CORRESPONDENCIA OFICIAL

Es la comunicacin escrita con su propio estilo que se maneja en las oficinas del gobierno, de
particulares al gobierno, entre funcionarios pblicos y del gobierno a particulares.

Cuando un particular inicia un trmite de esta naturaleza, empieza la formacin de un expediente que
tiene como propsito resolver determinada situacin.

Un expediente se forma por:

-Solicitud
-Providencia
-Dictamen
-Resolucin
-Notificacin
Transcripcin

Solicitud:

Este es el primer paso que se elabora en papel espaol, en original y una copia. Su propsito es solicitar
se le resuelva determinada situacin expuesta en el contexto de la misma.

Providencia:

Este es el segundo paso, se elabora en hojas de papel bond tamao carta u oficio, membretado de la
dependencia gubernamental en donde se est realizando el trmite. Se elabora en original y una copia.

Es la comunicacin escrita del funcionario, por medio de la cual da trmite a una solicitud y en ella
puede mandar a sealar el curso de la gestin, mandar a ratificar, pedir antecedentes, mandar a revisar
el asunto a tratar o solicitar la solucin del caso.

La providencia tambin decide cuestiones de trmite, hacer peticiones, sin embargo, ms se utiliza para
dar informacin breve, sencilla y clara en relacin al asunto que se est tratando.

Dictamen:

Es el tercer paso a seguir, se elabora en hojas membretadas de la dependencia gubernamental donde se

est dando trmite al asunto. Se hace en original y una copia de papel bond, tamao carta u oficio.

El dictamen, prcticamente tiene su origen en relacin a la providencia y contiene las disposiciones,

conclusiones o recomendaciones que emanen de la dependencia gubernamental.

Resolucin:

Este es el cuarto paso a seguir. La resolucin se elabora en hojas tamao carta u oficio, membretadas,
de la dependencia en donde se est gestionando el trmite. Se hace en original y una copia.
Luego de haber analizado el asunto a tratar y de haber emanado conclusiones, recomendaciones, se
procede a analizar y a decir el fondo del asunto, en otras palabras, la resolucin es la decisin que se ha
tomado en relacin al asunto que se est tratando.

En la resolucin entran tres aspectos que deben tomarse en cuenta a la hora de redactar la misma: Los
CONSIDERANDOS, el POR TANTO, y RESUELVE, o sea la decisin final.

Notificacin:

Luego de haberse emitido la resolucin, el paso siguiente es enviar la notificacin en donde se informe
a qu decisin se lleg en relacin al asunto tratado. Es aconsejable que dentro del texto se le
manifieste al interesado si la resolucin que se le ha dado al asunto es definitiva, y qu pasos debe
seguir y a quines debe recurrir, indicando hora fecha y lugar.

La notificacin llega a la casa del interesado por medio del correo. Este documento se hace en papel
bond tamao carta u oficio o formulario impreso que la dependencia tenga para dicho uso. Se elabora
original y copia.

Transcripcin:

La transcripcin es el acto de copiar literalmente determinados prrafos de algn escrito, incluso,

cuando de alguna dependencia gubernativa emana una resolucin, despus de haberse notificado se
puede proceder a elaborar una transcripcin de la resolucin y copiar literalmente entre comillas, sin
errores ni enmiendas de redaccin u ortografa, mucho menos errores de fondo o criterio para evitar
malos entendidos y salvaguardar la responsabilidad de quien lo transcribe (si se encontraran errores de
ortografa o de redaccin) se usa el adverbio latino SIC que significa ASI DE ESTA MANERA
(copiado del original). La transcripcin se elabora en hoja tamao carta u oficio membretada,
dependiendo de las hojas que utilice la oficina. Debe ir en original y copia.

Tambin dentro de la correspondencia oficial tenemos:

Informes administrativos

Acuerdos y decretos

Propuestas de nombramientos

Citaciones

Nminas

Inventarios

Actas

Certificaciones

Informe Administrativo:
El propsito de este documento es enviar informacin dentro de las mismas dependencias del gobierno,
se asemeja a un memorndum.

Se debe elaborar un original y una copia, se utiliza papel tamao carta u oficio, con el membretado que
utilice la dependencia gubernamental.

Decreto:

Es el conjunto de considerandos con sus respectivos artculos para formar el cuerpo de una ley, el
Decreto puede ser Legislativo o Ejecutivo.

Acuerdo:

El Acuerdo tiene como objeto dar a conocer las disposiciones legales emitidas por el Gobierno de la
Repblica, con el propsito de amparar los actos de los ciudadanos.

Existen dos tipos de acuerdos:

-Acuerdo Ministerial: es emitido por un ministerio y va firmado por el ministro o su secretario.

