GERENCIA PLANEACION FINANCIERA TECNICA

PROCESO LIBERACION DE COSTOS

1. DEFINICION. El proceso de liberacin de costos conlleva el clculo de costo

estndar (presupuestado) asignado para los materiales de produccin, como
componente principal del modelo de costeo Product Costing. Actualmente, el
modelo definido por SABMiller, solamente asigna costos variables.

Los materiales de produccin que estn bajo el esquema de clculo estndar

son:

ROH Materia prima (p.e. cebada, malta, arroz, azcar...etc). Rango

de materiales 100000-199999
VERP Material directo/empaque (p.e. etiquetas, empaques, botellas
NR etc). Rango de materiales 400000-499999
ZMIP Material Indirecto (p.e. tierras filtrantes, estabilizantes,
pulpas, qumicos. Etc). Rango de materiales 300000-399999
HALB Semielaborados (mosto, fermentada, madura, filtrada y tapas
producidas por la fbrica de Tapas). Rango de materiales 200000-
299999
ZFEP Producto terminado en planta (producto por marca y
presentacin). Rango de materiales *P
FERT Producto terminado de facturacin (producto por marca y
presentacin). Rango de materiales 1-9999
PIPE Materiales no inventariables (agua, rotura y mermas). Rango
de materiales 2800000-2899999
ZHIB Combustibles (gas natural, carbn). Rango de materiales
600000-699999

Los materiales ROH, VERP, ZMIP y ZHIB se compran, mientras que los otros
son producto de una receta y/o lista de materiales, excepto los FERT cuyo
precio nacional estndar es calculado en la Gerencia de Planeacin
Financiera Tcnica, a partir de los estndares calculados en cada planta que
los produce y una ponderacin del volumtrico de la produccin. Dentro de
los materiales VERP, se encuentran las etiquetas y empaques producidos por
IMPRESUR, los cuales tienen receta. Los PIPE - Agua son producto de un
presupuesto dado por las plantas, y la rotura se establece por el valor
concertado con Activos Fijos ($100/$200). Las mermas en su momento,
fueron calculadas de acuerdo a los procesos.

2. DESCRIPCION DEL PROCESO.

2.1. Bsicamente el proceso se divide en 4 fases, las cuales se detallan ms

adelante:

2.1.1. Clculo de costos estndar

2.1.2. Marcacin
2.1.3. Liberacin
2.1.4. Desbloqueo

2.2. Consideraciones especiales.

Cuando se solicite la liberacin del costo estndar de un material,

siempre deber validarse la categora de valoracin del material
 frente a uno similar ya creado a la utilizacin de dicho material. Este
campo, relaciona los movimientos del material con las cuentas contables
asociadas a los estados financieros. Este campo se encuentra en la vista
Contabilidad 1. Esta informacin se puede validar por la Tx MM03.

Se debe validar las cantidades base de clculo del material. Estas

cantidades van a asociadas al clculo estndar y al precio dado en la
unidad de medida del material. Las vistas de Contabilidad 1 y
Contabilidad 2 debern estar correctamente asociadas.
 Hay unos materiales con receta que se requieren liberar nicamente
para efectos de planeacin de materiales (HALB ZFEP). La solicitud de
estos materiales viene de Manufactura Luis Elmer Perilla, donde se
indicar que NO REQUIERE COLECTOR DE COSTOS. Por tanto, para
estos materiales no se les deber crear el colector respectivo a fin de
evitar notificaciones en las rdenes por parte de las plantas. Para las
dems solicitudes, se indicar la creacin del colector.

2.3. Para los materiales comprados, se recibe diariamente una solicitud de la

Divisin de Compras con los cdigos y precios por planta de los materiales
a liberar. Se recomienda revisar el cdigo con el archivo de los precios
estndar del perodo fiscal FXX para verificar que el precio no est duplicado
que ya haya sido asignado. En caso de que no exista, se procede a cargar
y liberar el precio, confrontando con materiales similares en caso de que
existan.

Se chequea el material por la tabla MBEW (Tx SE16 ZSE16) para verificar
los datos frente a materiales similares. Si est correctamente creado, vase
seccin 5.1 Cargue Individual de datos en SAP Materiales Comprados.

2.4. Cebadas. Estos materiales catalogados como ROH, nicamente

deben estar extendidos en los centros de maltaje MC01 (Tibit) y
MC04 (Cartagena) y centro virtual de importaciones BA21 Bavaria
S.A.. Eventualmente tambin podrn extenderse en el centro MC02
Centro de acopio en Techo. Estos materiales se hayan clasificados en
tipo A B. Si el rea de Compras enva la solicitud de una nueva cebada, se
debe confirmar con Luis Elmer Perilla Gerencia de Manufactura y/o
Baudilio Len Gerente Financiero Malteras el tipo de cebada. El costo se
puede consultar en el archivo Fletes FXX.xls (p.e. F12) ubicado en la
direccin de la red A:\GEB COLOMBIA\2011\BUDGET F12\COSTOS\Version
Costo Estandar SAP F12\Precios. Si hay necesidad de incluir un flete (vase
seccin 3. Costos Adicionales).

