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UNIVERSITE MONTPELLIER 1

ISEM
Institut des Sciences de l’Entreprise et du Management

2009-2010
Licence Sciences de Gestion 3ème année
Spécialité Hôtellerie et Tourisme

Organisation d’un restaurant scolaire

Rapport présenté par Directeur du Rapport


Simon Dumas 1
Malyk Hadj
Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -1- Organisation d’un restaurant scolaire
Remerciements

Mes premiers remerciements vont M. Gérard Magnot (Responsable Technique) qui était
présent à mon entretien d'embauche et n'a eu de cesse de me transmettre son savoir. Il a su
faire de mon intégration et de mon stage un réel plaisir tout en portant un réel intérêt à son
rôle de tuteurs.

Je tiens également à remercier tous les directeurs d’école qui m'on²t accueilli au sein
de leur établissement et ont pris le temps de répondre à mes questions :

Mme Despres Nathalie, Ecole de TU,


Mlle Jappont Leslie, Ecole des Hauts Champs,
Mlle Stephan Anne-Charlotte, Ecole du Village,

Ainsi que les équipes des selfs.

Mes derniers remerciements et non des moindres vont à M. Claude Robert, Maire
de Bouffémont, qui a toujours fait preuve d'attention à mon égard et m'a poussé à
donner le meilleur, ainsi qu'à mon Maître de Stage : M. Gérard Magnot

A tous, Merci,

Simon

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -2- Organisation d’un restaurant scolaire
Résumé

La ville de Bouffémont est une commune du Val-D’oise composée de trois groupe scolaires.
Les cantines de ces groupes scolaires manque d’organisation au niveau de la gestion des
stocks et du remplacement du personnel.

La mission a donc pour but de résoudre ces deux problèmes :

 Le problème de gestion des stocks sera analyser du point de vue du responsable


technique ainsi que de celui des employés d’une structure : Le self de l’école de TU. Il
sera fait le choix de la mise en place d’un système informatique utilisant un tableur.

 Le problème de manque de personnel sera résolu par la mise en place d’un contrat
forfait pour l’emploi d’intérimaires spécialisés.

L’outil de gestion des stocks est téléchargeable ici :


www.monstock.webself.net

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -3- Organisation d’un restaurant scolaire
Sommaire
Organisation d’un restaurant scolaire

Remerciements 2

Résumé 3

Partie I : Identifier un besoin 5

1. Contexte 5

2. Mettre en place un projet 8

Partie II : Gérer et évaluer les stocks de produits ménager 25

1. L’outil de gestion des stocks 25

2. Le contrat d’intérim 35

3. Conclusion générale 36

Index des Annexes 39

Annexes 40

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -4- Organisation d’un restaurant scolaire
Partie 1 : Identifier un besoin
1. Contexte

1.1. La Ville et les Ecoles

La ville de Bouffémont est une commune de


5 743 habitants située dans le nord-est du Val
d’Oise (95).

La présente mission se déroule au sein du


service technique de cette ville et plus
particulièrement sur les unités de restauration
des trois groupes scolaires qu’elle comporte.

La ville est composée de trois quartiers qui correspondent à son évolution :

 Le quartier le plus ancien sur les abords de la forêt dit « le village » où se trouve le
groupe scolaire du même nom est composé de 7 classes élémentaires et 3 classes
maternelles. Ici la cantine est très familiale, c’est la première construite, on y accueil
150 demi pensionnaires qui y déjeunent chaque jour. Les lieux sont agréables,
rénovés récemment et les enfants s’y sentent bien.

 A 3 km du village, il y a le quartier de la petite gare construite dans les champs à mi-


chemin entre deux villages. Il a connu son essor dans les années soixante par la
construction de petits immeubles HLM de cinq étages, de plusieurs résidences de
copropriétaires de petits maisons jumelées et d’un groupe scolaire. Ce groupe
scolaire, qui est le plus important de la ville, se nomme école des « Hauts-Champs »,
comme le nom du quartier. Ici il y a 12 classes élémentaires et 5 classes maternelles.
La cantine y accueille 200 enfants élémentaires et 100 enfants maternelles dans des
locaux conçus de telle manière que les enfants y déjeunent dans des conditions

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -5- Organisation d’un restaurant scolaire
relativement satisfaisantes. Il y a une cuisine ouverte sur les salles et le personnel de
service est plus proche, plus à l’écoute des enfants.

 Le troisième quartier le « Trait d’Union », comme son nom l’indique a fait le lien
entre le quartier des hauts-champs et le village dans les années 80 par la construction
de pavillons individuels. Son école, l’école du « TU » a 3 classes élémentaires et 2
classes maternelles. La cantine de cette école vient d’être transformée en self et
accueil environ 60 demi-pensionnaires par jour. C’est sur cette unité que porte la
présente mission.

Schéma 1 : Plan du self service de l’école de TU

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1.2. La mission

L’école de TU accueil une centaine d’élèves reparties sur 5 classes de la petite section de
maternelle au CM2.

Madame Rouvier, la directrice est en charge de l’encadrement des classes et de leur


approvisionnement en fournitures mais aussi de la gestion des stocks des produits d’entretien
du self service de l’école qui a été mis en service en septembre 2009.

C’est sur cette unité que sont mis en place les nouveaux projets en matière d’organisation, de
gestion, d’encadrement…

Après la réussite de l’implantation du self service (les travaux pour l’école des hauts champs
débutent fin juin 2010), le responsable technique de la commune, M. Magnot souhaiterait
mettre en place un nouveau système de gestion des stocks ainsi qu’un partenariat avec une
association de réinsertion pour l’emploi d’intérimaires.

