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Contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Que es una base de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Elementos bsicos de Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Base de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Crear una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Abrir una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Cerrar la base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Crear una base de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Guardar la estructura de una tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Eliminar una tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Propiedades de los campos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Modificar diseo de las tablas de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Las relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Conceptos bsicos sobre relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Crear la primera relacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Integridad referencial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Modificar relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Cuestiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Los formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Crear un formulario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
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Manejar formularios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Buscar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Ejercicio paso a paso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Las consultas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Tipos de consultas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Ejecutar una consulta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Consultas de accin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Consultas de actualizacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Consultas de datos anexados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Consultas de creacin de tabla. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Ejercicio paso a paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Los informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Crear un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Imprimir un informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Ejercicio paso a paso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Cuestiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Ejercicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Base de datos Gestin Comercial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Base de datos Telfono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Base de datos: Libros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Base de datos almacn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Base de datos Restaurante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Base de datos Alumnos ..................................... 85
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Introduccin
Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que
hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario,
informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.
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Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta
puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos
predefinidos o personalizados en los datos.
Microsoft Access proporciona el conjunto de herramientas necesarias para llevar
a cabo la gestin de nuestros datos.
Microsoft ACCESS es un gestor de bases de datos relacionales. Una base de
datos es un conjunto de informacin organizada en tablas relacionadas.
Un gestor de bases de datos permite: Aadir informacin , modificar
informacin ya existente, eliminar la informacin que no interese, buscar datos
concretos, clasificar los registros de una base de datos segn distintos criterios,
realizar consultas (pedir que nos proporcione informacin sobre los datos que cumplen
ciertas condiciones), calcular valores a partir de datos contenidos en la base de datos,
imprimir los datos contenidos en tablas segn un formato determinado.
Arrancar Access.
Veamos las dos formas bsicas de arrancar Access.
La pantalla inicial.
Al arrancar Access aparece una
pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales.
A diferencia de otros programas
Access dispone de una ventana inicial que
nos permitir empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando
una nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botn Cancelar,
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para empezar desde cero.
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Es un conjunto de procedimientos de Visual Basic (lenguaje de programacin que
se puede utilizar con Access).
En cada subcarpeta existen 3 botones :
Abrir
Da acceso al elemento seleccionado, bien sea una tabla, consulta, etc. en la
carpeta actual.
Diseo
Da entrada a la pantalla de diseo del elemento seleccionado, para poder realizar
modificaciones.
Nuevo
Permite la creacin de un nuevo elemento en la carpeta actual, utilizando un
asistente que permita guiarnos durante la creacin, o a travs de otra posible opcin.
Nueva y Abrir
Estos dos iconos permiten:
Crear una nueva base de datos en blanco. Pulsando el primer icono aparece el
cuadro de dilogo Nueva.
Con el segundo icono aparece un cuadro de dilogo que permite seleccionar la
base de datos que se desea abrir.
Ayuda
Pulsando la tecla F1 se accede a la ventana de temas de ayuda que contiene :
Contenido, Buscar y Asistente para ayuda.
Tambin pude utilizarse el Icono de la ayuda para preguntar sobre una cuestin
concreta. Basta pulsar el icono y pinchar el elemento sobre el que queramos
informacin.
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Base de Datos
1. Ir al men Archivo.
2. Elegir la opcin Nueva base de datos...
O bien hacer clic sobre el botn Nuevo de la
barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo nuevo:
3. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Aparecer el cuadro de dilogo Archivo
nueva base de datos donde tendremos que
asignarle nombre a nuestra base de datos.
1. Ir al men Archivo.
2. Elegir la opcin Abrir...
O bien hacer clic sobre el botn Abrir
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de la barra de herramientas.
Aparecer el cuadro de dilogo Abrir:
Al abrir una carpeta, sta se situar en el recuadro superior Buscar en, y ahora
en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
O bien
Otra forma para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento
abiertos anteriormente.
1. Ir al men Archivo.
2. Elegir la opcin Cerrar.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.
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Ejercicio paso a paso.
Crear, abrir y cerrar una base de datos
Objetivo.
Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos con Access.
Cuestiones
Crear, abrir y cerrar una base de datos
Ejercicio 1.
1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente
ya que sino se perderan los ltimos cambios.
9 Verdadero 9 Falso
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2. No se pueden tener abiertos varios libros a la vez.
9 Verdadero 9 Falso
4. Las nicas formas de abrir una base de datos es utilizando el botn Abrir de la
barra de herramientas o la opcin Abrir... del men Archivo.
9 Verdadero 9 Falso
Ejercicio 2.
Ejercicio 3.
A) Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo, para crear una nueva base de datos.
B) Aparecer directamente una base de datos vaca en pantalla.
C) Cualquiera de las dos primeras opciones.
D) Ninguna de las opciones anteriores.
Ejercicio 4.
Enumera y explica cada uno de los objetos disponibles en una base de datos de
Access.
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Tablas
Los datos de una base de datos se estructuran en tablas, donde las columnas
son los CAMPOS de la Base de Datos (BD) identificados por nombres, y las filas los
REGISTROS (conjunto de informaciones sobre un mismo elemento).
Tipo de datos
Se puede acceder a
los distintos tipos
disponibles a travs del Figura 18 Tipos de datos
botn del men
desplegable:
Texto
Mximo 64 caracteres.
Memo
Cantidad de informacin muy grande.
Numrico
Cuando se necesite realizar operaciones aritmticas.
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Fecha / hora
Fecha y hora con distintos formatos.
Moneda
Aade Pts al valor del campo.
Autonumrico
Se autoincrementa automticamente.
S / No
Almacena los valores lgicos s y No. ( OJO AL ACENTO !)
Objeto OLE
permite almacenar un dibujo.
Descripcin
Describir de forma amplia el contenido del campo, aparecer en la barra de
estado cuando se selecciona el campo en un formulario.
Modificar la estructura de una tabla.
