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Agns Renaut

BIEN CRIRE
AU TRAVAIL

Groupe Eyrolles, 2011


ISBN : 978-2-212-54869-3

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AVANT-PROPOS

Lcrit professionnel est, par dfinition, li lactivit et ses fina-


lits. En consquence, cet ouvrage aborde lcrit professionnel par
le prisme de laction et des objectifs viss.
Dans une dmarche qualit de lcrit professionnel, il sagit de
relier la relation crite aux notions fondamentales de la commu-
nication et aux enjeux de lentreprise dans ses changes avec lex-
trieur comme dans son fonctionnement interne. La dmarche ici
propose se base sur une inversion de linterrogation habituelle :
avant de se demander comment crire une lettre (ou une note, ou
une synthse), il faut se poser les questions contextuelles (pour
qui, pour obtenir quoi, dans quelle finalit, avec quel support).
Ensuite seulement intervient la technique de rdaction.
En situation de travail, le rdacteur doit tre ractif, efficace. Il
le sera vritablement grce un savoir et un savoir-faire pour
rpondre sa mission.

Le savoir-faire
de la relation crite
au service de laction.
Groupe Eyrolles

Manuel de rfrence, cet ouvrage apporte un socle intellectuel


qui rend apte apprhender toute situation de communication
crite, interne ou externe. Il favorise une comptence transver-
sale de relation crite , oprationnelle dans divers domaines

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dexpertise. Il invite une hauteur de vue sur la communication


crite, en lien avec les situations de management, de travail en
quipe et avec lenvironnement de lentreprise.
Guide de rdaction, il fournit des outils du bien crire : les
techniques rdactionnelles, les prconisations pour la construc-
tion du message, les consignes pour russir, dans le fond et dans
la forme, un crit professionnel. Il intgre une mthodologie appli-
cable toute situation de rdaction. Il prsente un panorama des
supports actuels de la vie professionnelle, avec leur mode dem-
ploi. Il propose de nombreux conseils et des exemples pour relier
lcrit laction, afin que le message atteigne le rsultat attendu.

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Chapitre IV

LE SAVOIR-FAIRE RDACTIONNEL POUR AGIR

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Les rgles fondamentales

Fort dune rflexion sur le message crire et dune mthode effi-


cace, le rdacteur professionnel est prt se lancer sur la page
blanche ou vers lcran de son ordinateur.
Avec ces atouts, il est en mesure daffronter tout ce qui va, ensuite,
semer de quelques pines ou obstacles le cur de sa mission : la
rdaction.
Tout rdacteur rencontre des difficults, et ce sont souvent les
mmes qui freinent la plume :
les caprices de lorthographe ;
les subtilits de la grammaire ;
les formules piges ;
les contraintes du code typographique
Les rgles sont accessibles ds lors que lon prend le temps de les
tudier et, ensuite, de les vrifier autant que ncessaire.
Outre les rgles qui commandent le fonctionnement des mots
entre eux, certains principes relvent de lorganisation densemble
du texte : la faon de structurer les ides et les paragraphes.
Pour finaliser le texte, reste son habillage : le titrage qui rendra
claire sa structure et facilitera la lecture.
Avec lentranement, la technique devient plus souple et perfor-
mante. Le savoir crire est un muscle qui peut ragir plus vite
lurgence, sadapter au contexte, improviser face limprvu, am-
liorer son esthtique autant que sa force.
Groupe Eyrolles

Le rdacteur mme trs entran sait quil doit entretenir ses qualits,
se remettre parfois en question et toujours vrifier sa performance.
Il naura aucune hsitation consulter un ouvrage de rfrence,
revoir une subtilit de grammaire, reprendre sa phrase
pour lamliorer.

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Bien crire, cest

Structurer le texte pour un argument clair.


Construire les phrases de faon logique.
Matriser la ponctuation.
Veiller lorthographe et la grammaire.
Connatre les basiques du code typographique.

La grammaire du rdacteur professionnel


La grammaire est ltude de lensemble des lments qui consti-
tuent une langue. Elle formalise les rgles de fonctionnement
entre ces divers lments.
Elle est normative car elle fixe un code commun et un usage
durable, pour lappropriation de la langue par le plus grand nombre
de locuteurs.
La grammaire comprend trois domaines dtude :
la phontique, pour les sons du langage ;
la lexicologie, pour la science des mots ;
la syntaxe, pour les rgles concernant la relation entre les l-
ments de la phrase.
Dans le domaine de la lexicologie, on trouve ltude de la morpho-
logie et de la prononciation des mots, lorthographe, ltymologie
(ou origine et histoire des mots), la smantique (ou science de la
signification).
Tous ces domaines se croisent et se compltent, par exemple :
une bizarrerie dorthographe sexplique par lhistoire du mot
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(tymologie) ;
la variation de signification dun mme mot, dun locuteur
lautre, sobserve par une approche smantique ;

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 89

la phontique, la prononciation et la morphologie des mots ont


conjointement un impact sur la perception et la comprhension
dun texte ;
les rgles de grammaire concernent, bien videmment, la syn-
taxe.
Le rdacteur trouvera ici quelques fondamentaux de grammaire,
des consignes pour lusage correct de la langue et des recomman-
dations pour les points de rdaction qui concernent tout particu-
lirement lcrit professionnel.
Pour une connaissance approfondie et matrise, il consultera des
ouvrages de rfrence, o il trouvera lensemble des rgles, des
explications dveloppes, de nombreux exemples et des cas dap-
plication.
Un pro se reconnat sa documentation bien choisie et ses
outils durgence.
CONSEIL
l doit
professionne
i le s ou tils du rdacteur de s ou vrages
Parm ai re (il existe
m
figurer une
gr am sable pour
es s ri eu x) , indispen
synthtiqu u complexe.
phrase un pe
tourner une

La syntaxe ou lart de la phrase


La syntaxe, cest lorganisation de la phrase : lassemblage de ses
diffrents lments (sujet, verbe, complment direct ou indirect,
proposition principale et propositions subordonnes, incises) en
Groupe Eyrolles

crant des liens logiques entre eux, laide darticulations (mots


de liaison) et de la ponctuation.
Lordre logique de la phrase tient compte du mouvement de la
pense, de la chronologie des faits, de leur relation dimportance.