En effet, il a été constaté qu’aucune procédure n’était mise en place quant à la commande de
fournitures par les groupes scolaires. Chaque école faisant parvenir sa commande sous des
formats différents et sur demande du personnel. Ce système « comme à la maison » ne permet
donc pas d’avoir de visibilité sur le stock, de faire des estimations d’utilisation ou encore
d’établir un budget des achats.

De plus, les collaborateurs se plaignent du manque de disponibilité des produits quand ils en
ont besoin, et le service des achats se plaint du manque d’organisation dans les commandes.

Cet outils devra utiliser l’informatique et permettre à chaque acteur de connaître, gérer et
approvisionner son stock au travers d’interfaces faciles à utiliser et limitant les erreurs.

Le projet doit pour l’instant se présenter sous la forme d’un pilote qui pourrait être développé,
aussi bien du point de vue technique (fonctions du programme, établissement de
prévisionnels…) que caractéristique (extension de la gamme de fournisseurs, de produits, de
clients…).

Le second projet organisationnel porte sur la mise en


place d’un partenariat avec l’association Tremplin 95
qui propose aux entreprises les services d’intérimaires
en réinsertion professionnelle. En effet, le responsable
souhaiterait avoir un recours rapide et de qualité en cas
d’absence ou du congé de l’un des agents opérant sur
les selfs service des écoles.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -7- Organisation d’un restaurant scolaire
2. Mettre en place les projets

2.1. L’outil de gestion des stocks

2.1.1. Entretien avec le responsable technique

Afin de cerner les attentes du directeur du service technique un entretient a été réalisé.

En voici le verbatim :

Entretien entre S.Dumas (SD) et G.Magnot (GM), directeur des services technique

Verbatim
Idée clé

SD : Monsieur Magnot bonjour

GM : Bonjour Simon

SD : Alors, si nous nous retrouvons aujourd’hui c’est parce que


vous avez constaté un manque de suivi dans la gestion des
stocks, notamment au niveau des restaurants scolaires.

GM : Effectivement. Depuis mon arrivé, j’ai pu constater que les


agents des cantines scolaires ont pris l’habitude de réclamer les
produits et accessoires d’entretiens de vive voix à leur responsable
qui transmet cette demande sur papier à la première personne de la Mauvaise
mairie qu’il croise et lui demande de me la faire passer. Je suis donc organisation
obligé de récapituler ces demandes dans un tableau, de rechercher
les prix et les références avant de transmettre la commande au
fournisseur.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -8- Organisation d’un restaurant scolaire
SD : Oui, ce n’est pas très pratique, surtout pour vous.

GM : Pas seulement pour moi. Prenons l’exemple d’un flacon de


produit vaisselle : les agents sur place ne vont en chercher un en
réserve que ci le dernier est vide, mais ils ne pensent pas à en
recommander. Aussi, quand ils arrivent à épuisement du stock, ils
m’appellent pour en recommander un…pour tout de suite ! Cette
situation n’est ni facile pour eux, puisqu’ils se retrouvent Problème de praticité
régulièrement en rupture de stock, ni pour moi puisque je dois
m’arranger pour les livrer au plus vite, ni pour mon technicien qui
doit arrêter ce qu’il fait pour faire le coursier. D’autant que le
technicien qui va chercher quelque chose dans la réserve principale,
ne prend pas le temps de le noter…alors imaginez ce flacon
multiplié par le nombre de produit, par le nombre d’école….

SD : C’est vrai que ça devient vite ingérable, et il ne s’agit là


que des flux physiques. Qu’en est-il des flux financiers ?

GM : Au niveau du budget, c’est aussi le capharnaüm… Je ne fais


mon budget prévisionnel que sur les factures fournisseur de l’année Problème de budget
précédente. Je ne connais que la consommation réelle de mes stocks
et ne peux par faire le rapport avec la consommation théorique.

SD : Vous m’avez donc demandé de réfléchir à la mise en place


d’un outil informatique qui faciliterai et homogénéiserait les
commandes et la gestion des stocks. Quelles fonctionnalités vous
intéresseraient ?

GM : Déjà, il me semble indispensable d’avoir une base de données


des produits. J’ai pu constater que certains produits changeaient
d’une structure à l’autre et je souhaiterais que chaque école utilise Besoin de base de
le même produit et dans le même format. Il est aussi important que données
les agents utilisent les produits de la même façon.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT -9- Organisation d’un restaurant scolaire
SD : De la même façon, c'est-à-dire ?

GM : C'est-à-dire qu’un flacon prévu pour 300 utilisations doit faire Besoin
plus ou moins 300 utilisations. J’ai constaté que pour la même d’harmonisation de
surface et le même délai, l’école de TU utilisait presque deux fois la consommation
plus de nettoyant sol que l’école des Haut Prés.

SD : Très bien. Vous me parliez tout à l’heure du système des


commandes. Comment voudriez-vous les recevoir ?

GM : Et bien je pense qu’en ces temps de nouvelles technologies, Désir d’utiliser les
on pourrait se mettre à Internet. L’idéal serait que je reçoive les NTIC
commandes par mail aux alentours du 15 de chaque moi. Je pourrai
ainsi les comparer avec les commandes théoriques et faire mes
estimations prévisionnelles futures.

SD : D’accord. Je récapitule : Vous souhaitez un outil


informatique qui vous permettrait d’avoir une connaissance
théorique en temps réel de votre stock, aussi bien d’un point de
vue physique que financier. Il doit vous faciliter
l’enregistrement des commandes en évitant d’avoir à
rechercher les références à chaque fois. J’ai aussi noté qu’il doit
permettre d’harmoniser l’utilisation au sein des différentes
écoles. C’est bien ça ?