Eliminar un campo
Seleccionar la fila de ese campo, y pulsar la tecla SUPR.
Insertar un campo
Situarse en la fila debajo del campo a insertar. Pulsar la tecla INSERT o seleccionar la
opcin Insertar fila del men Edicin.
Mover un campo
Hacer clic sobre el selector de la fila y arrastrar con el ratn hasta la nueva posicin.
Clave Principal.
Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y
permite identificar a cada registro de manera nica. Y adems para :
Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y
permite identificar a cada registro de manera nica. Y adems para :
1. Permitir definir relaciones entre tablas.
2. Incrementar la velocidad en las consultas.
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Tamao del campo
Nmero de caracteres de un campo de texto, en los campos numricos indica
el nmero ms grande que se puede introducir.
Formato
Fechas y nmeros en un formato determinado (Ej : nmeros con separador de
millar, fechas con el nombre del mes, etc.).
Mscara de entrada
Obliga a que los datos introducidos se ajusten a un formato (ej : entero largo,
fecha corta, etc.).
Ttulo
Nombre que se usar en los formularios e informes, si no se especifica el
nombre asociado ser el nombre del campo.
Valor predeterminado
Valor por omisin al agregar un nuevo registro.
Regla de validacin
Condiciones a cumplir por los datos en este campo.
Texto de validacin
Mensaje que aparecer en pantalla si el dato introducido no cumple la regla de
validacin. (Incluir el texto siempre que se especifique una regla de validacin).
Requerido
Indica que es obligatorio introducir un dato en este campo.
Permitir longitud cero
Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o
Memo.
Indexado
Indica si el campo es un ndice de la tabla. Se debe especificar si se aceptan
valores duplicados o no en el ndice.
En algunas propiedades aparece un botn de flecha desplegable, que permite
seleccionar diferentes opciones.
En las propiedades Mscara de entrada, valor predeterminado y regla de
validacin aparece un botn de puntos suspensivos que permite entrar en el generador
de expresiones.
Aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Donde se distingue:
1. la zona de edicin, donde se
crea la expresin.
2. La lnea de botones: cada
botn es un operador,
haciendo clic sobre ellos se
insertan en la zona de
edicin.
3. Los tres cuadros de pegado:
contienen las carpetas donde
Figura 19 Propiedades de los campos.
se localizan elementos que
pueden formar parte de las expresiones.
Una expresin se compone de :
Operadores
Aritmticos, lgicos y relacionales.
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Literales
Texto, nmero, fecha, etc.
Funciones
Realizan determinadas operaciones y ya estn definidas dentro del directorio de
funciones.
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Ejercicio paso a paso.
CREACIN DE UNA TABLA DE DATOS.
Objetivo.
Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access.
1. Si no tienes abierto Access, brelo para realizar el ejercicio.
2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botn Cancelar para cerrar la
ventana de cuadro de dilogo abierta.
3. Abrir la base de datos ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta.
Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser la de socios y la
otra tabla sobre diferentes libros.
Empezaremos por crear la tabla de socios.
4. Hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana de la
base de datos.
5. Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos.
6. Seleccionar Vista Diseo.
7. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
8. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo socio.
9. Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
10. Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de
dato, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegir el tipo Autonumrico.
11. Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la
utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este
campo.
12. Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
13. Escribir Nombre socio como nombre del segundo campo de la tabla.
14. Como no queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsar la
FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.
15. Escribir Apellidos socio.
16. Pulsar FLECHA ABAJO.
17. Crear a partir de ahora los siguientes campos: Direccin, Poblacin y Cdigo
Postal que sern todos ellos de tipo Texto. (el cdigo postal tambin ya que no
es un valor numrico con el que vayamos a realizar alguna operacin).
18. Crear a continuacin el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora.
Ahora vamos a definir el campo Cdigo alumnado como Clave principal ya que
no podremos tener dos alumnos/as con el mismo cdigo.
19. Hacer clic sobre el nombre del campo Cdigo alumnado.
20. Hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que
dicho campo es la clave principal de la tabla.
A partir de ahora podremos guardar la tabla.
21. Ir al men Archivo.
22. Elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
23. Escribir el nombre de la tabla, socios.
24. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
17
Ahora cerraremos la tabla.
25. Ir al men Archivo.
26. Elegir la opcin Cerrar.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.
Ahora vamos a crear la segunda tabla:
27. Hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana de la
base de datos.
28. Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos.
29. Seleccionar Vista Diseo.
30. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
31. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo libro.
32. Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
33. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo
Autonumrico.
Ahora vamos a definir el campo Codigo libro como Clave principal.
34. Hacer clic sobre el nombre del campo Cdigo libro.
35. Hacer clic sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas.
36. Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la
utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este
campo.
37. Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo.
38. Escribir Titulo libro como nombre del segundo campo de la tabla.
39. Como no queremos cambiar las dems caractersticas del campo, pulsar la
FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.
40. Escribir Paginas, de tipo Numrico.
41. Crear a el campo: Fecha publicacion que ser de tipo Fecha/Hora.
A partir de ahora ya podremos guardar la tabla.
42. Hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
43. Escribir el nombre de la tabla, Libros.
44. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Ahora cerraremos la tabla.
45. Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la tabla de datos.
Ya podremos cerrar nuestra base de datos.
46. Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la base de datos.
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Ejercicios
CREAR UNA TABLA DE DATOS.
Si no tienes abierto Access, brelo para realizar los ejercicios planteados a
continuacin.
Ejercicio 1
Concesionario II.
1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco
duro.
2. Crear una tabla con el nombre de Clientes con los siguientes campos:
3. Crear otra tabla con el nombre de Coches vendidos con los siguientes campos:
4. Crear otra tabla con el nombre de Fechas de revisin con los siguientes campos:
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La clave principal ser el campo N revisin.
Ejercicio 2
Clnica II.
1. Abrir la base de datos Clnica de la carpeta Mis documentos del disco duro.
2. Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos:
3. Crear otra tabla con el nombre de Mdicos con los siguientes campos:
4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
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Cuestiones
CREAR UNA TABLA DE DATOS.