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90 Bien crire au travail

NOTER
ec
i vient du gr
e : du la ti n syntaxis qu
Syntax ent.
e, arrangem n un
taxis : ordr ru ctur er la phrase selo
nc de st foncti ne-
on
Il sagit do des rgles de
re sp ec te ais-
ordre qu i cohrent et
t af in de do nner un sens ph ra se mal
men eur. Une
ent ac ce ssible au lect ns . D es ph ra ses
m fa usser le se
ou iller ou ure et
btie va br er la lect
es vo nt heur ter ou bris
mal reli e.
emble du text
dvaluer lens

La phrase
La phrase contient un sens complet. Elle comporte au moins un
verbe. Elle est dite nominative lorsquelle est sans verbe mais
cette possibilit nest pas recommande dans lcrit professionnel.

La structure de la phrase
La phrase simple, la plus lmentaire, est constitue dun sujet,
dun verbe, dun complment. Elle reprsente lide essentielle
dune action, dun fait : un sujet fait/subit/est/quelque chose. Elle
ne comporte quun seul verbe et peut se complter de propositions
qui dpendent de ce verbe.
La phrase compose comporte plusieurs verbes dont chacun com-
mande une proposition distincte.
La proposition qui sinsre dans la phrase peut tre :
juxtapose : Nous nous sommes runis, le dbat tait hou-
leux ;
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coordonne : Le bureau est ferm et personne nentrera ;


subordonne : Comme nous avons termin, nous pouvons par-
tir .

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 91

Les propositions subordonnes remplissent diffrentes fonctions :


sujet, attribut, apposition, complment dobjet direct ou indirect,
complment circonstanciel, dagent, explicatif ou comparatif

Pour une phrase fluide et aise comprendre


Ladverbe doit tre proche du verbe dont il modifie le sens.

EXEMPLE
crire : Je rponds rapidement votre lettre (et non : Je rponds
votre lettre rapidement ).

Un verbe transitif direct et un verbe transitif indirect (suivi de la


prposition ) ou intransitif (sans complment) ne peuvent pas
se construire ensemble avec le mme complment.

EXEMPLE
On ne peut crire : Prparer et rflchir un projet ( projet ne
peut pas tre le mme complment, donc on crira : Prparer un
projet et y rflchir ).

La phrase interrogative exige linversion verbe-sujet.

EXEMPLE
On crit : tes-vous disponible ? (et non : Vous tes disponible ?
cette forme orale peut tre utilise en langage publicitaire).

Le pronom relatif doit tre le plus prs possible de son antc-


dent.
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EXEMPLE
Pour crire : Le responsable ( ), qui prend la dcision ,
il faut viter une longueur entre le sujet et le pronom relatif qui sy
rapporte.

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Phrases courtes

Principe pour tout texte de type informatif. Mais viter des


noncs trop hachs. Veiller la fluidit.

Phrases simples

Peu dincises, peu de propositions subordonnes.


Une phrase simple peut tre longue : vrifier le reprage
ais du sujet, du verbe, du complment.

Phrases complexes

utiliser pour exposer un point thorique, suivre le cours


de la pense. Ne pas en abuser pour ne pas compromettre
la lecture.
Respecter les rgles de lisibilit.

La phrase du pro

Le rdacteur, pour assurer la comprhension, privilgie la phrase


courte ou comportant le moins possible de subordonnes.
Il dose les phrases complexes ou les phrases trop longues (atten-
tion, une phrase simple peut tre trs longue si elle comporte un
interminable complment dobjet !).
Il utilise des phrases interrogatives dans certains crits (plaquettes
publicitaires, Web) et une formulation interrogative indirecte pour
une lettre ou une note, ou encore un compte rendu ( La Direction
demande sil est possible de ).
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Enfin, il conomise les phrases exclamatives dans la plupart des


crits (dans une lettre : non ; dans lcrit discursif ou publicitaire :
oui sans excs).

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 93

La construction logique de la phrase


Ordre et articulation des propositions subordonnes (dont,
alors que, qui).
Logique denchanement : sujet > verbe > adverbe/place du com-
plment dobjet direct ou indirect.
Utilisation de mots de liaison (articulateurs dopposition, de
consquence, de comparaison, de restriction, dadjonction).
conomie de rptitions, de dtails inutiles, de parenthses.
Utilisation restreinte des formules impersonnelles (il faut, il
convient de, il a t dcid que).
Utilisation pertinente des formes passives (lorsque le sens
lexige).

Les points de veille du rdacteur


Formuler des phrases courtes autant que possible : sujet, verbe,
complment direct.
Introduire au dbut du texte lessentiel du message : le plus impor-
tant au dbut, un dveloppement ensuite, si ncessaire.
Utiliser la ponctuation qui facilite le sens, sans oublier quune
ponctuation peut changer le sens dune phrase.

Quelques astuces
Pour amorcer efficacement une phrase et conduire lintrt du
lecteur, commencer par une incise de temps (Depuis) ou de
lieu (Ici).
Si le verbe a plusieurs complments, ranger le plus long la fin
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de la phrase.
Placer le complment dobjet direct ou indirect la suite du
verbe.

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Placer ladverbe au plus prs du verbe auquel il se rapporte, sur-


tout si un complment dobjet risque de trop len loigner.
Pour mettre un mot en relief, on peut le placer en tte de phrase.

Lanacoluthe est une rupture, une brisure dans la syntaxe,


gnralement lorsque le dbut de la phrase est sans cohrence
grammaticale avec la proposition principale qui suit.

