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Procedimientos de Adquisiciones_________________________________________________________ 81
Procedimiento de Compras de Baja Cuanta / Compra Directa ___________________________________________ 81
Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por Caja Chica ____________________________________________ 83
Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboracin del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo
Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Pblicas (MINFIN), con el objetivo de disponer de un instrumento de
planificacin, que permita el seguimiento, medicin y control de los resultados institucionales por medio de la
vinculacin de plan-presupuesto.
Inicia: Recepcin de lineamientos por parte de SEGEPLAN.
Finaliza: Traslado del POA aprobado a las Unidades Ejecutoras.
NORMATIVA APLICABLE:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Elaboracin del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM-
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe oficio de solicitud de preparacin y presentacin del POA y POM, realiza Autoridad Administrativa
1 convocatoria a Subdirector (es) de la dependencia y Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Analizan las directrices giradas por la Direccin de Planificacin y Desarrollo Autoridad Administrativa
2 Institucional, para establecer los resultados en funcin del Plan Estratgico Superior/Sub-Directores/Jefe
Institucional. de DSAI
Elabora la planificacin de acuerdo a los resultados, observando los Jefe de Departamento, Seccin
4 lineamientos dados por la Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional y o rea de la dependencia
enva la informacin solicitada.
Elabora el POA y POM con la informacin proporcionada, llenando los formatos Jefe de DSAI
6
correspondientes, otorgados por SEGEPLAN.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 7
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Actualizacin del Plan Operativo Anual POA- y Plan Operativo Multianual POM-
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Aprobado el presupuesto del ao vigente, o cuando se realicen modificaciones
a las metas o al presupuesto de la dependencia, realiza anlisis tomando en
consideracin los siguientes aspectos:
- Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo
1. programado en el Anteproyecto de Presupuesto Jefe de DSAI
- Productos, subproductos y metas fsicas programadas en el Plan Operativo
Anual
- Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de
presupuesto vigente
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al requerimiento del POA se
confirma a la Autoridad Superior de la Dependencia sobre el financiamiento
del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas fsicas.
Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al requerimiento del
POA se notifica a la Autoridad Superior de la dependencia para que sta realice Jefe de DSAI
2.
los ajustes a las metas fsicas segn las asignaciones presupuestarias
Recibe oficio de solicitud de informacin sobre el avance del POA y traslada a Autoridad Administrativa
1 Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Recibe solicitud de informacin y herramientas para seguimiento al POA, y
2 Jefe de DSAI
asigna personal para que consolide la informacin.
Autoridad
Autoridad
Autoridad Jefe de Administrativa
Administrativa
Administrativa Departamento, Superior/Sub-Director/
Superior/Sub- Jefe de DSAI
Superior de la Seccin o rea de la Jefe de DESAI y Jefes de
Directores/Jefe de
Dependencia dependencia Departamentos de la
DSAI
dependencia
Inicio
Recibe y consolida
la informacin
generada en los
formatos definidos
Presenta el Existen
POA y POM modificaciones?
No
La Autoridad
Administrativa
Superior de la
dependencia
aprueba el POA
POM, y enva a
DIPLANDI
Fin
Inicio
Aprobado el
presupuesto del ao
vigente, o cuando se
realicen
modificaciones a las
metas, realiza
anlisis tomando en
ciertos aspectos
Se notifica a la
Corresponden Autoridad Superior
al de la dependencia
No
requerimiento para que sta
del POA? realice los ajustes a
las metas fsicas
Se confirma a la
Autoridad Superior
de la Dependencia
sobre el
financiamiento del
POA y la viabilidad
del cumplimiento
de las metas fsicas
No
Consolida ajustes al
POA en Notifica a los Jefes
coordinacin con Notifica a los jefes de Departamentos
los Jefes de de departamentos para que se
Departamento y para que se ajusten ejecuten las metas
traslada a la las metas fsicas fsicas efectuado en
Autoridad Superior el POA
de la dependencia.
1
2
Revisa y aprueba el
POA con los ajustes
efectuados y
traslada al Director
de Planificacin y
Desarrollo
Institucional para su
conocimiento y
ajustes al POA
institucional.
Recibe Resolucin
correspondiente
trasladada por la Recibe Resolucin
Direccin correspondiente y
Planificacin y archiva.
Desarrollo
Institucional.
1
Fin
Inicio
Recopila
informacin
A
solicitada, elabora
oficio de respuesta
Firma el oficio de
La informacin
respuesta y enva S
es correcta?
para visto bueno
No
La informacin Devuelve para
No
es correcta? correcciones
Devuelve para
correcciones
S
Firma oficio y
traslada a la A
DIPLANDI
Fin
Establecer los criterios y actividades para la elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Pblicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa legal aplicable, con el objetivo de disponer de las asignaciones
presupuestarias necesarias para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
1. Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinacin a nivel interno y con la Direccin de
Asuntos Administrativos.
2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Recibe oficio de instruccin de inicio del proceso de formulacin en SIGES, Autoridad Administrativa Superior de
1. que contiene la distribucin de techos presupuestarios y normas para la la dependencia
formulacin del anteproyecto de presupuesto.
Traslada e instruye para la elaboracin del Anteproyecto del Presupuesto al Autoridad Administrativa Superior de
2. la dependencia
Jefe de DSAI.
Analiza las necesidades definidas en el Plan Operativo Anual y PACC, Personal responsable en los procesos
8. actualiza en funcin de los lineamientos recibidos y la distribucin sustantivos
presupuestaria.
Revisa que la informacin presentada por cada rea cumpla con los Jefe de DSAI
10.
requisitos establecidos.
Verifica que los datos ingresados coincidan con el techo Presupuestario Responsable de Presupuesto
19.
asignado, solicita y opera en SIGES
Verifica los datos ingresados y enva a Direccin Financiera para sus Jefe de DSAI
20.
observaciones.
23. Elabora informe narrativo y llena formularios DTP correspondientes. Responsable de Presupuesto
Autoridad
Personal responsable en
Administrativa Superior Jefe de DSAI
los procesos sustantivos
de la dependencia
Inicio
Recibe oficio de
instruccin de inicio
del proceso de
formulacin en
SIGES, que contiene
la distribucin de
techos
presupuestarios y
normas
Prepara propuesta
Valida distribucin
de distribucin
presupuestaria de
presupuestaria para
acuerdo a las
la elaboracin del
necesidades de la
Anteproyecto de
Dependencia
Presupuesto
Convoca a reunin
al personal Analiza las
responsable en los necesidades
procesos definidas en el POA
sustantivos de la y PACC, actualiza en
dependencia para funcin de los
informar sobre la lineamientos
distribucin recibidos y la
presupuestaria y distribucin
lineamientos presupuestaria
respectivos.
Enva necesidades
presupuestarias,
segn lineamientos
Personal Autoridad
Autoridad
responsable en los Administrativa Superior
Jefe de DSAI Administrativa Superior
procesos de la dependencia y
de la dependencia
sustantivos personal convocado
Revisa que la
Traslada informacin
necesidades presentada por
presupuestarias, cada rea cumpla
segn lineamientos con los requisitos
establecidos
Analizan propuesta
Recibe propuesta de
Consolida la y establecen
Anteproyecto de
informacin, integra Anteproyecto de
Presupuesto y
propuesta de Presupuesto de la
convoca a
Anteproyecto de Dependencia para el
Subdirector(es) y
Presupuesto ejercicio fiscal
Jefes
correspondiente
Coordina
modificaciones Existen
S
con jefes de ajustes?
departamento
No
Autoriza
Anteproyecto de
Traslada
Presupuesto de la
Anteproyecto de
Dependencia para el
Presupuesto
ejercicio fiscal
correspondiente
Recibe
Anteproyecto de
Presupuesto
aprobado
Autoridad
Responsable de
Jefe de DSAI Administrativa Superior
Presupuesto
de la dependencia
Recibe de Direccin
Enva al Sistema de
Financiera e
Contabilidad
instruye el envo al
Integrada -SICOIN-.
SICOIN.
Elabora informe
narrativo y llena
formularios DTP
correspondientes.
Recibe documentos
de formulacin y
enva a direccin
financiera
Fin
Autoridad
Responsable de
Administrativa Superior Jefe de DSAI
Presupuesto
de la dependencia
Inicio
Define, la
programacin
Recibe circular de
Indicativa Anual de Llena los formatos
solicitud de
acuerdo al PACC en de programacin
elaboracin de la
funcin de las indicativa anual
Programacin
asignaciones segn el SICOIN
Indicativa anual
presupuestarias del
ejercicio vigente
Devuelve al
responsable de
presupuesto para
modificaciones
A
Registra y solicita la
Programacin
indicativa Anual en
el mdulo de
presupuesto del
SICOIN
Genera e imprime
comprobantes
Traslada oficio
Firma firmado, para
comprobantes y formalizar el envo Existen Traslada
No
oficio, traslada a de los modificaciones? comprobantes
Direccin Financiera comprobantes a la
direccin financiera
Regresa a la
Fin persona A
responsable
Definir los criterios y actividades para realizar la programacin, reprogramacin y ejecucin de metas, en el marco de la
normativa aplicable, a fin de establecer oportunamente las necesidades de recursos financieros y el nivel de
cumplimiento en la ejecucin de los resultados.
Inicio: Recibe lineamientos para la programacin cuatrimestral de metas
Fin: Recibe ejecucin mensual de metas aprobada
NORMATIVA APLICABLE:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
2. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
5 Responsable de Presupuesto
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 adems deber
REGISTRAR y SOLICITAR la programacin cuatrimestral de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
7 Jefe de DSAI
Traslada programacin cuatrimestral de metas a Autoridad Administrativa
Superior de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio y documentos de
respaldo.
Ejecucin de Metas
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
4 Responsable de Presupuesto
Nota: Para las Unidades Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 adems deber
REGISTRAR y SOLICITAR la reprogramacin mensual de metas en el SIGES e
imprimir comprobante.
11 Responsable de Presupuesto
Nota: Para las Unidad Ejecutoras de los programas 11, 12 y 13 adems deber
REGISTRAR y SOLICITAR la ejecucin mensual de metas en el SIGES e imprimir
comprobante.
Autoridad Administrativa
14 Firma documentos de ejecucin mensual de metas y devuelve a Jefe de DSAI. Superior de la dependencia
Autoridad
Jefe de Departamento Responsable de
Administrativa Superior Jefe de DSAI
de la dependencia Presupuesto
de la Dependencia
Inicio
Recibe lineamientos
Recibe circular para la programacin
conteniendo los cuatrimestral de metas Establece la
lineamientos para la y solicita a los programacin de
programacin departamentos o metas del
cuatrimestral de reas de la Departamento
metas dependencia la
programacin
Verifica
informacin de
programacin
cuatrimestral de
metas
Registra la
informacin de la
programacin
cuatrimestral de
metas en los
formatos
establecidos
Firma programacin
cuatrimestral de metas y Elabora proyecto de
Firma
cuando aplique adems oficio de entrega de
programacin
APRUEBA en SIGES , la programacin
cuatrimestral
imprime comprobantes cuatrimestral de
de metas
tanto de SIGES como de metas
SICOIN
Recibe
programacin
cuatrimestral de
metas aprobada y
enva los
documentos
correspondientes y
enva a la DIPLANDI
para verificacin y
monitoreo
Fin
Autoridad
Responsable de
Jefe de DSAI Jefe de Departamento de la dependencia Administrativa Superior
Presupuesto
de la dependencia
Inicio
Recibe calendario de
actividades relacionadas
Traslada la
al proceso de
Cumple con lo informacin, en 1
planificacin y traslada a S
programado? el formato
Jefes de dependencia,
establecido
para el cumplimiento del
mismo
No
Verifica
Solicita la
informacin y
reprogramacin
traslada
de metas y
reprogramacin
contina
mensual de
procedimiento Registra la
metas
informacin de la
reprogramacin
mensual de metas en
los formatos internos
establecidos
Firma
reprogramacin
mensual de metas y Elabora proyecto
cuando aplique de oficio de
adems APRUEBA entrega de la
en SIGES, imprime reprogramacin
comprobantes tanto mensual de metas
de SIGES como de
SICOIN
Firma documentos
de reprogramacin
mensual de metas
Recibe
reprogramacin
mensual de metas
aprobada, enva los
documentos
correspondientes a
la DIPLANDI, para
verificacin
monitoreo y
seguimiento
Registra la
informacin de la
ejecucin mensual
Verifica informacin
de metas en los
formatos
establecidos
Firma documentos
de ejecucin
mensual de metas y
Elabora proyecto de
cuando aplique
oficio de entrega de
adems APRUEBA
la ejecucin
en SIGES, imprime
mensual de metas y
comprobantes tanto
de SIGES como de
SICOIN
Recibe ejecucin
mensual de metas
Firma documentos
aprobada y enva los
de ejecucin
documentos
mensual de metas
correspondientes a
la DIPLANDI
Fin
Reprogramacin de subproductos
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramacin de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable,
con el objeto de alinear el presupuesto a la gestin por resultados.
Inicia: Recibe oficio de solicitud de anlisis para determinar si es necesario realizar, reprogramacin de metas, y de ser
procedente, compatibilicen los planes operativos anuales de acuerdo a las asignaciones presupuestarias aprobadas y
convoca a Jefes de Departamento, para revisin de metas y asignaciones presupuestarias aprobadas.
Finaliza: Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se enve expediente a Direccin de
Planificacin y Desarrollo Institucional.
NORMATIVA APLICABLE:
1. Para las dependencias que no cuentan con Departamento de Servicios Administrativos Internos (DSAI), le
corresponde al Enlace Administrativo Financiero realizar la coordinacin a nivel interno y con la Direccin de
Asuntos Administrativos.
2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Instruye a Responsable de Presupuesto para que realice los registros respectivos Jefe de DSAI
3 en el SIGES.
Firma y devuelve a Jefe de DSAI Unidad Ejecutora e instruye para que se enve Autoridad Administrativa
8 expediente a Direccin de Planificacin y Desarrollo Institucional. Superior de la dependencia
Reprogramacin de subproductos
Autoridad
Administrativa Autoridad Administrativa Superior/Jefes de Responsable de
Jefe de DSAI
Superior de la Departamento de Unidad Ejecutora Presupuesto
dependencia
Inicio
Recibe oficio de
solicitud de anlisis
Analizan metas y
para determinar si
asignaciones
es necesario
presupuestarias
realizar, Realiza
aprobadas.
reprogramacin de Reprogramacin de
metas Subproductos con
Instruye a modificacin de
Establecen
Responsable de metas en SIGES,
necesidad de
Presupuesto para imprime
Se requiere reprogramacin de
S que realice los comprobante y
modificacin? metas y/o
registros elabora proyecto de
modificaciones
respectivos en el oficio que incluye
presupuestarias.
SIGES. justificacin de la
reprogramacin,
No conforma
expediente..
Confirman metas, A
Firma oficio y
traslada expediente
Revisa expediente
que contiene la
del procedimiento
solicitud de
de reprogramacin
actualizacin y/o
de Subproductos
modificacin de las
que conlleva
metas a la Direccin
modificacin de
de Planificacin y
metas, y traslada.
Desarrollo
Institucional.
Fin A
Autoridad
Responsable de Administrativa
Jefe de DSAI
Presupuesto Superior de la
dependencia
Inicio
Identifica la
necesidad de
modificar los saldos
presupuestarios
vigentes, segn la
programacin del
Plan Anual de
Compras y
Contrataciones y las
necesidades
emergentes.
Elabora propuesta
de reprogramacin
de subproductos, Analiza propuesta
oficio de de reprogramacin
justificacin de subproductos.
correspondiente y
traslada.
Opera en SIGES la
Reprogramacin de
Subproductos y S
adjunta la
justificacin
Firma y devuelve a
Imprime el
Jefe de DSAI Unidad
Comprobante de la Firma y traslada a la
Ejecutora e instruye
Reprogramacin de Autoridad
para que se enve
Subproductos, Administrativa
expediente a
elabora oficio de Superior de la
Direccin de
entrega de dependencia para
Planificacin y
comprobantes y visto bueno.
Desarrollo
traslada.
Institucional.
Fin
Programar Cuatrimestralmente las asignaciones presupuestarias de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Finanzas
Pblicas (MINFIN), en cumplimiento a la normativa aplicable, para garantizar la disponibilidad financiera para atender las
necesidades y compromisos del cuatrimestre.
1. Las reprogramaciones financieras sern realizadas por el mismo procedimiento de acuerdo de la necesidad de la
Unidad Ejecutora o solicitud de la Direccin Financiera.
2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
3. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Autoridad
Administrativa Responsable de
Jefe de DSAI
Superior de la Presupuesto
dependencia
Inicio
Elabora la
Recibe y traslada
programacin de
lineamientos y Recibe lineamientos
Cuotas Financieras
calendario para la y calendario para la
Cuatrimestrales, de
Programacin de Programacin de
acuerdo a la
Cuota Financiera Cuota Financiera
informacin
Cuatrimestral a Jefe Cuatrimestral e
trasladada por el
de Departamento instruye al
Responsable de
de Servicios Responsable de
Compras y
Administrativos Presupuesto.
Programacin
Internos (DSAI).
Indicativa Anual.
Revisa
programacin de
Traslada
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales.
Autoriza
Programacin de
Requiere
cuotas financieras No S Devuelve
modificaciones?
cuatrimestrales y
devuelve
Registra y valida
Recibe aprobacin
programacin de
de programacin de
Cuotas Financieras
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales en
Cuatrimestrales y
SICOIN, imprime y
traslada
traslada
Firma el
comprobante de
programacin de
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales en
estado
recomendado y
solicita la
conformacin de
expediente Conforma
expediente de
programacin de
Cuotas Financieras
Cuatrimestrales
Traslada expediente
de Programacin de
Cuotas Financieras
cuatrimestrales a
Direccin
Financiera.
Fin
Establecer los criterios y actividades necesarias para la adecuada administracin del Fondo Rotativo Interno, constitucin,
reposicin y liquidacin correspondiente, con el objeto de obtener los recursos financieros, as como la rendicin de
cuentas oportuna, en el marco legal establecido.
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deber realizar como mnimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integracin sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejar constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada ser comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deber realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
comn. S existiese faltante de recursos estos debern ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno debern liquidarse dentro del plazo mximo de tres (3) das hbiles;
y para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirn un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podr autorizar la
emisin de ms de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerir la liquidacin del vale autorizado y el Responsable reportar
dicha situacin al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicacin de las
medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrn cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas, los gastos por concepto de
infracciones de trnsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades Administrativas Superiores de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios
Administrativos Internos o Financiero segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada gestin
de adquisiciones y la aplicacin de la presente normativa.
2.2. En caso de perodo de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el regln presupuestario 011 o 022 y que est
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administracin del Fondo Rotativo
Asimismo todos los gastos deben registrarse oportunamente para solicitar la reposicin del Fondo Rotativo
Interno por lo menos una vez al mes, con el propsito de garantizar la disponibilidad de recursos.
3.5.2. La liquidacin se realizar al finalizar el ejercicio fiscal correspondiente de conformidad con las disposiciones
que emita la Direccin Financiera de este Ministerio y el procedimiento de Constitucin, reposicin y
liquidacin del Fondo Rotativo Interno.
3.6. Control
3.6.1. En los documentos de Legtimo abono, debe colocarse sello con la frase PAGADO CON CHEQUE nmero y
fecha, nmero del documento de rendicin del Fondo Rotativo Interno FR03.
3.6.2. El Responsable del Fondo Rotativo Interno, registrar diariamente los cheques, Notas de Dbito o Crdito, en
el libro de Bancos correspondiente. deber contener la informacin siguiente: fecha de registro, No. de
documento, fecha del documento, nmero de factura, nmero de identificacin tributaria, Beneficiario,
debe, haber y saldo.
3.6.3. Deber elaborarse conciliacin bancaria dentro de los cinco (5) das hbiles del mes siguiente al que
corresponda, con la siguiente informacin: fecha de elaboracin, nombre, firma y sello de la persona
responsable de su elaboracin y del Jefe o Subjefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o
del, como responsable de la Supervisin.
3.6.4. El Responsable del Fondo Rotativo Interno es responsable de la guarda y custodia de los documentos
bancarios y de legtimo abono, para lo cual tomar las medidas necesarias al respecto.
3.6.5. Los recursos asignados al Fondo Rotativo Interno, sern depositados y administrados en una cuenta bancaria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 36
de depsitos monetarios, constituida en uno de los bancos del sistema, previa autorizacin de Tesorera
Nacional; la cual debe estar a nombre de la Dependencia, con registro de tres (03) firmas autorizadas como
mnimo, de las cuales una debe corresponder a un funcionario de la Dependencia.
3.6.6. Es responsabilidad del Director de la Dependencia, la designacin de las personas autorizadas para firmar los
cheques girados de la cuenta bancaria referida. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de las
personas acreditadas legalmente ante el banco, se deber cancelar en forma inmediata la firma autorizada;
as mismo, se comunicar la sustitucin respectiva.
Del movimiento de autorizacin y cancelacin del registro de firmas del personal indicado, deber
informarse inmediatamente a Contralora General de Cuentas, con el propsito de actualizar la cuentadancia.
3.6.7. Los cheques emitidos deben contener la frase NO NEGOCIABLE y no debe utilizarse facsmil para las firmas.
3.6.8. No debern emitirse cheques a favor del personal del Ministerio, excepto cuando se trate de reposiciones de
caja chica, asignacin de viticos en el interior y exterior del Pas y de beneficios laborales autorizados.
3.6.9. El Responsable del Fondo Rotativo Interno antes de recibir la documentacin de legtimo abono que respalde
los cheques emitidos deber verificar que sta cumpla con los requisitos legales y administrativos, luego
registrar la reposicin de dicho fondo.
3.7. Formas: Se utilizarn las formas y hojas movibles que se describen en la presente normativa as como los descritos
en el procedimiento de Compra Directa, Constitucin, Reposicin y Liquidacin del Fondo Rotativo Interno, y
documentos externos relacionados.
Revisa el expediente de compra y determina si cumple con los Responsable de Fondo Rotativo
1. Interno
requisitos establecidos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 37
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Cumple con los requisitos?
No: Devuelve el expediente al Responsable de Compras para que realice las
correcciones necesarias o complemente informacin.
S: Determina el Rgimen Tributario para elaborar la respectiva constancia
de retencin y emitir el cheque por el monto lquido.
Responsable de Fondo Rotativo
2. Emite Cheque y voucher, traslada a Jefe de DSAI. Interno
Archiva expediente en tanto se inicie el procedimiento de reposicin del Responsable de Fondo Rotativo
8. Interno
Fondo Rotativo Interno.
Informa a las Unidades Ejecutoras que la solicitud de reposicin de recursos Analista de Tesorera de Departamento
5. de Fondo Rotativo Interno ha sido efectuada y solicita se presenten a de Administracin Financiera
recoger la nota de abono correspondiente.
Emite y traslada el recibo de ingresos varios correspondiente (63-A2) o Responsable de Fondo Rotativo
7. (92A), autorizado por la Contralora General de Cuentas por el monto de la Interno
reposicin.
Elabora integracin final del Fondo Rotativo Interno, acompaando Responsable de Fondo Rotativo
3. conciliacin bancaria y listado de gastos en estado solicitado. Interno
Analista de Tesorera
Autoridad Administrativa Superior de la de Departamento de
Jefe de DSAI
dependencia Administracin
Financiera
Inicio
Elabora oficio
mediante el cual
solicita la
constitucin del Recibe y revisa
Fondo Rotativo oficio de solicitud
Interno, segn la de constitucin del
normativa que Fondo Rotativo.
regula la
administracin del
mismo
Notifica la
Firma oficio y
La informacin resolucin a las
S traslada a la
es correcta? unidades
Direccin Financiera
ejecutoras.
No
Devuelve para
correcciones.
Recibe notificacin
de la resolucin y
procede a la
ejecucin del
presupuesto.
Fin
Autoridad Administrativa
Responsable de Fondo Rotativo Interno Jefe de DSAI Superior de la
dependencia
Inicio
Revisa el expediente
de compra y
determina si cumple
con los
requisitos estableci
dos.
Determina el
Rgimen Tributario
para elaborar la
Cumple con los respectiva
S
requisitos? constancia de
retencin y emitir el
cheque por el
No monto lquido.
Recibe el cheque
firmado y voucher,
continua segn
corresponda a
emitir vale o
comunicarse con el
proveedor para
concertar entrega
Contina
segn
procedimiento
de
Procedimient
o de Compras
de Baja
Cuanta /
Compra
Directa o
Procedimient
o de Compras
por contrato
Abierto.
Recibe documento
de legtimo abono e
integra a
expediente de
compra.
Archiva expediente
en tanto se inicie el
procedimiento de
reposicin del
Fondo Rotativo
Interno.
Fin
Analista de Tesorera de
Responsable de Fondo
Jefe de DSAI Departamento de
Rotativo Interno
Administracin Financiera
Inicio
Rene toda la
documentacin
para la elaboracin
del listado de gastos
FR-03
Elabora listado de
Aprueba en el
gastos FR-03 en
Sistema el listado de
etapa de registrado
gastos FR-03.
y solicita.
Emite y traslada el
recibo de ingresos
varios
correspondiente
(63-A2) o (92A),
autorizado por la
Contralora General
de Cuentas por el
monto de la
reposicin.
Fin
Inicio
Elabora integracin
Recibe documento
final del Fondo
de la Direccin Recibe documento,
Rotativo Interno,
Financiera, traslada e instruye
acompaando
indicando la fecha al Responsable de
conciliacin
de liquidacin del Fondo Rotativo
bancaria y listado
Fondo Rotativo Interno.
de gastos en estado
Interno, y traslada.
solicitado.
Elabora FR03
liquidacin final,
documento de
Revisa y genera el
integracin del
FR03 liquidacin
monto autorizado
final en estado
del Fondo Rotativo
aprobado en el
Interno, adjunta
SICOIN y devuelve
boleta de depsito
expediente.
bancario y elabora
oficio de traslado de
liquidacin.
Gestiona firmas
correspondientes y
traslada a Direccin
Financiera.
Fin
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. No podrn cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas, los gastos por concepto de
infracciones de trnsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada gestin de adquisiciones y la
aplicacin de la presente normativa.
2.2. Los documentos derivados del registro y regularizacin en el Sistema de Gestin -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- sern firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecucin del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
2.3. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
2.4. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Etapa de Compromiso
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe y revisa expediente de compra conformado segn procedimiento
que corresponda por modalidad de compra.
Cumple con los requisitos?
1. No: devuelve expediente a Responsable de Compras para que realice Responsable de Presupuesto
correcciones o ampli informacin.
S: solicita, imprime y firma CUR en estatus solicitado en el Sistema de
Gestin SIGES.
Etapa de Devengado
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe expediente de compra conformado segn procedimiento que
corresponda por modalidad de compra, que incluya Liquidacin.
Cumple con los requisitos?
Responsable de Presupuesto o persona
1. No: Devuelve a Responsable de Compras para que realice correcciones o designada
ampli informacin.
S: solicita, imprime y firma CUR en estatus solicitado en el Sistema de
Gestin SIGES.
Responsable de Presupuesto o persona
2. Traslada expediente de compra y CUR a Jefe de DSAI.
designada
Revisa el CUR de devengado solicitado en SIGES.
Existen correcciones?
3. S: Devuelve a Responsable de Presupuesto o persona designada para Jefe de DSAI
correcciones.
No: Firma y aprueba el CUR en SIGES.
Solicita pago por medio de correo electrnico a la Direccin Financiera, Responsable de Presupuesto o persona
5. consolida el expediente y archiva. designada
Responsable de Tesorera de
6. Recibe solicitud, revisa contra el SICOIN y solicita pago a Tesorera Nacional. Departamento de Administracin
Financiera
Inicio
Recibe y revisa
expediente de
compra conformado
segn
procedimiento que
corresponda por
modalidad de
compra
Solicita, imprime y
firma CUR en
Revisa, firma y
Cumple con los estatus solicitado
S aprueba el CUR de
requisitos? en el Sistema de
Compromiso.
Gestin SIGES,
traslada expediente
No
Devuelve
expediente a
Responsable de
Compras para que Notifica al
realice correcciones Responsable de
o ampli Compras que se
informacin Imprime CUR de
encuentra finalizada
Compromiso en
la etapa de
estado de
compromiso y
Aprobado, firma y
archiva CUR de
traslada a
Compromiso. y
Responsable de
traslada el
Presupuesto.
expediente
adjuntando el CUR
de Compromiso.
Fin
Responsable de
Tesorera de
Responsable de Presupuesto Jefe de DSAI Departamento de
Administracin
Financiera
Inicio
Recibe expediente
de compra
conformado segn
procedimiento que
corresponda por
modalidad de
compra, que incluya
Liquidacin
Solicita, imprime y
Revisa el CUR de
firma CUR en
Cumple con los devengado
S estatus solicitado
requisitos? solicitado en
en el Sistema de
SIGES.
Gestin SIGES.
No
Devuelve
expediente a
Responsable de
Compras para que Existen
realice correcciones Corrige. S
correcciones?
o ampli
informacin
No
Firma y aprueba el
CUR en SIGES.
Recibe solicitud,
revisa contra el
SICOIN y solicita
pago a Tesorera
Nacional
Fin
Describir los criterios y actividades necesarias para constituir y reponer el fondo de Caja Chica, con el fin de tener
disponibilidad de efectivo para realizar compras emergentes.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Generales
1.1. Los fondos de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno solo pueden ser utilizados para el fin que fueron creados.
1.2. El Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero deber realizar como mnimo dos (2)
arqueos sorpresivos de Caja Chica y una (1) integracin sorpresiva mensual al Fondo Rotativo Interno, de los cuales
dejar constancia escrita en la forma respectiva. Cualquier deficiencia determinada ser comunicada a las
Autoridades de la Dependencia, a efecto que se tomen las medidas correctivas correspondientes.
En los casos que se determinen excedentes de recursos deber realizar el traslado inmediato a la cuenta del fondo
comn. S existiese faltante de recursos estos debern ser reintegrados de forma inmediata al fondo
correspondiente.
1.3. Los vales de caja chica y Fondo Rotativo Interno debern liquidarse dentro del plazo mximo de tres (3) das hbiles;
y para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Los
Responsables de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirn un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
Para el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos, el Jefe del Departamento Financiero podr autorizar la
emisin de ms de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerir la liquidacin del vale autorizado y el Responsable reportar
dicha situacin al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Financiero para la aplicacin de las
medidas administrativas que correspondan.
1.4. No podrn cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas, los gastos por concepto de
infracciones de trnsito.
2. Responsables
2.1. Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos o
Financiero segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada gestin de adquisiciones y la
aplicacin de la presente normativa.
2.2. En caso de perodo de vacaciones y ausencias prolongadas, la persona que sustituya al Responsable del Fondo
Rotativo Interno y/o Caja chica, debe ser personal contratado bajo el regln presupuestario 011 o 022 y que est
sujeto al descuento de fianza de fidelidad. Las personas que tengan a su cargo la administracin del Fondo Rotativo
Interno no debern tener bajo su cargo la administracin del fondo de Caja Chica.
2.3. Los documentos derivados del registro y regularizacin en el Sistema de Gestin -SIGES- y Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOIN- sern firmados de acuerdo a los momentos de registro de la ejecucin del presupuesto de
egresos, por el personal que tiene asignados los perfiles en dichos sistemas.
2.4. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
3.1. Naturaleza: Est constituido por la disponibilidad de efectivo, cuyo monto es parte del Fondo Rotativo Interno de
cada dependencia o unidad ejecutora.
3.2. Objetivo: Contar con disponibilidad inmediata de efectivo para cubrir gastos menores de la dependencia o unidad
ejecutora que por su naturaleza no pueden esperar el trmite por medio de Fondo Rotativo Interno u Orden de
Compra y que no ocasionen existencias de almacn excepto alimentos y productos perecederos
3.3. Constitucin y liquidacin de Caja Chica: La constitucin del Fondo de Caja Chica, se efectuar conforme a la
Resolucin emitida por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia; para el efecto, se girar el cheque a
nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, el cual se entregar a travs del Vale de Fondo Rotativo
Interno; el cual se liquidar con la documentacin de legtimo abono y el depsito efectuado a la cuenta del Fondo
Rotativo Interno conforme las disposiciones que se establecen en el Procedimiento de Constitucin, Reposicin y
Liquidacin del Fondo de Caja Chica.
3.4. Monto: El Fondo de Caja Chica se constituir de conformidad a un porcentaje mximo aplicado al monto del Fondo
Rotativo Interno de acuerdo a la siguiente tabla:
0 a 20,000 25
20,001 a 40,000 20
40,001 a 80,000 15
80,001 en adelante 10
3.5. Grupos de gastos ejecutables: nicamente se atendern desembolsos para cubrir gastos con cargo de los grupos
presupuestarios 100 Servicios no personales, 200 Materiales y Suministros; especficamente de los renglones
descritos en el Acuerdo Gubernativo 06-98 y sus reformas; as mismo podrn pagarse gastos del rengln 419 Otras
transferencias a personas, particularmente para el pago de licencia de conducir de los pilotos y otros gastos
asociados.
3.6. Reposicin
3.6.1. Se debe presentar reposicin de caja chica por lo menos una vez al mes, con el propsito de garantizar la
disponibilidad de recursos.
3.6.2. Para la reposicin del fondo, el Responsable del Fondo Rotativo Interno debe girar en forma oportuna un
cheque a nombre del Responsable del Fondo de Caja Chica, quien es el nico responsable de la
administracin del mismo, por un valor igual al total del gasto documentado.
3.6.3. El cheque emitido, que corresponde al reintegro de la reposicin del Fondo de Caja Chica, debe hacerse
efectivo de inmediato, con el objeto de disponer de los recursos financieros para cubrir las necesidades que
se presenten.
3.7. Control
3.7.1. El monto por gasto que puede cubrirse con fondos de caja chica no deber superar los cinco mil quetzales
exactos (Q.5,000.00);
3.7.2. El valor a cubrir por gasto es hasta un mximo del 30% del monto asignado al Fondo de Caja Chica, siempre y
cuando este monto no supere los cinco mil quetzales exactos (Q.5,000.00).
3.7.3. Las reposiciones de Caja Chica se registrarn conforme al procedimiento de Constitucin, Reposicin y
Liquidacin del Fondo de Caja Chica.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 49
3.7.4. A los documentos de legtimo abono que respaldan las reposiciones y/o liquidaciones de Caja Chica deber
colocarse sello que contenga la frase PAGADO CON CAJA CHICA, nmero de listado de Caja Chica que
corresponde, el nmero y fecha del cheque de reposicin.
3.7.5. La autorizacin del Vale de Caja Chica, corresponde nicamente al Jefe y/o Subjefe de Departamento de
Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo, segn corresponda y en ausencia de
ellos, podr ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
3.7.6. El fondo ser resguardado con las medidas necesarias que garanticen su seguridad.
3.8. Libros y Formas: Se utilizarn los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, as como
los descritos en el Procedimiento de Compra Directa y Constitucin, Reposicin y Liquidacin del fondo de Caja
Chica.
10. Firma Vale, recibe y hace efectivo el Cheque. Responsable del Fondo de Caja Chica
Al haber ejecutado como mximo un cincuenta por ciento del total del
monto autorizado de caja chica, puede solicitar la reposicin de los Responsable de Caja Chica
1.
recursos financieros utilizados con la sustentacin de los comprobantes de
legtimo abono.
Llena el formulario Liquidacin y Reposicin del Fondo de Caja Chica en el
2. que se realiza el detalle de los documentos originales de legtimo abono, Responsable de Caja Chica
firma y traslada a revisin del Responsable de Fondo Rotativo Interno.
Revisa segn la normativa interna cada uno de los documentos de legtimo
abono detallados en el formulario de Liquidacin y Reposicin del Fondo
de Caja Chica
Existen correcciones? Responsable de Fondo Rotativo
3. Interno
No: autoriza la reposicin mediante firma del formulario, emite cheque y
traslada a Jefe de DSAI.
