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Processus et ERP

La mise en uvre dun ERP

Jean-Franois Bourdeau

Processus et ERP
Janvier 2011 1
Sommaire

1 Les processus : principaux concepts

2 Les ERP : principaux concepts et march

3 Le BPR et les ERP

4 La mise en uvre dun ERP

5 La conduite du changement

6 Les mtiers lis aux ERP

Processus et ERP
Janvier 2011
La mise en uvre dun ERP

3 principales phases
Contenu des 3 phases
Lien entre les phases 1 (Cadrage et tude des besoins) et 2 (consultation)
Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cadrage
Pr tude march des progiciels
Etude des besoins Objectifs
Etude des besoins processus
Cahier des charges
Cahier des charges - quelles questions ?
Cahier des charges - grille dvaluation
Runions dtude des besoins
Cahier des charges Niveau de lecture
Cahier des charges fonctionnel
Cahier des charges technique
Cahier des charges technique Interfaces
Cahier des charges projet
Cahier des charges fonctionnel- Recommandations
Cahier des charges - Pourquoi dcrire lexistant ?
Comment budgter un projet ERP ? paramtres prendre en compte

Processus et ERP
Janvier 2011
3
La mise en uvre dun ERP
Phase 2 Consultation
Quels sont les choix raliser ?
Processus et soumissionnaires
Grille d valuation des offres
Analyse et comparaison des offres
Dossier de choix
Contractualisation
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Prsentation de la mthode ASAP
Description des cinq phases de la mthode ASAP
Les principaux livrables mthode ASAP
Phase prparation
Phase conception ( blue print )
Gestion des carts fonctionnels ( gap analysis )
Phase ralisation
Phase prparation la production
Phase mise en production
Pilotage du projet
Organisation du projet
Les instances de pilotage
Risques projet : causes dcueil
Matrise des cots
Statistiques sur checs projets ERP
Processus et ERP Facteurs cls de succs dun projet ERP
Janvier 2011
4
3 principales phases
Contenu des 3 phases

Un projet ERP se droule en 3 phases successives


Un cadrage et une tude des Une consultation pour : Un projet de ralisation et
besoins pour : Slectionner la solution ; de mise en uvre pour :
Dfinir clairement et formuler les Slectionner les partenaires Mettre en uvre les volutions
objectifs du projet ncessaires pour les projets de organisationnelles et humaines
Estimer le budget du projet ralisation ; (Organisation, processus,
analyser les processus mtiers Contractualiser les accords ; activits et comptences)
existants ( as is ), dterminer Organiser et cadrer les projets raliser la solution technique
celui ou ceux qui sont impacts de ralisation et de mise en (infrastructure, Applicatifs,
par le projet uvre ;
tlcom)
Dfinir les processus cibles ( to Lancer les projets de ralisation dvelopper les services
be ) et de mise en uvre connexes ;
Dfinir les fonctionnalits tester, recetter, valider par un
attendus selon les processus pilote puis dployer.
Organiser et cadrer la
consultation
Lancer les projets de la phase 2. Cadrage
Rencontre des diffrents
Cadrage
Cadrage fournisseurs qui
Conception
Estimation budgtaire prsenteront leur
Ralisation
Expression des besoins rponse selon le cahier
Test, recette
Cadrage de la phase 2 des charges
Pilote et dploiement
Lancement de la phase 2 Choix des fournisseurs

Cadrage Projets de ralisation


Etude des besoins Consultation et mise en uvre

Ingnierie du changement
Dossier de cadrage / budget Documents de Solution technique
Cahier des charges fonctionnel consultation Solution oprationnelle
Cahier des charges technique Dossier de choix Solution valide par le pilote
Cahier des charges projet Notification Solution dploye

Processus et ERP
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3 principales phases
Lien entre les phases 1 (Cadrage et tude des besoins) et 2
(consultation)