Les phrases faute


Voici les cueils que le rdacteur doit viter absolument :
la phrase maladroite ou incorrecte : chaque passage est-il bien
rattach au reste ? Chaque mot senchane-t-il avec le prcdent ?
les tournures familires : attention aux formulations proches de
loral (est-ce que, que au lieu de dont ), il suffit de refor-
muler en langage soutenu pour que la tournure se modifie ;
les fautes de logique : absence de mots de liaison, lment de
phrase sous-entendu, contradiction entre les mots, dsordre dans
les ides, tourderie (mot illisible, saut, mis pour un autre) ;
la phrase quivoque : elle ne doit pas sinterprter de deux faons
(sujet mal identifi, pronom relatif mal plac, complment ou
adverbe loign du verbe, expression ou mot double sens)

CONSEIL
er
r cur, vrifi
nn a tr e la grammaire pa cu la ti on s
Sans co ses ar ti
bl ag e de la phrase et ne pa s co r-
lassem sencha
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la phrase ne re, la
logiques. Si av ai lle r ou , mieux enco
la re tr
rectement,
simplifier !

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 95

Caressez longuement
votre phrase, elle finira
par sourire.
Anatole France

Les lois de la conjugaison


lorigine tait le verbe Il cre la vie, il induit laction. Cest
pourquoi lattention au verbe et ses modulations est si impor-
tante dans lcrit.
Si, dans lcrit professionnel, on conseille dutiliser de prfrence
des verbes daction , cest parce quainsi on renforce le lien de
sens avec lactivit.

NOTER
ple :
nt, par exem
ve rb es di ts dac tion so ch ir, r us sir,
Les gm enter, fran
au
faire, prod ui re , sont ce rs
nt
ra in dr e, peser Ils i
conduire , co nt les verbes qu
bj et , pa r di stinction avec : p ro uv er ,
sur lo ag e au ressenti
va nt squels pe - u
se rfrent da si re r, craindre, le
r, d es-
croire, esp re naliser un m
re ut ili s s pour person
vent t
.
sage (let tre)

Le verbe
Le verbe est le mot qui exprime laction faite (ou subie) par le
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sujet.
La locution verbale est un groupe de mots qui fait fonction de
verbe : avoir raison, savoir gr, faire savoir

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Les verbes pronominaux sont accompagns des pronoms me, te,


se, nous, vous dsignant le sujet. Ils peuvent tre rflchis (je me
demande, nous nous runissons) ou rciproques (ils se contredi-
sent, se mettent daccord).
Les verbes transitifs expriment une action passant du sujet
une personne ou une chose. Ils sont transitifs :
directs si le complment dobjet est direct : le chef conduit
lquipe ;
indirects si le complment dobjet est indirect : lquipe obit au
chef.
Les verbes intransitifs expriment une ide complte de laction et
ne sont pas suivis de complment dobjet.

Un verbe transitif direct et un verbe transitif indirect


ne peuvent sassocier avec un mme complment dobjet :
cest une faute grammaticale.

EXEMPLE

Prvoir et se prparer la crise : formulation incorrecte (prvoir


la crise se prparer la crise). crire : prvoir la crise et sy pr-
parer.

Lemploi des temps


Le temps des verbes est la forme qui permet de situer laction un
temps prcis par rapport au moment actuel : prsent (temps prsent),
pass (imparfait, pass simple, pass compos), futur (futur simple).
Groupe Eyrolles

Pour situer laction par rapport un autre moment que celui actuel,
on utilise des formes composes : avant le pass (pass antrieur,
plus-que-parfait), aprs le pass (futur du pass, futur antrieur du
pass)

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 97

CONSEIL
nt
ivilgie, auta
cr it pr of es sionnel, on pr : pr s en t,
Dans l simples
e po ss ib le , les formes pl e.
qu tur sim
imparfait, fu
pass simple,

Les temps de lcrit professionnel

Le prsent exprime le prsent, mais aussi un tat ou une


action de caractre permanent ou durable. Il est utilis en
outre pour renforcer limmdiatet, lactualit du message.
Cest le temps privilgi de lcrit professionnel.
Limparfait semploie pour rapporter un tat antrieur, une
situation prcdente, un historique, ventuellement un
contexte pralable au message.
Le pass simple, temps de la narration, est aujourdhui
souvent remplac dans lusage par le pass compos, plus
proche de loral.
Le futur simple traduit un impratif attnu, cest le temps
de la demande, de la consigne, de la formulation dobjectif.

NOTER

IMPRATIF ! t r server la co
nsigne strict
de
e
tif es note
Limpra , dans une
tre badge ) ur des
( Pensez vo e. Il pe ut tre utilis po
em pl tre t ! )
service par ex re s ( Rservez vo
it ai
accroches pu
bl ic ivi dun point
s ag re ss if. Il peut tre su
sil nest pa n.
t dexclamatio
ou dun poin
Groupe Eyrolles

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98 Bien crire au travail

Les accords sans faute


Le verbe saccorde avec son sujet, au singulier ou au pluriel. Lac-
cord se complique souvent lorsquon est confront un participe.
Voici les cas les plus courants, rviser autant quil le faut.

Le participe pass
Il termine le verbe conjugu en temps compos. Il est variable et,
donc, son accord est parfois ardu.
Le participe pass employ sans auxiliaire saccorde avec le nom
ou le pronom.

EXEMPLE
Les courriers distribus, Elle arrivait, presse.

Le participe pass employ avec lauxiliaire tre saccorde avec


le sujet (ou avec lobjet selon les cas) car il est son attribut.

EXEMPLE
Les consignes sont transmises.

La mme rgle sapplique avec les verbes apparents tre :


paratre, sembler, devenir, se montrer, tre considr, tre tenu
pour

EXEMPLE
Les objectifs semblaient tenus.
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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 99

Le participe pass employ avec lauxiliaire avoir saccorde avec


le complment dobjet direct si celui-ci le prcde.

EXEMPLE
La belle priode que nous avons vcue.

