Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado

Decanato de Administracin y Contadura

Coordinacin de Estudios de Postgrado

EVALUACIN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS

OPERATIVOS EN LA DIRECCIN DE CONTROL DE LA

ADMINISTRACIN ESTADAL CENTRAL DE LA CONTRALORA DEL

ESTADO YARACUY

Lcdo. Jos Pastor Prez Tovar

Barquisimeto, 2010

1
 Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado
Decanato de Administracin y Contadura
Coordinacin de Estudios de Postgrado

EVALUACIN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS

OPERATIVOS EN LA DIRECCIN DE CONTROL DE LA

ADMINISTRACIN ESTADAL CENTRAL DE LA CONTRALORA DEL

ESTADO YARACUY

Trabajo de grado presentado para optar al ttulo de Especializacin en

Contadura Mencin Auditora

Por: Lcdo. Jos Pastor Prez Tovar

Tutor: Esp. Alexis Crespo

Barquisimeto, 2010

2
3
 DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso
A Dios todopoderoso por darme fuerza y voluntad, para luchar contra los
obstculos y mantener viva mi fe, por iluminar cada da mi mente, ser el gua de cada
uno de mis pasos en la vida y permitirme finalizar mis estudios con xito.

A mi hijo y esposa,
A mi hijo Jos Gabriel y esposa Vilma, porque ser la inspiracin de mi vida,
Dios los Bendiga por su solidaridad y comprensin.

A mi familia,
A mi familia, especialmente a mi abuela por sus bendiciones en todos los
momentos de mi vida.

A los Amigos y Amigas,

Rafael, Mnica, Noretza, Ana y Elisnery, por compartir con ellos cada fase
de la especializacin.

4
 Jos Pastor
AGRADECIMIENTO

En el desarrollo de esta investigacin quiero agradecer a:

A la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado

Por abrir sus puertas para poder continuar mis estudios y ver realizada esta meta.

A mi Tutor,
Profesor Alexis Crespo, por su valiosa colaboracin, aportes a mi trabajo, por
sus consejos, comprensin y paciencia.

A los Trabajadores de la Direccin de Control de la Administracin Estadal

Central de la Contralora del Estado Yaracuy,

Por su valiosa colaboracin

A todos, gracias

Jos Pastor

5
 NDICE GENERAL

Pg.
DEDICATORIA... Iv
AGRADECIMIENTO.. V
INDICE GENERAL. Vi
INDICE DE CUADROS.. Ix
INDICE DE GRFICOS Xx
RESUMEN...................................................................................................... Xi

INTRODUCCIN........................................................................................... 1
CAPTULO
I EL PROBLEMA 3
Planteamiento del problema........................................ 3
Objetivos.... ..................................................... 6
General.................................................................................... 6
Especficos.............................................................. 6
Justificacin de la investigacin.................................................. 7
Alcance y limitaciones................................................................ 8
II MARCO TERICO.......................................................................... 10
Antecedentes de la investigacin.................................................. 10
Bases Tericas.............................................................................. 16
Bases Legales............................................................................... 46
Definicin de trminos bsicos................................................... 61
Operacionalizacin de variables... 62
III MARCO METODOLGICO......................................................... 66
Naturaleza de la investigacin...................................................... 69
Poblacin y muestra.................................................................... 69
Poblacin y muestra................................................................ 67
Tcnicas de recoleccin de la informacin................................. 70
Validacin de cuestionario........................................................... 72
Confiabilidad del instrumentos. 72
Tcnica anlisis de datos........................................................... 74
IV ANLISIS E INTERPRETACIN DE RESULTADOS............ 75
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................. 106

6
 Conclusiones..... 106
Recomendaciones. 111
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS............................................................. 113
ANEXOS.......................................................................................................... 120
A Curriculum Vitae del Autor.. 121
B Instrumento ... 122
C Validacin de instrumento por juicio de expertos. 125
D Clculo de la confiabilidad del instrumento. 128
E Cuadro de frecuencia de respuestas del instrumento. 129
F Cuestionario aplicado a director del rea evaluada... 131
G Programa de Auditora.. 133
H Plan operativo anual 2008... 135
I Resolucin administrativa CGEY N 055/2008 138
J Personal adscrito a la direccin ... 139
K Resolucin Administrativa CGEY N 056/2008.. 140
L Organigrama estructural de la Contralora del Estado Yaracuy 142
M-01 PT-01 Creacin, misin, visin, objetivos.... 143
M-02 PT-02 Lneas de mando, normativa legal y procedimientos. 144
M-03 PT-03 Clientes, servicios, plan operativo, presupuesto, indicadores 145
M-04 PT-04 Procesos.. 146
M-05 PT-05 Flujograma de procesos. 147
M-06 PT-06 Disposiciones legales aplicables. 152
M-07 PT-07 Normativas legales aplicables a los procesos. 153
M-08 PT-08 Presupuesto, personal adscrito, recursos fsicos. 154
M-09 PT-09 Recursos de tiempo planificados.... 155
M-10 PT-10 Recursos tiempo de ejecutados... 156
M-11 PT-11 Recursos fsicos planificados.. 157
M-12 PT-12 Recursos fsicos ejecutados ... 158
M-13 PT-13 Recursos humanos planificados.................. 159
M-14 PT-14 Recursos humanos ejecutados .. 160
M-15 PT-15 Recursos financieros planificados.. 161

7
 M-16 PT-16 Recursos financieros ejecutado.................. 162
M-17 PT-17 Revisin de expedientes de auditora. 163
N Diseo y perfiles de indicadores... 164
O-01 Perfil de indicador de eficacia en cumplimiento de metas 167
O-02 Perfil de indicador de eficiencia en desempeo el RR-HH... 168
O-03 Perfil de indicador de eficiencia en la utilizacin del recurso fsico. 169
O-04 Perfil de indicador de eficiencia en el uso de tiempo 170
O-05 Perfil de indicador de eficacia en el uso del recurso financiero 171
P-01 Cdula de hallazgo manuales... 172
P-02 Cdula de hallazgos eficacia en cumplimiento de metas. 173
P-03 Cdula de hallazgo eficiencia uso de recursos humanos. 174
P-04 Cdula de hallazgos eficiencia uso de recursos fsicos.. 175
P-05 Cdula de hallazgo eficiencia en uso de recurso tiempo. 176
P-06 Cdula de hallazgo Eficiencia uso de recursos financieros. 177

INDICE DE CUADROS

Pg.
Cuadro No. 1 Operacionalizacin de las variables.. 65
Cuadro No. 2 Coeficiente de confiabilidad. 73
Cuadro No. 3 Resultados absolutos de indicador misin.... 76
Cuadro No. 4 Resultados absolutos de indicador visin. 77

8
Cuadro No. 5 Resultados absolutos de indicador objetivos y metas . 78
Cuadro No. 6 Resultados absolutos de indicador estruc. y lneas de mandos 79
Cuadro No. 7 Resultados absolutos de indicador objetivos/actividades 80
Cuadro No. 8 Resultados absolutos de indicador clientes.. 81
Cuadro No. 9 Resultados absolutos de indicador productos... 82
Cuadro No. 10 Resultados absolutos de indicador manual normas y proced.. 83
Cuadro No. 11 Resultados absolutos de Indicador polticas internas.. 85
Cuadro No. 12 Resultados absolutos de indicador evaluacin de
cumplimiento de normativas legales o sub legales.... 86
Cuadro No. 13 Resultados absolutos de indicador verificacin de
confiabilidad de la informacin.... 87
Cuadro No. 14 Resultados absolutos de indicador plan operativo...... 87
Cuadro No. 15 Resultados absolutos de Indicador Pres. de Resultados.... 89
Cuadro No. 16 Resultado absoluto de Indicador evaluacin de costos reales
versus costos estimados. 90

Cuadro No. 17 Resultados absolutos de indicador recursos humanos....... 91

Cuadro No. 18 Resultados absolutos de indicador activos...... 92

Cuadro No. 19 Resultados absolutos de indicador cumplimiento de metas. 93
Cuadro No. 20 Proceso medular de la Direccin de Control de la
98
Administracin Estadal Central

INDICE DE GRFICOS

Pg.
Grfico No. 1 Auditora 17
Grfico No. 2 Esquema bsico de la auditora operativa 23

Grfico No. 3 Proceso de auditora operativa. 24

Grfico N o. 4 Estructura de redaccin de un indicador de primer nivel 54
Grfico No. 5 Resultados absolutos de indicador misin.... 76
Grfico No. 6 Resultados absolutos de indicador visin. 77
Grfico No. 7 Resultados absolutos de indicador objetivos y metas . 78
Grfico No. 8 Resultados absolutos de indicador estruc. y lneas de mandos 80
Grfico No. 9 Resultados absolutos de indicador objetivos/actividades 81
Grfico No. 10 Resultados absolutos de indicador clientes... 82
Grfico No. 11 Resultados absolutos de indicador productos... 83

9
Grfico No. 12 Resultados absolutos de indicador manual normas y proced.. 84
Grfico No. 13 Resultados absolutos de indicador polticas internas.. 85

Grfico No. 14 Resultados absolutos de indicador evaluacin de cumplimiento

de normativas legales o sub legales..... 86
Grfico No. 15 Resultados absolutos de indicador verificacin de confiabilidad
de la informacin... 87
Grfico No. 16 Resultados absolutos de indicador plan operativo...... 88
Grfico No. 17 Resultados absolutos de indicador pres. de resultados.... 89
Grfico No. 18 Resultados absolutos de indicador evaluacin de costos reales
versus costos estimados..... 90
Grfico No. 19 Resultados absolutos de indicador recursos humanos......... 91
Grfico No. 20 Resultados absolutos de indicador activos....... 93
Grfico No. 21 Resultados absolutos de indicador cumplimiento de metas. 94

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
COORDINACIN DE POSTGRADO
DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA

EVALUACIN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS

OPERATIVOS EN LA DIRECCIN DE CONTROL DE LA

ADMINISTRACIN ESTADAL CENTRAL DE LA CONTRALORA DEL

ESTADO YARACUY

Trabajo de grado presentado para optar al ttulo de Especialista en

Contadura, Mencin Auditora

Autor: Lcdo. Jos Pastor Prez Tovar

Tutor: Esp. Alexis Crespo
RESUMEN
El presente estudio tuvo como objetivo fundamental Evaluar la eficiencia y
la eficacia de los procesos operativos en la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central de la Contralora del Estado Yaracuy. Se
enmarc en una investigacin bajo la modalidad de campo y de tipo descriptivo.
La poblacin estuvo conformada por 27 sujetos que a su vez conformaron la
muestra, para la validez del instrumento se aplico el juicio de tres expertos, los

10
cuales realizaron las modificaciones pertinentes y posteriormente validaron. El
instrumento tipo encuesta se aplic a la muestra determinada, el cual estuvo
conformado por 34 tems diseados utilizando la escala de tipo Lickert con 2
opciones de respuestas. Entre las conclusiones resalta la necesidad de asumir
cambios, teniendo presentes los puntos crticos y relevantes resultantes de este
estudio, como lo son; la inexistencia de manuales de norma y procedimientos y
funciones, ya que el personal no cuenta con estndares a seguir para realizar sus
actividades. Asimismo, falta de coordinacin, evaluacin y supervisin por parte de
la gerencia, para la determinacin de los resultados de gestin y la verificacin de
eficacia y eficiencia. En este sentido se recomienda, orientarse a la
implementacin de manuales de control interno, supervisar y evaluar
constantemente las operaciones as como la medicin de los resultados de gestin,
con la finalidad de efectuar los correctivos necesarios para lograr un control
eficiente y eficaz de las operaciones.

Descriptores: Evaluacin, control, eficacia, eficiencia.

11
 INTRODUCCIN

Las organizaciones como parte de sus procesos administrativos llevan a cabo

una gestin operacional, cuyo propsito principal es administrar y optimizar los
recursos por parte de los responsables y alcanzar los objetivos y metas trazadas,
optimizando las operaciones.

En este orden de ideas, las organizaciones para alcanzar sus objetivos, realizan
un conjunto de actividades, tareas y operaciones en forma coordinada e
interrelacionada, las cuales deben ser planificadas, organizadas, controladas y
dirigidas, siempre con la finalidad de salvaguardar el patrimonio de la entidad.
Pero an, cuando los diferentes sistemas de operaciones de una organizacin estn
bien diseados, debe existir una evaluacin antes, durante y al final de un periodo
determinado, con el fin verificar como se est llevando a cabo la gestin
operacional y as determinar si los resultados obtenidos son los esperados, y si se
adaptan a las necesidades que presenta la organizacin para poder determinar el
cumplimiento de los objetivos.

Es por esta razn, que la presente investigacin tiene por objetivo evaluar la
eficacia y eficiencia de los procesos operativos en la direccin de control de la
administracin estadal central de la Contralora del Estado Yaracuy, para conocer
cules han sido los resultados obtenidos de sus operaciones.

La informacin suministrada en el presente estudio, se presenta en cinco

captulos desarrollados segn de acuerdo a lo siguiente:

Captulo I: Titulado el Problema, aborda el planteamiento del problema,

objetivo general y objetivos especficos, as como la justificacin del estudio.

1
 Captulo II: Titulado Marco Terico para cuyo desarrollo se efectu la
consulta de antecedentes sobre estudios similares realizados en otras
organizaciones y una detallada las bases tericas importantes para la
investigacin. Tambin se presentan las bases legales, la definicin de trminos y
operacionalizacin de las variables.

Captulo III: Marco Metodolgico se seala la Naturaleza de la Investigacin,

indicando de igual manera todo lo referente a la poblacin y muestra objeto del
presente trabajo, incluyendo el Instrumento a travs del cual se medirn los
indicadores reflejados en los objetivos planteados y los resultados de su validez y
confiabilidad.

En el Captulo IV: se presenta la tabulacin, grficos, anlisis de los resultados

obtenidos y la aplicacin de un programa de auditora.

En el Captulo V: se detallan las conclusiones y recomendaciones, finalmente

se muestra las referencias bibliogrficas y los anexos.

2
 CAPTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Las organizaciones pblicas y privadas son creadas para alcanzar fines

particulares y colectivos, de aqu viene la necesidad de controlar la ejecucin
fsica y financiera de las operaciones realizadas por las mismas, con el fin de
establecer la relacin costo/beneficio. Los sistemas de control que se aplican en
las actividades de las entidades, as como la evaluacin de los procedimientos
implementados para la ejecucin efectiva de los recursos disponibles, son los que
deben ser revisados continuamente para incrementar los beneficios futuros y
disminuir costos producto de procesos innecesarios.

Entre las actividades ejercidas por los contadores pblicos, se encuentra la

revisin e inspeccin de los procesos y actividades que realiza una entidad a
travs de la auditora operacional, esta actuacin surge como un instrumento de
informacin distinto a lo que tradicionalmente aportaban las otras ramas de la
auditora. Segn el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (1998) define:
La auditora operacional es una evaluacin objetiva, constructiva,
sistemtica y profesional de las actividades relativas al proceso de gestin
de una organizacin, con el fin de determinar el grado de eficiencia,
eficacia, efectividad, economa, equidad, excelencia y valoracin de costos
ambientales, con que son manejados los recursos; la adecuacin y fiabilidad
de los sistemas de informacin y control, de manera que cumpla con las
polticas establecidas para alcanzar sus objetivos. (p. 9)

3
 Para efectos de una mayor compresin de la importancia que tiene el concepto
de auditora operacional es necesario abordar otro concepto segn Revollar
(2004)
La auditora operacional es la valoracin independiente de todas las
operaciones de una empresa, en forma analtica objetiva y sistemtica, para
determinar si se llevan a cabo, polticas y procedimientos aceptables; si se
siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos de forma eficaz y
econmica y si los objetivos de la organizacin se han alcanzado para as
maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.

Para llevar a cabo este tipo de evaluacin de procesos, la auditora operacional

sigue una metodologa que abarca tcnicas para el estudio de la eficiencia,
eficacia, y economa de las operaciones. Cabe destacar, que con la auditora
operacional, emplea el uso de tcnicas para analizar las actividades de cada una de
las partes que conforman una organizacin, bien sea en forma separada o como un
todo, que permita determinar la gestin y realizar recomendaciones oportunas.

Esto quiere decir, que se requiere de procesos cuya finalidad puedan medir y
comparar las metas alcanzadas por los entes, bien sea del sector privado como los
del sector pblico en relacin con la planificacin y objetivos previstos en
programas, proyectos u operaciones, con el fin de determinar el grado
cumplimiento de los principio de eficiencia, eficacia y economa.

La evaluacin de eficacia y eficiencia se ha venido desarrollando desde hace

poco tiempo en los pases desarrollados o industrializados, teniendo ms amplitud
en la administracin pblica, en el caso de Venezuela desde ms de una dcada se
viene desarrollando tcnica para evaluar estos indicadores, tal como est
establecido en la constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (CRBV)
en el artculo 141 y legalmente en la Ley Orgnica de Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRYSNCF) en su
artculos 62 en los cuales se establecen que debe realizar una evaluacin de la
gestin con el fin de verificar la eficiencia, eficacia y economa en la operaciones.

4
 Pero no siempre estas actividades son realizadas con estos principios de
gestin, por esta razn los rganos de control no deben limitarse al simple control
numrico de las finanzas sino orientar dichas evaluaciones al control operacional a
fin de determinar sus debilidades de control interno y realizar las
recomendaciones.

Es importante sealar que esta investigacin tiene fundamento legal adems de

lo anteriormente descrito, la evaluacin del control interno, mediante el uso de la
auditora, como lo establece la LOCGRYSNCF en sus artculos 35, 36, 39 y 40,
en los cuales definen el control interno en la administracin pblica: Es el plan
de organizacin, el conjunto de procedimientos, diseados en una entidad
orientado al logro de cuatro objetivos: salvaguardar los activos, asegurar la
exactitud y confiabilidad de la informacin contables, promover la eficiencia en
las operaciones y alentar la adhesin a las polticas emanadas de la direccin.

En este mismo sentido, la Ley Orgnica de Administracin Pblica (LOAP),

publicada el 17 de diciembre de 2001, en sus artculo 18 al 20 indica el principio
de funcionamiento planificado y control de gestin y de los resultados, de la
eficiencia en el cumplimiento de objetivos y metas, eficiencia en la utilizacin de
recursos pblicos. Asimismo la Ley Orgnica de Administracin Financiera del
Sector Pblico (LOAFSP) (2001) en sus artculos 131 al 135 establece que el
control interno ser integral e integrado y abarca los aspectos presupuestarios,
econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la
evaluacin de programas, proyectos, fundadas bajo criterio de eficacia, eficiencia
y economa.

Sobre la base de lo anteriormente mencionado, es posible formular las

siguientes interrogantes de investigacin:

Existe en la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central en la

Contralora del Estado Yaracuy una planificacin estratgica?

5
 Cmo ejecuta los procesos administrativos en la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central en la Contralora del Estado Yaracuy?

Es posible evaluar las operaciones, sus objetivos y metas para determinar las
debilidades y fortalezas en cuanto a la eficiencia y eficacia?

Por lo antes expuestos, el propsito de esta investigacin se centra en la

evaluacin de eficiencia y eficacia de los Procesos Operativos en la Direccin de
Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del Estado
Yaracuy.

Objetivos de la investigacin

Objetivo general

Evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la Direccin de

Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del Estado
Yaracuy.

Objetivos especficos

1. Diagnosticar el sistema estratgico-gerencial de la Direccin de Control de

la Administracin Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy.
2. Evaluar el control interno de la Direccin de Control de la Administracin
Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy.

6
 3. Determinar el grado de eficacia y eficiencia de los procesos operativos en
la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la
Contralora del estado Yaracuy.

Justificacin de la investigacin

Los cambios, reestructuraciones, ajustes que se presentan en las instituciones

estadales, surgen por la necesidad de adaptacin a los medios econmicos,
polticos o sociales que ocurre alrededor de la organizacin, de aqu se desprende
que una vez implementado un cambio en las formas de procesar o de operar en
una organizacin se debe contar con las respectivas evaluaciones y anlisis de
gestin, para medir y comparar objetivos y metas alcanzados en relacin con los
planificados, lo cual permitir proponer la aplicacin de los correctivos
necesarios para aumentar sus niveles de eficiencia, eficacia y economa.

Asimismo, las instituciones pblicas requieren que sea verificada la legalidad,

exactitud y sinceridad, as como la eficiencia, eficacia y economa de las
operaciones y de los resultados, establecida en la Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica. Para cumplir con este precepto legal se cuenta con la
modalidad de auditora de gestin y auditora operacional, siendo esta ltima la
ms indicada para la evaluacin de los procesos operativos de un ente u
organizacin.

En este orden de ideas, esta investigacin ser de gran apoyo o gua a la

administracin activa, as como, a la misma unidad de auditora interna de la
institucin, para realizar un seguimiento, control y evaluacin de la eficiencia,
eficacia, a travs del presente instrumento. Tambin ofrecer base para futuras
investigaciones que pretenden utilizar dicha metodologa como una alternativa de
evaluacin de otros entes de la administracin pblica en general.

7
 Delimitacin y alcance

La presente investigacin est dirigida evaluar la eficiencia y eficacia de los

procesos operativos en la Direccin de Control de la Administracin Estadal
Central de la Contralora del Estado Yaracuy.

Este estudio se realizar mediante un anlisis dentro de los lineamientos de

medicin de la eficiencia y eficacia, cuyos resultados se conviertan en
informacin efectiva y oportuna que pueda ser utilizado para mejorar los procesos
operativos de la entidad, mediante una serie de recomendaciones lo
suficientemente concretas, pero con la flexibilidad necesaria, para poder
adecuarlas a la naturaleza y misin de la institucin.

La investigacin se llevo a cabo durante el primer semestre del ao 2009,

tomando los datos y registros existentes de la institucin considerando los
parmetros de control llevados por la misma, adems de otros instrumentos de
medicin (Informe de Gestin Trimestral, anual) aplicados en el ao 2008.

La recoleccin de datos implica la generacin del programa de auditora

operacional, su aplicacin, la incorporacin de los ajustes o cambios considerados
pertinentes al programa en mencin, debido a que esta permite evaluar la eficacia
y eficiencia en la direccin. Por ende la evaluacin se realizo con informacin de
la direccin correspondiente al segundo semestre del ao 2008, con el fin de
verificar la eficacia y eficiencia de sus procesos operativos.

Es importante sealar, que el indicador de economa no se incluye como objeto

de estudio, por no considerarse relevante en la presente investigacin, en razn de
que las fallas presentadas en la organizacin se refiere especficamente al
incumplimiento y al uso ineficiente de los recursos y del tiempo, sin embargo por

8
considerarse que el indicador de economa est ntimamente relacionado al de
eficacia y de eficiencia (los 3 elementos bsicos de todo sistema de control de
gestin), se incluye dentro del marco terico.

9
 CAPTULO II

MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

Durante el desarrollo de esta investigacin fueron revisados algunos trabajos de

grado desarrollados previamente, textos, informes, revistas y otros que se refieren
al tema tratado en este estudio, como lo es la Auditora de Operacional en la
Contralora del Estado Yaracuy (CEY). A continuacin se sealan las
investigaciones consultadas que sirven de referencia a la sustentacin de este
estudio.

Rodrguez (2002), en su trabajo de investigacin Indicadores de Gestin para

la Contralora General del Estado Yaracuy (CGEY) afirma que el estudio
ayudara al mejor desenvolvimiento de la empresa al contar con un sistema que
permita obtener una informacin ms precisas de las actividades bsicas
realizadas en dichas reas y ser comparados con patrones de referencia
preestablecidos, controlando as efectivamente los recursos, el desempeo de los
gerentes y la realizacin de actividades, entre otros. Por lo tanto, la gerencia podr
tomar decisiones acertadas sobre el desarrollo de sus actividades y dirigirse as al
camino seguro del xito, adems debe ser considerado un elemento clave que
permita revisar y comprobar cmo los servidores pblicos han realizado su
actividad, como se ha llevado la toma de decisiones, la ejecucin de los planes y
programas preestablecidos y por lo tanto el cumplimiento o incumplimiento de los
objetivos y metas previamente trazados, especialmente en la inversin de los
caudales y bienes puestos al servicio de la administracin.

10
Estos permitirn evaluar, examinar, diagnosticar y medir en una escala de valores
determinada, el desempeo de las metas programadas y el logro de los objetivos
previstos por la legislacin presupuestaria y as tomar decisiones que
proporcionen soluciones a corto, mediano y largo plazo.

Esta investigacin sustenta este estudio en el hecho de la gestin como el de la

existencia de diversos subsistemas, permitiendo aceptar como premisa la
importancia del manejo adecuado de la interdependencia, donde cualquier cambio,
mejora o deficiencia en alguno de ellos, afectar el comportamiento de la gestin,
generando un impacto favorable o desfavorable segn sea el caso, por lo que
deben ser tratados en conjunto, proporcionando una herramienta gerencial de gran
utilidad en la entidad de estudio.

La investigacin realizada por Rincn (2003), titulada Programa de Auditora

Operacional para ser Aplicado en la Oficina de Tramitacin y Registro del
Circuito Judicial Penal del Estado Lara, el objetivo de la presente investigacin
consisti en la elaboracin un plan de auditora operacional para la Oficina de
Tramitacin y Registro del Circuito Judicial Penal del Estado Lara.

Se realiz una planificacin que permiti realizar el diagnstico del rea a

auditar, para lo cual se evalo el comportamiento desde el punto de vista
organizacional, el cumplimiento de objetivos, el control, la adaptacin al proceso
administrativo y operacional, lo que le permitir a los rganos de control interno
de la institucin judicial, detectar desviaciones o debilidades que impidan el logro
de su gestin.

La naturaleza de esta investigacin fue de nivel descriptiva, bajo la modalidad

de tipo de campo no experimental, por el uso predominante de la observacin
directa, con el apoyo de la revisin bibliogrfica. La poblacin la constituy 27
personas empleados de la oficina, que a su vez conformo la muestra y se aplic un

11
muestreo no probabilstica intencional, el cual se tom dependiendo de las
caractersticas de los individuos conformado por 10 personas.

Los instrumentos utilizados fueron la entrevista no estructurada, el cuestionario

de control interno, y un cuestionario de preguntas de respuestas cerradas, de
alternativas dicotmicas, en relacin directa con las variables del estudio, con la
finalidad de determinar la eficiencia, economa y eficacia en la ejecucin de los
procesos administrativos de la oficina para el momento de la investigacin, para
posteriormente establecer algunas recomendaciones con el fin de mejorar dichos
procesos.

