MEKANO

CONTABLE
 Instructivo Captulo 1.

Movimiento Contable

La opcin de movimiento contabilidad permite la

digitacin y procesamiento de la informacin contable
de la empresa; generando resultados que pueden
observarse a travs de ilimitadas Consultas e Informes
como por ejemplo: el balance general, un libro mayor y
balance, un estado de resultados entre muchas otras
opciones.

TEMAS:

1. Insertar un comprobante contable

2. Desbloquear un comprobante contable

3. Editar un comprobante contable

4. Eliminar un comprobante contable

5. Copiar registros de otros comprobantes

6. Usar filtros en el mdulo contable

VIDEOS EN: 7. Recolectar movimiento contable

www.vimeo.com/apolosoft 8. Trucos de manejo

 Seccin 1

Insertar comprobantes

INSERTANDO COMPROBANTES Imagen 1.1 Teclas de funcin

Para insertar un comprobante desde el mdulo contable, debe haber

ingresado en la aplicacin con el usuario asignado para trabajar,
despus seleccione el modulo Contable - Movimiento Contabilidad,
encontrar la lista de los documentos a los que tiene acceso para la
digitacin y podr visualizar la siguiente informacin: tipo de
documento, cantidad de comprobantes que hay digitados, cantidad
de comprobantes en trnsito y cantidad de comprobantes
descuadrados, dando en forma resumida un panorama de la
informacin digitada en la empresa.

Despus seleccione el documento a digitar y oprima la tecla [Enter],

de inmediato aparece la ventana de Comprobantes pendientes,
donde se muestran los comprobantes en trnsito, es decir los
comprobantes que no se han terminado con la tecla [F7] y que estn
dentro del rango de fecha habilitado para el usuario.

Use la combinacin de teclas [Ctrl]+[N] o contra clic Nuevo, para

insertar un comprobante nuevo, donde el sistema cargar la
informacin bsica del comprobante y permitir continuar con la
asignacin de los diferentes campos.

En caso de no recordar las teclas de funcin, haga uso del men

emergente que se activa al dar contra click en cualquier parte de la
ventana de movimiento.
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A continuacin se relacionan los diferentes campos que se deben Imagen 1.3 Creando un prefijo al vuelo
asignar en el encabezado del comprobante

para continuar con la digitacin:

Campo Descripcin

Cdigo del prefijo asociado a la transaccin, el sistema

asigna el prefijo por defecto adicionado en los valores
por defecto del usuario, en caso de requerir cambiar el
Una vez digitada la Nota oprima la tecla [Enter] y el sistema activar
prefijo use la bsqueda asociada al campo utilizando el
la banda de registros de movimiento, si se quieren visualizar campos
comodn [%] y usando la tecla [Enter] si conoce el
adicionales se pueden activar al dar contra clic, opcin visibilidad y
cdigo del prefijo bastar con digitarlo. Si el prefijo no
Prefijo
existe, puede crearlo al vuelo, si el usuario tiene este marcando las diferentes
permiso asigando por el supervisor, basta con digitar opciones mostrar nombre
Imagen 1.2 Activacin de campos cuenta, mostrar nombre
un punto [.] y darle [Enter], el sistema lanza adicionales
automticamente una ventana para crear el cdigo y tercero, mostrar nombre
nombre del nuevo prefijo y continuar con la digitacin centro, mostrar nombre
de la transaccin. activo, mostrar nombre
empleado, segn las
Identifica el comprobante, si se va a manejar necesidades.
consecutivo automtico desde el mdulo contable
Nmero antes de iniciar la digitacin de comprobantes
Despus se debe insertar
debemos dar contra click y activar la opcin de
la informacin que el
consecutivo.
sistema solicita segn los
Fecha Fecha del documento en formato dd/mm/aaaa. atributos de las cuentas,
se recomienda avanzar
Campo para diligenciar el escenario de las Normas con la tecla [Enter] y el
Internacionales de informacin financiera que se sistema se ubica en el
Escenario
tendr como base para generar la contabilizacin de campo respectivo, donde
NIIF
los documentos, solo aplica para el funcionamiento del debemos continuar con la
mdulo de NIIF, de lo contrario asigne No Aplica (NA). asignacin de los
siguientes campos:

