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MANUEL UTILISATEUR

PORTAIL DE TELEDECLARATION

Version 1 (20/07/2016)
Objectifs du document

Ce document prsente les fonctionnalits du portail de tldclaration, destination des


entreprises trangres.

Les fonctionnalits sont documentes de la manire suivante :

Introduction la fonctionnalit

Description de linterface et des actions possibles (illustration avec des captures


dcran)

Dtail des points de difficult dusage et/ou de comprhension.

Rsum
Lapplication SIPSI permet aux entreprises trangres dinformer les services de linspection
du travail du dtachement de salaris en France. Les dclarations pralables de dtachement
(DPD) sont saisies dans le portail de tldclaration SIPSI, qui reproduit les Cerfas
actuellement en vigueur (formulaires de dclarations de dtachement prvues aux articles R.
1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du code du travail, enregistrs sous les numros CERFA
15420* 01, 15421* 01 et 15422* 01). Les agents de linspection du travail sont informs et
peuvent consulter les dclarations transmises, via un portail intranet de gestion. Lutilisation
du tl-service SIPSI dispense lentreprise trangre dun envoi de sa dclaration par
dautres moyens et lui vite ainsi de rechercher les coordonnes du service dinspection du
travail territorialement comptent. Un accus de rception est automatiquement adress par
courriel lentreprise dclarante et son reprsentant en France, avec la dclaration
transmise en pice jointe, Certaines fonctionnalits (auto-compltion partir de
rfrentiels, duplication dune dclaration) facilitent ou rduisent la saisie des
informations rcurrentes.

Prsentation gnrale du portail de tldclaration


Le portail de tldclaration facilite la dclaration de salaris dtachs en France. Trois
modles de dclaration sont disponibles :
1. Cas gnral
2. Intragroupe
3. Travail temporaire
Le portail est en langue franaise et anglaise.

URL daccs au portail de tldclaration : www.sipsi.travail.gouv.fr

SIPSI_Manuel_d'Utilisation_Portail_de_Dclarationv1.docx 2
Table des matires
Objectifs du document ..................................................................... 2
Rsum ........................................................................................... 2
Portail de tldclaration ........................................................ 4
1.1. Gnralits ............................................................................... 4
1.2. Connexion SIPSI ..................................................................... 5
1.3. Crer son compte tldclarant ................................................. 6
1.4. Demander lenvoi dun nouveau mot de passe ............................ 9
1.5. Page daccueil ........................................................................ 10
1.6. Modifier son compte ............................................................... 13
1.7. Grer ses rfrentiels .............................................................. 13
1.8. Saisir une dclaration pralable de dtachement ....................... 16
1.9. Grer les dclarations ............................................................. 21
1.9.1. Lister les dclarations ............................................................... 21
1.9.2. Consulter une dclaration .......................................................... 23
1.9.3. Modifier une dclaration ........................................................... 23
1.9.4. Supprimer une dclaration ......................................................... 23
1.9.5. Complter une dclaration ......................................................... 23
1.9.6. Transmettre une dclaration ...................................................... 24
1.9.7. Dupliquer une dclaration ......................................................... 25
1.9.8. Accder lhistorique des CERFA dune dclaration ...................... 25

1.10. Consulter les nouvelles ......................................................... 26


1.11. Consulter la FAQ ................................................................... 26
1.12. Consulter les mentions lgales .............................................. 28
1.13. Afficher la page Contacts ...................................................... 29

SIPSI_Manuel_d'Utilisation_Portail_de_Dclarationv1.docx 3
Portail de tldclaration
1.1. Gnralits
Le portail de tldclaration regroupe les fonctionnalits suivantes :
Authentification de lutilisateur
Page daccueil
Grer le compte tldclarant (crer, modifier)
Grer les rfrentiels
Saisir une dclaration pralable de dtachement (trois modles)
Grer les dclarations (modifier, complter, supprimer, dupliquer, transmettre)
Consulter les nouvelles
Consulter la FAQ
Consulter les mentions lgales
Consulter la page des contacts

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1.2. Connexion SIPSI

1) Bloc dinformation prsentant lapplication SIPSI ainsi que les modalits de la


procdure de tldclaration.

2) Bouton permettant de crer son compte tldclarant. Au clic sur le bouton, le


formulaire dinscription est affich.

3) Formulaire de connexion lapplication :

Lidentifiant correspond ladresse de contact renseigne lors de la cration du


compte. Lidentifiant peut tre saisi en ignorant la casse.

