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Progiciel de Gestion Intgre

Tutoriel OpenERP V6.0.3


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OpenErp est un progiciel qui intgre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise comme la
gestion de production, la gestion commerciale, la logistique, les ressources humaines, la comptabilit, le
contrle de gestion, la paie, la gestion de la relation clients CRM, la gestion marketing, etc.

l'aide de ce systme unifi, les utilisateurs de diffrents mtiers travaillent dans un environnement
applicatif identique qui repose sur une base de donnes unique. Ce modle permet d'assurer l'intgrit
des donnes, la non-redondance de l'information, ainsi que la rduction des temps de traitement.

Gestion de Gestion des


lentrept achats

Gestion
comptable
Gestion des
ventes PGI
Serveur applicatif

Gestion des
Gestion des ressources
clients humaines
Gestion des
projets

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Table des matires
LA CONNEXION OPENERP .................................................................................................................................. 8
LES DROITS UTILISATEURS ................................................................................................................................... 9
LES AFFICHAGES, VUE DENSEMBLE .................................................................................................................... 10
LE TRI DES LISTES ............................................................................................................................................... 11
LA VALEUR PAR DFAUT ...................................................................................................................................... 11
Le WORKFLOW ou PROCESSUS MTIER ............................................................................................................ 12
Le TABLEAU DE BORD DE LUTILISATEUR ............................................................................................................. 13
LE PROCESSUS DES VENTES AUX CLIENTS............................................................................................................ 14
LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES CLIENTS, USAGERS ...................................................................... 15
Tenue du fichier client ......................................................................................................................................... 15
Gestion administrative de la prospection .......................................................................................................... 19
Gestion des pistes de vente ............................................................................................................................. 19
Gestion des opportunits .................................................................................................................................. 21
Configuration des opportunits......................................................................................................................... 22
Suivi des questionnaires ................................................................................................................................... 23
Traitement des commandes clients ................................................................................................................... 24
Cration BC entte et corps ............................................................................................................................. 24
Cration BC le pied et infos .............................................................................................................................. 25
Cration BC - Historique ................................................................................................................................... 26
Cration BC - Finalisation ................................................................................................................................. 27
Suivi des BC facturer ..................................................................................................................................... 28
Acompte la commande .................................................................................................................................... 29
Traitement des commandes annules ou modifies .................................................................................... 31
Traitement des livraisons clients ........................................................................................................................ 32
Traitement dun BL avec colisage .................................................................................................................... 33
Traitement dune livraison partielle................................................................................................................... 35
Forcer la dispo des articles ............................................................................................................................... 37
Traitement des factures clients........................................................................................................................... 39
Traitement des avoirs clients .............................................................................................................................. 41
Rglement des factures clients et litiges ........................................................................................................... 43
Saisie dun rglement unique ........................................................................................................................... 43
Saisie dun rglement partiel & erreur daffectation ....................................................................................... 44
Saisie dun rglement de plusieurs factures .................................................................................................... 46
Suivi dun compte client (rapprochement) ....................................................................................................... 47
Suivi priodique des comptes clients (rapprochement) .................................................................................. 48
Gestion des relances clients ............................................................................................................................. 49

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Impression du grand-livre ................................................................................................................................. 52
Suivi des relations clients.................................................................................................................................... 53
LE PROCESSUS DACHATS AUX FOURNISSEURS................................................................................................... 54
LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS ........................................................................... 55
Tenue du fichier fournisseurs ............................................................................................................................. 55
Traitement des commandes fournisseurs.......................................................................................................... 58
Demande dachat/appel doffre......................................................................................................................... 58
Demande de prix ............................................................................................................................................... 59
Bon de commande ............................................................................................................................................ 61
Traitement des livraisons et suivi des anomalies .............................................................................................. 62
Rception de la livraison ................................................................................................................................... 62
Livraison partielle............................................................................................................................................... 64
Imprimer le bon de retour.................................................................................................................................. 66
Traitement des factures fournisseurs et suivi des anomalies ........................................................................... 67
Traitement des factures .................................................................................................................................... 67
Traitement des avoirs ........................................................................................................................................ 69
Gestion des rglements et suivi des litiges ...................................................................................................... 69
Saisie dun paiement fournisseur ..................................................................................................................... 69
Saisie dun paiement de plusieurs factures ..................................................................................................... 71
Suivi dun compte fournisseur .......................................................................................................................... 72
Suivi priodique des comptes fournisseurs (rapprochement) ........................................................................ 74
Impression du grand-livre ................................................................................................................................. 75
LE PROCESSUS DE SUIVI DES STOCKS .................................................................................................................... 76
LA GESTION DES PRODUITS ET DES STOCKS ....................................................................................................................... 77
Configuration des catgories de produits ......................................................................................................... 77
Configuration des UDM ...................................................................................................................................... 78
Tenue du fichier produits ................................................................................................................................... 79
Fiche produit - informations .............................................................................................................................. 80
Fiche produit - informations .............................................................................................................................. 81
Fiche produit approvisionnement et fournisseurs ........................................................................................ 82
Fiche produit description ................................................................................................................................ 83
Retours darticles ................................................................................................................................................ 84
Gestion des emplacements de stock ................................................................................................................ 85
Gestion de linventaire et tat des stocks ......................................................................................................... 86
Configuration des rapprovisionnements ......................................................................................................... 88
Traitement automatique dun rapprovisionnement ......................................................................................... 89
Visualisation de ltat des stocks....................................................................................................................... 90
LE PROCESSUS DE GESTION DU PERSONNEL ....................................................................................................... 91

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LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL ..................................................................................................................... 92
Gestion des employs ....................................................................................................................................... 92
Gestion du temps ............................................................................................................................................... 94
Suivi feuille de temps ........................................................................................................................................ 94
Suivi feuille de prsence........................................................................................................................................ 95
Suivi des prsences ........................................................................................................................................... 96
Gestion des frais de dplacement ..................................................................................................................... 97
Gestion des notes de Frais ............................................................................................................................... 97
Configuration des frais ...................................................................................................................................... 98
Gestion des vacances ........................................................................................................................................ 99
Demande de congs ......................................................................................................................................... 99
Suivi des demandes de congs...................................................................................................................... 100
Visualisation des demandes de congs......................................................................................................... 101
Configuration ....................................................................................................................................................102
Catgorie demploys ..................................................................................................................................... 102
Catgorie de congs ....................................................................................................................................... 103
LA GESTION DE LA BASE DE DONNES .................................................................................................................. 104
Donnes de la socit....................................................................................................................................104
Conditions et modes de rglement.................................................................................................................105
Catgories de partenaires...............................................................................................................................107
Gestion du transport........................................................................................................................................108
Modes de transport....................................................................................................................................... 108
Prix de livraison............................................................................................................................................. 109
Facturation du transport ............................................................................................................................... 110
Schma frais de port .................................................................................................................................... 110
Gestion des tarifs.............................................................................................................................................111
Schma gestion de tarifs ................................................................................................................................ 111
Modification dun tarif existant...................................................................................................................... 112
Cration dun tarif simple Remise habituelle pour un client .................................................................... 114
Cration dun tarif avanc Tarifs par quantit .......................................................................................... 116
Cration dun tarif avanc Tarif clients avec contraintes ........................................................................ 119
LA GESTION DES INFORMATIONS ............................................................................................................................ 121
Gestion lectronique des documents - principe ...........................................................................................121
GED des partenaires ......................................................................................................................................123
Mise disposition des informations Filtrer la base de donnes...............................................................124
Extraction de donnes .................................................................................................................................. 124
Traitement du fichier dexportation avec OpenOffice ................................................................................. 126

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Traitement du fichier dexportation avec Excel ........................................................................................... 127
Messagerie interne Les requtes ................................................................................................................128
LA GESTION DU TEMPS .............................................................................................................................................. 129
Gestion des agendas partags......................................................................................................................129
Planification et suivi des activits ..................................................................................................................130
LA GESTION DE PROJETS .......................................................................................................................................... 131
GESTION ADMINISTRATIVE DE PROJETS............................................................................................................132
Dfinition dun projet ..................................................................................................................................... 132
Dfinition des tapes du projet .................................................................................................................... 134
Dfinition des tches ................................................................................................................................... 136
Ordonnancement des tches ....................................................................................................................... 137
Dfinition des incidents ............................................................................................................................... 138
Visualisation du temps ................................................................................................................................ 139
Configuration des tapes / des ressources................................................................................................. 140
LE SUIVI COMPTABLE .................................................................................................................................................. 141
Paramtrage des journaux .............................................................................................................................141
Gestion du plan de comptes ...........................................................................................................................142
Configuration des comptes .......................................................................................................................... 142
Cration dun compte ................................................................................................................................... 143
Visualisation dun compte ............................................................................................................................ 144
Saisie dcritures comptables ........................................................................................................................145
Gestion des banques .....................................................................................................................................146
Gestion de la caisse .......................................................................................................................................147
Gestion des ordres de paiement ...................................................................................................................149
Gestion des critures dabonnement ............................................................................................................150
Edition des tats comptables partenaires (ou rapports) ...............................................................................153
Suivi compte de tiers .................................................................................................................................... 153
Balance ge clients/fournisseurs ............................................................................................................... 154
tat de la dclaration de TVA ........................................................................................................................155
LA GESTION DES MODLES DE DOCUMENTS OU RAPPORTS ........................................................................... 156
Gestion de modles de documents ................................................................................................................156
Modification dun rapport existant ...................................................................................................................157
Cration dun rapport ......................................................................................................................................159
Installation modules de gestion des rapports ................................................................................................160

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PARAMTRAGES ADMINISTRATEUR........................................................................................................................ 161
Configuration des donnes de la socit .......................................................................................................161
Configuration des utilisateurs .........................................................................................................................162
Configuration des numros de documents ....................................................................................................164
Installation de modules supplmentaires .......................................................................................................165
Gestion des tableaux de bord .........................................................................................................................166
Gestion des menus de lapplication ...............................................................................................................167
Gestion des langues........................................................................................................................................168
Gestion des vues changer laffichage des champs dune liste ..................................................................170
Cration dune base de donnes ...................................................................................................................171
Conservation dune base de donnes ..........................................................................................................173
FAQ et messages derreur ............................................................................................................................................. 174
Messages derreur ...............................................................................................................................................174
Foire aux questions..............................................................................................................................................175

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PRSENTATION DOPEN ERP
LA CONNEXION OPENERP
Laccs OpenERP se fait par linterface Web en lanant le navigateur internet. Une fois dans le navigateur, il faut saisir
ladresse IP ou le nom du serveur sur lequel se trouve lapplication. Cette connexion peut tre ajoute aux favoris pour
un accs rapide par la suite.

Il convient dassocier le port 8080 ladresse du serveur, le tout


spar par :
Les identifiants de connexion sont donns chaque utilisateur par
ladministrateur de la socit (par exemple le professeur).

Dans notre exemple, lutilisateur Nicolas Alves se connecte en


saisissant son identifiant nic.alves et son mot de passe

Ladministrateur de la base de donnes possde tous les droits, et accde tous les modules de lapplication.
Nom de la base active
Utilisateur connect

diter la fiche pour accder au contenu Activer le calendrier

Rechercher une information dans une liste Ouvrir une ressource


Boutons
utiles Enregistrer la ligne Supprimer la fiche
Nsquence dfinit l'ordre dapplication des rgles
Activer le traducteur
Action sur llment slectionn Document imprimable

ASTUCE aprs la sauvegarde dun enregistrement, le contenu de certains


champs apparait en rouge. En positionnant la souris sur le contenu, Il est possible
daccder directement linformation. Ici, partir du bon de commande il est
possible daccder la fiche du fournisseur.

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LES DROITS UTILISATEURS
Lun des points importants est la gestion des droits daccs aux informations. La majorit des utilisateurs na besoin que
de certaines informations de la base de donnes et nest amene en modifier quune petite partie. De ce fait, chaque
utilisateur a accs certains modules et dispose de droits (lecture/criture/modification) sur les donnes et les lments.
Par exemple, si lutilisateur dtient le rle de responsable administratif , il peut valider les factures alors que le
responsable des ventes sattache faire une demande de cration de facture sans pouvoir la valider. Ainsi, linterface
du responsable administratif nest donc pas tout fait la mme que celle du gestionnaire administratif des ventes. De
plus, un module commun ne leur donne pas forcment les mmes droits daccs et de contrle sur les donnes.

Nous pouvons comparer la page daccueil du gestionnaire des achats, du gestionnaire des ventes et du responsable
administratif.

Gestionnaire des ventes Le gestionnaire administratif des ventes a


en charge les bons de commandes des
clients, le suivi des livraisons sortantes
jusqu ltablissement de la facture. Il
veillera la mise jour du fichier clients.

Gestionnaire des achats Le gestionnaire administratif des achats a


en charge les bons de commandes
auprs des fournisseurs, le suivi des
livraisons entrantes jusqu
ltablissement de la facturation. Il veillera
la mise jour du fichier fournisseurs.

Responsable administratif Le responsable administratif a en charge


le suivi des deux autres rles, de la
comptabilit ainsi que la validation de la
facturation. Il assure la gestion des
rglements et le suivi des comptes de
tiers.

Attention, les modules affects chaque utilisateur diffrent selon lorganisation laquelle ils appartiennent.

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LES AFFICHAGES, VUE DENSEMBLE Personnalisation des
raccourcis en cliquant sur
ltoile

Affichage
du menu
contextuel

Vue liste Vue formulaire Vue graphique

Vue calendrier Vue Gantt Vue digramme

Affichage dune VUE LISTE

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LE TRI DES LISTES

Tri des donnes de la liste un double-clic fait apparaitre


pour permettre un tri alphabtique ou chronologique.

LA VALEUR PAR DFAUT


Les valeurs par dfaut permettent de gagner du temps lors de la saisie, en spcifiant une fois pour toutes quelle valeur
doit apparatre automatiquement dans un champ.

Ajout d'une valeur par dfaut


Le champ <Pays> doit tre automatique complter par France lors de la saisie dune nouvelle fiche partenaire.

Saisir la valeur du champ France, puis cliquer sur le bouton


droite du champ pour faire apparaitre les options.

Clic sur <Enregistrer comme valeur par dfaut> ce champ

Une fentre souvre pour signaler que cette valeur


peut tre utilise pour tous les utilisateurs de
cette application ou que pour vous .
Il convient alors de faire un choix puis de lenregistrer.

Remarques
Pour modifier une valeur par dfaut, il suffit simplement de mettre une nouvelle valeur par dfaut, avec les mmes
conditions d'application que la valeur par dfaut que l'on souhaite changer. Pour supprimer une valeur par dfaut, il suffit
de spcifier un contenu vide comme valeur par dfaut.

Autre manire dinsrer un champ par dfaut

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Le WORKFLOW ou PROCESSUS MTIER
Un WorkFlow reprsente les diffrents processus mtier de lentreprise. Il va schmatiser une suite de tches ou
doprations effectues par les diffrents acteurs du processus.

Lune des particularits pour lutilisateur est daccder aux WorkFlow de lentreprise tout moment.
Ces WorkFlow sont paramtrables en fonction des choix de gestion des processus par lorganisation (entreprise,
association, etc.).
Par exemple, une commande de vente dun certain montant doit tre approuve par le responsable administratif plutt
que par le gestionnaire des ventes, avant de dclencher la livraison.

Visualisation dun Processus gnral de Vente


Pour cela, il suffit dinterroger les bons de commande par le ?

Visualisation dun Processus li une commande client


partir de la commande, quel que soit son tat dachvement, linterrogation du WorkFlow permet de voir lensemble
des tches ralises.
Dans le cas prsent, la commande SO026 est passe de ltat de brouillon ltat de commande confirme. La
facture et la prparation de la livraison nont pas encore t traites, la rfrence du document nest pas inscrite dans le
cartouche ORDRE et/ou FACTURE

Les tches non traites sont grises dans le processus (tel est le cas de la facture qui nest pas base sur les quantits
expdies mais sur les quantits commandes).

La permet daccder aux informations de rfrence (courriel, documents, etc.).

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Le TABLEAU DE BORD DE LUTILISATEUR
Le tableau de bord prsente un aperu sur une seule page des informations importantes dont lutilisateur a besoin pour
grer rapidement ses tches. Chaque module (ventes, achats, entrept, etc.) possde son propre tableau de bord ce qui
informe lutilisateur des tches raliser, des chances, des plannings, des rendez-vous, des tats statistiques, etc.
Les tableaux de bord sont dynamiques cest--dire que lutilisateur peut naviguer facilement en cliquant sur llment
pour le faire apparatre.

Un tableau de bord est entirement paramtrable et il peut tre dfini comme page daccueil dans le profil utilisateur.
Ainsi, lenvironnement sadapte aux besoins de chaque utilisateur et non linverse.

Tableau de bord du responsable administratif

Tableau de bord du gestionnaire administratif des ventes

Tableau de bord du gestionnaire administratif des achats

Tableau de bord de lentrept

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LE PROCESSUS DES VENTES AUX CLIENTS

Commande client
Numrique, papier,
tlphone, courriel, en ici, il est fait tat du traitement manuel des commandes
ligne, etc

Module VENTES Module ENTREPT Module COMPTABLE

DEVIS
tat brouillon de la
commande

Confirmation Rglement
Acompte FACTURE DACOMPTE
COMMANDE Brouillon confirmer
Pilote
lapprovisionnement et ORDRE RGLEMENT ACOMPTE COMPTABILIT
la facturation Chaque ligne article va Enregistrement encaissement criture comptable
dclencher un ordre Facture ouverte
Traitement dapprovisionnement
du colisage

BON DE TRANSFERT
Document interne du
mouvement de stock
vers le Client

FACTURE A APPROUVER
BON DE LIVRAISON Brouillon confirmer par
le responsable Administratif
Document destination
Facturation base sur les
du client quantits expdies
ou commandes
FACTURE OUVERTE
Facture valide

COMPTABILIT
criture comptable
Anomalie Facture ouverte
SAV - RCLAMATION Traitement de lanomalie
Suivi dune rclamation client
AVOIR
Traitement de lanomalie
APPEL TLPHONIQUE COMPTABILIT
Suivi appel entrant/sortant criture comptable
client Rglement

COURRIEL
Suivi des courriels envoys au
client RGLEMENT CLIENT
Enregistrement de
lencaissement COMPTABILIT
criture comptable

LETTRAGE DU COMPTE (RCONCILIATION)


Rapprochement entre la facture et le rglement

FACTURE RGLE
Ltat de la facture est termin

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LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES CLIENTS, USAGERS
Tenue du fichier client
Oprations Manipulations

Le fichier clients permet dinscrire les informations relatives ce type de


partenaires externes lentreprise. Il est important dy trouver la fois les
coordonnes des clients mais galement lhistorique commercial (propositions,
contrats, ventes, litiges,) pour assurer un suivi mthodique et efficace des
relations commerciales.
La dslection du bouton CLIENTS donne la totalit des partenaires de lentreprise,
incluant les clients et les prospects.

Affichage de la liste des clients


Une fiche peut tre cre ou modifie. Son dition permet de mettre jour les diffrents champs sinon la
fiche est simplement consultable.
Tenue du fichier clients

Mise jour du Cration dune fiche client / affichage du formulaire


fichier clients Identification du partenaire

x suppression de llment choisi dans la liste


Il convient de saisir le nom ou la dnomination du client (nom, code du tiers), ainsi que toutes les
informations utiles (nom du contact, ladresse de facturation et de livraison ; les coordonnes pour
contacter le tiers). Lidentification de la catgorie du partenaire seffectue automatiquement, il est toutefois
important de contrler la coche. Les autres onglets donnent des informations complmentaires sur le
partenaire. Attention, les champs de la fiche sont communs tous les partenaires ainsi seuls les champs
associs au client sont renseigner.
Le partenaire peut tre associ une catgorie. Ceci est utile en cas de tarifs associs la catgorie du
client ou une recherche rapide dune catgorie de clients (les catgories sont paramtres en amont de la
fiche).
Le FORMULAIRE DES PARTENAIRES correspond la forme juridique. La mise jour de cette ressource se fait
dans la Configuration>Carnet dadresses>Formes juridiques
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Oprations Manipulations

Identification du partenaire client

ADRESSES il est possible daffecter plusieurs adresses un client (livraison, facturation, entrept
1, entrept 2, etc.). Dans ce cas, il faut saisir la premire adresse en lui affectant le type <facture>
puis la deuxime adresse en lui affectant le type <livraison>, etc. Attention, la sauvegarde est
indispensable entre chaque saisie sinon les donnes sont perdues
Le titre est paramtrable dans la Configuration>Carnet dadresses>Civilits.
Tenue du fichier clients

Mise jour du
fichier clients

Informations gnrales et conditions de vente personnalises

Le <vendeur> est lutilisateur en charge du partenaire.

La liste des prix de vente permet le calcul du prix de vente partir des conditions prdfinies
(remise, tarifs par quantit, etc). Cette liste est paramtre en amont dans la configuration des
prix. Si le client est soumis des frais de livraison, ils sont pris en compte dans sa fiche.
Il en va de mme pour la mthode de facturation. Ces mthodes sont paramtres en amont
(voir la partie sur la Gestion de la base de donnes).

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Oprations Manipulations

Informations comptables du client, le COMPTE CLIENT

Il faut associer le compte de tiers la fiche du client. Ce compte enregistre les pices comptables
lies la vente (facture, avoir et rglement). Il fait partie du grand livre de la socit.

Il convient de slectionner le compte dans la liste ou de le crer sil nexiste pas.


Tenue du fichier clients

Comment crer un compte de tiers ?


Renseigner le nom du client puis numro du compte comptable (411 suivi du code de tiers).
Mise jour du
fichier clients PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de
la structure comptable.
TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes
vue ; les autres peuvent tre recevoir (crditeur), payables, de liquidit, etc.
TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (dettes, crance, stock, charge, etc.).
RAPPROCHER cocher si le compte fait lobjet dun rapprochement appel aussi lettrage ou
rconciliation.

Informations comptables diverses

Les CONDITIONS DE RGLEMENT sont paramtres en amont dans le module Comptabilit. Le choix
du mode de rglement nest pas obligatoire ce stade.
Le CRDIT CLIENT donne le montant de la crance client, la limite du crdit accord (montant de
crance autoris) et la date du dernier rapprochement de son compte comptable.
Les INFORMATIONS BANCAIRES correspondant au RIB ou RIP du partenaire.
Le Rgime fiscal (France ou autres pays) et le N TVA intracommunautaire peuvent tre
renseigns.
Attention les cls des coordonnes bancaires ou de TVA doivent tre valides

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Oprations Manipulations
Suivi des relations clients Historique
Le suivi des relations avec le partenaire est indispensable pour une meilleure traabilit entre les
utilisateurs aussi toutes les actions sont inscrites automatiquement ou non dans la fiche. Les
tches, les courriels , les opportunits de vente , les rendez-vous et les appels
tlphoniques sont visibles par tous les utilisateurs ayant accs la fiche vitant ainsi la
redondance dinformations et assurant un suivi trs rigoureux.

