ndice

INTRODUCCIN.............................................................................................................................. 3
OBJETIVOS ...................................................................................................................................... 4
Objetivos de mediano plazo (Tcticos) ........................................................................... 4
METAS O INDICADORES DE MEDICIN .................................................................................. 4
PROCESOS ...................................................................................................................................... 6
PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................................ 6
PROGRAMAS ................................................................................................................................... 7
ACTIVIDAD Y TAREA ..................................................................................................................... 9
RECURSOS QUE INTERVIENEN EN LOS DIFERENTES PROCESOS............................. 10
Recursos Humanos (Responsables) ............................................................................ 10
Recurso material (suministros) ..................................................................................... 11
Recurso financiero (costos) .......................................................................................... 11
Grfico de Gantt ........................................................................................................... 12
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ............................................................................................ 13
INTRODUCCIN

Cuando hablamos de organizacin en el trabajo, hablamos del conjunto de normas

que tienen como finalidad coordinar todos los medios a disposicin de la empresa
para que, con los mnimos costes y el mnimo esfuerzo, se obtengan los objetivos
previamente marcados.

Al interior de las empresas, el trabajo se organiza con base en la correcta

estructuracin de:

Objetivos tcticos
Metas o indicadores de medicin
Procesos
Procedimiento
Programa
Actividad y tarea
Recursos que intervienen en los diferentes procesos:
Recurso humano (responsables)
Recurso material (suministros)
Recurso financiero (costos)
Grfico de Gantt

A continuacin, se explicarn en profundidad cada uno de los elementos antes

enlistados.
OBJETIVOS

El concepto de objetivo guarda especial inters en el mbito empresarial debido a

Objetivo no es ms que la expresin de un deseo mediante acciones concretas

para conseguirlo.

Por ello un objetivo sirve para:

Formular concreta y objetivamente resultados

Planificar acciones
Orientar procesos
Medir resultados

Objetivos de mediano plazo (Tcticos)

Son objetivos a nivel de reas o departamentos, se establecen en funcin de los

objetivos estratgicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres aos.
Cada objetivo tctico requiere una serie de objetivos operacionales.

METAS O INDICADORES DE MEDICIN

Las metas establecen la intencin total y a largo plazo de la administracin.

Veamos los siguientes ejemplos:

Establecer y mantener una posicin como el principal proveedor en el mercado

Crecer a una taza significativa ms alta que la economa y la industria.

Las metas deben definir los grados relativos de importancia y las reas en las cuales
se deben concentrar.

Generalmente las metas de la organizacin cumplen tres funciones principales:

 1. Establecen el estado futuro deseado que la organizacin quiere alcanzar, por
lo que constituyen principios generales que deben ser seguidos por los
miembros de la organizacin.
2. Proporcionan una lgica o razn fundamental para la existencia de la
organizacin.
3. Proporcionan un conjunto de estndares con los que se puede contrastar el
rendimiento organizativo.

Las metas tambin se pueden clasificar de acuerdo a los niveles organizativos en

tres clases as:

Metas oficiales o misiones: son aquellas metas generales que hacen referencia
al nivel ms amplio general de la organizacin, por ejemplo, introduccin de
nuevos productos, entrada a nuevos mercados.
Metas Operativas: que son afirmaciones ms especficas donde viene definida
la intencin o finalidad tanto de la organizacin como de los distintos
departamentos, divisiones o unidades, por ejemplo, desarrollar productos
concretos, identificar mercados especficos a acceder y emprender acciones
para conseguir esta meta.
Metas especficas individuales: son las ms concretas y exponen lo que deben
hacer los individuos en la organizacin (documentos como las descripciones de
trabajo son ejemplo de estas).

De acuerdo a la dimensin temporal de las metas, se clasifican en:

Metas a corto plazo: son las metas que se establecen para ser alcanzadas en
un periodo contable o en un ao. Un ejemplo tpico de esta meta es el aumento
de las ventas del prximo ao en un porcentaje x.
Metas a largo plazo: son las metas que la empresa plantea para periodos
superiores a un ao o en varios periodos contables. Un ejemplo tpico de este
es el posicionamiento de marca, restructuracin de la planta fsica, entre otros.
PROCESOS

Los procesos administrativos operativos en una empresa se refieren a los

lineamientos operativos-administrativos que se seguirn con el objetivo de obtener
los resultados que se ha propuesto alcanzar en un tiempo determinado.

Estos se establecen mediante controles internos y manuales de procedimiento

sobre cmo debern ser llevados los distintos proceso en la empresa, y cada cierto
tiempo se van evaluando para determinar si los mismos han sido debidamente
aplicados.

Establecer procesos es escoger cada rea e ir haciendo un manual de cmo deben

ser los procesos, esto es una herramienta de control, y que garantiza su ejecucin
el logro de que se desea esperar.

PROCEDIMIENTOS

Son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente para

obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una empresa.