Del estudio finalmente, se presenta una serie de conclusiones y

recomendaciones donde se destaca la necesidad que tiene la institucin de
organizar sus procesos administrativos, y adems crear la unidad de auditora
interna para la circunscripcin judicial penal, para que se implementen
mecanismos que le permitan detectar de manera oportuna las ineficiencias que
pudieran afectar el cumplimiento con los objetivos propuestos por el organismo.

Sequera (2006), titul su trabajo de investigacin La Auditora Operativa de

las Consultas Mdicas Especializadas Externas del Instituto de Previsin Social de
las Fuerzas Armadas Policiales del Estado Yaracuy, este se realiz con el
objetivo principal de evaluar a travs de una Auditora Operativa las consultas
mdica especializadas externas del Instituto de Previsin Social de las Fuerzas
Armadas Policiales del Estado Yaracuy (Ipsfapey), tomando como base el Control
Interno, Estudio de la Capacidad Instalada de los Consultorios Mdicos, Revisin
de la demanda, evaluacin comparativa de los procesos y costos y evaluacin de
la gestin a travs de los indicadores de eficiencia, eficacia y economa.

El enfoque terico, se bas en definicin de Empresas, Servicios Mdicos,

Auditora Operacional, Costos, Ahorro-Beneficio entre otros, lo cual sirven de
gran utilidad para la comprensin del presente estudio. Por otra parte, cabe
destacar que a los fines de soportar las variables aplicadas se tom como tcnicas

12
de recopilacin de informacin la encuesta, observacin directa, matriz de anlisis
y Flujograma.

Finalmente, en virtud de lo antes expuesto, la autora concluye, que la auditora

arrojo una debilidad en el Control Interno, debido a la inexistencia de normativas
y procedimientos que regule la actividad, as como tambin la factibilidad del
incremento de las consultas medicas especializadas internas, lo que conlleva un
ahorro-beneficio sustancial, al incluir en su estructura organizativa las consultas
medicas especializadas externas de mayor demanda, para determinar la eficiencia
en el uso del tiempo al disminuir el procedimiento de la elaboracin de las
ordenes de servicio.

Franco (2007), realiz una investigacin que titul Evaluacin de la

Eficiencia y Eficacia de los Procesos Ejecucin Presupuestaria en la Direccin de
Planificacin y Presupuesto, a travs de una Auditora Operacional en la Alcalda
del Municipio Baralt Durante el Ejercicio Fiscal 2005, la presente investigacin
tuvo como propsito la evaluacin de la eficiencia y eficacia de los procesos
Ejecucin Presupuestaria en la Direccin de Planificacin y Presupuesto, a travs
de una Auditora Operacional.

El presente estudio tiene su basamento legal en la Constitucin de la Repblica

Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico, ya
que en ellas se establece los lineamientos generales sobre el sistema de
formulacin ejecucin presupuestaria en los organismos y entes del sector
pblico.

El tipo de investigacin empleada fue la descriptiva con diseo bibliogrfico.

Para la recoleccin de datos se aplicaron dos cuestionarios con preguntas abiertas
y cerradas y se utiliz la observacin directa simple. La poblacin objeto de
estudio estuvo integrada por veinte (24) trabajadores (directores y empleados a su
cargo), quedando conformada la muestra por toda la poblacin.

13
 Los resultados obtenidos conllevaron a las siguientes conclusiones: a) Segn el
diagnostico del sistema de ejecucin presupuestaria existe debilidades debido al
retraso en el manejo de la informacin; b) Existen debilidades en el sistema de
control interno por falta de manuales de normas y procedimientos establecidos c)
el proceso de ejecucin presupuestaria segn los indicadores utilizados es
ineficiente e ineficaz, no existen indicadores de gestin d) existen objetivos
definidos pero el 75% del personal que labora en la direccin los desconoce por la
falta de difusin.

Por lo antes expuesto, se recomend mejorar el sistema de informacin en el

proceso de ejecucin presupuestaria, realizar seguimiento a los procesos
operativos medulares e implantar el sistema de indicadores propuesto a fin de
fortalecer el sistema de control interno y colocar en lugares visibles la misin,
visin y objetivos de la Direccin.

Por su parte Narval (2007), realizo un trabajo titulado Auditora Operacional

a los Procesos de Otorgamiento y Recuperacin de Crditos. Caso: Asociacin
Cooperativa San Jos Obrero R.L, esta investigacin est dirigida a desarrollar
una Auditora Operacional en la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L.,
especficamente en el Departamento de Crdito y Cobranza, con el objeto de
evaluar los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin
Cooperativa a travs de la verificacin de los procedimientos existentes, la
revisin del cumplimiento de la normativa legal y sub-legal y la evaluacin del
control interno.

El estudio se ubic en la modalidad de investigacin de campo no experimental

de tipo transaccional o transversal, ya que los datos se recolectan en un nico
periodo de tiempo, y es de carcter descriptivo puesto que se evalan los
procedimientos que realiza la Asociacin. Los mtodos que se emplearon para la
realizacin de la investigacin fueron observacin directa, y cuestionarios, la
unidad de anlisis estuvo conformada por las operaciones realizadas en el

14
departamento de crdito y cobranza y las unidades informantes fueron todas
aquellas personas que interactan en el proceso de otorgamiento y recuperacin de
crditos.

Los instrumentos y las tcnicas de recoleccin de informacin provienen de

fuentes primarias y secundarias como son: textos, documentos, informes, entre
otros. Como resultado, se observa que existen deficiencias en los controles
internos, debido a que no cuenta con manuales de normas y procedimientos para
llevar a cabo los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la
empresa evaluada a travs de la auditora operacional aplicada. Por lo que se
sugiere realizar los manuales que le permitan establecer sus normas y
procedimientos, lo que conllevar un mejor proceso eficiente, eficaz dentro de la
Asociacin Cooperativa.

Jacqueline Suarez (2008), en la investigacin Evaluar la eficiencia y la

eficacia de la Gestin de la Unidad de auditora Interna del consejo Legislativo del
estado Lara el tipo de investigacin es de diseo no experimental de campo
descriptiva, la poblacin estudiada fue de 5 personas, aplicando una encuesta tipo
cuestionario y como tcnica la observacin directa, obtenindose que la unidad
cuenta con un plan operativo anual donde se especifican las metas a cumplir, tiene
establecida su misin, visin y objetivos, posee manual de normas y
procedimientos, cuenta con un instrumento aprobado por el mismo instituto, el
mismo no estn basado en los parmetros de eficiencia, eficacia y economa de la
gestin, limitando la medicin del desempeo.

Es por ello que se realizo la identificacin del proceso medular, el diseo de los
indicadores de gestin, y se desarrollo el programa de auditora Operacional.

Es relevante acotar que el grupo de investigadores antes expuestos brindan

importantes aportes, que consisten en apoyo a la base metodolgica relacionada
con la auditora operativa, pues ofrecen elementos tericos necesarios para la
ejecucin de la mencionada auditora. As como tambin para lograr una mejor

15
comprensin de los aspectos relacionados con el objeto de estudio definido en
evaluar la gestin de los procedimientos y sistemas de control interno por medio
de la auditora operativa como estrategia evaluativa.

El aporte a las Ciencias Econmicas, derivado de las investigaciones realizada

se refleja en la presentacin de distintas estrategias de auditora operativa, tanto
para empresa del sector pblico como privado, las cuales pueden ser utilizadas por
la Contralora del estado Yaracuy en la Direccin de Control de Administracin
Estadal Central en estudio, as como los instrumentos utilizados que tambin
pueden ser utilizados para el desarrollo de otros trabajos relacionados con el tema
objeto de la investigacin.

Bases Tericas

Para el desarrollo de esta investigacin se considera pertinente la

conceptualizacin de una serie de tpicos relacionados que conforman este
referencial terico. Estos son los siguientes:

Auditora

Segn el Diccionario de Administracin y Finanzas (2002), es la revisin de la

contabilidad de una empresa u organizacin para garantizar la veracidad y
regularidad de las cuentas y elaborar un dictamen sobre la calidad y el rigor de la
gestin. En tal sentido, auditora es el proceso de acumular y evaluar evidencias,
realizado por una persona independiente y competente a cerca de la informacin
cuantificable de una entidad econmica especfica, con el propsito de determinar
e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la informacin
cuantificable y los criterios establecidos.

16
 Por su parte Temaguide (2002), indica que una auditora es un estudio o
inventario de los recursos, activos, requisitos, sistemas y procedimientos. Se
pueden auditar los recursos fsicos o los intelectuales (humanos), los sistemas de
gestin de la calidad, o las caractersticas organizativas. La auditora recoge datos
e informacin sobre la empresa en base a listas y cuestionarios que se pueden
disear para cada propsito especfico de la auditora.

Tal como lo seala, O. Ray (2001), es de general aceptacin definir la auditora

como el instrumento mediante el cual se realiza el examen objetivo, sistemtico,
estructurado, profesional y posterior de las operaciones financieras,
administrativas y de gestin, practicado en un sector, una organizacin, un
programa, proyecto o actividad, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas,
determinar su confiabilidad con los objetivos establecidos en planes y
disposiciones normativas, y formular las opiniones, comentarios, observaciones y
recomendaciones que se consideren pertinentes, tal como se seala en el Grfico
No. 1

Grfico N 1. Auditora
Fuente: O. Ray 2001.

17
 Igualmente, una auditora puede ser una poderosa herramienta de diagnstico,
si se utiliza de forma constructiva. Con creatividad, se puede planificar o disear
en una variedad de formas que no provocan una carga administrativa y que
pueden ayudar a las actividades de formacin o de desarrollo de la gestin, y que
incluso pueden contribuir a facilitar y aumentar la eficiencia de las operaciones
cotidianas. Se puede designar un pequeo grupo de personas para realizar una
auditora; las cules pueden ser nombradas por un equipo o grupo de auditores
internos.

Enmarcado en el concepto anterior, se define convencionalmente:

Auditora Operacional

La auditora operativa consiste en hacer un estudio integral de la empresa y

darle un plan de organizacin y gestin. La auditora operativa o administrativa,
comprende el examen de los sistemas administrativos gerenciales, que funcionan
en una empresa y est diseada para informar sobre la administracin de los
recursos financieros, humanos y materiales, as como proveer el mayor grado de
responsabilidades en el desembolso de los fondos.

Lo expresado por el Instituto Mexicano de Contadores Pblico A.C. (1998),

Auditora Operacional debe entenderse como: el servicio que presta el contador
pblico cuando examina ciertos aspectos administrativo, con la intencin de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. (p.09).

Segn Pinilla (1996),

La auditora operacional es el proceso de investigacin que tiene por objeto

el examen y evaluacin de la planeacin, la organizacin, la direccin y el
control de gestin de las operaciones por reas funcionales o por procesos
operativos en las organizaciones; su base son los criterios de economa,
eficiencia, efectividad y equidad; su finalidad, emitir una opinin
independiente, de asesora, a la alta direccin, acerca de la validez del

18
 sistema de control integral en las entidades auditadas. Se espera que la
gerencia ordene la implementacin del sistema de control apropiado segn
las recomendaciones de auditora. (p.12).

La Superintendencia Nacional de Auditora Interna y Contabilidad Pblica

(1998) define la Auditora Operacional o de Gestin:

Es un examen de la gestin administrativa, los recursos empleados y las

metas alcanzadas. Uno de los objetivos primordiales de esta clase de
auditora es medir el grado en que se han cumplido los objetivos planificado
por el gobierno, as como la eficiencia, efectividad y economa de las
operaciones. Como resultado de esta auditora se debe presentar un informe
en el que se expongan los hallazgos y las recomendaciones de mejoras para
aumentar la eficiencia, eficacia y la economa de las operaciones. (p-2)

Se puede notar que las definiciones anteriores expuestas, concuerdan en que la

auditora operativa, implica la realizacin de acciones tcnicas para examinar las
operaciones administrativas y operativas de una entidad con el fin de realizar
recomendaciones para mejorar la eficiencia, eficacia y economa de las mismas.

Entonces, las operaciones de una entidad estn dadas por las funciones que se
desempean y de acuerdo a la forma como se llegaran a un excelente
cumplimiento de los objetivos, en este sentido se puede especificar los procesos
de una auditora operacional.

Seala Minguillon (2005), que mediante la auditora operativa, se tratar de

lograr las tres finalidades bsicas: las tres E, Eficiencia (Mide el rendimiento
efectivo sin desperdicio o derroche innecesario); Efectividad (Logro de los
objetivos o metas programadas) y Economa (Asegurar que la empresa tiene una
operacin al costo mnimo posible), en la auditora operativa se va directamente a
las reas de operacin y mediante su estudio se trata de determinar las causas que
estn motivando desperdicios y deficiencias, mejores mtodos y procedimientos,
formas d control de gestin, operaciones ms racionales y el mejor uso de los
recursos y con ello lograr la eficiencia y eficacia.

19
 Objetivos de una auditora operacional

Segn el instituto mexicano de contadores pblicos (1998) la auditora

operacional persigue:

Detectar problemas y proporcionar las bases para solucionarlos; prever

obstculos para la eficiencia; presentar recomendaciones para simplificar el
trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y todas
aquellas cuestiones que se mantengan dentro del nivel de apoyo a la
administracin de las entidades en la consecucin de la optima
productividad (p. 10).

Segn la Superintendencia Nacional de Auditora Interna y Contabilidad

Pblica la finalidad de la auditora interna es: Prestar un servicio de asistencia
constructiva a la administracin, con el propsito de mejorar la consecucin de las
operaciones o asegurar el cumplimiento ms eficaz de sus objetivos previamente
planificados. De lo anteriormente expuesto se desprende que la auditora
administrativa, la auditora operacin y la auditora interna coinciden en la
evaluacin de las operaciones administrativas de una entidad con el fin ltimo de
hacer recomendaciones para mejorar la eficiencia en el cumplimiento de los
objetivos.

La denominacin operaciones que trae la nueva Ley Orgnica de la Contralora

General de la Repblica en su Captulo I artculo 2, es consecuente con la
concepcin amplia y genrica que la Constitucin de la Repblica le atribuye al
vocablo y la funcin de control, cuando describe las potestades fiscalizadoras de
la Contralora. Segn esa acepcin y conforme al artculo 234 de la Constitucin,
a la Contralora le corresponde: ... el control, vigilancia y fiscalizacin de los
ingresos, gastos y bienes nacionales, as como de las operaciones relativas a los
mismos...

20
 Importancia de la auditora operativa

Torres (2003), seala que la auditora operativa es importante porque es el

instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un
significado ms importante para el sector pblico ya que normalmente el sector
privado tiene un instrumento automtico que determine su eficiencia y
efectividad. Este instrumento es la medicin de la utilidad neta, los ingresos y
gastos de la empresa estn ntimamente relacionados, si la empresa produce
efectividad es eficiente, de lo contrario se tomar medidas correctivas.

En el sector pblico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector
pblico y no son producidos en relacin con sus gastos de operacin. Por este
motivo la auditora operativa es importante en el gobierno, y hay creciente inters
en su aplicacin por los del organismo superior de control.

La importancia de la auditora operativa deja al olvido la imagen del auditor

que solo se concentra en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de
desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, se convierte
en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para
ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y
valorizar los resultados obtenidos.

La auditora operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la

eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de
accin y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales
que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la
auditora operativa en ms breve plazo posible, por los valiosos beneficios que
ella reporta.

21
 Funciones de la auditora operativa

(a) Determina el cumplimiento, en su mbito de accin, de las disposiciones

legales, reglamentarias y administrativas.
(b) Verificar que se establezcan planes, objetivos y metas; y evaluar los
procedimientos utilizados por la Institucin para controlar su grado de
cumplimiento.
(c) Examina el grado de eficiencia y eficacia en la organizacin y operacin
de la Institucin.
(d) Evala el sistema de control interno del rea operacional seleccionada, con
base en manuales de procedimientos y cuestionarios.
(e) Prepara, con base en la investigacin inicial, el programa de auditora
dirigido a las reas crticas.
(f) Recopila la informacin general del rea operacional y documentar el
estudio mediante la preparacin de papeles de trabajo.
(g) Obtiene evidencia suficiente y competente sobre los procedimientos y
controles establecidos para lograr los objetivos.
(h) Da seguimiento de campo a los informes para comprobar el cumplimiento
de las recomendaciones emitidas por la Auditora.
(i) Atiende a todas aquellas labores atinentes a la Auditora que le sean
encomendadas.
(j) Participa en la elaboracin del Plan de Trabajo Anual de la Auditora.
(k) Asesora a otras oficinas de la Asamblea, y a las dems reas de la
Auditora, en materia de su competencia y de legalidad.
(l) Prepara el Informe Anual de Labores de la Auditora Interna.
(m)Realiza el seguimiento de recomendaciones y solicitudes de informacin
que emita la Auditora.
(n) Otras labores propias de la Unidad.

22
 Esquema bsico de la auditora operativa

Todo trabajo de auditora, cualquiera que sea su objetivo se divide en tres

grandes partes a saber: estudio y planificacin; ejecucin del examen; e informe.
Tal como se evidencia en el grfico No. 2.

Grfico No. 2 Esquema bsico de la Auditora Operativa.

Fuente: Santillana (2002)

Metodologa de la auditora operativa

Torres (2003, ob.cit) afirma que el mtodo general para realizar una auditora
operativa es similar al utilizado en auditora financiera. Esta dado por unas
normas, unas tcnicas, y unos procedimientos que se desarrollan mediante
programas de trabajo. No existen normas especficas de general aceptacin que
regulen todos los aspectos relativos el ejercicio de la auditora operacional.

La planeacin y programacin del trabajo de campo, siempre deber ser a la

medida del ente auditado y se debern obtener evidencias suficientes y
competentes sobre los hallazgos y conclusiones de auditora operacional.
La ejecucin de una auditora operativa implica el desarrollo de un proceso que
se cumple en cinco fases o etapas enmarcadas en las tres grandes partes en el

23
esquema de la auditora. Dichas fases son: Fase I, estudio preliminar, Fase II,
comprensin de la entidad auditada, Fase III, seleccin de reas crticas o dbiles,
Fase IV, examen detallado de las reas crticas y Fase V, comunicacin de
resultados. As se refleja en el grfico No. 3.

Grafico N 3 Proceso de la Auditora Operativa

Fuente: Torres (2003).

FASE I: Estudio Preliminar

El objeto de esta fase del proceso de Auditora Operacional, es el de obtener

informacin sobre la entidad, organismo o empresa, la cual deber servir como
instrumento para el desarrollo de las siguientes etapas del examen y para la
ilustracin general del personal de auditora que sea agregado a la ejecucin del
trabajo.

24
 Recopilacin de Informacin: Se debe recopilar en esta fase la mxima
informacin til en el tiempo ms corto posible sobre, por lo menos, sobre los
siguientes aspectos:

(a) Antecedentes
(b) Por qu y para qu se cre la empresa o entidad
(c) Cambios en los objetivos inciales
(d) Informes financieros recientes
(e) Informes tcnicos recientes
(f) Marco Legal
(g) Disposicin legal de creacin
(h) Estatutos
(i) Reglamentos
(j) Pacto o Convenio Laboral
(k) Leyes, decretos y dems normas de carcter legal externo que tengan
incidencia directa en el desarrollo de las operaciones de la entidad,
organismo o empresa.
(l) Organigrama
(m)Asignacin de Responsabilidad
(n) Delegacin de autoridad o grado de autonoma
(o) Manual de Funciones
(p) Reglamento Interno o Manual General Administrativo
(q) Operaciones
(r) Operaciones o actividades de importancia
(s) Manuales de procedimiento
(t) Financiamiento
(u) Fuentes de Financiamiento
(v) Presupuesto
(w) Control
(x) Manual de Auditora Interna
(y) Manuales especficos de control
(z) Informacin Adicional

25
 La dems informacin de carcter interno o externo, que tenga relacin con la
naturaleza de las operaciones o actividades de la entidad, organismo o empresa y
que se considere de importancia o utilidad para la Auditora Operativa.

Procedimientos Generales para el Desarrollo de la Fase de Estudio

Preliminar.

A continuacin se relacionan los procedimientos de carcter general que deben

desarrollarse durante esta fase de la auditora.

(a) Entrevista con el titular de la entidad, organismo o empresa (Director o

Gerente) y dems funcionarios de importancia para recopilacin de la
informacin de la entidad.
(b) Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la entidad,
organismo o empresa, para: conocer su ubicacin fsica, apreciar su
tamao, y conocer brevemente a los funcionarios responsables.
(c) Clasificacin y referencia de la informacin.

En sntesis la fase de estudio preliminar en auditora operacional es similar a la

auditora financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la
informacin a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditora, y,
en que para su revisin y anlisis existe una fase especfica en el proceso.

FASE II: Comprensin de la empresa o entidad auditada

En esta etapa el auditor debe examinar la informacin recopilada en la etapa

anterior con la finalidad de determinar y analizar los objetivos, polticas y normas
de la entidad, organismo o empresa pblica. Es de importancia en esta etapa

26
determinar los objetivos principales del ente auditado, la autoridad delegada por la
Junta Directiva, el Directorio o el titular de la entidad a los funcionarios
principales, las restricciones para el financiamiento de las operaciones, entre otros.
Actividades mnimas para comprender la entidad o empresa auditada

(a) Determinar por qu se cre la entidad, organismo o empresa pblica. Cul

fue la necesidad de su creacin y los propsitos u objetivos que sealaron
su creacin.
(b) Determinar si los objetivos inciales han cambiado durante el transcurso
del tiempo.
(c) Determinar con claridad la misin primordial de la entidad, organismo o
empresa pblica y cules son los objetivos principales para alcanzar la
misin primordial.
(d) Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los
objetivos principales y los propsitos de cada actividad.
(e) Determinar con claridad la regulacin de carcter legal, aplicable a la
entidad, organismo o empresa. Este aspecto tiene gran importancia cuando
se trata de una entidad pblica.
(f) Revisar nicamente los documentos que contengan disposiciones
generales con respecto a las operaciones de la entidad. Los manuales de
procedimiento sern o no revisados posteriormente segn la determinacin
de las reas crticas.

Al final de esta fase o etapa del proceso de auditora operativa el auditor habr
adquirido un buen grado de conocimiento sobre la entidad en que est actuando
como auditor operativo, interno o externo, que le permita intercambiar opiniones
vlidamente con los funcionarios de la administracin.

Una de las evidencias de que el auditor ha cumplido con los objetivos de la

fase, es la presentacin grfica de la misin primordial, los objetivos principales y
las operaciones o actividades ms significativas, jerarquizando su importancia.

27
 FASE III Identificacin y seleccin de las reas crticas que sern
auditadas.

El alcance ilimitado de la auditora operacional enfrenta el problema respecto a

una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere
varios aos de auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es
necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un
nmero que razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia,
economicidad y eficiencia en un tiempo tambin prudencial o razonable,
generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores
calificados.

El hecho de que la auditora operativa se aplique a slo una parte de las

operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems cuando se
trata del sector pblico, una adecuada planificacin del control externo posterior a
mediano o largo plazo permite que una entidad pblica de significativa
importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus reas ms importantes en
el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan general.

La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario

identificar cules reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que
tendr la prioridad en la evaluacin. Por principio de auditora operacional, los
esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas
seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas,
prioritariamente la aplicacin de la auditora operativa.

El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de

las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y
justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la contralora conoce
previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la entidad
existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de
auditora financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e

28
informes de auditora financiera indican que reas se consideran crticas para ser
sometidas a auditoras operacionales.

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la

evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades
en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente
demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente
deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o
eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la
eficiencia no ser ptima.

Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de

identificacin de reas crticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia
de la accin de auditora. De otra parte, si la contralora ha realizado auditora
financiera previamente a la auditora operacional que se practicar, la evaluacin
del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la
entidad, resultado que sera utilizado en la auditora operacional, evitando repetir
dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a
examinar y evaluar.

Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control

interno que efecte la contralora en ejercicio de la auditora financiera, no slo se
enfoque a los propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe
proporcionar resultados tiles a futuras auditoras operacionales.

De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditora operativa se

revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las
debilidades importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar
hacia ellas la accin de auditora operacional.

29
 Para el efecto con base en la informacin acumulada en las dos fases
anteriores, se seleccionarn operaciones tpicas y representativas de todas las
actividades, examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre:

(a) Forma en que se efectan las operaciones en la realidad.

(b) Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento
(c) Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas.

El auditor operacional considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea

de actividades, los elementos bsicos del control interno para lo cual es
conveniente enfocar la evaluacin del control interno auditando la efectividad y
cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos
incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones.

Igualmente evaluar los elementos relativos al proceso de control interno de

carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin:

Control interno operacional

El control interno operacional para una entidad o de un rea determinada,

implica un proceso cuyos elementos son los siguientes:

(a) El Desarrollo de los Objetivos

El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben sealar los

objetivos de la Unidad y las metas peridicas a alcanzar, que deben estar dentro
del marco de los objetivos y polticas generales de la organizacin como conjunto.

La Efectividad del control interno operacional est relacionada directamente

con la forma como se establecen los objetivos y las metas.

30
 (b) Evaluacin del Control Interno

Para una correcta evaluacin del control interno se deben tomar en cuenta
algunos factores que se mencionan a continuacin:

i. Objetivos: conocer los objetivos del rea por auditar, los cuales deben
estar dentro de los objetivos primarios de la organizacin.
ii. Medicin de resultados: identificar los mecanismos que determina la
organizacin para medir sus resultados.
iii. Seguimiento: comprobar si se ha dado seguimiento a problemas que
surgen dentro del rea, o se tienen planes de accin para su
desactivacin.

Actualmente la Auditora administrativa se lleva a cabo por firmas

independientes y externas a la empresa a evaluar, que deben contar con personal
calificado para valorar el sistema administrativo de una compaa y la calidad de
sus administradores.

Igualmente, Avgrafoff (2000), comenta que, una organizacin se fija objetivos

o metas, define polticas para guiar el comportamiento de sus integrantes y traza
planes de accin, que se convierten en instrucciones o programas de operacin
que deben concretarse en hechos. Todo este proceso se lleva a cabo en los
distintos niveles jerrquicos de la empresa, los cuales, se pueden dividir en 3
principalmente: 1) Directivo, 2) Gerencial y 3) Operativo. A pesar de que estos
niveles no estn perfectamente delimitados, es necesario identificarlos como
elementos separados, ya que cada uno de los cuales toma decisiones que afectan a
la organizacin como un todo.