S: devuelve al Responsable de Caja Chica para que efecte las correcciones
necesarias.
Revisa, firma cheque y traslada para firma de la Autoridad Administrativa Jefe/Subjefe de DSAI
4.
Superior de la dependencia.
Autoridad Administrativa Superior de
5. Firma cheque y traslada a Responsable de Fondo Rotativo Interno. la dependencia
Responsable de Fondo Rotativo
6. Entrega cheque a Responsable de Caja Chica. Interno
Registra en el libro de bancos el detalle del cheque y pasa a procedimiento Responsable de Fondo Rotativo
7. Interno
de Manejo y Reposicin de Fondo Rotativo Interno.
Autoridad Administrativa
Jefe de DSAI o Persona Responsable de Fondo Responsable del Fondo de
Superior de la
designada Rotativo Interno Caja Chica
dependencia
Inicio
Existen
S
correcciones?
No
Recibe Resolucin
Autoriza Resolucin
autorizada y Notifica al
Interna para la
traslada al Responsable de Caja
Constitucin de Caja
Responsable de Chica la Resolucin
Chica y traslada a
Fondo Rotativo Interna autorizada
Jefe de DSAI.
Interno. para la constitucin
de dicho fondo y
solicita la
elaboracin del Vale
correspondiente al
Fondo Rotativo
Interno por el
monto autorizado
segn resolucin.
Emite el cheque y
elabora Vale al
Responsable de
Fondo de Caja
Chica, mediante el
cual se deja
constancia de la
entrega del Cheque.
Firma cheque y
Recibe y entrega el
traslada
cheque al Firma Vale, recibe y
conjuntamente con
Responsable del hace efectivo el
vale a Responsable
Fondo de Caja Cheque.
de Fondo Rotativo
Chica.
Interno.
Fin
Autoridad Administrativa
Responsable de Fondo
Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI Superior de la
Rotativo Interno
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado
como mximo un
cincuenta por ciento
del total del monto
autorizado de caja
chica, puede
solicitar la
reposicin de los
recursos financieros
utilizados
Llena el formulario
Liquidacin y
Revisa segn la
Reposicin del
normativa interna
Fondo de Caja
cada uno de los
Chica en el que se
documentos de
realiza el detalle de
legtimo abono
los documentos
detallados en el
originales de
formulario.
legtimo abono,
firma y traslada
Existen
S
correcciones?
No
Revisa, firma
Autoriza la cheque y traslada
reposicin mediante para firma de la
Firma cheque y
firma del Autoridad
traslada.
formulario, emite Administrativa
cheque y traslada Superior de la
dependencia.
Registra en el libro
de bancos el detalle
del cheque y pasa a
Entrega cheque a
procedimiento de
Responsable de Caja
Manejo y
Chica.
Reposicin de
Fondo Rotativo
Interno.
Fin
Autoridad Administrativa
Responsable de Fondo
Superior de la Responsable de Caja Chica Jefe/Subjefe de DSAI
Rotativo Interno
dependencia
Inicio
Al haber ejecutado
como mximo un
cincuenta por ciento
del total del monto
autorizado de caja
chica, puede
solicitar la
reposicin de los
recursos financieros
utilizados
Llena el formulario
Liquidacin y
Revisa segn la
Reposicin del
normativa interna
Fondo de Caja
cada uno de los
Chica en el que se
documentos de
realiza el detalle de
legtimo abono
los documentos
detallados en el
originales de
formulario.
legtimo abono,
firma y traslada
Existen
S
correcciones?
No
Revisa, firma
Autoriza la cheque y traslada
reposicin mediante para firma de la
firma del Autoridad
formulario, emite Administrativa
cheque y traslada Superior de la
dependencia.
Firma cheque y
traslada.
Firma cheque y vale,
traslada a Autoridad
Administrativa
Superior de la
Dependencia.
Registra en el libro
de bancos el detalle
del cheque y pasa a
Entrega cheque a
procedimiento de
Responsable de Caja
Manejo y
Chica.
Reposicin de
Fondo Rotativo
Interno.
Fin
Describir los pasos para realizar la elaboracin de Caja Fiscal mensual de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de
Finanzas Pblicas, con el objetivo de cumplir con la rendicin ante la Contralora General de Cuentas.
Inicia: Integracin de la documentacin generada durante el periodo de todos los ingresos y egresos de recursos
financieros.
Finaliza: Archivo de los documentos de respaldo y original de la caja fiscal.
NORMATIVA APLICABLE:
1) La Caja Fiscal debe de ser elaborada en los primeros dos das hbiles del mes.
2) Los documentos de respaldo que deben de incluirse para la realizacin de la caja fiscal de DSAI son:
o Recibos de Ingresos 63-A o 92A,
o Nminas con su documentacin de respaldo de conformidad con lo establecido en la normativa interna durante el
mes anterior.
3) Los responsables velarn porque la caja fiscal se presente dentro de los primeros cinco (5) das hbiles del mes
siguiente al que corresponda, aunque no se hayan efectuado movimientos.
4) El formulario 200-A-3, debe contener las firmas de la persona que la elabora, el Jefe de la Departamento de Servicios
Administrativos Internos o y Director o Subdirector, Tesorero o Subtesorero, segn corresponda.
5) Las Cajas Fiscales debern quedar archivadas y resguardadas al finalizar el perodo fiscal. Las copias debern
distribuirse de conformidad a lo indicado en la Forma 200-A-3.
6) Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Est correcta?
6. Sub-Jefe de DSAI o persona designada
No: Regresa Caja Fiscal al Responsable de Fondo Rotativo Interno o
persona designada, para que efecte las correcciones necesarias.
S: Devuelve a Responsable de Fondo Rotativo Interno para impresin en el
Formulario Autorizado por Contralora (200-A-3) en original y dos copias.
Imprime la caja fiscal en el formulario Autorizado por parte de la Responsable de Fondo Rotativo
7. Contralora (200-A-3) en original y dos copias, traslada a Jefe de DSAI. Interno o persona designada
Elabora conocimiento para trasladar el duplicado a la Contralora General Responsable de Fondo Rotativo
10. de Cuentas, Seccin de Formas y Talonarios. Interno o persona designada
El triplicado se adjunta en los documentos de respaldo de los FR-03 y Responsable de Fondo Rotativo
11. Nminas de Tiempo extraordinario, para su archivo. Interno persona designada
Inicio
Revisa, ordena e
integra la
documentacin
generada por
Ingresos y Egresos
de recursos
financieros al Fondo
Rotativo Interno y a 2
la Cuenta de
Sueldos y Salarios,
para el pago del
tiempo
extraordinario
(FR03 con todos los
documentos de
respaldo).
Realiza Integracin
del monto
autorizado del
Fondo Rotativo
Interno, indicando
el saldo de efectivo
en Caja Chica, el
Saldo en el Banco y
los documentos de
legtimo abono, en
la parte posterior de
la Forma 200-A-3.
Requiere
informacin e
integra las diversas
Formas autorizadas
por la Contralora
General de Cuentas
(Formas de Almacn
y Caja), utilizadas
durante el periodo
de rendicin de
cuentas, detallando
el correlativo y el
saldo de Formas
existente.
Responsable de Fondo
Autoridad Administrativa
Sub-Jefe de DSAI o persona designada Rotativo o Persona Jefe de DSAI
Superior
Designada
Devuelve a
Imprime la caja
Responsable de
fiscal en el
Fondo Rotativo Firma Caja Fiscal y
formulario Firma Caja Fiscal y
Interno para traslada a la
Autorizado por traslada a
impresin en el Autoridad
Est correcta? S parte de la Responsable de
Formulario Administrativa
Contralora (200-A- Fondo Rotativo
Autorizado por Superior de la
3) en original y dos Interno.
Contralora (200-A- dependencia.
copias, traslada a
3) en original y dos
No Jefe de DSAI.
copias.
El triplicado se
adjunta en los
documentos de
respaldo de los FR-
03 y Nminas de
Tiempo
extraordinario, para
su archivo.
Archiva original
para resguardo.
Fin
02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los criterios y actividades necesarias para la planificacin, ejecucin y gestin de pago en concepto de tiempo
extraordinario, en el marco de la normativa aplicable.
Inicia: El Jefe de Departamento de la Dependencia registra la programacin de tiempo extraordinario en el Mdulo de
Gestin de Tiempo Extraordinario.
Finaliza: El Analista y/o Asistente de Nmina liquida nmina de tiempo extraordinario.
NORMATIVA APLICABLE:
1) La jornada ordinaria de trabajo para los servidores pblicos no podr ser menor de cuarenta (40) horas, ni
exceder en ningn caso de cuarenta y cuatro (44) horas semanales, por lo que todo trabajo autorizado y
efectivamente realizado fuera de la jornada ordinaria, constituye jornada extraordinaria y debe ser remunerada
como tal, al igual que el tiempo laborado durante los das de descanso, festivos, asuetos o permisos autorizados
por autoridad competente.
2) La autorizacin para laborar tiempo extraordinario procede nicamente por necesidades en el servicio derivadas
de actividades eventuales, proyectos, actividades especficas o circunstancias de naturaleza excepcional, con
carcter urgente y a lo dispuesto en el artculo 26 del Decreto nmero 101-97 del Congreso de la Repblica de
Guatemala, Ley Orgnica del Presupuesto.
3) El tiempo laborado para subsanar errores, negligencia o ausencia injustificada, no ser reconocido como tiempo
extraordinario, tampoco se reconocer al personal que se encuentre designado en comisin oficial y le sea
asignado el pago de viticos.
4) El tiempo extraordinario debe emplearse para la ejecucin de las actividades para las cuales fue autorizado,
extremo que ser verificado por los jefes inmediatos mediante una efectiva supervisin.
5) El pago por tiempo extraordinario puede hacerse nicamente al personal nombrado bajo el rengln
presupuestario 011 Personal Permanente, contratado bajo rengln 022 Personal por Contrato y al personal
de seguridad ejecutiva contratado por el rengln 021 Personal Supernumerario; en todo caso, dichos
empleados deben ser debidamente autorizados para laborar tiempo extraordinario.
6) Por las caractersticas propias de sus funciones, es improcedente el pago de salario por tiempo extraordinario a
los ocupantes de los siguientes puestos:
a. Ministro
b. Viceministros
c. Directores y Subdirectores
d. Tesorero y Subtesorero Nacional
e. Secretario General
f. Jefes y Subjefes de Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 61
g. Asesores del Despacho Ministerial y Viceministerial
h. Personal de Seguridad Operativa
Excepcionalmente, y por necesidades en el servicio podr pagarse tiempo extraordinario a los Jefes y Subjefes
de Departamento, siempre que la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia lo autorice.
7) El tiempo extraordinario ser conocido como tal, siempre que se trate de una hora continua de trabajo, como
mnimo; para su cmputo, despus de la primera hora debern totalizarse las horas y minutos efectivamente
laborados y enmarcados en lo autorizado, debiendo convertir los minutos en horas y/o fraccin de hora segn
corresponda, a efecto de establecer la cifra decimal que servir de base para la elaboracin de la nmina de
pago.
8) El tiempo extraordinario autorizado por empleado, no deben exceder de dos (2) horas diarias en das hbiles ni
de cuatro (4) horas diarias en das inhbiles, es decir, das de descanso, festivo, asueto o permiso autorizado por
autoridad competente, no debiendo exceder de setenta y dos (72) hora al mes.
9) Las Autoridades Administrativas de cada Dependencia debern de planificar el tiempo extraordinario de acuerdo
con las necesidades institucionales y disponibilidad presupuestaria; asimismo elaborar su programacin
financiera mensual para poder cubrir este gasto.
10) La programacin mensual del tiempo extraordinario ser autorizado por la Autoridad Administrativa Superior de
cada Dependencia, dentro de los primero quince (15) das calendario del mes anterior a su ejecucin. El tiempo
extraordinario no programado que deriv de circunstancias imprevistas de carcter urgente de un mes anterior
y del mes actual, ser gestionado como una programacin eventual. Las reprogramaciones sern autorizadas
por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, pudiendo reprogramar nicamente: empleados
designados, horarios, cantidad de horas y fechas, para estos casos se considerar su pago en la nmina del mes
actual o en la del mes siguiente, segn la disponibilidad presupuestaria financiera.
11) Las actividades genricas que surjan y que no fueron consideradas en el Mdulo de Gestin de Tiempo
Extraordinario, se deber solicitar su incorporacin al catlogo, a travs de un oficio dirigido a la Direccin de
Recursos Humanos, para su anlisis y creacin, si procede.
12) La programacin de actividades de tiempo extraordinario podr realizarse con las opciones: a) de ejecucin
detallada y b) sin ejecucin detallada.
Para las actividades que se programen con la opcin de ejecucin detallada el mdulo de Gestin de Tiempo
Extraordinario validar que todos los empleados incluidos en dicha programacin deben realizar una solicitud
por cada da que necesiten laborar tiempo extraordinario, segn los parmetros y el formato establecido en el
Mdulo de Gestin de Tiempo Extraordinario.
Para la programacin de actividades sin ejecucin detallada, el Mdulo de Gestin de Tiempo Extraordinario,
validar de forma automtica en el pago para cada empleado: las fechas, cantidad de horas y horarios
establecidos desde la programacin. Esta modalidad de programacin podr incluir las siguientes actividades:
seguridad ejecutiva, conduccin de vehculos, ascensoristas y otras actividades que no ameriten ejecucin
detallada.
13) El personal autorizado para laborar tiempo extraordinario, debe registrar el ingreso y egreso de sus labores,
exclusivamente en el sistema de marcaje autorizado por la Direccin de Recursos Humanos. El personal que por
causas de fuerza mayor, est imposibilitado de registrar su jornada laboral en el sistema de marcaje establecido,
deber registrarla en los medios alternos autorizados por la Direccin de Recursos Humanos, con la debida
justificacin. El pago de tiempo extraordinario ser reconocido siempre y cuando cumpla con lo regulado en la
presente normativa.
15) La persona designada en cada Dependencia, deber generar del Mdulo de Gestin de Tiempo Extraordinario el
reporte que respalde las actividades realizadas, fechas y horas efectivamente laboradas de cada empleado y
solicitarles su firma a ms tardar en los primeros dos (2) das hbiles del mes siguiente en que se labor tiempo
extraordinario, dicho reporte servir de soporte para el pago de la nmina correspondiente.
16) Gestin de Pago de Tiempo Extraordinario. En este proceso, la persona designada en cada Dependencia deber
realizar la consolidacin de fechas y marcajes de tiempo extraordinario laborados por aquellos empleados que
realizaron los mismos en medios alternos autorizados y realizar la carga en el Mdulo de Gestin de Tiempo
Extraordinario dentro de los primeros cuatro (4) das hbiles del mes siguiente en que se labor tiempo
extraordinario. Posteriormente establecer y definir el monto que se ejecutar en la nmina correspondiente.
17) El pago de tiempo extraordinario se realizar dentro de los quince (15) das hbiles siguientes al mes en que fue
laborado, para lo cual las Dependencias debern aprobar su Gestin de Pago en los primeros diez (10) das
hbiles del mes siguiente en que se labor el mismo.
Cada Dependencia es responsable de la aprobacin del CUR y de realizar la solicitud de pago correspondiente.
18) El tiempo extraordinario ser reportado y pagado con cargo al presupuesto de la Dependencia donde el
trabajador se encuentre ubicado funcionalmente o donde se le haya programado realizar las actividades.
19) El pago por tiempo extraordinario ser calculado de conformidad al artculo 121 del Decreto nmero 1441,
Cdigo de Trabajo, por la Direccin de Recursos Humanos conforme a las cargas realizadas por las distintas
Dependencias, a la cual se aplicar los descuentos establecidos en la Ley; para el efecto, utilizar el Sistema de
Nmina y Registro de Personal, o el que en el futuro corresponda, aplicndolo de la forma siguiente:
1 2 3 4 5 6 7
VALOR POR HORAS LQUIDO
SUELDO NOMINAL I.G.S.S. I.S.R.
HORA LABORADAS
Salario Base,
Complemento Total de horas Columna 4 Columna 4
Personal al Columna 1 tabuladas y Columna 2 por Columna 4 menos menos
Salario y Bonos por 0.00625 enmarcadas en columna 3 por 0.03 columna 5 por columna 5 y 6
(excepto el lo autorizado 0.05
bono 66-200)
20) El pago por tiempo extraordinario se har con cargo a los renglones presupuestarios 041 Servicios
extraordinarios de personal permanente y 042 Servicios extraordinarios de personal temporal. Si en el futuro
por consideraciones de carcter tcnico o de polticas presupuestarias, tales renglones presupuestarios cambian
de denominacin, sus equivalentes absorbern el carcter cualitativo de las presentes disposiciones.
22) El reintegro de los montos pagados en exceso por este concepto, ser gestionado por la Direccin de Recursos
Humanos.
23) Los casos no previstos sern resueltos, en su orden por la Direccin de Recursos Humanos, el Vice Despacho de
Administracin Interna y Desarrollo de Sistemas o el Despacho Ministerial.
Inicio
A
Solicita autorizacin
por escrito a la
Autoridad
Administrativa
Evala la solicitud, y
Superior de la
determina si
dependencia
procede la
indicando el trabajo
autorizacin
a realizar, la fecha
en la que se
realizar, as como
el nmero de horas Informa la no
que se utilizarn. procedencia y
finaliza
procedimiento o Procede la
No
solicita autorizacin?
modificaciones y
Registra regresa al paso No.
programacin 1.
S
mensual de tiempo
extraordinario en el
Mdulo de Gestin
de Tiempo
2 Autoriza y continua
Extraordinario y
procedimiento.
enva para la
revisin
presupuestaria y
solicitud de
aprobacin
Revisa y verifica que
respectiva.
exista disponibilidad
presupuestaria para
la programacin de
tiempo
extraordinario.
Analiza si puede
readecuar la Rechaza
programacin de programacin de
tiempo tiempo
Existe
extraordinario en extraordinario y
No disponibilidad
funcin de las regresa a Jefe del
presupuestaria?
necesidades del Departamento para
Departamento y las modificaciones
disponibilidad correspondientes
presupuestaria. S
Aprueba y enva
programacin de
tiempo
Puede realizar extraordinario a la
Modifica la Autoridad
readecuacin a
S programacin segn Administrativa
la
prioridades Superior de la
programacin?
dependencia
Gestiona
modificacin
presupuestaria
segn
procedimiento
establecido
La programacin Rechaza
responde a las
programacin de
necesidades en el
No tiempo
servicio y
objetivos extraordinario para
institucionales? modificaciones
S
Consolida reportes
Informa al personal de marcajes en
Autoriza
a su cargo sobre el medios alternos y
programacin y
tiempo realiza carga en el
contina
extraordinario Mdulo de Gestin
procedimiento
autorizado. de Tiempo
Extraordinario.
Genera Reporte
Individual de
Tiempo
Extraordinario,
revisa y verifica si la
cantidad de horas
indicadas en el
Reporte se
encuentran
respaldadas.
Realiza ajustes al
Reporte Individual
El tiempo
de Tiempo
reportado se
No Extraordinario del
respalda con
marcajes? empleado, imprime
y solicita firma de
cada empleado.
S
Imprime los
Reportes
Individuales de
Tiempo
Extraordinario
laborados durante
el mes y solicita
firma de cada
empleado
Integra informacin,
realiza la Gestin de
Autoriza el pago de
Pago y solicita su
la nmina de
autorizacin a la
tiempo
Autoridad
extraordinario de la
Administrativa
dependencia.
Superior de la
dependencia. Liquida nmina de
tiempo
extraordinario,
segn
procedimiento de
pago establecido.
Fin
Planificacin/Adquisiciones 01 1 de 5
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades y criterios que deben realizarse y aplicarse para la vinculacin que debe existir entre
el Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
Inicia: i) Solicitud de vinculacin POA y PACC a las dependencias, ii) identificacin de necesidades de
actualizacin POA y/o PACC.
Finaliza: i) Consolidacin de informacin del POA y PACC, ii) Actualizacin del Plan Operativo Anual
institucional (POA).
NORMATIVA APLICABLE:
Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) En Etapa de Planificacin Y
Formulacin del Presupuesto
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2. Recibe oficio con lineamientos para la vinculacin del POA y el PACC, e Autoridad Administrativa
Identifica necesidad de actualizacin del Plan Operativo Anual (POA) y/o Autoridad Administrativa
1. del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC). Superior de la dependencia
De ser aprobada la actualizacin del Plan Operativo Anual y/o Plan Anual Jefe de Departamento de
de Compras y contrataciones, consolida la informacin en el documento Servicios Administrativos
6. de vinculacin del POA y PACC de la dependencia y traslada a la Internos o Enlace
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia. Administrativo Financiero
Procedimiento de Vinculacin Plan Operativo Anual (POA) y Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC) (1 de 1)
Etapa: PLANIFICACIN Y FORMULACIN DEL PRESUPUESTO
Jefe de Departamento de
Autoridad Administrativa Autoridad Administrativa Superior de la Servicios Administrativos Jefes de Departamento
Internos o Enlace Encargado del rea de Planificacin DIPLANDI
Superior DIPLANDI dependencia dependencias
Administrativo Financiero
Inicio B
Coordina el proceso
Enva oficio
Recibe lineamientos de vinculacin del
solicitando la
para la vinculacin POA y el PACC, de
vinculacin del POA
del POA y el PACC, e acuerdo a los
y PACC, con los
instruye para procedimientos y
lineamientos
coordinacin. lineamientos
correspondientes.
establecidos.
Realizan las
Consolida el actividades
documento de correspondientes
vinculacin POA- para la vinculacin
PACC verificando el del POA y el PACC, A
cumplimiento de los de acuerdo a los
lineamientos procedimientos y
recibidos. lineamientos
establecidos.
Verifica que el
documento
responda a las
Cumple con los
necesidades de la
S lineamientos
dependencia y que establecidos?
cumpla con los
lineamientos
establecidos.
No
Recibe documento
que incluye
vinculacin del POA
Est de acuerdo Devuelve con
y PACC de la
S con el observaciones para
dependencia y documento? realizar
traslada al rea de
modificaciones.
Planificacin de la
DIPLANDI. No
Devuelve con
observaciones para
A
realizar
modificaciones. Revisa informacin enviada
por las dependencias y
verifica cumplimiento de
lineamientos.
Devuelve
informacin a la
Est de acuerdo dependencia
con el No correspondiente,
documento? indicando
observaciones
respectivas.
S
Consolida informacin de
acuerdo al procedimiento
establecido, debiendo B
informar a la Direccin
Financiera y Direccin de
Asuntos Administrativos
Fin
Inicio
Identifica necesidad de A
actualizacin POA y/o PACC
B Consolida la informacin de la
actualizacin del POA y/o
PACC, verificando
cumplimiento de
lineamientos
Devuelve
informacin,
Cumple con los
lineamientos?
No indicando las A
observaciones
correspondientes
S
Recibe documento de
Consolida la informacin en
vinculacin POA y PACC y
el documento de vinculacin
verifica cumplimiento de
del POA y PACC
lineamientos
No
Devuelve informacin a la
Devuelve documento con cumple No dependencia, indicando
observaciones para realizar lineamientos? observaciones respectivas
modificaciones
Actualiza Plan
B
Operativo Anual
A Institucional, de
acuerdo a
procedimiento
establecido, debiendo
informar a la Direccin
Financiera y Direccin
de Asuntos
Adminisrativos
Fin
Gestin de Adquisiciones 03 1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para la elaboracin, modificacin y seguimiento al Plan Anual de
Compras y Contrataciones -PACC-, con el objetivo de disponer de una planificacin general de todas las
compras a ejecutar durante el ejercicio fiscal y disponer de los insumos de manera oportuna.
Inicia: Solicitud de programacin de productos y subproductos.
Finaliza: Elaboracin y programacin de compras.
NORMATIVA APLICABLE:
1) El procedimiento de elaboracin del PACC debe iniciarse en la fase del proceso de Formulacin del
Anteproyecto de Presupuesto.
2) La programacin de negociaciones, debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden
adquirir durante el ao fiscal siguiente para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.
3) Se exceptan de la obligacin de incluir en el Programa Anual de Adquisiciones Pblicas, las que no
superen el monto definido en la Ley para la modalidad de baja cuanta.
4) La presentacin del Programa Anual de Adquisiciones Pblicas o Plan Anual de Compras y
Contrataciones no obliga a las entidades afectas a efectuar los procesos de adquisicin que en l se
enumeren. Sin embargo, si es obligatorio actualizar el mismo cuando se generen modificaciones
presupuestarias, varen las necesidades de contratacin de bienes, obras o servicios, as como
modificacin de la modalidad de compras y cronograma de inicio del proceso para lo cual deber
emitirse la resolucin de la Autoridad Superior debidamente justificada.
5) Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
de la dependencia segn corresponda.
Elabora modificaciones solicitadas por Despacho Superior y reenva a DAA Jefe de DSAI o su
17. equivalente
para las gestiones correspondientes y regresa al paso No. 12.
Revisa y aprueba el PACC con los ajustes efectuados; notifica a la Direccin Autoridad Superior de la
4. de Asuntos Administrativos la confirmacin o modificacin del PACC Dependencia
presentado anteriormente.
Recibe informacin y traslada a la Seccin de Normas y Programacin de Jefe de Departamento de
5. Gestin de Adquisiciones
Adquisiciones.
6. Actualiza el PACC con base a las confirmaciones y/o modificaciones Asistente de Seccin de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 74
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
presentadas por las diferentes Dependencias. Normas y Programacin
de Adquisiciones de
Gestiona la elaboracin del proyecto de Resolucin Ministerial con el Adquisiciones
Coordinador de Seccin de Eventos de Adquisiciones.
Coordinador de Seccin
Elabora proyecto de Resolucin Ministerial y traslada a Jefe de de Eventos de
7.
Departamento de Gestin de Adquisiciones. Adquisiciones
Elabora modificaciones solicitadas por Despacho y reenva a DAA para las Jefe de DSAI o su
11. equivalente
gestiones correspondientes y regresa al paso No. 7.
14. Coordina segn instruccin de la Autoridad Administrativa Superior Jefe DSAI o su equivalente
programacin de compras y traslada al Responsable de Compras o Puesto
equivalente, para su ejecucin.
Inicio
Elabora la
Solicita a los Jefes programacin de
de Departamento la productos y
Programacin de subproductos
Productos y Sub- solicitada
productos (metas presentndola en
fsicas) de forma los trminos y
anual, segn POA o lineamientos
Plan de Trabajo de establecidos para el
la Dependencia. ejercicio fiscal
vigente.
Recibe informacin,
analiza y verifica
que los productos y
sub-productos
(metas fsicas)
programados estn
alineados con los
objetivos y metas
de la Dependencia.
Convoca a reunin a
los Jefes de
Departamento, para
analizar cada una de
las programaciones
y el detalle de los
insumos.
Genera reportes
necesarios en el
Consolida sistema informtico
informacin en de almacn para
Tiene formato Plan Anual consultar los saldos
No
modificaciones? de Compras y existentes,
Contrataciones demanda mensual y
PACC- tiempo de
S abastecimiento por
insumos.
Solicita
correcciones.
Analiza informacin,
establece los
periodos de
abastecimiento,
elabora el PACC de
Recibe y analiza el
la Dependencia y
PACC.
traslada a la
Autoridad Superior
de la dependencia
para su
consideracin.
1 3
Recibe el PACC de
Si tiene
las Dependencias a Consolida el Plan
observaciones,
cargo de DAA para Anual de Compras y
solicita que realice
su consolidacin Traslada Contrataciones
modificaciones. Si
respectiva como informacin a la diferenciado por
no tiene
una sola Unidad Seccin de Normas Dependencias de las
observaciones,
Ejecutora y de las y Programacin de asignadas a la
aprueba el PACC,
Direcciones Adquisiciones. Direccin de
mediante firma y
desconcentradas Asuntos
sello, y traslada a la
para que formen el Administrativos.
-DAA-.
expediente.
Analiza si se pueden
realizar eventos de
adquisicin
conjuntos para las
modalidades de
cotizacin, licitacin
o Subasta
electrnica inversa.
Conforma el
expediente con los Elabora proyecto de
PACC de las Resolucin
Direcciones Ministerial y
desconcentradas traslada a Jefe de
separados por Departamento de
Direccin, para su Gestin de
autorizacin Adquisiciones.
respectiva.
Revisa informacin,
y con el visto bueno
de la Autoridad
Superior de la
Direccin de
Asuntos
Administrativos,
traslada al
Despacho del
Viceministro.
Asistente de Seccin de
Viceministro de Administracin Interna y Jefe de DSAI o su Asistente de Seccin de Normas y
Normas y Programacin Ministro
Desarrollo de Sistemas equivalente Programacin de Adquisiciones
de Adquisiciones
Recibe y revisa el
PACC.
Recibe PACC
autorizado por
Si corresponde No hay fichas
Resolucin
inicia Subasta tcnicas o
Ministerial y S
Electrnica proveedores
procede a registrar
en el Sistema de Inversa precalificados?
GUATECOMPRAS.
No
Procedimiento
de Gestin
Interna para la
Fin
Precalificacin
de
Proveedores.
Asistente de Seccin de
Autoridad Superior de la Jefe de Departamento de Normas y Programacin Coordinador de Seccin de
Jefe DSAI o equivalente de Adquisiciones de
Dependencia Gestin de Adquisiciones Eventos de Adquisiciones
Adquisiciones
Inicio
Determina si la
asignacin
presupuestaria
corresponde al
requerimiento del
PACC.
Confirma a la
Autoridad Superior
Corresponde al
de la dependencia
requerimiento S
sobre el
del PACC?
financiamiento del
PACC
No
Notifica a la
Autoridad Superior
de la dependencia
para que se
gestione la solicitud
de ampliacin
presupuestaria.
2
En funcin de las
prioridades
Revisa y aprueba el
definidas o de la
PACC con los ajustes
disponibilidad Actualiza el PACC
efectuados; notifica
presupuestaria, Recibe informacin con base a las
a la Direccin de
realiza ajustes al y traslada a la confirmaciones y/o
Asuntos
PACC en Seccin de Normas modificaciones
Administrativos la
coordinacin con y Programacin de presentadas por las
confirmacin o diferentes
los Jefes de Adquisiciones.
modificacin del Dependencias.
departamento y
PACC presentado
traslada a la
anteriormente.
Autoridad Superior
de la Dependencia.
Asistente de Seccin de
Viceministro de Administracin Interna y Jefe de DSAI o su Asistente de Seccin de Normas y
Normas y Programacin Ministro
Desarrollo de Sistemas equivalente Programacin de Adquisiciones
de Adquisiciones
Recibe y revisa el
PACC.
Procedimiento
de Gestin
Interna para la
Fin
Precalificacin
de
Proveedores.
Proceso de Adquisiciones 03 1 de 19
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para las modalidades de compra de baja cuanta y Compra Directa a travs
de Caja Chica, Fondo Rotativo Interno y mediante Comprobante nico de Registro -CUR-, segn leyes y
normativas aplicables.
Inicia: Elaboracin de solicitud de compra.
Finaliza: Notificacin al interesado de la realizacin de la compra.
NORMATIVA APLICABLE:
1) Para la compra de equipos o servicios tcnicos especializados requerir informe tcnico para realizar la
compra.
2) En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de
especificaciones tcnicas y condiciones de almacenamiento.
3) Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garanta cuando corresponda.
4) En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los
participantes, con su firma e identificando el evento. Se excepta la firma de los participantes en los
eventos requeridos por el Despacho Superior y de los Viceministerios, adjuntando listado de personas
firmado por el Director de Comunicacin Social. Asimismo, cuando se traten de reuniones oficiales con
autoridades Ministeriales y de otras instituciones que por su naturaleza estn a cargo de la Direccin
de Asuntos Administrativos, podr firmar el Director de Asuntos Administrativos el listado que ampare
la reunin de trabajo.
5) Para las compras de comida preparada, alimentos perecederos y repuestos de vehculos, se excluye
consignar la verificacin de almacn en la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios.
6) En las compras de activos fijos y bienes fungibles, debe especificarse en la seccin de Justificacin del
formato Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio o cuando aplique Solicitud electrnica de
Compra por Caja Chica, a que rea de trabajo debe asignarse los mismos, y agregar un anexo adjunto
si no lo dijera la justificacin de dicha solicitud el personal a quien se le cargara dichos bienes.
7) Cuando por motivos no previstos o situaciones emergentes deban realizarse compras menores, los
reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato Solicitud de Reintegro y en los casos
de compra de materiales y suministros adems adjuntar el vale de caja chica para efectos de ingreso
al almacn, en un plazo no mayor de cinco das.
8) En el caso de proveedores nicos, se debe aplicar lo establecido en los artculos 43 literal c) Del
Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado y Reformas, y artculo 28 del Acuerdo Gubernativo
122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
9) Se exceptan de concurso pblico de ofertas los casos de la compra de boletos areos y las
publicaciones en medios de comunicacin que no excedan el monto para baja cuanta segn lo
establecido en la Ley de Contrataciones del Estado. En el caso de publicaciones los elementos para
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 81
seleccionar el proveedor se realizarn con base a la naturaleza de la publicacin y criterios tcnicos de
la Direccin de Comunicacin Social.
10) Los formularios Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios, Solicitud electrnica de Compra
por Caja Chica, deben ser llenados con toda la informacin requerida; as como las firmas
correspondientes, caso contrario no se dar trmite a la Solicitud de Compra y/o Contratacin de
Servicio.
11) Para las adquisiciones del mismo bien o servicio, superiores al monto establecido para las adquisiciones
de baja cuanta en la Ley de Contrataciones del Estado debern obtenerse las ofertas electrnicas a
travs del portal de GUATECOMPRAS con el objeto de adjudicar al proveedor que cumpla los
requerimientos y favorezca a los intereses del Estado.
12) nicamente podrn realizarse adquisiciones de insumos, bienes o servicios de baja cuanta o compra
directa por medio de caja chica cuando el monto no exceda los cinco mil quetzales exactos
(Q.5,000.00), y cuando sean superiores a dicho monto deber gestionarse la adquisicin de acuerdo a
los procedimientos de Compra de Baja Cuanta o Compra Directa por medio de Cheque o Compra de
Baja Cuanta o Compra Directa por medio de Acreditamiento en Cuenta, segn corresponda.
13) Para el mantenimiento y reparacin de vehculos menores al monto mximo establecido para baja
cuanta segn la Ley de Contrataciones del Estado se deber observar las Normas para el
mantenimiento de vehculos automotores.
14) Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones o contratacin de servicios mediante baja
cuanta o compra directa, debern realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de
Contrataciones del Estado, su reglamento y reformas, respaldados mediante documentos de legtimo
abono, que renan los requisitos legales respectivos.
15) En los casos de parqumetros, pasajes de trasporte pblico urbano y otros gastos de baja cuanta se
deber elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificacin y autorizacin del Jefe de
Departamento quien requiri el servicio, y del jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Internos, o Departamento Administrativo Financiero o Departamento de Gestin de Adquisiciones,
segn corresponda.
16) Se requerir la liquidacin del vale autorizado cuando no se liquide en el tiempo establecido, y el
Encargado reportar dicha situacin al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos,
Departamento de Gestin Interna o Departamento Administrativo Financiero para la aplicacin de las
medidas administrativas que correspondan.
17) No podrn cancelarse bajo ningn precepto los gastos por concepto de infracciones de trnsito,
multas, moras o intereses.
18) Se utilizarn los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, as como los
descritos en el procedimiento.
19) La autorizacin del Vale de Caja Chica, corresponde nicamente al Jefe y/o Subjefe del Departamento
de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo Financiero, segn corresponda y
en ausencia de ellos, podr ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia.
