Cuidados al contratar servicios de

transporte terrestre para trabajadores.

Cuando una empresa contrata servicios de transporte para sus colaboradores (ruta
empresarial, eventos laborales o recreativos, viajes, etc.) debe tener en cuenta los
riesgos que esto implica y los cuidados que permitirn que este desplazamiento sea
exitoso.

A continuacin encontrar recomendaciones sobre los aspectos claves:

1. Antes de la contratacin

1.1. Validacin de la idoneidad del conductor y del vehculo

Para garantizar que una empresa de transporte o persona natural son idneos para la
prestacin del servicio solicitado, es importante validar ciertos aspectos clave:

- Solicite listado de los conductores que prestaran el servicio (nombre completo,

edad, nmero de cdula y aos de experiencia conduciendo ese tipo de vehculo).
Prefiera personas con al menos dos aos de experiencia conduciendo el tipo de
vehculo contratado.

- Solicite relacin de los vehculos con que se prestara el servicio, que incluya: tipo
de vehculo, placa, modelo (ao), kilometraje. Prefiera vehculos que cuenten con
cinturones de seguridad en todos los asientos y con antigedad inferior a 5 aos.

- Solicite / valide la siguiente documentacin:

- Conductores: licencia de conduccin vigente (categora acorde con el tipo de

automotor), formacin en seguridad vial (manejo defensivo, manejo preventivo,
otros) realizadas en el ltimo ao.

- Vehculos: licencia de trnsito, revisin tcnico mecnica RTM (si aplica), SOAT
vigente, plizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual para
transporte de pasajeros, plan de mantenimiento, formato lista de chequeo pre
operacional diario que emplean.
Puede corroborar la veracidad de informacin anterior, con los datos disponibles en el
Registro nico Nacional de Trnsito RUNT, tanto de conductores (licencia de
conduccin vigente y categora), como del vehculo (SOAT, RTM)

Valide la existencia de comparendos mediante el SIMIT, consultando la pgina web

https://consulta.simit.org.co/Simit/, es importante identificar el concepto por el cual se
han impuesto las multas, pues esta informacin puede brindar un acercamiento inicial al
tipo de comportamiento de los conductores en la va.

Es importante contratar una empresa debidamente habilitada por Min Transporte,

puede consultarlas aqu:
http://web.mintransporte.gov.co/Consultas/empresas/home.htm

1.2. Seguimiento y Control

Una vez valide la informacin documental de la empresa / persona natural que ofrece el
servicio, establezca los criterios mnimos que debern cumplirse y los soportes que se
debern entregar en caso de efectuarse la contratacin, los cuales se recomienda se
incluyan en las clusulas del contrato o convenio y as mismo las sanciones en caso de
su incumplimiento, entre ellos se sugiere lo siguiente:

a. Compromiso de contratar los mantenimientos de los automotores con personal

idneo o centros de mantenimiento avalados para las actividades.

Para validar que los automotores se encuentren en buenas condiciones para la

operacin, haga seguimiento a la ejecucin de los mantenimientos preventivos, solicite
copia de la programacin de mantenimientos con la ejecucin de las actividades y los
certificados respectivos o soportes de la ejecucin por parte de los talleres. Es
necesario definir la periodicidad de seguimiento y el responsable dentro de la empresa.

b. Pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social y parafiscales de los

conductores y ayudantes (cuando aplique) dispuestos para la prestacin del
servicio.

c. Cumplimiento de las normas de trnsito (velocidad, semforos, uso de celular,

etc.) y la obligatoriedad de cambiar el conductor ante la presencia de estos
comportamientos que ponen en riesgo la seguridad del desplazamiento.

d. Inspeccin diaria pre operacional de los automotores.

e. Copia de las licencias de conduccin de los conductores una vez realicen la

renovacin del documento.

f. Copia de Revisin Tcnico Mecnica y de Gases de los vehculos, una vez

realicen la revisin anual, de acuerdo con la normatividad vigente.
Defina responsables y periodicidad para la consulta del estado de multas de los
conductores que presten el servicio de transporte, mediante el SIMIT, es importante que
la persona que consulte la informacin identifique conductas de alto riesgo (Ejemplo:
excesos de velocidad, alcohol al conducir) y su repetitividad, para que se reporte a la
empresa / persona natural encargada del transporte y se tomen acciones al respecto.

2. Durante la prestacin del servicio

Dependiendo del servicio contratado y las caractersticas del mismo, establezca

mecanismos para identificar conductas durante la conduccin, puede ser mediante
encuestas a los usuarios del servicio, tenga en cuenta para ello la valoracin de
aspectos puntuales, tales como:

1- El conductor usa cinturn de seguridad?

2- El conductor hace uso del celular o elementos distractores mientras conduce?
3- El conductor detiene completamente el automotor cuando llega a la seal de
PARE?
4- El conductor transita a las velocidades establecidas para cada trayecto?
5- El conductor discute con otros actores viales?

Retroalimente a los conductores y a la empresa contratista con los resultados de estas

encuestas y monitoree la mejora de los comportamientos.

Se recomienda que los pasajeros tengan una actitud proactiva y participativa durante el
trayecto. Si observan anomalas como adelantamientos indebidos, excesos de
velocidad u otros, pueden retroalimentar inmediatamente al conductor, a la empresa
(contratante y contratista) y/o a las autoridades de trnsito, para que se tomen acciones
inmediatas.

En lo posible, incluya a los conductores del servicio contratado en la formacin,

capacitacin o campaas en pro de la movilidad segura que establezca su empresa.

