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COMO FAZER

UMA GESTO
DE FROTAS
EFICIENTE
Introduo...............................................................................................................................................................3

Afinal, o que gesto de frotas?............................................................................................................................5

Quais so as principais funes de um gestor de frotas?.....................................................................................7

Quais os benefcios de uma gesto de frotas eficiente?......................................................................................10

Vale a pena terceirizar a gesto de frotas?...........................................................................................................13

Como obter mxima eficincia com um software de gesto?..............................................................................16

Concluso...............................................................................................................................................................20

Sobre o Sofit..........................................................................................................................................................22
INTRODUO
4 INTRODUO

N
o Brasil, o investimento realizado pelo governo
em infraestrutura de transporte bem abaixo
do que deveria, se compararmos com os pases
mais desenvolvidos. Isso contribui para uma prestao
de servios com qualidade inferior, encarecimento de
todo o processo logstico e comprometimento da taxa
de lucratividade das empresas de transporte.

Para piorar ainda mais, muitas empresas no tm


sequer um planejamento de gesto da frota, o que
eleva os custos de cada viagem, permite atrasos
frequentes de entrega das mercadorias, facilita a
ocorrncia de roubos e furtos e aumenta a incidncia
de quebra, devido falta de controle de manuteno e eficiente da frota pode compensar os riscos e custos,
do modo como os motoristas conduzem os veculos. tornando o negcio mais vivel economicamente.

A soluo para esses problemas a implementao As empresas de transporte e logstica no podem se dar
de uma gesto de frotas mais eficiente, para que a ao luxo de contar com a sorte. A forma ideal de assumir o
empresa possa no s sobreviver em um segmento controle do futuro do negcio pode ser por meio da escolha
de alta competitividade como tambm se beneficiar e implementao de um bom sistema de gesto de frotas.
de um desenvolvimento sustentvel. Se, por um lado, Pensando nisso, desenvolvemos este e-book para ajudar voc
as condies ruins das estradas brasileiras refletem a proporcionar maior segurana, credibilidade, eficincia e
a falta de ateno por parte do governo, a gesto produtividade a empresa. Aproveite as dicas e boa leitura!
AFINAL,
O QUE
GESTO DE
FROTAS?
6 AFINAL, O QUE GESTO DE FROTAS?

G
esto de frotas o nome que
se d ao conjunto de atividades
que devem ser desempenhadas
harmoniosamente para planejar, organizar
e controlar a frota de veculos da empresa
da melhor forma possvel.

O intuito otimizar as tarefas e melhorar a


utilizao dos recursos, por meio de boas
prticas que visem reduo de custos e ao
aumento da produtividade com qualidade.
A metodologia permite que a empresa faa
mais com menos recursos e em menos
tempo, tornando-se mais competitiva no
segmento logstico.

Alm disso, a gesto de frotas pode ser


utilizada para planejar a expanso do
negcio, uma vez que contribuir para
elevar o know-how adquirido sobre o
mercado de atuao e ajudar os gestores
a identificarem e aproveitarem melhor as
oportunidades eliminando as ameaas e
reduzindo os riscos das operaes.
QUAIS SO AS
PRINCIPAIS
FUNES DE
UM GESTOR
DE FROTAS?
8 QUAIS OS BENEFCIOS DE UMA GESTO DE FROTAS EFICIENTE?

E
stabelecer o equilbrio entre atender as
necessidades da empresa e garantir a satisfao
dos clientes ao mesmo tempo uma tarefa
que demanda planejamento e monitoramento dos
resultados para no fugir do controle. Diante dessa
grande responsabilidade, destacamos abaixo algumas
das principais atividades desempenhadas pelos
gestores de frotas:

ADQUIRIR VECULOS

Cabe ao gestor de frotas pesquisar, reunir dados,


analisar e decidir qual a forma de aquisio que
proporcionar a melhor relao custo-benefcio
para a empresa de transporte. Compra, aluguel e
terceirizao da frota so as formas mais comuns.