La toma de decisiones entre alternativas en distintos niveles y departamentos,

genera la necesidad de ejercer vigilancia sobre stas y sus consecuencias, es decir,
de controlar. La Auditora es realmente una tcnica de control; aplicando la teora
de sistemas, la Auditora se considera como un subsistema dentro del sistema
general del control.

31
 La auditora administrativa ha tenido su desarrollo mediante aplicaciones en
todas las empresas y su estructura, otros la ubican solo en el examen de los
controles en general de las actividades que generan problemas, por lo que el
anlisis y evaluacin del comportamiento de los objetivos, polticas, estrategias,
tienen una singular importancia en los diferentes elementos que componen el que
hacer de la empresa.

En conclusin, la auditora administrativa es un accionar eminentemente

dinmico, la cual debe de aplicarse en cada nivel de la empresa,
independientemente de su magnitud, de sus productos, y de sus objetivos, aun en
las pequeas empresas en donde muchas veces se llega a considerar que no es
necesaria. Su aplicacin debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con
el objeto de lograr la eficiencia en toda su dimensin.

Sistema de control interno

Valencia (2001), seala que, el sistema de control interno es el proceso

realizado por la alta gerencia, los supervisores y el personal operativo de una
entidad, diseado para proporcionar seguridad razonable de que se cumplan los
objetivos en las siguientes categoras:

a) Efectividad y eficiencia de las operaciones

b) Confiabilidad de la informacin financiera
c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
d) Objetivos del Sistema de Control Interno

El diseo, implantacin, desarrollo, revisin y fortalecimiento del sistema de

control interno, debe estar orientado al cumplimiento de una serie de objetivos,
entre los cuales se pueden mencionar los objetivos de los controles interno

32
administrativos y los referidos a los internos contables, tal como se definen a
continuacin:

Objetivos del controles internos

(a) Garantizar la eficacia, eficiencia y economa en las operaciones de la

organizacin, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las
funciones y actividades establecidas.
(b) Velar porque las actividades de la organizacin estn dirigidas al
cumplimiento de los objetivos previstos.
(c) Garantizar la correcta evaluacin de la gestin de organizacin a travs del
seguimiento de la misma.
(d) Definir y aplicar medidas para detectar a tiempo las desviaciones que se
presenten en la organizacin.
(e) Desarrollar medidas para corregir las desviaciones que se presenten en la
organizacin y que puedan comprometer el logro de los objetivos
programados.
(f) Prevenir los riesgos en el momento oportuno a travs de medidas que
permitan detectarlos.
(g) Velar por la disposicin de instrumentos para la planeacin, diseo y
desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza, estructura.

Caractersticas del sistema de control interno

Santillana (2003), explica que, si bien es cierto, los sistemas de control interno
son un conjunto de planes y procedimientos para asegurar sus activos, la
eficiencia y eficacia de todas sus actividades. Por ello se hacen necesario que los
mismos posean caractersticas que permitan su identificacin:

33
 Las principales caractersticas del sistema de control interno son las siguientes:

Corresponde a la mxima autoridad de la organizacin la responsabilidad de

establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe
adecuarse a la naturaleza, la estructura, las caractersticas y la misin de la
organizacin.

La auditora interna o quien funciones como tal, es la encargada de evaluar en

forma independiente la eficiencia, la efectividad, aplicabilidad y actualidad del
sistema de control interno de la organizacin y proponer a la mxima autoridad de
la respectiva organizacin las recomendaciones para lograrlo.

El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la

organizacin.

(a) Debe disearse para prevenir errores y fraudes.

(b) Debe considerar una adecuada segregacin de funciones, en la cual las

actividades de autorizacin, ejecucin, registro, custodia y realizacin de
conciliaciones estn debidamente separadas.

(c) Los mecanismos de control se deben encontrar en la redaccin de todas las

normas de la organizacin.

(d) No mide desviaciones; permite identificarlas.

(e) Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

La auditora interna es una medida de control y un elemento del sistema de

control interno.

Como resultado de lo expuesto anteriormente, se puede concluir que el sistema

de control interno est conformado por varios subsistemas que le permiten a la
organizacin la prevencin de fraudes y errores, para poder optimizar los procesos
de la entidad y garantizar la eficiencia y eficacia en los mismos.

34
35
 FASE IV: Examen detallado de reas crticas

Esta etapa es la ms extensa en un proceso de auditora operacional. Tiene por

objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el rea o reas
crticas seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad,
economa y eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para
mejorar dicho grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditora son
limitados para examinar en detalle todas las operaciones del rea o existen
limitaciones de tiempo para la ejecucin del examen detallado, el alcance del
trabajo se podr limitar a algunas de las operaciones ms significativas, de tal
forma que se puedan obtener resultados en un tiempo prudencial.

Al terminar el examen detallado de las reas crticas o dbiles, el auditor tendr

identificados plenamente los hallazgos de auditora que sean significativos y
tendr competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que
va a proponer en su informe.

Actividades que comprende el examen detallado de las reas crticas o dbiles

Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deber desarrollar

las siguientes actividades:

(a) Revisin detenida de la informacin recopilada en las fases anteriores que

tenga relacin con el rea crtica seleccionada.
(b) Recopilacin de informacin adicional por medio de entrevistas,
inspecciones fsicas, observacin directa de las operaciones, consulta de
literatura especializada, etc.
(c) Determinacin de la precisin, confiabilidad y utilidad de la informacin
del rea para uso de la gerencia o direccin de la entidad.

36
 (d) Clasificacin de los posibles criterios de medicin que podrn utilizarse
(Leyes, decretos, resoluciones, normas, polticas, objetivos y metas
establecidas en el presupuesto programtico o en el Programa Anual de
Operaciones, estndares de desempeo, indicadores de rendimiento).
(e) Determinacin de la necesidad de obtener asesora tcnica de un
especialista que no est involucrado en las operaciones examinadas.
(f) Seleccin de la operacin u operaciones que se consideren ms
importantes o significativas y dentro de estas las ms viables, para ser
examinadas a profundidad.
(g) Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos
de auditora operativa para establecer si las operaciones seleccionadas del
rea examinada estn logrando los objetivos y metas establecidas, dentro
de los objetivos generales del rea o unidad y de la entidad y para
establecer la economa y eficiencia en la utilizacin de los recursos
humanos, materiales y financieros involucrados en las reas crticas.
(h) Formulacin de las conclusiones e identificacin de las recomendaciones
para mejorar la efectividad o eficacia, economa y eficiencia de las
operaciones involucradas en los hallazgos de auditora operacional.

Los anteriores puntos sern la base para elaborar el programa general de la

Fase, el cual contemplar como ltimo procedimiento la discusin de los
resultados con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los
mismos.

FASE V: Comunicacin de los resultados de la auditora operativa.

Aspectos Bsicos de la Comunicacin de Resultados

El auditor debe ir comunicando los resultados de su examen, verbalmente

durante el transcurso de la cuarta etapa, para obtener el punto de vista de los
funcionarios de la empresa, y para debatir con ellos los hallazgos de auditora.

37
Igualmente, al final del trabajo debe tener una conferencia, un ciclo de
conferencias o un seminario con los funcionarios principalmente responsables de
las operaciones examinadas para comunicarles y discutir los resultados de su
examen.

La comunicacin oficial y formal de los resultados de la auditora operativa, se

efecta en un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente
documentados dichos resultados, teniendo cuidado de que las expresiones sean
efectivamente convincentes al lector de la importancia de los hallazgos, la
razonabilidad de las conclusiones y la conveniencia de aceptar las
recomendaciones.

Asimismo, la comunicacin oficial de los resultados debe incluir los puntos de

vista de los funcionarios de la empresa o entidad, cuando sean diferentes o
contrarios al criterio del auditor. La presentacin equitativa de los distintos puntos
de vista contribuye notablemente a aumentar la posibilidad de que las
recomendaciones sean acogidas y aceptadas.

Caractersticas del hallazgo de auditora operativa.

Sabate (2000), asevera que las operaciones o actividades que se encuentran

afectadas en la efectividad, economa o eficiencia, constituyen los denominados
hallazgos de auditora operacional. Las caractersticas del hallazgo de auditora
operacional son cuatro a saber:

(a) La Condicin: Esta caracterstica est dada por la situacin actual

encontrada por el auditor (lo que es)
(b) El Criterio: est dado por las unidades de medida, las disposiciones
legales o normas aplicables, los indicadores o ndices y en general por los
parmetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situacin actual.

38
 Puede decirse que " el criterio" es " lo que debe ser", es decir la situacin
ideal.
(c) La Causa: es el motivo o razn de las evaluaciones o efectos establecidos
al comparar la condicin contra el criterio; es el porqu del efecto o de la
condicin.
(d) El Efecto: es el resultado adverso de la comparacin de la condicin
contra el criterio. Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero
tambin hay efectos irrescatables.

Gestin pblica

Ruz (1998), destaca que Es la accin y efecto de gestionar, es decir,

creacin y efecto de administrar, diligenciar lo conducente para lograr las metas
planificadas (p. 45)

De igual manera la Contralora General de la Repblica Bolivariana de

Venezuela (1999), define la Gestin como las actividades, tareas y acciones
expresadas o consolidadas en programas, proyectos u operaciones a cargo de una
organizacin o agrupacin sectorial de stas, dirigidas a la produccin de bienes o
servicios para satisfacer propsitos, metas u objetivos previamente
determinados. (p. 32).

Segn Sedane (1980), define la gestin administrativa como: El gobierno de

una empresa que se ejerce durante el perodo de actividad y el mismo comprende
la adquisicin y transformacin de bienes, su transmisin o empleo para la
obtencin de fines que persigue la empresa.

39
 Funcin de la gestin pblica

Segn Ortega (1999), la funcin de la gestin pblica puede esquematizarse en

dos rangos:

(a) Asegurar al trabajo humano una productividad creciente a travs de su

trabajo de motivacin y de puesta en tensin.
(b) Frente a la evolucin, garantizar contra la obsolescencia siendo el agente
del cambio adaptativo.

De lo antes expuesto, se pude decir que la gestin cumple con tres (3)
principios bsicos que determinan su xito, los cuales se pueden establecer como
los siguientes:

(a) Principio de recurrir a los hechos de coherencia en la accin.

(b) Principio evolutivo, de cambio adaptativo.
(c) Principio de Competencia.

Pero adems, el xito de la gestin tambin depende de la capacidad de esta

para evaluarse as mismo. Por tanto esta es un aspecto relevante dentro de la
gestin.

Evaluacin de la gestin pblica

En cuanto a la evaluacin de la gestin pblica, la Contralora General de la

Repblica como mximo ejecutor de dicha evaluacin, en sus Cuadernos de
Auditora N 3 (1999) afirma que:

En la organizacin cada funcionario es responsable del cumplimiento,

dentro de su mbito y ante su superior inmediato, de los deberes de observar

40
 las normas, actuar conforme con los principios acordados y cumplir los
planes institucionales, la gerencia es responsable de la supervisin
constante en cada nivel de organizacin, a efecto de cuidar que esta
funcione en la forma prescrita e implantar reajustes cuando las
condiciones y circunstancias as lo requieran. (p-12).

Estructura

Se refiere a las caractersticas bsicas donde est inmersa la organizacin y que

definen sus caractersticas o principios.

Para Melinkoff (1999), la estructura denota la forma como se ordenan y se

disponen entre s las partes de un todo cualquiera. Cada sistema necesita una
organizacin y unos procedimientos para definir las relaciones entre sus
componentes y crear canales para el flujo de las comunicaciones. Implcitamente,
la necesidad de coordinar los resultados de los componentes hace necesaria una
autoridad central. Pero una interpretacin general de los objetivos, conjuntamente
con una comunicacin eficaz, deja libertad para descentralizar tanto la autoridad
como la responsabilidad. La adaptacin a los cambios de finalidad o del entorno
es una funcin de deteccin que tiene un carcter vital para el xito conjunto del
sistema. La estructura comprende:

(a) Organigrama: Es la representacin de la estructura grfica de una

empresa u organizacin con los diferentes niveles jerrquicos existentes y
donde pueden identificar las lneas establecidas para ejercer el control de
las actividades.
(b) Misin: Es la razn de ser de la organizacin, la cual debe ser
comprendida por todos los miembros de la organizacin para trabajar en
funcin de ella y lograr las metas y objetivos establecidos.
i. La misin se expresa desde el punto de vista de los objetivos y los
productos, incluyendo tanto bienes como servicios, los objetivos
tienen muchas veces un carcter general y subjetivo y se centran en

41
 aspectos tales como los beneficios, crecimiento, productividad,
satisfaccin de las necesidades humanas y utilidad pblica.

ii. Tambin se centran en la cantidad y calidad de la produccin o

resultados del sistema. Una cuestin importante sobre el concepto
del sistema total es que la jerarqua de los subsistemas nicamente
existe para proporcionar las funciones necesarias para lograr los
fines del sistema. Los objetivos del subsistema deben subordinarse
y los resultados deberan evaluarse basndose fundamentalmente
en la aportacin o contribucin del subsistema al conjunto.

(c) Visin: Es el norte hacia donde se dirige la organizacin, es decir, hacia

donde quiere llegar en futuro muy cercano.
(d) Lneas de Mando: Segn Schroeder (2002) son las lneas que se existen
entre los diferentes niveles jerrquicos de una organizacin para la
transmisin de informacin que deben establecerse con el fin de alcanzar
sus objetivos (291); estas permiten al personal directivo tomar decisiones
en cualquier momento ante determinada situacin, compensando as la
imposibilidad en que se halla la direccin para tratar con cada empleado.

De lo anterior se desprende que para alcanzar los objetivos hay que establecer
lneas de mando que permitan sincronizar los pasos a seguir para la consecucin
exitosa de las metas.

Manual de normas y procedimientos

Segn Morales (1996), Es la expresin analtica de los procedimientos

administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa de la
empresa, as como tambin la enunciacin de normas de funcionamiento
bsicas de las cuales debern ajustarse los miembros de la misma. (p. 10).

42
 Son los documentos que contienen la descripcin de las actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos
o ms de ellas. Incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando su responsabilidad y participacin a fin de cumplir a
cabalidad con los objetivos de la empresa. Suelen contener informacin y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto
desarrollo de las actividades.

Estos documentos registran y transmiten la informacin bsica requerida

referente al funcionamiento de las unidades administrativas; adems, facilitan la
actuacin al elemento humano que colabora en la obtencin de los objetivos y el
desarrollo de las funciones. Permiten uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad
por fallas y errores; reducen los costos al aumentar la eficiencia general; facilitan
las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia.Los
principales elementos que constituyen el manual son:

(a) Normas de Procedimientos.

(b) Formularios.
(c) Cursogramas o flujogramas.

Los formularios o forma impresa, son documentos fundamentales para

recabar, transmitir, almacenar informacin sobre las actividades administrativas de
una organizacin. Contienen datos fijos impresos en espacio en blanco donde se
coloca informacin o data variable. Su importancia radica bsicamente en que
permiten facilitar las relaciones entre los componentes de la organizacin en
cuanto a comunicacin, reduce el trabajo economizando tiempo y costos. Recaba
informacin indispensable para la proyeccin y planificacin de las futuras
actividades administrativas, adems de dejar sentado en forma impresa todo acto
administrativo.

43
 Los formularios son importantes, ya que son los documentos que quedan en la
empresa, es decir, cuando un trabajador abandona un cargo por alguna
circunstancia, el prximo que llega a ocuparlo, tendr la gua del trabajo anterior.

Bases legales

Existen diversos instrumentos legales que fundamentan el presente estudio,

entre ellos:

La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (ob. cit.), en su

artculo 42 establece: El control externo comprende la vigilancia, inspeccin y
fiscalizacin ejercida por los rganos competentes del control fiscal externo sobre
las operaciones de las entidades a que se refieren el artculo 9, numerales 1 al 11,
de esta Ley, con la finalidad de:

(a) Determinar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales,

reglamentarias o dems normas aplicables a sus operaciones.
(b) Determinar el grado de observancia de las polticas prescritas en relacin
con el patrimonio y la salvaguarda de los recursos de tales entidades.
(c) Establecer la medida en que se hubieren alcanzado sus metas y objetivos.
(d) Verificar la exactitud y sinceridad de su informacin financiera,
administrativa y de gestin.
(e) Evaluar la eficiencia, eficacia, economa, calidad de sus operaciones, con
fundamento en ndices de gestin, de rendimientos y dems tcnicas
aplicables.
(f) Evaluar el sistema de control interno y formular las recomendaciones
necesarias para mejorarlo.

De igual forma, en su artculo 289, numeral 5, seala: Son atribuciones de la

Contralora General de la Repblica, ejercer el control de gestin y evaluar el
cumplimiento y resultado de las decisiones y polticas pblicas de los rganos,

44
entidades y personas jurdicas del sector pblico, sujetos a su control,
relacionados con sus ingresos, gastos y bienes (p. 158).

Poleo (1998), expresa que: La Contralora General de la Repblica es el

rgano superior de control externo en Venezuela, y tiene rasgo constitucional. Es
decir, que su existencia y funciones fundamentales estn previstas en los
Artculos 287 al 291 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela
que dicen que es la Contralora y sus atribuciones (p. 105)

La Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema

Nacional de Control Fiscal (ob. cit.), en su artculo 62 seala: Los rganos de
control fiscal podrn de conformidad con el artculo 61, efectuar estudios
organizativos, estadsticos, econmicos y financieros, anlisis e investigaciones de
cualquier naturaleza, para determinar el costo de los servicios pblicos, los
resultados de la accin administrativa y, en general la eficacia con que operan las
entidades sujetas a su vigilancia, fiscalizacin y control (p. 5).

La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2000) en

su artculo 59 numeral 1 establece: Los entes y sus rganos estn obligados a
llevar registros de informacin de la ejecucin fsica de su presupuesto sobre la
base de los indicadores de gestin previstos y de acuerdo con las normas tcnicas
correspondientes (p. 30).

En el manual de auditora interna para los rganos de la administracin pblica

nacional (1998) en cuyo contenido se basa en las normas y criterios de auditora y
control interno que deben aplicar los auditores internos durante la realizacin de
su trabajo en los organismos de la administracin central, el cual debe ser visto
slo como una gua para el desarrollo uniforme de los procesos por la amplitud de
su trabajo.

45
 Auditora interna

Es una actividad de evaluacin establecida dentro de un organismo como un

servicio al mismo, sus funciones incluyen entre otras cosas realizar un examen
objetivo y sistemtico, profesional y posterior de las operaciones financieras,
administrativas y tcnicas, efectuadas con el propsito de verificar la adecuacin y
efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno.

Auditora operacional o de gestin

Es un examen de la gestin administrativa, los recursos empleados y las metas

alcanzadas. Uno de los objetivos primordiales de esta clase de auditora es medir
el grado en que se han cumplido los objetivos planificado por el Gobierno, as
como la eficiencia, efectividad y economa de las operaciones. Como resultado de
esta auditora se debe presentar un informe en el que se expongan los hallazgos y
las recomendaciones de mejoras para aumentar la eficiencia, eficacia y la
economa de las operaciones.

Se puede sealar que desde el punto de vista de la administracin pblica

cuando se escribe sobre auditora de gestin y auditora operacional nos referimos
a un mismo tipo de evaluacin, pero con la particularidad de que la auditora
operacional hace nfasis en la determinacin de la solidez del control sobre las
operaciones.

46
 Metodologa segn la Contralora General de la Repblica Bolivariana de
Venezuela Fundamentada legalmente en el Cuaderno N 3 para la Auditora
de Gestin.

Indicadores y variables en la auditora de gestin

En un trabajo de Auditora Operacional o de Gestin es importante y relevante

realizar Indicadores de Gestin, con el objeto de medir:

(a) La eficiencia y economa en el manejo de los recursos.

(b) Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios
prestados (Eficacia).
(c) El grado de satisfaccin de las necesidades de los usuarios o clientes a
quienes van dirigidos (calidad).

Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relacin con la

misin, los objetivos y las metas planteados por la organizacin.

Para evaluar la gestin mediante el uso de indicadores predeterminados por la

propia organizacin as como para generarlos, es imprescindible hacer un buen
manejo de los conceptos siguientes:

(a)Variable: representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la cual

asumir distintos valores que dependern del momento de su observacin. Las
variables deben ser expresadas con la unidad de medida apropiada a la
respectiva caracterstica: cronolgica, econmica o fsica. Por Ejemplo:

Trabajadores atendidos en un trimestre

Solicitudes de prestaciones sociales recibidas
Auditoras operacionales realizadas.

47
(b)Indicador: referencia numrica generada a partir de una o varias variables, que
muestra aspectos del desempeo de la unidad auditada. Esa referencia, al ser
comparada con un valor estndar, interno o externo a la organizacin, podr
indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la administracin
deber tomar acciones. Por Ejemplo:

Total de trabajadores atendidos en un trimestre por la oficina de personal

Total de solicitudes de prestaciones sociales procesadas
Total de auditoras operacionales realizadas en el primer trimestre en la oficina
de personal

Al evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de

informacin confiable y oportuna, que permita una comparacin entre la situacin
real y referencias histricas, similares o programadas.

Para la evaluacin se requiere del conocimiento e interpretacin de los

siguientes parmetros: Economa, eficiencia, eficacia, calidad e impacto.

(c)Economa: uso oportuno de los recursos en cantidad y calidad adecuadas y al

menor costo posibles, con relacin a las programadas de la organizacin y con
las condiciones y opciones que presenta el mercado. Ejemplo

Costo del servicio prestado en relacin con el costo estimado del servicio.

(d)Eficiencia: relacin entre los bienes o servicios producidos y el manejo de los

recursos humanos, econmicos y tecnolgicos para su obtencin. Incluye la
relacin de los recursos programados con los realmente utilizados para el
cumplimiento de las actividades. Ejemplo

Total horas hombre disponibles en relacin con el total horas hombre

utilizadas.
Total de insumos utilizados en relacin con el total de insumos adquiridos.

48
(e)Eficacia: relacin entre los servicios o productos generados y los objetivos y
metas programadas. Ejemplo

Total de jubilaciones efectuadas en relacin con las jubilaciones

programadas.

(f) Calidad: cantidad, grado y oportunidad en que el producto o servicio prestado

satisface la necesidad del usuario o cliente. Ejemplo

Total de solicitudes de cancelacin de prestaciones sociales procesadas con

relacin con el total de trabajadores que realizaron la solicitud.

(g)Impacto: repercusin a mediano o largo plazo en el entorno social, econmico

o ambiental, de los productos o servicios prestados. Ejemplo

Disminucin en el atraso en la respuesta sobre solicitudes recibidas de

prestaciones sociales

Indicadores de gestin

Los indicadores de gestin constituyen elementos de referencia bsicos para la

medicin de los resultados de una organizacin, por lo que para la Contralora
General de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999), se definen como:
Referencia numrica generada a partir de una variable que muestra el desempeo
de la unidad objeto de anlisis y la cual por comparacin peridica con un valor
de referencia, interno, o externo al ente u organismo, podr indicar posibles
desviaciones acerca de las cuales la administracin deber tomar acciones. (p.
89).

Es por ello, que a partir del propio concepto anteriormente expuesto, se explica
la importancia de la utilizacin de indicadores para la evaluacin de los resultados

49
en las organizaciones pblicas, ya que permiten la evaluacin de la ejecucin de
las diferentes fases indicadas con referencia a las mismas.

Asimismo, Cabrera (2004), seala que un indicador es un instrumento de

medicin de las variables asociadas a las metas (p. 8), aadiendo que su principal
objetivo es poder evaluar el desempeo del rea mediante parmetros establecidos
en relacin con las metas (p. 8)

Por consiguiente el uso de indicadores permite observar la tendencia en un

lapso de tiempo durante un proceso de evaluacin, y con los resultados obtenidos
se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o
correctivos que conlleven a la consecucin de las metas fijadas.

Por otra parte, en las organizaciones pblicas, aunque de acuerdo con Beltrn
(1998), no existen diferencias sustanciales en cuanto al uso de indicadores en
relacin con las privadas, este autor considera que en los ltimos aos, la
administracin estatal ha reorientado en general sus funciones de control, por lo
que el uso de un sistema de indicadores de gestin apoya el ejercicio de este
proceso. Es por eso, que la Contralora General de la Repblica Bolivariana de
Venezuela (1999), ha orientado a todas las organizaciones del sector pblico: ...
el diseo y clculo de indicadores de gestin, as como el anlisis sistemtico de
los resultados de los mismos (p. 57).

Entre los principales indicadores orientados por el ente contralor se encuentran

los de eficacia y eficiencia, los cuales se pasa a profundizar a continuacin:

50
 Indicadores de eficacia

Los indicadores de eficacia son aquellos que miden la relacin entre los
servicios o productos generados y los objetivos y metas planificadas previamente,
esto es, van a expresar la relacin entre resultados y metas planificadas,
expresando porcentualmente cmo ha sido el cumplimiento de la meta prefijada,
en el plan de la dependencia, unidad, proceso u organizacin en su conjunto.

As, para Amozarran (2004), eficaz tiene que ver con hacer efectivo un
intento o propsito (p. 3), es por ello, que los indicadores de eficacia estn
relacionados con los ratios que indican capacidad o acierto en la consecucin de
tareas o trabajos, siendo especialmente tiles para medir cmo ha sido el
cumplimiento de determinada actividad.

Indicadores de eficiencia

Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecucin del proceso, se

concentran en el cmo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los
recursos utilizados por un proceso, por lo que tienen que ver con la productividad.
Para Amozarran (2004):

Eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un
trabajo o una tarea con el mnimo gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia
estn relacionados con los ratios que nos indican el tiempo invertido en la
consecucin de tareas y/o trabajos (p. 4).

Por consiguiente, la eficiencia establece la relacin entre los bienes y servicios

producidos y los recursos utilizados para producirlos.

51
 Los prrafos y artculos mencionados anteriormente tienen relacin con la
presente investigacin porque establecen que los organismos del sector pblico
estn sujetos al control de gestin de sus ingresos, gastos y bienes, y de esta
manera poder evaluar el desempeo de su ejecucin fsica y financiera del
presupuesto que les ha sido asignado en un perodo determinado, as como la
evaluacin de la gestin y sus operaciones.

Metodologa para la generacin de indicadores de gestin

Son mltiples los modelos creados para ejercer las actividades de seguimiento,
control y evaluacin de la gestin. El modelo de control utilizado por Acevedo
Diofante (2004), parte de la premisa de que deben existir dos subsistemas: uno
denominado Subsistema de Gestin , que contempla los elementos de entrada,
insumo, proceso y producto y el otro Subsistema de Resultados, que contempla
los elementos de efecto e impacto, medidos en trminos de satisfaccin individual
y colectiva.