20) Los vales de caja chica y fondo rotativo debern liquidarse dentro del plazo mximo de tres (3) das
hbiles; y para el caso del Taller Nacional de Grabados en Acero y la Direccin de Asuntos
Administrativos de cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Las personas nombradas para
llevar la administracin del fondo de Caja Chica y Fondo Rotativo Interno no emitirn un nuevo vale sin
que se haya liquidado el anterior, a excepcin de la Direccin de Asuntos Administrativos en donde un
mismo Responsable de Compras podr tener hasta un mximo de tres vales a su cargo, siempre y cuando
no pertenezcan a la misma dependencia
21) Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos
Internos, Departamento Administrativo Financiero, Departamento de Gestin de Adquisiciones, y
Departamento de Gestin Interna segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada
gestin de adquisiciones y la aplicacin de la presente normativa.
22) El cumplimiento de las obligaciones tributarias ser responsabilidad del personal correspondiente,
conforme las funciones y los procedimientos establecidos.
23) La autorizacin de la forma Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio corresponde nicamente
a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia, o a quien este delegue esta funcin ser la
responsable de la autorizacin del gasto. debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
24) La Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia o a quien expresamente se le delegue esta
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 82
funcin es la responsable de la autorizacin del gasto, el cual se concretar:
a) con la firma correspondiente en el Cuadro Comparativo de Ofertas o en la cotizacin del
proveedor.
b) con la firma en el formulario Liquidacin y reposicin del fondo de caja chica para los gastos
ejecutados a travs de dicho fondo, que no cuenten con cuadro comparativo de ofertas.
25) En el caso de la Direccin de Asuntos Administrativos el formulario Liquidacin y reposicin del fondo
de caja chica ser firmado por el Director o Subdirector Administrativo Financiero de esta dependencia.
26) Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
de la dependencia segn corresponda.
Elabora, asigna correlativo y firma Vale de Caja Chica, solicita firma y Responsable de fondo de
4. sello de Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos Caja Chica
Internos o Jefe de Departamento Administrativo Financiero.
Entrega efectivo solicitado y copia del Vale de Caja Chica al Responsable Responsable de fondo de
5. Caja Chica
de Compras o responsable de la(s) compra(s).
Responsable de Compras/
6. Recibe efectivo y realiza la(s) compra(s). Responsable de la compra
Solicita liquidacin del vale ante el responsable de la administracin del Responsable de Compras/
13. Responsable de la compra
fondo de Caja Chica, entregando la documentacin de respaldo.
Responsable
Elabora Constancia de Disponibilidad Financiera CDF cuando corresponda de Presupuesto/ Puesto
18.
y traslada a Responsable de Compras. equivalente
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Jefe DSAI o equivalente
20.
Responsable de Compras.
Deber integrar el expediente cuando la gestin provenga de expedientes
anteriormente formalizados y pactados con entregas o servicios parciales
(compromisos pendientes de devengar), con la siguiente documentacin:
Fotocopia certificada de la Solicitud de Compra y/o Contratacin Responsable
de Servicio inicial. de Compras/ Puesto
21.
Fotocopia certificada de Acta o Contrato Administrativo con su equivalente
resolucin de aprobacin.
Fotocopia certificada del Cuadro Comparativo de Ofertas
Fotocopia de Impresin de la Orden de Compra.
Impresin CUR de compromiso.
Notifica al Responsable de Almacn la fecha y hora de recepcin de los Responsable
productos adquiridos en el caso de bienes y/o suministros. En el caso de de Compras/ Puesto
22.
servicios notifica al receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra equivalente
y/o Contratacin de Servicio y la orden de compra correspondiente.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin:
Fecha: Emisin de Factura.
Nombre: Dependencia que gestiona la adquisicin.
NIT: Dependencia que gestiona la adquisicin.
Direccin: Direccin fiscal vigente.
Concepto: Detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
Responsable
operaciones aritmticas para constatar el total del gasto.
23. de Compras/ Puesto
Totalizada: En nmeros y letras. equivalente
Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario que le
corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retencin.
Vigencia de la Factura: Que la factura est vigente.
29. Notifica al solicitante que los insumos solicitados fueron adquiridos. Responsable de Almacn
Enlace Administrativo
Responsable de la
Solicitante o Responsable Financiero/ Responsable Responsable de fondo de
compra/ Responsable de
de la Compra de la compra/ Caja Chica
compras
Responsable de compras
Inicio A
Es correcta la
Corrige No
informacin?
Elabora, asigna
S
correlativo y firma
Realiza verificacin Vale de Caja
A de cdigo de Chica, solicita
Asigna nmero
insumo, firma y sello de Jefe
correlativo a la
disponibilidad en y/o Subjefe del
Solicitud y requiere
almacn y requiere Departamento de
el efectivo para
verificacin Servicios
presupuestaria y realizar la(s)
Administrativos
especificacin de compra(s)
Internos o Jefe de
centro de costo. Departamento
Administrativo
Financiero
Entrega efectivo
solicitado y copia
del Vale de Caja
Recibe efectivo,
Chica al
realiza la(s)
Responsable de
compra(s).
Compras o
responsable de la(s)
compra(s).
Verifica que la(s)
factura(s) cumpla(n)
con la informacin
correspondiente.
Devuelve
inmediatamente la
factura al proveedor
si sta no cumple
con la informacin
requerida, para que
emita nueva factura
con la informacin
correcta, si cumple
continua.
Responsable de Compras/
Responsable de Almacn Responsable de Caja Chica
Responsable de la compra
Anota en el reverso
de la factura u hoja
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto. Firma y
sella. En caso de
servicios firma de
recibido conforme
el solicitante.
Traslada factura
original al Realiza ingreso
Responsable de de acuerdo a
Almacn, en el caso procedimiento
de insumos y Ingreso a
bienes, adjuntando Almacn
copia del Vale de Devuelve el
Caja Chica, expediente
documentos incluyendo
necesarios para el forma 1-H.
ingreso al almacn.
Revisa la
documentacin de
Solicita liquidacin
legtimo abono.
del vale ante el
Realiza liquidacin
responsable de la
del vale, colocando
administracin del
sello de liquidado
fondo de Caja Chica,
y entrega copia al
entregando la
Responsable de
documentacin de
Compras o
respaldo.
responsable de la(s)
compra(s).
Recibe
expediente y
contina segn
procedimiento
Constitucin
y Reposicin
del Fondo de
Caja Chica.
Fin
Enlace Administrativo
Solicitante Financiero/ Responsable de Jefe DSAI o equivalente Responsable de Compras / puesto equivalente
Compras/ puesto equivalente
Inicio
Elabora Solicitud
de Compra y/o
Contratacin de
Recibe Solicitud de
Servicio, llenando
Compra y/o
la informacin
Contratacin de
requerida y
Servicio, revisa la
adjuntando el informacin.
dictamen tcnico
cuando
corresponda.
La informacin
Corrige. No
es correcta?
Verifica se
A
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuanta, y requiere B
verificacin
presupuestaria.
Verifica si el/los
bien(es) y/o
Supera la baja insumo(s) o
cuanta y no No servicio(s) se
esta en el PACC? encuentra(n)
adjudicado(s) en
Evala la solicitud Contrato Abierto.
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
S
a consideracin de
la Autoridad
Administrativa Refiere al
Superior de la Esta en Procedimient
Dependencia. contrato S o de Compra
abierto? por Contrato
Abierto.
No
Recibe y verifica
expediente, y Revisa Cuadro
cuando corresponda Comparativo de
complementa la Ofertas y
Traslada expediente
informacin de Solicitud de
de compras
Solicitud de Compra y/o
Compra y/o Contratacin de
Contratacin de Servicio
Servicio
La
Corrige No documentacin
es correcta?
S
Recibe expediente y
traslada a la
Autoridad Firma y sella el
Administrativa documento
Superior de la correspondeinte.
Dependencia
correspondiente
Recibe expediente,
analiza.
2 Autoriza el
No
gasto?
Formaliza la(s)
compra(s) y/o S
contratacin de
servicios notificando
Autoriza el gasto,
al proveedor e
mediante firma en
indicando el lugar,
el Cuadro
fecha y hora de
comparativo.
entrega del bien,
insumo y/o
prestacin del
servicio.
Jefe de Seccin de
Presupuesto o Responsable Responsable de Compras/
Responsable de Almacn
puesto equivalente
de Presupuesto
Recibe
expediente,
gestiona
cheque de
pago segn
procedimiento
Manejo y
Reposicin de
Fondo
Rotativo.
Notifica al
Realiza la
Responsable de
recepcin
Almacn la fecha y
segn
Traslada expediente hora de recepcin
procedimiento
sin el cheque al en caso de bienes y
Ingreso a
Responsable de coordina la logstica
Almacn
Compras de ingreso de
cuando se
visitas, en el caso de
trate de bienes
servicios notifica al
o insumos
receptor del mismo,
Verifica la factura,
anota en el reverso
de la factura u hoja
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Traslada
expediente al
Responsable
de Fondo
Rotativo Notifica al
Interno para interesado que la
realizar compra fue
procedimiento realizada.
Manejo y
Reposicin del
Fondo
Rotativo.
2
Fin
Enlace Administrativo
Solicitante Financiero/ Responsable de Jefe DSAI o equivalente Responsable de Compras / puesto equivalente
Compras/ puesto equivalente
Inicio
Elabora Solicitud
de Compra y/o
Contratacin de
Recibe Solicitud de
Servicio, llenando
Compra y/o
la informacin
Contratacin de
requerida y
Servicio, revisa la
adjuntando el informacin.
dictamen tcnico
cuando
corresponda.
La informacin
Corrige. No
es correcta?
Verifica se
A
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuanta, y requiere B
verificacin
presupuestaria.
Verifica si el/los
bien(es) y/o
Supera la baja insumo(s) o
cuanta y no No servicio(s) se
esta en el PACC? encuentra(n)
adjudicado(s) en
Evala la solicitud Contrato Abierto.
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
S
a consideracin de
la Autoridad
Administrativa Refiere al
Superior de la Esta en Procedimient
Dependencia. contrato S o de Compra
abierto? por Contrato
Abierto.
No
2 Procede la 2
No
adquisicin?
Traslada al
Responsable de
Centro de Costo
S
Gestiona una
modificacin al
PACC a travs de
B Resolucin
Ministerial 1
debidamente
justificada.
Responsable de
Responsable de Centro de Responsable de Compras/ Autoridad Administrativa
Presupuesto/ Puesto Jefe DSAI o equivalente
Costos o su equivalente Puesto equivalente Superior de la Dependencia
equivalente
Recibe solicitud de
compra, elabora
Realiza
pre-orden de
consolidacin de
compra en el SIGES
pre rdenes de
y traslada al
compra.
Responsable de
Compras.
Realiza como
mnimo dos
cotizaciones cuando
el monto es de baja
cuanta si es mayor
obtiene cotizaciones
en GUATECOMPRAS
Revisa Cuadro
Comparativo de
Traslada expediente Ofertas y
de adquisicin a Solicitud de
Jefe de DSAI. Compra y/o
Contratacin de
Servicio
La
Corrige No documentacin
es correcta?
S
Recibe expediente y
traslada a la
Autoridad Firma y sella el
Administrativa documento
Superior de la correspondeinte.
Dependencia
correspondiente
Recibe expediente,
analiza.
2 Autoriza el
No
gasto?
Adjudica en S
GUATECOMPRAS,
gestiona cuando
Autoriza el gasto,
corresponda la
mediante firma en
elaboracin de la
el Cuadro
Constancia de
comparativo.
Disponibilidad
Presupuestaria -
CDP-.
Responsable de
Responsable de Compras/
Presupuesto/ Puesto Jefe DSAI o equivalente
Puesto equivalente
equivalente
Recibe expediente
Elabora Constancia
del rea de
de Disponibilidad Aprueba
presupuesto,
Presupuestaria adjudicacin de
registra
CDP cuando compra en SIGES.
adjudicacin de
corresponda.
compra en SIGES.
Imprime Orden de
Compra, gestiona
firmas
correspondientes, y
notifica al
proveedor.
Entrega copia
electrnica de la
Elabora con el orden de compra (si
aplica) y cuando
procedimiento
corresponda
Ejecucin por
gestiona la
Acreditamiento
elaboracin de la
en Cuenta. Constancia de
Disponibilidad
Financiera CDF-.
Recibe expediente,
formaliza la compra
Elabora Constancia
notificando al
de Disponibilidad
proveedor
Financiera CDF
mediante copia
cuando corresponda
electrnica de la
Orden de Compra,
Cuando
corresponda debe
Recibe expediente
publicar en
con CUR de
GUATECOMPRAS la
compromiso,
informacin
aprueba.
respectiva segn
normativa vigente
Deber integrar el
expediente cuando
la gestin provenga
de expedientes
anteriormente
formalizados y
pactados con
entregas o servicios
parciales,
Notifica al
Responsable de
Almacn la fecha y
hora de recepcin
de los productos
adquiridos en el
caso de bienes y/o
suministros.
Realiza la
recepcin
segn
Verifica que la
procedimiento
factura tenga toda
Ingreso a
la informacin
Almacn
correcta.
cuando se
trate de bienes
o insumos
Anota en el reverso
de la factura u hoja
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Registra liquidacin
Aprueba liquidacin
de la adjudicacin
en SIGES.
en el SIGES.
Imprime anexo de
Orden de Compra
(liquidacin de la
adjudicacin),
gestiona firmas
correspondientes y
las adjunta al
expediente.
Traslada expediente
al Responsable de
Presupuesto para la
Notifica al
realizacin del
solicitante que los
procedimiento
insumos solicitados
Ejecucin por
fueron adquiridos
Acreditamiento en
Cuenta en etapa
de Devengado.
2
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 100
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
ADQUISICIONES 02 1 de 6
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Definir los criterios y actividades necesarios para realizar adquisiciones de insumos y contratacin de servicios bajo la
modalidad de Compra por Contrato Abierto, en el marco de las leyes y normativa aplicable.
Inicia: Elaboracin de solicitud de compra y/o contratacin de servicio.
Finaliza: Notificacin de la compra.
NORMATIVA APLICABLE:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 101
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Segn la naturaleza del bien o insumo, lo ubica dentro del listado de Responsable de Compras/ Puesto
5. Contrato Abierto correspondiente, identifica los proveedores que tienen equivalente
adjudicado el bien o insumo solicitado.
Imprime el listado, subraya el rengln y proveedor seleccionado, imprime
Responsable de Compras/ Puesto
6. cartula del concurso publicado en GUATECOMPRAS y adjunta a la solicitud equivalente
de compra.
Define la forma de pago, el cual puede ser por acreditamiento en cuenta o
fondo rotativo. Responsable de Compras/ Puesto
7. En el caso que sea por acreditamiento en cuenta debe de consultar los equivalente
precios de referencia al INE y dejar constancia de la consulta. Traslada al
Responsable de Presupuesto
Complementa la siguiente informacin de Solicitud de Compra y/o
Contratacin de Servicio
Rengln Presupuestario
8. Responsable de Presupuesto
Verificacin de disponibilidad presupuestaria
Realiza consolidacin de pre rdenes de compra. Gestiona con el Responsable de Compras/ Puesto
12. equivalente
Responsable de Presupuesto la elaboracin del CDP.
Elabora Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y traslada al Responsable de Presupuesto
13.
Responsable de Compras.
La compra requiri pre-orden? Responsable de Compras/ Puesto
14. S: Registra adjudicacin en SIGES. equivalente
No: Continua en paso No. 18.
Jefe DSAI o Jefe de Seccin de
15. Aprueba adjudicacin de compra en SIGES y genera orden de compra. Compras Directas
Imprime orden de compra, gestiona firmas correspondientes, adjunta al Responsable de Compras/ Puesto
16. equivalente
expediente.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 102
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realiza la recepcin de insumos segn procedimiento Ingreso a Almacn.
Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepcin la Responsable de Almacn
20.
realiza el Responsable de Compras, quien debe entregar al Responsable de
Almacn los mismos para su registro.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin:
Fecha: Emisin de Factura.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las
operaciones aritmticas para constatar el total del gasto.
Responsable de Compras/ Puesto
21. Totalizada: en nmeros y letras. equivalente
Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario que le
corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retencin.
Vigencia de la Factura: Que la factura est vigente.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliacin del Responsable de Compras/ Puesto
22. concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas equivalente
del Jefe de la DSAI o Departamento Administrativo.
Compra requiere liquidacin en SIGES?
No requiere liquidacin en SIGES, contina en paso No. 26. Responsable de Compras/ Puesto
23. equivalente
Si requiere liquidacin en SIGES, registra liquidacin de la adjudicacin en el
SIGES.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 103
Diagramas de Flujo
Enlace Administrativo
Solicitante Financiero/ Responsable de Jefe DSAI o equivalente Responsable de Compras / puesto equivalente
Compras/ puesto equivalente
Inicio A
Elabora Solicitud
Recibe Solicitud de
de Compra y/o
Compra y/o
Contratacin de
Contratacin de
Servicio, llenando
Servicio, revisa la
la informacin informacin.
requerida.
La informacin
Corrige. No
es correcta?
A Verifica se
encuentre dentro
del PACC-, de la
dependencia
cuando la compra
superen la
modalidad de baja
cuanta, y requiere
B
verificacin
presupuestaria.
Segn la naturaleza
del bien o insumo,
lo ubica dentro del
Supera la baja
listado de Contrato
cuanta y no No
Abierto
esta en el PACC? correspondiente,
identifica los
proveedores.
Evala la solicitud
de compra en el
orden de la
importancia y
necesidad y somete
S Imprime el listado,
a consideracin de
la Autoridad subraya el rengln y
Administrativa proveedor
Superior de la seleccionado,
Dependencia. imprime cartula
del concurso
publicado en
GUATECOMPRAS y
adjunta a la
solicitud de compra.
2 Procede la
No
adquisicin?
Define la forma de
S pago. En el caso que
sea por
acreditamiento en
Gestiona una cuenta debe de
modificacin al consultar los precios
PACC a travs de de referencia al INE
B Resolucin y dejar constancia.
Ministerial
debidamente
justificada.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 104
Compra por Contrato Abierto (2 de 3)
Responsable de
Responsable de Compras/
Presupuesto/ Puesto Jefe DSAI o equivalente
Puesto equivalente
equivalente
Recibe y verifica
expediente, y
cuando corresponda
complementa la
Gestiona firmas del
informacin de
correspondientes.
Solicitud de
Compra y/o
Contratacin de
Servicio.
Gestiona
cheque de
pago segn
Es
procedimiento
No acreditamiento
Manejo y
en cuenta?
Reposicin de
Fondo
Rotativo.
S
Recibe solicitud de
A compra, elabora
Traslada solicitud al pre-orden de
Responsable de compra en el SIGES
Centro de Costos, y traslada al
Responsable de
Compras.
Elabora Constancia Realiza
de Disponibilidad consolidacin de
Presupuestaria pre rdenes de
CDP cuando compra. Gestiona el
corresponda. CDP.
Requiri pre-
A No orden de
compra?
S
Aprueba
Registra adjudicacin de
adjudicacin en compra en SIGES y
SIGES. genera orden de
compra.
Recibe expediente
con CUR de
Imprime orden de compromiso,
compra, gestiona aprueba y traslada a
firmas Responsable de
correspondientes. Compras o
responsable de la
compra.
Notifica al
proveedor. Entrega
A copia electrnica de
la orden de compra
(si aplica).
Notifica al
Responsable de
Almacn la fecha y
hora de recepcin
de los mismos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 105
Compra por Contrato Abierto (3 de 3)
Realiza la
recepcin
segn
Verifica que la
procedimiento
factura tenga toda
Ingreso a
la informacin
Almacn
correcta.
cuando se
trate de bienes
o insumos
Anota en el reverso
de la factura u hoja
adjunta
membretada:
ampliacin del
concepto de la
compra, firma en la
misma y obtiene
firmas.
Compra
requiere
A No
liquidacin en
SIGES?
Registra liquidacin
Aprueba liquidacin
de la adjudicacin
en SIGES.
en el SIGES.
Imprime anexo de
Orden de Compra
(liquidacin de la
adjudicacin),
gestiona firmas
correspondientes y
las adjunta al
expediente.
Dependiendo de la
modalidad de pago,
traslada expediente
de compra a donde
corresponda para
realizar el pago
segn
A procedimiento
establecido
Manejo y
Reposicin del
Fondo Rotativo o
Ejecucin por
Acreditamiento en
Cuenta.
Notifica al
solicitante que los
insumos solicitados
fueron adquiridos
2
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 106
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Proceso de Adquisiciones 03 1 de 22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratacin de
servicios bajo la modalidad de compra por cotizacin, en el marco de las leyes y normativas aplicables. Este
procedimiento es aplicable a las dependencias que realizan sus adquisiciones de forma desconcentrada.
Inicia: Inicia proceso de cotizacin con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-y a la
programacin de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
de la dependencia segn corresponda.
Inicia proceso de cotizacin con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o
1. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programacin de Responsable de Compras/
compras que se derive del mismo. Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 107
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 108
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Autoridad Administrativa
Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable de
13. la Compra. Superior Direccin
Interesada
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su Responsable de Compras/
14. visto bueno. Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 110
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Jefe de Departamento de
27. Recibe expediente y traslada a la Seccin de Eventos de Adquisiciones. Gestin de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 112
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 113
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
54. Revisa contrato administrativo y mediante providencia indica si proceden Direccin de Asesora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 114
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Solicita el nmero de contrato e imprime en el papel que cumple con las Responsable de Compras/
56. caractersticas legales. Puesto equivalente
Departamento de Gestin
60. Recibe expediente y traslada a la dependencia responsable de la compra. de Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 115
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
correspondiente
Departamento de Gestin
75. Si la providencia indica que la resolucin procede a firma, realiza de Adquisiciones
correcciones requeridas cuando aplique, elabora Informe Ejecutivo y
traslada al Despacho Ministerial con visto bueno de la Autoridad
Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 116
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Departamento de Gestin
77. de Adquisiciones
Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora la
resolucin de nombramiento.
Traslada expediente a la dependencia responsable de la compra.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 117
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Responsable de Compras/
87. Recibe el expediente para archivo y custodia. Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 118
Diagramas de Flujo
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos
Internos o equivalente
INICIO
Coordina con el
solicitante la
revisin de las
especificaciones,
cuando aplique
corrobora cdigo
de insumo, de no
tener gestiona
creacin
Gestiona
Recibe solicitud y aprobacin de la
documentos solicitud ante
A
anexos, revisa la Autoridad
informacin Administrativa
Superior
Cumple
requisitos?
No
Rechaza y requiere Realiza o gestiona
correcciones o modificaciones y/o
S
documentacin documentacin
adicional adicional
Elabora proyecto de
bases, consolida A
especificaciones
tcnicas, solicita
dictamen tcnico,
segn corresponda
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficio de solicitud
de nombramientos
para integrar Junta
de Cotizacin
Gestiona la
elaboracin del Emite dictamen
dictamen presupuestario
presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 119
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestin de Adquisiciones Servicios Administrativos rea especializada externa
DAA Internos
Coordina el anlisis
del expediente de
Traslada expediente compra, verifica
de compra foliado y proyecto de bases y
oficio criterios de
calificacin y
ponderacin
Publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
que genera
GUATECOMPRAS e
integra al
expediente y revisa
si existen
comentarios
Existen
comentarios o 2
No
sugerencias en
el sistema?
Recibe comentarios
o sugerencias y
determina si la
respuesta es
resuelta a nivel
interno o externo
Traslada al rea
correspondiente Analiza y da
Respuesta de la con visto bueno de respuesta al
Nivel externo
consulta la Autoridad comentario o
Administrativa sugerencia
Superior
Nivel interno
Gestiona respuesta
a nivel interno, con
el personal
correspondiente
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 120
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (3 de 12)
Recibe respuesta y
analiza
Recibe respuesta y
conjuntamente con
traslada
el Jefe de DESAI,
para visto bueno
Imprime constancia
generada y adjunta
expediente
Integra
observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Cotizacin
Integra el
expediente con
informacin segn
procedimiento, para
solicitud de opinin
jurdica
Analiza expediente
Elabora oficio y
de compra, emite
2 gestiona las firmas
opinin jurdica y
correspondientes
traslada
Solicita a las
diferentes
Direcciones del
MINFIN la
designacin para
formar parte de la
Junta de Cotizacin
Coordina
Recibe expediente
modificaciones u
de compra, oficios
observaciones
de respuesta de
propuestas por la
nombramiento de
Direccin de
Junta de Cotizacin
Asesora Jurdica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 121
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (4 de 12)
Elabora formulario
de presentacin de
oferta y gestiona
firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior
Integra expediente
con los documentos
segn
procedimiento
Elabora oficio de
aprobacin de
Revisa y firma oficio
formulario de
de solicitud de
presentacin de
aprobacin de
oferta, bases de
documentos, as
cotizacin,
como el formulario
especificaciones
de presentacin de
tcnicas y
oferta
nombramiento de la
Junta
Traslada expediente
foliado a la
Direccin de
Asuntos
Administrativos Revisa expediente,
analiza
documentacin y si
cumple redacta
proyecto de
Recibe expediente y
resolucin
traslada a la Seccin
ministerial de
de Eventos de
aprobacin de
Adquisiciones
Bases de Cotizacin
y Resolucin
Ministerial de
nombramiento de
Junta de Cotizacin
Elabora proyecto de
providencia y
traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 122
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (5 de 12)
Realiza correcciones
a las resoluciones si
Revisa proyecto de hubiere, elabora
Firma y sella
resoluciones y en informe ejecutivo y
resoluciones
providencia indica si traslada con visto
ministeriales y
proceden o no bueno de la
traslada a la DAA
trasladar a firma Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Recibe expediente y
coordina con la
Secretara General
la asignacin del
correlativo a las
resoluciones
Coordina la
notificacin de la
resolucin de
nombramiento a los
integrantes de la
Junta de Cotizacin
Integra al
expediente las
clulas de
notificacin y
certificaciones de Actualiza
las resoluciones cronograma de
para enviarlas a la actividades en las
Direccin solicitante Bases de Cotizacin,
redacta nota de
convocatoria de
invitacin a cotizar y
gestiona firma de
Autoridad
Administrativa
Superior de la
Dependencia
En coordinacin con
Jefe de DESAI,
publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin
realizada y adjunta
al expediente
Coordina
elaboracin de
oficio y notificacin
a los miembros de
la Junta de
Cotizacin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 123
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (6 de 12)
Responsable de Compras,
Junta de Cotizacin Jefe Departamento de Servicios Administrativos Internos
puesto equivalente
Recibe expediente y
ofertas en el tiempo
establecido,
apertura plicas en
presencia de los
oferentes
Entrega constancia
de recepcin de
oferta a los
proveedores
Coordina la emisin
suscribe acta de de la certificacin
recepcin de ofertas de acta de apertura
y apertura de plicas, de plicas o copia
traslada copia certificada y listado
de oferentes
Monitorea el
sistema de
GUATECOMPRAS,
para atender
inconformidades
Se presentan
inconformidades?
Recibe S
inconformidades y
Imprime las
resuelve las mismas
inconformidades y
en el plazo segn
entrega a la Junta
Ley y requiere No
de Cotizacin, para
coordinacin de la
atenderlas
publicacin en
GUATECOMPRAS
Notifica
electrnicamente a
7 8 los miembros de la
Junta de Cotizacin
que no existen
inconformidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 124
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (7 de 12)
7 8
Realiza correcciones
cuando proceda,
elabora informe
ejecutivo y traslada
por medio de oficio
firmado por la
Autoridad
Administrativa de la
DAA Aprueba lo actuado
por la Junta de
Cotizacin, firma y
sella la resolucin
Coordina la ministerial, o
publicacin en imprueba
GUATECOMPRAS, Coordina con la
imprime constancia Secretara General
de la operacin y la asignacin del
espera el plazo correlativo y fecha a
establecido en ley la resolucin
para interposicin ministerial
de recursos
administrativos
Existe
interposicin de
recursos?
Recibe notificacin
de la Secretara
General y emite
informe
No circunstanciado o la
remisin del
expediente
administrativo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 125
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (8 de 12)
Recibe informe
circunstanciado o
expediente, realiza Recibe expediente y
el trmite, complementa
resolucin y informacin en el
notificacin proyecto de
correspondiente a contrato
los miembros de la administrativo
Junta de Cotizacin
y oferentes
Imprime y coordina
su revisin y
suscripcin una vez
cumplido el plazo
de ley y/o resuelto
el recurso
interpuesto si lo
hubiere con las
publicaciones en
GUATECOMPRAS
Cuando
corresponda,
gestiona la
constancia de
disponibilidad
presupuestaria -
CDP-
Gestiona con el
Redacta oficio de Departamento de
solicitud para firma Gestin de
de contrato Adquisiciones la
administrativo del revisin del
Viceministro expediente y
correspondiente contrato
administrativo
Traslada mediante
providencia a la
Direccin de Revisa contrato
Asesora Jurdica. Si administrativo y
no cumple, traslada mediante
a dependencia providencia indica si
encargada de la proceden o no
compra para el trasladar a firma
cumplimiento
respectivo
Recibe expediente y
traslada al
Solicita nmero de Departamento de
contrato e imprime Gestin de
en el papel con las Adquisiciones,
caractersticas quien coordina la
legales elaboracin de la
providencia para
remitir expediente
10
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 126
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (9 de 12)
10
Gestiona la firma
del contrato Firma y sella
Recibe expediente y
administrativo del contrato
elabora el informe
proveedor; traslada administrativo y
ejecutivo y traslada
mediante oficio a la traslada a la DAA
DAA
Certifica copia de
contrato
administrativo y
entrega al Recibe expediente y
proveedor traslada a la
adjudicado la copia dependencia
certificada y solicita responsable de la
seguro de caucin compra
de cumplimiento,
debidamente
certificado
Integra seguro de
caucin de
cumplimiento de
contrato y
certificacin, al
expediente cuando
el proveedor haga
entrega del mismo y
traslada a la DAA
Revisa acuerdo
Elabora el Acuerdo ministerial de
Ministerial de aprobacin de
aprobacin de contrato y con
contrato, traslada providencia traslada
a la DAA
11
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 127
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (10 de 12)
11
Realiza las
correcciones
correspondientes Ingresa al portal de
Recibe expediente y
en el acuerdo CGC online, registra
Firma y sella gestiona la
cuando existan contrato segn
acuerdo ministerial asignacin de
observaciones, Refrenda y sella el normativa,
de aprobacin de nmero, fecha y
elabora informe Acuerdo Ministerial adjuntando copia de
contrato certificacin del
ejecutivo con visto y traslada Acuerdo Ministerial,
administrativo, Acuerdo Ministerial
bueno de la Contrato
remite a la DAA con la Secretara
Autoridad Administrativo y
General
Administrativa Seguro de Caucin
Superior de la DAA y
traslada
Imprime constancia
de aprobacin del
contrato
Publica constancia
de aprobacin del
contrato de la
Contralora General
de Cuentas,
contrato
administrativo,
acuerdo ministerial
de aprobacin y
seguro de caucin
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin en el
sistema y adjunta al
expediente
Coordina
designacin de
miembros de la
comisin receptora
y liquidadora y
supervisor cuando
aplique
Recibe expediente y
revisa oficios,
Elabora oficio de
redacta proyecto de
solicitud de
resolucin
nombramientos,
ministerial de
obtiene firma de la
nombramiento de
Autoridad
comisin receptora
Administrativa
y liquidadora.
Superior de la
Coordina con el Jefe
dependencia
de DESAI para los
responsable de la
registros
compra
presupuestarios
correspondientes
Traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
mediante oficio con
visto bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
12
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 128
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (11 de 12)
12
Recibe el proyecto
de resolucin y
providencia, realiza
correcciones
Revisa proyecto de cuando proceda, Firma y sella
resolucin y en elabora informe resolucin
providencia indica si ejecutivo y traslada ministerial e
procede o no al Despacho instruye traslado a
trasladar a firma Ministerial con visto la DAA
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin con la
Secretaria General
Notifica a los
Verifica el bien,
integrantes de la Coordina con la
insumo o servicio
Comisin Receptora Comisin Receptora
conforme las
y Liquidadora la y Liquidadora la
especificaciones en
resolucin de entrega del
el contrato
nombramiento y expediente
administrativo
traslada expediente
Si est conforme
recibe el bien,
insumo o servicio y
la factura, suscribe
acta de recepcin.
En caso no est
conforme rechaza el
bien, insumo o
servicio y suscribe
acta especificando
motivo de rechazo
En el caso de los
bienes y/o insumos
realiza suscripcin
de acta segn
procedimiento
Ingreso a Almacn
Traslada expediente
mediante oficio a la
dependencia
responsable de la
compra
13
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 129
Compra por Cotizacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (12 de 12)
Jefe Departamento de
Comisin Receptora y Departamento de Gestin de Direccin de Asesora
Servicios Administrativos Ministro
Liquidadora Adquisiciones Jurdica
Internos
13
Recibe expediente,
realiza correcciones
sealadas si las
hubiera, coordina la
elaboracin del
Informe Ejecutivo
Firma y sella
resolucin
ministerial y
traslada a la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin
ministerial en
coordinacin con la
Secretara General
Notifica a los
Recibe y traslada
integrantes de la
expediente al
Comisin Receptora
Responsable de
y Liquidadora y
Compras/Puesto
proveedor sobre la
Equivalente, para
resolucin, traslada
archivo y custodia
expediente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 130
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Proceso de Adquisiciones 03 1 de 22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y contratacin de
servicios bajo la modalidad de compra por licitacin, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de licitacin con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente y
autorizado, y a la programacin de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro del procedimiento, hace referencia al Director o Subdirector
de la dependencia segn corresponda.
Inicia proceso de licitacin con base al Plan Anual de Compras y Jefe Administrativo y/o
1. Contrataciones -PACC-vigente y autorizado, y a la programacin de Responsable de Compras/
compras que se derive del mismo. Puesto equivalente
Superior.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 132
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Autoridad Administrativa
Recibe respuesta y traslada al Responsable de Compras o Responsable
13. de la Compra. Superior Direccin
Interesada
Recibe la respuesta y analiza conjuntamente con el Jefe DSAI para su Responsable de Compras/
14. visto bueno. Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 133
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 134
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 135
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
2.
Bases de Licitacin y especificaciones tcnicas
3.
Dictamen tcnico
4.
Dictamen Presupuestario Jefe DSAI y Responsable de
34. 5.
Opinin Jurdica Compras/ Puesto
6.
Proyecto de Contrato Administrativo equivalente
7.
Formulario de Presentacin de Oferta
8.
Nota de convocatoria a licitar
9.
Resolucin Ministerial de aprobacin de documentos de
Licitacin
10. Criterio de Calificacin
Imprime constancia de operacin realizada, la adjunta al expediente y
coordina con la Direccin de Comunicacin Social la publicacin en el
Diario de Centroamrica.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 136
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
47. Ministro
Si imprueba lo actuado por la Junta de Licitacin, devuelve el
expediente para continuar con el proceso segn lo que establece la Ley
de Contrataciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 137
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 138
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 139
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 140
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Administrativos.
Coordina con el Jefe de DSAI para los registros presupuestarios
correspondientes.
Departamento de Gestin
77. Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora la de Adquisiciones
resolucin de nombramiento.
Comisin Receptora y
79. Si no est conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora
especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisin segn sea
el caso resuelve.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 141
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Responsable de Compras/
87. Recibe el expediente para archivo y custodia. Puesto equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 142
Diagramas de Flujo
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (1 de 12)
Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Solicitante Servicios Administrativos
Internos o equivalente
INICIO
Coordina con el
solicitante la
revisin de las
especificaciones,
cuando aplique
corrobora cdigo
de insumo, de no
tener gestiona
creacin
Gestiona
Recibe solicitud y aprobacin de la
documentos solicitud ante
A
anexos, revisa la Autoridad
informacin Administrativa
Superior
Cumple
requisitos?
