COMO FAZER

UMA GESTO
DE FROTAS
EFICIENTE
Introduo...............................................................................................................................................................3

Afinal, o que gesto de frotas?............................................................................................................................5

Quais so as principais funes de um gestor de frotas?.....................................................................................7

Quais os benefcios de uma gesto de frotas eficiente?......................................................................................10

Vale a pena terceirizar a gesto de frotas?...........................................................................................................13

Como obter mxima eficincia com um software de gesto?..............................................................................16

Concluso...............................................................................................................................................................20

Sobre o Sofit..........................................................................................................................................................22
INTRODUO
4 INTRODUO

N
o Brasil, o investimento realizado pelo governo
em infraestrutura de transporte bem abaixo
do que deveria, se compararmos com os pases
mais desenvolvidos. Isso contribui para uma prestao
de servios com qualidade inferior, encarecimento de
todo o processo logstico e comprometimento da taxa
de lucratividade das empresas de transporte.

Para piorar ainda mais, muitas empresas no tm

sequer um planejamento de gesto da frota, o que
eleva os custos de cada viagem, permite atrasos
frequentes de entrega das mercadorias, facilita a
ocorrncia de roubos e furtos e aumenta a incidncia
de quebra, devido falta de controle de manuteno e eficiente da frota pode compensar os riscos e custos,
do modo como os motoristas conduzem os veculos. tornando o negcio mais vivel economicamente.

A soluo para esses problemas a implementao
de uma gesto de frotas mais eficiente, para que a
empresa possa no s sobreviver em um segmento
de alta competitividade como tambm se beneficiar
de um desenvolvimento sustentvel. Se, por um lado,
as condies ruins das estradas brasileiras refletem
a falta de ateno por parte do governo, a gesto
As empresas de transporte e logstica no podem se dar
ao luxo de contar com a sorte. A forma ideal de assumir o
controle do futuro do negcio pode ser por meio da escolha
e implementao de um bom sistema de gesto de frotas.
Pensando nisso, desenvolvemos este e-book para ajudar voc
a proporcionar maior segurana, credibilidade, eficincia e
produtividade a empresa. Aproveite as dicas e boa leitura!
 AFINAL,
O QUE
GESTO DE
FROTAS?
6 AFINAL, O QUE GESTO DE FROTAS?

G
esto de frotas o nome que
se d ao conjunto de atividades
que devem ser desempenhadas
harmoniosamente para planejar, organizar
e controlar a frota de veculos da empresa
da melhor forma possvel.

O intuito otimizar as tarefas e melhorar a

utilizao dos recursos, por meio de boas
prticas que visem reduo de custos e ao
aumento da produtividade com qualidade.
A metodologia permite que a empresa faa
mais com menos recursos e em menos
tempo, tornando-se mais competitiva no
segmento logstico.

Alm disso, a gesto de frotas pode ser

utilizada para planejar a expanso do
negcio, uma vez que contribuir para
elevar o know-how adquirido sobre o
mercado de atuao e ajudar os gestores
a identificarem e aproveitarem melhor as
oportunidades eliminando as ameaas e
reduzindo os riscos das operaes.
QUAIS SO AS
PRINCIPAIS
FUNES DE
UM GESTOR
DE FROTAS?
8 QUAIS OS BENEFCIOS DE UMA GESTO DE FROTAS EFICIENTE?

E
stabelecer o equilbrio entre atender as
necessidades da empresa e garantir a satisfao
dos clientes ao mesmo tempo uma tarefa
que demanda planejamento e monitoramento dos
resultados para no fugir do controle. Diante dessa
grande responsabilidade, destacamos abaixo algumas
das principais atividades desempenhadas pelos
gestores de frotas:

ADQUIRIR VECULOS

Cabe ao gestor de frotas pesquisar, reunir dados,

analisar e decidir qual a forma de aquisio que
proporcionar a melhor relao custo-benefcio
para a empresa de transporte. Compra, aluguel e
terceirizao da frota so as formas mais comuns.

