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Avertissement :

Ce document est un document type qui doit tre adapt votre activit et de
prfrence avec laide dun cabinet dexpertise comptable. Il ne peut pas tre
utilis en ltat.

PROCEDURES GENERALES

DORGANISATION COMPTABLE

Mtiers du commerce

Ce document a pour but de vous aider dans lorganisation


de vos procdures comptables.
Il y fait tat des obligations pour votre comptabilit.

Nota : les lments en police de couleur bleue


doivent vous permettre de ladapter votre
entreprise

Document non contractuel -1-


Sommaire

1.Procdures gnrales................................................................................................................3
1.1.Cycle des achats/des frais gnraux..................................................................................3
1.1.1.Commandes................................................................................................................4
1.1.2. Rception des commandes........................................................................................4
1.1.3 Rception des factures...............................................................................................4
1.1.4 Comptabilisation des factures....................................................................................5
1.1.5 Rglement..................................................................................................................6
1.1.6 Retours de marchandises............................................................................................6
1.2.Cycle des ventes................................................................................................................8
1.2.3.Ventes au comptoir.........................................................................................................9
les ventes au comptoir.........................................................................................................9
La Tenue de la caisse........................................................................................................10
les ventes en compte client................................................................................................11
1.2.3.Rglements...............................................................................................................12
1.3.Cycle Trsorerie..............................................................................................................12
1.3.1.Rgles de base..........................................................................................................12
1.3.2.Inventaire physique de la caisse...............................................................................12
1.3.3.Protection des disponibilits....................................................................................12
1.3.4.Comptabilisation de la trsorerie.............................................................................12
1.3.5.Rapprochement Bancaire.........................................................................................13
1.3.6.Les autres pices bancaires......................................................................................13
1.4. La TVA...........................................................................................................................14
1.4.1.Rgime de droit commun.........................................................................................14
1.4.2.Rgime simplifi......................................................................................................14
1.4.3.Mode TVA................................................................................................................15
2.Archivage...............................................................................................................................15
3.Dlais de conservation des documents..................................................................................16

Document non contractuel -2-


1.Procdures gnrales

1.1.Cycle des achats/des frais gnraux

a) les achats de marchandises

Ce sont les achats destins tre revendus en ltat, sans subir de modifications. Cet achat
sera enregistr dans un compte de racine 607.

b) les achats de matires premires

Lachat de biens destins tre modifis et entrer dans le processus de fabrication des
produits vendus par lentreprise nest pas un achat de marchandises mais un achat de matires
enregistr dans un compte de racine 601.

c) les achats de fournitures stockes

Ce sont des biens participant au processus de fabrication des produits destins la vente. Les
biens enregistrs feront lobjet dun stockage et donc dune valorisation de stock.
Ils contribuent la modification de marchandises. Le plan comptable lui attribue un compte
de racine 602.

d) les achats de fournitures non stockes

Lachat de ces fournitures nintervient pas dans le processus de fabrication et de modification


de biens destins la vente. Elles ne sont pas stockes. Ce sont par exemple les fournitures de
bureau.

Le cycle achats/fournisseurs/dcaissements suit le cheminement suivant :

Commandes
Rception des commandes
Rception des factures
Comptabilisation
Rglements
Traitement des retours

Document non contractuel -3-


1.1.1.Commandes

Toute commande fait lobjet dun bon de commande si possible valoris.


Chaque commande est vrifie eut gard aux tarifs et conditions de rglement particulires.

Le bon de commande est sign par MR/MME

Le bon doit tre class de faon chronologique dans le dossier couleur .

1.1.2. Rception des commandes

Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de livraison du
fournisseur. Un contrle est effectu sur les caractristiques principales des articles
rceptionns.
Le bon de rception reprend les caractristiques du produit livr :

- quantits reues
- nombre
- rfrences
- date de rception
- visa

Le bon de commande et le bon de rception sont classs par ordre darrive des rceptions en
attente de rception de la facture fournisseur. Dans le classeur .