2.5. Maltas Nacionales. Estos materiales catalogados como ROH, deben

estar extendidos en los centros de maltaje MC01 (Tibit) y MC04
(Cartagena) y en los centros de produccin de todas las sociedades.
En los centros de maltaje deben tener creada una receta y el clculo de
costo estndar se generar a travs de esta, y crendose el colector de
costos respectivo (vase la seccin Colectores de costo). El costo estndar
en cada centro productivo, ser a full costo, precio proporcionado por la
Gerencia de Planeacin Financiera Tcnica de acuerdo al tipo de malta (A
B), y adicionando segn sea el caso el flete (vase seccin 3. Costos
Adicionales). De igual forma, se puede consultar los costos a travs del
 archivo Fletes FXX.xls (p.e. F12) ubicado en la direccin de la red A:\GEB
COLOMBIA\2011\BUDGET F12\COSTOS\Version Costo Estandar SAP
F12\Precios. Se debern crear los precios intercompany a que se d lugar,
los cuales se solicitaran a travs de correo a Edgar Naranjo Contabilidad.

Adicionalmente, se deber actualizar los registros de condicin que incluyan

el flete como mayor valor del material. Esta informacin deber ser
generada por el grupo de Datos Maestros (Tx MEK3 condicin ZPFC).

2.6. Maltas Importadas. Estos materiales catalogados como ROH, deben

estar extendidos en el centro virtual de importaciones BA21-
Bavaria S.A., centros de maltaje segn el caso y centros
productores de todas las sociedades, tambin dependiendo del negocio.
Tambin tendrn una clasificacin tipo A B y de acuerdo a esto, se podr
corroborar el precio y flete (vase seccin 3. Costos Adicionales) en cada
planta con el archivo Fletes FXX.xls (p.e. F12) ubicado en la direccin de
la red A:\GEB COLOMBIA\2011\BUDGET F12\COSTOS\Version Costo
Estandar SAP F12\Precios.

2.7. Otros: Lpulos, azcar, tierras filtrantes, slica, latas, esencia Red
s, jarabe de alta maltosa, papel, pulpa de celulosa, pegante y
capuchones. Estos materiales dependiendo de la planta tienen flete (vase
seccin 3. Costos Adicionales) de acuerdo a la planta donde se requiera,
el cual podr ser consultado en el archivo Fletes FXX.xls (p.e. F12)
ubicado en la direccin de la red A:\GEB COLOMBIA\2011\BUDGET
F12\COSTOS\Version Costo Estandar SAP F12\Precios. De la misma forma,
si el material es importado, deber extenderse en el centro virtual de
importaciones de la sociedad que se requiera (XX21).

Para los materiales que se importan, en los centros diferentes a

BA21 Centro virtual de importacin, se deber colocar como
aprovisionamiento en la vista de Clculo Coste 1, tipo aprov. 95:

Los precios estndar se pueden subir masivamente a SAP a travs de una

funcionalidad de SAP: SECATT SCAT como se explicar en el capitulo
relacionado 4. Cargue masivo de datos en SAP.

2.8. Para las etiquetas y multi-empaques que provee Impresur.

2.8.1. Servicio de maquilado. Estos materiales son catalogados como
VERP. Se recibe una solicitud de liberacin de Yoiner Solarte y/o Jair
Duran (funcionarios de Impresur), indicando cdigo, centro y costo
estndar del servicio de maquila del producto a fabricar. nicamente
debern estar extendidos en BA01 Techo y/o UN01 Unin. Al precio
enviado por Impresur, si el material hace relacin con un producto de
cerveza, se le debe incrementar el 16% por efecto de IVA. Este
incremento solo aplica para el servicio de maquilado de etiquetas. Para
el servicio de maquilado de los multi-empaques no se incrementa
porque no hace parte de la base que se reduce para el Impuesto al
Consumo.

2.8.2. Etiquetas y Multi-empaques. Estos materiales debern tener

receta, nicamente en BA01 Techo en UN01 Unin. De igual
forma se requiere la creacin de colector de costos (vase la seccin
10. Colectores de costo). La extensin de estos materiales en los
otros centros deber tener aprovisionamiento de BA01 (Z1, excepto
para BA09 que deber ser Z8), siempre y cuando el centro dependa de
la sociedad BA00, y si es centro dependiente de la sociedad UN00
deber ser aprovisionado de UN01 (U8); excepto en CV01, cuyo precio
deber ser calculado a partir del arrojado en BA01 sumndole el 5.1%
(mark-up). Este valor se define anualmente en la VP Financiera.

El aprovisionamiento se actualiza en la vista de Clculo de costes 1,

en el campo indicado y de acuerdo al definido por sociedad, como se
explic en el prrafo anterior.
 En la vista de Contabilidad 2 no debe haber ningn precio definido
para el centro que se aprovisiona.

2.9. Para los materiales semielaborados HALB.

2.9.1. Semielaborados en planta productora. Estos materiales debern

tener receta y ser solicitados por Luis Elmer Perilla Gerencia de
Manufactura. No se debe introducir ningn precio manualmente
al maestro de materiales, dado que su costo se calculara a
travs de la receta (clculo de costo estndar). Adicionalmente, se
les debe crear el colector de costo respectivo (vase la seccin 10.
Colectores de Costos).

2.9.2. Tapas.

2.9.2.1. En la Fbrica de Tapas (BA20). Estos materiales debern

ser solicitados por Luis Elmer Perilla Gerencia de Manufactura,
previa creacin de la receta respectiva. Se les debe crear el
colector de costo respectivo (vase la seccin 10. Colectores de
Costos).

Si en el correo emitido por Luis Elmer Perilla hace referencia a

liberacin con alguna versin especifica de versin, se deber
seguir el siguiente procedimiento:

Verificar en el correo enviado la versin indicada.

Verificar el material por la MM02 Vista Clculo Coste 1:

Sale el siguiente mensaje:

Se da click y se despliegan las versiones existentes. Se escoge la
indicada para tomar los datos sombreados a continuacin.