A escolha do modelo tambm ser uma deciso

importante. Fatores como o tipo de carga a ser
transportada, peso a ser suportado, distncias, estado
de conservao das estradas a serem percorridas,
locais de entrega e outros devem ser considerados
para a aquisio de um veculo ideal.
9 QUAIS OS BENEFCIOS DE UMA GESTO DE FROTAS EFICIENTE?
MANTER-SE INFORMADO
QUANTO AO MERCADO
Tecnologias e metodologias esto
constantemente sendo criadas, alteradas e
adaptadas para aperfeioar cada vez mais as
tarefas, aumentar a produtividade, melhorar a
qualidade e reduzir os desperdcios de recursos
nas empresas. Por isso, busque informaes
e mantenha seus conhecimentos atualizados
acompanhando blogs de referncia no assunto.
CRIAR UMA ESTRUTURA
ORGANIZACIONAL
A gesto de frota s pode ser eficiente quando
existe uma estrutura organizacional a ser
seguida. Isso vale tanto para a gesto quanto
para os motoristas e colaboradores. Quem deve
realizar cada tarefa (motorista), como (rota), em
que tempo (prazo de entrega), quais recursos
sero necessrios (veculo, combustvel, etc.)
so alguns exemplos de estruturao sistmica
para uma gesto de maior controle.
OTIMIZAR AS TAREFAS
Existem 2 formas de otimizar as tarefas: por
meio de tecnologias como softwares de gesto
de frota, que permitem a automatizao da
maioria das tarefas, e por meio de metodologias,
que consistem em buscar a melhor forma
possvel de se realizar cada atividade, mesmo em
sistemas informatizados.
Fazer mais com menos recursos, em menos
tempo e com mais qualidade vai depender
inteiramente das habilidades que o gestor ter
em aliar tecnologia e metodologia para resultar
em um trabalho de melhoria conjunta.
Alm das funes mencionadas, os gestores
de frotas devem ficar atentos ao pagamento
dos motoristas, seguros, impostos e taxas
para a circulao de mercadorias, preos dos
combustveis, manuteno, depreciao dos
veculos, entre outras atividades.
 QUAIS OS
BENEFCIOS
DE UMA
GESTO
DE FROTAS
EFICIENTE?
11 COMO OBTER MXIMA EFICINCIA COM UM SOFTWARE DE GESTO?

P
or meio das tcnicas, mtodos
e ferramentas certas, voc pode
criar e implementar um sistema
de gesto de frotas to eficiente
que os benefcios faro valer a pena
qualquer investimento realizado. Para
voc entender melhor o que estamos
dizendo, listamos abaixo os benefcios
mais importantes que a gesto de
frotas eficiente pode proporcionar a sua
empresa de transporte.