Los indicadores representan un sistema de control de gestin, ya que permiten

identificar las decisiones operativas y estratgicas de la organizacin, de esta
manera se puede inferir que, todo aquello que pueda ser fuente de decisiones
operativas y estratgicas, deber ser medido mediante indicadores. Las decisiones
operativas ofrecen soluciones de inmediato y estn relacionadas con la
administracin de recursos y el corto plazo; por su parte, las decisiones
estratgicas estn relacionadas con el largo plazo y el cumplimiento de la misin y
visin de la organizacin.

Para la generacin de indicadores de gestin, se tomar como gua algunas

fases de la metodologa utilizada por Acevedo Diofante (2004), en lo relacionado
al Modelo de Gestin.

52
 Fases de la metodologa

Fase 1: Diagnstico del estatus de planificacin de la unidad de anlisis.

En esta etapa se busca identificar criterios para conocer la situacin actual de la

unidad, con el objeto de conocer el status de planificacin de la organizacin y
asociarlo a la diversidad de mediciones e indicadores. En esta fase se analizan
elementos como: la visin, la misin, los objetivos y las metas, que son elementos
de la planificacin y se convierten en criterios para la produccin de informacin.

Fase 2: Generacin de indicadores de primer nivel de gestin.

Para Llevar a cabo esta fase, se debe empezar primeramente por la redaccin
del indicador, ya que cada indicador debe contemplar un nmero determinado de
elementos que permitan su redaccin para describir diversas situaciones, de
diversas categoras con aplicacin a una unidad de anlisis.

Redaccin de un indicador de primer nivel:

(a) Elemento 1(E1): Indica acumulacin en el valor numrico de la variable

que se pretende medir, permitiendo demostrar grandes comportamientos
en un sistema de nmeros. Los trminos que se utilizan para representarlo
son: Total, Nmero, Cantidad

(b) Elemento 2 (E2): Sirve de enlace entre el E1 y el E3, representado por la

preposicin: de; por ejemplo: Total de, Nmero de, Cantidad de

53
(c) Elemento 3 (E3): Se representa en un sustantivo en plural para destacar y
cuantificar la variable econmica, fsica y cronolgica o de intangibles.
Debe representar la unidad de medida que seala dicha variable, y puede
estar complementada por una palabra en singular entre un guin, por
ejemplo: Total de horas-hombre, Total de Bolvares-costo.

(d) Elemento 4 (E4): Este elemento se reserva para contemplar un verbo en

participio pasado que describe la accin realizada de un desempeo de
gestin al menos por un individuo en un proceso; como por ejemplo se
tiene: Total de usuarios capacitados, Total de recomendaciones tipo c
implementadas.

Los cuatro elementos descritos anteriormente representa la estructura

bsica de un indicador, por lo que se puede llegar a saber la gestin o
resultados que se van a describir. Pero aparte de esto, la metodologa
seala otros 3 elementos que vienen a ser complementarios y ayudan a
delimitar la descripcin de una gestin o resultados en el tiempo, espacio y
modo como se llevaron a cabo las acciones, pero va a depender de las
necesidades de la informacin adicional.

(e) Elemento 5 (E5): Guarda relacin con la ubicacin temporal en la que se

desarrolla la accin o gestin, de acuerdo con el contenido del sustantivo
que haya correspondido. Ejemplo: para el segundo trimestre del ao,
cada semana,diariamente.

(f) Elemento 6 (E6): Representa el espacio geogrfico y/o institucional que

cubre la accin de la gestin o resultados expresada en el verbo del

54
 indicador, y su estructura puede desagregarse segn las necesidades de
control que se planteen. Ejemplo: en la Regin Sur del pas, para la
Direccin de Investigaciones Penales

(g) Elemento 7 (E7): Se relaciona este elemento con modalidades,

particularidades tcnicas complementarias, referencias normativas que
ayudan a precisar lo que se debe medir; por ejemplo:segn la Ley de
Comunicaciones, segn el Plan de Erradicacin de la Pobreza

El siguiente diagrama muestra la estructura para la redaccin de un indicador

del primer nivel.

Elementos Bsicos Elementos Alternativos

+
Indicadores de acumulacin +
Preposicin De en +
Verbo
Sustantivo en Participio+
Plural Pasado + +
Complemento Circunstancial
Complemento
de Tiempo
Circunstancial
Complmento
de Lugar
Circunstancial de Tiemp

1 2 3 4 5 6 7

Nmero Total Cantidad Especificaciones Complementarias

Grfico N 3 Estructura de Redaccin de un Indicador de Primer Nivel

Fuente: Acevedo Diofante 2004

Una vez considerados los elementos anteriores, se procede a la Generacin de

Indicadores de Primer Nivel del Modelo de Gestin, entre ellos se tiene:

55
 (a) Elemento 1: Demandas

Los indicadores de este elemento permiten describir la cantidad de

requerimientos de servicios o productos tangibles o intangibles de clientes,
consumidores o usuarios internos o externos a la organizacin. Generalmente se
utilizan los siguientes verbos: solicitar, demandar, requerir, exigir y consignar. Ej.
total de crditos solicitados.

(b) Elemento 2: Insumo

Este elemento describe la variedad y categoras de los indicadores de

utilizacin de recursos de los que debe disponer la organizacin o parte de ella
para el desarrollo de un proceso de conversin. Los verbos utilizados son utilizar,
consumir, invertir, requerir, emplear, planificar, etc. Ej. Total de horas-vehculos
utilizadas en la venta del producto pinturas tipo a y b.

(c) Elemento 3: Proceso

Es una secuencia lgica de acciones, operaciones, fases o etapas desarrolladas

mediante la conversin eficiente de los recursos utilizados para atender oportuna y
productivamente las exigencias de clientes, consumidores y/o usuarios internos y
externos. Ejemplo: Registrar solicitud de servicios en sistema automatizado.

i. Fsico: Total de solicitudes de servicios registradas

ii. Cronolgico: Total de horas-hombre utilizadas en el registro de
demanda de servicios.

56
 iii. Econmico: Total de bolvares invertidos en el registro de demanda de
servicios.

(d) Elemento 4: Producto

Es el elemento que se genera como resultado de utilizar insumos mediante un

ptimo proceso de trabajo. Ejemplos: Cantidades de viviendas construidas, total
de rsticos vendidos.

Fase 3: Elaboracin y ensamblaje del diccionario de indicadores de primer

nivel de gestin y resultado.

Determinados los indicadores de primer nivel, stos se presentan en el

Diccionario que contempla un conjunto de caractersticas fijas uniformes que
permitan una lectura y entendimiento en forma prctica, rpida y segura. Las
caractersticas fijas que debe llevar son: ubicacin en el elemento del modelo,
numero, conceptualizacin y delimitacin, indicador, ilustracin y
modificaciones. Se pueden incluir ms elementos, sin embargo, no debe perderse
de vista la sencillez con que se estructura el diccionario.

Fase 4: Generacin de indicadores de segundo nivel de gestin y de

resultados.

La conversin de Indicadores de Primer Nivel a Indicadores de Segundo Nivel

se requiere para verificar el desempeo de la gestin y el nivel y tipo de resultado

57
que se obtienen, lo que amerita adems la profundizacin del conocimiento a
travs de informacin de valor.

Es por ello, que se denomina indicador de segundo nivel a una relacin de

numerador a denominador, estructurada con un determinado nivel de complejidad,
con la finalidad de verificar el nivel de cumplimiento ya sea de una gestin, o de
un resultado (efecto o impacto). El punto de partida para la generacin de
indicadores de segundo nivel, parte de la combinacin de categoras de variables
de la fase 2, como por ejemplo se observa:

X1= Fsica/econmica; X2= cronolgica/ fsica.,

X = Total horas-hombre utilizadas de personal de apoyo

Total de horas-hombre utilizadas de personal gerencial.

Una vez que se hayan generado los indicadores anteriores, se debe establecer
un procedimiento con el objeto de establecer el nivel de importancia a cada grupo
de ellos por cada elemento del Modelo de Gestin y Resultados; es decir, un
proceso de asignacin de valores de importancia a cada indicador generado en
cada elemento del modelo, por lo que la metodologa en estudio, utiliza una quinta
fase y la denomina Jerarquizacin de Indicadores de Segundo Nivel de Gestin y
de Resultados, lo que se convierte en criterio para elaborar los perfiles de cada
indicador, que es aplicado en la fase seis (06). La sola relacin del indicador de
segundo nivel, no es suficiente para activar decisiones diversas, se requiere de una
sistemtica descripcin de los elementos que describen tanto la manera de
utilizarlos, como la de administrarlos.

58
Fase 5: Jerarquizacin de indicadores de segundo nivel de gestin y de
resultados.

El proceso de asignacin de valores de importancia a cada indicadores

generado en cada elemento del Modelo de Gestin y de Resultados, a travs de los
instrumentos y tcnicas seleccionadas apropiadamente por los integrantes del
proyecto de medicin, y en base a criterios suficientemente compatibles con la
naturaleza de la unidad de anlisis, es lo que se entiende por jerarquizar.

Las razones que justifican la jerarquizacin de indicadores son las siguientes:

i. Si no existe jerarquizacin, podramos asignar importancia a indicadores

de poca relevancia influenciada mediante la percepcin individual y
discrecin de una o ms personas, en distintos momentos.

ii. Puede mejorar la combinacin de indicadores de primer nivel en la Fase

4, sirviendo de feedback para una mejor vinculacin que determine el
orden final de los mismos.

iii. Facilita la delimitacin de indicadores segn el tipo de usuario en la

organizacin.

iv. Sirve de criterio para el proceso de anlisis e interpretacin.

Opciones tcnicas para jerarquizar

En esta fase se disea una tabla de jerarquizacin del total de los indicadores
por cada elemento del Modelo de Gestin y de Resultados. Las opciones tcnicas
de jerarquizacin de indicadores pueden ser diversas, dentro de varias alternativas
se tiene:

59
Alternativa a: Consiste en un procedimiento de votacin bajo un sistema de
puntos; cada participante asigna un valor respecto de una calificacin del (1 al
10), hasta obtener todos los valores de todos los integrantes responsables de la
elaboracin del sistema de indicadores.

Alternativa b: La organizacin puede elaborar un instrumento cuyas

caractersticas conduzcan a procesar valores segn la escala establecida. Estos
valores son proporcionados por personal experimentado de la organizacin, los
que posteriormente al ser computados, permiten observar el nivel de importancia
del conjunto de indicadores.

Alternativa c: Esta alternativa puede resultar de una combinacin de las dos

anteriormente descritas, se jerarquiza va votacin y promedios de los
participantes y luego se toman las jerarquizaciones de expertos de la organizacin.
Se suman valores y se dividen entre dos para obtener el valor definitivo por cada
indicador., al final resultar el orden final por conjunto de indicadores para cada
elemento del modelo.

Alternativa d: Deben producirse criterios de jerarquizacin para cada

elemento; posteriormente deben asignarse factores de ponderacin para cada uno
de ellos, para el factor de ponderacin habr que producir un instrumento que
permita al grupo estimar el peso de cada uno. Cabe mencionar, que existen varias
modalidades metodolgicas de jerarquizacin y cualquiera de ellas puede ser
utilizada.

60
 Fase 6: Diseo de perfiles de indicadores de segundo nivel.

Puede expresarse el perfil de un indicador como el conjunto de elementos

caractersticos que facilitan su descripcin, clasificacin, administracin y
utilizacin, en el marco de la toma de decisiones estratgicas, tcticas y
operativas. El indicador que haya sido seleccionado debe conservar ms o menos
particularidades que permitan conocerlo y hacerlos amigable con un responsable
de su administracin y utilizacin, lo que adicionalmente debe facilitar los
distintos cambios a que haya lugar o decretar su desaparicin, cuando no resulte
justificado para los propsitos establecido en la unidad de anlisis. Para efectos de
un manejo tcnico y mantener uniformidad en la descripcin de un indicador, se
recomienda abordar los siguientes elementos:

(a) Nmero correlativo del indicador en el sistema.

(b) Tipo de indicador segn modelo de gestin y resultado.
(c) Categora de las variables del indicador.
(d) Unidad de medida del indicador.
(e) Conceptualizacin y delimitacin del numerador.
(f) Conceptualizacin y delimitacin del denominador
(g) Asignacin de denominacin al indicador.
(h) Complejidad de la estructura.
(i) Criterio aritmtico, estadstico o matemtico para integrar y leer
indicadores de segundo nivel.
(j) Tendencia del indicador segn deber ser.
(k) Tipo de corte.
(l) Repercusin automtica de un indicador con respecto a otro.
(m)Objetivo y propsito de un indicador.
(n) Causas que pueden incidir en el comportamiento del indicador
(o) Posibles estrategias para gerenciar desvos de un indicador.
(p) Nivel de desagregacin del indicador.
(q) Localizacin de la fuente de informacin y datos numricos.
(r) Situacin de la fuente de informacin.

61
 (s) Periodicidad de uso del indicador.
(t) Jerarqua de indicadores.
(u) Usuarios del indicador.
(v) Responsables del indicador.
(w) Rangos de desempeo del indicador.

En esta investigacin slo sern utilizados los elementos necesarios y tiles

para construir el perfil de los indicadores que sern estudiados en la evaluacin de
la gestin de la unidad de anlisis.

Definicin de trminos bsicos

Evidencias: Pruebas que respaldan el contenido del informe del auditor y que
son obtenidas a travs de los diversos medios empleados en l proceso de
auditora.

Metas: Resumen cuantitativo, especfico y cronolgico de las acciones y

actividades a realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados por la
organizacin.

Objetivos: Planteamientos conceptuales y formales de lo que se quiere o

espera alcanzar alguna vez, que permiten guiar y evaluar la ejecucin de los
planes, programas, proyectos o actividad de una organizacin.

Planificacin: Establecimiento de las actividades de las diferentes etapas,

considerando tiempo y recursos necesarios, orientadas hacia el alcance de las
metas y objetivos de la organizacin.

Resultados: Logros en trminos cuantitativos y/o cualitativos de los

objetivos establecidos, durante un perodo determinado.

62
 Variable: Representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la
cual asumir distintos valores que dependern del momento de su observacin,
expresada con la unidad de medida apropiada a la respectiva caracterstica.

Operacionalizacin de las variables

Para Bernal (2006), es una caracterstica, atributo, propiedad o cualidad que

puede estar o no presente en los individuos, grupos o sociedades; se presenta en
matices o modalidades diferentes o en grados, magnitudes o medidas distintas a
lo largo de un continuum. En este sentido es la relacin entre caractersticas
atributos, propiedades o cualidades que definen el problema objeto de la
investigacin.

Por su lado Hernndez y otros (2005), la definen como una propiedad que
puede variar (adquirir diversos valores) y cuya variacin es susceptible de medir.
Se entiende entonces, que las variables son cualidades observables de algo factible
de cambio o variacin y por ende medibles.

Es por ello que segn el planteamiento del problema las variables a analizar en
esta investigacin son: la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del
Estado Yaracuy

Es as como, las variables representan los elementos o factores examinados en

la investigacin. Las mismas se operacionalizan desglosando en aspectos cada
vez ms sencillos, que permiten la mxima aproximacin para poder medirlos.

Segn Balestrini (2006), la definicin conceptual de la variable permite

visualizar el enfoque que el autor da a la investigacin y su operacionalizacin
en indicadores determina la relacin de los objetivos del estudio, la teora y los
tems para la culminacin de la investigacin, su operacionalizacin es

63
considerada como el procedimiento de pasar de la variable a la dimensin y de
esta a los indicadores.

Definicin conceptual de las variables.

La auditora operacional consiste en hacer un estudio integral de una entidad

con el fin evaluar los diferentes procesos y establecer las areas criticas o
medulares del mismo, con el fin informar a las unidades administrativas y la
gerencia las posibles desviaciones y causas que origina debilidades y amenazas en
el cumplimientos de objetivos y metas.

Para efecto del presente estudio se realizara las dimensiones que se encuentre
inmersa en las variables considerando los objetivos especficos de estudio.

Las dimensiones en la que se encuentra inmersa estas variables son:

La dimensin estratgico gerencial, la que ocupa del seguimiento de la

planificacin estratgica de la entidad como punto de partida de la auditora
operacional. Esta dimensin se evaluara tomando como indicadores misin,
visin, objetivos, metas, organigrama, lneas de mando, procesos, clientes,
productos.

Igualmente esta la dimensin administrativa y sistmica, referida a la

aplicacin de este enfoque de la direccin administrativa a evaluar. Examina
adems de las funciones o actividades dentro de una organizacin la
administracin de la misma, considera su sistema de informacin, manual de
normas y procedimientos, polticas, cumplimiento de normativas legales,
confiabilidad de la informacin, plan operativo, presupuesto, resultados de
gestin, costos reales versus costos estimados. Puede tambin realizar una
descripcin microscpica de la estructura de la empresa, estudiar su forma desde
numerosos ngulos.

64
 Por ultimo la dimensin eficiencia y eficacia, referida a la aplicacin de un
enfoque que permita evaluar el, los criterios de usos de los recursos disponibles
(humanos, activos, financiamiento, tiempo) desde el punto de vista de la gestin y
la evaluacin del cumplimiento de las metas.

65
Cuadro No. 1 Operacionalizacin de las Variables.

Fuente: Prez (2009)

66
 CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

Naturaleza de la Investigacin

Este trabajo en particular consiste en realizar una evaluacin la eficiencia y

eficacia de los procesos operativos en la Direccin de Control de la Administracin
Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy, por consiguiente, se describen
minuciosamente la metodologa y procedimientos para cumplir con la misma y paso
por paso se va documentando dicho proceso, como plantea Hurtado (1998),
quien expone que en este tipo de estudio, la tarea fundamental del investigador
mismo y de la comunidad cientfica es valorar el proceso investigativo en trmino
de sus resultados, logro de objetivos, pertinencia de las actividades realizadas,
alcances, aportes y limitaciones del investigador. (p. 179).

Por otra parte la investigacin se sustenta en un estudio de campo, tal y como

plantea el Manual de Trabajos de Grado, de Especializacin y Maestra y Tesis
Doctorales, de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador, UPEL (1998),
donde se define como: ...el anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con el
propsito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, (p. 5).

El manual para presentacin del trabajo conducente al grado acadmico de:

especializacin, maestra y doctorado de la Universidad Centroaccidental Lisandro
Alvarado (2002) define estudios de campo: se entender por investigacin de campo

67
la aplicacin del mtodo cientfico en el tratamiento de un sistema de variables y sus
relaciones, las cuales conducen a conclusiones y al enriquecimiento de un campo de
conocimiento o disciplina inherente a la especialidad, con la sustentacin de los
experimentos y observaciones realizadas.

Como Investigacin de campo el autor deber incluir: Un captulo introductorio en

el que se plantee el problema en forma relevante, con slida justificacin de donde se
deriven los objetivos de estudios, incluyendo elementos tericos de sustentacin que
permitan orientar la bsqueda. Describe de una vez las fuentes de datos utilizadas, la
utilidad de estudio, las limitaciones y el alcance del trabajo, sealando las hiptesis o
supuestos si proceden.

Un captulo referente a revisin bibliogrfica que incluya aquellas publicaciones

ms significativas y necesarias para preparar al lector a la subsiguiente discusin.
Debe ser exhaustiva y relacionada con el tema objeto de estudio. Se deben
seleccionar las publicaciones que sirvan de antecedente al trabajo a realizar. El
estudiante deber asegurarse que todo el material citado sea interpretado con claridad y
las citas deben hacerse con absoluta fidelidad. Adems, deben operacionalizarse las
variables del estudio.

Un captulo donde se describa un modelo metodolgico que explique los

procedimientos utilizado, fuente de datos, instrumentos, poblacin y tratamiento
estadstico para el anlisis de los datos. Aqu se define el diseo de investigacin y
las tareas de operacionalizacin, los materiales y mtodos. Este captulo es
fundamental porque de estas actividades depende la validez de la investigacin.

A nivel de trabajo final debe contener, adems de los anteriores, un captulo central
donde se desarrollen los resultados, los cuales se describirn en forma lgica,
objetiva, exacta y que sea fcil de comprender e interpretar. Puede expresarse en
forma de cuadros, figuras, diagramas, etc., sin incluir resultados irrelevantes o datos

68
que no puedan ser interpretados. Los resultados deben ordenarse de tal modo que las
evidencias ms convincentes queden al final y aquellos cuadros o ilustraciones de
menor relevancia deben incluirse en material de referencia, en el aparte de anexos.

Este captulo incluir un anlisis de los resultados enfocndolos con base a la

informacin obtenida, a las teoras existentes y a las hiptesis, si proceden,
explicando el porqu de ellas. Se debe sealar las relaciones entre la realidad
observada, interpretando el significado tanto de lo percibido como de los hechos y su
explicacin, las relaciones entre causa-efecto y sus implicaciones tericas. Este punto
requiere de un razonamiento lgico por parte del investigador.

Un captulo de conclusiones y recomendaciones donde se indique en forma lgica,

sinttica y concisa los hechos nuevos y su aporte a la ciencia. Deben ir en orden de
importancia.

Al respecto Arias (1999) plantea sobre la investigacin de campo lo siguiente "en

la investigacin de campo los datos se recolectan directamente de la realidad donde
ocurren" (p. 48), y el mismo autor seala la investigacin es descriptiva en vista de
caracterizar el fenmeno con el fin de establecer su comportamiento general. El autor
para poder recopilar la informacin, utilizara la tcnica de la encuesta mediante el
diseo de un instrumento tipo cuestionario estructurado que segn Fernndez y
Baptista (1991) "el cuestionario es un formulario formado por un subconjunto de
preguntas respecto a la variable a medir" (p. 285).

Es as, que como parte de la investigacin, se diagnosticar la situacin estratgica

gerencial de la entidad, as como la evaluacin del control interno con el fin de
determinar las reas critica y determinar la eficiencia y eficacia de la unidad
administrativa en cuestin.

69
 El cuestionado aplicado quedo diseado, con un total de treinta y cuatro (34)
tems, (Anexo B), que se medio a travs de una escala Likert, con dos (2)
alternativas: S = SI; N = NO;, asignndoles valores de dos (2) uno (1)
respectivamente.

Todas estas categoras sern adaptadas a la naturaleza de la investigacin y los

objetivos de la misma; delimitndose en l las variables en estudio, dimensiones e
indicadores; operacionalizados previamente en el cuadro de variables.

Poblacin y muestra

Poblacin

Segn Hernndez y otros (1998), la poblacin se define como el conjunto de

todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones (p. 210).

La poblacin de la presente investigacin est conformada por la Direccin de

Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del Estado Yaracuy, la
cual esta cuenta con un (1) Director, una (1) secretaria y veinticinco (25) Auditores.

Muestra

Para Balestrini (1998), la muestra es un subgrupo de la poblacin. Es un

subconjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus
caractersticas del que llamamos poblacin (p.23).

70
 La muestra es poblacional y de acuerdo a lo anteriormente explicado, est
conformada por veintisiete (27) trabajadores que laboran conjuntamente con las
actuaciones de la direccin en la consecucin de los objetivos planteados.

Para la seleccin de la muestra se consideraron los lineamientos sealados por

Martnez (2000), quin plantea que la muestra intencional, no busca la
generalizacin como meta, sino ofrecer resultados y sugerencias para instaurar
cambios en una institucin, empresa, grupo o comunidad particular (p. 55). Por esta
razn, se tomara la misma poblacin en su totalidad para la muestra.

A su vez, la muestra ser de tipo censal, definida por Tamayo (1999) como la
muestra en la cual entran todos los miembros de la poblacin.

Tcnicas de recoleccin de la informacin

Como tcnica de recoleccin de datos, se utilizo el instrumento (cuestionario)

estructurado segn anexo A, para conformar el diagnstico de la situacin, sta fue
desarrollada por el autor, a la muestra seleccionada.

Igualmente, se aplicaron estrategias de observacin directa con el fin de

conocer a cabalidad la realidad de las operaciones, y la necesidad de la
evaluacin, tomando en cuenta para todo esto las tcnicas de evaluacin que se
utilizan en auditora, as como tambin fuentes bibliogrficas de autores con
amplia experiencia en esta rea, y, especficamente en la operacional.

Adems se tomo en consideracin la estructura administrativa de la

Contralora del estado Yaracuy, con el fin de aplicar la Primera fase de
evaluacin, que tiene que ver con la planificacin estratgico gerencial de la

71
misma, la elaboracin de Programas de Auditora ajustados a las necesidades
de la Organizacin y muy especialmente de la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central.

Otra tcnica que se utilizo, adems de las propias de la observacin en

auditora y evaluacin, fue la encuesta, la que de acuerdo con Hurtado (1998),
consiste en:

Obtener la informacin a travs de preguntas a otras personas. Se

diferencia de la entrevista porque en la encuesta no se establece un
dilogo con el entrevistado y el grado de interaccin es menor. Los
instrumentos propios de la tcnica de encuesta son el cuestionario, la
escala, la prueba de conocimiento y los test. (p. 449).

Por lo tanto, para materializar esta tcnica se elaboro un instrumento de

recoleccin de datos bajo la forma de cuestionarios, que se aplico al director de
la unidad y constituyo una fuente bsica de datos de informacin. (Anexo B).

El cuestionario se elaborado sobre la base de las dimensiones e indicadores

relacionadas con el cuadro de operacionalizacin de la variable.

Segn Balestrini (1998):

El cuestionario, es considerado como un medio de comunicacin escrito
y bsico, entre el encuestador y el encuestado, y facilita traducir los
objetivos y las variables de la investigacin a travs de una serie de
tems, previamente preparados de forma cuidadosa, susceptible de
analizarse en relacin al problema estudiado. (p. 138).

72
 Validacin de cuestionario

La validacin de un instrumento de recoleccin de datos es importante, ya que

garantiza la calidad de las respuestas que sern obtenidas posteriormente. Con
relacin a este aspecto, Hernndez y otros (1998) sealan que ... la validez, en
trminos generales, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la
variable que pretende medir... (p. 115), por lo que una vez elaborados los
instrumentos de recoleccin de informacin, stos fueron sometidos al juicio de tres
expertos en el tema, dos Contadores Pblicos Especialistas en Contadura mencin
Auditora y un Metodlogo, con el fin de que analizaran los tems y luego de revisar
el instrumento propusieron las modificaciones requeridas, lo que permiti el rediseo
de los instrumentos basado en las sugerencias de los expertos. (Anexo C).

