PROCESO CONTABLE

Es el registro sistemtico de los hechos econmicos de cualquier organizacin

por medio de procedimientos manuales, mecnicos o electrnicos, con el
objetivo de suministrar la informacin contable.

La Estructura de la informacin contable est determinada por las cuentas,

donde quedan registrados los hechos econmicos.

Las Cuentas se clasifican en:

Reales o de Balance: Pueden ser del Activo, Pasivo y Patrimonio.

Cuentas de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental comprenden

los ingresos, gastos y costos en que incurre la entidad contable pblica en
desarrollo de sus funciones de cometido estatal y reflejan el resultado de la
gestin, en cumplimiento de las actividades ordinarias realizadas durante el
perodo contable. Estas cuentas tambin incluyen las partidas extraordinarias.

Cuentas de Orden: Bajo esta denominacin se incluyen los grupos que

representan los hechos o circunstancias de las cuales pueden generarse
derechos que afecten la estructura financiera de la entidad contable pblica.

Etapas del Proceso Contable

1. Identificacin
2. Clasificacin
3. Registro y Ajustes
4. Elaboracin y Presentacin de los Estados Contables.
 5. Anlisis, Interpretacin y Comunicacin de la Informacin.

DOCUMENTOS INTERNOS DEL MUNICIPIO

Son los documentos contables predeterminados por la Alcalda de Ibagu

para registrar sus hechos econmicos, y entre ellos encontramos:

CONCEPTO DEL NOMBRE ABREVIATURA- DEPENDENCIA

HECHO ECONOMICO DOCUMENTO SISTEMA ORIGEN
INFORMACION

Ingresos Comprobante Ingreso CI Tesorera

Egresos rdenes de Pago CE Tesorera

Traslado de fondos Traslados TB Tesorera

Ajustes Generales Ajustes AJ Contabilidad

Reversiones Reversiones AA Contabilidad-

Tesorera

Causacin de Cuentas Comprobantes CP Contabilidad

manuales

SOPORTES CONTABLES

La totalidad de las operaciones realizadas por el ente pblico deben estar

respaldadas en documentos idneos, de tal manera que la informacin
registrada sea susceptible de verificacin y comprobacin exhaustiva o
aleatoria. No podrn registrarse contablemente los hechos econmicos,
financieros y sociales que no se encuentren debidamente soportados.

Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras,

matrculas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, ttulos valores,
comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos
bancarios y conciliaciones bancarias, reportes, entre otros, los cuales
respaldan las diferentes operaciones que realiza el ente pblico.
Los soportes contables deben quedar como soportes de los comprobantes de
contabilidad respectivos y debidamente archivados, cumpliendo la Ley General
de Archivo y ajustados a la Tabla de Retencin Documental adoptada por la
dependencia.

La informacin contable debe ser razonable, por lo tanto todos los registros
contables deben contar con los soportes y documentos idneos del tal forma
que permita la verificacin y comprobacin de la informacin registrada. Por lo
tanto deben contener: Nombre o razn social de la entidad que emite el
documento, nombre, nmero y fecha del comprobante, una descripcin mnima
del concepto y firmas de los responsables del comprobante.

LIBROS DE CONTABILIDAD

En estos libros se registran en forma ordenada y cronolgica las transacciones

y operaciones del ente pblico en valor monetario.

Estos libros constituyen la fuente de la informacin para la elaboracin de los

estados contables, ya que en ellos se registran todos los comprobantes de
contabilidad de la entidad.

Para el manejo de los libros oficiales como son:

El Libro Mayor y Balances: se registran en forma resumida los valores

por cuenta o rubros de las transacciones del perodo respectivo.
Partiendo de los saldos del perodo anterior, se muestran los valores del
movimiento dbito y crdito del perodo respectivo.

Libro Diario Columnario: en este libro se registra todas las operaciones

resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no
superior a un mes.

Forma de llevar los libros: Adems de los medios impresos se acepta como
procedimiento los medios mecanizados o electrnicos, siempre y cuando se
garantice su reproduccin exacta.
En el Ente Pblico se debe suscribir documento por parte del Representante
Legal donde describe la forma de llevar los libros y el nmero de folios de
acuerdo a las disposiciones que sobre la materia expida la Contadura General
de la Nacin. Debe de garantizarse la autenticidad e integridad de los mismos.

