CONTRALORA GENERAL DE LA REPIJBLICA

PROYECTO DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL PARA UNA

GESTIN PBLICA EFICAZ E NTEGRA

NOMBRE cDlGo

COMPONENTE OPTIMIZAC]I OC LOS PROCESOS DE CONTROL ilt

PRODUCTO SISTEMA DE GESTIN ADMTNISTRATIVA - SIGA 3.3,3

'N"O*OI.
PROYECTO DE
UN!DAD DEPARTAMENTOS DE FINANZAS Y LOGISTICA
ORGANICA

- H coNTRALoRfA
V GENERAT DE tA nrPucl

Trminos de Referencia

Contratacin de un Consultor de Procesos Administrativos para el

diseo de los procesos integrados de Logistica y Finanzas,

1. lntroduccin
2. Antecedentes
3, Objetivo
4. Alcance del trabajo: actividades requeridas
5. Metodologfa de trabajo
6. Productos
7. lnformes o entregables
8. Plazo
9. Monto
10, Perfil del consultor
1 1. Coordinacin y supervisin
12. Forma y condiclones de pago

ABRIL 2014
 TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIN DE UN CONSULTOR DE
PROCESOS ADMINISTRATIVOS PARA EL DISEO DE LOS PROCESOS INTEGRADOS
DE LOG|STICA Y FINANZAS

1, INTROOUCCION

La Contralorla General de la Reprlblica es el ente rector del Sistema Nacional de Control,

dotado de autonomfa administrativa, funcional, econmica y financiera, que tiene por
misin dirigir y supervisar con eficiencla y eficacia el control gubemamental, orientando su
accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestin de las entidades, la promocin de
valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores pblicos, asf como contribuir
con los Poderes del Estado en la toma de decisiones y con la ciudadanfa para su
adecuada participacin en el control social.

En el marco del Proyecto de lnversin Pblica ''Mejoramiento del Sistema Nacional de

Control para una Gesn Pblica Efcaz e lntegra" de la Contralorla General de la
Repblica; se tene como uno de sus componentes a la Optimizacin de los Procesos de
Control; el cual cuenta entre otras, con la actividad de "Mejoramiento de los procesos de
Logfstica y Finanzas" la que sirve de sustento para la elaboracin de los presentes
Trminos de Referencia para la contratacin de un Consultor de Procesos Administrativos,
para el Proyecto Sistema lntegralde Gestin Administrativa - SIGA..

ANTECEDENTES

El 12 de Noviembre de 2013 se firm el Contrato Prstamo N" 2969iOC-PE con el Banco

lnteramericano de Desarrollo (BlD) para financiar el 'Proyecto Mejoramiento del Sistema
Nacional de Control para una Gestin Pblica Eficaz e lntegra", el mismo que est
diseado para incrementar la eficiencia del Sistema Nacional de Control para contribuir a
una mayor eficiencia e integridad de la gestin pblca.

El proyecto completa la ejecucin de los siguientes componentes:

. Componente l, Consolidacin del proceso de desconcentracin del Sistema

Nacional de Control (SNC)
. Componente ll. Apoyo a la mejora del desempeo de la gestin pblica
. Componente lll. Optimizacin de los procesos de control
. Componente lV. Promocin de los Sistemas de Control lnterno
\-/
El objetivo del Componente lll, es mejorar la planificacin, ejecucin e implementacin de
los procesos de la CGR, a fin de mejorar la capacidad del SNC para velar por la integridad
de la administracin pblica. Para dicho fin, se realizar entre otras actividades, el
"Mejoramiento de los procesos de Loglstica y Finanzas", a travs del desarrollo de
aplicativos informticos.

El Departamento de Finanzas es el rgano encargado de efectuar la programacin,

ejecucin y evaluacn de las actividades relacionadas con los procesos de presupuesto,
contabilidad y tesorerfa, asl como elaborar e interpretar los estados financieros y
presupuestales de la CGR.

El Departamento de Logfstica es el rgano encargado de administrar el abastecimiento

racional eficiente y oportuno de bienes y servicos que requiera la institucin, asl como el
mantenimiento y la cautela del mobiliario, equipos y vehfculos de la CGR.

Los Departamentos de Finanzas y Logfstica, son rganos dependientes de la Gerencia

Central Administracin y Finanzas de la Contralorfa General de la Reprlblica - CGR.
3. OBJETIVO

Contratacin de un (01) Consultor de Procesos Administrativos, para el diseo y mejora

de los procesos del Slstema lntegral de Gestin Administrativa - S|CR.