GM : Tout à fait, si je pense à d’autres choses, je vous le ferai


savoir de toute façon.

SD : Très bien. De mon côté, je vais mettre au point un


questionnaire pour les agents afin de déterminer l’organisation
qui leur conviendrait le mieux et qui serait en adéquation avec
vos attentes et je vous proposerai une maquette d’ici une
semaine.

GM : C’est bon pour moi, merci de vous occuper de ça Simon,


parce que je n’ai vraiment pas le temps et c’est un truc auquel je
pense depuis pas mal de temps.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 10 - Organisation d’un restaurant scolaire


SD : Je vous en pris monsieur, je m’y mets tout de suite.

GM : Merci, à tout à l’heure,

SD : A tout à l’heure

2.1.2. Questionnaire aux agents

Afin de cerner les attentes des agents, un questionnaire leur a été remis.

Voici les questions posées ainsi qu’un descriptif de leur intérêt.

Questions Intérêt

Nom – Prénom – Fonction Identifier la personne interrogée.

Rencontrez-vous des problèmes quant à la Vérifier que le système actuel ne correspond


disponibilité de produits d’entretien ? pas à l’agent. Sinon, lui expliquer l’intérêt de
tels changements.

Vérifier que les problèmes sont identifiés de


Si « oui », quels sont ces problèmes ? la même manière par les agents et la
hiérarchie.

A votre niveau, de quelle manière Savoir (indirectement) si la gestion


voudriez-vous gérer vos commandes ? informatique convient aux personnes, et
récupérer des idées.

Connaissez-vous la méthode d’utilisation Evaluer que les agents savent utiliser les
de chaque produit ou travaillez-vous produits de la bonne manière et en bonne
« au nez » ? quantité.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 11 - Organisation d’un restaurant scolaire


Le projet devant être mis en place à l’école de TU dans un premier temps, ces quelques
questions ont été posées à trois agents y travaillant ainsi qu’à la personne en charge du
personnel sur cette unité.

Les réponses apportées sont retranscrites (réécrites) ci-après :

 Sanchez Ania, Agent d’entretiens

Questions Réponse

Rencontrez-vous des problèmes quant à la Oui


disponibilité de produits d’entretien ?

Comme les chariots sont réapprovisionnés le


lundi, on manque souvent de produit en fin
de semaine. Surtout quand il n’y en a plus en
Si « oui », quels sont ces problèmes ? réserve. J’ai pris l’habitude de réclamer avant
que mes produits soient vide pour ne pas
tomber « en rade », mais du coup, les
collègues viennent souvent m’en réclamer
alors on coupe à l’eau et on partage.

Moi, je note tout ce que je n’ai pas sur une


A votre niveau, de quelle manière feuille et je la remets à madame Alouie mais
voudriez-vous gérer vos commandes ? comme je fais aussi les classes le soir et
quelle n’est pas là, je la laisse sur le plan de
travail du self et elle la récupère le
lendemain. Ce serait peut-être mieux si on
avait une feuille générale sur un tableau. On
pourrait toutes notés ce dont on a besoin et
les feuilles ne se perdraient pas…

Connaissez-vous la méthode d’utilisation


de chaque produit ou travaillez-vous Non plus au nez. Ce n’est pas compliqué. Un
« au nez » ? petit peut de produit et de l’eau.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 12 - Organisation d’un restaurant scolaire


 Cisse Fatou, ATSEM

Questions Réponse

Rencontrez-vous des problèmes quant à la


disponibilité de produits d’entretien ? Non, moi je ne travaille qu’au self et c’est
madame Alouie qui s’occupe des stocks donc
quant on manque de quelque chose, on lui
demande et elle appelle la mairie. En
Si « oui », quels sont ces problèmes ? attendant, on peut utiliser d’autres produits
pour dépanner.

A votre niveau, de quelle manière


Je ne sais pas, je ne m’en occupe pas.
voudriez-vous gérer vos commandes ?

Connaissez-vous la méthode d’utilisation Nan plus au nez. Ce n’est pas compliqué. Un


de chaque produit ou travaillez-vous petit peut de produit et de l’eau.
« au nez ? »

 Dufour Philippe, Cuisinier

Questions Réponse

Rencontrez-vous des problèmes quant à la Oui


disponibilité de produits d’entretien ?

Le manque de réactivité de ceux qui doivent


Si « oui », quels sont ces problèmes ? nous livrés. Je pense toujours à prévoir ce qui
va me manquer mais les livraisons se font
toujours en retard.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 13 - Organisation d’un restaurant scolaire


Comme je le fais maintenant. Je fais la
A votre niveau, de quelle manière demande à Christine et elle commande. Le
voudriez-vous gérer vos commandes ? problème c’est qu’il faut penser à livrer. Je
ne peux pas faire ma plonge à l’eau tout de
même.

Connaissez-vous la méthode d’utilisation Comme je n’utilise que les produits de


de chaque produit ou travaillez-vous plonge, je sais quelle quantité je dois utiliser.
« au nez » ? Ce n’est pas compliqué.

 Alouie Christine, Responsable Self

Questions Réponse

Rencontrez-vous des problèmes quant à la Oui


disponibilité de produits d’entretien ?

