DOCUMENTO DE RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCAS

Carlos Andrs Cardona Lpez

DIEGO FERNANDO CIFUENTES

LOGISTICA

ONCE

INSTITUCION EDUCATIVA EMPRESARIAL

MANUEL QUINTERO PENILLA

CARTAGO (VALLE)
 2012-07-05

RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCAS

RECIBO: La planeacin y el aprovisionamiento son funciones logsticas mediante

el cual se provee a una empresa de todo lo necesario para su funcionamiento.
Esto consiste en realizar el aprovisionamiento de los materiales e insumos, en las
cantidades necesaria, con la calidad adecuada, al menor precio posible en el
momento oportuno.

En el rea de recepcin, se realizan los procesos de negociacin y verificacin de

los elementos terminados o mercancas, donde se comprueban tanto lo material
como lo fsico; para esos procedimientos se necesita que est listo el personal y
los equipos necesarios con anticipacin, para hacer los procesos de descargue de
las mismas, donde el rea debe estar descongestionada para agilizar los trasmites
de recepcin y el espacio necesario en bodegas para el almacenamiento de los
mismos de acuerdo al volumen de las mercanca y el tiempo de permanencia en
ellos debe ser lo ms corto posible para minimizar costos.

En los procesos de recepcin, deben ir acompaados de los documentos tales

como:

Lista de empaque

Es el documento en el cual los artculos embalados se encuentren detallados por

bultos, con la respectiva indicacin de las unidades contenidas en cada uno y, su
contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura comercial y
el conocimiento de embarque. El formato del formulario que presentamos es un
formato tpico, pudiendo, cada empresa tener su propio formato.

Segn la numeracin sealada en el formato indicamos la clave para el llenado

del mismo.
1. Referencia al nmero de factura que corresponde a la exportacin. Si se
omite la referencia a la factura puede resultar difcil emparejar los
documentos, si estos se separan.
2. Nmero total de cajas por tipo de mercadera comprendidas en el
embarque. Si no indica la cantidad de cajas que contienen el mismo tipo de
mercancas, ser ms difcil comprobar la expedicin.
3. Para cada tipo de mercancas, los nmeros seguidos a las cajas que
contengan. Si no se numeran las cajas, o se numeran incorrectamente,
pueden producirse confusiones para las autoridades aduaneras y para el
cliente.
4. Contenido de cada caja. Si no se describe correctamente el contenido, ser
difcil identificar las partidas.
5. Dimensiones exteriores de cada caja. Si se omiten las dimensiones y la
unidad de medida, pueden surgir dudas.
6. Peso bruto de cada caja. Si se omiten el peso o la unidad de peso, pueden
producirse demoras.
7. Forma de embalar las mercaderas. Si se encuentran en paletas, deber
indicarse. Si requieren una manipulacin especial, deber indicarse
tambin.
8. Forma de marcar las cajas y los nmeros utilizados.
9. Nmero total de bultos de la expedicin.
10. Volumen total de la expedicin, en metros cbicos.
11. Peso neto total (excluido el embalaje) de la expedicin.
12. Peso bruto total de la expedicin enviada. Si se omite el peso neto o se
confunde con el peso bruto, pueden surgir malentendidos y gastos
adicionales.

Factura

a. Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisicin y

entrega de un bien o servicio, en el cual se especfica la fecha de la

operacin, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la
descripcin del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio,
la forma de pago entre otros conceptos.
b. Sobre la factura dice el artculo 773 del cdigo de comercio colombiano:
c. Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr
librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. ()
d. Vemos que el cdigo de comercio nuestro define la factura como un ttulo
valor, ttulo valor que legitima el valor derecho literal y autnomo en el
contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho ttulo valor
[factura] no reciba a satisfaccin lo all contenido puede exigirlo
judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mrito ejecutivo.
e. Se debe aclarar eso s, que la factura para que tenga la naturaleza de ttulo
valor debe cumplir con todos los requisitos que el cdigo de comercio
 considera para ello.
f. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan
valor desde el punto de vista tributario, requisitos que estn contemplados
en el artculo 617 del estatuto tributario.