1. ALCANCE DEL TRABAJO: ACTIVIDADES REQUERIDAS

El presente servco requiere la ejecucin de las siguientes actividades:

I, Definir con los usuarios de los procesos integrados de Loglstica y Finanzas los
objetivos de transformacin del proceso, alineados a la estrategi oe ta cGR,
2. Anlisis de informacin y mediciones de los rendimientos aituales de los procesos
integrados de Loglstica y Finanzas,
3. Diseo y validacin del modelo rediseado (TO - BE) de los procesos integrados de
Logfstica y Finanzas
4, Coordinaciones con el Departamento de Finanzas, de Logfstica y con el Departamento
de Gestin de Procesos hasta el trmino del servicio efectuado.
5. suscribir la documentacin resultante de la Etapa de Diseo de los procesos
integrados de Logfstica y Finanzas
6, Todas aquellas actividades vincutadas con el objeto del servicio contratado,

5. METODOLOGIA DE TRABAJO

Trabajo de campo que comprende el levantamiento de informacin de los procesos

integrados de Logtstica y Finanzas.

Trabajo en gabinete que consiste en el modelamiento de los procesos con el fin de

asegurar una adecuada integracln entre los procesos, siguiendo las especificaciones de
funcionalidad determinadas.

PRODUCTO

- Producto 1:
. Plan de trabajo.
. Propuesta de modelo de procesos referencial que aplique a La Contralorfa, para la
Gestin Logfstica y Gestin Financiera,

- Producto 2: Propuesta de modelo referencial que aplue a La Contralorfa, de los

procesos vinculados a los siguientes mdulos:

. Fondo para caja chica

'. Encargos de personal(Anticipos)
Presupuesto
. Racionamiento y moviliclad local
. Pasajes areos
Patrimonio
. Tesorerf a
. contabilidad
. Requerimiento de usuarios
. Cuadro de necesidades
. Contrataciones(bienesyservicios)
.

q
Almacn
, Reportes Gerenciales

- Producto 3: Anlisis de brechas existntes entre el rendimiento actual y el deseado del

proceso validado por el Departamento de Gestin de Procesos y los Departamentos de
Loglstica y Finanzas respectivamente, incluyendo las oportunidades de mejora.

- Producto 4: Documentacin de soporte al proceso rediseado como informacin sobre

la capacidad planificada del proceso, confirmacin de cumpllmiento de las expectativas
de los interesados, confirmacin que el nuevo modelo es consistente con la estrategia
CGR.
 - Producto 5: Evaluacin del impacto en la CGR y la justificacin de la mejora
(iBeneficios lntangibles", "Anlisis Costo Beneficio" y "Beneficios tangibles") del
proceso validado por el Departamento de Gesn de Procesos.

7. INFORMES O ENTREGABLES

El consultor deber presentar los siguientes entregables, de acuerdo al siguiente detalle:

A. Plan de trabajo detallando productos especlficos derivados del servicio solicitado y las
actividades requeridas para alcanzarlos, teniendo en consideracin lo sealado
anteriormente, El Plan debe contener un Diagrama de Gantt sealando plazos y
secuencias relacionadas de acciones. En el ANEXO "ESPECIFICACIONES DE LOS
ENTREGABLES" se muestran las especificaciones por tipo de entregable (Plan de
trabajo e lnformes).

Propuesta de modelo referencial (utilizando las herramientas entregadas por la

Contralorfa o en su defecto Microsoft Visio) para la gestin de procesos de negocio que
aplique a La Contralorfa, para la Gestin Logtstica y para la Gestin Financiera
incluyendo indicadores, mtodos para su clculo y metas de mejora, todos ellos
validados por el Deparlamento de Gestin de Procesos y Normativa, los
Departamentos de Loglstica y Finanzas respectivamente.

B, Propuesta de modelo referencial (utillzando las herramienas entregadas por la

Contraloria o en su defecto Microsoft Visio) para la gestin de procesos de negocio
que aplique a La Contralorla, de los procesos vinculados a los siguientes mdulos:

. Fondo para caja chica

Encargos de personal(Anticipos)
, Prasupuesto
. Racionamiento y movilidad local
. Pasajes areos
Patrimonio
Tesorerla
. Contabildad
. Requerimiento de usuarios
. Cuadro de necesidades
. Contrataciones(bienes y servicios)
. Almacn
, Reportes Gerenciales

C, lnforme de anlisis de brechas con las oportunidades de mejora.