En los Libros auxiliares se registraran en forma individual las transacciones

realizadas por el Ente Pblico, los cuales deben estar debidamente soportados
en los comprobantes de contabilidad y los documentos de orden externo o
interno. Para el manejo y conservacin de stos la administracin Municipal ha
determinado conservar estos libros en CD (Medio electrnico), por el volumen
de la informacin procesada durante un mes, siempre y cuando se asegure su
reproduccin exacta.

Correccin de los libros de contabilidad: Cuando se incurre en error u omisin

se debe de salvar con un nuevo asiento contable, permitiendo evidenciar el
error cometido. Cuando se anule un folio deber de sealar sobre los mismos
la fecha y la causa de la anulacin, suscrita por los nombres de los
responsables de la misma.

Registro de los libros: Para que los libros puedan servir de prueba deben ser
registrados previamente a su diligenciamiento. Los libros auxiliares no
requieren ser registrados. Es de resaltar que las autoridades competentes
donde se pueden registrar los libros son: Cmara de Comercio, Ministerios,
Gobernaciones, Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, Consejo
Nacional Electoral, Inspecciones de Trabajo, Alcaldas, entre otros.

ESTADOS FINANCIEROS

El Ente Pblico preparar en forma peridica los Estados Financieros bajo la

responsabilidad de los funcionarios a quienes se les ha asignado dicha
responsabilidad. El objetivo en la preparacin de los Estados Financieros es
poder dar informacin a los usuarios, quienes requieren conocer los resultados
de las operaciones y la situacin econmica del ente pblico.

Los Estados Financieros de Propsito General: Son el Balance General, El

Estado de Resultados (De actividad econmica, financiera, social y ambiental),
Estado de Cambios en el Patrimonio, El Estado de flujos de efectivo.
Los estados financieros se deben preparar y presentar en forma comparativa
con los del perodo inmediatamente anterior.

Los Estados Financieros Certificados: Son los firmados por el

Representante Legal y el Contador Pblico responsable quien los prepar.

Los Estados Financieros Dictaminados. Son aquellos que van acompaados

por la opinin profesional de acuerdo al examen con sujecin a las normas de
auditora generalmente aceptadas del Revisor Fiscal, si lo hubiere.

Notas a los Estados Financieros: Las notas, son parte integral de los Estados
financieros, donde se reflejan las prcticas contables y revelaciones del ente
pblico, las cuales deben identificarse plenamente, lo anterior con el fin de dar
claridad en la lectura de las mismas y en el cruce con los respectivos estados
financieros.

Las notas a los estados contables son de carcter general y especfico.

Notas de Carcter General: Se refieren a las caractersticas, polticas,

prcticas contables de la entidad pblica, as como los aspectos que afectan o
que pueden afectar la informacin contable, de modo que permiten revelar una
visin global de la entidad contable pblica y el proceso contable.

Notas de Carcter Especifico: Tienen relacin con las particularidades sobre el

manejo de la informacin contable, estructura de acuerdo con el Catlogo
General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que
permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las
clases, grupos, cuentas y subcuentas en los siguientes aspectos:

Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras.

Relativas a la evaluacin.
Relativas a los recursos restringidos y relativas a las situaciones
particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas.
Anlisis de la informacin contable: Es la interpretacin de la informacin
financiera, mediante un anlisis a los valores obtenidos, el cual se realizar en
forma Trimestral acorde a la rendicin de la informacin Financiera y Contable
a la Contadura General de la Nacin - (CGN), con el fin de ofrecer a la
administracin elementos de juicio para la toma de decisiones y el
conocimiento pleno de la situacin del ente pblico.

Los indicadores ms conocidos y adoptados por el Municipio son:

Capital de trabajo: Es la diferencia entre el activo corriente y el pasivo

corriente. Constituye los recursos de que dispone un negocio para cancelar su
pasivo a corto plazo y sirve para medir la capacidad de una empresa para
pagar oportunamente sus deudas en un perodo no mayor del ejercicio fiscal.