1.1.3 Rception des factures

A la rception de la facture, un timbre Original et un numro dordre sont ports sur celle-
ci.
Les factures originales sont rapproches du bon de commande et du bon de rception :
un Contrle des quantits factures et des prix est effectu.

Le contrle est matrialis par un visa.


Le bon de rception et le bon de livraison du fournisseur sont agrafs derrire loriginal de la
facture et transmis MR :MME

Le classement des factures se fait selon le principe suivant :

par ordre numrique, selon le numro attribu chaque facture


soit :
par fournisseur, pour disposer dun dossier facile consulter en cas dappel
dans un classeur regroupant les factures dachats.

Document non contractuel -4-


Le classement par fournisseur et par ordre chronologique dans le classeur xxx

1.1.4 Comptabilisation des factures

Les factures doivent tre comptabilises ds leur rception, aprs vrification des conditions
de prix et de rglements.

La saisie seffectue dans le journal des achats.

Chaque criture doit indiquer :

- la date de la facture,
- le numro de pice justificative
- le numro du compte fournisseur mouvement
- lidentification du fournisseur
- le montant TTC
- la ventilation de la charge par destination
- la TVA rcuprable

Le journal des achats est arrt le .. du mois suivant la date de facture, les factures reues
aprs cette date seront comptabilises au premier jour du mois suivant.

Les factures sont enregistres chronologiquement mois par mois dans le classeur (comme
indiqu point 1.1.3).
Le numro de pice est port sur la pice de la faon suivante :

AC0602001
- AC : pour achat
- 06 pour lanne 2006
- 02 pour le mois de fvrier
- 001 pour la premire facture reue dans le mois.

Document non contractuel -5-


1.1.5 Rglement

Aprs vrification de la facture, on appose le timbre Bon Payer .

Les prvisions de rglements sont enregistres dans la zone chancier lors de la saisie de la
facture.

La comptabilisation (voir point 1.3.3)

Impression chancier la fin de chaque quinzaine..

1.1.6 Retours de marchandises.

Les avoirs reus sont rapprochs du bon de retour pour y vrifier les quantits et les prix.

La comptabilisation seffectue rception de lavoir fournisseur de la faon suivante :

Dans le journal des achats

Document non contractuel -6-


Le numro de pice est port sur la pice de la faon suivante
AV0602001

- AV : pour achat
- 06 pour lanne 2006
- 02 pour le mois de fvrier
- 001 pour le premier avoir reu dans le mois.

Rcapitulatif du cycle des achats

Libells Classement :
Bon de commande
Bon de rception/ Livraison fournisseur
Facture fournisseur
Rglement
Comptabilisation des factures
Comptabilisation des avoirs

Document non contractuel -7-


1.2.Cycle des ventes

La vente correspond aux biens produits par lentreprise constituant son activit principale. La
vente reprsente un produit pour lentreprise ( linverse dune charge lors dun achat).

a) la vente des prestations de services

Cest la vente de services et le produit de cette vente est considr par le plan comptable
comme une prestation de services dans un compte de racine 706.

b) la vente de marchandises

La vente de biens nayant pas subi de modification dans le processus de fabrication est
considre comme de la vente de marchandises et associe un compte de racine 707.

Les factures sont mises en deux exemplaires :

un pour le client, un pour la comptabilit, un dans le dossier de chaque client.

Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :

Raison sociale de lentreprise


Dnomination sociale suivie ou prcde par la forme juridique SA SARL (par
exemple)
Adresse de lentreprise
Enonciation du capital social
Numro dimmatriculation au RCS
Nom et adresse de lacheteur
Date de la vente
Quantit, dnomination des produits ou services rendus
Prix unitaires hors taxes
Frais de facturation imputs lacheteur
Mention du taux de TVA
Mention du global de la TVA
Mention des rabais, remises ou ristournes accords
Mention de loption exerce en matire dexigibilit TVA
Numro dordre interne
Clause de rserve de proprit
Numro de TVA Intracommunautaire
Les conditions de rglements ainsi que les clauses concernant le retard de paiement.
Document non contractuel -8-
Un numro dordre est attribu chaque facture. Les numros doivent obligatoirement se
suivre.
On attribue un prfixe FC pour facture.

