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ACQUISITIONDEBIENSETSERVICES

PROCDURESPOURLESUIVI
DESCONTRATS

Aot2013


ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES

PROCDURES POUR LE SUIVI DES CONTRATS


Prambule

Les documents dont il est question dans cette procdure, les modles de contrats et les
diffrents appels doffres sont disponibles sur lintranet ministriel ladresse suivante :
http://www.intrameq/gestion/ress-mat/approvisionnement.php
Les tapes du processus doivent tre effectues selon les principes de la Rgle de gestion
relative la gestion contractuelle du ministre de lducation, du Loisir et du Sport.
Une entente de services entre organismes gouvernementaux ne constitue pas un
contrat au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics, nous navons donc pas
besoin de rdiger de contrat. Lentente de services doit tre signe par le gestionnaire
et un exemplaire est conserv par chacune des parties. Le processus de paiement
seffectue comme celui dune facture ( la demande du gestionnaire, le paiement peut
seffectuer tel celui dun contrat, en faisant une demande dacquisition dans SAGIR).
Le Registre de suivi des contrats de la Commission doit toujours tre utilis pour noter
les dates dmission et de rception des documents changs.
Consigner dans le Registre de correspondance tous les changes avec le fournisseur.
Surtout, ne prendre aucune initiative et attendre les indications du gestionnaire.

Premire tape : Pertinence

1. Sassurer de la pertinence de rdiger un contrat (voir le document intitul Rgle relative


la gestion contractuelle du ministre de lducation, du Loisir et du Sport ou laide-
mmoire de cette rgle)

Deuxime tape : Engagement financier dans le systme SAGIR

1. Le responsable des contrats (RC) labore une demande dacquisition (DA) hors
catalogue partir du module Libre-service acquisition (LSA). Il joint sa demande le
projet de contrat et ses annexes.
2. Le gestionnaire doit approuver la DA hors catalogue partir de son accs SAGIR.
3. Un agent acheteur de la Direction des ressources matrielles (DRM) cre un bon de
commande. Il remet un numro de contrat au RC, lequel doit tre crit dans le pied de
page du document, insr dans le titre du fichier lectronique sauvegard et inscrit au
registre de suivi des contrats.

Prpar par JKMT le 12 aot 2013


Approuv par NB le 13 aot 2013 Page 1
Troisime tape : Vrifications suivant lobtention du numro de contrat

1. Le RC vrifie que le numro de contrat apparat sur toutes les pages et annexes du
contrat et sassure que le numro dengagement est le mme.
2. Le RC vrifie la pagination sur le contrat et les annexes.
3. Le RC vrifie sil y a autant de lignes pour les initiales dans les bas de page quil y a de
signataires la fin du contrat.
4. Le RC regarde attentivement la numrotation des articles, les puces, les lettres, les
chiffres, les espaces inscables et la ponctuation.
5. Le RC vrifie lalignement des marges.
6. Le RC vrifie sil y a toutes les annexes mentionnes au contrat et que leur
numrotation correspond celle indique au contrat.
7. Aprs avoir effectu toutes les vrifications pertinentes, le RC fait imprimer le nombre
de copies requises pour signature (originaux) en fonction du nombre de signataires.
8. En guise de repres pour les signataires, le RC colle des mains jaunes aux endroits
prvus pour les initiales et les signatures requises.

Quatrime tape : Signature du gestionnaire

1. Le RC prpare une lettre de transmission au contractant sous la signature du


gestionnaire afin de transmettre les originaux du contrat au contractant pour obtenir sa
signature. Ne pas oublier dinscrire les pices jointes (p. j.) sur la lettre.
2. Le RC fait approuver et signer la lettre de transmission ainsi que toutes les copies du
contrat par le gestionnaire.
3. Le RC inscrit la date de la signature du gestionnaire au registre de suivi des contrats.

Cinquime tape : Signature du contractant

1. Le RC envoie par Purolator ou Dicom (selon prfrences) les originaux du contrat au


contractant pour obtenir sa signature (ne pas oublier de joindre la lettre de
transmission). Puis, il inscrit la date de lenvoi au registre de suivi des contrats.
2. Le RC doit faire un suivi auprs du contractant sil na pas reu les copies signes
dans les 10 jours ouvrables.

Prpar par JKMT le 12 aot 2013


Approuv par NB le 13 aot 2013 Page 2
3. Le RC inscrit la date de rception de la signature du contractant au registre de suivi
des contrats.
4. Le RC numrise le contrat sign par toutes les parties et lenregistre dans le dossier
lectronique prvu cet effet.
5. Le RC fait imprimer deux copies du contrat sign et les classe dans les dossiers
prvus cet effet, savoir le dossier gnral des contrats et le dossier li au
contrat.

Sixime tape : Paiement et classement

1. Le RC envoie loriginal du contrat la Direction des ressources financires, et, le cas


chant, il indique quil y a une facture payer.
2. Les documents reus, utiliss ou produits (soumissions, appels doffres, tableaux
comparatifs, etc.) pour laborer le contrat ne sont pas envoys la Direction des
ressources financires, mais conservs au Secrtariat de la Commission dans un dossier
prvu cet effet (voir plan de classement).
3. Le RC fait la mise jour du registre de suivi des contrats de la CEST en vrifiant que
toutes les donnes dj inscrites sont justes et y ajoute les donnes manquantes.
4. Le RC maintient constamment jour le Fichier ministriel des contrats et complte les
tableaux au fur et mesure de la signature des contrats (voir le Guide lintention des
units administratives dans le cadre de la mise jour du fichier ministriel des contrats)
5. Le RC dtruit les documents contenant des renseignements personnels des
contractants.
6. Dossier termin.

Addenda

Un addenda doit suivre exactement le mme processus que celui dun contrat.

Prpar par JKMT le 12 aot 2013


Approuv par NB le 13 aot 2013 Page 3

ANNEXES

Aot2013


Gestion contractuelle - Tableau rsum selon les variables

Type de Catgories Montant estim du contrat


(Seuil dappel doffres) Autorisation requise
contractant dacquisition

Pour la Commission, l'autorisation requise est celle


0 $ 24 999,99 $ = Gr gr du Prsident (ou selon la dlgation de signature
Contrat de services 25 000 $ 89 999,99 $ = AO sur invitation en vigueur).
90 000 $ et plus = AO public Sous-ministre

Entreprises Tous les cas prvus par la Loi sur les


0 $ 4 999,99 $ = Gr gr contrats des organismes publics et ses
5 000 $ 24 999,99 $ = AO sur invitation rglements1
Contrat dapprovisionnement
25 000 $ et plus = AO public (achat
mandat DGACQ)

