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Rapport de stage

Stage Assistant Ingnieur


Du 6 Juillet au 31 Dcembre 2015

Oumayma HILMI
Tuteur cole : Mr. Philippe KUBIAK
Tuteur entreprise : Mr. Philippe VIALATTE

1 Oumayma HILMI
Prambule

A lissu de la quatrime anne lIG2I, Institut de Gnie Informatique


& Industriel, les tudiants doivent passer un stage de 6 mois en
entreprise, avec pour mission de grer un projet dans une situation
professionnelle, en tant quassistant ingnieur.

Jai entam les dmarches de recherche dentreprises daccueil ds le


mois dAvril 2015. Des lettres de motivation et mon CV ont t envoys
plusieurs entreprises dont Sophia Conseil qui a considr ma demande
de stage et ma propos un premier entretien le 15 Avril 2015, avec
Monsieur Huseyin BUYUKOZDOGAN, le responsable du ple informatique.

Suite cet entretien, jai d en passer deux autres avec la mme


entreprise : un avec le responsable des Ressources Humaines : Monsieur
Mathias TODESCO et lautre avec la directrice gnrale de lentreprise :
Madame Karine COCCELLATO pour enfin tre retenue pour intgrer
lquipe du ple informatique Sophia Conseil, en tant que stagiaire. Le
sujet de stage qui ma t confi est : Crer et raliser un Rseau
Social dEntreprise.

Sophia Conseil, entreprise de conseil en ingnierie scientifique et


technique, ma permis de mettre en pratique, dans une situation de travail
professionnelle, mes comptences en informatique et mes connaissances
en gestion de projet, que jai acquises durant mes trois annes dtude
lIG2I. Le contact avec le personnel de lentreprise, en particulier avec
lquipe du ple informatique, a t trs fructueux et riche en information
et attitude comportementale.

Ainsi jai pu intgrer lentreprise Sophia Conseil, menqurir sur son


organisation et raliser mes travaux dans de trs bonnes conditions.

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Remerciements

Avant tout dveloppement sur cette exprience professionnelle, il


apparat opportun dexprimer mes vifs remerciements la Direction
Gnrale de lentreprise Sophia Conseil qui ma accord ce stage
dans son entreprise.

Je tiens remercier Mr. Huseyin BUYUKOZDOGAN, Responsable


du ple informatique qui ma accueilli au sein de son quipe et qui ma
permis de raliser mon stage dans de trs bonnes conditions. Il a su
trouver le temps de superviser mon travail de trs prs tout le long de
mon sjour en entreprise.

Je tiens remercier, galement, Mr. Philippe VIALATTE


Responsable de Dveloppement Applicatif pour son encadrement, ses
conseils et assistance quil ma prodigus tout le long de mon stage.

Jexprime, galement, mes remerciements toute lquipe du ple


informatique qui a facilit mon intgration au sein de lentreprise.

Aussi, je voudrais remercier Mme Caroline MAIGE Responsable de


Communication pour son soutien et ses conseils.

Jexprime ainsi ma gratitude et mes remerciements toute


personne qui a contribu de prs ou de loin au bon droulement de mon
stage, qui ma permis de senqurir sur lentreprise, son fonctionnement
et denrichir mon exprience professionnelle aux niveaux des
connaissances thoriques et pratiques.

Jadresse, particulirement, un vif remerciement lensemble de


lquipe pdagogique de lIG2I, et en particulier Mr. Philippe KUBIAK,
mon tuteur de stage pour sa disponibilit, ses conseils et son soutien.

Merci tous.

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Fiche synthtique de droulement du stage
Entreprise : Sophia Conseil
Activit : Entreprise de conseil en ingnierie scientifique et
technique
Affectation du stage : Ple informatique
Sujet du stage : Raliser un Rseau Social dEntreprise
Travaux accomplis ou Principales tapes de stage:
Intgration de lentreprise et prise de connaissance du projet ;
Elaboration du Cahier des Charges avec les diffrents cas
dusage ;
Lancement dappel doffre et dpouillement des offres ;
Choix des types de RSE les plus adapts aux besoins de
lentreprise ;
Choix des entreprises fournisseurs du RSE ;
Divers travaux (communication avec les fournisseurs,
animation de runions, installation de logiciels et rparation
des PC).

Livrables :
Planning de ralisation du projet ;
Cahier des charges ;
Document sur la stratgie de mise en place ;
Matrice de choix des RSE ;
Rapport de stage.

Apports du stage :
Meilleure perception du milieu professionnel des entreprises de
conseil en ingnierie ;
Amlioration des connaissances dans la gestion de projet
(planification, gestion du temps, etc.) ;
Meilleure perception de la communication en entreprise ;

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Amlioration des connaissances du matriel informatique.

7 Oumayma HILMI
Table des matires
Prambule....................................................................................................2
Remerciements............................................................................................3
Fiche synthtique de droulement du stage................................................4
Introduction..................................................................................................8
I. Prsentation de Sophia Conseil..............................................................9
1. Fiche Signaltique..................................................................................9
2. Lentreprise Sophia Conseil..................................................................10
3. Les Clients de Sophia Conseil...............................................................11
4. Organisation du ple Informatique.......................................................13
4.1. Organisation...................................................................................13
II. Droulement du stage..........................................................................16
1. Introduction..........................................................................................16
2. Le Projet...............................................................................................16
2.1. Prise de connaissance du projet.....................................................16
2.2. Objectifs.........................................................................................17
2.3. Equipe projet..................................................................................17
2.4. Processus de validation..................................................................19
2.5. Choix de la solution........................................................................19
2.6. Les grands axes de ralisation du projet........................................19
2.7. Planification des actions raliser.................................................20
3. Recherche documentaire.....................................................................23
3.1. Un Rseau Social dEntreprise, cest quoi ?....................................23
3.2. Les avantages dun RSE:................................................................23
4. Identification des besoins.....................................................................24
4.1. Prliminaires...................................................................................24
4.2. Les Enjeux du Rseau Social de lEntreprise RSE .....................25
4.3. Cibles du RSE.................................................................................26
4.4. Principales fonctionnalits du projet...............................................26
4.5. Cas dusage du RSE........................................................................26

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4.5.1. Communication........................................................................26
4.5.2. Gestion de contenus.................................................................27
4.5.3. Collaboration............................................................................28
4.5.4. Cration de communauts.......................................................28
4.5.5. Administration..........................................................................29
4.5.6. Droit daccs.............................................................................29
4.5.7. Scnarios dutilisation..............................................................30
4.5.8. Ergonomie................................................................................31
4.5.9. Personnalisation de la charte graphique..................................31
4.5.10. Supports compatibles............................................................31
4.5.11. Maintenance de lapplication et mise jour..........................31
4.5.12. Formation et manuel dutilisation et formation.....................32
4.6. Validation du projet par la DG........................................................32
5. Recherche des solutions existantes.....................................................32
5.1. Actions entreprises durant cette phase..........................................32
5.2. La recherche de solutions existantes.............................................33
5.3. Contact des fournisseurs................................................................37
6. Investigations pour le choix du fournisseur.........................................37
6.1. Entretien avec les fournisseurs des solutions.................................37
6.2. Choix de la solution mettre en place...........................................39
7. Dploiement.........................................................................................40
8. Communication autour du projet.........................................................41
8.1. Runions.........................................................................................41
8.2. Ateliers de travail (workshop).........................................................42
8.3. Production De document................................................................43
9. Tches du Support................................................................................43
III. Evaluation du stage...........................................................................45
1. Difficults rencontres.........................................................................45
2. Conclusion............................................................................................46
Bibliographie..............................................................................................48
Glossaire....................................................................................................49

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Annexes.....................................................................................................51
Annexe 1 Sophia Conseil en quelques chiffres........................................52
Annexe 2 Rcompenses de Sophia Conseil.............................................52
Annexe 3 Evolution annuelle du Chiffre dAffaire....................................53
Annexe 4 Evolution annuelle des salaris...............................................53
Annexe 5 Liste des solutions techniques identifies...............................54
Annexe 6 Matrice de choix......................................................................55
Annexe 7 Rsultat du croisement entre Cibles et les Intrts & Attentes :
Types de communauts..........................................................................57
Annexe 8 Les points positifs & ngatifs des solutions du benchmark.....58

10 Oumayma HILMI
Introduction
Ce stage dune dure de 6 mois, est une mise en situation dassistant
ingnieur dans un milieu professionnel dont lobjet principal est de se
familiariser avec le mtier de management autour dun projet. Durant ce
stage, jai intgr lquipe informatique de Sophia Conseil en tant que
responsable de projet. La mission qui ma t confie durant ce stage est
la ralisation dun rseau social dentreprise.

