INSTRUCTIVO FICHA MNIMA DE REGISTRO DE PROYECTO

La ficha Mnima de Proyecto es un resumen de los aspectos ms relevantes del proyecto,

brinda la informacin mnima necesaria para llevar a cabo el proceso de ejecucin y para
el seguimiento y control de los proyectos. Este primer ejercicio consiste en llenar
manualmente el formato Ficha Mnima de Proyectos (Anexo), de acuerdo con las
instrucciones definidas en este documento.

En el mes de Enero de 2002 la informacin ingresar al sistema QUIPU.

La Ficha Mnima de Proyecto est dividida en dos partes:

1. Informacin Acadmico- Administrativa

2. Informacin Financiera.

Diligenciamiento de la Informacin Acadmico- Administrativa

1. Informacin General del Proyecto

Cdigo del Proyecto 1: Este cdigo debe ser diligenciado hasta los 7 primeros dgitos
(de acuerdo con la clasificacin de la Tabla 1), ya que los cuatro ltimos corresponden al
consecutivo del proyecto, el cual se dar automticamente en el sistema QUIP. El primer
dgito corresponde al tipo de proyecto que se quiere identificar as: 1 si es de docencia, 2
Proyectos de Investigacin, 3 si es un proyecto de extensin y 4 si es un proyecto de
soporte institucional. Los siguientes dos dgitos corresponden a la modalidad de proyecto
dentro de cada uno de los tipos anteriores (en la tabla 1 corresponde a los ttulos con tres
dgitos); los dos siguientes dgitos corresponden a la submodalidad de los proyectos; y los
dos ltimos cdigos a la clase del proyecto. Cuando no existe submodalidad y/o clase de
proyecto, igual se asigna cdigo como si existieran, aunque el nombre sea el mismo.
Ejemplo un proyecto de investigacin aplicada, se diligenciar de la siguiente manera:

2 0 2 0 0 0 0
Tipo: Proyecto de Investigacin
Modalidad: Proyectos de Investigacin aplicada
Submodalidad: Investigacin aplicada
Clase: Investigacin aplicada

Un proyecto de mantenimiento de algn edificio de aulas, se diligenciar de la siguiente

manera, considerando que se diferencia el tipo, la modalidad, submodalidad y clase:

4 0 1 0 1 0 3
Tipo: Proyecto de Soporte Institucional
Modalidad: Proyectos de Infraestructura
Submodalidad: Infraestructura Fsica
Clase: Mantenimiento

1
La clasificacin de proyectos por tipo ha sido tomada de la propuesta de la Oficina Nacional de Planeacin.

1
Un proyecto de extensin, de diligenciar de la siguiente manera:

3 0 1 0 2 0 0
Tipo: Proyecto de Extensin
Modalidad: Educacin no formal
Submodalidad: Cursos de Extensin
Clase: Cursos de Extensin

Tabla 1

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Ttulo del Proyecto: se debe escribir el nombre completo del proyecto.

Dependencia responsable del proyecto: corresponde a la dependencia que tendr

bajo su cargo la ejecucin de proyecto (rea de responsabilidad). El registro de esta
dependencia responsable ser automtica en el sistema.

Director del Proyecto: Se debe escribir el nombre completo del docente, funcionario
administrativo o persona que va a ser el director del proyecto y al frente el nmero de
identificacin.

Dependencias Relacionadas: Se deben registrar todas las dependencias que participan

en el proyecto, sea con recursos financieros o con otra clase de recursos. Dentro de este
campo se identifican las reas de responsabilidad como son las unidades, grupos de
investigacin o Comits de Investigacin de las facultades, por ejemplo.

Antecedentes del Proyecto: En este tem se deben registrar las razones y

circunstancias por las cuales se piensa acometer el proyecto. Razones y circunstancias de
orden institucional, econmico, social, cientfico, tcnico.

Objetivo General del Proyecto: Se debe identificar la direccionalidad del proyecto, en

el cual siempre se busca la transformacin de una situacin.