Sous-ministre

Si la personne atteint 49 999 $ pour une


Gr gr
anne et se voit octroyer un contrat pour
Possibilit dappel doffres sur invitation
Personne des mandats similaires lanne suivante
avec un contractant de mme nature
physique
nexploitant pas Contrat de services Tous les cas prvus par la Loi sur les
Le montant cumulatif des contrats ne doit
une entreprise contrats des organismes publics et ses
pas dpasser 49 999 $ par personne
individuelle rglements
physique pour lensemble du Ministre
pour une mme anne financire
Conseil du trsor

Montant gal ou suprieur 50 000 $

Sous-ministre

Tous les cas prvus par la Loi sur les


Gr gr contrats des organismes publics et ses
Organismes Contrat de services Possibilit dappel doffres sur invitation rglements
but non lucratif avec un contractant de mme nature
Conseil du trsor

Montant gal ou suprieur 100 000 $

Organismes
Contrat de services Gr gr Aucune
publics

Version 2011-06-08

1
Tous les cas prvus par la Loi sur les contrats des organismes publics et ses rglements sont numrs la section 2.2.4.2 du Guide administratif en matire de gestion contractuelle
Aide-mmoire - Gestion contractuelle

1. Principes de gestion 1. La transparence dans le processus contractuelle


2. Le traitement intgre et quitable des concurrents (quit)
contractuelle 3. La possibilit pour les concurrents qualifis de participer aux appels doffres du Ministre
(accessibilit)

Contrat de services professionnels et de nature technique


Moins de 25 000 $ = Gr gr
25 000 $ 89 999 $ = Appel doffres sur invitation dau moins 3 fournisseurs
90 000 $ et + = Appel doffres public
2. Seuil dappel doffres
Contrat dapprovisionnement (achat de biens)
Moins de 5 000 $ = Gr gr
5 000 $ 24 999 $ = Appel doffres sur invitation dau moins 3 fournisseurs
25 000 $ et + = Appel doffres public (Achat mandat par la DGACQ)

Lattribution dun contrat une personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle
doit demeurer un rgime contractuel dexception. La mthode de calcul de la rmunration
ainsi quune justification du choix de la personne doit tre jointe au contrat.

3. Contrat avec une Contrat < 50 000 $ :


personne physique Le montant cumulatif ne doit pas dpasser 49 999 $ par personne pour lensemble du Ministre
nexploitant pas une par anne financire. Si la personne atteint ce niveau pour une anne se voit octroyer un contrat
entreprise individuelle pour des mandats similaires lanne suivante, une autorisation de la sous-ministre est requise
avant de procder loctroi.

Contrat 50 000 $ :
Autorisation requise du Conseil du trsor

4. Contrat avec un
Contrat 100 000 $ :
organisme but non
Autorisation requise du Conseil du trsor
lucratif (OBNL)

Un supplment un contrat doit tre accessoire et ne doit pas changer la nature mme du contrat.

Contrat < 100 000 $ : Le montant total du contrat, incluant le supplment, ne doit pas dpasser
5. Supplment un contrat
un seuil dappel doffres tabli ou faire en sorte de se soustraire toute autre obligation.

Contrat 100 000 $ : Autorisation requise de la sous-ministre lorsque le total des dpenses
supplmentaires excde 10 % du montant original.
Lappel doffres sur invitation doit se faire auprs dau moins trois (3) fournisseurs. Le tableau
danalyse des soumissions ainsi que les copies des soumissions doivent tre annexs au contrat
6. Appel doffres sur dapprovisionnement ou de services.
invitation
Lors dun appel doffres sur invitation comportant une valuation de la qualit, le processus doit
tre supervis par un secrtaire de comit de slection de la Direction des ressources matrielles
(DRM).

7. Modalits dvaluation Un minimum de trois (3) critres dvaluation est ncessaire et la pondration maximale pour un
critre dvaluation est de 50 %.
dans le cadre dun appel
doffres Le coefficient dajustement de la qualit est fix 15 %. Lutilisation dune valeur suprieure
15 % doit tre autorise par la sous-ministre, mais cette valeur ne peut excder 30 %.
1

DRM, 8 juin 2011


Aide-mmoire - Gestion contractuelle
8. Autorisation du Les contrats doivent toujours tre autoriss par le gestionnaire responsable avant que la
gestionnaire commande soit faite pour lobtention dun produit ou dun service.

9. Morcellement de contrats Les contrats ne doivent pas tre morcels dans le but dviter le recours aux appels doffres ou de
se soustraire toute autre obligation.

10. Regroupement dachats Lorsquun regroupement dachats a t ngoci par le Centre de services partags du Qubec
(CSPQ) pour les biens ou services dsirs, il doit tre utilis.

11. Distinction entre contrat Lorsquun contrat de services est conclu avec un fournisseur, le gestionnaire a la responsabilit
de services et contrat de de sassurer quil ne sagit pas dun contrat de travail. Le fournisseur doit avoir le libre choix des
travail moyens dexcution du contrat et il nexiste entre lui et le reprsentant de lorganisme aucun lien
de subordination quant son excution.

12. Copie originale signe du Une copie papier signe en version originale de tout contrat doit tre remise la Direction des
contrat ressources matrielles (DRM). La signature du prestataire de services est obligatoire pour tout
contrat de services suprieur 5 000 $.
13. Contrat infrieur
Il nest pas requis de produire un contrat pour toute transaction infrieure 1 000 $ sauf sil
1 000 $ sagit dun contrat avec un individu.

Le mandat ou le devis doit tre dcrit avec la plus grande exactitude possible. Le besoin, les biens
livrables, les rsultats attendus et lchancier sont clairement dfinis de faon permettre au
fournisseur dvaluer adquatement toute la porte du mandat et de soumettre une offre tablie
14. Description du mandat sur une base forfaitaire.

Lorsque les besoins ne peuvent tre dfinis avec suffisamment de prcision, lunit
administrative doit sassurer que lattribution dun contrat sur une base horaire est privilgie et
quune enveloppe maximale de temps ou dhonoraires est convenue entre les parties.

Tout contrat comportant une dpense gale ou suprieure 25 000 $ doit tre conclu avec
15. Attestation de Revenu un fournisseur qui a obtenu une attestation de Revenu Qubec. Le fournisseur doit
transmettre lattestation avec sa soumission suite un appel doffres ou avant la conclusion du
Qubec contrat pour un contrat de gr gr. Lattestation ne doit pas avoir t dlivre plus de 90 jours
avant la date limite de rception des soumissions ou, sil sagit dun contrat de gr gr, plus de
90 jours avant la date dattribution du contrat.
Pour une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle : le salaire
quivalent dans la fonction publique ou dans un organisme du secteur public, major de 20 %
pour tenir compte des avantages sociaux. salaire annuel divis par 1 825 heures multipli par
16. Mthode de calcul des 1,2 . Si cette personne physique est une retraite du secteur public, la rmunration telle
honoraires ou de la qutablie prcdemment est par la suite rduite d'un montant quivalent la moiti de la rente de
rmunration lors dun retraite qu'elle reoit de l'tat. rente de retraite annuelle divise par 1 825 heures divise par
contrat sans appel 2 .
doffres
Pour des services professionnels non rglements : le taux ngoci doit se rapprocher le plus
possible du taux pay pour des services similaires sur le march (entreprise prive, organisations
gouvernementales canadiennes ou nord-amricaines, etc.) ou, en l'absence de similarits, le tarif
en vigueur pour les architectes.
17. Accs des
Lorsque le fournisseur a accs des renseignements personnels, le projet dappel doffres et/ou
renseignements
de contrat doit tre valid par la Direction de laccs linformation et des plaintes (DAIP).
personnels Lunit administrative doit joindre au contrat les formulaires Annexes A, B et C.