Outre les travaux qui mont t confis, jai eu loccasion de ctoyer au


quotidien, des responsables, des cadres et des employs de diffrents
ples de lentreprise, qui mont permis de menqurir sur le
fonctionnement de la socit, participer des runions de prise de
dcision et enfin raliser les principales tches de mon projet tout en tant
bien encadre par mes responsables de stage aussi bien le tuteur
entreprise que le tuteur cole.

Jai eu de la chance de me retrouver en face de personnes dune


grande exprience, qui mont facilit lintgration au sein de leurs quipes
et qui taient disponibles me transmettre leurs savoirs et de leurs vcus
professionnels de lentreprise.

Ce rapport prsentera lentreprise Sophia Conseil et lensemble des


activits de mon projet. Il traitera entre autres :

Lentreprise Sophia Conseil et son organisation ;


Le droulement du stage :
Le projet RSE ;
Les diffrentes tapes du projet ;
Les travaux raliss ;
Les difficults rencontres.
Lapport du stage en termes dexprience professionnelle.

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I. Prsentation de Sophia Conseil
1. Fiche Signaltique
Raison Sociale : Sophia Conseil
Adresse : Arche des dolines. 5, rue Soutrane

06560, SOPHIA ANTIPOLIS, FRANCE


Tel : 0 970 820 250 Fax : 0 970 820 887

Adresse email : Site de lentreprise :


contact@sophiaconseil.fr http://www.sophiaconseil.fr/

Secteur dactivit : Conseil en Ingnierie et innovation


Dirigeant : Vincent DAVID
Date de cration : 12 Janvier Chiffre daffaire : 18.7 millions
2005 deuros
Sophia Conseil en quelques chiffres :

Valeurs de Sophia Conseil :


Transparence Respect Dontologie Ractivit et adaptabilit
Qualit

Sophia Conseil Laurate du Palmars Great Place to Work


2015 :

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30me place du palmars 2015 des Entreprises o il fait bon
travailler.

2. Lentreprise Sophia Conseil


Sophia Conseil est une entreprise franaise, indpendante,
spcialise dans le conseil en ingnierie scientifique et technique, multi-
secteurs et multi-mtiers. Elle a t cre en 2005 et compte
actuellement 250 salaris rpartis en plusieurs filiales.
Son organisation est reprsente ci-dessous :

Sophia Conseil est prsente gographiquement sur toute la France et


au niveau international.
Les principales offres de service de lentreprise :
Lassistance technique ;
Le centre de service
Lactivit en bureau dtudes ;
Lexpertise et laccompagnement ;
La plateforme de linnovation.

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Aussi, Sophia Conseil sest dote de :
9 agences en France ;
4 bureaux linternational : Monaco, Kuala Lumpur, Londres et
Singapour.
Un rseau de partenaires :

Rseau de partenaires

Elle est implante au niveau international sous la rpartition gographique


ci-dessous :

Implantations et lieux dintervention


Siges
sociaux
Bureaux
Sites
dinterventio
n hors de
France

3. Les Clients de Sophia Conseil


Le rle de Sophia Conseil consiste dvelopper la comptitivit de
ses clients en leur apportant des solutions technologiques innovantes et
de lexpertise mtier toutes les tapes du dveloppement dun projet, y
compris lors de sa mise en production, notamment au sein de ses ples

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dexpertise optique, lectronique, mcanique et systme
dinformation.
Sophia Conseil intervient dans diffrents secteurs dactivit : chimie
et ptrochimie, agroalimentaire, automobile, industrie navale,
aronautique, ferroviaire, etc.
Le schma ci-dessous montre les diffrents secteurs dactivit o
Sophia Conseil est prsente :

Parmi les principaux clients de Sophia Conseil:

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4. Organisation du ple Informatique
4.1. Organisation
Des besoins trs importants et de plus en plus croissants dans l'usage
de l'informatique ont conduit la cration d'un ple Informatique, charg
de mettre disposition des utilisateurs, des ressources informatiques et
audiovisuelles communes.
Il offre une assistance personnalise aux usagers et garantit la
scurit du systme d'information de lentreprise.
Lorganigramme du ple informatique est reprsent ci-dessous :

Deux grandes entits encadres par un responsable de ple :

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Lquipe informatique se compose de 6 personnes qui interviennent
dans un primtre englobant diffrentes activits informatiques dintrt
gnral pour ltablissement ou pour les clients de lentreprise.
RESPONSABLE DU PLE INFORMATIQUE
Il assure le pilotage du service pour atteindre les objectifs fixs par la
Direction Gnrale. Il planifie les activits, encadre et anime ses quipes
et met en place des projets d'volution en fonction des besoins des
utilisateurs.
DEVELOPPEMENT APPLICATIF:
Le service de dveloppement applicatif est charg :
De mettre disposition des collaborateurs de lentreprise, des
ressources informatiques, leur permettant un travail dans de
bonnes conditions ;
De raliser des projets de dveloppement informatique pour le
besoin des entreprises externes, clientes de Sophia Conseil.
SYSTEME ET RESEAU:
Le service Systme et Rseau offre une assistance technique tous
les utilisateurs de Sophia Conseil dans les diffrentes agences de
lentreprise en France. Il est le garant de la scurit du systme
d'information et la gestion du matriel.

Ayant pass mon stage dans le ple informatique, je saisis cette


occasion pour signaler la bonne collaboration qui rgne entre le personnel
de lquipe Informatique. Jai t parraine par ce service tout le long de
mon stage et toute lquipe na pas cess de me prodiguer conseil et
assistance en cas de besoin.

4.2. Mission et activit


Le ple informatique est charg des activits suivantes :
Administrer et exploiter les serveurs ;

17 Oumayma HILMI
Maintenir le parc informatique, planifier les interventions
d'installation, la configuration et le dpannage de matriels mis
la disposition des utilisateurs ;
Maintenir l'inventaire du parc informatique et des logiciels en
service ;
Grer le rseau informatique et faire voluer l'infrastructure
matrielle ;
Etablir les schmas du rseau informatique et de tlphonie ;
Grer les serveurs d'annuaires et fournir des services
numriques aux usagers (messagerie lectronique, rseau sans
fil, ...) ;
Grer et administrer le site Internet institutionnel ;
Grer les quipements audiovisuels et les systmes de
visioconfrence ;
Mettre en place les mcanismes concernant la scurit
informatique, et assurer la veille sur l'volution des risques ;
Mettre en place une politique de sauvegarde et d'archivage des
donnes ;
Maintenir et faire voluer le systme d'information ;
Conseiller et informer les utilisateurs dans tout ce qui touche
l'informatique au sens large ;
Dvelopper des applications pour les entreprises clientes et en
assurer la maintenance.

4.3. Procdures de protection


Lentreprise sest dote dun ensemble de procdures concernant
lutilisation du systme informatique :
La charte informatique : Il s'agit d'un document technique
dfinissant les rgles d'utilisation du systme informatique mis
la disposition de l'ensemble du personnel. En outre, elle a
pour objectif de dfinir les modalits des accs intranet/internet
et d'utilisation de la messagerie lectronique.
Les contrles d'accs : Les authentifications vrifient
l'identit des personnes se connectant au rseau. Les

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identifiants associs au mot de passe sont aujourd'hui
gnraliss mais ils doivent tre changs rgulirement.
Les scurits rseaux : Le principe est de filtrer les changes
de donnes entrantes et de requtes sortantes entre le rseau
interne et les rseaux externes. Pour ce faire, l'utilisation de
pare-feu, de routeur filtrant ou la cration d'une zone tampon
est indispensable.