Ejercicio 1.
Ejercicio 2.
Ejercicio 3.
2 La propiedad Formato:
A Nos permite cambiar la forma de visualizar los datos en pantalla.
B Nos permite modificar la forma con la que se va a almacenar el dato en
el campo.
C Cualquiera de las dos primeras opciones.
D Ninguna de las opciones anteriores.
Ejercicio 4.
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Modificar diseo de las tablas de datos.
Aqu veremos las tcnicas de edicin de registros para modificar tanto la
definicin de una tabla como los datos introducidos en ella.
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Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseo de tabla,
hacer clic sobre el botn Hoja de datos de la barra de herramientas.
Borrar registros
Si lo que queremos es borrar un registro entero:
1. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda
del registro.
2. Hacer clic.
El registro quedar seleccionado.
3. Pulsar la tecla SUPR del teclado.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que
situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.
1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro
actual.
2. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
3. Pulsar INTRO.
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Buscar, filtrar, ordenar
Buscar
Permite buscar un dato en la BD, a travs del campo activo o por todos los
campos.
Caracteres comodn
Utilizar caracteres
comodn al realizar bsquedas
de valores parciales o de
coincidencia. Se utilizan los
caracteres comodn como
sustitutos de otros caracteres
cuando se especifica un valor
que se desea buscar y slo se
conoce parte del valor.
Se buscan valores que
empiezan con una cierta letra o
que coinciden con un modelo.
En una base de datos de
Microsoft Access, se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de dilogo
Buscar y Reemplazar o en consultas, comandos y expresiones para encontrar valores
de campos, registros o nombres de archivos.
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Carcter Uso Ejemplo
Notas
Los caracteres comodn estn concebidos para ser utilizados con datos de tipo
texto, aunque a veces pueden emplearse con xito con otros tipos de datos, como los
de tipo fecha, si no se cambia la propiedad Configuracin regional de estos tipos de
datos.
No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre
([ ]) ya que Microsoft Access interpreta esta combinacin como una cadena de longitud
cero. Debe escribir entre corchetes los corchetes de apertura y cierre ([[ ]]).
Filtrar
En un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hoja
secundaria de datos, encuentre una aparicin del valor que desea que contengan los
registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.
Notas
Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados.
Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la prxima vez que abra la tabla
o el formulario.
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Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero no
agrega los criterios de filtro a la cuadrcula de diseo de la consulta. Puede volver a
aplicar los filtros despus de ejecutar la consulta, la prxima vez que la abra.
Nota
Aunque decida que necesita una consulta, puede aprovechar la facilidad de las
tcnicas Filtro por formulario, Filtro por seleccin, o Filtro por entrada para crear un filtro
y despus guardarlo como una consulta. Esto le permite ignorar por completo la
cuadrcula de diseo de la consulta (a menos que desee hacer cambios adicionales en
la consulta). An as, al abrir la consulta en la vista Diseo, podr ver cmo Microsoft
Access rellena la cuadrcula de diseo utilizando la informacin del filtro. Podr
entonces utilizar esa informacin como gua para hacer cambios adicionales.
La siguiente tabla identifica las similitudes y diferencias entre las consultas y los
filtros.
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Slo puede ser utilizado en una tabla, consulta o No S
formulario cerrados
Produce resultados que pueden utilizarse como fuente de S S
datos para un formulario o informe
Puede calcular sumas, promedios, cuentas y otros tipos No S
de totales
Puede ordenar registros S S
Permite modificar datos si la edicin est permitida S S ,
dependiendo
del tipo de
consulta.
Notas
Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados.
Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la prxima vez que abra
la tabla o el formulario.
Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero no
agrega los criterios de filtro a la cuadrcula de diseo de la consulta. Puede
volver a aplicar los filtros despus de ejecutar la consulta, la prxima vez que la
abra.
Si se cre un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro tambin
estar disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos o
subformulario de forma independiente.
Tambin puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor.
Despus de seleccionar un valor, haga clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en l y, a continuacin, haga clic en Filtro excluyendo la seleccin.
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datos en el servidor antes de recuperarlos desde la base de datos mediante el
comando Filtro del servidor por formulario.
1. Abra una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abra un
formulario en la vista Formulario.
2. Haga clic en Filtro por formulario en la barra de herramientas para cambiar a la
ventana Filtro por formulario.
3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros
deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.
4. Introduzca los criterios seleccionando en la lista del campo el valor que desea
buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo.
1. Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificacin, un
botn de alternar o un botn de opcin est seleccionado o no, haga clic
en la casilla de verificacin o en el botn hasta que se encuentre en el
estado que desee. Para devolverlo a una posicin neutra de modo que no
se utilice como criterio para filtrar registros, contine haciendo clic en la
casilla de verificacin o en el botn hasta que aparezca atenuado.
2. Para encontrar registros en los que un campo determinado est o no en
blanco, escriba Es Nulo o No es Nulo en el campo (puede seleccionar
estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos
Memo, Objeto OLE o Hipervnculo, as como en campos calculados en
consultas).
3. Para encontrar registros utilizando una expresin de criterios, escriba la
expresin en el campo apropiado o introduzca una expresin mediante el
Generador de expresiones. Para ver ejemplos de expresiones, haga clic
en .
5. Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser
incluidos en los resultados de los filtros, haga clic en la ficha O de la hoja de
datos principal, secundaria, formulario o subformulario que est filtrando e
inserte ms criterios.
6. Haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas.
Notas
Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados.
Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la prxima vez que abra la tabla
o el formulario.
Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero no
agrega los criterios de filtro a la cuadrcula de diseo de la consulta. Puede volver a
aplicar los filtros despus de ejecutar la consulta, la prxima vez que la abra.
Ordenar
Puede ordenar registros en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos de una
tabla, consulta o formulario, aunque ya se haya aplicado un filtro. Puede tambin
ordenar los datos filtrados especificando un orden en la ventana Filtro u orden
29
avanzado, u ordenar los resultados de una consulta especificando un orden en la vista
Diseo de la consulta.