DRM, 8 juin 2011


ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES

RSUM DE LA PROCDURE ADMINISTRATIVE SELON LE


MODE DE SOLLICITATION

Contrat conclu de gr gr
Contrat par appel doffres sur invitation (prix uniquement)
Contrat par appel doffres public1
Commande de biens / Demande dexcution
Supplment un contrat de services
Achat mandat par la Direction gnrale des acquisitions (DGACQ)

noter :

9 Les diffrentes tapes du processus doivent tre effectues selon les principes de la Rgle de
gestion relative la gestion contractuelle du Ministre.
9 Les documents types dappel doffres et de contrats sont disponibles sur lintranet ministriel
ladresse suivante : http://www.intrameq/gestion/ress-mat/approvisionnement.php.
9 Lorsque le contractant a accs des renseignements personnels, le document dappel doffres et/ou
le contrat doivent tre valids par la Direction de laccs linformation et des plaintes (DAIP).

Contrat conclu de gr gr
Contrat attribu suite une sollicitation directe avec le fournisseur/prestataire de services

1. Rdaction du contrat par le secteur concern partir des documents types de la Direction des
ressources matrielles (DRM)
2. Engagement financier dans le systme SAGIR
a. laboration dune demande dacquisition (DA) hors catalogue par
lmetteur/rceptionnaire du secteur concern partir du module Libre-service
acquisition (LSA). Lmetteur/rceptionnaire doit joindre la demande le projet de
contrat et ses annexes
b. Approbation lectronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire
c. Cration du bon de commande (BC) par un agent acheteur de la DRM. Lagent acheteur
remet un numro de contrat au secteur concern qui doit tre inscrit sur le contrat
3. Validation du contrat par la DRM
4. Signature du contrat par les parties et remise dune copie originale la DRM
5. Gestion du contrat
a. Rception des biens et services dans le LSA par lmetteur/rceptionnaire pour la mise en
paiement


 



DRM, 8 juin 2011 


Contrat par appel doffres sur invitation (prix uniquement)

Contrat attribu suite un appel la concurrence auprs dau moins trois fournisseurs/prestataires de
services au choix du secteur concern

1. Rdaction du document dappel doffres par le secteur concern partir des documents types de la
DRM
2. Validation du document dappel doffres par la DRM (obligatoire pour tout montant suprieur
25 000 $)
3. Lancement de lappel doffres auprs dau moins trois fournisseurs/prestataires de services au
choix du secteur concern
4. Runion dinformation (facultatif)
5. Rception et ouverture des offres
6. Rdaction du contrat par le secteur concern partir des documents types de la DRM
7. Engagement financier dans le systme SAGIR
a. laboration dune DA hors catalogue par lmetteur/rceptionnaire du secteur concern
partir du module LSA. Lmetteur/rceptionnaire doit joindre la demande le projet de
contrat et ses annexes
b. Approbation lectronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire
c. Cration du BC par un agent acheteur de la DRM. Lagent acheteur remet un numro de
contrat au secteur concern qui doit tre inscrit sur le contrat
8. Validation du contrat par la DRM
9. Signature du contrat par les parties et remise dune copie originale la DRM
10. Gestion du contrat
a. Rception des biens et services dans le LSA par lmetteur/rceptionnaire pour la mise en
paiement

Contrat par appel doffres public

Contrat attribu suite un appel la concurrence sur les marchs publics par lintermdiaire du systme
lectronique dappel doffres (SEAO). Le processus est supervis par le secrtaire du comit de slection
de la DRM.

1. Contacter le responsable des contrats de la DRM


2. Consultation syndicale par lintermdiaire de la Direction des ressources humaines (DRH), au
moins 30 jours avant le lancement de lappel doffres
3. Rdaction du document dappel doffres par le secteur concern partir des documents types de la
DRM
4. Validation du document dappel doffres par la DRM
5. Nomination des membres du comit de slection
6. Lancement de lappel doffres sur les marchs publics par lintermdiaire du SEAO
7. Runion dinformation (facultatif)
6. Rception et ouverture des offres
7. valuation individuelle des offres par les membres du comit de slection
8. Tenue du comit de slection et choix du prestataire de services
9. Rdaction du contrat par le secteur concern partir des documents types de la DRM
10. Engagement financier dans le systme SAGIR
a. laboration dune DA hors catalogue par lmetteur/rceptionnaire du secteur concern
partir du module LSA. Lmetteur/rceptionnaire doit joindre la demande le projet de
contrat et ses annexes
b. Approbation lectronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire

DRM, 8 juin 2011 


c. Cration du BC par un agent acheteur de la DRM. Lagent acheteur remet un numro de
contrat au secteur concern qui doit tre inscrit sur le contrat
11. Validation du contrat par la DRM
12. Signature du contrat par les parties et remise dune copie originale la DRM
13. Gestion du contrat
a. Rception des biens et services dans le LSA par lmetteur/rceptionnaire pour la mise en
paiement

Commande de biens / Demande dexcution

Acquisition de biens et services effectue partir dune entente permanente ngocie par la Direction
gnrale des acquisitions (DGACQ) du Centre de services partags du Qubec (CSPQ)

1. Le secteur doit consulter le portail dapprovisionnement de la DGACQ afin dobtenir les termes et
les modalits de lentente ngocie. Vous pouvez consulter le portail dapprovisionnement
ladresse suivante : http://www.approvisionnement-quebec.gouv.qc.ca/.