El instrumento aplicado, podemos resumir que las preguntas desde la N 1 a la

N 16 se evala la variable Estratgica Gerencial; desde la N 17 a la N 34; se evala
la variable administrativa y sistmica. (Anexo B)

Confiabilidad

Segn Hernndez y otros (1998, ob.cit), existen diversos procedimientos para

calcular la confiabilidad de un instrumento de medicin, esta se refiere al grado en
que su aplicacin repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados
(p.235). Se utilizara frmulas estadsticas para calcular el coeficiente de
confiabilidad, la cual oscila entre 2 y 1, donde uno (1) significa nula confiabilidad y
dos (2) representa mximo de confiabilidad. Para la presente investigacin la
confiabilidad del instrumento se determinar a travs de la Frmula de Alpha de
Cronbach mediante una prueba piloto a 10 sujetos con caractersticas similares a la
poblacin.

73
 Formula

K 1 Si 2
K1 St2
Donde:
K = Nmero de tems del instrumento.
Si2 = Varianza de cada tems.
St2 = Varianza del instrumento.

El valor del coeficiente representa las veces que el instrumento obtendr iguales
o similares valores de cada 100 que se aplique, por lo que en la medida que su valor
sea ms cercano a 100% el instrumento seria ms confiable.

Cuadro N 2 Coeficiente y Grado de la Confiabilidad.

Coeficiente Grado
1 Perfecta
0.80 0.99 Muy Alta
0.60 0.79 Alta
0.40 0.59 Media
0.20 0.39 Baja
0.01 - 0.19 Muy Baja
0 Nula

Sustituyendo los valores correspondientes en la frmula, donde se estimara la media

y la varianza con base a la sumatoria de los valores asignados en los diferentes tems,
se tendr el coeficiente y grado de confiabilidad (Anexo C).

34 1 3,51
34 1 10,04

74
 34 (1 0,3496)
1,03 * (0,6504)
0,6699

Este valor indica que cada vez que se aplique el instrumento a grupos de sujetos.
El 67 % de ellos responder de igual forma que esta aplicacin, reflejando la
confiabilidad alta.

Tcnica de anlisis de datos

A medida que se elaborarn los procedimientos y mtodos, el investigador debe

ocuparse de los medios por los cuales se reunirn los datos necesarios. Hay que reunir
datos apropiados y analizarlos. En este sentido Hurtado (1.998) expresa que dicho
proceso consiste entonces en el recuento, clasificacin y ordenacin de los datos. Es
necesario presentarlos ordenadamente, explicando o comentarlo de manera que
queden claros los resultados obtenidos en la investigacin. (p. 92).

Los datos obtenidos con los instrumentos de recoleccin son representados en

cuadros de distribucin de frecuencias (Anexo E) y grficos realizados en EXEL,
que posteriormente fueron analizados e interpretados, con el fin de satisfacer las
interrogantes del estudio y cumplir con los objetivos planteados. El anlisis se
fundamentara en las bases tericas de la presente investigacin.

75
 CAPTULO IV

ANLISIS DE RESULTADOS

El presente estudio est fundamentado en evaluar la eficiencia y eficacia de los

Procesos Operativos en la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
de la Contralora del Estado Yaracuy. Este captulo muestra los resultados obtenidos
iniciando con el primer objetivo de la investigacin el cual consiste en realizar un
Diagnstico del sistema estratgico-gerencial de la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy.

En relacin con este objetivo se aplico el instrumento, contentivo de 34 preguntas

cerradas, con el fin de realizar un diagnstico de la unidad sujeto a control y analizar
los resultados obtenidos en este proceso; para el anlisis respectivo se utiliz el
software de aplicacin Excel con el cual se tabul una tabla de distribucin de
frecuencias y se grfico en forma de columna los resultados. (Anexo B y E).

Asimismo, se diseo un programa de auditora, con el fin evaluar y verificar la

informacin obtenida con el instrumento y se aplico cuestionario al director del rea
evaluada con el fin obtener informacin general de la direccin auditada; en este
programa de auditora se aplico las fases de una auditora operacional establecidas
por Torres (2003) a saber: Fase I, Estudio preliminar; Fase II, Comprensin de la
entidad auditada; Fase III, Seleccin de reas crticas o dbiles; Fase IV, Examen
detallado de las reas crticas; Fase V, Comunicacin de resultados. (Anexo G)

Los resultados obtenidos en el instrumento y la fase I y II del programa de

Auditora Operacional se refleja a continuacin:

76
Variable: Gestin Administrativa
Dimensin: Estratgica Gerencial

Cuadro N 03 Resultado absoluto de indicador Misin

Pregunta SI % NO %
1.-Se encuentra definida la misin de la 27 100 0 0,00
organizacin?
2.- Se difunde al personal la misin de la 5 18,5 22 81,48
organizacin? 2
3.- Se siente identificado con la misin de la 6 22,2 21 77,78
organizacin? 2
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 05 Resultado absoluto de indicador Misin

Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

De acuerdo a los resultados del instrumento se observa, para el indicador misin, que
un 100 % de la muestra encuestada opin que la misin est definida, representando una
fortaleza en su razn de ser como organizacin, Sin embargo 81,48 % expresa que la
misma no se difunde dentro de la organizacin, de igual forma un 77,78 % opina que no se
siente identificado con la misin lo que constituye una debilidad dentro de la Contralora
del estado Yaracuy, cuya misin debe ser de conocimiento e identificacin de todo el

77
personal. Sobre este particular, seala Serna, G. (2000) que la misin es la formulacin de
los propsitos de una organizacin que la distingue de otros negocios en cuanto al
cumplimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados, y el talento humano que
aporta el logro de estos propsitos.

En el proceso de verificacin se comprob a travs de la investigacin documental que

la Misin de la organizacin est reflejada en el Plan Operativo Anual 2008, sin embargo
no se observo su difusin en los medios informativos disponibles en la organizacin tales
como carteleras, pgina Web, afiche o pendones. (Anexo H y M-01).

Cuadro N 04 Resultado Absoluto del indicador Visin

PREGUNTA SI % NO %
4.-Se encuentra definida la visin de la 24 88,89 3 11,11
organizacin?
5.- Se difunde al personal la visin de la 5 18,52 22 81,48
organizacin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 06 Resultado Absoluto de Dimensin Visin

Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

78
 De acuerdo con los resultados obtenidos, un 88,89 % considera que la visin de la
organizacin est definida, Sin embargo un 81,48 % expresa que sta no se difunde dentro
de la institucin, representando una debilidad de la institucin. En este sentido seala
Serna, G. (2002) que la visin es un Conjunto de ideas generales, algunas de ellas
abstractas que provee el marco de referencia de lo que la empresa es y quiere llegar a ser en
el futuro.

En el proceso de verificacin se comprob a travs de la investigacin documental que

la Visin de la organizacin existe y es reflejada en el Plan Operativo Anual 2008, sin
embargo no se observo su difusin en los medios informativos disponibles en la
organizacin, tales como carteleras, pgina Web, afiche o pendones. (Anexo H M-
01).

Cuadro N 05 Resultado Absoluto de indicador Objetivos y Metas de la Direccin

PREGUNTA SI % NO %
6.-Estn claramente definidos los objetivos 14 51,85 13 48,15
de la direccin?
7.-Estn claramente definidas los metas de la 14 51,85 13 48,15
direccin?
8.-Las metas establecidas por la direccin 2 7,41 25 92,59
son factibles de realizar?
9.-Las metas establecidas por la direccin 25 92,59 2 7,41
son medibles en el tiempo?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 07 Resultados absoluto de indicador Objetivos y Metas de la Direccin

79
 Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

En el indicador objetivos y metas, los resultados de la encuesta indican un 51,85 %

que si se conocen cuales son los objetivos y las metas de la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central, en tanto que el 92,59 % expres que dichas metas no
son factibles de realizar, y un 92,59 % opina que las metas de la direccin son
medibles en el tiempo. En este sentido, el hecho de que estn definidos los objetivos y
metas y que sea e conocimiento del personal adscrito a la direccin representa una
fortaleza la organizacin, sin embargo el hecho de que el personal opine no sean
factible de cumplir, representa una debilidad significativa de la institucin.

Con respecto a esta informacin se realizo investigacin documental para verificar

los resultados antes mencionados y se comprob que en la resolucin administrativa
CGEY N 055/2008 y el Plan Operativo 2008 estn definidos los objetivos y metas
de la direccin, en cuanto a la factibilidad de cumplimiento de las mismos as como la
medicin en el tiempo de dichas metas, ser analizado a travs de indicadores los
cuales son parte la fase IV de programa de auditora y del ltimo objetivo de esta
investigacin. (Anexo H, I, J).

Cuadro N 06 Resultados absoluto de indicador Estructura y Lneas de Mando

PREGUNTA SI % NO %
10.-Estn claramente definidos la estructura 27 100 0 0,00
organizacional de la organizacin?
11-Se encuentra formalmente establecida las 24 88,89 3 11,11
lneas de mando de la organizacin?
12- Se respetan las lneas de mando de la 24 88,89 3 11,11
organizacin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

80
 Grfico N 08 Resultado absoluto de Indicador Estructura y Lnea de Mando
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Los resultados obtenidos en cuanto a el indicador estructura y lneas de mando,

indica un 100% de la muestra encuestada, que la estructura organizativa de la
Contralora del estado Yaracuy est definida, asimismo se observa que los resultados
para el indicador lnea de mando, un 88,89 % de la muestra encuestada contest que
s estn establecidas las lneas de mando y que estas son respectadas dentro de la
Direccin.

Se verifico esta informacin a travs de la investigacin documental y se

determino que la estructura organizativa y las lneas de mando estn claramente
definida en la Resolucin Administrativa CGEY N 056/2008 y Plan Operativo Anual
2008 (Anexo H, L, M-01, M-02, M-03).

Cuadro N 07 Resultado Absoluto de indicador Objetivos/Actividades

PREGUNTA SI % NO %
13.-Existe relacin entre los objetivos de la 27 100 0 0
organizacin con las actividades que se desarrollan
en la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

81
 Grfico N 09 Resultado Absoluto de indicador Objetivos/Actividades
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

De acuerdo a los resultados obtenidos, un 100 % de la muestra encuestada contest

que los objetivos de la organizacin y las actividades que se desarrollan en la
direccin tienen relacin. En este sentido se verifico a travs de la observacin la
existencia de los objetivos y metas de la direccin en el Plan Operativo 2008
asimismo se analizo la relacin de estos objetivos con la misin de institucional,
comprobndose la relacin existente entre las actividades los objetivos y la misin .
(Anexo H y M-01).

Cuadro N 08 Resultado Absoluto de indicador Clientes

PREGUNTA SI % NO %
14.-Se encuentra definido los clientes 24 88,89 3 11,11
internos de la direccin?
15.-Se encuentra definido los clientes 25 92,59 2 7,41
externos de la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

82
 Grfico N 10 Resultado Absoluto de Dimensin clientes
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

DE acuerdo a lo sealado, para la dimensin clientes internos y externos, refleja

que un 88,89 % y 92,59 % respectivamente, consideran que estn plenamente
identificados los clientes internos y externos, en la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central.

Se comprob la informacin relacionada con los clientes de la direccin a travs

del anlisis del Plan Operativo Anual 2008 y la normativa legal que rige a la
organizacin especficamente a la direccin sujeto de control, asimismo en el
cuestionario de control interno aplicado a la mxima autoridad de la unidad
respondi claramente sobre los clientes interno y externos de la organizacin. (Anexo
F, H y M-06)

Cuadro N 09 Resultado Absoluto de indicador Productos

PREGUNTA SI % NO %
16.-Se encuentra definida los productos de 26 96,30 1 3,70
la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

83
 Grfico N 11 Resultado absoluto de indicador Productos
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

En referencia a los resultados obtenidos, para el indicador productos un 96,30 %

contest que la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central, tiene
claramente definidos sus productos. Sobre este particular se verifico a travs de la
investigacin documental comprobndose en Plan Operativo Anual 2008 la
definicin de los productos externos de la direccin, por otro lado en el cuestionario
de control interno aplicado a la mxima autoridad de la unidad auditada respondi
sobre los productos internos y externos de la direccin. (Anexo F, H y M-06)

Variable Gestin Administrativa

Dimensin: Administrativa

Cuadro N 10 Resultado Absoluto de indicador Manual de Normas y Procedimientos

PREGUNTA SI % NO %
17.-Existen manuales de normas y 3 11,11 24 88,89
procedimientos en la direccin?
18.-Se revisan y actualizan de manera 2 7,41 25 92,59
oportuna los manuales de normas y
procedimientos de la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

84
 Grfico N 12. Resultado Absoluto de indicador Manual de Normas y Procedimientos
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Los resultados obtenidos en estas interrogantes sobre manual de normas y

procedimientos, refleja que un 88,89 % que no existen, asimismo un 92,59 % considera
que no se actualiza.

En este orden de ideas se comprob a travs de la investigacin documental e

indagacin con el personal, que no existe manuales de control interno y/o de procesos en la
direccin. Para verificar esta informacin se incluyo en el cuestionario de control interno
aplicado a la mxima autoridad auditada preguntas relacionadas con la existencia de
manuales de normas y procedimientos, en la cual respondi que en la direccin no existen
manuales de normas y procedimientos. (Anexo F).

Aun cuando no existen manuales de normas y procedimientos donde indique los

procesos a realizar por la unidad administrativa en estudio, se visualizo la existencia
de procesos para el logro de los objetivos y metas, entre lo que se destaca la
elaboracin de credencial a la comisin de Auditora, elaboracin de planificacin de
la Auditora, ejecucin de trabajo de campo e informe, cabe destacar que el autor
procede a realizar un flujogramas de procesos con el fin de evaluar el segundo
objetivo relacionado con las reas crticas (Anexo M-02, M-04 y M-05)

85
 Cuadro N 11 Resultado Absoluto de indicador polticas
PREGUNTA SI % NO %
19.-Existen polticas en la direccin? 5 18,52 22 81,48
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 13 Resultado Absoluto de indicador Poltica

Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

En cuanto al indicador polticas un 81,48 % de los encuestados opina que no existen.

Para confirmar tal aseveracin se realizo una indagacin con el personal y una
investigacin documental comprobndose la inexistencia de polticas internas en la
direccin. Cabe destacar que la inexistencia de manuales de normas y procedimientos, y
de polticas dentro de la organizacin trae como consecuencia que los funcionarios
adscritos a la direccin, realicen actividades de formas discrecionales.

Cuadro N 12 Resultado Absoluto de indicador Evaluacin de cumplimiento de normativas

86
 legales o sub legales
PREGUNTA SI % NO %
20.-Las actuaciones de la direccin se 23 85.19 4 14,81
realizan apegadas a las normas, leyes y
reglamentos?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 14 Resultado Absoluto de indicador Evaluacin de cumplimiento

de normativas legales o sub legales
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

De las repuestas planteadas por el personal en cuanto a la evaluacin de

cumplimientos de normativas legales o sub legales, refleja un 85,19 % que si existen
estos procedimientos y son apegado a las normativas legales correspondientes.

Se analizo la normativa legal que los rige con el fin de verificar si las operaciones
y los objetivos de la direccin guardan relacin con dichas normativas legales,
comprobando que se ajustan de acuerdo a lo establecido en las leyes y normativas
legales correspondientes. Asimismo se constato que la direccin sujeto a control para
ejecutar sus actuaciones debe apegar sus procesos y/o procedimientos segn lo
establecido en la Norma de Auditora de Estado. (Anexo M-04,M-06,M-07).

Cuadro N 13 Resultado Absoluto de indicador Verificacin de la evaluacin

87
 PREGUNTA SI % NO %
21.-Existe procedimiento de verificacin de: 2 100 0 0,00
confiabilidad de informacin, documentacin 7
y otras evidencias?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 15 Resultado Absoluto de indicador Verificacin de Informacin

Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Un 100 % opina que existen procedimientos para la verificacin de la

confiabilidad de informacin, documentacin y otras evidencias que respaldan los
informes de actuacin. Se verifico la normativa legal que rige las actuaciones
(Normas de Auditora de Estado); se constato en los expedientes de Auditora
revisado la existencia de papeles de trabajo que respaldan los hallazgos encontrados
adems de contener informe preliminar, definitivo y de resultado o ejecutivo. (Anexo
M-07)

Cuadro N 14 Resultado Absoluto de indicador Plan Operativo Anual y Presupuesto

PREGUNTA SI % NO %
22.-La direccin tiene establecido 17 62,96 10 37,04
formalmente un plan operativo anual?
23.-Se encuentra con un presupuesto 12 44,44 15 55,56
asignado que se corresponda con el plan
operativo de la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

88
 Grfico N 16 Resultado Absoluto de indicador Plan Operativo Anual y Presupuesto
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

De acuerdo con lo expresado por el personal encuestado, se observa que los

resultados del indicador plan operativo y presupuesto, un 62,96 % considera que la
direccin posee un plan operativo, la existencia del plan operativo constituye un
elemento favorable para la direccin, ya que est definido los objetivos y metas de la
misma, sin embargo un 55,56 % seala que el presupuesto asignado a la direccin no
se corresponde con el plan operativo existente, representando esta situacin una
debilidad para el cumplimiento de los objetivos y metas planteados en dicho plan.

Se comprob la existencia del plan operativo anual para el ejercicio 2008, este no
est formalmente aprobado por resolucin administrativa, sin embargo es tomado
como referencia para su cumplimiento dentro de la direccin y de la organizacin,
asimismo la evaluacin de su correspondencia econmica con las metas planificadas
ser analizado ms adelante y formara parte del ltimo objetivo del programa de
Auditora aplicado. (Anexo H).

89
 Cuadro N 15 Resultado Absoluto de indicador Presentacin de Resultados
PREGUNTA SI % NO %
24.-Los resultados de la gestin son 19 70,37 8 29,63
presentados oportunamente para su
evaluacin a otras unidades competentes?
25.- Se recibe informacin de resultados 1 3,70 26 96,30
oportunamente acerca de la evaluacin que
realizan otras unidades a la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 17 Resultado Absoluto de indicador Presentacin de Resultados

Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Los resultados expresan en el indicador presentacin de resultados, un 70,37 % de

los encuestados sealaron que los resultados de la gestin son presentados
oportunamente a otras unidades para su evaluacin y un 96,30 % considera que no se
recibe oportunamente informe acerca de la evaluacin realizada a estos resultados de
la direccin.

En investigacin documental y observacin no se evidencio informe de Auditora

Interna o de evaluacin de gestin en los periodos anteriores. Asimismo en
cuestionario de control interno aplicado a la mxima autoridad de la direccin,
respondi que enva plan operativo anual e informe de gestin a la Direccin

90
Tcnica y a la Unidad de Auditora Interna en cumplimiento a su requerimiento y
estas unidades no remiten a esta direccin informe de evaluacin correspondiente.
(Anexo F).

Cuadro N 16 Resultado Absoluto de indicador Costos reales versus estimados

PREGUNTA SI % NO %
26.-La direccin cuenta con instrumentos 2 7,41 25 92,59
para medir los costos reales versus los
costos estimados de gestin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 18 Resultado Absoluto de indicador Evaluacin de costos reales versus estimados

Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Un 96,30 % considera que no existen instrumentos que permitan medir los costos
reales versus los costos estimados de la gestin.

Se comprob a travs de Plan Operativo Anual 2008, la existencia de

indicadores de eficacia para medir la gestin en cuanto a las metas, estos indicadores
solo existen en formulacin y no cuentan con perfiles, en este sentido, el autor
considera que los indicadores presentados en el plan operativo no son suficientes para

91
medir la gestin, por lo que en la ltima fase de aplicacin del programa de Auditora
sern diseados indicadores para evaluar la eficacia y eficiencia de las operacin de la
direccin sujeta a control. (Anexo H y M-13).

Cuadro N 17 Resultado Absoluto de indicador recursos humanos

PREGUNTA SI % NO %
27.-La direccin cuenta con recursos 9 33,33 18 66,67
humanos debidamente capacitados?
28.- Las actividades asignadas al personal 14 51,85 13 48,15
de la direccin se corresponden con sus
conocimientos y capacidades?
29.- Se aplica evaluacin de desempeo al 4 18,81 23 85,19
personal adscrito a la direccin?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Grfico N 19 Resultado Absoluto de indicador Recursos Humanos

Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Los resultados que se observan, sealan un 66,67 % de los encuestados, que la

direccin no cuenta con personal debidamente capacitado; el 51,85 % piensa que las
actividades asignadas se corresponden con los conocimientos y capacidades y un
85,19 % opina que no se aplica una evaluacin de desempeo al personal adscrito a la
direccin.

92
 De acuerdo con los resultados se reviso los perfiles del personal adscrito a la
direccin obteniendo los siguientes resultados: 11 Licenciados en Administracin y
Contadura; 3 Abogados; 6 TSU en Administracin 1 arquitecto, 1 Ingeniero
Agrnomo 1 TSU en Recurso Naturales.

Segn cuestionario de control interno aplicado al director del rea, considera que
el personal pese a ser profesional y contar con aos de experiencias, no se encuentra
actualizado en materia sobre tcnicas de auditora emanadas de la Contralora General
de la Repblica.

Asimismo el director asegura que no se ha aplicado evaluacin de desempeo

desde el ao 2005, esta informacin fue constatada en los expediente de personal en
los cuales se evidencia la existencia de la ltima evaluacin de desempeo
corresponde al segundo semestre de 2005 (Anexo F, H, J)

Cuadro N 18 Resultado Absoluto de indicador activos

PREGUNTA SI % NO %
30.-La direccin cuenta con recursos 0 0 27 100
fsicos suficientes para ejecutar sus
trabajos?
31.- Se evalan en la direccin la 0 0 27 100
utilizacin efectiva de los recursos fsicos?
32.- Se evalan en la direccin la 0 0 27 100
utilizacin efectiva de los recursos
financieros?
33.- Se evalan en la direccin la 0 0 27 100
utilizacin efectiva del tiempo?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

93
 Grfico N 20 Resultado Absoluto de indicador Activos
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Las repuestas obtenidas, sealan que el 100 % de los encuestados considera que
no se evala la utilizacin del recurso fsico, recurso financiero y del tiempo.

Se realizo investigacin documental para comprobar tal aseveracin obteniendo

que no existen instrumento de evaluacin y/o normativo en la direccin. Se constato
a travs de cuestionario de control interno aplicado a director del rea donde
respondi en una de las interrogantes que no existe instrumentos de evaluacin de
recursos fsicos, financieros y de tiempo y en el plan operativo 2008, solo existe
indicador de eficacia en cumplimiento de metas sin contar con el perfil del indicador
(Anexo F).

Cuadro N 19 Resultado Absoluto de indicador Cumplimiento de Metas

PREGUNTA SI % NO %
34.- Se cumple a cabalidad en la direccin 13 48,15 14 51,85
los objetivos y metas programados?
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

94
 Grfico N 21 Resultado Absoluto de indicador Cumplimiento de Metas
Fuente: Resultados Cuestionario/ Prez 2009.

Los resultados, expresan un 51,85 % de los encuestados opinaron que si se cumple

con los objetivos y metas planificadas por la direccin mientras que el 48,15 %
considera que no se cumplen.

Se comprob la existencia de Plan Operativo 2008 y presupuesto 2008 asignado a

la direccin, as como las actividades, los productos y lapsos de tiempo establecidos
en la planificacin. En la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central,
solo se planifico 9 actuaciones fiscales denominadas Auditora. (Anexo H).

Para verificar esta planificacin, se debe disear y aplicar el indicador con su

respectivo perfil, el cual ser ejecutado en la fase IV del programa de auditora y
forma parte del captulo IV de esta investigacin.

Mediante la recopilacin y anlisis de esta informacin se dio cumplimiento al

primer objetivo especfico establecido en la presente investigacin, el cual consiste en

95
Diagnosticar la Situacin Estratgica y Gerencial de los Procesos Operacionales
de la Direccin de Control de la Administracin Central de la Contralora del
Estado Yaracuy. Determinndose ciertos aspectos en cuanto a su gestin:

La Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora

del estado Yaracuy es una unidad operativa de control posterior, encargada ejercer
efectiva y oportunamente el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos
y bienes estadales de los rganos y entidades centralizadas sujetos a su control, as
como del Poder Legislativo Estadal.

El fin de esta unidad es el de garantizar el buen uso de los recursos estadales en

aras del bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos, cuyas actuaciones se
orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones, fiscalizaciones, exmenes,
estudios, anlisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza para
verificar la legalidad, exactitud, sinceridad, y correccin de sus operaciones, as como
evaluar el cumplimiento de las polticas y de las acciones administrativas, la eficacia,
eficiencia, economa, calidad e impacto de su gestin.

En este sentido esta unidad est adscrita a la una Direccin General a quien le
debe reportar lo referente a la planificacin del plan operativo anual, as como los
resultados de su gestin.

Con respecto a las reas estratgico gerencial y administrativas existen las

siguientes debilidades:

(a) Escasa divulgacin al personal del componente estratgico de la institucin

como son la misin y la visin. Este hecho es producto de la debilidad de los
sistemas de comunicacin de la institucin, ya que si en una organizacin se
desconoce estos elementos estratgicos el riesgo de obtener xito es la gestin
es relativamente alto.

96
(b) Insuficiencia recursos fsicos y tecnolgicos para el cumplimiento de las
funciones organizacionales. Esta situacin obedece a la ausencia de
planificacin en cuanto a dotacin de equipos necesarios para el cumplimiento
de las actividades propias de la organizacin y a la baja asignacin
presupuestaria aprobada en las partidas de adquisicin de activos.
(c) Inexistencia de polticas interna y de manuales de normas y procedimientos en
la direccin. Esta situacin se debe a la deficiencia en el sistema de control
interno, falta de actitud e inters de la mxima autoridad especficamente en la
responsabilidad de la elaboracin de los diferentes manuales y de polticas
internas lo que trae como consecuencia que el recurso humano que ingres o
que actualmente labora en la direccin de control, realice las actividades de la
direccin de forma discrecionales.
(d) En este sentido es importante sealar que el organigrama estructural se debe
complementar con un manual de organizacin donde se asignen
responsabilidades, acciones, relaciones jerrquicas y funcionales.

(e) Inexistencia de perfil de los indicadores para la medicin de gestin de la

direccin, debido a la falla en la planificacin anual de la gestin.
(f) La Oficina de Recursos Humanos no cuenta con el registro de informacin de
cargos donde se establece la competencia que debe poseer el personal para
cumplir adecuadamente sus funciones.
(g) Inexistencia de un plan de capacitacin y actualizacin para el personal
auditor de la direccin sujeto a control, sobre este particular en la partida de
capacitacin para el personal adscrito a la organizacin resulta insuficiente,
aunado a los altos costo de capacitacin en materia de control fiscal, lo que
evidencia una falta de planificacin y asignacin presupuestaria en la partida
de capacitacin al personal.