1. En la vista Formulario o la vista Hoja de datos, haga clic en el campo que desee
utilizar para ordenar registros. Para ordenar los registros de un subformulario,
haga clic en el campo que desee ordenar. Para filtrar los registros de una hoja
secundaria de datos, hgala aparecer haciendo clic en el indicador de
expansin.
2. Haga algo de lo siguiente:
Notas
En la vista Hoja de datos, cuando ordena la hoja secundaria de datos de un
registro, Microsoft Access ordena todas las hojas de datos secundarias que se
encuentren en dicho nivel.
30
Ejercicio paso a paso.
Modificar una tabla de datos
Objetivo.
Practicar las operaciones para modificar el diseo o los datos de una tabla con
Access.
1. Si no tienes abierto Access, brelo para realizar el ejercicio.
2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botn Cancelar para cerrar la
ventana de cuadro de dilogo abierta.
3. Abrir la base de datos Ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta en la
unidad W:.
4. Creamos la estructura de la tabla Alumnos de forma que cada campo tenga las
siguientes propiedades:
Campo Propiedades
Cdigo alumnado Dejaremos las propiedades que hay por defecto.
Nombre alumnado Tamao: 15
Apellidos alumnado Tamao: 30
Direccin Tamao: 30
Poblacin Tamao: 15 Valor predeterminado: Valencia
Cdigo Postal Tamao: 5
Fecha de nacimiento Formato: Fecha corta.
Cdigo Curso Este campo no exista y nos servir en el tema siguiente
para realizar la relacin entre las dos tablas.
Tipo: Numrico.
Tamao: Byte.
5. Seleccionar la tabla Alumnado haciendo clic sobre sta de forma que quede
remarcada.
6. Hacer clic sobre el botn Diseo de la ventana de la base de datos.
7. Hacer clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades.
8. Hacer clic sobre la propiedad Tamao que aparece en la parte inferior de la
ventana. Se quedar seleccionado el tamao por defecto 50.
9. Escribir el tamao, 15.
10. Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado,
hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades
de dicho campo.
11. Escribir 30 en el Tamao.
12. Hacer clic sobre el campo Direccin y asignarle tamao 30.
13. Hacer clic sobre el campo Poblacin y asignarle tamao 15.
Como queremos cambiar otra propiedad de este campo:
31
18. Hacer clic sobre la propiedad Formato.
Aparecer una flecha a la derecha indicndonos la existencia de una lista
desplegable.
19. Hacer clic sobre la flecha de la derecha.
20. Elegir la opcin Fecha corta.
Ahora vamos a aadir el campo Cdigo curso:
21. Ir a la ltima fila de la ventana de diseo.
22. Escribir el nombre del campo Cdigo curso.
23. Pulsar INTRO.
24. Especificar el tipo de dato Numrico.
25. Hacer clic sobre la propiedad Tamao.
26. Elegir la opcin Byte.
Como hemos terminado con el diseo de la tabla, vamos a guardarla.
27. Hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
Supongamos ahora que queremos empezar introduciendo datos en la tabla,
podemos ir directamente a la hoja de datos:
28. Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Observa como en el primer campo nos pone (Autonumrico) tipo de dato
asignado al Cdigo Alumnado. No tenemos que escribir nada ya que este
campo se asigna automticamente.
31. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Gras Bueno como Apellidos
Alumnado.
32. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Madrid, 34 como Direccin.
33. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y observar como ya tiene el valor
Valencia por ser el Valor predeterminado asignado en el diseo.
34. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 46002 como Cdigo Postal.
35. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 15/02/63 como Fecha de
nacimiento.
36. Pulsar INTRO para ir al siguiente registro.
37. Aadir los registros que aparecen en la siguiente tabla:
Nota:
El campo Cdigo Curso lo dejamos vaco de momento ya que an no se han
creado los cursos.
Cdigo Nombre Apellidos Cdigo Fecha de
Direccin Poblacin
Alumno Alumnado Alumnado Postal nacimiento
32
8 Mario Dosdo Valor Franciscanos, 2 Alicante 03005 06/05/64
38. Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la Hoja de
datos.
39. Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.
40. Hacer clic sobre el botn de la barra inferior para ir al siguiente registro.
41. Hacer clic sobre el botn para ir al ltimo registro.
42. Hacer clic sobre el botn de la barra inferior para ir al anterior registro.
43. Hacer clic sobre el botn para ir al primer registro.
44. Hacer clic sobre el botn para crear un nuevo registro.
45. Introducir los siguientes registros.
Cdigo Nombre Apellidos Cdigo Fecha de
Direccin Poblacin
Alumno Alumnado Alumnado Postal nacimiento
46. Hacer doble clic sobre el nmero de registro actual de la barra inferior.
47. Escribir 4.
48. Pulsar INTRO.
49. Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botn Cerrar de la ventana de la Hoja de
datos.
33
Ejercicios
Modificar tablas de datos
Si no tienes abierto Access, brelo para realizar los ejercicios planteados a
continuacin.
Ejercicio 1
Concesionario III.
100 Antonio Garca Prez Astilleros, 3 Valencia 46011 Valencia 963689521 15/28/60
101 Carlos Prez Ruiz Magallanes Utiel 46300 Valencia 962485147 26/04/58
, 21
34
225 Alfonso Prats Montolla Sneca, Sagunto 46500 Valencia 96354785 28/04/69
23 2
5. Ir al registro 8 y modificar el nombre por Alfredo.
6. Probar cambiar el cdigo del primer registro por 4500.
Observa como no nos deja por no cumplir la regla de validacin.
7. Volver a dejar el cdigo 100.
8. Cerrar la tabla.
9. Cerrar la base de datos.
Ejercicio 2
Clnica III.