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 Imagen 1.4 Buscando cuenta

Campo Descripcin

Campo en el cual se digita el cdigo de la cuenta

auxiliar, si el usuario no recuerda este cdigo de
cuenta, se puede hacer uso de la bsqueda
Cuenta
digitando parte del cdigo o nombre de la cuenta
y la tecla [Enter], donde el sistema habilitar el
motor de bsqueda.
Nombre de la El sistema cargar automticamente el nombre
Cuenta de la cuenta.
En este campo se debe digitar el Cdigo que
identifica la persona sobre la cual se aplica el Si el tercero no existe, se puede crear directamente desde
asiento contable y ser solicitado nicamente si esta ventana digitando la tecla punto [.] y oprimiendo la tecla
la cuenta auxiliar a imputar, maneja dicho
atributo, de lo contrario, este campo ser omitido [Enter], donde el sistema inmediatamente cargar la ventana
automticamente por el sistema, pasando as Terceros; siempre y cuando el usuario tenga permisos para la
Tercero
mismo a solicitar el siguiente dato, si el usuario creacin al vuelo, esta ventana que carga contiene 2
no recuerda el cdigo del tercero, se puede
hacer uso de la bsqueda digitando parte del pestaas, una para buscar en la cual se puede confirmar si
cdigo o nombre del tercero, seguido de la tecla un tercero existe en la aplicacin y la pestaa Nuevo donde
[Enter], donde el sistema habilitar el motor de se pueden proporcionar los datos generales del tercero y
bsqueda.
oprimir el botn Aceptar, as el sistema crear
El sistema cargar automticamente el nombre automticamente el tercero, permitiendo continuar con la
Nombre Tercero
del Tercero.
digitacin de la transaccin sin antes tener que ingresar a
Parmetros / terceros. Para hacer uso de la creacin de los
terceros desde movimiento se deben tener asignados los
valores por defecto en parmetros/terceros/click derecho
valores por defecto.

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 Imagen 1.5 Creando un tercero desde movimiento
Campo Descripcin

Define el cdigo del centro de costos sobre el cual

recae el asiento contable y ser solicitado
nicamente si la cuenta auxiliar a imputar, maneja
dicho atributo, de lo contrario, este campo ser
Centro omitido, en caso de no recordarlo haga uso de la
bsqueda digitando parte del cdigo o nombre del
centro de costos o haciendo uso del comodn [%] y
oprimiendo la tecla ENTER para activar la
bsqueda.

Nombre del El sistema cargar automticamente el nombre del

Centro centro de costos

Se debe asignar la base de impuestos o retencin

sobre la cual el sistema calcular el impuesto o
Base
retencin segn el % de base asignado en los
Ahora continuamos asignando los siguientes campos: atributos de las cuentas.