Les factures sont classes dans le dossier en attente de comptabilisation.

1.2.3.Ventes au comptoir
les ventes au comptoir

Toutes les oprations effectues dans la journe doivent tre comptabilises quotidiennement.

Toutes les pices de caisse doivent tre pointes :

les factures avec les tickets de caisse,

Editer les documents doubles du commerant : les factures


le double des documents de caisse

Ces doubles sont conservs dans un dossier class chronologiquement avec le journal de
caisse de la journe.

Imprimer le journal de caisse avant la comptabilisation.

Document non contractuel -9-


La comptabilisation seffectue tous les jours par la procdure automatise du logiciel.

La Tenue de la caisse

Chaque jour est compt le fond de caisse : le montant est inscrit dans le logiciel.

Chaque mouvement de fond doit tre comptabilis. On distinguera les mouvements dentre
et de sortie.
Le soir on procdera une clture de caisse pour constater les fonds effectivement prsents.

Une remise en banque est effectue chaque jour et comptabilise dans le livre journal.

Document non contractuel - 10 -


Les ventes en compte client

Les factures sont enregistres chronologiquement mois par mois dans le classeur..

La comptabilisation seffectue de la faon suivante :

Dans le journal des ventes

Le numro de pice est port sur la pice de la faon suivante


VE0602001

- VE : pour vente
- 06 pour lanne 2006
- 02 pour le mois de fvrier
- 001 pour la premire facture.

Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois laide du lettrage des critures.

La comptabilit tablit chaque mois une balance ventile par chances, qui dtaille chaque
solde en distinguant :

-le compte en retard de paiement


-les chances venir.

Cette balance ge doit tre dite chaque mois.

Chaque retard de paiement doit faire lobjet :


- dune lettre de relance
- dun relev de compte.
- lgalement, de la facturation dagios

Document non contractuel - 11 -


1.2.3.Rglements

La comptabilisation (voir point 1.3.4)

1.3.Cycle Trsorerie
1.3.1.Rgles de base
Aucune opration nest faite sans prsentation dune pice justificative de la dpense ou de la
recette (quel que soit le mode de rglement).
Tout rglement doit tre soumis lapprobation du signataire des chques, ordres de virement,
et acceptations deffets. Les remises doivent tre faites chaque jour la banque.

1.3.2.Inventaire physique de la caisse

A une date donne, le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde physique des
espces dtenues. Les contrles de caisse priodiques permettent de sassurer de cette galit.

Pour effectuer ce contrle, il est ncessaire de compter les espces dtenues dans la caisse et
de remplir limprim intitul contrle de caisse .
Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution de solde de la caisse et de rvler
sans tarder un ventuel solde crditeur.

1.3.3.Protection des disponibilits

Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient conserves en
lieu sr.

1.3.4.Comptabilisation de la trsorerie

La comptabilisation des encaissements clients et des dcaissements fournisseurs seffectue :


dans un journal de trsorerie soit la banque
soit la caisse.
1.3.4.1. la banque
Chaque criture doit indiquer :
- la date de lencaissement/dcaissement
- le numro de la pice justificative
- la codification du compte client/fournisseur/autres tiers (URSSAF, Assedic)
- la dsignation du client/fournisseur /autres tiers (URSSAF, Assedic)
- le montant du rglement
Les relevs bancaires doivent tre classs dans un dossier comportant son nom et les dates de
lexercice concern.
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1.3.4.2. la caisse.

Chaque criture doit indiquer :


- la date de lencaissement/dcaissement
- le numro de la pice justificative
- la codification du compte client/fournisseur/autres tiers (URSSAF, Assedic)
- la dsignation du client/fournisseur /autres tiers (URSSAF, Assedic)
- le montant du rglement
- la justification des mouvements dentre ou de sortie de caisse.

1.3.5.Rapprochement Bancaire

Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevs bancaires,


doit tre effectu : - sur papier
- sur informatique
Ce rapprochement doit tre dit et conserv dans le mme classeur que le saisie des
mouvements de trsorerie.