C’est moi qui vérifie les stocks et


réapprovisionne les chariots pour les agents
d’entretien. Parfois, entre le moment où je
commande et le moment ou l’on reçoit les
Si « oui », quels sont ces problèmes ? produits, on se retrouve en rupture de stock,
alors il faut improviser. Il arrive aussi que les
agents eux même oublient de me prévenir
alors je dois appeler monsieur Magnot pour
qu’il nous livre rapidement.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 14 - Organisation d’un restaurant scolaire


Pour l’instant, j’ai une feuille avec une grille
et je la rempli au fur et à mesure. Quand la
feuille est pleine, je la fait passer en mairie,
mais c’est vrai qu’entre le premier produit
que j’écris et le moment où je donne la
A votre niveau, de quelle manière feuille, il se passe un certain temps. J’essaye
voudriez-vous gérer vos commandes ? quand même d’avoir un stock de secour mais
ce n’est pas toujours suffisant.
On a un ordinateur dans la salle de garderie
attenante au self mais pas d’imprimante donc
je ne peux pas le faire directement dessus
mais ce serait certainement une bonne
solution. Ce serait plus propre au moins...

Comme j’ai plutôt un poste d’encadrement,


Connaissez-vous la méthode d’utilisation je n’utilise pas vraiment les produits. Mais je
de chaque produit ou travaillez-vous suppose que les agents les utilisent
« au nez » ? correctement.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 15 - Organisation d’un restaurant scolaire


2.1.3. Schéma d’approvisionnement des produits :

Schématiser l’approvisionnement en produits d’entretien permet de définir chaque étape et de


mettre en place un processus correspondant à chacun des acteurs.

Les croix rouge représentent les moments ou le nouvel outil doit être utilisé :

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2.1.4. Conclusion sur la mise en place de l’outil de gestion des
stocks :

Grâce à ces études préalables, nous avons une idée générale des attentes de la hiérarchie
comme des attentes des agents. La coupe schématique ci-après montre bien que le ressenti
quant aux problèmes de gestion des stocks est majoritairement mauvais.

33,33%

66,67%
:(
:)

Coupe shématique du ressenti

En conséquence, le projet de mise en place du nouveau système se poursuit avec la


participation de toutes les personnes impliquées.

Cet outils devant utiliser les ressources informatiques tout en étant facilement utilisable par
tout un chacun, il a donc été décidé de le réaliser sur tableur.

Le fait de développer cet outil sur tableur permettra de remplir les tâches principales de calcul
des stocks.

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Afin de remplir les autres fonctions demandées, la possibilité retenue a été de développer de
Macros.

Le projet sera donc créer en VBA Excel. Il convient donc de présenter Le Visual Basic For
Applications et plus particulièrement les macros Excel.

Qu’est ce que Excel ? (Source : Wikipédia)

Microsoft Excel, dont le nom officiel actuel est Microsoft Office Excel, est un tableur de la
suite bureautique Microsoft Office qui est écrite et distribuée par l'éditeur Microsoft ; il est
destiné à être utilisé sur des plateformes Microsoft Windows ou Macintosh Mac OS X.

Pour en savoir plus : http://www.microsoft.com/france/office/2007/logiciels/excel/overview.mspx

Qu’est ce que les macros ? (Source : Wikipédia)

On peut considérer les produits Microsoft Office sous deux angles de vue. L'angle de
l'utilisateur qui se servira du logiciel pour accomplir un certain nombre de tâches afin d'arriver
à un certain résultat. Et l'angle de l'informaticien, qui pour certains, voient en MS Office une
véritable plateforme de développement. En effet, les macros sous Excel (mais aussi Word,
Access, PowerPoint, ...) possèdent une partie sous-jacente qui permet de contrôler entièrement
l'application grâce au langage Visual Basic for Applications.
Dans un premier niveau, ces Macro-commandes permettent de mettre, sous la forme de lignes
de commande, des tâches longues et/ou répétitives. Mais dans un deuxième, la puissance du
langage permet, à l'aide de certaines bibliothèques de composants (Windows ou .NET par
exemple), de créer de véritables applications dont Excel (ou Word ou Access) ne seraient que
les interfaces graphiques.

Pour en savoir plus : http://www.conseil-reation.com/informatique/bureautique/excel/macro.php

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Programmation

Une caractéristique très intéressante de Microsoft Excel est celle de pouvoir écrire du code à
travers le langage Visual Basic pour application. La rédaction du code (procédures, fonctions
et macros) s'effectue dans un éditeur indépendant du classeur : Visual Basic Editor (VBE).
L'exploitation du classeur et de son contenu peut alors s'effectuer en utilisant des objets. Le
code issu de procédures ou de fonctions peut être exécuté directement ou à partir de la feuille
de calcul ciblée ou depuis un contrôle posé sur une feuille ou sur une fenêtre sous forme de
formulaire (UserForm). On peut donc écrire, modifier, déplacer, copier ou agir avec une
multitude de possibilités sur le contenu des feuilles de calcul (données et graphiques) et ce, de
façon instantanée. Chaque feuille de calcul peut devenir une véritable interface en parfaite
homogénéité avec le code qui la supervise ou qui gère ses calculs

Qu’est ce que le langage VBA ? (Source : Wikipédia)