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Le mot de passe est celui renseign lors de la cration du compte

La case cocher Retenir mon identifiant permet de conserver l'identifiant lors de


la prochaine connexion.

Si les informations saisies sont correctes, lutilisateur est dirig vers la page daccueil
de SIPSI.

4) Le lien Mot de passe oubli ouvre un formulaire permettant de demander lenvoi dun
nouveau mot de passe.

5) Informations de bas de page :

Le lien Mentions lgales ouvre une page informant lutilisateur sur les aspects
juridiques du service de tldclaration

Le lien FAQ ouvre une page recensant les questions les plus frquemment poses.

Le lien Contact ouvre une page indiquant les coordonnes des interlocuteurs en
rgions

Remarques :

Aprs 5 erreurs d'authentification avec le mme identifiant (login), le mot de passe


du compte en question est rinitialis et transmis sur la boite mail de lutilisateur.

En cas doubli du mot de passe, lutilisateur peut demander lenvoi dun nouveau
mot de passe en cliquant sur le lien Mot de passe oubli

1.3. Crer son compte tldclarant


Pour pouvoir tldclarer, lutilisateur doit au pralable crer un compte et renseigner
l'ensemble des champs du formulaire d'inscription.

Le formulaire dinscription comporte trois sections.

1) Dans la premire section, lutilisateur saisit les donnes de lentreprise trangre.


Ladresse mail saisie servira didentifiant de connexion.

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2) Dans la deuxime section, lutilisateur renseigne les informations sur le dirigeant de
lentreprise :

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Saisie du mot de passe :

Un indicateur informe lutilisateur sur le niveau de scurit du mot de passe saisi.

La couleur rouge indique que le mot de passe est de faible complexit.

La couleur verte indique que le mot de passe a une complexit leve.

Lutilisateur doit ensuite confirmer le mot de passe en le retapant lidentique dans


le champ Confirmez le mot de passe. Si le mot de passe de confirmation saisi diffre du
mot de passe initial, lindicateur de validit est rouge :

Le niveau de scurit du mot de passe est donn titre indicatif. Il est tout fait
possible de crer un compte avec un mot de passe 'faible'.

3) Dans la troisime section, lutilisateur doit saisir un CAPTCHA pour pouvoir finaliser
son inscription :

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Si le CAPTCHA affich est illisible, lutilisateur peut en gnrer un nouveau en cliquant

sur le bouton

Pour soumettre les informations saisies, lutilisateur clique sur le bouton

A la validation du formulaire, un mail de confirmation de cration de compte est envoy


lutilisateur, sur ladresse mail indique dans le formulaire. Lutilisateur est ensuite
redirig vers lcran de connexion.

Pour annuler linscription en cours, lutilisateur clique sur le bouton .


Lutilisateur sera alors redirig vers la page de connexion.

1.4. Demander lenvoi dun nouveau mot de passe


Pour recevoir un nouveau mot de passe, lutilisateur doit renseigner son identifiant
(adresse mail de contact saisie la cration du compte) dans le formulaire suivant :

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A la validation du formulaire, un nouveau mot de passe sera transmis ladresse mail
indique.

1.5. Page daccueil


Une fois connect, lutilisateur peut accder la page daccueil de SIPSI :

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1) Menu droulant permettant daccder aux fonctionnalits suivantes :

Modifier les informations de son compte

Grer ses rfrentiels

Se dconnecter

2) Accs aux diffrents formulaires de dclaration : trois modles sont disponibles.

Pour crer une dclaration, lutilisateur clique sur le nom du modle souhait.

Le bouton permet dafficher la description du modle :

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3) Affichage du nombre de dclarations par critre.
Le clic sur ce nombre permet d'accder la liste des dclarations filtre selon ce
critre :
- le nombre de dclarations transmises (inclut les dclarations " complter")
- le nombre de dclarations non transmises et qui risquent d'tre supprimes
- le nombre de dclarations complter (qui ont donc t modifies par le
gestionnaire)

Au clic sur ces informations, lutilisateur est redirig vers la liste des dclarations.

4) Bloc affichant les actualits de lapplication SIPSI

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1.6. Modifier son compte
Le formulaire de modification de compte prsente les mmes sections que le formulaire
de cration de compte,

Remarque :

Pour modifier le mot de passe, lutilisateur doit cliquer sur la case cocher Modifier le
mot de passe.

1.7. Grer ses rfrentiels


Les rfrentiels permettent denregistrer des informations rcurrentes (par exemple, une
liste de salaris) et de rduire ainsi ultrieurement, grce lauto-compltion le temps de
saisie des dclarations. Lutilisation des rfrentiels demeure facultative pour le dclarant.