II. Droulement du stage


1. Introduction
A mon arrive lentreprise et vu le sujet de mon stage, jai t
affecte au ple informatique de lentreprise. Lors de la runion tenue
avec le responsable du ple informatique, jai pris connaissance du projet
que je devais raliser durant ma priode de stage. Des informations
complmentaires mont t galement donnes sur lquipe de
dveloppement, les diffrents outils et logiciels utiliss au sein de Sophia
Conseil.
Mon projet consiste en la ralisation dun Rseau
Social dEntreprise ouvert tous les employs du groupe
Sophia Conseil.
Jai t prsente toute lquipe du ple informatique et aprs avoir
sign la charte informatique de lentreprise, un poste de travail a t mis
ma disposition et une session en mon nom a t cre.
Ma premire tche tait de prciser la demande Ce que lentreprise
attend de moi , tape trs importante dans la russite du projet et
permet didentifier les diffrentes actions mener.

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2. Le Projet
2.1. Prise de connaissance du projet
Sophia Conseil, comme prsente auparavant, est une socit de
services en ingnierie, recherche, dveloppement et innovation.
Mon sujet de stage stipul dans la convention tait de Supporter le
service communication de lentreprise en ralisant ou intgrant
des logiciels ainsi que les outils de gestion associs.

Lintranet de lentreprise ne permet pas une interaction et


communication directe entre les employs du groupe. Cest pour cela quil
a t envisag de crer un RSE avec des fonctionnalits de
communication et collaboration.

Des runions informelles avec mes responsables de stage (Tuteur +


Responsable du ple informatique) mont permises une meilleure
comprhension du travail que je devais raliser lors de ma priode de
stage.

2.2. Objectifs
Les objectifs de lentreprise taient de permettre tout le personnel,
et en particulier tous les consultants qui travaillent lextrieur des
bureaux de Sophia Conseil, de communiquer et collaborer quel que soit
lloignement gographique.

Le besoin de Sophia Conseil se prsume en les points suivants :

Intgrer et contribuer au sentiment dappartenance


lentreprise ;
Fidliser et impliquer les employs ;
Fluidifier linformation ;
Identifier les expertises ;
Echanger sur des problmatiques mtier ;
Encourager les communauts ;
Enthousiasmer.

20 Oumayma HILMI
Le Rseau Social dEntreprise pour Sophia Conseil devrait, ainsi
permettre une meilleure communication et favoriser lesprit dquipe.

2.3. Equipe projet


Pour bien cadrer le projet et suivre son tat davancement une quipe
projet a t constitue. Tous les processus de lentreprise sont reprsents
dans lquipe projet. La ralisation du projet est confie au ple
informatique.

Lquipe projet est constitue par :

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Le projet a pour but de servir un besoin communicationnel. Donc, jai
d travailler en troite collaboration avec les deux ples, Informatique et
Communication.

Le rle de lquipe du projet peut se rsumer comme suit :


Cadrer le projet RSE avec les orientations stratgiques de
communication ;
Informer la DG de lavancement du projet ;
Organiser les runions et les ateliers de travail ;
Communiquer sur le projet ;
Prendre les dcisions concernant le choix de la solution ;
Communiquer avec les fournisseurs ;
Impliquer les services concerns par la mise en place de la
solution RSE.

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2.4. Processus de validation
Les tapes de validation ont t arrtes ds la premire runion pour
impliquer lensemble des processus. Le tableau ci-dessous dfinit les
validateurs :

2.5. Choix de la solution


Ds le dbut du projet, le choix sest pos entre acheter une solution
RSE existante ou den codifier une. Je me suis propose pour codifier une
solution RSE qui rpondrait aux besoins de lentreprise, mais lquipe de
projet a dcid, aprs maints dbats sur loptimisation, la maintenance et
la mise jour de la solution, de faire une tude pour acheter une solution
existante dans le march.

2.6. Les grands axes de ralisation du projet


Afin de mener terme le projet, il tait ncessaire didentifier les
grands axes lis au projet ainsi que les actions mettre en place.

23 Oumayma HILMI
Le schma ci-dessous donne les grands axes dintervention dans le
projet :

Identificati
on des
besoins

Recherche
Recherche Communication des
Documenta
ire autour solutions
du existantes
Projet

Choix des
Dploieme
fournisseu
nt
rs

Ne connaissant pas les applications des rseaux sociaux des entreprises,


jai d commencer par une recherche documentaire et dcomposer le projet
en tapes. Ces tapes serviront par la suite tablir un planning.
La communication autour du projet tout le long du processus de ltude,
est un garant de russite pour faire adopter la solution par lensemble des
collaborateurs.

24 Oumayma HILMI
2.7. Planification des actions raliser
Le diagramme de Gantt, couramment utilis en gestion de projet, est
l'un des outils les plus efficaces pour reprsenter visuellement l'tat
d'avancement des diffrentes activits (tches) qui constituent un projet.

Ce diagramme permet donc de visualiser d'un seul coup d'il :


Les diffrentes tches envisager ;

La date de dbut et la date de fin de chaque tche ;

La dure escompte de chaque tche ;

Le chevauchement ventuel des tches, et la dure de ce


chevauchement ;

La date de dbut et la date de fin du projet dans son ensemble.

Le diagramme de Gantt rpertorie toutes les tches accomplir pour


mener le projet bien, et indique la date laquelle ces tches doivent
tre effectues.
Le projet RSE identifi en actions, dcoup en tches raliser classes
par ordre chronologique, est mis sous forme de planning de GANTT.

Le planning est actualis au fur et mesure de lavancement du projet.


Les dlais et les actions entreprendre sont fixs au dbut sur la base des
estimations en concertation avec les membres de lquipe de projet.
Nanmoins, le projet avait au dpart une date de dbut qui est le 6 juillet
et une date de fin le 31 dcembre 2015. Cest un planning prvisionnel.

Selon lavancement des travaux, certaines tches ont t ralises


dans un dlai plus long et dautres dans un dlai plus court. Parmi les
alas qui ont influenc le planning du projet, Il y a entre autres :

Lindisponibilit du personnel ;

25 Oumayma HILMI
Lindisponibilit de linformation ;
Le report des runions ;
La ralisation de certains travaux de communication ;
Le suivi de certaines procdures.

Le planning ci-dessous a t suivi et actualis tout le long du


projet. Il nous a permis davoir une vision globale sur le projet et une
meilleure organisation du travail :

3. Recherche documentaire
Pour entamer le projet, jai commenc par mener une recherche
documentaire sur les Rseaux Sociaux dEntreprise :

26 Oumayma HILMI
De Quoi sagit-il ?
Quel est lobjectif dun RSE ?
Quelles sont les solutions existantes sur le march et leurs
utilisations ?
Quels sont les fournisseurs et leurs prestations ?

La bibliographie en fin du document renseignera sur les rfrences


des sites consults pour la documentation.

3.1. Un Rseau Social dEntreprise, cest


quoi ?
Un rseau social dentreprise est un systme de
communication interne accessible aux employs dune entreprise et
ventuellement aux partenaires de celle-ci.
Son objectif est de favoriser la communication entre les individus
et/ou les groupes dindividus travers de fonctionnalits dites sociales,
assez proches des rseaux sociaux traditionnels.

3.2. Les avantages dun RSE:


Le principal objectif du RSE pour Sophia Conseil est de faire adhrer
davantage son personnel autour dun projet mobilisateur, les fidliser
lentreprise et tisser des liens de contact avec les collaborateurs, en
particulier ceux qui sont en mission. Cet outil permet la cration de
communauts au sein du RSE et le transfert des comptences et de
lexpertise.





Une synthse des avantages dun RSE est reprsente par le
schma ci-dessous :
27 Oumayma HILMI

4. Identification des besoins


4.1. Prliminaires
Le choix dune solution RSE rpondant aux aspirations de Sophia
Conseil doit commencer invitablement par savoir ce quon veut faire de
la solution, comment elle doit se prsenter et quelles sont les
fonctionnalits quelle doit remplir. Une fois identifies, ces prescriptions
doivent tre consignes par crit. Elles peuvent prendre la forme dun
Cahier des Charges, Cahier des spcifications fonctionnelles ou tout
simplement un document identifiant les besoins de lentreprise.

