UNIDAD 1

ALMACEN LOS PINOS

MARILYN MARTINEZ RAMIREZ CODIGO 1.111.192.947

CURSO: 102012-291
GRUPO 327

TUTOR
NELSON EDUARDO RAMON
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)

PROGRAMA ADMINISTRACION DE EMPRESAS

OCTUBRE
2016
CASO para el desarrollo de las actividades de las fases 2, 3 y 4.
Contexto:
El Almacn Los Pinos es una pequea empresa que se dedica a la venta de productos de
aseo biodegradables, el cual fue constituido hace 7 aos en la ciudad de Medelln por la
propietaria y ahora Gerente Sandra Torres. La experiencia laboral de Sandra Torres para
el manejo de su negocio es emprica y la ha adquirido a travs de los aos de trabajo en
su empresa. La Gerente Sandra Torres desde hace unos aos ha empezado a participar
en conferencias, seminarios, capacitaciones y ferias empresariales, aplicando muchas de
las conocimientos que adquiere y que considera le pueden ayudar para mejorar el
funcionamiento al Almacn Los Pinos.
Acontecimientos precipitantes:
Desde finales del ao pasado la Gerente Sandra Torres desea que las ventas del Almacn
Los Pinos aumenten considerando que sus productos han tenido muy buena acogida, sin
embargo, no ha sido posible y Sandra decidi aplicar una encuesta de satisfaccin a los
clientes, donde los resultados indican que los clientes han percibido falta de amabilidad
de algn empleado, demoras en la atencin y despacho de productos, en conclusin se
siente un ambiente poco agradable en el Almacn Los Pinos que genera bajo ndice de
fidelidad por parte de los clientes.
Acontecimientos desencadenantes:
Hace tres semanas, Sandra participo en una capacitacin empresarial y entre los temas
le llamo mucho la atencin una que haca referencia a los procesos de Gestin Humana
bajo el Modelo de Competencias Laborales en las empresas, desde entonces ha estado
investigando sobre la temtica y considera que es factible adoptar esta nueva
herramienta para su microempresa y con el fin de mejorar el servicio a los clientes y as
poder aumentar el nivel de ventas, por tanto, ha decidido contratarlo a Usted para que le
disee el proceso de gestin humana bajo el modelo de competencias laborarles para el
Almacn Los Pinos, considerando que el presupuesto es poco en esta microempresa
para realizar este tipo de actividades. El proceso que disee debe ser muy claro,
coherente, concreto, realista y estar muy bien planteado en cada punto propuesto, pero
sobre todo ser muy acorde a las necesidades del Almacn Los Pinos.

1. valor organizacional : responsabilidad

en el almacn los pinos desarrollamos trabajo en equipo, logrando que las
actividades diarias se llevan a cabo con amabilidad y responsabilidad y respecto
por los clientes internos y externos, buscamos liderar procesos con estndares de
atencin y cumplimiento a los clientes de alta calidad, logrando de esta manera a
una alta competitividad y rentabilidad de la compaa
 2. objetivo organizacional

Desarrollamos nuestra gestin con excelencia en servicio, contando con la activa

participacin y apoyo de nuestro talento humano, dando respuesta oportuna y
gil a las solicitudes de produccin de nuestros clientes, a los cuales le
ofrecemos productos en ptimas condiciones y con unos tiempos de entrega
oportunos, se debe tener un conjunto especfico de objetivos para que
proporcione la identidad de la empresa

- establecer principios generales

- proporcionar legalidad
- plantear conjuntos de estndares

3. proponer 2 competencias cardinales para el almacn Pinos (genricas, sea

aquellas competencias que deben tener todos los cargos en la empresa y que
son fundamentales para la cultura organizacional, para el cumplimiento de
los objetivos y que deben ser acordes a los valores elegidos) y 4 0 5
competencias especficas para cada cargo, las cuales dependen y estn
relacionadas con las funciones y requerimientos especficos del cargo.
Cargo: auxiliar administrativa o secretaria
Competencias cardinales
- liderazgo
- visin estratgica
- Compromiso con la calidad del trabajo
Competencias especficas
Servicio al cliente: Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con
las polticas de la organizacin.
Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las polticas de la organizacin.
Ofrecer a los clientes atencin, utilizando la tecnologa y normas de cortesa
Produccin de documentos empresariales: producir los documentos que se originen
de las funciones administrativas, siguiendo la norma tcnica y la legislacin vigente.
Redactar los documentos de acuerdo con las normas tcnicas.
Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.
Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.

Archivo: Tarea tcnica de clasificar, ordenar y organizar los diversos tipos

documentales.
 Desarrollar la capacidad de eficiencia, calidad y sigilo profesional en el ordenamiento
de los diferentes documentos.
Comprender el funcionamiento de la unidad de correspondencia, el recibo y despacho
de los documentos a las reas correspondientes.
tica profesional en el manejo de la informacin.
Embalaje de correspondencia.