Pour accder aux rfrentiels, lutilisateur clique sur le menu droulant :

Au clic sur Mes rfrentiels, un sous-menu saffiche listant les rfrentiels du compte.

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Lutilisateur clique sur le nom du rfrentiel quil souhaite modifier.

La liste des lments du rfrentiel slectionn est affiche lcran :

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Tous les rfrentiels fonctionnent de la mme faon.

1) Bouton dexport permettant dexporter lensemble des lments du rfrentiel dans


un fichier au format CSV. Les colonnes exportes sont les colonnes du tableau (hors
actions).

Remarque : lexport ne prend pas en compte les filtres actifs

2) Bloc de filtres, dpliable, permettant de filtrer la liste des lments affichs. Les
filtres proposs correspondent aux colonnes du tableau.

Remarque : aucun filtre nest propos sur les dates de naissance.

Exemple de filtres sur le rfrentiel des dirigeants :

Lutilisateur renseigne les valeurs de filtres souhaites dans les champs du formulaire.

Pour appliquer les filtres, lutilisateur clique sur le bouton rechercher . Le systme
va rechercher les enregistrements qui contiennent les valeurs de filtres saisies.

Remarque :

La recherche est insensible la casse.

Lutilisateur peut utiliser le caractre joker % dans les filtres.

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3) Actions disponibles sur un lment de la liste :

Permet de modifier / visualiser le dtail de llment

Permet de supprimer llment.

Remarque : le rfrentiel des dirigeants doit au minimum contenir un dirigeant.

4) Actions et options de navigation dans la liste : de gauche droite : bouton de


rechargement, pagination et navigation entre les pages, liste droulante indiquant le
nombre de rsultats par page, nombre denregistrements total

5) Bouton permettant dajouter un lment au rfrentiel existant.

6) Bouton permettant de revenir sur la page daccueil

1.8. Saisir une dclaration pralable de


dtachement

Depuis la page daccueil, lutilisateur a le choix entre trois modles de dclaration :

1. Cas gnral (dtachement dans le cadre dun contrat de prestation de service ou


pour compte propre)

2. Intragroupe

3. Travail temporaire

Les modles de dclaration sont conformes la rglementation actuellement en vigueur


(formulaires de dclarations de dtachement prvues aux articles R. 1263-3, R. 1263-4 et
R. 1263-6 du code du travail, enregistrs sous les numros CERFA 15420* 01, 15421* 01
et 15422* 01). Au clic sur le nom du modle, le formulaire de saisie correspondant
saffiche. Le formulaire comporte plusieurs onglets dans lesquels lutilisateur doit
renseigner lensemble des champs. Chaque modle de dclaration a ses propres onglets
et champs de saisie.

Le formulaire de saisie est compos de quatre zones.

Exemple avec le modle n1 Cas gnral :

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1) Entte : affiche le titre du formulaire.

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2) Liste des onglets. Chaque onglet contient un ensemble de champs spcifiques. Tous
les champs doivent tre renseigns par lutilisateur.

3) Formulaire de saisie des donnes de longlet slectionn.

Points dattention :

Les champs de longlet Entreprise Etrangre sont automatiquement pr-remplis


avec les informations entreprise du compte utilisateur.

Certains champs comme le nom dun organisme de recouvrement de cotisations


sociales ou le nom dun dirigeant sont auto-complts partir des donnes des
rfrentiels du compte utilisateur. Ainsi, lorsque lutilisateur saisit les premiers
caractres du nom, le systme lui propose la liste des valeurs correspondant
issues du rfrentiel. Lutilisateur slectionne la valeur souhaite dans la liste. Le
systme pr-remplit les champs lis.

Exemple :

Saisie auto-complte du nom du dirigeant :

Pr-remplissage des informations du dirigeant :

Autre champ auto-complt : le champ code postal ville est auto-complt pour
les communes franaises.

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Contrle du champ SIRET : si le numro SIRET saisi dans le formulaire de
dclaration de type Intragroupe nexiste pas dans le rfrentiel des entreprises et
tablissements franais (base SIENE), alors lindicateur suivant est affich :

Il est tout fait possible de crer une dclaration avec un SIRET inconnu dans
SIENE. En revanche, si le format du SIRET est incorrect, alors la dclaration ne peut
tre cre.

Saisie des champs de type horaire : choix de lheure par slection avec le curseur :

4) Actions disponibles :

Permet denregistrer la dclaration dans ltat non transmis . Lutilisateur


pourra la modifier ultrieurement. Les donnes saisies au niveau des dirigeants
/ reprsentants / prestation / donneurs dordre / hbergement / organismes /
salaris vont alimenter les rfrentiels du compte de lutilisateur.