Visual Basic for Applications (VBA) est une implémentation de Microsoft Visual Basic qui
est intégrée dans toutes les applications deMicrosoft Office, dans quelques autres applications
Microsoft comme Visio et au moins partiellement dans quelques autres applications
comme AutoCAD, WordPerfect et MicroStation. Il remplace et étend les capacités des
langages macro spécifiques aux plus anciennes applications comme le langage WordBasic
intégré à une ancienne version du logiciel Word, et peut être utilisé pour contrôler la quasi-
totalité de l'IHM des applications hôtes, ce qui inclut la possibilité de manipuler les
fonctionnalités de l'interface utilisateur comme les menus, les barres d'outils et le fait de
pouvoir personnaliser les boîtes de dialogue et les formulaires utilisateurs.
Comme son nom l'indique, VBA est très lié à Visual Basic (les syntaxes et concepts des deux
langages se ressemblent), mais ne peut normalement qu'exécuter du code provenant
d'une application hôte (et non pas d'une application autonome). Il peut cependant être utilisé
pour contrôler une application à partir d'une autre (par exemple, créer automatiquement un
document Word à partir de données Excel).
Le paragraphe ci-dessus appelle application hôte une application embarquée dans un
document, c'est-à-dire un ensemble de macros.
VBA est fonctionnellement riche et extrêmement flexible, mais il possède d'importantes
limitations, comme son support limité des fonctions de rappel (callbacks), ainsi qu'une gestion
des erreurs archaïque, utilisation de handler d'erreurs en lieu et place d'un mécanisme
d'exceptions.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 19 - Organisation d’un restaurant scolaire


Même si ces limitations rendent ce langage très peu utilisé par les développeurs
informaticiens soucieux d'utiliser des outils avant tout performants, sa simplicité et sa facilité
d'accès ont séduit certaines professions notamment dans la finance.

L'enregistreur de macro sous Microsoft Excel (Outils / Macro / Nouvelle Macro) permet de
générer facilement du code VBA dans une procédure.
Toute la séquence d'action effectuée entre le début et la fin de l'enregistrement est enregistré
dans une procédure VBA, qui pourra être réexécutée à l'identique. Il est possible de modifier
ce code ou de programmer directement dans la VBE (Visual Basic Editor : Outils / Macro /
Visual Basic Editor).
Les principales collections d'objets du tableur Excel sont WorkBook (classeur), Sheets (feuille
de calcul) et Range (cellules). Elles sont utilisables selon une hiérarchie descendante :

 Workbooks("Année2006").Sheets("Mars").Range("B2") désigne la cellule B2 de la feuille


Mars du classeur Année2006
 Sheets("Mars").Range("B2") du classeur actif (ouvert et affiché)
 Range("B2") de la feuille active
Une fois un objet désigné :
une méthode peut lui être appliqué (NomObjet.NomMéthode) : Range("B2").Select
sélectionne la cellule B2...

 ses propriétés (NomObjet.Propriété) peuvent être consultées ou modifiées (affection


NomObjet.Propriété=valeur) ; des propriétés courantes sont Visible (à utiliser avec True et
False pour afficher ou masquer), Value (valeur d'une cellule), Count (nombre de cellules
d'une page, de feuilles de classeur...).
Les références aux cellules peuvent être :

 absolues : Range("B2") désigne la cellule B2 de la feuille active


 relatives à la cellule d'origine : ActiveCell.Offset (2,-1) désigne la cellule située 2 lignes
plus bas (- pour plus haut) et une colonne à gauche (+ pour à droite) de la cellule active.
Microsoft Excel permet de créer des fonctions personnalisées programmées en code VBA et
placées dans un module. Elles sont ensuite accessibles dans la bibliothèque de fonction
(Insertion / Fonction / Personnalisée) :
Function NomFonction (Argument1, Argument2 As TypeDonnées, Optional
Argument3=valeur_defaut) ...(actions programmées) NomFonction = valeur renvoyée End
Functiona
Ces fonctions peuvent recevoir des arguments en entrée, dont le type peut être spécifié
(Argument2 ci-dessus) ou qui peuvent être optionnel, avec une valeur par défaut (Argument3
ci-dessus). Pour en savoir plus : http://www.info-3000.com/vbvba/index.php

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2.2. Les contrats d’intérim avec Tremplin 95

2.2.1. Présentation de l’association

Tremplin 95 est une association intermédiaire, donc à but non lucratif. Elle a été créée en
1989 et contribue à l’insertion sociale et professionnelle.

La mission de l’association est de servir d’intermédiaire entre les demandeurs d’emploi et les
employeurs potentiels :

 Particuliers
 Artisans, commerçants, entreprises
 Collectivités
 Associations
 Copropriétés

Fiche descriptive de l’association

INFORMATIONS SUR LA STRUCTURE


DONNEES SUR L’INSERTION
Type de structure
Association Intermédiaire Nombre de salariés en insertion
Environ 200 en 2004, soit 27 équivalent temps plein
Statut juridique
Association de loi 1901 Public concerné
Tout public en insertion (demandeurs d’emploi,
Date de création allocataires du RMI, allocataires de l’ASS…)
1989
Zone de recrutement
Nombre de salariés permanents Attainville, Baillet en France, Belloy en France ,
7 Bouffémont, Domont, Ecouen, Ezanville, Groslay, Le
Mesnil-Aubry, Le Plessis-Gassot, Maffliers,
Moisselles, Montsoult, Piscop, Saint-Brice-sous-Forêt,

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PARTENAIRES ET RESEAUX Villaines sous Bois, Villiers le sec…

Partenaires opérationnels Modalités de recrutement


ANPE ; AGEFOS-PME ; Centres Communaux Réunion d’information collective avec les personnes
d’Action Sociale ; Circonscriptions d’Action adressées par les partenaires (ANPE, services
Sociale ; Missions Locales ; Géode ; Plaine de sociaux…) ou qui se présentent directement. Inscription
Vie et autres associations pour l’insertion et la administrative et entretien individuel approfondi.
formation Géode ; CODESS ; CPCV ; Ménage
Service d’Amiens ; Plaine de Vie ; AMI Services Contrat et durée proposés
CDD d’usage
Partenaires financiers
DDTEFP ; DDASS ; Conseil Général ; Conseil Encadrement technique
Régional ; Fonds Social Européen ; Communes Un tuteur bénévole accompagne le salarié en insertion
le premier jour de sa mission.
Réseaux d’appartenance
VOIE ; Fédération COORACE Ile-de-France ; Accompagnement socio-professionnel
GIDAD ; RPEI ; Association des Entreprises Entretiens individuels sur le parcours du salarié, son
Domontoises projet professionnel, ses difficultés. Appui et
orientation pour résoudre des problèmes périphériques
à l’emploi (santé, logement…). Ateliers de techniques
de recherche d’emploi.