28 Oumayma HILMI
Le but tant de comparer les solutions existantes par rapport ce
document et den mesurer lcart et de choisir la solution technique la plus
adapte aux besoins.
Lidentification des besoins fonctionnels de lentreprise doit
dcouler de lanalyse des objectifs de lentreprise et sa stratgie de
communication.
Le projet RSE tant de nature pour couvrir un besoin de
communication. Pour la rdaction de lidentification des besoins RSE, jai
d travailler en troite collaboration avec les deux ples, Informatique et
Communication.
Cette tape a ncessit en plus de la recherche documentaire, la
tenue des runions avec les utilisateurs potentiels de lentreprise ainsi que
la tenue des ateliers de travail.
La rdaction du cahier des charges a aussi ncessit plusieurs
runions de lquipe du projet pour mieux cadrer et dfinir les
spcifications techniques.
Les spcifications fonctionnelles du prsent projet traitent des points
suivants :
Prsentation de lentreprise ;
Prsentation du projet Rseau Social dEntreprise ;
Cibles RSE et comit de pilotage ;
Principales fonctionnalits du RSE demandes ;
Prrequis : Intgration du SI, Scurit, Installation du rseau,
accompagnement au projet et planning prvisionnel ;
Certains cas dusage du RSE ;
Support et compatibilit de la solution avec le matriel chez
Sophia Conseil.

4.2. Les Enjeux du Rseau Social de


lEntreprise RSE
Le RSE devait tenir compte des principaux enjeux pour la socit,
savoir :

29 Oumayma HILMI
Identification des expertises,
Fidlisation des salaris,
Mise en place des communauts dexpert/projet,
Facilit de partage et la diffusion dinformation,
Amlioration de la communication,
Encouragement de linnovation,
Mise en place dune gouvernance adapte.

4.3. Cibles du RSE


Le rseau social dentreprise est ddi tous les salaris aussi bien
au sein de lentreprise qu lextrieur de Sophia Conseil, en France mais
aussi linternational.

4.4. Principales fonctionnalits du projet


Ce projet sinscrit dans la stratgie damlioration de la
communication et dans lesprit de favoriser le travail dquipe et la
collaboration au sein de lentreprise, de plus en plus globale et
gographiquement clate, avec des collaborateurs en situation de
mobilit. Le RSE permet doptimiser lorganisation des changes, de
rendre lentreprise plus ractive, plus productive, autour de 4 domaines
principaux :

Communication : Echanges en temps rel par messagerie,


notifications, intgration dintervenants externes ;
Gestion de contenu : Partage darticles, ressources
documentaires, vidos, podcasts, flux dinformations ;
Collaboration: Liste des tches, gestion de projet, confrence en
ligne, formation;
Cration de communauts : Annuaires, profils de managers et
collaborateurs, activits par groupe, communauts de pratiques,
forums, blogs et micro blogging, vnements, partage de bonnes
pratiques, de connaissances et de transfert de comptences.

30 Oumayma HILMI
4.5. Cas dusage du RSE
4.5.1. Communication
Le RSE doit permettre damliorer, renforcer la communication et
crer des proximits entre les quipes disperses au sein de lentreprise,
identifier les diffrentes expertises et fidliser tous les salaris, surtout
ceux qui sont en mobilit, tout en dveloppant le sentiment
dappartenance la socit.
Il doit donc permettre lutilisateur les actions suivantes :
Communiquer directement avec les diffrents employs de
lentreprise sans avoir recours aux mails,
tre contact directement par un autre salari,
Interagir facilement avec le sige, son IA ou son responsable
hirarchique,
Recevoir la newsletter et des notifications,
Intgrer des intervenants externes,
Indiquer son niveau dexpertise,
Renseigner ses centres dintrt et comptences, et sa
localisation gographique,
Visualiser le niveau dexpertise des autres utilisateurs du RSE,
Trouver la personne dun niveau dexpertise requis pour rpondre
des besoins,
Selon le droit daccs, lutilisateur doit pouvoir valider le niveau
dexpertise des utilisateurs du RSE.

4.5.2. Gestion de contenus


Cette fonctionnalit doit permettre de faciliter la diffusion de
linformation au sein de lentreprise. Le besoin mtier de cette
fonctionnalit est de rendre linformation disponible, facile trouver, et
diminuer la duplication.
Un utilisateur du RSE doit pouvoir :
Partager des documents : Word, Excel, PDF, Power Point,
Partager des fichiers multimdias : Images, vidos,
Partager des articles : Veille conomique,
Partager une connaissance, une information, une ide,

31 Oumayma HILMI
Partager les publications du RSE via dautres rseaux sociaux
(Facebook, Twitter...),
Visualiser les diffrents documents partags par les utilisateurs,
Visualiser les activits rcentes des autres utilisateurs dans le flux
dinformations et intervenir leurs publications (Commentaires,
mention jaime),
Faire une recherche sur les expertises,
Faire une recherche dans les documents,
Faire une recherche dans les flux dactivit,
Faire une recherche sur les autres membres du rseau.
Par contre, un utilisateur ne devra accder quaux :
Contenus publics ou pour lesquels il a les droits,
Contenus des communauts et des personnes quil suit.

4.5.3. Collaboration
Cette fonctionnalit engagera lutilisateur dans les choix de
lentreprise. Il pourra participer au sein des communauts et partager son
opinion en public. Il pourra aussi travailler en groupe et grer des projets.
Lutilisateur du RSE doit donc pouvoir :
Donner son avis, opinion, etc.,
Participer dans les dcisions de lentreprise en rpondant un
sondage par exemple,
Trouver des informations qui permettent de crer un lien avec son
entreprise,
Lister des tches,
Faire des confrences en ligne,
Collaborer sur des documents.

4.5.4. Cration de communauts


Cette fonctionnalit devra permettre de crer facilement des
groupes dchange de diffrentes thmatiques entre des utilisateurs du
rseau social.
Le RSE doit donc permettre lutilisateur les actions suivantes:

32 Oumayma HILMI
Trouver sur le RSE une communaut correspondant sa fonction,
son niveau dexpertise ou partageant les mmes aspirations, etc.,
Crer dans le RSE une communaut,
Trouver des utilisateurs ayant les mmes centres dintrt,
Trouver des utilisateurs gographiquement proches,
Se concerter avec les autres utilisateurs au sein dune
communaut,
Echanger autour de projets, thmatiques sur des forums, blogs ou
micro blogging,
Trouver un annuaire de contact de tous les utilisateurs du RSE,
Recevoir des invitations pour participer aux diffrents
vnements de lentreprise,
Crer un profil avec photo,
Transfrer des comptences.

4.5.5. Administration
Cette fonctionnalit permettra la gestion du rseau social par des
administrateurs afin dassurer son bon droulement. Elle servira
contrler les diffrents contenus partags par les utilisateurs ainsi que
toutes les communauts.
Un administrateur du RSE devra pouvoir :
Ajouter, supprimer des comptes utilisateurs,
Ajouter, modifier ou supprimer des communauts,
Lister les diffrents comptes utilisateurs et communauts,
Avoir accs aux statistiques,
Suivre les activits des utilisateurs du RSE,
Grer les conversations et les contenus inappropris,
Grer les diffrents profils des utilisateurs du RSE,
Valider le niveau dexpertise des utilisateurs,
Accorder des droits certains utilisateurs,
Identifier des community managers.
Ces diffrents cas dusage ont t identifis grce de nombreux
ateliers de travail avec lquipe du projet RSE mais aussi avec
lintervention de diffrents responsables de ples qui ont propos certains
cas dutilisation qui pourraient leur tre utiles dans un Rseau Social
dEntreprise.

33 Oumayma HILMI
4.5.6. Droit daccs
Le premier atelier a permis lidentification des cibles, des centres
dintrt et les attentes en termes de gnration de communaut crer
sur le RSE.
Le tableau ci-dessous, 2 entres, donne le scnario dutilisation
pour chaque cible :

4.5.7. Scnarios dutilisation


Le 2me atelier, quant lui a permis de dfinir le scnario
dutilisation par profil, qui est repris par le tableau ci-dessous :

Pro
fil
d'ut
Scnarios d'utilisation
ilisa
teu
r
Trouver facilement des informations sur l'entreprise,
Nou
Remplir le profil et indiquer les comptences,
veau
Trouver un annuaire des contacts.