Code utilisateur : EDUL1


Mot de passe : EDUL1

2. Engagement financier dans le systme SAGIR


a. laboration dune DA catalogue par lmetteur/rceptionnaire du secteur concern
partir du module LSA
b. Approbation lectronique de la DA catalogue par le gestionnaire
c. Cration automatique du BC par un agent acheteur de la DRM. Le BC est achemin dans
le GIR-Avis de lmetteur/rceptionnaire en format PDF
3. Envoi du BC au fournisseur/prestataire de services
4. Gestion du contrat
a. Rception des biens et services dans le LSA par lmetteur/rceptionnaire pour la mise en
paiement

Supplment un contrat de services


Dpense montaire supplmentaire relie un contrat de services

1. Rdaction du supplment par le secteur concern partir des documents types de la DRM
2. Engagement financier dans le systme SAGIR
a. laboration dune DA hors catalogue par lmetteur/rceptionnaire du secteur concern
partir du module LSA. Lmetteur/rceptionnaire doit joindre la demande le projet de
supplment
b. Approbation lectronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire
c. Ajout du supplment par un agent acheteur de la DRM au BC. Lagent acheteur
confirme lajout du supplment lmetteur/rceptionnaire
3. Validation du supplment par la DRM
4. Signature du supplment par les parties et remise dune copie originale la DRM
5. Gestion du supplment
a. Rception des biens et services dans le LSA par lmetteur/rceptionnaire pour la mise en
paiement

DRM, 8 juin 2011 


Achat mandat par la DGACQ

Acquisition dont la DGACQ est mandate pour effectuer le processus dacquisition pour les ministres et
organismes publics. Cette procdure sapplique au contrat dapprovisionnement et de services
dimpression dont le montant est suprieur 25 000 $.

1. laboration du besoin (devis technique) par le secteur concern


2. Engagement financier dans le systme SAGIR
a. laboration dune DA hors catalogue par lmetteur/rceptionnaire du secteur concern
partir du module LSA. Lmetteur/rceptionnaire doit joindre la demande le devis
technique
b. Approbation lectronique de la DA hors catalogue par le gestionnaire
c. Envoi de la DA par un agent acheteur de la DRM la DGACQ
d. Traitement de la DA par le charg de projet de la DGACQ
e. Cration du BC par un agent acheteur de la DRM et envoi dune confirmation
lmetteur/rceptionnaire du secteur suite la rception du contrat sign de la DGACQ
3. Gestion du contrat
b. Rception des biens et services dans le LSA par lmetteur/rceptionnaire pour la mise en
paiement

DRM, 8 juin 2011 




Rgle de gestion relative la


gestion contractuelle
Ministre de lducation, du Loisir et du Sport

Rdige par la Direction des ressources matrielles


Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

1. Objet
L'octroi de contrats d'approvisionnement et de services professionnels et techniques par le
ministre de l'ducation, du Loisir et du Sport (MELS).

2. Rsultat recherch
La prsente rgle de gestion vise promouvoir les principes de la Loi sur les contrats des
organismes publics :

1. la transparence dans le processus contractuel;


2. le traitement intgre et quitable des concurrents;
3. la possibilit pour les concurrents qualifis de participer aux appels doffres des
organismes publics;
4. la mise en place de procdures efficaces en matire de dveloppement durable et
denvironnement;
5. la mise en uvre de systme dassurance de la qualit;
6. la reddition de comptes fonde sur limputabilit des dirigeants dorganismes publics et
sur la bonne utilisation des fonds publics.

3. Champ d'application
La prsente rgle de gestion sapplique tous les contrats dapprovisionnement et de services
conclus par les units administratives du MELS avec les fournisseurs1 suivants :

Fournisseurs viss par la Loi sur les contrats des organismes publics et de ses rglements :

personne morale de droit priv but lucratif;


socit en nom collectif, en commandite ou en participation;
entreprise individuelle (travailleur autonome);
entreprise dont la majorit des employs sont des personnes handicapes.

Fournisseurs viss par la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats
dapprovisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics :

personne morale de droit priv but non lucratif (OBNL) ;


personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle.

La rgle de gestion ne sapplique pas aux ententes conclues avec un organisme public. Sont
considrs comme des organismes publics : le Conseil excutif, le Conseil du trsor, les
ministres, les organismes gouvernementaux, les organismes municipaux, les organismes
scolaires et les tablissements de sant ou de services sociaux.

Note 1 : Aux fins de la prsente rgle de gestion, le terme fournisseur dsigne un fournisseur de bien
ou un prestataire de services.

Page 2
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

4. Encadrement lgal et administratif


La prsente rgle de gestion est encadre par :

la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) ;


le Rglement sur les contrats dapprovisionnement (RCA) ;
le Rglement sur les contrats de services (RCS) ;
le Rglement sur les contrats de travaux de construction (RCTC) ;
la Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats
dapprovisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics;
la Politique de gestion contractuelle concernant la reddition de comptes des organismes
publics;
la Politique de gestion contractuelle concernant le resserrement de certaines mesures dans
les processus dappel doffres des contrats des organismes publics;
la Politique de gestion contractuelle concernant les frais de dplacement des personnes
engages honoraires;
toutes autres rgles, procdures ou guides relatifs aux contrats apparaissant au Recueil
des politiques de gestion du Conseil du trsor.

5. Dfinitions

Appel doffres public : appel la concurrence entre plusieurs fournisseurs sur les marchs publics
au moyen du systme lectronique d'appel d'offres (SAO).

Appel doffres sur invitation : appel la concurrence auprs dau moins trois fournisseurs choisis
par le secteur concern.

Contrat dapprovisionnement : achat ou location de biens meubles, lesquels peuvent comporter


des frais dinstallation, de fonctionnement ou dentretien de biens.

Contrat de services professionnels : contrat de services relis la conception, la cration, la


recherche, lanalyse ou la rdaction.

Contrat de services de nature technique : contrat de services autre que des services professionnels.

Contrat de travaux de construction : contrat pour lequel lentreprise doit tre titulaire de la licence
requise par la Rgie du btiment du Qubec.

Page 3
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

6. Principes directeurs
6.1 Principes gnraux
Lattribution dun contrat doit tre effectue dans le respect de la Loi sur les contrats des
organismes publics, des rglements et des politiques de gestion en dcoulant, ainsi que de
la prsente rgle de gestion.
Les contrats doivent toujours tre autoriss par le gestionnaire responsable avant que la
commande soit faite pour lobtention dun produit ou dun service.
Les contrats ne doivent pas tre morcels de quelque manire que ce soit (mandat,
dure, etc.) dans le but dviter le recours aux appels doffres ou de se soustraire toute
autre obligation. Le gestionnaire devra fournir une justification la Direction des
ressources matrielles (DRM) lorsque le cumul des contrats attribus un mme
fournisseur et prsentant des similitudes entre eux dpasse les seuils dappel doffres.
Lorsquun regroupement dachats a t ngoci par le Centre de services partags du
Qubec pour les biens ou services dsirs, il doit tre utilis.
Lorsquun contrat de services est conclu avec un fournisseur, le gestionnaire concern a
la responsabilit de sassurer quil ne sagit pas dun contrat de travail. Le fournisseur
sengage fournir un service dfini moyennant rmunration. Le fournisseur doit avoir le
libre choix des moyens dexcution du contrat et il nexiste entre lui et le reprsentant de
lorganisme aucun lien de subordination quant son excution.
Tout document dappel doffres publics et sur invitation dont le montant estim des
travaux est suprieur 25 000 $ doit tre valid par la DRM, et ce, avant le lancement de
lappel doffres.
Une copie papier signe en version originale de tout contrat doit tre remise la DRM.
La signature du fournisseur est obligatoire pour tout contrat de services suprieur
5 000 $.
Il nest pas requis de produire un contrat pour toute transaction infrieure 1 000 $ sauf
sil sagit dun contrat avec un individu.
Les acquisitions de matriels et de logiciels informatiques et bureautiques doivent tre
effectues par la Direction gnrale des technologies de linformation (DGTI) afin
dassurer un suivi adquat de linventaire des quipements informatiques du MELS.