Si le complment dobjet direct est plac aprs, le participe pass


avoir reste invariable.

EXEMPLE
Nous avons vcu une belle priode.

Le participe prsent
Il se termine par -ant . Il peut avoir
Une valeur verbale exprimant une action, auquel cas il ne sac-
corde pas.
EXEMPLE
La foule hurlant de joie.

Une valeur dadjectif et, donc, il saccorde au mot quil qualifie.

EXEMPLE
Une foule hurlante.
Groupe Eyrolles

Gare la faute avec le -ant ! On observe souvent une


confusion entre ladjectif et la forme verbale. Il faut se
poser la question : Le mot a-t-il valeur de verbe ou de
qualificatif ? Une astuce : remplacer le mot par un adjectif
au fminin, laccord se rvlera possible ou non.

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100 Bien crire au travail

Pour les verbes personnels pronominaux


Les temps composs sont toujours forms avec lauxiliaire
tre .
Il sagit des verbes non rciproques.

EXEMPLE

Sabsenter, sabstenir, savrer, scrier

Ou de verbes rciproques lorsque le pronom personnel peut tre


considr comme complment dobjet : sentraider, sentraccorder
Dans ces deux cas, le participe pass saccorde avec le sujet.

EXEMPLE

Hier, la rceptionniste sest absente.


Tous les collgues se sont entraids.

Pour les verbes impersonnels


Le participe pass est toujours invariable.

EXEMPLE

La masse de documents quil a fallu.

CONSEIL
ou len-
(Bescherelle)
Groupe Eyrolles

am m ai re
Consulter la
gr naire de
rticip e da ns le Dic tion
cadr Pa
A . Jouette.

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 101

Les piges de lorthographe


Les logiciels de correction orthographique ne dispensent pas
dune relecture. Si lon sy fie trop, cela peut tre humoristique car
ils proposent une correction au plus proche du mot saisi. Rien de
tel que le dico pour vrifier au moindre soupon !

Aux faux amis , aux piges de la langue, aux nologismes,


aux anglicismes et aux fautes de frappe !

Le pense-bte de lorthographe
Les caprices de lorthographe sont issus de lhistoire de la langue et
de son volution dans la graphie des mots. Latin, ancien franais,
mots trangers et transforms, nologismes crs par les nouvelles
technologies, tout concourt nous faire perdre la plume
Rien de tel quun bon dico porte de main ! Les correcteurs ddi-
tion vrifient sans cesse, cest cette manie quon reconnat les
pros .

CONSEIL
s
ts, certaine
c ue ils sont rcurren s re p re r
Certains ant le
pe rs o no us irritent. Aut e t te ou ,
fautes coin de no tr
er da ns un o .
et les imprim rnet pers
ter dans un ca
mieux, les no
Groupe Eyrolles

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102 Bien crire au travail

Quelques graphies faute


/
La graphie apparat linitiale ou entre des consonnes dun
mot : me, blme, grce
La graphie apparat en finale : au-del, celui-l, dj

-ment/-mant
Ladverbe driv dun adjectif se terminant par -ent finira par
-emment : frquent frquemment, prudent prudemment
Sil drive dun adjectif se terminant par -ant , il finira par
-amment : courant couramment, constant constamment

-in/-im
Le prfixe privatif -in prend un m devant les lettres p et
b : ingal, improbable insuffisant, impatient

-p/-pp
Pour savoir si un mot prend un ou deux p , il faut se rfrer
son tymologie : apraxie (a-praxie) apologie (apo-logie) hippo-
potame (hippo-potame)

tt
Les deux t (tt) apparaissent souvent entre deux voyelles ou
avant un e muet : acquittement littral flotte

g/gu
La lettre g peut prcder a, o, u, l, r : gouvernement,
congrs
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Elle vient en finale pour des mots dorigine anglaise : gag, gang
La graphie gu apparat devant les lettres e, , , , i, y : gupe,
guerre

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 103

s/c/
Le son s scrit s linitiale, lintrieur du mot, ou en finale
devant un e muet : absolu, obstacle, bourse
Il scrit c devant les voyelles e, i, y : concert, ceci, cycle
Il scrit devant les voyelles a, o, u : faade, faon

-sion/-ssion/-tion
La finale -sion vient derrire une consonne : expulsion, ver-
sion
La finale -ssion apparat aprs une voyelle : possession, com-
mission, passion
On trouve la finale -tion aprs une voyelle ou une consonne :
nation, aration mention, faction
Sil ny a pas de rgle, on observe :
aprs un l , on aura -sion : mulsion ;
aprs les consonnes p, c et les voyelles o, au , on aura
-tion : notion, caution

-re
Les mots termins en -re sont aussi bien fminins que mascu-
lins : auditoire, laboratoire, territoire
Pour vrifier leur genre, il faut consulter le dictionnaire.

Les pluriels
Le pluriel se forme gnralement en ajoutant un s la fin du
mot.
Groupe Eyrolles

Les mots en -eu et -(e)au ont un pluriel en x la fin : feu,


feux cadeau, cadeaux.
Les noms et adjectifs se terminant par s, x, z ne prennent pas
la marque du pluriel : heureux joyeux

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104 Bien crire au travail

Les mots en -ail ou -al ont un pluriel en -aux : travail,


travaux bail, baux Mais il y a des exceptions : ventail, banal,
carnaval, festival, final
Certains mots ne semploient quau pluriel : agissements, aguets,
confins, pourparlers, dolances, arrhes
Pour vrifier leur genre, il faut consulter le dictionnaire.

Le pluriel des mots composs


Il dpend du sens de chacun des mots. Voici quelques rgles gn-
rales :
seuls le nom et ladjectif prennent la marque du pluriel : rouges-
gorges ;
le verbe ne prend jamais la marque du pluriel : casse-noisettes ;
pour les couleurs composes, pas de pluriel : des pulls rose
ple ;
le mot invariable reste invariable : avant-premires
Il y a des exceptions, comme toujours ! Par exemple : les ayants
droit (autrefois, le participe prsent prenait la marque du plu-
riel).

