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Cada una de estas fallas y debilidades que se indicaron, fueron ordenadas segn el
impacto que acarrean para el proceso de nmina de los vendedores del Sistema
Time Share. Es por lo cual a continuacin se encontrara dentro de este trabajo,
informacin detallada que refleja en amplitud dichas menciones y especifica los
riesgos que representan. Tambin se encuentran las recomendaciones para cada
desviacin y se anexa un Manual de Normas y Procedimientos, que se dise
describiendo la optimizacin del proceso de nmina de los vendedores del Sistema
Time Share de la empresa.
UNIVERSIDAD DE MARGARITA
Autor:
Entidad Auditada: Sun Sol Vacation Club C.A, Cadena Hotelera Sun Sol Hoteles,
Nueva Esparta.
Destinatarios:
Auditores
__________________
Nombre
Cedula
INTRODUCCIN
N Operacin Responsable
Objetivo General
1 Auditar todos los procesos, Auditor Pasante Gabriela Vera.
informticos y manuales, para la
deteccin y propuesta de correccin,
de las fallas que se llevan a cabo en
la interrelacin de los cinco (5)
departamentos: recursos humanos,
contratos, ventas, cobranzas y
sistemas, en el proceso de nmina
de los vendedores del sistema Time
Share, en la empresa Sun Sol
Vacation Club C.A del Estado Nueva
Esparta.
Objetivos Especficos
1 Identificar el alcance de los datos Auditor Pasante Gabriela Vera.
que intervienen en los procesos de
los cinco (5) departamentos donde
se realizara la auditoria:
departamento de ventas,
departamento de contratos,
departamento de cobranza, el
departamento de recursos humanos
y el departamento de sistemas en el
proceso de nmina de los
vendedores del sistema Time Share.
E
ACTIVIDADES
S
I RECOLECCION DE
DATOS
II MUESTREO.
IDENTIFICACION DE
TESTIGOS
PRIIVILEGIADOS
III INVESTIGACION,
CUESTIONARIO,
ENTREVISTAS,
OBSERVACION
IV PROCESAMIENTO
DE DATOS
V METODO DE
ANALISIS
VI CASOS
ESTADISTICOS
VIII MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FECHAS CALENDARIO
F MARZO ABRIL MAYO
A SEMANAS
S
E
ACTIVIDADES
RECURSOS
S
I RECOLECCIN DE
DATOS
1 2 3 4
II MUESTREO.
IDENTIFICACIN DE
TESTIGOS 2 3 4
PRIVILEGIADOS
III INVESTIGACION,
CUESTIONARIO,
ENTREVISTAS,
1 2 3 4
OBSERVACION
IV PROCESAMIENTO
DE DATOS 2 3 4
V METODO DE
ANALISIS 2 3 4
VI CASOS
ESTADISTICOS 2 3 4
VIII MANUAL DE
4 4 4 4
PROCEDIMIENTOS
TOTAL
A continuacin se listan cada uno de los recursos utilizados la Auditoria dentro del
planificador de recursos.
Lista de recursos:
1. Financieros:
1.1. Gasolina
1.2. Transporte
1.3. Imprenta
2. Materiales
2.2. Hojas
2.3. Lapices
2.4. Separadores
2.5. Carpetas de manila
3. Tecnicos
3.1. Laptoc
3.2. Grabadora
3.3. Pen Drive
3.4. Cd
3.5. Cmara
3.6. Celular
4. Humanos
4.1 Trabajadores de Sun Sol Vacation Club C.A.
4.2. Ideas y habilidades de la Pasante Gabriela Vera.
Recursos de la Auditoria
Tiempo
Precisin
La pasante Gabriela Alexandra Vera Prez, contando con el aval del Jefe del
Departamento de sistemas de La Empresa SUN SOL VACATION CLUB C.A., quien
me acepto como pasante en la organizacin para as poder acceder a los
departamentos y permanecer all durante el periodo de pasantas y realizar el
estudio pertinente.
Objetivo General
Objetivos Especficos
La empresa Sun Sol Vacation Club C.A es una empresa que presta servicio
hotelero a sus afiliados, garantizndoles soluciones sostenibles para el disfrute
vacacional y recreacional a largo plazo, resultado de la implementacin de un
sistema de comercializacin, administracin y de prestacin de servicio llamado
tiempo compartido o Time Share.
La organizacin divide sus departamentos para las diferentes reas que cubre
el sistema de comercializacin, administracin y prestacin de servicio que disfruta
el afiliado, permitiendo un trato directo y personalizado con el cliente que afianza los
lazos de familiaridad con la empresa.