6.2 Principes concernant la description du mandat


Le mandat ou le devis doit tre dcrit avec la plus grande exactitude possible. Le besoin,
les biens livrables, les rsultats attendus et lchancier sont clairement dfinis de faon
permettre au fournisseur dvaluer adquatement toute la porte du mandat et de
soumettre une offre tablie sur une base forfaitaire.
Lorsque les besoins ne peuvent tre dfinis avec suffisamment de prcision, lunit
administrative doit sassurer que lattribution dun contrat sur une base horaire est
privilgie et quune enveloppe maximale de temps ou dhonoraires est convenue entre
les parties.
Afin dassurer un meilleur suivi dans les cas o il est difficile de bien circonscrire la
nature des services requis ou encore, lorsque ces mmes services ne peuvent tre dcrits
avec la meilleure prcision, le contrat devra prvoir les clauses suivantes afin dviter que
sa ralisation ne fasse lobjet de supplments importants :
Lorsque les heures ou les honoraires engags atteignent 80 % de lenveloppe
maximale convenue pour le contrat, le fournisseur doit aviser le Ministre et
linformer du respect ou non de cette enveloppe pour lachvement du contrat;

Page 4
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

Lorsque les heures ou les honoraires engags atteignent 100 % de lenveloppe


maximale convenue pour le contrat, le fournisseur doit suspendre tous les travaux
et en aviser le Ministre dans les plus brefs dlais.

6.3 Principes concernant les modes dattribution des contrats et les seuils
Tout contrat doit tre attribu selon les modes dadjudication et les seuils prsents
lannexe 1 de la prsente rgle de gestion.
Malgr ces seuils, il est toujours souhaitable de procder par appel doffres afin de placer
les fournisseurs en concurrence, bnficier des meilleurs prix possibles et faire preuve
dune plus grande transparence.

6.4 Principes concernant certaines conditions dadmissibilit dun fournisseur


Tout contrat comportant une dpense gale ou suprieure 25 000 $ doit tre conclu
avec un fournisseur qui a obtenu une attestation fiscale de Revenu Qubec.
Le fournisseur doit transmettre lattestation au Ministre avec sa soumission si
ladjudication du contrat se fait suite un appel doffres ou avant la conclusion du contrat
si son attribution se fait de gr gr. Lattestation ne doit pas avoir t dlivre plus de
90 jours avant la date limite de rception des soumissions ou, sil sagit dun contrat de
gr gr, plus de 90 jours avant la date dattribution du contrat.
Tout fournisseur dsirant faire affaire avec le gouvernement doit possder au Qubec ou
dans un des territoires viss par les accords intergouvernementaux applicables, un
tablissement o il exerce ses activits de faon permanente, clairement identifi son
nom et accessible durant les heures normales de bureau.

6.5 Principes concernant la mthode de calcul des honoraires ou de la rmunration


Lors de lattribution dun contrat sans appel doffres, il est souhaitable que la
rmunration sur une base horaire pour des services professionnels non rglements, ou
la rmunration dune personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle,
soit tablie de la faon dcrite ci-dessous :
o Pour une personne physique n'exploitant pas une entreprise individuelle : le
salaire quivalent dans la fonction publique ou dans un organisme du secteur public,
major de 20 % pour tenir compte des avantages sociaux, selon la mthode de calcul
suivante : salaire annuel divis par 1 825 heures multipli par 1,2.

Si cette personne physique est une retraite du secteur public, la rmunration


telle qutablie prcdemment est par la suite rduite d'un montant quivalent la
moiti de la rente de retraite qu'elle reoit de l'tat, selon la mthode de calcul
suivante : rente de retraite annuelle divise par 1 825 heures divise par 2.

o Pour des services professionnels non rglements : le taux ngoci doit se


rapprocher le plus possible du taux pay pour des services similaires sur le march
(entreprise prive, organisations gouvernementales canadiennes ou nord-
amricaines, etc.) ou, en l'absence de similarits, le tarif en vigueur pour les
architectes.

Page 5
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

6.6 Principes concernant les modalits dvaluation dans le cadre dun appel doffres
Lorsquune valuation de la qualit est requise dans le cadre dun appel doffres, un
minimum de trois critres dvaluation est ncessaire et la pondration maximale pour un
critre dvaluation est de 50 %.
Lorsquun appel doffres exige une valuation qualit/prix, le coefficient dajustement de
la qualit est fix 15 %. Lutilisation dune valeur suprieure 15 % doit tre autorise
par la sous-ministre, mais cette valeur ne peut excder 30 %.

6.7 Principes concernant les dpenses supplmentaires


Un supplment un contrat de services doit tre considr comme tant un accessoire et
ne doit pas changer la nature mme du contrat. Le gestionnaire doit fournir la DRM
le montant du supplment, la raison du supplment et une autorisation selon le plan de
dlgation.
Le montant total du contrat, incluant le supplment, ne doit pas dpasser un seuil dappel
doffres tabli lannexe 1 ou faire en sorte de se soustraire toute autre obligation.
Dans le cas dun contrat comportant une dpense suprieure au seuil dappel doffres
public, lautorisation de la sous-ministre est requise lorsque le total des dpenses
supplmentaires excde 10 % du montant original.

6.8 Principes concernant les contrats par appel doffres sur invitation
Lappel doffres sur invitation doit se faire auprs dau moins trois fournisseurs. Le
mode de rponse des soumissions peut tre une tlcopie ou un envoi postal.
Lorsquil y a appel doffres sur invitation, le Tableau danalyse des soumissions ainsi que
les copies des soumissions doivent tre annexs la version originale signe du contrat
dapprovisionnement ou de services qui est transmise la DRM pour classement.
La copie de la soumission doit inclure les informations suivantes : le nom du fournisseur,
le numro de dossier, le prix soumis et la date de rception de la soumission.
Lors dun appel doffres sur invitation comportant une valuation de la qualit, les
modalits de fonctionnement des comits de slection prvues la Politique de gestion
contractuelle concernant la conclusion des contrats dapprovisionnement, de services et
de travaux de construction des organismes publics doivent tre appliques. La prsence
dun membre externe au MELS nest cependant pas obligatoire.