No
Elabora proyecto de
bases, consolida A
especificaciones
tcnicas, solicita
dictamen tcnico,
segn corresponda
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficio de solicitud
de nombramientos
para integrar Junta
de Licitacin
Gestiona la
elaboracin del Emite dictamen
dictamen presupuestario
presupuestario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 143
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (2 de 12 )
Jefe de Departamento de Jefe de Departamento de
Responsable de Compras/Puesto equivalente Gestin de Adquisiciones Servicios Administrativos rea especializada externa
DAA Internos
Coordina el anlisis
del expediente de
Traslada expediente compra, verifica
de compra foliado y proyecto de bases y
oficio criterios de
calificacin y
ponderacin
Publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
que genera
GUATECOMPRAS e
integra al
expediente y revisa
si existen
comentarios
Existen
comentarios o 2
No
sugerencias en
el sistema?
Recibe comentarios
o sugerencias y
determina si la
respuesta es
resuelta a nivel
interno o externo
Traslada al rea
correspondiente Analiza y da
Respuesta de la con visto bueno de respuesta al
Nivel externo
consulta la Autoridad comentario o
Administrativa sugerencia
Superior
Nivel interno
Gestiona respuesta
a nivel interno, con
el personal
correspondiente
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 144
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (3 de 12)
Recibe respuesta y
analiza
Recibe respuesta y
conjuntamente con
traslada
el Jefe de DSAI, para
visto bueno
Imprime constancia
generada y adjunta
expediente
Integra
observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Licitacin
Integra el
expediente con
informacin segn
procedimiento, para
solicitud de opinin
jurdica
Analiza expediente
Elabora oficio y
de compra, emite
2 gestiona las firmas
opinin jurdica y
correspondientes
traslada
Solicita a las
diferentes
Direcciones del
MINFIN la
designacin para
formar parte de la
Junta de Licitacin
Coordina
Recibe expediente
modificaciones u
de compra, oficios
observaciones
de respuesta de
propuestas por la
nombramiento de
Direccin de
Junta de Licitacin
Asesora Jurdica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 145
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (4 de 12)
Elabora formulario
de presentacin de
oferta y gestiona
firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior
Integra expediente
con los documentos
segn
procedimiento
Redacta oficio de
aprobacin de
Revisa y firma oficio
formulario de
de solicitud de
presentacin de
aprobacin de
oferta, bases de
documentos, as
Licitacin,
como el formulario
especificaciones
de presentacin de
tcnicas y
oferta
nombramiento de la
Junta
Traslada expediente
foliado a la
Direccin de
Asuntos
Administrativos Revisa expediente,
analiza
documentacin y si
cumple redacta
proyecto de
Recibe expediente y
resolucin
traslada a la Seccin
ministerial de
de Eventos de
aprobacin de
Adquisiciones
Bases de Licitacin y
Resolucin
Ministerial de
nombramiento de
Junta de Licitacin
Elabora proyecto de
providencia y
traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 146
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (5 de 12)
Realiza correcciones
a las resoluciones si
Revisa proyecto de hubiere, elabora
Firma y sella
resoluciones y en informe ejecutivo y
resoluciones
providencia indica si traslada con visto
ministeriales y
proceden o no bueno de la
traslada a la DAA
trasladar a firma Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Recibe expediente y
coordina con la
Secretara General
la asignacin del
correlativo a las
resoluciones
Coordina la
notificacin de la
resolucin de
nombramiento a los
integrantes de la
Junta de Licitacin
Integra al
expediente las
clulas de
notificacin y
certificaciones de Actualiza
las resoluciones cronograma de
para enviarlas a la actividades en las
Direccin solicitante Bases de Licitacin,
redacta nota de
convocatoria de
invitacin a cotizar y
gestiona firma de
Autoridad
Administrativa
Superior de la
Dependencia
En coordinacin con
Jefe de DSAI,
publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin
realizada y adjunta
al expediente
Coordina con la
Direccin de
Comunicacin Social
la publicacin en el
Diario de
Centroamrica
Coordina
elaboracin de
oficio y notificacin
a los miembros de
la Junta de
Licitacin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 147
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (6 de 12)
Responsable de Compras,
Junta de Licitacin Jefe Departamento de Servicios Administrativos Internos
puesto equivalente
Recibe expediente y
ofertas en el tiempo
establecido,
apertura plicas en
presencia de los
oferentes
Entrega constancia
de recepcin de
oferta a los
proveedores
Coordina la emisin
suscribe acta de de la certificacin
recepcin de ofertas de acta de apertura
y apertura de plicas, de plicas o copia
traslada copia certificada y listado
de oferentes
Monitorea el
sistema de
GUATECOMPRAS,
para atender
inconformidades
Se presentan
inconformidades?
Recibe S
inconformidades y
Imprime las
resuelve las mismas
inconformidades y
en el plazo segn
entrega a la Junta No
Ley y requiere
de Cotizacin, para
coordinacin de la
atenderlas
publicacin en
GUATECOMPRAS
Notifica
electrnicamente a
8 los miembros de la
Junta de Cotizacin
7 que no existen
inconformidades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 148
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (7 de 12)
8
7
Realiza correcciones
cuando proceda,
elabora informe
ejecutivo y traslada
por medio de oficio
firmado por la
Autoridad
Administrativa de la
DAA Aprueba lo actuado
por la Junta de
Licitacin, firma y
sella la resolucin
Coordina la ministerial, o
publicacin en imprueba
GUATECOMPRAS, Coordina con la
imprime constancia Secretara General
de la operacin y la asignacin del
espera el plazo correlativo y fecha a
establecido en ley la resolucin
para interposicin ministerial
de recursos
administrativos
Existe
interposicin de
recursos?
Recibe notificacin
de la Secretara
General y emite
informe
No circunstanciado o la
remisin del
expediente
administrativo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 149
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (8 de 12)
Recibe informe
circunstanciado o
expediente, realiza Recibe expediente y
el trmite, complementa
resolucin y informacin en el
notificacin proyecto de
correspondiente a contrato
los miembros de la administrativo
Junta de Licitacin
y oferentes
Imprime y coordina
su revisin y
suscripcin una vez
cumplido el plazo
de ley y/o resuelto
el recurso
interpuesto si lo
hubiere con las
publicaciones en
GUATECOMPRAS
Cuando
corresponda,
gestiona la
constancia de
disponibilidad
presupuestaria -
CDP-
Gestiona con el
Redacta oficio de Departamento de
solicitud para firma Gestin de
de contrato Adquisiciones la
administrativo del revisin del
Viceministro expediente y
correspondiente contrato
administrativo
Traslada mediante
providencia a la
Direccin de Revisa contrato
Asesora Jurdica. Si administrativo y
no cumple, traslada mediante
a dependencia providencia indica si
encargada de la proceden o no
compra para el trasladar a firma
cumplimiento
respectivo
Recibe expediente y
traslada al
Solicita nmero de Departamento de
contrato e imprime Gestin de
en el papel con las Adquisiciones,
caractersticas quien coordina la
legales elaboracin de la
providencia para
remitir expediente
10
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 150
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (9 de 12)
10
Gestiona la firma
del contrato Firma y sella
Recibe expediente y
administrativo del contrato
elabora el informe
proveedor; traslada administrativo y
ejecutivo y traslada
mediante oficio a la traslada a la DAA
DAA
Certifica copia de
contrato
administrativo y
entrega al Recibe expediente y
proveedor traslada a la
adjudicado la copia dependencia
certificada y solicita responsable de la
seguro de caucin compra
de cumplimiento,
debidamente
certificado
Entrega seguro de
caucin de
cumplimiento de
contrato y
certificacin a la
dependencia
responsable de la
Integra seguro de compra
caucin de
cumplimiento de
contrato y
certificacin, al
expediente y
traslada a la DAA
Revisa acuerdo
Elabora el Acuerdo ministerial de
Ministerial de aprobacin de
aprobacin de contrato y con
contrato, traslada providencia traslada
a la DAA
11
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 151
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (10 de 12)
11
Realiza las
correcciones
correspondientes Ingresa al portal de
Recibe expediente y
en el acuerdo CGC online, registra
Firma y sella gestiona la
cuando existan contrato segn
acuerdo ministerial asignacin de
observaciones, Refrenda y sella el normativa,
de aprobacin de nmero, fecha y
elabora informe Acuerdo Ministerial adjuntando copia de
contrato certificacin del
ejecutivo con visto y traslada Acuerdo Ministerial,
administrativo, Acuerdo Ministerial
bueno de la Contrato
remite a la DAA con la Secretara
Autoridad Administrativo y
General
Administrativa Seguro de Caucin
Superior de la DAA y
traslada
Imprime constancia
de aprobacin del
contrato
Publica constancia
de aprobacin del
contrato de la
Contralora General
de Cuentas,
contrato
administrativo,
acuerdo ministerial
de aprobacin y
seguro de caucin
en GUATECOMPRAS
Imprime constancia
de operacin en el
sistema y adjunta al
expediente
Coordina
designacin de
miembros de la
comisin receptora
y liquidadora y
supervisor cuando
aplique
Recibe expediente y
revisa oficios,
Elabora oficio de
redacta proyecto de
solicitud de
resolucin
nombramientos,
ministerial de
obtiene firma de la
nombramiento de
Autoridad
comisin receptora
Administrativa
y liquidadora.
Superior de la
Coordina con el Jefe
dependencia
de DSAI para los
responsable de la
registros
compra
presupuestarios
correspondientes
Traslada a la
Direccin de
Asesora Jurdica
mediante oficio con
visto bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
12
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 152
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (11 de 12)
12
Recibe el proyecto
de resolucin y
providencia, realiza
correcciones
Revisa proyecto de cuando proceda, Firma y sella
resolucin y en elabora informe resolucin
providencia indica si ejecutivo y traslada ministerial e
procede o no al Despacho instruye traslado a
trasladar a firma Ministerial con visto la DAA
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin con la
Secretaria General
Notifica a los
Verifica el bien,
integrantes de la Coordina con la
insumo o servicio
Comisin Receptora Comisin Receptora
conforme las
y Liquidadora la y Liquidadora la
especificaciones en
resolucin de entrega del
el contrato
nombramiento y expediente
administrativo
traslada expediente
Si est conforme
recibe el bien,
insumo o servicio y
la factura, suscribe
acta de recepcin.
En caso no est
conforme rechaza el
bien, insumo o
servicio y suscribe
acta especificando
motivo de rechazo
En el caso de los
bienes y/o insumos
realiza suscripcin
de acta segn
procedimiento
Ingreso a Almacn
Traslada expediente
mediante oficio a la
dependencia
responsable de la
compra
13
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 153
Compra por Licitacin de Dependencias con Departamento de Servicios Administrativos Internos (12 de 12)
Jefe Departamento de
Comisin Receptora y Departamento de Gestin de Direccin de Asesora
Servicios Administrativos Ministro
Liquidadora Adquisiciones Jurdica
Internos
13
Recibe expediente,
realiza correcciones
sealadas si las
hubiera, coordina la
elaboracin del
Informe Ejecutivo
Firma y sella
resolucin
ministerial y
traslada a la DAA
Gestiona la
asignacin de
nmero, fecha y
certificacin de la
resolucin
ministerial en
coordinacin con la
Secretara General
Notifica a los
Recibe y traslada
integrantes de la
expediente al
Comisin Receptora
Responsable de
y Liquidadora y
Compras/Puesto
proveedor sobre la
Equivalente, para
resolucin, traslada
archivo y custodia
expediente
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 154
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Proceso de Adquisiciones 01 1 de 7
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar la precalificacin de los proveedores de bienes o servicios que
formarn parte de la base de datos, los cuales podrn participar en la modalidad de compra de Subasta electrnica
inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Revisa el PACC, identifica las adquisiciones que tienen modalidad de compras por Subasta electrnica inversa o
recibe solicitud de precalificacin de proveedores de las dependencias interesadas del Ministerio de Finanzas Pblicas o
solicitud de proveedores para poder precalificarse.
Finaliza: Coordina la publicacin en el sistema GUATECOMPRAS dentro de los dos das hbiles siguientes a la fecha de
emisin de la resolucin de Calificacin de Proveedores
NORMATIVA APLICABLE:
1. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
Asistente de
Existe Ficha de Tcnica de Insumo o Servicio? Programacin de
Adquisiciones DAA
No: Informa al Jefe de Departamento Gestin de Adquisiciones y
continua en el paso No. 5.
S: Continua el procedimiento.
3. Determina si es una adquisicin por Subasta Electrnica Inversa Asistente de
identificada en el PACC. Programacin de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 155
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Es una adquisicin por subasta electrnica inversa identificada en el Adquisiciones DAA
PACC?
S: Solicita la verificacin de proveedores a la Seccin de Normas y
Programacin de Adquisiciones DAA, contina procedimiento.
No: Continua en el paso No. 5.
4. Verifica si existen tres o ms proveedores precalificados, para el caso de
eventos identificados en el PACC.
Coordinador de Seccin
Existen tres o ms proveedores precalificados? de Normas y
Programacin de
S: Traslada informacin a Asistente de Programacin de Adquisiciones
Adquisiciones DAA
DAA, para iniciar Procedimiento de Subasta Electrnica Inversa en
caso que corresponda.
No: Continua procedimiento.
5.
Coordina la elaboracin de la Ficha Tcnica de Insumo o Servicio y Coordinador de Seccin
documentos obligatorios, conjuntamente con las Dependencias de Normas y
involucradas. Programacin de
Adquisiciones DAA
6. Elaboran los siguientes documentos: Coordinador de Seccin
de Normas y
Programacin de
Ficha Tcnica de Insumos o Servicios Adquisiciones
Solicitud de precio de referencia al INE DAA/dependencia
Proyecto de Bases de Precalificacin de proveedores de bienes o involucrada
servicios
7. Gestiona la elaboracin Estudio de mercado y Dictamen tcnico de las Coordinador de Seccin
Fichas Tcnicas, con las dependencias o reas con la especialidad segn de Normas y
el tipo de bien o servicio. Programacin de
Adquisiciones DAA
8. Gestiona la designacin de los miembros titulares y suplentes que
integrarn la comisin de precalificacin de proveedores de bienes o Coordinador de Seccin
servicios, de conformidad con la ley de Contrataciones del Estado. de Normas y
Programacin de
Adquisiciones DAA
Traslada a Seccin de Eventos de Adquisicin.
9. Revisa, analiza y elabora los siguientes documentos:
Proyectos de resolucin interna de aprobacin de bases de
Precalificacin y Fichas Tcnicas,
Proyecto de resolucin interna para nombrar miembros de la Coordinador de Seccin
Comisin de precalificacin de proveedores de bienes o de Eventos de Adquisicin
servicios.
Elabora providencia de traslado a la Direccin de Asesora Jurdica y
gestiona firmas de la Autoridad Administrativa Superior.
10. Revisa proyectos de resolucin y en providencia establece que proceda
a firma realizando las correcciones requeridas. Direccin de Asesora
Jurdica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 156
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Direccin de Asuntos Administrativos.
11. Realiza correcciones a las resoluciones, gestiona firma de la Autoridad Coordinador de la Seccin
Administrativa Superior de la Direccin de Asuntos Administrativos. de Eventos de
Adquisiciones
12. Coordina la notificacin mediante cdula de notificacin a los Coordinador de la Seccin
miembros de la Comisin de precalificacin de proveedores de bienes o de Eventos de
servicios y traslada a la Seccin de Normas y Programacin de Adquisiciones
Adquisiciones.
13. Elabora anuncio de convocatoria de precalificacin y coordina la
Publicacin en el Sistema de GUATECOMPRAS, incluyendo los
siguientes documentos:
Bases Tcnicas de Precalificacin de proveedores de bienes o
servicios
Dictamen tcnico Coordinador de la Seccin
Anuncio de Convocatoria de Precalificacin de proveedores de de Normas y
bienes o servicios Programacin de
Opinin Jurdica Adquisiciones
Fichas Tcnicas
Resolucin de Aprobacin de Fichas Tcnicas y Bases de
Precalificacin de proveedores de bienes o servicios
Acuerdo Ministerial 260-2016
Documento de Procedimiento para la precalificacin de
proveedores de bienes o servicios
14. Recibe expediente de los proveedores interesados en precalificarse,
entrega constancia de recepcin de expedientes a las entidades a
precalificar.
Elabora acta de recepcin de expedientes de proveedores interesados
Comisin de
en precalificarse.
Precalificacin de
Traslada a la Seccin de Normas y Programacin de Adquisiciones para Proveedores de Bienes o
coordinacin de publicacin. Servicios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 157
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
18. Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 158
Diagramas de Flujo
INICIO
Revisa PACC,
identifica las
adquisiciones con
modalidad de
Subasta Electrnica
Inversa, o recibe
solicitud para
realizacin de
precalificacin de
proveedores
Determina si los
productos que
pertenecen al PACC
o las solicitudes
cuentan con Ficha
Tcnica de Insumo
o Servicio.
Determina si es una
Existe ficha
adquisicin por
tcnica de
S Subasta Electrnica
insumo o
Inversa identificada
servicio?
en PACC
No
Informa al
Departamento de Es identificada
No
Gestin de en el PACC?
Adquisiciones
S
Verifica la existencia
A
de al menos 3
A Solicita la
proveedores
verificacin de
precalificados para
proveedores
el evento
identificado
Coordina la
elaboracin de la
Ficha Tcnica de
Existen al
Insumo o Servicio y
menos 3
No documentos
proveedores
precalificados? obligatorios,
conjuntamente con
las Dependencias
S involucradas.
Traslada
Inicia
informacin de la
procedimiento
existencia de al Elaboran los documentos: Ficha Tcnica
de Subasta
menos 3 de Insumos o Servicio; solicitud de
Electrnica
proveedores precio de referencia INE; proyecto de
Inversa
precalificados bases de precalificacin de proveedores
Gestiona la
1
elaboracin de
2 estudio de mercado
y dictamen tcnico
de las fichas
tcnicas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 159
Gestin Interna para la Precalificacin de Proveedores de Bienes o Servicios (2 de 3)
Coordinador de Seccin de
Coordinador de Seccin de Direccin de Asesora Comisin de Precalificacin
Normas y Programacin de
Eventos de Adquisicin Jurdica de Proveedores
Adquisiciones DAA
Revisa, analiza y
elabora proyectos
de resolucin
Gestiona la interna de
designacin de los aprobacin de bases
miembros titulares de precalificacin y
y suplentes que fichas tcnicas;
integrarn la proyecto de
comisin de resolucin interna
precalificacin de para nombrar
proveedores miembros de la
comisin de
precalificacin de
proveedores
Realiza correcciones
a las resoluciones,
gestiona firma de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Elabora anuncio de
Coordina la
convocatoria de
notificacin
precalificacin y
mediante Clula de
coordina la
Notificacin a los
publicacin en
miembros de la
GUATECOMPRAS,
Comisin de Recibe expediente
incluyendo los
Precalificacin de de los proveedores
anexos segn
Proveedores interesados,
procedimiento
entrega constancia
de recepcin de
expedientes,
elabora acta de
Coordina recepcin de
publicacin del acta expedientes
en GUATECOMPRAS proveedores
e imprime
constancia de la
operacin; y
certificacin del
acta con el Jefe del Analiza y solicita
Depto. de Gestin documentacin
de Adquisiciones complementaria de
ser necesaria;
califica expedientes;
suscribe acta de
calificacin de
proveedores y
traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 160
Gestin Interna para la Precalificacin de Proveedores de Bienes o Servicios (3 de 3)
Coordinador de Seccin de Normas y Comisin de Precalificacin
Tcnico de GUATECOMPRAS DAA
Programacin de Adquisiciones DAA de Proveedores
Coordina la
publicacin del acta
en GUATECOMPRAS
Monitorea el
y certificacin con el
sistema
Jefe de
GUATECOMPRAS,
Departamento de
para atender
Adquisiciones,
inconformidades,
imprime constancia
cuando las hubiera
de la operacin y Notifica
adjunta al electrnicamente a
expediente los miembros de la
Existen
Comisin de
inconformidades No
Precalificacin de
?
Proveedores, que
no existen
S inconformidades
Imprime las
inconformidades y
entrega a la A Resuelve
Comisin de inconformidades y
Precalificacin de requiere publicacin
Proveedores, para en el sistema
que analicen y GUATECOMPRAS
Coordina la respondan en el
publicacin de plazo establecido
respuesta a
inconformidades en
el sistema
GUATECOMPRAS,
imprime constancia Informa por escrito
de operacin y sobre sus
tralada actuaciones,
adjunta al
expediente informe
y constancia de
respuesta de
Recibe informe de inconformidades y
lo actuado por parte traslada
de la Comisin de
Precalificacin de
Proveedores e
integra al
expediente
En caso de solicitud
de precalificacin
por parte de las
dependencias del
MINFIN, notifica el
resultado de la
precalificacin de
proveedores
Traslada expediente
original del proceso
de precalificacin
de proveedores a la
Seccin de
A
Contabilidad DAA
para archivo, as
como muestras en
caso de ser
requeridas
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 161
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Proceso de Adquisiciones 01 1 de 22
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definir los criterios y actividades necesarias para realizar adquisiciones de insumos y/o contratacin de servicios bajo la
modalidad de Subasta electrnica inversa, en el marco de las leyes y normativas aplicables.
Inicia: Inicia proceso de Subasta electrnica inversa con base al Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC-vigente
y autorizado, la programacin de compras que se derive del mismo.
Finaliza: Archivo y custodia del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
1. La entidad contratante podr entablar un procedimiento de contratacin bajo la modalidad de Subasta Electrnica
Inversa cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a) Que la entidad contratante pueda formular una descripcin detallada de bienes y servicios estandarizados u
homologados no importando le monto de la contratacin.
b) Que exista un mercado competitivo de proveedores o contratistas previsiblemente calificados para participar
en la subasta electrnica inversa, de forma que se asegure que esa subasta ser competitiva.
c) Que el criterio de adjudicacin sea cuantificable econmicamente.
2. Autoridad Administrativa Superior dentro de los procedimientos, hace referencia al Director o Subdirector de la
dependencia segn corresponda.
Identifica las fichas tcnicas de los productos a adquirir por la modalidad Jefe de DSAI/ Responsable
2. de Subasta electrnica inversa. de Compras
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 163
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
respuesta a la persona correspondiente y contina en el paso No. 8.
19. Coordina modificaciones u observaciones propuestas por la Direccin de Jefe de DSAI o equivalente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 164
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Asesora Jurdica y contina con el trmite.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 165
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe expediente, coordina con la Secretara General la asignacin del
nmero correlativo a las Resoluciones Ministeriales. Coordina la
notificacin a los integrantes de la Junta de Calificacin de la Subasta
Electrnica Inversa, la resolucin de nombramiento. Coordinador de la Seccin de
27. Eventos de Adquisicin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 166
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Puja de acuerdo a los parmetros establecidos en las bases y durante el
tiempo establecido en la invitacin. El Sistema le informa la posicin de
su oferta y los resultados al finalizar la puja.
Postor Autenticado
34. Habilitado
Nota: En caso el postor autenticado habilitado coloque una oferta fuera
de los parmetros establecidos el sistema le indicar mensaje de error.
Monitorea la puja inversa y recibe informacin sobre el resultado de la
misma. Generando en el sistema el informe automtico sobre resultados Junta de Calificacin de la
35. de la puja inversa una vez concluido el plazo estipulado. Subasta electrnica inversa
Nota: GUATECOMPRAS publicar automticamente dicho informe.
Proceder a verificar la documentacin disponible y el cumplimiento de
los criterios y condiciones exigidos en las bases por el postor que haya
obtenido el primer lugar en el orden de prelacin.
Cumple con los criterios? Junta de Calificacin de
36. Subasta electrnica inversa
S: Suscribe acta de adjudicacin de la negociacin, y traslada copia a la
Dependencia solicitante.
No: Suscribe acta donde hace constarla descalificacin del proveedor y
notifica a donde corresponda.
Certifica el acta de adjudicacin de la negociacin y coordina la
publicacin de la misma en el sistema GUATECOMPRAS respetando los
37. Jefe DSAI
plazos legales establecidos. Coordina impresin de constancia de la
operacin y adjunta al expediente.
Monitorea el sistema GUATECOMPRAS para atender inconformidades.
Si se presentan inconformidades, debe resolver las mismas dentro del Junta de Calificacin de
39. plazo establecido y requiere coordinacin de la publicacin en el sistema Subasta electrnica inversa
GUATECOMPRAS.
Informa por escrito sobre sus actuaciones, adjunta al expediente informe Junta de Calificacin de
41. Subasta electrnica inversa
y constancia de respuesta de inconformidades y traslada al coordinador
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 167
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
de la Seccin de Eventos de Adquisiciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 168
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe informe circunstanciado o expediente, realiza el trmite,
resolucin y notificacin correspondiente a los miembros de la Junta de
Calificacin de Subasta electrnica inversa y oferentes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 169
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Firma y sella contrato administrativo si est de acuerdo, y traslada a la Viceministro
55. Direccin de Asuntos Administrativos. correspondiente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 170
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
de la Direccin de Asuntos Administrativos.
Seccin de Normas y
72. Notifica a los integrantes de la Comisin Receptora y Liquidadora la Programacin de
resolucin de nombramiento. Adquisiciones
Comisin Receptora y
74. Si no est conforme, rechaza el bien, insumo o servicio y suscribe acta Liquidadora
especificando el motivo del rechazo y a criterio de la comisin segn sea
el caso resuelve.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 171
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Coordina el pago correspondiente al proveedor, integra los documentos
de soporte al expediente segn procedimiento Ejecucin por
75. Jefe DSAI
Acreditamiento en Cuenta y cuando proceda la finalizacin del contrato
traslada a la Comisin Receptora y Liquidadora.
Verifica los documentos de soporte de pago, si estn completos los
documentos suscribe acta de liquidacin y elabora informe dirigido a la
Autoridad Superior del Ministerio sobre la recepcin y liquidacin del
bien, insumo o servicio. Si no estn completos solicita a la DAA la
Comisin Receptora y
76. integracin de los documentos faltantes.
Liquidadora
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 172
Diagramas de Flujo
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (1 de 13)
INICIO
Identifica si existen
tres o ms
proveedores
precalificados
Elabora Solicitud
Existen 3 o ms de Compra y/o
S
proveedores? Contratacin de
Servicio
No
Recibe documentos
y revisa la
informacin
Informacin es
correcta?
No
Rechaza y requiere
realizar
S correcciones o
adjuntar
documentos
Elabora Proyecto de
Bases de
Contratacin para la
Subasta Electrnica
Inversa
Traslada expediente
de compra Recibe expediente,
debidamente autoriza y coordina
Coordina el anlisis
foliado (Solicitud de la publicacin del
del expediente de
Compra, Proyecto de Bases
compra, verificando
especificaciones de Contratacin
que el Proyecto de
tcnicas, Proyecto para la Subasta
Bases de
de Bases de Electrnica Inversa
Contratacin para la
Contratacin para la en el Sistema de
Subasta Electrnica
Subasta Electrnica Informacin y
Inversa cumpla con
Inversa) y oficio a la Contrataciones del
los aspectos legales.
Direccin de Estado
Asuntos GUATECOMPRAS-
Administrativos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 173
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (2 de 13)
Jefe DSAI y Responsable de
Responsable de Compras/ Compras/ Puesto Direccin de Asesora
Puesto equivalente Jurdica
equivalente
Recibe expediente y
publica proyecto de
bases en
GUATECOMPRAS
Hay
comentarios o
sugerencias?
Analiza las
respuesta y
Realiza las consultas
coordina la
correspondientes
publicacin en
GUATECOMPRAS
Integra
No observaciones
recibidas que
procedan al
Proyecto de Bases
de Contratacin
para la Subasta
electrnica inversa.
Elabora proyecto de
contrato
administrativo y
oficios de solicitud
de nombramiento
de miembros de
Junta de Calificacin
de Subasta
Electrnica Inversa
Gestiona emisin de
dictamen
presupuestario por
el Jefe de DSAI o
equivalente
Integra expediente
y elabora oficio con
Analiza expediente,
firmas
emite opinin
correspondientes
jurdica y traslada
para solicitud de
opinin jurdica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 174
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (3 de 13)
Autoridad Administrativa
Responsable de Compras/ Coordinador de la Seccin de Eventos de Direccin de Asesora
Superior de la Dependencia Jefe de DSAI o equivalente
Puesto equivalente Adquisicin Jurdica
interesada
Solicita a las
Direcciones la
designacin de los
servidores pblicos
para integrar la A
Junta
Redacta oficio de
solicitud de
aprobacin de
Bases de
Revisa oficio de Contratacin,
solicitud y firma. nombramiento de la
Junta de Calificacin
de Subasta
Electrnica Inversa y
traslada
Revisa expediente y
analiza la
documentacin
Traslada expediente
Cumple con
No para realizar
requisitos?
correcciones
A
S
Redacta proyecto
de Resoluciones Revisa proyecto de
Ministeriales de resoluciones e
aprobacin, elabora indica si procede o
providencia y no a firma
traslada
Procede a
firma?
No
Coordina para el
cumplimiento de
S requisitos
Realiza correcciones
si hubiere, elabora
informe Ejecutivo
y traslada con visto 4
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 175
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (4 de 13)
Recibe expediente y
Firma y sella coordina la
resoluciones asignacin de
ministeriales y nmero correlativo
traslada de las resoluciones
ministeriales
Coordina
notificacin de
resolucin de
nombramiento a los
integrantes de la
Junta de Calificacin
Integra al
expediente las Actualiza
cdulas de cronograma de
notificacin y actividades en las
certificaciones de Bases de Subasta
las resoluciones y Electrnica Inversa
traslada
Redacta nota de
convocatoria para
los proveedores
precalificados
Publica evento y
anexos en
GUATECOMPRAS,
imprime constancia
de operacin
realizada y adjunta
al expediente
Coordina
notificacin a
miembros de la
Junta de Calificacin
sobre datos del
proceso de puja
inversa
Ingresa al sistema y
verifica la
disponibilidad del
mismo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 176
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (5 de 13)
Ingresa a Verifica la
GUATENOMINAS disponibilidad del
para confirmar su Sistema y la
participacin y cantidad de
validar uso del postores habilitados
mdulo autenticados
Hay 3
postores
habiltados?
No
Suscribe acta de
S
cancelacin del
proceso
Cuando ya esta
habilitado
autenticado puja de Contina el
acuerdo a los procedimiento
parmetros y
tiempo establecido
Monitorea la puja
inversa y genera en
el sistema el
informe de
resultados
Verifica el
cumplimiento de
criterios del postor
que haya obtenido
el primer lugar en el
orden de prelacin
No
Coordina
Suscribe acta de Monitorea
certificacin de acta
adjudicacin de la GUATECOMPRAS
de adjudicacin y
negociacin y para atender
publicacin en
traslada copia inconformidades
GUATECOMPRAS
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 177
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (6 de 13)
Coordinador de Seccin de
Responsable de Compras o Junta de Calificacin de la Direccin de Asesora
Normas y Programacin de
puesto equivalente Subasta Electrnica Inversa Jurdica
Adquisiciones
Existen
inconformidades
?
S
Resuelve las mismas
dentro del plazo
Imprime
establecido y
inconformidades y
coordina
entrega
publicacin en
GUATENOMINAS
No Coordina
publicacin en
GUATECOMPRAS de
respuestas a
inconformidades y
traslada expediente
Cumple
No requisitos?
Realiza correcciones
a la resolucin y
elabora informe
ejecutivo
Traslada expediente
por medio de oficio
firmado por la 7
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 178
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (7 de 13)
Verifica lo actuado
por la Junta de
Calificacin de
Subasta Electrnica
Inversa
Si imprueba lo
actuado, devuelve
para lo
correspondiente
segn ley de
Contrataciones del
Estado
Existen
recursos
administrativos?
S Recibe informe
circunstanciado o
Recibe notificacin expediente, realiza
y emite informe trmite, resolucin
circunstanciado o y notificacin
remite el correspondiente a
No expediente los miembros de la
Junta de Calificacin
y oferentes
Si la resolucin
establece que no
puede continuar
con el evento se
procede segn
establezca la
misma
Si la resolucin
8 establece que
procede, traslada
expediente a la DAA
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 179
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (8 de 13)
Complementa
informacin en
proyecto(s) de
contrato(s)
administrativo(s),
imprime y coordina
su revisin
Cuando
corresponda
gestiona emisin de
Constancia de
Disponibilidad
Presupuestaria DCP
Redacta oficio de
solicitud de firma de
contrato
Revisa expediente y
Traslada expediente contrato
administrativo
Cumple
requisitos?
No
Revisa contrato
A Mediante administrativo, Recibe expediente y
providencia traslada elabora providencia traslada
y traslada
Procede a
firma?
No
S Corrige. A
Asigna nmero a
contrato, imprime,
Elabora Informe 9
gestiona firma de
Ejecutivo y traslada
proveedor y
traslada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 180
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (9 de 13)
Firma y sella
Certifica copia de
contrato, y traslada
contrato
expediente a travs
administrativo y
de la DAA para
entrega a proveedor
remitir a Direccin
adjudicado
interesada
Solicita seguro de
caucin de
Entrega seguro de
cumplimiento de
caucin y
contrato y
certificacin
certificacin
correspondiente
Integra documentos
al expediente,
elabora oficio y
traslada Revisa Acuerdo
Ministerial de
Elabora Acuerdo
aprobacin de
Ministerial de
contrato
aprobacin de
administrativo,
contrato y traslada
elabora providencia
y traslada
Realiza las
correcciones
correspondientes si
existen
observaciones
Elabora informe
ejecutivo con visto
bueno de la
Autoridad
Administrativa
Superior de la DAA y
traslada
10
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 181
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (10 de 13)
10
Ingresa al portal de
Gestiona la
Registro de
Firma y sella asignacin de
Contratos de CGC y
Acuerdo Ministerial nmero, fecha y
adjunta
de aprobacin de certificacin del
documentos
contrato y traslada Acuerdo Ministerial
requeridos, imprime
y traslada
constancia
Publica en
GUATECOMPRAS
contrato
administrativo,
seguro de caucin y
constancia de
aprobacin de
contrato
Imprime constancia
de operacin en
GUATECOMPRAS y
adjunta al
expediente
Coordina
designacin de
miembros de
Comisin Receptora
y Liquidadora, y de
supervisor cuando
aplique
Revisa oficios,
redacta proyecto de Elabora oficio de
Resolucin solicitud de
Ministerial de nombramiento con
nombramiento de firma
Comisin Receptora correspondiente y
y Liquidadora y traslada expediente
traslada
Revisa proyecto de
resolucin, elabora
providencia y
traslada
Recibe proyecto de
resolucin y
providencia
11
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 182
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (11 de 13)
Coordinador de Seccin de
Coordinador de Seccin de Comisin Receptora y
Ministro Normas y Programacin de
Eventos de Adquisiciones Liquidadora
Adquisiciones
11
Resolucin
procede a
firma?
No
Atiende lo indicado
S en la providencia
Notifica a los
integrantes de la
Comisin Receptora
y Liquidadora la Verifica el bien,
resolucin de insumo o servicio
nombramiento y conforme las
traslada expediente especificaciones
para la coordinacin establecidas
del Responsable de
Compras y la Junta
de liquidacin
Si no est conforme,
rechaza el bien,
insumo o servicio y
suscribe acta
especificando el
motivo del rechazo
y a criterio de la
comisin segn sea
el caso resuelve.
Si esta conforme,
recibe el bien,
12
insumo o servicio y
la factura, suscribe
acta de recepcin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 183
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos Administrativos Internos (12 de 13)
12
Coordina pago al
proveedor segn
Verifica los
procedimiento
documentos de
Ejecucin por
soporte de pago
Acreditamiento
en Cuenta
Estn
completos?
No
Solicita integracin
de documentos
faltantes S
Suscribe acta de
liquidacin y
elabora informe Recibe y revisa
sobre la recepcin y expediente, analiza
liquidacin del bien, documentacin
insumo o servicio,
traslada expediente
Cumple
requisitos?