34 Oumayma HILMI
Pro
fil
d'ut
Scnarios d'utilisation
ilisa
teu
r
Alerter en cas d'incident (Panne, Server/Host down),
Communiquer sur une nouvelle arrive ou un dpart,
Back
Communiquer sur une nouveaut (fonctionnalit,
offic
e vnement, etc.),
Informer sur les divers vnements de la boite (Afterwork,
Projets,...).
Con
sult Faire remonter rapidement un besoin,
ant Demander de l'aide: Contacter le support, Partager une
hors publication, Chercher des experts, Chercher une solution
site sur le RSE,
/
Trouver et contacter des employs dans la mme rgion de
isol
go mission,
grap Intgrer des communauts d'intrt ou de pratiques,
hiqu Organiser et Recevoir des invitations pour participer des
eme vnements dans la rgion.
nt
Remplir les profils en indiquant les centres d'intrt et
expertises,
Expe Rpondre aux questions et besoins des diffrents salaris,
rt Devenir membre d'une communaut avec les mmes
centres d'expertise,
tre facilement trouv par les utilisateurs.
S'adresser ses consultants sans avoir recours aux mails,
IA Parler des nouveaux projets de l'entreprise,
Faire des recherches sur les expertises.
Recevoir des offres,
IC Intgrer des communauts d'intrt ou de pratiques,
tre soutenu dans leur priode d'inter contrat.
Ing
nieu Demander de l'aide,
r Partager une publication: Les utilisateurs ayant la solution
cher
pourront rpondre,
chan
t de Faire une recherche sur les experts et les contacter,
l'aid Chercher une solution sur le RSE.
e

35 Oumayma HILMI
4.5.8. Ergonomie

La solution doit tre dune ergonomie simple dutilisation et facile


daccs. Les usages cibles (personne ou communaut) sont bien en scne
avec un menu convivial.

4.5.9. Personnalisation de la charte graphique

La solution doit permettre la possibilit de personnaliser la


plateforme, les contenus et les pages daccueil. Elle doit permettre de
reflter laspect et la prsentation de lentreprise par la possibilit de
slectionner les couleurs, lajout dune image darrire-plan et dautres
lments de personnalisation (Logo, Favicon).

4.5.10. Supports compatibles

La solution doit tre supporte par :

Macintosh iPhone/ iPad


Windows Android
Tablette Site Web Mobile
Windows Phone Accessible sur tous les
navigateurs

4.5.11. Maintenance de lapplication et mise jour

La maintenance et la mise jour doivent tre assures par le


fournisseur.

4.5.12. Formation et manuel dutilisation et formation

Un programme de formation devrait tre assur tous les


utilisateurs en mme temps que linstallation du RSE. Un manuel
dutilisation doit tre disponible en version lectronique ainsi quun
systme daide lutilisation.

36 Oumayma HILMI
4.6. Validation du projet par la DG

Aprs tude et identification des besoins, le projet a t valid par le


ple communication. Le projet a t prsent au PDG de lentreprise qui a
donn son accord pour la suite du projet

Lidentification a t revue et reprcise tout le


long du processus du projet. Les runions et les ateliers
de travail organiss sont des outils prcieux, ils ont
permis daffiner les besoins et les fonctionnalits du
RSE.

5. Recherche des solutions existantes


5.1. Actions entreprises durant cette phase
Cette tape a ncessit une recherche trs approfondie sur les RSE
existants sur le march et sur leurs utilisations.
Les actions entreprises durant cette phase sont synthtises
travers les points suivants :
Recherche des solutions existantes, ainsi que leurs utilisations et
rfrence ;
Comparaison des solutions par rapport aux besoins identifis ;
Recherche et Documentation sur la mise en place et gouvernance
du RSE ainsi que les retours dexprience ;
Contact des fournisseurs pour prise de rendez-vous et
complment dinformation ;
Rencontre avec les diffrents fournisseurs durant la priode de
Juillet et Aot pour la prsentation de leurs solutions techniques
respectives ;
Tenu dun tableau comparatif des solutions ;
Choix des solutions pressenties les plus adaptes aux besoins de
lentreprise et qui respectent le budget allou au projet.

37 Oumayma HILMI
5.2. La recherche de solutions existantes
Les besoins de lentreprise tant identifis, jai commenc la
recherche des solutions existantes des rseaux sociaux dentreprises selon
les critres ci-dessous:
Cot ;
Fonctionnalits ;
Ergonomie ;
Personnalisation de la charte graphique ;
Supports compatibles.
Une premire liste Benchmark de solutions techniques,
compose de 15 solutions susceptibles de rpondre aux besoins identifis
de Sophia Conseil, a t liste selon le tableau ci-dessous :
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
Bl 6 Flux dactivit, Blogs/ Statut Mac
(500 Espace de travail, Messages privs et Windows
u
publics Tout
e user
Partage de contenu, Cration de navigateur
ki s)
dossiers de stockage, Visionneuse de iPhone/ iPad
4 Windows
w document
(200 Interface dadministration,
i Phone
0 Statistiques Site Web
user Moteur de recommandation sociale Mobile
Connecteur pour Microsoft Office,
s)
Lync, Outlook, Sharepoint
Acq
Possibilit de personnalisation de la

38 Oumayma HILMI
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
uisit charte graphique
ion
de
lice
nce:
de
480
00
(100
user
s)
384
000

(200
0
user
s)
Ope Interface dadministration, Liste de Smartphone
contrle daccs, Gestion des iPhone
n
El Application
Sour utilisateurs
g Tagging/ Catgories Android
ce Moteur de recherche Web
g
Demande damiti, Profil
Microblogging

39 Oumayma HILMI
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
200 Espace de conversation,
user Microblogging et publication rapide
s:
Moteur de recherche des personnes
Profils riches
16 Gestion des relations
500 Flux dactivit, Forum
Ja
user Notifications, Commentaires, Mention
li
s: jaime
o
10
s
200
0
user
s:
5,5
3 Messagerie instantane
T Profils et Annuaire
Smartp
al Administration par niveaux
Flux dinformation et cration de hone
k
communauts
S Moteur de recherche
Tablette
pi Partage de contenu
Tout
ri
navigat
t
eur
K 100 Micro-wikis/ Q&A
user Moteur de recherche
n
Crer des fiches de contact

40 Oumayma HILMI
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
o s -> Import de documents/ Partage de
w 12 fichier, Visionneuse en ligne
Abo Crer des espaces privs ou publics,
le
Messagerie instantane/
d nne
Microblogging
men
g Jaime/ Tagging, Commentaire avec
t
e possibilit de rpondre depuis la
ann
Pl bote mail
uel : Profil/ Notifications/ Flux dactivit
a Gouvernance des espaces/
15 0
z 00 < Administration par niveaux
z Rapports dactivit
x<
a 150
000
en
fonc
tion
du
nom
bre
et
de la
typol
ogie

41 Oumayma HILMI
Cr
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r
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Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
des
utilis
ateu
rs
De Partage de contenus : sondage, Smartphone
2 documents, liens, vidos iPad (bientt

envir
Flux dactivit, Tags/ Mention jaime disponible)
Profils, Abonnement entre personnes
on Moteur de recherche
S
10 Microblogging, Messagerie
e
selo instantane
e Notifications et newsletters
n la
m
taille
y de
l'ent
repri
se
12$ Flux dactivit, Blogs/wikis Tout
Import de profils dannuaires
Ji navigateur
Messagerie instantane et Espace
v Conversationnel
Calendrier partag pour crer un
e
vnement
Articulation avec le SI mtier
IB Dem Flux dactivit Apple iOS
ande Accs un ensemble complet de Android
M
Blackberry

42 Oumayma HILMI
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
C de fonctions danalyse sociale OS6
devi Crer des communauts et sous- RIM Playbook
o
communauts Tout
n s
Espace de conversation, Partage de navigateur
n fichiers
e
ct
io
n
s
Ja 5 Profil et Liste de contacts Tout
-> Gestion des invitations, Bouton spot-
m navigateur
100 it, Tags iPhone/ iPad
e Partage de contenu, Envoi de
user
s messages groups,
s Possibilit de choisir un CSS
p
3 spcifique
o
-> Mailing, Statistiques sur l'activit
t
500
user
s
2
->2
000
user