6.9 Principes concernant les contrats conclus avec une personne physique nexploitant
pas une entreprise individuelle
Une personne physique est considre comme nexploitant pas une entreprise
individuelle si elle ne runit pas lensemble des conditions numres lannexe 2.
Lattribution dun contrat une personne physique nexploitant pas une entreprise
individuelle doit demeurer un rgime contractuel dexception. Le montant cumulatif
des contrats ne doit pas dpasser 49 999 $ par personne physique pour lensemble du
Ministre pour une mme anne financire. Si la personne qui atteint ce niveau pour une
anne se voit octroyer un contrat pour des mandats similaires lanne suivante, une
autorisation de la sous-ministre est requise avant de procder loctroi.
Lautorisation du Conseil du trsor est requise lors de lattribution dun contrat une
personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle dont le montant est gal
ou suprieur 50 000 $.

Page 6
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

Lors de lattribution dun contrat une personne physique nexploitant pas une entreprise
individuelle, le gestionnaire doit joindre au contrat la mthode de calcul de la
rmunration ainsi quune justification du choix de la personne physique.

6.10 Principes concernant les contrats conclus avec un retrait de la fonction publique
Avant dadjuger un contrat un retrait en affaires ou un retrait reprsent par une
entreprise, les gestionnaires doivent sassurer que ce retrait ne sera pas plac dans une
situation o il y aura conflit entre son intrt personnel et les responsabilits lies au
contrat. Le Ministre recommande un dlai de deux ans, suivant la date de fin demploi,
sil y a risque de conflit dintrts.
Pour les contrats avec un retrait non en affaire, les principes des contrats conclus avec
une personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle au point 6.9
sappliquent.
Le Ministre ne peut octroyer de contrats des prretraits pour cause de double
rmunration.

6.11 Principes concernant les contrats conclus avec une personne morale de droit priv
but non lucratif (OBNL)
Lorsquun OBNL est le seul apte rpondre au besoin, le contrat peut lui tre attribu de
gr gr.
Lorsque plusieurs OBNL peuvent rpondre au besoin, il est souhaitable de procder par
appel doffres sur invitation auprs de ces organismes.
Lorsque les activits dun OBNL sont en concurrence avec celles de fournisseurs, le
Ministre doit procder une analyse du secteur vis en identifiant le bassin potentiel
dentreprises prives en concurrence avec cet organisme, la nature des services offerts par
chacun et limportance que reprsentent les contrats de lorganisme public et du
gouvernement pour assurer la viabilit de ces entreprises.
Selon le rsultat de cette analyse, le nombre de contrats attribus sans appel doffres cet
OBNL devrait respecter un quilibre raisonnable dans la rpartition et la valeur des
contrats octroys par le Ministre aux entreprises prives et aux OBNL.
Lautorisation du Conseil du trsor est requise lors de lattribution dun contrat un
OBNL dont le montant est gal ou suprieur 100 000 $.

6.12 Principes concernant laccs des renseignements personnels


Pour les mandats dont lexcution ncessite laccs des renseignements personnels, le
gestionnaire doit respecter les formalits suivantes :
1. Avant la diffusion dun document dappel doffres ou avant la signature de tout
contrat ou de tout mandat, un avis de conformit doit tre obtenu de la Direction
de laccs linformation et des plaintes (DAIP).
2. Pour obtenir lavis de conformit, le projet de contrat ou de mandat doit remplir
certaines conditions : contenir les clauses de protection des renseignements
personnels, tre accompagn des annexes qui y sont prvues ainsi que de la
demande dinscription au Registre des renseignements personnels en format
lectronique.
3. Avant son excution, une copie du contrat ou du mandat conclu doit tre
transmise la DAIP.

Page 7
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

4. Sur demande, il est important dtre en mesure de fournir la DAIP une copie
des annexes Engagement la confidentialit et, au terme du contrat, une
copie du formulaire Attestation de disposition des renseignements personnels .

6.13 Principe concernant la scurit de linformation et lutilisation du courriel, des


collecticiels et des services dInternet par le fournisseur
Tout document dappel doffres ou tout contrat octroy de gr gr visant obtenir des
services professionnels doit comporter, en plus des conditions gnrales usuelles, une
condition gnrale complmentaire mentionnant que le fournisseur sengage respecter
la Politique de scurit de linformation et les rgles de conduite nonces dans la Rgle
de gestion ministrielle sur lutilisation du courriel, des collecticiels et des services
dInternet.

7. Rle et responsabilits des intervenants

7.1 Gestionnaires :

Sassurer que la dmarche doctroi de contrats quils appliquent au sein de leurs units
administratives respecte la Loi sur les contrats des organismes publics, les rglements et
les politiques de gestion en dcoulant, ainsi que la prsente rgle de gestion ;
tre en mesure de rendre comptes de la dmarche doctroi de contrats quils appliquent et
des contrats quils attribuent;
Autoriser les contrats et les modifications aux contrats pour lesquels leur approbation est
requise.

7.2 Direction des ressources matrielles :

Sassurer de la conformit des contrats en vertu de la Loi sur les contrats des organismes
publics, des rglements et politiques en dcoulant, et de la prsente rgle de gestion;
Agir comme conseiller et formateur pour les units administratives en matire de gestion
contractuelle;
Assumer le rle de secrtaire de comit de slection;
Grer le processus dattribution des contrats par appel doffres public ainsi que les
contrats par appel doffres sur invitation prvoyant une valuation de la qualit;
Assurer la publication, lintrieur du SEAO, des renseignements requis en vertu de la
Loi et des rglements ;
Prparer les dclarations annuelles au Conseil du trsor requises en vertu de la Loi sur les
contrats des organismes publics, des rglements et des politiques en dcoulant;
Compiler et tenir jour linformation concernant tous les contrats conclus par le
Ministre;
Conserver une copie originale de tous les contrats octroys par le MELS;
Assurer la reddition de comptes auprs de la sous-ministre.

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Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

7.3 Direction de laccs linformation et des plaintes :

Conseiller et soutenir les gestionnaires afin dassurer le respect des obligations et des
responsabilits dcoulant de la Loi sur laccs aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre A-2.1).
Sassurer de la conformit des contrats en vertu de la Loi sur laccs aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q.,
chapitre A-2.1);
Sassurer que les communications de renseignements personnels font lobjet dune
inscription au Registre des renseignements personnels ;
Sassurer que chacun des prestataires de services avec lesquels le Ministre transige
sengage respecter les rgles de conduite nonces dans la Politique de scurit de
linformation.