No
Devuelve
expediente para
realizar
correcciones o S
adicionar
documentos
Elabora Resolucin
Ministerial de
Revisa resolucin y
aprobacin de
en providencia
recepcin y
traslada a DAA
liquidacin, traslada
expediente
13
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 184
Subasta Electrnica Inversa para dependencias con Departamento de Asuntos
Administrativos Internos (13 de 13)
13
Realiza correcciones
a resolucin
ministerial, si las
hubiera
Coordina la
Firma y sella
elaboracin del
Resolucin
Informe Ejecutivo
Ministerial y
y traslada
traslada expediente
expediente
Gestiona asignacin
de nmero, fecha y
certificacin de
Resolucin
Ministerial
Notifica a los
integrantes de la
Comisin Receptora Recibe expediente
y Liquidadora y al para archivo y
proveedor sobre la custodia
resolucin, traslada
expediente
1
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 185
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
. PLANIFICACIN, REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIN DEL
02 1 de 6
PRESUPUESTO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Adquisicin y Uso de Combustible
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Llevar un mejor control de los cupones autorizados para la compra de combustible autorizado para
esta Direccin.
Inicia: verificacin de existencias de cupones de combustible.
Finaliza: recarga de combustible en el vehculo.
NORMATIVA APLICABLE:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 188
Adquisicin y Uso de Combustible (1 de 3)
Inicio
Verifica la existencia de
cupones para uso del
combustible.
Realiza el
Codifica los gastos
requerimiento con base
mediante el Manual de
a existencias y a la
Clasificaciones
programacin
Presupuestarias para el
cuatrimestral o anual,
Sector Pblico de
para la compra de
Guatemala.
cupones.
Verifica disponibilidad
Revisa y firma el
presupuestaria y
requerimiento.
financiera.
Autoriza requerimientos.
Solicita cotizacin y
mediante anlisis de
calidad, precio, garanta
porte, tiempo de entrega,
se formaliza la compra.
Notifica adjudicacin de
proveedor y coordina el
despacho.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 189
Adquisicin y Uso de Combustible (2 de 3)
Asistente de
Asistente de Almacn Tcnico de Compras Director o Subdirector Jefe DSAI
Presupuesto
Traslada documentos
soporte de la compra
para visto bueno.
Revisa y firma
documentos de soporte
de compras.
Registra en el Sistema
Traslada los de Gestin el
documentos de soporte devengado, lo solicita,
para que proceda a imprime y firma.
realizar la gestin de Firma de visto bueno el CUR
pago. de devengado.
Solicita el pago en el
sistema, a la UDAF del
Ministerio.
Archiva los
documentos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 190
Adquisicin y Uso de Combustible (3 de 3)
Procede a completar la
informacin en los cupones y
a registrar su salida en el libro
correspondiente.
Recarga el vehculo.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 191
Manejo de Activos Fijos y Bienes Fungibles
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Establecer lineamientos para la administracin del inventario de activos fijos y bienes fungibles, que permitan el
resguardo del patrimonio del Ministerio de Finanzas Pblicas.
NORMATIVA APLICABLE:
DISPOSICIONES INTERNAS:
a) El Responsable de Inventarios debe realizar el inventario fsico de bienes fungibles y activos fijos por lo menos una
vez al ao, el cual debe corresponder al ejercicio fiscal anual. (Ver Anexo).
b) El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, debe realizar muestreo de registros
en Tarjetas de Responsabilidad Individual, para determinar el grado de actualizacin de registros, dejando
evidencia a travs del formato Verificacin de Registros de Inventario.
a) nicamente se podr dar en prstamo temporal los bienes que cumplan con el registro establecido en los
procedimientos de Ingreso y Registro de Activos Fijos o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles.
b) Si se trata de prstamos temporales dentro de la dependencia, debe elaborarse Vale de Tenencia Temporal de
Activos Fijos o Bienes Fungibles. Si el prstamo del activo fijo o bien fungible para un empleado en funciones
es por un perodo superior de 1 mes, deben realizarse las gestiones para el registro correspondiente al
responsable de acuerdo al procedimiento Registro y Asignacin de Inventario. En el caso de vacaciones,
suspensiones, licencias y otros, la vigencia del vale corresponder al perodo autorizado.
c) Si se trata de prstamos temporales entre dependencias, debe suscribirse acta administrativa, la cual debe
especificar la informacin detallada por bien y Unidad Administrativa que corresponda. Si el prstamo del bien
es superior a cuatro meses, deben realizarse las gestiones para el traslado segn procedimiento Egreso y
Registro de Activos Fijos por Traslado.
d) Si la dependencia tiene bienes en calidad de prstamo, el registro y control de stos debe realizarse en el
formato Tarjeta de Responsabilidad Individual de Bienes que tiene esta entidad en calidad de prstamo.
e) Se prohbe a los empleados o dependencias que posean bienes en calidad de prstamo cederlos a terceros.
a) En el caso de error en operacin de valores o montos, debe realizarse la correccin a travs de la reversin
contable de la operacin.
c) Las tarjetas de responsabilidad que deban anularse y que an no posea las firmas correspondientes, debe
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 192
realizarse mediante razonamiento en la misma tarjeta, anotando fecha, sello y firma de la persona que lo oper.
d) Cuando el documento de registro contable sufra dao que imposibilite su uso o que por otro motivo requiera
anularse el registro, se realizar razonamiento en la cual debe comparecer el Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Responsable de Inventario. Cuando se trate de la anulacin de tarjetas
de responsabilidad, deber notificarse a la persona responsable de los bienes asignados, quien deber firmar la
nueva tarjeta. En casos de relativa gravedad o impacto, se proceder a suscribir acta administrativa
correspondiente en la cual se haga constar lo sucedido.
e) En ningn caso los errores en registros contables pueden corregirse por testado, ya que nicamente aplica los
numerales de Correccin anteriores.
a) En el caso que los activos fijos adquiridos por compra resulten defectuosos y los cubra la garanta, notifica por
escrito al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente para que accione a donde
corresponda.
b) Si el proveedor cambia el activo fijo, debe suscribirse acta administrativa y realizar los registros
correspondientes haciendo la observacin de cambio por garanta.
a) Los repuestos adquiridos no son objeto de registro y control de inventario de activos fijos y bienes fungibles.
En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 193
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realiza registro de inventario fsico de bienes fungibles y activos fijos en el libro
4. Registro y Control de Inventarios correspondiente, firma y sella. Traslada al Responsable de Inventario
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Revisa el registro del inventario anual e informe respectivo. Firma, sella y
determina las acciones que procedan.
8. Responsable de Inventario
Si existen instrucciones especficas para el tratamiento de los bienes, stas
deben realizarse en base a los procedimientos establecidos o dems acciones
correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 194
Diagramas de Flujo
Autoridad Superior de la
Jefe de DSAI o persona asignada Responsable de Inventario
Dependencia
Inicio
Procede a realizar el
Realiza inventario de
inventario a travs del
bienes fungibles y
formato Realizacin de
activos fijos, el cual
Inventario Fsico,
debe realizarse al
verificando los bienes
menos una vez al ao
asignados la persona
para que est
responsable, como el
disponible al momento
Resguardo de Bienes del
de la verificacin
SICOIN
Firma y sella
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 195
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Definir las actividades a realizar para el ingreso, registro y asignacin de los activos fijos y bienes fungibles adquiridos por
compra, traslado o donacin, de acuerdo a la normativa vigente.
1) Para los activos fijos y bienes fungibles manufacturados, donados u obtenidos por promocin de compras que no
tengan consignado valor, se requiere por escrito al proveedor, entidad o persona que proporciona o manufactura el
activo fijo o bien fungible el valor de los mismos, si no hubiera respuesta se sondear el precio de mercado en base
a tres cotizaciones, en ambos casos se suscribe acta administrativa para realizar el ingreso correspondiente.
2) La Autoridad Administrativa Superior de la dependencia debe definir a quin se le asignarn los bienes de uso
comn.
3) Para la realizacin de la verificacin de activos fijos y bienes fungibles al momento del ingreso y en caso sea
necesario, se coordinar la participacin de tcnico experto para la verificacin de los mismos.
4) Cuando se detecten faltantes y la persona rehse reponer o pagar el bien, deben iniciarse las acciones jurdicas
administrativas que correspondan.
5) En caso de extravo de un bien por una accin delictiva, debe procederse de acuerdo a la normativa
correspondiente y cuando se considere necesario solicitar opinin a la Direccin de Asesora Jurdica del MINFIN.
6) Para la realizacin de traslado de bienes de una persona hacia otra persona especfica, debe marcarse en el formato
Movimiento de Activos Fijos y Bienes Fungibles la opcin tres del tipo de traslado, anotarse el nombre y firma de
la persona destinataria, con el visto bueno del Jefe inmediato de la persona que cede los bienes; los bienes no
pueden entregarse hasta que se haya notificado al Responsable de Inventario e iniciado la actualizacin de los
registros correspondientes.
7) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 196
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
9. Si detecta alguna irregularidad en el ingreso, notifica al Responsable de Jefe de DSAI o persona asignada
Inventarios el error para su correccin.
10. Imprime Constancia de Bienes en Inventario generada por el SICOIN. Responsable de Inventario
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 197
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realiza egreso de activo fijo segn procedimiento Egreso de Almacn por
Requisicin y entrega copia de Requisicin y Entrega de Insumos al
Responsable de Inventario para identificar a la persona a quin se le
asignar el (los) activo(s) fijo(s).
17. Responsable de Almacn
Si en la requisicin se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisicin listado de las personas
a quienes se les asignar el activo fijo, el cual tendr que estar identificado
con el nmero de requisicin que le corresponde.
Procede a la asignacin de los activos fijos a la persona responsable
18. ingresando al mdulo de Inventarios del SICOIN y genera el Resguardo de Responsable de Inventario
Bienes, imprime, firma y sella.
Registra en Tarjetas de Responsabilidad Individual de Activos Fijos el
activo(s) fijo(s) asignado(s), anota o verifica la informacin requerida.
Recibe notificacin o identifica activos fijos sujetos a traslado o donacin e Autoridad Administrativa Superior
1. instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia solicitante
equivalente.
2. Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Verifica el estado de los activos fijos y entrega listado propuesto a solicitar Responsable de Inventario
3. al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia Solicitante
equivalente.
Verifica listado y selecciona los activos fijos a solicitar, elabora oficio para Jefe de DSAI o persona asignada
4.
formalizar el requerimiento.
Traslada oficio y listado a la Autoridad Administrativa Superior de la Jefe de DSAI o persona asignada
5.
dependencia.
Revisa listado.
Si est conforme, firma y sella oficio de solicitud de traslado o donacin de Autoridad Administrativa Superior
6. activos fijos e instruye para el envo del oficio. dependencia solicitante
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 198
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realiza verificacin fsica de las caractersticas de los activos fijos de Responsable de Inventario
9. dependencia solicitante
acuerdo a lo solicitado.
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepcin de activos fijos y enva certificacin
de acta o copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
Si se trata de activos fijos que se encuentran en bodega de Inventario, Persona Responsable del Activo Fijo
11.
realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente segn formato Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles y contina en el paso No. 13.
Realiza egreso del activo fijo segn procedimiento Egreso de
Almacn por Requisicin y entrega copia de Requisicin y Entrega
de Insumos al Responsable de Inventario para identificar a la
persona a quin se le asignar el activo fijo y contina en el paso No. Responsable de Almacn dependencia
12. 15. Solicitante
Si en la requisicin se especifican activos fijos destinados a varias personas
y si fuera necesario, debe adjuntarse a la requisicin listado de las personas
a quienes se les asignar el activo fijo, el cual tendr que estar identificado
con el nmero de requisicin que le corresponde.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 199
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe de la dependencia que traslad los activos fijos la documentacin y Autoridad Administrativa Superior
15. entrega al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia solicitante
equivalente.
Procede a operar el alza de activos fijos en el mdulo de inventarios del Responsable de Inventario
17. SICOIN con base a la resolucin emitida por la Direccin Bienes del Estado dependencia solicitante
para traslados, o acta administrativa de recepcin para donaciones.
Formaliza la asignacin del activo fijo, ingresando al mdulo de Inventarios Responsable de Inventario
20. dependencia solicitante
del SICOIN, genera el Resguardo de Bienes, imprime, firma y sella.
Firma Resguardo de Bienes y Tarjeta de Responsabilidad de Activos Persona responsable del activo fijo
22.
fijos (firma por cada uno de los activos fijos registrados en tarjeta).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 200
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposicin
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Adquiere el bien y gestiona dictamen tcnico con la dependencia Persona responsable del activo fijo
4.
correspondiente en caso aplique.
Elabora oficio de solicitud de resolucin de baja y si aplica el alza del activo fijo,
a Contralora General de Cuentas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 201
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Revisa expediente.
Firma oficio y enva a Contralora General de Cuentas CGC- adjuntando Autoridad Administrativa Superior de
11. la dependencia
expediente.
Recibe de Contralora General de Cuentas expediente y resolucin de Autoridad Administrativa Superior de
12. aprobacin de baja del activo fijo; traslada al Jefe de Departamento de la dependencia
Servicios Administrativos Internos o equivalente.
13. Recibe el expediente e instruye al Responsable de Inventario. Jefe de DSAI o persona asignada
17. Aprueba la operacin en el SICOIN y notifica a la dependencia interesada. Direccin de Contabilidad del Estado
Recibe expediente del Responsable de Almacn, segn procedimiento Ingreso Responsable de Inventario
1.
a Almacn.
Verifica las caractersticas fsicas del bien fungible con las especificaciones de la Responsable de Inventario /
2. Responsable de Almacn
factura.
Si el resultado de la verificacin es insatisfactorio devuelve el expediente al
3. Responsable de Compras, especificando el motivo del rechazo para que realice Responsable de Inventario
las gestiones correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 202
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe notificacin o identifica bienes fungibles sujetos a traslado o Autoridad Administrativa Superior
1. donacin e instruye al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos dependencia Solicitante
Internos o equivalente.
Instruye al Responsable de Inventario para que verifique los bienes
fungibles. Jefe de DSAI o persona asignada
2. dependencia Solicitante
En caso que sea necesario se coordinar la participacin de tcnico experto
para la verificacin de los bienes fungibles.
Verifica el estado de los bienes fungibles y entrega listado propuesto a Responsable de Inventario
3. solicitar al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia Solicitante
equivalente.
Verifica listado y selecciona los bienes fungibles a solicitar, elabora oficio Jefe de DSAI o persona asignada
4. para formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa dependencia Solicitante
Superior de la dependencia.
Realiza verificacin fsica de las caractersticas de los bienes fungibles de Responsable de Inventario
8. dependencia Solicitante
acuerdo a lo solicitado.
En el caso de traslado, la dependencia que traslada suscribe acta
administrativa de entrega y recepcin de activos fijos y enva certificacin
de acta o copia certifica a la dependencia solicitante, en la cual deben
comparecer los Responsables de Inventario, Jefes de Departamentos de
Servicios Administrativos Internos o equivalentes y Autoridades
Administrativas Superiores de las dependencias involucradas.
Si se trata de bienes fungibles disponibles en la bodega de inventario, Persona responsable del bien fungible
11.
realiza requerimiento al Responsable de Inventario previo visto bueno del
jefe inmediato y Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente segn formato Movimiento interno de Activos
Fijos y Bienes Fungibles y contina en el paso No. 13.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 204
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Registra informacin requerida en la Tarjeta de Responsabilidad
Individual de Bienes Fungibles correspondiente.
Responsable de Inventario
13. dependencia Solicitante
Firma y sella la tarjeta (cuando elabora por primera vez) y requiere firma de
la persona responsable.
Firma Tarjeta de Responsabilidad individual de Bienes Fungibles (firma Persona responsable del bien fungible
14.
por cada uno de los bienes fungibles registrados en la tarjeta).
Solicita ante el Responsable de Inventario el descargo de activo(s) fijo(s) o Persona responsable del activo fijo o
1. bien(es) fungible(s) mediante el formato Movimiento Interno de Activos bien fungible
Fijos y Bienes Fungibles.
Firma tarjeta(s) de responsabilidad correspondiente(s) y cuando aplique Persona responsable del activo fijo o
4. bien fungible
Resguardo de Bienes, por los descargos realizados.
5. Almacena los activos fijos y/o bienes fungibles en bodega o lugar asignado. Responsable de Inventario
Requiere activo fijo o bien fungible segn formato Movimiento de Activos Nueva persona responsable
6.
Fijos y Bienes Fungibles.
Firma tarjetas de responsabilidad correspondiente y cuando aplique Nueva persona responsable del activo
9. fijo o bien fungible
Resguardo de Bienes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 205
Diagramas de Flujo
Inicio
Verifica las
Recibe expediente, caractersticas
segn fsicas del activo fijo
procedimiento con las
Ingreso a Almacn especificaciones de
la factura
Es satisfactorio
el resultado?
No
S
Devuelve el
expediente
especificando el
motivo del rechazo
Procede a realizar el para que realice las
alza al activo fijo gestiones
correspondientes
Ingresa en el
mdulo del SICOIN
llenando los campos
correspondientes
segn el sistema
para generar el
numero del bien
Verifica informacin
en Sistema en base
a la factura y
Constancia de
Ingreso a Almacn y
a Inventario. Forma
1-H
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 206
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y asignacin de Activos Fijos por Compra (2 de 4)
Es correcta la
Si
informacin
No
Guarda en el
sistema, imprime y
Realiza las
firma reporte de
modificaciones
bienes en estado
correspondientes
Ingresado y
solicita aprobacin
Detecta
No errores en el
ingreso?
Imprime Constancia
de Bienes en
Inventario generada
por el SICOIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 207
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y asignacin de Activos Fijos por Compra (3 de 4)
Adjunta al expediente
Constancia de Bienes en
Inventario y enva para
gestionar las firmas
correspondientes segn
procedimientos de
Adquisiciones respectivo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 208
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y asignacin de Activos Fijos por Compra (4 de 4)
Registra en Tarjetas
Firma Resguardo
de Responsabilidad
de Bienes y
Individual de Activos
Tarjeta de
Fijos, anota o verifica
Responsabilidad
la informacin
individual de
requerida. Firma y sella
Activos Fijos
en al tarjeta
Archiva Resguardo
de Bienes y
Tarjeta de
Responsabilidad
Individual de
Activos Fijos
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 209
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos por Traslado o Donacin (1 de 4)
Inicio
Verifica listado y
selecciona los
activos fijos a
A solicitar, elabora
oficio para
formalizar el
requerimiento
Traslada oficio y
Revisa listado
listado
Debe estar
No
conforme?
A
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 210
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos por Traslado o Donacin (2 de 4)
Autoridad Superior de la
Autoridad Superior
Dependencia que Responsable de Inventario Dependencia que traslada o
Dependencia
traslada o entidad Dependencia Solicitante entidad donante
Solicitante
donante
No
Suscribe acta de entrega y
Recibe respuesta
recepcion de activos fijos, y enva
Finaliza el instruye para
Realiza verificacin certificacin de acta al solicitante,
procedimiento coordinar la
fsica de las en el cual compadece los
recepcin de los
caractersticas de Encargados, Jefes y Autoridades
activos fijos con el
los activos fijos de Superiores de dependencias
responsable de
acuerdo a los involucradas, en caso de
inventarios y si
solicitado donaciones, debe entregar
aplica Responsable
documento que haga constar lo
de Almacn
2 realizado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 211
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos por Traslado o Donacin (3 de 4)
Responsable de Responsable de
Autoridad Superior
Almacn Inventario Dependencia que
Persona Responsable del Activo Fijo Dependencia
Dependencia Dependencia traslada
Solicitante
Solicitante Solicitante
Entrega de forma
Realiza provisional el activo fijo
Gestiona ante la
requerimiento al a la persona responsable
Se trata de Direccin de Bienes
Encargado de por medio del Libro de
activos fijos que del Estado la emisin
No Inventario previo Conocimientos o Actas
se encuentran en de Resolucin de
visto bueno del jefe por la contralora
Almacn? traslado de activos
inmediato y Jefe de General de Cuentas, se
fijos
DSAI o equivalente remite resolucin para
los registros contables
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 212
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Activos Fijos por Traslado o Donacin (4 de 4)
Registra en el libro
Registro de
Inventario de Activos
Fijos la partida
contable anotando la
informacin requerida
Notifica a la Direccin
de Contabilidad del
Estado de la
adquisicin del activo
fijo mediante oficio
firmado por la
Autoridad Superior de
la Dependencia
Formaliza la asignacin
del activo fijo,
ingresando al mdulo
de inventarios del
SICOIN, genera
Resguardo de Bienes,
imprime, firma y sella
Registra en tarjetas
Firma Resguardo
de responsabilidad
de bienesy Tarjeta
anotando la
de Responsabilidad
informacin
de Activos fijos
requerida
Archiva expediente
de traslado o
donacin con la
documentacin de
respaldo
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 213
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposicin (1 de 2)
Inicio
Se realiza la
2
A No reposicin del
activo fijo?
Realiza depsito en
la cuenta bancaria
de fondo comn del
A
BANGUAT por el
valor en libros del
activo extraviado
Conforma
expediente, elabora
oficio de solicitud
de baja y si aplica el
alza del activo fijo a
Contralora General
de Cuentas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 214
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Registro de Activos Fijos por Reposicin (2 de 2)
Direccin de
Autoridad Superior Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada Contabilidad del
de la Dependencia Inventario
Estado
Revisa Expediente
Recibe de CGC
Devuelve para su expediente y
Recibe el
correccin resolucin de
expediente
aprobacin de baja
y alza del activo fijo
Registra en el
mdulo de
inventario del
2 SICOIN y en el libro
Registro y Control
de inventario la
baja y alza del
activo fijo
Aprueba la
operacin en el
SICOIN y notifica a
la dependencia
interesada
Archiva expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 215
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Compra (1 de 2)
Inicio
Verifica las
Recibe expediente
caractersticas
del Responsable de
fsicas del bien
Almacn, segn
fungible con las
procedimiento
especificaciones de
Ingreso a Almacn
la factura
El resultado es
satisfactorio?
No
Procede a realizar el
alza del bien
fungible, Devuelve el
registrando la expediente
informacin especificando el
requerida en el libro motivo del rechazo
Registro y Control para realizar las
de Inventario de gestiones
Bienes Fungibles correspondientes
Ingresa nmero de
bien fungible y
nmero de folio en
Constancia de
Ingreso a almacn y
a inventario forma
1-H firma y sella
Realiza
Recibe del requerimiento
Responsable de segn
Compras copia de la procedimiento
documentacin Egreso de Almacn
por Requisicin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 216
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Compra (2 de 2)
Archiva Tarjeta de
Responsabilidad de
Bienes Fungibles y
documentacin de
respaldo
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 217
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Traslado o Donacin (1 de 2)
Inicio
Se coordinar la
Recibe notificacin
participacin de tcnico Verifica el estado de
o identifica bienes
experto para la los bienes fungibles
fungibles sujetos a
verificacin de los y entrega listado
traslado o donacin
bienes fungibles
Verifica listado y
selecciona los bienes
fungibles a solicitar,
elabora oficio para
formalizar el
requerimiento
Est
conforme? No
Remite respuesta a
la solicitud
Realiza verificacin
Instruye para que fsica de las
Es negativa la coordine la caractersticas de
No
respuesta? recepcin de los los bienes fungibles
bienes fungibles de acuerdo a lo
solicitado
S
Finaliza
procedimiento
1 2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 218
Registro y asignacin de inventario
Ingreso y Asignacin de Bienes Fungibles por Traslado o Donacin (2 de 2)
Responsable de
Dependencia que traslada Responsable de Inventario Persona responsable del
Almacn Dependencia
o entidad donante Dependencia Solicitante bien fungible
Solicitante
Se trata de
bienes fungibles
No
disponibles en
almacn?
Registra
Firma por cada uno
informacin
de los bienes
requerida en la
fungibles
tarjeta
registrados en la
correspondiente
tarjeta
firma y sella
Archiva Tarjeta de
Responsabilidad
individual de Bienes
Fungibles y
documentacin de
respaldo
1
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 219
Registro y asignacin de inventario
Registro de Descargo y Reasignacin de Activos Fijos y Bienes Fungibles (1 de 1)
Nueva persona
Persona responsable
Nueva persona responsable del
del activo fijo o bien Responsable de Inventario
responsable activo fijo o bien
fungible
fungible
Inicio
Inicia procedimiento
Se encuentra de egreso de
S
en mal estado? inventario
correspondiente
No
Contina con el
procedimiento
Recibe solicitud y
entrega el activo
fijo o bien
fungible
Archiva documentos de
respaldo del descargo y
cuando aplique la
reasignacin del activo
fijo o bien fungible
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 220
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Egreso de inventario
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para el egreso de los activos fijos y bienes fungibles para las diferentes modalidades, de
acuerdo a la normativa vigente.
Inicia: Identificacin de activos fijos o bienes fungibles sujetos a egreso por traslado o baja definitiva.
Finaliza: Archivo de documentacin de soporte.
NORMATIVA APLICABLE:
a) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
2. Verifica la informacin y evala fsicamente el estado de los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Valida listado de activos fijos sujetos a ser traslados y remite a la Autoridad Jefe de DSAI o persona asignada
3.
Administrativa Superior de la dependencia, para autorizacin.
Elabora oficio dirigido a la Direccin de Bienes del Estado, solicitando Jefe de DSAI o persona asignada o
12. autorizacin para traslado y requiere visto bueno de la Autoridad persona asignada
Administrativa Superior de la dependencia.
Firma el oficio de visto bueno y enva a Direccin de Bienes del Estado, Autoridad Administrativa Superior de
13. la dependencia que traslada
adjuntando listado de activos fijos sujetos a traslado.
Emite certificacin de inventario, firma, sella y traslada para firma de visto Responsable de Inventario de la
16. bueno al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o dependencia que traslada
equivalente.
Firma certificacin de inventario, emite certificacin de acta o copia Jefe de DSAI o persona asignada
17.
certificada y traslada a los comparecientes.
Emite resolucin para operar la baja y alza de inventario; notifica a la Direccin de Bienes del Estado
20.
dependencia que realiza traslado.
Responsable de Inventario de
21. Registra baja de activos fijos en libros. dependencia que traslada
Registra y solicita traslado con afectacin a libro de inventario de activos Responsable de Inventario
22.
fijos en el sistema SICOIN y genera reporte de traslado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 222
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Conforma expediente con la siguiente documentacin:
Oficio firmado por la Autoridad Administrativa Superior de la
dependencia que traslada, indicando que proceda a dar de alza en
el SICOIN
23. Responsable de Inventario
Copia de la resolucin emitida por la Direccin de Bienes del
Estado
Reporte de traslado de SICOIN
Traslada a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia
Autoridad Administrativa Superior de
24. Enva expediente a la dependencia que recibe los activos fijos. la dependencia que traslada
27. Opera la aprobacin de traslado solicitado de los activos fijos en el SICOIN. Direccin de Contabilidad del Estado
2. Verifica la informacin y evala fsicamente el estado de los activos fijos. Jefe de DSAI o persona asignada
Si el dictamen indica que los activos fijos son utilizables, toma las acciones
3. correspondientes. Jefe de DSAI o persona asignada
Firma oficio(s) de autorizacin y contina con el procedimiento de baja de Autoridad Administrativa Superior de
5. la dependencia
activos fijos; traslada el expediente al Responsable de Inventario.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 223
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe expediente.
Si se trata de activos fijos destructibles, coordina estableciendo la fecha, Direccin de Bienes del Estado
14.
lugar y hora para la destruccin de los mismos y contina en el paso No. 17.
18. Emite certificacin de acta o copia certificada y enva a los comparecientes. Jefe de DSAI o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 224
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Emite resolucin de baja definitiva de activos fijos con componentes Contralora General de Cuentas
20.
metlicos; notifica a la dependencia solicitante.
Registra la baja en libros de los activos fijos con base a la resolucin y el Responsable de Inventario
21.
acta administrativa.
Solicita baja con afectacin a libro de inventario de activos fijos en el Responsable de Inventario
22.
SICOIN y genera reporte de baja.
24. Opera la aprobacin de baja solicitado de los activos fijos en el SICOIN. Direccin de Contabilidad del Estado
Verifica la informacin y evala fsicamente el estado de los bienes Jefe de DSAI o persona asignada
2.
fungibles sujetos a traslado.
Valida el listado de bienes fungibles sujetos para traslado y remite a la Jefe de DSAI o persona asignada
3.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para su autorizacin.
Si autoriza el egreso de bienes fungibles, traslada listado a Responsable de
Inventario y contina con el procedimiento. Autoridad Administrativa Superior de
4. la dependencia
Si no autoriza el egreso instruye sobre cmo proceder.
Comunica listado autorizado a dependencias internas de forma escrita
(fsico o electrnico). Responsable de Inventario
5.
Si existe inters por dependencia(s) contina en el paso No. 7.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 225
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Convoca a las dependencias solicitantes indicando fecha, lugar y hora en Jefe de DSAI o persona asignada
9.
que se entregarn los bienes fungibles.
Suscribe acta administrativa de traslado de bienes fungibles:
Registra traslado en el libro de bienes fungibles con base el acta Responsable de Inventario
13.
administrativa.
2. Verifica la informacin y evala fsicamente los bienes fungibles. Jefe de DSAI o persona asignada
Valida el listado de bienes fungibles sujetos a baja definitiva y remite a la Jefe de DSAI o persona asignada
3.
Autoridad Administrativa Superior de la dependencia para su autorizacin.
Autoriza la baja definitiva de bienes fungibles y traslada listado a Autoridad Administrativa Superior de
4. la dependencia
Responsable de Inventario.
Realiza las gestiones logsticas correspondientes para la destruccin de los Responsable de Inventario
5.
bienes fungibles.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 226
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Suscribe acta administrativa de baja definitiva de bienes fungibles en
donde conste la destruccin de los mismos y en la cual deben comparecer
6. Responsable de Inventario
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente y
Responsable de Inventario.
Emite certificacin de acta o copia certificada y traslada a los Jefe de DSAI o persona asignada
7.
comparecientes.
Registra la baja definitiva de bienes fungibles en libros con base el acta Responsable de Inventario
8.
administrativa.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 227
Diagramas de Flujo
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Traslado (1 de 3)
Inicio
Verifica la
Identifica activos
informacin y
fijos en buen estado
evala fsicamente
y sin utilidad dentro
el estado de los
de la dependencia
activos fijos
Valida listado de
Autoriza el Finaliza el 1
activos fijos sujetos No
egreso? procedimiento
a ser traslados
Traslada listado
autorizado a Traslada listado y
dependencias contina con el
internas de forma procedimiento
escrita
Existe
inters?
No
Formaliza mediante
2
acta administrativa
el traslado de
activos fijos, en la
cual comparecen la
Autoridad superior,
jefe y encargado
correspondiente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 228
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Traslado (2 de 3)
Responsable de
Autoridad Superior
Responsable de Jefe DSAI o Persona Inventario de la
de la Dependencia Direccin de Bienes del Estado
Inventario asignada dependencia que
que traslada
traslada
Elabora oficio
Firma el oficio de
dirigido a la
visto bueno y enva
Entrega certificacin Direccin de Bienes
a Direccin de Son susceptibles
de acta o copia del Estado,
Bienes del Estado, para ser S
certificada a los solicitando
adjuntando listado trasladados?
comparecientes autorizacin para
de activos fijos
traslado y requiere
sujetos a traslado
visto bueno
No Suscribe acta
Se determina a la
administrativa de
seccin de Bienes
traslado de activos fijos,
Se inicia en Trnsito, se
en la cual deben
procedimiento de coordina la fecha de
2 comparecer Autoridades
Baja Definitiva de entrega y contina
superiores, jefes y
Activos Fijos con el
encargado
procedimiento
correspondiente
1
Firma certificacin
Emite certificacin
de inventario, emite
de inventario, firma,
certificacin de acta
sella y traslada para
o copia certificada y
firma de visto
traslada a los
bueno
comparecientes
Elabora oficio
solicitando Firma oficio y Emite resolucin Registra baja de
resolucin de enva para operar la baja y activos fijos en
traslado de activos documentacin alza de inventario libros
fijos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 229
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Traslado (3 de 3)
Autoridad Superior
Responsable de Dependencia que recibe Direccin de
de la Dependencia
Inventario los activos fijos Contabilidad del Estado
que traslada
Registra y solicita
traslado con
afectacin a libro de
inventario de
activos fijos en el
sistema SICOIN y
genera reporte de
traslado
Recibe expediente,
solicita el alta con
afectacin a libro de
Enva expediente
Conforma inventario de activos
para que reciban los
expediente fijos en el sistema
activos fijos
SICOIN. Notifica de la
operacin a la
dependencia anterior
Notifica el traslado
del activo fijo
conforme a registro Opera la aprobacin
de inventario de traslado solicitado
mediante oficio de los activos fijos en
firmado por la el SICOIN
Autoridad superior
de la dependencia
Informa a la Autoridad
Superior de la
Dependencia, por
medio del jefe de
DESAI, que el traslado
ha sido finalizado y
archiva el expediente
1
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 230
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metlicos o destructible) (1 de 3)
Inicio
Identifica dentro de
Verifica la
la dependencia
informacin y
activos fijos en mal
evala fsicamente
estado irreparable y
el estado de los
clasifica, adjuntando
activos fijos
listado
Contina
Son utilizables
S procedimiento de
los activos?
baja
No
Suscribe acta
administrativa de
baja de definitiva de
activos fijos de
acuerdo a su
clasificacin
Firma certificacin de
inventario, emite Autoriza la baja
Emite certificacin certificacin de acta o definitiva de activos
de inventario, copia, redacta oficio de fijos y devuelve
Firma oficio
adjunta el solicitud de autorizacin de expediente a la
expediente baja definitiva de activos dependencia
fijos dirigido al despacho solicitante
ministerial MINFIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 231
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metlicos o destructible) (2 de 3)
Redacta oficio de
Se trata de
solicitud de baja a
Recibe expediente activos fijos No
Contralora General
destructibles?
de Cuentas
Redacta oficio de
solicitud de baja
para la Direccin de
Bienes del Estado
Firma oficio(s) y
traslada expediente
a donde
corresponda Activos fijos
destructibles
coordina
Bienes del Estado estableciendo la
fecha, lugar y hora
para la destruccin
de los mismos
Activos fijos con
componentes
metlicos coordina
estableciendo la
Contralora General de Cuentas fecha, lugar y hora
para la entrega de
los mismos y
contina
procedimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 232
Egreso de Inventario
Egreso de Activos Fijos por Baja Definitiva (Componentes metlicos o destructible) (3 de 3)
Direccin de
Responsable de Jefe DSAI o Direccin de Bienes del Contralora General
Contabilidad del
Inventario Persona asignada Estado de Cuentas
Estado
Emite resolucin de
Registra la baja en baja definitiva de
libros de los activos activos fijos con
fijos con base a la componentes
resolucin y el acta metlicos; notifica a
administrativa la dependencia
solicitante
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del Jefe de
DESAI que la baja ha
sido finalizada y
archiva el
expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 233
Egreso de Inventario
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado (1 de 2)
Inicio
Comunica listado
autorizado a Traslada listado y
dependencias contina con el
internas de forma procedimiento
escrita.
Si ninguna dependencia
Instruye al Jefe de DSAI
manifiesta inters en los
para la distribucin de los
bienes fungibles se
Solicita el traslado bienes fungibles sujetos a
comunica a
de bienes fungibles traslado, si no manifiesta
dependencia externa
por medio de oficio inters en los
que puedan estar
suministros, determina lo
interesadas en los
procedente
mismos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 234
Ingreso de Inventario
Egreso de Bienes Fungibles por Traslado (2 de 2)
Convoca a las
dependencia
Suscribe acta
solicitantes
administrativa de
indicando fecha,
traslado de bienes
lugar y hora en que
fungibles
se entregan los
bienes fungibles
Emite certificacin
de acta o copia
certificada y
traslada a los
comparecientes
Registra traslado en
el libro de bienes
fungibles con base
el acta
administrativa
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del jefe
DESAI que el
traslado ha sido
finalizado y archiva
expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 235
Egreso de Inventario
Egreso de bienes Fungibles por Baja Definitiva (1 de 1)
Inicio
Identifica y elabora
Verifica la
listado de bienes
informacin y
fungibles en mal
evala fsicamente
estado u obsoleto
los bienes fungibles
dentro de la bodega
Valida el listado de
Autoriza la baja
bienes fungibles
definitiva de bienes
sujetos a baja
fungibles
definitiva
Suscribe acta
administrativa de Emite certificacin
baja definitiva de de acta o copia
bienes fungibles en certificada y
donde conste la traslada a los
destruccin de los comparecientes
mismos
Registra la baja
definitiva de bienes
fungibles en libros
con base el acta
administrativa
Informa a Autoridad
Superior de la
Dependencia por
medio del jefe DESAI
que el procedimiento
de baja definitiva de
bienes fungibles ha
sido finalizado y
archiva expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 236
Manejo de Almacn
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Manejo de almacn 02 1 de 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Definir lineamientos generales y estandarizar criterios para la administracin de los insumos en los almacenes, a fin de
regular el manejo de los mismos, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.