D. lnforme de soporte al proceso rediseado como informacin sobre la capacidad

planificada del proceso, Confirmacin de cumplimiento de las expectativas de los
interesados, confirmacin que elnuevo modelo es consstente con la estrategia CGR.

E. lnforme Final de Evaluacin del impacto en la CGR y la justificacin de la mejora

("Beneficios Intangibles", "Anlisis Costo Beneficio" y "Beneficios tangibles") del
proceso validado por el Departamento de Gestin de Procesos.

PLAZO

La consultorla se desarrollar durante un perlodo mximo nueve (09) meses contados a

partir del dta siguiente de la fecha de suscripcln del contrato.

,4
9, MONTO

El monto mxlmo que pagar la CGR por concepto de honorarios profesionales por los
servicios contratados para el Consultor de procesos administrativos, asciende a la suma
total de S/. 72 000,00 (Setenta y dos mll y 00/100 Nuevos Soles) como concepto de
toda retrbucin, incluidos los impuestos de Ley. No incluye los costos por concepto de
pasajes y vitcos que resulten necesarios para el desarrollo de la consultorla.

IO. PERFIL DEL CONSULTOR

A. Formacln Acadmlca

' Tttulo de la carrera universitaria de lngenierfa lndustrial, lngenierfa de Sistemas,

lngenieria de Computacin e lnformtica, Administracin, lnvestigacin Operativa
o afines.
. Deseable Maestrfa en Administracin o afines.
. Deseable capacitacin en gestin de procesos de negocios - BpM,
' Deseable capacitacin en modelamiento de procesos con notacin EPC, (Even
Driven Process Chain).

B. Experiencia General

. Experiencia prolesional general mlnima de ocho (08) aos en el ejercicio de su

profesin en el sector pblico o privado.
' Experiencia laboral no menor de cuatro (04) aos en proyectos de diseo y
rnejora de procesos o proyectos relacionados.

C. ExperienclaEspeclflca
. Experiencia laboral no menor de cuatro {04) aos como Lfder en Proyectos de
diseo y mejora de procesos vinculados al al rea de Logfstica y Finanzas,
. Deseable experiencia laboral no menor de un (01) ao en el desarrollo o
implementacin de aplicativos SIGA o similares en entidades pblicas o privadas.
. Deseable experiencia no menor de un (1) ao en el dseo de procesos con la
notacin EPC.

D. Caracterfstlcas Personales y Profeelonales

. Capacidad de trabajo en equipo y bajo presin.
. Habilidad para el manejo de sistemas informticos.
. Habilidad de trabajo con grupos interdisciplinarios de profesionales
. Orientacin al cumplimiento de los objetivos.
. Comunicacin efectiva. Vocacin de servicio.
. Confidencialidad.

11. COORDINACIN Y SUPERVISIN

El consultor deber reportar y coordinar sus actividades con el Departamento de Procesos y

Normativa (alcance tcnico) y los Departamentos de Finanzas y Logfstica (alcance funcional),
quienes sern los encargados de dar la conformidad a los informes y productos presentiados.

12. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO

El pago se efectuar segn la presentacin de los entregables sealados en los presentes

trminos de referencia, a los cuales se deber adjuntar el respectivo recibo de honorarios
profesionales.

La consultorta ser pagada de acuerdo a la entrega de los productos especificados en la tabla

de distribucin de pagos que seguidamente se presenta:
 TABLA OE DISTRIBUC]N DE PAGOS
MONTO
ENTREGABLE PRODUCTO A ENTREGAR
(s/.)
Plan de trabajo detallando productos especfficos derivados del
servcio solicitado y las actividades requeridas para alcanzarlos,
teniendo en consideracin lo sealado en el Numeral 12
"Formas y condiciones de pago'. El Plan debe contener un
Diagrama de Gantt sealando plazos y secuencias relacionadas
a
de acciones de los procesos vinculados los siguientes
mdulos:
Fondo para caja chica
. Encargos de personal(Anticipos)
r Presupuesto
. Racionamiento y movilidad local
. Pasajes areos
Patrimonio
. Tesorerf a
Contabilidad
Primer
. Requerimiento de usuarios
Cuadro de necesidades I 000
Entregable ' Contrataciones(bienesyservicios)
. Almacn
. Reportes gerenciales

Plazo: Diez (10)dfas calendarios de suscrto elconlrato.