Estos atributos se activan para los tipos de

Campo Descripcin documentos secundarios en los cuales se digitan
Tipo Ref
abonos o cancelaciones, donde el sistema
Define el cdigo del activo fijo sobre el cual recae el Prefijo Ref
habilitar una ventana de saldos de cartera donde
asiento contable y ser solicitado nicamente si la Nmero Ref
trae los documentos que tiene pendiente el tercero
Activo
cuenta auxiliar a imputar, maneja dicho atributo, de lo al cual se le est afectando la transaccin.
contrario, este campo ser omitido. Se debe asignar el valor dbito que afectar la
Dbito
transaccin.
Nombre del El sistema cargar automticamente el nombre del
Activo activo. Se debe asignar el valor crdito que afectar la
Crdito
transaccin.
Define el cdigo del empleado sobre el cual recae el
asiento contable y ser solicitado nicamente si la Descripcin detallada de la transaccin. Desde
Empleado
cuenta auxiliar a imputar, maneja dicho atributo, de lo Nota este campo podr digitar una nota relacionada al
contrario, este campo ser omitido. movimiento que se est digitando.
Nombre del El sistema cargar automticamente el nombre del Finalmente guarde los registros con la tecla [F3] o el botn de
Empleado empleado.
aceptar cambios de la barra de navegacin.
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Use la tecla [F6] para obtener una vista previa del comprobante o
contra click vista previa. Si desea imprimir y terminar el comprobante
use la tecla [F7] o contra click Imprimir, esta funcin activar el motor
de impresin, si oprime la opcin [Aceptar] el sistema enviar a
impresin y bloquear el documento, si oprime la opcin [Cancelar]
el sistema bloquear nicamente el comprobante sin generar una
impresin.
Imagen 1.6 Ejemplo digitacin movimiento contable
Se puede bloquear tambin un documento sin necesidad de
imprimirlo usando la combinacin de teclas [Ctrl+B] o contra clic
Bloquear, es decir, el documento se oculta de la pantalla para evitar
modificaciones. En la parte inferior del comprobante digitado, se
puede visualizar de una manera detallada el nombre de la cuenta,
nombre tercero, nombre activo, nombre empleado y nombre del
centro de costos, segn los atributos de las cuentas digitadas.
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 Seccin 2

Desbloquear comprobantes

DESBLOQUEANDO COMPROBANTES con su propia cuenta de usuario. Cabe resaltar que no se puede
ingresar a un comprobante que ya se encuentre bloqueado o
terminado, sin antes desbloquearlo. Si tratar de ingresar a un
Para desbloquear un comprobante que fue digitado y terminado con
comprobante bloqueado el sistema generar el siguiente aviso:
la tecla [F7] click derecho Imprimir o Bloquear, nos debemos ubicar
en el documento correspondiente, oprimir la tecla [Enter] y hacer uso
Para ingresar al comprobante, primero se debe realizar el proceso de
de la banda filtro que se encuentra en la parte superior de la pantalla,
el sistema activa la bsqueda
ya sea por fecha o nmero
Imagen 1.7 Desbloqueando un Imagen 1.8 Al tratar de ingresar a un comprobante
del comprobante, generando bloqueado
comprobante
el listado de documentos
bloqueados, de esta forma se
puede elegir el documento a
desbloquear oprimiendo la
tecla [Enter], donde el
sistema lanzar una ventana
llamada REVERSA UN
C O M P R O B A N T E
CONTABLE donde se debe
asignar la clave de desbloqueo y nuevamente [Enter], con esto el
comprobante quedar activo para efectuar los cambios
correspondientes.

Es importante resaltar que solo el usuario Supervisor puede

desbloquear movimientos de otros usuarios, lo que quiere decir que desbloqueo y as efectuar las modificaciones al documento.
si no se encuentra logueado con la cuenta Supervisor, slo tiene
autorizacin de desbloquear comprobantes que hayan sido digitados
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 Seccin 3

Editar comprobantes

EDITANDO COMPROBANTES

Para editar un comprobante utilice la tecla [F2], ubquese en el campo que se requiere modificar y efecte el cambio correspondiente, en el caso que
necesite modificar una cuenta, tercero, activo, empleado centro de costos haga uso de la bsqueda digitando parte del nombre cdigo y digitando la
tecla [Enter], donde el sistema habilitar el motor de bsqueda. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3].