1. Abrir la base de datos Clnica.
2. Modificar la estructura de la tabla Pacientes siguiendo los datos siguientes:
Nombre del campo Tipo de dato
Cdigo Paciente Tamao: Entero
Nombre Paciente Tamao: 15
Apellidos Paciente Tamao: 30
Direccin Tamao: 30
Poblacin Tamao: 15
Cdigo postal Tamao: 5
Provincia Borrar este campo
Telfono Paciente Tamao: 10
Fecha nacimiento Formato: Fecha corta
3. Crear otra tabla con el nombre de Mdicos con los siguientes campos:
Nombre del campo Tipo de dato
Cdigo Mdico Tamao: 5
Nombre Mdico Tamao: 15
Apellidos Mdico Tamao: 30
Telfono Mdico Borrar este campo
Especialidad Tamao: 20
4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos:
Nombre del campo Tipo de dato
N ingreso Dejar opciones por defecto
Habitacin Tamao: Entero
Cama Tamao: 1
Fecha ingreso Formato: Fecha corta
35
Cuestiones
Ejercicio 2.
Relaciona cada botn de la izquierda por su significado en la parte derecha.
Ejercicio 3.
Elige la opcin correcta:
2. La propiedad Formato:
A Nos permite cambiar la forma de visualizar los datos en pantalla.
B Nos permite modificar la forma con la que se va a almacenar el dato en
el campo.
C Cualquiera de las dos primeras opciones.
D Ninguna de las opciones anteriores.
Ejercicio 4.
Explica para qu sirve la clave principal de una tabla.
36
Modificar tablas de datos.
37
Cada fila nos sirve para introducir un registro.
El recuadro
en blanco nos est
diciendo el registro
actual. Al final
donde pone de 1
nos indica el
nmero total de
registros que en
nuestro caso es
uno. Haciendo clic
sobre los diferentes
38
botones realizaremos las operaciones indicadas a continuacin:
1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro
actual.
2. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
3. Pulsar INTRO.
39
Cuestiones
Ejercicio 1.
Observa cada afirmacin, y contesta verdadero o falso:
Ejercicio 2.
Relaciona cada botn de la izquierda por su significado en la parte derecha.
2 B Ir al diseo de la tabla.
Ejercicio 3.
Elige la opcin correcta:
Ejercicio 4.
Explica las posibilidades que nos ofrece la siguiente barra:
40
Las relaciones
Tipos de relaciones.
Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Por ejemplo
Tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una
lista de Alcaldes, una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser
nicamente de una poblacin.
Por ejemplo
Tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los
habitantes, una poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante
pertenecer (estar empadronado) en una nica poblacin.
41
Por ejemplo
Tenemos dos tablas una
con los datos de clientes y otra
con los artculos que se venden en
la empresa, una cliente podr
realizar un pedido con varios
artculos, y un artculo podr ser
vendido a ms de un cliente.
4. Seleccionar una tabla que pertenecer a la relacin haciendo clic sobre sta.
42
8. Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal.
9. Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo
campo de la tabla secundaria.
10. Soltar el botn del ratn.
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y
debajo de stos el nombre de los campos de relacin. Ojo! siempre deben ser campos
que contengan la misma informacin y por lo tanto del mismo tipo.
11. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.
12. Si se desea, activar las
casillas Actualizar en
cascada los campos
relacionados y Eliminar en
cascada los registros
relacionados.
13. Hacer clic sobre el botn
Crear.
Integridad referencial.
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para
asegurarse que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son vlidas y que
no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental.
Por ejemplo
Siguiendo con el ejemplo anterior del tipo de relacin Uno a Varios, no nos
dejar introducir un habitante a una poblacin si dicha ciudad no existe en la tabla de
Poblaciones.
Por ejemplo
43
Si cambiamos el nombre de la poblacin Onteniente por Ontinyent en la tabla de
poblaciones, automticamente todos los habitantes de Onteniente se cambiarn a
Ontinyent.
Modificar relaciones.
Para modificar relaciones ya creadas:
44
Cuestiones.
Ejercicio 1.
Ejercicio 2.
Relaciona cada botn de la izquierda por su significado en la parte derecha.
Ejercicio 3.
Ejercicio 4.
45
46
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar registros
de una tabla o consulta.
Aqu veremos cmo crear un formulario y manejarlo para la edicin de registros
de tablas creadas con Access.
Crear un formulario.
Para crear formularios, podemos utilizar varios mtodos:
Utilizando un asistente que va guiando pasos por paso la creacin del formulario.
5. Seleccionar
Asistente para
formularios.
6. Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior para elegir a partir de qu tabla
queremos realizar el formulario.
47
para aadir el campo
seleccionado al formulario.
para aadir todos los
campos al formulario.
para quitar el campo
seleccionado de la lista de
campos del formulario de la
derecha.
para quitar todos los
campos de la lista de campos
del formulario.
Si queremos realizar un
formulario a partir de los datos
de ms de una tabla, hacer
clic sobre la flecha de la lista
desplegable del recuadro Tablas/Consultas, elegir la tabla correspondiente y repetir el
paso 8 con la segunda tabla.
48
13. Hacer clic sobre el botn Siguiente.
49
Manejar formularios.
1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro
actual.
2. Escribir el nmero del registro al cual queremos ir.
3. Pulsar INTRO.
50
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando
las teclas FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA
DERECHA del teclado.
Buscar datos.
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro conociendo el valor de
alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra
disposicin la herramienta Buscar de Access.
Para hacer uso de esta herramienta:
1. Ir al men Edicin.
2. Elegir la opcin Buscar...
3. En el recuadro Buscar,
escribir el valor a buscar.
4. Elegir del recuadro
Buscar en elegir el campo
donde se encuentra el valor a
buscar.
5. En el recuadro Coincidir
elegir una de las siguientes
opciones:
Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente
con el valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo
pero no tiene porque coincidir exactamente con l.
6. Si queremos especificar
un poco ms la
bsqueda, hacer clic
sobre el botn Ms y se
ampliar el cuadro
anterior tal como vemos
en la parte derecha.