Objetivos especficos del Proyecto: Se deben identificar de forma concreta los

cambios o transformaciones formuladas.

Resultados del Proyecto: Se deben determinar los efectos, preferiblemente

cuantificables, producidos por el proyecto.

2. Clasificacin del Proyecto

rea Temtica Principal del Proyecto 2: Para este tem se ha propuesto acoger el
sistema de clasificacin de la UNESCO, con un nivel de agregacin hasta 4 dgitos. Dicha
clasificacin estar en forma de tabla automtica en el sistema QUIPU. Se deber elegir
un rea principal para registrar el proyecto. Esta clasificacin est organizada en cuatro
niveles: nivel 0, nivel 1, nivel 2 y nivel 3. Para el registro de los proyectos en el QUIPU se
utilizar esta clasificacin hasta el nivel 2. Cabe precisar que este campo en el sistema
estar disponible slo cuando se trate de un proyecto acadmico (Formacin,
Investigacin, Extensin). No aplica para los proyectos de Soporte Institucional.

El nivel 0 (nivel de agregacin del nivel 1) corresponde a las grandes reas de la ciencia y
la tecnologa:

1. Ciencias Exactas y naturales

2. Tecnologas y Ciencias de la Ingeniera

2
Esta clasificacin de reas temticas ha sido concertada con la Direccin Nacional de Investigaciones y con la Coordinacin
Nacional de Extensin.

3
 3. Tecnologas y Ciencias Agropecuarias
4. Tecnologas y Ciencias Mdicas
5. Ciencias Humanas y Sociales

El nivel 1 corresponde a la desagregacin del nivel 0, apareciendo disciplinas o grupos de

disciplinas, de la siguiente forma:

1. Ciencias Exactas y naturales

11 Lgica
12 Matemticas
21 Astronoma y Astrofsica
22 Fsica
23 Qumica
24 Ciencias de la vida
25 Ciencias de la Tierra y el espacio

2. Tecnologas y Ciencias de la Ingeniera

33 Ciencias Tecnolgicas

3. Tecnologas y Ciencias Agropecuarias

31 Ciencias Agronmicas

4. Tecnologas y Ciencias Mdicas

32 Ciencias Mdicas

5. Ciencias Humanas y Sociales

51 Antropologa
52 Demografa
53 Ciencias Econmicas
54 Geografa
55 Historia
56 Ciencias Jurdicas, Leyes
57 Lingstica
58 Pedagoga
59 Ciencia Poltica
61 Psicologa
62 Ciencias de las artes y las letras
63 Sociologa
71 tica
72 Filosofa

El nivel 2 corresponde a las divisiones al interior de las disciplinas del nivel 1, las reas
temticas para este nivel aparecen en la tabla 2, la cual aparecer automticamente en el
Sistema Quipu.

La clasificacin del proyecto en el Sistema Quip se har de acuerdo con el nivel 2 de la

Tabla 2; por ejemplo la disciplina LOGICA aparece en el nivel 0 en la clasificacin 1 de
Ciencias exactas y naturales, en el nivel 1 es el cdigo 11 cuyo nombre es lgica, en el

4
nivel 2 ya parece una clasificacin de esta disciplina entre: aplicaciones de lgica con
cdigo 1101, lgica deductiva con cdigo 1102, lgica general con 1103, lgica inductiva
con 1104, metodologa con 1105 y otras especialidades relativas a la lgica con cdigo
1199. Los primeros dos dgitos corresponden a la disciplina del nivel 1, y los dos ltimos al
consecutivo de la divisin de la disciplina.

5
6
Asociacin del Proyecto de Investigacin o de Extensin a Programas y
Subprogramas: Pendiente por definir con las reas respectivas.