En los casos no previstos en la presente normativa, las autoridades de la dependencia administradora del almacn,
debern evaluar y coordinar las acciones administrativas procedentes en el marco legal aplicable.
NORMATIVA APLICABLE:
i. Al finalizar las gestiones y segn el resultado de stas, el Responsable de almacn puede proceder a
suscribir el acta de baja del producto no conforme y efectuar el correspondiente Egreso por traslado o
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 237
Egreso por baja definitiva.
a) Cuando el Responsable de Almacn requiera realizar correcciones en los datos registrados en el Sistema de
Almacn, debe realizar la modificacin y solicitar la autorizacin respectiva segn procedimiento Correccin de
Informacin Registrada en el Sistema de Almacn (Ver anexo V.2).
b) Para poder realizar correcciones a travs de la herramienta del Sistema de Almacn, se tiene como lmite hasta
3 meses a partir del registro del ingreso del insumo.
6.1 Recepcin
Verificacin del cumplimiento de los requisitos solicitados al proveedor, a travs de la revisin de:
a) Datos de factura (nombre, NIT y direccin)
b) Las caractersticas de los insumos versus requerimientos y factura o documento de respaldo de la
adquisicin.
c) El conteo, peso o medicin (si aplica).
d) Se encuentren en buen estado (que sean nuevos y sin golpes o abolladuras).
e) La verificacin de fecha de vencimiento y perodo de vida til para su consumo (si aplica).
f) Que se encuentren sellados y/o empacados para su buena preservacin en el almacn (si aplica).
g) Otros requerimientos pactados con el proveedor.
6.2 Clasificacin
Clasificacin de los insumos recibidos, segn los siguientes criterios:
a) Activos Fijos o Bienes Fungibles
b) Comestibles
c) Artculos y productos de limpieza
d) Artculos de oficina
e) Tipo de papel
f) Inflamables
g) Txicos
h) Otros
Fechas de vencimiento: la colocacin de los insumos se aplica segn el mtodo de primero en vencer
primero en entregar. Lmite para estibar segn indicaciones de empaque
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 238
Separacin del suelo y de paredes
Alejado de fuentes de calor
Pasillos despejados
Nota: Los criterios de colocacin de insumos dentro del almacn se aplicarn en funcin del diseo y capacidad
de los mismos segn cada dependencia.
El diseo de almacenes corresponder segn los requerimientos de los insumos almacenados, as como el
espacio asignado para el mismo, siendo responsabilidad de la gestin de las Autoridades Administrativas de la
dependencia correspondiente y del personal asignado para su ejecucin.
6.6 Limpieza
Limpieza del rea de almacenamiento y re acomodacin de los insumos cuando sea necesario para mantener
orden dentro del almacn.
6.7 Control
El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o persona asignada debe realizar
verificaciones sorpresivas como mnimo de forma semestral del cumplimiento de los criterios de Recepcin
y Almacenamiento de insumos, dejando registro en formato Cdula de Verificacin de Cumplimiento de
Criterios de Almacenamiento de Insumos y retroalimenta al Responsable de Almacn sobre los resultados.
En forma cuatrimestral genera del Sistema de Almacn el reporte Existencias en Almacn que incluya:; a)
insumos sin movimiento; b) insumos perecederos prximos a vencer; los cuales deben ser trasladados
electrnicamente al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos para su consideracin en la
toma de acciones correspondientes.
8. En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 239
Realizacin de Inventarios Fsicos de Almacn
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Define fecha de realizacin de inventario fsico de almacn y comunica al Jefe de DSAI o persona asignada
1.
Responsable de Almacn.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 240
Correccin de Informacin Registrada en el Sistema de Almacn
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realiza solicitud de correccin en el sistema ingresando los datos correctos Responsable de Almacn
2.
y traslada para aprobacin en el sistema.
Responsable de
Jefe DSAI o Persona
Responsable de Almacn Almacn/Jefe DSAI o
asignada
Persona asignada
Inicio
Verifican insumos
Genera e imprime
Define fecha de contra informacin
Reporte de
realizacin de de reporte. Anota si
Existencias en
inventario fsico de detecta diferencias
almacn en el
almacn en existencia fsica y
sistema de almacn
descripcin
Coloca en rea
especifica de
producto no
conforme
Si existe diferencia
entre sistema y
exigencias o hay
producto no
conforme presentar
por escrito a jefe de
DSAI
Para los
productos no
conforme debe
iniciarse
gestiones para
realizar cambio
con el proveedor,
segn
corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 242
Normas para la administracin de almacn
Realizacin de Inventarios Fsicos de Almacn (2 de 2)
Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada
Almacn
Registra en el
Tras la verificacin, Sistema de Almacn
recibe justificacin los resultados del
por escrito analiza y inventario fsico
ejecuta acciones realizado, genera e
que correspondan imprime; firma y
sella
Firma y sella
reporte, notifica a la
Autoridad Superior
de la dependencia
sobre los resultados
del inventario fsico
Recibe y archiva
reporte
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 243
Normas para la administracin de almacn
Correccin de Informacin Registrada en el Sistema de Almacn (1 de 1)
Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada
Almacn
Inicio
Identifica error en el
registro de la
informacin
Realiza solicitud de
correccin
ingresando los Aprueba correccin
Est
datos correctos y S en el sistema y
conforme?
traslada para contina
aprobacin en el
sistema
No
Realiza nueva
solicitud de Rechaza solicitud de
correccin, de lo correccin e indica
contrario finaliza motivo de rechazo
procedimiento
Genera e imprime
forma con datos de
correctos. Gestiona
las firmas
correspondientes
Distribuye forma
corregida
Archiva forma
anulada original y
copia y forma
corregida
Fin A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 244
Normas para la administracin de almacn
ADQUISICIN DE SERIES DE FORMA 1-H y TARJETAS DE CONTROL
(1 de 1)
Inicio
Verifica
peridicamente la
disponibilidad de
correlativos de las
Formas 1-H y
Tarjeta de Control
en el Sistema de
Gestin de
Almacenes.
Disponibilidad
S A
es suficiente?
No
En funcin de la
Notifica la
disponibilidad y del
necesidad de
consumo determina
adquisicin de
la cantidad de
formas
formas a solicitar.
Elabora y firma
oficio dirigido a la
Jefatura del Recibe constancia
Realiza gestin para
Departamento de de autorizacin de
la adquisicin de las
Formas y series de formas
series de las formas
Talonarios, de la electrnicas, y
electrnicas,
Contralora General registra en el
entrega constancia
de Cuentas, sistema el rango de
de autorizacin a
solicitando la la numeracin
personal asignado
aprobacin de serie autorizada por la
para registrar en
numrica de formas Contralora General
sistema e informa
electrnicas 1-H o de Cuentas
Tarjeta de Control,
enva oficio.
Archiva
documentacin de
respaldo de la
adquisicin de
series de las formas
electrnicas y
registro en el
sistema.
A Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 245
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Manejo de almacn 03 1 de 13
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Ingreso de almacn
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la recepcin, verificacin y registro de informacin de insumos adquiridos por
compra, traslado interno, donacin o traslado externo, as como el reingreso de insumos, de acuerdo a la normativa
vigente.
a) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 246
Ingreso a Almacn por Traslado Interno
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe notificacin o identifica insumos sujetos a traslado e instruye al Jefe Autoridad Administrativa Superior de
1. la dependencia solicitante
de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
En caso que sea necesario se coordinar la participacin de tcnico experto Jefe DSAI o equivalente de la
2. dependencia Solicitante
para la verificacin del insumo y/o Responsable de Inventario segn
procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por Traslado o
Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado.
Verifica el estado de los insumos y entrega listado propuesto a solicitar al Responsable de Almacn
3. dependencia Solicitante
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para Jefe de DSAI o persona asignada
4. formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa dependencia Solicitante
Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos.
Verifica que los insumos cumplan con los requisitos establecidos segn el Responsable del Almacn de la
8. dependencia Solicitante
documento de Normas para la Administracin de Almacn.
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos segn
procedimiento Egreso por Traslado, en la cual deben comparecer el
Responsable de Almacn, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior Dependencia que traslada
9.
de las dependencias que trasladan y reciban el insumo.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 247
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas Responsable de Almacn de
12. dependencia Solicitante
para la Administracin de Almacn.
Recibe notificacin o identifica insumos sujetos a donacin e instruye al Autoridad Administrativa Superior de
1. la dependencia solicitante
Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Si considera conveniente instruye al Responsable de Almacn para que Jefe de DSAI o persona asignada
2. dependencia Solicitante
verifique los insumos, en caso sea necesario se coordinar la participacin
de tcnico experto para la verificacin del insumo y/o Responsable de
Inventario segn procedimiento Ingreso y Registro de Activos Fijos por
Traslado o Ingreso y Registro de Bienes Fungibles por Traslado.
Si es requerido, realiza verificacin fsica de los insumos.
Responsable de Almacn de la
3. dependencia Solicitante
Elabora listado propuesto de insumos a solicitar y traslada al Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Verifica listado y selecciona insumos a solicitar, elabora oficio para Jefe de DSAI o persona asignada
4. formalizar el requerimiento y traslada a la Autoridad Administrativa dependencia Solicitante
Superior de la dependencia con listado adjunto de insumos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 248
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 249
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Genera e imprime reporte correspondiente de los insumos registrados e Responsable de Almacn de la
13. integra al expediente. dependencia Solicitante
Coloca los insumos de forma ordenada de acuerdo al documento Normas Responsable de Almacn de la
14. dependencia Solicitante
para la Administracin de Almacn.
Responsable de Almacn de la
15. Archiva expediente de donacin. dependencia Solicitante
Reingreso de Insumos
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realiza verificacin preliminar con el Responsable de Almacn de los
1. Solicitante
insumos sujetos a reingreso.
Si los insumos se encuentran en buen estado, informa al solicitante para
que realice solicitud de reingreso a almacn a travs del Sistema de
2. Responsable de Almacn
Almacn; si los insumos se encuentran en mal estado informa al solicitante
que no puede realizarse reingreso a almacn y finaliza el procedimiento.
Solicita a travs del Sistema de Almacn el reingreso del insumo. Escribe el
nmero de requisicin con la cual fueron despachados los insumos,
selecciona el insumo a reingresar, anota la cantidad solicitada de reingreso Solicitante
3.
y justificacin.
Verifica y guarda informacin, y traslada para aprobacin.
Verifica(n) en el sistema, si est(n) acorde con la solicitud de reingreso, Jefe Inmediato y Departamento (segn
aprueba(n) en el sistema y contina con el procedimiento. Si no est(n) aplique) / Jefe de DSAI o persona
4.
acorde con la solicitud de reingreso, indica las correcciones a realizar o asignada
bien rechaza de forma definitiva la solicitud de reingreso.
Una vez aprobada la solicitud de reingreso, genera e imprime Solicitud de
5. Solicitante
Reingreso a Almacn y gestiona las firmas y sellos correspondientes.
Presenta al Responsable de Almacn original y copia de la Solicitud de
6. Reingreso a Almacn en Estatus Aprobada firmada y sellada, as como los Solicitante
insumos fsicos.
Ingresa al Sistema de Almacn y selecciona el nmero de reingreso a
verificar; revisa el estado, cantidad de los insumos y comprueba contra las
caractersticas de los mismos registrada originalmente en el sistema.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 250
Diagramas de Flujo
Ingreso de Almacn
Ingreso de Almacn por Compra ( 1 de 2)
Inicio
Registra ingreso en el
Sistema de Almacn,
verifica informacin y
confirma operacin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 251
Ingreso de Almacn
Ingreso de Almacn por Compra ( 2 de 2)
Responsable de
Responsable del Almacn
Compras
Requiere registro
No
de inventario?
Si
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 252
Ingreso de Almacn
Ingreso A Almacn por Traslado Interno (1 de 2)
Responsable de Jefe DSAI o
Autoridad Superior de Autoridad Superior de
Jefe DSAI o Persona asignada Almacn de equivalente
la Dependencia la Dependencia que
Dependencia Solicitante Dependencia Dependencia
Solicitante traslada
Solicitante Solicitante
Inicio
Recibe
notificacin o
Solicita al Responsable
identifica insumos
de Almacn para
sujetos a traslado
Verificar los insumos.
e instruye al Jefe
de DSAI
En caso necesario,
Verifica listado
El tcnico experto y Verifica el estado
y selecciona
Encargado de de los insumos y
insumos,
Inventario, segn entrega listado
elabora oficio
procedimiento propuesto a
para formalizar
Ingreso y Registro solicitar al Jefe de
el
de Activos Fijos por DSAI
requerimiento
traslado.
Regresa oficio
para las
modificaciones
que corresponde.
2
No
Las
modificaciones
que corresponde,
Debe estar
firma y sella la Si
Conforme?
solicitud de
traslado de Remite
insumos respuesta, si la
solicitud es
positiva
contina con el
procedimiento,
si es negativa
finaliza el
procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 253
Ingreso de Almacn
Ingreso de Almacn por Traslado Interno (2 de 2)
Formaliza el acta
Verifica que los administrativa el
Recibe respuesta y
insumos cumplan con traslado de los insumos
traslada al jefe de DSAI
los requisitos segn el segn procedimiento
para coordinar con el
documento de Egresos por Traslado,
Responsable de
Normas para la emite certificacin de
Almacn para
Administracin de acta o copia y entrega a
recepcin de insumos.
Almacn. la dependencia que
recibe.
Conforma el
expediente de
traslado interno con
los siguientes
documentos.
Traslada expediente
para su archivo.
Archiva expediente de
traslado interno y
documentos de
respaldo en orden
cronolgico.
Fin 2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 254
Ingreso de Almacn
Ingreso a Almacn por Donacin o Traslado Externo (1 de 2)
Responsable del
Entidad donante o
Autoridad Superior de la Jefe DSAI o Persona asignada Almacn de la
que realiza traslado
Dependencia Solicitante Dependencia Solicitante Dependencia
externo
Solicitante
Inicio
Instruye al Encargado
de Almacn para
verificar los insumos o Si es requerido,
el tcnico experto y realiza verificacin
Encargado de de los insumos.
Inventario segn Elabora listado de
procedimiento Ingreso insumos a solicitar.
y Registro de Activos
Fijos por Traslado.
No
Debe estar 2
Conforme?
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 255
Ingreso de Almacn
Ingreso a Almacn por Donacin o Traslado Externo (2 de 2)
Recibe respuesta y
Entrega Formaliza acta si los insumos
traslada para que
insumos cumplen con las
coordine con el
Verifica que los insumos cumplan acompaados especificaciones, en la cual
Responsable de
con los requisitos establecidos segn de deben comparecer el personal
Almacn la
documento Normas para la documento necesario y el representante
recepcin de los
Administracin de Almacn donde se de la entidad donante. En caso
insumos y
describan los contrario notifica a la entidad
Responsable de
mismos donante.
Inventarios si aplica
Archiva la Constancia en
forma de correlativo y
expediente de donacin.
Fin 2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 256
Ingreso de Almacn
Reingreso de Insumos (1 de 2)
Jefe Inmediato y
Departamento
Responsable de
Solicitante (segn aplique)/Jefe
Almacn
DSAI o Persona
asignada
Inicio
Solicita en el Sistema de
Almacn el reingreso del
insumo, escribe el
numero de requisicin la Indica las
cual fueron despachados Debe estar acorde correcciones a
No
los insumos, selecciona el con la solicitud? realizar o bien se
insumo, anota la cantidad rechaza
solicitada de reingreso y
justificacin, verifica y
guarda informacin.
Si
Aprobada la solicitud de
Aprueban la
reingreso, genera e
solicitud de
imprime Solicitud de
reingreso y
Reingreso a Almacn
continan con el
gestiona firmas y sellos
proceso.
que corresponda.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 257
Ingreso de Almacn
Reingresos de Insumos (2 de 2)
si existe
inconformidad,
Debe estar
No rechaza por los
conforme?
criterios no
cumplidos.
Si esta
conforme,
Si
confirma
reingreso,
Archiva Solicitud de
Reingreso a Almacn en
estatus aprobado y en
caso de rechazos
Constancia de Reingreso a
Almacn.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 258
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Manejo de almacn 03 1 de 10
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Egreso de almacn
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para la verificacin y registro de informacin de insumos egresados por requisicin,
traslado interno o externo y baja definitiva, de acuerdo a la normativa vigente.
DISPOSICIONES INTERNAS:
a) En caso de robo, desastre natural, accidente u otra causa donde exista prdida considerable o total del insumo, debe
solicitarse la intervencin de Asesora Jurdica, Auditora Interna y si aplica el Departamento de Seguridad para
determinar la forma de proceder.
b) En las Unidades Ejecutoras que dentro de su estructura tengan el puesto de Sub-Jefe de DSAI este podr realizar
funciones asignadas al Jefe segn designacin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 259
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 260
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Formaliza mediante acta administrativa el traslado de los insumos, en la
cual debe incluir la siguiente informacin:
Descripcin de las caractersticas de los insumos
Unidad de medida
Cantidad
Valor unitario y total por insumo
Monto Total del traslado
Otra informacin que se considere necesaria.
8. En el caso de los traslados internos deben comparecer en el acta el Jefe de DSAI o persona asignada
Responsable de Almacn, Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente y Autoridad Administrativa Superior
de la (s) dependencia(s) involucrada(s).
Revisa el expediente(s) y traslada al Responsable de Almacn para su Jefe de DSAI o persona asignada
10.
archivo.
Opera en el Sistema de Almacn el egreso correspondiente llenando los
campos requeridos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 261
Egreso de Almacn por Baja Definitiva de Insumos
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Emite certificacin de acta administrativa o copia certificada y traslada a Jefe de DSAI o persona asignada
10.
Responsable de Almacn.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 262
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Conforma expediente, el cual debe incluir:
Oficio de notificacin con listado adjunto de insumos sujetos a
baja
Informe tcnico (si aplica) Responsable de Almacn o persona
11. Certificacin de acta administrativa o copia certificada designada
12. Revisa el expediente y traslada al Responsable de Almacn para su archivo. Jefe de DSAI o persona asignada
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 263
Diagramas de Flujo
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Requisicin (1 de 2)
Jefe Inmediato o
Departamento (segn Responsable de
Solicitante
aplica) y Jefe DSAI o Almacn
Persona asignada
Inicio
Si
Puede continuar y
proceder con la
requisicin
Indica la persona
quien debe
Realiza correcciones
continuar con el Debe estar de
No a realizar o se
procedimiento acuerdo?
rechaza
Ingreso y Registro
de Activos Fijos.
Aprueba y se
Si contina con el
procedimiento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 264
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Requisicin (2 de 2)
Copia de Constancia de
entrega de Insumos a la
persona que recibe el bien.
Realiza asignacin
Cuando se trate de bienes
del bien segn
fungibles o activos fijos,
procedimiento
copia la constancia de
Ingreso y registro
entrega al Encargado de
de activos fijos
inventario para la asignacin
que corresponde segn
procedimiento.
Archiva Constancia
de entrega de
insumos de
Almacn
2
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 265
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Traslado Interno o Externo (1 de 2)
Inicio
Genera reporte de
existencias de
Si no autoriza el egreso de los
insumos e identifica Evala y verifica la
insumos finaliza el proceso
aquellos que estn informacin, remite a la
informa al Jefe DSAI para lo
en buen estado y sin Autoridad Superior de la
procedente, si autoriza el
movimiento notifica Dependencia listado de
egreso de los insumos,
al Jefe DSAI para insumos sujetos a traslado
contina con el
someter a para su autorizacin.
procedimiento
consideracin el
traslado.
Notifica a dependencias
del MINFIN de los insumos
disponibles indicando la
fecha lmite para presentar
solicitud
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 266
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por Traslado Interno o Externo (2 de 2)
Responsable de
Jefe DSAI o Persona asignada Almacn o persona Responsable del Almacn
asignada
Entrega insumos a la
dependencias o instituciones
solicitantes en base al acta
firmada.
Finaliza operacin de
egreso en el Sistema de
Almacn
Archiva
documentacin de
respaldo de traslado
interno o externo.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 267
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por baja definitiva de insumos (1 de 2)
Inicio
Identifica el insumos
catalogados como
producto No conforme
a los cuales se
considere dar de baja
por cualquiera de los
siguientes motivos.
Requiere
A No informe
tcnico?
Solicita a la unidad
Verifica el insumo
correspondiente el apoyo
en almacn, evala
para la emisin de
y emite informe
informe que establece el
correspondiente
estado del insumo.
Informa a Autoridad
Superior de la
A
dependencia sobre la
baja de los insumos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 268
Egreso de Almacn
Egreso de Almacn por baja definitiva de insumos (2 de 2)
Responsable de
Autoridad Superior de la Jefe DSAI o Persona
Almacn o persona
Dependencia asignada
designada
Procede con la
destruccin de los
Analiza y convoca al
insumos, suscribe acta
Responsable de
justificando las razones
Almacn, y al Jefe de
de baja y debe
DSAI
compadecer las personas
involucradas.
Traslada certificacin
de acta o copia
Conforma
certificada al
expediente
Responsable de
Almacn.
Revisa el expediente
y traslada para su
archivo certifica acta
administrativa o
copia certificada,
procede a registrar
el egreso por baja
en el Sistema de
Almacn. Escanea y
adjunta. Verifica y
guarda informacin
y concluye
operacin de baja
Archiva
documentacin de
respaldo de baja de
insumos.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 269
2. CORRESPONDENCIA
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
.
CORRESPONDENCIA 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Recepcin, Registro, Distribucin de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Direccin.
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trmite correspondiente a lo solicitado por las instituciones pblicas y otros interesados.
Inicia: recepcin del expediente por medio del Sistema de Expedientes y fsicamente.
Finaliza: entrega del expediente por medio de conocimiento y por el Sistema a quien corresponda
resolverlos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Los documentos deben ser entregados a los destinatarios en el menor tiempo posible.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 270
Recepcin, Registro, Distribucin de Expedientes y Correspondencia que Ingresan a la Direccin (1 de 1)
Inicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 271
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
.
CORRESPONDENCIA 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Evacuacin de Correspondencia
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Notificar del trmite a persona o entidades segn solicitud planteada y/o informacin por medio de
memorando, circulares o resoluciones emitidas que conciernen a entidades del sector pblico.
Inicia: traslado de expedientes para notificacin a los interesados.
Finaliza: archiva copias de los documentos debidamente firmados de recibido.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Los documentos deben ser entregados a los destinatarios en el menor tiempo posible.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 272
Evacuacin de Correspondencia (1 de 1)
Secretaria del Departamento
Evacuacin de
de Servicios Administrativos Mensajero Instituciones y/o usuarios
Correspondencia Internos
Inicio
Recibe
Traslada expedientes
correspondencia,
de Entidades y de las
revisa que los
personas que han
documentos estn
presentado
debidamente
solicitudes a la
numerados por cada
Direccin, para que
Departamento y
se notifique a los
foliado, firma de
interesados o a las
recibido el
distintas entidades
conocimiento
del Sector Pblico.
respectivo o copia del
oficio.
Identifica a que
institucin o
residencia deber
enviarlo, registra en Recibe Firman copias del
el libro de control de documentacin y oficio o
egresos de distribuye a las conocimiento
correspondencia y instituciones y/o como constancia
coordina el traslado a usuarios. de haber recibido.
las diferentes
instituciones y
Recibe documentos o usuarios.
conocimientos
debidamente
firmados de recibido,
traslada copias a las
secretarias de los
distintos
Departamentos,
archiva copias.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 273
3. ASESORAS Y NORMAS
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
ASESORAS Y NORMAS 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Soporte a Entidades Pblicas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Servicio integral orientado a resolver las consultas de los usuarios de las entidades del Gobierno
Central, Descentralizadas y Autnomas, en temas contables y operativos de los diversos mdulos
de los sistemas Sicoin, Siges y Guatenminas.
Inicia: con la recepcin de consultas de las Entidades.
Finaliza: con la ejecucin del proceso en los sistemas por parte dela Entidad.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 274
Soporte a Entidades Pblicas (1 de 1)
Direccin de
Asesor Presupuestario Contable/ Analista
Entidad Tecnologas de la
Presupuestario
Informacin
Inicio
Responde
consulta va
Realiza consulta. telefnica, escrita
o en forma
personal.
Analiza la
consulta y verifica
la informacin
reportada.
Tipo de
Error?
Procedimiento Sistema
Lo traslada a
Soporte Tcnico
Indica solucin. por medio de
mesa de ayuda.
Analiza y resuelve
el problema
informtico
reportado por el
usuario.
Recibe
informacin de
Ejecuta el proceso
solucin del
en Sicoin, Siges y
problema e
Guatenminas.
informa al
usuario.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 275
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
ASESORAS Y NORMAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Resolucin de Expedientes de Asesora Contable, Presupuestaria y Guatenminas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trmite correspondiente a lo solicitado en los expedientes asignados al Departamento de
Asesora Tcnica.
Inicia: con la recepcin del expediente.
Finaliza: con el archivo de la copia del documento firmada de recibido.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 276
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
No: firma y sella de visto bueno.
Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a Asistente de Direccin o
8. Secretaria del Departamento de Asesora Tcnica. Subdireccin
Secretaria del Departamento de
9. Recibe expediente y documentos firmados.
Asesora Tcnica
Si tiene observaciones traslada a Asesor Presupuestario
Contable o Analista Presupuestario, si est firmado lo Secretaria del Departamento de
traslada al Departamento de Servicios Administrativos Asesora Tcnica
10. Internos, para que informe a la Institucin o persona que
realiz la solicitud, si el expediente corresponde a otro
Departamento, traslada a la Secretaria del mismo o a la
Dependencia de este Ministerio que corresponda.
Secretaria del Departamento de
11. Archiva la copia firmada de recibido. Asesora Tcnica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 277
Resolucin de Expedientes de Asesora Contable, Presupuestaria y Guatenminas ( 1 de 1)
Inicio
Recibe
expediente,
Recibe recopila
expediente de informacin,
solicitud. analiza, elabora
documento, firma Revisa el
y sella. documento.
Entrega
expediente por
medio de
conocimiento. Observaciones?
Si
A
No
Firma y sella.
Si
Observaciones?
No
No
Observaciones
de Direccin?
Si
Devuelve a Asesor
Presupuestario
A
Contable o Analista
Presupuestario.
Traslada a
Departamento de
Servicios
Administrativos
Internos para su
distribucin.
Archiva copia
firmada de recibido.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 278
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
ASESORAS Y NORMAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboracin de Normas y Procedimientos en Materia Contable
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar normas y procedimientos en materia contable para el Sector Pblico No Financiero.
Inicia: con la recepcin de solicitud.
Finaliza: informa a las instituciones que correspondan la aplicacin de la norma.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento
Secretaria de
Asesor de Normas Jefe del Departamento Despacho Superior del
Departamento de Direccin o Subdireccin
Contables de Normas Minfin
Normas
Inicio
Recibe, analiza
la naturaleza de
Recibe solicitud
la actividad a
y elabora A
regular y
memorando. recopila la
informacin.
Procede a la
revisin del anlisis
de la norma o
Elabora norma procedimiento.
o
procedimiento.
Tiene
modificaciones?
B
Si
No
Devuelve.
Tiene
modificaciones?
Si No
Revisa la norma
Firma de visto
o
bueno.
procedimiento.
Devuelve.
Tiene
observaciones?
A Si
No
Firma de visto
bueno.
Informa la norma o
procedimiento a las
instituciones que Devuelve.
correspondan para
su aplicacin.
B
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 280
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
ASESORAS Y NORMAS 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis y Resolucin de Expedientes Varios
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trmite correspondiente a las solicitudes que ingresan al Departamento de Normas.
Inicia: con la recepcin de expedientes.
Finaliza: con el informe a la Institucin o persona que realiz la solicitud y archivo de documentos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 281
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe y revisa documento.
Tiene Observaciones?
8. No: firma y sella de visto bueno. Direccin o Subdireccin
Si: indica observaciones y devuelve a la Asistente de
Direccin o Subdireccin.
Recibe expediente y devuelve por medio de conocimiento a Asistente de Direccin o
9. la Secretaria del Departamento de Normas. Subdireccin
Recibe expediente y documentos firmados.
Tiene observaciones?
Si: traslada a Asesor o Analista de Normas Contables. Secretaria del Departamento de
10. Normas
No: elabora conocimiento y traslada al Departamento de
Servicios Administrativos Internos, para que informe a la
Institucin o persona que realiz la solicitud y archiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 282
Anlisis y Resolucin de Expedientes Varios (1 de 2)
Secretaria de
Asesor / Analista de Jefe del Departamento de Asistente de Direccin
Departamento de Direccin o Subdireccin
Normas Contables Normas o Subdireccin
Normas
Inicio
A 2
Recibe expediente.
Revisa
expediente,
recopila
Elabora informacin,
memorando. analiza, elabora Revisa el
documento que documento
proceda, firma y elaborado.
sella.
Si
Tiene
modificaciones?
No
Firma y sella.
Revisa el
Recibe expediente Devuelve. documento.
y lo entrega a
Secretaria.
A
Recibe expediente Si
Recibe y firma
y elabora el Tiene
conocimiento. observacioens?
conocimiento.
No
Firma y sella.
Devuelve.
Recibe
expediente y
documentos
firmados.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 283
Anlisis y Resolucin de Expedientes Varios (2 de 2)
No
Tiene observaciones?
Si
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 284
4. SISTEMAS
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
SISTEMAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboracin de Caso de Uso para Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar los cambios que necesiten los sistemas que corresponden a la Direccin de Contabilidad
del Estado.
Inicia: con presentacin de solicitud de cambio en los sistemas.
Finaliza: con informar sobre el desarrollo de la aplicacin y traslado del Manual al Departamento
de Capacitacin e Implementacin.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 285
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Valida el desarrollo informtico del caso de uso (Siges, Sicoin Asesor Conceptual
9. u otro).
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 286
Elaboracin Caso de Uso para Modificaciones o Nuevas Implementaciones en los Sistemas (1 de 1)
Inicio
Recopila la
informacin,
Presentan solicitud Recibe la analiza y Revisa, analiza,
de cambio en Revisa, analiza y
solicitud de elabora el aprueba el caso
sistemas Siges, firma de visto
elaboracin del proyecto de de uso y firma el
Sicoin y otros. bueno el oficio.
caso de uso. caso de uso y oficio.
oficio de
traslado.
Recibe el caso de
uso y oficio con el
visto bueno.
Valida el
desarrollo
informtico del
caso de uso.
Elabora la Gua
de Aplicacin.
Informa del
desarrollo de la
aplicacin y
traslada la Gua
al Departamento
de
Implementacin
y Capacitacin
para lo que
corresponda.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 287
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
SISTEMAS 02 1 de 3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 288
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Secretaria del Departamento de Administracin de Sistemas. Subdireccin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 289
Actualizacin y Parametrizacin de Catlogos y Clasificadores de los Sistemas SIAF ( 1 de 1)
Inicio
Recibe Recopila
expediente que informacin,
contiene analiza y si
solicitud y procede actualiza
elabora o parametriza lo
memorando. que corresponda.
Elabora proyecto
Revisa el
de respuesta a la
documento,
entidad, firma y
firma y sella.
sella.
Recibe expediente,
Recibe y firma
y elabora el
conocimiento.
conocimiento.
Recibe expediente
y documentos
firmados, elabora
conocimiento y Recibe
traslada al expediente y Revisa, firma
Departamento de devuelve por y sella de
Servicios medio de visto bueno.
Administrativos
conocimiento.
Internos, para que
informe a la
Entidad solicitante
y archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 290
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
SISTEMAS 02 1 de 3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 292
Creacin de Usuarios y Roles en los Sistemas SIAF ( 1 de 1)
Inicio
Verifica que no
exista en los
Sistemas SIAF el
Recibe
usuario
solicitudes y
solicitado,
elabora
procede a crearlo
memorando. y asignar
funciones o
ampliar los roles.
Elabora
documento de
respuesta para
informar a la
institucin que
ya fueron
creados o
ampliados los
roles. Revisa el
documento,
firma y sella.
Recibe los
Revisa, firma
documentos y Recibe y firma
y sella de
elabora conocimiento.
visto bueno.
conocimiento.
Recibe y traslada
al Departamento
Recibe
de Servicios
expediente y
Administrativos
devuelve por
Internos para que
medio de
informe a la
institucin y conocimiento.
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 293
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
SISTEMAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Administracin de Sistemas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Darle el trmite correspondiente a lo solicitado en los expedientes asignados al Departamento de
Administracin de Sistemas.
Inicia: con la recepcin del expediente.
Finaliza: con el informe a la Institucin y archivo del expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 294
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe expediente y documentos firmados, elabora
conocimiento y traslada al Departamento de Servicios Secretaria Departamento de
8. Administrativos Internos, para que informe a la Institucin o Administracin de Sistemas
persona que realiz la solicitud y archiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 295
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Administracin de Sistemas (1 de 1)
Coordinador del
Secretaria Departamento
Analista de Administracin Departamento de Asistente de Direccin
de Administracin de Director o Subdirector
de Sistemas Administracin de o Subdireccin
Sistemas
Sistemas
Inicio
Recibe expediente,
Recibe
recopila informacin,
expedientes y
analiza, elabora
elabora
documento que
memorando.
proceda, firma y sella.
Revisa el
documento,
firma y sella.
Elabora
conocimiento y
traslada al
Departamento de
Recibe
Servicios
expediente y
Administrativos
devuelve por
Internos, para que
medio de
informe a la
Institucin o conocimiento.
persona que
realiz la solicitud
y archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 296
5. REGISTRO CONTABLE
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis, Elaboracin y Aprobacin del Comprobante nico de Registro (CUR) Contable
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis, elaboracin y aprobacin de Comprobantes nicos de Registro sin afectacin
presupuestaria.
Inicia: con la recepcin de expedientes.
Finaliza: con el archivo de la documentacin.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 297
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Con base a la documentacin de soporte, revisa el CUR y
analiza.
Est correcto?
6. Analista Aprobador Contable *
No: devuelve para su correccin.
Si: aprueba y traslada al Asistente de Registro Contable que
elabor el CUR.
Recibe la documentacin de soporte del CUR aprobado,
Asistente de Registro
7. imprime, firma y traslada al Analista Aprobador Contable
Contable
que aprueba el CUR.
Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente
8. Analista Aprobador Contable
que elabor el CUR.
Recibe el CUR firmado y documentacin, cuando proceda:
traslada copia del CUR con fotocopia del expediente a otras
Asistente de Registro
9. dependencias, copia del CUR al Departamento de Anlisis
Contable
Contable y el original del CUR y de la documentacin al
Asistente de Gestin de Documentos para su archivo.