1.3.6.Les autres pices bancaires

Les tableaux des emprunts doivent tre conservs dans un dossier.

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1.4. La TVA
1.4.1.Rgime de droit commun.

Les entreprises qui ralisent des oprations soumises TVA doivent souscrire une
dclaration mensuelle ou trimestrielle rcapitulant les oprations effectues dans le
mois ou le trimestre prcdent.
Cette dclaration est faite auprs du service des impts auprs duquel lentreprise a
dclar ses rsultats.
Dans le rgime normal, la dclaration est tablie mensuellement sur le formulaire 3310
CA3.
Cette dclaration sera trimestrielle si le montant de la TVA exigible est infrieur
4000 annuels.
Le montant TVA est acquitter en mme temps que sa dclaration.
Cette dclaration est remplir par les socits relevant du rgime rel normal
dimposition.

1.4.2.Rgime simplifi.

Ce rgime est destin aux entreprises qui relevaient de plein droit de la franchise de base,
mais ayant opt pour le paiement de TVA, et celles qui ne relvent pas du rgime de franchise
TVA (art 293 B du CGI), mais qui ont un chiffre daffaires annuel compris :
- entre 76300 et 763 000 pour les entreprises de ventes de biens,
marchandises, fournitures, denres emporter ou consommer sur place et la
fourniture de logements.
- Entre 27000 et 230000 pour les autres entreprises.

Pour ces entreprises, la formalit administrative reste le dpt annuel N 3517 SCA 12/CA
12E le plus tard le 30 avril de chaque anne.

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1.4.3.Mode TVA

Vrifier le mode de TVA de lentreprise.

TVA sur les achats mode dbit


Mode encaissement

TVA sur les ventes mode dbit


Mode encaissement
Les mouvements de TVA senregistrent dans des comptes de tiers classe 4.

La TVA que lentreprise collecte lors de ses ventes est enregistre dans un compte de racine :
44571 TVA collecte.

La TVA que lentreprise paye lors de ses achats est enregistre


- dans un compte de racine 44566 TVA sur autres biens et services sil sagit de prestations
de services, de marchandises, de fournitures,
- dans un compte de racine 44562 sil sagit dune acquisition dimmobilisation.

Imprimez la justification de votre TVA : les comptes utiliss, la base hors taxes dclares.
Gardez un double de lexemplaire expdi aux impts.

2.Archivage

La conservation des pices justificatives comptables et des divers documents administratifs et


financiers de lentreprise est une ncessit.
Larchivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la consultation des
documents concerns soient possibles dans des conditions de rapidit et defficacit normales.
En cas de besoin, les documents importants doivent tre conservs au coffre.
Au besoin, il convient dutiliser un broyeur darchives.

L archivage du grand livre2006 dans la bote darchives n

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3.Dlais de conservation des documents
DOCUMENTS DUREE RAISONS DUREE TEXTE CONSEQUEN
RECOMMANDEE OBLIGATOIRE IMPOSANT CES DU
LA DUREE DEFAUT DE
LA PLUS CONSERVATI
LONGUE ON
Document Illimite Intrt 10 ans Dcret a) faillite et
dcrivant les documentaire 29.11.83 banque-route
procdures b) absence de
preuve entre
commerants
c) sanction
fiscale

Livre illimite obligation 10 ans Code du idem


dinventaire commerce
Livre journal 10 ans obligation 10 ans Code du Idem
commerce
Livre auxiliaire 10 ans obligation 10 ans Code du Idem
commerce
Registre des 10 ans obligation 10 ans Code du Idem
achats commerce
Livre des 10 ans obligation 10 ans Code du Idem
recettes commerce
Correspondance 10 ans obligation 10 ans Code du idem
commerciale commerce
Inventaires (art 16)
Factures mises
Factures
fournisseurs
Contrats
commerciaux
Documents
bancaires

Titres de Illimite 30 ans Art. 2262 et s Absence de


proprits code civil preuve
Contrats de prts
Emprunts
leasing
Livre de paie 30 ans 5 ans Code du Code du travail
Registre des travail
entres sorties artL143.5
ArtR 620.3
Art 143.14

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