CONSEIL
r
faut consulte
do ut e su r un pluriel, il ac qu ie rt
En cas de rifie, plus on
re. Plus on v de la
le dictionnai s et le s exceptions
an ce
toutes les nu
ise.
langue frana
Groupe Eyrolles

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 105

Quelques formules faute

En termes de (et non pas : en En termes de fait rfrence une


terme de) terminologie (= avec les mots de). Tou-
jours au pluriel.
Terme dsigne soit un mot, soit plus
gnralement la fin (le terme de).

A pour vocation de (et non Pour llgance du style, viter lallitra-


pas : a vocation ) tion a/ et, pour la correction dex-
pression, viter lellipse.

Ou (et non pas et/ou) Ou suppose que le terme suivant


soit ajout (et) ou en option (ou).
Lusage de et/ou provient de linfor-
matique (structure binaire) et nest pas
correct dun point de vue rdactionnel.

Ou bien, ou bien/soit, soit Ou bien ou bien : pour introduire


deux propositions verbales.
Soit, soit : pour des propositions
non verbales.

Quelque, quelques Quelque (= environ) : adverbe, donc


invariable.
Quelques : adjectif indfini, donc sac-
corde.

Deuxime/second(e) Deuxime : lorsque lnumration va


ou peut aller au-del de deux.
Second(e) : quand lnumration sar-
rte deux.

Nous tions convenus (et non conjuguer avec lauxiliaire tre .


pas : nous avions convenu de)

Par exemple (et non pas : Redondance entre comme et par


comme par exemple) exemple .
Groupe Eyrolles

Outre (et non pas : en outre Par exemple : outre cette raison
de)

Pallier (et non pas : pallier Par exemple : pour pallier cet inconv-
) nient.

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106 Bien crire au travail

Rsoudre (plutt que : solu- Solutionner existe mais ce mot est


tionner) critiqu, ressenti comme administratif,
peu lgant.

Dautant plus que (et non : Formule maladroite.


surtout que)

Je vous saurais gr (et non : je De savoir gr (et non pas tre


vous serais gr) gr ).

Soi-disant (et non : soit-disant) Adjectif invariable. Il ne sapplique qu


ltre humain se disant tel (donc ni
une chose ni quelquun qui contre-
dirait).

Il a acquis la formule (et non : Avec un s , du verbe acqurir . Ne


il a acquit la formule) pas confondre avec acquit , nom de
la famille du verbe acquitter .

Nous avons un diffrend (et Diffrend : contestation. Diffrent :


non : un diffrent) adjectif (un avis diffrent).

Le sens de la ponctuation
La ponctuation, cest le rythme de la phrase. Mais pas seulement !
Sa fonction ne se rduit pas une fluidit respiratoire et il faut
relativiser le prcepte : lisez voix haute votre rdaction et, si vous
navez plus de souffle (comme si tout le monde avait le mme),
mettez une virgule !
Le rythme, comme en musique, est une question de structure.
La ponctuation sert dcouper les diffrents composants de la
phrase et obit des rgles de sens trs strictes.
Une bonne ponctuation :
Groupe Eyrolles

facilite la lecture pour le destinataire ;


maintient son attention et permet de suivre le sens ;
vite les mauvaises interprtations.

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 107

Le sens des signes de ponctuation


Un signe de ponctuation mal plac peut changer le sens de la
phrase.

EXEMPLE

La dlgation ne viendra pas, comme prvu.


La dlgation ne viendra pas, comme il tait prvu (quelle ne
rponde pas linvitation ou quelle sabstienne de venir).
La dlgation ne viendra pas comme prvu.
La dlgation ne viendra pas comme il tait prvu (jour de visite),
mais il est possible quelle vienne selon dautres modalits.
Autre exemple
Venez manger, mes amis.
Il sagit bien dune invitation, interpellant les amis.
Venez manger mes amis.
Linvitation consiste manger les amis, ceux-ci devenant le compl-
ment dobjet direct du verbe manger car sans virgule de spa-
ration.

Dans une phrase, la ponctuation marque :


le rythme ;
le sens.
Le rythme et le sens = la structure de la phrase.
Groupe Eyrolles

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108 Bien crire au travail

Les rgles de ponctuation


Le point .
Il indique la fin dune phrase. Il sert aussi mentionner les abrviations.

Le point dinterrogation ?
Il semploie aprs toute phrase exprimant une interrogation directe.
On ne met pas de point dinterrogation aprs une interrogation indi-
recte.

Le point dexclamation !
Il se met aprs une phrase exclamative, une exclamation ou une inter-
jection.

Le point-virgule ;
Il spare, dans une phrase, les parties dont une au moins est dj subdi-
vise par une virgule.
Il spare des propositions de mme nature qui ont une certaine tendue.
Il est prcd et suivi dune espace inscable.

La virgule ,
Dans une phrase, elle divise des lments semblables non relis entre
eux par des termes de coordination et, ou, ni ou de subordination
parce que . Dans le cas de rptitions utilisant des conjonctions de
coordination, on peut insrer une virgule : Ceci ou cela, ou cela, ou
encore cela
Elle spare tout lment ayant une valeur purement explicative.
Elle isole les mots en apostrophe, ou qui forment un plonasme ou une
rptition.
Dans un groupe de propositions, elle spare plusieurs propositions de
mme nature juxtaposes.
Elle se met aprs un complment circonstanciel plac en tte de phrase,
sauf si le verbe suit immdiatement.
Elle marque lellipse dun verbe ou dun mot exprim prcdemment.

Mais o est donc Ornicar ?


Groupe Eyrolles

Mais ou et donc or ni car Les conjonctions de


coordination, comme leur nom lindique, coordonnent et ne
peuvent pas tre utilises pour sparer les lments de la
phrase. Donc, il ne faut pas mettre de virgule avant. ven-
tuellement, on peut en mettre une aprs si une incise suit !