Autres fonctionnalits
Tenue du fichier clients

Une fiche peut tre duplique cest--dire quil est possible de la copier. Dans ce cas, une autre
Mise jour du
fiche avec le mme nom est cre suivi de COPIE .
fichier clients
Un menu contextuel donne accs diffrents liens, certains dentre eux seront vus par la suite.

Il convient de slectionner le ou les clients dans la liste pour excuter une action du menu
contextuel (rapports, liens, etc.).

tiquettes : imprime des tiquettes coller sur les enveloppes.


Rglements en retard : gnre la lettre de relance adresser au client avec le montant de la crance.
Chaque lettre est imprime dans la langue du partenaire ou dfaut en Anglais. Il sagit ici de la lettre
standard sans niveau de relance (voir niveau de relance ci-aprs).
Factures : affiche la liste des factures tablies pour ce client
Ventes : affiche la liste des commandes de ce client

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Gestion administrative de la prospection
Gestion des pistes de vente
Oprations Manipulations

Les "Pistes" permettent de grer et de suivre tous les contacts initiaux avec un
prospect ou un partenaire montrant un intrt pour les produits ou services.
Une piste est gnralement le premier pas dans le cycle de ventes. Une fois
confirme, une piste peut tre convertie en opportunit, crant en mme temps le
partenaire concern afin de faire un suivi dtaill de toutes les activits associes.

Il faut installer le module CRM sil nexiste pas (voir installation des modules)

Affichage de la liste des pistes de vente


La liste permet de visualise toutes les pistes en-cours de traitement
Gestion administrative de la prospection

Ouvert : la piste est amorce, elle doit est suivie.


Convertir en opportunit :
Escalader : permet de transfrer la piste au suprieur hirarchique de celui qui la tabli
Supprimer la fiche
Gestion des
pistes de vente
Crer une piste de vente
La piste est identifie par son objet et la priorit du traitement qui lui est donne, une catgorie
configure en amont lui est attribue. Le crateur de la fiche (lutilisateur) est toujours identifi pour assurer
un meilleur suivi.
Piste - Contact
Le contact, non encore enregistr dans la liste des partenaires, est identifi. Un lien peut tre fait
avec un autre partenaire (client/fournisseur). La partie note dcrit des lments importants de la
situation commerciale.

Ces flches permettent de faire avancer ou reculer les tapes de la piste de vente.

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Oprations Manipulations
Crer une piste de vente
Informations supplmentaires
La piste peut faire partie dune campagne marketing (module marketing) et elle peut tre classe par
CANAL . Ceci permet dditer des tats statistiques de prospection par la suite.
Les dates annexes assurent un suivi chronologique jusqu la fermeture de la piste.
La partie publipostage permet de savoir si le client souhaite recevoir ou non des offres par courriel.
Cette coche va permettre de trier les clients dmarcher trs rapidement.

Communication et historique
Gestion administrative de la prospection

Cet onglet assure le suivi des relations avec le client. Il est possible denvoyer un courriel directement et
dinscrire toutes les actions ralises.

Gestion des
pistes de vente

Suivre une piste de vente

Chaque tape de la relation peut tre value pour dfinir sa probabilit de


ralisation ou son niveau de ralisation

Le client affirme son besoin, la piste de vente est convertie en opportunit de vente

cration de lopportunit partir de la piste de vente


Lors de la transformation de la piste de
vente en opportunit de vente, le
nouveau partenaire peut tre cr
automatiquement dans le fichier clients.
Si la piste est associe un client
existant, le partenaire nest pas cr.

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Gestion des opportunits
Oprations Manipulations
cration de lopportunit partir de la piste de vente

Ici, la piste est convertie en opportunit de vente mais elle


aurait pu tre fusionne une autre opportunit de vente
pour un mme client.

Gestion des
opportunits Par exemple, nous pensons faire une vente de
partir dune piste 2000 avec le cabinet Znitude et la
de vente probabilit de ralisation est trs forte 80%.

Un message confirme la cration de


lopportunit.
Gestion administrative de la prospection

A ce stade, lopportunit de vente est cre, elle apparait dans la liste des opportunits.

Les opportunits de vente permettent de grer et suivre le cycle de ventes en crant


des documents de ventes associs un client (ou un prospect) spcifique pour faire le
suivi dune vente potentielle.
Depuis le formulaire de lopportunit, des rendez-vous peuvent tre planifis et les
appels tlphoniques suivis. Lopportunit gagne est ensuite convertie en devis.

Affichage de la liste des opportunits de vente


Lopportunit est toujours identifie par un objet, une date et un partenaire. La date de la prochaine
action peut tre renseigne. Les tapes du suivi, le revenu estim et la probabilit de ralisation sont
Gestion des obligatoirement saisis. Lutilisateur qui a saisi lopportunit est identifi afin den faciliter le suivi.
opportunits

le formulaire est cr mais lopportunit nest pas encore traite

lopportunit est ouverte, le suivi peut tre assur

lopportunit est ouverte mais elle reste momentanment en attente de suivi

lopportunit est GAGNE , elle peut tre transfre en devis ou commande.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 21
Configuration des opportunits
Oprations Manipulations

La configuration de la relation client est primordiale pour en faciliter le suivi,


et faire des classements.

Ces oprations de configuration se font avec les droits administrateur .

Les tapes
Les tapes permettent de mieux suivre la ralisation des pistes ou les opportunits de vente ; et de mieux
se positionner dans le cycle de vente. Elles sont dfinies par dfaut lors de linstallation de la base de
donnes mais il est toujours possible den ajouter ou den supprimer.
Gestion administrative de la prospection

Configuration de
la relation client
Les catgories
Les catgories ventilent les diffrents types de ventes potentielles pour mieux classer les pistes et
opportunits de ventes.

Chaque catgorie peut tre rattache une quipe commerciale

Les canaux
Les canaux permettent didentifier la provenance de lopportunit de vente comme le site web, la
prospection tlphonique, les mailings, salon ou meeting, etc.
Les canaux sont principalement utiliss pour analyser les ventes en fonction de l'origine.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 22
Suivi des questionnaires
Oprations Manipulations

Les questionnaires et les questions


Les questionnaires associs des sujets peuvent tre crs pour guider les quipes
dans le cycle de ventes poser les bonnes questions. L'outil de segmentation permet
Configuration d'attribuer automatiquement un partenaire une catgorie selon les rponses aux
dun diffrents questionnaires.
questionnaire
Configuration du questionnaire et des questions

Les questionnaires sont rattachs directement la fiche du client concern


ce qui permet un meilleur suivi de la prospection.
Gestion administrative de la prospection

Les questionnaires et les questions


Utilisation dun questionnaire
Dans longlet PROFILAGE , slectionner UTILISER UN QUESTIONNAIRE

Il convient de slectionner le questionnaire de la liste propose, puis de louvrir.

Suivi des
questionnaires

Les questions apparaissent les unes aprs les


autres. Les rponses attendues saffichent en
cliquant sur la loupe.

La rponse saffiche dans la question puis il


convient de SAUVEGARDER LES DONNES .

Toutes les rponses sont conserves


dans la fiche du partenaire.

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Traitement des commandes clients
Cration BC entte et corps
Oprations Manipulations

Le menu bons de commande gre les devis et les bons de commandes clients.

Par dfaut, un devis est cr. Lorsqu'il est confirm, il est converti en bon de
commande. Les bons de commande dclenchent une planification dactivits, des bons
de livraison, des ordres de production ou de prparation, des achats, etc. selon le
process-mtier. Il est possible de grer plusieurs types de produits.

Affichage de la liste des bons de commande

Laffichage de la liste des commandes permet de visualiser ltat de livraison RCEPTIONN et de FACTUR
Traitement des commandes clients

de chacune delles. Cet outil de gestion assure un suivi plus rigoureux des commandes clients en
filtrant les devis des ventes mais aussi en affichant uniquement les BC facturer. De plus, la VUE
CALENDRIER donne une vision de la planification des tches dans le temps ou la VUE GRAPHIQUE de
reprsenter la ventilation des commandes par client en indiquant le montant total ; outils de gestion
apprciables. Toute nouvelle commande est cre ltat de devis.
Enregistrement
de la commande
Cration de la commande client
Lentte et le corps de la commande
La rfrence de la
commande sincrmente
automatiquement.

La saisie des premires


lettres du nom active la
recherche automatique
du client. Si le client
nexiste pas dans la liste,
il est possible de le crer.

sil reste des articles saisir si la saisie est termine

Stock insuffisant : ce message apparait lorsque le stock est


insuffisant. Dans ce cas, le responsable des achats doit tre
inform du rapprovisionnement raliser.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 24
Cration BC le pied et infos
Oprations Manipulations
Le pied de commande
Lajout des frais de port se fait laide du bouton FRAIS DE PORT . Les mthodes de livraison ont t
configures en amont et peuvent tre utilises selon le cas lors dun achat ou dune vente (voir Gestion de
la base de donnes). Il suffit de slectionner dans liste propose les frais se rapportant la commande.
Attention, ne pas oublier de mettre jour les calculs de la commande chaque ajout en cliquant sur
CALCULER . Si cette opration nest pas faite, une erreur est dtecte par lapplication et dans ce cas, la
commande ne peut pas tre confirme.

Ajout des frais de port


Traitement des commandes clients

Enregistrem
ent de la
commande Il convient de slectionner dans la liste la mthode de
transport utilise pour la commande puis de lappliquer.
Une ligne apparat alors dans le bon de commande du
client avec le montant des frais de port si les conditions
dapplication sont remplies, sinon aucune proposition nest
faite.
Autres informations associes la commande
Les autres informations donnent des lments supplmentaires la commande

Logistique : la politique de colisage, dexpdition et de facturation est dfinie par lentreprise mais il est
toujours possible de modifier ponctuellement ces paramtres. Par dfaut, la livraison partielle est autorise
et la facture est cre en fonction des quantits commandes sur demande manuelle de lintervenant.
Rfrences : lutilisateur qui a tabli le BC est identifi et, ventuellement, lquipe commerciale ; la
rfrence du document dorigine est indique ainsi que le type de facture (configur en amont).
Conditions : si elles nont pas t dfinies dans la fiche du partenaire, il est possible de les renseigner
dans le BC. Il est toujours possible de modifier les conditions jusqu la facturation finale.
Dates : les champs indiquent les dates cls du document telles que la date de la demande dachat, de
confirmation de la commande et la date prvue de livraison et de rglement.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 25
Cration BC - Historique
Oprations Manipulations

Autres informations : lhistorique

Lhistorique assure le suivi de la gestion de la commande par les diffrents intervenants au processus de
vente. Ainsi, il est possible de voir ltat de la prparation de la livraison par lentrept (colisage) et la
facturation (doit/avoir) pour la comptabilit.
Traitement des commandes clients

Le bon de transfert peut tre non seulement visualis dans son intgralit mais il peut aussi tre trait
partir de ce module sans aller dans le module Entrept. Bien videmment, cette gestion dpend de
lorganisation du traitement du processus des ventes.

Enregistrement
de la commande Finalisation de la commande
La dernire tape de traitement est la confirmation de la commande. Une commande confirme passe de
ltat de DEVIS ltat de COMMANDE ce qui va dclencher LORDRE DE PRPARATION des colis envoys
lentrept OUT/000.

Le gestionnaire des ventes demande au responsable administratif, la cration de la facture client. Dans ce
cas, cette dernire apparat en facture BROUILLON dans le module COMPTABILIT .

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 26
Cration BC - Finalisation
Oprations Manipulations

Finalisation de la commande
La confirmation de commande va gnrer des informations sur les articles de la commande.
Un accus rception de commande peut tre envoy au client par courriel sous forme PDF ou par courrier
papier.

Enregistrement
de la commande
Traitement des commandes clients

Il est possible dassocier cette commande


le document de rfrence envoy par le client
ou dajouter un commentaire crit

La vue graphique affiche le montant des commandes par le client. Il est possible de trier les commandes par
vendeur, client, date, etc.

Outils de
gestion

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Suivi des BC facturer
Oprations Manipulations

Ce menu permet de voir la liste des bons de commande facturer.

Lutilisation de cette liste nest pas utile si la facturation est totale ou si la facturation
se fait partir des bons de livraison dans le module entrept.

Affichage des bons de commande facturer


Laffichage des lignes est chronologique, du BC le plus ancien au plus rcent, ce qui permet de traiter les
priorits.
Traitement des commandes clients

faire BC non factur et non trait par lentrept Terminer BC factur et trait par lentrept
Expdi BC trait par lentrept et factur, ou non Non-factur BC expdi ou non, et non factur
Visualiser les
BC facture Facturation partielle
La commande SO013 doit tre facture partiellement, le client souhaite une facture par type de produit.

La fentre LIGNE FACTURER affiche un tat TERMINE et informe que la facture issue du BC SO013 est en
attente de validation <is waiting for validation>

La facture apparat ltat BROUILLON dans le module Comptabilit

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Acompte la commande
Oprations Manipulations

Les acomptes la commande font lobjet dun traitement part. Ainsi lorsque le bon de commande est
confirm, il est possible de gnrer une facture d'acompte en utilisant le bouton FACTURE ANTICIPE
La rglementation fiscale impose la dlivrance d'une facture pour tous les versements d'acomptes, mme
lorsqu'ils ne donnent pas lieu exigibilit de la TVA (article 289 I -1-c du CGI). La facture d'acompte doit
tre date et numrote. La numrotation s'inscrit dans la mme srie chronologique que les autres
factures, il n'y a pas de numrotation spcifique pour les acomptes. La facture dfinitive tient compte des
diffrentes factures d'acomptes.

Paramtrage de lacompte sil nexiste pas


Il convient de crer un produit appel ACOMPTE auquel il faut rattacher les comptes correspondants.
Traitement des commandes clients

Enregistrement de lacompte
Lacompte, vers par le client, est enregistr aprs la confirmation de la commande. Il suffit dutiliser le
Gestion des bouton FACTURE ANTICIPE .
dun acompte
la commande

Il faut slectionner dans la liste des produits ACOMPTE et saisir le montant du versement.

La facture dacompte est en attente de validation dans le


module comptable.
FACTURE OUVERTE permet douvrir le formulaire de la
facture pour la visualiser.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 29
Oprations Manipulations

Validation de la facture dacompte et encaissement


La facture dacompte apparait en brouillon dans la liste des factures clients du module COMPTABILIT .

La validation de la facture dacompte permet denregistrer son rglement. La condition de rglement doit
tre obligatoirement renseigne.
Traitement des commandes clients

Gestion des Lencaissement du client peut tre enregistr.


dun acompte
la commande

Ltat de ralisation des commandes fait apparatre le % de facturation.

Aperu de lacompte dans la facture finale


Lacompte vient bien en dduction du montant total de la facture finale. Ainsi, la ligne ACOMPTE saffiche
dans la facture.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 30
Traitement des commandes annules ou modifies
Oprations Manipulations

Lannulation de commande se droule en 2 temps : la suppression du BL client en prparation puis lannulation


de commande.

Suppression du bon de livraison


Il convient de supprimer lordre de prparation de la livraison client. Lordre disparait de la liste des BL tablir

Annulation de
lordre de
prparation
TRAITEMENT DES COMMANDES ANNULES

Annulation de la commande

Annulation de
commande

La commande annule peut tre supprime ou mise en brouillon en cas de modification. Elle
revient alors ltat de devis

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 31
Traitement des livraisons clients
Oprations Manipulations

Tableau de bord de lENTREPT


Le tableau de bord de lentrept permet de visualiser les besoins (articles rapprovisionner, les produits
entrants et les produits sortants).

Visualisation
synthtique de
la situation de
lentrept
TRAITEMENT DES LIVRAISONS

Le magasinier peut consulter la liste de tous les bons de livraison prparer,


en fonction des diffrents bons de commande confirms par le gestionnaire
des ventes. Il peut aussi tablir directement un bon de livraison en cas de
retrait immdiat de la marchandise.

Affichage de la liste des bons de livraisons


Laffichage se fait par priorit de traitement ce qui permet un meilleur suivi. Ainsi, les ordres de sortie les plus
anciens sont les premiers de la liste.

Prparation de
la livraison

Rfrence : OUT/XXXXX reprsente les bons de livraison et INV/XXXXX reprsente les bons de retour
Origine : numro de commande lorigine du BL.
tat et code couleur (bleu, noir, rouge) : Brouillon lorsque la demande de colisage na pas t traite ;
Disponible le colisage na pas t trait ni la facture ; Disponible la commande a t facture mais le BL na
pas t trait ; Confirm le colisage a t trait mais les articles ne sont pas disponibles et la facture na pas
t faite ; Confirm le colisage nest pas fait et les articles sont indisponibles ; Termin le colisage a t trait
avec ou sans facture.

Il faut slectionner le filtre DISPONIBLE pour


afficher les BL en attente de prparation
dont le stock est disponible ; CONFIRM pour
afficher le BL dont le BC est confirm mais le stock est insuffisant

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 32
Traitement dun BL avec colisage
Oprations Manipulations
Traitement du colisage
Le colisage est la prparation physique des colis des produits prlevs sur les stocks. Ce prlvement sur stock
rationalis est appel picking . De plus, le colisage permet de contrler la cohrence entre la commande du
client et les articles mis dans le colis, dimprimer les tiquettes colis, le BL, etc.

Par exemple, le bon de livraison OUT/00022 qui na pas encore t trait apparait en rouge dans la liste des
livraisons disponible.
Dans un 1er temps, le magasinier va prparer les colis des articles disponibles. Ainsi, il peut AJOUTER UNE
QUANTIT dans le colis actuel ou METTRE DANS UN NOUVEAU COLIS . Tant que le colisage nest pas trait, le
nombre de colis reste 0.
TRAITEMENT DES LIVRAISONS

Prparation de
la livraison

Le magasinier ne peut mettre plus de 10 articles dans un colis, le reste est mis dans un NOUVEAU COLIS ce qui
permet dclater la quantit.

Les articles ont t rpartis dans 2 colis diffrents puis numrots 55 et 62 (tiquettes coller sur les colis)

Remarques : il est possible dajouter des articles supplmentaires en crant un nouveau mouvement de stock

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 33
Oprations Manipulations

Traitement dun bon de livraison livrable en totalit


Une fois le colisage effectu, il faut traiter le bon de livraison pour confirmer la livraison et sortir les articles de
stock. Ce traitement peut se faire globalement pour lensemble des articles de la commande ou
individuellement. Quelle que soit la procdure choisie, la livraison partielle peut tre traite.
TRAITEMENT DES LIVRAISONS

Une fentre listant lensemble des produits traiter souvre. Tous les produits sont livrables, il faut les TRAITER
puis VALIDER les mouvements.

Prparation de
la livraison

Le colisage et le bon de livraison sont prts, le traitement est termin. Le transporteur est renseign si ce
nest pas dj fait dans la commande, et le nombre de colis doit tre indiqu par le prparateur (2 colis n55 et
62). Lindication de la date de livraison permet dassurer un meilleur suivi des livraisons prparer.

Le bon de livraison est imprimable partir du formulaire BL ou du menu contextuel de droite en ayant
slectionn le BL.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 34
Traitement dune livraison partielle
Oprations Manipulations

Traitement dune livraison partielle


Le dentifrice du BL OUT/00023 ne peut tre livr qu hauteur de 15 tubes, il convient denregistrer la livraison
partielle
TRAITEMENT DES LIVRAISONS

Prparation de
la livraison

Le mouvement de stock de larticle doit tre mis jour. Il faut diter la fiche produit, indiquer les quantits
rellement livrables et enregistrer cette mise jour. Une fois le produit trait, la livraison est confirme.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 35
Oprations Manipulations

Traitement dune livraison partielle

Le bon de livraison fait apparaitre une sortie de 15 tubes de dentifrice et 25 restent en attente de livraison.

Prparation de Indisponibilit/disponibilit : il est possible dagir sur la disponibilit des produits en forant la disponibilit OU en annulant
la disponibilit.
la livraison
Le bon de livraison partielle est confirm, il reste livrer 25 tubes de dentifrice. La disponibilit de ces articles
sera force lors de la livraison des articles restants puis traite sur le mme BL.
TRAITEMENT DES LIVRAISONS

Le document est au format PDF (done = livr / confirmed = en attente)

Imprimer le
bon de
livraison Traitement par lot
Il est possible deffectuer un traitement
non pas par liste de colisage mais par
groupe. Il suffit de cocher dans la liste
des bons de livraison ceux imprimer
puis de lancer limpression.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 36
Forcer la dispo des articles
Oprations Manipulations
Les articles ne sont pas disponibles en stock mais il est possible den forcer la disponibilit afin de
crer le BL. Le document apparat en noir dans la liste des BL quil soit factur ou non.

Avant de forcer la disponibilit des articles, il convient de vrifier sils ont t rceptionns

FORCER LA DISPONIBILIT DES ARTICLES

Slectionner le bon de transfert et lditer


TRAITEMENT DES LIVRAISONS

Prparation
des colis pour
lenvoi au
client
Contrler ltat de disponibilit de larticle. Sil est INDISPONIBLE , il est possible de forcer la disponibilit pour
permettre la cration du BL (bon de transfert) et de la facture. Mais, il ne faut pas oublier que le
rapprovisionnement doit tre effectu par le responsable des achats (module ACHAT)

Si la disponibilit est force, larticle devient DISPONIBLE , la livraison peut tre faite

Le colisage est termin, le BL est prt mais la facturation nest pas encore faite.
Ne pas forcer la dispo des articles

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 37
Oprations Manipulations
Les articles ne sont pas disponibles en stock mais la facturation peut tre faite en attendant la
prparation des colis. Dans ce cas, le document dont les articles ne sont pas encore coliss
apparat en rouge dans la liste des BL.

NE PAS FORCER LA DISPONIBILIT DES ARTICLES

Prparation
des colis pour
lenvoi au
client

La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit tre valide pour gnrer les critures
comptables. La facture est ltat de brouillon (voir tableau de bord Comptable)
Visualisation dans la liste de ltat de la commande
TRAITEMENT DES LIVRAISONS

Le colisage termin, lentrept peut faire la demande de cration de facture auprs du responsable
administratif si le processus la dfini de la sorte sinon la demande de facture seffectue partir du
BC.

Demande de
cration de
facture

La facture est maintenant dans le Module Comptable, elle doit tre


valide pour gnrer les critures comptables.
Elle est ltat de brouillon (voir tableau de bord Comptable)

Le document est au format PDF


Visualiser et
imprimer le
bon de Traitement par lot
livraison Il est possible deffectuer un traitement non pas par liste
appel liste de colisage mais par groupe. Il suffit de cocher dans la
de colisage liste des bons de livraison ceux imprimer puis de
lancer limpression.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 38
Traitement des factures clients
Oprations Manipulations
Tableau de bord de la COMPTABILIT
Ce tableau de bord permet davoir une vue des oprations en temps rel de facturation clients approuver,
payer ; ltat des comptes de trsorerie ; les soldes des comptes cls de gestion ; ltat des
crances.