-Acuerdo Gubernativo: este es emitido por el Organismo Ejecutivo y va firmado por el Presidente
Constitucional de la Repblica y refrendado por la firma del ministro a cargo del ministerio a quien
afecte el acuerdo.

Propuestas de Nombramientos:

Este tipo de correspondencia se elabora en hojas tamao oficio bond, membretadas, en original y con
una o dos copias. El objetivo de sta es proponer un candidato para ocupar alguna plaza vacante en
alguna dependencia gubernamental. Al salir beneficiado el candidato, su nombramiento saldr por
medio de un acuerdo, en donde se indicarn todos los datos del candidato, el nombre de la plaza y la
fecha en la cual va a tomar posesin.

Dentro del contexto de este tipo de carta se anotan los siguientes datos:

-Nombre del candidato y sus personales

-Profesin

-Experiencia

-Cargo

-Sueldo

-Nmero de partida disponible

Citaciones:
Se elaboran en tarjetas especiales y membretadas de la oficina gubernativa de donde emana la citacin
y se utilizan para solicitar al interesado se presente a determinada oficina para tratar asuntos de inters.

Nminas:

Este documento viene impreso del Ministerio de Finanzas, donde se detalla el salario lquido que
recibir el empleado y as pueda cobrar el sueldo que se le ha asignado segn el Nmero de Partida
Presupuestaria.

Reintegro a las Cajas Fiscales:

Se lleva a cabo este tipo de procedimiento cuando se hace necesaria la devolucin a las cajas fiscales,
ya sea porque se ha cancelado de ms o cuando un empleado renuncia y nuevamente se le permiten
cheques, ste a su vez debe devolver esos cheques por medio de una carta, haciendo referencia al
nmero de partida correspondiente.

Inventario:

El inventario no es parte de la correspondencia oficial, pero s parte de las responsabilidades de las

oficinas pblicas. Debe hacerse en un libro autorizado por la Contralora General de Cuentas y se
enumera correlativamente, anotando cada cuenta, sacando totales parciales y generales, adems debe
practicarse todos los actos con el fin de constatar la existencia de los bienes.

Todas las adquisiciones que se hacen en el transcurso del ao o perodo indicado por la ley se deben
ingresar al inventario, la salida de bienes tambin debe operarse. De cualquier adquisicin o baja
debe informarse mesualmente al Departamento de Contabilidad de la Contadura de la Nacin.

Si se diera de baja algunos bienes inservibles o traslado de los mismos se debe dirigir una nota al Jefe
de la Contralora General de Cuentas y al Jefe del Departamento de Contabilidad de la Contadura
General de la Nacin detallando a qu bien se le est dando de baja.

Informes:

Los Informes son comunicaciones escritas que dan a conocer el resultado de una revisin,
investigacin, estudio o consulta solicitada por el jefe de oficina.

Los Informes pueden ser: Informe Memorndum, Informe Formulario, Carta Informe, Informe Final.

El informe memorndum se utiliza dentro de una misma dependencia de jefe a subalternos. Se

caracteriza porque no lleva saludo, despedida ni firma, nicamente se anotan las iniciales de quien le
enva y se indica cuntas copias existen del documento.

Actas:

Se utilizan para dejar constancia de un asunto tratado o acordado en una junta, toma de posesin de un
cargo, entrega de un cargo, revisin de cuentas, realizacin de inventario, inspeccin de trabajo,
renuncia de un cargo. Al final del acta firman las personas que intervinieron en ella. Las actas se llevan
en libros especficos para dicho uso o en hojas movibles y enumeradas, las cuales deben ser autorizadas
por la Contralora General de Cuentas.

Caractersticas de un Acta:

Nmero de acta escrito en letra legible

Nombre de la ciudad, fecha y hora en que se inicia la sesin

Lugar y sede de la reunin y motivo de la misma

Ttulo y nombre de las personas que participan

Clase de sesin ordinaria o extraordinaria

Todos los nmeros deben ratificarse en letras

El nombre de la persona o personas que lo apoyan

Los entrelineados, en caso de enmiendas , deben salvarse y testarse despus del cierre del acta,
pero antes de las firmas.

Cierre de sesin indicando la hora y la fecha

Debe anotarse los nombres de los participantes para evitar equvocos con las formas ilegibles.

Adems debe tomar en cuenta que los espacios en blanco deben llenarse con guiones para evitar
agregados, as como evitar el uso de gerundios y de frases no modernas, tales como no habiendo ms
que hacer constar se cierra la presente No debe contener errores ni tachones.

Como el acta se elabora en un libro u hojas movibles no llevan copia, por lo que, si se necesita una
copia se debe hacer una transcripcin de la misma.

Nota: generalmente las actas por ser elaboradas en un libro foliado se escriben a mano, sin embargo, en
algunas ocasiones se elaboran a mquina.