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 109

Exemples : Il ne fait ni chaud ni froid (et non pas : ni chaud,


ni froid). Elle est courtoise et comptente. Voulez-vous un
rendez-vous cette semaine ou dans un mois ? (et non pas :
cette semaine, ou). Je ferme mon ordinateur car il est
tard. Dans le cas dune incise, la virgule marque le dbut et
la fin de cette incise : jarrte de travailler car, les bureaux
fermant 19 heures, je dois partir.

Le deux-points :
Il semploie pour annoncer une citation, un discours direct, pour intro-
duire une analyse, une explication, une consquence ou la synthse de
ce qui prcde.
Il est suivi et spar dune espace inscable.

Les points de suspension


Ils indiquent que lexpression de la pense reste incomplte.
Pas despace avant les points de suspension.

Les parenthses ()
Elles semploient pour intercaler une indication accessoire dans une phrase.
lintrieur, pas despace entre la parenthse (ouvrante et fermante) et
les mots.
lintrieur dune citation, on utilise les crochets : [].

Les guillemets
Ils semploient pour encadrer une citation, un discours direct, pour
signaler un mot emprunt ou dtourn de son usage courant, ainsi que
pour les titres darticles de journaux.
Il existe deux sortes de guillemets :
la franaise : (doubles chevrons) ;
langlaise : (virgules droites ou retournes).
Il convient, en langue franaise, dutiliser les guillemets la franaise.
Lorsquil y a des guillemets lintrieur de guillemets franais (citation,
par exemple), on utilise les guillemets langlaise. Pour les titres darti-
cles en anglais, on utilise les guillemets langlaise.

Le tiret
Groupe Eyrolles

Il semploie dans un dialogue, pour une numration, en remplacement


des parenthses pour une incise (lincise est alors comprise entre deux
espaces inscables). Ne pas confondre avec le trait dunion qui est plus
court !

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110 Bien crire au travail

Lastrisque *
Lappel de note (1)
Lun et lautre sont utiliss pour renvoyer une note, gnralement en ou
1
caractres plus petits en bas de page.
choisir pour signaler lappel de note, harmoniser dans tout le docu-
ment.

Les rgles typographiques


Lcriture professionnelle intgre ncessairement les rgles du
code typographique, tout particulirement pour les lments
rcurrents dans la communication dentreprise :
lusage des majuscules ;
la graphie des chiffres ;
les formes dabrviations.

Lorigine du code typographique


La typographie, art dassembler les caractres mobiles, est une
technique mise au point vers 1440 par Gutenberg. Au XIXe sicle,
lessor de limprimerie a donn naissance au code typographique,
gnralis au monde de ldition. Lre de llite qui se rservait la
lecture, ou des copistes qui en gardaient le secret, tait rvolue.
La gnralisation des rgles a eu pour finalit de faciliter la lecture
au plus grand nombre de lecteurs. lheure actuelle, cest pour
tre lu dans la masse des crits que lon va suivre des rgles qui ne
vont pas distraire le lecteur de notre texte.
Le code typo est la rfrence qui dcrit les rgles de composi-
Groupe Eyrolles

tion dun texte. En France, il y a le Code typographique de la CGC


(Confdration gnrale des correcteurs) et le Lexique des rgles
typographiques de lImprimerie nationale. Cependant, il existe
plusieurs codes typographiques selon les conventions adoptes

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 111

par un journal ou travers une charte rdactionnelle maison .


Mais, dans les chartes dentreprise, les divergences concernent
essentiellement lusage des majuscules qui ont parfois des valeurs
de culture dentreprise. Un chef doit-il absolument avoir sa majus-
cule ? Le code typo peut y rpondre.

Les majuscules sont


des coups de chapeau
calligraphiques.
Louis Jouvet

Pourquoi le code typo aujourdhui ?


Plus que jamais, dans le raz-de-mare des crits, il importe de
revenir des rgles de base qui ont eu le mrite dtre tudies
pour la lisibilit et seulement dans ce but. Car, si lcrit dentre-
prise, malmen, influenc par la publicit, les mdias, jou faon
sms ou djeuns , respecte trop peu le code typo ou, pire, les
rgles du bien crire , il se voue tout seul sa perte. Il perd de
sa lisibilit et de sa valeur.
En effet, respecter les rgles typographiques, au moins les plus
lmentaires, permet un reprage des mots, des noms, du sens du
message, de lorganisation du texte.
Apprendre quelques rgles et les vrifier en autocorrection prend
quelques minutes qui donneront une dure de vie un iota sup-
rieure un texto.
Groupe Eyrolles

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112 Bien crire au travail

Le code typographique
Les majuscules
On compose avec une capitale :
le mot qui commence une phrase ou une citation complte ;
les patronymes, les prnoms, les surnoms ;
les marques dposes, les titres duvres ;
les noms de peuples, dhabitants de rgions ou de villes (mais le
nom des langues commence par une minuscule) par exemple :
les Anglais, je parle anglais ;
les institutions lorsquelles sont uniques par exemple : lUni-
versit.
Tes cap ou bdc ?

En langage dimprimerie, on dit :


capitales ou cap pour les majuscules ;
bas de casse ou bdc pour les minuscules.
En effet, dans la casse (grande bote divise en casiers
contenant les caractres dimprimerie) du typographe, les
minuscules se situaient en bas, do : bas de casse.

Les sigles
Le code typo prvoit plusieurs manires, choisir sous condition
dappliquer une rgle homogne dans tous les crits dun mme
metteur (organisme, diteur, journal). Ils peuvent scrire tout
en majuscules sans sparation ni points. Si le sigle est prononc
comme un mot ordinaire (on lappelle dans ce cas acronyme ),
il scrit comme un nom propre.
Groupe Eyrolles

EXEMPLE
SNCF, RATP, HEC
Assedic, Unicef, Cedex, Unesco

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 113

Les titres de civilit


Les titres de fonction prennent une majuscule lorsquon sadresse
la personne. Cest la rgle pour les correspondances (lettre,
courriel).