Visualisation
des factures
clients
approuver
TRAITEMENT DES FACTURES

La gestion et le suivi des factures clients se fait dans le module COMPTABLIT


Les factures sont proposes de manire automatises sur la base des
documents tels que les bons de commande ou bons de livraison. Il faut donc
viter les factures saisies manuellement sous peine de devoir mettre jour les
stocks.

Affichage de la liste des factures


Le systme gnre des brouillons de factures partir des bons de commande ou des expditions.
Tant que ces factures ne sont pas confirmes, elles peuvent tre modifies (ajout de rductions
commerciales, condition de rglement, frais de port, etc.) et elles ne sont pas comptabilises cest--dire
Facturation quaucune criture comptable nest passe. De plus, aucun numro nest affect la facture et lchance
client napparait pas.

Facture bleu Brouillon : le responsable des ventes ou lentrept a fait la demande de cration de facture
suite au traitement de la commande
Facture noire Ouverte : la facture a t approuve par le responsable administratif, elle est en attente de
rglement. Le numro est incrment, la date est applique et les critures comptables sont gnres.

Une facture peut tre valide partir de la liste en lapprouvant


directement sans lditer.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 39
Oprations Manipulations

Approuver une facture brouillon partir de la fiche


Une facture doit tre valide pour passer ltat OUVERTE

Facture OUVERTE valide. La facture possde maintenant un numro unique. Par dfaut, il est form
SAJ/ANNE/NUMRO 5 CHIFFRES comme SAJ/20NN/00023. Elle ne peut plus tre modifie, et elle est
bascule en comptabilit cest--dire que les critures sont automatiquement gnres.
La facture est dsormais en attente de rglement.

Facturation
client
TRAITEMENT DES FACTURES

Facture Pro Forma Ne correspond pas au systme comptable franais. La facture na pas encore de numro de
facturation mais les critures comptables correspondantes sont cres et le suivi de la crance est assur.

La date dchance est calcule automatiquement au moment de la cration des critures comptables cest-
-dire lors de la validation du document. Pour assurer un meilleur suivi, le nom de lutilisateur lorigine du
document est renseign ainsi que le numro du document lorigine de la facture.
Il est possible de visualiser les critures comptables de la facture en cliquant sur le numro de la pice
comptable

Une fois valide, il est possible dimprimer le document

Visualisation Traitement par lot


et impression Il est possible deffectuer un traitement non
de la facture pas facture par facture mais par groupe de
factures. Il suffit de cocher dans la liste des
factures celles imprimer puis de lancer
limpression.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 40
Traitement des avoirs clients
Oprations Manipulations

Un avoir est un document qui rectifie compltement ou partiellement une facture


OUVERTE . Il est possible de gnrer un avoir et le rapprocher directement d'une
facture depuis le formulaire de la facture.
Lorsquune facture est OUVERTE , il est impossible de la modifier autrement que par le
principe de lavoir. Le logiciel gre 3 types de rectifications de facture valide.

Le client ABC du Bio, nous a retourn 7 [BA1405] CRAYON YEUX GRIS FONCE 118. Il convient
dtablir lavoir correspondant partir de la facture initiale pour viter tout oubli dans les conditions
de vente.

Avoir cr partir dune facture OUVERTE

Client >factures clients> il faut slectionner dans la liste des factures celle qui doit faire lobjet dun avoir (ex :
retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).
TRAITEMENT DES FACTURES

Cration dun Il convient ensuite dditer la facture transfrer en avoir


avoir

Choix du type de remboursement


Il est important de rappeler quune facture OUVERTE ne peut plus tre modifie, elle devient dfinitive et
lcriture comptable est cre. Le seul moyen pour rectifier une erreur de facturation, cest dtablir
un avoir. Le logiciel propose diffrentes rectifications :

- MODIFIER <modification de la facture> : la facture en cours est annule, et une copie de cette
facture est cre afin de permettre la modification.
- CRER UN AVOIR <remboursement de facture> : la facture est transforme en avoir modifier en
fonction des rectifications apporter la facture initiale.
- ANNULER <facture annule> : la facture est transforme en avoir directement valid. Elle est
annule dans sa globalit.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 41
Oprations Manipulations

Clients > Avoir clients > il faut slectionner dans la liste lavoir.

Lavoir cr contient toutes les lignes de la facture de rfrence. Il convient dinscrire le nombre darticles
retourns en modifiant la ligne [BA1405] CRAYON YEUX GRIS FONC et de supprimer la ligne des articles
conservs [BA1003] SAVON LIQUIDE HUILE DOLIVE

Cration dun
avoir
TRAITEMENT DES FACTURES

Une fois VALID lavoir devient dfinitif, il ne peut plus tre modifi. Le numro de la facture davoir est
incrmente, une date dchance est indique et lcriture comptable est cre et valide.

Avoir supplmentaire
Certains types davoir ne peuvent pas tre crs partir de la facture initiale (ex : rductions accordes hors
factures de doit, etc..), il convient de les crer directement Clients>Avoirs clients>crer lavoir

Visualisation
et impression
de la facture

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 42
Rglement des factures clients et litiges
Saisie dun rglement unique
Oprations Manipulations

Rglement partir de Rglement client


Les RGLEMENTS CLIENTS permettent d'enregistrer les rglements reus des clients. Il
faut slectionner le client, la mthode de rglement (le journal comptable de destination
de lencaissement) et indiquer le montant reu quil soit total ou partiel.
Il sera propos automatiquement de rconcilier le rglement avec les factures ouvertes
cest--dire de rapprocher le rglement de la facture.

Cration de lencaissement client


Il faut renseigner le formulaire en indiquant le client, le montant de lencaissement puis le journal de
banque sur lequel largent va tre dpos. Il est impratif de renseigner la mthode de paiement pour faire
apparaitre la liste des factures et avoirs rgler correspondant au client.
Il faut ensuite saisir le montant du solde de la facture correspondante. Il est possible de supprimer les
factures et les avoirs qui nont pas de lien avec le rglement.
Rglement des factures et suivi des litiges

Saisie dun
rglement

Rglement partir de la liste des factures clients

Affichage de la liste des factures


La liste des factures donne un aperu de ltat des factures BROUILLON valider, OUVERTE
payer et des factures PAYES ce qui permet dassurer un suivi rgulier du traitement des
factures.

Enregistrer le rglement du client


La saisie du rglement passe par louverture du formulaire de la facture OUVERTE . Une facture BROUILLON ne
peut pas tre paye car elle nest pas valide et les critures comptables ne sont donc pas gnres. Dans la
fentre de la facture, slectionner PAIEMENT pour ouvrir la fentre PAYER LA FACTURE

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 43
Saisie dun rglement partiel & erreur daffectation
Oprations Manipulations

Lapplication gre sans difficult le rglement partiel ou le rglement dun ensemble de


factures.

Cration dun rglement partiel


Il convient de slectionner la facture du client qui vient dtre encaisse
Client>factures clients puis de crer le paiement en cliquant sur Paiement
Rglement des factures et suivi des litiges

Saisie dun
rglement
partiel ou dun
cumul de
factures

Le montant de lencaissement est indiqu, et le report dans le champ MONTANT de la facture


se fait automatiquement. Si la liste contient plusieurs factures, il faut veiller ce que le montant
encaiss soit bien affect la facture correspondante. Dans certains cas, laffectation ne se fait pas
correctement par le logiciel (voir ci-aprs).
Il faut enfin VALIDER le rglement pour le confirmer et gnrer les critures comptables.

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Oprations Manipulations
Les critures comptables apparaissent dans un nouvel onglet. Elles sont automatiquement valides
lors de la cration. Dans le cas prsent, le compte comptable dcart de centimes nest pas correct.
Une rectification comptable simpose.

La rectification peut tre immdiate en saisissant lcriture comptable correspondante ou lcriture


reste vrifier pour une rectification ultrieure.
Rglement des factures et suivi des litiges

Saisie dun
rglement
factures

Autre rglement partiel.

Exemple daffectation automatique errone.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 45
Saisie dun rglement de plusieurs factures
Oprations Manipulations

Rglement dun ensemble de factures

Clients>Paiements clients>crer.

Il convient de renseigner le montant encaisser ainsi que le journal comptable. Un clic dans la
liste des factures pour ventiler le montant payer en fonction des factures. Si le montant ne
convient pas, il est possible de le modifier en slectionnant par un double-clic la facture.
Il faut valider le paiement pour le confirner
Rglement des factures et suivi des litiges

Saisie dun
rglement dun
cumul de
factures

Une fois valides, les critures comptables sont gnres et accessibles depuis longlet
critures comptables. Les critures sont rapproches, un lettrage apparait ct du montant.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 46
Suivi dun compte client (rapprochement)
Oprations Manipulations

Dans le module comptabilit, il est possible daccder aux fiches clients. Ainsi, le
responsable administratif peut consulter lhistorique des relations et suivre la comptabilit
du tiers.

Rconcilier : parfois appele lettrage ou apurement , la rconciliation permet de


mettre en relation des critures dun mme compte qui sannulent entre elles, afin de les
pointer comme rconcilies (sommes dbits=sommes crdits pour une mme opration).

Aperu du compte client


Longlet COMPTABILIT de la fiche client donne le solde du compte TOTAL RECEVOIR . Il convient de
slectionner le lien CRDITEUR & DBITEUR pour visualiser les lignes dcritures comptables du compte client.
Rglement des factures et suivi des litiges

Suivi dun
compte client

Rapprochement du compte client

Attention, il faut slectionner les critures rapprocher pour faire


apparaitre le menu de droite avec laction RAPPROCHER LES CRITURES .

Rapprocher avec un ajustement

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 47
Suivi priodique des comptes clients (rapprochement)
Oprations Manipulations

Il faut aussi enregistrer comptablement lcart de rapprochement

Suivi dun
compte client
Rglement des factures et suivi des litiges

Les donnes comptables sont jour aprs


rapprochement du compte. La crance client est
0, lcart a t trait.
La date du rapprochement sinscrit dans la fiche
client.

Annuler le rapprochement
Il est possible dannuler le rapprochement en cas derreur (Action>Annuler le rapprochement). Une criture
rapproche ne peut pas tre supprime sans avoir au pralable annul son rapprochement.

Rapprochement automatique
Une facture est considre comme PAYE une fois que ses lignes sont
rapproches de leurs contreparties. La fonctionnalit de rapprochement
automatique permet de rechercher les critures rapprocher dans une srie de
comptes, il repre les critures dont les montants correspondent. Il est impratif
de dfinir la priode du rapprochement.

La puissance du lettrage
correspond au nombre de
Oprations montants partiels pouvant tre
combins ensemble pour conduire
priodiques
au rapprochement (niveau 2 9).
Lettrage de Rsultat
comptes Ici, 2 critures nont pas t
rapproches

Rapprochement manuel
Il est possible de rapprocher manuellement les lignes dun compte qui naurait pas t lettres lors du
rapprochement automatique (voir rapprochement compte client, principe identique).

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 48
Gestion des relances clients
Oprations Manipulations

Les relances multi-niveaux sont configures en amont de la fiche client ou du


traitement priodique des oprations comptables.
Pour chaque type de relance, un message est dfini en fonction du niveau de relance
par rapport la date dchance et au type de client.

Affichage des relances existantes

Les relances sont cres en


fonction des besoins propres
Rglement des factures et suivi des litiges

lentreprise.

Cration des lettres de relance

Paramtrage
des relances Il est important dattribuer un
clients nom explicite la relance
souhaite et den dcrire
lobjet. Il convient de
configurer ensuite les
niveaux de relance.

Chaque niveau de relance


possde un ordre de
traitement en fonction du
dlai courir partir de la
date dchance de la
facture exprim en jours ou
en mois.

La rdaction de la relance
suppose lutilisation de
champs tels que la date, le
nom du partenaire, etc.
La lgende est une aide
supplmentaire.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 49
Oprations Manipulations

Les travaux priodes de facturation permettent denvoyer des lettres de relance


(configure en amont) aux clients accusant un retard de rglement.

Pour raliser cette tche, il faut slectionner dans la liste le type de relance client
activer puis la date denvoi du document.

Le ou les clients relancer sont slectionns dans la liste des comptes prsentant un solde dbiteur. Un filtre
BALANCE>0 permet le tri.

Traitement
Rglement des factures et suivi des litiges

des relances
clients

Lensemble des clients relancer en fonction des conditions apparait dans la liste

Ce menu permet de lister les relances envoyes aux clients. Cest un outil
supplmentaire pour assurer un suivi rigoureux des crances clients.

Suivi des
relances
envoyes Affichage de la liste des relances envoye par niveau

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 50
Oprations Manipulations

Les relances sont envoyes au format PDF par courriel aux clients. La confirmation de lenvoi du courriel peut
tre demande. Le courriel peut aussi tre traduit automatiquement dans la langue du client.

Traitement
des relances
clients
Rglement des factures et suivi des litiges

IMPRIMER LES SUIVIS imprime ltat du compte client

ENVOYER LES COURRIERS envoi en PDF de la lettre de relance aux clients selon son niveau

Les relances simples sans Multi-critres sont traites partir du fichier des clients.

Une lettre de relance doit tre envoye au client Les Saveurs des Pyrnes. La slection
du rapport RETARD DE RGLEMENT qui se trouve dans le menu de droite de la fiche du
partenaire permet dimprimer la lettre de relance.

Traitement
dune relance
SIMPLE

Ce courrier est paramtr par


ladministrateur dans le module
administration.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 51
Impression du grand-livre
Oprations Manipulations

Un compte fait partie du grand livre. Il enregistre tout type de transaction de dbit ou de
crdit.
Le grand-livre regroupe lensemble des comptes comptables utiliss par lorganisation.

Affichage des comptes clients


Pour faciliter la recherche, indiquer le numro (code du compte comptable) puis slectionner par une coche le ou les
comptes souhaits. Les rapports proposent limpression du grand livre ou de la balance des clients.
Rglement des factures et suivi des litiges

Prparation du fichier PDF / impression du rapport

Impression du Le grand livre des clients est imprimable selon des critres
dfinis
grand livre ou MOUVEMENT CIBLE dfinit les critures visualiser
balance
TRIER PAR date ou par partenaire/journal
AFFICHAGE DES COMPTES peut se faire avec les
mouvements ou avec un solde diffrent de 0
Inclure le solde initial

Les donnes peuvent tre filtres par date (jj/mm/aaaa) ou


par priode (mm/aaaa)

Laffichage se fait par dfaut en paysage mais la dcoche


affiche les informations en portrait.

Sur le mme principe, la balance ge des clients est imprimable

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 52
Suivi des relations clients
Oprations Manipulations

Les rclamations peuvent tre associes un bon de commande, une facture, un


produit, etc.
Des courriels avec des pices jointes peuvent tre envoys et lhistorique complet
d'une rclamation est gard (courriels envoys, type d'intervention, etc.).

Suivi des
rclamations
SUIVI DES RELATIONS CLIENTS

Tous les appels reus sont inscrits dans la fiche client. Les appels sortants listent
tous les appels raliss par lquipe de vente.

Un vendeur peut enregistrer les informations concernant l'appel dans la vue formulaire. Ces informations sont
conserves sur la fiche du partenaire afin de tracer tous les contacts avec lui. Il est galement possible
Appels dimporter un fichier .CSV d'une liste d'appels tlphoniques.
tlphoniques

Le calendrier des runions RENDEZ-VOUS est partag entre les quipes de vente et
intgr d'autres applications comme les congs ou les opportunits d'affaires.

Gestion des
rendez-vous
clients

La confirmation du RDV permet linscription dans lagenda (public ou priv)

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 53
LE PROCESSUS DACHATS AUX FOURNISSEURS
Module ACHATS Module ENTREPT Module COMPTABLE

APPEL DOFFRE (FACULTATIF)


Demande de tarifs et de
conditions de vente BESOINS
Produit en rupture de stock
dont le client a besoin
DEMANDE DE PRIX
Demande dachat non confirme
par le fournisseur

Confirmation

BON DE COMMANDE
Confirmation de la demande RCEPTION EN ATTENTE
dachat par le fournisseur
Contient la liste des produits recevoir
(colisage en attente de livraison)

Traitement la
LIVRAISON ENTRANTE rception des colis
Liste des produits recevoir en
attente de rception
Rception
FACTURE (BROUILLON) facture
LIVRAISON ENTRANTE RCEPTION Une facture en mode brouillon est fournisseur
Liste des produits recevoir en Confirmation de la rception des colis gnre suite au BC fournisseur
attente de rception par le magasinier
FACTURE OUVERTE
Validation de la facture

COMPTABILIT
criture comptable

AVOIR
Traitement de lanomalie
COMPTABILIT
criture comptable

Rglement

PAIEMENT FOURNISSEUR
Enregistrement du paiement

ORDRE DE PAIEMENT
Virement..
COMPTABILIT
criture comptable

LETTRAGE DU COMPTE (RCONCILIATION)


Rapprochement entre la facture et le
rglement

FACTURE RGLE
Ltat de la facture est termin

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 54
LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RELATIONS AVEC LES FOURNISSEURS
Tenue du fichier fournisseurs
Oprations Manipulations

Le fichier du fournisseur permet dinscrire les informations relatives ce type de


partenaires externes lentreprise. Il est important dy trouver la fois les coordonnes
du fournisseur mais galement les donnes comptables, lhistorique commercial
(courriels, rendez-vous, etc.) et lhistorique des achats pour assurer un suivi
mthodique et efficace des relations commerciales.

La dslection du bouton FOURNISSEUR donne la totalit des


partenaires de lentreprise, incluant les clients et les opportunits.

Affichage de la liste des fournisseurs

Une fiche peut tre cre ou modifie. Ldition de la fiche permet de mettre jour les diffrents champs
Tenue du fichier fournisseurs

sinon la fiche est simplement ouverte en mode consultation.

Mise jour du Cration/visualisation dune fiche fournisseur


fichier
fournisseurs Identification du partenaire

Il faut saisir le nom (nom, code du tiers), et toutes les informations relatives au fournisseur (nom du
contact, ladresse de facturation puis de livraison ; et coordonnes pour contacter le tiers). Lidentification de
la catgorie du partenaire seffectue automatiquement, il est toutefois important de contrler la coche. Les
autres onglets donnent des informations complmentaires sur le partenaire. Attention, les champs de la
fiche sont communs tous les partenaires ainsi seuls les champs associs au fournisseur sont
renseigner.
Le partenaire peut tre associ une catgorie. Ceci est utile pour une recherche rapide par catgorie.

Le FORMULAIRE DES PARTENAIRES correspond la forme juridique. La mise jour de cette ressource se fait
dans la Configuration>Carnet dadresses>Formes juridiques

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 55
Oprations Manipulations
Identification du partenaire Fournisseur (suite)
LES ADRESSES il est possible daffecter plusieurs adresses un fournisseur. Il convient de saisir la
premire adresse en lui affectant le type <facture> puis la deuxime en lui affectant le type <livraison>, etc.
La sauvegarde est indispensable entre chaque saisie sinon les donnes sont perdues.
Le titre est paramtrable dans la Configuration>Carnet dadresses>Civilits.

Informations gnrales et conditions de vente personnalises

Le VENDEUR est lutilisateur en charge du partenaire (ici, le gestionnaire des achats).

La liste des prix dachat est utilise lors des achats. Cette liste est paramtre en amont dans la
Tenue du fichier fournisseurs

configuration des prix. Si le fournisseur soumet les commandes des frais de livraison, ils sont pris en
compte dans sa fiche. Il en va de mme pour la mthode de facturation. Ces mthodes sont paramtres
en amont (voir Gestion de la base de donnes).
Mise jour du
fichier Informations comptables du fournisseur, le COMPTE FOURNISSEUR
fournisseurs
Il faut crer le compte de tiers associ la fiche du fournisseur. Ce compte enregistre les pices
comptables lies aux achats (facture, avoir et rglement). Ce compte fait partie du grand livre de la socit.

Il faut renseigner le nom du fournisseur puis numro du compte comptable (401 suivi du code).

PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (401), il est la base de la structure
comptable.
TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes <
vue>; les autres peuvent tre recevoir (crditeur), payables, de liquidit, etc.
TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (crance, payable, charge, etc.)
RAPPROCHER cocher si le compte va tre rapproch (ou lettr ou rconcili).

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 56
Oprations Manipulations
Informations comptables diverses

Les conditions de rglement sont paramtres en amont dans le module Comptabilit. Le choix du mode
de rglement nest pas obligatoire mais peut tre associ la fiche.
Le dbit fournisseur donne le montant de la dette fournisseur et la date du dernier rapprochement de
son compte comptable.
Les informations bancaires du fournisseur ce qui est trs utile en cas de virement.
Le Rgime fiscal et le N TVA intracommunautaire peuvent tre renseigns.

Autres fonctionnalits
Une fiche peut tre duplique cest--dire quil est possible de la copier. Dans ce cas, une autre fiche avec
le mme nom est cre suivi de COPIE. Elle peut tre aussi supprime en cliquant sur X en bout de ligne.
Un menu contextuel donne accs diffrents liens, certains dentre eux seront vus par la suite tels que les
courriels, le chiffre daffaires mensuel, les crditeurs/dbiteurs, etc..
Tenue du fichier fournisseurs

Mise jour du
fichier
fournisseurs

Suivi des relations avec le fournisseur, cest lhistorique


Le suivi des relations avec le partenaire est indispensable aussi toutes les actions sont automatiquement
inscrites dans la fiche. Les activits (tches), les courriels, les opportunits de vente , les rendez-
vous et les appels tlphoniques sont visibles par tous les utilisateurs ayant accs la fiche vitant la
redondance dinformations et assurant un suivi trs rigoureux.

clique sur la flche pour ouvrir la pice jointe ou pour ouvrir le document (rclamation, facture, etc.) li
au courriel

Il est possible de suivre les appels tlphoniques avec la possibilit de planifier un rendez-vous ou de
planifier un autre appel. Ceci est automatiquement inscrit dans lagenda commun.

Lappel peut tre supprim , suspendu ou non conclu selon le cas

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Traitement des commandes fournisseurs
Demande dachat/appel doffre
Oprations Manipulations

Une demande d'achat est une tape avant la demande de devis. Dans une
demande d'achat (ou appel d'offre), il est possible denregistrer les produits et
dautomatiser la cration des demandes de devis auprs des fournisseurs. Aprs la
ngociation et obtention de toutes les offres fournisseurs, il est possible den valider
certaines et den annuler d'autres.

cration de la demande de produits


Traitement des commandes fournisseurs

La demande
dachat

Type de demande :
APPEL DOFFRES EXCLUSIF au moment de la confirmation dun bon de commande, les autres
attachs lappel doffre sont annuls
APPEL DOFFRES MULTIPLE permet davoir plusieurs bons de commande. Au moment de la
confirmation dun bon, les autres bons ne sont pas annuls.

Slection des fournisseurs concerns par lappel doffre

CONFIRMER lappel doffre pour lancer le traitement de la demande. Une fois que les informations
fournisseurs ont t reues, lappel doffre est TERMIN

Visualisation,
impression de
lappel doffre

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 58
Demande de prix
Oprations Manipulations

La demande de devis est faite pour acheter des produits un fournisseur mais l'achat
n'est pas encore confirm. Ce menu permet de passer en revue les demandes de devis
cres automatiquement et bases sur les rgles logistiques (stock minimum,
production la demande, etc). Une demande de devis est convertie en bon de
commande une fois que la commande est confirme par le fournisseur.

