GESTIN DE COMUNICACIONES

Camilo Arias Diego Gmez

CONTROL DE VERSIONES
Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo
Camilo
1.0 Diego Gmez Diego Gmez 04-06-2016 Versin 2.0
Arias

NOMBRE DELPROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Soluciones elctricas DC S.A. SE

COMUNICACIONES DEL PROYECTO: ESPECIFICAR LA MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIN DE COMUNICACIONES:

CUAL ES EL FORMATO PARA LOS INFORMES? CUANTOS CANALES HAY? CUAL ES LA
TECNOLOGIA ESPECIFICA?
El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1. Hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto.
2. Hay una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin de los
stakeholders.
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales.

La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos:
1. Identificacin y clasificacin de stakeholders.
2. Determinacin de requerimientos de informacin.
3. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
5. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
6. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones.

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GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN:
Guas para Reuniones. - Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:

1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.

2. Se debe empezar puntual.
3. Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los
procesos grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de controversias.
4. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de
anotador (toma nota de los resultados formales de la reunin).
5. Se debe terminar puntual.
6. Se debe emitir un Acta de Reunin (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los
participantes (previa revisin por parte de ellos).

Guas para Correo Electrnico. - Todos los correos electrnicos debern seguir las siguientes pautas:

1. El asunto de los correos electrnicos deber empezar con la frase P. inventa .

2. Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto de la empresa y los proveedores debern
ser enviados por el gerente del proyecto, para establecer una sola va formal de comunicacin
con el Cliente.
3. Los enviados por los proveedores y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto de la
Empresa debern ser copiados al gerente del proyecto (si es que stos no han sido considerados
en el reparto), para que todas las comunicaciones con los proveedores estn en conocimiento de
los responsables de la parte contractual.
4. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto de la Empresa, debern ser
copiados a la lista de socios, ingenieros administrativos, recursos humanos que contiene las
direcciones de los miembros, para que todos estn permanentemente informados de lo que
sucede en el proyecto.

Guas para Almacenamiento de Documentos. - El almacenamiento de los documentos del proyecto

deber seguir las siguientes pautas:
1. Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su mquina una
carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde guardar en las sub-carpetas
correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando.
2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deber eliminar los
archivos temporales de trabajo de los documentos y se quedar con las versiones controladas y
numeradas, las cuales se enviarn al gerente del proyecto.
3. El gerente del proyecto consolidar todas las versiones controladas y numeradas de los
documentos, en un archivo final del proyecto, el cual ser una carpeta con la misma estructura
del WBS, donde se almacenarn en el lugar correspondiente los documentos finales del
proyecto. Esta carpeta se archivar en la Biblioteca de Proyectos de la Empresa, y se guardar
protegido contra escritura.
4. Se publicar una Relacin de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.
5. Los miembros de equipo borrarn sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de
informacin y multiplicidad de versiones.
Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos. -
1. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de la Empresa es libre
para todos los integrantes del Equipo de Proyecto.
2. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de la Empresa para otros
miembros de que no sean del equipo del Proyecto requiere autorizacin del gerente del proyecto.
3. El acceso a la informacin del proyecto por parte de personas que no son de la Empresa
requiere autorizacin de Gerencia General, pues esta informacin se considera confidencial,
tanto para la Empresa como para los proveedores.
4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del gerente del proyecto.
5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.

GUAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES:

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1. Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de versiones, el cual se
hace insertando una cabecera estndar con el siguiente diseo:

2. Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la
versin, quien emiti el documento, quin lo revis, quin lo aprob, a que fecha corresponde la
versin, y por qu motivo se emiti dicha versin.

COMO SE CONTROLAN LAS COMUNICACIONES?