EXEMPLE
Monsieur le Directeur, Monsieur le Ministre, Monsieur le Prsident,
Madame la Directrice (attention, certaines exigent quon les appelle
directeur ; dans ce cas, il faut respecter le souhait)

Les titres de fonction scrivent entirement en minuscules


lorsquon les voque la troisime personne. Lexplication : il ny a
pas quun seul maire ni une seule directrice. Avec quelques excep-
tions : le Premier ministre

EXEMPLE
le maire de la ville, le directeur du service, le prsident du
conseil dadministration et mme : le prsident de la Rpu-
blique !

Les abrviations de mots


Une abrviation qui ne se compose que des premires lettres du
mot se termine par un point (rfrence = rf.).
Une abrviation qui se termine par la dernire lettre du mot ne
comporte pas de point final (boulevard = bd).
Labrviation dun groupe de mots ne comporte aucun point (SVP
ou svp).
Groupe Eyrolles

Etc. comporte toujours un seul point (jamais de points de


suspension ni de virgule ajoute).

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114 Bien crire au travail

Les abrviations des titres de civilit


Les titres de civilit abrgs scrivent obligatoirement comme
suit :
M. pour Monsieur ;
MM. pour Messieurs ;
Mme pour Madame ;
Mmes pour Mesdames ;
Mlle pour Mademoiselle ;
Mlles pour Mesdemoiselles ;
Dr pour Docteur ;
Pr pour Professeur ;
Me pour Matre.

Ne pas confondre M. (Monsieur) avec Mr (abrviation,


en anglais, de Mister) !

Les abrviations des nombres ordinaux


Premier, premiers, premire, premires 1er, 1ers, 1re, 1res
Deuxime, deuximes 2e, 2es
Troisime, troisimes 3e, 3es
Primo, secundo, tertio 1, 2, 3

Les titres et les intertitres


Ils ne comportent jamais de point final. Si le titre est long, on peut
le dcouper avec des virgules mais jamais de point-virgule.
Groupe Eyrolles

Les numrations
Elles sont introduites par deux-points ( : ). Puis chaque item, dont
la premire lettre est en bas de casse, est prcd dun tiret ou

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 115

dune puce et se termine par un point-virgule, le dernier se termi-


nant par un point final.
Si lnumration ncessite une numrotation (car tapes chrono-
logiques par exemple) alors la premire lettre est en capitale et se
termine par un point-virgule, la dernire tape se terminant par
un point final. Attention : pas de point-virgule la fin du terme
numr sil se termine par ! ou ? .
Si lnumration est de second rang ou une simple liste de mots,
on utilise la virgule.

Les nombres et les chiffres


Les nombres scrivent en toutes lettres lorsquils commencent
une phrase, sils sont infrieurs 10 ou sils indiquent une dure
(trois heures, sept ans).
Les nombres en dessous de cent scrivent avec un trait dunion
(vingt-sept).
Ils scrivent en chiffres arabes ds quil sagit dune indication
exacte, de type statistique ou donne chiffre (125 000 abonns).
De plus, les chiffres arabes sont impratifs pour les ges (35 ans).
Pour les montants, on met une espace inscable avant labrviation
de la monnaie (38,72 ).
Pour sparer la dcimale des units, on utilise la virgule (76,47).
Les pourcentages comportent des virgules et non des points
(3,25 %), et toujours une espace inscable entre le chiffre et %.
On ne spare pas les tranches de trois chiffres dans les cas de code
de numrotage (postal, matricule, article de loi).

On ne met jamais de point dans un chiffre entre la fraction


Groupe Eyrolles

des mille et des centaines : 1 320 (et non pas : 1.320).

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116 Bien crire au travail

Les dates
Les dates scrivent en chiffres arabes pour le jour et lanne, en
toutes lettres pour le mois : 21 juillet 2011.
Pour les priodes historiques, on crit : les annes 60, soixante
ou 1960 ; la troisime Rpublique ou la IIIe Rpublique ; le IVe mil-
lnaire (ces derniers exemples sont en chiffres romains et avec
labrviation en exposant)

On crit : la Grande Guerre, la Premire Guerre mondiale,


la Seconde Guerre mondiale, la guerre de Cent ans, la guerre
de Scession, le Second empire, lempire des Indes

Les horaires
Pour indiquer un horaire, les abrviations utilises sont : h pour
lheure (et non H), mn pour les minutes (pas de pluriel). La pr-
sentation exige est : 13 h 20 (et non pas : 13 H 20), en laissant une
espace inscable entre les chiffres et les abrviations.

Les numros de tlphone


Mme si le code typo prvoit ventuellement un point par groupe
de deux chiffres, lusage est dsormais, plus lisible, de laisser un
blanc sans point ni tiret : 00 00 00 00 00.

Les adresses postales


Pour faciliter le tri postal, on crit les adresses sans abrviations,
sans majuscules gnralises et sans ponctuation.
Groupe Eyrolles

Cedex signifie : courrier dentreprise distribution


exceptionnelle. Ne scrit pas tout en majuscules,
seulement le C.

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Le savoir-faire rdactionnel pour agir 117

Le gras ou litalique
Les caractres gras mettent en relief un mot ou une phrase en
particulier. condition de ne pas en abuser.
Litalique est une manire daccentuer le sens dun mot ou dun
groupe de mots (attention : il resserre les caractres et rend moins
lisible un texte long). Il est davantage rserv aux mots trangers,
aux citations.

La ponctuation
Les rgles de ponctuation relvent autant du code typographique
que de la structuration du texte (cf. les rgles de ponctuation,
p. 108 et suivantes).