Propuesta de modelo referencial (utilizando las herramientas

entregadas por la Contralorla o en su defecto Microsoft Visio)
para la gestin de procesos de negocio que aplique a La
\ Contralorla, pan la Gestin Logfstica y para la Gestin
Financiera, incluyendo indicadores, mtodos para su clculo y
,/ metas de mejora, todos ellos validados por el Departamento de
Gestin de Procesos y Normativa, los Departamentos de
Logfstica y Finanzas respectivamente.

Plazo: Treinta (30) dfas calendarios de suscrito el contrato.

Propuesta de modelo referencial (utilizando las herramentas

*T" entregadas por la Contralorfa o en su defecto Microsoft Visio)
para la gestin de procesos de negocio que aplique a La v
Contralorf a, de los procesos vinculados a los sigulentes
mdulos:
Fondo para caja chica
Encargos de personal(Anticipos)
. Presupuesto
.

ffi
Racionamiento y movilidad local
. Pasajes areos
. Segundo . Patrimonio
entreoaute 8 000

S& I
lnforme de anlisis de brechas con las oportunidads de mejora
de los procesos vinculados a los siguientes mdulos:
.
Fondo para caja chica
.
Encargos de personal(Anticipos)

Presupuesto

Racionamiento y movilidad local

Pasajes areos

patrimonio

Plazo: Sesenta (60) dfas calendarios de suscrito el contrato.

 lnforme de soporte al proceso rediseado como informacin
sobre la capacidad planificada del proceso, Confirmacin de
cumplimiento de las expectativas de los interesados,
confirmacin que el nuevo modelo es consistente con la
estrategia CGR. Todo ello vinculado a los siguientes mdulos:
. Fondo para caja chica
. Encargos de personat(Anticipos)
. Presupuesto
. Racionamiento y movilidad local
. Pasajes areos
, Pafimonio
Tercer
lnforme de Evaluacin del impacto en la CGR y la jusficacin
Entregable
de la mejora ('Beneficios lntangibles', "Anlisis Costo Beneficio"
y "Beneficios tangibles") del proceso validado por el
Departamento de Gesn de Procesos. Todo ello vinculado a
los siguientes mdulos:
. Fondo para caja chica
. Encargos de personal(Anticipos)
. Presupuesto
. Racionamiento y movilidad local
r Pasajes areos
. Patrimonio

Plazo: Noventa (90) dlas calendarios de suscrito el contrato,

Propuesta de modelo referencial prelimina(utilizando las

herramientas entregadas por la Contralorla o en su defecto
Microsofi Visio) para la gestin de procesos de negocio que
aplique a La Contralorla, de los procesos vinculados a los
siguientes mdulos:
. Tesorerla
. Contabilidad
Enlreoaote
. Requerimiento de usuarios
I
I
r Cuadro de necesidades
. Contrataciones(bienes y servicios)
Almacn
. Reportesgerenciales.

Plazo: Ciento veinte (120) dlas calendarios de suscrito el

contrato,

Propuesta de rnodelo referencial culminado(utilizando las

herramientas entregadas por la Contralorfa o en su defecto
Microsoft Visio) para la gestin de procesos de negocio que
aplique a La Contralorfa, de los procesos vinculados a los
sigulentes mdulos:
. Tesorerla
. Contabilidad
Quinto . Requerimiento de usuarios
Entregable . Cuadro de necesidades
. Contrataciones(bienes y servicios)
. Almacn
. RePortes gerenciales,

Plazo: Ciento cincuenta (150) dlas calendarios de suscrito el

contrato.
 lnforme preliminar de anlisis de brechas con las oportunidades
de mejora de los procesos vinculados a los siguientes mdulos:
. Tesorerla
. Contabilidad
. Requerimiento de usuarios
Sexto . Cuadro de necesidades
8000
Entregable . Contrataciones(bienes y servicios)
Almacn
. Reportes gerenciales

Plazo: Ciento ochenta (180) dfas calendarios de suscrito el

contrato.