Nota de remisin

Es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un

contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El
mismo para que tenga efecto y validez deber ser si o si firmado por el receptor de
la mercanca hecho que dara constancia que la mercadera ha sido recibida
correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

Registro de tarja

Para empezar a hablar de tarja dentro de las instalaciones portuarias debemos

centrarnos en los 2 aspectos principales en el proceso que son, la mercanca y el
tarjador. En cuanto al tarjador podemos decir que es una persona que tiene que
cumplir con unos lineamientos y de conocimientos para ser una persona capaz de
realizar esta operacin, los conocimientos que debe tener un tarjador comienzan
en: saber los diferentes tipos de contenedores y sus respectivas caractersticas; la
naturaleza de la carga, si es frgil, perecedera, extra dimensional, peligrosa, para
poder determinar los lugares adecuados para su almacenamiento y los
requerimientos tcnicos para su manipulacin y movilizacin; tambin debe tener
conocimientos en los tipos de documentos necesarios para el recibo, la entrega, la
verificacin y el registro de las mercancas dentro de las instalaciones portuarias,
para llevar un estricto control sobre lo que sale a exportacin lo que viene de
importacin, en los patios(hablando de contenedores y mercanca extra
dimensional) como en las bodegas. Tambin debe tener un amplio conocimiento
en cuanto a las SISO(seguridad industrial y salud ocupacional) la manipulacin de
los EPP ,como tambin conocer los diferentes entes que junto con el hacen parte
del proceso de exportacin e importacin de mercancas al territorio nacional,
como son la DIAN, el ICA, la POLFA, ATINARCOTICOS, INVIMA. En cuanto a los
procesos del tarjador debe tener agilidad y destreza al momento de realizarlos,
como por ejemplo la entrada y la salida de las mercancas frente a los documentos
y fsicamente; La inspeccin de las mercancas aplicando las tcnicas de
verificacin con referencia a la informacin contenida en los documentos.

Solicitud u orden de compra

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados

artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de
pago y de entrega.

La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y

presentar una factura.

Todos los artculos comprados por una compaa deben acompaarse de las
rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido

- Nmero de orden de compra
- Nombre y direccin del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Trminos de entrega y de pago
- Cantidad de artculos solicitados
- Nmero de catlogo
- Descripcin
- Precio unitario y total
- Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada

El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.

DESPACHO: En el momento de despacho, donde el sistema edita una orden de

despacho, el jefe de bodega se contacta con un transporte disponible que se
presente en una hora, fecha y sitio donde ser llevada la carga; se despacha la
carga de los productos que estn en buen estado, y si se da de productos
defectuosos se dara el proceso de seleccin y recuperacin de los mismos, las
estibas en los vehculos de transportes deben realizarse cumpliendo con las
estipulaciones de manipulacin y patrn de estiba correspondiente.

Para los despachos de las mercancas, debern ir acompaados de los siguientes

documentos como:

Orden de despacho

Una orden de despacho es un documento que es entregado cuando existen

pedidos de mercanca y estos van a ser transportados y recibidos, adems son
muy necesarios para la contabilidad de la empresa que la emite. El objetivo
principal de una orden de despacho es el informar de manera detallada la
mercanca que ha sido despachada por almacn, as como tambin el ordenar al
almacn las entregas de mercancas para la venta a los clientes.

Este tipo de orden debe ser elaborado por el encargado del almacn de la
empresa, en original y dos copias, de tal modo que el original sea enviado al
cliente anexado a la mercanca, una de las copias a contabilidad y otra al archivo.

La orden de despacho debe ser llenada sobre todo teniendo en cuenta los
siguientes campos:
- Fecha de emisin.
- Nombre de la entidad
- Nombre y direccin del cliente.
- Lugar y fecha de entrega de los productos.
- Cdigo del producto.
- Descripcin del producto.
- Cantidad ordenada del producto.
- Firma del transportista del producto.
- Firma de la persona que recepciona el producto.
- Fecha de recepcin del producto.

