UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

LICENCIATURA EN CONTADURIA PBLICA Y AUDITORA

AUDITORIA II

LIC. HELMUTH PEREZ

ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS

MARLIN YOMARA GUTIRREZ ALDANA

(0324-14-2569)

COBN, ALTA VERAPAZ

11/02/2017

ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS
DEFINICIN

Los diagramas de flujo -tambin conocidos como fluxogramas- son una

representacin grfica mediante la cual se representan las distintas
operaciones de que se compone un procedimiento o parte de l, estableciendo
su secuencia cronolgica. Clasificndolos mediante smbolos segn la
naturaleza de cada cual. Es decir, son una mezcla de smbolos y explicaciones
que expresan secuencialmente los pasos de un proceso, de forma tal que este
se comprenda ms fcilmente.

Se les llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por
medio de flechas para indicar la secuencia de la operacin, en pocas palabras
son la representacin simblica de los procedimientos administrativos.

Esta herramienta es de gran utilidad para una organizacin, debido a que su

uso contribuye en con el desarrollo de una mejor gestin institucional, en
aspectos como:

Muestran de manera global la composicin de un proceso o procedimiento

por lo que favorecen su comprensin al mostrarlo como un dibujo. El cerebro
humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza
varias pginas de texto.

Permiten identificar problemas tales como cuellos de botella o posibles

duplicidades que se presentan durante el desarrollo de los procedimientos, as
como las responsabilidades y los puntos de decisin.

Facilitan a los funcionarios el anlisis de los procedimientos, mostrando

grficamente quin proporciona insumos o recursos y a quin van dirigidos.

Sirven como herramienta para capacitar a los nuevos funcionarios, y de

apoyo cuando el titular responsable del procedimiento se ausenta, de manera
que otra persona pueda reemplazarlo.

La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el
proceso que representa est disponible para ser analizado, no slo por quienes
lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn
nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

CONSTRUCCIN DE LOS DIAGRAMAS

La construccin de los diagramas de flujo implica la consideracin de una serie

de pasos, mismos que sirven de gua para su diseo, estos se presentan a
continuacin:

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 Conformar un grupo de trabajo donde participen aquellos que son
responsables de la ejecucin y el desarrollo de los procedimientos que se
encuentran debidamente interrelacionados y que constituyen un proceso.

Establecer el objetivo que se persigue con el diseo de los diagramas y la

identificacin de quin lo emplear, ya que esto permitir definir el grado de
detalle y tipo de diagrama a utilizar.

Definir los lmites de cada procedimiento mediante la identificacin del

primer y ltimo paso que lo conforman, considerando que en los
procedimientos que estn interrelacionados el comienzo de uno es la
conclusin del proceso previo y su trmino significa el inicio del proceso
siguiente.

Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la

identificacin de los pasos que estn incluidos dentro de los lmites de cada
procedimiento y su orden cronolgico.

Al realizar la ubicacin de los pasos se deben identificar los puntos de

decisin y desarrollarlos en forma de pregunta, la presentacin de las dos
ramas posibles correspondientes se identifican con los trminos SI/NO.

Al tener identificados y ubicados los pasos en orden cronolgico, es

recomendable hacer una revisin del procedimiento con el fin de corroborar
que el mismo se encuentra completo y ordenado, previendo as la omisin de
pasos relevantes.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los

correspondientes smbolos.

CRITERIOS PARA EL DISEO DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los

siguientes criterios:

Encabezado del diagrama de flujo, este debe contener la siguiente

informacin:

o Nombre de la institucin.
o Ttulo, o sea diagrama de flujo.
o Denominacin del proceso o procedimiento.
o Denominacin del sector responsable del procedimiento.
o Fecha de elaboracin.
o Nombre del analista que realiz el trabajo.

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o Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o
procedimiento y de los responsables.
o Simbologa utilizada y su significado.

Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas

recomendaciones:

o Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama.

o Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
o No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer
uso excesivo de ellos.
o No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
o Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden llegar
muchas lneas de flujo a otras lneas.
o Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo por la parte superior y/o
izquierda y salir de l por la parte inferior y/o derecha.
o En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, enumerar y emplear los
conectores correspondientes.
o Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el
uso de muchas palabras.
o Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida, a excepcin
del smbolo inicial y final.
o Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo
de salida.
o Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin de dicha
actividad.
o Cada flecha representa el flujo de una informacin.

Descripcin narrativa del diagrama de flujo, en ella debe

considerase:

o Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace, cmo hace,
cundo hace y dnde hace cada paso. Esta es la parte ms importante y til
para el personal de ejecucin de una institucin, pues para recordar los pasos
de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos pginas del diagrama,
sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.

o Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

o Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del
tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc.

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o Deben evitarse, en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan tener
ms de una interpretacin: usar en todos los casos trminos sencillos y
uniformes para que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con
mayor facilidad el significado de su contenido.

TIPOS DE DIAGRAMAS

Existen tres tipos de diagramas de flujo o fluxogramas:

a. Diagrama de flujo vertical: tambin denominado grfico de anlisis del

proceso. Es un grfico en donde existen columnas y lneas. En las columnas
estn los smbolos (de operacin, transporte, control, espera y archivo), el
espacio recorrido para la ejecucin y el tiempo invertido, estas dos ltimas son
opcionales de inclusin en el diagrama de flujo. En las lneas se destaca la
secuencia de los pasos y se hace referencia en cada paso a los funcionarios
involucrados en la rutina. Este tipo de diagrama es extremadamente til para
armar un procedimiento, ayudar en la capacitacin del personal y racionalizar
el trabajo.

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b.

Diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de flujo se utilizan los

mismos smbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo la
secuencia de informacin se presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve
para destacar a las personas, unidades u organismos que participan en un
determinado procedimiento o rutina, y es bastante comn que sea utilizado
para visualizar las actividades y responsabilidades asignadas a cada uno de
estos actores y as poder comparar la distribucin de tareas y racionalizar o
redistribuir el trabajo. Aunque su elaboracin resulta ms compleja que la del
diagrama vertical, este diagrama facilita la visualizacin de los sectores de una
organizacin que intervienen en un procedimiento determinado; adems,
permite una mejor y ms rpida comprensin del procedimiento por parte de
los usuarios.

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c. Diagrama de bloques: este es un diagrama de flujo que representa la
rutina a travs de una secuencia de bloques encadenados entre s, cada cual
con su significado. Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los
diagramas anteriores, y no se restringe a lneas y columnas preestablecidas en
el grfico. Es una forma sencilla de representar un proceso mediante la
utilizacin de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del mismo.

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SIMBOLOGA

El lenguaje grfico de los diagramas de flujo est compuesto de smbolos,

cada uno de ellos tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la
interpretacin como el anlisis del diagrama se realicen de forma clara y
precisa. Asimismo, para asegurar la interpretacin unvoca del diagrama de
flujo resulta necesario el diseo y escogencia de determinados smbolos a los
que se les confiera convencionalmente un significado preciso, as como definir
reglas claras con respecto a la aplicacin de estos. Frecuentemente los
smbolos que se utilizan para el graficar flujogramas se someten a un proceso
de normalizacin, es decir, son diseados para que su interpretacin sea
universal.
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 AL normalizar o estandarizar el uso de estos smbolos, se busca evitar que
diferentes usuarios u organizaciones hagan uso de sus propios smbolos para
representar procesos Diagramas de flujo. No obstante lo anterior, la simbologa
utilizada para la elaboracin de diagramas de flujo es variable y es escogida
segn criterio discrecional de cada institucin. En este contexto, diversas
organizaciones se han establecido diferentes tipos de simbologas para graficar
diagramas de flujo, siendo las ms reconocidas y utilizadas las siguientes:

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