7. En el recuadro Buscar
elegir una de las siguientes opciones:
51
hacia arriba.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y
hacia abajo.
Activar la casilla Maysculas y minsculas si queremos que Access diferencie
a la hora de buscar entre maysculas y minsculas.
Hacer clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda.
52
Ejercicio paso a paso.
Objetivo.
Saber manejar formularios para la introduccin, modificacin y borrado de datos
de una tabla creada con Access.
18. Crear un formulario para la tabla de Curso, utilizando los mismos pasos que para
el formulario de Alumnado, aunque se pueden cambiar la distribucin y el estilo.
Ahora vamos a introducir datos en la tabla de Curso utilizando el formulario:
53
volvemos a pulsar INTRO y pasaremos al siguiente registro.
No hace falta guardar los registros ya que stos se almacenan automticamente.
22. En la tabla de Alumnado faltaban por asignar cursos a los diferentes alumnos/as,
por lo que utilizaremos el formulario e introduciremos para los cdigos de
Alumnos/as que vienen a continuacin un cdigo de curso.
Cdigo Alumnado Cdigo Curso
1 1
2 1
3 2
4 3
5 3
6 4
7 4
8 2
9 1
10 4
54
3. En el recuadro Buscar, escribir el valor a buscar Lpez.
4. Elegir del recuadro Buscar en elegir el campo donde se encuentra el valor a
buscar, es decir, Apellidos Alumnado.
5. En el recuadro Coincidir dejar la opcin Comienzo del campo ya que estamos
buscando el primer apellido, por lo tanto el campo comenzar por Lpez pero
despus puede tener algo ms escrito.
6. Hacer clic sobre el botn Buscar siguiente para empezar la bsqueda.
7. Hacer clic sobre el botn Cancelar.
8. Pulsar la tecla INTRO hasta estar situado en este campo.
9. Escribir el nuevo valor, Calicanto, 16.
55
Cuestiones
Los formularios
Ejercicio 1.
Ejercicio 2.
Ejercicio 3.
56
Las consultas
Tipos de consultas.
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten filtrar datos de
una tabla o consulta. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen unos criterios
especificados.
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran nicamente los datos que le
especificamos. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para
modificarlos (esto se podr hacer segn la consulta).
Estas son las consultas en las que nos centraremos en esta unidad temtica por
ser las que ms se utilizan.
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros en una sla operacin.
Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos
anexados y de creacin de tablas.
57
Observa como en la segunda fila Tabla aparece el nombre de la tabla a la que
pertenece el campo.
12. Repetir los pasos 10 y 11 pero en la siguiente columna para elegir otro campo.
13. Realizar el paso 12 hasta que en la cuadrcula tengamos todos los campos
deseados.
14. Utilizar la fila Orden para especificar si queremos ordenar los registros de la
consulta por algn campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente
a la columna del campo de ordenacin, aparecer la flecha de lista desplegable
para elegir una ordenacin ascendente o descendente.
En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o ms, repetir
la operacin en las columnas correspondientes.
Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Por
ejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:
58
poblacin Valencia por encontrarse en la misma fila.
Consultas de accin.
Las consultas de accin son consultas que realizan cambios en muchos registros
en una sla operacin.
A continuacin te explicamos cada uno de los tipos de consultas de accin.
Consultas de eliminacin.
Las consultas de eliminacin son consultas que eliminan de una tabla los
registros que cumplen los criterios especificados.
59
1. Estar situado en la ventana de diseo de la consulta.
2. Hacer clic sobre la flecha del botn Tipo de consulta de la barra de
herramientas.
3. Elegir el tipo Eliminacin.
Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos
el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda aunque se borrarn
los registros enteros.
Consultas de actualizacin.
Las consultas de actualizacin son consultas que modifican de una tabla los
registros que cumplen los criterios especificados.
Funciona igual que una consulta de seleccin, pero aqu solamente pondremos
el campo o campos que intervienen en los criterios de bsqueda y los campos que se
quieren actualizar.
60
5. Elegir la tabla a la que vamos a aadir los registros.
6. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
61
Ejercicio paso a paso
Objetivo.
Saber manejar consultas para la obtencin de datos de una tabla creada con
Access.
62
6. Escribir <01/01/67 para indicar la condicin "Fecha de nacimiento < 01/01/67".
7. Ejecutar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Como los criterios se encuentran en la misma fila se debern cumplir los dos
criterios para que salga el registro. Es decir saldrn los alumnos de Valencia Y nacidos
antes del 67.
63
10. Cerrar la consulta haciendo clic sobre su botn .
Observa como los criterios se encuentran en dos filas diferentes por lo tanto
sacar aquellos que sean de Valencia o aquellos que estn matriculados en un curso
de Ofimtica.
64
Ejercicios
Ejercicio 1
Concesionario VI.
1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco
duro.
2. Crear una consulta para visualizar nicamente los campos Matrcula, Marca y
Modelo de los Coches vendidos.
3. Modificar la consulta anterior para aadir el precio, y especificar aquellos que
sean Ford.
4. Modificar la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio
superior a 2600000.
5. Crear una consulta par ver los apellidos y poblacin de aquellos clientes que
hayan comprado Ford o Citroen.
6. Crear una consulta para visualizar la Matrcula y modelo de aquellos coches que
tengan que realizar Cambio de aceite y cambio de filtro.
7. Cerrar la base de datos.
Ejercicio 2
Clnica VI.
1. Abrir la base de datos Clnica de la carpeta Mis documentos del disco duro.
2. Crear una consulta para ver los Apellidos, telfono y fecha de nacimiento de
aquellos pacientes que sean de Madrid y cuyo cdigo postal sea 28028.
3. Crear una consulta para ver Apellidos, fecha de nacimiento de pacientes,
Apellidos del mdico asignado as como la especialidad de ste cuya fecha de
ingreso sea posterior al 31/12/98.
4. Cerrar la base de datos.
65
Cuestiones
Las consultas
Ejercicio 1.