Asistente de Gestin de
10. Archiva el original del CUR y la documentacin soporte.
Documentos
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro
Contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 298
Anlisis, Elaboracin y Aprobacin del Comprobante nico de Registro (CUR) Contable (1 de 1)
Diariamente se
Inicio
presenta al Banco de
Guatemala, recibe las Analiza las boletas de
boletas de depsito, depsito, notas de dbito
notas de dbito y y crdito, notas de dbito
crdito relacionadas y crdito LBTR, oficios y
Recibe diariamente expedientes y procede a
con la Deuda Interna.
expedientes fsicos, elaborar el CUR contable
Del Crdito
oficios, los clasifica y a nivel de registrado y
Hipotecario Nacional Con base a la
distribuye. anota el nmero de CUR
y/o de la Tesorera documentacin de
Nacional, recibe en la documentacin. soporte, revisa el CUR
boletas de depsito, y analiza.
notas de dbito y
crdito, notas de
dbito y crdito LBTR.
Est correcto?
Clasifica documentos
bancarios, obtiene
Si
fotocopias, elabora No
conocimiento y
distribuye a los Devuelve para su
Asistentes de Registro correccin.
de la Direccin o
dependencia que le
corresponda efectuar
el registro.
Aprueba
Fin
Recibe el CUR
firmado y
documentacin,
cuando proceda,
traslada el CUR con
Archiva el original del fotocopia del
CUR y la expediente a otras
documentacin dependencias.
soporte.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 299
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro, Aprobacin y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instruccin de Pago
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis, elaboracin, aprobacin y solicitud del CUR de Pago Contable que se solicitan en forma
electrnica a Tesorera Nacional, tales como: Devoluciones aplicadas por retenciones realizadas
en las nminas de sueldos a servidores pblicos que laboran en los distintos Ministerios de
Estado, Presidencia de la Repblica y Secretaras del Organismo Ejecutivo, provenientes de Boleto
de Ornato, Descuentos Judiciales, Montepo, Fianzas, etctera, y otras deducciones realizadas en
la Nmina de Clases Pasivas; Pagos a terceros tales como: devoluciones de Depsitos Aduanales,
Prstamos, Donaciones y otros.
Inicia: con la recepcin de expedientes.
Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro
Contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 301
Registro, Aprobacin y Solicitud de Pago de CUR Extrapresupuestario con Instruccin de Pago (1 de 1)
Inicio
Revisa, analiza la
documentacin de soporte
del expediente.
Recibe expedientes,
elabora conocimiento
y traslada en forma Verifica en Sicoin, que no
fsica y por medio del est registrado pago por el
Sistema. mismo concepto en el
ejercicio fiscal presente o
en el inmediato anterior
segn la documentacin de
soporte, imprime el
reporte y lo adjunta al
mismo.
Revisa y analiza el
CUR Contable y la
Existe registro de documentacin
pago? soporte.
No
Si
Est correcto?
Elabora oficio y lo devuelve
a la Entidad.
No Si
Devuelve el
Elabora el CUR Contable. expediente.
Revisa el CUR
Aprueba el CUR Contable en el
Contable. sistema,
documentacin
soporte, solicita en
forma electrnica
el pago a Tesorera
Nacional.
A
Imprime el CUR
contable, firma y sella.
Recibe el CUR
impreso, revisa y Recibe el CUR
firma. Contable,
documentacin
Elabora conocimiento.
soporte, firma, sella el
conocimiento y
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 302
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Devolucin de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta.
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar los CUR Contables con instruccin de pago relacionados con retenciones en exceso del
Impuesto Sobre la Renta de personas en relacin de dependencia de la Presidencia de la
Repblica, Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del Ejecutivo.
Inicia: con la recepcin de documentos.
Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
b) Decreto No. 26-92, Ley del Impuesto Sobre la Renta y Decreto 10-2012.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
*En ausencia del Analista Aprobador Contable, aprueba el CUR el Jefe del Departamento de Registro
Contable.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 304
Devolucin de Retenciones en Exceso del Impuesto Sobre la Renta (1 de 1)
Secretaria del
Asistente de Registro Analista Aprobador Jefe del Departamento de Asistente de Gestin de
Departamento de
Contable Contable Registro Contable Documentos
Registro Contable
Si
Est
correcto?
No
Devuelve.
Realiza
solicitud de
pago.
Recibe,
imprime y
obtiene firmas
en el CUR, lo
Recibe CUR
adjunta al
Contable con sus
expediente,
firmas,
cambia en el
documentacin
Sistema de
de soporte y
Expedientes el
archiva.
estado del
expediente
para su
archivo.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 305
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Consolidacin del Patrimonio de Instituciones del Sector Pblico (Gobierno Central, Entidades
Descentralizadas y Autnomas)
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Reflejar en el Balance de Gobierno la consolidacin de los Estados Financieros.
Inicia: con la recepcin de estados financieros de cada entidad.
Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 306
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Imprime Libro Mayor Auxiliares de Cuentas del ejercicio fiscal
vigente de las cuentas contables 3110 Patrimonio Fiscal y
8. 1212-03 Acciones y Participaciones de Capital y verifica con Asistente de Registro Contable
los saldos del Balance General de las entidades
descentralizadas o autnomas.
Elabora conocimiento y traslada el CUR con la
9. Asistente de Registro Contable
documentacin de soporte para su archivo.
Asistente de Gestin de
10. Recibe CUR Contable, ordena correlativamente y archiva.
Documentos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 307
Consolidacin del Patrimonio de Instituciones del Sector Pblico (Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y
Autnomas) (1 de 2)
Secretaria del Departamento de Registro
Asistente de Registro Contable Analista Aprobador Contable
Contable
Inicio
Recibe estados
financieros, imprime el
Libro Mayor - Auxiliares
Recibe estados
de Cuentas de la cuenta
financieros elaborados
Patrimonio Fiscal y
por cada Entidad
Acciones y
Descentralizada y
Participaciones de
Autnoma.
Capital en Entidades
Pblicas, teniendo a la
vista los estados
financieros de cada
entidad.
Elabora cuadro
comparativo para
establecer la variacin
del incremento o
disminucin del
patrimonio, tomando
como base el saldo
reflejado en el Libro
Mayor Auxiliar de Revisa los CUR
Cuenta del ejercicio Contables con la
fiscal anterior, con el documentacin de
saldo reflejado en la respaldo.
cuenta de Patrimonio
del Balance General de
cada entidad.
Existen
observaciones?
No
Elabora los CUR Si
contables por
incremento o Devuelve.
disminucin del
patrimonio.
Aprueba el CUR.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 308
Consolidacin del Patrimonio de Instituciones del Sector Pblico (Gobierno Central, Entidades Descentralizadas y
Autnomas) (2 de 2)
Asistente de Registro Contable Analista Aprobador Contable Asistente de Gestin de Documentos
Recibe la documentacin de
Firma y sella los CUR
soporte de los CUR imprime,
contables.
firma y sella.
Elabora conocimiento y
traslada el CUR con la
documentacin de soporte
para su archivo.
Ordena
correlativamente los
CUR contables y
archiva.
FIn
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 309
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
REGISTRO CONTABLE 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del
Ejecutivo
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Emitir los Estados Financieros de la Presidencia de la Repblica, Ministerios de Estado, Secretaras
y Otras Dependencias del Ejecutivo y generar los Comprobantes nicos de Registro automticos
del cierre contable.
Inicia: con la emisin de las normas para la liquidacin del Presupuesto General de Ingresos y
Egresos del Estado.
Finaliza: con la incorporacin de estados financieros y notas al Informe de Liquidacin de
Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 310
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Genera e imprime estados financieros y Comprobantes
nicos de Registro de cierre (en estado de registrado), realiza
cruces de informacin entre ambos documentos y otros
reportes.
Jefe del Departamento de
4. Est correcto?
Registro Contable
No: solicita apoyo a los consultores conceptuales contables e
informa al Departamento de Anlisis Contable.
Si: aprueba los CUR.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 311
Cierre Contable de la Presidencia, Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del Ejecutivo (1 de 1)
Unidades de
Jefe del Departamento de
Director o Subdirector DCE Administracin Financiera Jefe del Departamento de Registro Contable
Anlisis Contable
de las Entidades
No
Recibe documentos
Tiene
firmados y traslada al
observaciones?
Si
Departamento de
No Administracin de
Sistemas, para la
Firma de visto bueno los
incorporacin al
estados financieros.
Informe de
Liquidacin de
Presupuesto General
Devuelve para su
de Ingresos y Egresos
correccin.
del Estado.
A
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 312
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
REGISTRO CONTABLE 01 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las
Aseguradoras al Cuerpo de Bomberos Voluntarios
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Hacer efectivo el pago del impuesto del 2% sobre primas de seguros del ramo de incendios y
cuota anual de las aseguradoras a favor del Cuerpo Voluntario de Bomberos.
Inicia: con la recepcin de las rdenes de pago generadas a cada aseguradora.
Finaliza: con el archivo del CUR contable.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Legislativo 1422.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Recibe las copias de las rdenes de pago y registra en auxiliar Asistente de Registro
2.
los montos indicados por la SIB. Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 315
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo de
Bomberos Voluntarios (1 de 3)
Secretaria de
Asistente de Registro Asistente de Gestin de Analista Aprobador Jefe del Departamento
Departamento de
Contable Documentos Contable de Registro Contable
Registro Contable
Inicio
Recibe del Crdito
Hipotecario
Recibe de la Nacional las boletas
Superintendencia de depsito que las
de Bancos -SIB-, las Recibe copias de las aseguradoras
rdenes de pago rdenes de pago, realizan
generadas a cada registra en auxiliar mensualmente,
aseguradora en los montos cuando proceda las
donde se indica el indicados por la SIB. boletas
monto a enterar a correspondientes a
la cuenta Tesorera la cuota nica del
Nacional, Depsitos ao de cada
Fondo Comn CHN, aseguradora.
A
en concepto del
impuesto sobre
primas de seguros
en el ramo de Recibe las boletas de
incendios y cuota depsito bancario,
anual. registra en auxiliar,
verifica montos con
las copias de las
ordenes de pago y
elabora el CUR Verifica
contable. documentacin y
Si alguna el registro.
aseguradora no
realiza el depsito o
el mismo es
Est correcto?
diferente al monto
consignado, enva Si
oficio a la SIB. No
Devuelve.
Aprueba el CUR
Contable.
Imprime el CUR
aprobado, gestiona
firmas y archiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 316
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo
de Bomberos Voluntarios (2 de 3)
Hay cuota?
Si
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 317
Registro de los Ingresos y Devolucin del 2% sobre Prima de Seguros y Cuota Anual de las Aseguradoras al Cuerpo de
Bomberos Voluntarios (3 de 3)
Asistente de Registro Analista Aprobador Jefe del Departamento Asistente de Gestin Secretaria de
Departamento de
Contable Contable de Registro Contable de Documentos
Registro Contable
Verifica
Genera un CUR documentacin y
contable con el registro.
instruccin de pago
para que la
Tesorera Nacional, Est
proceda al pago correcto?
correspondiente. No Si
Devuelve.
Revisa el CUR
Contable en el
Aprueba el CUR sistema y la
Contable. documentacin
soporte, solicita
en forma
electrnica el pago
a Tesorera
Nacional.
Al mes siguiente,
dentro del plazo
Imprime el CUR Recibe el CUR establecido, recibe
Contable, firma, Contable, los recibos 63 A
Revisa, firma y documentacin por el monto que
sella y obtiene
sella el CUR soporte, firma, se traslad en el
firma del Analista
Contable. sella el mes anterior de
Aprobador
Contable. conocimiento y acuerdo al oficio
archiva. de solicitud de
traslado de
fondos.
Elabora
conocimiento.
Recibe el Recibo
63 A, verifica
informacin en Adjunta al CUR
auxiliar y elabora Contable el Recibo
conocimiento. 63 A
correspondiente y
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 318
6. ANLISIS CONTABLE Y FINANCIERO
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 319
Anlisis y Revisin de las Cuentas Contables (1 de 1)
Inicio
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 320
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Atender los requerimientos de las Entidades para depurar las cuentas que integran los
Estados Financieros del Gobierno Central.
Inicia: con la recepcin de los expedientes enviados por las Entidades.
Finaliza: con el archivo de CUR y documentacin.
NORMATIVA APLICABLE:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 321
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Revisa el CUR de ajuste o reclasificacin.
Tiene correcciones? Analista Aprobador
6. Si: devuelve a quien le dio origen al registro. Contable, Departamento
de Registro Contable
No: aprueba en el Sistema y traslada al Asistente de Registro
Contable.
Asistente de Registro
Imprime el CUR contable, firma, sella y traslada para firma al
7. Contable, Departamento
Analista Aprobador Contable.
de Registro Contable
Analista Aprobador
Recibe CUR contable, revisa, firma, sella y devuelve al
8. Contable, Departamento
Asistente de Registro Contable.
de Registro Contable
Elabora conocimiento y traslada el CUR contable original con Asistente de Registro
su documentacin soporte al Asistente de Gestin de Contable, Departamento
9. Documentos para su resguardo. Por medio de oficio enva de Registro Contable
copia del CUR al Departamento de Anlisis Contable.
Asistente de Gestin de
Recibe CUR contable y documentacin soporte, ordena Documentos,
10. correlativamente y archiva. Departamento de Registro
Contable.
Recibe oficio y copia del CUR contable, verifica en el Libro Analista Contable o
Mayor-Auxiliares de Cuentas que las operaciones realizadas Conciliador de Cuentas,
11. hayan afectado las cuentas correctas y cuando proceda enva Departamento de Anlisis
oficio a la Institucin que corresponda para notificarle lo Contable
realizado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 322
Ajustes y Reclasificaciones de Saldos Solicitados por las Instituciones (1 de 1)
Inicio
Si
Verifica en el sistema en
que cuenta contable y
auxiliares se encuentra el Devuelve a quien le dio
saldo a reclasificar. origen al registro.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 323
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Analista Aprobador
Recibe el CUR impreso, revisa, firma y devuelve al Asistente Contable, Departamento
9.
de Registro Contable que corresponda. de Registro Contable
Asistente de Registro
Recibe el CUR firmado, entrega al Asistente de Gestin de Contable, Departamento
10.
Documentos el CUR y la documentacin para su archivo. de Registro Contable
Asistente de Gestin de
Documentos,
11. Recibe el CUR, la documentacin soporte y archiva. Departamento de
Registro Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 325
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
De establecer inconsistencias se investiga el origen de la
misma, en caso corresponda a la carga de informacin va
electrnica de los Bancos, solicita a Tesorera Nacional la
actualizacin de la informacin. Conciliador Bancario,
14. Si se trata de inconsistencias por error en los registros, se Departamento de Anlisis
solicita a los responsables del registro la correccin del Contable
mismo.
Si se trata de problemas con el sistema, se solicita por medio
de la mesa de ayuda la solucin.
Para los documentos que no estn conciliados
automticamente, se analiza y si procede se realiza la Conciliador Bancario,
15. conciliacin manual y para los que permanecen sin conciliar Departamento de Anlisis
se solicita a las entidades el registro presupuestario Contable
correspondiente.
Verifica que todas las boletas de depsito, dbito y crdito Conciliador Bancario,
16. LBTR estn registradas, en caso contrario, solicita a quin Departamento de Anlisis
corresponda realizar el registro del documento en el Sicoin. Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 326
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional (1 de 2)
Asistente de Gestin de
Conciliador Bancario Asistente de Registro Contable Analista Aprobador Contable
Documentos
Inicio
Remite documentos
bancarios que
corresponda realizar el
registro a las Entidades
de Presidencia, Recibe la
Ministerios de Estado, documentacin de
Secretaras y soporte del CUR
Procuradura General de aprobado, lo imprime y
la Nacin, para que sean firma.
trasladados a las
entidades que
correspondan y archiva
conocimiento.
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 327
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Nacional (2 de 2)
Asistente de Gestin de
Analista Aprobador Contable Asistente de Registro Contable Conciliador Bancario
Documentos
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 328
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 330
Conciliacin de Cuentas de Bancos Recaudadores (1 de 1)
Conciliador Bancario
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 331
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NORMATIVA APLICABLE:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 332
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe nota de dbito o crdito LBTR, oficio del Asistente de Registro
departamento de anlisis, analiza, cuando proceda elabora el Contable, Departamento
5.
CUR contable, anota el nmero preliminar de CUR en la de Registro Contable
documentacin y traslada al Analista Aprobador Contable.
Con base a la documentacin de soporte, revisa el CUR.
Est correcto?
Analista Aprobador
No: lo devuelve al Analista de Registro Contable que Contable, Departamento
6.
corresponda para su correccin. de Registro Contable
Si: lo aprueba y traslada los documentos al Asistente de
Registro Contable que corresponda.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 333
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Analista Aprobador
Revisa, firma CUR y lo devuelve al Asistente de Registro Departamento de Registro
16.
Contable. Contable
Asistente de Registro
Traslada el CUR y documentacin al Asistente de Gestin de Contable, Departamento
17.
documentos. de Registro Contable
Asistente de Gestin de
Documentos,
18. Archiva el CUR y los documentos. Departamento de Registro
Contable.
Analista Contable o
Previo al cierre del ejercicio, verifica que todas las notas de Conciliador Bancario,
19. crdito y dbito estn registradas, verificando los reportes Departamento de Anlisis
Banco Detalle, Tesorera Operaciones de Caja. Contable
Cuando los saldos estn iguales en los reportes anteriores,
elabora oficio y traslada al Departamento de Registro Analista Contable o
Contable para el registro del diferencial cambiario Conciliador Bancario,
20. determinado por el Banco de Guatemala al 31 de diciembre Departamento de Anlisis
del ejercicio fiscal que se cierra y se realiza el proceso del Contable
numeral 5 al 11.
Analista Contable o
Realiza el proceso de conciliacin masiva, lo que permite Conciliador Bancario,
21. Departamento de Anlisis
depurar los registros de los documentos bancarios.
Contable
Verifica que el saldo del banco al realizar la conversin al tipo Analista Contable o
de cambio al 31 de diciembre, sea igual al saldo que se refleja Conciliador Bancario,
22.
en Tesorera Nacional. (Puede existir diferencia de centavos Departamento de Anlisis
por la aplicacin de los decimales en el diferencial cambiario) Contable
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 334
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera (1 de 2)
Inicio
Est correcto?
Clasifica los documentos
Si
por cuenta bancaria y
elabora conocimiento.
No
Recibe la
documentacin de
soporte del CUR
aprobado, imprime y lo
firma.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 335
Conciliacin Bancaria de Cuentas en Moneda Extranjera (2 de 2)
Peridicamente, elabora
oficio solicitando la
Revisa y aprueba Revisa, analiza y
actualizacin de los saldos
CUR. elabora CUR contable.
contables de las cuentas de
moneda extranjera.
Realiza el proceso de
conciliacin masiva, lo que
permite depurar los
registros de los documentos
bancarios.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 336
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 338
Anlisis de Estados Financieros de Entidades Descentralizadas y Autnomas (1 de 1)
Secretaria de Coordinador de
Asistente de Director o Asistente de Gestin
Departamento de Analista Contable Departamento de
Direccin Subdirector de Documentos
Anlisis Contable Anlisis Contable
Inicio A
Recibe, analiza
indicadores
financieros,
Recibe Estados elabora oficio e Revisa informe
Financieros y informe sobre el y oficio sobre el
los traslada anlisis de los anlisis de
para su Estados Estados
anlisis. Financieros de las Financieros.
Instituciones
Descentralizadas
y Autnomas.
Existen
observaciones?
No
Si
Devuelve al
Analista
Contable.
Revisa informe
del anlisis de
Firma y sella Estados
Elabora Recibe
de visto bueno Financieros.
conocimiento. informe.
el oficio.
Recibe
informe.
No
Existen
Observaciones?
Si
Devuelve.
A
Recibe Estados
Elabora Financieros e
memorando. informe y
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 339
7. NMINAS
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Mensual para Pensionados de Clases Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 340
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe solicitudes y Acuerdos, Ayuda Pstuma, Liquidaciones Analista de Clases Pasivas
de reintegro efectuado en Banrural, Defunciones,
Supervivencias extemporneas, analiza cada documento,
ingresa al Sistema de Expedientes Web, distribuye y traslada
a otros Analistas de Clases Pasivas. Emite liquidaciones para
2.
que realicen reintegros pendientes a favor del Estado y
proporciona informacin a los seores jubilados en qu fase
se encuentra su Acuerdo de Jubilacin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 341
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Consulta y verifica en el Sistema de Nmina del Personal Analista de Clases Pasivas
Activo que el beneficiario de la pensin se encuentre
solvente, firma y sella Acuerdos solventes; a los Acuerdos
6. insolventes los registra en el Sistema de Expedientes WEB
hacindoles la anotacin respectiva en dicho sistema y
elabora el conocimiento para devolver al Asistente de Clases
Pasivas.
Firma y sella los Acuerdos de solventes de los pensionados Jefe de Departamento
de nuevo ingreso que trabajaron en las instituciones
7. descentralizadas y elabora el conocimiento para devolver al
Asistente de Clases Pasivas.
Recibe Acuerdos, actualiza el Sistema de Expedientes WEB y Asistente de Clases Pasivas
a los beneficiarios de los Acuerdos insolventes les enva
mensaje cablegrfico, informndoles que deben solventar
8. cualquier accin de personal o reintegro pendiente y los
archiva para la prxima nmina y por Acuerdos solventes
espera asignacin de cuenta monetaria que se gestionar en
el Banco de Desarrollo Rural -Banrural-.
Ejecuta en forma semanal el proceso para solicitud de Asistente de Clases Pasivas
cuentas de depsito monetario de pensionados en el
9. Sistema de Nmina de Clases Pasivas, genera e imprime el
reporte.
Elabora y traslada a Banrural el oficio de solicitud de cuentas
monetarias, firmado por el Supervisor de Clases Pasivas y el
Jefe de Departamento, con visto bueno de la Direccin,
10. adjuntando la impresin del reporte generado por el Sistema Asistente de Clases Pasivas
de Clases Pasivas; adems enva archivo de cuentas
solicitadas va correo electrnico a Banrural, con copia al
Supervisor de Clases Pasivas.
Recibe documentos de solicitud firmados y por correo Banco de Desarrollo Rural
electrnico, procede a la apertura de las cuentas monetarias -Banrural-
11. de los pensionados e informa va correo electrnico al
Asistente de Clases Pasivas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 342
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe originales de los acuerdos, resoluciones, providencias, Analista de Clases Pasivas
oficios y dictmenes emitidos por la Oficina Nacional de
Servicio Civil, acuerdos gubernativos que autorizan
pensiones en el orden militar, resoluciones del Ministerio de
Finanzas Pblicas que aprueban pensiones del Banvi, y
14. resoluciones emitidas por el Ministerio de la Defensa
Nacional que ampara a los discapacitados del ejrcito,
verifica los datos del acuerdo de pensin en el Sistema de
Nmina de Clases Pasivas, activa la partida presupuestaria
del pensionado y traslada fotocopia de Acuerdos al
Supervisor de Clases Pasivas.
Analiza, verifica, desbloquea y aprueba los cambios Supervisor de Clases Pasivas
efectuados en el Sistema de Nminas de Clases Pasivas, para
15. que el sistema permita la autorizacin de pagos posteriores
que corresponden a la asignacin mensual y archiva
fotocopia de los Acuerdos.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 343
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Mensual para Pensionados de Clases
Pasivas ( 1 de 2)
Analista de Clases
Asistente de Clases Analista de Clases Jefe de
Pasivas o Supervisor
Pasivas Pasivas Departamento
de Clases Pasivas
Inicio
Recibe acuerdos,
Recibe solicitudes
resoluciones,
varias, emite
providencias, oficios
liquidaciones para
y dictmenes
que realicen
emitidos por la
reintegros y
Oficina Nacional de
proporciona
Servicio Civil y otras
informacin.
instituciones.
Analiza, verifica y
Ingresa procede a realizar
informacin en el suspensiones,
Sistema de Nmina activaciones,
de Clases Pasivas y prepara pago si
asigna partida procede y elabora
presupuestaria. CUR a nivel de
solicitud.
Verifica los
acuerdos, firma los
Revisa si el
solventes y a los
pensionado est
insolventes los Firma y sella los
solvente, firma y
registra en el acuerdos
sella el acuerdo.
Sistema de solventes de los
Expedientes Web. pensionados que
trabajaron en las
instituciones
descentralizadas.
Recibe acuerdo,
actualiza el
Sistema de
Expedientes WEB,
enva telegrama a
interesados y
archiva.
Ejecuta en forma
semanal el
proceso para
solicitud de
cuentas de
depsito
monetario,
genera e imprime
reporte.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 344
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Mensual para Pensionados
de Clases Pasivas (2 de 2)
Banco de
Asistente de Clases Analista de Clases Supervisor de
Desarrollo Rural
Pasivas Pasivas Clases Pasivas
-Banrural-
Apertura las
Traslada a Banrural cuentas
el oficio de solicitud monetarias e
de cuentas informa va
monetarias. correo
electrnico.
Recibe los
archivos y corre
en el Sistema de
Nmina de
Clases Pasivas el
proceso para
cargar las
cuentas
monetarias.
Recibe originales
Selecciona los de los Acuerdos,
acuerdos de activa la partida Analiza y verifica
pensin presupuestaria y los cambios
solventes que traslada efectuados en el
tengan cuenta fotocopia de Sistema de
monetaria y Acuerdos al Nmina de
traslada para Supervisor de Clases Pasivas.
pago. Clases Pasivas.
Imprime
diariamente
reportes de
cambios del
estado de los
pensionados en
nmina, firma,
sella y archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 345
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Aprobar pagos de asignaciones mensuales a pensionados o beneficiarios de pensiones del Estado.
Inicia: con el anlisis de los expedientes.
Finaliza: con la generacin de la nmina.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Decreto Nmero 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 347
Anlisis, Registro y Control de Pagos en Nmina Adicional para Pensionados de Clases Pasivas (1 de 1)
Inicio
Recibe y efecta las correcciones necesarias en el Solicita al Asistente de Clases Pasivas la generacin
Sistema de Nmina, coloca la fecha en que de nueva prenmina en la que figuen las
realiz la correccin de la nmina adicional correcciones realizadas a las liquidaciones
(prenmina corregida). contenidas en la nmina adicional.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 348
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liquidacin y Autorizacin de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases
Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorizar el pago de asignacin mensual de pensiones.
Inicia: con la liquidacin de la nmina mensual y productos de nmina.
Finaliza: con el archivo de los resmenes de la nmina.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Decreto Nmero 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Calendarizacin aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera
Nacional.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 349
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Revisa, firma CUR a nivel de solicitado, la nmina y Jefe de Departamento de Clases
8. traslada a Direccin o Subdireccin para el visto bueno Pasivas
respectivo.
Recibe CUR, revisa, firma nmina y devuelve al Director o Subdirector
9. Departamento de Clases Pasivas.
Recibe los documentos con el visto bueno respectivo y Analista de Clases Pasivas
enva CUR a nivel de solicitado a la Direccin Financiera
de este Ministerio para su aprobacin, acompaado de
resmenes de CUR y CD conteniendo las nminas, enva
10. estadsticas y archivo de depsitos a Tesorera Nacional,
actualiza el histrico de pagos de pensionados en el
Sistema de Nmina de Clases Pasivas y traslada a
Supervisor de Clases Pasivas impresin de resmenes de
la nmina definitiva.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 350
Liquidacin y Autorizacin de Pagos de Asignaciones Mensuales a los Pensionados de Clases Pasivas (1 de 1)
Direccin de Jefe de
Asistente de Clases Supervisor de Clases Analista de Clases Director o
Tecnologas de la Departamento de
Pasivas Pasivas Pasivas Subdirector
Informacin Clases Pasivas
Inicio
Liquida nmina
mensual y genera
productos de
nmina.
Genera reporte
del cuadro de
nmina.
Verifica productos
de nmina y cuadra
con total de
nmina general.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 351
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Liquidacin y Autorizacin de Pago de Asignaciones de Pensionados en Nmina Adicional de
Clases Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorizar el pago de asignaciones de pensionados por medio de la nmina adicional.
Inicia: con la liquidacin de la nmina adicional.
Finaliza: con la actualizacin del histrico de pagos de pensionados en el Sistema.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Decreto Nmero 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Calendarizacin aprobada por Direcciones de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera Nacional.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 353
Liquidacin y Autorizacin de Pagos de Asignaciones de Pensionados en Nmina Adicional de Clases Pasivas (1 de 1)
Direccin de Jefe de
Analista de Clases Supervisor de Clases Director o Asistente de Clases
Tecnologas de Departamento de
Pasivas Pasivas Subdirector Pasivas
la Informacin Clases Pasivas
Inicio
Imprime CUR a
nivel de
solicitado. Traslada a
Direccin
Revisa y firma CUR a
Financiera CUR a
nivel de solicitado.
nivel de solicitado,
Firma CUR a nivel
Revisa y firma resmenes de CUR
de solicitado y
reporte de y CD con nminas
reporte de
nmina adicional. y a Tesorera
nmina adicional.
Nacional la
estadstica y
archivo de
depsitos.
Actualiza
histrico de pagos
de pensionados
en el Sistema de
Nmina de Clases
Pasivas.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 354
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural
-BANRURAL-
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Que el pensionado del Estado cuente con una cuenta monetaria en el Banco de Desarrollo Rural.
Inicia: con la ejecucin semanal del proceso para solicitud de cuentas.
Finaliza: carga de las cuentas monetarias solicitadas de los pensionados.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 355
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Elabora oficio de solicitud de cuentas monetarias, Asistente de Clases Pasivas
enva archivo de cuentas solicitadas va correo
5. electrnico a Banrural, con copia al Supervisor de
Clases Pasivas, el oficio lo traslada al Jefe del
Departamento de Clases Pasivas para visto bueno.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 356
Carga de Cuentas Monetarias de Pensionados del Estado en el Banco de Desarrollo Rural (1 de 1)
Inicio
Recibe el Acuerdo.
Se encuentra
solvente?
Si
No
Revisa oficio de
Elabora oficio de solicitud de cuentas
solicitud de
monetarias y enva archivo de cuentas Revisa, firma y sella el
cuentas
solicitadas va correo electrnico a oficio.
monetarias, firma
Banrural.
y sella oficio.
Apertura las
cuentas
monetarias de los
pensionados y
Enva a Banrural oficio de solicitud de
enva archivo va
cuentas monetarias.
correo
electrnico al
Verifica que el nmero de cuentas Asistente de
monetarias coincida con la cantidad Clases Pasivas.
solicitada. Si no coincide, rechaza e
informa a Banrural.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 357
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Aprobacin y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Cotejar los registros que fueron modificados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas por los
Analistas Autorizadores de Clases Pasivas.
Inicia: con los cambios en los registros de pensionados en el Sistema.
Finaliza: con el archivo de la documentacin de soporte.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 358
Aprobacin y Desbloqueo del Registro de Pensionados en el Sistema de Nmina de Clases Pasivas (1 de 1)
Analista de Clases Pasivas/Supervisor de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas/ Jefe de Departamento
Inicio
Procede?
SI
Archiva la documentacin
soporte.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 359
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reintegros de Clases Pasivas Ao Actual
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar devoluciones de pensiones dentro de los sistemas Sicoin y Nmina de Clases Pasivas.
Inicia: con la solicitud del clculo del reintegro a realizar.
Finaliza: con el registro del reintegro en el histrico del Sistema.
NORMATIVA APLICABLE:
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 361
Reintegros de Clases Pasivas Ao Actual (1 de 1)
Inicio
Realiza el
depsito a la Recibe
cuenta No. documentacin
3033064759 y y elabora
entrega al conocimiento
Analista de de traslado.
Clases Pasivas.
Ingresa en el
Confronta la
Sistema de
informacin
Nmina de
registrada en el
Clases Pasivas
Sistema de
el nmero de
Nmina de
boleta de
Clases Pasivas
liquidacin, de
con boleta de
depsito
reintegro y de
certificado por
depsito
el banco o de
monetario,
Nota de
aprueba registro
Crdito, genera
en el Sistema de
CUR a nivel de
Nmina de
solicitado y
Clases Pasivas y
elabora reporte
solicita carga de
del sistema de Carga CUR en el
CUR
nmina. Sicoin.
Verifica carga
Traslada
de CUR en
documentacin
Sicoin e
a la Direccin
imprime.
Financiera los
reintegros que
fueron
Revisa, firma y Firma y sella depositados en
sella el CUR. el CUR. Banrural y las
Notas de
Crdito Aprueba CUR
operadas en en el Sicoin
Banguat, para la
aprobacin del
CUR en Sicoin. Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 362
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reintegros de Clases Pasivas Aos Anteriores
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Registrar devoluciones de pensiones dentro de los sistemas Sicoin y Nmina de Clases Pasivas.
Inicia: con la solicitud del clculo del reintegro a realizar.
Finaliza: con el registro del reintegro en el histrico de pagos del Sistema.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 363
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe copia del CUR contable, consulta registro con el
nmero de boleta de liquidacin, registra en el Sistema de
Nmina de Clases Pasivas el nmero de CUR y el nmero de
7. boleta de depsito monetario y lo traslada al Supervisor de Analista de Clases Pasivas
Clases Pasivas.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 364
Reintegros de Clases Pasivas Aos Anteriores (1 de 1)
Analista Secretaria del
Persona Analista de Clases Asistente de Supervisor de Clases
Aprobador Departamento de
Interesada Pasivas Registro Contable Pasivas
Contable Clases Pasivas
Inicio
Solicita le Genera en el
efecten los Sistema la boleta
clculos del de liquidacin
reintegro que le que contiene la
corresponde cantidad a
realizar. reintegrar.
Recibe
Realiza depsito
documentaci
a Cta. No. Recibe
n y elabora el
3033064759 documentacin Recibe copia del
Comprobante
Tesorera y aprueba CUR CUR Contable.
nico de
Nacional de contable.
Registro CUR
Banrural.
en el Sicoin.
Solicita a la Direccin
de Tecnologas de la
Consulta registro
Informacin de este
con el nmero de
Ministerio, carga de
boleta de
los CUR al Sistema
liquidacin,
de Nmina de Clases
registra en el
Pasivas.
Sistema de
Nmina de Clases
Pasivas el nmero
de CUR y el Verifica que el
nmero de boleta contenido de los CUR
de depsito corresponda a la
monetario. informacin
registrada por el
Analista de Clases
Pasivas, en el
A Sistema de Nmina
de Clases Pasivas.
Est
correcto?
Verifica el registro
en el histrico de
pagos del Sistema
Aprueba CUR.
de Nmina de
Clases Pasivas y
archiva.
Devuelve copia de
CUR.
Fin
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 365
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Elaboracin de Formularios para Reintegros de Sueldos de Aos Anteriores al 2000
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar al interesado el formulario con los montos para realizar el reintegro de sueldos de aos
anteriores al 2000.
Inicia: con la recepcin del formulario de parte del interesado.
Finaliza: con la entrega del formulario para reintegro de sueldos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 366
Elaboracin de Formularios para Reintegros de Sueldos de Aos Anteriores
al 2000 (1 de1)
Analista de Clases Pasivas
Inicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 367
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anotacin en las Tarjetas de Control de Salarios de los Empleados Pblicos de Perodos
Anteriores al ao 2000
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Actualizar informacin en los tarjetones de control de salarios de empleados pblicos por
reintegros, salarios cados y formularios de movimientos de personal correspondientes a los aos
anteriores al ejercicio fiscal 2000 de los Ministerios de Estado, Secretaras y Otras Dependencias del
Ejecutivo.
Inicia: con la recepcin de CUR contables por reintegro de sueldos o prestaciones.
Finaliza: con la recepcin, anotacin en los tarjetones de registro y archivo del oficio firmado por la
ONSEC.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 63-88 Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 368
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Se presenta al Archivo de la Oficina Nacional de Servicio Civil,
con los CUR o movimientos de personal y oficio de solicitud de
8. ingreso, localiza los tomos de tarjetas correspondientes, Analista de Clases Pasivas
realiza anotaciones y solicita firma en el oficio de ingreso al
Jefe de Archivo de ONSEC, para hacer constar su asistencia.
Entrega oficio de ingreso a Secretaria de Departamento,
9. debidamente firmado por el Jefe de Archivo de la Oficina Analista de Clases Pasivas
Nacional de Servicio Civil.