Se oprime el botn y retorna al pantallazo anterior.

Nuevamente Y copiamos los datos tomados en el paso

anterior.
Y <enter> y automticamente el sistema completa el dato Tipo
de hoja de ruta:
 Se procede a grabar para asegurar el clculo de costo.

2.9.2.2. En centro productor. Estos materiales nicamente deben

extenderse a los siguientes centros, dependiendo de la planta
donde se vaya a producir el producto terminado relacionado:
AG01 Barranquilla
BA02 Bucaramanga
BA04 Boyac
BA26 Tocancip
CV01 Valle
UN01 Unin

El costo estndar de estas tapas se calculara en la Gerencia

Planeacin Financiera Tcnica y se coloca como precio plano (costo
estndar fijo en a vista Contabilidad 2), excepto en Unin, siempre
y cuando la tapa all le sea maquilada por la Fbrica de Tapas de
Bavaria S.A.. Eventualmente, Zulma Camargo Gerencia
Planeacin de Materiales podr solicitar la liberacin de costos.

Se deber tener en cuenta los siguientes detalles en el maestro de

materiales:

Vista Planif.necesidades 2. En el campo Clase aprovisionam.

deber ir F Acopio Externo y en el campo Aprovis.especial
deber ir T1 Traslado desde Fca de Tapas BA20.
 Vista Clculo Coste 1. En el campo Aprov.esp.CC deber
colocarse 20 Aprovisionamiento Externo.

Vista Contabilidad 2. En el campo Precio contable se colocar

el costo estndar fijo de acuerdo a las cantidades bases
expresadas para el material.
 En la revisin de la tabla MBEW se puede constatar la
homologacin del material entre los diferentes centros en que
haya sido extendido.
Se debern crear los precios intercompany hacia Unin y Valle,
dependiendo de la utilizacin de cada tapa con el
correspondiente valor incrementado por el mark-up.

2.9.2.3. En Unin UN01.

Las tapas que se consumen en Unin (UN01) estn bajo el

modelo de subcontratacin. Es decir, Bavaria S.A. a travs de
la Fbrica de Tapas se encarga de la fabricacin de las tapas a
travs de la figura de maquila (sub-contratacin). Unin es
duea de las materias primas y la Fbrica de Tapas (BA20) les
cobra por el proceso de transformacin. La liberacin de este
tipo de materiales, deben tener:

Lista de materiales creada por la Gerencia de Manufactura

Luis Elmer Perilla en el centro UN01. La lista de materiales es
diferente a una versin de fabricacin, puesto que no tiene
operaciones y tampoco requiere de un colector de costos.
El valor del IVA, determinado por la Gerencia Planeacin
Financiera Tcnica, y que se incluye como un costo adicional
(Vase seccin 3. Costos Adicionales).
El valor del registro Info, a travs del cual se facturara el
servicio de maquilado, tambin determinado por la Gerencia de
Planeacin Financiera Tcnica (Vase seccin 12. Registros
Info). Antes de crear el registro Info correspondiente, deber
colocarse el estatus del material en 02 por la Tx MM02
Vista clculo coste 1, porque los otros estados no permiten la
liberacin del costo.

2.10. Para los materiales ZFEP - Producto Terminado en planta.

Cuando se reciba el correo de la solicitud por parte del rea de

Manufactura sobre la liberacin de un material tipo ZFEP
(producto terminado con receta), se deber asegurar que el
material FERT homologo exista y que se libere de forma
simultanea en SAP (vase seccin 2.11. Para los materiales FERT
- Producto Terminado para facturacin), en caso de que el
material sea nuevo. En caso contrario, nicamente se deber
verificar que el FERT homologo est liberado. Se revisan los
componentes del material para asegurar el resultado del clculo
de costos de forma similar a lo descrito en la seccin de 6.2
Clculo de Costos Individual. Se les debe crear el colector de
costo respectivo (vase la seccin 10. Colectores de Costos).

2.11. Para los materiales FERT.

2.11.1. Producto Terminado para facturacin.

Los materiales FERT se hayan extendidos por marca, presentacin y

centro. En la tabla MBEW se encuentra desglosado en una cabecera y
las clases de valoracin asociadas a los lotes de produccin. En
trminos generales, los nuevos materiales deben tener nicamente 6
 clases de valoracin (AG, BC, TB, TO, CV, UN), excepto los materiales
importados (Peroni, Miller) que solo deben tener solamente una (IT).
Cada clase de valoracin tiene una categora de valoracin especfica
donde indica las cuentas contables asociadas por movimientos, adems
de indicar si se trata de una bebida de cerveza malta.

Es requisito obligatorio que se liberen costos en la cabecera y todas

las clases de valoracin dependientes asociadas al material. Los precios
estndar se pueden cargar a travs del programa indicado en la seccin
4. Cargue Masivo de Datos en SAP., de forma individual a travs de
la Tx MM02 (seccin 5.2 Materiales FERT). Este precio al inicio del
periodo fiscal es suministrado por la Gerencia Planeacin Financiera
Tcnica en su defecto consultar con el gerente respectivo.

De la misma forma, cuando se solicite por parte del grupo MDM la

liberacin de materiales de reempaque que no requieran receta, todas
las cabeceras y clases de valoracin debern estar extendidas en todos
los centros. Esto se puede verificar en SAP a travs de las Txs de
revisin de tablas: SE16, ZSE16 SE16N (tabla MBEW). Se debe
tener especial cuidado en borrar el lmite de 500 registros para
que salga el total de registros.