Permet dabandonner la saisie en cours. Lutilisateur est redirig vers la liste


des dclarations.

Permet de transmettre la dclaration linspection du travail. Si la dclaration


est complte et si lutilisateur confirme la transmission, la dclaration est envoye

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linspection du travail ; un CERFA est gnr au format PDF et attach la dclaration. Le
CERFA gnr est envoy par mail lutilisateur, avec copie au reprsentant en France.

Boutons de navigation :

Permet daccder longlet suivant

Permet daccder longlet prcdent.

5) Bouton permettant dajouter un lment rptable (comme un dirigeant, un organisme


de cotisation sociale, une prestation ou un salari). Pour supprimer un lment,

lutilisateur clique sur le bouton du bloc supprimer.

Validation du formulaire

Des contrles de compltude sont raliss lors de lenregistrement ou de la transmission


de la dclaration.

Si des champs obligatoires nont pas t renseigns, un message derreur rouge est
affich en haut du formulaire. Ce message indique le nombre derreurs trouves. Un
indicateur derreur est galement affich au niveau des onglets concerns. Pour visualiser
le dtail des erreurs, lutilisateur doit cliquer sur longlet en question. Un message
derreur rouge est positionn au niveau du chaque champ invalide :

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1.9. Grer les dclarations

1.9.1. Lister les dclarations


La liste des dclarations est accessible depuis la page daccueil. Les dclarartions
affiches correspondent au critre slectionn par lutilisateur dans la page daccueil (non
transmise, transmise ou complter )

1) Enttes du tableau

Id : identifiant technique / rfrence de la dclaration

Titre : intitul de la dclaration

N de transmission : numro gnr lors de la transmission de la dclaration.


Format du numro : <les 3 premires lettres du code pays de lentreprise>#<les 5
premires lettres de la commune>#<identifiant du compte tldclarant>-
<identifiant technique de la dclaration>

Date denvoi : date de transmission linspection du travail

Mise jour le : date de dernire mise jour

Modle : type de dclaration (1 = cas gnral, 2 = intragroupe, 3 = travail


temporaire)

Statut : tat de la dclaration (en cours de saisie ou transmise ou complter)

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Actions possibles sur la dclaration

Tri par dfaut : les dclarations sont classes par identifiant (ordre dcroissant).
Lutilisateur peut modifier le tri appliqu en cliquant sur les enttes du tableau.

Remarques

Les dclarations incompltes sont signales en orange.

Les dclarations non transmises, qui risquent dtre supprimes


automatiquement par le systme, sont signales en rouge.

2) Actions disponibles :

Permet de modifier une dclaration

Permet de supprimer une dclaration non transmise

Permet de complter une dclaration

Permet de dupliquer une dclaration transmise

Lien vers la dernire version du CERFA. Au clic sur le bouton, le CERFA est
affich dans loutil de visualisation de fichiers PDF du poste de lutilisateur.

3) Actions et options de navigation dans la liste : de gauche droite : bouton de


rechargement, pagination et navigation entre les pages, liste droulante indiquant le
nombre de rsultats par page, nombre denregistrements total

4) Bouton permettant de revenir sur la page daccueil

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1.9.2. Consulter une dclaration
Pour consulter une dclaration, lutilisateur doit slectionner la dclaration dans la liste

et demander la modifier ou la complter (bouton ) .

Le formulaire de modification saffiche lcran, prsentant les informations de la


dclaration.

Si la dclaration a dj t transmise, alors lutilisateur peut accder au CERFA(s)


gnr(s).

1.9.3. Modifier une dclaration


Pour modifier une dclaration, lutilisateur doit slectionner la dclaration dans la liste et

demander la modifier (bouton ) .

Point dattention : lutilisation de cette fonctionnalit permet de mettre jour, complter


une dclaration, compte tenu de lvolution venir des conditions dexcution dune
prestation (par exemple, en cas de prolongation dun chantier, modification de la liste des
salaris). Elle nexonre pas lentreprise de son obligation de transmettre pralablement au
dtachement de ses salaris une dclaration complte et prcise. La transmission dune
dclaration par ce biais ne remplace pas la ou les dclarations prcdemment transmises, qui
sont archives et toujours accessibles aux agents de linspection de travail.

Le formulaire de modification saffiche lcran, prsentant les informations de la


dclaration. Lutilisateur modifie les champs souhaits.