A escolha do modelo tambm ser uma deciso


importante. Fatores como o tipo de carga a ser
transportada, peso a ser suportado, distncias, estado
de conservao das estradas a serem percorridas,
locais de entrega e outros devem ser considerados
para a aquisio de um veculo ideal.
9 QUAIS OS BENEFCIOS DE UMA GESTO DE FROTAS EFICIENTE?

MANTER-SE INFORMADO OTIMIZAR AS TAREFAS


QUANTO AO MERCADO
Existem 2 formas de otimizar as tarefas: por
Tecnologias e metodologias esto meio de tecnologias como softwares de gesto
constantemente sendo criadas, alteradas e de frota, que permitem a automatizao da
adaptadas para aperfeioar cada vez mais as maioria das tarefas, e por meio de metodologias,
tarefas, aumentar a produtividade, melhorar a que consistem em buscar a melhor forma
qualidade e reduzir os desperdcios de recursos possvel de se realizar cada atividade, mesmo em
nas empresas. Por isso, busque informaes sistemas informatizados.
e mantenha seus conhecimentos atualizados
acompanhando blogs de referncia no assunto. Fazer mais com menos recursos, em menos
tempo e com mais qualidade vai depender
CRIAR UMA ESTRUTURA inteiramente das habilidades que o gestor ter
ORGANIZACIONAL em aliar tecnologia e metodologia para resultar
em um trabalho de melhoria conjunta.
A gesto de frota s pode ser eficiente quando
existe uma estrutura organizacional a ser Alm das funes mencionadas, os gestores
seguida. Isso vale tanto para a gesto quanto de frotas devem ficar atentos ao pagamento
para os motoristas e colaboradores. Quem deve dos motoristas, seguros, impostos e taxas
realizar cada tarefa (motorista), como (rota), em para a circulao de mercadorias, preos dos
que tempo (prazo de entrega), quais recursos combustveis, manuteno, depreciao dos
sero necessrios (veculo, combustvel, etc.) veculos, entre outras atividades.
so alguns exemplos de estruturao sistmica
para uma gesto de maior controle.
QUAIS OS
BENEFCIOS
DE UMA
GESTO
DE FROTAS
EFICIENTE?
11 COMO OBTER MXIMA EFICINCIA COM UM SOFTWARE DE GESTO?

P
or meio das tcnicas, mtodos
e ferramentas certas, voc pode
criar e implementar um sistema
de gesto de frotas to eficiente
que os benefcios faro valer a pena
qualquer investimento realizado. Para
voc entender melhor o que estamos
dizendo, listamos abaixo os benefcios
mais importantes que a gesto de
frotas eficiente pode proporcionar a sua
empresa de transporte.

MAIOR CONTROLE DE GASTOS

A gesto de frotas eficiente dar ao


gestor uma viso mais abrangente sobre
os gastos, como onde esto ocorrendo
os maiores desperdcios (combustvel,
desgaste dos veculos, rotas
inadequadas, etc.), e facilitar a criao
de medidas com foco no seu controle.
12 COMO OBTER MXIMA EFICINCIA COM UM SOFTWARE DE GESTO?

MAIOR DISPONIBILIDADE DA FROTA


REDUO DE CUSTOS
A forma padronizada de conduo dos veculos
Uma gesto eficiente inclui planos de reduo vai contribuir para a reduo do ndice de
de custos com a frota, partindo de um melhor quebra, aumentando a disponibilidade da frota
controle de gastos. Isso poder se tronar para realizar mais viagens. Alm disso, com
uma vantagem competitiva para a empresa, a gesto de frotas eficiente, manutenes
aumentando a taxa de lucratividade. Alm preventivas vo garantir maior durabilidade aos
disso, uma empresa mais rentvel atrair os veculos, permitindo seu uso por mais tempo e
investidores, o que vai valorizar o negcio. melhorando a relao custo-benefcio.