2.11.2. Materiales Reempaque. Esta solicitud se recibir del Grupo

MDM Supply a travs de Juan David Blanco Valderrama. Y el precio
nacional ser originado del material origen del cual se reempaque. Esta
informacin ser verificada en la Gerencia Planeacin Financiera
Tcnica.

2.12. Para los materiales PIPE No inventariables.

Cuando existan mermas, rotura agua, hay necesidad de calcular el

costo estndar respectivo y crear el Registro Info respectivo (vase
seccin 12. Registros Info).

Por ahora las mermas no se estn utilizando, por tanto no hay

necesidad de liberar estos materiales. De todas formas se documenta
 como se manejaban las mermas. Haba una merma por proceso, es
decir, para el proceso de mosto exista un cdigo de merma permitida
mosto por marca y as sucesivamente. Aun cuando no se contabiliza
ninguna merma, estos materiales se emplean en la obtencin de
reportes de Manufactura. El costo asignado a cada merma, ser el
equivalente al proceso respectivo.

Ejemplo: Aplica para el procedimiento de fijacin de precio para la

rotura y el agua.

En AG01, si tenemos el material 202512 - MOSTO CLUB COLOMBIA

NEGRA = 1.767.95/KgE, el costo estndar asignado para la merma
respectiva ser el mismo valor (2800599 - MERMA PERMI MOSTO
CLUB COLOMBIA NEGRA).

Se coloca el valor en la vista Contabilidad 2, se colocar el precio Tx

MM02:

Y se graba.

Se calcula, marca y libera de forma normal. Cuando se marca en

forma de test para este tipo de materiales, se genera un error que
no es trascendental.

3. COSTOS ADICIONALES.

Cuando se requiera incluir dentro del costo estndar un costo adicional (flete,
IVA) se har por la Tx CK74N.

CK74N - CC con estructura cuantitativa -> Costes adicionales -> Crear

Se digita el material, centro y la variante de clculo de costo : ZSM1 (recuadro
rojo):

Se da <Enter> y se fija la fecha de explosin y vigencia:

Al digitar <Enter> se activan los siguientes campos:

Todos los tipos de costo sern de tipo variable.

La cantidad base, ser la determinada para el clculo del costo
La unidad base, ser la definida para el material.
 La descripcin ser la que indique el tipo de costo adicionado
(Flete, IVA).
El valor total, ser el definido por la cantidad base para el
material en cuestin. Si el costo est en base 1000, ser este
el valor digitado en 1, segn el material.
La clase de costo ser la referenciada por la categora de
valoracin.
El grupo de orgenes ser el establecido para cada caso (p.e.
Flete - ZFLE). Para confirmar el grupo de origen se podr
consultar por la Tx OKTZ (vase Seccin 13. Esquemas de
Elementos)

Se procede a grabar con el icono indicado en la parte superior del men

principal.

De forma inmediata se despliega el clculo estndar de acuerdo a los datos

ingresados:
 Se verifica la informacin y si est correcta, se digita . Se despliega el
siguiente mensaje:

Se digita S, quedando de esta forma el costo creado.

Cuando se calcule de forma definitiva el costo estndar del material tratado,

esta informacin se ver reflejada dentro del costo total:

4. CARGUE MASIVO DE DATOS EN SAP.

Existe una funcionalidad en SAP para cargue de datos masivos. Para los
programas antiguos se digita SCAT y si se trata de nuevos programas se digita
SECATT en el cuadro de dialogo principal de la pantalla en SAP.
A continuacin se detallan los programas desarrollados para Product Costing y
su utilizacin en cada caso.

4.1. Cargue de precios.

Este programa se activa con la Tx secatt. El programa

ZMM_MM02_COSTO2_CIM permite cargar de forma masiva los precios
estndar a los materiales. Tiene asociado un archivo tipo *.txt donde se
colocan los materiales por centro con el precio asignado. Los valores deben
ir en formato sencillo mximo con dos decimales sin separacin de miles, sin
signo y sin smbolo de moneda, p.e. un material que tenga un costo
estndar de $2.034.57 por Kg, deber colocar en la columna del precio
2034.57. El archivo fsicamente se debe ubicar en una direccin del
computador y en lo posible utilizar siempre la misma porque el programa
referenciado guarda la ubicacin y con esto se evita estar cambiando este
parmetro. Generalmente el archivo tiene el mismo nombre del programa.

4.1.1. Actualizacin de precios.

Cuando se tengan los datos a subir, nos ubicamos en el directorio y el

archivo especfico ZMM_MM02_COSTO2_CIM.TXT, le damos click
derecho y lo abrimos con Excel:
Se procede a actualizar y se graba con el modelo del archivo dado. Es
importante tener en cuenta las mismas columnas y el consecutivo
asignado. nicamente se colocarn los datos a modificar, es decir, el
archivo puede estar conformada por cuantas filas se requieran. El
procedimiento para guardar el archivo es:

Saldr el siguiente mensaje:

 Se digita Si, el archivo retorna a su estado original, se cierra y se
reconfirmara el mensaje anterior.

Para ejecutar estos programas en SAP se requiere que el archivo est

cerrado.

4.1.2. Actualizacin en SAP.

Ser requisito en SAP prefijar la vista de Contabilidad 2 de los

materiales, sin centro, dado que sobre esta vista se actualizara el
campo del precio.