Cadrage Projets de ralisation


Etude des besoins Consultation et mise en uvre

Liste progiciels
couvrant le domaine
Acteurs du march
consulter
Etat de lart

Objectifs
Primtre
Pr tude
Contraintes majeures
march des Ou, le cas chant, dun
Organisation du projet
progiciels couple progiciel /
Etude macroscopique des intgrateur
processus Pr tude
march des
progiciels

Cadrage Etude des


besoins Consultation Choix du progiciel

Grille dvaluation
de progiciel prdfinie

Cahier des charges Offres Dossier de choix

Grille de cotation des


Grille dvaluation offres
progiciels
Processus et ERP personnalise
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cadrage

Dfinir les objectifs du projet


Objectifs stratgiques avant tout
Associer des indicateurs de russite mesurables chaque objectif (taux de retour
client)
Ces indicateurs devront survivre la phase dinitialisation : ils seront par la suite
prsents dans le cahier des charges, et mesurs priodiquement aprs la mise en
uvre du systme.
Cadrer le primtre du projet
Domaines fonctionnels couvrir
Domaines fonctionnels exclure
Gographique : entits de l'entreprise concernes
Raliser une tude macroscopique des processus
Etude rapide, visant avoir un aperu de lorganisation du ou des domaines
fonctionnels impacts
Cerner la complexit du projet
Valider son primtre
Identifier ds le dpart certains risques organisationnels
Dfinir les quipes (comit de pilotage, groupe projet)
Comit de pilotage : instance dcisionnelle
Equipe projet et responsable du projet : chef d orchestre
Editeur, Intgrateur, Conseils retenus ou consulter
Cerner les contraintes majeures : Budget, Ressources, Planning, jalons, deadline
Etablir un premier planning global du projet, destin tre mis jour

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Pr tude march des progiciels

Objectifs : Comment et o trouver linformation sur les


Connaissance de ltat de lart des progiciels ?
progiciels du domaine Cabinets de conseil
Recherche et acquisition de grilles de Salons
choix standards pour le domaine Les revues professionnelles dinformatique
Faire une prslection des progiciels Comparatifs du CXP
rpondant aux principaux critres
Le Web (CXP, 01 informatique, groupe IDC)
Premire valuation budgtaire
Les diteurs de progiciels
Les relations

Prparation et organisation des 10 diteurs


Cadrage entretiens (expression des
besoins et attentes)
Analyse des processus AS IS/
Dysfonctionnements identifis
Fonctionnalits ncessaires
Dfinition des choix discriminants
Mthode d'analyse des
pour prslection, pondration
rponses diteurs Best practices, standards
techniques, prennit diteur,
support, couverture fonctionnelle,
volumtrie donnes
Etude des offres du march
Prslection Contacts tlphoniques diteurs 2 diteurs
Short-list selon critres
slectionns

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Etude des besoins - Objectifs

Objectifs :
Produire le cahier des charges
Fdrer et motiver autour du projet (tape propice la communication)
Dterminer les traits de lorganisation cible
Prparer les personnels au travail quils auront effectuer pour la mise en uvre du
nouveau systme

A qui est-il destin ?


Aux diteurs et intgrateurs, qui auront vrifier sils peuvent faire une offre couvrant
les besoins exprims
A lentreprise, pour laquelle il devient un document de rfrence

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Etude des besoins processus

Pr tude
Cadrage march des Etude des
progiciels besoins

Prsentation de la Fonctionnel
mthode Technique
Prsentation primtre
Prsentation contraintes

Runion Runion groupes Arbitrages


initialisation de travail Comit Pilotage Compilation

Grille dvaluation Grille dvaluation


de progiciel prdfinie progiciels
personnalise

Elments cahiers des charges


Cahier des charges

Critres de choix des solutions

Ecarts par rapport aux objectifs


et contraintes du projet

Attendus non solutionnables par


solution informatique
=> Autres traitements
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges

La rdaction du cahier des charges fonctionnel passe par une analyse approfondie
des processus mtiers de lentreprise, des contraintes et des besoins.
Sur certains projets, on a deux phases danalyse :
Une analyse gnrale qui dfinit les processus de gestion existants et qui dcrit les
ventuelles nouvelles fonctions et rgles de gestion mettre en place dans le cadre de
l'implmentation de l'ERP.
Une analyse plus dtaille qui, d'aprs les fonctions et principes de gestion retenus, va
plus loin en prcisant les caractristiques des donnes (libell, format), les contrles
mettre en place (sur montants, dates, ...),description prcise des changements entre
l'existant et la cible
Tout dpend bien sr du primtre fonctionnel tudi : analyse des processus de
vente ou dachat, tudes des dates de facturation, des types de facture, des
critres dagrgation, des rgles ddition des factures, dimputation et de
restitution des donnes.
Cette phase danalyse et de formalisation doit tre faite en troite collaboration
avec des employs de lentreprise cliente, dans le cadre dune structure de projet.
Des groupes de travail sont organiss entre consultants et employs de lentreprise
cliente pour travailler sur les processus mtiers. La mise en place dun ERP est
souvent loccasion de redfinir ou doptimiser les processus de gestion existants. Le
consultant apporte aussi son expertise mtier pour conseiller son client.
Lors de la bascule dun logiciel maison vers un ERP ou dun ERP vers un autre ERP,
des correspondances entre zones de donnes doivent tre trouves. La dfinition
des interfaces va permettre aux dveloppeurs/ paramtreurs dtre oprationnels
rapidement. Ils sauront exactement le type de donnes et le format des donnes
traiter ainsi que leur correspondance entre lancien et le nouveau systme.

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges - quelles questions ?

A quelles questions doit-il rpondre?

Question Information ncessaire

Tel progiciel peut-il faire laffaire ? Liste des fonctions offrir, pondres
par un critre dimportance (grille de
Question se traduisant en : choix)
Quelles fonctions doit offrir le Donnes grer, si elles sont
progiciel ? spcifiques
Quelles donnes doit-il grer ? Environnement technique (plate-forme
Dans quel environnement technique si elle est impose)
doit-il tre dploy ?

Peut-on dployer une solution pr- Typologie dentreprise (Production,


paramtre ? administration)
Cette question peut se traduire en Quel Description de lenvironnement (humain,
est le secteur de lentreprise, Qui utilisera organisationnel, externe lentreprise)
telle fonction, et qui aura besoin de telle
information, et quel moment Dans quelle mesure peut-on modifier
lorganisation et les postes de travail ?

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges - quelles questions ? (suite)

A quelles questions doit-il rpondre ?

Question Information ncessaire

Quelles sont les adaptations raliser ? Liste des fonctions offrir, pondres
par un critre dimportance (grille de
choix)
Donnes grer, si elles sont
spcifiques
Donnes organisationnelles (pour
paramtrage des workflows)

Quelles sont les interfaces assurer ? Description de lenvironnement logiciel


Description des vnements pouvant
engendrer un mouvement vers un autre
logiciel, et des entres en provenance
dautres logiciels

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges - quelles questions ? (Fin)

A quelles questions doit-il rpondre ?

Question Information ncessaire

Environnement technique Description de lenvironnement matriel,


logiciel et rseau

De quel support dispose-t-on dans Prrogatives et disponibilit des


lentreprise pour accompagner le personnes susceptibles dintervenir dans
dploiement ? le projet (dcideurs, gestionnaires,
informaticiens)

Des prestations annexes doivent-elles Liste des prestations annexes (formation,


tre assures ? fourniture du matriel, accompagnement
du changement, infogrance)

Quel prix ? Nombre dutilisateurs / profil, dlai de


raction requis en cas de problmes,
pnalits de retard prvues.