7.4 Direction gnrale des technologies de linformation :

Mettre en place des mesures visant sassurer que chacun des prestataires de services
avec lesquels le Ministre transige sengage respecter les rgles de conduite nonces
dans la Rgle de gestion ministrielle sur lutilisation du courriel, des collecticiels et des
services dInternet.

7.5 Sous-ministre :

Approuver les principes, les rles et les responsabilits des intervenants du MELS en
matire de gestion contractuelle;
Autoriser les situations pour lesquelles son approbation est requise en vertu de la Loi sur
les contrats des organismes publics, des rglements et des politiques de gestion en
dcoulant, ainsi que de la prsente rgle de gestion;
Dclarer annuellement au Conseil du trsor les informations requises en vertu de la Loi
sur les contrats des organismes publics, des rglements et des politiques en dcoulant.

8. Processus
Les units administratives doivent sassurer du respect du Guide administratif en matire de
gestion contractuelle selon le mode dattribution des contrats.

9. Reddition de comptes
Dans les cas de non-conformit la Loi sur les contrats des organismes publics, aux rglements et
aux politiques en dcoulant, ou la prsente rgle de gestion, la DRM transmet un avis au
gestionnaire concern linformant des raisons pour lesquelles le document est considr comme
non conforme. Lorsque la situation ne peut tre corrige, lavis est compil dans un rapport sur le
suivi de la gestion des contrats qui est transmis trimestriellement la sous-ministre.
Un rapport faisant tat des contrats de services professionnels entre 15 000 $ et 24 999 $ attribus
sans appel doffres et par appel doffres sur invitation est galement transmis la sous-ministre
trimestriellement.

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Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

10. Entre en vigueur


La prsente rgle entre en vigueur la date de son approbation par la sous-ministre de
l'ducation, du Loisir et du Sport.
Approbation : La sous-ministre et les membres du BSM

Date : 8 juin 2011

Rvision : La Direction des ressources matrielles

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Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

Annexe 1

Seuil dappel doffres

Contrat dapprovisionnement

Montant du contrat Mode dadjudication

Moins de 5 000 $ Gr gr

Appel doffres sur invitation auprs dau


5 000 $ 24 999 $
moins trois (3) fournisseurs

Appel doffres public (achat mandat par la


25 000 $ et plus1
DGACQ)

Contrat de services et travaux de construction

Montant du contrat Mode dadjudication


Moins de 25 000 $ Gr gr

Appel doffres sur invitation auprs dau


25 000 $ 89 999 $
moins trois (3) fournisseurs

90 000 $ et plus Appel doffres public

1
Inclus les services dimpression

Page 11
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle

Annexe 2

Personne physique nexploitant pas une entreprise individuelle

Une personne physique est considre exploiter une entreprise individuelle si elle dispose
entirement du pouvoir de dcider de son fonctionnement et si son activit runit les conditions
suivantes :

1 elle sinscrit dans le cadre dun plan daffaires, mme non crit, qui reflte les objectifs
conomiques de lentreprise et en fonction duquel elle est organise;

2 elle comporte un certain degr dorganisation matrielle, laquelle na pas besoin dtre
importante mais qui traduit bien la volont de la personne davoir recours des biens ou le
recours dautres personnes dans la poursuite dune fin particulire;

3 elle implique une volont de continuit dans le temps, cest--dire la rptition dactes,
excluant ainsi la ralisation dactes occasionnels ou isols;

4 elle est dordre conomique, cest--dire quelle consiste en la fourniture de services


caractre commercial (telle une activit commerciale traditionnelle, artisanale ou agricole)
ou civil (tel lexercice dune profession librale ou autre), ce qui exclut ainsi lactivit
exerce des fins sociales, charitables ou bnvoles;

5 elle implique lexistence dautres intervenants conomiques rceptifs aux services offerts
par lentreprise, gnralement dfinis comme une clientle, un achalandage ou un march,
et la prsence dune valeur conomique ou dun bnfice directement attribuable aux
efforts de la personne physique.

Une personne physique dont lactivit ne runit pas lensemble de ces conditions est considre
comme une personne physique qui nexploite pas une entreprise individuelle.

Page 12
Guide l'intention des units administratives

Dans le cadre de la mise jour du fichier ministriel des contrats en vue de ltude de
crdits annuelle

TITRE

Une description d'un maximum de 30 mots tant un reflet de l'objet du contrat. Cette
description doit dbuter par un verbe daction. Si des abrviations sont inscrites, elles
doivent tre clates et places entre parenthses. Ex : Ministre du Dveloppement
conomique, de l'Innovation et de l'Exportation (MDEIE).

DESCRIPTION SOMMAIRE

Prcisions et dtails permettant une meilleure comprhension de l'objet du contrat.

RAISON DU CHOIX DU PRESTATAIRE DE SERVICES (FOURNISSEUR)

Objectif : Connatre la raison pour laquelle un contrat a t attribu ce prestataire de


services (fournisseur) plutt qu' un autre.

EXEMPLES :

Le prestataire de services (fournisseur) a remport l'appel d'offres


Prcisez sous quel critre (ex : meilleur rsultat au niveau du prix seulement, meilleur
rsultat au niveau de la qualit et du prix, seul prestataire de services (fournisseur)
ayant soumis une offre conforme)

Expertise particulire ou unique de ce prestataire de services (fournisseur)


Prcisez de quel type d'expertise il s'agit (ex : connaissance d'un domaine particulier,
droits d'auteur, licences, garanties, etc.)

Disponibilit du prestataire de services (fournisseur)


Prcisez de quel type de disponibilit il s'agit (ex : seul prestataire de services
(fournisseur) en mesure d'offrir le service dans les dlais prvus)

Proximit du prestataire de services (fournisseur)


Prcisez (ex : seul prestataire de services (fournisseur) en mesure de se dplacer dans
la rgion concerne, seul prestataire de services (fournisseur) se situant dans des
limites gographiques acceptables, etc.)

Direction des ressources financires 1


Aot 2010
Guide l'intention des units administratives

Dans le cadre de la mise jour du fichier ministriel des contrats en vue de ltude de
crdits annuelle

RAISON D'TRE ALL L'EXTERNE

Objectif : Connatre la raison pour laquelle un contrat a t attribu l'externe plutt qu'
un employ du MDEIE.

EXEMPLES:

Manque de ressources
Prcisez (ex : des ressources suffisantes n'taient pas disponibles pour la ralisation du
mandat, etc)

Manque d'expertise
Prcisez (ex : les ressources internes n'taient pas en mesure de rpondre la
spcificit du mandat)

PRESTATAIRE DE SERVICES (FOURNISSEUR) ANTRIEURS

Objectif : Savoir si un contrat portant le mme objet a dj t octroy antrieurement


et, si oui, connatre le nom du prestataire de services (fournisseur) qui a ralis le
mandat ce moment. (Veuillez noter que ce prestataire de services (fournisseur) peut
tre le mme)).