En el cuadro de dilogo principal se digita secatt. Luego se digita el

nombre del programa y <enter>:
<Enter>

<Enter>
En la pestaa se podr rectificar la ubicacin del archivo
fuente de datos:

En caso de que se requiera cambiar la ubicacin fsica del archivo se

podr presionando la opcin

 Donde se desplegarn las diferentes direcciones del PC donde
estemos ubicados. Si requiere cambiar la ubicacin, escoja la
direccin deseada y de Aceptar. Cuando retorne al siguiente
pantallazo:

Digite para ejecutar. En la parte inferior titilara la lnea hasta que

termine el procesamiento arrojando un log final de ejecucin. En caso
de error, determinar el tipo de error para continuar.

4.2. Aprovisionamientos.

Este programa se activa con la Tx scat. El programa ZCK91_STOCK

permite cargar de forma masiva los aprovisionamientos para los materiales
FERT. Tiene asociado un archivo tipo *.txt donde se colocan los materiales
por centro y las clases de valoracin respectivas. El archivo fsicamente se
debe ubicar en una direccin del computador y en lo posible utilizar siempre
la misma para facilitar la ejecucin del programa. Generalmente el archivo
tiene el mismo nombre del programa.

4.2.1. Actualizacin de aprovisionamientos.

Cuando se tengan los datos a subir, nos ubicamos en el directorio y el

archivo especfico ZCK91_STOCK.TXT, le damos click derecho y lo
abrimos con Excel:
Se procede a actualizar y se graba con el modelo del archivo dado. Es
importante tener en cuenta las mismas columnas. nicamente se
colocarn los datos a modificar, es decir, el archivo puede estar
conformada por cuantas filas se requieran. El procedimiento para
guardar el archivo es:
 Cuando se proceda a cerrar el archivo, se repetir el proceso anterior
de reemplazo y de mantener el formato del libro.

4.2.2. Actualizacin en SAP.

Este programa se ejecuta con la funcionalidad scat versin

anterior del secatt. En el cuadro de dilogo principal se digita scat.
Luego se digita el nombre del programa y <enter>:
Luego se digita y ubicamos la direccin fsica del archivo fuente:
Se escoge el nombre del archivo y se digita . El sistema
retorna al pantallazo:
 Se procede a ejecutar con el botn . En la lnea inferior se ver la
cantidad de registros creados hasta que el proceso termine y se
mostrar un log final. En caso de error, determinar el tipo de error
para continuar.

4.3. Creacin/Modificacin de proporciones mixtas.

Para los materiales FERT y dada la naturaleza de creacin y utilidad de datos

maestros que tiene este tipo de materiales split valuation se requiere la
actualizacin de los porcentajes para cada clase de valoracin creada como
aprovisionamiento en el punto anterior (4.2 Aprovisionamientos).

Dependiendo de la cantidad de clases de valoracin creadas, pudiendo ser 1

(IT) para materiales importados 6 (AG, BC, TB, TO, UN, CV) para
materiales nacionales, se modificar el archivo fuente.

4.3.1. Actualizacin de porcentajes.

Cuando se tengan los datos a subir, nos ubicamos en el directorio y el

archivo especfico ZBCK94_CIM.TXT, le damos click derecho y lo
abrimos con Excel:
Se procede a actualizar y se graba con el modelo del archivo dado.
nicamente se coloca el cdigo del material y el centro. Es
importante tener en cuenta las mismas columnas. Slo se colocarn
los datos a modificar, es decir, el archivo puede estar conformada por
cuantas filas se requieran. El procedimiento para guardar el archivo
es:
Cuando se proceda a cerrar el archivo, se repetir el proceso anterior
de reemplazo y de mantener el formato del libro.
4.3.2. Actualizacin en SAP.

En el cuadro de dilogo principal se digita secatt. Luego se digita el

nombre del programa y <enter>:

<Enter>
<Enter>

En la pestaa se podr rectificar la ubicacin del archivo

fuente de datos:
En caso de que se requiera cambiar la ubicacin fsica del archivo se

podr presionando la opcin

 Donde se desplegarn las diferentes direcciones del PC donde
estemos ubicados. Si requiere cambiar la ubicacin, escoja la
direccin deseada y de Aceptar. Cuando retorne al siguiente
pantallazo:

Digite para ejecutar. En la parte inferior titilara la lnea hasta que

termine el procesamiento arrojando un log final de ejecucin. En caso
de error, determinar el tipo de error para continuar.

5. CARGUE INDIVIDUAL DE DATOS EN SAP.

5.1. Materiales Comprados.

Para cargar un precio estndar para un material comprado, se har a

travs de la transaccin MM02. Se digita el material y el centro y nos
ubicamos en la vista contabilidad 2:

En este campo introducimos el precio remitido en el archivo de Excel por

Compras, teniendo especial cuidado en la cantidad y unidad base del
material.

Se procede a grabar . Remtase a Seccin 6.2 Clculo de Costos

Individual.

5.2. Materiales FERT.

Para cargar un precio estndar para un material FERT de forma

individual, se har a travs de la transaccin MM02. Se digita el material,
el centro y clase de valoracin y nos ubicamos en la vista contabilidad
2:
 El precio nacional se digita en la vista Contabilidad 2 campo 2
Precio contable.

Se crean los aprovisionamientos para cada clase de valoracin. Tx CK91N. Se

digita material y centro.

Y se crea cada alternativa por clase de valoracin.

Y por el icono se procede a crear.

Y se graba .