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges - grille dvaluation

Quelle est la finalit de la grille dvaluation des progiciels :

Liste de questions que lon se pose sur un progiciel, et de fonctionnalits que l on


souhaite couvrir
Cadre de rponse (fait partie intgrante du cahier des charges)
Un outil pour lanalyse des besoins
Un outil pour la comparaison des solutions

Processus dutilisation dune grille dvaluation de progiciels :

Partir de grilles d'valuation standards :


Elles couvrent la plupart des fonctionnalits potentielles (moins de risques d'oublis)
Elles posent les questions standards
Elles servent autant de check-list pour le client que pour le fournisseur

Personnaliser les grilles dvaluation standards :


Supprimer les sections et questions sans intrt pour le projet courant
Rajouter les questions supplmentaires que lon se pose
Intgrer les fonctionnalits requises absentes
Pondrer les fonctionnalits souhaites

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges - grille dvaluation exemple

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges - grille dvaluation synthse - exemple

SELECTION
SELECTION FINALE
FINALE ERP "Light" MeO "Light" de l'ERP Core Model
Commentaire Indicateur Commentaire Indicateur
EDITEUR SOLUTION COMMENTAIRE NOTE FINALE Cot licences (CT) Cot / user plus faible (NB Cot / user quivalent qqs
PERENNITE
3
: Seul SAP propose cette taille du site 
solution)
Leader, trs prsent dans le secteur 2

E1 S1 C1 bien la finance et
automobile. Couvre
TECHNIQUE 1
0
INTERNATIONAL MeO Plus simple mais Capitalisation avec fit gap
SAP R/3, mySAP vraisemblablement analysis (puis uniquement
aussi le primtre 2 diffrente de la solution phase de conception
RETENUS

(achats, production, planning) FONCTIONS SUPPORT



EDITEURS RETENUS

Core. Phases de dtaille et ralisation )


3,0 conception gnrale et
PERENNITE
3 dtaille, puis
2
E2 S2 C2 ralisation

Organisation date
TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL
E-BUSINESS Rput en finance, et structure d'o une dure projet Moindre car outil plus Plus faible que pour la
ORACLE 0

SUITE solide. simple version avec des MeO plus


FONCTIONS SUPPORT
complexes (gros sites) 
EDITEURS

2,9 mais plus importante que


PERENNITE
3 ERP Light
2 Consolidation ?? Apparemment des Simplifi
E3 S3 C3 TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL
outils pour l'interfaage
PEOPLESOFT ENTREPRISE Fusion des 2 diteurs en 2003. OPA
0
des 2 solutions (vritable 
retour d'exprience?)
dORACLE en cours. FONCTIONS SUPPORT

2,6 Interfaces Nouvelles interfaces Modification des interfaces


Lditeur choisira la solution adapte
en fonction des contraintes de
ncessaires  dveloppes pour la
PERENNITE
3
version Core
E4 S4
ENTREPRISE
TREVES exprimes dans le cahier 2 Formation utilisateurs Ncessit de prvoir Capitalisation avec les
PEOPLESOFT des charges. TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL
d'autres formations + personnes formes sur le
ONE (ex-JDE)
0
constitution des docs  Core et les manuels dj
utilisateurs raliss
FONCTIONS
2,6 SUPPORT

Comparaison des applications

Ergonomie
5
CDG - Thme 4 4 Evolutivit
3
2
CDG - Thme 3 Performance
1
Application 1
0
Application 2
CDG - Thme 2 Volumtrie

CDG - Thme 1 Temps de rponse

Reporting

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Runions dtude des besoins

Runion dinitialisation (Kick off) :