MAIOR CONTROLE DE GASTOS

A gesto de frotas eficiente dar ao

gestor uma viso mais abrangente sobre
os gastos, como onde esto ocorrendo
os maiores desperdcios (combustvel,
desgaste dos veculos, rotas
inadequadas, etc.), e facilitar a criao
de medidas com foco no seu controle.
12
REDUO DE CUSTOS
Uma gesto eficiente inclui planos de reduo
de custos com a frota, partindo de um melhor
controle de gastos. Isso poder se tronar
uma vantagem competitiva para a empresa,
aumentando a taxa de lucratividade. Alm
disso, uma empresa mais rentvel atrair os
investidores, o que vai valorizar o negcio.
AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
Com uma gesto de frotas melhorada, tempo
e esforo de trabalho sero reduzidos, o que
permite aumentar o nmero de viagens. As rotas
ficam mais inteligentes e motoristas passam a
conduzir os veculos de forma adequada, criando
um padro de comportamento alinhado com as
exigncias da empresa.
COMO OBTER MXIMA EFICINCIA COM UM SOFTWARE DE GESTO?
MAIOR DISPONIBILIDADE DA FROTA
A forma padronizada de conduo dos veculos
vai contribuir para a reduo do ndice de
quebra, aumentando a disponibilidade da frota
para realizar mais viagens. Alm disso, com
a gesto de frotas eficiente, manutenes
preventivas vo garantir maior durabilidade aos
veculos, permitindo seu uso por mais tempo e
melhorando a relao custo-benefcio.
AUTOMAO DOS PROCESSOS
Uma gesto de frotas s pode ser realmente
eficiente quando a empresa contar com apoio
de tecnologias, como um software desenvolvido
exclusivamente para atender as empresas
de transporte e logstica. A automao
de processos operacionais e gerenciais
fundamental para melhorar a credibilidade das
informaes, estabelecer maior controle da
frota, aumentar a produtividade e reduzir os
custos em geral.
VALE A PENA
TERCEIRIZAR
A GESTO DE
FROTAS?
14
M
esmo tendo uma empresa de
transporte, muitas vezes a terceirizao
da frota de veculos pode ser mais
vantajosa para o negcio do que manter os
prprios veculos. Manter uma frota prpria vai
exigir investimentos em manutenes, renovao
peridica dos veculos e outras tarefas que
demandaro um controle bem rigoroso para no
reduzir a atratividade do negcio.
Para ajudar voc nessa tarefa, listamos abaixo
4 situaes em que a terceirizao da frota
poderia valer a pena:
A LOGSTICA NO A
ATIVIDADE FIM DO NEGCIO
Empresas que atuam no segmento de
distribuio de produtos devem considerar a
importncia da frota para a entrega no volume,
data e local certo. Afinal, a satisfao do cliente
est em jogo e qualquer deslize poder custar a
perda dele.
VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?
Nesse caso, ter a prpria frota vai consumir
recursos financeiros preciosos para manter um
departamento de logstica bem estruturado.
Assim, a terceirizao seria a melhor opo, uma
vez que a logstica no a atividade que gera
receitas no negcio.
FALTAM RECURSOS
PARA MANTER A FROTA
Ter a prpria frota de veculos demandar
recursos suficientes para manter os veculos
nas condies ideais de funcionamento e,
muitas vezes, a empresa no dispe de quantias
satisfatrias. A terceirizao ser uma opo
interessante tambm nesses casos, permitindo a
reestruturao financeira do negcio.
NECESSRIO FAZER
REDUO DE CUSTOS
Algumas empresas tambm passam por
dificuldades financeiras em alguns momentos
e, mesmo com uma boa gesto, podem ser
15 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

afetadas por fatores externos como uma

crise econmica. A necessidade de reduo
de custos iminente nesses casos. A
empresa poder cortar gastos com os
processos logsticos considerando a opo
de terceirizao da frota de veculos.

PRECISO CONQUISTAR
MELHORES RESULTADOS

Muitas empresas enfrentam srias

dificuldades para realizar entregas no prazo
e, mesmo assim, recebem reclamaes
de falta de mercadorias ou avarias. Isso
compromete a imagem do negcio e torna
difcil a fidelizao de clientes.