Orden de venta

Una orden de venta puede crearse en la opcin (Ventas - Orden de Venta)

Los datos a registrar dentro de una Orden de Venta principalmente son:

Campo Descripcin Observaciones
Cliente Nombre de cliente Seleccionar al cliente
Por defecto MXP. Seleccionar
Moneda
si corresponde otra
Al grabar el sistema toma el
Nmero de
Folio de Orden de consecutivo (Ver Valores
Orden de
Venta Iniciales) o puede registrarse
Venta
un nmero
Formato de acuerdo a las
Fecha de la
preferencias (Ver preferencias
Orden
de usuario)
Descripcin
Descripcin general del
documento
Cant cantidad
Nmero o cdigo
Nmero de producto o
servicio
El precio es modificable, an
Precio Precio unitario cuando vengan de una
cotizacin

Otras 2 opciones para registrar una orden de venta son:

1. Si es un cliente de primera vez, registrar previamente el cliente en (Ventas -
Nuevo Cliente) y al finalizar presionar el botn (Orden de Ventas)
 2. A partir de una Cotizacin existente. Ir a (Ventas - Reportes -
Cotizaciones ), consultar la cotizacin y presionar el botn Orden de
Venta

Notas Encabezado:
Los campos Punto de Envo, Enviar por y Forma de Facturacin son
opcionales, y pueden ser de gran utilidad.
Los departamentos permiten clasificar los documentos y obtener reportes
por departamento (Ver Sistema - Departamentos)
El almacn es opcional"

Notas Detalle:
Los grupos de productos y servicios son tiles en la bsqueda de un
producto o servicio dentro de los documentos (Ver Productos y servicios -
Grupos),
Para registrar los productos y/o servicios se posicionan en el campo
"Nmero" y con el signo % el sistema despliega el catlogo. Tambin puede
registrar una parte de cdigo de producto como 24% para que presente
todos los cdigos que inician o contienen "24".
Los proyectos permiten clasificar el detalle de documentos, marcando el
cuadro al lado izquierdo de "cantidad". Tambin podrn obtener reportes
por proyecto, inclusive estados de resultados por proyecto. (Ver Proyectos
- Enlistar proyectos)
Los documentos pueden enviarse desde WAM va correo electrnico en 2
formatos: HTML (con apariencia de hoja de internet)o con formato PDF con
una mejor presentacin. Ambos documentos no son modificables para el
que los recibe y WAM registra la fecha y hora de cundo fueron enviados
incluyendo un mensaje o comentario para el receptor.
Si requiere modificar el formato de Orden de Venta (Sistema - Plantillas
Ltex) para el formato PDF, (Sistema - Plantillas HTML) para formato
HTML.

INVENTARIO

Qu es un inventario?
Un inventario es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como
inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar. De este modo, con
los elementos del inventario es posible realizar transacciones, tanto de compra
como de venta, as como tambin es posible someterlos a ciertos procesos de
elaboracin o modificacin antes de comerciar con ellos. Estas transacciones de
compra y venta deben realizarse en un perodo econmico determinado y deben
contarse dentro del grupo de activos circulantes de la empresa.

Clases de inventario?

Es posible encontrar varios tipos de inventarios, los que son clasificados segn el
rubro en el que opere la empresa. Se trata de cinco tipos, entre los que
encontramos en primer lugar:

INVENTARIO DE MERCANCAS: ste se encuentra constituido por todos los

bienes de la empresa, ya sean comerciales o mercantiles. Estos bienes son
adquiridos para luego ser vendidos en el mismo estado en el que fueron
comprados, sin someterlos a ningn tipo de proceso. En este inventario debern
mostrarse todos los elementos que la empresa tiene disponibles para la venta. Si
se cuenta con productos de caractersticas especiales y condiciones particulares,
entonces, deber constituirse una nueva lista que especifique a todos los
elementos que entran en dicha categora. Un ejemplo de esta situacin, sera el
caso de productos que ya han sido comprados, pero que an no han sido
recibidos por la empresa, as como tambin aquellos que se han entregado en
consignacin o aquellos que han sido utilizadas como un medio de pago a
terceros

INVENTARIO DE PRODUCTOS TERMINADOS: incluye todos los productos

que una empresa industrial o manufacturera ha adquirido, y que deben ser
modificados para encontrarse dispuestos a la venta. Otro tipo de inventario es el
Inventario de productos en proceso de fabricacin, y tal como su nombre lo
indica, se trata del detalle de productos que se encuentran en pleno proceso de
elaboracin. Este tipo de inventario debe, adems, detallar la cantidad de
materiales, la mano de obra y todos los gastos de la elaboracin que se realicen
hasta la fecha de cierre.

INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS es el listado formado por todos esos

materiales con los que se realizar un proceso de elaboracin o fabricacin de
productos.

INVENTARIO DE SUMINISTROS DE FBRICA es aquel que incluye a todos

los materiales con los que se fabricar cierto producto, pero que no se pueden
cuantificar de forma exacta, como podra ser el caso de la pintura, los clavos, entre
otros.

Clasificacin de los inventarios?

INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO: es el que se lleva en continuo

acuerdo con las existencias en el almacn, por medio de un registro de detallado
que puede servir tambin como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en
unidades monetarias y las cantidades fsicas.

El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un

control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa
y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en
donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de
adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del
inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de
los inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada
salida de un producto, es registra su cantidad y costo.

Valuacin de los inventarios en el sistema permanente.

La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el

sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancas,
puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo
que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas
compradas.
Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante
diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la forma ms real,
dependiendo del tipo de empresa. Entre los mtodos de
valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo Peps ,Mtodo
U.e.p.s; Mtodo retail, etc.
METODO DEL PROMEDIO PONDERADO

Con este mtodo lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego
dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto
los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este mtodo, es similar o igual
que los otros, la devolucin se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron
salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto mas el
margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que
las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por e valor del costo con
que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la
ponderacin.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo
en que se incurri al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la
ponderacin.

MTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS).

Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos

productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn
aquellos productos comprados ms recientemente.
En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran importancia, puesto que
estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento
especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se
compro al momento de la operacin, es decir se la de salida del inventario por el
valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al
inventario nuevamente por el valor en que se vendi, pues se supone que cuando
se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida segn el mtodo
de valuacin de inventarios manejado por la empresa.

MTODO DE LTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS).

En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un mtodo muy til cuando los
precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en
los pases con tendencias inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le
da en el mtodo PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de
adquisicin, esto debido a que como es apenas lgico, el producto se devuelve
por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar adems que
los diferentes mtodos de valuacin tienen validez para costear las ventas o
salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado
por ellas.
En el caso de la devolucin en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario
por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

CONTABILIZACIN DE LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA PERMANENTE

En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se
contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de
inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de
inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de
ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de
cada venta, se determina tambin su costo.
Ejemplo:

1. Se vende 1.000.000 en mercancas con una utilidad del 25% el costo del
producto. IVA del 16% y Retencin en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilizacin: (Plan de cuentas colombiano)

Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retencin en la fuente (1355) [Debito] 35.000
Ventas (4135) [Crdito] 1.000.000
IVA (2408) [Crdito] 160.000
Costo de venta.

1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo ms una utilidad del 25%
sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas kardex, sacamos el costo dividiendo
el precio de venta en 1.25%.

Contabilizacin: Costo de venta (6135) [Debito] 800.000

Inventarios (1435)[Crdito] 800.000
 3. Se compran mercancas por 500.000. IVA del 16% y Retencin en la fuente
por compras del 3.5%.

Contabilizacin:

Inventarios (1435) [Debito] 500.000

Iva (2408) [Debito] 80.000
Retencin en la fuente (236540) [Crdito] 17.500
Proveedores (2205) [Crdito] 562.500

INVENTARIOS PERIDICO: como su nombre lo indica, realiza un control cada

determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico.
Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una
fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber
en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cunto es el costo de
los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta,
en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de
un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario
inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el
inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un
sistema que facilita la prdida del los inventarios. Solo se pueden hacer
seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos
fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilizacin en el inventario peridico

En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se

contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta
compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado,
se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta
de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc
Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina
el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos
(Inventarios).

El objetivo del inventario es?

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.

Colocndolos a disposicin en el momento indicado, para as evitar aumentos de
costos prdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las
necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente
adaptado. Por lo tanto la gestin de inventarios debe ser atentamente controlada y
vigilada.