Les techniques complmentaires

Les rgles strictes applicables tout crit sassocient des techni-


ques complmentaires indispensables pour finaliser le travail du
rdacteur. Le texte doit tre li, habill, structur, lisible . Dans
la masse des crits professionnels, les qualits suivantes font la
diffrence :
Lart de la liaison. La langue prvoit des termes qui permettent
larticulation entre les mots et la bonne relation avec lensemble
des phrases ;
La structure du texte. Les phrases et les paragraphes sont agen-
cs de manire btir une architecture du texte qui soit en
accord avec le dveloppement de la pense et la circulation
Groupe Eyrolles

aise du sens ;
Lhabillage du texte. La structure du texte est rendue visible par
lhabillage (titrage), cest--dire par les lments de repre qui

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Annexe 5

TABLE DES MATIRES

Avant-propos...................................................................... 5
Sommaire ............................................................................ 7
Chapitre I
Lenjeu de lcrit professionnel aujourdhui .................. 9
Lessor de la communication crite........................................ 11
Lre du tout communiquer ............................................... 11
Lcrit professionnel actuel .................................................... 13
La nouvelle valeur conomique de lcrit ............................... 13
La dmarche qualit pour lcrit professionnel ....................... 15
Chapitre II
Le savoir rdactionnel pour rflchir .......................... 17
Lcrit et laction..................................................................... 19
Travailler, cest communiquer ................................................ 19
La relation crite : enjeux, risques, atouts ............................. 20
Les grands axes de la relation crite professionnelle .............. 24
Les diffrents types dcrits professionnels ........................... 28
Lcrit commercial ................................................................. 30
Lcrit publicitaire ................................................................. 31
Lcrit administratif .............................................................. 33
Lcrit journalistique ............................................................. 35
Groupe Eyrolles

Lcrit Web ....................................................................... 37


Lcrit managrial ................................................................. 40
Le sens de lcrit professionnel.............................................. 42
Les trois sens dun message ................................................... 42

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214 Bien crire au travail

Les 3D du message .......................................................... 44


Les basiques de la communication ........................................ 45
Informer, communiquer quelle diffrence ? ......................... 45
Le commun-crire ............................................................ 45
Le dispositif de toute communication .................................... 46
Les fonctions de la communication ........................................ 50
Les terrains daction de la communication ........................... 53
La communication produit ............................................... 53
La communication dite institutionnelle ............................ 53
Limage de lentreprise ........................................................... 53
La communication de positionnement ................................... 54
La communication de crise ................................................... 54
Les cls de la communication ............................................... 55
Les trois mots-cls de la com ............................................ 55
Les deux paramtres intgrer ............................................. 56
Chapitre III
Guide mthodologique de lcrit professionnel ........... 59
crire pro , tape par tape ............................................... 61
Rflchir en crivant erreur ! ............................................. 61
Une mthode pour un bon rapport temps/efficacit ................ 62
Des tapes suivre sans en sauter une !................................. 63
Avant ..................................................................................... 63
1. Stop ! On rflchit ............................................................. 63
2. On prpare la rdaction .................................................... 66
Pendant ................................................................................. 74
On crit ! .............................................................................. 74
Structurer le texte ................................................................. 76
Rdiger................................................................................. 77
Aprs ..................................................................................... 79
Groupe Eyrolles

Le contrle qualit ................................................................ 80


Spcial crit collectif ........................................................ 81
En conclusion........................................................................ 82
La bonne recette de lcrit pro ........................................... 82

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Table des matires 215

Chapitre IV
Le savoir-faire rdactionnel pour agir ......................... 85
Les rgles fondamentales....................................................... 87
La grammaire du rdacteur professionnel.............................. 88
La syntaxe ou lart de la phrase ............................................ 89
Les lois de la conjugaison ..................................................... 95
Les piges de lorthographe ................................................... 101
Le sens de la ponctuation ...................................................... 106
Les rgles typographiques ..................................................... 110
Les techniques complmentaires .......................................... 117
Lart de la liaison .................................................................. 118
La structure du texte ............................................................. 119
Lhabillage du texte ............................................................... 121
La lisibilit ........................................................................... 124
La rcriture ou rewriting ................................................ 126
Les plus de lcrit professionnel ....................................... 129
Largumentation .................................................................... 130
Les mots pour le dire......................................................... 132
Les effets de style .................................................................. 140
Les moins de lcrit professionnel .................................... 144
Pas de jargon, merci !............................................................ 145
Langue de bois, dure comprendre ! ...................................... 146
Peu danglicismes, please ! .................................................... 148
Moins dencombrements, on respire ! ..................................... 149
Pas de longueurs, si possible ! ............................................... 150
Alambiquages, trop alcooliss ! ............................................. 150
Le plonasme, fuir ! ........................................................... 151
Limpersonnel, le passif : limiter ! ....................................... 152
Le clich, trop vu ! ................................................................ 153
Le calembour, parfois lourd ! ................................................. 153
Le strotype, danger ! .......................................................... 154
Groupe Eyrolles

Chapitre V
Les diffrents supports de lcrit professionnel ........... 155
Inventaire des crits professionnels ...................................... 157

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216 Bien crire au travail

La lettre ............................................................................... 158


La note ................................................................................. 161
La note de problmatique ...................................................... 163
La note de synthse............................................................... 165
Le compte rendu ................................................................... 168
Le procs-verbal ................................................................... 171
Le rapport ............................................................................ 173
La convocation ..................................................................... 178
Le courriel............................................................................ 179
Le discours ........................................................................... 182
Le diaporama ....................................................................... 186
Le communiqu de presse ...................................................... 189
Le blog ................................................................................. 192
La newsletter ........................................................................ 195
Annexes
Tableaux synoptiques actions et crits .................... 199
Petit vocabulaire du bien crire ................................. 203
Bibliographie ...................................................................... 209
Index .................................................................................... 211

Achev dimprimer : Jouve, Mayenne


Groupe Eyrolles

N diteur : 4195
N dimprimeur :
Dpt lgal : mars 2011
Imprim en France

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