Public : tous les membres des groupes de travail
Objectifs :
Exposer les acquis du projet (objectif, primtre)
Exposer la mthode et les formalismes utiliss
Runions de recueil des besoins (Workshops ateliers) :
Prparation :
Etat de lart connu
Grille d'valuation standard pr-travaille
Documents sur lexistant tudis
Matriel : tableau blanc, Rtroprojecteur, paperboard, bronw paper
1re runion : droulement en expression libre :
Attendus collectifs et individuels, pondrs
Ecarts des attendus / objectifs du projet
Description de lexistant
Traits des fonctions futures
Expression des craintes ou animosits vis vis du projet
Mthode : laisser parler, tout le monde
Runions suivantes : droulement dirig
Lister les fonctions attendues, pondres
Utiliser ltat de l art (Ex : Voulez-vous une GP de type MRP II ?)
Utiliser la grille d'valuation
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges Niveau de lecture

Pour les gros projets :


2 niveaux de lecture
pour les 2 types de lecteurs :

Un niveau synthtique, pour les dcideurs (15 pages maxi)

Un niveau dtaill, sous forme dannexes spcialises, pour les


oprationnels

Processus et ERP
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges fonctionnel

Prsentation de lentreprise
Objectifs et primtre du projet
Description de lorganisation et des acteurs
Description du systme dinformation
Description des processus
Description des fonctions et rgles de gestion
Pour chaque catgorie fonctionnelle :
Synoptique des fonctions attendues
Dtail des fonctions attendues
Description des interfaces
Volumtries fonctionnelles
Localisation des utilisateurs
Contraintes de performances
Reprise des donnes

Processus et ERP
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges technique

Architecture technique et contraintes techniques :


Rseaux
Matriels
Systmes dexploitation
Base de donnes
Annuaire
Portail
EAI
Messagerie
Scurit
Rapports
Exploitation
Monitoring
Ordonnancement
Sauvegardes
Performances
Temps de rponse
Disponibilit
Scalabilit
Interfaces

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges technique - Interfaces

Donner la liste des applications du systme dinformation avec lesquelles le


progiciel devra sinterfacer, avec, pour chacunes delles :

Le sens dchange

Les donnes changer

La frquence de lchange (temps rel, quotidien, hebdomadaire)

Le type dinterface (fichier, web service)

Processus et ERP
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges projet

Primtre projet
Planning
Primtre gographique et entits concernes
Prestations attendues
Prestations optionnelles

Organisation, responsabilits
Les activits
Direction de projet
Fonctionnel
Technique
Conduite du changement
Structure et rles des quipes du client
Structure et rles des quipes du fournisseur
Instances projet
Attentes en termes de pilotage et de suivi
Les indicateurs de suivi

Cadre mthodologique, dcoupage en phases


Mthode de mise en uvre
Les phases du projet

Plan dAssurance Qualit

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges fonctionnel- Recommandations

Ne pas chercher dtailler les fonctions standards

Dtailler les spcificits

Ne pas occulter les problmes

Ne pas tout exiger (dmarche et contenu adapt au contexte de lentreprise :


taille, budget, maturit)

Dtailler lenvironnement logiciel

Ne pas ngliger les prestations annexes

Le faire valider !

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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Cahier des charges - Pourquoi dcrire lexistant ?

La description de lexistant est ncessaire quelque soit la dmarche


adopte (Dfinition prliminaire des processus avant choix de lERP
ou Choisir un ERP et adapter les processus)

La description de lexistant AS IS concerne :


Organisation
Processus mtiers
Systme dinformation

La description de lexistant permet :


de fournir des lments en entre ncessaire la description des
processus cibles (rponse la question comment cela se passe
aujourdhui )
de mesurer les impacts sur le systme dinformation existant
(interfaces, volutions mettre en uvre dans les SI)
de mesurer lcart avec la cible et de mettre en uvre les mesures de
conduite de changement adaptes

Processus et ERP
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Comment budgter un projet ERP ? paramtres prendre en compte

Le budget ncessaire limplmentation dun ERP dpend du nombre futur


dutilisateurs du progiciel et du nombre de modules implmenter.