Ejercicio 2.
Ejercicio 3.
66
Los informes
Los informes son los objetos de una base de datos que permiten presentar los
datos de las tablas o consultas de forma impresa .
Son tiles para obtener listados con el formato que queramos, aadiendo
cabeceras y pies de pgina, totales parciales o finales, etc...
En esta unidad veremos cmo Crear informes sencillos a partir de tablas creadas
con Access.
Crear un informe.
Para crear informes,
podemos utilizar varios
mtodos:
Utilizando un asistente
que va guiando paso por
paso la creacin del
informe.
Empezando el informe
en blanco.
67
10. Elegir algn campo que nos servir para agrupar los datos a imprimir.
11. Hacer clic sobre el
botn Siguiente.
12. Hacer clic sobre la
flecha de la derecha
del primer recuadro y
elegir el campo por
el que queremos
ordenar el informe.
El botn de la
derecha nos sirve para
elegir el orden si pone AZ
ser en orden ascendente y
si pone ZA ser en orden
descendente.
En caso de querer
ordenar por ms de un campo, utilizar el segundo recuadro, as se ordenara por el
primero y en caso de tener dos iguales se ordenara por el segundo y as
sucesivamente.
Imprimir un informe.
Para imprimir un informe, seguir los siguientes pasos:
68
2. Hacer clic sobre el objeto informe que se encuentra a la derecha de la ventana
de la base de datos.
3. Hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.
4. Ir al men Archivo.
5. Elegir la opcin Imprimir...
6. En el recuadro Intervalo de impresin, especificar si queremos imprimir todo el
informe o bien slo algunas pginas.
7. En el recuadro Copias, especificar el nmero de copias a imprimir.
8. Hacer clic sobre el botn Aceptar.
69
Ejercicio paso a paso
Objetivo.
Practicar la creacin de informes utilizando el asistente de Access.
70
Ejercicios
Si no tienes abierto Access, brelo para realizar los ejercicios planteados a
continuacin.
Ejercicio 1
Concesionario VII.
1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco
duro.
2. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Clientes agrupados por
Poblacin y Ordenados por Apellidos, e imprimirlo.
3. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Coches vendidos
agrupados por Marca y ordenados por Modelo, e imprimirlo.
4. Crear un informe para imprimir los registros de la tabla Revisiones, e imprimirlo.
5. Cerrar la base de datos.
Ejercicio 2
Clnica VII.
1. Abrir la base de datos Clnica de la carpeta Mis documentos del disco duro.
2. Crear un informe para imprimir Apellidos y nombre del paciente as como su
fecha de ingreso y los apellidos del mdico asignado.
3. Imprimir el informe anterior.
4. Cerrar la base de datos.
71
Cuestiones
Los informes
Ejercicio 1.
Observa cada afirmacin, y contesta verdadero o falso:
Ejercicio 2.
Relaciona cada botn de la izquierda por su significado en la parte derecha.
1 A Abrir el informe.
2 B Imprimir un informe.
Ejercicio 3.
Elige la opcin correcta:
72
Ejercicios
Tablas
Escribir descripcin en todos los campos y aadir texto de validacin en los campos
con regla de validacin.
Tabla CLIENTES:
Tabla ALMACN
73
Tabla PEDIDOS:
Consultas
NOMBRES: Mostrar el nombre y apellidos de los clientes llamados Manuel
Antonio, ordenados por nombre.
Mostrar el precio total de los productos del almacn: nuevo campo calculado llamado
valor con la siguiente expresin (valor:[Precio unitario]*[quedan en stock]), y aadir
suma en la fila total.
VALOR ALMACN: Precio de todos los artculos del almacn excepto los que tengan
un valor menor o igual a 5 en stock de seguridad.
Calcular el campo valor (como en CUANTOS); aadir columna de stock de seguridad; y
especificar donde en la fila de totales para el stock de seguridad, y la condicin >5 en
criterios.
Pedidos de cada cliente:
74
Base de datos Telfono
Diseo de una base de datos que mantenga los datos necesarios de un listn telefnico,
as como una tabla que recoja los mensajes recibidos de las personas que componen el listn.
Tablas
Escribir Ttulo en todos los campos y aadir texto de validacin en los campos que
incluyan regla de validacin.
Tabla TELFONO:
Crear la tabla utilizando el asistente. Tomar los campos de Personal / Direcciones.
Campo Tipo Tamao Propiedades
Telfono Texto (CLAVE) mscara (999)99-99-99
Nombre Texto 20
Apellidos Texto
Ciudad Texto Vigo, Santiago o vaco. Por defecto Vigo.
Provincia Texto 10 Pontevedra, La Corua, o vaco. Por
defecto Pontevedra.
Tabla RECADOS:
Gestin de tablas
Filtrar los telfonos de la provincia de Pontevedra.
Filtrar los recados del da de hoy, que sean urgentes, ordenndolos por hora.
Formularios
Disear un formulario para el mantenimiento de los recados, con las siguientes
caractersticas.
75
1. Presentar el campo Urgente en forma de botn.
2. Seleccionar el telfono de un cuadro desplegable que presente todos los telfonos de
la tabla de TELFONOS.
3. Aadir dos botones para poder desplazarse al registro siguiente y al registro anterior.
76
Base de datos: Libros
Tablas
Tabla PUBLICACIONES:
Definir el campo clave : IdPublicacin de tipo texto de 10 caracteres de tamao.
Poner como ttulo Identificador de la publicacin. Aadir el texto de validacin El
identificador de la publicacin debe ser nico.
Tabla AUTORES:
Campo Tipo Tamao Propiedades
IdAutor Texto 10 CLAVE
Apellidos Texto
Nombre Texto
Notas Memo
Tabla TEMAS:
Campo Tipo Tamao Propiedades
IdPublicacin Es el mismo campo que en la tabla anterior.
Tema Texto 30
Tabla PUBLICACION-AUTORES
Campo Propiedades
IdPublicacin Es el mismo campo que en la tabla PUBLICAIONES.