Los procedimientos son como el seccionamiento funcional de cada acto

administrativo. La ltima divisin en la opinin de muchos, se da en los mtodos.
Pero los mtodos son ya ms bien de carcter tcnico, y no siempre administrativos;
en cambio, el procedimiento, formado por varios mtodos que se articulan en una
secuencia, s pueden ser administrativos. Tenemos el procedimiento para tomar
decisiones, seleccionar personal, etc.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son
lgicamente ms numerosos en los niveles de operacin.

Es caracterstica de los procedimientos que, en muchas ocasiones, pasan por

distintos departamentos, que se hallan bajo distintas autoridades. Ello hace ms
necesario que se deban fijar con mayor precisin.

requeriran estudio, discusin, etc., en cada caso. Por ello permiten que el trabajo
de administradores ms calificados, pueda encomendarse a otros que los sean
menos.

Reglas para fijar procedimientos:

1) Los procedimientos deben fijarse por escrito, y, de preferencia, grficamente.

De esta manera, pueden ser mejor comprendidos, analizados, etc.
2) Los procedimientos deben ser peridicamente revisados, a fin de evitar tanto
la rutina (defecto) como la superespecializacin (exceso).
3) Debe cuidarse siempre la duplicacin innecesaria de los procedimientos.

PROGRAMAS

Los programas son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y
la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar
cada una de las partes.

As como es de la esencia de las polticas el orientar genricamente la accin, y de

los procedimientos el fijar la secuencia de acciones, los programas se caracterizan
por la fijacin del tiempo requerido para cada una de sus partes.

Los programas pueden ser generales y particulares, segn que se refieran a toda la
empresa, o a un departamento en particular. Debe advertirse que los trminos

son siempre generales, en tanto que los de produccin sern particulares en

relacin con los de toda la empresa, pero sern generales respecto a los programas
de mantenimiento, de troqueles, etc.

Los programas pueden ser tambin a corto y a largo plazo. Suelen considerarse a
corto plazo los que se hacen para un mes hasta un ao. Los que exceden de ese
plazo se consideran de largo plazo. No deben confundirse los programas generales,
con los de largo plazo, y los particulares con los de corto plazo.

Reglas para estructurar programas:

1. Regla. Todo programa debe, ante todo, contar con la aprobacin de la suprema
autoridad administrativa para aplicarse, y con su completo apoyo para lograr su
pleno xito.

Para obtener la aprobacin de la gerencia es necesario:

aceptar aquellos programas de los que no se les pueden dar, todos los datos
y la respuesta a sus observaciones.
Presentarlos como una inversin, esto es: tratar de fijar su costo y los
beneficios que habrn de producir, de preferencia, econmicamente
determinados.
Fijar un tiempo mnimo para que produzcan resultados.

2. Regla.
que habrn de aplicarlos. Es muy frecuente que quienes formulan un programa, una

sus beneficios a los jefes de lnea que los habrn de aplicar, sino que consideren
solamente que pueden imponerlo. Esto producir necesariamente resultados
pobres, fricciones, bloqueos en su realizacin, etc.

3 Regla. Debe estudiarse el momento ms oportuno para iniciar la operacin de

un programa nuevo.

Los presupuestos son una modalidad especial de los programas, cuya caracterstica
esencial consiste en la determinacin cuantitativa de los elementos programados.

Se llaman financieros si dichos elementos se estiman en unidades monetarias:

costos, utilidades, prdidas, etc., y no financieros: cantidades de produccin, de
ventas, de desperdicios, etc.

Un tipo especial de presupuestos lo constituyen los pronsticos, cuya caracterstica

principal, es que establecen el nmero de unidades que se espera vender, gastar,
producir, etc.
Algunas compaas solicitan a sus divisiones que preparen planes funcionales
detallados para el primero y segundo ao de una perspectiva de planeacin de cinco
aos. Para el tercero, cuarto y quinto ao se necesitan menos detalles. Algunas
empresas piden planes detallados para los primeros dos aos, ninguno para el
tercero y cuarto, y para el quinto slo tendencias generales. Este enfoque inhibe la
extrapolacin y ayuda a enfocar la atencin de los directivos y del personal en
realidades a corto plazo y en posibilidades a un plazo mayor.

Los programas se caracterizan por estar conformados por un conjunto de

actividades (estrategias) sin las cuales un programa no tendra sentido. Asimismo,
las actividades estn conformadas por un grupo de tareas (tcticas o acciones) sin
las cuales una actividad no tendra razn de ser.

ACTIVIDAD Y TAREA

La tarea es un trmino empleado para referirse a la prctica de una obligacin o a

la realizacin de una actividad, bien sea en el mbito educativo, en el hogar y
tambin en el mbito laboral. De acuerdo al inters o entusiasmo para ejecutar la
actividad otorgada a la persona, las tareas pueden clasificarse en obligatorias o por
placer: las tareas obligatorias son aquellos ejercicios que se realizan por imponencia
de personas o situaciones, en la cual la persona ejecutante no se siente en agrado
al practicarlas, un ejemplo seria en la etapa escolar donde los maestros envan
actividades (o tareas) para realizarse en el hogar, con la finalidad de que el
estudiante fije y maneje una informacin o practique unos procedimientos
explicados en clase, las tareas pueden ser impuestas en cualquiera de las materias
estudiadas.