Frecuentemente realice reuniones con los conductores y los usuarios del servicio,
refuerce los comportamientos esperados (ver los 5 enunciados anteriormente), para
que as el conductor sepa que est siendo observado todo el tiempo y para que los
pasajeros sepan que deben llamar la atencin del conductor para recordarle por
ejemplo, que no exceda la velocidad permitida o que no se distraiga con el celular,
incluso detener el recorrido para solicitar el cambio de conductor.

Establezca conjuntamente con la empresa de transporte, protocolos de actuacin en

caso de emergencias en la va y socialice con sus colaboradores usuarios del servicio,
para que sepan cmo proceder adecuadamente en caso de contingencias.
Acompae de manera aleatoria la aplicacin de la inspeccin pre operacional del
vehculo.

Recuerde a sus colaboradores la obligatoriedad de usar cinturn de seguridad, no solo

en los desplazamientos en vehculos contratados, sino en todos los que se realicen en
funcin del trabajo, por ejemplo, al tomar un taxi para visitar un cliente. Defina
mecanismos que le permitan validar el uso del cinturn por parte de sus colaboradores.

Tenga especial cuidado con los servicios que se contratan para salidas recreativas de
la empresa o eventos de fin de ao. Han ocurrido graves accidentes que se pueden
prevenir si se siguen las medidas mencionadas anteriormente.

2.1. Requerimientos especficos para vehculos de transporte de pasajeros

La organizacin se abstendr en contratar el servicio de transporte con

empresas de Servicio Pblico de Transporte Terrestre Automotor Especial que
ofrezcan vehculos que hayan cumplido su tiempo de uso, ni contratar
directamente vehculos sin acudir a la empresa debidamente habilitada.

No se admitirn pasajeros de pie en ningn caso. Cada pasajero ocupar un (1)

puesto de acuerdo con la capacidad establecida en la ficha de homologacin del
vehculo y en la licencia de trnsito.

3. La empresa de transporte de pasajeros deber adems:

Adoptar y controlar el programa de reposicin del parque automotor, con que

contara la empresa, que contenga proyeccin financiera, administrativa y
operativa.

Implementar un proceso de seleccin de conductores, realizados por

profesionales competentes en las diferentes reas.

Mantener la vinculacin en nmina de la totalidad de los conductores necesarios

para la prestacin del servicio, mediante contratos de trabajo, y efectuar y
controlar el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social y parafiscal,
de acuerdo con las normas legales vigentes.

Registrar ante la superintendencia de Puertos y Transporte los conductores

activos y reportar los cambios en tiempo real.

Disear y cumplir con los programas de salud ocupacional y de capacitacin.

Administrar, mantener en perfecto estado y controlar la operacin de los

vehculos propios o de terceros y de los que presten el servicio en virtud de
 convenios de colaboracin empresarial suscritos con empresas debidamente
habilitadas por el Ministerio de Transporte.

Administrar y mantener un programa que fije y analice indicadores de calidad y

las estadsticas de la operacin de la empresa. Es responsabilidad de la
empresa disponer de la siguiente estadstica de operacin: 1.-De la prestacin
de los servicios, 2.-Vehculos utilizados por servicio. 3.-Conductor por servicio
prestado. 4. Kilmetros recorridos. 5.-Tiempo del recorrido. 6.-Porcentaje del
parque automotor de terceros y de propiedad de la misma.

Garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los vehculos

vinculados y con los que preste el servicio, y que porten los documentos exigidos
para la movilizacin de los vehculos.

Gestionar el cumplimiento de las obligaciones y estrategias contenidas en el Plan

Nacional de Seguridad Vial, de conformidad con las instrucciones que imparta el
Gobierno Nacional.

Planear, desarrollar y ejecutar medidas conducentes a reducir los ndices de

accidentalidad.

Vigilar y garantizar el cumplimiento de la realizacin de la revisin tcnico-

mecnica.

Mantener un programa de control y anlisis de las estadsticas e indicadores del

nmero y causas de los accidentes de trnsito, que deber reportar a la Agencia
Nacional de Seguridad Vial, de conformidad con los protocolos que para tal fin se
establezcan.

Exigir el porte de la calcomana "Cmo Conduzco" segn lo ordenado por la

Superintendencia de Puertos y Transporte, cumpliendo con los requisitos
tcnicos sealados por sta, en perfecto estado y siempre visible. Igualmente
establecer los mecanismos internos de control para el funcionamiento de la lnea
de atencin.

Estructurar el procedimiento para la atencin a los usuarios, incluyendo las

ayudas tecnolgicas y el personal que se destinar para tal fin.

Monitorear y medir la accidentalidad.

Monitorear la prestacin del servicio de transporte especial a travs de sistema

de Posicionamiento Global GPS. La empresa de Servicio Pblico de Transporte
Terrestre Automotor Especial garantizar, a travs del proveedor del sistema de
monitoreo, el acceso tecnolgico para supervisar la prestacin del servicio, a la
Superintendencia de Puertos y Transporte y a la Direccin de Trnsito y
 Transporte de la Polica Nacional, de acuerdo con los protocolos que para tal
efecto se establezcan.

Monitorear la plataforma tecnolgica y el centro de control con los que debe

interactuar el vehculo y la empresa para la prestacin del Servicio Pblico de
Transporte Terrestre Automotor Especial.

Contar con pliza de responsabilidad civil extracontractual para transporte de

pasajeros y pliza de responsabilidad civil contractual para transporte de
pasajeros, de acuerdo con la normatividad vigente y lo acordado entre las partes.