Aperu de la liste des demandes de prix

Demande de prix partir dun appel doffre.


Traitement des commandes fournisseurs

Au moment de la confirmation de la demande de prix issue de lappel doffre, les autres bons de
commandes sont automatiquement annuls en raison du choix APPEL DOFFRES EXCLUSIF
Demande de
prix (ou devis)
Cration de la demande de prix

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 59
Oprations Manipulations

Cration de la demande de prix


La demande de prix est convertie en bon de commande pour confirmer le futur achat.

Demande de Les 2 demandes de prix converties en bon de commande apparaissent dans la liste des commandes
prix (ou devis)
Traitement des commandes fournisseurs

Visualiser la
demande de prix

Traitement par lot


Il est possible deffectuer un
traitement non pas par demande
de prix mais par groupe. Il suffit
de cocher dans la liste des
demandes celles imprimer puis
de lancer limpression groupe.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 60
Bon de commande
Oprations Manipulations

Ce menu permet principalement de crer les bons de commandes par rfrence,


par fournisseur, par produit, etc. Pour chaque bon de commande, il est possible de
suivre les produits reus et de contrler les factures du fournisseur.

La demande de prix est convertie en bon de commande

Lordre dachat est confirm, les articles sont prts tre


rceptionns <module Entrept> et la facture est en attente de
facturation FACTURE BROUILLON <module Comptabilit>.
Traitement des commandes fournisseurs

Bon de
commande
fournisseurs

Traitement par lot


Il est possible deffectuer un traitement non
pas par bon de commande mais par groupe
de bons de commande. Il suffit de cocher
dans la liste des bons de commande ceux
imprimer puis de lancer limpression
groupe.

Suivi de la commande fournisseur

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 61
Traitement des livraisons et suivi des anomalies
Rception de la livraison
Oprations Manipulations

Les rceptions correspondent aux commandes reues des fournisseurs.


Une rception contient la liste des produits recevoir en fonction de la
commande d'achat passe au fournisseur. Une livraison peut tre totale ou
partielle.

Aperu de la liste des commandes rceptionner


Laffichage du document dorigine permet de visualiser

POXXXX Bon de commande - TEXXXXX Appel doffre

Traitement des commandes rceptionnes


la rception de la commande, le bon de transfert est trait en bon de rception IN/00020 puis valid pour
Traitement des livraisons et traitement des anomalies

rentrer les produits en stock.

Rception des
commandes

Aprs rception, le traitement administratif des colis est termin.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 62
Oprations Manipulations

Remarque :
Le module des achats permet aussi denregistrer et/ou de suivre les livraisons
fournisseur.
Le principe est identique celui de lentrept.

Rception de colis sans commande initiale


Il est possible denregistrer la rception darticles sans commande initiale.
Traitement des livraisons et traitement des anomalies

Rception des
commandes

FACTURER larticle doit tre factur - FACTUR larticle est dj factur


NON APPLICABLE larticle nest pas factur en cas dchange standard

Si la rception est facturer, la fentre de demande de cration de facture apparait

Il convient de slectionner le journal avant de crer la


facture. Elle apparait par la suite en brouillon dans le
module de comptabilit

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 63
Livraison partielle
Oprations Manipulations
Menu : Gestion entrept - Rception
Livraison partielle
Traitement des livraisons et traitement des anomalies

Rception
partielle de la
commande
La livraison des articles rceptionns a t traite, un autre bon de rception li la mme commande est
automatiquement cr.
Les quantits de ce nouveau bon de rception correspondent au reste livrer

Affichage de la liste des rceptions

Mouvement de produits Rception par produit

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 64
Retour darticles

Oprations Manipulations

Les articles rceptionns peuvent tre retourns au fournisseur en cas de


dtrioration, de rappel, derreur de livraison, etc.
Traitement des livraisons et traitement des anomalies

Il convient dindiquer pour chaque article la quantit retourne

Retour darticles
rceptionns Le bon de retour est trait
puis valid, il se retrouve
ainsi dans la liste des bons
de livraison.

Vous trouverez dans cette liste tous les produits livrer aux clients mais aussi
les retours fournisseurs. On peut traiter les livraisons directement partir de
cette liste en utilisant les boutons droite de chaque ligne.

Ce retour est visible dans cette liste de mouvements

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 65
Imprimer le bon de retour
Oprations Manipulations

Visualiser ou
Traitement des livraisons et

imprimer le bon
traitement des anomalies

de retour

Autres Traabilit des contacts avec le fournisseur dans la fiche fournisseur (courriel, appel tlphonique, prise
anomalies de rendez-vous, etc..).

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 66
Traitement des factures fournisseurs et suivi des anomalies
Traitement des factures
Oprations Manipulations

Le menu FACTURES FOURNISSEURS permet de saisir et grer les factures envoyes


par les fournisseurs.
Les brouillons de facture sont automatiquement gnrs partir d'un bon de
commande fournisseur ou d'une livraison reue. De cette faon, le contrle de la
facture fournisseur se fait en fonction de ce qui a t achet ou reu.

Traitement des commandes reues


Approuver les factures
la rception de la facture fournisseur, le responsable administratif contrle la facture BROUILLON , la rectifie
si ncessaire puis la valide. Elle devient une facture OUVERTE et les critures comptables sont cres
automatiquement.
Traitement des factures et suivi des anomalies

Lenregistrement
des factures
fournisseurs

Visualiser les critures comptables

Il faut cliquer sur la pice


comptable pour faire apparaitre
les critures lies cette facture.
Les valeurs de la facture sont
ventiles dans les comptes
correspondants.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 67
Oprations Manipulations
Crer une facture fournisseur immdiate
la rception de la facture fournisseur, le brouillon de la facture est saisi. Il faut la valider pour mettre jour
la comptabilit. Lentre en stock nest pas faite automatiquement, il est indispensable de la saisir pour
incrmenter le stock en quantit - Entrept>Gestion dentrept>Bon de livraison.

Lenregistrement
Traitement des factures et suivi des anomalies

des factures
fournisseurs

La saisie du total permet de faire du contrle de facturation fournisseur en comparant les donnes du logiciel et celles
de la facture. Si le montant nest pas identique au total de la facture, la validation nest pas possible.

Approuver la facture pour la basculer en comptabilit

Si le message derreur suivant apparait, complter le


champ TOTAL du montant total de la facture TTC

Une fois approuve, la facture devient dfinitive cest--dire quelle ne peut plus tre supprime sauf
par le biais dun avoir, et le paiement peut tre effectu.

Le menu contextuel propose lajout de pices jointes (ex : facture au format PDF) et/ou dcrit sous forme
dannotation spcifique la facture.
Pour ajouter une pice jointe, il suffit de PARCOURIR les dossiers pour trouver le fichier voulu.

Ajout dun
document ou
dune annotation
la facture.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 68
Traitement des avoirs
Oprations Manipulations

Lavoir envoy par le fournisseur peut tre enregistr. Lavoir rectifie la facture
compltement ou partiellement en fonction du type de remboursement demand

La cration la
dun avoir

Choix du type de remboursement


Il est important de rappeler quune facture OUVERTE ne peut plus tre modifie, elle devient dfinitive et
lcriture comptable est cre. Le seul moyen pour rectifier une erreur de facturation, cest dtablir un
avoir. Le logiciel propose diffrentes rectifications :
Traitement des factures et suivi des anomalies

- La MODIFICATION DE LA FACTURE la facture en cours est annule, et une copie de cette facture est cre afin de
permettre la modification.
- Le REMBOURSEMENT DE FACTURE la facture est transforme en avoir modifier en fonction des rectifications apporter
la facture initiale.
- La FACTURE ANNULE la facture est transforme en avoir directement valid. Elle est annule dans sa globalit.
Nous retournons 3 [Ombres paupires] au fournisseur Bonneterre. Les autres articles sont supprims
des lignes de facture. Il convient de cliquer sur le calcul des taxes pour mettre jour le montant de la
TVA. Lavoir reste en <brouillon> tant que la facture davoir fournisseur nest pas rceptionne.
Lapprobation de lavoir incrmente le numro du document, affecte une date dchance et met jour les
critures comptables.
Le total par dfaut est celui de la facture initiale, il faut saisir le montant de lavoir ce qui permet de
contrler les donnes du logiciel avec lavoir reu du fournisseur. En cas dcart la validation du document
nest pas possible

Gestion des rglements et suivi des litiges


Saisie dun paiement fournisseur
Oprations Manipulations
Tutoriel OpenERP V6.0.3
Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 69
Rglement partir de Paiement fournisseur
Le formulaire de rglement du fournisseur permet de suivre les paiements effectus.
Lors de la slection dun fournisseur, Il sera propos de rapprocher le rglement avec
les FACTURES OUVERTES de ce fournisseur.

Cration dun paiement fournisseur


Il faut renseigner le formulaire en indiquant le fournisseur, le montant du paiement
puis le compte bancaire sur lequel largent va tre prlev. Il est impratif de
renseigner la mthode de paiement pour faire apparaitre la liste des factures et avoirs rgler
correspondant au fournisseur En fonction du paiement, il convient de supprimer les factures et avoirs qui
nont pas de lien avec le rglement.
Gestion de rglements et suivi des litiges

Enregistrement
dun paiement
fournisseur

Rglement partir de la liste des factures fournisseurs

Affichage de la liste des factures


La liste des factures donne un aperu de ltat des factures BROUILLON valider,
OUVERTE payer et des factures PAYES . Ceci assure un suivi rgulier du traitement
des factures.

Enregistrer le paiement au fournisseur


La saisie du rglement passe par louverture du formulaire de la facture Ouverte. Une facture Brouillon ne
peut pas tre paye car elle nest pas valide et les critures comptables ne sont donc pas gnres. Dans
la fentre de la facture, slectionner PAIEMENT pour ouvrir la fentre PAYER LA FACTURE (voir opration ci-
dessus)

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 70
Saisie dun paiement de plusieurs factures
Oprations Manipulations

Il est possible de payer plusieurs factures dun mme fournisseur en mme temps.

Il convient de saisir le montant total du paiement fournisseur soit 171,07


puis de solder les factures correspondantes en saisissant le montant rgl
correspondant chacune delles.
Gestion de rglements et suivi des litiges

Saisie dun
paiement
cumul

Aprs la validation de lopration, les critures comptables apparaissent dans un autre onglet.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 71
Suivi dun compte fournisseur
Oprations Manipulations

Dans le module comptabilit, il est possible daccder aux fiches fournisseurs.


Ainsi, le responsable administratif peut consulter lhistorique des relations et suivre
la comptabilit du tiers.

RCONCILIER parfois appele lettrage ou apurement , la rconciliation


permet de mettre en relation des critures dun mme compte qui sannulent entre
elles, afin de les pointer comme rconcilies (sommes dbits=sommes crdits).

Aperu du compte Fournisseur


Longlet COMPTABILIT de la fiche fournisseur donne le solde du compte TOTAL PAYER . Pour connaitre de
manire plus prcise les mouvements, il faut slectionner le lien CRDITEUR & DBITEUR qui permet de
visualiser les lignes dcritures comptables du compte fournisseur.
Gestion de rglements et suivi des litiges

Suivi dun
compte
fournisseur

Le compte fait apparaitre la liste des critures comptables issues des oprations ralises avec le
fournisseur.

Tutoriel OpenERP V6.0.3


Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 72
Oprations Manipulations

Le rapprochement commence par la slection des critures rapprocher.

Il faut activer dans le menu contextuel droite la fonction RAPPROCHER LES


CRITURES
Les critures non rapproches slectionnes vont tre analyses et le
Gestion de rglements et suivi des litiges

logiciel va faire ressortir lcart constat.

Le rapprochement avec un
ajustement permet de traiter
Suivi dun comptablement lcart en affectant
compte la diffrence dans le compte
fournisseur correspondant.

Lcart de rapprochement est comptabilis dans un compte de charge 658 ou de produits 758 selon le cas.

Une fois rapproche, lcriture comptable dajustement est gnre. Ltat du compte est quilibr, le total
dbit est gal au total crdit

Annuler le rapprochement
Il est possible dannuler le rapprochement en cas derreur - Action>Annuler le rapprochement. Une criture
rapproche ne peut pas tre supprime si le rapprochement initial na pas t annul.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 73
Suivi priodique des comptes fournisseurs (rapprochement)
Oprations Manipulations

Rapprochement automatique
Une facture est considre comme PAYE aprs que ses lignes aient t rapproches de leurs contreparties.
La fonctionnalit de rapprochement automatique permet de rechercher automatiquement les critures
rapprocher dans une srie de comptes, il repre les critures dont les montants correspondent. Il est impratif
de dfinir la priode du rapprochement.

Il convient de slectionner le ou les comptes rapprocher, dindiquer la priode puis la puissance. La


puissance de la rconciliation correspond au nombre de montants partiels pouvant tre combins ensemble
pour conduire au rapprochement (niveau 2 9).
Rglement des factures et suivi des litiges

Oprations
priodiques
Lettrage de
comptes

Rsultat
Ici, 5 critures nont pas t rapproches

Rapprochement manuel
Il est possible de rapprocher manuellement les lignes dun compte qui naurait pas t lettres
automatiquement (voir rapprochement compte client, principe identique).

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Impression du grand-livre
Oprations Manipulations

Un compte fait partie du grand livre des comptes comptables de lentreprise. Il enregistre
tout type de transaction de dbit ou de crdit.
Le grand-livre regroupe lensemble des comptes comptables utiliss par lorganisation.

Affichage des comptes fournisseurs


Pour faciliter la recherche, il faut indiquer le numro (code du compte comptable) puis slectionner par une
coche le ou les comptes souhaits. Les rapports proposent limpression du grand livre ou de la balance
des fournisseurs.
Rglement des factures et suivi des litiges

Prparation du fichier PDF / impression du rapport


Le grand livre des fournisseurs est imprimable selon des
critres dfinis :
Impression du MOUVEMENT CIBLE dfinit les critures visualiser
grand livre ou TRIER PAR date ou par partenaire/journal
balance
AFFICHAGE DES COMPTES peut se faire avec les
mouvements ou avec un solde diffrent de 0
Inclure le solde initial

Les donnes peuvent tre filtres par date (jj/mm/aaaa) ou


par priode (mm/aaaa)

Laffichage se fait par dfaut en paysage mais la dcoche


affiche les informations en portait.

Sur le mme principe,


la balance ge des
fournisseurs est
imprimable

Il est possible daccder au Grand-livre autrement mais il y a moins de flexibilit quant au choix des
comptes Rapports>Autres rapports financiers>Partenaires>Grand-livre

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LE PROCESSUS DE SUIVI DES STOCKS
Configuration Tenue du fichier articles tats des stocks

CATGORIES PRODUITS INVENTAIRE


Dfinition des catgories Ajustement des quantits
en stock par rapport au
de produits
stock physique

UNITS DE MESURE
STOCK PAR EMPLACEMENT
Dfinition des catgories PRODUITS Quantits en stock et valeur
de produits Cration des produits du stock
PRODUITS (fichier produits)
Cration des produits
(fichier produits)
PRODUITS
FOURNISSEURS M OUVEMENTS DE STOCK
Cration des produits Entres et sorties de stock
Fichier des fournisseurs (fichier produits) par produit

ANALYSES & SUIVI


EMPLACEMENTS
Analyse des mouvements
Dfinition des lieux de de stock et de linventaire
stockage (entrepts, etc.)

Gestion des produits et rapprovisionnement


RGLE STOCK MINI [OP/00009]
Dfinition du stock mini et maxi
Mise jour du stock
PRODUITS - FICHIER
[BA1028] SAVON MIMOSA 100 GR

Lancement du planificateur dapprovisionnement

OUI NON
Stock thorique
< stock
minimum

DEMANDE DE PRIX Pas de commande


Cration automatique de la
commande fournisseur

BON DE COMMANDE
Commande approuve

ORDRE DE RCEPTION
Commande rceptionner

Rception des produits

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LA GESTION DES PRODUITS ET DES STOCKS
Configuration des catgories de produits
Oprations Manipulations

Lorsque le nombre de rfrences gres est lev, le recours au regroupement des


articles en catgorie devient incontournable. Le but est damliorer la gestion des
produits de mme groupe et de rationaliser le suivi des stocks.
Une catgorie darticles est compose de produits ayant les mmes
caractristiques, il sagit donc dune famille darticles.

Affichage de la liste des catgories


La cration se fait partir de la liste des catgories
valuation et suivi des stocks

Gestion des
catgories de
produits

Cration dune catgorie de produits

Le nom de la nouvelle catgorie de produits est saisi dans le formulaire ainsi que la catgorie parent
laquelle il est rattach. Il est donc possible de crer des sous-catgories en fonction des besoins de
lorganisation.
Par dfaut, le type de catgorie est toujours NORMAL sinon il est VUE dans ce cas la catgorie nest pas
utilisable car elle centralise un ensemble de catgories.
Il est possible dassocier la catgorie le compte dachat et le compte de vente correspondant. Les
comptes de stocks assurent un suivi comptable.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 77
Configuration des UDM
Oprations Manipulations

Avant de dfinir une unit de mesure, il convient de crer la catgorie laquelle


Configuration elle sera rattache.
des catgories
dUDM
Par dfaut, un ensemble
dunits sont cres
linstallation des bases de la
socit.

Cration dune catgorie <Temps de travail> laquelle peut


tre rattache lunit <heure>, <jours>, <pice>, etc.

Lunit de mesure permet de valoriser les stocks mais aussi la facturation des
produits (PCE, kilogramme, heures, etc.)
valuation et suivi des stocks

Affichage de la liste des units de mesure


Une unit de mesure appartenant la mme catgorie se convertit automatiquement.
Par exemple, lapplication transforme les kilogrammes en grammes, etc. Un ensemble dunits de mesure
est install lors de la mise en place de la base de donnes.

Configuration
des units de
mesure

Cration dune unit de mesure


La prcision d'arrondi indique la plus petite reprsentation de cette unit et le type dUdm indique une
variabilit de prcision darrondi (plus grand que ou plus petit que).

Le logiciel est capable de grer de nombreuses units de mesure mais surtout d'avoir une gestion de
stock en doubles units. Ces deux units n'appartiennent pas ncessairement la mme catgorie et il
peut ne pas y avoir de relations directes entre ces units.
L'une est gnralement utilise pour la gestion de stock, tandis que l'autre est utilise pour la valorisation de
stock ou la facturation. Tous les mouvements de stock sont alors tenus en double unit. Par exemple, la
tenue du stock de fromage se fait la pice et la vente se fait au kilo.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 78
Tenue du fichier produits
Oprations Manipulations

Les produits peuvent tre achets et/ou vendus. Ils peuvent tre des matires
premires, des produits stockables, des consommables ou des services.

Dans ce menu les produits par catgorie ne sont quen consultation. Les mises
jour des catgories se font par le menu Configuration>Catgories de produits.

Affichage de la liste des produits


Laffichage de la liste fait apparatre les produits tris alphabtiquement et le nombre total darticles.

Lutilisation des filtres permet de trier rapidement une liste importante de produits

AIRE DE REPOS affichage des services


valuation et suivi des stocks

STOCKABLE affichage des produits stockables


VENDRE affichage des produits qui peuvent tre vendus
Tenue du fichier ACHETER affichage des produits qui peuvent tre achets
produits
Cration dune fiche produit
Le formulaire du produit contient des informations dtailles sur les produits en lien avec les
approvisionnements logistiques, les prix de vente, les catgories de produit, les fournisseurs, etc.

Lindication du nom du produit est obligatoire. La rfrence doit tre saisie, elle ne sincrmente pas
automatiquement. Il est possible dajouter le code EAN13 (European Article Numbering 13 chiffres), code
barre utilis dans le monde entier sur lensemble des produits de grande consommation.
Les caractristiques dfinissent si le produit peut tre achet, vendu ou sil constitue une dpense dans le
cas par exemple de produits consommables.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 79
Fiche produit - informations
Oprations Manipulations

Informations : dcrit trs prcisment les caractristiques du produit


valuation et suivi des stocks

Besoin
Tenue du fichier
produits Le type de produit (Stockable, consommable ou service). Les consommables sont traits comme les
produits stockables mais il ny a pas de gestion de stocks. Un service nest pas stockable.

La gestion des besoins. Si le produit est gr selon la production sur stock, lors dune demande les
articles sont pris sur le stock ou dfaut un rapprovisionnement est lanc. La gestion sur stock permet
aussi la gestion du stock en quantit et la dfinition dun stock minimum utile au rapprovisionnement.
Si le produit dpend de la fabrication la commande , la fabrication se fait au moment de la demande
par le client tel est le cas des services.

La mthode de fourniture :
lapprovisionnement peut se faire par un achat (achat/revente) ou par une production (fabrication du
produit).

Appel doffre. Case cocher si lon souhaite gnrer des appels doffre plutt que des demandes de
prix en cas de rapprovisionnement

Prix de base
La mthode de cot (prix standard ou prix moyen). Le prix standard prsente le prix dachat et le prix de
valorisation du stock. Il sert aussi de base au calcul du prix de
vente. Le prix moyen est calcul automatiquement en fonction des
entres en stock (moyenne pondre des prix dachats), il sert
valoriser les stocks.

Le prix dachat doit tre saisi en cas de mthode prix


standard

Le prix de vente est un champ calcul non obligatoire. Il sert de base au calcul du prix de vente (laisser
le prix 1 sinon il sera impossible de calculer un tarif sur le prix de vente). Il est parfois appel prix
catalogue .

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 80
Fiche produit - informations
Oprations Manipulations

Informations : dcrit trs prcisment les caractristiques du produit

Weights
Cette partie peut ne pas tre renseigne mais elle est un indicateur
supplmentaire sur le produit. Ainsi, le volume en m 3, le poids brut et net en
kilo donne des informations pour optimiser le colisage et renseigner plus
prcisment le transport.

tat
La catgorie est associe larticle pour permettre le classement
mais aussi dy associer tous les paramtres de la catgorie (compte,
etc.)
Ltat dfinit la situation dans laquelle se trouve larticle. Une
valuation et suivi des stocks

fiche produit cre et mouvemente ne peut plus tre supprime.


Tenue du fichier De ce fait, il est possible daffecter un tat quil soit <normal> (ou
produits rien), <en dveloppement> (ne peut tre vendu), <en fin de cycle de
vie> ou encore <obsolte>.
Le responsable est lidentification de lutilisateur qui a saisi la fiche produit

Stock
Quantit disponible en stock : stock rel
Stock virtuel : stock prvisionnel. Il tient compte du stock rel
auquel sajoutent les entres prvues et senlvent les sorties
thoriques.