Asociacin al Plan Global de Desarrollo (Estrategias, programas y

subprogramas): Se debe diligenciar cada estrategia, programa y subprograma por
separado y el nombre respectivo al frente de cada casilla, de acuerdo con la Tabla 3. Si
por ejemplo se est registrando un proyecto que pertenezca al subprograma educacin y
sociedad, se debe capturar la informacin de la siguiente manera:

Cdigo de la Estrategia 1 Nombre: Presencia Nacional

Cdigo del Programa 1 2 Nombre: Promocin de la calidad y

equidad del sistema educativo
Colombiano

Cdigo del Subprograma 1 2 1 Nombre: Promocin de la calidad y

equidad del sistema educativo
Colombiano

La captura de esta informacin ser automtica mediante una tabla en el Sistema QUIPU.

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3. Clasificacin del Proyecto

Acto Administrativo de Aprobacin: en este tem se debe diligenciar el nombre del

Acto Administrativo sea Acuerdo o Resolucin, mediante el cual se haya aprobado el
proyecto. Cada proyecto debe haber sido aprobado por la instancia respectiva:
Consejo de Facultad, Consejo de Sede, etc.

Nmero del Acto Administrativo de Aprobacin

Fecha del Acto Administrativo de Aprobacin

Nombre del Funcionario Signatario

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4. Ejecucin del Proyecto

Fecha de inicio del proyecto: Se debe diligenciar la fecha de inicio de ejecucin del
proyecto.

Plazo de Ejecucin del Proyecto: corresponde a la duracin total del proyecto en

nmero de meses.

Fecha aproximada de finalizacin del proyecto

Valor Total Inicial del proyecto: Se debe escribir el valor total del proyecto por la
duracin del mismo en pesos corrientes.

Valor del Proyecto para la vigencia actual: Se debe escribir el valor en pesos del
proyecto nicamente para la vigencia 2002.

5. Costos Asociados al Proyecto

Docentes vinculados al proyecto a travs de su Jornada de Trabajo: Se refiere

estrictamente al personal docente de planta que dentro de su jornada de trabajo
dedique horas al desarrollo del proyecto. Se debe informar el nombre y cdula de
ciudadana de todos los docentes participantes en el proyecto, as como las horas
dedicadas al proyecto en cada semestre del ao. Cuando el proyecto se desarrolle en
ms de una vigencia, este campo debe ser actualizado cada ao.

Diligenciamiento de la Informacin Financiera

1. Fuentes de Financiacin del Proyecto

A partir del registro de esta informacin los proyectos entrarn a ser parte del ciclo
presupuestal. La informacin que se debe registrar en este cuadro es exclusivamente para
la vigencia 2002. Se deben diligenciar los siguientes datos:

Valor Total en pesos corrientes del proyecto para la vigencia 2002

Valor en pesos corrientes de la financiacin del proyecto con Recursos de la Nacin

Valor en pesos corrientes de la financiacin del proyecto con recursos propios de los
niveles centrales de Sede o de facultades. En esta parte del cuadro se deben identificar las
empresas y reas de responsabilidad o dependencias que son fuente con este tipo de
recursos.

Valor en pesos corrientes de la financiacin de entidades externas, es decir, entidades

externas que financian proyectos de la Universidad o que contratan a la Universidad para

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el desarrollo de asesoras, consultoras, interventoras, etc. En este rengln se debe
diligenciar el Nit u otra identificacin de la entidad externa y en el caso de tener como
fuente un contrato o convenio se requiere precisar el valor en pesos corrientes, el nmero
del contrato y su fecha.

En el rengln de Total de Financiacin se debe registrar la suma de los diferentes valores

de las fuentes de financiacin anteriormente registradas.

2. Plan de Gastos del Proyecto

Se registrar el valor total previsto para el proyecto, distribuido segn los diferentes
conceptos de gasto. Si est previsto que un proyecto se ejecute en varias vigencias, estos
valores deben ser proyectados para cada uno de los aos.

Elaborado por: Se debe registrar el nombre de la persona que ha diligenciado la Ficha

mnima del Proyecto y el cargo o funcin que desempea.

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