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un

programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos
procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales,
tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que
queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una
categora programtica cuya produccin es intermedia, y por tanto, es condicin de
uno o varios productos terminales. La actividad es la accin presupuestaria de
mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin formal de recursos.
Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad
administrativa como parte de una funcin asignada.

RECURSOS QUE INTERVIENEN EN LOS DIFERENTES

PROCESOS.

Recursos Humanos (Responsables)

Todo organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que
dispone. El elemento humano, es decisivo en todas las fases de operacin de todo
tipo de organizacin: en las etapas de inicio, crecimiento y desarrollo.

La fuerza del trabajo representa uno de los renglones ms elevados del gasto (basta
ver los gastos de nmina). Pero no solo estos son importantes, sino que adems se
agregan otros, que son menos llamativos y hasta ahora difciles de cuantificar, como
lo son los derivados del reclutamiento, seleccin, contratacin, induccin,
capacitacin y desarrollo del personal, as como los implcitos en los programas de
seguridad y servicios para el personal y sus familiares, y tambin los que surgen en
la revisin y administracin de contratos colectivos.

Desde el punto de vista de la organizacin, la evaluacin de los recursos humanos

puede ser llevada a cabo con el objetivo siguiente:

or

Un insumo principal de la mayora de las empresas son los recursos humanos por
tanto, es necesario el papel de la evaluacin en la utilizacin eficaz y eficiente de
este recurso.
Recurso material (suministros)

Los recursos materiales o fsicos, resultan bsicos para el xito o fracaso de una
empresa. Lo vital en su administracin, es lograr el equilibrio en su utilizacin; tan
daino es para una organizacin la escasez de recursos materiales como su
abundancia. De ah que la administracin de recursos materiales haya cobrado
tanta importancia.

Entendemos por recursos materiales, aquellos bienes tangibles, propiedad de

una organizacin, se incluyen a los siguientes: edificios, terrenos, instalaciones,
materiales, equipo, instrumentos, herramientas y materias primas (materiales
auxiliares que forman parte del producto), productos en proceso, productos
terminados, etc.

Recurso financiero (costos)

Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta una organizacin y
que son vitales para la ejecucin de sus operaciones.

Los recursos propios son dinero en efectivo, aportaciones de los socios, utilidades.

Los recursos ajenos son prstamos de acreedores y proveedores, crditos

bancarios, emisiones de valores (acciones).

Las finanzas se refieren a los aspectos monetarios de una organizacin, consisten

en el uso ptimo de los recursos financieros, en cuanto a cantidad, calidad y
oportunidad, tanto de las fuentes que suministran fondos, como de la aplicacin que
de ellos se hacen. En el significado de finanzas, est implcito el adecuado
aprovechamiento y administracin de todos los ingresos y egresos.

Se pueden utilizar diferentes instrumentos para valorar los recursos financieros de

una organizacin a corto, mediano y largo plazo, entre ellos el anlisis de razones,
el flujo de fondos y modelos financieros basados en la computadora.
Grfico de Gantt

La tcnica ms antigua para la programacin y control de actividades es la conocida

como grfico de Gantt, en honor del ingeniero norteamericano Henry L. Gantt que
la cre a principios del siglo XX.

El grfico de Gantt representa las actividades de un proyecto en unos ejes de

coordenadas.

En el eje horizontal se recoge el tiempo y en de las coordenadas las distintas

actividades que componen el proyecto. Estas actividades se representan mediante
segmentos cuyas longitudes son proporcionales a sus duraciones. El extremo
inferior del segmento correspondiente a una determinada actividad, la cual se sita
en la fecha prevista de comienzo de la misma. La duracin total del proyecto
coincidir con la finalizacin de la actividad ms alejada del eje de coordenadas.

Los diagramas de Gantt pueden clasificarse en funcin de las unidades de

produccin sobre las que se aplican. De esta manera, podemos obtener la siguiente
clasificacin:

Diagrama de trabajo de las mquinas: indica el tiempo perdido en las mquinas

y sus causas. Tiene como objetivo poner de manifiesto si las unidades
correspondientes hacen o no el trabajo normal de la jornada, y en caso de no
cumplirlo, las causas.
Diagrama del trabajo de los operarios: indica el tiempo perdido de los operarios
y sus causas. Tiene como objetivo poner de manifiesto si las unidades
correspondientes hacen o no el trabajo normal de la jornada, y en caso de no
cumplirlo, las causas.
Diagrama de pedidos. indica el tiempo perdido de los pedidos y sus causas.
Tiene como objetivo poner de manifiesto si las unidades correspondientes hacen
o no el trabajo normal de la jornada, y en caso de no cumplirlo, las causas.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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