Recibe del Analista de Clases Pasivas oficio firmado por la Secretaria de Departamento de
10.
ONSEC, anota en los tarjetones de registro y archiva. Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 369
Anotacin en las Tarjetas de Control de Salarios de los empleados pblicos de perodos anteriores al
ao 2000 (1 de 1)
Secretaria de Departamento Jefe de Departamento de
Analista de Clases Pasivas Director o Subdirector
de Clases Pasivas Clases Pasivas
Inicio
Elabora oficio de
autorizacin de Revisa, firma y
ingreso del Analista sella el oficio.
de Clases Pasivas.
Entrega oficio de
autorizacin al
Analista de Clases
Pasivas. Se presenta a ONSEC
para realizar las
anotaciones en las
tarjetas
correspondientes y
solicita la firma en el
oficio al Jefe de
Archivo de ONSEC.
Entrega oficio de
ingreso debidamente
firmado por el Jefe de
Recibe oficio, anota Archivo de la ONSEC.
en tarjetones y
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 370
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Clases Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Resolver expedientes relacionados con sueldos y prestaciones de las clases pasivas.
Inicia: con la recepcin del expediente.
Finaliza: con el informe de respuesta a quien solicito.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto 119-96, Ley de Contencioso Administrativo.
b) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 371
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Clases Pasivas (1 de 1)
Secretaria de
Analista de Clases Supervisor de Clases Jefe de Departamento
Departamento de Clases Director o Subdirector
Pasivas Pasivas de Clases Pasivas
Pasivas
Inicio
Recibe, ingresa
Analiza
en el sistema de Revisa el
expediente y Revisa, firma y
Expedientes contenido, firma
elabora sella.
Web y clasifica y sella.
respuesta.
expedientes.
Recibe y traslada
para Vo. Bo. de Firma y sella de
Direccin o visto bueno.
Subdireccin.
Recibe, traslada
al Depto. de
Servicios
Administrativos
Internos para
que informe a
quien solicit y
archiva.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 372
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINAS 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Prestaciones Pstumas de Clases Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Autorizacin de pago de ayuda pstuma (gastos funerales) asignaciones pendientes de pago,
prestaciones (Aguinaldo, bonificacin anual, bono navideo) por fallecimiento de pensionados de
Clases Pasivas del Estado.
Inicia: con la presentacin del formulario de solicitud por parte del interesado.
Finaliza: con el informe a la persona interesada del nmero del registro del pago de la ayuda
pstuma.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
b) Decreto No. 63-88 Ley de Clases Pasivas del Estado.
c) Acuerdo Gubernativo No. 1220-88, Reglamento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del
Estado, incorporado con Acuerdo Gubernativo No. 101-2006.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 373
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe formulario de solicitud de ayuda pstuma, Analista de Clases Pasivas
documentos adjuntos al expediente y realiza el anlisis
3. respectivo. Si no procede, elabora y enva telegrama
informando al interesado el motivo del rechazo y actualiza
el sistema de expedientes WEB.
Elabora clculos cuando procede e ingresa registro para Analista de Clases Pasivas
4. pago en nmina adicional de acuerdo a la calendarizacin
de pago.
Realiza el acreditamiento de pago de la nmina adicional Tesorera Nacional
5. en el banco.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 374
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Prestaciones Pstumas de Clases Pasivas (1 de 1)
Tesorera Nacional
Persona Interesada Analista de Clases Pasivas
Inicio
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 375
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINA 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Resolver expedientes relacionados con certificaciones de tiempo de servicio.
Inicia: con la recepcin de expedientes.
Finaliza: con el informe al interesado de la respuesta de su expediente.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto Nmero 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 376
Anlisis y Resolucin de Expedientes de Certificaciones de Tiempo de Servicio (1 de 1)
Secretaria de
Asistente de Supervisor de Jefe de Departamento
Departamento de Clases Director o Subdirector
Certificaciones Certificaciones de Clases Pasivas
Pasivas
Inicio
Analiza expediente
contra la informacin
de sistema de nmina
y elabora proyecto de
respuesta.
Revisa el contenido
del expediente, Revisa el expediente,
firma y sella. firma y sella.
Revisa expediente y
firma de visto
bueno.
Recibe y traslada al
Departamento de
Servicios Administrativos
Internos para que
informe a quien solicit y
archiva copia de recibido.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 377
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINA 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Actas de Supervivencias a travs de la Pgina Web en las Gobernaciones y
Municipalidades del Pas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 378
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Direccin de Tecnologas de la
7. Habilita la Pgina Web de Supervivencias.
Informacin
Se presenta a Gobernaciones Departamentales y Pensionado
8. Municipalidades del Pas con su documento personal de
identificacin -DPI-.
Usuario del Sistema de
Verifica la informacin, graba en la Base de Datos y entrega
Supervivencias en
9. boleta al pensionado que le servir de constancia de haberse
Gobernaciones y
presentado a realizar la declaracin de su supervivencia.
Municipalidades del Pas
Imprimen diariamente Actas Colectivas que contienen las Gobernadores Departamentales
10. declaraciones de supervivencias de pensionados, firman, y Alcaldes Municipales
sellan y envan al Departamento de Clases Pasivas.
Recibe Actas Colectivas de las Gobernaciones Asistente de Clases Pasivas
11. Departamentales y Municipalidades del Pas y traslada al
Supervisor de Clases Pasivas.
Recibe, revisa la informacin de los pensionados contenida en
Actas Colectivas de Supervivencias con informacin de la
12. Pgina Web, las aprueba y automticamente se cargan al Supervisor de Clases Pasivas
Sistema de Nmina de Clases Pasivas y archiva los
documentos.
Vencido el perodo que indica la Ley por la presentacin y
recepcin de Actas de Supervivencias, solicita a la Direccin de
13. Tecnologas de la Informacin va correo electrnico, Supervisor de Clases Pasivas
deshabilitar la Pgina Web de Supervivencias.
Direccin de Tecnologas de la
14. Deshabilita la Pgina Web de Supervivencias. Informacin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 379
Registro y Control de Actas de Supervivencias a travs de la Pgina Web en las Gobernaciones y
Municipalidades del Pas ( 1 de 2)
Gobernadores
Jefe de Departamento de Direccin de Tecnologas
Supervisor de Clases Pasivas Departamentales y Alcaldes
Clases Pasivas de la Informacin
Municipales
INICIO
Enva oficio
solicitando nombres Enva oficio
de personas solicitando nombres
autorizadas para de personas
suscribir actas a travs autorizadas para
de la pgina WEB. suscribir actas a travs
de la pgina WEB.
Solicita habilitacin de la
Pgina Web de
Supervivencias.
Habilita la Pgina
Web de
Supervivencias.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 380
Registro y Control de Actas de Supervivencias a travs de la Pgina Web en las Gobernaciones y
Municipalidades del Pas ( 2 de 2)
Usuario del Sistema de Gobernadores
Direccin de
Supervivencias en Departamentales Asistente de Clases Supervisor de
Pensionado Tecnologas de la
Gobernaciones y y Alcaldes Pasivas Clases Pasivas
Informacin
Municipalidades del Pas Municipales
Se presenta a
Gobernaciones
Departamentales
y
Municipalidades
del Pas con su
documento Verifica la
personal de informacin, graba en
identificacin la Base de Datos y
-DPI-. entrega boleta al
pensionado que le
servir de constancia
de haberse Imprimen
presentado a realizar diariamente
la declaracin de su Actas Revisa la
supervivencia. Colectivas que informacin de
contienen las los pensionados
declaraciones contenida en
de Actas Colectivas
supervivencias de Supervivencias
de con informacin
pensionados, de la Pgina Web,
firman, sellan y las aprueba y
Recibe Actas
envan al automticamente
Colectivas de las
Departamento se cargan al
Gobernaciones
de Clases Sistema de
Departamentales y
Pasivas. Nmina de Clases
Municipalidades del
Pasivas y archiva
Pas.
los documentos.
Vencido el
perodo que
indica la Ley por
la presentacin y
recepcin de
Actas de
Supervivencias,
solicita a la
Direccin de
Tecnologas de la
Informacin va
correo Deshabilita la
electrnico, Pgina Web de
deshabilitar la Supervivencias.
Pgina Web de
Supervivencias.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 381
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINA 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Velar por el cumplimiento de lo establecido en la Ley, relativo al registro y control de las actas de
supervivencias notariales y provenientes del exterior de los pensionados del rgimen de clases
pasivas civiles del Estado.
Inicia: con la planificacin del proceso de supervivencias.
Finaliza: con la deshabilitacin de la Pagina Web de Supervivencias.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 382
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 383
Registro y Control de Actas de Supervivencias Notariales y Provenientes del Exterior (1 de 1)
Jefe de Departamento de
Clases Pasivas y Direccin de Tecnologas de
Supervisor de Clases Facultados por la Ley Asistente de Clases Pasivas Analista de Clases Pasivas
la Informacin
Pasivas
Inicio
Planifica el Proceso
de Supervivencias.
Entregan Actas
de
Supervivencia.
Revisa la
informacin de
las Actas y sella
copia de recibido.
Activa al
pensionado en la
Pgina Web de
Supervivencias.
Emite
diariamente acta
Verifica el contenido
colectiva de
del acta colectiva con
supervivencias
la informacin en la
para su
Pgina Web, aprueba
aprobacin.
y archiva.
Vencido el periodo de
presentacin y
recepcin de Actas de
Supervivencias,
solicita deshabilitar la
Pgina Web. Deshabilita la
Pgina Web de
Supervivencias.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 384
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
CLASES PASIVAS 01 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Suspensin de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperacin de Fondos
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Evitar la autorizacin de pago de pensiones que no corresponden.
Inicia: generacin de reporte mensual de pensionados fallecidos previo a la liquidacin
mensual.
Finaliza: aprobacin de los CUR de reintegro.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
b) Decreto 63-88 Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Convenio de Coordinacin Interinstitucional entre el Minfin y el Renap.
2) Acuerdo Ministerial No. 137-2015 Aprobacin de Convenio Minfin y Renap.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 385
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe certificacin de defuncin del Departamento
Secretaria Departamento de
6. de Servicios Administrativos Internos y traslada al
Clases Pasivas
Analista de Clases Pasivas.
Verifica que los datos personales del pensionado
fallecido registrados en la certificacin de defuncin
coincidan con los del Sistema de Clases Pasivas y
7. Analista de Clases Pasivas
procede al cambio de estado de la pensin, de S
suspendido a M muerte, utilizando como
documento de respaldo la certificacin de defuncin.
Elabora oficio al Banco de Desarrollo Rural -Banrural-
con liquidaciones de reintegro, para debitar de la
8. Analista de Clases Pasivas
cuenta del pensionado la cantidad en concepto de
pensin pagada despus del fallecimiento.
Solicita firma del Jefe del Departamento de Clases
9. Analista de Clases Pasivas
Pasivas y entrega a Secretaria del Departamento.
Elabora conocimiento y traslada oficio al despacho del
Secretaria del Departamento de
10. Director o Subdirector de Contabilidad del Estado
Clases Pasivas
para firma.
Director o Subdirector de
11. Revisa y firma oficio.
Contabilidad del Estado
Elabora conocimiento y traslada oficio firmado a la
12. Asistente de Direccin
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas.
Elabora conocimiento y traslada oficio a la Tesorera Secretaria del Departamento de
13.
Nacional para firma. Clases Pasivas
14. Revisa y firma oficio. Tesorero Nacional
Elabora conocimiento y traslada oficio firmado a la
15. Secretaria de Tesorera Nacional
Secretaria del Departamento de Clases Pasivas.
Enva oficio al banco, con una copia para firma de Secretaria del Departamento de
16.
recibido. Clases Pasivas
Recibe del banco nota de crdito y dbito, traslada al Secretaria del Departamento de
17.
Analista de Clases Pasivas. Clases Pasivas
Verifica el ao del reintegro.
Corresponde a aos anteriores?
Si: traslada al Departamento de Registro Contable de
la Direccin de Contabilidad del Estado, para que
18. Analista de Clases Pasivas
elabore el CUR.
No: ingresa informacin del reintegro en el Sistema
de Clases Pasivas, usando como respaldo la nota de
crdito.
Traslada a Asesora Jurdica, en los casos que no se
devuelvan fondos o sea devolucin parcial, el informe
19. circunstanciado y documentos de soporte para iniciar Analista de Clases Pasivas
proceso de denuncia ante el Ministerio Pblico, para
la recuperacin de los fondos pagados de ms.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 386
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Derivado de gestiones de Asesora Jurdica, se logra el
20. reintegro de los fondos y se informa al Departamento Analista de Clases Pasivas
de Registro Contable.
Realiza el proceso de anlisis, elaboracin y Departamento de Registro
21.
aprobacin del CUR contable. Contable
Ingresa los datos del CUR en el Sistema de Clases
Pasivas por reintegros del ao vigente, lo genera a
22. Analista de Clases Pasivas
nivel solicitado y lo traslada a Supervisor de Clases
Pasivas.
Aprueba solicitud de CUR, imprime, obtiene firma de
23. Analista y del Jefe del Departamento de Clases Pasivas Supervisor de Clases Pasivas
y traslada a Direccin Financiera por medio de oficio.
24. Recibe oficio, CUR fsico y aprueba CUR en Sicoin. Direccin Financiera
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 387
Suspensin de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperacin de Fondos (1 de 3)
Inicio
Genera reporte
mensual de los
pensionados fallecidos
suspendidos de forma
temporal.
Verifica reporte de
pensionados
suspendidos de forma
temporal contra el
Sistema de Clases
Pasivas. Transcurridos 2
meses y los interesados
no se presentan a dar
aviso de la defuncin
del pensionado o para
el cobro de
prestaciones pstumas.
Se obtiene la
certificacin de
defuncin, realiza
clculos y entrega las
boletas de liquidacin
de reintegro en caso
proceda.
Solicita la compra de la
certificacin de
defuncin, en caso no
se logre la presenten
los interesados.
Gestiona ante el Renap
la compra de la
certificacin de
defuncin.
Recibe certificacin de
defuncin de Renap.
Recibe certificacin de
defuncin.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 388
Suspensin de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperacin de Fondos (2 de 3)
Director o
Secretaria Secretaria de
Analista de Clases Subdirector de Asistente de Tesorero
Departamento Tesorera
Pasivas Contabilidad del Direccin Nacional
de Clases Pasivas Nacional
Estado
Elabora oficio a -
Banrural- con
liquidaciones de
reintegro, para debitar
de la cuenta del
pensionado la cantidad
en concepto de pensin
pagada despus del
fallecimiento.
Enva oficio al
banco.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 389
Suspensin de Pago de Pensiones por Fallecimiento y Recuperacin de Fondos (3 de 3)
Verifica el ao del
reintegro.
Corresponde a
aos anteriores?
No Si
Realiza el proceso de
Traslada para anlisis, elaboracin y
Elaboracin de CUR. aprobacin del CUR
contable.
Derivado de gestiones de
Asesora jurdica, reintegran
los fondos.
Aprueba solicitud
Ingresa los datos del CUR en de CUR, imprime,
el Sistema de Clases Pasivas obtiene firma de Recibe oficio, CUR
por reintegros del ao Analista y del Jefe fsico y aprueba CUR
vigente y lo genera a nivel del en Sicoin.
solicitado. Departamento de
Clases Pasivas.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 390
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINA 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Certificaciones de Tiempo de Servicios
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Extender Certificaciones de Tiempo de Servicios del personal que labora en el Gobierno Central
con cargo a los renglones 011, 021 y 022.
Inicia: con la recepcin de las solicitudes de tiempo de servicio.
Finaliza: con la entrega de la certificacin al interesado.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 63-88, Ley de Clases Pasivas del Estado.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 391
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe certificacin, confronta su contenido con el
Sistema de Nmina Web y aprueba en el Sistema de
5. Asistente de Certificaciones
Emisin de Certificaciones, firma, sella y traslada al
Supervisor de Certificaciones.
Recibe Certificacin de Tiempo de Servicios, revisa,
6. firma, sella y traslada por conocimiento a Secretaria del Supervisor de Certificaciones
Departamento de Clases Pasivas.
Recibe certificaciones, revisa, firma conocimiento y las Secretaria del Departamento de
7.
traslada al Jefe del Departamento de Clases Pasivas. Clases Pasivas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 392
Certificaciones de Tiempo de Servicios (1 de 1)
Receptor de Secretaria del Jefe de
Supervisor de Tcnico de Asistente de
Documentos de Departamento de Departamento de
Certificaciones Certificaciones Certificaciones
Tiempo de Servicio Clases Pasivas Clases Pasivas
Inicio
Recibe solicitudes
de tiempo de
servicios y las
ingresa al Sistema
de Emisin de
Certificaciones,
recibe efectivo y
extiende recibo
de pago.
Entrega
Genera
diariamente al Recibe
certificaciones en
Departamento de certificacin,
el Sistema de
Servicios Asigna en el confronta con el
Emisin de
Administrativos Sistema de Sistema de
Certificaciones a
Internos, el Emisin de Nmina Web,
nivel de no
informe detallado Certificaciones las aprueba en el
aprobado con
del efectivo solicitudes a los Sistema de
base a
recibido y los Tcnicos. Emisin de
informacin del
recibos de pago Certificaciones,
Sistema de
extendidos a los firma y sella.
Nmina Web.
solicitantes.
Recibe Recibe
Revisa, firma y certificaciones, certificaciones,
sella. revisa y firma revisa y firma de
conocimiento. visto bueno.
Recibe, genera
Recibe y traslada fotocopias de las
por conocimiento Certificaciones de
las certificaciones Tiempo de
y archiva Servicios firmadas
expedientes. y adjunta al
expediente.
Recibe las
certificaciones
elaboradas y entrega
al interesado.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 393
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NMINA 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
NORMATIVA APLICABLE:
DISPOSICIONES INTERNAS:
Supervisor de Certificaciones
Revisa la solvencia, firma, sella y traslada al Jefe de
4. Departamento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 394
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 395
Solvencias de Pensionados de Clases Pasivas ( 1 de 1)
Jefe de
Receptor de
Supervisor de Asistentes de Departamento Secretaria de Director o
Documentos de
Certificaciones Certificaciones de Clases Departamento Subdirector
Tiempo de Servicio
Pasivas
Inicio
Analiza la
informacin de
sistemas de
Recibe solicitudes nminas de
Recibe
y distribuye a los pensionados del
solicitudes.
Asistentes de Estado y los
Certificaciones. tarjetones de
salarios y elabora
la solvencia.
Revisa la Recibe la
Recibe solvencias Revisa y firma de
solvencia, firma y solvencia, firma y
y prepara Visto Bueno.
sella. sella.
conocimiento.
Recibe la
solvencia.
Recibe solvencias,
traslada a
Receptor de
Documentos de
Tiempo de
Servicio y archiva
expedientes.
Entrega solvencia
a interesado.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 396
8. IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Implementacin del Mdulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria en las
Entidades del Sector Pblico no Financiero
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar la implementacin del Mdulo de Inventario, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria en
las entidades del sector pblico no financiero, a fin de facilitar la consolidacin de los registros de
las transacciones presupuestarias y contables.
Inicia: con la recepcin del requerimiento.
Finaliza: con la notificacin de que se concluye la implementacin del sistema a la entidad.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
b) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto.
d) Acuerdo Ministerial No. 6-2012, uso de la aplicacin del Fondo Rotativo y de Inventario de
Activos Fijos.
e) Acuerdo Ministerial 210-2016, Gastos con Cargo a Fondos Rotativos.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Resolucin Interna No. 02-2014, de la Tesorera Nacional, procedimiento de traslado de
informacin de cuentas monetarias.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 398
Implementacin del Mdulo de Inventarios, Fondo Rotativo y Conciliacin Bancaria en las Entidades del Sector Pblico
no Financiero ( 1 de 1)
Secretaria del Jefe del
Centro de Asesor de
Tcnico Receptor de Departamento de Departamento de
Atencin al Implementacin y
Documentos Implementacin y Implementacin y
Usuario Capacitacin
Capacitacin Capacitacin
Convoca a reunin al
Inicio
personal de la entidad
que labora en las reas
Recibe que intervienen en el
requerimiento proceso de
Recibe de implementacin, para
requerimiento de Implementacin Informa al Asesor dar a conocer el
entidad solicitando siguiendo el Recibe de sistema y recopilar
la implementacin Procedimiento expediente de Implementacin y informacin de los
del Mdulo de de Recepcin, requerimiento Capacitacin sobre procesos internos de la
Inventarios y/o Registro y de el requerimiento entidad.
Fondo Rotativo y/o Distribucin de implementacin. de
Conciliacin expedientes y implementacin.
Bancaria. Correspondencia Elabora el cronograma
que ingresan a la de actividades de cada
Direccin. implementacin.
Da seguimiento al
cumplimiento del
cronograma de
actividades de la
implementacin.
Avance
satisfactorio?
Si
No
Informa de los
inconvenientes.
Elabora oficio
dirigido a la Entidad
en el cual se
comunica que se
suspende la
implementacin.
Informa que se ha
concluido con el
proceso de la
implementacin.
Notifica que se
concluye la
implementacin del
sistema a la
entidad solicitante.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 399
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- en las Entidades
del Sector Pblico no Financiero
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar la implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- en las
entidades del sector pblico no financiero, a fin de facilitar la administracin de los Recursos
Humanos del Estado y la consolidacin de los registros de las transacciones presupuestarias y
contables correspondientes al grupo de gasto 0, Servicios Personales.
Inicia: con el requerimiento de le Entidad.
Finaliza: con la notificacin de que se concluye la implementacin.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
b) Acuerdo Gubernativo CM-396-2002, autoriza a la DCE delegar en las unidades de Recursos
Humanos de los Ministerios, Secretaras y otras Dependencias del Organismo Ejecutivo, la
administracin y liquidacin de la nmina de sueldos.
c) Acuerdo Ministerial 36-2005, mediante el cual se autoriza la aplicacin del Sistema de
Nmina y Registro de Personal, as como su implementacin gradual y progresiva en la
Administracin Central y de uso obligatorio.
d) Decreto 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto, establece el uso obligatorio de los Sistemas
SIAF, para las entidades Descentralizadas, Autnomas y Empresas Publicas.
e) Acuerdo Ministerial Nmero 223-2016 A por medio del cual se aprueban las directrices
para la implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -GUATENMINAS-
en todas las entidades del Sector Pblico no Financiero contenidas en el Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 401
Implementacin del Sistema de Nmina y Registro de Personal -Guatenminas- en las Entidades del Sector
Pblico No Financiero (1 de 1)
Secretaria del
Jefe del Departamento
Centro de Atencin al Tcnico Receptor de Departamento de Asesor de Implementacin
de Implementacin y
Usuario Documentos Implementacin y y Capacitacin
Capacitacin
Capacitacin
Inicio
Recibe
requerimiento de
Convoca a reunin al
Implementacin
Recibe Informa al Asesor personal de la entidad
de Guatenminas- Recibe
requerimiento de de Implementacin que solicita la
siguiendo el expediente de
la entidad y Capacitacin implementacin, para
Procedimiento de requerimiento
solicitando la sobre el dar a conocer el sistema
Recepcin, de
implementacin requerimiento de y recopilar informacin
Registro y implementacin.
de Guatenminas. implementacin. de los procesos
Distribucin de
internos de la entidad.
expedientes y
Correspondencia.
Elabora el cronograma
de actividades de
implementacin.
Da seguimiento al
cumplimiento del
cronograma de
actividades de la
implementacin.
Avance
satisfactorio? Si
No
Informa de los
inconvenientes.
Elabora oficio
dirigido a la
Entidad en el cual
se comunica que
se suspende la
implementacin. Informa que se ha
concluido con el
proceso de la
implementacin
Notifica que se satisfactoriamente.
concluye la
implementacin
del sistema de
Guatenminas a:
Solicitante
Entes rectores
Mesa de Ayuda
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 402
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Implementacin del Sistema Informtico de Gestin-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada
-Sicoin- en las entidades del Sector Pblico no Financiero
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar la implementacin de los sistemas Siges y Sicoin en las entidades del sector pblico no
financiero, a fin de facilitar la consolidacin de los registros de las transacciones presupuestarias y
contables.
Inicia: con el requerimiento de la Entidad.
Finaliza: con la notificacin de que se concluye la implementacin.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
b) Decreto 101-97, Ley Orgnica del Presupuesto.
c) Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto.
d) Acuerdo Gubernativo 217-95, Creacin del Proyecto SIAF-SAG
e) Acuerdo Ministerial No. 40-2005,Creacin de Siges
f) Acuerdo Ministerial No. 291-2012, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el
Sector Pblico de Guatemala
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) No existen disposiciones internas para este procedimiento.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 403
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Asesor en Implementacin y
6.
Elabora el diagnstico de la entidad solicitante. Capacitacin
Elabora el plan de trabajo de implementacin, el cual Asesor en Implementacin y
debe incluir las gestiones que deben realizar la entidad y Capacitacin
7.
las acciones de las Dependencias del Ministerio de
Finanzas Pblicas que intervienen en el proceso.
Convoca a reunin a las autoridades de la entidad que Asesor en Implementacin y
8. solicita la implementacin, para presentar el plan de Capacitacin
trabajo.
Da seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo de
Asesor en Implementacin y
9. implementacin, conforme las gestiones requeridas por
Capacitacin
la entidad solicitante.
Realiza acompaamiento personalizado en las entidades Asesor en Implementacin y
10. solicitantes, para realizar los primeros registros en los Capacitacin
Sistemas.
El avance con el cronograma de implementacin, es
satisfactorio?
Si: se concluye con la implementacin paso 13. Asesor de Implementacin y
11.
No: se informa de los inconvenientes a la Jefatura del Capacitacin
Departamento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 404
Implementacin del Sistema Informtico de Gestin-Siges- y Sistema de Contabilidad Integrada -Sicoin- en las
entidades del Sector Pblico no Financiero (1 de 1)
Secretaria del Jefe del
Centro de Asesor de
Tcnico Receptor de Departamento de Departamento de
Atencin al Implementacin y
Documentos Implementacin y Implementacin y
Usuario Capacitacin
Capacitacin Capacitacin
Contacta al responsable
de la entidad y convoca a
reunin.
Inicio
Recibe
requerimiento de Elabora diagnstico de la
Implementacin del entidad.
Siges y Sicoin en las
entidades del Sector
Recibe requerimiento Informa al Asesor de
Pblico no Recibe expediente Elabora el plan de trabajo
de entidad solicitando Implementacin y
Financiero siguiendo de requerimiento de la implementacin.
la implementacin de Capacitacin sobre el
el Procedimiento de de
los sistemas Siges y requerimiento de
Recepcin, Registro implementacin.
Sicoin. implementacin.
y Distribucin de Convoca a reunin a las
expedientes y autoridades de la
Correspondencia entidad para presentar el
que ingresan a la plan de trabajo.
Direccin.
Da seguimiento al
cumplimiento del plan de
trabajo de la
implementacin.
Realiza acompaamiento
personalizado en las
entidades solicitantes,
para realizar los primeros
registros en los Sistemas.
Avance
satisfactorio?
Si
Elabora oficio dirigido No
a la Entidad en el cual
se comunica que se Informa de los
suspende la inconvenientes
implementacin.
Informa que se ha
concluido con el proceso
de la implementacin
satisfactoriamente.
Notifica que se
concluye la
implementacin de
los sistemas Siges y
Sicoin a la entidad
solicitante.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 405
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Capacitacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera en las Entidades del Sector
Pblico no Financiero
PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Capacitar a funcionarios y personal tcnico del Sector Pblico no Financiero, relacionados al uso del
Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF-, dentro del mbito de competencia de la
Direccin de Contabilidad del Estado, a fin de facilitar el registro de las transacciones
presupuestarias y contables.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 406
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe expediente de requerimiento de capacitacin y Secretaria del Departamento de
3.
traslada a Jefatura. Implementacin y Capacitacin
Informa a Secretaria del Departamento sobre las Jefe del Departamento de
4. capacitaciones autorizadas y le traslada los requerimientos Implementacin y Capacitacin
para que inicie las gestiones correspondientes.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 407
Capacitacin del Sistema Integrado de Administracin Financiera en las Entidades del Sector Pblico no
Financiero (1 de 1)
Secretaria del Jefe del
Centro de Asesor de
Tcnico Receptor de Departamento de Departamento de
Atencin al Implementacin y
Documentos Implementacin y Implementacin y
Usuario Capacitacin
Capacitacin Capacitacin
Inicio
Informa a Secretaria
del Departamento
Recibe requerimiento Recibe expediente de sobre las
Recibe requerimiento
de entidad solicitando requerimiento de capacitaciones
de la capacitacin.
la capacitacin. capacitacin. autorizadas para que
inicie las gestiones
correspondientes.
Realiza programacin de
las capacitaciones
solicitadas.
Semanalmente informa a
los Asesores y Analistas Entrega
de Implementacin y diplomas de
Capacitacin, sobre la participacin, en
capacitacin que debe caso de ser
impartir. requerido.
Entrega listados
Recibe listados y
de asistencia a la
archiva.
Secretaria.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 408
9. INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 409
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Revisa y analiza la informacin, si existen observaciones se
trasladan al Asesor Contable o Analista Presupuestario para
Coordinador del Departamento
5. modificacin; si no tiene observaciones, traslada al
de Asesora Tcnica
Departamento de Administracin de Sistemas para la
incorporacin de comentarios en los cuadros y grficas.
Incorpora comentarios en cuadros y grficas de la ejecucin
Departamento de
6. presupuestaria, agrega cuadros y grficas contables al
Administracin de Sistemas
informe y traslada al Coordinador de Asesora Tcnica.
Revisa la informacin y traslada el proyecto del informe Coordinador del Departamento
7. cuatrimestral al Director. de Asesora Tcnica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 410
Informe Cuatrimestral de la Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado (1 de 1)
Asesor
Departamento de Director o
Presupuestario Coordinador del Departamento Despacho
Administracin de Subdirector de la
Contable / Analista de Asesora Tcnica Ministerial
Sistemas DCE
Presupuestario
INICIO
Genera e imprime
Recibe reportes,
reportes de la
elabora cuadros y Revisa cuadros y grficas.
ejecucin
grficas.
presupuestaria.
Si
A Observaciones?
Elabora
comentarios a la No
informacin
contenida en los
cuadros y grficas
de la ejecucin
presupuestaria.
Revisa y analiza
informacin.
NO Si
Incorpora comentarios Observaciones?
en cuadros y grficas
de la ejecucin
presupuestaria y las A
agrega al informe.
Modifica cuadros o
comentaros segn Analiza observaciones.
corresponda.
Revisa y presenta
Revisa observaciones Informe
Revisa informe y
incorporadas al proyecto Cuatrimestral al
firma oficios.
del informe. Despacho
Ministerial.
Remite al Congreso
de la Repblica y
Contralora General
de Cuentas, el
Informe
Cuatrimestral.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 411
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 412
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Realiza la consolidacin de la Ejecucin Presupuestaria de Asesor Presupuestario
6. Ingresos y Egresos de las instituciones que enviaron la Contable/Analista
informacin completa. Presupuestario
Elabora dos cuadros de resumen denominados:
a. Dependencias del ejecutivo, entidades
descentralizadas y autnomas, empresas pblicas y
municipalidades, consolidacin de ingresos
presupuestarios por clase devengado.
b. Dependencias del ejecutivo, entidades
Asesor Presupuestario
descentralizadas y autnomas, empresas pblicas y
7. Contable/Analista
municipalidades, consolidacin de egresos
Presupuestario
presupuestarios por grupo de gasto devengado.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 413
Consolidacin de la Ejecucin Presupuestaria de Municipalidades, Empresas Pblicas,
Descentralizadas y Autnomas ( 1 de 1)
Secretaria Asesor Presupuestario Departamento de
Tcnico Receptor de
Departamento de Contable/Analista Administracin de
Documentos de la DCE
Asesora Tcnica Presupuestario Sistemas
Inicio
Recibe, verifica y
analiza los
informes de
Recibe Informes ejecucin
de Ejecucin enviados por las
Presupuestaria instituciones.
del ejercicio fiscal
que corresponda
de las Recibe
municipalidades, documentos. Elabora hoja de
empresas clculo con la
pblicas, informacin
entidades enviada por las
descentralizadas instituciones y
y autnomas. clasifica por:
Ingresos por clase
y Egresos por
grupo de gasto.
Elabora resumen
en hoja de Excell.
Realiza
consolidacin de
la ejecucin
presupuestaria de
ingresos y egresos
de las
instituciones.
Incorpora cuadros
consolidados al
Informe Anual de
Elabora cuadros
Ejecucin
de resumen.
Presupuestaria y Cierre
Contable del Ejercicio
Fiscal.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 414
NOMBRE DEL PROCESO O REA AL QUE PERTENECE Versin Pgina:
NORMATIVA APLICABLE:
a) Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
b) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas
Pblicas.
DISPOSICIONES INTERNAS:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 415
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Recibe cuadros, grficas contables y estados financieros del Departamento de
6. Departamento de Anlisis Contable. Administracin de Sistemas
Incorpora comentarios en cuadros y grficas de la ejecucin
presupuestaria, agrega cuadros y grficas contables al informe
Departamento de
7. as como los estados financieros remitidos por el
Administracin de Sistemas
Departamento de Anlisis Contable y traslada al Coordinador
de Asesora Tcnica.
Revisa la informacin y traslada el proyecto del informe anual Coordinador del Departamento
8. al Director o Subdirector. de Asesora Tcnica
Revisa el informe, realiza observaciones y devuelve al
9. Coordinador del Departamento de Asesora Tcnica para su Director o Subdirector DCE
modificacin.
Analiza las observaciones a incorporar al proyecto de informe
Coordinador del Departamento
10. y traslada al Departamento de Administracin de Sistemas de Asesora Tcnica
para realizar los cambios.
Recibe, modifica cuadros o comentarios segn corresponda y
Departamento de
11. devuelve al Coordinador de Departamento de Asesora Administracin de Sistemas
Tcnica.
Recibe, revisa las observaciones incorporadas al proyecto de Coordinador del Departamento
12. informe y traslada al Despacho del Director o Subdirector. de Asesora Tcnica
Revisa y presenta el informe de la Liquidacin y los estados
13. financieros al Despacho Superior de este Ministerio de Director o Subdirector DCE
Finanzas Pblicas.
Revisa, firma oficios y devuelve el informe a la Direccin de Despacho Ministerial de
14. Contabilidad del Estado. Finanzas Pblicas
Remite al Congreso de la Repblica y Contralora General de Direccin de Contabilidad del
15. Cuentas el informe anual. Estado
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 416
Informe Anual de Ejecucin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado ( 1 de 1)
Asesor
Departamento de Coordinador del Director o
Presupuestario Despacho
Administracin de Departamento de Asesora Subdirector de la
Contable / Analista Ministerial
Sistemas Tcnica DCE
Presupuestario
Inicio
Genera e imprime
Recibe reportes,
reportes de la
elabora cuadros y Revisa cuadros y grficas.
ejecucin
grficas.
presupuestaria.
A Si
Observaciones?
Elabora comentarios
a la informacin
No
contenida en los
cuadros y grficas de
la ejecucin
presupuestaria.
Revisa y analiza
informacin.
No Si
Recibe cuadros,
grficas contables y Observaciones?
estados financieros.
A
Incorpora
comentarios a
cuadros y grficas de
Revisa informacin y Revisa el informe y
ejecucin
traslada el proyecto de realiza
presupuestaria,
informe anual. observaciones.
agrega cuadros,
grficas contables y
estados financieros.
Modifica cuadros o
comentaros segn Analiza observaciones.
corresponda. Revisa, presenta
Informe de la
Liquidacin y Estados Revisa, firma
Revisa observaciones
Financieros al oficios y devuelve
incorporadas.
Despacho Superior el informe.
del Ministerio de
Finanzas Pblicas.
Remite al Congreso
de la Repblica y
Contralora General
de Cuentas el
Informe Anual.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Direccin de Contabilidad del Estado Pgina 417