Los libros contables: descripcin, aspectos legales y caractersticas

Giovanny Gmez

Contabilidad

11.08.2001

3 minutos de lectura
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Los libros contables, conocidos tambin como libros de contabilidad, son registros o documentos
que deben llevar obligatoria o voluntariamente los comerciantes y en los cules se registran en
forma sinttica las operaciones mercantiles que realizan durante un perodo de tiempo
determinado.

Libros principales o mayores

De acuerdo con las disposiciones legales los comerciantes deben llevar los siguientes libros:

Libro de Inventarios y Balances

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le
permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio, en este libro deben
registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

La informacin que debe contener este libro es:

La cantidad de artculos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los

inventarios y los activos fijos).

El nombre y cdigo de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros
anteriormente descritos.

El valor que corresponde al valor unitario de cada artculo.

El valor parcial de las operaciones.

El valor total correspondiente a cada cuenta.

A continuacin se presenta un formato

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance General
correspondiente.

Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez aos,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento o comprobante.

Libro Diario
Es un libro principal, denominado tambin diario columnario, en l se registran en orden
cronolgico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin
de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros
dbitos y crditos, trasladndolos al libro mayor.

En este libro se encuentra informacin como:

La fecha completa del da en el cul se realizo el comprobante de diario.

La descripcin del comprobante.

La totalidad de los movimientos dbito y crdito de cada cuenta

Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo
con la normatividad del cdigo del comercio y las disposiciones legales.

Libro Mayor y Balances

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las
cuentas en forma sinttica. La informacin que en l se encuentra se toma del libro Diario y se
detalla analticamente en los libros auxiliares.

En l se encuentra la siguiente informacin:

La cuenta y su respectivo cdigo (Este cdigo es segn el plan de cuentas de la empresa).

El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.

El movimiento dbito o crdito de cada cuenta.

Las operaciones mensuales.

Los saldos finales para la elaboracin de los Estados financieros.

Libros auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los valores e
informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el nmero de auxiliares
que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar.

En ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms
importantes son:

Registro de las operaciones cronolgicamente.

Detalle de la actividad realizada.

Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Tipos de libros auxiliares

Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de una cuenta en

varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de
muchos registros individuales de una cuenta.

Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros mayores y

diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde
se registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos.

Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se
tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de
actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc.

En la normativa del cdigo de comercio de cada pas se encontrar informacin detallada acerca
de la legalizacin y dems disposiciones concernientes a los libros de contabilidad.

En el siguiente video-curso el Profesor Lorenzo Zorrilla explica muy bien los aspectos tericos de
los libros contables y los ejemplifica mediante casos prcticos, a travs de los cuales podrs
profundizar tu aprendizaje sobre este tema, fundamental para el buen manejo de la informacin
contable. (10 videos, 3 horas 26 minutos)

Definicin de Administracin
Su palabra proviene del latn administrare, que significa estar bajo el mando del otro,
prestar un servicio. Es el conjunto de funciones cuya finalidad es administrar, es
considerada la tcnica que busca obtener resultados de mxima eficiencia, por medio de
la coordinacin de las personas, cosas y sistemas que forman una organizacin o entidad.

La administracin se da dondequiera que existe un organismo social; el xito de este

depender de su buena administracin. Para las grandes empresas la administracin
tcnica o cientfica es indiscutible y esencial, su utilizacin adecuadamente har que
exista elevacin de la productividad, el cual es un factor importante y preocupante en el
campo econmico-social de hoy en da.

En general, existen dos tipos de administracin: la pblica, que se refiere a la actividad

gubernamental o del Estado, y tiene la finalidad de alcanzar sus objetivos para beneficio del
pas. Y la privada, referente al sector privado (una empresa), cuyo fin es lograr un
beneficio para asegurar su permanencia y su crecimiento.

La administracin suele dividirse en dos fases: mecnica y dinmica; la primera de ella

tiene como elementos, la previsin (consiste en la determinacin de lo que se desea lograr,
Que puede hacerse?), la planeacin (determina la accin que se va a seguir, Que se va
hacer?) y la organizacin (se refiere a la estructuracin tcnica de las funciones, jerarquas
y obligaciones individuales, Como se va hacer?).

Mientras que la dinmica de la administracin presenta como elementos la

integracin (seleccionar personas o cosas ms adecuadas para la organizacin, Con quien
y con que se va hacer?), la direccin (promover, coordinar y vigilar las acciones de cada
grupo, ver que se haga el logro) y el control (consiste en saber como se ha realizado todo,
medir los resultados actuales y pasados, en relacin con los esperados).