Formation
Ateliers de formation en interne : ménage, repassage,
gestes et postures. Possibilité de formation pré-
qualifiante en externe, dans le secteur de l’aide à
domicile.

2.2.2. Comment ça marche ?

Pour un employer qui cherche de la main d’œuvre :

 Aucune démarche administrative


 Crédit d’impôt à hauteur de 50% d’heures facturées en ménage ou jardinage
 Possibilité de payer par CESU

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Qu’est ce que le CESU ? (Source : Wikipédia)

Le chèque emploi service universel, couramment connu sous l'acronyme CESU, est un moyen
de contractualisation et de paiement utilisé dans les emplois de services à la
personne en France. Sa mise en place constitue l'une des mesures phares de la loi n° 2005-841
du 26 juillet 2005 relative au développement des services à la personne (Plan Borloo). Le
CESU est en vigueur depuis le 1er janvier 2006.
Ses atouts sont théoriquement sa facilité, sa sécurité d'utilisation, les larges possibilités de
cofinancement et les avantages fiscaux et sociaux importants qui lui sont associés. Le CESU
peut être utilisé par les particuliers soit pour employer un salarié à domicile, soit pour payer
un intermédiaire (association ou société de service) qui emploie un salarié intervenant à
domicile. Ces deux modes d'utilisation du CESU doivent se comparer à un troisième :
l'emploi informel, le travail au noir généralement non déclaré.
L'avantage économique du CESU pour un emploi en direct est donc incertain compte tenu du
poids des cotisations sociales, et des démarches administratives. Il est en effet nécessaire de
gérer le cofinanceur éventuel, le centre CESU à l'Urssaf, la banque, la déclaration d'impôt et
de connaître les obligations légales de tout employeur. C'est encore plus compliqué s'il faut
prendre en charge l'inscription du salarié auprès du CRCESU, puisqu'il faut alors obtenir
l'agrément du salarié, du CRCESU et de la banque du salarié. Enfin pour pouvoir l'utiliser le
particulier employeur doit autoriser l'Urssaf à prélever les cotisations sociales directement sur
son compte bancaire.
Le CESU répond donc à une volonté de professionnaliser le secteur des services à la personne
en favorisant le développement des intermédiaires.

Pour un demandeur d’emploi :

 Service d’aide à la recherche d’emploi


 Missions coutes de travail
 Suivi individuel

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 23 - Organisation d’un restaurant scolaire


2.2.3. Le but recherché au sein de la collectivité

Comme évoqué précédemment, il a été constaté un problème quant au remplacement des


agents absents (il serait intéressant dans un projet futur de déterminer les taux et raison de
l’absentéisme des agents afin de réduire ces absences d’une part et le turn-over sur certaines
unités d’autre part).

Le but de la mise en place d’un contrat d’entreprise entre la mairie et l’association serait
d’avoir un recourt rapide pour remplacer les agents.

Tremplin 95 propose du personnel formé dans les milieux spécifiques du bricolage, du


ménage, de la lingerie, de la manutention, de la garde d’enfant et du jardinage. Le contrat
passé permettrait donc de palier au besoin de personnel non seulement au niveau des
restaurants scolaires mais aussi sur d’autres services de la commune.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 24 - Organisation d’un restaurant scolaire


Partie 2 : Concrétiser les projets
1. L’outil de gestion des stocks

Comme prévu, l’outil est créé sur Excel. L’évolution de la programmation serait difficile à
mettre sur feuille. Il sera donc présenté ci-après les différents écrans de l’application ainsi que
leurs fonctions et les indications d’utilisation.

Vous pouvez télécharger la version 1.1 de cet outil et l’essayer librement à l’adresse suivante :

NB : Le créateur (Simon Dumas) vous assure de la sécurité des macros et du non-risque lié à
leur utilisation.

1.1. Préface

MonStock est une application développée en Visual Basic Excel. Cela signifie que Microsoft
Office et plus particulièrement Excel et Word doivent être installés sur votre ordinateur.

MonStock permet de gérer facilement les stocks (il se limite pour l’instant aux stocks de
produits d’entretien et ne référence qu’un seul fournisseur et quelques produits. Aussi,
l’interface n’est pour l’instant créée qu’au niveau des commandes partant du responsable
d’unité, les fonctionnalités au niveau du responsable technique sont à peut prêt équivalentes).

Voici les fonctionnalités qu’offre l’application :

 Visibilité des références,


 Visibilité du stock théorique en temps réel,
 Commande de produits,
 Ajustement du stock théorique par rapport au stock réel (in, out)

Les fonctionnalités de cette application sont évolutives et d’autres fonctionnalités peuvent être
apportées.

Si vous commencez à utiliser MonStock, il se peut que vous rencontriez certains bugs ou que
l’application doive être paramétrée pour fonctionner avec votre système. Si tel est le cas,

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 25 - Organisation d’un restaurant scolaire


n’hésitez pas à contacter le service technique de la mairie qui a reçu les informations de
dépannage.

Ce mode d’emploi a pour but de vous aider dans la prise en main de MonStock. Il présente les
différents écrans et leurs fonctionnalités. N’hésitez pas à vous y référer à tous moment.