Se deben crear alternativas de aprovisionamiento para cada clase de valoracin

segn sea el caso (importado nacional), quedando as:

Ejemplo para un material FERT nacional clases de valoracin AG, BC, CV, TB,
TO, UN:
Luego se crea la proporcin mixta para que todas las clases de valoracin tomen
el clculo de costo estndar. Tx CK94.

Y se llena con porcentajes que den 100%.

Y se graba .

Se calcula, marca y libera de forma normal.

Ejemplo para un material importado clase de valoracin IT:

Luego se crea la proporcin mixta para que la clase de valoracin tome el

clculo de costo estndar. Tx CK94.
 Y se llena con un solo porcentaje que de 100%.

Y se graba .

Se calcula, marca y libera de forma normal.

6. CALCULO DE COSTOS.

6.1. Clculo de costos masivo.

Cuando se requiere calcular costos a los materiales de produccin

masivamente se utiliza la Tx. CK40N.
En primer lugar se crea el clculo masivo:

Se actualizan las fechas de vigencia del clculo:

Luego se oprime el botn de Grabar:

Despus de grabado el clculo, se procede a grabar las parametrizaciones

del proceso:

Seleccin: En estos parmetros se definen los materiales y centros (si se

llegan a requerir). Para el caso que se toma como ejemplo, se calcularan
los materiales FERT & ZFEP de unos productos nuevos para todos los
centros de Colombia, por tanto no se requiere digitar el centro. Tener en
cuenta los parmetros dentro del recuadro rojo.
Se procede a grabar y luego para regresar al pantallazo de la
transaccin original.
 Explosin. De igual forma se graban los parmetros del clculo de coste.

Se procede a grabar e inmediatamente se activa la ejecucin.

 Clculo de coste. Se graban las parametrizaciones de esta etapa del
proceso dando click sobre el icono respectivo . Se activa el
tratamiento paralelo y la cantidad de modos en el servidor (5) para hacer
ms rpido y eficiente el proceso.

Se procede a grabar e inmediatamente se activa la ejecucin.

De forma inmediata se activa la ejecucin en el orden respectivo. No se

puede liberar un proceso hasta que el precedente no haya culminado de
forma exitosa.
Es importante tener en cuenta los parmetros de impresin para que no se
generen una impresin innecesaria.

Los procesos se pueden chequear por el men inicial que aparece en la

pantalla:
Por el nombre del usuario que envi el job, apareceran los trabajos
enviados:

Al final deben aparecer los procesos de la siguiente forma:

 El resumen de la ejecucin completa se debe ver as, dependiendo de la
cantidad de materiales a calcular:

6.2. Clculo de costos individual.

Cuando se requiere calcular costos a los materiales de produccin de forma

individual se utiliza la Tx CK11N. Generalmente, en las solicitudes diarias
que se reciben de liberacin de costos se utiliza esta transaccin, excepto
cuando se trate de liberaciones de producto terminado para facturacin
FERT. Los datos que se ingresan son:

Material
Centro
Variante de clculo de costo : ZSM1

Se digita <Enter> y se digitan las fechas vlidas de explosin y clculo que

generalmente corresponden a la fecha del da en que se hace la liberacin:

Se digita nuevamente <Enter> y el sistema calcula el costo:

Cuando se calculen materiales que tengan receta, es conveniente asegurar
que los componentes de la misma estn liberados.

Por ejemplo:

Nos ubicamos en el icono de impresin al lado derecho y le damos

<click izquierdo> para que se activen las opciones de impresin:
 Digitamos la opcin resaltada para coger los componentes y chequearlos a
travs de la tabla MBEW (Ctrl Y).

El estatus se revisa a travs de la tabla MARC, el cual debe estar en LT

Liberado totalmente.

El indicador de clculo debe estar en color verde:

Despus de confirmada la informacin se y se para retornar al

pantallazo inicial.

Si en lugar de grabar el clculo se retrocede con el icono , saldr el

mensaje de opcin de grabar.

Se puede revisar el clculo de costos a travs de la Tx CK13N (visualizacin

nicamente). De igual forma se digita el material y el centro.

Se contina con la marcacin.

7. MARCACION CLCULO DE COSTOS.

7.1. Marcacin clculo de costos individual.

Despus de ejecutado el clculo de costos y verificado se procede a

marcarlo. Este proceso se hace con la transaccin CK24 - Clculo del coste
de material -> Actualizacin precios.
Se digitarn los campos en el recuadro rojo:

Perodo contable/Ejercicio fiscal

Sociedad
Centro
Cdigo de material

Se coloca en Ejecucin de test para asegurar el resultado. Para el caso del

ejemplo se ver el siguiente pantallazo:

Se digita y sale:
 Lo cual nos permite corroborar el clculo objetivo. De esta forma se puede
desactivar el modo test y lo calculamos en real.

Cuando el clculo estndar queda marcado, en el maestro de materiales se

puede verificar en la vista de calculo de coste 2 en el campo Futuro,
entrando con la Tx MM03. Veamos:

Verificada la informacin anterior se procede a liberar el clculo de costo

estndar.

7.2. Marcacin clculo de costos masiva.

Cuando se trate de marcar materiales de forma masiva, se procede con la

misma Tx CK24.
Se digitarn los campos en el recuadro rojo:

Perodo contable/Ejercicio fiscal

Sociedad (pueden ser varias: BA00, CV00 & UN00)
Centro (en caso de ser requerido, an cuando para el ejemplo se
puede omitir para que coja todos los centros)
Cdigo(s) de material

Se coloca en Ejecucin de test para asegurar el resultado.