El departamento de ventas, genera las ventas del sistema Time Share, las
cuales solo pueden cumplirse con las siguientes condiciones:
Dinero perdido
para la empresa
por no concretar
el contrato ya que
si no existe una
persona
responsable del
cobro del
restante del
dinero para
generar el
contrato no hay
continuidad con
el cliente que
signifique una
venta ms
perdida para la
empresa.
El jefe del Falta de Desproporcin en Entrevista Ampliar el
departamento automatizacin la asignacin de estructurada. sistema
de cobranza del proceso de clientes a cada PROFIT con
realiza la asignacin del ejecutivo de la creacin
asignacin de ejecutivo de cobranzas. del Mdulo
los ejecutivos cobranza que Socios, que
de cobranza en realiza el Jefe del Sustitucin de un maneje el
cada contrato departamento de anlisis de proceso
de forma cobranza a cada cartera que Asignacin
manual. contrato. asigna de de Cartera,
manera para que
proporcionada desde la
con respecto a entrada de
cantidad de data ms
clientes por prxima al
cobrar y dinero inicio, exista
cobrado a una un proceso
asignacin automatizado
aleatoria. de asignacin
por anlisis
de cartera del
ejecutivo de
cobranza a
cobrar por
cada contrato
de venta
realizada.
No existe Falta de Cobro tardo de Entrevista Departament
ninguna alarma automatizacin contratos estructurada o de
que indique las del proceso de pendientes por Cobranzas
fechas de asignacin del cobrar.
cobro a las ejecutivo de
ejecutivas de cobranza que Molestia en los
cobranza para integre una vendedores por
procesar los alarma que pagos retrasados
contratos. pueda avisar al de contratos por
ejecutivo los cobrar.
contratos
pendientes por
cobrar.
Falta de Despreocupacin El personal Entrevista Departament
documentacin por parte de la laboral no tiene estructurada o de Ventas,
que describa Directiva de la bien definidas Departament
las funciones organizacin en sus funciones o de
que deben documentar las dentro de la Contratos,
realizarse para funciones que empresa ni Departament
el proceso de deben realizarse Cules son las o de
nmina de los para cada uno de formas ms Cobranzas,
vendedores del los procesos a adecuadas de Departament
sistema Time realizarse en la realizar las o de
Share. empresa. actividades, ni a Sistemas,
quin acudir a la Departament
Ausencia de hora de alguna o de
manuales de duda. Recursos
procedimientos Humanos.
que describan las La ausencia de
funciones a norma conlleva a
realizar en cada desorganizacin.
departamento de
Sun Sol Vacation
Club C.A.
Los tiempos de Debido a la Las actividades Observacin Departament
espera de las cantidad de del proceso de directa. o de Ventas,
actividades unidades nmina no Departament
exigen gran organizativas que arrojan los Entrevista o de
cantidad de se resultados estructurada. Contratos,
procedimientos interrelacionan deseados. Departament
en rangos para llevar a Observacin o de
cortos de cabo el procesos Das crticos de directa. Cobranzas,
tiempo. de nmina de los actividad en el Departament
vendedores del departamento de o de
sistema Time Sistemas dentro Sistemas,
Share. de los cinco das Departament
despus de cada o de
corte. Recursos
Humanos
DICTAMEN DE LA AUDITORIA
El Tirano, 06 de Noviembre del 2014
Atentamente, La Auditora
RECOMENDACIONES
2.1 Permitir la modificacin del status de los contratos de los socios por las
Ejecutivas de Cobranza para el Cobro de Iniciales, que se hace posible al
reflejar los pagos que demanda las condiciones de venta pactadas por los
vendedores del sistema Time Share al cliente o socio al momento de la
venta.
Fuentes Electrnicas
Misin y Visin de la Empresa Sun Sol Vacation Club C.A. [On Line]
Disponible en:
http://www.sunsolvacation.com/somos.html
Consulta:10/09/2014
Metodologa de Adip Sabag [On Line] Disponible en:
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/201014/2013-
II/CONTENIDO_EN_LINEA/leccin_23_modelo_primera_parte.html
Consulta:05/09/2014
Metodologa de la Investigacin, Mtodo de Anlisis [On Line]
Disponible en:
http://books.google.co.ve/books?id=h4X_eFai59oC&pg=PA56&lpg=PA56&dq=
metodo+de+analisis+inductivo+deductivo&source=bl&ots=vUEGl4tet5&sig=_4ahE
FpUtNcJtGr5YbE_YRFIgdc&hl=es&sa=X&ei=qNtXVJnmBsehgwTw9oGwCw&ved
=0CEQQ6AEwBQ#v=onepage&q=metodo%20de%20analisis%20inductivo%20de
ductivo&f=false
Consulta:01/10/2014