1.2. Utilisation

1.2.1. Première utilisation :

Les projets VBA peuvent contenir


des codes dangereux pour votre
ordinateur. Aussi, Excel vous
demandera systématiquement si vous
souhaitez « activer les macros ».
MonStock fonctionnant grâce à des
macros, vous devez obligatoirement
les activer pour pouvoir utiliser
l’application.

MonStock est un projet VBA signé numériquement. Cela signifie que son auteur vous assure
que son code n’est pas dangereux. Dans ce cas, la fenêtre ci-contre apparait à la première
utilisation du programme. Une fois que vous aurez accepté de « faire confiance » au projet,
Excel ne vous posera plus la question et activera automatiquement les macros.

1.2.2. Les écrans

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 26 - Organisation d’un restaurant scolaire


1.2.2.1. L’écran d’accueil

Voici l’écran d’accueil de l’application. N’oubliez pas que pour fonctionner, il est nécessaire d’activer les
macros (Cf : Préface)

1 : L’application calcule elle-même la date à laquelle la prochaine commande sera envoyée

2 : Grâce au bouton « commander », vous accéder à l’écran de commande instantanée. Un module de


commande sera disponible et il vous permettra d’ajouter des produits à votre panier

3 : L’application calcule elle-même la date à laquelle la prochaine livraison aura lieu

4 : Le bouton « Prochaine livraison » vous donne accès à votre panier et vous permet de connaitre le
contenu de votre prochaine commande

5 : Permet de connaitre la date de la dernière mise à jour du listing produit. La mise à jour doit être faite
sur demande du responsable technique. Il envoit le document nécessaire et l’utilisateur n’a qu’à le
sélectionner dans sont explorateur Windows pour que la MAJ se fasse automatiquement.

6 : Ouvre l’explorateur et cherche le fichier de MAJ produits

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 27 - Organisation d’un restaurant scolaire


1.2.2.2. Le bon de commande instantanée

Lorsque, depuis la page d’accueil, vous cliquez sur le bouton « Commander, vous arrivez directement
sr le bon de commande instantanée. Ce bon de commande est par définition toujours vide. Un module
vous permet d’ajouter des produits à ce bon de commande.

Il est présenté en premier lieu les 4 composants principaux de ce bon de commande.

1 : Le numéro de commande est automatiquement créer et incrémenté de façon automatique chaque moi.
A chaque école correspond un code et un numéro de commande

2 : Renseigne la date à laquelle les produits commandés seront livrés

3 : Le montant total du bon de commande instantanée est renseigné ici

4 : Le bon de commande ne comprend que les informations nécessaires à la commande et les renseigne
automatiquement lorsqu’un produit est ajouté au panier.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 28 - Organisation d’un restaurant scolaire


1.2.2.2.1. Comment commander ?

En cliquant sur le bouton « commander », le bon de commande s’affiche. Celui ci est vierge et
ne contient aucune information.

La commande se fait au travers d’une interface simplifiée e qui reprend le lifting des produits.

La fenêtre de commande se
compose de deux menus
déroulants, d’une zone de
nombre, d’un espace
d’information et de deux
boutons

Le premier menu déroulant


permet de sélectionner la
catégorie de produit. Choisir
en premier lieu la catégorie
permet d’effectuer un tri
préalable dans le listing de
produits

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 29 - Organisation d’un restaurant scolaire


Le second menu déroulant
permet de choisir le produit.
Seuls les produits de la
catégorie présélectionnée
s’affichent

Lorsque le choix du produit


est fait, les informations de
conditionnement (qui aident
à la commande) apparaissent

Une fois la quantité


renseignée (elle est en
rapport avec le
conditionnement du produit),
il ne reste qu’à cliquer sur le
bouton « ajouter au panier ».
Le produit s’ajoute alors au
bon de commande avec les
informations utiles (quantité,
dénomination, référence,
PUHT, PTHT)

En cliquant sur « Envoyer la commande » le panier est transféré dans le récapitulatif de


la prochaine livraison (Cf : Prochain écran) avant d’être envoyé au service technique.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 30 - Organisation d’un restaurant scolaire


1.2.2.3. Le panier (prochaine livraison)

En cliquant sur le bouton « Prochaine livraison » de la page d’accueil, l’utilisateur peut


visualiser le contenu du panier qui lui sera livré à la date renseigné.

Le bon de commande général sera envoyé automatiquement au service technique le 16 de


chaque mois et sera remis à 0 jusqu’à l’ajout de nouveaux produits par le bouton
« Commander »

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 31 - Organisation d’un restaurant scolaire


1.2.2.4. La réserve

En cliquant sur le bouton « Stock de a page d’accueil, l’utilisateur peut consulté le stoxk
théorique en temps réel.
Un code couleur permet de repérer le produits qui doivent (théoriquement) impérativement
être commandés avant la prochaine date limite de commande (en rouge) et ceux qui doivent
impérativement être commandés avant la date limite de commande M+1 (en orange)

1 : Affiche tout le stock

2 : Affiche les produits en « zone orange »

3 : Affiche les produits en « zone rouge »

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 32 - Organisation d’un restaurant scolaire


1.2.2.5. Le listing produits

L’écran « listing produit » n’est accessible que par la responsable technique et c’est ce dernier
qui le renseigne. Il contient toutes les informations relatives à chaque produit et qui sont
réutilisées dans l’application.

Les informations peuvent être librement modifiées et l’utilisateur n’aura qu’à mettre à jour ce
listing grâce au bouton « MAJ » du listing produit.

Les informations sont reprises de la fiche technique de chaque produit. Par conséquent, le
nombre d’utilisation est théorique et permet de d’établir le stock théorique.