Se puede optimizar el proceso, activando el indicador de Tratamiento
paralelo, para lo cual se deber digitar el grupo y nmero de servidores, tal
y como se indica en el ejemplo anterior.

Para el caso del ejemplo se ver el siguiente pantallazo:

Se digita para retornar. Se muestra la totalidad de los materiales
indicados.

Despus de verificar que no haya ningn mensaje de error, se procede a

enviar el mismo proceso en real.
 Y se ejecuta nuevamente.

Se puede verificar de forma similar al proceso indicado en el punto de

marcacin individual.

Despus de validada la informacin se procede a hacer la liberacin.

8. LIBERACION CLCULO DE COSTOS.

8.1. Liberacin clculo de costos individual.

Este proceso se hace con la transaccin CK24 - Clculo del coste de material
-> Actualizacin precios.

Se activa por el icono :

Se puede hacer nuevamente en Test y luego en Real:

 Generalmente la informacin de las siguientes columnas se copia como
evidencia para los controles IFC establecidos para la liberacin de costos
estndar en el mail de respuesta a las solicitudes.

Se procede a desbloquear el material Seccin 9.1.

8.2. Liberacin clculo de costos masiva.

Este proceso se hace con la transaccin CK24 - Clculo del coste de material
-> Actualizacin precios.

Se activa por el icono :

Se puede hacer nuevamente en Test y luego en Real:

Y en real:
Cuando salga la lista de salida, procedemos a exportarla a un archivo Excel
para adjuntarlo como evidencia para los controles IFC establecidos para la
liberacin de costos estndar en el mail de respuesta a las solicitudes.
Se digita el icono .

Y sale el siguiente pantallazo:

Y se digita Lista - Exportar - Hoja de clculo:
Y se graba como archivo Excel:

Este archivo se adjunta en el correo de liberacin.

Por la tabla MBEW se verifica de igual forma que los materiales hayan
quedado liberados:
 Se escoge la variante ICU, para dejar como evidencia la liberacin para los
controles ICU.

Icono de disposicin.

Se baja la tabla y se graba en un archivo Excel como MBEW nnnnn.xls

donde nnnn: cdigo material.

El archivo se adjunta al correo de liberacin:

9. DESBLOQUEO DE MATERIALES.

9.1. Desbloqueo Individual.

Despus de liberado el clculo de costos estndar se procede a desbloquear

los materiales por la Tx MM02, vista clculo coste 1:
Se coloca LT para habilitar el material.

Si el material no tiene un clculo de costo estndar, el sistema NO

PERMITIRA colocarle el estatus LT.

Para un material FERT, nicamente se desbloquea a nivel de cabecera.

A travs del chequeo de la tabla MBEW, se baja la evidencia del clculo de

costos, digitando los materiales y centros. Se activa la variante ICU y se
copia el pantallazo al correo de respuesta.
9.2. Desbloqueo Masivo.

9.2.1. Actualizacin del estatus.

Cuando se tenga el clculo de costo liberado, los materiales se

pueden desbloquear de forma masiva. Este procedimiento se
recomienda para los materiales FERT nuevos. Cuando se tengan los
datos a subir, nos ubicamos en el directorio y el archivo especfico
ZMM_LIBERAR_COSTOS_CIM.TXT, le damos click derecho y lo
abrimos con Excel:
Se procede a actualizar y se graba con el modelo del archivo dado. Es
importante tener en cuenta las mismas columnas y el consecutivo
asignado. nicamente se colocarn los datos a modificar, es decir, el
archivo puede estar conformada por cuantas filas se requieran. El
procedimiento para guardar el archivo es:
 Saldr el siguiente mensaje:

Se digita Si, el archivo retorna a su estado original, se cierra y se

reconfirmara el mensaje anterior.

Para ejecutar estos programas en SAP se requiere que el

archivo est cerrado.

9.2.2. Actualizacin en SAP.

Ser requisito en SAP prefijar la vista de Clculo coste 1 de los
materiales, sin centro, dado que sobre esta vista se actualizara el
campo del estatus. No se deber prefijar ningn centro, es decir,
cuando se ingrese a travs de la Tx MM03, solicitar un centro.

En el cuadro de dilogo principal se digita secatt.

Luego se digita el nombre del programa y <enter>:

Se digita <enter>. Y saldr el siguiente pantallazo:

Se digita y saldr el siguiente pantallazo:

Si se oprime la pestaa de Variantes, se puede determinar la
direccin del archivo, para lo cual se recomienda dejar un directorio
fijo y sobre este grabar los archivos.

Si no se registra ningn cambio en la va de acceso, se procede a dar

nuevamente , y el programa se pondr en ejecucin.

El resultado final de la ejecucin se ver as:

El resultado de la actualizacin se puede verificar con la tabla

MARC.
 Si sale algn mensaje en rojo se deber chequear el tipo de error.

10.COLECTORES DE COSTO.

A todos los materiales tipo ZFEP, HALB VERP que tengan una versin de
fabricacin vlida deber tener un colector de costo asociado. Pues a travs de
este objeto es que en las plantas notifican los consumos y entregas de
materiales.

La creacin de un colector de costo se har con la Tx KKF6N, donde se digitara

el cdigo del material y centro.

KKF6N - Datos maestros -> Colector de costes del producto -> Tratar

Con el icono se procede a crear el colector:

Inmediatamente aparecer el siguiente pantallazo con la informacin disponible:

Se activa el match code de la versin de fabricacin para buscar la
informacin asociada:

Y se escoge la versin:
Se confirma la informacin dando click sobre el campo .