43 Oumayma HILMI
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
s

Yool Partage de contenu, Visionneuse de Tout


Y inkP documents navigateur
o ro
Annuaires et profils iPhone/ iPad
Flux d'informations, Forums (Q&A), BlackBerry
ol 360:
Notifications, email de synthse Android
in Cration de groupes (internes + Site Web
k > externes), tags Mobile
200 Moteur de recherche
P
user
Administration et statistiques
r Connexion au SI existant
s: 4 Possibilit de personnalisation de
o
l'interface
S 10$/ Blogs/wikis Smartphone
user/ Fils dactualit iOS & Android
o
Profils Tout
ci mois
Partage de contenu, Espace de
navigateur
al travail collaboratif et Export de
T fichiers

e
xt

44 Oumayma HILMI
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
B Ope Profils, Notifications
Galerie photos
u n
Messagerie prive
d Sour Gestion de groupes et de donnes
d ce prives
Flux dactivit
y
P
r
e
s
s
T Ope Blogs/wikis Smartphone
Forums de discussion Tablette
el n
Flux dactivit & Microblogging Tout
li Sour Tagging de contenus et de personnes
navigateur
g ce Intgration avec Windows
SharePoint, Microsoft Office et Lync
e
n
t
T 5 Partage de contenu Smartphone
Tags Tablette
a
Discussion instantane Tout
t Moteur de recherche
navigateur
a Cration de communauts

45 Oumayma HILMI
Cr
it
r
e Co
Suppor
s t
ts
S (/us Fonctionnalits
compat
ol er/m
ibles
ut ois)
io
n
s
i
De Partage de documents et de contenu
500 multimdia

Espace de travail et Cration de
contenu
C 199
Module de recherche, Q&A, Agenda
o 9 Visionneuse de documents
user Planification des vnements avec
n
s: Confluence Team Calendars
f
500
u
$/m
e
ois
n
Tout
c com
e pris
:
100
0$

Aprs lidentification des solutions du Benchmark de solutions
techniques , un complment dinformation savre ncessaire pour
prciser certaines fonctionnalits et donnes concernant les solutions. Les
informations dont nous avons besoin ne peuvent nous tre
communiques que par le fournisseur de la solution lui-mme.

46 Oumayma HILMI
5.3. Contact des fournisseurs
Les informations complmentaires qui seront demandes aux
fournisseurs sont groupes en 4 catgories :
Informations techniques ;
Communication et collaboration au sein du RSE ;
Gestion des contenus ;
Cot par utilisateur ;
Assistance technique.
Aprs lidentification des fournisseurs et leurs coordonnes, je me
suis charge de les contacter soit par mail soit par tlphone.
Ce premier contact avec les fournisseurs nous a permis dchanger
autour du projet et dexpliquer les besoins de lentreprise aux diffrents
prestataires. Par la suite, nous nous sommes mis daccord sur des
crneaux disponibles pour des prsentations distance des diffrents
outils.

6. Investigations pour le choix du


fournisseur
6.1. Entretien avec les fournisseurs des
solutions
Durant la semaine du 3 Aot, des rendez-vous ont t pris avec les
fournisseurs des solutions pour la prsentation par vido confrence des
diffrentes solutions RSE.

47 Oumayma HILMI

Lquipe projet a assist une dizaine de prsentations de la part


des fournisseurs. Ces prsentations nous ont permis daffiner notre
connaissance du projet et de mieux approcher les solutions RSE par
rapport nos besoins identifis.
Une matrice sous tableau Excel nomm Matrice de choix , qui
est une analyse comparative, a pour but dnumrer et de pondrer les
diffrentes fonctionnalits de chaque solution.
Un facteur dimportance (quivalent un coefficient) a t attribu
chaque lment de dcision de la solution RSE. Llment de dcision
dune solution analyse aura la note 1 si elle est remplie, sinon il se verra
attribu la note 0. La note sur 10 pour un lment de dcision sera alors le
facteur dimportance multipli par 1 ou 0.
Le tableau ci-dessous permettra de comparer et danalyser les
solutions ltude (voir annexe 6 , matrice de choix):

48 Oumayma HILMI
F
a
ct
e
u
r
d
Ty
i
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m
e
p
d
o
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rt
N
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Elments de dcision (n
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0/
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0
n
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1)
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in
i
m
u
m
)
0
Installation en Local 9 ou
Infor 1
mati
0
ons
Installation en SAAS 3 ou
tech
1
niqu
es 0
Possibilit de reprise des donnes 7 ou
1
Com 0
mun Messagerie instantane 9 ou
icati 1
on 0
Notifications 5 ou
1
0
Newsletter 3 ou
1
Renseigner ses expertises 8 0

49 Oumayma HILMI
F
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Elments de dcision (n
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1)
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in
i
m
u
m
)
ou
1
su
Niveau d'expertise 8 r
10
0
Intgration des intervenants externes 4 ou
1
0
Centres d'intrt et comptences 5 ou
1
Gest 0
ion Partager des articles/liens 5 ou
de 1
cont 0
enus Partager des documents 6 ou
1
Partager un message 8 0
ou

50 Oumayma HILMI
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Elments de dcision (n
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0/
a
0
n
o
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u
le
1)
m
in
i
m
u
m
)
1
Partager des publications sur d'autres 0
rseaux sociaux (Facebook, Twitter, 7 ou
LinkedIn...) 1
0
Flux d'activits 8 ou
1
0
Commentaire et mention j'aime 8 ou
1
0
Rechercher des expertises 7 ou
1
0
Rechercher des utilisateurs 8 ou
1
Rechercher des documents 6 0
ou
1

51 Oumayma HILMI
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Elments de dcision (n
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0/
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0
n
o
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1)
m
in
i
m
u
m
)
0
Rechercher des publications 6 ou
1
0
Rechercher des communauts 6 ou
1
0
Rpondre un sondage 5 ou
1
0
Confrence en ligne 7 ou
Colla
1
bora
0
tion
liste des tches 4 ou
1
0
Collaboration sur des documents 4 ou
1
Cra Annuaire des utilisateurs/ groupes 8 0

52 Oumayma HILMI
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u
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)
ou
1
su
Profil enrichi 8 r
tion 10
de 0
Crer des communauts avec des
com 9 ou
utilisateurs
mun 1
aut 0
s Micro Blogging 7 ou
1
0
Crer des vnements et envoyer des
7 ou
invitations
1
Adm 0
inist Ajout / suppression / modification de 9 ou
ratio compte 1
n Ajout / suppression / modification de 9 0
groupe ou

53 Oumayma HILMI
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Elments de dcision (n
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n
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1)
m
in
i
m
u
m
)
1
0
Lister les diffrents utilisateurs et 7 ou
communauts 1
su
7 r
Statistiques 10
0
7 ou
Gestion de comptences 1
0
6 ou
Gestion de contenus 1
0
8 ou
Gestion de droits 1
0
Administration par niveaux: admin, 9 ou
animateur 1

54 Oumayma HILMI
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Elments de dcision (n
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1
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a
0
n
o
t
u
le
1)
m
in
i
m
u
m
)
su
Possibilit de customiser le RSE 8 r
10
su
Interface simple apprcie par les
7 r
Fonc utilisateurs
10
tion
su
nalit
Rapidit d'affichage (site web) 8 r
s
10
gn
rales 0
Mobilit du rseau: appli mobile 5 ou
1
0
Responsive design sur tablette et mobile 9 ou
1
Fonc 0
Intgration des outils mtiers: Lync,
tion 9 ou
Outlook, Sharepoint (SI)
nalit 1
s SSO/AD 7 0

55 Oumayma HILMI
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Elments de dcision (n
1
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1
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0
n
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le
1)
m
in
i
m
u
m
)
ou
1
su
"de
Efficacit de la recherche 9 r
base
10
"

6.2. Choix de la solution mettre en place


La matrice de choix annexe 6 nous a permis de distinguer 3
types de solutions :

Solutions cartes demble (3 solutions)


Solutions ne remplissant pas les conditions minimales du
cahier des charges.

56 Oumayma HILMI
Des solutions moins convaincantes (4 solutions)
Solutions intressantes, mais qui ont lune des
remarques suivantes :
Demande dun dveloppement pour sintgrer au SI ;
Ncessit dune quipe de consultants pour la mise en
place ;
Ergonomie trs en dessous de ses concurrents.
Solutions pressenties (3 solutions)
Solutions dgages de manire positive par rapport aux
besoins identifis.
La grille des prix des 3 solutions pressenties est prsente sous le
tableau ci-dessous :

Prix Prix annuel


Accomp
F mensuel par pour 250
agnement
utilisateur utilisateurs


Ta 3 9000 750/j


Jiv 18 54000


S 10 30000


Les 3 solutions pressenties ont t remises la Direction Gnrale,
pour validation au cours dune prsentation de lavancement du projet.