AUMENTO DA PRODUTIVIDADE AUTOMAO DOS PROCESSOS

Com uma gesto de frotas melhorada, tempo Uma gesto de frotas s pode ser realmente
e esforo de trabalho sero reduzidos, o que eficiente quando a empresa contar com apoio
permite aumentar o nmero de viagens. As rotas de tecnologias, como um software desenvolvido
ficam mais inteligentes e motoristas passam a exclusivamente para atender as empresas
conduzir os veculos de forma adequada, criando de transporte e logstica. A automao
um padro de comportamento alinhado com as de processos operacionais e gerenciais
exigncias da empresa. fundamental para melhorar a credibilidade das
informaes, estabelecer maior controle da
frota, aumentar a produtividade e reduzir os
custos em geral.
VALE A PENA
TERCEIRIZAR
A GESTO DE
FROTAS?
14 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

M
esmo tendo uma empresa de Nesse caso, ter a prpria frota vai consumir
transporte, muitas vezes a terceirizao recursos financeiros preciosos para manter um
da frota de veculos pode ser mais departamento de logstica bem estruturado.
vantajosa para o negcio do que manter os Assim, a terceirizao seria a melhor opo, uma
prprios veculos. Manter uma frota prpria vai vez que a logstica no a atividade que gera
exigir investimentos em manutenes, renovao receitas no negcio.
peridica dos veculos e outras tarefas que
demandaro um controle bem rigoroso para no FALTAM RECURSOS
reduzir a atratividade do negcio. PARA MANTER A FROTA

Para ajudar voc nessa tarefa, listamos abaixo Ter a prpria frota de veculos demandar
4 situaes em que a terceirizao da frota recursos suficientes para manter os veculos
poderia valer a pena: nas condies ideais de funcionamento e,
muitas vezes, a empresa no dispe de quantias
A LOGSTICA NO A satisfatrias. A terceirizao ser uma opo
ATIVIDADE FIM DO NEGCIO interessante tambm nesses casos, permitindo a
reestruturao financeira do negcio.
Empresas que atuam no segmento de
distribuio de produtos devem considerar a NECESSRIO FAZER
importncia da frota para a entrega no volume, REDUO DE CUSTOS
data e local certo. Afinal, a satisfao do cliente
est em jogo e qualquer deslize poder custar a Algumas empresas tambm passam por
perda dele. dificuldades financeiras em alguns momentos
e, mesmo com uma boa gesto, podem ser
15 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

afetadas por fatores externos como uma


crise econmica. A necessidade de reduo
de custos iminente nesses casos. A
empresa poder cortar gastos com os
processos logsticos considerando a opo
de terceirizao da frota de veculos.

PRECISO CONQUISTAR
MELHORES RESULTADOS

Muitas empresas enfrentam srias


dificuldades para realizar entregas no prazo
e, mesmo assim, recebem reclamaes
de falta de mercadorias ou avarias. Isso
compromete a imagem do negcio e torna
difcil a fidelizao de clientes.

A terceirizao de frotas pode


profissionalizar a logstica e, assim, resolver
o problema. Uma empresa especialista
no assunto tem o know-how necessrio
para operar na rea com eficincia e ainda
dedicar-se a manter a reputao da sua
empresa junto ao cliente.
COMO OBTER
MXIMA
EFICINCIA
COM UM
SOFTWARE
DE GESTO?
17 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