Ejecucin de programas de la unidad administrativa: iintervenir en el desarrollo de

los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la funcin
administrativa.

Desarrollar los programas de la Unidad Administrativa, siguiendo los lineamientos

establecidos por la organizacin
Ejecutar las actividades que se deriven de la funcin de la Unidad Administrativa, de
acuerdo con el manual de procedimientos.
-

Apoyo a la coordinacin de talento humano: Coordinar las actividades del Talento

Humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la Unidad Administrativa.

Delegar Las actividades de acuerdo con las prioridades

Verificar las actividades delegadas al personal de la Unidad Administrativa, de
acuerdo con las normas de la organizacin.

Contabilizacin de las operaciones de la empresa: Llevar contabilizaciones basadas

en las diferentes normas y reglamentos contables
Coordinacin de eventos empresariales: organizar eventos que promuevan las
relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
Coordinar la planeacin de eventos, teniendo en cuenta el proceso administrativo y las
polticas de la organizacin.
Proponer el protocolo de acuerdo con el tipo de evento.
Divulgar eventos, teniendo en cuenta el plan general.

4. anlisis y descripcin del cargo bajo el modelo de competencias laborales

en el formato que se comparte al ingreso del foro.
 FORMATO DE ANLISIS Y DESCRIPCIN DEL CARGO

FORMATO DE
ANALISIS Y
ALMACEN LOS PINOS DESCRIPCIN DE
CARGOS
CODIGO: HCK2002
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar Administrativa

REPORTA A: Gerencia

DESCRICIN DEL CARGO

Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboracin de
correspondencia, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la compaa y
Verificar su adecuada contabilizacin, elaborar nmina y liquidacin de seguridad social.

FUNCIONES DEL CARGO

Atender de manera gil, amable y eficaz las llamadas telefnicas del conmutador. Recibir la
correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa Atender todas aquellas personas
que necesiten informacin. Mantener actualizados los documentos legales de la compaa y
entregar al personal que lo requiera Elaborar la nmina y liquidacin de seguridad social.
Revisin de la contabilizacin de los documentos Clasificar adecuadamente de acuerdo a los
centros de costos existentes los documentos contables Participar en la identificacin de los riesgos
de su rea de trabajo y en la generacin de acciones de mejora para su prevencin Administrar la
papelera y elementos de uso de la compaa llevando registros en las planillas indicadas.
Colaboracin continua en otras labores asignadas por su jefe inmediato
RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestin de la Calidad.

Velar por la aplicacin de la norma y el cumplimiento de las normas de la organizacin.

Cuidar el resguardo y mantenimiento de la confidencialidad de la informacin suministrada

por la organizacin y por el cliente.

Responsable en cumplimiento de las funciones y objetivos del rea Administrativa.

 Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

EDUACIN REQUERIDA:
Estudiante de nivel tcnico, tecnolgico o en formacin profesional en administracin de empresas o
ingeniera.
EXPERIENCIA REQUERIDA: 2 aos

OTRAS NECESIDADES DE FORMACIN: servicio al cliente. Manejo de los programas de

Office (Word, Excel) Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria Manejo de
herramientas de oficina Conocimiento como mnimo de un programa contable Conocimiento de
los procedimientos del sistema de gestin integrado relacionados en la caracterizacin del proceso al
cual pertenece

En los siguiente tem Marcar con una X la casilla que corresponda.

A: Alto. B: Bueno, por encima del estndar. C: Mnimo necesario para el puesto
(dentro del perfil requerido). D: Insatisfactorio (pueden significar insatisfactorio o
grado mnimo de la competencia. En ese ltimo caso y para el Almacn Los Pinos, El GRADO D
no indica ausencia de competencia, sino su desarrollo en el nivel mnimo.
GRADO
COMPETENCIAS CARDINALES DE LA ORGANIZACIN
REQUERIDO
Nombre de la
Descripcin de la competencia A B C D
Competencia
Competencia 1 Trabajo en equipo X
Competencia 2 tica X
Competencia 3 Liderazgo X
Competencia 4 Visin estratgica X
Competencia 5 compromiso x

GRADO
COMPETENCIAS ESPECFICAS DEL CARGO
REQUERIDO
Nombre de la
Descripcin de la competencia A B C D
Competencia
Competencia 1 Servicio al cliente x
Competencia 2 Archivo X
Competencia 3 Apoyo coordinacin de talento humano X
Competencia 4 Contabilizacin X
Competencia 5 Produccin de documentos empresariales X

PERSONAS A CARGO:
ninguno
CONDICIONES DE TRABAJO:

Iluminacin artificial eficiente

 Iluminacin natural eficiente

Clima controlado, fro, calor y humedad

Buen ambiente de trabajo

Ventilacin adecuada

RIESGOS:
El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
OBSERVACIONES:
Deber ser una persona gil, dinmica, proactiva, eficiente
Elaborado por: Marylin Martinez Ramirez Fecha:08/10/2016