57 Oumayma HILMI
Le service achat, a la charge de contacter les 3 fournisseurs et
ngocier le prix, la priode dessai et les dlais de mise en place.

7. Dploiement
Pour le dploiement de la solution retenue, une runion avec
lquipe projet a t organise afin de prparer les actions mener pour
accompagner le dploiement.
Ces actions sont les suivantes:
Identifier les problmes juridiques du RSE avec la juriste de
lentreprise ;
Dfinir une charte de modration avec la responsable de
communication ;
Dfinir une stratgie de communication pour informer les diffrents
collaborateurs sur loutil qui va tre intgr dans lentreprise ;
Dfinir la gouvernance : Identifier les community managers pour
lanimation des diffrentes communauts ;
Identifier les utilisateurs rfrents ;
Commencer la phase de test pour les solutions techniques ;
Rdaction de manuels dutilisation.

Le dploiement de la solution est report pour quelques semaines


par rapport au planning pour les raisons suivantes :
Sophia Conseil a entam ltude dune nouvelle stratgie de
communication par un cabinet extrieur et elle veut intgrer le RSE
dans sa nouvelle stratgie ;
Ngociation du service achat avec les fournisseurs (prix et test).

Ltude est complte et valide par les validateurs et les


responsables des processus. Elle est au stade de ngociation de prix qui
est du ressort du service achat.

La phase de test pour les 3 solutions est programmer au cours


dun atelier de travail pour identifier les utilisateurs rfrents.

58 Oumayma HILMI
A la suite du test, lquipe projet pourra se prononcer sur la solution
retenue.

8. Communication autour du projet


Pour la gestion du projet et sa russite, lquipe projet a, ds le
dbut, met le souhait dimpliquer davantage les collaborateurs et les
faire adhrer au projet soit par des runions ou lorganisation des ateliers
de travail.

8.1. Runions
Chaque fois que cest ncessaire, des runions ont t tenues au
sige de Sophia Conseil, soit pour communiquer sur le projet soit pour
prendre des dcisions de validation de certains processus.

Exemple de runions tenues :

Tourne des processus : Prsentation du projet RSE aux diffrents


ples (Administration de vente, Comptabilit, Ressources Humaines,
Juridique,) ;
Runions avec le ple Communication pour la rdaction de la
stratgie de communication ;
Runions avec la Direction Gnrale pour la prsentation du projet,
linformer de ltat davancement et de valider le choix des
solutions.

La validation des solutions par la Direction Gnrale, nous a permis


dentamer la phase de ngociation sur le prix tarifaires avec le service
Achat. Pour ce faire, Les diffrentes informations des 3 solutions
techniques lues ont t transfres au responsable du ple Achat.

8.2. Ateliers de travail (workshop)


Il s'agit des rencontres entre collaborateurs pour mener
collectivement un travail sur un sujet du projet. Chacun apporte son

59 Oumayma HILMI
expertise, son exprience, son point de vue qu'il partage avec l'ensemble
du groupe. A lissue des sances de travail, un consensus autour dun
travail ou une production est dgag.

2 ateliers de travail ont t organiss durant le processus du projet :

Premier atelier de travail

Le premier atelier de travail avait pour but didentifier les diffrentes


cibles, les centres dintrt et les attentes des collaborateurs. Cet atelier
nous a permis galement de dfinir les communauts dployer dans le
rseau social dentreprise.

Un tableau 2 entres a t cr dfinissant les types de


communauts dployer dans le RSE avec les activits et le contexte de
chacune. Lannexe 7 donne le croisement entre les cibles et les intrts.

Deuxime atelier de travail

Le deuxime atelier de travail a t organis afin de dfinir les


scnarios dutilisation pour chaque cible identifie. Un tableau Excel avec
toutes les cibles identifies a t produit lors du premier atelier auxquelles
jai associ des scnarios dutilisation. Ce tableau a t revu et valid par
lquipe projet lors du 2me atelier de travail. Lexemple de scnarios
dutilisation a t insr dans la partie identification des besoins.

Suite ces deux ateliers, nous avons fait, en compagnie de la


responsable du ple communication la tourne des diffrents ples de
lentreprise (ADV, Comptabilit, RH, Centres dexpertises et projets,
Juridique, Achat, Recrutement & Accompagnement RH) pour leur
prsenter le projet et recueillir le retour dinformation et les inciter
simpliquer davantage pour la russite du projet.

60 Oumayma HILMI
Troisime atelier de travail

Afin dviter les risques probables lis au projet et optimiser


lavancement du projet dans les meilleures conditions, un troisime atelier
a t prvu avec les responsables des processus RH et Juridique. Ce
troisime atelier devait permettre de:

Reformuler et valider les scenarios dutilisation ;


Informer les responsables des sites des changements ;
Prparer la stratgie ditoriale.

8.3. Production de document


Pour le besoin du projet, il a t ncessaire de produire des
documents soit techniques, soit pour lusage de la communication et
titre de compte rendu. Ci-dessous une liste non exhaustive des documents
produits le long du projet :
Cahier des charges ;
Document Gouvernance RSE ;
Benchmark des solutions ;
Planning de suivi du projet ;
Matrice de choix ;
Compte rendu des runions et ateliers de travail ;
Divers prsentations Power Point ( lusage de la DG, des
runions et des ateliers de travail) ;
Divers correspondances aux fournisseurs ;
Divers documents administratifs

9. Tches du Support
Paralllement ltude du projet, je me suis vue confier des travaux
de support au dispositif informatique. Ci-dessous une liste des tches non
exhaustives ralises dans le cadre du support :
Dploiement des ordinateurs : Installation des logiciels
ncessaires et ouverture dune session sur le domaine de
lentreprise ;
Dpannage de matriels mis disposition des utilisateurs ;

61 Oumayma HILMI
Formatage et dploiement des PC ;
Remplacement des disques durs dfectueux des PC ;
Rcupration des donnes des PC ou des Disques Durs ;
Ralisation des fiches de prt et de restitution ;
Entretien du parc informatique sur GLPI ;
Prise de contrle distance sur certaines machines afin de
rgler quelques problmes (imprimante, lecteur de disque,
Lync) ;
Prparation des PC et tlphones pour les nouveaux/ anciens
employs ;
Conseil des utilisateurs dans tout ce qui touche l'informatique
au sens large ;
Documentation afin de rgler certains problmes (Dsactivation
diPhone, problmes de la tablette Surface Pro 3) ;
Contact des fournisseurs ;
Installation des logiciels spcifiques ;
Ralisation de la facturation du matriel.

62 Oumayma HILMI
III. Evaluation du stage

1. Difficults rencontres
Entamant pour la premire fois une exprience dans la gestion de
projet dans une entreprise de conseil, en tant quassistante ingnieur, et
avec comme mission dintgrer un outil de communication lentreprise,
nest pas une opration aise. Pour raliser le projet qui ma t confi, je
me suis souvent retrouve devant des difficults quil fallait chaque fois
surmonter.

Parmi les difficults rencontres :

Au Niveau Technique et Gestion de projet :

Incarner le rle de chef de projet en tant de lextrieur de


lentreprise,
Maitriser la gestion du temps,
Indisponibilit des membres de lquipe projet (qui a amene
lannulation de certaines runions)
Contacter des fournisseurs pour la premire fois : (Demande
une prparation minutieuse pour cibler lintervention avec
des personnes externes de lentreprise),
Manque dexprience dans la prise de dcision, surtout pour
des actions dont je nai pas lhabilitation.

Au niveau support (tches quotidiennes du service


informatique) :

Difficults lies linstallation de certains logiciels sur des


machines appartenant aux collaborateurs (ncessitant de
contacter les fournisseurs pour la rsolution de certains
problmes),
Temps important dans la recherche pour rgler des
problmes dont je ne connais pas la solution auparavant.