97
Evaluacin del control interno de la Direccin de Control de la Administracin
Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy.

La Contralora General de la Repblica en su reglamento (2009) define el proceso

medular como Un Conjunto de procedimientos ordenados de forma lgica que
conducen a la produccin de bienes o a la prestacin de servicios que son
considerados de importancia estratgicas para el rgano o ente que los ejecuta

En este sentido el proceso medular o rea crtica identificada para la Direccin de

Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy,
son las diversas actividades que ejecuta esta direccin de control que guardan
relacin con la ejecucin de las actuaciones fiscales, ya que las mismas estn
relacionadas con la misin de la organizacin.

Sobre este particular en la etapa del diagnostico se observo que el proceso medular
o rea crtica de la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central es la
ejecucin de la auditora como se describe a continuacin (Cuadro No. 20):

98
Cuadro No. 20 Proceso Medular de la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central

EJECUCIN DE LAS ACTUACIONES FISCALES

ENTRADA INS
1. Planificacin de Auditora Recursos humanos
(Plan Operativo Anual) (25 Auditores, un director, una secretaria)
Recursos Fsicos
(Mobiliarios, equipos de computacin, leyes
materiales y suministros)
Recursos Financieros:
Presupuesto asignado
Recursos de tiempo
360 das
PROCESO PRO
1. Planificacin de auditora y elaboracin de programa 10 das Informe Preliminar (Interno)
2. Trabajo de campo 10 das Informe Definitivo (Externo)
3. Informe Preliminar 10 das
4. Descargo 10 das
5. Informe Definitivo 5 das
6. Informe de Resultado 5 das
-------------
Total 50 das hbiles
Fuente: Plan operativo anual 2008

Se observo que los lapsos de ejecucin de actuaciones planificados en Plan

Operativo Anual 2008 est establecido en das para cada actividad de la actuacin, lo
cual supone el consumo y uso de horas hombres, horas maquinas, tiempo y de
recursos financieros.

Con base a lo antes expuesto, y tomando en cuenta el nmero de auditoras

planificadas para el ejercicio fiscal 2008, el autor realiz hojas de clculos el sobre lo
planificados y ejecutados, correspondientes al uso el del tiempo (das), recurso fsico
(horas mquinas), recursos humanos (las horas hombres programadas), los recursos
financieros (bolvares), obteniendo los siguientes:
(a) Meta planificada: 9 auditoras

(b) Planificacin del tiempo: 360 das

(c) Planificacin del recursos Fsicos: 8.640 Horas Maquinas

(d) Planificacin de Recursos Humanos: 14.400 Horas Hombres

99
(e) Planificacin de recursos financieros: 1.952.896.46 Bolvares

Anexo (M-09, M-11, M-13 y M-15)

Cabe destacar que la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central,

segn informe de Gestin 2008 ejecuto segn se describe a continuacin:
(a) Meta Ejecutada: 6 auditoras

(b) Tiempo utilizado: 330 das

(c) Planificacin del recursos Fsicos: 7.680 Horas Maquinas

(d) Planificacin de Recursos Humanos: 12.480 Horas Hombres

(e) Planificacin de recursos financieros: 1.814.828,52 Bolvares

Anexo (M-10, M-12, M-14 y M-16)

El autor procede a realizar el anlisis comparativo de la planificacin y ejecucin

as como las fechas de los instrumentos administrativos que demuestran el
cumplimiento de las fases de auditora dentro de la direccin de control, con el objeto
de obtener las causas que originaron esta situacin, comprobando que todo los
proceso de las actuaciones fiscales representan el proceso medular del ente, ya que el
retraso de alguna de sus fases implica el retardo del producto final. (Anexo M-17).

Para darle cumplimiento al tercer objetivo de esta investigacin relacionado con la

Determinacin del grado de eficacia y eficiencia de los procesos operativos en
la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora
del estado Yaracuy, se continua con la aplicacin del programa de Auditora
operacional en sus fases IV y V, haciendo nfasis al proceso medular antes
identificado. Al respecto, se debe identificar los posibles hallazgos de Auditora a
travs de la aplicacin de indicadores de gestin.

100
Identificacin y desarrollo de las caractersticas de los posibles hallazgos de
auditora operativa

Esta actividad requiere la evaluacin a travs de indicadores de gestin,

considerando la inexistencia de los mismo, el autor procedi a elaborarlos, para lo
cual se procedi a utilizar la metodologa de Diofante Acevedo (2004), para la
generacin de indicadores de gestin y as medir la eficacia y eficiencia del procesos
medular sealado en el tercer objetivo especifico de esta investigacin.
(Anexos ; N-01; N-02; N-03; N-04; N-05).

Aplicacin de indicadores

Titulo: EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS

Cdigo: ECM

Formula:
Total de auditoras realizadas
ECM =
Total de auditoras planificadas

Datos: 9 informe de auditora definitiva planificados

6 informe de auditora definitiva realizados

6
ECM = = 0,67 => 67 %
9

Anlisis:

El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 4, se considera

gestin buena, en relacin con las actuaciones planificadas con el nmero de
actuaciones realizadas, ya que de 9 actuaciones planificadas solo se culminaron a

101
31/12/2008 seis (6) y tres (3) auditoras quedaron en proceso y fueron trasladadas
para ser culminadas al ao 2009.

Al respecto, los motivos que justifican tal situacin, se observo en expedientes

auditoras que para la actividad ejecucin de campo en la auditora fue solicitada
prorroga de 10 das hbiles para cada actuacin, motivado a que la informacin
solicitada a los entes sujetos de control no fue consignada a las comisiones en la
oportunidad sealada.

Asimismo al momento de realizar el informe preliminar, se observo que los

mismos fueron entregados a los 15 das posteriores a la culminacin del trabajo de
campo.

En consecuencia, esta situacin refleja un retraso en las auditoras con un tiempo

superior a lo planificado por el orden de 15 das hbiles adicionales cada una
sumando un total 90 das adicionales.

Titulo: EFICIENCIA EN EL DESEMPEO DEL RECURSO HUMANO

Cdigo: ED RR-HH

Formula:

Total de horas hombre utilizadas en la realizacin de auditoras

ED RR HH =
Total de horas hombre programadas en la realizacin de auditoras

Datos: 14.400 horas hombres programadas para realizar 9 auditoras

7.680 horas hombres programadas para realizar 6 auditoras
10.560 horas hombres utilizadas para realizar 6 auditoras

10.560
ED RR HH = = 1,375 => 137,50 %
7.680

Anlisis:

102
 El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 5, se considera
gestin regular, en relacin con el nmero de horas hombres utilizadas con respecto al
nmero de horas hombres planificadas en el proceso.
En este sentido, el recurso humano empleo un 137,50 % de horas hombres para la
realizacin de la auditora con respecto al estndar planificado. Esta situacin se debe
a que, en la planificacin que se realiza para el plan operativo anual, no se sigue un
estndar adecuado a la naturaleza de las actuaciones y de la complejidad de las
instituciones sujetas a control.

Asimismo, los auditores no poseen un conocimiento integral de los nuevos

procesos, enfoques y requerimientos para el desarrollo de la auditora, a los fines de
alcanzar los propsitos fijados en los programas de auditora.

Titulo: EFICIENCIA EN EL USO DEL RECURSO FISICO

Cdigo: EU RR-FF

Formula:

Total de horas maquinas utilizadas en la realizacin de auditoras

EU RR FF =
Total de horas maquinas programadas en la realizacin de auditoras

Datos: 8.640 horas mquinas programadas para realizar nueve (9) auditoras
7.680 horas mquinas programadas para realizar seis (6) auditoras
5.760 horas mquinas utilizadas para realizar seis (6) auditoras

7.680
EU RR FF = = 1,3333 => 133,33 %
5.760

Anlisis:

103
 El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 3, se considera
gestin buena, en relacin con el nmero de horas mquinas utilizadas con respecto al
nmero de horas mquinas utilizadas en el proceso.

Esta situacin, es consecuencia de los retrasos en la ejecucin de campo y de la

elaboracin de informe preliminar, ya que en los expedientes de auditoras reflejan
solicitud de prorrogas por parte de los auditores para la consecucin de estas
actuaciones entre la que se motivan la disponibilidad de equipos de computacin y la
entrega con retardo de documentos por parte de los entes sujetos a control.

En consecuencia, esta situacin refleja un retraso en las auditoras con un tiempo

superior a lo planificado.

Titulo: EFICIENCIA EN EL USO DEL TIEMPO

Cdigo: EU TP

Formula:

Total de das utilizadas en la realizacin de las auditoras

EU TP =
Total de das programadas en la realizacin de las auditoras

DATOS: 450 das planificados para realizar nueve (9) auditoras

240 das planificados para realizar seis (6) auditoras
330 das utilizados para realizar seis (6) auditoras

330
EU TP = = 1,375 => 137,5 %
240

Anlisis:

104
 El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 4, se considera
gestin regular, en relacin con los das planificados con respecto a los das utilizados
en el proceso de ejecucin de las auditoras, ya que de 9 actuaciones planificadas para
el ao 2008 solo se culminaron 6 auditoras y se traslado las 3 restantes par ser
culminadas en el ao 2009.
La situacin ante reflejada manifiesta la ausencia de controles y supervisin de la
alta gerencia, as como una planificacin no adecuada motivada a que los estndares
planeados para cada auditora no se ajustan a las complejidades de las actuaciones.

En dicha planeacin no se consideran las posibles amenazas existente en la

ejecucin de campo y a la de redaccin de informe tales como: retraso en la entrega
de documentacin por parte de los organismos sujeto a control, la cantidad, calidad y
pertinencia de la informacin solicitada por parte de los auditores, la capacidad
tcnica de los auditores, los das feriados y de descanso tanto de las instituciones
sujetas a control como la de los auditores, entres otros factores que puedan influir en
la culminacin de la actuacin.

Titulo: EFICIENCIA EN EL USO DEL RECURSO FINANCIERO

Cdigo: EU RR-FN

Formula:

Total de Bs. utilizadas en la realizacin de las auditoras

EU RR-FN =
Total de Bs. programadas en la realizacin de las auditoras

Datos: 1.952.896,46 Bs. Planificados para realizar nueve (9) auditoras

1.396.021,94 Bs. Planificados para realizar seis (6) auditoras
1.814.828,52 Bs. Gastados para realizar seis (6) auditoras

1.814.828,52 = 1.30 130 %

EU RR-FN =

1.396.021,94

105
Anlisis:

El resultado del indicador aplicado, se encuentra dentro del rango 3, se considera

gestin aceptable, en relacin con los bolvares utilizados con respecto al los
planificados en las actuaciones fiscales.
Sobre este particular, la institucin gasto el 92,93 % de los recursos planificados
para y solo ejecuto 67 % de la meta, en este asentido realizo gastos adicionales para la
consecucin de 6 auditoras por el monto aproximado 418.806,58 Bs. Esta situacin
tiene sus causales en fallas en la planificacin, debilidad de control y supervisin por
parte de la alta gerencia, establecimiento de estndares de auditora no adecuados a la
magnitud de la actuacin o a la complejidad de la institucin sujeto de control.

Como consecuencia, el plan operativo anual 2008 sufri un incremento en el

costo de la auditora y el plan operativo anual 2009 debe ser reformulado para
asignar las metas no cumplidas en el ejercicio anual 2008, asimismo se debe utilizar
recursos del ejercicio 2009 en dichas metas reprogramadas.

106
 CAPTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

La Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora

del estado Yaracuy, es una unidad operativa de control posterior, encargada ejercer
efectiva y oportunamente el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos
y bienes estadales de los rganos y entidades centralizadas sujetos a su control, as
como del Poder Legislativo Estadal.

De acuerdo con la informacin recopilada en la misma, a travs de la aplicacin

del instrumento y del desarrollo y ejecucin del programa de auditora operacional, se
realiz evaluacin a la variable gestin administrativa y sus dimensiones estratgica
gerencial y administrativa, as como la variable proceso medulares y su dimensin
sistmica y finalmente la variable indicadores y sus dimensiones eficiencia y eficacia,
para dar cumplimiento a los objetivos planteados en esta investigacin.

Sobre este particular, el primer objetivo consisti en realizar un Diagnstico de la

Situacin Estratgica y Gerencial de los Procesos Operacionales de la Direccin de
Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del Estado Yaracuy, el
cual refleja los siguientes resultados:

En primer trmino, con la aplicacin del instrumento y su verificacin

debidamente soportado con los papeles de trabajo, se determin que la Contralora del

107
estado Yaracuy posee Misin, Visin, los Objetivos, Metas y Estructura
Organizativa; permitiendo a esta organizacin contar con fundamentacin de sus
propsitos distinguindola de otras organizaciones, sin embargo, estos componentes
gerenciales no son difundidos en la organizacin, lo que trae como consecuencia, la falta
de identidad y pertenencia de los funcionarios que la laboran en la misma.

Asimismo, la Direccin sujeta de control, cuenta con el Plan Operativo Anual para
el ejercicio fiscal 2008 vinculado al presupuesto de ingresos y gastos del ente, el
hecho de poseer estos instrumentos de planificacin donde se establecen las metas
fsicas, presupuestarias y financieras para el ejercicio fiscal correspondiente, permiten
a la organizacin disponer con las bases de orientacin de la gestin para un perodo
determinado, por otra parte, cabe considerar, que las actuaciones fiscales realizadas
por la direccin se realizan apegadas a las normativas legales correspondientes, no
obstante, existen debilidades que imposibilitan la consecucin de la metas
planificadas, tales como:

a) Insuficiencia recursos fsicos y tecnolgicos para el cumplimiento de las

actividades.

b) Inexistencia de polticas interna y de manuales de normas y procedimientos.

c) Inexistencia de perfil de los indicadores para la medicin de gestin.

Dicha situacin tiene su origen en la falta de atencin de la gerencia estratgica en

la programacin y solicitud de recursos financieros, para dotar a las reas operativas
con equipos de informtica y mobiliario de oficina, ya que es evidente y de
conocimiento de estos, sobre estas debilidades, as mismo la falta de inters gerencial
de dictar polticas, manuales de normas y procedimientos e indicadores de gestin,
dado que por ser un rgano de control fiscal es de su conocimiento la obligatoriedad
que tiene las mximas autoridades de los rganos y entes de la administracin pblica

108
de establecer los sistemas de organizacin, control interno, as como de indicadores
de gestin; estas debilidades afectan la ejecucin eficiente y eficaz de la
planificacin, as como la ausencia de indicadores no permite realizar las
evaluaciones respectivas.

Adicionalmente, la Oficina de Recursos Humanos no dispone de Registros de

Informacin de Cargos (RIC), donde se especifique el perfil educativo, experiencia
laboral y la competencia que debe poseer los funcionarios adscrito a las unidades de
control fiscal, para cumplir adecuadamente con sus funciones, aunado a este situacin
esta Oficina de Recursos Humanos no posee para el perodo evaluado un plan de
capacitacin y actualizacin en materia de control fiscal para el personal auditor, lo
que trae como consecuencia desactualizacin de los funcionarios adscritos a la
direccin de control fiscal de las nuevas tcnicas de auditoras, la causa de esta
situacin obedece a la ausencia de planificacin por parte de la Oficina de Recurso
Humanos y a la falta de programacin de recursos presupuestarios y financieros para
acometer tan importante actividad.

Por otro lado, en el perodo evaluado a la Direccin de Control de la

Administracin Estadal Central, no fue objeto de evaluacin de gestin, pese a enviar
informe de gestin requerida por las unidades control y seguimiento tales como la
Oficina Tcnica y la Unidad de Auditora Interna, lo que trae como consecuencia la
falta de informacin acerca de las desviaciones de metas y sus posible
recomendaciones correctivas.

Con respecto a la evaluacin del control interno relacionado al proceso medular, se

constat las siguientes debilidades al igual como se seala en los resultados del
diagnstico realizado en el primer objetivo de esta investigacin entre las que
destacan las siguientes:

(a) Inexistencia de manuales de organizacin, de normas y procedimientos.

109
 (b) Inexistencia de flujogramas de procesos y de Indicadores de gestin

(c) Inexistencia de resultados de evaluacin de la gestin

Esta situacin trae como consecuencia la discrecionalidad de los funcionarios en la

ejecucin de las actividades, esta situacin se debi al desinters de la gerencia
estratgica de establecer un sistema de control interno que tome en consideracin los
aspectos antes identificados como lo son normar los procesos de la direccin,
delimitacin de funciones y actividades; toda vez que el personal que labora en la
Gerencia Estratgica de la institucin de un rgano de control fiscal, conoce los
procedimientos y normativas legales que regulan la administracin pblica as como,
su responsabilidad como mximas autoridades.

Con relacin al establecimiento de las reas crticas, de la Direccin sujeto de

control, se evalu en el Plan Operativo Anual 2008 la estimacin de realizar solo
actuaciones fiscales (Auditoras), lo que permite establecer a esta como proceso
medular, ya que guardan relacin con la misin y objetivos de la organizacin y la
que consume el 100 % de los recursos asignados.

En lo que respecta a la evaluacin de la gestin de la Direccin de Control de la

Administracin Estadal Central, se aplic el indicador eficacia, ubicndose en el
rango de desempeo en la categora de Buena ya que se cumpli el 67 % de la
meta. Sin embargo el incumplimiento del 100 % de lo planificado trae como
consecuencia lo siguiente:

(a) Ausencia de un sistema de control y supervisin de parte de la gerencia.

(b) Falta de equipos tecnolgicos y mobiliarios de oficina.
(c) Prrrogas solicitadas concedidas a los entes auditados.
(d) Prrrogas solicitadas por los auditores.
(e) Falta de un programa o proyecto para actualizacin y capacitacin en

110
 materia de control fiscal a los funcionarios adscritos a la Direccin de
Control Fiscal.

En consecuencia, esta situacin refleja un retraso en la culminacin de las

auditoras

En cuanto al punto relacionado con la evaluacin de la eficiencia en el uso del

recurso humano, recurso fsico, tiempo y financiero por parte de la direccin de sujeto
de control se obtuvo los siguientes resultados:

(a) Eficiencia en uso de recurso humano: 137,50 %, porcentaje establecida en

el perfil del indicador como gestin Regular;
(b) Eficiencia en usos del recurso fsico: 133,33 %, sealado en el perfil del
indicador como gestin Regular
(c) Eficiencia en usos del tiempo: 137,50 %, determinado en el perfil del
indicador como gestin Regular.
(d) Eficiencia en usos del recurso financiero: 130 %, establecida en el perfil
del indicador como aceptable.

Estos resultados ponderados en promedio resultan en 134,58 % ubicndose en los

perfiles de eficiencia en usos de recursos como Regular. Sin embargo el hecho de
ubicarse en este rango no significa que este ajustados a los estndares planificados
dado que se utiliz un 34,58 % de recursos por encima de la planificado.

Estas situaciones tienen sus causas en:

(a) Ausencia de un sistema de control y supervisin de parte de la gerencia.

(b) Falta de equipos tecnolgicos y mobiliarios de oficina.
(c) Prrrogas solicitadas concedidas a los entes auditados.
(d) Prrrogas solicitadas por los auditores.

111
 (e) Falta de un programa o proyecto para actualizacin y capacitacin en
materia de control fiscal a los funcionarios adscritos a la Direccin de
Control Fiscal.

Como consecuencia de la anteriormente mencionado se desprende la utilizacin

adicionales de horas hombres, horas mquinas, de das absolutos para la consecucin
de la metas y financieramente incide en el aumento de los costos por auditoras que
ascendieron aproximadamente a la cantidad de 418.806,58 Bs.

Recomendaciones

De acuerdo a los resultados obtenidos, se recomienda:

Orientarse hacia la realizacin para su posterior implementacin de los manuales

de organizacin, normas y procedimientos, funciones e indicadores de gestin de
la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central.

Establecer sistemas de comunicacin interna con el fin de difundir los

lineamientos y polticas estratgicos gerenciales de la organizacin como los son
misin, visin, objetivos, metas, entre otros.

Difundir en las instituciones del estado sujeto a su control, la importancia de la

Contralora del Estado, su legalidad, funciones, objetivos y la obligatoriedad
legal de la administracin pblica estadal de suministrar la informacin solicitada
por este ente contralor o por las comisiones de auditora de forma oportuna, con
el fin de fortalecer la identidad, sentido de pertenencia, cultura de control de la

112
 gestin en los funcionarios de control fiscal y de la administracin activa del
estado.

Disear e implementar un sistema de control interno que considere desde la

planificacin, supervisin, control y seguimiento de los procesos de las
actuaciones fiscales, as como un instrumento de evaluacin de personal, de
acuerdo a lo establecido en los estatutos de personal y normativa legal aplicable,
que permita establecer debilidades y fortalezas de los funcionarios.

Realizar e incorporar en planes operativos subsiguientes un programa o proyecto

de dotacin de equipos fsicos y tecnolgicos (escritorios, sillas, archivos,
computadoras, impresoras, entre otros) necesarios para el cumplimiento de las
funciones y actividades institucionales y de control fiscal.

Incorporar, polticas y planes de capacitacin, actualizacin y desarrollo

profesional para sus empleados con el fin de lograr la experticia requerida para
acometer sus funciones.

Establecer e implementar indicadores de gestin de eficiencia y eficacia, para

dar cumplimiento de los preceptos legales establecidos en la Ley Orgnica de
Contralora General de la Republica, con el propsito de evaluar la gestin
durante su ejecucin que permita tomar las decisiones oportunas y correctivas de
desviaciones de metas.

Considerar los indicadores de eficacia y eficiencia propuestos en el

captulo IV de esta investigacin.

113
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120
ANEXOS

121
 Anexo A
Curriculum vitae

122
 Anexo B
INSTRUMENTO

Dirigido: Al Personal de la Direccin de Control de la Administracin Estadal

Central de la Contralora del estado Yaracuy.

El presente tiene como objetivo, realizar un diagnstico para evaluar la eficiencia

y eficacia de los procesos operativos en la Direccin de Control de la Administracin
Estadal Central de la Contralora del estado Yaracuy en el ao 2008.

Agradeciendo la colaboracin que puedan brindar para el desarrollo del proyecto

el cual ser solo para fines metodolgicos y la informacin aqu suministrada ser de
carcter estrictamente confidencial.

Marque con una X la repuesta que usted considere, en caso de no entender

algunas de las preguntas le agradecemos solicitar aclaratoria con el investigador.

TIPO DE AUDITORA
Operacional
AUDITOR RESPONSABLE:
Lcdo. Jos Prez Tovar

PREGUNTAS S NO OBSERVACIONES

1.-Se encuentra definida la misin de la

organizacin?
2.- Se difunde al personal la misin de la
organizacin?
3.- Se siente identificado con la misin de la
organizacin?
4.-Se encuentra definida la visin de la
organizacin?
5.- Se difunde al personal la visin de la
organizacin?
6.-Estn claramente definidos los objetivos de la
direccin?
7.-Estn claramente definidas los metas de la
direccin?
8.-Las metas establecidas por la direccin son
factibles de realizar?
9.-Las metas establecidas por la direccin son
medibles en el tiempo?
10.-Estn claramente definidos la estructura
organizacional de la organizacin?

123
TIPO DE AUDITORA
Operacional
AUDITOR RESPONSABLE:
Lcdo. Jos Prez Tovar

PREGUNTAS S NO OBSERVACIONES

11-Se encuentra formalmente establecida las

lneas de mando de la organizacin?
12- Se respetan las lneas de mando de la
organizacin?
13.-Existe relacin entre los objetivos de la
organizacin con las actividades que se
desarrollan en la direccin?
14.-Se encuentra definido los clientes internos
de la direccin?
15.-Se encuentra definido los clientes externos
de la direccin?
16.-Se encuentra definida los productos de la
direccin?
17.-Existen manuales de normas y
procedimientos en la direccin?
18.-Se revisan y actualizan de manera oportuna
los manuales de normas y procedimientos de la
direccin?
19.-Existen polticas en la direccin?
20.-Las actuaciones de la direccin se realizan
apegadas a las normas, leyes y reglamentos?
21.-Existe procedimiento de verificacin de:
confiabilidad de informacin, documentacin y
otras evidencias?
22.-La direccin tiene establecido formalmente
un plan operativo anual?
23.-Se encuentra con un presupuesto asignado
que se corresponda con el plan operativo de la
direccin?
24.-Los resultados de la gestin son presentados
oportunamente para su evaluacin a otras
unidades competentes?
25.- Se recibe informacin de resultados
oportunamente acerca de la evaluacin que
realizan otras unidades a la direccin?
26.-La direccin cuenta con instrumentos para
medir los costos reales versus los costos

124
TIPO DE AUDITORA
Operacional
AUDITOR RESPONSABLE:
Lcdo. Jos Prez Tovar

PREGUNTAS S NO OBSERVACIONES

estimados de gestin?
27.-La direccin cuenta con recursos humanos
debidamente capacitados?
28.- Las actividades asignadas al personal de la
direccin se corresponden con sus conocimientos
y capacidades?
29.- Se aplica evaluacin de desempeo al
personal adscrito a la direccin?
30.-La direccin cuenta con recursos fsicos
suficientes para ejecutar sus trabajos?
31.- Se evalan en la direccin la utilizacin
efectiva de los recursos fsicos?
32.- Se evalan en la direccin la utilizacin
efectiva de los recursos financieros?
33.- Se evalan en la direccin la utilizacin
efectiva del tiempo?
34.- Se cumple a cabalidad la programacin de
metas de acuerdo a la programacin?

Fecha:_________

125
 Anexo C

San Felipe, Junio de 2009

Ciudadano:

Presente

Reciba un saludo cordial, la presente es para informar que actualmente

realizo Trabajo de Grado que lleva por nombre EVALUACIN DE LA
EFICIENCIA Y EFICACIA DE LOS PROCESOS OPERATIVOS EN LA
DIRECCIN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIN ESTADAL CENTRAL
DE LA CONTRALORIA DEL ESTADO YARACUY. Por lo antes expuesto solicito
su valiosa colaboracin, la cual consiste en la validacin del instrumento
(Cuestionario) que ser aplicado a los trabajadores de la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central en la Contralora del Estado Yaracuy.

La validacin del instrumento constituye un requisito para la aplicacin del

mismo a los sujetos de estudio.

Me despido de usted, agradecindole la atencin al presente y las sugerencias

que de forma acertada me pueda hacer.