Unit de mesure - Abrviation UDM


Lunit de mesure dachat doit appartenir la mme catgorie que
lunit par dfaut. Lunit par dfaut est PCE cest- dire la pice.
Lunit de mesure est paramtre en amont dans la configuration
des produits du module des achats. Nous pouvons trouver comme
unit lheure, le kilo, la journe, le lot, etc. Ainsi, la gestion multiples
des units se fait facilement, il est possible dacheter la tonne et de revendre au kilo.

Lots
Ces coches assurent le suivi des lots de fabrication en attribuant un numro
de lot. Les lots entrants et sortants sont suivis en obligeant la saisie dun
numro de lot.

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Fiche produit approvisionnement et fournisseurs
Oprations Manipulations
Approvisionnements & Emplacements
Cet onglet permet de dcrire le dlai de livraison client, de fabrication ; la localisation du produit ; et
lemplacement

Dlais
Le dlai de livraison client. Par dfaut, le dlai moyen entre la confirmation de commande et la livraison
au client est de 7 jours.
Le dlai de fabrication. renseigner si le produit est fabriqu.
Garantie. Dure de la garantie en mois sur le produit
valuation et suivi des stocks

Localisation
Tenue du fichier
Il sagit de localiser larticle dans le magasin pour le trouver rapidement.
produits
Proprits des emplacements
Ces champs permettent de faciliter la traabilit du produit en cas dentrepts dcentraliss, etc.

Fournisseur
Un ou plusieurs fournisseurs peuvent tre associs la fiche produits, ce renseignement est indispensable
en cas de rapprovisionnement automatique.

Le nom du produit chez le fournisseur ainsi que sa rfrence sont renseigns. Cette fiche prvoit la quantit
minimale commander et le dlai de livraison fournisseur. Le produit peut tre rattach une liste de prix
cest--dire des rductions selon des conditions dfinies.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 82
Fiche produit description
Oprations Manipulations

Description
Cet onglet donne une description plus prcise du produit.
La description figure limpression du document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison et
facture).
La description achat figure limpression du document dachat (bon de commande, etc.)
valuation et suivi des stocks

Tenue du fichier
produits

Comptabilit
Les comptes comptables associs larticle apparaissent dans les proprits de ventes ce qui permet la
tenue comptable des achats/ventes.
La spcification dans longlet information de la catgorie darticle vite la ressaisie des comptes dans la
fiche article ( Les comptes ne saffichent pas dans le champ).
La TVA configure en amont sajoute automatiquement la fiche, il est toujours possible de la modifier.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 83
Retours darticles
Oprations Manipulations

Le traitement des retours darticles vendus dpend de la mthode de facturation de lentreprise. Si la


facturation est base sur les quantits commandes par le client, ltablissement dun avoir simpose.
Par contre, si la facturation est base sur les quantits livres, la facturation du retour ne se fait pas.
Cependant dans certains cas comme lchange standard dun article, il ny a pas de facturation.

Retour darticles partir du bon de livraison de rfrence


Dans le cas prsent, la facturation na pas eu lieu
valuation et suivi des stocks

Le retour des 2 articles nentrane pas de facturation. Le retour doit tre confirm par RETURN
Article retourn
par un client

Le bon de retour se trouve maintenant dans la liste des prlvements sur stock <picking list>, il faut le traiter

La quantit sortie de stock doit tre VALIDE . Pour la modifier, il faut diter la fiche puis enregistrer la saisie

Le bon de retour apparat dans la liste des prlvements sur stock, la mise jour du stock est effective.

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Gestion des emplacements de stock
Oprations Manipulations

La plupart des logiciels se limitent grer les produits dans les entrepts.
Grce son systme de double entre, il est possible de grer les stocks des
clients et des fournisseurs. Lavantage est une traabilit complte du produit du
stock du fournisseur jusquau client. Ainsi, un stock se dplace toujours d'un lieu
vers un autre.

Liste des emplacements


Des emplacements standards sont dfinis linstallation de la base de donnes.
Lapplication gre hirarchiquement les emplacements. Par exemple, les emplacements physiques internes
de lentreprise se dclinent en stock (lentrept, le magasin, les armoires, etc.) et en sortie ; les
valuation et suivi des stocks

emplacements partenaires sont diviss en clients et fournisseurs.

Si des produits sont livrs par un fournisseur, ils sont


Gestion des dplacs du fournisseur vers le stock de lentreprise ;
emplacements et sils sont livrs un client, ils sont dplacs du
de stocks stock vers le client. Ainsi, il est possible de voir les
mouvements de stocks partir des emplacements
partenaires

Dfinition des lieux de stockage

Il convient de dfinir le ou les lieux de stockage des produits selon la configuration de lentreprise.

Ici, lentreprise Biomag ne possde quun entrept de stockage (emplacement interne). Le stockage des
entres des produits fournisseurs se fait dans lemplacement interne/stock, puis les produits sont
rattachs au stock et chaque sortie est prise sur lemplacement interne/sortie.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 85
Gestion de linventaire et tat des stocks
Oprations Manipulations

Les inventaires priodiques sont utiliss pour inscrire le nombre de produits


rellement disponibles par emplacement. Ainsi, le niveau des stocks est rectifi si
ncessaire.

Affichage des inventaires


La liste permet de visualiser lensemble des inventaires raliss une certaine date.

Cration dun inventaire


Linventaire a une rfrence et une date que ce soit celle du jour ou une autre. Dans les informations
gnrales, il faut identifier le produit dont le stock est rectifier ainsi que son emplacement. La quantit
de produits saisir est celle en stock.
Ici, le stock thorique affich est de 1 alors que nous en avons 11 de disponibles en magasin, la rectification
simpose.
valuation et suivi des stocks

Mise jour du
stock

La nouvelle quantit est saisie puis enregistre dans la fiche article. Linventaire est alors confirm.
Attention ce stade, le stock nest pas encore mis jour.

La dernire phase est la validation de la saisie qui met jour les stocks en
quantit.
Un inventaire peut tre annul, la quantit en stock revient ainsi son tat
initial. Les articles saffichent en rouge dans la liste des produits aprs la modification.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 86
Oprations Manipulations

Laperu de ltat du stock seffectue partir de la


liste des produits. Le lien STOCK PAR EMPLACEMENT
de la fentre de droit permet dimprimer cet tat.

Seuls les articles en stock apparaissent dans la liste.

Impression de
ltat du stock

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 87
Configuration des rapprovisionnements
Oprations Manipulations

Pour viter les ruptures de stock, il est possible de spcifier le minimum (stock
dalerte) et le stock maximum.
Lorsque le niveau de stock atteint la limite minimale, les bons de commandes
fournisseurs sont automatiquement crs pour atteindre le niveau maximum
spcifi.
charge pour le responsable des achats de confirmer ou non les commandes
cres sinon ils restent ltat de devis.

Affichage de la liste
valuation et suivi des stocks

Configuration de
la rgle du stock
mini/maxi
Cration dune rgle de stock minimum

Le numro de la rgle OP/00009 est incrment automatiquement. Il convient de slectionner dans la


liste larticle correspondant puis dindiquer dans quel ENTREPT le stockage est effectu.
La QUANTIT MINIMALE ET MAXIMALE est dtermine par lentreprise, il sagit de la quantit virtuelle qui prend
en compte les commandes en cours. Le MULTIPLE QUANTIT permet darrondir la quantit commander
la valeur suprieure la plus proche.

La date du dernier approvisionnement et les lignes dapprovisionnement sont renseignes


automatiquement.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 88
Traitement automatique dun rapprovisionnement
Oprations Manipulations

Cette fonctionnalit permet de crer automatiquement des commandes


Cration fournisseurs partir des articles en rupture de stock.
automatique des
commandes Lancement de la cration des commandes
fournisseur La cration des commandes se
fait partir de la rgle du stock minimum dfinie en amont.
La coche POINT DE COMMANDE permet de dclencher un
rapprovisionnement pour les articles dont le stock virtuel
est infrieur 0. Ainsi, il est possible de dclencher des
commandes sans avoir paramtr la rgle du stock
minimum.

Traitement des commandes fournisseurs


Les commandes gnres prcdemment se trouvent dans les demandes de prix en
attendant la confirmation pour passer ltat de bon de commande fournisseur.
ce stade, la commande peut tre modifie ou supprime.

Chaque commande est associe au document dorigine OP/00009 constitu par la rgle du stock minimum.
valuation et suivi des stocks

Les demandes de prix peuvent tre fusionnes en un seul bon de commande si elles concernent le mme
fournisseur. Il convient de slectionner les demandes de prix se rapportant au fournisseur puis dactiver
dans le menu contextuel FUSIONNER LES ORDRES DACHAT .

Visualisation des
commandes cres

Lordre dachat fusionn apparat dans la liste des bons de commande tandis que les 2 ordres dachats
dorigine sont automatiquement annuls.

Le document dorigine
mentionne bien la fusion des 2
demandes de prix .
Pour traiter la commande, il faut
convertir la demande de prix en
bon de commande .

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 89
Visualisation de ltat des stocks
Oprations Manipulations

Les analyses d'inventaire permettent de vrifier et d'analyser les niveaux des stocks
en utilisant diffrents filtres.

Visualisation de ltat

Visualisation de
linventaire
valuation et suivi des stocks

Export de ltat des stocks


Il est possible dimprimer ltat en exportant les champs voulus. Le menu contextuel de droite fait apparaitre
la fonctionnalit <dimport/export> de la base de donnes.

Il convient de slectionner le type


dexport faisant apparaitre tous les
champs puis de choisir les champs
dans la liste. Chaque champ est
ajout dans la liste exporter . Il
est possible de conserver une trace de
cet tat en lenregistrant. Une fois la
slection des champs ralise, la base
est EXPORTE VERS UN FICHIER au
format .CSV

Le fichier export au format .CSV peut tre lu,


imprim et les donnes exploites dans un
tableur (Microsoft Excel, LibreOffice/OpenOffice)

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 90
LE PROCESSUS DE GESTION DU PERSONNEL
Affichage de la liste des employs
UTILISATEUR CATGORIE EMPLOYS ADRESSE DE CONTACTS PRODUITS EMPLOY
Personne pouvant se Un employ exerce une Partenaire de lorganisation Une fiche produit employ est
connecter lapplication catgorie demploi identifi par une adresse cre pour renseigner le cot
horaire

PRODUITS EMPLOYS
Fiches salaris associs utilisateur de
Cration des types de dpenses
lapplication

NOTES DE FRAIS MA FEUILLE DE PRSENCE VACANCES


Saisie des dpenses effectues par Pointe son entre et sa sortie Demandes de congs par priode ou
lemploy pour lentreprise quotidiennement par nombre de jours

Refus
VALIDATION par
le responsable

Approuv

FACTURATION DES FRAIS AGENDA


BULLETIN DE PAIE Les demandes valides apparaissent
Remboursement des frais
partir des heures valides, dans lagenda de lemploy
des congs, etc.

Tableau de bord du responsable administratif

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 91
LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Gestion des employs
Oprations Manipulations

Les fiches des salaris sont cres et mises jour dans le menu EMPLOYS

Il ne faut pas confondre lemploy et lutilisateur qui dispose dun droit


daccs lapplication. La plupart des employs sont des utilisateurs mais les
utilisateurs ne sont pas forcment des employs comme certains clients qui ont un droit daccs.

Affichage de la liste des employs

Cration dun employ


Gestion des dossiers du personnel

Il faut saisir le nom et le prnom de lemploy, la socit laquelle il est rattach est
automatiquement indique dans le formulaire. Lemploy est en gnral li un utilisateur de
lapplication, il convient de le crer sil nexiste pas. Il est conseill de crer un accs pour chaque
employ mme sil nest pas forcment utilisateur. Un accs restreint suffit.
Informations personnelles
Gestion des
employs

Indiquer le numro de scurit sociale et les autres numros utiles si ncessaire.


Saisir ladresse de lemploy. Si elle napparat pas dans la liste, il faut la crer sous forme dun
contact partenaire (lemploy est une personne avec qui lentreprise a des contacts).
Renseigner les numros de tlphone et ladresse lectronique.
La saisie de la date de naissance permet de contrler le numro de scurit sociale. Il est
intressant de saisir ltat civil pour assurer un suivi vnementiel. Le nombre denfants est
indiqu dans longlet INFORMATIONS .
La saisie est termine, il faut activer la fiche salari en cliquant sur POINTER LENTRE . Ainsi,
lemploy est prsent.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 92
Oprations Manipulations
Divers..
Cet onglet donne les RFRENCES BANCAIRES de lemploy et le compte bancaire de lentreprise
pour le versement du salaire. Les COMPTES comptables sont renseigns pour permettre une mise
jour automatique.
LEXAMEN MDICAL correspond la visite mdical. La saisie de la date permet dassurer un suivi.
Gestion des dossiers du personnel

Catgorie..
Chaque employ est associ une catgorie, il sagit de la slectionner dans la liste. Cette liste
est paramtre en amont dans la configuration/ressources humaines/employs.

Gestion des
employs

Feuilles de prsence
Lemploy doit tre associ un produit de la base darticles. Le cot horaire est donn dans le
prix standard du produit relatif ce salari.

FICHE PRODUIT SALARI


Il est conseill de crer une catgorie Employs dans laquelle les fiches produits Salairis se
trouveront. La fiche est un service dont lunit de mesure est en gnral lheure de travail. Le prix
de lheure de travail brute est indique sans oublier le compte comptable de charge relatif la
rmunration.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 93
Gestion du temps
Suivi feuille de temps
Oprations Manipulations

La feuille de temps permet de pointer les heures de travail journalires. Ce


pointage est fait par chaque salari leur arrive et en fin de journe. Si le
pointage de fin de journe a t oubli par un salari dans ce cas
lapplication lui proposera de saisir manuellement lheure de dpart de la
veille.
Pour faciliter le pointage lemploy pointe partir du menu PRSENCE son action sincrit
automatiquement dans le feuille de temps.

Saisie dune feuille de temps


Lemploy saisit pour la priode sa feuille de temps , il est automatiquement identifi par lapplication.
Il est possible de se positionner une date par le bouton ALLER ou par les FLCHES ou AUJOURDHUI
pour visualiser les heures de prsence.
Lemploy inscrit son entre par le bouton POINTER LENTRE et signale son dpart par POINTER LA SORTIE.
Cette action permet au responsable administratif de visualiser les employs absents et prsents
rapidement.
Gestion des dossiers du personnel

Gestion du
pointage

Les heures de prsences sont automatiquement calcules. Lemploy peut faire tat dans ce
formulaire des heures de prsence pour lesquelles des tches lui ont t assignes. Ces heures
sont dcrites et quantifies.

Longlet PAR JOUR , permet une vue synoptique du temps de travail.

En fin de priode, la feuille de temps est CONFIRME par lemploy. Cette action permet au
responsable administratif de valider par la suite cet tat.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 94
Suivi feuille de prsence

Oprations Manipulations

Les feuilles de prsence sont vrifies puis approuves par le responsable


administratif.
Elles serviront tablir les bulletins de paie.

Affichage de la liste des feuilles de prsence


Gestion des dossiers du personnel

Imprimer les feuilles de prsence

Gestion de la Ce menu permet dimprimer un ensemble de feuille de prsence pour une


feuille de priode dtermine.
prsence
Slectionner dans la fentre le mois et les employs concerns par
ldition de la feuille de prsence puis IMPRIMER

Le nombre dheures quotidiennes effectues par employ saffiche dans cet tat.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 95
Suivi des prsences
Oprations Manipulations

Dans la plupart des entreprises, les employs pointent quand ils


arrivent au travail et pointent la fin de la journe. Si chaque employ
est li un utilisateur du systme, alors ils peuvent rentrer leurs temps
de travail avec ce bouton.

Pointage de lentre et de la sortie de lemploy

Lemploy slectionne le menu POINTER LENTRE/POINTER LA SORTIE une fentre souvre, il effectue le
pointage. Cette fonctionnalit permet de mettre jour la feuille de prsence rapidement.
Gestion des dossiers du personnel

Gestion des
prsences

Visualisation des prsences


Ltat des prsences saffiche dans cette liste pour lemploy mais aussi pour le responsable
administratif.

Lemploy peut apporter des informations supplmentaires concernant les heures effectues par
exemple en cas dheures supplmentaires.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 96
Gestion des frais de dplacement
Gestion des notes de Frais
Oprations Manipulations

Les notes de frais sont des dpenses effectues par lemploy pour le compte
de la socit. Cette dernire doit alors les lui rembourser.

Cration par lemploy dune note de frais


Lobjet de la note de frais doit tre inscrit dans la description sans oublier de renseigner la
date. Le nom de lemploy saffiche automatiquement lors de la cration.
Gestion des dossiers du personnel

Les frais sont saisis ligne par ligne sachant que chacune delle correspond un type de frais.
Slectionner dans la liste des produits la dpense, si elle nexiste pas il faut la crer dans les
Gestion des PRODUITS . La RFRENCE doit mentionner la date de la dpense, et le numro et nature du
frais document justificatif.

Une fois la saisie des dpenses


termine, lemploy doit
CONFIRMER son tat de frais.
La feuille est alors en attente
dapprobation auprs du
responsable administratif.

Approbation de la note Responsable administratif


La note confirme par lemploy apparat dans les notes de frais du responsable administratif. La
note en attente dapprobation est APPROUVE puis REMBOURSE (facture).

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Configuration des frais
Oprations Manipulations

Les diffrents frais doivent tre configurs sous forme de produits. Dans
tous les cas le type de produit sera un service.

Configuration dun produit


Le type de frais doit tre nomm et un code est attribu . Ces frais de dplacement sont
toujours des services . Il est possible dindiquer un montant de remboursement ou un prix
unitaire associ une quantit (Km, heure, etc.). Il est conseill de crer une catgorie pour
Gestion des dossiers du personnel

ses frais afin de les retrouver facilement dans la liste.

Mise jour des


frais

Pour faciliter lenregistrement comptable, il convient de rattacher le compte comptable la fiche


produit.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 98
Gestion des vacances
Demande de congs
Oprations Manipulations

Les demandes de congs sont faites par lemploy utilisateur puis valides
par le responsable administratif.
Une fois valides, elles apparaissent automatiquement dans l'agenda de
l'employ.

Saisie dune demande de cong par lemploy


Lemploy automatiquement identifi, doit dcrire la raison de son cong et le type de cong.
Les dates de dbut et de fin doivent tre renseignes sachant que le nombre de jours se calcule
immdiatement.
Il est possible dindiquer la raison de cette demande de cong. Une fois le formulaire rempli, il est
CONFIRM pour tre soumis la validation du responsable administratif.
Si le salari ne bnficie pas du nombre de jours de congs demands, il ne peut pas confirmer sa
demande.
Gestion des dossiers du personnel

Gestion des
demandes de
congs

Confirmation de la demande par le responsable administratif


A partir de la fiche salari ou de lagenda des demandes de congs, le responsable administratif APPROUVE
ou REFUSE la demande de congs du salari.

Agenda de lemploy
Une fois approuve, la demande saffiche dans lagenda de lemploy.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 99
Suivi des demandes de congs
Oprations Manipulations

Dans le menu Rapport>Vacances de la partie RESSOURCES HUMAINES , le


responsable administratif peut suivre les demandes de congs manant
des employs.

Suivi des demandes de cong par le responsable administratif


La liste des employs ayant faits une demande de congs saffiche. Il suffit de drouler la liste de
demandes par salari pour voir les congs.
Le responsable contrle les demandes puis les Approuve ou les refuse
Gestion des dossiers du personnel

Suivi des
demandes de
congs
La fiche est ditable par le responsable pour obtenir plus dinformations sur la demande.
La personne ayant approuve la fiche est identifie.

Une demande refuse peut revenir ltat brouillon chez lemploy si le responsable en a fait la
demande sinon le refus est dfinitif.

Affichage de la liste des demandes de congs de lemploy

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 100
Visualisation des demandes de congs
Oprations Manipulations

Le planning des demandes de congs peut tre imprim.


Il faut slectionner lensemble des employs puis choisir le rapport CONGS
DES EMPLOYS dans le menu contextuel.
Gestion des dossiers du personnel

Slectionner dans la liste le type de congs afficher (Valid, confirm ou les 2).
VALID la demande a t faite par le salari mais elle na pas t approuve par le responsable
CONFIRM la demande de lemploy a t approuve par le responsable

Gestion des
demandes de
congs

Le rapport est par dfaut en anglais mais il est possible de le modifier.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 101
Configuration
Catgorie demploys
Oprations Manipulations

Il est conseill de dfinir des catgories demploys pour un meilleur suivi


des dossiers et permettre deffectuer des tris facilement.
Gestion des dossiers du personnel

Affichage de la liste des catgories demploys


Les catgories cres dpendent des besoins du lorganisation.
Cration des
catgories
demploys

Cration dune catgorie


Il est possible de la rattacher une catgorie mre, dans ce cas une sous-catgorie est cre.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 102
Catgorie de congs
Oprations Manipulations

Les catgories de congs sont configures pour tre utiliss dans le


formulaire de demande de congs par lemploy.
Gestion des dossiers du personnel

Cration dun type de cong


Configurer un Le type est nomm et une COULEUR lui est attribue pour permettre lidentification visuelle sur les
type de cong documents imprims mais aussi dans lagenda. Ce type de cong peut ncessiter un entretien
pralable avant dtre accept RENDEZ-VOUS et une DOUBLE VALIDATION peut lui tre assigne.
Le PAIEMENT identifie si le cong est avec ou sans solde.
Ce cong doit aussi apparaitre dans une RUBRIQUE DE LA FICHE de paie quil faut identifier.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 103
LA GESTION DE LA BASE DE DONNES
Donnes de la socit
Oprations Manipulations

Laccs la fiche se fait par le carnet dadresses quil soit


fournisseurs ou clients. Les coordonnes de la socit figurent dans
une fiche partenaire qui nest ni client ni fournisseur. Le paramtrage
est identique celui dune fiche classique.
Configuration des bases de donnes

Mise jour des


informations de
la socit

Les autres donnes sont saisies dans le module Administration, seul ladministrateur peut apporter ces
modifications (voir paramtrage Administrateur).

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 104
Conditions et modes de rglement
Oprations Manipulations

La gestion des rglements se droule en 2 tapes :


- le paramtrage des conditions de paiement
- le paramtrage des modes de rglement
Les conditions de paiement dfinissent les dates d'chance pour le
paiement d'une facture

Paramtrage des conditions de rglement


Les conditions de rglement dfinissent les dates d'chance pour le
rglement d'une facture. Cette condition peut tre rattache la fiche du
partenaire

Affichage de la liste des conditions de rglement


Configuration des bases de donnes

Gestion des
Cration dun mode de rglement
rglements
La condition de rglement doit tre rsume dans le titre. La condition est active pour tre utilise
mais il est possible dter la coche pour masquer la condition dans la liste et viter ainsi la suppression.
Laffichage des conditions de rglement dans la facture est obligatoire, il est donc impratif dajouter le
commentaire qui apparatra dans la facture sous la liste des articles. .La condition doit tre calcule
pour fixer la date dchance.