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1.3. Conclusion de la création de l’outil

L’outil de gestion des stocks a été mis en place au sein de l’unité de TU. L’interface
spécifique au responsable technique reprends les mêmes écrans que celle destinée aux unités
avec pour différences

 Elle permet de fusionner les différents bons de commande


 Elle garde une trace de toutes les commandes passées et permet le contrôle. On peut
ainsi évaluer les unités qui commandent plus, pas assez, ou plus que les autres. Cela
permet les actions correctives auprès de ces unités.
 Elle permet de modifier les informations du listing produit et de l’envoyer aux unités
concernées
 Elle permet d’ajouter des références au listing produit ainsi que de nouveaux
fournisseurs.
 Elle gère le stock théorique de chaque unité
 Elle gère le stock théorique et les besoins théoriques d’approvisionnement du service
technique (toutes unités confondues + réserve)

Le système à été lancé le 26 mai de 2010 et le personnel a été formé « en live » sur son
utilisation.

Les premières impressions des agents sont plutôt bonnes et la formation à été appréciée à
100%

Les premières impressions du responsable technique sont également bonnes. En effet, ses
attentes sont respectées :

 Une procédure de commande des produits a été mise en place


 Le système évite la perte de temps car chaque produit est traité avec toutes les
informations le concernant
 Le responsable technique n’a plus a recopier les demandes puisque le bon de
commande général est créer automatiquement.
 Le système évite les ruptures de stock
 Il permet (après un certain temps d’utilisation pour avoir les données), de réaliser les
budgets.
 Le système utilise l’outil informatique

Le système ne sera satisfaisant que dans utilisation sur la durée, ainsi, une étude sera mise en
place ultérieurement et des actions correctives pourront être apportée. Les fournisseurs, les
produits et les unités utilisant le produit pourront alors s’élargir à l’ensemble des catalogues et
des écoles.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 34 - Organisation d’un restaurant scolaire


2. Le contrat d’intérim

Madame Vijouix est la responsable de l’association pour la zone nord du val d’Oise. Elle a
donc été rencontrée pour la mise en place des dispositions relatives au contrat.

Les modalités ne sont pas diversifiées puisqu’il n’existe qu’un type de contrat. Celui-ci est
directement signé avec Tremplin 95 et représente un accord de un an durant lequel, les agents
spécialisés seront mis à disposition.

Le responsable technique peut appeler l’association à n’importe quelle moment et elle assure
l’arrivée d’un employé dans les deux heures.

Le contrat ne concerne pour l’instant que le remplacement d’employés de cantine.

La rémunération est de 8,85€ brut et 18,90€ net.

Pour chaque vacation, un relevé d’heure sera renseignée, et une facture éditée en
conséquence.

Ces différents documents se trouvent en annexe.

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 35 - Organisation d’un restaurant scolaire


3. Conclusion Générale

Après avoir étudié les attentes de la hiérarchie et de l’équipe, il a été constaté que des
problèmes se situaient bien au niveau de la gestion des stocks.

De problèmes tels que la rupture de stock, le manque d’organisation, le manque de système


d’information quant aux produits, la non connaissance du rendement de chaque produits, ne
permettaient pas une bonne gestion des stocks.

Une fois le système créer et mis en place. Une formation a été faite aux équipes qui ont très
bien accueillies le projet.

Les problèmes rencontrés à ce niveau là ne sont pas encore résolus, il convient encore
d’analyser les retombés de ce système et d’y apporter le cas échéant des mesures correctives.

Le problème de manque de personnel en l’absence d’un agent a quant à lui été réglé bien plus
facilement. Un simple contrat a permis de remédier à la situation et la première vacation s’est
très bien passée

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 36 - Organisation d’un restaurant scolaire


Table des matières
Organisation d’un restaurant scolaire

Remerciements 2

Résumé 3

Partie I : Identifier un besoin 5

1. Contexte 5

1.1. La ville et les écoles 5

1.2. La mission 7

2. Mettre en place un projet 8

2.1. L’outil de gestion des stocks 8

2.1.1 Entretiens avec le responsable technique 8

2.1.2 Questionnaire aux agents 11

2.1.3 Schéma d’approvisionnement des produits 16

2.1.4 Conclusion sur la mise en place de l’outils de gestion des stocks 17

2.2.Le contrat d’intérim 21

1.2.1 Présentation de l’association 21

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 37 - Organisation d’un restaurant scolaire


1.2.2 Comment ça marche ? 22

1.2.3 Le but recherché au sein de la collectivité 24

Partie II : Concrétiser les projets 25

1. L’outil de gestion des stocks 25

1.1. Préface 25

1.2. Utilisation 26

1.2.1 Première utilisation 26

1.2.2 Les écrans 26

1.2.2.1 L’écran d’accueil


27

1.2.2.2 Le bon de commande instantanée


28

1.2.2.2.1 Comment commander ?


29

1.2.2.3 Le panier
31

1.2.2.4 La réserve
32

1.2.2.5 Le listing produits


33

1.3. Conclusion sur l’outil de gestion des stocks 34

2. Le contrat d’intérim 35

3. Conclusion générale 36

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 38 - Organisation d’un restaurant scolaire


Table des matières 37

Index des Annexes 39

Annexes 40

Simon Dumas – Licence 3 Sciences de Gestion HT - 39 - Organisation d’un restaurant scolaire


Index des annexes
Organisation d’un restaurant scolaire

Contrat de mise à disposition – Association Tremplin 2

Relevé d’heure – Association Tremplin 3

Facture type – Association Tremplin 5

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Annexe 1
Contrat de mise à disposition

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Annexe 2
Relevé d’heures

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Annexe 3
Facture type

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