Para lo cual el sistema ya transfiere la informacin requerida:

Nos ubicamos en la pestaa para colocar el No. de orden

externo asociado segn el recurso de la receta (consultar archivo en Excel
adjunto de colectores de costo para colocar el nombre correcto: Colectores
Colombia.xls). Este campo permite entrar en el orden correcto en los reportes
GR55 y BW.
Para el caso expuesto, por tratarse de una receta de etiquetas, se digitar
ETIQUETA en el campo mencionado:

De forma inmediata se procede a dar click sobre el icono , saliendo el

siguiente mensaje:

Se da click sobre S, y luego:

Esta pregunta hace relacin sobre la creacin del clculo de costo estndar para
el colector.

En trminos de inicio de periodo fiscal, los clculos estndares de los

materiales deben ser iguales a los de los colectores, siempre y cuando
estemos hablando de materiales con receta.

El clculo de costo del colector se puede verificar por la opcin Pasar del men

superior :
 Si la informacin es correcta, procedemos a retornar al pantallazo anterior.

Con el No. de colector creado, se actualiza el grupo de rdenes asociado al

colector para que quede incluido dentro de los reportes de colectores de costo:
GR55 y BW (vase archivo de colectores de costo para colocar el nombre
correcto).

La modificacin de grupo de rdenes se hace a travs de la Tx KOH2 (Vase la

seccin Actualizacin Grupo de Colectores).

11.ACTUALIZACION GRUPO DE COLECTORES.

Cuando se crea un colector de costos, hay necesidad de actualizar los grupos

creados para integrarlos en los reportes de variacin de uso en BW. Con el
nmero generado en el campo de Orden del punto anterior, se actualizan los
grupos respectivos.

Para cervezas y maltas: CXLIN_XXXX y CPROD_XXXX, donde XXXX

corresponde al nombre de la planta. El colector se actualiza de acuerdo
al proceso. Ejemplo:

Tx KOH2 Modificacin grupo de rdenes.

Para el grupo indicado: CXLIN_XXXX

Para este caso debo incluir en el grupo indicado el No. del colector. Si se
trata de un colector relacionado con la lnea de cerveza, el grupo al cual
se debe incluir el No. es CXCER_AG01 y si se trata de maltas
CXMAL_AG01.

Ejemplo: El colector es de cerveza:

o 4009P - Club Col Tw 900cc X 1 Tren 6

Se actualizar:

Para el grupo CPROD_XXXX, se escoge el sub-grupo de acuerdo al

nmero de la lnea. Para el ejemplo:
Se abre el sub-grupo:
 Y se incluye el No. del colector creado:

El sistema automticamente deber traer la descripcin del colector.

Se procede a grabar .

12.REGISTROS INFO.

Este objeto se define nicamente para los materiales PIPE (agua, rotura y
mermas) y HALB Tapas Unin. Se utiliza la Tx ME11.

Materiales PIPELINE
<Enter> y sale:
 Se digita <Enter> nuevamente.

Se le da <Enter> hasta que aparezca el siguiente pantallazo:

Por la Tx ME1M, se puede consultar los datos de un registro similar para definir
los parmetros de entrada.
Ejemplo:

Se ejecuta, y sale la informacin que puede servir de referencia.

 Materiales HALB Tapas Unin (UN01)

Resumiendo:

Mermas: Proveedor 438975 Org. Compras 1500 Infotipo Pipeline

13.ESQUEMAS DE ELEMENTOS.

En el clculo de costos estndar de Colombia se definen dos esquemas de

elementos de costo: primario y secundario, dependiendo de la utilizacin que se
requiera en los reportes.

ZS Esquema principal SABMiller Colombia

ZX Esquema secundario SABMiller Colombia

Estos esquemas tcnicamente se pueden consultar a travs de la Tx OKTZ. El

vnculo a cada rubro se hace a travs de las clases de costo.
Si se desea consultar los rubros especficos para uno de los tipos de esquemas,
se escoge:
Y si se quiere consultar qu cuentas tiene asignadas cada rubro, se da:
Cuando se calculan los costos estndar, tambin se pueden visualizar a travs
de la Tx MM03.

Ejemplo de esquema ZS:

Ejemplo de esquema ZX:
14.REVISION TABLAS.

Como paso previo a la liberacin de costos individual, se sugiere la revisin de

los datos maestros. Se consulta a travs de la Tx SE16.

Tabla MBEW: Registros maestros que indican el costo estndar, periodo

y ejercicios anteriores, presentes y futuros, entre otros datos. Incluye los
registros que tienen clases de valoracin (hijos) por centro.

Se escoge la variante para chequear la existencia de los datos. Son de

especial cuidado los campos que se encuentran dentro del recuadro rojo:
 Tabla MARC: Registros maestros que indican el estatus del material,
aprovisionamiento e indicadores de clculo, entre otros datos. Incluye
nicamente los registros cabecera por centro.

Se escoge la variante para chequear la existencia de los datos. Son de

especial cuidado los campos que se encuentran dentro del recuadro rojo:

Tabla MARA: Tiene los datos bsicos de los materiales como cdigo,
descripcin, unidad base de medida entre otros. No incluye centro y
estos datos estn a nivel de mandante.

Se escoge la variante para chequear la existencia de los datos. Son de

especial cuidado los campos que se encuentran dentro del recuadro rojo:

15.CHEQUEO DE ERRORES.
 Cuando se calcula el costo de un material y sale una bolita roja, significa que
hay un error dentro del clculo. Hay necesidad de chequear el motivo del
error, corregirlo y recalcular nuevamente.