Capital de trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente

Razn circulante o ndice de liquidez: Significa las veces que el activo

corriente cubre al pasivo corriente, o sea los pesos que hay en el activo
corriente para cubrir el pasivo corriente o deudas a corto plazo.

ndice de Liquidez = Activo Corriente

Pasivo Corriente

Solidez: Est representada por la relacin entre el activo total y el pasivo total
o es la capacidad de pago del ente pblico a corto y largo plazo, para
demostrar su consistencia financiera.

Solidez = Activo Total

 Pasivo Total

Endeudamiento: Esta representado por la relacin entre pasivo total y activo

total

Endeudamiento = Pasivo Total * 100

Activo Total

Otros Indicadores adoptados por el Municipio en forma particular son:

 RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS

Qu tipo de Contribuyente es la Alcalda: De acuerdo al Artculo 22 del E.T.

No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, la
Nacin, los Departamentos y los Municipios, entre otros.
Que Responsabilidades tiene la Alcalda: Por el monto del patrimonio y de los
ingresos manejados, fue clasificado por la DIAN como Gran Contribuyente.

Agente retenedor: Debe de presentar informacin EXOGENA anualmente y

Retencin en la Fuente mensualmente.

POLITICAS CONTABLES

Las Polticas contables son principios especficos, bases, acuerdos, reglas y

procedimientos, adoptados por la entidad en la elaboracin y presentacin de
sus estados financieros. Al momento de contabilizar una transaccin deben
considerarse las polticas contables que se han adoptado con la finalidad de
mostrar informacin razonable.

Polticas Generales: Para la preparacin y presentacin de la informacin

contable, el Municipio de Ibagu registrar y revelar los hechos econmicos
con sujecin a las normas sustantivas y procedimentales del Rgimen de
Contabilidad Pblica, el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad y
adoptar polticas internas de acuerdo con el objeto social del Municipio, para
garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que
produzca informacin razonable y oportuna para las entidades de control y
facilite la toma de decisiones por parte de la Administracin.
Los Grupos que producen insumos para el proceso contable tales como:
Tesorera, Talento Humano, Oficina de Pensiones, Rentas, Secretara de
Trnsito, Almacn, Presupuesto, debern informar a travs de los documentos
soporte idneos las operaciones que ataen a su actividad, para que sean
incorporadas al proceso contable.

Por otra parte, respecto a la informacin que debe suministrar la Secretaria

Jurdica concerniente a las contingencias y la informacin que debe suministrar
Tesorera respecto a los Embargos decretados en las cuentas bancarias, su
registro contable se har atendiendo lo establecido en el captulo V del Manual
de Procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica.

A efectos de contar con el tiempo adecuado para preparar y presentar los

Estados Financieros y dems informacin relacionada con el Proceso de
Gestin Contable, se fija como poltica para el cierre contable, presupuestal y
de tesorera, el siguiente calendario:

Cierre Presupuestal y de Tesorera

El cierre de la vigencia fiscal se llevar a cabo a ms tardar el 31 de enero del

ao siguiente de conformidad con los procedimientos internos establecidos
para tal fin.

Cierre Contable

Se fija el da 31 del mes de enero de cada ao como fecha mxima para

reconocer bienes, derechos, obligaciones, ingresos y gastos que afectan la
presentacin del cierre definitivo de la vigencia fiscal correspondiente.

PRINCIPALES POLITICAS Y PRCTICAS CONTABLES

La informacin contable debe servir de instrumento para que los diferentes

usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y
optimizacin de los recursos pblicos en procura de una gestin pblica
eficiente y transparente, reflejada razonablemente en los estados financieros,
para lo cual se fijan las siguientes polticas:

Poltica sobre depreciacin: Los Activos Depreciables adquiridos por la

Administracin Municipal sern depreciados por el Mtodo de Lnea Recta.

Poltica sobre provisiones: El Municipio realizar mensualmente las

provisiones de las prestaciones sociales de sus servidores pblicos de acuerdo
al procedimiento interno establecido por Talento Humano, excluyendo para ello
la provisin de las Cesantas debido al traslado mensual de la doceava en
forma mensual a la Cuenta del Convenio establecido.