Valorisation le solde de la balance est inscrit par dfaut, il correspond au montant de la facture ; le
pourcentage permet de calculer un montant payer daprs un % (valeur entre 0,01 soit 1% et 1 soit 100%
du montant de la facture) ; montant fixe est une valeur donne dans le champ montant .
Nombre de jours calcule le nombre de jours entre la date de facturation et lchance du rglement.
Jour dans le mois indique le jour o doit intervenir le rglement par exemple le 20 du mois

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 105
Oprations Manipulations

Cration dun mode de rglement condition complexe


Une condition de rglement peut comporter plusieurs rgles. OpenERP va crer une ligne par condition de
paiement dans le compte de crance client pour faciliter le rapprochement des oprations. Ainsi, il est
possible de faire correspondre un rglement reu dun montant gnr par les conditions de paiement.
Chacune de ces lignes de paiements dispose aussi de sa propre date d'chance afin de permettre la
gestion des relances clients.
Configuration des bases de donnes

Paramtrage du mode de rglement

Affichage de la liste des modes de rglement


Gestion des
rglements

La cration du mode de rglement ncessite la dfinition de son nom, le choix du journal comptable associ
(journal de banque ou journal de caisse) et le compte bancaire associ au rglement.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 106
Catgories de partenaires
Oprations Manipulations

Le partenaire de lentreprise peut tre class par catgorie. Ceci permet dassurer un
meilleur suivi et den faire des statistiques. Un partenaire peut appartenir plusieurs
catgories. Ceci permet de crer autant de classifications hirarchises que
ncessaire.
Cette classification facilite la recherche parmi une longue liste de partenaires en
utilisant ces critres pour gagner du temps.

Affichage de la liste des catgories


Configuration des bases de donnes

Mise jour des


catgories de
partenaires

Cration dune catgorie

Les catgories peuvent tre subdivises en sous-catgories et ainsi appartenir un dossier parent.
Le classement peut tre fonction de la position gographique, dun type dentreprise, dune catgorie
dacheteur, abonnement la News Letter, etc.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 107
Gestion du transport
Modes de transport
Oprations Manipulations

Les frais de port sont paramtrs en amont de la facture dans le module ENTREPT

Chaque mthode de livraison peut tre affecte une liste de prix qui calcule le prix
de la livraison selon les produits vendus ou livrs.

Affichage de la liste des mthodes de livraison

Cration dune mthode de livraison


Renseignement du formulaire
Le transporteur est celui qui va effectuer la livraison, il peut tre lentreprise ou un tiers. Une
fiche partenaire est associe au transporteur pour dfinir ses coordonnes et ses spcificits.
Configuration des bases de donnes

La fonction ACTIF est coche si la mthode est applicable sinon la dcoche permet de
conserver la fiche mais elle nest pas visible dans la liste. La livraison va sajouter sur une ligne du
bon de commande do la cration dune fiche produit transport sur ventes .

Gestion des
modes de
transport

Fiches associes au formulaire


Fiche du partenaire : voir cration dune fiche fournisseur
Fiche produit : la ligne de livraison insre dans la commande est paramtre comme un article
mise part quil sagit dun service.
Il suffit de renseigner le nom donn la ligne transport puis de prciser quil sagit dun
service. Enfin les comptes comptables de charges et produits doivent tre ajouts sans
oublier de contrler la TVA applicable. Ce produit peut tre vendu au achet, il faut penser
cocher les 2 options.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 108
Prix de livraison
Oprations Manipulations

La liste de prix de livraison vous permet de calculer le cot et le prix de vente de


la livraison selon le poids des produits et d'autres critres.

Il est possible de dfinir plusieurs listes de prix pour une mthode de livraison,
par pays ou zone d'un pays spcifique dfinie par un intervalle de code postal.

Affichage de la liste des prix de livraison

Cration dune liste de prix de livraison simple


Renseignement du formulaire
Il convient de renseigner le nom du tarif et dassocier le mode de transport dfini en amont (voir mthode
de transport). La DESTINATION du transport permet la zone gographique de validit du prix.
Configuration des bases de donnes

Gestion des prix


de livraison

Cration des lignes de tarifs conditionnels


Il convient de nommer chaque ligne de tarifs puis de dfinir la condition dapplication du prix. La condition
peut dpendre du poids du colis, de son volume ou du montant de la commande. Elle va dfinir la rgle
dapplication du prix de vente ou standard (achat) daprs une valeur en fonction de loprateur logiciel
choisi (gale, infrieure ou gale, suprieure ou gale). Un type de prix fixe implique que le prix renseign
soit celui factur ; si le prix est variable, il est possible de saisir le prix au moment de la vente.

Dans notre exemple, le transport est un forfait de 10 pour une vente qui sapplique toutes les
commandes client et son prix est fixe.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 109
Facturation du transport
Oprations Manipulations

Exemple dune liste de prix de livraison complexe


Un prix de livraison peut dpendre dun ensemble de conditions et des oprateurs logiques mis en uvre.

Gestion des prix


de livraison
Configuration des bases de donnes

Insertion de la ligne transport dans un BC


La slection des frais de port conduit choisir dans une liste le mode de
transport factur lors de la vente. Une fois le choix effectu, la ligne du
transport saffiche dans les lignes de la commande et sajoute la vente
des articles.

Gestion du
transport lors d

Schma frais de port


Schma Gestion des frais de port
LIGNE DE TARIF 1
Condition tarifaire 1
CARNET DADRESSES LISTE PRIX DE LIVRAISON
Coordonnes du Dfinit un tarif A LIGNE DE TARIF 2
Condition tarifaire 2
transporteur
M ODE DE TRANSPORT
LISTE PRIX DE LIVRAISON LIGNE DE TARIF 3
Dfinit une mthode Condition tarifaire 3
Dfinit un tarif B
de transport
FICHE PRODUIT
Type de service LISTE PRIX DE LIVRAISON
Dfinit un tarif C

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 110
Gestion des tarifs
Schma gestion de tarifs
Gestion des tarifs en schma
LISTE DE PRIX VERSION DE LA LISTE DE PRIX LIGNE DE LA LISTE
Liste prix publics Version de la Liste de Prix Prix standard +35%
Publics par Dfaut

VERSION DE LA LISTE DE PRIX LIGNE DE LA LISTE


Remise habituelle 1 Calcul de la remise de
LISTE DE PRIX
du 01/01 au 15/03 10% - arrondi 5 cts
Client ABC du Bio
VERSION DE LA LISTE DE PRIX LIGNE DE LA LISTE
Remise habituelle 2 Calcul de la remise de
TYPE DE LISTE DE PRIX Du 16/03 au 31/10 15% - arrondi 5 cts
Liste prix de vente
LIGNE DE LA LISTE
Rgle tarifqts
Rgle tarif qtspicerie
1
LISTE
ISTE DE
DE PRIX
PRIX VERSION DE
DE LA
LA LISTE
LISTE DE
DE PRIX
PRIX LIGNE DE LA LISTE
Clients magasins Bio Tarifs par quantit sur prix Rgle tarifqts
Rgle tarif qtsMarch
2
de vente
LIGNE
LIGNE DE
DE LA
LA LISTE
LISTE
Rgle
Autres tarif qts+ 329%
produits

LISTE DE PRIX VERSION DE LA LISTE DE PRIX LIGNE DE LA LISTE


Client institut de beaut Tarifs beaut Prix standard +30% arrondi
0.99

LIGNE DE LA LISTE
Ce schma est transposable pour une gestion des prix avec un fournisseur
Savon 3 si quantits > 10

O indiquer la liste de prix applicables ?


Dans la fiche du partenaire Dans le document commercial (BC, facture)

Dans la fiche produit

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Modification dun tarif existant
Oprations Manipulations

La gestion des tarifs peut se faire partir du module ACHAT ou du module des
VENTES. Tout dabord, il est important de dfinir quoi sert une liste de prix.
Les listes de prix permettent de calculer le prix de vente ou le prix dachat dun
produit selon diffrentes conditions, telles que la priode, la quantit
commande, le type de produit, etc. Cette liste calcule les conditions
particulires sur les tarifs appliqus. Une liste de prix peut exister en plusieurs
versions mais une seule est active un instant donn (ex : tarif client en fonction des saisons).

tude dune liste de prix paramtre par dfaut et modification du prix de vente

Le type de liste de prix

Lors de linstallation des bases deux listes de prix sont cres, lune
pour les ventes, lautre pour les achats.

Chaque liste nomme est rattache un client ou fournisseur


Configuration des bases de donnes

attention, il convient de conserver dans le CODE TYPE Sale pour les clients et Purchase pour les
fournisseurs.
Gestion simple
des tarifs
Le prix catalogue correspond au prix standard major de 35%
La liste de prix
La liste des prix public est rattache un type de liste. Ici, il sagit de la liste des prix de vente.

La version de la liste de prix


La liste de prix peut avoir plusieurs versions. Par exemple, le client habituel peut avoir un prix en
fonction des saisons soit 4 versions. Ici, nous navons quune seule version de prix de vente
clients. Il est possible de dfinir une priode dapplication de la rgle de prix.

Une version de liste de prix est constitue dun ensemble de rgles qui sappliquent sur les prix de
base des produits.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 112
Oprations Manipulations

Chaque rgle, dfinie partir de ce formulaire, est rattache la version de la liste de prix.
Elle doit tre obligatoirement nomme. Ici, il sagit de la rgle par dfaut des prix publics (prix de
vente clients).
Configuration des bases de donnes

Produit, catgorie de produit, modle de produit, quantit min : laisser les champs vide, si la
majoration sapplique tous les articles.
Gestion simple Base sur : base de calcul du prix. Le prix standard correspond au prix dachat.
des tarifs
PRIX STANDARD prix dachat fournisseur qui varie de
manire priodique (par dfaut en fin danne
comptable) en fonction des quantits, rductions,
fournisseurs, etc.
PRIX PUBLICS prix catalogue ou prix client. Attention, par
dfaut ce prix est 1 dans les fiches produits.
AUTRES LISTE DE PRIX le prix du produit peut tre bas sur une liste de prix dj dfinie. Par exemple, le prix
peut tre bas sur les prix dachat dun fournisseur
SECTION PARTENAIRE DANS LE FORMULAIRE PRODUIT le prix est tabli en fonction du fournisseur. La rgle est
paramtrable dans la fiche produit>onglet fournisseur. Il faut diter la fiche fournisseur pour dfinir la liste de
prix.
Nouveau prix : indiquer la majoration. Majoration de 35% sur le prix dachat. En cas de minoration de
prix dachat (rduction fournisseur), mettre le signe devant la rduction (-0.15 pour une remise de 15% sur
le prix dachat).
Le dernier champ indique le supplment de prix fixe, ce montant est ajout ou dduit (sil apparait en
ngatif).
Mthode darrondi : le calcul de l'arrondi se fait au nombre le plus proche. Par exemple, sil est indiqu
0.05 dans cette case, un prix de 35.66 sera arrondi 35.65.
Marge min/max : les marges minimum et maximum permettent de garantir une marge donne par
rapport au prix de base. Ainsi, une marge de 10.00 permet de vrifier que la ristourne ne descend pas en
dessous de 10.00 de marge.

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Cration dun tarif simple Remise habituelle pour un client
Oprations Manipulations

Les listes de prix permettent de calculer le prix de vente ou le prix dachat dun
produit selon diffrentes conditions, telles que la priode, la quantit
commande, le type de produit, etc. Cette liste calcule les conditions
particulires sur les tarifs appliqus.
Il est cr autant de listes de prix que ncessaire dans lentreprise ;

Le client ABC DU BIO bnficie dune remise de 10% sur tous les articles sur la
priode du 01/01 au 15/03

Cration de la liste de prix client ABC du Bio


Configuration des bases de donnes

sa cration, il faut indiquer le nom de la liste de prix et lattacher un type de liste (liste prix de
vente sil sagit dun tarif client). Si la liste ne possde quune seule version, il est possible de lui
donner le mme nom.
Cration dun
tarif simple

Cette liste va contenir toutes les rgles qui permettent de calculer le prix des produits achets par
ce client.

Cration dune version de la liste de prix Remise habituelle 1

Il faut nommer la version de la liste. A ce stade, il est possible de dfinir la priode pour laquelle la
remise est applicable.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 114
Oprations Manipulations

Cration de la rgle de calcul


La rgle prvoit une remise de 10% sur le prix de vente des produits. De ce fait, aucun champ
nest renseign concernant le produit et la catgorie
Configuration des bases de donnes

La rgle est calcule partir du prix de vente appel Liste de prix publics
Le calcul du prix seffectue en tenant compte de la remise de 10%. Une rduction de prix
est note avec le signe devant la valeur (-0,10 pour 10%). Ce qui donne le calcul suivant
Cration dun [prix de vente x (1 0,10)]
tarif simple La valeur est arrondie 5 centimes.

La liste de prix client ABC du Bio

Application tarifaire
Tarif AVEC liste de prix client ABC du bio

Tarif classique applicable tous les clients

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Cration dun tarif avanc Tarifs par quantit
Oprations Manipulations
Les clients MAGASINS BIO bnficient
dun tarif par quantit sur lpicerie et les produits march ,
les autres produits sont vendus au prix standard major de 29%
Cration dune nouvelle liste de prix Magasins Bio

Cration dune version de liste de prix


Configuration des bases de donnes

Cration dun
tarif
Cette version de liste de prix comporte plusieurs lignes correspondant aux diffrentes rgles
tarifaires.
Pour grer un tarif par quantit, il convient dindiquer la quantit minimale. La rgle ne
sapplique que pour une quantit suprieure ou gale celle indique et sur la catgorie de
produits. Ainsi, il est possible dappliquer une rduction par tranche selon les quantits
commandes.

Lorsque plusieurs rgles sappliquent pour une mme version, il faut donner une priorit.
Lordre dapplication des rgles se fait par le champ SQUENCE de la priorit la plus faible la plus
leve. Ce classement est dterminant dans le calcul des tranches, un mauvais positionnement
peut induire un calcul erron.
La base de calcul du prix de vente pour cette catgorie de clients se fait partir de la liste
prix de vente par dfaut [(prix standard x 1,35)].
Prix = prix de vente catalogue x (1 0,20) pour une remise de 20%

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Oprations Manipulations

Cration dune version de liste de prix

La 2me rgle de calcul sapplique lpicerie dont la quantit est suprieure ou gale 10.
Configuration des bases de donnes

Cration dun
tarif Tarifs AVEC liste de prix

Tarifs SANS liste de prix

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Oprations Manipulations
Les clients MAGASINS BIO bnficient
dun tarif par quantit sur lpicerie et les produits march ,
les autres produits sont vendus au prix standard major de 29%

Cration dune nouvelle liste de prix Magasins Bio


Configuration des bases de donnes

Cration dun
tarif

Cration dune version de liste de prix

Cette version de liste de prix comporte plusieurs lignes correspondant aux diffrentes rgles tarifaires.
Pour grer un tarif par quantit, il convient dindiquer la quantit minimale. La rgle ne sapplique que pour
une quantit suprieure ou gale celle indique. Ainsi, il est possible dappliquer une rduction par
tranche selon les quantits commandes.

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Cration dun tarif avanc Tarif clients avec contraintes
Oprations Manipulations

Les clients Instituts de beaut bnficient


- dun prix catalogue correspondant au prix standard major de 30% arrondi 0.99
- dun prix de 3 pour tous les savons si la quantit est > 10

Cration de la liste de prix

Cration dune version de cette liste de prix Tarifs Beaut


Configuration des bases de donnes

Cration dun
tarif

Cration des lignes de la liste

La rgle de prix sapplique la sous-catgorie Beaut/savon


OpenErp vrifie en premier lieu sil y a des savons dans la commande puis la quantit. Si elle
est suprieure ou gale 10, le logiciel applique le tarif sinon le calcul se fait sur la 2me rgle.
Ce champ indique un supplment fixe exprim en euro. En slectionnant Prix public, la base
de calcul est 1, il faut ajouter 2 pour obtenir un prix de vente 3 .

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 119
Oprations Manipulations

Cration dune version de cette liste de prix Tarifs Beaut

La 2me rgle de calcul concerne le tarif pratiqu sur tous les autres articles . Ainsi, si la commande ne
contient pas de savon ou sil y a moins de 10 savons, il faut appliquer ce tarif.
Configuration des bases de donnes

Le calcul est bas sur le prix standard major de 30% soit [prix standard x (1 0,3)]
Cration dun Tous les prix calculs sont arrondis 0,99 . Pour permettre cet arrondi, il faut indiquer la mthode. Les prix
tarif sont arrondis lunit (1 ) auquel il faut dduire 1 centime (-0,01 ) .

Tarifs AVEC liste de prix

Le tarif par quantit est appliqu sur le savon main, le calcul tient compte du prix fixe de 3 .
Les autres prix sont bien arrondis 0,99 .

Tarifs SANS liste de prix

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LA GESTION DES INFORMATIONS
Gestion lectronique des documents - principe
Oprations Manipulations

Les DOCUMENTS donnent accs tous les fichiers attachs chaque enregistrement. Il
permet dy stocker tous les documents comme les courriels, les pices jointes lies au
projet ou tout autre document. Depuis cette vue, il est possible de rechercher des
documents.

Ajout dun document


La gestion des informations

TYPE BINAIRE fichier de tout type (texte, image, pdf, etc..)


CONTENU DU FICHIER Il faut rechercher le fichier ajouter la GED sur le support de stockage (DD, cl USB, etc..) puis
Gestion valider la slection. Le nom, lextension et le volume du fichier mesur en Kb (Kilos bites) saffichent automatiquement.
lectronique des
documents

CR ET MODIFI ces champs permettent de connaitre le propritaire du document ainsi que lutilisateur qui la modifi et
sa date de modification.

ACCDER AU DOCUMENT enregistr : clique sur Enregistrer sous

CONTENU INDEX visualisation du contenu du document

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Oprations Manipulations

Ajout dun lien URL


L'URL ou adresse web indique aux navigateurs lemplacement dune ressource internet (site, documents,
objet multimdia, etc.).

Cette adresse est copie puis colle dans lURL de la pice joindre au document
La gestion des informations

Gestion
lectronique des
documents

TYPE slectionner dans la liste URL pour pouvoir coller le lien dans le champ Url

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GED des partenaires
Oprations Manipulations

Lapplication dispose d'une gestion documentaire intgre aux


processus mtiers. Ainsi, il est possible daccder tous les
documents pouvant tre partags entre les diffrents utilisateurs.

En slectionnant par une coche le partenaire (client ou fournisseur) dans le carnet dadresses, il est
possible daccder lhistorique des documents quils aient t crs par les WorkFlow ou rattachs
directement llment en fichier joint (Bc, Bl, facture, etc.).

Tous ces documents rattachs apparaissent aussi dans le module connaissances.


La gestion des informations

Gestion
lectronique des
documents Documents associs la fiche partenaire
Le document numrique envoy au partenaire est rattach sa fiche pour assurer une meilleure traabilit
(suite) des informations. Il convient de nommer le document qui est automatiquement enregistr dans le
rpertoire par dfaut DOCUMENTS et lutilisateur est identifi.
Le fichier dun format BINAIRE est ajout larchive du partenaire , ENREGISTRER SOUS permet douvrir
le document. Le fichier initial peut tre remplac par un autre fichier AJOUTER UNE PICE JOINTE .
La date de cration et de modification permettent de suivre le document .

Le document associ peut tre aussi un lien URL.

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Mise disposition des informations Filtrer la base de donnes
Extraction de donnes
Oprations Manipulations
Lextraction dun ensemble dinformations dune base est trs simple. Lutilisation de filtres permet
de slectionner les enregistrements spcifiques bass sur des critres dfinis et/ou choisis. Il va
donc falloir agir sur les champs pour dfinir les critres de recherche.
Par exemple, il est possible de filtrer la base de donnes des clients afin d'afficher uniquement les
enregistrements qui contiennent dans le champ <Ville> le mot <Toulouse>.

Filtrer une base de donnes partir des champs existants


Il est possible deffectuer une requte sur un ou plusieurs champs

Crer de nouveaux filtres


De nouveaux filtres peuvent tre appliqus sur la base de donnes. Dans ce cas, il convient de slectionner
dans la liste droulante NOUVEAU FILTRE .
La gestion des informations

And permet dajouter le nouveau champ de recherche. OR permet de slectionner un lment ou un autre
Filtration dune
base de
donnes

La recherche seffectue ici sur le champ <ville> qui doit contenir le mot <Toulouse>
Il est possible dajouter une autre requte pour cerner un peu plus la recherche. Une fois les critres dfinis,
la RECHERCHE est lance.

EFFACER permet de supprimer un filtre

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Exportation de donnes
Oprations Manipulations

Menu contextuel
Cet assistant va exporter toutes les donnes qui correspondent aux champs slectionns dans la liste
disponible. Lexport peut se faire sur toutes les donnes ou uniquement les champs qui peuvent tre
rimports aprs modification.

Prparer la base de donnes exporter


La gestion des informations

Export des Il faut slectionner dans la liste des champs disponibles, le champ exporter en lajoutant.
bases (clients,
fournisseurs,
commandes, Conserver le modle des champs exporter
etc.) La liste des champs exporter peut tre enregistre de manire ne pas avoir les slectionner
nouveau par la suite

Les champs enregistrs saffichent dans la liste des exportations sauvegardes.

Traiter le fichier dexport


Le fichier dexport, au format CSV, peut
tre ouvert ou enregistr. Il est conseill de
lenregistrer.
Le format CSV est un fichier texte
reprsentant des donnes tabulaires sous
forme de valeurs spares par des virgules.

Fichier ouvert sans traitement.

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Traitement du fichier dexportation avec OpenOffice
Oprations Manipulations

Traiter le fichier dexport

Ouverture du fichier laide dOpenOffice ou LibreOffice (recommand)

Il convient de slectionner le fichier dexport CSV puis de choisir dans la liste des formats, le format
TEXTE CSV et ouvrir le document.
La gestion des informations

Traitement du
fichier dexport
au format CSV

Il faut contrler loption de sparateur qui a une incidence sur laffichage des champs en colonne puis
cocher VIRGULE si ncessaire, la visualisation de lorganisation des champs se fait immdiatement
puis valider vos changements.
Attention ! le fichier CSV est encod au format UTF-8, il convient de le spcifier lors de louverture sinon les
accents risquent de ne pas safficher correctement.

Le fichier souvre dans un format tableur facilitant le traitement des donnes .

Ce retraitement nest pas indispensable dans tous les cas, il est possible de faire un publipostage avec
le fichier de base.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 126
Traitement du fichier dexportation avec Excel
Oprations Manipulations
Traiter le fichier dexport

Ouverture partir dExcel


Donnes A partir du texte..
La gestion des informations

Il faut slectionner
SPARATEURS
VIRGULE pour afficher
Traitement du les champs en
fichier dexport colonnes
au format CSV

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 127
Messagerie interne Les requtes
Oprations Manipulations

La requte est un outil de communication interne. Elle permet denvoyer des messages entre les
utilisateurs et dy attacher un document de la base de donnes (facture, Bl, Bc, etc.)
La requte contient la demande et lensemble des rponses cette demande. Il est ainsi plus
facile de contrler lensemble des demandes non cltures, les documents attachs
successivement durant la discussion et lhistorique de chaque requte.