63 Oumayma HILMI
2. Conclusion
Ce stage de six mois chez Sophia conseil tait trs formateur. Grce
lencadrement dont jai bnfici au sein de lentreprise, jai pu mener
dans de trs bonnes conditions mon projet et enrichir mon exprience
professionnelle plus dun niveau :

Niveau : Organisation et management de projet


Mener des actions de reflexions et de cadrage du projet,
Mener des investigations pour lidentification des besoins,
Prparer et organiser le travail,
Identifier les tapes du projet, les planifier, les suivre dans le
temps et ajuster les actions selon les dlais rels des activits,
Evaluer constamment les actions ralises et prendre les
dcisions qui simposent.

Niveau : Communication

Prparation et organisation des runions et des ateliers de


travail,
Elaboration des prsentations ppt,
Prsentation du projet la direction gnrale et aux
responsables des ples,
Contact avec diffrents collaborateurs de lentreprise afin de
rgler leurs problmes de support,
Contact avec diffrents fournisseurs (crit ou oral),
Prparation des runions avec les fournisseurs,
Communication au sens large dans lentreprise.

Niveau : Recherche documentaire


Recherche dinformation sur le projet,
Ciblage de la recherche sur les solutions et les fournisseurs,
Recherche dinformation sur les machines et les logiciels dans le
cadre du support.

Niveau : Technique et support

64 Oumayma HILMI
Installation et entretien de matriel informatique,
Contrle distance des machines,
Rle de conseil en informatique pour les utilisateurs,
Intermdiation entre fournisseur et utilisateurs,.

Personnel

Lesprit dquipe : Travailler au sein dune quipe projet varie


(Informatitiens + Communication).
Prise de confiance en soi en tant que gestionnaire de projet
(Prise dinitiative, de dcision, ),
Bonne intgration lquipe informatique de Sophia Conseil,
Dveloppement de lesprit dcoute et dobservation.

65 Oumayma HILMI
Bibliographie

http://www.sophiaconseil.fr/
http://referentiel.lecko.fr/
http://fr.slideshare.net/
www.wikipdia.com
http://archives.lesechos.fr/archives/cercle/2012/03/12/

cercle_44450.htm

66 Oumayma HILMI
Glossaire
Active Directory
A

Administration De Vente
A

Assistance Technique
A

Bureau dEtude
B

Cahier Des Charges


C

Comit dEtablissement
C

Content Management System


C

Customer Relationship Management, ou GRC, Gestion


C de la Relation Client

Directeur dAgence
D

67 Oumayma HILMI
Entreprise Resource Planning : Progiciel de gestion
E intgr

Gestionnaire Libre de Parc Informatique


G

Ingnieur dAffaire
I

Inter Contrat
I

Key Performance Indicator, ou en franais, ICP,


K Indicateurs Cls de Performance sont des indicateurs
mesurables daide dcisionnelle

Lightweight Directory Access Protocol


L

Microsoft Office SharePoint Server : cest une solution


M de portail collaboratif

Un ERP Microsoft
N

Plan dAssurance Qualit


P

Ressources Humaines

68 Oumayma HILMI
R

Rseau Social dEntreprise


R

Request for Supplemental Information


R

Software as a Service
S

Sophia Conseil
S

Systme dInformation
S

Single Sign On
S

69 Oumayma HILMI
Rachat des offre super Partage des solutions magasin et
2006 gest Anelia et Magali centrales en environnement ouvert
optiSoft avec lancement de la gamme cyrus

Annexes
Annexe 1 Sophia Conseil en quelques chiffres

Annexe 2 Rcompenses de Sophia Conseil

Annexe 3 Evolution annuelle du Chiffre dAffaire

Annexe 4 Evolution annuelle des salaris

Annexe 5 Liste des solutions techniques identifies

Annexe 6 Matrice de choix

Annexe 7 Rsultat du croisement entre les cibles et


les intrts & attentes : Types de communauts

Annexe 8 Les points positifs & ngatifs des solutions


du benchmark

70 Oumayma HILMI
Annexe 1 Sophia Conseil en quelques chiffres

71 Oumayma HILMI
Rachat des offre super Partage des solutions magasin et
2006 gest Anelia et Magali centrales en environnement ouvert
optiSoft avec lancement de la gamme cyrus

Annexe 2 Rcompenses de Sophia Conseil

72 Oumayma HILMI
Annexe 3 Evolution annuelle du Chiffre dAffaire

73 Oumayma HILMI
Annexe 4 Evolution annuelle des salaris

Annexe 5 Liste des solutions techniques


identifies

74 Oumayma HILMI

Les solutions retenues

75 Oumayma HILMI
Annexe 6 Matrice de choix
Grce cette matrice qui permet dnumrer et pondrer les
diffrentes fonctionnalits de chaque solution technique, 3 solutions ont
pu tre dgages.

76 Oumayma HILMI

Annexe 7 Rsultat du croisement entre Cibles et


les Intrts & Attentes : Types de communauts

Typ Animate
Contexte
e ur
Th Dploiement dchanges Collabora
m sur un sujet commun teur
ati dintrt professionnel concern

77 Oumayma HILMI
qu
e

Veilleur
Vei Recueil et partage
informate
lle dinformations
ur

Spcialist
Ex Fourniture dune
e du
per assistance par les
domaine
tis spcialistes dun
techniqu
e domaine technique
e
Support pour des
Responsa
Pro changes en rapport le
ble du
ces plus souvent un
processu
sus progiciel de gestion
s
intgr
No
n
pro Dploiement dchanges Collabora
fes sur un sujet dintrt teur
sio commun intress
nn
el

78 Oumayma HILMI
Annexe 8 Les points positifs & ngatifs des solutions du benchmark

S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

Solu Y
a Pas de recherche dexpertise
tion Facilit de mise en uvre et Profil trs restreint et pas de module de
m
s d'exprimentation statistiques
m Rapidit de partage Intgration encore incomplte avec
car
e Microsoft
tes r

B Gestion des tags amliore Pas de recherche dexpertise


l Application mobile Ergonomie initiale
Connecteurs Microsoft Module wiki / criture collaborative plutt
u
pauvre
e
k
S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

i
w
i

S Microblogging trs complet et simple Pas de contact en Europe : 9 heures de


o dusage dcalage avec les quipes commerciales
et techniques en Californie, USA
c
i
a
l
T
e
x
S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

Solu Y Simplicit d'usage et convivialit Ncessite des dveloppements pour


o Logique de Tagging sintgrer au SI (LDAP)
tion Fonction "Recherche" assez limite
o
s
l
moi
i
ns n
con k
vain P
cant r
o
S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

es S
i
t Ncessite une quipe de consultants pour
Statistiques
r la mise en place
Connexion avec lActive Directory
i Pas de gestion de comptences
o
n

J Niveau d'intgration SI Ncessit d'un accompagnement pour la


a Disponibilit de nombreux connecteurs mise en place du RSE
(LDAP, SSO, MS Office, MS Exchange, MS Fonctions sociales pas mises en avant sur
l
Lync,...) la vue portail
i
o
S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

J
a
m
Solution plus oriente CMS que RSE
e Flexibilit de la plateforme - mais la
Besoin daccompagnement technique Une
s main de l'diteur
Ergonomie native trs neutre (1.0)
p
o
t

T Ergonomie trs en dessous de ses


a concurrents
S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

k
e
M
Ncessit d'accompagnement de la part
o
du prestataire ou dveloppement de la
t part de l'entreprise
i
o
n

Sho S Trs cibl rseau social diteur de texte basique


e Ergonomie sympathique Pas de module statistiques par dfaut
rt Fonctionnalits d'auto-compltion
e
List Interface simple et intuitive
m
S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

de 3
solu y
tion
s Solution plus oriente CMS et intranet
Un accompagnement du changement fort
J est ncessaire, ainsi qu'un coaching des
Recherche trs puissante
futurs animateurs
i Intgration parfaite avec les outils de
Un module wiki assez faible (les pages ne
v lentreprise
sont pas structurables par arborescence)
e Ergonomie intuitive
Prix de licence, plusieurs modules sont
Systme de recommandations
payants

T Intgration avec beaucoup doutils Collaboration sur les documents


a externes (LinkedIn, Facebook, Twitter) Non intgration des outils mtiers : Lync,
Ergonomie rcemment amliore Outlook
l
S
o
l
u
Points positifs Points ngatifs
ti
o
n
s

k
S
p
i
r
i
t