Lister les diffrents postes de cots sans en oublier :

Le cot des infrastructures et du matriel (serveurs dans le cas du choix dune


architecture client/serveur, salle climatise pour les serveurs, )

Le cot des licences du progiciel : bien identifier le nombre dutilisateurs finaux et les
modules utiliss

Le cot des ressources humaines extrieures (sous-traitance) : combien / dure


MOE : consultants ERP (fonctionnels / techniques)
MOA : consultants AMOA (pilotage, fonctionnels, gestion du changement)

Le cot des ressources humaines internes : des employs en interne devront se


consacrer au projet temps partiel ou temps plein selon lorganisation projet, ce qui
reprsente un cot.

Processus et ERP
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Phase 1 - Cadrage et tude des besoins
Comment budgter un projet ERP ? budgter chaque phase du projet

Etablir votre budget dtaill en dcoupant pralablement le projet ERP en phases


et en budgtant chaque phase du projet :

Etudes pralables et/ou cahier des charges


Prparation au lancement (construction quipe projet, formation, logistique)
conception dtaille (formalisation des processus, des besoins, des donnes manipuls,
des rgles de gestion, description des interfaces)
Ralisation des dveloppements/paramtrages/tests
Prparation de la mise en production (recette, formation des utilisateurs finaux end
users , bascule de lancien au nouveau systme, contrle de la reprise correcte des
donnes)
Mise en production (support utilisateur)

Pour chaque phase, demandez-vous :

Combien de jours et de personnes seront ncessaires pour cette phase ?


De quelles ressources vais-je avoir besoin au cours de cette phase : ressources
internes, externes, ressources matrielles, infrastructures
Aprs la bascule et la formation des utilisateurs finaux, il faut prvoir les cots de
maintenance du progiciel et des montes de version.

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Phase 2 - Consultation
Quels sont les choix raliser ?

Pour les projets du type ERP, la consultation porte gnralement sur 2 volets

Choix dun progiciel

Intgration du progiciel (volet complexe) :

Paramtrage

Adaptation

Gestion du changement

Formation

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Phase 2 - Consultation
Processus et soumissionnaires

Le processus de consultation (consultation restreinte, appel doffres) est le suivant


:
1. Dtermination des socits aptes concourir
2. Transmission aux socits du cahier des charges
3. Rponse aux demandes dinformations complmentaires
4. Rception des offres
5. Ngociations, slection de(s) loffre la plus intressante
6. Dmonstration
7. Contractualisation

Dtermination des socits aptes concourir :


Chez les grands comptes, il sagit des socits rfrences par les services achats
et/ou prconises par la DSI.
Editeurs
Appel candidature (appel doffres)
Presse, bouche oreille, salons, Web

Information des soumissionnaires :


Entretien pralable indispensable
Entretien tlphonique ou runion dinformation
Remise du cahier des charges
Informations ultrieures

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Phase 2 - Consultation
Grille d valuation des offres

Cadre danalyse des propositions recueillies lors de la consultation


Permet de situer globalement limportance des critres (techniques, fonctionnels)
A mettre au point ds ltude des besoins
Penser tous les aspects (mthodes, cv des intervenants)

Exemple de grille dvaluation :

Notes des
candidat
CRITERE DE SELECTION DES CANDIDATS Poids X Y Z
Comprhension du projet 10
apprciation des objectifs et enjeux 4
comprhension et analyse du Cahier des Charges
comprhension du domaine a 1
comprhension du domaine b 2
Prsentation de l'offre 20
clart, prcision et prsentation de la rponse 4
conformit de l'offre aux exigences
apprciation des contraintes techniques, volumtrie 2

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30
Phase 2 - Consultation
Analyse et comparaison des offres

Ncessit de produire un dossier de choix

Facilit par :
le plan impos pour les rponses des candidats
la grille d'valuation

Ne pas se limiter lexamen des propositions crites:


Dmonstration, maquettes, prototypage et tests
Visites de sites

Privilgier lanalyse de la couverture des processus celle de la couverture des


fonctions individuelles

Sassurer de la mise en uvre du progiciel dans une entreprise similaire

Appel des rfrences des candidats

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Phase 2 - Consultation
Dossier de choix

Public : comit de pilotage

Objectif : justifier du choix et de la mthode

Contenu :

Rappel du projet (objectifs)

Expos de la mthodologie de comparaison

Prsentation synthtique des offres reues

Comparaison multicritres (grille dvaluation)

Synthse

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Janvier 2011
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Phase 2 - Consultation
Contractualisation

Restriction de slection des offres :


Conserver 2 ou 3 candidats en short-list
Tests et valuations concertes des solutions

Choix de loffre finale

Contractualisation :
On ne reste en position de force que si on a le choix : conserver des candidats en
concurrence jusqu signature
Dfinir prcisment les prestations
Organiser la rception dans le contrat
Un bon contrat est un contrat quilibr
Se faire assister par un juriste ou un acheteur ou un cabinet de conseil

Processus et ERP
Janvier 2011
33
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Prsentation de la mthode ASAP

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 34
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Description des cinq phases de la mthode ASAP

Prparation

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 35
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Les principaux livrables mthode ASAP

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 36
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Phase prparation

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 37
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Phase conception ( blue print )

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 38
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Gestion des carts fonctionnels ( gap analysis )

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 39
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Phase ralisation

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 40
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Phase prparation la production

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 41
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Phase mise en production

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 42
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Pilotage du projet

Processus et ERP
Janvier 2011 SAP 43
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Organisation du projet

Comit de Direction
Sponsors Client
Sponsor Intgrateur

Direction de projet Project Office


Directeur projet Client Conduite du changement,
Business Owners Formation
Pilote oprationnel Client Responsable Client
Directeur projet Intgrateur Responsable Intgrateur

Domaine technique Intgration fonctionnelle


Responsable technique Client Coordinateur fonctionnel Client
Responsable technique Intgrateur Coordinateur fonctionnel Intgrateur

Architecture, Dveloppement Domaine Domaine Domaine Domaine


technologie, Vente Achats Comptabilit Controlling
support Responsable
Responsable dveloppements Process Owners Process Owners Process Owners
Dveloppeurs Process Owners
technique Client Key users Key users Key users Key users
legacy

Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client
Consultant
Architecture / Responsable
dveloppement Consultant Consultant Consultant Consultant
Administrration fonctionnel/ERP fonctionnel /ERP fonctionnel /ERP
Intgrateur Dveloppeurs fonctionnel /ERP
Intgrateur Intgrateur Intgrateur Intgrateur Intgrateur

Processus et ERP
Janvier 2011
44
Phase 3 - Ralisation et mise en uvre
Dfinition acteurs client

Acteur En projet En production

Le user est lutilisateur


 Form lutilisation du systme
User final de la solution
 Connat les procdures (contacter le key user)
concerne

 Premier niveau de support


Le key user est un  Enregistre les incidents et demandes de changement
Key user utilisateur expert de la  Responsable de la cohrence des master data
solution  Teste et valide les modifications de systme
 Participe aux comits mtiers en fonction de lOJ

 Dfinit et ajuste les processus mtiers


Le process owner est le
Process  Arbitre les demandes de changement
garant dun processus
owner  Gre les escalades
mtier
 Membre du comit mtier

 Arbitre les demandes de changement majeures


Business Le business owner pilote
 Membre du comit stratgique et comit de pilotage
owner son entit mtier
 Garantit la disponibilit des KU et PO

Expert Lexpert applicatif est  Pilote les processus de gestion des incidents
lacteur DSI responsable  Pilote le processus de gestion des problmes
IT du suivi des processus de  Initialise le suivi des demandes de changement
applicatif son domaine mtier  Membre du comit mtier