Par exemple, les contrats rcurrents sont souvent touchs par cette situation.

RSULTAT (OU LE BIEN LIVRABLE)

Objectif : Connatre le rsultat (ou le bien livrable) du contrat en lien avec son objet, de
mme que les bnfices qu'en a retir le MDEIE.

EXEMPLES :

Objet du contrat Rsultat (bien livrable)


Offrir une formation () Formation offerte le XXXX-XX-XX + bnfices
Produire des statistiques () Veille informationnelle + bnfices
Raliser une tude () Rapport prsent le XXXX-XX-XX + bnfices

Direction des ressources financires 2


Aot 2010
Ministre de lducation, du Loisir et du Sport
Direction des ressources matrielles

1
Informer les rpondants contractuels sur la
rglementation contractuelle
gouvernementale

Informer les rpondants contractuels sur les


diffrents principes de la Rgle de gestion
ministrielle relative la gestion contractuelle

Ressources disponibles au Ministre pour la


gestion contractuelle

2
1. Cadre normatif
2. Principes de la Rgle de gestion
contractuelle du Ministre
3. Reddition de comptes
4. Formulaires et outils

3
1. Cadre normatif

4
5
Loi sur les contrats des organismes
publics

Trois rglements (M/O et rseaux)


Approvisionnement, Services, Travaux de
construction

Politique de gestion du Politique de gestion du


rseau de la sant Politique de gestion des M/O rseau de lducation

Directives internes (Rgle de


gestion)

6
Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP)
Trois (3) rglements
Rglement sur les contrats dapprovisionnement (RCA)
Rglement sur les contrats de services (RCS)
Rglements sur les travaux de construction (RCTC)
Politiques de gestion contractuelle
Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des
contrats dapprovisionnement, de services et de travaux de
construction des organismes publics
Politique de gestion contractuelle concernant le resserrement de
certaines mesures dans le processus dappel doffres des contrats
des organismes publics
Politique de gestion contractuelle concernant la reddition de
comptes
Recueil des politiques de gestion du Conseil du Trsor
Rgle de gestion relative la gestion contractuelle du
Ministre

7
Les ministres et organismes du
gouvernement
Les commissions scolaires, les collges
denseignement gnral et professionnel et
les tablissements universitaires
Les agences de la sant et des services
sociaux

8
Contrat dapprovisionnement
Achat ou location de biens meubles, lesquels peuvent
comporter des frais dinstallation, de fonctionnement
ou dentretien de biens.
Exemples : matriel informatique, fournitures de bureau,
vtements, etc.

Contrat de travaux de construction


Contrat pour lequel lentreprise doit tre titulaire de
la licence requise par la Rgie du btiment du
Qubec.
Ex.: Travaux de plomberie, dlectricit, etc.

9
Contrat de services
Contrat de services professionnels
Contrat de services relis la conception, la cration,
la recherche, lanalyse ou la rdaction.
Exemples : service-conseil en gestion, service de
formation, service de traduction, etc.

Contrat de services de nature technique


Contrat de services autres que des services
professionnels. Il sagit gnralement de travaux
dexcution ou dapplication de normes
prdtermines.
Exemples : service de nettoyage, service dimpression,
soutien administratif, etc.
10
Fournisseur / Prestataire de services /
Entrepreneur*
Personne morale de droit priv but lucratif;
Socit en nom collectif, en commandite ou en
participation;
Entreprise individuelle (travailleur autonome)
Entreprise dont la majorit des employs sont des
personnes handicapes

* Termes utiliss afin didentifier les contractants assujettis la Loi sur les
contrats des organismes publics.

11
Personne physique nexploitant pas une entreprise
individuelle
Ce type de contractant est une personne
physique qui nest pas en affaires. La dfinition
est donne lannexe 2 de la rgle de gestion.

Organisme but non lucratif (OBNL)


Ce type de contractant est une personne morale
exerant des activits sans but lucratif dans les
domaines suivants : culturel, social,
philanthropique, national, patriotique, religieux,
charitable, scientifique, artistique, professionnel,
athltique, sportif, ducatif ou autres.

12
Organismes publics
Sont des organismes publics : le gouvernement,
le Conseil excutif, le Conseil du trsor, les
ministres, les organismes gouvernementaux, les
organismes municipaux, les organismes scolaires
et les tablissements de sant ou de services
sociaux .

13
Gr gr
Sollicitation directe avec le fournisseur.

Appel doffres sur invitation


Appel la concurrence auprs dau moins trois
fournisseurs choisis par le secteur concern.

Appel doffres public


Appel la concurrence entre plusieurs fournisseurs
sur les marchs publics au moyen du SAO
(Systme lectronique dappel doffres).

14
2. lments de la Rgle de gestion
contractuelle du Ministre

15
Principes de gestion contractuelle
Seuil dappel doffres
Contrat avec une personne physique
nexploitant pas une entreprise individuelle
Contrat avec un organisme but non lucratif
(OBNL)
Supplment un contrat
Appel doffres sur invitation
Modalits dvaluation dans le cadre dun
appel doffres

16
Autorisation du gestionnaire
Morcellement de contrats
Regroupement dachats
Distinction entre contrat de services et
contrat de travail
Copie originale signe du contrat
Contrat infrieur 1000 $
Description du mandat

17
Attestation de Revenu Qubec
Mthode de calcul des honoraires ou de la
rmunration lors dun contrat sans appel
doffres
Accs des renseignements personnels

18
3. Reddition de comptes

19
Rapports au Conseil du trsor
Les situations o une autorisation du dirigeant de lorganisme
(sous-ministre) est requise;
Les contrats dont la dpense est infrieure 25 000 $.
Publication des renseignements au SAO
La liste des contrats incluant une dpense suprieure
25 000 $, et ce, peu importe le mode dattribution.
Rapport la sous-ministre
Les cas de non-conformit contractuelle et la liste des contrats
de services professionnels sans appel doffres entre 15 000 $ et
24 999 $ trimestriellement.
Demandes des journalistes
Les demandes sont achemines via la Direction de laccs
linformation et des plaintes (DAIP).

20
4. Formulaires et outils

21
Document type:
Appel doffres
Contrat de services
Tableau danalyse des soumissions
Supplment au contrat de services
Annexe 3 Personne physique nexploitant pas une
entreprise individuelle

Les formulaires sont disponibles sur lintranet :


http://www.intrameq/gestion/ress-
mat/approvisionnement.php

22
Guide pratique pour lattribution dun contrat
dapprovisionnement et de services
Procdure administrative selon le mode de
sollicitation
Aide-mmoire gestion contractuelle
Rgle de gestion relative la gestion
contractuelle

Les outils sont disponibles sur lintranet:


http://www.intrameq/gestion/ress-
mat/approvisionnement.php

23
MERCI!!!

24