Trabajo Auditor
17:00 Reunin de Cierre
Este Programa de Auditora de Vigilancia se ha desarrollado junto con el BV SF17 Plan de Vigilancia y tiene por objetivo asegurar que el
Personal apropiado est disponible y se encuentre para la reunin de inicio y ejecucin de la Auditora. El plan es basado en su organizacin
(Estructura departamental o procesos), pero puede ser modificado por el Auditor Lder durante la reunin de inicio de acuerdo a las
necesidades del equipo auditor o de su organizacin. (FLS)

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