Processus et ERP
Janvier 2011
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La mise en uvre dun ERP
Les instances de pilotage
Le Comit de Direction CODIR
Membres:
Client: Business Owners, Directeur projet, Membres Direction
Intgrateur (facultatif): Directeur projet, responsable BU
Frquence : trimestriel
Le Comit de pilotage COPIL
Membres:
Client: Business Owners, Directeur projet, Pilote oprationnel
Intgrateur: Directeur projet, Responsable commerciale, responsable BU
Frquence : mensuel
Le Comit de Projet COPROJ
Membres:
Client : Directeur projet, Pilote oprationnel, Business Owners, Process Owners, Coordinateur
fonctionnel, (facultatif: chaque responsable de sous projet)
Intgrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: coordinateur technique,
responsable des dveloppements)
Frquence : Hebdomadaire
Le Comit Fonctionnel COFONC
Membres:
Client : Directeur projet, Pilote oprationnel, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous
projet
Intgrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous projet
Frquence : Hebdomadaire
Le Comit technique COTECH
Membres:
Client : Directeur projet, Pilote oprationnel, Responsable technique, Responsable dveloppements,
Coordinateur fonctionnel
Intgrateur: Directeur projet, coordinateur technique, responsable des dveloppements,
Coordinateur fonctionnel
Frquence : Hebdomadaire
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La mise en uvre dun ERP
Les environnements de projets
Dveloppements Dveloppements
Dveloppement Qualit Production
Paramtrages Paramtrages

Serveur DE Serveur QE Serveur PE


Tests validation et
BAC A SABLE intgration
PRODUCTION
ERP

PARAM & DEV => REF Recette mtier


DB1
Reprise de donnes
TESTS UNITAIRES

Formation rfrence

Formation bac sable

Serveur QBR Serveur PB


Serveur DB Recette mtier PRODUCTION
BI

PARAM & TESTS


UNITAIRES Serveur QBI
Tests validation et
BAC A SABLE intgration

Serveur BF
Formation
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La mise en uvre dun ERP
Risques projet : causes dcueil

Dispersion fonctionnelle :
ne pas tout vouloir implanter en mme temps
se garder de trop largir le primtre du projet

Direction non suffisamment implique

Direction / gestion de projet dfaillante

Changement des acteurs cls du projet

Equipes indisponibles

Analyses et maquettages insuffisamment valids

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La mise en uvre dun ERP
Statistiques sur checs projets ERP

Etude baptise "The Chaos Report du Standish Group, mene auprs de 400
entreprises amricaines de toutes tailles en... 1995 :
Le dpassement moyen par rapport au budget est de 178 %
Le dpassement moyen par rapport au planning est de 230 %
51 % des fonctionnalits initialement prvues sont inutilisables
35% des projets sont abandonns

Etude de Robbins-Gioia en 2001, mene auprs de 232 organisations de divers


horizons :
51 % des rpondants considrent leur installation d'ERP comme insatisfaisante

Livre blanc de Richard G.Lingus en 2004, Prsident du Rockford Consulting Group :


Le retour sur investissement ne correspond pas ce qu'on attendait
Allongement des dlais d'implmentation et les dpassements de budget
Ralentissement de l'activit de l'entreprise, qui peut mener des arrts de production
et des retards de livraison.

Sources : ERP infos du 5/11/05


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La mise en uvre dun ERP
Matrise des cots

Gestion de projet rigoureuse :


Sassurer de l exprience du chef de projet MOA et MOE
Faire une analyse de risques rgulire

Minimiser les dveloppements spcifiques

Minimiser les interfaces

Ngocier ses contrats logiciels et dintgration

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La mise en uvre dun ERP
Facteurs cls de succs dun projet ERP

Savoir ce que lon veut

Impliquer la direction (comit directeur)

Composer une quipe projet lgitime et implique

Choisir un ERP adapt

Choisir un ou des partenaires comptents

Piloter le projet

Gestion du changement adapte :


Communication
Formation
Support

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