Le formulaire de modification se comporte comme le formulaire de cration (mme


contrles de compltude, mme principe de rutilisation/alimentation des rfrentiels)

1.9.4. Supprimer une dclaration


Seules les dclarations non transmises peuvent tre supprimes.

Pour supprimer une dclaration, lutilisateur doit slectionner la dclaration dans la liste

et demander sa suppression (bouton ) .

Une popin de confirmation est affiche lcran. Si lutilisateur confirme la suppression,


alors la dclaration est dfinitivement supprime du compte.

1.9.5. Complter une dclaration


Cette fonctionnalit permet de modifier une dclaration juge incomplte par linspection
du travail.

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Pour complter une dclaration, lutilisateur doit slectionner la dclaration dans la liste

et demander la complter (bouton ) .

Le formulaire de modification saffiche lcran, prsentant les informations de la


dclaration.

Les champs complter sont signals par une bulle . Au survol de la souris, une
info-bulle affiche la suggestion de modification mise par lAgent de contrle :

Lutilisateur peut modifier les champs en consquence et retransmettre le formulaire une


fois complt.

1.9.6. Transmettre une dclaration


Cette fonctionnalit permet denvoyer la dclaration saisie linspection du travail.

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Pour transmettre une dclaration, lutilisateur doit slectionner la dclaration dans la liste

et demander la modifier (bouton ) .

Le formulaire de modification saffiche lcran.

Lutilisateur clique sur le bouton pour transmettre la dclaration.

Si la dclaration est complte, une ferntre de confirmation est affiche lcran. Si


lutilisateur confirme la transmission, les informations de la dclaration sont envoyes
linspection du travail ; un CERFA est gnr au format PDF et attach la dclaration. Le
CERFA gnr est envoy par mail lutilisateur.

1.9.7. Dupliquer une dclaration


Cette fonctionnalit permet lutilisateur de crer une nouvelle dclaration pr-
renseigne partir dune dclaration existante.

Seules les dclarations transmises peuvent tre dupliques.

Pour dupliquer une dclaration, lutilisateur doit slectionner la dclaration dans la liste

et demander la dupliquer (bouton ) .

Le formulaire de cration saffiche, pr-rempli avec les donnes de la dclaration


duplique. Les dates de mission et les dates de dtachement des salaris ne sont pas
recopies dans la nouvelle dclaration et doivent tre renseignes par lutilisateur.

Le formulaire de duplication se comporte comme le formulaire de cration (mme


contrles de compltude, mme principe de rutilisation/alimentation des rfrentiels)

1.9.8. Accder lhistorique des CERFA dune dclaration


Cette fonctionnalit permet daccder aux diffrentes versions du CERFA (PDF gnrs
lors des transmissions successives de la dclaration).

Pour accder lhistorique des CERFAs, lutilisateur doit slectionner la dclaration dans

la liste et demander la complter (bouton ).

Le formulaire de modification saffiche lcran, prsentant les informations de la


dclaration.

Dans lentte du formulaire, une liste droulante Cerfas permet daccder aux PDF
gnrs :

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Au clic sur un CERFA, le CERFA est affich dans loutil de visualisation de fichiers PDF du
poste de lutilisateur.

1.10. Consulter les nouvelles


Lutilisateur doit tre connect lapplication pour visualiser les actualits du site. La
page des nouvelles est accessible depuis la page daccueil de lutilisateur.

1) Par dfaut, les nouvelles sont affiches franais. Le contenu en anglais est accessible
en cliquant sur longlet News.

1.11. Consulter la FAQ


La page FAQ est accessible depuis lcran de connexion SIPSI.

Par dfaut la FAQ est affiche en franais. Le contenu en anglais est accessible en
cliquant sur longlet Frequently Asked Questions.

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Lutilisateur doit cliquer sur une question pour visualiser la rponse. Le bloc
dinformation se dplie, prsentant la rponse :

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1.12. Consulter les mentions lgales
La page des mentions lgales est accessible depuis lcran de connexion SIPSI. Par
dfaut, les informations lgales sont affiches en franais. Le contenu en anglais est
accessible en cliquant sur l'onglet Legal Information

Lutilisateur doit cliquer sur le libell dune information lgale pour en visualiser le dtail.
Le bloc dinformation se dplie, prsentant le descriptif.

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1.13. Afficher la page Contacts
La page des contacts est accessible depuis lcran de connexion SIPSI. Par dfaut, les
contacts sont affichs en franais. Le contenu en anglais est accessible en cliquant sur
l'onglet Contact

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