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Organisme de recherche et dinformation sur la logistique et le transport

LA RECEPTION DES ARTICLES COMMANDES

Afin dviter de ranger des articles non conformes dans les magasins, la rception obit
toute une procdure.

LE CONTRLE DES ARTICLES LA RCEPTION

Le contrle est une opration qui consiste vrifier si les articles reus sont conformes
aux prescriptions mises dans la demande dachat. Il sapplique sur lemballage et son
contenu. Dune manire gnrale, le contrle des articles est la fois qualitatif et
quantitatif.

Le contrle quantitatif

On parle de contrle quantitatif lorsque les vrifications sont bases sur le dcompte des
quantits. Selon les situations, les articles sont compts un par un ou alors en masse.
Mais dans ce dernier cas le magasinier peut avoir recours aux appareils de mesure.

Lorsque larticle reu est un article compos, le dcompte des quantits se fait dabord sur
larticle mme, ensuite sur ses composants.

Le contrle qualitatif

Le contrle qualitatif est un jugement port sur la qualit de larticle reu. Cest dire, sur
son aptitude satisfaire le besoin de son utilisateur. Il sapplique aussi bien sur
lemballage que sur le contenu de cet emballage. En principe, il est recommand douvrir
tous les emballages (cartons, caisses) afin den vrifier le contenu. Les critres de
vrification lors du contrle qualitatif sont divers et diffrent dun article un autre. Ils
peuvent porter sur :

La rfrence du fabricant : lorsque la rfrence marque sur larticle est diffrente de


celle rgulirement connue, des vrifications sont absolument ncessaires dans les
documents techniques;

Lemballage : il est courant de rencontrer que lemballage dun article offre une facilit
dutilisation et une meilleure rsistance certaines conditions de travail. Ds lors la
ncessit de contrler que celui-ci est adquat simpose ;

Source : Guide pratique de la gestion des stocks et des articles - Publication du groupe Logistique conseil.
Programme de recherche conduit par : GASTON ROLAND NGOOH (Logisticien)
Contact du groupe : Web : http://www.logistiqueconseil.org Email : groupe@logistiqueconseil.org
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La couleur du contenu : trs souvent, la couleur donne un produit est un lment


distinctif corrlativement son utilisation ; si larticle reu ne porte pas sa couleur
habituelle, il est essentiel de se renseigner quil remplisse bien les mme fonctions ;

La matire : la matire utilise pour la fabrication dun article est le plus souvent lie ses
conditions dutilisation, sa rsistance. En cas de doute, lavis de lutilisateur est
primordial.

Lunit de livraison : il peut arriver que cette unit soit diffrente de lunit de gestion de
larticle dans le magasin. Lorsque ce cas se prsente, une conversion en nombre
quivalent dunits de gestion est recommande avant le stockage. Cette conversion porte
le nom allotissement .

Lallotissement est une opration qui consiste grouper des composants ou alors diviser
un lot de manire obtenir une quantit de larticle en units rgulirement gres en
stock.

Exemple 1

Vous grez en stock des colliers en paquet de 10. Cest dire que 1 paquet de 10 colliers = 1
pice dans le magasin. Aprs avoir pass une commande de 10 paquets, le fournisseur vous
envoie plutt un carton de 100 colliers.

Lallotissement dans ce contexte consistera diviser ce paquet de colliers en petits lots de 10


avant la mise en stock.

Exemple 2

Vous faites une commande de 2 pices dun article compos de 6 composants. A la livraison, vous
recevez 6 cartons contenant 2 pices de chaque composant. Lallotissement ici consistera
rassembler ces composants de manire obtenir les 2 articles composs avant leur mise en
stock. Il sera en dfinitive introduit au magasin 2 cartons ayant chacun une unit de larticle
complet (avec 6 composants)

Lallotissement est une opration essentielle voire obligatoire. Il vaut mieux ne jamais ranger les
articles avec des units diffrentes de celle rgulirement utilises. Car la sortie du magasin, une
confusion ou une erreur dunit peut provoquer des carts de stock considrables au niveau
informatique.

Les dimensions : pour ce qui concerne les pices de rechanges par exemple, le respect
des dimensions est strictement ncessaire. Une prise de mesures simpose chaque
rception.
Toutefois, lorsque le magasinier se trouve face une norme quantit dun article, le
contrle qualitatif peut tre appliqu sur des chantillons. La rception effective des
articles ainsi que les rserves sont nots sur le bon de rception.