A terceirizao de frotas pode

profissionalizar a logstica e, assim, resolver
o problema. Uma empresa especialista
no assunto tem o know-how necessrio
para operar na rea com eficincia e ainda
dedicar-se a manter a reputao da sua
empresa junto ao cliente.
COMO OBTER
MXIMA
EFICINCIA
COM UM
SOFTWARE
DE GESTO?
17
C
om um software especfico
para a gesto de frota, o gestor
poder automatizar todas ou
grande parte das tarefas que realiza
manualmente. Alm da reduo do ndice
de falhas, comumente registradas com
as tarefas manuais, o gestor ter mais
tempo para dedicar-se ao planejamento
e controle da frota, aproveitando melhor
as oportunidades de melhorias.
Conhea agora algumas das principais
funes que voc pode utilizar para
obter a mxima eficincia na gesto de
frotas da sua empresa:
MAIOR CONTROLE
DE CONSUMO DE
COMBUSTVEL
O consumo de combustvel pode ser
controlado mediante o acompanhamento
das mdias apresentadas por veculo.
E mais: alm de o software permitir o
VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?
abastecimento na medida certa para
cada viagem, voc poder descobrir
quais veculos e condutores consomem
mais combustvel, identificando assim
alguma falha mecnica no veculo ou
conduo inapropriada do motorista.
MAIOR CONTROLE DE
CONSERVAO DOS PNEUS
A durabilidade dos pneus pode ser
controlada comparando o perodo de
vida til que o fabricante garante com
a realidade. Necessidades de trocas
antecipadas indicam a falta de cuidados
necessrios e procedimentos podem
ser adotados para corrigir o problema.
A localizao de cada pneu tambm fica
mais fcil com o sistema, reduzindo as
possibilidades de furto.
18 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

CONTROLE DE
PORTARIA MAIS SEGURO

Um software de gesto de frotas

eficiente tambm possibilita que
a entrada e sada de veculos e
mercadorias sejam mais bem
controladas. O sistema automatiza
o processo de controle de portaria,
aumentando a eficincia da sua gesto.

AGENDAMENTO DE
MANUTENO PREVENTIVA
NA DATA CERTA

Os veculos cadastrados no sistema

podem ter total controle quanto aos
perodos ideais para a manuteno
preventiva. Isso garante que as revises
sejam agendadas com antecedncia,
melhorando o desempenho dos veculos,
aumentando a durabilidade da frota e
permitindo que mais veculos fiquem
disponveis.
19 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

MELHOR CONTROLE
DE DOCUMENTOS

Documentos importantes como IPVA,

Seguros, Leasing, boletos bancrios, multas
e infraes podem ter um acompanhamento
mais de perto tendo os seus vencimentos
controlados com eficincia pelo sistema.
Os pagamentos dentro dos prazos
estabelecidos contribuiro para a reduo
de custos com juros e multas e ainda
deixaro a frota livre de problemas com a
fiscalizao.

CONTROLE DE
CUSTOS DA FROTA

Com um sistema de gesto de frotas, as

despesas por viagem, custos fixos e os
custos variveis por condutor, trajeto e
veculo podem ser controlados de forma
mais precisa e automatizada. Alm disso,
voc poder acompanhar os custos
comparando as previses com o efetivado.
20 CONCLUSO

CONCLUSO
21 CONCLUSO

P
rejuzos como desgaste precoce dos veculos,
acidentes, necessidade de manutenes
constantes, desvios de rotas, roubos e furtos
eram situaes de difcil controle quando no havia a
possibilidade de monitoramento por meio de softwares.
Mas, agora, a falta de tecnologias e metodologias no
pode mais servir como motivo para justificar a falta
de uma gesto de frotas eficiente nas empresas de
transporte e logstica.

Hoje possvel acompanhar em tempo real as condies

dos veculos e as suas localizaes, bem como criar
mtodos de segurana que proporcionem um transporte
com menor risco e maior satisfao para os clientes por
meio de um software especfico. Para os gestores, uma
boa gesto de frotas pode significar maior controle e
abrir caminho para uma expanso do negcio.

Para finalizar, importante que essas dicas no fiquem

somente na teoria. Faa a diferena: comece
hoje mesmo a implementar uma gesto de frotas mais
eficiente na sua empresa de transporte e desenvolva
um diferencial competitivo forte diante da concorrncia.
Boas prticas e sucesso na sua empreitada!
 SOBRE O SOFIT

O Sofit 4Transport um software para gesto de frotas

que atende a qualquer tipo e tamanho de frotas. Funcionando
como um sistema SaaS (software como servio), ele fornece
controle para custos, mdia de consumo, manuteno, gasto
de combustvel, controle de pneus e documentos, permitindo a
voc otimizar a gesto da sua frota e ampliar seus resultados.