Lcdo. Jos Pastor Prez Tovar

126
 UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA
POSTGRADO DE AUDITORA

VALIDACIN DEL INSTRUMENTO

Por medio del presente documento se pretende validar el instrumento que se aplicar
para el trabajo de investigacin:

Evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la Direccin de

Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del Estado
Yaracuy.

Experto: ______________________________________________________
Ttulo: ________________________________________________________
Mencin: ______________________________________________________
Ao de egreso: _________________________________________________
Egresado de la Universidad: ______________________________________
Lugar de trabajo: _______________________________________________
Cargo que desempea: __________________________________________

Para la validacin se establece los siguientes aspectos: Claridad, precisin,

pertinencia y cohesin, donde los crticos sern los siguientes:
(A) Excelente
(B) Bueno
(C) Regular
(D) Deficiente

127
 VALIDACIN DEL INSTRUMENTO
CRITERIO
Escala Claridad Precisin Pertinencia Coherencia
tem A B C D A B C D A B C D A B C D
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34

Nombre del experto: ___________________________________________________

Firma: __________________________ Fecha: __________________
Observaciones:

128
 Anexo D
Confiabilidad del Instrumento

Calculo de Confiabilidad

Fuente: Prez 2009

129
 Anexo E
CUADRO DE FRECUENCIA DE REPUESTAS DE INSTRUMENTO
TIPO DE AUDITORA Direccin de Control de la
Operacional Administracin Estadal Central
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORA:
Lcdo. Jos Prez Tovar Evaluacin de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE
PREGUNTAS RESPUESTAS
S % NO %
1.-Se encuentra definida la misin de la organizacin? 27 100 0 0,00
2.- Se difunde al personal la misin de la organizacin? 5 18,52 22 81,48
3.- Se siente identificado con la misin de la organizacin? 6 22,22 21 77,78
4.-Se encuentra definida la visin de la organizacin? 24 88,89 3 11,11
5.- Se difunde al personal la visin de la organizacin? 5 18,52 22 81,48
6.-Estn claramente definidos los objetivos de la direccin? 14 51,85 13 48,15
7.-Estn claramente definidas los metas de la direccin? 14 51,85 13 48,15
8.-Las metas establecidas por la direccin son factibles de realizar? 2 7,41 25 92,59
9.-Las metas establecidas por la direccin son medibles en el tiempo? 25 92,59 2 7,41
10.-Estn claramente definidos la estructura organizacional de 27 100 0 0,00
la organizacin?
11-Se encuentra formalmente establecida las lneas de mando de la 24 88,89 3 11,11
organizacin?
12- Se respetan las lneas de mando de la organizacin? 24 88,89 3 11,11
13.-Existe relacin entre los objetivos de la organizacin con las 27 100 0 0,00
actividades que se desarrollan en la direccin?
14.-Se encuentra definido los clientes internos de la direccin? 24 88,89 3 11,11
15.-Se encuentra definido los clientes externos de la direccin? 25 92,59 2 7,41
16.-Se encuentra definida los productos de la direccin? 26 96,30 1 3,70
17.-Existen manuales de normas y procedimientos en la direccin? 3 11,11 24 88,89
18.-Se revisan y actualizan de manera oportuna los manuales de 2 7,41 25 92,59
normas y procedimientos de la direccin?
19.-Existen polticas en la direccin? 5 18,52 22 81,48
20.-Las actuaciones de la direccin se realizan apegadas a las 4 14,81 23 85,19
normas, leyes y reglamentos?
21.-Existe procedimiento de verificacin de: confiabilidad de 27 100 0 0,00
informacin, documentacin y otras evidencias?
22.-La direccin tiene establecido formalmente un plan operativo 17 62,96 10 37,04
anual?
23.-Se encuentra con un presupuesto asignado que se corresponda 12 44,44 15 55,56
con el plan operativo de la direccin?
24.-Los resultados de la gestin son presentados oportunamente para 19 70,37 8 29,63
su evaluacin a otras unidades competentes?
25.- Se recibe informacin de resultados oportunamente acerca de la 1 3,70 26 96,30
evaluacin que realizan otras unidades a la direccin?
26.-La direccin cuenta con instrumentos para medir los costos reales 2 7,41 25 92,59
versus los costos estimados de gestin?
27.-La direccin cuenta con recursos humanos debidamente 9 33,33 18 66,67
capacitados?

130
TIPO DE AUDITORA Direccin de Control de la
Operacional Administracin Estadal Central
AUDITOR RESPONSABLE: ALCANCE DE LA AUDITORA:
Lcdo. Jos Prez Tovar Evaluacin de la eficacia, eficiencia
FRECUENCIA DE
PREGUNTAS RESPUESTAS
S % NO %
28.- Las actividades asignadas al personal de la direccin se 14 51,85 13 48,15
corresponden con sus conocimientos y capacidades?
29.- Se aplica evaluacin de desempeo al personal adscrito a la 4 14,81 23 85,19
direccin?
30.-La direccin cuenta con recursos fsicos suficientes para ejecutar 0 0 27 100
sus trabajos?
31.- Se evalan en la direccin la utilizacin efectiva de los recursos 0 0 27 100
fsicos?
32.- Se evalan en la direccin la utilizacin efectiva de los recursos 0 0 27 100
financieros?
33.- Se evalan en la direccin la utilizacin efectiva del tiempo? 0 0 27 100
34.- Se cumple a cabalidad la programacin de metas de acuerdo a la 13 48,15 14 51,85
programacin?
FUENTE: PEREZ (2009)

131
 Anexo F

Cuestionario
Aplicado a Director de la Direccin de Control de la Administracin Estadal
Central de la Contralora del Estado Yaracuy

1. Existe en la organizacin una misin y visin definida y es difundida a todo

el personal? Explique

2. Existe en la direccin una misin definida y es difundida a todo el personal?

(en caso afirmativo indique los medios utilizados).

3. Qu insumo se requieren para realizar las actividades o procesos de la

direccin? Especifique Cantidades (RR HH, Recursos Fsicos)

4. Indique cantidad de recursos humanos (Licenciados, TSU, Otros) con que

cuenta la direccin para la ejecucin de las actuaciones fiscales.

5. Indique los recursos fsicos con los que cuenta la direccin para la ejecucin
de las actuaciones fiscales (escritorios, mesones, computadoras, otros).

6. Son suficientes estos recursos fsicos y humanos para realizar las actividades
planificadas de la direccin? Explique

7. El Recurso Humano est debidamente capacitados y posee el perfil para

realizar las actividades asignadas? Explique

8. Existe instrumento de evaluacin de desempeo al personal adscrito a la

direccin y cuando fue la ltima vez que se realizo una evaluacin de
desempeo al personal adscrito a la direccin?

132
9. Existi y se ejecuto plan de capacitacin para el personal que labora en la
direccin para el ao 2008? Explique

10. Existe planes de modernizacin o equipamiento de recursos fsicos para la

direccin en el ao 2008 y siguientes?

11. Identifique los procesos administrativos que se realizan en la direccin para

cumplir con los objetivos y metas?

12. Describa los procesos que considere ms importantes o los que consuman ms
recursos en los procesos realizados por la direccin.

13. Cuales son los resultados o productos internos o externos que genera la
direccin?

14. Cules son los clientes internos y externos de la direccin?

15. Se encuentra formalmente establecido el lapso de ejecucin de actuaciones

fiscales y de entrega de informe en la direccin y cuales son esos lapsos?
Explique.

16. Estn claramente definidos los objetivos y metas de la direccin para el ao

2008? (indique si las metas planteadas son factibles de cumplir con el
presupuesto asignado).

17. El Plan Operativo Anual 2008 de la direccin est debidamente formalizado?

133
18. La direccin presentan informe de gestin a otras unidades para su
evaluacin? Explique

19. Existe informe de auditora de evaluaciones realizadas a esta direccin en

periodos anteriores o cualquier otro informe relacionado con la gestin de la
unidad?

20. La direccin cuenta con instrumentos para evaluar los costos reales versus los
costos estimados de las actuaciones para un periodo determinado (en caso
positivo explique si es aplicado y cuando fue la ltima vez que se utilizo).

21. Cules son los requerimientos realizados por otras unidades a esta direccin?

Anexo G

134
 PROGRAMA DE AUDITORA

PROGRAMA: AUDITORA OPERACIONAL

Unidad de Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Anlisis
Alcance Evaluacin del control interno, proceso medular, eficacia y eficiencia.
Evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos operativos en la Direccin
Objetivo de Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del estado
General Yaracuy
1. Diagnosticar el sistema estratgico-gerencial de la Direccin de
Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del
estado Yaracuy.
2. Evaluar el control interno y establecer las reas crticas de la Direccin
Objetivos de Control de la Administracin Estadal Central de la Contralora del
Especficos estado Yaracuy.
3. Determinar el grado de eficacia y eficiencia de los procesos operativos
en la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central de la
Contralora del estado Yaracuy.
FASE I
ESTUDIO PRELIMINAR
Procedimientos: Fecha Verificado
A travs de la observacin directa y la revisin documental obtenga
informacin sobre la entidad y forme un archivo permanente de la
unidad en cuanto a:
1.- Disposicin legal de creacin
2.- Estructura organizativa
3.- Misin, Objetivos, Lneas de Mando.
4.- Manual de Normas y Procedimiento de la unidad
5.- Normativa legal que los rige
6.- Clientes Internos y Externos
7.- Productos
8.- Plan Operativo anual e Indicadores de gestin
9.- Presupuesto
10.- Personal Adscrito, Polticas de evaluacin de personal
11.- Recursos Fsicos
12.- Procesos
FASE II
Comprensin de la Entidad Auditada
-Procedimientos: Fecha Verificado
Examinar la informacin recopilada y determinar polticas, normas
y procedimientos de la entidad, a travs de entrevistas con el
personal, investigacin documental y la observacin directa.

1.-Determinar porque se cre la institucin y la direccin objeto de

estudio a travs de investigacin documental y entrevistas con el
personal adscrito a la misma.
2.-Determinar a travs de la observacin directa e investigacin
documental las operaciones o actividades de importancia necesarias
para alcanzar los objetivos y metas planificados por la unidad
evaluada.
3.- Determinar a travs de la investigacin documental la
regulacin de caracteres legales o sub-legal, aplicables a este

135
 PROGRAMA: AUDITORA OPERACIONAL
Unidad de Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Anlisis
Alcance Evaluacin del control interno, proceso medular, eficacia y eficiencia.
organismo y a la unidad sujeto de control.
4.- Revisar documentos que contengan disposiciones generales con
respecto a las operaciones y procesos relacionados con la entidad
evaluada.
FASE III
Identificacin y seleccin de reas crticas que sern auditadas
Procedimientos: Fecha Verificado
Evaluacin y anlisis del control interno y seleccin de reas crticas
que sern objeto de estudio.
1.- Observar cmo se realizan las operaciones de la unidad y realizar
flujograma de procesos
2.- Evaluar el cumplimiento de polticas internas y normativas
legales o sub legales aplicables a la unidad evaluada
3.- Analizar los procesos y seleccionar las reas crticas objeto de
estudio
FACE IV
Examen detallado de las reas crticas
Procedimientos:
Evaluar la reas crticas a travs de indicadores Fecha Verificado

1.-Aplicar indicadores de gestin en las reas criticas

2.-Analizar e Identificar los posibles hallazgos de auditora
operativa
FACE V Fecha Verificado
Comunicacin de resultado

Procedimientos:

Presentacin a travs de observaciones y anlisis de resultados de la

evaluacin de la eficacia y eficiencia de la unidad (Hallazgo de
auditora)

1.-Elaboracin de hallazgos de auditora

(Condicin, Criterio, Causa, Efecto)
2.-Formulacin de las conclusiones e identificacin de las
recomendaciones para mejorar la eficacia y eficiencia de las
operaciones involucradas en los hallazgos de auditora operacional.
Elaborado por Revisado por: Aprobado por

Lcdo. Jos Prez Tovar Esp. Alexis Crespo Esp. Alexis Crespo

136
 Anexo H- 01

Fuente: Plan Operativo 2008 Contralora estado Yaracuy

137
 Anexo H 02

Fuente: Plan Operativo 2008 Contralora estado Yaracuy

138
 Anexo H03

Fuente: Plan Operativo 2008 Contralora estado Yaracuy

139
 Anexo I
RESOLUCIN N CGEY-2008-055
AOS: 198 y 149
LUIS FRANCISCO PREZ MORA
CONTRALOR INTERVENTOR
DEL ESTADO YARACUY

En ejercicio de la autonoma orgnica y funcional que le otorga el Artculo

163 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela a las
Contraloras de los Estados, en uso de la atribucin que le confiere el artculo
176 de la Constitucin del Estado y artculo 13 de la Ley de Contralora
General del Estado.

RESUELVE DICTAR LA SIGUIENTE:

RESOLUCIN ORGANIZATIVA N 1

ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS DEPENDENCIAS

ADSCRITAS AL DESPACHO DEL CONTRALOR O CONTRALORA Y DEL
DIRECTOR O DIRECTORA GENERAL

SECCIN DECIMA
DIRECCIN DE CONTROL DE LA ADMINISTRACIN ESTADAL
CENTRAL

Artculo 17: La Direccin de Control de la Administracin Estadal Central, es la

encargada de ejercer efectiva y oportunamente el control, vigilancia y fiscalizacin
de los ingresos, gastos y bienes estadales de los rganos y entidades centralizadas
sujetos a su control, as como del Poder Legislativo Estadal, de conformidad con la
normativa legal vigente y los principios rectores del control fiscal, manteniendo un
estricto apego a valores fundamentales tales como la tica, la moral, la objetividad
y la imparcialidad; con el fin de garantizar el buen uso de los recursos estadales en
aras del bienestar y la calidad de vida de los ciudadanos, cuyas actuaciones se
orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones, fiscalizaciones, exmenes,
estudios, anlisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza para
verificar la legalidad, exactitud, sinceridad, y correccin de sus operaciones, as
como evaluar el cumplimiento de las polticas y de las acciones administrativas, la
eficacia, eficiencia, economa, calidad e impacto de su gestin.

140
 Anexo J

DIRECCION DE CONTROL DE LA ADMINISTRACION ESTADAL

CENTRAL
SUPERVISIN DE EJECUCION DE AUDITORA
Relacin de personal adscrito a la Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central

Nivel Acadmico Ultimo curso realizado en Cargo

#
Control Fiscal
1 Lcdo. En Contadura 2005 Director
2 Lcdo. En Contadura 2006 Auditor III
3 Arquitecto 2004 Auditor II
4 Ing. Agrnomo 2004 Auditor II
5 Lcda. Administracin 2005 Auditor I
6 Lcdo. En Contadura 2005 Auditor I
7 Lcdo. En Contadura 2005 Auditor I
8 Lcdo. En Contadura 2005 Auditor I
9 Lcdo. En Contadura 2005 Auditor I
10 Lcdo. En Contadura 2005 Auditor I
11 Lcdo. En Contadura 2008 Auditor I
12
Lcda. en Recursos 2005 Auditor I
Humanos
13 Lcda. En Contadura 2005 Auditor I
14 Abogado 2008 Abogado I
15 Abogado 2008 Abogado I
16 Abogado 2008 Abogado I
17 TSU Recurso Naturales 2005 Auxiliar de Auditora
18 TSU Administracin 2005 Auxiliar de Auditora
19 TSU Administracin 2005 Auxiliar de Auditora
20 TSU Administracin 2005 Auxiliar de Auditora
21 TSU Administracin 2005 Auxiliar de Auditora
22 TSU Administracin RR HH 2005 Auxiliar de Auditora
23 TSU Administracin RR HH 2005 Auxiliar de Auditora
24 Bachiller 2008 Secretaria
25 Bachiller 2008 Secretaria
26 Bachiller 2005 Revisor de contralora I
27 Bachiller 2005 Auxiliar de Auditora
Fuente: Expedientes de personal. Contralora estado Yaracuy

Resumen

11 Licenciados en Administracin o Contadura

3 Abogados
6 TSU administracin o carrera afn
1 Arquitecto
1 Ingeniero Agrnomo
1 TSU Recurso Renovables
4 Bachilleres

141
 Anexo K

RESOLUCIN N CGEY-2008-056
AOS: 198 y 149
LUIS FRANCISCO PREZ MORA
CONTRALOR INTERVENTOR
DEL ESTADO YARACUY
En ejercicio de la autonoma orgnica y funcional que le otorga el Artculo 163 de la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela a las Contraloras de los Estados, en
uso de la atribucin que le confiere el artculo 176 de la Constitucin del Estado y artculo 13
de la Ley de Contralora General del Estado.

RESUELVE DICTAR LA SIGUIENTE:

RESOLUCIN ORGANIZATIVA N 2

ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LAS DIRECCIONES DE CONTROL DE LA

ADMINISTRACION ESTADAL CENTRAL Y DIRECCIN DE LA ADMINISTRACIN
ESTADAL DESCENTRALIZADA

CAPTULO I
SECCIN PRIMERA
De la competencia de las Direcciones de Control de la Administracin Estadal Central
y Direccin de la Administracin Estadal Descentralizada

Artculo 1. A las Direcciones de Control de la Administracin Estadal Central y de la

Administracin Estadal Descentralizada, les corresponden en el mbito de sus respectivas
competencias, adems de las funciones previstas en el artculo 29 y 30 del Reglamento
Interno las siguientes:
1. Ejercer las funciones de vigilancia, control y fiscalizacin, sobre el registro contable
de los bienes estadales de cualquier naturaleza, formular las sugerencias que
considere necesarias para la conservacin, buen uso, defensa o rescate de dichos
bienes, y dirigir la formacin y vigilar la actualizacin de los inventarios de bienes de
los rganos y dependencias sujetos a su control.
2. Disear y coordinar la ejecucin del plan de fiscalizaciones llevados por dicha
direccin en los rganos y entes sometidos al control de este organismo.
3. Realizar inspecciones en los rganos sujetos a su control con el fin de verificar la
legalidad y sinceridad de las operaciones financieras.
4. Realizar inspecciones, fiscalizaciones y realizar estudios organizativos,
estadsticos, econmicos, financieros, anlisis e investigaciones de cualquier
naturaleza sobre los organismos, entidades y personas a su control con la finalidad
de verificar la legalidad y sinceridad de las operaciones financieras, presupuestaras
y contables.
5. Verificar las cuentas de los rganos sujetos a su control; examinar y comprobar el
numerario, materiales y dems bienes existentes en dichos organismos, en general,
vigilar, inspeccionar y fiscalizar las operaciones realizadas por los mismos de
conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en la Ley de la Contralora
General del Estado.
6. Practicar auditoras de cualquier naturaleza y ejercer el control de gestin en los
organismos sujetos a su control, as como a las actividades, planes y programas que
ellos ejecuten. Igualmente, realizar los estudios e investigaciones que sean
necesarios para evaluar el cumplimiento y los resultados de las polticas y decisiones
gubernamentales que guarden relacin con los ingresos, gastos y bienes estadales.

142
7. Practicar el examen o auditar las cuentas de gastos, ingresos y bienes en forma
exhaustiva o selectiva, segn el caso, calificarlas, declarar el fenecimiento de las
mismas de conformidad con la resolucin que a tal efecto dicte la Contralora
General de la Repblica y cuando sea procedente otorgar finiquitos.
8. Velar por la correcta inversin de los aportes, subsidios y otras transferencias.
9. Evaluar, orientar, coordinar, recomendar y promover el mejoramiento de los sistemas
de control interno y los procedimientos utilizados por los rganos sujetos a su
control, a objeto de lograr una mayor eficiencia en la gestin de los mismos.
10. Preparar el programa de trabajo y de intervenciones de los rganos a su cargo y
someterlo a la revisin del Director o Directora General, para su posterior aprobacin
por el Contralor o Contralora.
11. En general ejercer el control previsto en la Ley de la Contralora General del Estado
y en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
12. Emitir los informes de resultados, preliminares y definitivos con motivo de las
actuaciones fiscales practicadas.
13. Ejercer la potestad de investigacin, prevista en la Ley Orgnica de la Contralora
General de Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
14. Firmar los autos, actas y dems documentos derivados del ejercicio de las
potestades de investigacin previstas en la Ley Orgnica de la Contralora General
de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal
15. Remitir a la Direccin de Determinacin de Responsabilidades Administrativas el
informe de resultados junto a los recaudos que evidencien la existencia de los
supuestos establecidos en el artculo 91 de la Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
16. Firmar las Credenciales para el ejercicio de las funciones de control de los
funcionarios adscritos a su direccin.
17. Las dems que le asigne el respectivo manual.

143
 Anexo L
ORGANIGRAMA CONTRALORIA ESTADO YARACUY

Fuente: Plan Operativo 2008 Contralora estado Yaracuy

144
 Anexo M-01
PT- 01 Creacin, Misin, Visin, Objetivos
Entidad Auditada: Direccin de Control de la Administracin Estadal
Fase de estudio: Central
Tcnica utilizada: Fase 1 Estudio Preliminar
Objetivo: Investigacin Documental
Verificar la creacin y estructura organizativa y
gerencial del ente
Disposicin legal de creacin:

La Contralora General del estado Yaracuy fue creada en fecha 29 de enero de 1962 publicada en
Gaceta Oficial del estado Yaracuy de fecha 29/01/1962, posteriormente esta ley de creacin fue
modificada en fecha 30/12/1992 publicada en Gaceta Oficial del estado Yaracuy N 1.872, actualmente
vigente.
En este orden de ideas, luego de un proceso de intervencin por parte de la Contralora General de
la Repblica, se reestructur la organizacin y la Direccin de Control de la Administracin Estadal
Central, fue creada mediante Resolucin Administrativa Nro. CGEY-055/2008 de fecha 29 de agosto
de 2008 publicada en Gaceta Oficial del estado Yaracuy N 3.108 de fecha 27 de octubre de 2008.

Estructura organizativa

La estructura administrativa de la Contralora del estado Yaracuy est conformada por el Despacho
del Contralor, una Direccin General, tres (3) Direcciones de Control y ocho (8) oficinas de apoyo
Misin

La Direccin de Control de la Administracin Estadal Central, ejerce funciones de control,

vigilancia y fiscalizacin, cuyo fin es velar por la correcta y transparente administracin del
patrimonio pblico en la lucha contra la corrupcin.
Visin

Consolidarse como fuerza y referencia tica del Estado e instrumento eficaz de la sociedad
Yaracuyana, en el ejercicio de su derecho a controlar la administracin pblica activa, contribuyendo
efectivamente a la revitalizacin y reordenamiento del poder pblico estatal
Objetivos

La Direccin de Control de la Administracin Estadal Central, es la encargada de ejercer efectiva y

oportunamente el control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes estadales de los
rganos y entidades centralizadas sujetos a su control, as como del Poder Legislativo Estadal, de
conformidad con la normativa legal vigente y los principios rectores del control fiscal, manteniendo un
estricto apego a valores fundamentales tales como la tica, la moral, la objetividad y la imparcialidad;
con el fin de garantizar el buen uso de los recursos estadales en aras del bienestar y la calidad de vida
de los ciudadanos. Sus actuaciones se orientarn a la realizacin de auditoras, inspecciones,
fiscalizaciones, exmenes, estudios, anlisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza
para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad, y correccin de sus operaciones, as como evaluar el
cumplimiento de las polticas y de las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economa,
calidad e impacto de su gestin.

Fuente: Gaceta Oficial del estado Yaracuy de fecha 29/12/1962 y 30/12/1992, Resolucin administrativa N
055/2008 y 058/2008, Plan Operativo 2008 y Resolucin Administrativa CGEY N 056/2008
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

145
 Anexo M-02
PT- 02 Lneas de mando, normativas legal y procedimientos
Entidad Auditada: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar lneas de mando, normas y procedimientos
competidores, y normativa legal que los rige.

Lnea de mando

Las lneas de mando no estn definidas en un manual, sin embargo existe la jerarqua establecida en el
organigrama estructural.

Manual de Normas y Procedimientos de la unidad

Se comprob que no existe este manual, por lo que se recomend su elaboracin a la mayor
brevedad posible debido a la importancia de este documento.

Normativa legal que los rige

1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (2000) Gaceta Oficial Extraordinaria

N 5.453 de fecha 24/03/2000.
2. Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control
Fiscal (2001) Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347 de fecha
17/12/2001.
3. Ley de Contralora General del Estado Yaracuy (1.992) Gaceta Oficial del estado Yaracuy N
1.872.
4. Resolucin Administrativa N CGEY-055/2008, 058/2008 del 29/08/2008.

Competidores

No existe competidor, sin embargo existe jerarqua en cuanto a actuaciones se refiere, dado que el
rgano de control fiscal rector de la contralora de estados es la Contralora General de la Repblica y en
la LCGR y SNCF establece esta jerarquizacin.

Actuaciones Fiscales

Auditora, Revisiones, Fiscalizaciones, Inspecciones, Examen, Estudio, Anlisis, Investigaciones. En

El Plan Operativo 2008 de la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central, solo se
planifico 9 actuaciones fiscales (Auditoras)

Fuente: Organigrama, Cuestionario de Control Interno, Plan Operativo Anual.

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

146
 Anexo M-03
PT- 03 Clientes, Plan Operativo, servicios, presupuesto
Entidad Auditada: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar clientes, bienes y servicios que provee, plan
operativo, presupuesto e indicadores e gestin

Clientes internos: Clientes externos

1. Contralor del Estado Yaracuy
2. Direccin General de la Contralora
del estado Yaracuy
3. Direccin de Determinacin de
Responsabilidades de la Contralora
del estado Yaracuy
1. Gobernacin del estado Yaracuy
2. Consejo Legislativo del estado Yaracuy
3. Procuradura del estado Yaracuy
4. Contralora General de la Repblica
5. Ministerio Pblico (Fiscala)
6. Comisiones tcnicas permanentes del
Consejo Legislativo del estado Yaracuy

Bienes Y Servicios Que Provee

Informe de Actuaciones Fiscales

1. Productos Internos: Informe Preliminar del Auditor Sin Correcciones
2. Productos Externos: Informe Preliminar al Ente Evaluado
3. Informe Definitivo al Ente Evaluado
4. Informe de Resultados

Plan Operativo Anual

Se comprob su existencia y no su aprobacin por resolucin administrativa tal y como

lo establece la normativa legal aplicable, sin embargo se toma como referencia para la
aplicacin de indicadores de gestin.

Indicadores de gestin

En el plan operativo anual, solo existe formulas de indicadores de eficacia y no se

cuenta con los perfiles de tales indicadores.