Envoi dune requte un utilisateur


Toutes les requtes ont un objet qui doit dcrire la raison de lenvoi. Il est possible de dfinir une priorit
de traitement pour permettre au destinataire de faire un tri dans la consultation des courriers arrivs.
Le destinataire est identifi dans la liste des utilisateurs. Lmetteur dcrit lvnement ou la situation
Il est possible denvoyer une requte un date future, elle arrivera alors la date indique. Un document
peut tre associ la demande.
Lorsquune requte est envoye, elle disparat de laffichage de la liste
La gestion des informations

Communication
interne entre les
utilisateurs

Rception dune requte


Lutilisateur voit en temps rel les messages reus quil devra traiter. Lorsquil
rpond la demande lhistorique est automatiquement incrment

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 128
LA GESTION DU TEMPS
Gestion des agendas partags
Oprations Manipulations

Chaque utilisateur dispose dun calendrier de RENDEZ-VOUS partag entre les


quipes. Les vnements peuvent tre classs en public, priv ou confidentiel.
La gestion du temps

Utilisation des
agendas Cette vue CALENDRIER est totalement dynamique, il est possible de dplacer ou de changer la dure avec la
partags souris (clic-gliss). La cration dun vnement se fait en slectionnant le jour sur le calendrier ou en
utilisant la vue de RECHERCHE .
Les outils de recherche et de filtrage permettent de nafficher que certains vnements du calendrier ou que
le calendrier de quelques utilisateurs la fois.

Vue Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil utilis en ordonnancement et gestion de projet permettant de visualiser
dans le temps les diverses tches. Il permet de reprsenter graphiquement l'avancement du projet.
Il permet de visualiser rapidement les marges existantes dans les plannings horaires.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 129
Planification et suivi des activits
Oprations Manipulations

La vue calendrier ne se limite pas afficher les Rendez-vous. Cette vue tant disponible dans nimporte
quelle type de ressource, elle permet dobtenir un calendrier des tches, des livraisons, des ordres de
fabrication, des achats, des congs, etc.. Cette vue est trs utile lorsquil sagit de planifier ou davoir un
aperu global dune liste dvnements

Planification
automatique des
tches
La gestion des informations

Le responsable administratif charg dapprouver les demandes de congs faites par les employs visualise
le planning des congs. Il peut diter une fiche pour en faire le suivi savoir approuver la demande de
congs ou non. Il peut aussi modifier directement les dates dans le planning.

Planification des
congs

Lemploy dispose de la mme fonctionnalit mais seules ses priodes de congs APPROUVES par le
responsable administratif saffichent dans son agenda.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 130
LA GESTION DE PROJETS
La gestion oprationnelle de projets est utilise pour lorganisation des tches et la planification du travail futur
raliser. Toutes les oprations ncessaires sont effectues au moyen du menu Projets.
Un projet est reprsent par un ensemble de tches raliser. Les projets peuvent avoir une structure en arbre, avec
une division de phases et de sous-phases.

TCHES 1
Travail ncessaire la INCIDENTS TCHES 4 INCIDENTS
ralisation du projet vnement qui ralenti Travail ncessaire la
vnement qui
le projet ralisation du projet
ralentit le projet
TCHES 2 TCHES 5
Travail ncessaire la Travail ncessaire la
ralisation du projet
TCHES 3 ralisation du projet TCHES 6
Travail ncessaire la
Travail ncessaire la
ralisation du projet
ralisation du projet
TCHES 7
Travail ncessaire la
ralisation du projet

PHASES DU PROJET 1 PHASES DU PROJET 2


RESSOURCES Cration dun sous-projet Cration dun sous-projet
Moyens matriels et
humairns RESSOURCES
Moyens matriels et
humairns

TAPES
Dfinition des tapes du
projet de louverture la
clture

PRIODE DE TRAVAIL
PROJETS
Dfinition du temps de Dfinition du projet, dure, membre, etc.
travail du projet

INCIDENTS UTILISATEURS
Dfinition dincidents Personnes lies au projet

Le tableau de bord permet de donner des indications sur lavancement du projet.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 131
GESTION ADMINISTRATIVE DE PROJETS
Dfinition dun projet
Oprations Manipulations

Un projet est reprsent par un ensemble de tches classes selon diffrentes


phases.

Affichage de la liste des projets


Cette VUE LISTE permet de voir les projets en cours, le temps estim, le cot et ltat davancement global
de lensemble des tches.

Dfinition dun nouveau projet


Identification du projet
Une projet est toujours dfini par un nom, une date de dbut et de fin. Le volume horaire peut tre
Gestion administrative de projets

quantifi sachant que les priodes de travail sont dfinies dans la configuration des ressources. Si la
case AVERTIR LE RESPONSABLE est coche un courriel lui est envoy pour lavertir dune tche clture.
Lincident est not dans la fiche ESCALADE DE PROJET. Chaque membre du projet et autres intervenants
peuvent voir lavancement du projet et la personne lorigine du projet.

Dfinition du
projet

Les statuts du projet


Ouvert lorsque le projet est en cours de ralisation Annul le projet na pas abouti
En attente le projet est en pause Mettre en modle le projet est termin avec succs

Ajout des membres au projet


Les membres du projet sont ajouts au formulaire

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 132
Oprations Manipulations
Ajout dune facturation
Beaucoup de projets sont lis aux clients, dans ce cas il est possible de facturer les prestations depuis ce
module.

Ajout des tapes des tches


Les tapes sont prdfinies en amont dans le menu de Configuration>tapes. Elles permettent le suivi du
Gestion administrative de projets

projet en pourcentage de ralisation. Chaque tche doit avoir un numro de squence en fonction de lordre
de droulement. Elles sont classes dans lordre croissant de leur squence.

Dfinition du
projet

Si le projet est constitu de tches, lapplication prend en compte la priorit de la squence sinon la date
limite.

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Dfinition des tapes du projet
Oprations Manipulations

Il est possible de crer des sous-projets pour chacune des phases.


Cette division permet de mieux suivre les diffrentes tches qui sont rattaches
au projet.

Affichage de la liste des phases du projet

Cration dune phase du projet


Identification du projet
Le sous-projet est nomm puis rattach au projet gnral. Le dbut et la fin sont renseigns ainsi que
Gestion administrative de projets

la dure en jours ou en heures. Les personnels concerns par le sous-projet sont identifis.

Dfinition des
tapes

Dtails des tches


Les tches sont associes ce formulaire mais cres dans le menu TCHES . Chacune delles sont
ordonnes et planifies.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 134
Oprations Manipulations

Cration dune phase du projet


Ordonnancer et afficher les informations
Des contraintes de temps et dchances peuvent tre attaches la phase du projet.
Il est possible de dfinir la phase prcdente et la phase suivante du projet pour assurer un meilleur suivi.
Gestion administrative de projets

Dfinition des
tapes

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 135
Dfinition des tches
Oprations Manipulations

Un projet est reprsent par un ensemble de tches classes dans les diffrentes
phases du projet.
Une tche reprsente un travail qui doit tre fait. Chaque utilisateur travaille dans sa
propre liste de tches pour lesquelles il peut enregistrer le travail ralis (en heures). Il
peut travailler et fermer la tche ou la dlguer un autre utilisateur.

Affichage de la liste des tches


Les tches en cours de traitement sont affiches en rouge et le taux de progression permet de voir par
rapport aux heures alloues cette tape du projet celles dj ralises

Cration de la tche
La tche est dcrite puis rattache au projet. Une date limite de ralisation est aussi fixe.
Gestion administrative de projets

Dfinition des
tches

Traitement de la tche

Aprs le dmarrage, la dure de la tche peut tre


rvalue.

Chaque tape de la tche est consigne puis quantifie en heures dans le travail effectu.

La fiche de lemploy doit tre cre et sa feuille de temps active pour noter le temps pass la tche.

La tche est ralise, slectionner EFFECTUER pour la clturer.

Un courriel est alors envoy au responsable du projet pour linformer que la tche a t traite

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 136
Ordonnancement des tches
Oprations Manipulations

Ce menu permet de planifier les phases du projet en fonction des


lments dfinis prcdemment.
Cette planification donne accs la vue de Gantt et permet de
contrler lordonnancement des phases du projet.

Le calcul tient compte de tous les projets ou dun seul


Vue de Gantt
Gestion administrative de projets

Vue de Gantt

Lordonnancement peut se faire en fonction des tches pr-dfinies


Cette fonction est un moyen de contrle du droulement des tches

Vue de Gantt

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 137
Dfinition des incidents
Oprations Manipulations

Les incidents lis un projet sont collects dans ce menu.

Chaque incident qui ralentit le projet est consign dans ce formulaire par la personne charge de son
suivi. Les catgories dincidents sont configures en amont dans le menu CONFIGURATION/INCIDENT DU
PROJET .
Il est possible de dfinir les tapes de rsolution de lincident (analyse, dveloppement, clture).
Gestion administrative de projets

Lincident peut tre rattach une tche en lui attribuant une ordre de priorit. Le taux de progression
affich est celui de la tche ralise ou en-cours de ralisation.

Dfinition dun
incident

Lorsque le formulaire de lincident est renseign, il faut lOUVRIR pour dclencher son suivi.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 138
Visualisation du temps
Oprations Manipulations

Ce menu permet une visualisation densemble des heures passes sur le ou


les projets.

Affichage de la feuille de temps MY TIMESHEET


Le temps de prsence li au projet peut tre saisi directement dans la tche (voir dfinition dune tche) ou
dans la feuille de temps.
Gestion administrative de projets

Visualisation du
temps

Affichage des heures de travail WORKING HOURS


Lensemble des heures lies au projet saffichent dans cette liste sachant quil est possible den ajouter ou
den supprimer.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 139
Configuration des tapes / des ressources
Oprations Manipulations

Les tapes sont utilises dans le projet de la cration jusqu' la fermeture de la


tche ou de l'incident. Ces tapes permettent de suivre la progression de la
rsolution d'une tche ou d'un incident .

Affichage de la liste des tapes

Description des
tapes

Cration dune tape du projet


Les tapes dfinies peuvent tre rutilises dans dautres projets ou spcifiques au projet mis en uvre.
Une tape doit avoir un titre et une description. Le numro de la squence dpendra de la place de la
tche dans le projet.
Gestion administrative de projets

Il est possible de configurer les ressources humaines ou matrielles qui seront alloues
au projet.

Configuration
des ressources

Dans la dfinition des phases du projet, longlet Allocation des ressources fait tat des ressources
ncessaires la ralisation de projet

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LE SUIVI COMPTABLE
Paramtrage des journaux
Oprations Manipulations

Toutes les critures comptables doivent obligatoirement appartenir un journal


comptable pour apporter une visibilit plus grande des critures.

Affichage de la liste des journaux


Les principaux journaux sont crs lors
de linstallation des bases comptables
de la socit (achat, vente, trsorerie,
journal douverture).

Cration/modification dun journal


Un journal doit tre nomm. Le code est utilis pour gnrer les numros des critures lies au journal. Le
type correspond la catgorie de journal (achats, ventes, divers, etc.).
tats comptables

Cration ou
modification
dun journal

Les COMPTES DE CRDIT ET DE DBIT PAR DFAUT permettent de gnrer automatiquement les contreparties
des critures en mode saisie rapide dans un journal. Par exemple, dans un journal de banque, il est bon de
mettre le compte banque associ en compte de crdit et dbit par dfaut ce qui vous vite de crer les
contreparties chaque entre.
Le mode daffichage est paramtr dans le menu Journaux>Vues journaux. La vue est personnalisable
pour une saisie plus rapide, elle dtermine lordre et les proprits de chaque champ (visibilits, champ en
lecture seule, etc.).

Deux types de contrle peuvent tre implments dans un journal. Un contrle sur le type de comptes et un
autre sur les comptes comptables autoriss. Cette fonctionnalit est intressante pour limiter les erreurs de
saisie car elle empche lutilisation dun compte ou type de comptes non lists.

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Gestion du plan de comptes
Configuration des comptes
Oprations Manipulations

Le type de compte dtermine les comptes utilisables pour chaque journal. Les types
suivants sont disponibles la cration de la base de donnes : vue, compte
recevoir (crance), compte payer (dette), compte de produits, compte de charges,
etc.
Affichage de la liste des types de comptes

Configuration
des comptes

Cration/modification dun type de compte


Les types de comptes
sont rattachs au bilan
(actif/passif) ou au
compte de rsultat
(charges/produits)

MTHODE DE REPORT cette option dfinit comment traiter le compte et ses critures lors de la clture de fin
tats comptables

d'anne. Quatre mthodes sont disponibles mais il faut choisir REPORT DE LA BALANCE (du solde) lors du
prochain exercice.

Lors de linstallation des bases, le logiciel propose diffrents plans


comptables, des comptes peuvent tre ajouts par la suite. Ce menu permet
de visualiser le plan de comptes.

Pour ouvrir le plan de comptes, il faut


slectionner lexercice comptable.
Laffichage peut prendre plusieurs secondes car
le logiciel calcule en temps rel les dbits,
crdits et solde de chaque compte.
Visualisation du
plan de comptes Affichage de la liste des comptes
La structure du plan de comptes est hirarchise avec des classes de comptes classes en fonction du
bilan et du compte de rsultat, des comptes centralisateurs appels vue (2 ou 3 chiffres) et des
comptes mouvementer (3 chiffres). Le solde de la balance par catgorie et par compte saffiche aussi.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 142
Cration dun compte
Oprations Manipulations

Ce menu permet la cration de comptes.

Affichage de la liste des comptes


tats comptables

Cration dun
compte Cration dun compte
Il faut indiquer le nom et le numro comptable du compte (code). La hirarchisation des comptes conduit
renseigner le compte parent.

PARENT chaque compte est rang dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de la
structure comptable.
TYPE INTERNE identification du compte propre au logiciel. Le compte de structure est un compte
vue ; le compte sans particularit est normal ; les autres types peuvent tre payables, de liquidits, etc.
TYPE DE COMPTE il correspond son utilisation comptable (dettes, crance, stock, charge, etc.).

Actif : la dcoche permet de masquer le compte, de le rendre inutilisable sans le supprimer


Rapprocher : cocher si le compte doit tre rapproch (ou lettr ou rconcili).
Taxe : taux de TVA applicable au compte dachat

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 143
Visualisation dun compte
Oprations Manipulations

Ltat du compte est imprimable partir de la liste des comptes.

Il faut cocher dans la liste le ou les comptes imprimer puis slectionner dans le menu contextuel de droite
le rapport GRAND-LIVRE .
tats comptables

Visualisation
Il faut renseigner les options dimpression notammant les dates ou priodes des mouvements.
dun compte

Laffichage du compte du grand livre se fait au format PDF

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 144
Saisie dcritures comptables
Oprations Manipulations

Les pices comptables, dans leur ensemble, sont automatiquement cres partir
des documents comptables (factures, rglements, caisse, etc.) mais il est possible
de saisir directement une pice comptable spcifique.

Affichage de la liste des pices comptables


Lensemble des critures dj cres quelle que soit la manire, saffiche dans la liste des pices
comptables. Elles peuvent tre tries par journal, par criture valide, par criture non-rapproche, etc.

Enregistrement comptable
Aprs avoir slectionn le journal, il faut indiquer la rfrence du document qui inclut le libell de lcriture,
la priode et la date. Si lcriture est incertaine, cocher A VRIFIER , elle est mise de ct pour tre contrle
Enregistrements comptables

Enregistrement ce qui vite lutilisation du compte 471.


dune opration A la saisie de la 1re ligne dcriture, il convient dindiquer la rfrence du document, de joindre
comptable ventuellement la facture au format PDF, le nom correspondant la description de la ligne, le compte
comptable du partenaire, la date dchance, le montant dbiter ou crditer puis la taxe.
Les autres lignes sont automatiquement pr-remplies sur le modle de la 1re ligne, il ne reste plus qu
renseigner le compte et la valeur.

DSQUILIBR dbit crdit lcriture peut tre sauvegarde mais elle ne peut pas tre valide si elle est
dsquilibre car elle ne respecte pas la partie double.

Ce menu peut tre utilis pour enregistrer rapidement des pices comptables au
Enregistrement kilomtre . Pour enregistrer une facture dachat, il faut commercer par enregistrer
dcritures le compte de dpense. Le logiciel propose automatiquement la taxe rattache ce
compte et la contrepartie savoir le compte fournisseur.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 145
Gestion des banques
Oprations Manipulations

La gestion des relevs bancaires est un outil visant simplifier le traitement


comptable de mouvements bancaires. En effet, ds que le relev est valid, les
critures comptables sont automatiquement gnres.
Un relev bancaire est un rsum de tous les mouvements effectus sur un
compte bancaire sur une certaine priode. Le solde initial est propos
automatiquement et le solde final est celui indiqu sur le relev.

Affichage de la liste

Enregistrements comptables
Il faut dabord renseigner la priode (elle sinscrit par dfaut), la date du suivi, le journal ainsi que le
solde de clture (solde final). Le solde de dbut de priode saffiche automatiquement la cration dun
nouveau relev en fonction du relev prcdent. Le solde initial et le solde final permettent de vrifier
mathmatiquement les oprations de dbit et de crdit saisies manuellement.
Enregistrements comptables

Suivi des
relevs bancaire

Chaque opration de lextrait de compte bancaire est inscrite dans ce formulaire. Lorsquun partenaire est
saisi, le compte comptable est automatiquement propos ainsi que le type de relation (client, fournisseur ou
gnral). Cette identification permet une ventilation comptable dbit/crdit du montant saisi tel quil apparait
dans le relev bancaire. Si le montant est un retrait dargent ou une dpense, il faut mettre le signe
devant.

Aprs la saisie du relev, il convient de le confirmer.


Les critures comptables se mettent alors jour
automatiquement, elles sont consultables dans longlet
PICES COMPTABLES

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 146
Gestion de la caisse
Oprations Manipulations

La gestion de la caisse permet de grer les pices comptables de caisse dans le


journal correspondant. Cette fonctionnalit est un moyen facile de suivre les
paiements et encaissements quotidiens (retrait la banque, paiement en espces,
achat et vente au comptant).

Affichage de la liste des tats de caisse


Les tats de caisse quotidiens saffichent dans la liste pour assurer une traabilit des espces.

Suivi quotidien de la caisse


Ouverture de la caisse
La cration dun nouvel tat de caisse fait toujours apparatre le fond de caisse du jour prcdent cest--
dire louverture de la caisse. Il convient dOUVRIR LA CAISSE en dbut de journe pour pouvoir par la suite
enregistrer les mouvements despces.
Enregistrements comptables

Suivi de la
caisse

Saisie des oprations de caisse


Louverture de la caisse fait apparatre un nouvel onglet TRANSACTIONS EN LIQUIDE . Lenregistrement des
oprations se fait en renseignant la date, le libell, le partenaire ventuellement et le type de relation (client,
fournisseur ou gnral). Sil sagit dune dpense, il faut inscrire la valeur avec le signe sinon il ne faut rien
mettre car la valeur est positive par dfaut.
Aprs chaque ligne, la sauvegarde est indispensable pour que la saisie soit prise en compte.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 147
Oprations Manipulations
Suivi quotidien de la caisse
Calcul du solde thorique
Aprs chaque opration de caisse, il convient de sauvegarder la feuille de caisse. Cette action permet de
calculer le montant des transactions de caisse ralises (total encaissements total dcaissements) et
le solde thorique (solde initial total des transactions).

Les sorties despces pour la banque sont enregistres avec les transactions.
Enregistrements comptables

Suivi de la
caisse Clture de la caisse
Le dcompte des espces
restantes en caisse sont saisies
dans longlet Caisse. La
sauvegarde de la fiche permet de
mettre jour les soldes.

Le solde thorique doit correspondre


au solde de caisse pour pouvoir
FERMER LA CAISSE .

En cas dcart de caisse, la fermeture


nest pas possible Dans ce cas, il faut
inscrire lcart dans les transactions.

La clture de la caisse
gnre les critures
comptables des
mouvements despces.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 148
Gestion des ordres de paiement
Oprations Manipulations

Un ordre de rglement informatis est destin la banque pour lui indiquer de payer
un crancier.
Il convient denregistrer le rglement fournisseur pour gnrer les critures
comptables correspondantes, lordre de rglement na pas vocation le faire.

Affichage de la liste des ordres de paiement


La liste permet de suivre les ordres en cours et ceux dj effectus. Tant quun ordre na pas t confirm, il
peut tre supprim

Cration dun ordre de paiement


Il convient de renseigner la date de paiement (directement, chance ou date fixe) de lordre et le mode
de paiement. Lutilisateur est automatiquement identifi. Le bouton Slectionner les factures payer
permet de trouver immdiatement la facture chance.
DATE DIRECTEMENT la date est celle du jour
Enregistrements comptables

DATE CHANCE la date correspond lchance de la facture fournisseur


DATE FIXE la date est dtermine par celui qui cre lordre de paiement

Les ordres de
paiement

Lajout de lignes de paiement


correspond la slection dans les
listes qui saffichent des factures
fournisseurs payer.
Pour chaque ligne, il faut indiquer
la date de paiement et le compte
bancaire sur lequel le virement
seffectuera.
Une fois lordre de paiement
termin, il faut le confirmer
puis effectuer le paiement.

Impression dun ordre de


paiement

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 149
Gestion des critures dabonnement

CRITURE RCURRENTE
Loyer magasin
Priode 1, Priode 2, . Priode n CRITURES
M ODLE DCRITURE
Cration dune criture type Priode 1
rcurrente LOYER
CRITURE RCURRENTE Loyer magasin
Loyer entrept Loyer entrept
Priode 1, Priode 2, . Priode n Tlphone portable
Etc.
M ODLE DCRITURE CRITURE RCURRENTE
Cration dune criture type Tlphone portable
rcurrente TLPHONIE Priode 1, Priode 2, . Priode n

Oprations Manipulations
La gestion des contrats de maintenance, abonnements et licences

Les frais rcurrents tels que les abonnements de tlphone, dlectricit, etc. donnent
lieu des critures d'abonnement ce qui vite une saisie dcritures rcurrentes.

Le traitement seffectue en 2 temps. Il faut dans un premier temps crer un MODLE


DCRITURE qui est ensuite utilis pour crer LCRITURE AUTOMATIQUEMENT

Cration dun modle dcriture

Cration dun Une fois nomm, le modle est rattach obligatoirement un journal. Les lignes dcritures sont saisies
modle ainsi que les montants. Ce dernier peut tre rectifi, selon le cas, lors de lenregistrement de la facture.
dcritures

La saisie du numro de squence nest pas ncessaire, il sincrmente automatiquement aprs chaque
enregistrement de ligne dcriture.

Il est possible de crer lcriture de la priode


partir de cette fentre.
Il est prfrable cependant de dfinir la priodicit
de lcriture rcurrente. Elle sera cre par la suite
automatiquement en fonction des dates.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 150
Oprations Manipulations

Il sagit de dfinir la rcurrence de lcriture dabonnement cre par la suite.