Imagen 1.9 Editando un tercero

Imagen 1.10 Editando una cuenta

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 Seccin 4

Eliminar comprobantes

ELIMINANDO COMPROBANTES Imagen 1.12 Mensaje de alerta

Para eliminar un comprobante utilice la tecla [Suprimir] o el botn (-)

que se encuentra en la barra de navegacin. En primera instancia
elimine el contenido del comprobante, es decir los registros de
movimiento; una vez eliminados, ubquese en el comprobante o
encabezado del comprobante y elimnelo. En el caso de tratar de
eliminar el comprobante completo sin antes haber eliminado los
registros de movimiento, el sistema genera un mensaje de alerta Se
debe borrar primero el movimiento.

Imagen 1.11 Eliminando una causacin que ya se abon o cancel en un documento

secundario.
Es importante resaltar que el
sistema solo permite eliminar
comprobantes que no aparezcan
aplicados en abonos o pagos, en
este caso igualmente el sistema
nos genera un mensaje de alerta,
puesto que se est tratando de
eliminar un documento de
causacin factura que ya se ha
cancelado en un recibo de caja
comprobante de egreso.

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 Seccin 5

Copiar registros

COPIANDO REGISTROS Imagen 1.14 Teclas de funcin copia de comprobantes

La copia de comprobantes desde el mdulo contable es una opcin

que ofrece la posibilidad de disminuir procesos y ahorrar tiempo en la
digitacin, ya que permite copiar registros de cualquier documento y
pegarlos en otro comprobante. La copia de comprobantes incluye los
siguientes procesos:

COPIANDO INFORMACIN AL PORTAPAPELES

Imagen 1.13 Teclas de funcin
Para copiar informacin en el portapapeles nos debemos ubicar en el
movimiento del comprobante a copiar, para ello se selecciona el tipo
de documento, se da [Enter] para ingresar a comprobantes y [Enter]
nuevamente para ubicarse en el movimiento. Usando el contra clic
aparece el men de opciones de esta ventana, entre ellas la opcin
de Portapapeles y damos clic en la opcin copiar o se puede hacer
uso de las teclas de funcin [Shift]+[Ctrl]+[C], copiando as todos
los registros del comprobante, este proceso se puede realizar desde
el movimiento de diferentes comprobantes.

Dicha informacin que se ha copiado puede consultarse con contra

clic en la opcin Ventanas - Portapapeles o haciendo uso de las
teclas de funcin [Ctrl]+[4].

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Desde el portapapeles se puede eliminar incluso lo que no se necesite
con la tecla suprimir el botn (-) que se encuentra en la barra de
navegacin.
Imagen 1.15 Eliminando un registro del portapapeles
PEGANDO INFORMACIN DEL PORTAPAPELES
Para pegar la informacin copiada desde el portapapeles debe
insertarse primero el encabezado del nuevo comprobante y una vez
se est ubicado en el rea de registros, insertando un registro en
blanco, se debe dar contra click Portapapeles opcin Pegar o las
teclas de funcin [Shift]+[Ctrl]+[V], este proceso pegar los registros
Imagen 1.16 Pegando informacin del
portapapeles
copiados en el portapapeles en el nuevo comprobante,
generando un mensaje exitoso del proceso.
VACIANDO INFORMACIN DEL PORTAPAPELES
Se usa esta opcin para eliminar todos los registros copiados que ya
no son de utilidad para ser pegados, blanqueando totalmente la
ventana de portapapeles para dar opcin a una nueva copia de
registros, para eliminar esta informacin se debe dar contra click
Portapapeles opcin Vaciar portapapeles o las teclas de funcin
[Shift+Ctrl+X], donde el sistema nos genera el mensaje del proceso.
Cabe resaltar que la
Imagen 1.17 Vaciando el informacin aparecer activa
portapapeles en el portapapeles mientras
no se cierre la ventana de
movimiento contable, de lo
contrario ingresamos al
movimiento contable con el
portapapeles en blanco.
La opcin de Copia de Comprobantes por lo general es utilizada para
transferir comprobantes de: Nmina, Provisiones, Amortizaciones de
Gastos, Cargos Diferidos, entre otros, que ameritan realizarlos por el
mdulo contable, porque en ocasiones resulta ms beneficioso
copiar documentos y luego cambiar slo algunos de sus datos, que
realizar una digitacin completa de un comprobante.
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 Seccin 6