IdAutor Es el mismo campo que en la tabla AUTORES.
Relaciones
Exigir Integridad referencial en toda las relaciones.
77
Datos
Introducir los datos en las tablas.
Formularios
Disear varios formularios segn los modelos que se propongan.
78
Base de datos almacn
Diseo de una base de datos que permita la gestin de un almacn dedicado a la
distribucin de productos alimenticios.
Tablas
Escribir descripcin en todos los campos y aadir texto de validacin en los campos
que incluyan regla de validacin.
Tabla CLIENTES
Tabla VENDEDORES
Tabla ARTCULOS
Tabla PEDIDOS
79
Relaciones
Relacionar las cuatro tablas convenientemente, antes de introducir los datos.
Datos
Introducir los datos en las tablas.
Formularios
Dar un formato atractivo a los formularios : Incluyendo distintas fuentes, colores de
fondo y texto, bordes, aadir ttulos en las cabeceras, etc.
1. Formulario ARTCULOS: Crear un formulario a travs del asistente, con todos los
campos de la tabla de ARTCULOS. Cambiar el orden de peticin de datos en la
pantalla de modo diseo, de forma que primero introduzcamos el STOCK y despus
el PVP.
2. Formulario CLIENTES: Sin utilizar el asistente. Aadir todos los campos de clientes.
Aceptar la PROVINCIA a travs de un cuadro combinado que presente las 4
provincias gallegas.
Consultas
Crear las siguientes consultas con los nombres que aparecen en negrilla.
NOMBRES: Mostrar el nombre y direccin de los clientes cuyo nombre comience por la
letra M A, ordenados por nombre.
STOCK: Indicar el total de artculos que hay en el almacn (nmero de unidades totales
del almacn).
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VALORACIN: Total de importe en almacn. (Suma total del PVP por stock).
STOCK MNIMO: Descripcin y stock de todos los artculos con menos de 10 unidades
en almacn.
OCTUBRE: Cdigo, fecha y vendedor de los pedidos del mes de octubre de este ao,
ordenados por fecha.
IMPORTE: fecha, descripcin del artculo, cantidad e importe de los pedido servidos,
ordenndolos de menor a mayor precio.
Informes
1. Utilizar el asistente para disear los informes y retocarlos desde modo diseo.
2. Aadir ttulos a los informes y personalizar cabecera y pi. Denominar a cada informe
con el nombre que aparece en negrilla.
3. Crear las consultas que sean necesarias.
ARTCULOS:
Ttulo : Relacin de artculos en almacn
Detalle: Ordenados por descripcin, indicando descripcin, PVP y stock.
Pi: Fecha y nmero de pgina.
2. PEDIDOS_VEDEDOR: Agrupar los pedidos por vendedor, ordenando por fecha, los
campos fecha, cdigo de cliente y cdigo de artculo.
4. IMPORTE: Agrupar por cliente, ordenando por fecha y mostrando : descripcin, cantidad
e importe. (Crear la consulta).
6. PEDIDOS: Agrupando por fecha, mostrar descripcin, nombre cliente, nombre vendedor,
importe. (consulta).
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7. PEDIDOS NO SERVIDOS : Agrupar por vendedor y artculo los pedidos no servidos del
da de hoy, de los clientes de la provincia de Pontevedra. Mostrar en el informe el nombre
de cliente, direccin, descripcin y unidades de cada artculo. Incluir el total de unidades
de artculos.
8. FACTURA : Crear la factura de un cliente concreto, indicando los pedidos servidos para
ese cliente en un mes concreto. Agrupar los pedidos por da. Pintar los datos del cliente
en la cabecera de la factura. Incluir como detalle, la fecha, descripcin, PVP, unidades,
importe e IVA (15%). Aadir el total de unidades e importe al final de la factura.
9. RECIBO : Disear el recibo para un cliente. Que incluya los datos del cliente, el mes de
los pedidos y el importe total. (Que los datos se correspondan con la factura anterior).
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Base de datos Restaurante
Gestionar el servicio de mesas de un restaurante segn las siguientes especificaciones.
Tablas
Aadir texto de validacin en los campos que incluyan regla de validacin.
Ajustar el tamao de los campos segn los datos que vayan a almacenar.
Tabla CAMAREROS
Tabla CARTA
Tabla PEDIDOS:
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Relaciones
Relacionar las tablas convenientemente, antes de introducir los datos.
Exigir integridad referencial.
Formularios
Dar un formato atractivo al formulario Pedidos.
Consultas
Mesa: Indicar el nmero de personas que fueron atendidas en cada mesa, para una
fecha concreta.
Informes
Factura: Disear la factura de una mesa y fecha concreta, mostrando como cabecera el
camarero que la atendi, el nmero de mesa, fecha y como detalle de cada pedido el nombre
del plato, personas e importe (precio*personas). Agrupar las lneas de detalle de forma que
primero aparezcan las de tipo plato y despus los postres. Aadir el total de la factura.
Men: Relacin de platos (incluyendo los precios), agrupndolos segn tipo: 1 mostrar los
platos y despus los postres.
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Base de datos Alumnos
Base de datos que permita la gestin de los cursos impartidos en este centro.
Tablas
Aadir texto de validacin en los campos que incluyan regla de validacin.
Tabla CURSOS
Tabla ALUMNOS
Tabla CLASE
Relaciones
Relacionar las tablas convenientemente, antes de introducir los datos.
Formularios
Disear un formulario para cada tabla para facilitar la introduccin de datos.
Calificacin: Disear un formulario para mostrar los datos del alumno, clase y curso
de forma que presente la calificacin obtenida.
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Consultas
Actuales: Indicar el nmero de alumnos actuales.
Informes
Recibo:
Disear el recibo de pago de un alumno concreto, mostrando como cabecera los datos
del alumno y como detalle el nombre del curso y el precio. Incluir el total a pagar.
Aprobados:
Relacin ordenada por nombre, de los alumnos aprobados.
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