La gestion des contrats de maintenance, abonnements et licences

Cration dune criture rcurrente


Lcriture rcurrente est nomme et un modle dcriture lui est affect.
Ce modle doit tre une pice comptable valide (respect de la partie double Dbit=Crdit). Si le modle
nexiste pas, il peut tre cr ce stade.

DATE DE DPART Date de la premire criture


NOMBRE DE PRIODES Nombre d'critures gnrer (12=12 critures).
PRIODE Dtermine l'cart entre chaque criture gnre dans le temps. Cet cart est rattach au type
de priode (mois, jour ou anne).

Gestion des
abonnements

Lorsque votre abonnement est dfini, il faut cliquer sur le bouton CALCUL . Les critures dabonnement
apparaissent aux dates souhaites en fonction des critres dfinis prcdemment.

Ne pas oublier de sauvegarder lcriture

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 151
Oprations Manipulations

Priodiquement, les critures rcurrentes sont automatiquement cres


en fonction de la date du jour.

Toutes les critures priodiques dont la date est infrieure ou gale la


date spcifie sont alors comptabilises en brouillard.
La gestion des contrats de maintenance, abonnements et licences

Gnrer les critures


Il faut indiquer la date puis gnrer les critures

critures en brouillard
Lcriture gnre est dverse dans le journal des achats. Le responsable administratif peut rectifier les
valeurs et attacher lcriture le document de rfrence. Si lcriture ncessite lavis ou un contrle, il faut
Gestion des cocher A VRIFIER dans le formulaire.
abonnements

Formulaire de lcriture

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 152
Edition des tats comptables partenaires (ou rapports)
Suivi compte de tiers
Oprations Manipulations

Le rapport BALANCE TIERS est une analyse globale de la situation par partenaire.
Ce rapport au format PDF contient une ligne par partenaire (client ou fournisseur
ou les 2 selon slection) reprsentant le solde cumul.

Balance des tiers


Laffichage de la balance des tiers est effectu selon les critres souhaits.
tats comptables

Suivi des
comptes de tiers

MOUVEMENT CIBLE dfinit les critures visualiser


DU PARTENAIRE client ou fournisseur ou les 2 (dbiteurs & crditeurs)
AFFICHAGE DES PARTENAIRES peut se faire avec les mouvements ou avec un solde diffrent de 0
Inclure le solde initial

Les donnes peuvent tre filtres par DATE (jj/mm/aaaa) ou par PRIODE (mm/aaaa)

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 153
Balance ge clients/fournisseurs
Oprations Manipulations

La balance ge des tiers est un rapport par priode rpartissant globalement les
chances.

Balance ges des tiers


La priode fiscale et la taille de l'intervalle analyser (en jours) sont renseigner.
Sil est demand un intervalle de 50 jours, lapplication gnre une analyse des
comptes choisis pour le mois prcdent, les 2 mois prcdents, et ainsi de suite.
tats comptables

Suivi des
comptes de tiers

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 154
tat de la dclaration de TVA
Oprations Manipulations

Ce menu permet d'imprimer les informations utiles la dclaration de TVA.

Ces donnes sont actualises en temps rel, ce qui permet de connaitre tout
moment les taxes dues en dbut et fin de mois ou de trimestre

Ce rapport de taxe peut tre bas soit sur les encaissements soit sur la facturation selon le rgime de TVA
de lentreprise.
Dclaration TVA

Dclaration de
TVA

Les donnes collectes servent la Tl-Dclaration de TVA.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 155
LA GESTION DES MODLES DE DOCUMENTS OU RAPPORTS
Gestion de modles de documents
Oprations Manipulations

Tous les documents imprimables de la base de donnes sont


modifiables instantanment. Ces documents contenants des champs
sont appels RAPPORTS .
Il est donc possible de changer la mise en forme et le contenu en
ajoutant les champs voulus pour personnaliser les documents
existants. Des modles de documents peuvent tre crs pour
lensemble de lorganisation ce qui permet de gagner du temps et assure une fiabilit de la base
commune.

La procdure est extrmement simple mais ncessite lutilisation dOpenOffice ou LibreOffice et


lintgration dun module dans cette application.

Connexion la base de donnes OpenERP


La gestion de documents

Pour se connecter la base de donnes OpenERP, il faut slectionner SERVEUR PARAMETERS

Grer les Il convient de renseigner la base de donnes, le login et le mot de passe utiliss
modles de dans OpenERP pour se connecter CONNECT .
documents

Ce message informe quil est maintenant possible de crer un


rapport dans le document actuel et aprs de lenvoyer vers
lapplication OpenERP

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 156
Modification dun rapport existant
Oprations Manipulations

Modification dun rapport

Choix du rapport modifier

La modification dun rapport existant va remplacer loriginal de la base de


donnes.

Pour modifier le rapport, il faut slectionner MODIFY EXISTING REPORT puis


choisir dans la liste le document retravailler

Ici, la facture (invoice) va tre


ouverte pour y ajouter des
champs manquants et modifier la
mise en forme.
La gestion de documents

Le fichier facture est automatiquement plac dans un dossier


temporaire.

Modifier un
modle de
document

OpenOffice ouvre alors le rapport en mode dition, il est possible ds lors de le modifier en utilisant les
fonctions standards du traitement de texte

Le document est modifi dans sa version anglaise, il est


traduit lors de son renvoi vers OpenERP.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 157
Oprations Manipulations

Ajout de champs dans le rapport

Lajout dun champ se fait par la fonction du menu Add a filed


Ici, il faut ajouter le champ de la <date dchance> de la
facture et de <dlai de rglement>.

Dans la fentre Field Builder, il faut slectionner les champs


utiles mais il nest parfois pas ais de trouver le nom du
champ. Dans ce cas, il faut se reporter au formulaire de la
base de donnes OpenERP et se positionner sur le ? du
champ. La fentre dinformation apparat, le champ est indiqu.

Les 2 champs sont insrs dans le document


La gestion de documents

Il est possible dafficher le nom du champ ou son contenu grce


aux fonctions de conversion
Modifier un
modle de
document

Ajout dune expression calcule

La saisie de lexpression doit respecter une syntaxe


prcise.
il faut contrler le nom des champs dans le
rapport (ex : o.amount_total avec un o.)

Il est possible darrondir le calcul trouv. Si notre


arrondi est au dixime, lexpression saffiche ainsi
'%.2f'%(o.amount_total*0.3,)

Envoi du rapport dans OpenERP

Une fois le document termin, il faut lenvoyer vers le serveur


dOpenERP. ce stade, il est possible de modifier le nom du
document et de prciser les prfrences de format de fichier
(OpenOffice, PDF ou HTML).
Le correctif est immdiat dans OpenERP, et le document
apparait immdiatement dans la rubrique RAPPORTS

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 158
Cration dun rapport
Oprations Manipulations

Gestion des rapports la cration

Crer un nouveau rapport

Pour crer un nouveau rapport, il faut slectionner OPEN A NEW REPORT puis
choisir le modle sur la base duquel il faut constituer ce nouveau rapport

Ici, le rapport va tre intgr au module Vente, bons de


commande Sales Order.

partir du formulaire, il est possible de reprer dans


quel partie se trouve le rapport. Ici <Sale.Order>
La gestion de documents

ce bouton permet dajouter un champ calcul dans le rapport.


Crer un modle
de document Par exemple, il faut afficher sur le bon de commande 30% verser rception de la commande en
indiquant le montant correspondant.

Expression : insertion du champ calcul


Displayed Name : Nom du champ calcul

Envoi du rapport dans OpenERP

Il convient de renseigner
la fentre en changeant
le nom du rapport.

Il sinscrit automatiquement dans OpenERP

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 159
Installation modules de gestion des rapports
Oprations Manipulations

Le traitement des RAPPORTS suppose linstallation dun module dans lapplication OpenERP et
dun Plug-in dans OpenOffice sachant quOpenOffice sert gnrer de nouveaux modles de
documents. Lutilisation dun autre traitement de texte pour gnrer des rapports nest pas
possible.

Linstallation se fait par lADMINISTRATEUR qui dispose de tous les droits sur lapplication.

Il faut installer 2 composants avant dutiliser lditeur de rapports :


- le module base_report_designer et base_report_creator dans la base de donnes
OpenERP
- le plug-in OpenOffice.org_Report_Designer dans OpenOffice

Installation du module dans OpenERP

Il faut rechercher dans la liste des modules base_report_designer et


base_report_creator puis vrifier sil est install. Si le module nest pas
La gestion de documents

install, il faut le slectionner pour prvoir son installation

Installer le
module de
gestion des
modles de
documents

Les modules sont prts tre installs, il faut maintenant appliquer les mises jour pour finaliser
linstallation.

Installation le plug-in dans OpenOffice


Il convient de sassurer quOpenOffice est bien install sur le poste.
Il faut rechercher openreport.zip fourni dans OpenERP>Server>Addons.

OpenOffice doit tre lanc puis il faut le slectionner dans le menu Outils>gestion des extensions
Rechercher le fichier Zip pour linstaller. Quitter le logiciel et redmarrez-le.
Un nouveau menu saffiche dans la barre des menus

OpenOffice est prt grer les rapports dOpenERP

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 160
PARAMTRAGES ADMINISTRATEUR
Configuration des donnes de la socit
Oprations Manipulations

Laccs la fiche se fait par le carnet dadresses quil soit


fournisseurs ou clients. Les coordonnes de la socit figurent dans
une fiche partenaire qui nest ni client ni fournisseur. Le paramtrage
est identique celui dune fiche classique.

Mise jour des


informations de
la socit
Configuration des bases de donnes

Seul ladministrateur peut agir sur les informations gnrales de la socit (base de
donnes). Ce formulaire vient complter les renseignements PARTENAIRE dj saisis
(nom, adresse, etc.).

Il dfinit un modle de prsentation des documents standards (factures, offres commerciales, en-tte et pied
de page).

Outre les informations gnrales sur la socit telles que le numro de TVA intracommunautaire, les
coordonnes bancaires, etc., le commentaire en cas de rglement en retard est personnalisable.

Personnalisation
des donnes de
la socit

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 161
Configuration des utilisateurs
Oprations Manipulations

La gestion des utilisateurs relve de ladministrateur


Les utilisateurs sont identifis pour donner des droits daccs aux diffrents modules
et menus de lapplication.
Ceci revient se poser la question Qui a accs quoi et qui doit faire quoi ? .
La gestion des droits est trs flexible, chaque utilisateur peut appartenir un ou
plusieurs groupes, et de chacun de ces groupes dpendent les menus disponibles et laccs aux tables
dans la base de donnes.

Les utilisateurs
Un utilisateur est cr pour se connecter au systme. La connexion se fait par un identifiant nic.alves et
un mot de passe. Lutilisateur peut tre rattach une adresse (carnet dadresses) et une messagerie. Le
paramtrage de linterface utilisateur se fait ce stade (page daccueil, choix de la langue, interface simplifi
ou pas, etc). La page daccueil par dfaut est compose des modules du PGI mais il est possible
dafficher la place le tableau de bord de lutilisateur (dashboad purchase, dashboard sale, etc.).

Un utilisateur peut tre cr dans le but unique de partager de donnes avec un autre utilisateur.
Configuration des utilisateurs

Cette gestion permet dattribuer des droits daccs en fonction du/des rle(s) jou(s) par lutilisateur dans le
processus de lorganisation. Il est donc rattach un groupe pour lui fournir des accs spcifiques aux
applications dont il a besoin.

Gestion des Il peut tre dsactiv rendant impossible la connexion.


utilisateurs La signature de lutilisateur peut tre dpose de manire lidentifier plus facilement.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 162
Oprations Manipulations

Les groupes
Une trentaine de groupes est prconfigure dans OpenERP, il est toujours possible den crer dautres. Ils
correspondent aux principaux processus de lorganisation. Il suffit dassigner ces groupes aux utilisateurs.
Il est prfrable de crer un groupe en fonction du process-mtiers et non en fonction de lemploy (un
groupe responsable des achats et un autre responsable des ventes mme si cette fonction est occupe par
la mme personne).
Il est aussi conseill de crer plusieurs groupes de mme nature mais avec des droits diffrents (ex : le
responsable administratif et ladjoint administratif).

Un groupe est attach un ou plusieurs utilisateurs ..


Configuration des utilisateurs

.. un ou plusieurs menus
Les menus sont hirarchiss, il nest donc pas ncessaire de supprimer les accs aux sous-menus. Si lun
des menus est masqu, les sous-menus le sont aussi.
Gestion des Les droits daccs aux menus dterminent qui peut accder quel menu mais ils ne dfinissent pas ce que
lon peut faire une fois dans le menu.
utilisateurs

. des droits daccs en lecture, criture, cration et suppression


Les contrles des droits daccs sur les objets donnent la possibilit de dfinir ce que lutilisateur a le droit
de faire avec les donnes auxquelles il a accs.

Si aucun groupe nest assign un objet, tous les utilisateurs peuvent y avoir accs sans restriction.

Accs en lecture : les donnes de lobjet sont lisibles


Accs en criture : les donnes de lobjet sont modifiables
Accs en cration : un nouvel enregistrement peut tre cr dans la base de donnes
Accs en suppression : les donnes de lobjet peuvent tre supprimes

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 163
Configuration des numros de documents
Oprations Manipulations

Les squences permettent entre autres de configurer la numrotation des


documents utiliss dans lapplication.

Affichage de la liste des squences.


Les squences sont prconfigures lors de linstallation de la base de donnes mais il est possible de les
modifier en fonction des besoins de lentreprise.
Configuration des bases de donnes

Numrotation
des documents

Modification dune squence


Le numro de facturation est SAJ/ANNE/NUMRO INCRMENT . chaque nouvelle facture, le numro est
incrment de 1 sachant que le prochain sera SAJ/20N/021. Le remplissage correspond au nombre de
chiffres de la numrotation incrmente, un zro est ajout pour complter la position requise.
.

La syntaxe de la lgende aide modifier le prfixe ou suffixe du numro.


Par exemple, si numrotation voulue est FACAA/MM/00033 le paramtrage sera
FAC%(years)s/%(month)s/ avec un remplissage de 5 et le numro suivant 33.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 164
Installation de modules supplmentaires
Oprations Manipulations

Les fonctionnalits dOpenERP sont contenues dans des modules.


linstallation, certains modules sont automatiquement ajouts lapplication en
fonction des choix de paramtrage ou lors dune mise jour.
Une partie de ces modules ne sont pas forcment activs mais figurent dans
lapplication. Dautres peuvent tre tlchargs sur le site dOpenEPR.

Installer un module
Lorsquun nouveau module est install, une nouvelle fonctionnalit est mise en place dans lapplication.
Linstallation peut se faire partir dune importation de module au format ZIP.
Configuration des utilisateurs

Gestion des .OU partir de la base existante en cliquant sur PRVOIR LINSTALLATION
modules

Mettre jour le module


Linstallation du module est prvue, maintenant il faut activer la mise jour pour terminer linstallation.

Vrification de linstallation
Vrifier linstallation du module, cest voir si le complment de programme est install.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 165
Gestion des tableaux de bord
Oprations Manipulations

Ce menu permet la cration de tableaux de bord sur mesure en fonction des


besoins lutilisateur

Un tableau de bord est une slection de rapports dj dfinis dans lapplication. Il convient aprs avoir
nomm le tableau de bord dy associer les rapports souhaits.
Configuration des utilisateurs

Gestion des
tableaux de Lors de la slection dun rapport dans la
bord liste des rapports pr-dfinis, il faut nommer
la vue, indiquer sa position sur le tableau
puis lordre dapparition (squence). Si le
champ squence est laiss zro lordre
correspond celui de la liste de cration.

Ds que le tableau de bord est termin, il


faut crer une entre dans le menu pour le
visualiser. Cette entre peut se faire en
tant que menu ou sous-menu dun menu
existant.

Le tableau de bord cr apparait dans le module VENTE

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 166
Gestion des menus de lapplication
Oprations Manipulations

Ce menu permet de grer et de configurer les lments des menus notamment


les appellations, laffichage des tableaux de bord, etc.

Recherche dans la liste des menus


Il convient de rechercher dans la liste llment du menu modifier. Ici, lappellation PAIEMENTS CLIENTS doit
tre modifie en RGLEMENTS CLIENTS.

Modification du menu
Configuration des utilisateurs

Gestion des
menus Le nom CUSTOMER PAYEMENT nest
pas traduit correctement. Il convient de
modifier la traduction puis de la
sauvegarder. La fiche est ensuite
ferme.

Le nom de menu est rectifi, il faut aussi changer le nom du formulaire en saisissant directement dans le
champ, la traduction RGLEMENT CLIENT au lieu de PAIEMENT CLIENT

Aperu du menu et du formulaire

Modification du menu - tableau de bord


Il est possible de ne pas afficher le tableau de
bord dans un module ou den afficher un autre
configur en amont.
Si l ACTION est supprime, elle napparait plus
dans le menu

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 167
Gestion des langues
Oprations Manipulations

Open Erp est une application multi langues. Le choix de la langue peut se faire la cration de la base de
donnes ou contre coup dans le module <administration>.

Liste des langues

Les langues installes dans la base saffichent dans cette liste , langlais y figure
par dfaut. Il est possible de dsactiver une langue pour la rendre indisponible tout
en ne la supprimant pas de cette base, et de permettre la traduction des termes
la vole .

Un assistant permet de mettre jour les nouveaux termes traduire.

Installation dune nouvelle langue

De nombreuses langues sont disponibles, il convient de les tlcharger en


Configuration des utilisateurs

utilisant lassistant de traduction.


Il convient de slectionner la langue dans la liste, ventuellement de
supprimer les traductions personnalises existantes puis de charger la
traduction .
Cette opration est longue et peut prendre quelques minutes.
Gestion des
langues

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 168
Oprations Manipulations

Changement de langue
Le changement de langue sopre dans les <prfrences> de lutilisateur. Chaque utilisateur peut
personnaliser son interface en slectionnant la langue quil souhaite dans la liste propose.
Configuration des utilisateurs

Tous les lments de linterface utilisateur saffichent dsormais en espagnol

Gestion des
langues

Comment imposer une seule langue tous les utilisateurs

- Slectionner la langue par dfaut dans les <prfrences> de ladministrateur


- Dsactiver les langues inutiles sans les supprimer de la liste

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 169
Gestion des vues changer laffichage des champs dune liste
Oprations Manipulations
Laffichage des champs dune liste est entirement modifiable. Il suffit dactiver la fonction <Grer les vues>
du menu contextuel.

Affichage des vues


Laccs ce menu permet non seulement de modifier laffichage des champs dune liste RES.PARTNER.TREE
mais aussi de modifier les champs du formulaire.
Configuration des utilisateurs

Modification des vues


Il convient dditer la vue pour en modifier le
Affichage des contenu.
champs dune
vue liste

Ces boutons permettent dajouter , de supprimer , de modifier la place du champ dans la liste
Les proprits dfinissent le type daction mene. Ici, un champ FIELD va tre ajout la liste INSIDE
Il faut ensuite choisir le champ dans la liste disponible. La vue se met jour immdiatement.

Vue modifie

Astuce : il convient de se positionner sur llment pour faire apparatre le nom du champ

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 170
LA GESTION APPLICATIVE OPEN ERP
Cration dune base de donnes
Oprations Manipulations

Le choix BASES DE DONNES permet non seulement


de crer mais aussi de supprimer, sauvegarder,
restaurer ou modifier le mot de passe de la base.

Cration de la
socit EN
ADMINISTRATEUR

Lassistant de paramtrage vous guide dans le choix des modules. Cette opration prend un certain temps
Cration de la socit

Paramtrage de la
socit

Il sagit de
slectionner les
modules utiles.
Les modules
manquants pourront
tre imports par la
suite

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 171
Cration de la socit Oprations Manipulations

Paramtrage
de la socit
Il sagit de
slectionner les
modules utiles.

Les modules
manquants pourront
tre imports par la
suite.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 172
Conservation dune base de donnes
Oprations Manipulations

Il convient de slectionner la base de donnes supprimer

Suppression
dune base de
donnes
Conservation des bases

Il est indispensable de slectionner la base de donnes pour


en modifier le mot de passe

Modification du
mot de passe

Pour sauvegarder ou restaurer des bases de donnes dOpenERP V6, il faut utiliser lutilitaire
Sauvegarde des PGUTIL, tlchargeable sur le site
bases de http://www.cerpeg.ac-versailles.fr/tice/OpenERP/OpenERP.htm
donnes http://www.pfinfo.fr/aidegen/

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 173
FAQ et messages derreur
Messages derreur
Oprations Manipulations

Condition de
rglement non
renseigne

Laction demande nest pas possible, lutilisateur ne dispose pas de droits suffisants. Par exemple, le
gestionnaire des ventes ne peut pas demander la cration dune facture. Dans ce cas, il faut lajouter dans
le profil Utilisateur par l ADMINISTRATEUR
Droits utilisateur
insuffisants
La gestion des messages derreur

Les stocks sont insuffisants mais ce nest pas bloquant pour enregistrer le bon de commande client.

Stock insuffisant

Bon de livraison,
Le responsable de lentrept ne dispose pas des
demande de
droits pour demander la facturation au responsable
cration de la administratif.
facture
impossible
Lchance de paiement est mal paramtre

Validation de la
facture

Le tarif de livraison ne peut pas tre appliqu, les conditions ne sont pas remplies

Tarif de livraison

Lcriture dans un compte de type A vue est impossible. Il faut modifier le choix du compte comptable
dans lenregistrement ou modifier A vue dans le paramtrage du compte
criture
comptable
impossible

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 174
Foire aux questions
Oprations Manipulations

Rapports OpenERP permet de modifier une facture cre. Lorsque le PDF est gnr la
Le modle premire fois, il est stock en pice jointe.
Le problme est que si le PDF de la facture a dj t gnr, la modification
modifi de la
nest pas prise en compte. Pour rgler ce problme, il faut supprimer des pices
facture nest pas jointes la facture dj mise.
pris en compte
par le systme

La terminologie utilise par OpenERP peut ne pas correspondre au terme exact en franais ou qui convient
le mieux lorganisation. Cette fonctionnalit est trs pratique pour adapter le logiciel aux besoins du
mtier. Ainsi, les utilisateurs retrouvent leur vocabulaire usuel ce qui optimise lutilisation dOpenERP.

La modification du terme ncessite au pralable dtre dans le formulaire o la


modification doit se faire. Dans le menu contextuel de droite, cliquez sur
TRADUIRE puis slectionner dans la liste, les donnes traduire

Comment
Questionnements

Seul ladministrateur peut apporter les modifications


effectuer une
traduction ?

La traduction des attributs d'un objet


Traduction
ponctuelle Si un attribut d'un objet est traduisible alors le pictogramme est prsent droite de l'affichage de ce
champ. Cliquer dessus pour ouvrir l'interface de traduction

Seul ladministrateur peut changer le mot de passe de lutilisateur.


Mot de passe Administration Utilisateurs Utilisateur
oubli Ouvrir la fiche de lutilisateur puis modifier le mot de passe.

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Cerpeg 2012 Fabienne Mauri Acadmie de Bordeaux Page 175