Poltica plazo reporte informacin de Tesorera a Contabilidad: Se

establece los primeros quince das hbiles del mes siguiente al mes que se
est cerrando.

Poltica plazo reporte informacin Jurdica a Contabilidad: Se establece los

primeros quince das hbiles del mes siguiente al mes que se est cerrando.

Poltica plazo reporte informacin de Compras (Almacn) a Contabilidad:

Se establece los veinte primeros das hbiles del mes siguiente al mes que se
est cerrando.
Poltica plazo reporte informacin de Personal o Recursos Humanos a
Contabilidad: Se establece los siguientes plazos de entrega de informacin
as: Provisin de prestaciones sociales los primeros veinte das hbiles del mes
siguiente al corte.

Poltica plazo reporte informacin de Pensiones a Contabilidad: El Reporte

de informacin correspondiente a las cuotas partes pensinales ser remitida
cada dos meses al Grupo de contabilidad dentro de los primeros Dez das del
mes siguiente.

Poltica plazo reporte informacin de Trnsito: La Secretara de Trnsito

deber remitir adems de la Certificacin de Saldos y el Reporte resumido de
Cartera, un CD (Medio Magntico) del detallado generado por el medio
tecnolgico que posee de la Cartera, el cual servir de insumo contable, el cual
se efectuara en forma mensual, los primeros quince das hbiles del mes
siguiente.
Poltica plazo reporte informacin de Rentas: El Grupo de Rentas enviara el
Reporte de la Cartera manejada por ese grupo en forma mensual los primeros
quince das hbiles del mes siguiente.

Poltica reporte de las Prescripciones: El Grupo de Rentas enviara a

Contabilidad la Certificacin de las prescripciones de la Cartera a su cargo
acompaado del Acto Administrativo (Resolucin), de acuerdo al procedimiento
establecido.

Poltica de conservacin de los libros de contabilidad y de los soportes

contables: Los libros de Contabilidad como son Libro Mayor y Balance y el
Libro Diario Columnario ser impresos enumerados y autorizados por el Seor
Alcalde del Municipio, no podrn tener un retraso superior a tres meses para su
debida impresin. Para el manejo de Los libros Auxiliares el Municipio ha
determinado conservar estos libros en CD (Medio electrnico), por el volumen
de la informacin procesada durante un mes, siempre y cuando se asegure su
reproduccin exacta sern guardados en PDF en un CD por cada mes cerrado.
Los soportes contables sern debidamente archivados en cumplimiento a la
Ley General de Archivo.

Polticas para el retiro de bienes en la Entidad: Para el retiro de los bienes

el Municipio ha documentado un procedimiento interno por el Almacn General
en donde se establece el retiro de los bienes y se realizar sujeto a dicho
procedimiento.

Poltica de adquisicin de bienes de menor cuanta: El Municipio para la

adquisicin de bienes de menor cuanta para su estricto cumplimiento adoptara
los actos administrativos emitidos anualmente por la Contadura General de la
Nacin.

Poltica de Periodicidad Comit de Almacn: El Comit de Almacn se

reunir de forma ordinaria el segundo viernes del mes de febrero de cada
vigencia y en forma extraordinaria cuando sea necesario de acuerdo a lo
establecido en el Manual para el Manejo y Control de los Bienes del Municipio.

Poltica plazo del cierre contable: Se fija el da 31 calendario del mes de

enero de cada ao como fecha mxima para reconocer bienes, derechos,
obligaciones, ingresos y gastos que afectan la presentacin del cierre definitivo
de la vigencia fiscal correspondiente.
Poltica sobre el sistema de agregacin de informacin financiera para
Reporte CGN: El Municipio de Ibagu ejecutar en forma trimestral el control
del recibo de informacin de las entidades que se deben agregar como son
Instituciones Educativas, Concejo Municipal, Contralora Municipal y Personera
Municipal, informacin que se recibir en fsico y por correo electrnico.

Poltica de elaboracin de las Conciliaciones Bancarias: La elaboracin de

las Conciliaciones Bancarias del Municipio se realizar de acuerdo al
procedimiento interno establecido en el Grupo de Tesorera, de igual forma el
Grupo de Contabilidad realizar las depuraciones que de acuerdo a su
competencia debe realizar.