C
om um software especfico
para a gesto de frota, o gestor
poder automatizar todas ou abastecimento na medida certa para
grande parte das tarefas que realiza cada viagem, voc poder descobrir
manualmente. Alm da reduo do ndice quais veculos e condutores consomem
de falhas, comumente registradas com mais combustvel, identificando assim
as tarefas manuais, o gestor ter mais alguma falha mecnica no veculo ou
tempo para dedicar-se ao planejamento conduo inapropriada do motorista.
e controle da frota, aproveitando melhor
as oportunidades de melhorias. MAIOR CONTROLE DE
CONSERVAO DOS PNEUS
Conhea agora algumas das principais
funes que voc pode utilizar para A durabilidade dos pneus pode ser
obter a mxima eficincia na gesto de controlada comparando o perodo de
frotas da sua empresa: vida til que o fabricante garante com
a realidade. Necessidades de trocas
MAIOR CONTROLE antecipadas indicam a falta de cuidados
DE CONSUMO DE necessrios e procedimentos podem
COMBUSTVEL ser adotados para corrigir o problema.
A localizao de cada pneu tambm fica
O consumo de combustvel pode ser mais fcil com o sistema, reduzindo as
controlado mediante o acompanhamento possibilidades de furto.
das mdias apresentadas por veculo.
E mais: alm de o software permitir o
18 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

CONTROLE DE
PORTARIA MAIS SEGURO

Um software de gesto de frotas


eficiente tambm possibilita que
a entrada e sada de veculos e
mercadorias sejam mais bem
controladas. O sistema automatiza
o processo de controle de portaria,
aumentando a eficincia da sua gesto.

AGENDAMENTO DE
MANUTENO PREVENTIVA
NA DATA CERTA

Os veculos cadastrados no sistema


podem ter total controle quanto aos
perodos ideais para a manuteno
preventiva. Isso garante que as revises
sejam agendadas com antecedncia,
melhorando o desempenho dos veculos,
aumentando a durabilidade da frota e
permitindo que mais veculos fiquem
disponveis.
19 VALE A PENA TERCEIRIZAR A GESTO DE FROTAS?

MELHOR CONTROLE
DE DOCUMENTOS

Documentos importantes como IPVA,


Seguros, Leasing, boletos bancrios, multas
e infraes podem ter um acompanhamento
mais de perto tendo os seus vencimentos
controlados com eficincia pelo sistema.
Os pagamentos dentro dos prazos
estabelecidos contribuiro para a reduo
de custos com juros e multas e ainda
deixaro a frota livre de problemas com a
fiscalizao.

CONTROLE DE
CUSTOS DA FROTA

Com um sistema de gesto de frotas, as


despesas por viagem, custos fixos e os
custos variveis por condutor, trajeto e
veculo podem ser controlados de forma
mais precisa e automatizada. Alm disso,
voc poder acompanhar os custos
comparando as previses com o efetivado.
20 CONCLUSO

CONCLUSO
21 CONCLUSO

P
rejuzos como desgaste precoce dos veculos,
acidentes, necessidade de manutenes
constantes, desvios de rotas, roubos e furtos
eram situaes de difcil controle quando no havia a
possibilidade de monitoramento por meio de softwares.
Mas, agora, a falta de tecnologias e metodologias no
pode mais servir como motivo para justificar a falta
de uma gesto de frotas eficiente nas empresas de
transporte e logstica.

Hoje possvel acompanhar em tempo real as condies


dos veculos e as suas localizaes, bem como criar
mtodos de segurana que proporcionem um transporte
com menor risco e maior satisfao para os clientes por
meio de um software especfico. Para os gestores, uma
boa gesto de frotas pode significar maior controle e
abrir caminho para uma expanso do negcio.

Para finalizar, importante que essas dicas no fiquem


somente na teoria. Faa a diferena: comece
hoje mesmo a implementar uma gesto de frotas mais
eficiente na sua empresa de transporte e desenvolva
um diferencial competitivo forte diante da concorrncia.
Boas prticas e sucesso na sua empreitada!
SOBRE O SOFIT

O Sofit 4Transport um software para gesto de frotas


que atende a qualquer tipo e tamanho de frotas. Funcionando
como um sistema SaaS (software como servio), ele fornece
controle para custos, mdia de consumo, manuteno, gasto
de combustvel, controle de pneus e documentos, permitindo a
voc otimizar a gesto da sua frota e ampliar seus resultados.