Usar filtros

USANDO FILTROS

Cuando se ingresa al mdulo contable el sistema genera el listado de

Imagen 1.18 Filtro avanzado
documentos que tiene permiso el usuario para digitar, despus de dar
[Enter] a cualquiera de los documentos, cargar el listado de
documentos que estn pendientes por terminar en el rango de fecha
que tiene habilitado dicho usuario. La presentacin de sta ventana
se convierte en una tabla dinmica donde podemos hacer filtros con
la informacin, ordenar documentos, visualizar comprobantes con
diferencias, convirtindose esta poderosa herramienta en la mano
derecha del contador y/o auxiliar contable ya que pueden generar las
consultas segn las necesidades del usuario.

Al ingresar a movimiento, el sistema ingresa con un filtro por defecto,

donde carga los documentos que no estn bloqueados, el usuario
puede hacer libre definicin de consultas, como se muestra en el
siguiente ejemplo:
Ntese que se hizo filtro al campo diferencia donde vamos a obtener
el listado de comprobantes que tienen una diferencia mayor a
$1.000.000 y menor a $2.000.000

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 Seccin 7

Recolectar movimiento

RECOLECTANDO MOVIMIENTO FILTRANDO INFORMACIN RECOLECTADO

La rutina de recolectado permite realizar consultas, cargando los Una vez recolectada la informacin contable, podr realizar filtros
movimientos de un rango de fecha especfica, bien sea por todos los agrupaciones por un campo especfico arrastrando el nombre de la
terceros o filtrando por un tercero especfico. columna a la parte superior, al igual que realizar un filtro por un dato
especfico dando click en el nombre y desplegando las opciones de
En Movimiento Contable encontrar la opcin de Recolectado que se filtro.
ejecuta con [CTRL+3] o haciendo uso del men emergente con
contra click, opcin Ventanas / Recolectado, despus se debe
oprimir la tecla [F12] para activar la bsqueda. Asigne el nombre o
cdigo del tercero que Imagen 1.20 Agrupacin en el recolectado
Imagen 1.19 Recolectando desea consultarle la
comprobantes informacin contabilizada
desde el mdulo
contable, recuerde que
para traer todos los
terceros se puede asignar
el carcter comodn [%]
4 veces, luego seleccione
el rango de fecha desde y
hasta, rango en el cual se
va a consultar la
informacin.

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 RECOLECTANDO MOVIMIENTOS DESCUADRADOS

Ingrese al Recolector de Movimiento Contable y realice la consulta por todos los terceros en el rango de fecha que desea analizar, luego usando la
opcin de filtrar realice la consulta por aquellos comprobantes que en el campo diferencia sean mayores a cero, stos sern los comprobantes
donde la sumatoria del dbito y crdito no coincide.

Imagen 1.21 Filtrando en el recolector

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 Seccin 8

Trucos de manejo

TRUCOS DE MANEJO

Se pueden crear Terceros y Prefijos al vuelo, con solo digitar [.] punto y oprimir la tecla [Enter].

Slo se pueden eliminar comprobantes que no aparecen aplicados en un Recibo de caja o comprobante de egreso.

Al terminar un comprobante con [F7] [Ctrl]+[B], el sistema bloquear el comprobante para evitar modificaciones.

No se puede ingresar a un comprobante bloqueado sin antes digitar la clave de desbloqueo.

Se puede copiar informacin de diferentes comprobantes.

Se puede eliminar registros ya ubicados en el portapapeles.

Se pueden hacer filtros y visualizar la informacin a gusto del usuario.

Se pueden visualizar comprobantes descuadrados desde el filtro de movimiento y desde el recolectado.

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