Presupuesto Institucional

El presupuesto asignado a la organizacin para el ejercicio 2008 es de 7.980.014,82

Bs. F. y es esta representado en un 88,98 % (BS. 7.100.026,31) Gastos de Personal, un
1,70 % (BS. 134.977,42) Materiales y Suministros, un 4,85 % (Bs. 387.722,28)
Servicios No Personales, un 3,00 % (Bs. 240.063,49) Activos Reales y 1.08 % (Bs.
86.405,54) y un 0,38 % (Bs. 30.819,78)
Fuente: LOCGR y SNCF, Cuestionario de control Interno, POA 2008, Informe de Gestin 2008.
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

147
 Anexo M-04
PT- 04 Procesos
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar los procesos

Procesos

Aun cuando no existen manuales de normas y procedimientos donde indique los

procesos a realizar por la unidad administrativa en estudio, se visualizo los siguientes:

1. Plan Operativo Anual 13. Evaluacin y aprobacin de

2. Revisin de Disponibilidad
auditores
3. Auditores Disponibles
4. Elaboracin y entrega de credencial
5. Planificacin de la auditora y
elaboracin de programa de trabajo
6. Correccin de programa de trabajo
7. Trabajo de campo
8. Verificacin de necesidad e tiempo de
prorroga
9. Solicitud de tiempo e prorroga
10. aprobacin de tiempo de prorroga
11. Continuacin de trabajo de campo
12. elaboracin de Informe Preliminar
Informe Preliminar (Director)
de 14. Evaluacin y aprobacin de
Informe Preliminar (Contralor)
15. Envi de Informe Preliminar a
ente auditado
16. Envi e descargo por parte del
ente auditado
17. Recepcin de descargo del ente
auditado
18. Evaluacin de descargos
19. Elaboracin de Informe
Definitivo
20. Evaluacin y aprobacin de
Informe Definitivo (Director)
21. Evaluacin y aprobacin de
Informe Definitivo (Contralor)
22. Envi de Informe definitivo a
ente auditad
23. Elaboracin de Informe de
Resultado o Ejecutivo

Fuente: observacin directa, Credenciales, Plan Operativo Anual, cuestionario de control interno, flujograma
elaborado por autor
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

148
 Anexo M-05
PT-05 Flujograma de procesos

Fuente: Prez (2009)

149
Fuente: Prez (2009)

150
Fuente: Prez (2009)

151
Fuente: Prez (2009)

152
Fuente: Prez (2009)

153
 Anexo M-06
PT- 06 Disposiciones legales aplicables
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Verificar la actividades de importancia, regulacin legal y
disposiciones de operacin del ente
Determinar las operaciones o actividades de importancia para alcanzar los
objetivos principales
Esta unidad cumple con las funciones de control posterior entre ellas auditoras,
fiscalizaciones, revisiones, inspecciones, y otras. Adems del control de gestin y
potestades investigativas, aplicadas en el mbito de la administracin central del estado
Yaracuy.

Determinar con claridad la regulacin de carcter legal aplicables a este organismo

y la unidad
1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1.999)
2. Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal (2001)
3. Reforma parcial del Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General
de la Repblica (2001)
4. Ley de Contralora General del Estado Yaracuy (1.992)
5. Resolucin Administrativa CGEY 055/(2008)
6. Ley Orgnica de Administracin Pblica (2001)
7. Ley Orgnica de Planificacin (2001)
8. Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico (2001)
9. Normas Generales de Control Interno (1.997)
10. Norma Generales de Contabilidad del Sector Pblico (1.997)
11. Dems normativas legales de la administracin pblica
Revisar Documentos que contenga disposiciones generales con respecto a las
operaciones de la entidad
1. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1.999)
2. Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de
Control Fiscal (2001)
3. Ley de Contralora General del Estado Yaracuy (1.992)
4. Norma de Auditora de Estado (1.997)
5. Normas Generales de Control Interno (1.997)
6. Manual de Norma de Control interno sobre un modelo Genrico de la
administracin central y descentralizada funcionalmente (2005)
7. Normas para el Funcionamiento el Coordinado de los Sistemas de Control
Interno y Externo (1.997)
8. Resolucin Administrativa N CGEY-055/2008 del 29/08/2008.
9. Resolucin Administrativa N CGEY-058/2008 del 29/08/2008.
Fuente: Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
informe de Gestin 2008, Plan Operativo.
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

154
 Anexo M-07
PT- 07 Normativas legales aplicables a los procesos
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Procesos relacionados con normativa legal

Evaluar la necesidad o utilidad de algunos procesos y el cumplimiento de normativas legales o sublegales

NORMAS DE AUDITORA DE ESTADO

PLANIFICACIN DE LA AUDITORA

ARTICULO 13. La funcin de auditora estar sujeta a una planificacin

ARTICULO 14. Previo a la ejecucin de la auditora deber efectuarse una programacin que incluya
actividades idneas dirigidas a conocer la misin, normativa legal del ente sujeto a control.

ACREDITAIN DE LOS AUDITORES

ARTICULO 15. Para realizar labores de auditora externa o interna el auditor deber estar formalmente
acreditado ante el organismo o dependencia

TRABAJO DE CAMPO (EJECUCIN DE LA ACTUACIN)

ARTICULO 23. El auditor deber organizar un registro completo y detallado en forma de papeles e
trabajo, debidamente agrupados y referenciados, con evidencias de la auditora practicada.

INFORME DE AUDITORA

ARTICULO 25. Al termino de la auditora, se presentar en forma escrita el informe de la auditora

ARTICULO 27. El informe de auditora deber ser presentado oportunamente, a objeto de que la
informacin en el contenida, tenga actualidad, utilidad y valor para autoridades a quienes corresponda,
adoptar medidas inmediatas, tendentes a corregir las dependencias sealadas.

Nota: los expedientes de 6 auditoras cuentan con esto parmetros legales.

Fuente: Gaceta Oficial N 36.229 del 17/06/1997 Normas de Auditora de Estado

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

155
 Anexo M-08
PT- 08 Presupuesto asignado, personal adscrito, recursos fsicos
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase 1 Estudio preliminar
Tcnica utilizada: Investigacin Documental
Objetivo: Recurso Presupuestarios financieros, recursos humanos,
recursos fsicos.
Presupuesto de la Direccin

Actividad Partida 401 Partida 402 Total Gastos

Gastos de Materiales y
personal suministros
Auditora Consejo legislativo 367.128,84 4.120,00 371.249,68
Auditora Procuradura 237.098,54 2.060,00 239.158,54
Auditora Admn. y Fin 237.098,54 2.060,00 239.184,54
Auditora Admn. y Fin 243.183,19 2.060,00 245.243,19
Auditora Secretaria Infraest. 299.151,99 2.060,00 301.211,99
Auditora RR HH 183.564,84 2.060,00 185.624,84
Auditora Vocera PP CC 183.564,84 2.060,00 185.624,84
Auditora no Programada 183.564,84 2.060,00 185.624,84
Totales 1.934.356,46 18.540,00 1.952.896,46

Del anlisis aplicado el presupuesto de la Direccin de Control de la Administracin Estadal Central

para el ejercicio 2008, para ejecutar sus 9 auditoras es de 1.952.896,46 que representa un 24,47 % del
presupuesto asignado a la institucin.
El monto de gastos de personal para esta direccin representa el 99,05 % del presupuesto calculado
en plan operativo y 0,94 % en materiales y suministros.

Personal adscrito

El personal adscrito a la Direccin est conformado por un (1) Director, una (1) Secretaria y de 25
funcionarios entre auditores, auxiliares de auditoras y revisores.
Se comprob a travs de revisin de expedientes que el personal de la Direccin est conformado de
11 Licenciados en las areas de Contadura y Administracin 3 abogados, 6 Tcnicos Superiores en
administrativos y/o carrera afn; un Arquitecto, un ingeniero agrnomo, un TSU en Recursos Naturales y
4 bachilleres. Este personal carece de actualizacin y/o capacitacin en materia de control fiscal.

Polticas de Evaluacin del Personal

No existen polticas de evaluacin de personal, no se realiza evaluacin de desempeo al personal

auditor y auxiliar desde el ao 2005.

Recursos Fsicos

Se observo que los recursos fsicos disponibles estn representados en nueve (9) escritorios, tres (3)
computadores con impresoras y 20 sillas secretariales.

Fuente: Plan Operativo Anual, Asignacin Presupuestaria 2008, Expedientes de personal, Cuestionario de
control interno, Inventario de Bienes Muebles.
Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

156
 Anexo M-09
PT- 09 Recursos de tiempo planificado
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Clculo uso del tiempo planificado

Fuente: Plan Operativo Anual 2008

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

157
 Anexo M-10
PT- 10 Recursos de tiempo ejecutado
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Anlisis comparativo de consumo de recursos tiempo versus planificado

Fuente: Expedientes de actuaciones (prorrogas solicitadas)

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

158
 Anexo M-11
PT- 11 Recursos fsicos planificado
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Calculo de uso de recursos fsicos planificado

Fuente: POA, ANALISIS

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

159
 Anexo M-12
PT- 12 Recursos fsicos ejecutados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Anlisis del consumo de recursos fsicos versus el planificado

Fuente: Expedientes de actuaciones (anlisis)

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

160
 Anexo M-13
PT- 13 Recursos humanos planificados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Calculo de uso de recursos humanos planificado

Fuente: POA, ANALISIS

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

161
 Anexo M-14
PT- 14 Recursos humanos ejecutados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Anlisis del uso de recursos humanos versus el planificado

Nota: las horas hombres de descargo no se contabilizan ya que los auditores realizan actividades preliminares de otras auditoras

Fuente: POA, ANALISIS

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

162
 Anexo M-15
PT- 15 Recursos Financieros planificados
Entidad Auditada Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase de estudio: Fase seleccin de rea crtica
Tcnica utilizada: Investigacin documental y analtica
Objetivo: Clculo de uso de recursos financieros planificado

Fuente: POA, ANALISIS

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

163

Entidad Auditada
Fase de estudio:
Tcnica utilizada:
Objetivo:
Anexo M-16
PT- 16 Recursos financieros ejecutados
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fase seleccin de rea crtica
Investigacin documental y analtica
Anlisis del uso de recursos financieros versus el planificado

Fuente: expediente de actuacin, anlisis

Auditor: JOSE PASTOR PEREZ TOVAR Supervisor: Esp. Alexis Crespo

164
 Anexo M-17
REVISION DE EXPEDIENTES DE AUDITORA

Fuente: Cuadro de control de Auditoras. Expedientes de Auditoras. Contralora del estado Yaracuy

165
 Anexo N
DISEO DE INDICADORES

CRITERIO PARA DEFINIR INDICADORES

CRITERIO PARAMETROS CONDICION

Recursos Humanos Capacitados para su desempeo

Uso de los recursos

Apropiados para desarrollar los procesos
fsicos
EFICIENCIA
Uso del Tiempo Exacto para cumplir el plan

Uso de Recursos
Bolvares Utilizados
Financieros

EFICACIA Cumplimiento de Metas Ajustado a la Planificacin

Prez (2009)

166
 CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PARA LA FORMULACION DE INDICADORES

N Nombre del Pregunta FORMULA

Indicador
Eficacia en el En qu proporcin se
Total de auditoras realizadas
1 cumplimiento de cumpli las actuaciones x =
Total de auditoras programadas
programas fiscales? 1
Eficiencia en el En qu proporcin el RR- Total de horas hombre utilizadas en la realizacin de auditoras
desempeo del HH cumpli con las HH-
2 x = Total de horas hombre programadas en la realizacin de las auditoras
recurso humano HH de las actuaciones
fiscales 2
Eficiencia en la En qu proporcin se uso Total de horas maquinas utilizadas en la realizacin de auditoras.
3 utilizacin de los las horas maquinas en las x =
Total de horas maquinas programadas en la realizacin de auditoras
recursos fsicos actuaciones fiscales? 3
Eficiencia en uso En qu proporcin se Total de das utilizadas en la realizacin de auditoras
4 del tiempo cumpli el uso del tiempo x =
Total de das programadas en la realizacin de auditoras
en las actuaciones fiscales? 4
Eficiencia en uso En qu proporcin se Total de Bs. utilizadas en la realizacin de auditoras
de los recursos cumpli con los Bs.
5 x = Total de Bs. programadas en la realizacin de auditoras
financieros invertido en las
actuaciones fiscales? 5

Prez (2009)

167
Diseo de perfiles de Indicadores

Con el objeto de facilitar la descripcin, clasificacin, administracin y utilizacin

de indicadores, se detallan una vez jerarquizados y considerando dentro de un
nmero de ellos, aquellos que realmente permiten medir la actividad relevante dentro
el proceso, de all se consideraron lo siguientes perfiles (M-01; M-02; M-03; M-04;
M-05)
Cabe sealar que los productos o resultados de la segunda, tercera, cuarta fase y
sexta fase forman parte del contenido del Captulo IV relacionado con la propuesta de
esta investigacin.

168
 Anexo O-01
INDICADOR N 1
Titulo Eficacia en el Cumplimiento de las metas

Cumplimiento de objetivos y
Cdigo ECM Tipo PRODUCTO
metas

X1= Total de auditoras realizadas y notificadas

FORMULA
Total de auditoras planificadas.

Categora de las Variables Fsica Tendencia Hacia 1

Objetivo Verificar el cumplimiento de las metas (auditoras)

Ideal = 1,00
Rango 1 = 1,00 0,90 se considera eficaz
Rangos de Rango 2 < 0,90 0,80 se considera satisfactorio
Desempeo Rango 3 < 0,80 0,70 se considera aceptable
Rango 4 < 0,70 0,60 se considera regular
Rango 5 < 0,60 se considera ineficaz
Gerenciales:
Planificacin Inadecuada
Sistema de control, seguimiento y/o supervisin inadecuados
Deficiencias de recursos fsicos y/o Computacin
Causas de
Ocupacin de auditores en otras actividades
Variacin
Prorrogas solicitadas por auditores
Auditores de reposo mdico
Prorrogas solicitadas por parte de los entes sujetos a control
Falta de capacitacin y actualizacin de los auditores
Planificacin, supervisin, control, dotacin de equipos, capacitacin al personal
Correctivos
auditor.
Niveles de
Desagregacin o Direccin de Control de Administracin Estadal Central
Aplicacin

Comparacin con
Eficiencia en el uso de los recursos financieros
otros Indicadores

Ubicacin Fsica
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
de los datos

Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)
Anexo O-02

169
 INDICADOR N 2
Titulo Eficiencia en el desempeo del recurso humano

Horas hombres en la realizacin

Cdigo EDRRHH Tipo Insumo
de la auditora

FORMULA Total de Horas Hombre utilizadas en la realizacin de las auditoras

X1 =

Total de Horas Hombre programadas en la realizacin de las auditoras

Categora de las Variables

Fsica Tendencia hacia 1
Objetivo Verificar las horas hombres utilizadas en las auditoras
Rango 1 1,00 1,10 se considera eficiente
Rangos de Rango 2 > 1,10 1,20 se considera satisfactorio
Desempeo Rango 3 > 1,20 1,30 se considera aceptable
Rango 4 > 1,30 1,40 se considera regular
Rango 5 > 1,40 se considera ineficiente
Gerenciales:
Planificacin Inadecuada
Sistema de control, seguimiento y/o supervisin inadecuados
Deficiencias de recursos fsicos y/o Computacin
Causas de
Ocupacin de auditores en otras actividades
Variacin
Prorrogas solicitadas por auditores
Auditores de reposo mdico
Prorrogas solicitadas por parte de los entes sujetos a control
Falta de capacitacin y actualizacin de los auditores
Planificacin, supervisin, control , dotacin de equipos, capacitacin al personal
Correctivos
auditor
Niveles de
Desagregacin o Direccin
Aplicacin
Comparacin con
Eficiencia en el uso del tiempo
otros Indicadores

Ubicacin Fsica
de los datos Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)
Anexo O-03
INDICADOR N 3

170
 Titulo Eficiencia en la utilizacin de los recursos fsicos
Horas Maquinas en la
Cdigo EUHH-MM Tipo Insumo
realizacin de la auditoras
X= Total de Horas Mquinas utilizadas en las actuaciones fiscales
FORMULA
Total de Horas Mquinas programadas para las actuaciones fiscales

Categora de las Variables

Fsica Tendencia 1
Objetivo Verificar las horas maquinas utilizadas en la realizacin de las auditoras
Rango 1 1,00 1,10 se considera eficiente
Rangos de Rango 2 > 1,10 1,20 se considera satisfactorio
Desempeo Rango 3 > 1,20 1,30 se considera aceptable
Rango 4 > 1,30 1,40 se considera regular
Rango 5 > 1,40 se considera ineficiente
Gerenciales:
Planificacin Inadecuada
Sistema de control, seguimiento y/o supervisin inadecuados
Deficiencias de recursos fsicos y/o Computacin
Causas de
Ocupacin de auditores en otras actividades
Variacin
Prorrogas solicitadas por auditores
Auditores de reposo mdico
Prorrogas solicitadas por parte de los entes sujetos a control
Falta de capacitacin y actualizacin de los auditores
Planificacin, supervisin, control , Dotacin de Equipos capacitacin al personal
Correctivos
auditor
Niveles de
Desagregacin o Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Aplicacin

Comparacin con
Eficiencia en el uso del tiempo
otros Indicadores

Ubicacin Fsica
de los datos Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central

Prez (2009)

Anexo O-04
INDICADOR N 4

171
 Titulo Eficiencia en el uso del tiempo
Das utilizados en la realizacin
Cdigo EU TP Tipo Insumo
de las auditoras
X= Total de das utilizados para la realizacin de las auditoras
FORMULA
Total de das programados para la realizacin de las auditoras

Categora de las Variables Fsica Tendencia 1

Objetivo Verificar el uso del tiempo en la realizacin de las auditoras

Rango 1 = 1,00 1,10 se considera eficiente

Rangos de Rango 2 > 1,10 1,20 se considera satisfactorio
Desempeo Rango 3 > 1,20 1,30 se considera aceptable
Rango 4 > 1,30 1,40 se considera regular
Rango 5 > 1,40 se considera ineficiente
Gerenciales:
Planificacin Inadecuada
Sistema de control, seguimiento y/o supervisin inadecuados
Causas de Ocupacin de auditores en otras actividades
Variacin Prorrogas solicitadas por auditores
Auditores de reposo mdico
Prorrogas solicitadas por parte de los entes sujetos a control
Falta de capacitacin y actualizacin de los auditores
Planificacin, supervisin, control , Dotacin de Equipos capacitacin al personal
Correctivos
auditor
Niveles de
Desagregacin o Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Aplicacin

Comparacin con
Eficiencia en el desempeo del recurso humano
otros Indicadores

Ubicacin Fsica
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
de los datos

Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual.
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales Direccin de Control de la Administracin Estadal Central

Prez (2009)

Anexo O-05
INDICADOR N 5

172
 Titulo Eficiencia en el uso de los recursos financieros
Horas hombres en el
Cdigo EURRFF Tipo Insumo
cumplimiento de la actuacin

FORMULA X= Total de Bolvares utilizados en la realizacin de las auditoras

Total de Bolvares programados en la realizacin de las auditoras

Categora de las Variables Fsica Tendencia 1

Objetivo Verificar los Bolvares utilizadas en la realizacin de las auditoras
Rango 1 1,00 1,10 se considera eficiente
Rangos de Rango 2 > 1,10 1,20 se considera satisfactorio
Desempeo Rango 3 > 1,20 1,30 se considera aceptable
Rango 4 > 1,30 1,40 se considera regular
Rango 5 > 1,40 se considera ineficiente
Gerenciales:
Planificacin Inadecuada
Sistema de control, seguimiento y/o supervisin inadecuados
Causas de Ocupacin de auditores en otras actividades
Variacin Prorrogas solicitadas por auditores
Auditores de reposo mdico
Prorrogas solicitadas por parte de los entes sujetos a control
Falta de capacitacin y actualizacin de los auditores
Planificacin, supervisin, control , Dotacin de Equipos capacitacin al personal
Correctivos
auditor
Niveles de
Desagregacin o Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Aplicacin

Comparacin con
Eficiencia en el uso del tiempo
otros Indicadores

Ubicacin Fsica
de los datos Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Fuente de
Informacin de los Informe de gestin trimestral, anual. Plan Operativo Anual
Datos
Periodicidad de
Trimestral; Anual
uso
Usuarios Despacho del Contralor, Direccin General, Oficina Tcnica
Potenciales Direccin de Control de la Administracin Estadal Central
Prez (2009)

173
 Anexo P-01
Cedula de Hallazgos Manuales

Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)

UNIDAD:
HALLAZGO: Inexistencia de manual de normas y procedimientos

CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO

La Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central, no
cuenta con manual de Organizacin,
normas y procedimientos y manual
de funciones.
Artculo 35 y 131 de la Ley
Orgnica de Contralora General de
la Repblica y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, Artculo 131 al
134 de la Ley Orgnica de
Administracin Financiera del sector
Pblico en concordancia con las
normas de generales control interno
del sector pblico.
La mxima autoridad de la Los procesos operativos estn
organizacin (Contralor del Estado sujetos a discrecin de la
Yaracuy) no ha establecido los gerencia estratgica y
manuales de normas y procedimiento operativa, lo cual incide
aplicables a los procesos operativos de negativamente en la gestin
la Direccin. Sin embargo designo institucional en el incremento
equipo de auditores adscrito al rgano de costos por actuacin fiscal.
de control fiscal para acometer esta
actividad.

Prez (2009)

174

UNIDAD:
HALLAZGO:
INDICADOR:
CONDICION
La direccin de Control de la
Administracin Estadal Central
ejecuto 67 % de las metas
planificadas representada en 6
actuaciones fiscales durante el
ao 2008, lo que representa una
desviacin del 33 % sobre lo
planeado.
Prez (2009)
Anexo P-02
Cedula de Hallazgos Eficacia en cumplimiento de metas
Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)
Ejecucin de actuaciones
Eficacia en cumplimiento de metas
CRITERIO CAUSA EFECTO
Segn "Plan Operativo Anual Retraso en el seguimiento de las Incumplimiento de metas planificadas
2008", se planifico realizar 9 actividades, recurso humano e incremento de los costo asociados por
actuaciones fiscales para el desactualizado en las nuevas las actuaciones fiscales realizadas.
ejercicio fiscal 2008. tendencias de auditora,
deficiencia en la supervisin y
control.
175
 Anexo P-03
Cedula de Hallazgos Uso de Recursos Humanos
UNIDAD: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)
HALLAZGO: Horas hombres invertido en la ejecucin de actuaciones
INDICADOR: Eficiencia del Recurso Humano

CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO

La Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central
utilizo 137,50 % de horas
hombres equivalentes a 10.560
Horas Hombres en las 6
actuaciones fiscales durante el
ao 2008, lo que representa una
desviacin de las horas hombres
por encima de lo planificado de
37,50 % .
Prez (2009)
Segn plan operativo anual
2008 se planifico ejecutar
14.400 horas hombre para las 9
actuaciones del ejercicio fiscal
2008 y para realizar 06
auditoras se planifico en 7.680
horas hombres.
Retraso en el seguimiento de las
actividades, recurso humano
desactualizado en las nuevas
tendencias de auditora, fallas en la
supervisin, solicitud de prrroga.
Incumplimiento de metas planificadas
e incremento de los costo asociados a
las horas hombres.
Utilizacin de 2.880 horas hombres por
encima de lo planificado.

Anexo P-04

176
 Cedula de Hallazgos Eficiencia en Uso de Recursos Fsicos

UNIDAD: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)

HALLAZGO: Horas mquinas invertido en la ejecucin de actuaciones
INDICADOR: Eficiencia en uso de equipos

CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO

La Direccin de Control de la
Administracin Estadal Central
utilizo 133,33 % de horas
maquinas equivalentes a 7.680
Horas maquinas en las 6
actuaciones fiscales durante el
ao 2008, lo que representa una
desviacin de las horas maquinas
por encima de lo planificado de
33,33 % .
Prez (2009)
Segn Plan Operativo Anual
2008 se planifico ejecutar
8.640 horas mquinas para las 9
actuaciones del ejercicio fiscal
2008 y para ejecutar 06
actuaciones se planifico 5.760
horas maquinas
Retraso en el seguimiento de las Incumplimiento de metas planificadas
actividades, recurso humano e incremento de los costo asociados a
desactualizado en las nuevas las horas maquinas.
tendencias de auditora, fallas en la
supervisin Utilizacin de 1.920 horas maquinas
por encima de lo planificado

Anexo P-05
Cedula de Hallazgos Eficiencia en Uso del Tiempo

177
UNIDAD: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)
HALLAZGO: Das invertido en el proceso de ejecucin de actuaciones
INDICADOR: Eficiencia en el tiempo

CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO

La direccin de Control de la Segn Plan Operativo Anual Retraso en el seguimiento de las Incumplimiento de metas planificadas
Administracin estadal Central 2008 se planifico realizar las 9 actividades, recurso humano e incremento de los costo asociados a
utilizo 137,5 % de los das para actuaciones en 360 das del desactualizado en las nuevas los das utilizados en las actuaciones
las actuaciones lo que equivales a ejercicio fiscal 2008 y para tendencias de auditora, fallas en la fiscales-
330 das utilizados en las 6 realizar 06 actuaciones se supervisin y planificacin Utilizacin de 90 das adicionales a lo
actuaciones fiscales a durante el estableci 240 das planificado.
ao 2008, lo que representa una
desviacin de los das utilizados
por encima de lo planificado de
37,5 % .
Prez (2009)

Anexo P-06
Cedula de Hallazgos eficiencia en Uso Recurso Financiero

178
UNIDAD: Direccin de Control de la Administracin Estadal Central (DCAEC)
HALLAZGO: Das invertido en el proceso de ejecucin de actuaciones
INDICADOR: Eficiencia en el uso del recurso financiero

CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO

La direccin de Control de la
Administracin estadal Central
gasto Bs. 1.814.828,52 en las
actuaciones fiscales durante el
ao 2008 lo que representa una
desviacin del uso del recurso
financiero por encima de lo
planificado de 30 % .
Segn Plan Operativo Anual
2008 se planifico realizar las 9
actuaciones en un costo de
bolvares 1.952.896,46 en el
ejercicio fiscal 2008, Para
realizar 06 actuaciones planifico
bolvares 1.396.021,94
Retraso en el seguimiento de las Incumplimiento de metas e incremento
actividades, recurso humano de los costos de las actuaciones en
desactualizado en las nuevas 418.806 Bs.
tendencias de auditora, fallas en la
supervisin y planificacin

Prez (2009)

179