lnforme culminado de anlisis de brechas con las oportunidades

de mejora de los procesos vinculados a los siguientes mdulost
Tesorerla
contabilidad
. Requerimiento de usuarios
Sptimo . Cuadro de necesidades
8 000
Entregable Contrataciones(bienesyservicios)
. Almacn
. Reportes gerenciales

r) H
Plazo: Doscientos diez (210) dfas calendarios de suscrito el
contrato.

lnforme de soporte al proceso rediseado como informacin

sobre la capacidad planificada del proceso, Confirmacin de
cumplimiento de las expBctalivas de los interesados,
confirfnacton que el nuevo mooelo es conslstente con la

q,HW estrategia CGR. Todo ello vinculado a los siguientes mdulos:

.
.
TesorerJa
-.9 Contabilidad
Octavo . Requerimiento de usuarios I 000
Enhegable
. Cuadro de necesidades
r Contrataciones(bienesyservicios)
r Almacn
. Reportesgerenciales.

rffi Plazo: Doscientos cuarenta (240) das calendarios de suscrito el

contrato.
U

w lnforme Final de Evaluacin del impacto en la CGR y la

justificacin de la mejora ("Beneficios lntangibles', "Anlisis
Costo Beneficio" y "Beneficios tangibles') del proceso validado
por el Departamento de Gestin de Procesos. Todo ello
vinculado a los siguientes mdulos:
Tesorerfa
f r Contabilidad
I Noveno
Entreoable
. Requerimiento de usuarios
. Cuadro de necesidades
I 000

Contrataciones(bienes y servicios)
. Almacn
r. Reportes gerenciales
Plazo: Doscientos setenta (270) dlas calendarios de suscrito el
contrato.
 ANEXO - ESPECIFCAGIONES DE LOS ENTREGABLES

I. ESPECIFICACIONESGENERALES
Los informes deben redactarse teniendo en cuenta las siguientes especificaciones:
Lelra arial 1 1.

. Espacio simple.
Cartula indicando entre otros, nombre de consultorfa, nombre de consultor y nmero de
enlregable.
. lmpresin a doble cara,
. Pginas numeradas en la parte inferior derecha.
. lndice numerado de pginas,

II. ESPECIFICACIONES POR TIPO DE ENTREGABLE

11.1, Plan de Trabajo

El Plan de Trabajo no debe tener ms de l0 pginas, sin incluir anexos. Tendr la siguente
estructura:
Cartula
. f ndice
. lntroduccin
. Objetivo de consultorfa
. Productos a alcanzar
actividades a cumplir por cada producto
. Cronograma
. Anexo(s)

11.2. lnforme Parclal

El informe parcial no debe tener ms de't0 pginas, sin incluir anexo (s). Tendr la siguiente
estructura:
. Cartula
. lndice
lntroduccin
. Objetivo de consultorfa
. Productos alcanzados

' Grado de cumplimiento de Plan de Trabajo

. Conclusiones y Recomendaciones
. Anexo(s).

11.3. lnformo Flnal

El informe final no debe tener ms de 15 pginas, sin incluir anexos, Tendr la siguiente
estructura:
r Cartula
. f ndice
 lntroduccin
Objetivo de consultorf a
Productos alcanzados
Conclusiones y Recomendaciones
Anexo(s).

Consideraclones generate del producto, a se tenldaS on cuGnta:

el nombre del autor, la fecha de presentacin y el nombre y logo de la CGR

). lncluir Indice de capltulos asl como de tablas o cuadros y de grficos cuando corresponda,

D lncluir un glosario de trminos que requieran de explicacin inicial para facilitar la lectura
deldocumento.

\-/
dividir en capftulos, los que estarn debidamente numerados.
D Las pginas del documento estarn debidamente numeradas.
D Las referencias bibliogrficas debern incluirse al final del documenlo y estar debidamente
numeradas.
) El consultor presentar sus entregables en la secretarf a de la Unidad Orgnica
supervisora.

entrega,

tenga acceso para la ejecucin de esta consultorla, cualquier uso de sta informacin,
deber ser autorizada previamente por la CGR.
) Todos los productos debern de ser entregados y sustentados en la forma y plazos que se
indican en estos Trminos de Referencia U
A la entrega del se adjuntarn las bases de datos u otros materiales
ltimo producto,
utilizados por el Consultor o que le hayan sido entregados a este por la CGR durante el
proceso de ejecucin de la consultorfa,

Los entregables adems de ser presentados por escrto debern ser entregados en formato
digital.

10