Poltica de conciliacin de Operaciones Reciprocas: Se realizar de

acuerdo al procedimiento interno establecido por el Grupo de Contabilidad, en
forma trimestral.

Poltica de toma fsica de inventarios: El Municipio aplicar las actividades

de toma fsicas de bienes para mantener el inventario actualizado de acuerdo a
lo establecido en el Manual para el Manejo y Control de los Bienes del
Municipio, el cual ser informado al Grupo de Contabilidad, mediante copia del
Acta levantada.

Poltica de actualizacin de la propiedad, planta y equipo: El Municipio

realizar la actualizacin de acuerdo al Rgimen de Contabilidad Pblica y con
la frecuencia que all se establezca.

Poltica de depuracin contable permanente y de sostenibilidad de la

calidad de la informacin: El Municipio cuenta con el Comit de
Sostenibilidad Contable el cual debe reunirse por lo menos cuatro veces en el
ao, documentndose este Comit con las Actas de Reuniones.

Poltica manejo Fondo de Caja Menor: El Fondo de Caja Menor deber ser
creado para una vigencia fiscal mediante acto administrativo, debindose
realizar reembolsos al cumplir ms del 70% del total del monto total autorizado

Poltica manejo de Avances: El manejo de los Avances ser registrado en

cumplimiento al Rgimen de la Contabilidad Pblica y deber legalizarse en la
fecha lmite establecida despus de su expedicin y para el cierre de la
vigencia, en el tiempo determinado por la administracin central.
Poltica de Actualizacin de Inversiones: Las Inversiones Patrimoniales en
Entidades no Controladas, sern actualizada como mnimo una vez al ao y de
acuerdo al Rgimen de Contabilidad Pblica.

Poltica de bienes entregados a terceros: Es el valor de bienes muebles e

inmuebles de propiedad de la entidad entregados a tercero mediante
Comodato, los cuales se registrarn de acuerdo al procedimiento interno
establecido por el Almacn General.

Poltica de Proveedores de la Informacin: Todas las dependencias que de

acuerdo a los procedimientos determinados por la Administracin Municipal,
son proveedores de la informacin contable por los insumos que proveen,
debern asegurar que la informacin reportada sea fidedigna, clara y
debidamente soportada, para que le ofrezca confiabilidad a la informacin
contable

Poltica de Conciliacin de saldos Almacn y Contabilidad: Para verificar la

consistencia de los saldos registrados en contabilidad y almacn, se efectuar
Conciliacin de saldos mensual, dejando documento soporte que evidencia la
conciliacin y que corresponden a los Boletines del Almacn y el Cuadro
Control generado por Contabilidad.

Poltica de Conciliacin entre reas asociadas al proceso contable:

Mensualmente se debe realizar una conciliacin con todas las reas que
reportan informacin a contabilidad, dejando como soporte que evidencia la
conciliacin el Cuadro Control generado por Contabilidad y los soportes
allegados de las diferentes reas.

Poltica Cierre de Ejercicio: La Administracin Municipal bajo la

responsabilidad del Grupo de Contabilidad realizar en forma anual el CIERRE
DE EJERCICIO a corte 31 de diciembre, el cual quedar registrado en un mes
TRECE (13), para asegurar que los saldos de las cuentas de Resultados
queden reflejados a 31 de diciembre y que a 1 de enero queden en ceros (0).

Poltica de Copia de Seguridad: El rea de Sistemas realizar diariamente

copia de seguridad de la informacin financiera y su conservacin se har de
tal forma que garantice la reproduccin exacta en caso de ser necesario.
Poltica de Autocontrol: El Grupo de Contabilidad llevar Planillas de
Autocontrol y revisin para el desarrollo de actividades que considere
pertinentes.

Poltica Recibo Informacin para Exgena: La Secretaria de Educacin y la

Secretara Administrativa remitirn anualmente, de acuerdo a las fechas
establecidas por el Grupo de Contabilidad la informacin que de acuerdo a su
competencia sea manejada por ellas respectivamente y que constituye en
insumo para la elaboracin de la Exgena.

PRESENTACION DE INFORMES

Contadura General de la Nacin