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BON DE RECEPTION

Numro: R-245-586 Emetteur: LUCAS


Date : 20/10/2005 MAGASIN : EST ABOBO

DEMANDE COMMANDE CODE QTE QTE QTE ENTREE


ITEM N DSIGNATION FAB REF. FAB. U. EMPL.
D'ACHAT (D.A) D'ACHAT ARTICLE D.A CDE LIV. MAG.
1 144-253-1 21147 568921 LAMPE 60W / 200V MAZDA B22 P 100 100 20 D12
2 144-253-1 21147 365214 LAMPE 100W / 200V MAZDA E27 P 100 100 20 D13
3 144-253-1 21147 652147 INTERUPTEUR 3 POSITION MERLIN ME2350 P 4 4 2 D25
4 144-253-1 21147 956314 FUSIBLE 2A INGELEC FU542 BT 10 10 5 D10
5 144-253-1 21147 587453 SCOTCH ELECTRIQUE NOIR 33 3M 33 RLX 5 5 2 D1
6
7
8 Colonne dans laquelle le magasinier note les entres effectives en stock
9
10
11
12

Figure 1 : Le bon de rception

Ce dernier est tabli partir des bons de livraison remis au gestionnaire des stocks par les
fournisseurs. Le bon de rception rempli par le magasinier sera ensuite retransmis au
gestionnaire des stocks qui se charge daccomplir la mise jour informatique des
mouvements.

LES RECOURS POSSIBLES EN CAS DE DOUTE LORS DE LA RCEPTION


DES ARTICLES

Afin de sassurer de la bonne qualit des articles reus, le magasinier peut avoir recours
quatre documents de rfrence.

La copie du bon de commande ;


La copie du bon de livraison du fournisseur;
La copie du bon de rception dite par le gestionnaire ;
Le classeur de documents relatif aux requtes des fournisseurs lors du traitement
de lappel doffre.

Ces documents fournissent en gnral toutes les prcisions sur des ventuelles modifications des
articles ou de la demande dachat avant la confirmation de la commande chez le fournisseur.

Lorsquil sagit de pices de rechanges ou darticles prsents dans des catalogues, le magasinier
peut consulter les divers plans (dessins techniques) des quipements concerns ou les
catalogues.

Cependant, comparer larticle reu avec un article disponible dans le magasin est aussi un moyen
efficace pour vrifier quil est conforme.

Une quatrime voie de recours enfin consiste pour le magasinier contrleur saisir lutilisateur de
larticle pour avis et dclarer toutes les rserves sur les documents de rception.

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LES DEVOIRS DU MAGASINIER / CONTRLEUR / RCEPTIONNAIRE

Ne pas mettre en stock un article tant que vous avez un doute sur sa qualit ;
Ne pas mettre en stock un article en unit diffrente de celle rgulirement utilise ;
Ne pas oublier de comparer larticle reu celui qui est disponible dans le
magasin en cas de doute;
Ne pas hsiter de consulter lutilisateur du matriel lorsque cela savre ncessaire
et possible ;
Ne pas ranger dans le magasin un carton ou une caisse dont le contenu na pas t
vrifi au pralable et jug conforme.
Dclarer par crit sur le bon de rception toute modification ncessaire sur la fiche
informatique de larticle (nouvel emplacement, ajout dun texte sur la dsignation,
modification de la rfrence du fabricant )
Dclarer toute anomalie lie la quantit ou la qualit des articles reus sur le
bon de rception avant de le retourner chez le gestionnaire des stocks;
Dclarer le plus tt possible les livraisons partielles ;
Dclarer honntement toute rception darticle suprieure la quantit demande
et toute rception darticle non command par le magasin ;
Toujours mettre en cas de ncessit des rserves sur le bon de rception ;
Il est souhaitable que ces dclarations ou rserves soient la fois crites et
verbales ;
Ne pas prendre dinitiatives unilatrales. Il faut toujours attendre les
recommandations du gestionnaire des stocks ;
Garder soigneusement tous les documents pouvant servir de preuve.

LES DEVOIRS DU GESTIONNAIRE DES STOCKS

Traiter avec diligence toutes les rserves mises par le magasinier ;


Faire le plus tt possible les mises jours informatiques ;
Si un article reu ne correspond pas celui qui a t demand, mais quil est lui
aussi grer en stock et est rgulirement consomm, faire une rception normale,
un transfert vers larticle auquel il correspond, puis une autre commande identique
la prcdente ;
Ne retourner larticle au fournisseur que si cela savre absolument ncessaire
(cot de stockage lev, stock disponible estim assez suffisant, utilisation rare ou
impossible de larticle reu non conforme) ;
Informer le fournisseur dans le dlai lgal de toute livraison non conforme ou
partielle ;
Avoir lhonntet dinformer le fournisseur en cas de rception double dun article
ou de rception dun article destin un autre client ;
Mener la gestion de toutes les situations de conflit jusqu lobtention dune solution
finale.

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